6. vendedor saiba administrar seu tempo
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E-BOOK:
“VENDEDOR – Saiba Administrar Seu Tempo”
Adquira Conhecimentos Sobre Como Obter Tempo Para Abrir Novos Clientes e Manter os
Antigos.
Professor, Consultor e Palestrante. Articulista de Alguns Jornais no RJ, autor de Vários Livros Sobre Estratégias de Marketing, Técnicas de Vendas e
Comportamento Gerencial.Por mais de 20 anos treinou equipes de Atendentes, Supervisores e Gerentes de
Vendas, Marketing e Administração em empresas multinacionais de bens de consumo e de serviços.
Elaborou o curso de "Gestão Empresarial" e atualmente ministra palestras e treinamentos "In Company" nas áreas de Marketing, Administração, Técnicas
de Atendimento ao Cliente, Secretariado e Recursos Humanos.Graduado em Administração de Empresas, Especialista em Marketing e Gestão
Empresarial, com MBA em Marketing no Mercado Globalizado e Complementação Pedagógica.
Contatos: [email protected] (21) 2233-1762 / (21) 9348-4170 / Site: www.profigestaoblog.wordpress.com www.facebook.com/juliocesar.s.santos / Twitter: http://twitter.com/profi59
JULIO CESAR S. SANTOS
Este e-book é a sexta edição de uma série editada pelo Portal “Profissionais em Gestão” com objetivo de qualificar o leitor sobre COMO
OBTER TEMPO E ADMINISTRÁ-LO.Ele foi desenvolvido por JULIO CESAR S.
SANTOS, idealizador e editor de conteúdo do Portal PROFIGESTÃO, profissional apaixonado
por Gestão de Empresas e Pessoas, onde através deste material apresenta aos vendedores
– de forma simples – algumas técnicas de obtenção e administração do tempo.
Este e-book não pode ser vendido ou distribuído por terceiros a não ser pelo seu autor ou fontes
autorizadas pelo mesmo.
Para muitos Profissionais de Vendas, o maior empecilho para aumentar seus resultados é a falta de tempo para procurar novos Clientes, pois a maioria dos vendedores alega perderem muito tempo cuidando dos seus atuais
Clientes. Por isso, alguns curiosos vêm prospectando novas
formas de obter esse bem tão precioso do ser humano – o TEMPO.
Porém, estudiosos em Marketing e Vendas vêm afirmando que é impossível encontrar mais tempo, pois
– para eles – não existe onde procurá-loEsse E-Book não tem a pretensão de resolver esse
dilema, mas sim fornecer algumas dicas aos vendedores a fim de que eles se tornem produtivos
nas suas atividades diárias. Para isso, dividimos esse livro em quinze (15) partes,
onde os leitores encontrarão as formas de se estabelecer objetivos, como fazer um planejamento
diário e como estabelecer suas prioridades diárias.......
BOA LEITURA
INTRODUÇÃO:
Para muitos Vendedores, o maior
empecilho para aumentar seus
resultados é a falta de tempo para procurar novos
Clientes, enquanto cuida dos Clientes já existentes. Por isso,
muitas pessoas vivem buscando novas formas de administrar seu
tempo, pois parece que nunca
conseguem fazer tudo aquilo que
realmente querem fazer
Comigo não foi diferente. Sentia-me da mesma forma - se eu
conseguisse administrar melhor o meu tempo, eu finalmente
retomaria o controle da minha vida profissional, podendo voltar a fazer tudo o que eu realmente
queria fazer.Mas aí, eu descobri que estava
errado, porque é impossível encontrar mais tempo. Não existe onde procurá-lo. O pouco tempo que você tem você está vivendo
agora. Logo, não se pode administrá-lo. Então, por dedução lógica, só temos uma solução: _ tomar a decisão consciente de como queremos investir nosso
tempo
Embora pareça relativamente simples, não é; porque as coisas que geralmente evitamos ou deixamos para
depois, são geralmente fundamentais para o desenrolar do nosso futuro.
Por exemplo: João tem 2 (duas) propostas importantes para fazer. Os dois Clientes estão esperando que ele
mande isso para poder decidir. Dada a importância do assunto, João decide deixar isso para amanhã, quando ele
se dedicará inteiramente a isso.No dia seguinte, João passa a manhã fazendo tarefas triviais: vai ao banco, lê a correspondência, retorna
algumas ligações, participa dentro da empresa de uma reunião sem muita importância, e resolve outros
probleminhas que aparecem. Opa... agora já é a hora do almoço, então João vai ao restaurante da esquina, que está mais lotado do que
normalmente, e ele demora um pouco mais do que queria.Lá pelas duas da tarde, quando já está começando a ficar
com sono e sem energia, João finalmente começa a trabalhar nas propostas
Ele começa a acelerar o processo, porque quer
sair antes das 18:00 para não pegar aquele
trânsito infernal. Agora imagine que um
dos Clientes ligue cobrando a propostas. Será que ele pode dizer
"Eu não tive tempo suficiente", ou "Eu estava tão ocupado que não consegui
terminar o seu orçamento"? Note que as duas afirmações são
verdadeiras, não é mesmo?
