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AVISO

O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA

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capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas

informações se aplicadas a outros fins.

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Apresentação

O ERP - GVcollege é um Sistema voltado ao gerenciamento de instituições de

ensino. É formado pelos módulos a seguir:

ERP GVcollege - Administrador de Programas e Sistemas

ERP GVcollege – Módulo Acadêmico – Secretaria

ERP GVcollege – Módulo Acadêmico – Pedagógico

ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Cobrança

ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Caixa/Bancos

ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Cheques a Receber

ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Contas a Pagar

ERP GVcollege – Portal – Aluno

ERP GVcollege – Portal – Professor

ERP GVcollege – Portal – Coordenador

ERP GVcollege – Vestibular

ERP GVcollege – Protocolo

ERP GVcollege – Contábil – Contabilidade

ERP GVcollege – Contábil – Patrimônio

ERP GVcollege – Suprimentos – Compras

ERP GVcollege – Suprimentos – Estoque

ERP GVcollege – Business Intelligence

ERP GVcollege – Ferramentas: Montagem de Ficha Complementar

ERP GVcollege – Ferramentas: Intercâmbio

ERP GVcollege – Gerador de Relatórios

Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do Módulo

Cheque, versão 3.6.5. Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de

negócio e processos de instituições de ensino.

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Sumário

1. Convenções ....................................................................................................... 6

2. Parametrizações ................................................................................................ 8

2.1. Parâmetros dos cheques a receber .................................................................. 8

3. Cadastros ......................................................................................................... 10

3.1. Cadastro de alíneas de devolução ................................................................. 10

5. Manutenções .................................................................................................... 12

5.1. Manutenção de cheques a receber ................................................................ 12

5.2. Manutenção de cheques a receber agrupados por pesso a .......................... 13

6. Cheques Avulsos ............................................................................................. 14

6.1. Inclusão de responsáveis de cheques ........................................................... 14

6.2. Inclusão por código de barras ........................................................................ 15

6.2.1. Código de Barras ............................................................................................. 15

6.2.2. Linha digitável ................................................................................................. 16

6.3. Inclusão de cheques em situação irregular ................................................... 17

6.4. Inclusão dos dados dos cheques ................................................................... 19

7. Edição de cheques .......................................................................................... 20

7.1. Aba de Cheques .............................................................................................. 21

7.2. Aba de Movimentações ................................................................................... 22

7.3. Aba de Responsáveis ...................................................................................... 22

7.4. Aba de Prorrogações ...................................................................................... 23

7.5. Aba de Devoluções .......................................................................................... 23

7.6. Aba de Trocas .................................................................................................. 24

7.7. Aba de Origem ................................................................................................. 25

7.8. Aba de Contabilização .................................................................................... 26

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8. Exclusão de cheques ...................................................................................... 27

9. Visualização de cheques ................................................................................. 28

10. Operações realizadas com os cheques ......................................................... 29

10.1. Mandar cheque para custódia ........................................................................ 30

10.2. Resgatar cheque em custódia ........................................................................ 31

10.3. Depositar cheque ............................................................................................. 31

10.4. Compensar cheque ......................................................................................... 32

10.5. Devolver cheque .............................................................................................. 33

10.6. Colocar cheque em cobrança ......................................................................... 33

10.7. Prorrogar vencimento ..................................................................................... 34

10.8. Trocar cheque .................................................................................................. 35

10.9. Estornar cheque .............................................................................................. 36

11. Exportação Contábil ........................................................................................ 36

11.1. Exportação contábil dos cheques a receber ................................................. 37

12. Relatórios ......................................................................................................... 38

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1. Convenções

Existem alguns botões que serão encontrados em vários momentos durante o uso

do Sistema GVcollege, e nem sempre é necessário que a imagem dos mesmos seja ilustrada

neste manual. Portanto, serão chamados de “botões padrão”. A partir de agora, estes botões

serão conhecidos conforme a descrição da lista abaixo:

Combo box: Apresenta uma lista em que é possível selecionar uma das

opções.

Checkbox: Quando marcado, seleciona e/ou torna verdadeira a afirmação

relacionada a ele.

