87810322 Producao e Gestao de Eventos

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APRESENTAÇÃO

A atividade de eventos vem crescendo notavelmente no Brasil e no mundo. Há

décadas os profissionais vêm se aperfeiçoando e desdobrando-se a cada dia

em outras atividades, cada vez mais específicas. A base desse crescimento e

solidez é o conhecimento e o estudo, através de cursos acadêmicos e

educação continuada. Se o segmento de Eventos por um lado oferece um

leque de especializações, por outro, absorve mão de obra graduada em

diversas áreas, como Comunicação Social, Marketing, Publicidade, Relações

Públicas, Administração, Turismo, Hotelaria e correlatas da área das Ciências

Humanas.

Atualmente, os governos promovem eventos como parte de suas estratégias

para o desenvolvimento econômico, crescimento da nação e marketing de

destino, um exemplo disso é o Salão do Turismo, evento já consolidado

nacionalmente.

E, principalmente, a promoção de eventos que se proliferam em todos os

Estados, das mais diversas e variadas formas.

O Turismo de Eventos é, hoje, o maior produtor de negócios e gerador de

renda, emprego e divisas. O país se prepara para entrar em fase de pré-evento

diante da previsão de abrigar um dos maiores eventos mundial: a Copa do

Mundo de 2014. Para tanto é preciso estar preparado, e essa etapa começa

agora, com a informação, o conhecimento e a mão de obra se especializando

em segmentos que se classificam na estrutura de suporte para eventos.

O turismo de negócios é uma realidade. Embora sempre nos remetêssemos ao

turismo como atividade de lazer, belezas naturais e atrativos culturais, a

realidade da relação dos negócios com o turismo está cada vez mais unificada.

Não é possível fazer uma dissociação e isto traz para o turismo como negócios,

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uma série de benefícios. Os eventos trazem uma relação de negócios e de

forma intrínseca, uma atividade turística.

Neste curso de Produção e Gestão de Eventos, ao abordarmos temas técnicos

e descrevermos instrumentos e ferramentas de trabalho que geram a

produção, veremos também a forma de como gerir e administrar os eventos de

forma produtiva e rentável. E, seja qual for o evento, teremos incluso um veio

turístico. Bom curso e bom aproveitamento!

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ÍNDICE APRESENTAÇÃO-------------------------------------------------------------------------02

CAPÍTULO 1-----------------------------------------------------------------------------------04

Eventos: uma introdução

CAPÍTULO 2-----------------------------------------------------------------------------------19

Fases e etapas do evento: Pré-evento

CAPÍTULO 3-----------------------------------------------------------------------------------26

Fases e etapas do evento: Transevento

CAPÍTULO 4-----------------------------------------------------------------------------------28

Organização de Mesas

CAPÍTULO 5-----------------------------------------------------------------------------------37

Normas de Cerimonial Público e Ordem de Precedência

CAPÍTULO 6-----------------------------------------------------------------------------------41

Cerimonial e Protocolo

CAPÍTULO 7-----------------------------------------------------------------------------------62

Símbolos Nacionais

CAPÍTULO 8-----------------------------------------------------------------------------------69

Eventos e Turismo

CAPÍTULO 9-----------------------------------------------------------------------------------74

Turismo de Eventos e de Negócios

CAPÍTULO 10---------------------------------------------------------------------------------77

Entidades de Fomento e organização de eventos

CAPÍTULO 11---------------------------------------------------------------------------------80

Documentos importantes | Pós-evento | Dicas

CAPÍTULO 12---------------------------------------------------------------------------------89

Gerenciando Eventos como projetos

GLOSSÁRIO DE EVENTOS--------------------------------------------------------- 92

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CAPÍTULO 1 Eventos: uma introdução

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1. EVENTOS: UMA INTRODUÇÃO 1.1 CONCEITOS DE EVENTO

Os eventos sociais, acadêmicos, científicos, públicos ou particulares, oficiais ou

empresariais, têm por finalidade reunir profissionais e especialistas de uma

determinada área de atuação para transmissão de informações de interesse

comum aos participantes. As informações são transferidas oralmente, de

maneira formal ou informal, e, via de regra, reunidas e disseminadas aos

participantes através de documentos específicos.

Os eventos podem ser realizados, de acordo com a importância e a

abrangência do assunto tratado, de pequenos encontros de especialistas até

congressos internacionais reunindo um grande número de participantes.

Assumem um papel de grande importância no processo da comunicação, na

medida em que a transmissão de idéias e fatos novos são levados à tona e

divulgados de forma segura, rápida e objetiva.

Evento é o conjunto de ações previamente planejadas com o objetivo de

alcançar resultados definidos junto ao seu público alvo. Segundo o dicionário Aurélio, evento é qualquer acontecimento de especial

interesse, capaz de atrair público e de mobilizar meios de comunicação.

Para Relações Públicas, evento é considerado “a execução de projeto

devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de manter, elevar

ou recuperar o conceito de uma organização junto ao seu público de interesse”

(CESCA, 1997).

Evento é um fato e com tal é abordado em quase todas as definições descritas. A fim de aproximar mais o tema deste curso com a temática do

turismo, tratemos de eventos como “parte significativa na composição do

produto turístico, atendendo intrinsecamente as exigências de mercado em

matéria de entretenimento, lazer, conhecimento, descanso e tantas outras

motivações” (MARTIN apud ANDRADE, 1999)

Pode-se caracterizar como impactos positivos do setor de eventos para o

turismo, segundo Edna Leite Dias (BAHL, 2003):

- é uma área pouco atingida em época de crise;

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- não depende do regime governamental;

- gera divisas e empregos;

- não é influenciada pela sazonalidade da atividade turística;

Giacaglia (2008) aponta ainda como benefícios gerados pelos eventos tanto

para empresas quanto para os consumidores:

- estreitamento das relações com os clientes, possibilitando a interação destes

com os profissionais da empresa, facilitando as vendas;

- apresentação dos produtos e serviços da empresa para seu mercado

consumidor;

- ganho de novos clientes, além da geração de banco de clientes potenciais de

prospecção para a equipe de vendas;

- obtenção de informações sobre o mercado e concorrentes;

- diversidade de empresas no mesmo espaço, facilitando para os

consumidores;

- possibilidade de estabelecimento de novos contatos comerciais e parcerias;

- alavancagem da imagem institucional.

O planejamento é a principal ferramenta de trabalho para a execução de um evento. Conhecer a fundo todos os assuntos relacionados a este conteúdo

é de extrema importância para quem trabalha ou pretende trabalhar nesta área

com tantos desdobramentos. Evento, produção e gestão exigem conhecimento e embasamento técnico.

1.2 CLASSIFICAÇÃO E TIPOLOGIA DOS EVENTOS Os eventos podem ser classificados, do ponto de vista organizacional, em

institucionais e promocionais.

• Os eventos institucionais são aqueles que visam criar ou firmar o

conceito / imagem da empresa, entidade, instituição, governo ou pessoa,

sem objetivos mercadológicos imediatos;

• Os eventos promocionais: são aqueles que visam à promoção da

empresa, da entidade, instituição, governo, pessoa, produto ou de um

serviço visando fins mercadológicos.

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De forma abrangente, os eventos podem ser classificados por diversas formas.

As principais formas de classificação dos eventos são:

* Por categoria – podem ser classificados como institucional - quando visa criar

ou firmar o conceito e a imagem de uma empresa, entidade, governo ou

pessoa e promocional ou mercadológico - quando objetiva a promoção de um

produto ou serviço, visando fins mercadológicos.

* Por localização ou abrangência – são agrupados segundo o alcance do

evento e na captação dos participantes. Podem ser: mundiais, internacionais,

latino-americanos, brasileiros, regionais ou municipais.

* Por data ou frequência – podem ser fixo - quando tem data invariável de

acordo com as comemorações cívicas (7 de setembro), religiosas (Dia de

Nossa Senhora Aparecida), específicas (Carnaval), periódica (Copa do

Mundo).

* Por sua dimensão – está relacionado com o número total de participantes.

Podem ser:

- Macro – mobiliza milhares de pessoas, colaboradores e participantes.

Exemplo: Copa do Mundo.

- Grande porte-mobiliza milhares de pessoas, sendo operado apenas por

empresas privadas. Exemplo: Festa de Peão de Barretos.

- Médio porte-com adesão de até mil participantes.

- Pequeno porte – abrange apenas um segmento e tem número específico e

reduzido de público.

* Pelo perfil dos participantes:

Geral, aberto a vários setores. Ex.: Salão do Automóvel de São Paulo

Dirigido e realizado entre profissionais com atividades comuns. Ex.:

Convenção Nacional do Comércio Logista

Especifico composto por técnicos e profissionais com atividades e

interesses comuns. Ex.: Congresso Internacional de Endocrinologia

*Por adesão – opção em aderir ou não.

São classificados como: fechado - adesão restrita em que o participante recebe

o convite restrito do organizador, que normalmente paga todas as despesas e,

aberto-podendo o participante ser pagante ou não, ao acesso e serviços.

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* Por objetivo ou área de interesse – é identificado de acordo com a finalidade

e os objetivos do evento. Podem ser: artístico, científico, cultural, desportivo,

cívico, gastronômico, religioso, empresarial, social, técnico, político, turístico

dentre outros.

* Por tipologia – os tipos de eventos mais conhecidos e os que mais

representam maior movimentação para a infraestrutura turística serão descritos

abaixo. É importante lembrar que cada uma das classificações descritas pode e

geralmente agrupa inúmeros tipos de eventos.

Exposições: São formas de expor produtos, objetos, fotografias, serviços, documentos a um

público geral ou específico com a finalidade de divulgar e/ou vender. Existem,

todavia, várias formas de se expor com características diferentes. Dessa forma,

as exposições podem ser classificadas em:

- Feira: é uma iniciativa ampla em que uma ou várias empresas se associam

para divulgar e promover seus produtos, técnicas e serviços, visando à

comercialização.

- Roadshows: é um tipo de exposição que se caracteriza pelo fato de ser

montado sobre rodas (ônibus ou carreta), constituindo-se num evento

itinerante. Tem por objetivo divulgar, promover novas tecnologias, políticas de

atuação e preservação, conquistar associados e parceiros, demonstrar

produtos e serviços, informar sobre uma empresa, organização, governo,

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partido político entre outros. É geralmente apresentado em regiões menos

acessíveis às informações de mercado.

- Showcasing: tipo de evento que se constitui em uma alternativa mais

econômica de exposição em que os produtos e serviços estão dispostos em

vitrines fechadas e os visitantes não tem contato direto com os expositores,

comunicando-se por telefones instalados em cabines anexas, diretamente

ligadas à central de informação do expositor.

- Mostra: caracteriza-se como um evento de pequeno porte com data móvel,

podendo ou não ser itinerante, mantendo sua formatação original. Visam

apenas divulgar produtos, serviços, documentos etc.

- Salão: é um espaço de exibição publica de produtos e serviços destinados a

um público mais ou menos segmentado. Tem como finalidade a promoção,

divulgação e informação, não pretendendo a venda direta.

Encontros técnicos e científicos:

- Congresso:

É uma programação centrada em uma área do conhecimento com objetivo de

atualização, divulgação ou transferência de conhecimentos científicos e novas

técnicas. È realizado, geralmente em vários dias, podendo contar com a

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inclusão de outros encontros dentro deste. É promovido por entidades

associativas ou profissionais.

- Conferência:

É a exposição de um assunto de amplo conhecimento do conferencista, que

geralmente é pessoa reconhecidamente competente. Após a explanação, o

conferencista responde às perguntas formuladas pelos ouvintes. Este tipo de

evento, normalmente, é um dos formatos utilizados em seminários e

congressos. Tem curta duração quando acontece como evento isolado.

- Simpósio:

Considerado uma variação de mesa redonda e com o objetivo de realizar um

intercâmbio de informações, o simpósio conta com vários expositores e com a

presença de um coordenador, que orienta a discussão a fim de não desviá-la

do tema geral de interesse. Possui duas diferenças da mesa redonda: os

participantes são especialistas de grande renome e eles não debatem entre si.

- Painel:

Caracterizado por um grupo de apresentações, no qual até quatro expositores

apresentam temas predeterminados, orientados por moderadores. É uma

forma de reunião limitada a um pequeno número de especialistas. Na

apresentação, os expositores colocam individualmente seus pontos de vista

sob o tema, sendo que o orador principal dispõe de tempo maior para sua

explanação. A seguir, acontecem os debates e são respondidas as perguntas

da platéia, que são feitas por escrito, sem a necessidade de identificação,

conforme as regras da mesa redonda.

- Seminário:

Semelhante ao congresso, porém de menor porte e tem por objetivo a

transmissão, atualização, o debate, a divulgação ou a transferência de

conhecimentos e técnicas centrados num tema básico, que pode ser

desdobrado em subtemas.

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- Oficinas:

As oficinas refletem a apresentação e discussão de estudos da área

educacional, novos produtos e dinâmicas, com o objetivo de disseminar o

conhecimento e a prática relativos aos temas enfocados. Possuem a

formatação semelhante aos workshops e podem fazer parte de eventos de

maior porte.

- Workshops:

Muito utilizado na área empresarial, tem objetivo promocional ou comercial. É

um evento de curta duração, sendo dividido em um momento expositivo, sobre

determinado tema, serviço ou produto e em um momento de demonstração do

produto ou serviço. Geralmente exigem resultados imediatos, por parte dos

participantes.

- Fórum:

É um tipo de reunião, cujo objetivo é conseguir efetiva participação de um

público numeroso, motivado por um coordenador, que levanta o problema de

interesse geral.

Desfile:

Pode ter caráter social, marketing, promocional, moda, filantrópico, cívico ou

comunitário. Na maioria das vezes, o público compra o convite. Na platéia,

atrações como artistas, celebridades, autoridades, etc.. Grandes eventos são

realizados em Desfile, como o SPFW – São Paulo Fashion Week, que recebe

público nacional e internacional, além das celebridades e imprensa.

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- Desfile cívico

É apresentado geralmente pelas Forças Armadas, em datas especiais ou por

escolas que também comemoram datas cívicas. Os desfiles são realizados, em

sua grande maioria, em vias públicas.

