3 – Estrutura Organizacional O&M Prof. Percio Rodrigues Baseado no Livro Sistemas Organizações e...

3 – Estrutura Organizacional

O&MProf. Percio Rodrigues

Baseado no LivroSistemas Organizações e Métodos – Uma Abordagem Gerencial

Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira

Ao fim desse capítulo vocês estarão em condições de responder as perguntas:•Como esboçar a estrutura organizacional de uma empresa?•Como a estrutura organizacional pode contribuir para o alcance dos objetivos da empresa?•Quais os principais aspectos a serem considerados no delineamento e implantação da estrutura organizacional?

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Organização da empresa

• é a atividade de ordenar e agrupar as atividades e os recursos, visando facilitar o alcance dos objetivos e resultados estabelecidos.


Funções Básica da ADM


• Planejamento da Empresa representa o estabelecimento dos objetivos e resultados esperados, bem como as estratégias e meios mais adequados para se alcançar esse estado futuro desejado;

• Organização da Empresa; que, entre outros fatores, vai definir qual a estrutura organizacional mais adequada e quais as rotinas e procedimentos administrativos.


• Direção da empresa: que representa qual a condução da empresa na forma de liderança, coordenação, motivação das atividades e recursos visando os objetivos.

• Controle da empresa: acompanhamento, controle e avaliação dos resultados apresentados comparando-se com os objetivos e metas.

Importante considerar que a estrutura organizacional pode e deve ser alterada sempre que observar-se possibilidade de melhoria no atingimento dos objetivos.


Quando se estabelece uma estrutura organizacional de forma adequada temos:

•Identificação das tarefas necessárias•Organização das funções e responsabilidades•Informações e recursos aos colaboradores•Medidas de desempenho•Condições motivadoras


• Estrutura formal e estrutura informal• Formal – é aquela deliberadamente planejada

e formalmente representada pelo organograma definindo as responsabilidades e autoridades dos seus elementos.

• Informal – não é planejada ou requerida pela estrutura formal surgindo espontaneamente da interação das pessoas, logo apresenta forte componente relacionado às relações entre as pessoas.


• Como é inevitável o aparecimento das estruturas informais, se os gestores conseguem maior controle sobre a ela facilita o seu trabalho e reduz suas preocupações.

• Elas, que em geral são um grande empecilho às atividades, podem se tornar uma grande aliada.

• O fluxo da autoridade formal é no sentido descendente, o fluxo da informal é em geral ascendente ou horizontal.


• O poder informal é mais um privilégio do que um direito e geralmente mais instável que a autoridade formal, pois está sujeita a sentimentos pessoais.

• Devido à natureza subjetiva, a estrutura informal não está sujeita ao controle da direção, como a formal.

• A estrutura formal pode crescer a um tamanho imenso, mas as estruturas informais, pelo menos as mais consolidadas, tendem a ficar menores, a fim de permanecer dentro dos limites das relações pessoais.

• No entanto com o crescimento da estrutura formal aparecem outras estruturas informais que existem em todos os níveis.

• Podem-se ter estruturas informais mistas compostas por pessoas da empresa e de fora dela.


Os líderes dessas estruturas surgem por vários motivos:•Simpatia, empatia•Agradável e comunicativa personalidade•Idade•Antiguidade na empresa•Competência técnica•Localização no trabalho•Liberdade de se mover pelas áreas•Proximidade com o poder formal•Etc.


• Nessa estrutura informal podem-se enxergar vários níveis; exemplo um lider de um setor que obedece a um líder maior.

• Os gerentes devem identificar os líderes informais de seus subordinados e trabalhar com essa pessoa para assegurar que essa liderança seja positiva para os ojetivos da empresa.

• Não devem se antagonizar com eles e sim trazê-los de forma velada para seu lado.

• A estrutura informal é um bom lugar para que líderes formais se desenvolvam.

• Alguns líderes informais falham como líderes formais porque teme responsabilidade formal, algo que ele não tem como líderes informais.


• Os grupos informais surgem e persistem porque eles satisfazem aos desejos de seus membros

• Esses desejos são determinados pelos próprios membros do grupo.