Abrir cadastro: Ao ser pressionado abre uma tela em que é possível cadastrar

ou editar dados, chamando uma rotina do sistema ou uma sub-rotina da que estiver em uso.

Caso haja algum valor no campo, este botão abrirá uma tela para editar tal valor; caso não

exista um valor informado no campo, o botão abrirá uma tela para incluir um valor.

Limpar campo: Para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta

pressionar a tecla “Esc” do teclado, ou clicar neste botão.

Incluir, Editar, Excluir: Estes botões podem vir juntos ou

separadamente. Sua função é fazer exatamente o que seus nomes dizem, respectivamente.

Localizar: Para pesquisar um valor de um determinado campo, usa-se este

botão.

Consulta cadastro: Ao ser clicado, exibe os contatos de uma pessoa, seja a

própria ou de outras que tenham vínculo com ela.

Carregar: Símbolo de um raio que serve para carregar informações ainda não

listadas na tela.

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Estes botões servem para selecionar ou desfazer a seleção de certos

valores ou parâmetros. Portanto, serão chamados, em ordem de cima para

baixo, de: “Selecionar tudo”, “Selecionar”, “Desfazer seleção”, ”Desfazer

seleção de tudo”, respectivamente.

Durante a leitura deste manual serão encontrados alguns símbolos que servirão de

orientação para o leitor. Os símbolos e suas funcionalidades estão descritos abaixo:

Este símbolo será acompanhado por um texto explicativo

que conterá detalhes importantes que não poderão ser ignorados pelo leitor.

Quando for necessário inserir uma observação a um capítulo do

manual, este símbolo surgirá trazendo informações adicionais que facilitarão o entendimento

dos textos.

Para melhor exemplificar alguns conceitos de trechos do

manual, este símbolo será acompanhado de informações que exemplificarão ou darão mais

detalhes sobre o assunto.

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2. Parametrizações

A seguir são detalhadas as parametrizações que o sistema dispõe a esse módulo.

Elas são de grande importância, pois é através das configurações realizadas nelas que o

sistema saberá como a instituição trabalhará.

2.1. Parâmetros dos cheques a receber

CHQ_ParametrosContabeis.dll

CTB_IntCadRegra.dll

A configuração da contabilização dos cheques é realizada por unidade. Além das

configurações que devem ser revisadas como ilustra a figura 1. O sistema também valida as

regras de contabilização informadas Na rotina integrador contábil, como ilustra a Figura 2

deste manual.

Figura 1

Usa integração contábil: caso essa opção tenha sido selecionada, significará que

a empresa e unidade logada utilizarão a contabilização para os cheques a receber. Ao marcá-

la serão habilitados os campos: usa configuração compartilhada, máscara capa contábil e data

última contabilização.

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Usa configuração compartilhada: caso essa opção esteja selecionada, essa

configuração será compartilhada a todas outras unidades da empresa logada.

Máscara capa contábil: deve ser informada qual será a máscara da capa contábil

onde entrarão os lançamentos dos cheques a receber na contabilidade.

Data última contabilização: informar qual a data da última contabilização.

Figura 2

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3. Cadastros

O módulo de cheques possui vários cadastros que deverão ser informados pelo

usuário. Eles serão utilizamos ao realizar movimentações com os cheques.

3.1. Cadastro de alíneas de devolução

CHQ_CadAlineaDevolucao.dll

Nessa tela são cadastradas as alíneas de devolução dos cheques. Estas alíneas

são as mesmas informadas no layout bancário. Elas serão utilizadas no momento em que

realizar-se-á a devolução de um cheque.

Figura 3

Número alínea: deve ser informado o número da alínea que será cadastrada. Esse

número está informado no layout bancário.

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Descrição: deve ser informada a descrição que corresponde ao número da alínea

informada anteriormente.

Permite reapresentação: caso esteja marcada essa opção, significará que os

cheques que forem vinculados a respectiva alínea poderão ser reapresentados ao banco.

Caso contrário, ao ter um cheque devolvido que utiliza essa alínea não será permitido o seu

depósito.

