Líder: Andrés Valdivia N°: GAF-01-702-01 Cliente: Cliente Interno y Cliente Externo Publicado: Tipo: Notas Crédito Actualizado: 14-08-2014 Proceso: Notas Crédito Sub-Proceso: Notas Crédito Repuestos Objetivos: Describir el proceso para corregir procesos que se hayan efectuado de forma incorrecta en tema de repuestos y los descuentos adjudicados a ellos, con el fin de satisfacer las necesidades del cliente, dejando los materiales disponibles nuevamente para su comercialización. Política y Aplicación:

Para el caso de Notas Crédito Financieras, el solicitante de la Nota Crédito deberá diligenciar completamente el formato “Solicitud de Nota crédito” y luego entregar al Analista Contable.

Toda Nota Crédito realizada deberá estar firmada por el Gerente de Área, Jefe de Sede o Área, Jefe de Taller o Jefe de Local, así mismo debe contar con la firma y huella del Cliente que está realizando la devolución del repuesto y este debe adjuntar la factura que se desea anular.

No se aceptan devoluciones de repuestos con más de 30 días desde la fecha de facturación, salvo por fallas técnicas del producto y con autorización del Gerente de Repuestos o Postventa Pesados.

El repuesto que sea devuelto por el Cliente debe estar sin uso, en perfecto estado y en su empaque original, para su posterior venta.

El Auxiliar de Bodega debe adjuntar a la Nota Crédito el número de movimiento de mercancía que genera la devolución al ingresar el repuesto a bodega.

En los casos de las Notas Crédito que requieran hacer movimiento de mercancía, el Auxiliar de Bodega deberá hacer este paso obligatorio en el sistema SAP, pues de lo contrario no se podrá imprimir la Nota Crédito ni culminar con dicho proceso.

Cuando el responsable de la sede o vitrina firma la Nota Crédito, se hace responsable de la mercancía que ingreso a la bodega.

“Notas Crédito Repuestos”

Resumen: Se realiza la solicitud de Nota Crédito de un repuesto, la cual se recibe, se valida la documentación y se procede a efectuar dicho proceso, con el fin de retornar el material a su estado inicial y anular cualquier proceso erróneo que se haya generado en eventos anteriores. Procesos que Aplican:

Sub Proceso Notas Crédito Repuestos GAF-01-702 Cargos que Participan:

Analista Contable

Auxiliar Almacén

Gerente o Jefe de Sede o Área

Jefe de Taller o Local

Responsable de la Nota Crédito

DETALLES DEL PROCESO.

I. Financiera Pedido 1. Si en factura no se realiza el descuento convenido con el cliente se

procede a realizar la Nota Crédito solicitada. 2. El Colaborador solicita al Analista Contable realizar una Nota Crédito

Financiera de Repuestos con el fin de generar el descuento faltante, para lo cual diligencia el formato de “Solicitud de Nota Crédito Servicios y Repuestos” y solicita aprobación por Jefe de Sede o Área o Jefe de Taller o Local.

3. Cuando el Jefe de Sede o Área o Jefe de Taller o Local da el visto bueno a la solicitud, el Colaborador entrega al Analista Contable los siguientes documentos:

El formato de “Solicitud de Nota Crédito” diligenciado Factura a anular Visto bueno de Jefe de Sede o Área

4. El Analista Contable recibe los documentos y valida la información de los mismos. Si los documentos no se encuentran correctos o completamente diligenciados, el Analista Contable solicita al Colaborador completar los documentos o diligenciar la información faltante.

5. Si los documentos se encuentran debidamente diligenciados el Analista Contable ingresa a la transacción VA01 y diligencia el tipo de documento ZC32 y tiene en cuenta el canal de distribución el cual puede ser de dos tipos y el número de factura SAP puesto que es una Nota Crédito con motivo de pedido 250.

Pesados-Cliente Final= 04

Concesionarios= 01 Nota: se debe tener en cuenta que el descuento se debe hacer para cada uno de los repuestos.

6. Con el número que arroja el proceso el Analista Contable ingresa a la transacción VF01 y tiene en cuenta la clase de mensaje ZC32 para realizar la contabilización del proceso.

7. Luego ingresa a la transacción IDCP para guardar la impresión de la Nota Crédito con clase de mensaje ZC32 y libro NC01.

8. El Analista Contable ingresa a la transacción SP02 para tomar el número de la Nota Crédito, e ingresa a la transacción ZSDPDF copio en número anterior y guarda el original y la copia de la Nota Crédito.