• Uma segunda função do grupo informal é a comunicação, a fim de manter seus membros informados do que está havendo que possa satisfazer ou afetar a satisfação dos desejos, o grupo desenvolve sistemas e canais de comunicação.

• Uma terceira função é o controle social pelo qual o comportamento dos outros é influenciado e regulado.


• O controle social é interno faz com que seus membros ajam de acordo com sua cultura.

• O controle social é externo quando, por exemplo, sindicatos, governo ou outros grupos informais agem sobre o grupo.

• Essas pressões podem ser tão forrtes que levam uma empresa à greve.

• Um bom gerente integra nas suas ações conduzir os grupos informais, que interferem na sua área de responsabilidade, a agirem em prol dos objetivos da empresa.

• O gerente, a fim de manter controle, deve ser cauteloso no sentido de conservar a estrutura informal secundária à estrutura formal.


Principais vantagens da estrutura informal:•Proporciona maior rapidez no processo decisório;•Reduz distorções existentes na estrutura formal;•Complementa a estrutura formal;•Motiva e integra as pessoas da empresa.Principais desvantagens da estrutura informal:•Provoca desconhecimento da realidade empresarial pelas chefias;•Dificuldade de controle;•Possibilidade de atritos entre as pessoas


Resumidamente alguns fatores que condicionam o aparecimento dos chamados grupos informais:•Interesses comuns que se desenvolvem em certo número de pessoas;•Interação provocada pela própria estrutura formal;•Defeitos da estrutura formal;•Flutuação do pessoal dentro da empresa que alteram normalmente esses grupos;•Períodos de lazer;•Disputa de poder.O gestor inteligente e esperto sabe utilizar a estrutura informal da empresa


Estrutura Formal – é representada pelo organograma da empresa e seus aspectos básicos. •A estrutura que deve se adaptar às pessoas ou as pessoas à estrutura?•R.: Nem num extremo nem no outro, o meio termo e o bom senso vão definir a estrutura ótima para cada caso. Definição - Estrutura organizacional é o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa.


• Naturalmente a estrutura organizacional não é estática, pelo contrário é

• bastante dinâmica devendo-se adaptar às mudanças no ambiente que cerca a estrutura,

• na alteração das estratégias para se atingir objetivos ou

• na observação dos motivos pelos quais a atual não está sendo eficaz.


O planejamento organizacional deve estar voltado para os seguintes objetivos:•Identificar as tarefas físicas e mentais que devem ser desempenhadas.•Agrupar tarefas organizando funções e responsabilidades•Proporcionar aos gerentes e colaboradores de todos os níveis:

- informação e outros recursos necessários para trabalhar de maneira eficaz

- medidas de desempenho em linha com objetivos e metas

- motivação para desempenhar as tarefas tão bem quanto possível.


Metodologia de desenvolvimento EOEntre os fatores internos que influenciam a natureza da estrutura organizacional da empresa, contam-se:•A natureza dos objetivos estabelecidos para a empresa e seus executivos e funcionários;•As atividades operacionais exigidas para alcançar os objetivos;•Sequencia de passos para completar os produtos e/ou serviços que os clientes internos ou externos necessitam;


• Funções administrativas a desempenhar;• As limitações da habilidade de cada pessoa na

empresa, além das limitações tecnológicas;• As necessidades sociais dos colaboradores• O tamanho da empresa;• Fatores externos à empresa que sejam

relevantes.


Componentes da estrutura organizacionalSistema de responsabilidade (alocação da atividade)• - departamentalização;• - linha e assessoria;• - especialização do trabalhoSistema de autoridade (distribuição de poder)• - amplitude administrativa ou de controle;• - níveis hierárquicos;• - delegação;• - centralização ou descentralização


• Sistema de comunicação– o que, – como, – quando, – de quem, – e para quem

comunicar.


Condicionantes da estrutura organizacional•Objetivos, estratégias e políticas estabelecidos pela empresa;•Ambiente da empresa;•Evolução tecnológica e tecnologia aplicada na empresa;•Recursos humanos, suas habilidades, capacitações, motivação e comprometimento.