4. Cadastro de situação

CHQ_CadSituacao.dll

O sistema relaciona as situações possíveis a serem utilizadas na movimentação

dos cheques. Cada situação está vinculada ao seu respectivo tipo (Cheques a pagar ou

Cheques a receber). Essa informação é importante, pois ao realizar movimentações com os

cheques, os mesmos assumirão as situações relacionadas na tela.

Figura 4

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5. Manutenções

Nesse capítulo serão apresentadas as funcionalidades do módulo de cheques.

5.1. Manutenção de cheques a receber

CHQ_ManChequeReceber

Na tela da rotina CHQ_ManChequeReceber.dll (Figura 5), é possível incluir, editar,

excluir, visualizar e realizar operações de movimentação com os cheques a receber. Para

realizar as operações descritas anteriormente com os cheques, é necessário primeiro

selecionar o(s) cheque(s) a ser movimentado.

Figura 5

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O sistema permite selecionar mais que um cheque para

realizar movimentações, porém todos os cheques selecionados deverão se encontrar na

mesma situação.

Todos os cheques a receber constarão nessa tela, porém eles podem originar de

duas formas: avulsos ou vinculados ao Caixa PDA (para esse último, verificar manual de

Caixa).

Os cheques avulsos deverão ser movimentados pela “Manutenção

de cheques a Receber” e os cheques vinculados a caixas PDA somente poderão ser

movimentados pelos Caixas.

5.2. Manutenção de cheques a receber agrupados por

pessoa

CHQ_ManChequeReceber

No menu “Exibir” como ilustra a Figura 6, há a opção “Agrupar cheques por

pessoas”. Caso ela esteja selecionada, os cheques serão apresentados agrupados por

responsável. Do contrário, serão listados todos os cheques.

Essa funcionalidade é um facilitador, que proporciona ao usuário uma nova visão

sobre os cheques que estão listados.

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Figura 6

6. Cheques Avulsos

6.1. Inclusão de responsáveis de cheques

CHQ_Inclusaocheque.dll

Para realizar a inclusão de um cheque avulso é necessário clicar no botão

correspondente como ilustra a Figura 7, na tela de “Manutenção de cheques a receber”. Nela,

deverão ser informados os dados do responsável do cheque.

Figura 7

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É possível incluir múltiplos cheques, como ilustra a figura

8.

Figura 8

6.2. Inclusão por código de barras

6.2.1. Código de Barras

CMC7: Ao marcar essa opção, como ilustra a Figura 9, a inclusão do cheque será

através de leitura do código de barras, o campo do código de barras ficará disponível para

incluí-lo via leitor.

Figura 9

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6.2.2. Linha digitável

Comp: deverá ser informado o número da compensação do cheque. Esse número

é composto de três dígitos.

Banco: deverá ser informado o código do banco. Esse número é composto de três

dígitos.

Agência: deverá ser informado o número da agência bancária. Esse número é

composto de quatro dígitos.

DV: deverá ser informado o número do dígito verificador da agência bancária.

Esse campo não é de preenchimento obrigatório.

C1: nesse campo deverá ser informado o código referente ao C1.

Número conta: deverá informar o número da conta bancária.

C2: nesse campo deverá ser informado o código referente ao C2.

Número cheque: deverá informar o número do cheque.

C3: nesse campo deverá ser informado o código referente ao C3.

Figura 10

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6.3. Inclusão de cheques em situação irregular

CHQ_Inclusaocheque.dll

Quando é realizada a inclusão de cheques a um responsável que já possui

cheques na situação “Cobrança” ou “Devolvido”, o sistema apresenta uma mensagem de aviso

de cheques irregulares, como ilustra a Figura 11. Porém, é possível incluir outros cheques a

esse responsável, uma vez que a mensagem é apenas informativa.

Figura 11

Documento (CPF ou CNPJ): selecionar qual o tipo de documento do

responsável do cheque que será informado.

Figura 12

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Responsável pelo cheque: caso o responsável pelo cheque já esteja

cadastrado no sistema – apenas digite o nome ou parte do nome no campo correspondente.