9. Al finalizar el proceso, el Analista Contable envía por medio de correo electrónico el PDF generado de la Nota Crédito al solicitante de la misma.

II. Financiera por Orden 1. Realizar los pasos 2 al 4 (Financiera Pedido) 2. El Analista Contable ingresa por la transacción VA01 y seleccionar la

clase de pedido ZQN$, se crea la Nota Crédito con referencia e ingresa el número de factura a la cual se le desea hacer la nota crédito.

3. En la pestaña Ventas, el Analista Contable selecciona el motivo de pedido 100 N/C-Dif. De precio: precio ant.alto.

4. Ingresa en el material y en la pestaña expedición colocar el centro con el fin de calcular el IVA, luego ingresar a cabecera y en la pestaña condiciones seleccionar clase de condición ZNCF (Nota Crédito Financiera) donde se digitará el valor a devolver sin IVA.

5. Finalmente en la pestaña Textos el Analista Contable deberá ingresar la razón por la cual se efectúa esa Nota Crédito y guarda para generar el número SAP de la Nota Crédito.

6. El Analista Contable ingresa a la transacción VF01, digita el número SAP de la Nota Crédito y guarda para generar el número de la factura financiera.

7. Luego ingresa a la transacción IDCP para guardar la impresión de la Nota Crédito con clase de mensaje ZC23 y libro NC01.

8. El Analista Contable ingresa a la transacción SP02 para tomar el número de la Nota Crédito, e ingresa a la transacción ZSDPDF copio en número anterior y guarda el original y la copia de la Nota Crédito.

9. Al finalizar el proceso, el Analista Contable envía por medio de correo electrónico el PDF generado de la Nota Crédito al solicitante de la misma.

III. Anulatorio por Pedido

1. El responsable de efectuar la Nota Crédito ingresa a la transacción VA01 con tipo de pedido Z320 y el canal de distribución. Luego de ello tiene en cuenta el motivo de pedido 250 puesto que es un motivo

de anulación y dejar plasmado en el texto el número de factura que se anuló.

2. El sistema SAP genera el número de anulación el cual el responsable de efectuar la Nota Crédito envía al Auxiliar de Almacén para que genere el movimiento de mercancía.

3. El Auxiliar de Almacén realiza el movimiento de mercancía y notifica al responsable de efectuar la Nota Crédito.

4. El responsable de efectuar la Nota Crédito toma el segundo número que arroja la anulación comenzando por 8 e ingresa a la transacción VF01 y guarda el documento.

5. Luego ingresa a la transacción IDCP para guardar la impresión de la Nota Crédito con clase de mensaje ZC32 y libro NC01.

6. El responsable de efectuar la Nota Crédito ingresa a la transacción SP02 para tomar el número de la Nota Crédito, e ingresa a la transacción ZSDPDF copio en número anterior y guarda el original y la copia de la Nota Crédito.

7. Al finalizar el proceso, el responsable de efectuar la Nota debe solicitar la firma del Cliente y la huella y la firma del Jefe de Sede o Área o Jefe de Taller o Local.

IV. Anulatoria por Orden 1. El responsable de efectuar la Nota Crédito ingresa a la transacción

/DBM/ORDER05 en el cual se digita el número de la orden y se verifica que sea el cliente al cual se le desea hacer la anulación.

2. Digita el número de pedido 2101 y verifica si refleja el número de identificación del vehículo, luego de ellos verifica que el valor total del SAP sea igual al valor de la factura antes de IVA.

3. Cuando se verifica el valor se dirige a ingresar al consultor cliente quien es la persona que solicita la Nota Crédito, luego de ello ingresa el texto del motivo de la Nota Crédito, termina de realizar el proceso y al guardar genera un número de anulación.

4. Realizar pasos 3 y 4 (Anulación por Pedido). 5. El responsable de efectuar la Nota Crédito ingresa a la transacción

/DBM/ORDER02 donde digita el número de la anulación y crea la Nota Crédito.

6. Luego ingresa a la transacción IDCP para guardar la impresión de la Nota Crédito con clase de mensaje ZC23 y libro NC01.

7. El responsable de efectuar la Nota Crédito ingresa a la transacción SP02 para tomar el número de la Nota Crédito, e ingresa a la transacción ZSDPDF copio en número anterior y guarda el original y la copia de la Nota Crédito.