- Paradas

São eventos abertos ao público, por interesse e, em geral, por simpatia e

curiosidade. Normalmente, trazem carros alegóricos ou de som e uma

parafernália de equipamentos lúdicos. Um exemplo bastante famoso é a

Parada GLBT.

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Excursões:

- Técnicas:

Caracterizam-se por deslocamentos de pessoas, dentro ou fora de seu local de

origem residencial, com o objetivo de propiciar o convívio e a interação com um

novo produto, serviço, idéia ou instituição. São normalmente realizadas por

agencias de viagens ou operadoras turísticas. Podem ter o caráter de excursão

(um dia, sem pernoite) ou de viagem (mais de 24 horas e menos do que seis

meses).

- De incentivo:

As políticas de incentivo vêm sendo adotadas com muita frequência como

maneira de motivar equipes de vendas e outros funcionários, proporcionando o

aumento da produção desta mão-de-obra. Esse incentivo geralmente se

caracteriza como um prêmio, sendo o mais usual a viagem de turismo e lazer.

A colocação dos funcionários e a premiação são realizadas em eventos abertos

ou fechados, que dão início ao processo de incentivo que culmina no prêmio da

viagem.

Cerimônias:

Casamento Formatura

- Casamento:

Os casamentos constituem cerimônias únicas e devem ser planejadas de

forma especial. O casamento é uma celebração religiosa e/ou civil entre duas

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pessoas e exige a contratação de alguns serviços e fornecedores que levem

em conta não só a criatividade e a necessidade do cliente, mas o que ele está

disposto a pagar. Nas cerimônias de bodas, o casal renova seus votos de

casamento, seja ao lado dos filhos, netos ou demais familiares. Abaixo, segue

a lista de nomenclatura para bodas de casamento.

Bodas de casamento

Número de anos Nomenclatura 01 Papel 02 Algodão 03 Couro 04 Flores 05 Madeira 06 Ferro 07 Cobre ou lã 08 Bronze 09 Pote de madeira 10 Estanho 11 Aço 12 Seda 13 Renda 14 Marfim 15 Cristal 20 Louça ou Porcelana 25 Prata 30 Pérola 35 Coral 40 Rubi 45 Safira 50 Ouro 55 Esmeralda 60 Brilhante 65 70

Diamante Vinho

- Posse:

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Consiste em oficializar determinada pessoa a uma função para qual foi eleito

ou designado. As posses devem obedecer ao Cerimonial e Protocolo oficial. Algumas instituições têm em seu regimento como se deve proceder na

cerimônia.

- Cerimônias acadêmicas:

As cerimônias acadêmicas são compostas pela formatura, outorga de títulos e

aula magna. Devem obedecer ao Cerimonial Castrense.

A outorga de títulos consiste em cerimônia de homenagem em reconhecimento

aos serviços prestados à comunidade acadêmica.

A aula magna abre o ano letivo, sob a característica de uma palestra em

sintonia com o curso. Cerimonial Castrense, caso estejam presentes o

Magnífico Reitor e Doutores Pró - Reitores e Professores Doutores.

Encontros de convivência:

Os encontros de convivência são realizados com o intuito de reunir pessoas em

momento de descontração e lazer. Podem estar inseridos em eventos de

negócios, encontros religiosos ou serem concebidos essencialmente ao lazer.

Coquetel Show

- Coquetel

É uma reunião social onde as pessoas têm determinado objetivo e cuja

característica é o serviço ser passante e os convidados circulando em pé. Tem

tempo determinado para começar e finalizar.

- Almoço ou jantar:

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Podem ser realizados em restaurantes, clubes, hotéis, refeitórios de empresas,

clubes, residências, etc.. Estes locais devem ser reservados, o cardápio e o

serviço, previamente escolhidos.

- Festival:

É um evento de cunho artístico-cultural, periódico, objetivando competição,

promoção comercial ou divulgação. Sua principal característica é a de ser um

espaço formador, fomentando a experimentação artística e a formação de

recursos humanos.

- Show:

Trata-se de uma apresentação de música, dança, outras atividades artísticas e

culturais, a um público específico, com finalidade de oferecer entretenimento.

Programas de visitas:

- Famtour:

Bastante utilizado no meio turístico, consiste em visitas e viagens programadas

pelos operadores e empresas turísticas destinadas aos agentes de viagens. A

finalidade deste evento é fazer com que o profissional que comercializa

pacotes e produtos turísticos conheça melhor seus produtos para melhor

divulgá-los e vendê-los.

- Open Day-

Evento tipo visita, com tempo determinado, nas dependências da empresa,

indústria, loja, etc... Estilo reunião para mostrar sistemas, métodos,

equipamentos e materiais a determinado segmento de público, com o intuito de

aproximar a empresa do seu mercado. Existem dois tipos de open Day. O

primeiro se destina à visitação por grupos de interesse, como revendedores,

distribuidores, agentes, associações de classe e novos funcionários. O

segundo destina-se a visitação de missões especiais, comitivas estrangeiras,

autoridades e personalidades diversas, sobretudo quando a empresa mantém

relações internacionais.

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1.3 PERFIL DO PROFISSIONAL DE EVENTOS

A organização de eventos requer profissionalismo do início do projeto ao pós-

evento. Em todas as etapas dos eventos são envolvidas diversas pessoas

dentre fornecedores, profissionais de som, luz, espaços, bufês, bebidas, toldos,

stands, transporte, segurança, coordenadores, recepcionistas, mestre de

cerimônias, decorador, músicos etc. Para todos eles, um denominador comum:

qualidade na prestação dos serviços.

É imprescindível um planejamento rigoroso do evento e a contratação de

serviços de fornecedores e recursos humanos que trabalhem com o mesmo

patamar de qualidade e profissionalismo. Além disso, podemos elencar alguns

itens de destaque do perfil do profissional da área de eventos.

Para o gerente ou coordenador de eventos é necessário, conhecimento das

funções, perfil de liderança, dinamismo, habilidade de motivar e inspirar os

demais envolvidos e capacidade de lidar com imprevistos.

- Conhecimento das funções:

Para organizar ou trabalhar em eventos, é necessário ter conhecimento técnico

sobre o assunto e suas especificidades. É necessário conhecer ainda que

superficialmente, cada função a ser exercida por todos que compõem a equipe.

Aproveite para pesquisar um

pouco mais sobre o assunto nos

sites e vídeos relacionados deste

curso.

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Um evento proporciona, sobretudo, contato com pessoas, intercâmbio de

informações e abordagem a autoridades. O conhecimento amplo de assuntos

não relacionados com o evento em si também vai contribuir para seu

andamento eficaz e evitará constrangimentos e situações embaraçosas.

- Discrição:

Num evento, as pessoas que estão trabalhando não devem jamais chamar

atenção. Devem agir de forma transparente. Ter discrição, saber resolver os

problemas de forma que outras pessoas não percebam. Trabalhar em eventos

é trabalhar nos bastidores. No foco das atenções apenas o cliente, o público, o

produto e os convidados.

- Apresentação:

Muito relacionada com o fator discrição, a apresentação da equipe é algo muito

importante. Deve-se observar neste item como o profissional se apresenta

tanto no modo de falar quanto no que usa de vestimenta. Em evento ou

compromisso oficial trajar-se de forma correta é norma a ser cumprida de

acordo com o horário, local, tons, cores, padrões, texturas, clima, idade, tipo

físico, cargo. Tudo deve ser observado, analisado e cumprido.

- Pontualidade:

O horário pré-determinado tanto de inicio como de término do evento deve ser

respeitado. Alguns locais não permitem solenidades e outros acontecimentos

após determinado horário e isso deve ser respeitado. Assim, a pontualidade

deve ser um fator presente em todo o processo de organização do evento. E,

como o evento é feito por pessoas, o cumprimento do horário pelos

profissionais deve ser rigorosamente utilizado. É uma questão de respeito para

com o público que chegou no horário previsto.

- Versatilidade e Agilidade:

A capacidade de improvisar e conduzir situações imprevistas devem ser uma

característica e um talento do profissional de produção e gestão de eventos.

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Ser versátil diante de uma situação não programada e ser ágil para executar a

solução. Ambas as ações não podem ser, sequer, notadas pelo público.

- Comunicabilidade:

Evento não acontece com o trabalho de uma ou duas pessoas. Evento é,

essencialmente, o resultado do trabalho de uma equipe. Como todo trabalho

em equipe exige comunicação entre seus integrantes a fim de favorecer a

praticidade das atividades, nos eventos isso também deve acontecer,

frequentemente. As informações são passadas por olhares, andanças,

direcionamentos, frutos de observação e atenção ao que acontece todo o

tempo em todo o espaço. Quando é preciso o uso da fala, essa comunicação

deve ser rápida e direta, porém eficaz para não deixar dúvidas sobre o que

fazer ou o que está acontecendo.

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CAPÍTULO 2 Fases e etapas do evento: pré-evento

22

2. Fases e etapas do evento: pré-evento 2.1. PRÉ-EVENTO O pré-evento corresponde à fase inicial do evento. É neste momento em que são

definidos o projeto e o planejamento das atividades, detalhamento dos custos a serem

disponibilizados para o evento, definição dos tipos de serviços a serem contratados

dentre outros.

Dentre as principais etapas desta fase, tem-se:

-Contato com o contratante (cliente)

Ao ser procurado por alguma empresa, instituição, pessoa física, enfim cliente, o

profissional deve ser pontual e apresentar-se física e mentalmente preparado para a

ocasião. A primeira impressão é a que fica.

- Definição dos objetivos

Conhecer tudo que envolve o evento serve, sobretudo, para dar direcionamento na

organização e na obtenção dos resultados esperados no mesmo.

A definição dos objetivos vai depender muito do tipo do evento que será realizado. São

totalmente diversos um dos outros e portanto exige projeto específico. Cada evento é

por si só, único. Pelo menos para aquele cliente, naquele momento.

- Orçamento disponível

O valor a ser gasto em tcada projeto deve ser o primeiro passo a ser discutido e, a

partir daí, dar início aos ajustes de ambos os lados: cliente, dono do recurso, e gestor

do evento, que vai transformar o dinheiro em sucesso. Regra geral é o passo principal,

demorado e criterioso para ser fechado. Daí em diante é trabalhar nas fases

seguintes.

- Estratégias e apresentação do plano

Depois de definidos os objetivos e orçamento, deve-se partir para a escolha das

estratégias a serem adotadas, sempre relacionando com as etapas anteriores.

A estratégia constitui fator determinante para o alcance dos resultados e do sucesso

do evento. Devem constar as seguintes ações e decisões: o objetivo, o público-alvo,

tipo, o tema, o local, a data e horário, o que se pretende atingir e obter como feedback.

No mais é utilizar as ferramentas da administração, como estabelecer cronograma,

fluxograma e checagem diária das atividades. O controle financeiro (entrad/saída)

também é diário.

- Tema e público-alvo

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As escolhas do tema e do público-alvo estão relacionadas à tipologia do evento. O

título ao lado da logomarca facilitará a divulgação, e a segmentação do público

proporcionando atingir uma divulgação mais direta e em menos tempo.

- Local, data e dia

Escolher o local é definir o evento. Para eventos de médio a grande porte, observe-se:

- a infraestrutura: hospedagem, alimentação, entretenimento, transporte e

deslocamento interno, além das vias de entrada e saída, qualidade desses serviços,

dentre outros.

- situação geral e sociopolítica: verificar a situação em relação a segurança física,

epidemias, movimentos ou conflitos sociais e políticos da cidade, estado ou país

- acessibilidade: no que diz respeito ao transporte aéreo, rodoviário, ferroviário ou

fluvial.

- atrações turísticas que motivem a adesão ao evento

- conveniência dos patrocinadores potenciais

- apoio dos órgãos públicos

- nível de aceitação

Outros pontos a serem observados:

Espaço - necessário a depender do tipo de evento e do público esperado. Por

exemplo, se o evento for qualquer tipo de exposição (feira, salão, mostra) o local deve

ser amplo e que permita a disposição de stands. Já para um encontro cientifico

(seminário, palestra, congresso) é útil um espaço com cadeiras ou poltronas

confortáveis e proporcionais ao número de participantes.

Infraestrutura – condição para instalações de som, retroprojetor ou data show, pontos

de energia, palco, cortinas, banheiros, copa/ cozinha, estacionamento, sala de apoio,

recepção, limpeza, segurança, iluminação pública, hospedagem, acessibilidade,

facilidade de serviços de transporte público e privado para o local, facilidades de

serviços como lanchonetes e restaurantes, meios de hospedagem, farmácia dentre

outros, elevadores e rampas de acesso.

Data e Dia – reservar na agenda de eventos da localidade com bastante antecedência,

para garantir que nenhum outro evento similar divida o público interno. Não só de

público externo constitui-se um evento. Os dois públicos se complementam e somam

divisas para o sucesso e a divulgação do acontecido. Quanto ao dia da semana é

interessante aproveitar feriados prolongados e finais de semanas para que possa com

isso agregar companhias aos participantes principais, aumentando a prestação de

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serviços e consequentemente a arrecadação em hotéis, restaurantes,

entretenimentos, citys tours, etc..

- Captação de Recursos

Cada vez é maior a procura por organizadores de eventos que estejam aptos a

trabalharem na captação de recursos. A gestão do evento começa por aí.

No Brasil, o patrocínio em eventos culturais e artísticos é favorecido por leis de

incentivo fiscal à cultura nas esferas federal, estadual e municipal. Dentre as principais

leis de incentivo, destacam-se:

- Lei Rouanet: Lei Federal nº 8.313, de 1991, que permite às empresas abater até 4%

do Imposto de Renda.

- Lei do audiovisual: Lei Federal nº 8 685, modificada pela Medida Provisória 1.515,

que permite desconto de até 3% para pessoas jurídicas e de até 5% para pessoas

físicas sobre Imposto de Renda para quem comprar cotas de filmes em produção, no

limite de R$ 3 milhões.