Caso o responsável pelo cheque não esteja cadastrado, clique no botão , o qual apresentará

a tela para incluir ou pesquisa do responsável que deseja cadastrar (como ilustra a Figura 13).

Figura 13

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Botão Avançado:

No botão avançado (Figura 14) é possível marcar os campos que desejas

limpar a cada nova inclusão. Essa opção é válida somente para múltiplos cheques.

Além dos botão para limpar campos, há os botões: Incrementar número do cheque

a cada inclusão, que ao marcar irá a cada nova inclusão aumentar +1 o número e Incrementar

mês vencimento a cada inclusão, o sistema irá duplicar o vencimento a cada inclusão, por

exemplo (Um aluno pagou uma mensalidade com vários cheques ).

Figura 14

6.4. Inclusão dos dados dos cheques

CHQ_Inclusaocheque.dll

Após informar os dados do responsável do cheque, deve-se clicar no botão

correspondente a inclusão do cheque para informar os dados do cheque que estão sendo

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incluídos e selecionar a opção desejada por código de barras ou linha digitável, conforme foi

apresentado no item 6.2 deste manual.

Figura 15

7. Edição de cheques

CHQ_ManChequeReceber

Para a edição de detalhes do cheques, é necessário selecionar o cheque e clicar

sobre o botão de editar, como ilustra a Figura 16. Será apresentando a tela contendo as abas

de Cheque, Movimentação, Responsáveis, Prorrogações, Devoluções, Trocas, Origem e

Contabilização. Isso facilita a consulta das informações referentes à situação dos cheques.

Figura 16

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7.1. Aba de Cheques

Na aba de Cheque (Figura 17), o sistema apresenta os dados informados na

inclusão do cheque e disponibiliza para edição os seguintes campos:

Pré-datado: caso seja marcado, o sistema apenas sinalizará o cheque como pré-

datado.

Emitente: pessoa emitente do cheque.

Observações: caso haja necessidade é possível inserir observações ao cheque.

Figura 17

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7.2. Aba de Movimentações

Na aba de movimentações serão listadas todas as movimentações que o cheque

sofreu. Trata-se de um histórico das etapas pelas quais o cheque passou.

Nessa aba não é possível realizar nenhuma alteração.

Figura 18

7.3. Aba de Responsáveis

Nessa aba será apresentado quem é a pessoa responsável pelo cheque. Essa aba

é alimentada no momento da inclusão do cheque, quando é informado o responsável.

Figura 19

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7.4. Aba de Prorrogações

Nessa aba são apresentadas as prorrogações que foram realizadas ao cheque

selecionado. Ou seja, toda vez o cheque for prorrogado através do movimento de prorrogação,

o sistema atualizará essa aba com os dados atuais.

Figura 20

7.5. Aba de Devoluções

Nessa aba (Figura 21) são apresentadas as devoluções que o cheque sofreu. Toda

vez que o cheque for devolvido através do movimento de devolução, o sistema preencherá as

informações nessa aba.

Além de atualizar os dados de devolução, essa aba também será alimentada no

momento em que um cheque for colocado em cobrança. Nesse caso, o sistema preencherá o

campo “Agente de Cobrança”, dessa aba.

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Figura 21

7.6. Aba de Trocas

Nessa aba serão apresentadas as trocas que ocorreram com o cheque, listando as

justificativas e os cheques envolvidos na troca.

Figura 22

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7.7. Aba de Origem

Caso o cheque tenha vínculos com o Caixa PDA, nessa tela serão informados os

dados da movimentação do cheque com o módulo de Caixa.

Figura 23

Os cheques que estiverem com as informações

preenchidas nessa aba, estão vinculados ao Caixa PDA e, portanto, suas movimentações só

poderão ser realizadas pelo Caixa (aqueles em situação de troca, custódia e depósito). Caso

contrário, poderão ser movimentados pela tela de Manutenção de Cheques a Receber.

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7.8. Aba de Contabilização

Caso na tela de “Parâmetros do cheque” (conforme item 2.1, deste manual) esteja

informado que para essa empresa “Utilizará Integração Contábil”, então na aba

“Contabilização” (Figura 24) o sistema listará as contabilizações desse cheque. A

contabilização é efetivada no momento da inclusão dos cheques.