8. Al finalizar el proceso, el responsable de efectuar la Nota debe solicitar la firma del Cliente y la huella y la firma del Jefe de Sede o Área o Jefe de Taller o Local.

V. Devolución Parcial Pedido 1. Para hacer devolución parcial el Cliente debe especificar el repuesto

al cual se le genera la Nota Crédito. 2. El responsable de efectuar la Nota Crédito ingresa a la transacción

VA01 y digita la clase de pedido Z320. 3. Cuando el responsable de efectuar la Nota Crédito crea la Nota

Crédito con referencia y motivo 250, este debe seleccionar a cuales de los repuestos que aparecen se generará la Nota Crédito y lo realiza.

4. El sistema SAP genera los números de devolución los cuales el responsable de efectuar la Nota Crédito envía al Auxiliar de Almacén para que genere el movimiento de mercancía.

5. El Auxiliar de Almacén realiza el movimiento de mercancía y notifica al Analista Contable.

6. Luego de ello el responsable de efectuar la Nota Crédito ingresa a la transacción VF01, digita la orden y genera la contabilización.

7. Luego ingresa a la transacción IDCP para guardar la impresión de la Nota Crédito con clase de mensaje ZC32 y libro NC01.

8. El responsable de efectuar la Nota Crédito ingresa a la transacción SP02 para tomar el número de la Nota Crédito, e ingresa a la transacción ZSDPDF copia el número anterior y guarda el original y la copia de la Nota Crédito.

9. Al finalizar el proceso, el responsable de efectuar la Nota debe solicitar la firma del Cliente y la huella y la firma del Jefe de Sede o Área o Jefe de Taller o Local.

VI. Devolución Parcial Orden 1. El responsable de efectuar la Nota Crédito ingresa a la transacción

/DBM/ORDER05 en el cual se digita el número de la orden y se verifica que sea el cliente al cual se le desea hacer la anulación.

2. Digita el número de pedido 2101 y verifica si refleja el número de identificación del vehículo, luego de ellos verifica que el valor total del SAP sea igual al valor de la factura antes de IVA.

3. Selecciona el repuesto al que desea realizar la Nota Crédito y coloco el código del Consultor Cliente, continua el proceso y guarda para que el sistema SAP genere el número de devolución SAP.

4. Luego ingresa a la transacción IDCP para guardar la impresión de la Nota Crédito con clase de mensaje ZC23 y libro NC01.

5. El responsable de efectuar la Nota Crédito ingresa a la transacción SP02 para tomar el número de la Nota Crédito, e ingresa a la transacción ZSDPDF copio en número anterior y guarda el original y la copia de la Nota Crédito.

6. Al finalizar el proceso, el responsable de efectuar la Nota debe solicitar la firma del Cliente y la huella y la firma del Jefe de Sede o Área o Jefe de Taller o Local.

VII. Aspectos Relevantes. Es importante tener presente que este proceso se realiza EN FORMA PERIÓDICA PARA TODAS LAS EMPRESAS DEL GRUPO DERCO.

Elaboró Revisó Aprobó

Analista de Proyectos Ana María Casas Rocha

Analista Contable Paola Rodriguez

Jefe de Contabilidad Olga Acosta

Gerente Administrativo y Financiero

Andres Valdivia

VIII. Glosario y Definiciones.

1. Nota Crédito: son documentos o comprobantes que la hace

organización genera para realizar un ajuste a una cuenta, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.

2. Nota Crédito Financiera Pedido: es un tipo de nota crédito utilizada para realizar descuentos que no hayan quedado incluidos en la factura y se hace exclusivamente facturación de repuestos.

3. Nota Crédito Financiera por Orden: es un tipo de nota crédito utilizada para realizar descuentos que no hayan quedado incluidos en la factura y se hace para facturas de repuestos que incluyan el servicio.

4. Nota Crédito Anulatorio por Pedido: es un tipo de nota crédito utilizada para anular el 100 % de la factura solicitada que incluyen exclusivamente repuestos.

5. Nota Crédito Anulatorio por Orden: es un tipo de nota crédito utilizada para anular el 100 % de la factura solicitada de repuestos que incluyen servicios.

6. Devolución Parcial por Pedido: es un tipo de nota crédito que genera la devolución de uno o varios repuestos que aparecen en la factura.

7. Devolución Parcial por Orden: es un tipo de nota crédito que genera la devolución de uno o varios repuestos que incluyan servicios y que aparecen en la factura.

IX. Anexos.

1. Formato De Solicitud De Nota Crédito Servicios Y Repuestos.