- Lei de Incentivo à Cultura: Lei Estadual nº 8.819 que permite destinar recursos

públicos a projetos aceitos, até 80% do custo total de cada um.

Para tanto necessário se faz registrar o projeto pelo menos um ano antes, em leis de

patrocínio para captação de recursos dos governos.

Nas empresas privadas, a programação de Marketing elabora o calendário de eventos

geralmente no ano anterior, o que significa dizer que é preciso também, se antecipar

com as solicitações de patrocínios, apoios e colaborações.

A definição de cotas em quaisquer das etapas é estudada entre o cliente, o gestor e o

produtor do evento.

Um detalhe muito importante a ser observado é o da necessidade de estruturar uma

equipe bem treinada para comercializá-las. Uma equipe de vendedores qualificados

para tal é essencial para o sucesso da captação de recursos.

- Reunião com os envolvidos

Para a realização de um evento ser satisfatório, toda a equipe deve estar informada

sobre o evento num todo e cada etapa detalhadamente. Todos devem ser cientes das

suas funções e quais as atividades que serão desenvolvidas. Além de todos estarem

“falando a mesma língua”, os colaboradores devem trabalhar em sintonia e com muita

comunicação, a fim de evitar falhas na execução das atividades e conflitos pessoais

internos.

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É interessante propor à equipe de colaboradores e parceiros um momento inicial de

apresentação com dinâmicas de grupo a fim de integrar o grupo. Reuniões frequentes

também é uma boa idéia para acompanhamento do grupo e resolução de possíveis

conflitos. Isso é de fundamental importância. Todos se manterem informados todo o

tempo.

- Contratação de serviços de terceiros

Em sua grande maioria os serviços que compõem a organização e a execução de um

evento, são terceirizados.

- equipamentos audiovisuais - retroprojetor, data show, som, microfone, filmadora

- gráfica -divulgação, crachás, ficha de inscrição, folders, cartaz, papelaria

- Bufê – toa a parte de A&B (alimentos e bebidas)

- decoradores/ambientadores

- fotógrafos/cinegrafistas

- seguranças

-manobristas

- recepcionistas

- transporte para palestrantes ou artistas

- mestre de cerimônia

- tradutores/intérpretes, etc..

Antes de contratar serviços de terceiros, é importante procurar conhecer a ficha

técnica do fornecedor, buscando referências e indicações. É interessante analisar,

sobretudo, a idoneidade da empresa, a situação econômica, histórico de sua atuação,

qualificação dos seus profissionais, recursos técnicos e tecnológicos e áreas de

atuação. Além disso, para assegurar que os serviços contratados sejam efetuados, é

imprescindível a celebração de um contrato entre as partes. O contrato é um

documento oficial que descreve todas as responsabilidades e direitos dos envolvidos,

bem como as áreas de atuação e serviços pertinentes.

- Elaboração do programa

O programa geral do evento deve ser elaborado em conformidade com o tema

principal definido. É feito em combinação com o contratante.

Os principais itens a constar neste programa são: período de realização do evento,

horário de inicio e término, tema principal, atividades a serem oferecidas ao público e

seus respectivos dias, horários e local (is), horários de intervalos para lanche e

almoço, promoções a serem realizadas no evento, informações sobre transporte e

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hospedagem, caso necessário, aos convidados e participantes, atividades paralelas,

como passeios, visitas, excursões etc., valor a ser pago pelo participante e formas de

pagamento.

- Confecção do material promocional

O briefing do produto é passado a equipe de Marketing (profissionais de publicidade

ou designer) que elabora o material promocional e apresenta ao cliente. Cabe ao

produtor e gestor do evento acompanhar essa etapa afim de que sejam cumpridas as

regras de tempo e ações.

A distribuição deste material deve atingir o público geral e, desse total, ser esperada a

confirmação de 60%.

- Divulgação

Os tipos de mídia a serem utilizados para divulgação devem estar de acordo com o

público que se quer atingir. Para eventos abertos ao público em geral, por exemplo,

mídias como TV e rádio faz muito efeito. No entanto, se o público que se quer atingir é

de uma determinada área de conhecimento, como é o caso de congressos científicos,

mídias como TV e rádio devem ser utilizadas, mas deve-se convergir distribuição de

material para associações, conselhos, instituições, ligadas à área em questão.

Malas diretas, jornais corporativos, informativos científicos, sites específicos e folderes

devem ser enviados diretamente aos interessados. O rádio foi, é e continua sendo o

maior divulgador de fatos entre todos os meios de comunicação. Todos escutam e

chega onde outros meios não alcançam.

- Inscrições ou cadastro dos participantes / visitantes

Fixar e comunicar os locais e as formas de efetuar a inscrição, cadastro ou compra de

ingressos. Em casos de shows, festivais, em que o público é mais aberto, os locais

devem ser centrais para a comodidade do participante.

Geralmente os eventos científicos, a empresa organizadora, gestora e produtora do

evento é responsável palas inscrições e demais tópicos de secretaria.

Com o advento da internet essa tornou-se uma aliada nessa e em outras fases da

gestão do evento.

2.2. PROPOSTA DE PROJETO PARA EVENTOS Com o intuito de melhorar o planejamento e operacionalização de um evento é

essencial a elaboração de um projeto com informações básicas a fim de direcionar o

desenvolvimento das atividades necessárias à sua efetivação.

27

Aqui neste tópico, será apresentada uma proposta para elaboração de projeto para

eventos. Lembrando que, a depender do tipo do evento, alguns itens devem ser

retirados e outros acrescentados.

PROPOSTA PARA ELABORAÇÃO DE PROJETO DE EVENTOS 1. Título

2. Entidade ou empresa promotora

3. Entidade ou empresa organizadora

4. Cidade-sede

5. Apresentação do evento (tema, local, data(s), público-alvo, resumo do

evento anterior etc).

6. Objetivos

7. Justificativa

8. Programa do Evento

9. Orçamento (recursos materiais (administrativo), recursos humanos,

materiais de divulgação, recursos audiovisuais e equipamentos...)

10. Cronograma

11. Anexos (instalações, planta ou croqui do local, modelo de ficha de

inscrição, e de formulário de avaliação, regulamento de funcionamento do

evento, modelos de materiais de divulgação, cotas de patrocínio, fotos,

dentre outros)

28

CAPÍTULO 3

Fases e etapas do evento: transevento

29

3. FASES E ETAPAS DO TRANSEVENTO

3.1 EVENTO

Também conhecida como transevento, esta fase consiste na aplicação das

atividades previstas no pré-evento. O instrumento de trabalho mais eficaz nesta

fase é o check-list ou mapa de produção, que nada mais é do que o documento

que informa a relação de providências, tarefas e materiais necessários ao

evento.

A secretaria do evento é responsável pelo apoio administrativo do evento,

portanto deve ser instalada e completamente equipada no local com materiais

e equipamentos como computador, impressora, Xerox, telefones, internet, e

material de escritório.

As principais atribuições da secretaria são:

• efetuar inscrições e credenciamento

• recepcionar os participantes, convidados e autoridades

• providenciar materiais para os palestrantes

• atender aos participantes com informações e provisão de materiais

• atender e apoiar ao plenário

• entregar certificados

O serviço de recepção é considerado o cartão de visitas, pois o primeiro

contato que o participante terá ao chegar a um evento é com os recepcionistas.

As atribuições dos recepcionistas serão definidas pelos coordenadores, mas é

valido lembrar que esses profissionais do serviço de recepção devem estar

bem apresentáveis e preparados para lidar com o público. Dessa forma,

quesitos como uniformidade, identificação, maquiagem discreta e poucas jóias,

além de sapatos confortáveis devem ser lembrados ao pensar neste serviço.

A depender da tipologia, do público e, principalmente do porte do evento, é

interessante a existência de uma sala de imprensa, bem como uma sala VIP

para recepcionar jornalistas, bem como autoridades e convidados especiais.

No mais, a execução do evento em si deve buscar seguir todo o planejamento

realizado, buscando evitar imprevistos e dissabores. Todavia, se acontecer

alguma falha, o profissional encarregado e toda sua equipe devem ter agilidade

30

e versatilidade para solucionar o problema de modo que os participantes ou

convidados não percebam a falha.

CAPÍTULO 4 Montagem de mesas

31

4. MONTAGEM DE MESAS 4.1 TIPOS DE MESA

A depender do tipo de evento, as mesas podem ser dispostas de diversas

maneiras. Deve-se atentar para o espaço, para o motivo do evento dentre

outros aspectos. Abaixo, segue alguns dos principais e mais utilizados.

Em toda cerimônia oficial um dos aspectos mais importantes é o referente à

hierarquia.

Regra geral as mesas são montadas em numeração ímpar. Tradição e

facilitação da colocação das pessoas nos lugares.

4.2 COMPOSIÇÃO DE MESA Na composição das mesas devem ser observadas as precedências e, em

algumas situações, usar o bom senso. Abaixo, segue alguns modelos.

Mesas de Honra

Evento com mesa composta com número ímpar de pessoas

1) Maior autoridade presente (quem preside a mesa)

2) 2ª pessoa mais importante presente

3) Anfitrião

4) 3ª pessoa mais importante

5) 4ª pessoa mais importante 4 2 1 3 5

Evento com mesa composta com número par 1) Maior autoridade presente

2) Anfitrião




6) 5ª pessoa mais importante presente 5 3 1 2 4 6

32

Evento em que há homenageado sem presença de chefes do poder 1) Anfitrião (abrirá o evento e presidirá a mesa)

2) Homenageado



5) 3ª pessoa mais importante presente 4 2 1 3 5

Evento em que há homenageado e chefe do poder 1) Chefe do poder (abrirá o evento e, se desejar, presidirá a mesa)

2) Homenageado

3) Anfitrião (se o 1º não presidir, caberá a este)

4) Pessoa mais importante na sequência

5) Pessoa mais importante na sequência

OBS: No caso do representante do chefe do poder ser o Vice, este ocupa

também a posição 1. 4 2 1 3 5

Evento em que há representante do poder mais homenageado 1) Anfitrião 2) Homenageado 3) Representante do Chefe do Poder 4) Pessoa mais importante na sequência

5) Pessoa mais importante na sequência 4 2 1 3 5

33

Evento em empresa privada com a presença de chefias do poder 1) Governador

2) Prefeito

3) Presidente da empresa

4) Presidente da Associação Comercial

5) Convidado 4 2 1 3 5

Evento em empresa privada com homenageado 1) Presidente da empresa

2) Funcionário da empresa homenageado

3) Diretor de RH

4) Diretor de RP

5) Chefia do setor do homenageado 4 2 1 3 5

*Observação Importante: Se o lugar da lateral for ocupado por uma mulher

em decorrência de precedência, deverá ser trocado com o homem mais

próximo.

Cabeceira

Recepções à mesa

Um dos pontos mais observado nos profissionais e nos participantes de

eventos de qualquer natureza é o comportamento e a postura pessoal à mesa.

34

É dever conhecer copos, taças, talheres, pratos, guardanapos e guarnições e

utiliza-los obrigatoriamente dentro das regras de conduta estabelecidas pela

ocasião. O profissional tem o direito de não saber, mas o dever de aprender.

Da entrada a saída, todo o comportamento pesa na figura do participante,

convidado ou anfitrião.

Ao entrar em um restaurante, fazê-lo com discrição conduzindo à frente a

pessoa mais importante, caso cheguem juntos. Quando sozinho, escolher a

mesa e informar ao maitre por quem espera. O maitre informa ao convidado, á

entrada, onde está sendo esperado e o conduz. Levantar-se para a chegada de

outros e esperar que o mais importante tome lugar, primeiro.

Levantar-se sempre que uma mulher ou superior peça licença ao sair/entrar à

mesa. Fazer os pedidos dentro da ordem hierárquica, dentro dos valores

sociais. Primeiro as mulheres, segundo os mais importantes hierarquicamente.

Controlar a bebida.

Evitar cumprimentos calorosos com passantes, após o início dos serviços.

Obedecer às regras do servir e do serviço.

Comer com parcimônia.

Evitar o uso do celular.

Levantar e sair junto ao grupo e deixar as despedidas para a área externa ao

local da refeição.

Mesa à francesa

Mesa à inglesa

35

Mesa em U

Mesa quadrada com 4 cabeceiras

Mesas Circular

À Mesa 4.3 SERVIÇOS E ARRANJOS DE MESA

36

Aqui serão exibidas as principais formas de servir alimentos e bebidas.

Os esquemas abaixo apresentados têm como referência a lista abaixo a fim de

facilitar a compreensão.

1. Prato 2. Guardanapo 3. Garfo 4. Garfo para peixe 5. Colher para sopa 6. Faca para peixe 7. Faca 8. Copo para vinho branco 9. Copo para vinho tinto 10. Copo para água 11. Copo para champanhe 12. Prato para pão 13. Faca para manteiga 14. Faca para sobremesa 15. Colher para sobremesa 16. Garfo para sobremesa 17. Garfo para ostra ou melão

Serviço à brasileira No serviço à brasileira, as travessas são colocadas sobre a mesa para que os

convidados se sirvam, cabendo ao anfitrião destrinchar as carnes e servir as

bebidas. O anfitrião será o primeiro iniciar a comer e o último terminar a

refeição. Ao término o serviçal retira os pratos usados, os copos, as travessas

e, em seguida, leva à mesa às sobremesas e suas respectivas guarnições,

acompanhadas de água e copos. Por fim licor e café. Figura - Arranjo à brasileira

37

Serviço à francesa O serviço à francesa é considerado o mais cerimonioso de todos, sendo muito

utilizado em reuniões oficiais, formais, e de caráter diplomático. Este serviço

exige que se tenha uma equipe de maitre, garçons, auxiliares e serviçais

treinada para esse fim. É utilizado para servir em várias mesas de oito a doze

pessoas, podendo ser utilzado também em mesas ligadas abrangendo maior

número de convidados, desde que o serviço seja baseado na convenção

básica de serviçal/pessoa. Os convidados de honra ficam à direita dos

anfitriões; posiciona-se os demais, por ordem hierárquica seja social, familiar,

oficial. Os anfitriões ocupam as cabeceiras e os casais devem ser separados, e

intercalados para proporcionar conversação e movimentação ao

acontecimento. Homens e mulheres, intercalados. É descartada a presença de

crianças.