Figura 24

CHEQUES A RECEBER

AVULSO CAIXA

CAIXA MANUTENÇÃO CHEQUES

VÍNCULO DO CAIXA VIA

INTEGRADOR CHEQUES

OPERAÇÃO DEPÓSITO E CUSTÓDIA PERDEM O VÍNCULO

COM O CAIXA PDA E A MOVIMENTAÇÃO É FEITA PELA

MANUTENÇÃO DE CHEQUES.

MOVIMENTAÇÃO

Incluído por Incluído por

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Caso esteja marcado nos parâmetros do cheque, que Utilizará

Integração Contábil, mas a regras de contabilização não foram cadastradas, conforme ilustra a

Figura 1 deste manual, o sistema apresentará a mensagem (Figura 25):

Figura 25

8. Exclusão de cheques

CHQ_ManChequeReceber

Para a exclusão de cheques, é necessário selecionar o cheque e clicar sobre o

botão da lixeira. O sistema apresentará uma mensagem perguntando ao usuário se realmente

deseja realizar a exclusão do cheque selecionado (Figura 26).

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Treinamento GVcollege – Módulo Cheque 28

Figura 26

Só poderão ser excluídos cheques que se encontram na

situação “Pendente”. E não estiver vinculado a nenhum caixa.

9. Visualização de cheques

CHQ_ManChequeReceber

Para a visualização de detalhes do cheques, é necessário clicar sobre o botão da

lupa e abrirá uma tela contendo todas as informações do cheque, como ilustra a figura 27.

Figura 27

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Treinamento GVcollege – Módulo Cheque 29

Na visualização dos cheques não é possível realizar

nenhuma alteração nos dados do cheque, trata-se de uma tela apenas de consulta.

10. Operações realizadas com os cheques

CHQ_ManChequeReceber

O módulo de cheques possibilita ao usuário realizar várias movimentações com os

cheques, como veremos cada uma delas a seguir. Essas movimentações são realizadas

através do botão “Operações”, conforme identificado na figura 28.

Figura 28

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As movimentações realizadas com os cheques apenas irão

alterar a situação do cheque. Porém o envio dos cheques ao banco, deve ser realizado

manualmente.

As operações de movimentação com os cheques serão

disponibilizadas de acordo com a situação que se encontra o cheque que foi selecionado.

10.1. Mandar cheque para custódia

Para encaminhar um cheque a custódia, é necessário selecionar o cheque e em

seguida escolher a opção correspondente no botão de “Operações”. O cheque ficará vinculado

a situação “Custódia”.

Para efetivar o envio de cheques a custódia no sistema é necessário preencher os

campos de data a custodiar, banco, agência / conta e observações.

Figura 29

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10.2. Resgatar cheque em custódia

Caso haja cheque custodiado que necessita ser resgatado é necessário selecionar

o cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de “Operações”. O cheque

ficará vinculado à situação “Pendente”.

Para efetivar o resgate de custódia no sistema, é necessário preencher os campos

de data a resgatar e observações.

Figura 30

10.3. Depositar cheque

Para realizar o depósito de cheque é necessário selecionar o cheque e em seguida

escolher a opção correspondente no botão de “Operações”. O cheque ficará vinculado a

situação “Depositado”.

Para efetivar o depósito do cheque no sistema, é necessário preencher os campos

de data de depósito, banco, agência / conta e observações.

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Treinamento GVcollege – Módulo Cheque 32

Figura 31

10.4. Compensar cheque

Para realizar a compensação de cheque é necessário selecionar um cheque que

esteja na situação “Depositado” e em seguida escolher a opção correspondente no botão de

“Operações”. O cheque ficará vinculado a situação “Compensado”.

Para efetivar a compensação do cheque no sistema, é necessário preencher os

campos de data de depósito e observações.

Figura 32

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Treinamento GVcollege – Módulo Cheque 33

10.5. Devolver cheque

Para realizar a devolução de cheque é necessário selecionar o cheque e em

seguida escolher a opção correspondente no botão de “Operações”. O cheque ficará vinculado

a situação “Devolvido”.