Ou existe uma outra verdade aqui, invisível?
Será que o João realmente decidiu, conscientemente,
como usar seu tempo? Ou ele deixou, talvez
inconscientemente, que os eventos triviais do seu dia a
dia o afastassem desta tarefa fundamental?
Portanto, veremos a seguir quinze (15) dicas sobre como
devemos investir nosso tempo, de forma produtiva e
estabelecendo alguns princípios:
1. Estabeleça Seus Objetivos e Suas
PrioridadesA boa administração do tempo começa com o foco nos seus objetivos - o que
você realmente quer atingir? Isso significa colocá-los no papel (porque os objetivos
que ficam na sua cabeça, são apenas sonhos).
Para os objetivos maiores e mais complexos, quebre-os
numa série de passos menores. Faça uma lista
escrita do que fazer em cada um desses passos
Uma das razões pelas quais a maioria das pessoas 'enrola' na
hora de resolver grandes tarefas é essa sensação de incapacidade de
enfrentar coisas tão grandes. Realizar um grande objetivo com uma série de etapas menores faz
com que seja muito mais fácil começar
2. Sistema de Planejamento
Semanal
Este sistema de administração do tempo exige que você
coloque semanalmente todas as suas atividades numa
agenda, priorizando-as com ‘A’ (as atividades mais
importantes), ‘B’ para aquelas em segundo plano e ‘C’ -
atividades pouco importantes para você manejar de acordo
com o tempo disponível
O próximo passo é priorizar as tarefas ‘A’ em ordem de importância, agora usando
números. Exemplo: A1, A2, A3, etc. Faça a mesma coisa com os objetivos ou tarefas B e C
3. Priorize sua Lista de “Coisas a Fazer”:
Você conhece alguém que passe o dia inteiro com
pressa, correndo de uma coisa para outra, levemente confusos e perdidos ? Isso geralmente ocorre porque
essas pessoas tratam todas as coisas que aparecem
como igualmente importantes. Como não
existem prioridades, não existe foco sobre o que fazer.Elas não separam o que tem
que ser feito (A), do que deveria ser feito (B), do que
seria bom fazer (C). Nem tudo o que fazemos é
igualmente importante.
Por exemplo, colocar gasolina no carro tem prioridade 'B', a não ser que você já esteja na reserva - aí,
gasolina transforma-se em 'A'.Pagar o aluguel na data de
vencimento é um 'A'. Pagar um mês adiantado pode ser um 'B' ou um 'C',
dependendo da sua situação pessoal.
Focalize primeiro a lista 'A'. Esqueça todo o resto. Somente depois de
completar a lista 'A' é que você deve olhar para a lista 'B'. Muitas pessoas
evitam a lista 'A' porque estas geralmente são as tarefas mais
complexas e desagradáveis
Tenha um cuidado todo especial para evitar cair
na lista 'C'. Estas são sempre as tarefas mais
fáceis e agradáveis. Aqui é que começam as
dificuldades, e onde se vê se você realmente tem
disciplina. Quando possuir objetivos escritos, ficará surpreendido com que
rapidez passará a ser uma pessoa disciplinada. A
administração do tempo e a definição de seus
principais objetivos na vida andam lado a lado
4. Administração Pessoal Eficaz:
Stephen Covey escreveu uma vez que uma
administração eficaz é quando você for capaz de viver em função dos seus valores, ao contrário de viver em função de seus
impulsos e dos seus desejos momentâneos.
Covery desenhou uma matriz complexa para
planejar atividades baseadas numa missão pessoal,
previamente escrita, decidindo quais são
suas principais atividades no
cumprimento daquela missão; e, depois disso, planejando suas semanas com
antecedência baseando-se nos
objetivos profissionais de longo
prazo, bem como valores pessoais
importantes
Em outras palavras, os projetos importantes que o deixarão mais
próximo dos seus principais objetivos devem ser colocados na agenda com
antecedência (uma espécie de encontro com você mesmo), junto das atividades importantes e/ou urgentes. Também é uma boa ideia separar um
bloco de tempo para resolver especificamente essas atividades
Conforme Covey, a chave do sistema
“é não dar prioridade
baseando-se na agenda, mas sim agendar as suas
prioridades”
5. Tempo Produtivo – Uma Ideia de R$ 50 000:
O Presidente de uma das maiores siderúrgicas brasileiras pagou
cinquenta mil reais a um consultor que lhe deu uma simples ideia, apresentada
em 20 minutos. Ele tinha passado a vida toda dizendo
que cada centavo pago por aquela ideia tinha valido a pena.