Os convidados de honra devem ser servidos primeiro, e em seguida, as

senhoras, a dona da casa, e, por fim, todos os homens. As travessas são

levadas a cada um dos convidados para que estes mesmos se sirvam. Figura - Arranjo à francesa

38

Serviço à americana O serviço à americana é popularmente conhecido no Brasil como serviço de

bufê e pode ser servido em qualquer refeição, desde o café da manha à ceia. A

mesa pode ser arrumada colocando-se os pratos seguidos de talheres e

guardanapos. Arranjos de flores ou frutas ocupam as laterais e as ofertas de

comidas, sequenciadas pela ordem que devem ser escolhidas. Para cada

oferta o talher sobreposto e frente a cada uma delas o seu acompanhamento

específico. Dispensam-se as ofertas de pratos que necessitem o uso da faca,

pois como o serviço é em pé e prato à mão, usa-se apenas o garfo. Etiqueta é

conforto e bem estar.

Em outro espaço as bebidas podem ser expostas com copos e guardanapos

laterais.

As sobremesas serão postas, após todos terem sido servidos e o bufê

americano ser desfeito e re-arrumado. Idem para a mesa de água, café, licor e

acompanhantes. Figura - Arranjo à americana

39

Serviço à Inglesa Existem duas versões do serviço à inglesa:

- Serviço à inglesa direto Nos restaurantes, o garçom apresenta as travessas de comida, serve a todos e

utiliza como suporte uma mesa menor e mais estreita, posta ao lado onde

descansam as travessas, permitindo ficarem sobre os olhares dos comensais e

à disposição para solicitar repetição.

- Serviço à inglesa indireto Os garçons servem os pratos já feitos e enfeitados diretamente aos

convidados, sempre pela direita dos mesmos, começando pelas senhoras.

Dica: à mesa os ingleses não apóiam as mãos em momento algum. Quando

não estão manejando os talheres, elas estão no colo, sobre o guardanapo. Figura - Arranjo à inglesa

41

CAPÍTULO 5

Cerimonial e Protocolo

42

5. Cerimonial e Protocolo 5.1 CONCEITOS

CERIMONIAL – rigorosa observância de certas formalidades em eventos oficiais entre autoridades nacionais e estrangeiras; conjunto de formalidades de atos solenes e festas públicas.

Entende-se como ato solene, uma reunião de caráter social e formal.

Base legal: Decreto federal 70.27 de 09/03/1972

Trata das: “Normas do cerimonial da República

Exemplos: Posse do Presidente da república

Recepção autoridades estrangeiras e

Cerimônias oficiais em geral

PROTOCOLO – é a ordem hierárquica que determina normas de conduta dos governos e seus representantes em ocasiões oficiais ou particulares.

É o rigoroso cumprimento de certas formalidades em eventos oficiais ou particulares, entre autoridades nacionais ou estrangeiras. É o conjunto de formalidades que se devem seguir num ato solene ou festa pública. É sinônimo de etiqueta. É também registro de atos públicos oficiais.

O Protocolo regula a conduta nas cerimônias públicas ou privadas.

São normas a serem cumpridas por um membro de qualquer corporação.

O protocolo implanta normas e métodos a serem seguidos para regular a conduta nas cerimônias públicas e privadas, estabelecendo as regras para troca de correspondência oficial e privada, atuando no modo de vestir e de se portar socialmente.

O Protocolo é um instrumento de ação que assegura ao ser social o direito de ser reconhecido pelo seu cargo e a posição que ocupa na sociedade frente a autoridades públicas, políticas, administrativas, privadas enfim por todos que compõem a sociedade, em todos os cargos, níveis e poderes. A hierarquia existe em todas as sociedades organizadas.

HIERARQUIA - é a ordem e subordinação dos poderes civis, militares eeclesiásticos;

43

- é a série continua de graus ou escalões, em ordem crescente ou decrescente; é ainda a ordenação da autoridade, em diferentes níveis, dentro de uma estrutura própria.

5.2 COMPETÊNCIAS DO PROFISSIONAL DE CERIMONIAL

Mestre de Cerimônias é o responsável pela apresentação do evento, procedendo à leitura

do roteiro e conduzindo o andamento da solenidade. Tem origem, esse cargo, na religião,

por ser o sacerdote que dirige o cerimonial litúrgico em quaisquer das linhas religiosas.

É uma função geralmente exercida por comunicadores- jornalista, repórteres, artistas, por

necessitar de boa dicção, ser discreto e ter apresentação. Deve manter postura imparcial,

não interferir com improvisos e conhecer o meio em que está atuando.

A atuação do MC segue um roteiro escrito por profissionais da empresa ou da área

específica. Por vezes ele próprio escreve em comum acordo com os organizadores do

evento.

Todo o roteiro e o script devem ser entregue à mesa de trabalho para que possa situar os

componentes da mesa com o fluxo das atividades.

O MC deve exercer sua atividade sob o comando de um dos organizadores do evento. O

seu trabalho de apresentação é que dará sequência aos acontecimentos.

O MC usa comumente o sistema de fichas de presenças para formação da mesa,

informar aos oradores as autoridades com cargo e nome a serem citados e fazer os

registros de presenças de destaque durante o evento.

O MC deve ter postura rígida de comportamento enquanto estiver em ação. Saber entrar

e sair do púlpito nas horas precisas. Na coxia, sem ser visto pelo público, acompanha

pelo roteiro o que está acontecendo para manter o ritmo do evento e estabelecer critérios

pré-evento, para duração das falas.

Súmula das funções do MC:

• A condução da cerimônia

• A ligação entre as fases da solenidade e os participantes e convidados

44

• Incumbência de anunciar as fases da cerimônia, identificando os envolvidos em

cada uma e acrescentando informações complementares quando necessário

• Seguir o roteiro-script- em comum acordo dom o organizador do evento

Características pessoais:

• Boa aparência • Traje discreto • Boa impostação de voz (linear • Desenvoltura para falar em público • Facilidade para improvisar

• A abertura de uma cerimônia é sempre muito delicada e tem que ser planejada

anteriormente, principalmente se houver composição de mesa diretora.

• As duas primeiras filas devem ser reservadas para os que farão parte da mesa.

A melhor e mais discreta forma de isolar essa área é com fita ou corda de seda.

O MC inicia a sessão solene compondo a mesa diretora.

• A maior autoridade é a 1ª a ser chamada. Também é correto chamar o anfitrião

em 1º lugar. O texto é sempre em torno de ” Para compor a mesa diretora

convidamos o CARGO e o NOME. O anfitrião permanece de pé atrás da cadeira

do meio

• Subindo o convidado especial, o anfitrião indica a cadeira do centro e dirige-se à

cadeira a direita do convidado. Também é correto o anfitrião sentar-se ao meio,

para presidir a sessão.

• Mesa composta, todos ainda de pé, o MC anuncia o Hino Nacional.

• Ao término do hino, dispensam-se os aplausos

• Segue o roteiro pré-escrito pela organização

• As recepcionistas trabalham na coxia atentas as laterais da mesa e outra na

lateral, abaixo do MC para apoiá-lo, se preciso.

• Cabe ao MC encerrar a solenidade, desfazendo a mesa diretora e dar as últimas

informações.

• As demais pessoas que compõem a equipe de trabalho, são formadas e

nominadas como Organizadoras e Gestoras do evento.

45

CAPÍTULO 6

Normas de Cerimonial Público e Ordem de Precedência

46

6. Normas de Cerimonial e Protocolo e Ordem Geral de Precedência

Decreto Federal 70.274, de 09 de novembro de 1972

• Do que trata as Normas do Cerimonial Público • Do que trata a Ordem Geral de Precedência • Normas do Cerimonial Público Estadual • Decreto 11.074, de 05 de janeiro de 1978

NORMAS DE CERIMONIAL E ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA

Decreto Federal de número 70.274 de 09 de março de 1972 – aprovou as Normas do

Cerimonial Público e a Ordem Geral de Precedência.

Este decreto atualizou o anterior, que datava de 1948.

Hoje, apresentando deficiências e omissões, em face principalmente do surgimento de

novos cargos na esfera federal e estadual, mudanças que ainda não conseguiu

acompanhar.

Cabe nessas normas a disposição correta das bandeiras nacional, estadual e municipal.

É lei exigida para todos os eventos oficiais, empresarias e sociais.

Ainda assim, estão sendo utilizados e consagrados mecanismos de diferenciação que

levam em conta sexo, idade, interesse, ordem alfabética ou cultura.

Como mecanismo de ação, utiliza-se como opção em eventos de ordem esportiva, de

clubes de serviços e sociais, o critério de ordem alfabética.

Para a área de TURISMO, com o crescimento contínuo na área de negócios, tais regras

devem ser aplicadas para dar credibilidade aos eventos, oficiais ou não.

É o ponto crucial, é a base do cerimonial de eventos.

47

É a palavra chave do assunto Cerimonial em Eventos. Precedência deriva do latim

Praecedere, sentar na frente, donde derivam, por contaminação semântica, passar na

frente, situar-se antes.

É o conceito ou ordem pela qual se estabelece a estrutura máxima do Estado, na medida

em que domina a ordem hierárquica de disposição das autoridades do estado, de um

Organismo ou de um Grupo Social.

A Precedência sempre foi motivo de controvérsias, somente em 1815 durante a

Conferência de Viena é que se alcançou uma solução com o novo regulamento. Em 1961,

a Conferência de Viena sobre Relações Diplomáticas determinou a Ordem de

Procedência definitiva entre os Chefes de Missões Diplomáticas.

No momento atual no Brasil vigora o Decreto nº 70.274 de 09.03.1972, alterado pelo

Decreto nº 83.186, de 19.02.1979, sendo necessária uma revisão, pois, suas disposições

são adaptadas às vezes oficiosamente, papa acomodar situações individuais de pessoas

e/ou autoridades.

Ainda que a Ordem de Precedência reflita os usos e costumes nacionais, bem como a

organização pública interna, existem conceitos que são universais e de aceitação geral e

pública quanto ao Corpo Diplomático e ao Clero Católico. Por exemplo:

• Núcleo Apostólico será sempre o Decano do Corpo Diplomático • Cardeais terão precedência sobre Chefes de Missões Diplomáticas • Corpo Diplomático é o primeiro e deve permanecer coeso em um mesmo

local • Grau, idade, antiguidade ou data histórica, são fatores relevantes e

priorizados • Dicas: em toda e qualquer situação são seguintes as adoções de

precedência:

- o mais velho tem precedência sobre o mais jovem

- a senhora tem precedência sobre os homens

- as crianças passam antes dos adultos

Exerce-se a precedência como uma questão de arte de viver sujeita as

circunstâncias específicas no protocolo.

48

Do que trata a Ordem Geral de Precedência

• Presidência da República • Ministros de Estado • Governo Estadual • Governo Municipal • Personalidades Estrangeiras • Da Representação • Do Hino Nacional • Da Bandeira Nacional • Das Honras Militares

O Cerimonial que se observa em cada Estado para a recepção dos Chefes de missão

deverá ser uniforme a respeito de cada classe.

Os Governos dos Estados federados têm que seguir as normas do cerimonial Público da

República em tudo que nelas é regulamentado.

Na Igreja

O lugar de honra é o altar. À direita ficará a bandeira Nacional e, à esquerda a Bandeira

da Santa Sé.

A ordem de Precedência, de acordo com a ordem hierárquica é a seguinte:

1. Cardeal Primaz 2. Cardeal 3. Núncio Apostólico 4. Patriarcas, Arcebispos e Bispos 5. Pronotórios Apostólicos 6. Prelado Doméstico 7. Camareiro Doméstico 8. Arcediagos 9. Arciprestes 10. Vigários Episcopais 11. Vigários e Sacerdotes

49

12. Diáconos e Religiosos, etc..

Nas Universidades

Nas Universidades a precedência é regulada pelo princípio de antiguidade, ou ainda,

como alternativa interna, obedece-se ao Organograma ou Estrutura Hierárquica.

Como fonte, citamos o Cerimonial da Universidade do Estado de São Paulo- USP,

aprovado em 28.02.1940, que o torna defasado, mas ainda é o mais utilizado:

• Reitor • Vice-Reitor • Diretor • Professor Honorário – “Honoris Causa” • Professor Titular • Professor Assistente • Professor Adjunto

No Âmbito Militar

A Lei 6.800 de 09.08.1980, que dispões cobre o estatuto dos Militares e sobre a

Hierarquia Militar e Disciplina é a que, por conseguinte, estabelece a precedência entre

militares. A consultar tal referência, diante do evento a ser realizado, com vistas ao

Turismo.

No Âmbito Privado

Nas empresas e entidades privadas, para as quais não existe uma ordem de Precedência

estabelecida, dar-se-á sempre por ordem alfabética. Existindo instituições oficiais no

mesmo evento, deverão ser colocadas em primeiro lugar seguida das empresas privadas.

Existem dois fatores que estabelecem a ordem de rpeced\ência nas empresas e

instituições privadas:

• Data de criação e/ou fundação • Organograma

50

No Poder Judiciário

Nas solenidades do Supremo Tribunal de Justiça, o presidente ocupa o lugar central, à

sua extrema direita é o lugar cativo do Presidente da República, e a direita o presidente

do Tribunal Eleitoral.

Nos eventos dos Estados, do poder Judiciário, os Governadores ocupam o lugar de

honra, ao lado direito do Presidente do Tribunal.

Do Lugar de Honra

E o que se situa à direita da pessoa de maior hierarquia no local que se realiza o evento.

É freqüente o convidado de honra ter hierarquia superior ao seu anfitrião, e dar-se a ele o

centro. Isto significa que, cabe ao anfitrião ficar sempre à esquerda do convidado de

honra.

Em um automóvel, o lugar de honra é à direita, no assento do fundo, o último lugar é o

centro.

No vagão de trem, metrô, ônibus, a autoridade de maior hierarquia ocupa o primeiro

assento da fileira um, do lado direito.