Níveis de influência da estrutura organizacional•Nível estratégico•Nível tático•Nível operacionalNíveis de abrangência da estrutura organizacional•Nível da empresa•Nível de Unidades de Negócio•Nível da corporação


• Responsabilidade; obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa para alguém.

• Sistema de responsabilidade – quando um funcionário assume deerminada obrigação deve prestar contas à pessoa que lhe atribuiu a responsabilidade

• Autoridade é o direito para fazer alguma coisa, tais como: tomar decisões, dar ordens, requerer obedência, etc.


• Autoridade formal – delegada, recebida da empresa.

• Autoridade informal – adquirida pelos atibutos, competências e habilidades da pessoa.

A autoridade pode ser exercida por uma pessoa ou por um grupo de pessoas, tais como comitês e comissões.


• Autoridade hierárquica


• Autoridade funcional - A definição da autoridade funcional deve ser detalhada para evitar duplo comando.


• Comunicação: processo mediante o qual uma mensagem é enviada por um emissor, por meio de determinado canal e entendida por um receptor.



Emissor - É quem gera o processo e quem toma a iniciativa.Receptor - É quem recebe a mensagem. Ele deve receber e

compreender a ideia que se quer passar.Mensagem - É o pensamento ou a ideia que o emissor

pretende passar para o receptor.Código - É o conjunto de signos convencionais e sua sintaxe

(ex.: a língua) utilizados na representação da mensagem, que devem ser total ou parcialmente comuns ao emissor e ao receptor.

Meio - É o canal através do qual o emissor transmite a sua mensagem ao receptor.

Reação - É o último processo da comunicação. Toda

comunicação deve ter esse elemento como um dos seus objetivos para completar todo processo.

• A capacidade da empresa influenciar suas equipes depende muito da eficácia do sistema de comunicações.

• A comunicação depende também dos filtros do receptor e dos ruídos das comunicações, sejam ruídos físicos ou psicológicos.

• Os gestores devem ser treinados na habilidade de comunicar e na escolha das várias formas de fazê-lo


Tipos de comunicação: •Verbal – utilizando um idioma– Oral– Escrita

• Não verbal – Gestos corporais– Vestimenta– Sinais


Fluxos da comunicação•Horizontal – entre as várias áreas da empresa mas no mesmo nível hierárquico.•Diagonal ou transversal – entre unidades organizacionais mas em níveis diferentes.– Vantagens - propiciam maior rapidez, apresentam

menor distorção, aproximam as pessoas, visão mais integrada da empresa, evitam sobrecarga da chefia.

– Desvantagens – podem reduzir autoridade da chefia, podem provocar conflito

•Vertical – entre níveis hierárquicos diferentes, mas na mesma área de atuação.•A forma de utilizar deve ser adaptada caso a caso.


• Comunicações diretas - quando possível utilizar as mídias eletrônicas para que sejam mais baratas e rápidas.

• Cuidado com as distorções das comunicações boca a boca (telefone sem fio)


Sistema de decisão – Deve-se considerar que: •A decisão deve ser tomada no nível mais baixo possível e o mais perto possível da cena de ação.•A decisão deve ser ocorrer sempre em nível que assegure a consideração plena de todos os objetivos e atividades afetados.Condicionantes da estrutura organizacional•Fator humano – o valor das pessoas; o conhecimento que elas possuem da estrutura organizacional; sua motivação para fazê-la funcionar da melhor maneira possível.


• Fator Humano


• Fator ambiente externo – • determinar quais pessoas fora da empresa

deve ser atendidas e • quais seus desejos; • determinar como esses desejos são

transmitidos à empresa; • determinar como a informação necessária é

registrada e transmitida a outras pessoas na empresa.


Sistema de Objetivos, Estratégias e Políticas.

•Objetivo – alvo ou situação que se pretende atingir.

•Estratégia – definição do caminho mais adequado para alcançar o objetivo.

•Política – parâmetro ou orientação para a tomada de decisão.


• Tipos de planejamento nas empresas


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