Mas afinal, que ideia era essa? Escreva num papel as 6 coisas mais importantes que você tem que fazer amanhã. Numere os itens em ordem de
importância. Ponha o pedaço de papel no bolso, e não o leia mais. Amanhã de manhã, pegue de volta o papel, leia
o número 1 e dedique-se a ele. Não se preocupe com o número 2 - concentre-se no número 1 até que a atividade esteja completa. Quando o número 1 estiver pronto, vá
para o número 2, depois 3, e assim por diante, até completar a lista
OBSERVAÇÃO: Uma ideia simples, mas o presidente da maior siderúrgica
brasileira na época disse que, sob o ponto do vista da produtividade, aquela havia sido a melhor ideia já implantada
entre sua equipe
6. Pastas de Cores Diferentes:
Quando Fernando Henrique Cardoso era presidente do Brasil certa vez foi entrevistado
por um repórter, o qual notou em cima da mesa três pastas coloridas que estavam
sempre ali. Ao ser questionado, FHC
explicou que a pasta verde continha atividades que precisavam de atenção urgente. AA pasta azul continha informações importantes,
e a vermelha era para questões pessoais
7. Desqualifique Cedo:Talvez a principal razão pela
qual tantos vendedores fiquem estressados com o
processo da venda é que eles gastam tempo demais com os
Clientes errados. Você provavelmente já deve saber como qualificar um Cliente, mas será que você também
sabe desqualificá-lo? De hoje em diante, comece mentalmente a dar pontos
aos seus Clientes. Utilize um sistema simples,
baseado em motivação, urgência e, se for apropriado, crédito. Numa escala de 1 a 10, aonde ele se encaixa?
Depois de analisá-lo, se ele não for um comprador ‘sério e
qualificado’, dispense-o graciosamente e invista seu
tempo naqueles que forem. Sua linguagem desqualificadora deve ser mais ou menos assim: “Caro Roberto, conforme o que você acabou de me dizer – e do jeito
que nós trabalhamos – não parece que eu possa ajudá-lo
neste momento. De qualquer forma, aprecio o
tempo que estivemos juntos, e foi muito bom conhecê-lo. Existe
alguma outra pergunta que queira me fazer antes que eu me
despeça?”
Em segundo lugar, priorize a sua lista.
Você conhece alguém que passe o
dia inteiro com pressa, correndo de
uma coisa para outra, levemente
confusos e perdidos? Isso geralmente
ocorre porque essas pessoas tratam
todas as coisas que aparecem como
igualmente importantes.
Como não existem prioridades, não
existe foco sobre o que fazer
8. Foco, Foco e Foco:
Um dos maiores problemas que vemos em executivos e
vendedores, é que eles tentam trabalhar ao mesmo tempo em projetos ou atividades demais. Quando os grandes times ficam
concentrados antes de competições importantes, não fazem isso somente por causa
da piscina ou do café da manhã do hotel.
O que o técnico quer, na verdade, é que a equipe coma, durma, pense e viva a final – e
somente aquilo. Para conseguir isso, é
necessário eliminar qualquer coisa que possa distrair os
atletas
Certo escritor diz que, quando se senta para escrever um novo livro, ele se concentra tanto no que está
fazendo que acaba entrando num tipo de transe.
Ele fica tão focado neste transe que começa a acordar cada vez mais
cedo, ficando acordado até cada vez mais tarde, sem fazer nada a não ser
comer, dormir, pensar e escrever. Ele acredita que atenção com foco,
sem interrupções, permite que alcancemos o estagio de genialidade criativa do nosso subconsciente - mas
isso só é conseguido com concentração total. Decida o que é
importante para você e não permita que interrupções ou distrações o tirem da rota, ou afastem-no dos
objetivos pré-estabelecidos
9. Tarefas Inacabadas:
Termine completamente uma tarefa antes de começar a
próxima. Quando você deixa de lado algo incompleto, essa tarefa continua dentro do seu
cérebro, contribuindo com mais coisas dentro da sua cabeça - terminando por
provocar uma sensação de confusão.