Os ministros de Estado presidem as solenidades promovidas por seus

ministérios ou órgãos subordinados. A precedência entre os Ministros de

Estado, ainda que interinos, é determinada pelo critério histórico de criação do

respectivo Ministério, na seguinte ordem (BRITTO, 2002, p. 227):

- Agricultura, Pecuária e Abastecimento

- Cidades

- Ciência e Tecnologia

- Comando da Aeronáutica

- Comando da Marinha

- Comando do Exército

- Comunicações

- Cultura

- Defesa

51

- Desenvolvimento Agrário

- Desenvolvimento Social e Combate à Fome

- Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior

- Educação

- Esporte

- Fazenda

- Integração Nacional

- Justiça

- Meio Ambiente

- Minas e Energia

- Planejamento, Orçamento e Gestão

- Previdência Social

- Relações Exteriores

- Saúde

- Trabalho e emprego

- Transporte

- Turismo

Quando estiverem presentes personalidades estrangeiras, o Ministro de Estado

das Relações Exteriores terá precedência sobre seus colegas, observando-se

critério análogo com relação ao Secretário-Geral de Política Exterior do

Ministério das Relações Exteriores, que terá precedência sobre os Chefes dos

Estados-Maior da Armada e do Exército. O disposto no presente parágrafo não

se aplica ao Ministro de Estado em cuja jurisdição ocorrer à cerimônia.

Os presidentes das instituições federais presidem as solenidades de seus

órgãos, quando o ministro não comparecer.

No respectivo Estado, o Governador, o Vice-Governador, o Presidente da

Assembléia Legislativa e o Presidente do Tribunal de Justiça terão, nessa

ordem, precedência sobre as autoridades federais. Tal determinação não se

aplica aos Presidentes do Congresso Nacional da Câmara dos Deputados e do

Supremo Tribunal Federal, aos Ministros de Estado, ao Chefe do Gabinete

Militar da Presidência da República, ao Chefe do Gabinete Civil da Presidência

da República, ao Chefe do Serviço Nacional de Informações, ao Chefe do

52

Estado-Maior das Forças Armadas e ao Consultor-Geral da República, que

passarão logo após o Governador. A precedência entre os Governadores dos

Estados (bem como precedência de colocação de bandeiras dos Estados), do

Distrito Federal e dos Territórios é determinada pela ordem de constituição

histórica dessas entidades, a saber:

1-Bahia

2- Rio de Janeiro

3- Maranhão

4- Pará

5- Pernambuco

6- São Paulo

7- Minas Gerais

8- Goiás

9- Mato Grosso

10- Rio Grande do Sul

11- Ceará

12- Paraíba

13- Espírito Santo

14- Piauí

15- Rio Grande do Norte

16- Santa Catarina

17- Alagoas

18- Sergipe

19- Amazonas

20- Paraná

21- Acre

22- Mato Grosso do Sul

23- Rondônia

24- Distrito Federal

25- Amapá

26- Roraima

27- Tocantins

53

As solenidades dos poderes Legislativos e Judiciários seguem cerimonial

próprio e são presididas por membros dos respectivos poderes. Nestes casos,

os governadores ocuparão lugar de honra. As solenidades militares também

seguem cerimonial próprio.

Nos Municípios, o Prefeito presidirá as solenidades municipais. De acordo com

Britto (2002, p. 230), a precedência dos prefeitos é determinada pelo número

de habitantes e dentro de cada bloco (número de habitantes), a ordem de

criação do município que ele representa.

A precedência em cerimônias de caráter federal é determinada pela seguinte

ordem de constituição: os estrangeiros; as autoridades e os funcionários da

União e as autoridades e os funcionários estaduais e municipais. Para

colocação de personalidades nacionais e estrangeiras, sem função oficial, o

Chefe do Cerimonial levará em consideração a sua posição social, idade,

cargos ou funções que ocupem ou tenham desempenhado ou a sua posição na

hierarquia eclesiástica. O chefe do Cerimonial poderá intercalar entre as altas

autoridades da República o Corpo Diplomático e personalidades estrangeiras

Ordem Geral de Precedência • A ordem de precedência nas cerimônias oficiais de caráter federal na Capital da República será a seguinte: 1 - Presidente da República

2 - Vice-Presidente da República

Cardeais

Embaixadores estrangeiros

3- Presidente do Congresso Nacional

Presidente da Câmara dos Deputados

Presidente do Supremo Tribunal Federal

4- Ministros de Estado

Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República

Chefe do Gabinete Civil da Presidência da República

Chefe do Serviço Nacional de Informações

Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas

Consultor-Geral da República

54

Enviados Extraordinários e Ministros Plenipotenciários estrangeiros

Presidente do Tribunal Superior Eleitoral

Ministros do Supremo Tribunal Federal

Procurador-Geral da República

Governador do Distrito Federal

Governadores dos Estados da União

Senadores

Deputados Federais

Almirantes

Marechais

Marechais-do-ar.

Chefe do Estado-Maior da Armada

Chefe do Estado-Maior do Exército

Secretário-Geral de Política Exterior

Chefe do Estado-Maior da Aeronáutica

5 - Almirantes-de-Esquadra

Generais-de-Exército

Embaixadores Extraordinários e Plenipotenciários (Ministros de 1ª classe)

Tenentes-Brigadeiros

Presidente do Tribunal Federal de Recursos

Presidente do Superior Tribunal Militar

Presidente do Tribunal Superior do Trabalho

Ministros do Tribunal Superior Eleitoral

Encarregados de Negócios estrangeiros

6 - Ministros do Tribunal Federal de Recursos

Ministros do Superior Tribunal Militar

Ministros do Tribunal Superior do Trabalho

Vice-Almirantes

Generais de Divisão

Embaixadores (Ministros de 1ª classe)

Majores-Brigadeiros

Chefes de Igreja sediados no Brasil

55

Arcebispos católicos ou equivalentes de outras religiões

Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal

Presidente do Tribunal de Contas da União

Presidente do Tribunal Marítimo

Diretores-Gerais das Secretarias do Senado Federal e da Câmara dos

Deputados

Procuradores-Gerais da Justiça Militar, Justiça do Trabalho e do Tribunal

de Contas da União

Secretários-Gerais dos Ministérios

Reitores das Universidades Federais

Diretor-Geral do Departamento de Polícia Federal

Presidente do Banco Central do Brasil

Presidente do Banco do Brasil

Presidente do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social

Secretário da Receita Federal

Ministros do Tribunal de Contas da União

Juízes do Tribunal Superior do Trabalho

Subprocuradores Gerais da República

Personalidades inscritas no Livro do Mérito

Prefeitos das cidades de mais de um milhão de habitantes

Presidente da Caixa Econômica Federal

Ministros-Conselheiros estrangeiros

Adidos Militares estrangeiros (Oficiais-Generais)

7 - Contra-Almirantes

Generais-de-brigada

Embaixadores Comissionados ou Ministros de 2ª classe

Brigadeiros

Vice-Governadores dos Estados da União

Presidentes das Assembléias Legislativas dos Estados da União

Presidentes dos Tribunais de Justiça dos Estados da União

Diretor-Geral do Departamento Administrativo do Pessoal Civil

Chefe do Gabinete da Vice-Presidência da República

56

Subchefes dos Gabinetes Militar e Civil da Presidência da República

Assessor-Chefe da Assessoria Especial da Presidência da República

Assessor-Chefe da Assessoria Especial de Relações Públicas da

Presidência da República

Assistente-Secretário do Chefe do Gabinete Militar da Presidência da

República

Secretários Particulares do Presidente da República

Chefe do Cerimonial da Presidência da República

Secretários de Imprensa da Presidência da República.

Diretor-Geral da Agência Nacional

Presidente da Central de Medicamentos

Chefe do Gabinete da Secretaria Geral do Conselho de Segurança

Nacional

Chefe do Gabinete do Serviço Nacional de Informações

Chefe do Gabinete do Estado-Maior das Forças Armadas

Chefe da Agencia Central do Serviço Nacional de Informações

Chefes dos Gabinetes dos Ministros de Estado

Presidente do Conselho Nacional de Pesquisas

Presidente do Conselho Federal de Educação

Presidente do Conselho Federal de Cultura

Governadores do Território

Chanceler da Ordem Nacional do Mérito

Presidente da Academia Brasileira de Letras

Presidente da Academia Brasileira de Ciências

Presidente da Associação Brasileira de Imprensa

Diretores do Gabinete Civil da Presidência da República

Superintendentes de Órgãos Federais

Presidentes dos Institutos e Fundações Nacionais

Presidentes dos Conselhos e Comissões Federais

Presidentes das Entidades Autárquicas, Sociedades de Economia Mista e

Empresas Públicas de âmbito nacional

Presidentes dos Tribunais Regionais Eleitorais

57

Presidentes dos Tribunais Regionais do Trabalho

Presidentes dos Tribunais de Contas do Distrito Federal e dos Estados da

União

Presidentes dos Tribunais de Alçada dos Estados da União

Reitores das Universidades Estaduais e Particulares

Membros do Conselho Nacional de Pesquisas

Membros do Conselho Nacional de Educação

Membros do Conselho Federal de Cultura

Secretários de Estado do Governo do Distrito Federal

Bispos católicos ou equivalentes de outras religiões

Conselheiros estrangeiros

Cônsules-Gerais estrangeiros

Adidos e Adjuntos Militares estrangeiros (Capitães-de-Mar-e-Guerra,

Coronéis-Aviadores)

8 - Presidente das Confederações Patronais e de Trabalhadores de

âmbito nacional

Consultores Jurídicos dos Ministérios

Membros da Academia Brasileira de Letras

Membros da Academia Brasileira de Ciências

Diretores do Banco Central do Brasil

Diretores do Banco do Brasil

Diretores do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social

Diretores do Banco Nacional de Habitação

Capitães-de-Mar-e-Guerra

Coronéis

Conselheiros

Coronéis-Aviadores

Secretários de Estado dos Governos dos Estados da União

Deputados Estaduais

Chefes das Casas Militares dos Governadores

Chefes das casas Civis de Governadores

58

Desembargadores dos Tribunais de Justiça do Distrito Federal e dos

Estados da União

Adjuntos dos Gabinetes Militares e Civil da Presidência da República

Procuradores-Gerais do Distrito Federal e dos Estados da União

Prefeitos das Capitais dos Estados da União e das cidades de mais de

quinhentos mil (500.000) habitantes.

Primeiros Secretários estrangeiros

Procuradores da República nos Estados da União

Consultores-Gerais do Distrito Federal e dos Estados da União

Juizes do Tribunal Marítimo

Juizes dos Tribunais Regionais Eleitorais

Juizes dos Tribunais Regionais do Trabalho

Presidentes das Câmaras Municipais das cidades de mais de um milhão

(1.000.000) de habitantes

Adidos e Adjuntos Militares estrangeiros (Capitães-de-Fragata, Tenentes-

Coronéis e Tenentes-Coronéis-Aviadores)

9 - Juízes dos Tribunais de Contas do Distrito Federal e dos Estados da

União.

Juízes dos Tribunais de Alçadas dos Estados da União

Delegados dos Ministérios nos Estados da União

Presidentes dos Institutos e Fundações Regionais e Estaduais


Empresas Públicas de âmbito nacional ou estadual.

Monsenhores católicos ou equivalentes de outras regiões.

Ajudantes-de-Ordem do Presidente da República (Majores)

Capitães-de-Fragata

Tenentes-Coronéis do Exército

Primeiros Secretários

Tenentes-Coronéis da Aeronáutica

Chefes do Serviço da Presidência da República

Presidentes das Federações Patronais e de Trabalhadores de âmbito

regional ou estadual

59

Presidentes das Câmaras Municipais das Capitais dos Estados da União e

das cidades de mais de quinhentos mil (500.000) habitantes

Juizes de Direito

Procuradores Regionais do Trabalho

Diretores de Repartições Federais

Auditores da Justiça Militar

Auditores do Tribunal de Contas

Promotores Públicos

Procuradores Adjuntos da República

Diretores das Faculdades Estaduais Particulares

Segundos Secretários

Cônsules estrangeiros

Adidos e Adjuntos Militares estrangeiros (Capitães-de-Corveta, Majores e

Majores Aviadores

10 – Oficiais de Gabinete Civil do Presidente da República

Adjuntos dos Serviços da Presidência da República

Oficiais do Gabinete Civil da Presidência da República

Chefes de Departamento das Universidades Federais

Diretores de Divisão dos Ministérios

Prefeitos das cidades de mais de cem mil (100.000) habitantes

Capitães de Corveta

Majores do Exército

Segundos Secretários

Majores da Aeronáutica

Secretários-Gerais dos Territórios

Diretores de Departamento das Secretarias do Distrito Federal e dos

Estados da União

Presidente dos Conselhos Estaduais

Chefes de Departamento das Universidades Estaduais e Particulares

Presidentes das Câmaras Municipais das cidades de mais de cem mil

(100.000) habitantes

Terceiros Secretários estrangeiros

60

Adidos e Adjuntos Militares estrangeiros (Capitães-Tenentes, Capitães e

Capitães-Aviadores).

