Particularidade dos serviços nos diferentes eventos

Profª Drª Rita Giraldi

•O projeto Pré-projeto do evento

•Execução Evento

•Avaliação e fechamento Pós-evento

Q’6

1. O quê?

2. Em que lugar?

3. Quando?

4. Para quem?

5. Por quem?

6. Com o quê?

Objetivos do evento

• Poucos eventos possuem um único objetivo

• Mas, sua razão de ser, propostas e expectativas devem ser claramente compreendidas antes da escolha do local

• É ele que indica o local apropriado

Tipologia e Título do evento

número

• XIII

• 8º

tipologia

• Jornada

• Festa

abrangência

• Paulista

• Regional

assunto

• De Radiologia

• Do Peão de Boiadeiro

Mas como alcançar o resultado?

Planejamento

Proposta Estudo de viabilidade

Metas e objetivos

Necessidade de implementação

Monitoramento e avaliação

Prática futura

Ambiente Externo

Demanda de

clientes

Orçamento de

marketing

Parcerias

Plano corporati

vo

Disponibilidade de recursos

Equipe de

logística

Plano de implementação

Durante e após o evento

Ambiente interno

Formato

Equivale a programação ou fluxo de eventos

1. Tamanho

2. Despesa

3. Necessidades do local

4. Necessidades relacionadas a viagens

5. Serviços de apoio

6. Propósito do evento

Horário

Atividade

Local

9h00

Caminhada matinal

Em frente ao Hotel

9h30

Clínica de Tênis

Quadra de Tênis

10h00

Ginástica Interativa

Piscina

11h00

Pais & Filhos

Piscina

13h00

Desafio

Piscina

15h30

Aula de Culinária Típica

Cozinha experimental

16h00

Torneio de snooker

Salão de jogos

17h00

Volei recreativo

Ginásio de esportes

18h00

Fitness

Sala de Ginástica

19h00

Piano’s Bar

Bar

20h00

Desafio

Hall do restaurante

21h30

Sessão de cinema

Auditório

22h00

Cinemania

Salão Nobre

22h30

Sessão Dupla de filmes

Apto. – Canal X

Horário

Atividade

Local

9h30

Vamos despertar?

Em frente ao Hotel

10h00

ABC Perdido

Gramado do Hotel

11h00

Pais & Filhos

Piscina

12h30

Caçada Submarina

Piscina

14h30

O encontro!

Em frente ao Hotel

15h00

A feira

Ginásio de esportes

16h00

Torpedão

Piscina

17h00

Pipoca & Cia

Auditório

17h30

Super Gincana

Salão Nobre

20h00

Desenho Animado

Auditório

20h30

O encontro!

Em frente ao Hotel

21h30

Caça Fantasma

Ginásio

22h00

Quem sabe, sabe

Sala X

22h30

Encerramento

Sala X

Público Alvo

• Para cada tipo de evento possui-se um público alvo especial

• Ele deve ser definido de acordo com o tipo de evento que se quer promover

• Sua importância prévia recai na estratégia de divulgação do evento

Modelo de Kunsch (BRITTO; FONTES, 2002:95)

Público Externo

• Comunidade financeira

• Governo

• Concorrentes

• Sindicatos

• Imprensa

• Consumidores

Público Misto

• Revendedores

• Fornecedores

• Acionistas

Público Interno

• Diretores

• Funcionários

• Familiares

Necessidades físicas

1. Datas de preferência:

– O evento é limitado a um período de tempo específico?

– É necessário evitar certos feriados nacionais, locais ou religiosos?

– Se o evento for em outro país, existem feriados locais que devem ser considerados?

– Devem ser evitados conflitos com eventos afins?

2. Participação:

– Qual o número de participantes previstos para o evento?

– Qual o número de participantes do eventos em edições anteriores?

– Qual a previsão de crescimento do evento para o futuro?

3. Hospedagem:

– Qual o número total de apartamentos necessários cada dia, desde a primeira chegada até a última partida?

– Quantos apartamentos serão necessários para os membros da organização, palestrantes, expositores e outros que podem não estar incluídos nas sua estimativas?

– Em sendo utilizados números anteriores, o padrão de chegada e partida deve ser ajustado ao local proposto devido aos horários de vôos?

– Qual a percentagem de apartamentos SGL x DBL a serem ocupados?

– Qual a necessidade de suítes de um ou dois quartos?

– Qual a média percentual de pessoas que cancelam suas reservas e aquelas que não aparecem com reservas confirmadas (“no-show”)?

– Qual tem sido a média da tarifa de quartos para esse evento? A mais alta? A mais baixa?

– As tarifas dos hotéis são importantes para este grupo? É necessário haver quartos mais baratos para estudantes? Quantos?

4. Espaço para o Evento:

– Quantas salas serão utilizadas? Quantas simultaneamente?

– Além das salas e auditórios contidos no programa oficial, serão necessárias outras salas para reuniões de comitês e de negócios?

– Qual o número estimado para cada sessão?

– Os participantes estarão sentados em que estilo (teatro, auditório, conferência etc.)?

– É necessário uma área próxima aos auditórios para intervalos entre as sessões?

5. Eventos de A&B:

– Quantas funções de comidas e bebidas serão oferecidas e quando?

– Qual a participação estimada em cada evento?

– Qual tem sido a participação em funções anteriores?

6. Estandes:

– Haverão estandes em conjunto com o evento? Caso sim, qual a área necessária?

– Qual o tempo necessário para montagem e desmontagem da exposição?

7. Inscrições:

– Qual o tamanho necessário para a área de inscrição?

– Será preciso espaço para serviços adicionais como reservas de restaurante, passeios turísticos, informações locais etc?

– É necessário uma área para o almoxarifado?

8. Espaços complementares:

– Quantas salas serão necessárias para a secretaria, organização e sala de imprensa? Qual o tamanho adequado para cada uma?

– É necessário sala especial para armazenar audio visual

– É necessário sala vip?

9. Outros:

– Quanto tempo é necessário antes do evento são necessárias as reservas?

– Quanto tempo antes e depois do evento será necessário para a montagem e desmontagem?

– Existem necessidades especiais para alguns participantes?

– Haverá saídas especiais (visitas)?

Necessidades Humanas (MARTIN, 2008:81)

Comissão Executiva

Comissão de MKT

Subcomissão Imprensa

Subcomissão Relações Públicas

Subcomissão Promoção

Subcomissão Publicidade

Comissão Social Comissão Finanças

Subcomissão Tesouraria

Subcomissão Contas a Pagar

Comissão Vendas

Subcomissão Inscrições

Subcomissão Comercialização

Comissão Técnica

Subcomissão Convidados

Subcomissão Palestrantes

Comissão Segurança

Comissão Cerimonial e

Protocolo

Organizadora de Eventos

Recursos materiais

• Suporte tecnológico

• Suporte material