A próxima vez que você pegar um projeto
parcialmente realizado, você tem que decidir quais passos
precisam ser novamente realizados
Realizar uma série de pequenas tarefas
incompletas desperdiça desnecessariamente o seu
tempo. Se você completar uma
tarefa você poderá esquecê-la, deixando seu cérebro
livre para concentrar-se na próxima tarefa
10. Falhas em Estabelecer Prioridades e Dedicar-se a Elas:
Estas são as duas principais razões pelas quais muitas pessoas passam o dia como
umas baratas tontas, sem saber o que vão
fazer no minuto seguinte. É por isso
que interrupções frequentes podem
tomar todo seu tempo disponível.
Também é uma das razões pelas quais algumas pessoas
arrumam problemas por não conseguir
realizar o que deveriam
Algumas pessoas têm dificuldades em planejar o futuro (muitas vezes num
nível subconsciente), porque não querem lidar com certas
situações
11. Planeje Para Trás:
Administração eficaz do tempo é, basicamente,
estabelecer objetivos, com todas as atividades diárias sendo encaradas como pequenos objetivos
em si
Decida quais são seus principais objetivos, e você pode trabalhar
para trás, levando em consideração anos, meses,
semanas, dias e mesmo atividades em cada dia. Esse
tipo de planejamento vai organizar a sua vida,
conseguindo diariamente objetivos mensuráveis. Imagine que você está construindo uma linda casa de tijolos, com
cada tijolo representando um único mini objetivo importante, contribuindo para a construção definitiva da estrutura
Uma vez que tiver decidido qual é seu maior objetivo, divida-o em pequenas tarefas, com cronograma, até
chegar às atividades diárias. Concentre-se então individualmente nessas atividades, com vigor e paixão.
Colocando apenas um tijolo por vez no lugar, você construirá uma base sólida para realizar seus sonhos.
12. O Poder das Rotinas:
Como vendedor, você conhece os tremendos
resultados de prospectar e fazer
apresentações regularmente. Então
por que não programar essas
atividades regularmente na sua agenda semanal, sem desculpas? Ao separar tempo para descobrir
novos clientes (prospecção) e melhorar suas
habilidades de vendas, você estará
garantindo seu sucesso em muito
menos tempo – e com muito mais prazer
A chave aqui é ter uma atitude pró ativa em relação às atividades
realmente importantes que impulsionam seus
resultados em vendas, e fazer desses “encontros
com você mesmo” algo não negociável na sua vida
13. Trabalhar Duro e Obter Resultados São Duas Coisas Diferentes:
Os itens prioritários – aqueles mais importantes – são muitas vezes
entediantes, difíceis ou desagradáveis e por isso causam
certa apreensão. Deixamos que as pessoas 'roubem' nosso tempo
mesmo quando sabemos que não deveriam (por exemplo, ajudando
colegas a resolver problemas)
Encaramos e resolvemos as tarefas de baixa prioridade antes das de alta prioridade. Deixamos que nossa atenção seja desviada por interrupções
constantes. Muitas vezes isso acontece porque nossos objetivos pessoais são muito diferentes do
que os profissionais. Onde está o seu coração?
14. A Tirania do Urgente:E aquelas interrupções
que arruínam nosso cronograma? Parece
sempre existir alguma coisa clamando pela nossa atenção. Tem
sempre alguém interrompendo para
pedir uma opinião, ou telefonemas de
clientes, amigos e parentes. Embora
existam milhares de pequenas interrupções
que podem roubar nosso tempo, nenhuma
delas têm realmente este poder – a não ser
que deixemos.
Na imensa maioria das vezes, a maior parte dos 'ladrões de tempo' pode ser colocada de lado até que terminemos a
tarefa. Portanto, quando estiver sobrecarregado de interrupções, recomendamos que você tente: (A) Simplesmente dizer 'não'.
(B) Eliminar itens de baixa prioridade da sua agenda.
Delegar ou terceirizar algumas tarefas
15. Crises: Não permita que outras pessoas criem crises e depois venham
pedir que você as resolva. Seja capaz de dizer 'não' com firmeza. Além disso, nem todas as crises precisam de atenção imediata.
Se for possível, agende um horário para resolvê-las, e
continue a fazer o que já vinha fazendo.
Ao preparar sua agenda, separe um tempo do dia só para resolver
este tipo de situaçãoEmbora você não possa administrar o tempo, você certamente pode administrar a si próprio,
escolhendo como vai investir seu dia. Isso requer pensar nos seus objetivos com antecedência,
decidindo como você vai alcançá-los, sem permitir que o trivial atrapalhe sua caminhada em direção a
resultados cada vez melhores em vendas