11 - Professores de Universidade

Prefeitos Municipais

Cônegos católicos ou "equivalentes" de outras religiões

Capitães-Tenentes

Capitães de Exército

Terceiros Secretários

Capitães da Aeronáutica

Presidentes das Câmaras Municipais

Diretores de Repartições do Distrito Federal, dos Estados da União e

Territórios

Diretores de Escolas de Ensino Secundário

Vereadores Municipais

• A ordem de precedência, nas cerimônias oficiais, nos Estados da União, com a presença de autoridades federais, será a seguinte: 1 - Presidente da República

2 - Vice-Presidente da República

Governador do Estado da União em que se processa a cerimônia

Cardeais

Embaixadores estrangeiros

3 - Presidente do Congresso Nacional

Presidente da Câmara dos Deputados

Presidente do Supremo Tribunal Federal

4 - Ministros de Estado

Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República

Chefe do Gabinete Civil da Presidência da República

Chefe de Serviço Nacional de Informações

Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas

Consultor Geral da República

Vice-Governador do Estado da União em que se processa a cerimônia

61

Presidente da Assembléia Legislativa do Estado da União em que se

processa a cerimônia

Presidente do Tribunal de Justiça do Estado em que se processa a

cerimônia

Enviados Extraordinários e Ministros Plenipotenciários estrangeiros

Presidente do Tribunal Superior Eleitoral

Ministro do Supremo Tribunal Federal

Procurador Geral da República

Governadores dos outros Estados da União e do Distrito Federal

Senadores

Deputados Federais

Almirantes

Marechais do Ar

Chefe do Estado-Maior da Armada

Chefe do Estado-Maior do Exército

Secretário Geral da Política Exterior

Chefe do Estado-Maior da Aeronáutica

5 - Almirantes-de-Esquadra

Generais-de-Exército

Embaixadores Extraordinário e Plenipotenciários (Ministros de 1ª classe)


Presidente do Tribunal Federal de Recursos

A ordem de precedência nas cerimônias oficiais, de caráter estadual, será a seguinte: 1 - Governador

Cardeais

2 - Vice-Governador

3 - Presidente da Assembléia Legislativa

Presidente do Tribunal de Justiça

4 - Almirante-de-Esquadra

Generais de Exército


62

Prefeito da Capital estadual em que se processa a cerimônia

5 - Vice-Almirantes

Generais-de-Divisão

Majores-Brigadeiros

Chefes de Igreja sediados no Brasil

Arcebispos católicos ou equivalentes em outras religiões

Reitores das Universidades Federais

Personalidades inscritas no Livro do Mérito

Prefeito da cidade em que se processa a cerimônia

Presidente da Câmara Municipal da cidade em que se processa a

cerimônia

Juiz de Direito da Comarca em que se processa a cerimônia

Prefeitos das cidades de mais de um milhão (1.000.000) de habitantes

6 - Contra-Almirantes

Generais-de-Brigada

Brigadeiros

Presidente do Tribunal Regional Eleitoral

Procurador Regional da República no Estado

Procurador Geral do Estado

Presidente do Tribunal Regional do Trabalho

Presidente do Tribunal de Contas

Presidente do Tribunal de Alçada

Superintendentes de Órgãos Federais

Presidentes dos Institutos e Fundações Nacionais

Presidentes dos Conselhos e Comissões Federais

Presidentes das Entidades Autárquicas, sociedades de Economia Mista e

Empresas Públicas de âmbito nacional

Reitores das Universidades Estaduais e Particulares

Membros do Conselho Nacional de Pesquisas

Membros do Conselho Federal de Educação

Membros do Conselho Federal de Cultura

Secretários de Estado

63

Bispos católicos ou equivalentes de outras religiões

7 - Presidentes das Confederações Patronais e de Trabalhadores de

âmbito nacional

Membros da Academia Brasileira de Letras

Membros da Academia Brasileira de Ciências

Diretores do Banco Central do Brasil

Diretores do Banco do Brasil

Diretores do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social

Capitães-de-Mar-e-Guerra

Coronéis do Exército

Coronéis da Aeronáutica

Deputados Estaduais

Desembargadores do Tribunal de Justiça

Prefeitos das cidades de mais de quinhentos mil (500.000) habitantes

Delegados dos Ministérios

Cônsules estrangeiros

Consultor-Geral do Estado

Juízes do Tribunal Regional Eleitoral

Juízes do Tribunal Regional do Trabalho

Presidentes das Câmaras Municipais da Capital e das cidades de mais de

um milhão (1.000.000) habitantes

8 - Juiz Federal

Juiz do Tribunal de Contas

Juízes do Tribunal de Alçada

Presidentes dos Institutos e Fundações Regionais e Estaduais


Empresas Públicas de âmbito regional ou estadual

Diretores das Faculdades Federais

Monsenhores católicos ou equivalentes de outras religiões

Capitães-de-Fragata

Tenentes-Coronéis

Tenentes-Coronéis-Aviadores

64

Presidentes das Federações Patronais e de Trabalhadores de âmbito

regional ou estadual

Presidentes das Câmaras Municipais das cidades de mais de quinhentos

mil (500.000) habitantes

Juízes de Direito

Procurador Regional do Trabalho

Auditores da Justiça Militar

Auditores do Tribunal de Contas

Promotores Públicos

Diretores das Faculdades Estaduais e Particulares

Vice-Cônsules estrangeiros

9 - Chefes de Departamento das Universidades Federais

Prefeitos das cidades de mais de cem mil (100.000) habitantes

Capitães-de-Corveta

Majores

Majores-Aviadores

Diretores de Departamento das Secretarias

Presidentes dos Conselhos Estaduais

Chefes de Departamento das Universidades Estaduais e Particulares

Presidentes das Câmaras Municipais das cidades de mais de cem mil

(100.000) habitantes

10 - Professores de Universidade

Demais Prefeitos Municipais

Cônegos católicos ou equivalentes de outras religiões

Capitães-Tenentes

Capitães

Capitães-Aviadores

Presidentes das demais Câmaras Municipais

Diretores de Repartição

Diretores de Escolas de Ensino Secundário

Vereadores Municipais

• Precedência no Judiciário

65

1. Presidente do Tribunal de Justiça

2. Juiz de Direito da Comarca em que se processa a cerimônia

3. Presidente do Tribunal Regional Eleitoral

4. Procurador-Geral da República no Estado

5. Procurador-Geral do Estado

6. Presidente do Tribunal Regional do Trabalho

7. Presidente do Tribunal de Contas

8. Presidente do Tribunal de Alçada

9. Desembargadores do Tribunal de Justiça

10. Juízes do Tribunal Regional Eleitoral

11. Juízes do Tribunal Regional do Trabalho

12. Juiz Federal

13. Juízes do Tribunal de Contas

14. Juízes do Tribunal de Alçada

15. Juízes de Direito

16. Procurador Regional do Trabalho

17. Auditores do Tribunal de Contas

18. Promotores Públicos

• Precedência no Legislativo A precedência é determinada pela ordem de criação da Unidade Federativa

que representam, e na mesma Unidade sucessivamente, pela data da

diplomação ou pela idade.

- Senadores

- Deputados federais

- Deputados estaduais

• Precedência nas Forças Armadas Marinha

1. Almirante

Almirante de Esquadra

Vice-Almirante

Contra-Almirante

66

2. Capitão de Mar e Guerra

Capitão de Fragata

Capitão de Corveta

3. Capitão-Tenente

4. Primeiro-Tenente

Segundo-Tenente

Exército 1. Marechal

General do Exército

General de Divisão

General de Brigada

2. Coronel

Tenente-Coronel

Major

3. Capitão

4. Primeiro-Tenente

Segundo-Tenente

Aeronáutica 1. Marechal do Ar

Tenente-Brigadeiro

Major-Brigadeiro

Brigadeiro

2. Coronel

Tenente-Coronel

Major

3. Capitão

4. Primeiro-Tenente

Segundo-Tenente

Polícia Militar 1. Coronel

Tenente-Coronel

Major

67

2. Capitão

3. Primeiro-tenente

Segundo- tenente

68

CAPÍTULO 7 Símbolos Nacionais

69

7. Símbolos Nacionais

Os símbolos nacionais são as mais caras representações da pátria, expressam o espírito

cívico da nação brasileira. De acordo com a Lei 5.700 de 1º de setembro de 1971, são:

Bandeira Nacional

Em todas as apresentações em território brasileiro, a Bandeira Nacional obedece a

ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA e deve ocupar sempre o lugar de honra. Em

qualquer evento empresarial, funcional, corporativo existe sempre a colocação de uma ou

mais bandeira. A Nacional é a de destaque, sempre hasteada em maior altura e central.

A Bandeira Nacional é colocada no local de honra, seguida pela ordem hierárquica prevista no Decreto citado.

Número par de bandeiras Número ímpar de bandeiras

5 3 1 2 4 6 4 2 1 3 5

Platéia Platéia

A posição da Bandeira deve ser:

• Central ou a mais próxima do centro – e à direita deste, quando com outras bandeiras pavilhões ou estandartes, em linha de mastros, panóplias, escudos ou peças semelhantes;

• Destacada à frente de outras bandeiras quando conduzida em formaturas ou desfiles;

• À direita de tribunas, púlpitos, mesas de reunião ou de trabalho. • As embaixadas de outros países no Brasil, por constituírem território

estrangeiro, são os únicos lugares em que a Bandeira Nacional fica à esquerda.

A amplitude das regras é tamanha que chega à precedência de colocação de bandeiras

dos estados brasileiros numa cerimônia, de acordo com sua constituição histórica

(decreto 709234, art. 85):

1. Bahia

70

2. Rio de Janeiro 3. Maranhão 4. Pará 5. Pernambuco 6. São Paulo 7. Minas Gerais 8. Goiás 9. Mato Grosso 10. Rio Grande do Sul 11. Ceará 12. Paraíba 13. Espírito Santo 14. Piauí 15. Rio Grande do Norte 16. Santa Catarina 17. Alagoas 18. Sergipe 19. Amazonas 20. Paraná 21. Acre 22. Distrito Federal 23. Rondônia 24. Mato Grosso do Sul 25. Tocantins 26. Amapá 27. Roraima

As bandeiras de outros países são posicionadas em ordem alfabética do nome do país

em português. Elas devem ter tamanho igual à bandeira nacional.

Posições de bandeiras diversas:

Bandeira da ONU;

Bandeira do Estado anfitrião;

Bandeiras dos municípios, em ordem alfabética;

Bandeiras de Clubes de Serviços e,

Bandeiras de outras Associações.

71

Caso haja um número ímpar de bandeiras, o local de honra é o mastro central e o

segundo local de honra é à sua direita, depois à esquerda e assim sucessivamente.

Caso haja um número par de bandeiras, o local de honra é o mastro central mais à direita,

seguido pelo mastro central à sua esquerda, depois à sua direita, etc..

7.1.1 COLOCAÇÃO DAS BANDEIRAS A Bandeira Nacional ocupará sempre o centro. A partir dela são colocadas as

demais, por ordem de precedências, a partir da sua direita. Caso esteja com

somente uma, a outra ficará à esquerda. A posição direita ou esquerda a que

nos referimos é sempre vista posicionando-se no lugar da bandeira e olhando

para a platéia.

Alguns posicionamentos:

1. Com bandeira do Estado: Nacional à direita e Estado à esquerda

2. Com bandeira do Município: Nacional à direita e município à esquerda

BRASIL MUNICÍPIO

3. Com bandeira do Estado e do Município: Nacional ao centro, Estado

à direita e município à esquerda

ESTADO BRASIL MUNICÍPIO

4. Com bandeira do Estado e da empresa: Nacional ao centro, Estado à

direita e empresa à esquerda

ESTADO BRASIL EMPRESA

BRASIL ESTADO

72

5. Com bandeira do Estado, município e empresa: Nacional no centro-

direita, Estado à esquerda da Nacional, município à direita e empresa à

esquerda.

6. Com bandeiras de vários Estados: coloca-se a bandeira do Estado

anfitrião à direita da bandeira nacional. Os demais estados seguem a

ordem de criação histórica (ver ordem de precedência dos Estados)

7. Bandeira Nacional e de outro país: Nacional à direita e do país

visitante à esquerda.

8. Com bandeira de outros países: segue a ordem alfabética dos países

visitantes, pelo idioma do país anfitrião, exceto se for em organismos

internacionais, que segue o idioma oficial.

9. Com bandeira de outros países e do Estado anfitrião: sobe a

bandeira do país visitante de primeira letra alfabética, que fica à direita

da bandeira do Brasil; em segundo lugar sobe a do Estado anfitrião, à

esquerda, se for número impar de bandeiras. Os países seguem a

ordem alfabética.

PAÍS

VISITANTE B

PAÍS

VISITANTE A

BRASIL

ESTADO

PAÍS

VISITANTE C

Mesmo caso, com número par de bandeiras:

MUNICÍPIO BRASIL ESTADO EMPRESA

RJ ESTADO

ANFITRIÃO

BRASIL BA

BRASIL PAÍS VISITANTE

PAÍS VISITANTE A BRASIL PAÍS VISITANTE B

73

ESTADO

BRASIL

PAÍS

VISITANTE A

PAÍS

VISITANTE B

10. Com bandeira de outro país, do Estado e da empresa: sobre a

bandeira do país visitante, que fica à esquerda da do Brasil; em segundo

lugar sobe a do Estado anfitrião, à direita e por último a da empresa, à

esquerda do pais visitante.

ESTADO

BRASIL

PAÍS

VISITANTE A

EMPRESA

7.2 Hinos O Hino Nacional é composto da música de Francisco Manoel da Silva e do poema de Joaquim Osório Duque Estrada. Poema ou canto de veneração, louvor ou invocação à divindade. Música marcial ou solene, acompanhada de texto. Geralmente executa-se o Hino Nacional, nas cerimônias de abertura ou encerramento de eventos. Nas cerimônias em que se tenha que executar o Hino Nacional Estrangeiro, este deve, por cortesia, preceder o Hino Nacional Brasileiro. Nas solenidades oficiais do Estado, executa-se o Hino Nacional na abertura do evento e, o Hino do Estado no encerramento. Independentemente do teor do evento social, científico, cívico, empresarial, esportivo, etc., o Hino Nacional está presente e, na maioria das vezes, seguido pelo hino estadual. Para todo e qualquer evento, a postura durante a sua audição é igual. O público deve estar de pé, em silêncio, mantendo postura formal em sinal de respeito. O hábito de colocar a mão direita sobre o peito (coração) durante a execução do Hino Nacional segue o modelo dos Estados Unidos e da França. Pode ser utilizado. Oficialmente seguindo a regra, não se aplaude o Hino Nacional, mas nos tempos atuais esse gesto é visto como euforia e amor à Pátria. Os Hinos podem ser executados por bandas de música, orquestras sinfônicas, CDs, fitas, conforme a ocasião e o bom senso. No segmento do turismo usa-se o hino tocado por safonas (Orquestra Sanfônica de Sergipe), Banda de Pífaros e instrumentos isolados como o cavaquinho e o violão.