Para efetivar a devolução é necessário preencher os campos com a data da

devolução, a alínea de devolução e uma observação.

Para vincular um cheque à situação “Devolvido”, é obrigatório o

preenchimento do campo “Alínea de devolução”.

Figura 33

10.6. Colocar cheque em cobrança

Para colocar um cheque em cobrança é necessário selecionar o cheque e em

seguida escolher a opção correspondente no botão de “Operações”. O cheque ficará vinculado

à situação “Cobrança”.

Para efetivar a cobrança de cheques é necessário preencher os campos com a

data da cobrança, o agente de cobrança e uma observação.

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Treinamento GVcollege – Módulo Cheque 34

Figura 34

10.7. Prorrogar vencimento

Para prorrogar o vencimento de um cheque é necessário selecionar o cheque e em

seguida escolher a opção correspondente no botão de “Operações”. O cheque permanecerá

na situação que já se encontra atualmente.

Para efetivar a prorrogação de cheques é necessário preencher os campos com a

nova data e uma justificativa de prorrogação.

Figura 35

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Treinamento GVcollege – Módulo Cheque 35

10.8. Trocar cheque

Para realizar a troca de um cheque por outro(s) é necessário selecionar o cheque e

em seguida escolher a opção correspondente no botão de “Operações”. O cheque ficará

vinculado à situação “Trocado”.

Para efetivar a troca de cheques é necessário seguir três passos:

PASSO 1: Clicar no botão “Trocar/Manter”.

PASSO 2: Informar os dados do novo cheque, através da inclusão de cheque (ver

item 3.4 desse manual).

PASSO 3: Informar uma justificativa para a operação de troca.

É possível realizar a troca de um cheque por outro cheque

ou por quantos cheques houver necessidade. O campo de justificativa é obrigatório.

Figura 36

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Treinamento GVcollege – Módulo Cheque 36

10.9. Estornar cheque

Para realizar o estorno de um cheque (Figura 37) por outro(s) é necessário

selecionar o cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de “Operações”.

O cheque ficará vinculado à situação anterior a que se encontra atualmente, antes de realizar

a operação de estorno.

Para efetivar o estorno de cheques é necessário apenas preencher as

observações. Nesse momento, o sistema também informa qual a situação anterior à atual do

cheque, para qual será estornado.

Figura 37

11. Exportação Contábil

O sistema possibilita que o usuário realize uma exportação das movimentações

dos cheques, para a contabilidade. Para que essa funcionalidade funcione corretamente, é

necessário que no item 2.1 desse manual esteja configurada a opção de “Usa integração

contábil”.

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Treinamento GVcollege – Módulo Cheque 37

11.1. Exportação contábil dos cheques a receber

CHQ_ExportacaoContabil.dll

Nessa tela, é possível realizar a exportação dos lançamentos de contabilização dos

cheques a receber, de acordo com o período informado.

Para que essa rotina funcione corretamente é necessário

que o serviço de integração contábil esteja corretamente configurado no sistema.

Para efetivar a exportação contábil, é necessário preencher o período a ser

exportado e após, clicar sobre o botão de “Exportar”.

Figura 38

Data inicial: informe qual será a data inicial dos lançamentos que deverão ser

exportados para a contabilidade.

Data final: informe qual será a data final dos lançamentos que deverão ser

exportados para a contabilidade.

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Treinamento GVcollege – Módulo Cheque 38

Lançamentos: ao clicar nesse botão serão listados todos os lançamentos com os

respectivos centros de custo, referente ao período informado, que serão exportados para a

contabilidade.

12. Relatórios

Para que o usuário possa realizar um controle sobre os cheques a receber, o

sistema disponibiliza um relatório que proporciona essa gestão, conforme descrito a seguir.

12.1. Relatório de cheque a receber

Nesse relatório serão listados todos os cheques de acordo com a(s) unidade(s),

situação(ões), período, banco(s), conta(s), alínea(s) e agente(s) de cobrança.

Figura 39