7.3 AS ARMAS NACIONAIS

Armas Nacionais

74

As Armas Nacionais foram instituídas pelo Decreto nº 4 de 19 de novembro de 1889 e alterada pela Lei 5.443. São utilizadas, principalmente, no Palácio do Planalto, no Congresso Nacional, no Supremo Tribunal Federal, etc.. Selo Nacional

É constituído por um círculo, representando uma esfera celeste, igual ao que se

acha no centro da Bandeira Nacional, tendo em volta as palavras República

Federativa do Brasil. É usado para autenticar os atos do Governo, diplomas

nacionais, certificados, etc..

75

CAPÍTULO 8 Eventos e Turismo

76

8. Eventos e turismo 8.1 EVENTOS E ATIVIDADE TURÍSTICA

Seja como forma de divulgar e promover destinos e produtos turísticos ou com

o intuito de diminuir os efeitos negativos da sazonalidade turística em

determinadas localidades, o evento vem contribuindo para a fomentação do

segmento turístico nas mais diversas regiões, quanto às questões econômicas,

socioculturais e estruturais.

No que diz respeito à divulgação de bens e serviços turísticos, devem ser

utilizadas ferramentas e técnicas de promoção em marketing que respondam à

expectativa de satisfação das motivações turísticas e proporcionem retorno que

mostrem novas condições e exigências do mercado. Torna-se, assim,

imprescindível estabelecer critérios para monitoramento e avaliação dos

processos de desenvolvimento turístico, observando-se a questão da imagem

da venda do produto e as condições reais de estrutura de acordo com essas

imagens a serem colocadas como oferta, no mercado, quer local, nacional ou

internacional.

Dentre as estratégias a fim de reduzir os efeitos negativos da sazonalidade,

podemos citar:

- a prática de política promoções e de preços diferenciados nas estações

- a descoberta e o desenvolvimento de novos segmentos de mercado numa

localidade

- a utilização de produtos e serviços alinhados com as novas tecnologias

- a criação e captação de eventos

A realização dos eventos está sendo utilizada como um instrumento de

diminuição da ociosidade característica da baixa estação, promovendo, assim,

um melhor aproveitamento dos destinos e produtos turísticos e otimizando os

impactos positivos desta atividade econômica a partir da criação de

oportunidades de viagem, consumo e da ampliação e manutenção dos níveis

estáveis de emprego do setor.

O setor do turismo envolve diversos outros setores da economia, provocando

um efeito multiplicador. Podem-se citar como principais benefícios provocados

pelos eventos para a atividade turística:

77

- ampliação do número de visitantes - melhoria da imagem da cidade - manutenção dos níveis e estímulo à geração de emprego e renda - maior produtividade do trade turístico - aumento da arrecadação de impostos - aumento de arrecadação de recursos potenciais que podem ser reaplicados na infraestrutura - divulgação espontânea dos destinos e produtos Diante dos benefícios dos eventos para o setor de turismo, a captação de eventos se torna uma prática com grandes chances para o fomento dos setores de eventos e de turismo. 8.2 ESTRUTURA E APOIO PARA EVENTOS Pontapé inicial para a realização de eventos é a captação dos mesmos. Essa

etapa tem início nos eventos periódicos, quando está sendo realizado o atual

(anual) para ‘in loco’ iniciar o trabalho de negociação do similar que se seguirá.

Existem equipes e empresas organizadoras que fecharam seu link de trabalho

nesse nicho e garantem que o mercado nacional é amplo e sem limites.

Sucesso comprovado pelas realizações periódicas e sucessivas de

congressos, convenções, encontros, palestras, fóruns, sempre com público e

credibilidade dos patrocinadores e interesse pelas empresas geradoras do

acontecimento.

Para a captação de eventos, tornam-se necessárias estratégias administrativas

como conhecimento do produto, do mercado, recursos e infraestrutura

garantida pelo local pleiteador. Como foco maior de exigência, a qualidade nos

serviços a serem prestados.

O calendário de eventos é uma das principais ferramentas que complementam

a captação de eventos para o núcleo receptor. O calendário de eventos pode

ser entendido como um registro das programações dentro de cada núcleo nos

âmbitos cultural, religioso, esportivo etc. elaborado a fim de expressar fatos e

costumes diferenciados, que constituem os atrativos turísticos.

78

Conforme Lage e Milone (2000, p.28), estrutura turística consiste em “o

conjunto de edificações, instalações e serviços indispensáveis ao

desenvolvimento da atividade turística” (meios de hospedagem, alimentação,

entretenimento, agenciamento, informações, dentre outros voltados para o

atendimento ao turista).

Os equipamentos de apoio turístico, caracterizam-se por todo o conjunto de

obras e instalações de estrutura física básica, tais como sistema de

comunicações, transporte e serviços urbanos (água, energia, esgoto, limpeza e

sinalização urbana etc). São considerados por Ignarra (2003) como

precondição para o desenvolvimento turístico.

O serviço de meios de hospedagem é primordial. Não só como a hospedagem

em si, mas principalmente pelas condições de ofertas para realização do

evento em si. Para tanto os empreendimentos de hotelaria e hospedagem, em

qualquer das classificações, dispõem nos seus quadros de funcionários,

profissionais especializados: o Gerente de Eventos.

Esses profissionais mantêm à disposição toda a estrutura que caracteriza as

necessidades de tais realizações:

- espaço para realização do evento: centros de convenções, salões, auditórios,

praças de eventos, salas de reuniões, enfim, espaços que comportem o

número de participantes ou convidados esperado e que esteja de acordo com o

tipo e objetivos do evento.

- capacidade e atendimento hoteleiro: no que diz respeito à oferta

disponibilizada na localidade, deve-se observar se essa oferta atenderá ao

público esperado. Caso determinada cidade não haja uma quantidade de leitos

que atenda e satisfaça o público aguardado para o evento, é interessante

analisar a possibilidade de sugestão de meios de hospedagem em cidades

próximas, contanto que não comprometa a participação e a pontualidade das

pessoas no evento.

- analisar a disponibilidade deste serviço (seja ônibus coletivo, taxi, metrô, trem

etc) a fim de oferecer comodidade aos participantes.

- apoio do governo pode se dar de diversas maneiras. Seja com contribuição

financeira a fim de custear serviços necessários ao evento, seja em questões já

79

esperadas como qualidade do transporte público, limpeza urbana, qualidade de

outros serviços públicos dentre outros.

É importante lembrar que estes serviços de estrutura e apoio turístico são

bastante beneficiados com a realização dos eventos em uma localidade. Cabe

então aos organizadores junto aos empresários e órgãos públicos se unirem e

apoiarem a concretização de eventos diversos a fim de que todos sejam

beneficiados, sobretudo o participante que será um agente divulgador da

cidade-sede do evento e seus serviços.

80

CAPÍTULO 9 Turismo, eventos e negócios

81

9. Turismo, eventos e negócios 9.1 TURISMO DE EVENTOS Turismo como atividade econômica garante a sobrevivência de muitas

localidades que vivem de locais, independentes do seu porte.

Não só os belos cenários configuram a melhor forma de sediar eventos.

É claro que algumas localidades dotadas de beleza acabam por atrair a

atividade e manter-se em movimento contínuo e produtivo. À exemplo, o

arquipélago de Fernando de Noronha, a Ilha de Marajó, a cidade de Gramado.

Mas também os eventos dispersos e distantes dos centros urbanos, onde são

explorados os segmentos: ecológico, meio ambiente, rural, aventura, esportes

radicais, desportivos, históricos, culturais, artísticos, etc., têm apresentado

crescimento e definido calendário de eventos, nacionalmente.

Esse tipo de turismo é mantido independente do evento a ser realizado. O local

por si só garante a movimentação turística.

Turismo de eventos é o segmento que cuida dos mais variados tipos de

acontecimentos que se realizam nas mais diversas áreas, sendo responsável

pelo planejamento e organização do receptivo dessa demanda exclusiva,

dando uma imagem característica aquelas localidades cujo potencial de

interesse resida no fluxo contínuo e crescente de adeptos. .

9.2 TURISMO DE NEGÓCIOS A Cartilha de segmentação do Ministério do Turismo, define assim, turismo de

negócios: “compreende o conjunto de atividades turísticas decorrentes dos

encontros de interesse profissional, associativo, institucional, de caráter

comercial, promocional, técnico, científico e social”.

Existem localidades onde os negócios é que fazem acontecer o

desenvolvimento da atração turística, como São Paulo, a mais cosmopolita

cidade brasileira, onde prevalecem os eventos ligados a todas as formas de

movimentação produtiva quer de capital quanto de estudos. Dos eventos

gerados pelas indústrias e empresas multinacionais aos de caráter acadêmicos

entremeados pelos de produtos, compras, cultura e arte, o crescimento e a

fomentação desse conceito de turismo que acontece mundialmente, é

82

essencialmente paulistano e para lá convergem os maiores recursos de

investimentos e, consequentemente, os melhores resultados.

O segmento do turismo de negócios possui algumas peculiaridades que devem

ser estudadas e observadas, (adaptado de Martin, 2003):

- Rotatividade da sede do evento, possibilitando a descentralização das

atividades e a ampliação dos benefícios destes segmentos a outras regiões e

localidades.

- Necessidade de qualificação profissional constante que consiste na força

motriz dos eventos tanto de negócios como de eventos.

- Único setor de destino único e obrigatório, uma vez que há um

direcionamento do público em um mesmo local em determinado período de

tempo.

- Periodicidade dos eventos, possibilitando o planejamento das atividades e de

marketing com antecedência.

- Acontecem, em sua maioria, independente do período de alta ou baixa

temporada do turismo de lazer

- Volume gerado, uma vez que o turista de negócios tem gasto médio maior em

relação ao turista de lazer

- Maior fidelidade e maior potencial de compra em comparação ao turista de

lazer, que gasta em média menos duas vezes do que o turista de negócios. Se

bem atendido, o turista de negócios tende a ser fiel ao serviço prestado, já que

também tende a ir mais vezes a um determinado local.

- Duração dos eventos, que varia de três a quatro dias, possibilitando

permanência fixa dos participantes na localidade onde está acontecendo o

evento.

83

CAPÍTULO 10 Entidades de fomento e organização de eventos

84

10. Entidades de fomento e organização de eventos 10.1 CONVENTION & VISITORS BUREAU

Os Convention Bureaus são entidades privadas e sem fins lucrativos que

atuam como centro difusor de informações entre as empresas interessadas em

realizar eventos. Seu principal objetivo é captar a realização de eventos, em

sua maioria de grande porte, para as cidades onde atuam. Seu perfil

aglutinador torna-o uma figura-chave na condução no planejamento do

marketing de destino, utilizando para promover a imagem da cidade nos

mercados potenciais.

Embora a independência de órgãos governamentais, alguns convention

recebem recursos públicos. No entanto, em sua maioria, são mantidos por

empresas do trade turístico, denominados parceiros ou mantenedores, como

meios de hospedagem, restaurantes, atrativos turísticos, agências e

operadoras de viagens, transportadoras, além do comércio local.

O primeiro bureau de que se tem noticia foi criado em Detroit, nos Estados

Unidos. No Brasil, os primeiros C&VB do país foram criados na década de

1980, em São Paulo e no Rio de Janeiro. Atualmente, existem diversos C&VB

no Brasil, praticamente em cada cidade do país.

10.2 ABEOC A Associação Brasileira de Empresas de Eventos (ABEOC) é uma entidade

civil, sem fins lucrativos ou caráter político-partidário. Com a finalidade de

congregar, coordenar, orientar e defender os interesses de seus associados

(as empresas de serviços especializados em eventos, como organizadores,

promotoras e prestadoras de serviços para eventos), a ABEOC foi fundada no

ano de 1977.

A ABEOC tem como principais objetivos:

- Defender os interesses das associadas, tornando a atividade de organização

e prestação de serviços em eventos conhecidas, valorizadas e respeitadas

perante o mercado e as entidades institucionais e órgãos públicos;

- Promover e incentivar as relações entre suas associadas no sentido de

possibilitar intercâmbio técnico e comercial através da promoção, realização e

apoio de encontros, reuniões, eventos, cursos, projetos e similares;

85

- Realizar um congresso e exposição anual independente ou em parceria com

outras entidades;

- Orientação de interessados em como proceder para atuar na área de eventos

de acordo com a legislação;

- Estímulo a pratica das atividades com um elevado sentido ético nas relações

entre as associadas e, entre essas e o mercado.

10.3 ABRACCEF A Associação Brasileira de Centros de Convenções, Exposições e Feiras tem a

finalidade de promover a integração e a troca de informações relativas às áreas

de operações, finanças, tecnologia, gerenciamento, marketing, comercial,

relações com clientes e desenvolvimento de negócios entre os associados.

Criada em 1985, a ABRACCEF é atualmente constituída por pessoas jurídicas,

empreendimentos ou estabelecimentos empresariais, fixos e permanentes,

administrados por empresas ou instituições, públicas ou privadas, regular e

legalmente constituídas, que tenham dentre seus objetivos sociais a oferta de

espaços e serviços correlatos, específicos e apropriados, a terceiros, para a

realização de eventos de qualquer tipo ou natureza, sob a forma de locação ou

cessão, em caráter temporário, tais como: Centros de Convenções; Centros de

Convenções e de Exposições; Pavilhões de Exposições; Hotéis com Centro de

Convenções; Arenas, Teatros, Casas de Espetáculos e similares; Empresas ou

Instituições com Centros de Convenções; Outros espaços similares.

86

CAPÍTULO 11 Documentos importantes | Pós-evento

Dicas

87

11. Documentos importantes | Pós-evento | Dicas 11.1 MODELO DE CHECK LIST

MODELO DE CHECK LIST Evento: Semana do Turismo

Local: Auditório da Instituição Organizadora

Data:22/09 a 27/09 de 2000 Horário: das 19h30 às 22h30

Responsável: João Carlos Azevedo DISCRIMINAÇÃO UNIDADE/ SETOR RESPONSÁVEL SITUAÇÃO

1-Reserva do local Coordenação do curso Carla Matos Em andamento

2-Reunião para

montagem da comissão

organizadora

Coordenação do curso Carla Matos Ok

3-Distribuição de

atividades para as

diversas comissões de

trabalho

Coordenação geral do

evento

Sandra Regina Ok

4-Definição do tema e

programação do evento

Comissão

organizadora

5-Contratação de

empresas e/ou

profissional autônomo

para criação de material

de divulgação

Comissão financeira,

de divulgação e

marketing

6-Buscar patrocínio e

apoio cultural


de divulgação e

marketing

7-Definição do material

de divulgação

Comissão

organizadora

8-Contratação de

gráfica para impressão

do material de

divulgação e

administrativo

Comissão

organizadora

9- Fazer listagem de

convidados e

Secretaria do evento

88

palestrantes

10-Enviar carta convite

para autoridades,

palestrantes, diretoria

da instituição e demais

funcionários


11-Fazer reserva de

equipamentos de

audiovisual no

departamento

responsável


12-Fazer solicitação de

serviço de copa (café,

água e chá)


13-Solicitação de

mobiliário ao

departamento

competente


14-Fazer follow up dos

convidados,

autoridades e outros.


15- Fazer a divulgação

na mídia


de divulgação e

marketing

16-Fazer a divulgação

do evento na instituição


de divulgação e

marketing

17-Montar as pastas

dos participantes e

convidados

Comissão de recepção

18-Definição de

recepcionistas e escala

de trabalho

Comissão de recepção

19-Verificação e

liberação de

estacionamento


20-Elaborar carta de Secretaria do evento

89

Fonte: MATIAS (2007, p.137)

11.2 MODELO DE BRIEFING DE EVENTOS

MODELO DE BRIEFING DE EVENTOS EMPRESA/ CONTRATANTE Razão Social: Endereço: Fone: Fax: Contato: Cargo: Depto: Segmento de atuação da empresa: Produto e/ou linha de produto ou serviço:

1- EVENTO 1.1 Titulo: 1.2 Objetivo principal do evento (comemoração, reengenharia, cientifico, técnico,

confraternização, promocional, institucional e outros) 1.3 Qual a tipologia do evento? 1.4 Há tema definido? ( )Sim ( ) Não

Caso a resposta seja afirmativa, qual é?

2- PÚBLICO-ALVO 2.1 Perfil do público-alvo: sexo, faixa etária, escolaridade, nível socioeconômico, grau hierárquico; 2.2 Número estimado de participantes; 2.3 Qual a origem geográfica dos participantes?

agradecimento para os

palestrantes

21-Providenciar os

certificados dos

participantes


22-Definir mestre de

cerimônia

Comissão

organizadora

23-Treinar as

recepcionistas


evento

24-Elaborar cartas de

agradecimentos para os

convidados,

patrocinadores e a

todos que colaboraram

com o evento


25- Convocar reunião

de avaliação do evento


evento

26-Elaborar relatório de

avaliação

Coordenação geral

90

3- DATA/ DURAÇÃO

4- LOCAL 4.1 Existe um local determinado para o evento? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja afirmativa, onde?

5- PROGRAMA

5.1 Existe um programa do evento? ? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja afirmativa, anexá-lo.

6- HOSPEDAGEM 6.1 Inclui hospedagem? ( ) Sim ( ) Não 6.2 Qual a categoria dos hotéis a serem utilizados?

7- TRANSPORTE

7.1 Qual o meio de transporte que será utilizado para esse evento? 7.2 Existe empresa transportadora oficial do evento? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja afirmativa, qual?

8- SERVIÇOS 8.1 O que será oferecido aos participantes? ( ) alimentação ( ) brindes ( ) traslados ( ) atividades sociais, culturais e turísticas ( ) Outros. Especificar:

9- CONVIDADOS E AUTORIDADES 9.1 Quem são os convidados e as autoridades? 9.2 Qual o diferencial de serviços e as horas que serão oferecidas a eles?

10- VERBA 10.1 Existe verba prevista? ( ) Sim ( ) Não 10.2 Qual valor?

11- COMISSAO ORGANIZADORA 11.1 Existe uma comissão organizadora? ( ) Sim ( ) Não 11.2 Quem são os contatos?

12- IDIOMA

12.1 Qual o idioma oficial do evento?

13- DIVULGAÇÃO 13.1 Como será feita a divulgação? 13.2 Quais veículos de comunicação serão utilizados? 13.3 Existe logotipo do evento? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja negativa, é necessário criar um logotipo para o evento. 13.4 Criar material de divulgação de acordo com o tema e utilizar o logotipo e cores especiais.

14- EQUIPAMENTOS 14.1 Quais equipamentos audiovisuais e administrativos serão utilizados?

15- MATERIAIS

91

15.1 Quais os materiais administrativos e do participante que serão utilizados?

16- SERVIÇOS 16.1 Quais serviços serão necessários? ( ) tradução simultânea ( ) Buffet para jantar e/ou almoço, coquetel, coffee-break e outros. ( ) decoração ( ) sonorização ( ) filmagem ( ) fotografia ( ) outros. Especificar:

17- RECURSOS HUMANOS 11.3 Quantidade: 11.4 Com que qualificação? 11.5 Para esse evento, haverá a contratação de outros prestadores de serviços, como:

( ) agencia de propaganda ( ) serviços gráficos ( ) assessoria de imprensa ( ) agência de viagens e turismo ( ) assistência medica hospitalar ( ) transportadora rodoviária para traslados ( ) seguro ( ) outros. Especificar:

Fonte: MATIAS (2007, p. 134)

11.3 MODELO DE QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO

MODELO DE QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO 1. Como você qualifica o evento quanto a:

Programação Ótimo Bom Regular Fraco Temas/ assuntos Conferências Trabalhos apresentados Projetos Debates Mediadores Carga horária Operacionalização Ótimo Bom Regular Fraco Secretaria Recepção Manutenção Limpeza Segurança Apoio Sinalização Instalações Climatização Informações Folheteria / material Pontualidade Multimeios Equipamentos em geral Atrações locais Outros ( )

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Serviços Ótimo Bom Regular Fraco Transportes de acesso Traslados Hotel Alimentação Atividades sociais e turísticas

Estacionamento Guias Recepcionistas Intérpretes

2. Na sua opinião: Qual foi o ponto forte do evento? Qual foi o ponto fraco do evento?

3. Como você tomou conhecimento do evento? Folheto ( ) Cartaz ( ) Mala direta ( ) Televisão ( ) Emissora: __________________ Jornal ( ) Nome: _____________________ Revista ( ) Nome: _____________________ Radio ( ) Emissora: ___________________ Home Page ( ) Endereço: ___________________ Indicação pessoal ( ) Nome: _____________________ Outros ( ) Quais? _____________________

4. Qual marca de empresa ou entidade lhe chamou mais a atenção e por quê?

5. Quais sugestões você daria para um próximo evento dentro dessa área em relação a:

Tema: Palestrantes: Localidade:

6. Qual atividade profissional que você exerce?

7. Qual é a cidade e o Estado que você reside?

8. Observações e sugestões:

Fonte: BRITTO (2002, p. 301)

11.4 DICAS

- De uma maneira geral o período recomendável tecnicamente planejar um

evento é com antecedência de um ano, porém quando os eventos são

93

periódicos, é importante já ter definido ao final do evento em execução, data e

local do próximo. Nessa fase faz-se a captação da futura versão

- Conhecer sobre a parte técnica da elaboração e gestão de eventos

- Conhecimentos, ainda que superficiais, nas áreas envolvidas

- Habilidades para evitar e lidar com imprevistos

- Selecionar profissionais e prestadores de serviços com perfil de competência

- Evitar realizar eventos em horários que concorram com outras programações

de forte apelo popular, naquela mesma localidade

- Evitar erros que comprometa o andamento ou a imagem do evento

- Cumprir o tempo de discursos e falas

- Garantir a pontualidade da programação

- Acrescentar percentual financeiro como reserva técnica diante do fluxo de

mercado

- Evidenciar item quanto a possibilidade da mudança e/ou valorização da

moeda

11.5 SERVIÇOS EM ALIMENTOS E BEBIDAS Materiais, iguarias e

equipamentos Quantidade/ medida Observações

Arroz em churrasco como guarnição

100 gramas Por pessoa

Cafezinho em congressos e reuniões

50 ml Por pessoa

Canapés 15 Por pessoa em coquetéis ou coffee -break

Docinhos de festa 5 a 10 Por pessoa. Banheiros químicos - 01 a cada 300 pessoas.

Água mineral sem gás em coquetéis

300 ml Por pessoa.

Churrasquinhos/ espetinhos 3 unidades Mínimo de 150 gramas de carne por pessoa

Carne vermelha em churrascos

400 gramas Por pessoa se houver guarnição e outros tipos de

carne. Sem guarnição, é recomendado 500 gramas.

Cerveja em lata com álcool 4 latas Por pessoa. Cerveja em lata sem álcool 2 latas Por pessoa.

Cerveja garrafa 600 ml Por pessoa. Garçom - 01 a cada dez mesas. Maitre - 01 a cada dez mesas.

Universo de seguranças em eventos de massa

- 01 a cada 120 pessoas.

Refrigerante 600 ml Por pessoa. Vinho 400 ml Por pessoa. Caso seja

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servido somente vinho, aumentar a quantidade em

20%. Wisky e destilados Duas doses Por pessoa. Depende da

quantidade de outras bebidas.

Salgadinhos para coquetel 10 a 15 Por pessoa. Fonte: Adaptado de Rispoli (2005).

95

3.2 PÓS-EVENTO É etapa de encerramento do evento. Consiste em: - Fechamento contábil - Avaliação técnica e financeira - Avaliação mercadológica -Providências finais de expediente administrativo e gerenciais - Avaliação dos envolvidos empresas, ou pessoas - Feedback do cliente Diante dessas atividades, ocorre a confrontação dos resultados esperados com os realizados, proporcionando a análise dos pontos positivos e negativos do evento Cada evento deve ser uma plataforma para outro - Avaliação Geral- importante etapa do pós-evento, onde os produtores e gestores analisam pontos fortes e fracos de todos e do evento em si. Como resultado, um relatório documental Para essa avaliação interna, utiliza-se da distribuição ‘in loco’ de questionários específicos para cada área. Etapa realizada em reunião coletiva imediatamente ao encerramento das atividades. Documento sigiloso e de propriedade do produtor e do gestor. - Serviços de secretaria no Pó-evento Dentro do pós-evento ainda podemos identificar como atividades relacionadas a esta etapa os serviços de secretaria descritos abaixo: - elaboração e envio de ofícios ou cartas de agradecimento; - separação, catalogação e arquivo de correspondências; - envio ou entrega de certificados (esta atividade também pode ser feita no encerramento do evento) - publicação dos Anais do evento (caso seja encontro científico) - envio de release aos meios de comunicação com resultados do evento; - organização da desmontagem das instalações e equipamentos e transporte dos materiais terceirizados; - planejamento da reunião de encerramento.

96

CAPÍTULO 12 Gerenciando Eventos como projetos

97

12. Gerenciando Eventos como Projetos

Todo Evento é um Projeto e precisa ser gerenciado com tal, mas afinal o que seria um projeto? “Um Projeto é um esforço TEMPORÁRIO realizado para criar um produto ou serviço EXCLUSIVO”(PMBOK).

TEMPORÁRIO: Significa que todo projeto tem um inicio e um fim definido.

EXCLUSIVO: Significa que o produto ou serviço produzido é de alguma forma diferente de todos os outros produtos ou serviços semelhantes já realizados

O Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. (PMBOK)

Gerenciar um projeto inclui:

Identificação das necessidades;

• Estabelecimento de objetivos claro e alcançáveis;

• Balanceamento das demandas conflitantes de Qualidade, Escopo, Tempo e Custo;

• Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas dos stakeholderes.

Processos de Gerenciamento de Projetos

Iniciação

Planejamento

Execução

Monitoramento e Controle

Encerramento

Áreas de Conhecimento em Projetos:

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GLOSSÁRIO DE EVENTOS (baseado de Britto, 2002 e Rispoli, 2005 e leituras complementares) Adriças: corda de fina espessura da cor branca utilizada no hasteamento das bandeiras Anais: registro das publicações ou documentos de um congresso ou similar Anfitrião: quem recebe os convidados; dono da casa; em eventos organizacionais é, quase sempre, a autoridade maior da empresa, presente ao encontro Balão Blimp: balões infláveis promocionais, utilizados no espaço aéreo do evento Blaster técnico em pirotecnia Briefing :resumo de informações, das quais surgirão propostas de ação. Cast: lista de artistas. Chancela: assinatura no evento em conjunto com o realizador Check list ou mapa de produção : lista de controle ou ordenação Cerimonial: conjunto de regras que orientam as cerimônias oficiais, civis, militares, públicas, privadas e religiosas Croqui: arte ou mapa de localização ou que representa a idéia (lay out) Curador: responde legalmente pelas exposições de artes. Trabalha na pesquisa e seleção das obras e cuida da tramitação burocrática de exposições e mostras de arte Ecad: escritório central de arrecadação e distribuição dos direitos autorais Etiqueta: formalidade no trato social. Pressupõe urbanidade e respeito no trato entre pessoas, tanto em contato social, familiar, profissional Mesa diretiva: mesa ocupada por autoridades e convidados mais importantes Mestre-de-cerimônia: pessoa que apresenta e dirige um encontro, obedecendo script Oratória: arte de falar ao público Palestrante: aquele que palestra Precedência: antecedência no tempo, na ordem ou no lugar. A formalização da ordem de precedência é uma das partes mais importantes do cerimonial Protocolo: em relação ao cerimonial, o que determina os lugares na estrutura política e administrativa em um evento. Púlpito: tribuna para pregadores

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Release: texto de divulgação, para as mídias Script: texto ou roteiro protocolar de cerimônias e apresentações (Mestre de Cerimônias) Trade turístico: conjunto de empresas do segmento turístico. Tribuna: lugar elevado de onde falam os oradores; púlpito Vernissage: exposições e mostras artísticas.

87810322 Producao e Gestao de Eventos

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