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A ESCOLHA DE SISTEMA PARA AUTOMAÇÃO DE BIBLIOTECAS

Automação de Unidades de Informação

A decisão de automatizar

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A decisão de automatizar

� Deve identificar os seguintes aspectos:

◦ Cultura, missão, objetivos da instituição;

◦ Características da biblioteca com relação à sua abrangência temática, serviços oferecidos,, etc;

◦ Interesses e necessidades de informação dos usuários;

◦ Plataforma tecnológica existente na instituição:

� Software

� Hardware,

◦ Os recursos humanos disponíveis;

Primeira Etapa

Planejamento do processo de automação

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Planejamento do Processo de Automação

� Esforço extra a ser desenvolvido pela biblioteca, além das atividades rotineiras

� Estrutura organizacional para conduzir o projeto de automação:

◦ Formalização do “Comitê de Automação”

� Pessoas

� recursos disponíveis

Segunda Etapa

Diagnóstico da situação atual

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Diagnóstico da Situação Atual

◦ Seu produto é o Documento de Diagnóstico, que deve conter:

� Dados quantitativos da biblioteca:

� acervo discriminado por tipos de materiais, usuários, serviços, projeção destes dados, novas demandas;

� Base tecnológica atual:

� Analisar a base tecnológica atual da biblioteca e também da instituição a qual ela pertence,

� Podem haver padrões de tecnologia já adotados e padronizados pela instituição que terão que ser seguidos

� Sistema atual (se houver),

� padrões utilizados,

� quantidade de dados em meio legível por computador;

� infra-estrutura de hardware/software e comunicações

� problemas identificados

Terceira Etapa

Identificação de fornecedores

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Identificação de Fornecedores

� Coleta de dados inicial sobre produtos e fornecedores, através de:

◦ contatos diretos,

◦ solicitação de folders,

◦ visita a sites,

◦ visitas a bibliotecas que tem determinado sistema implantado.

� Identificar para cada sistema analisado as seguintes informações:

◦ nome do produto, nome da empresa, endereço, telefone, e-mail e contato comercial

◦ porte das bibliotecas atendidas pelo sistema,

◦ atende uma/várias bibliotecas?

◦ principais funcionalidades,

◦ padrões utilizados,

◦ infra-estrutura de hardware/software e comunicações requerida,

◦ necessidade de SGBDs de terceiros fornecedores, faixa de preços.

� Os dados de cada fornecedor devem ser registrados.

Quarta Etapa

Análise dos pré-requisitos

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Análise dos pré-requisitos

� Devem ser avaliados cuidadosamente os seguintes itens:

◦ Identificação/especificação da infra-estrutura (hardware, software, rede) necessária para o funcionamento dos Sistemas analisados;

◦ Verificar até que ponto a instituição já conta com a infra-estrutura computacional e de redes requerida pelos Sistemas analisados;

◦ Condições políticas

Quinta Etapa

Elaboração do projeto de automação

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Elaboração do Projeto de Automação

� Objetivo

◦ dimensionar o esforço requerido para a implantação do Sistema na biblioteca, seus custos e prazo de execução.

� Será submetido à direção da instituição a qual pertence a biblioteca e/ou a uma agência de fomento, a fim de obter os recursos necessários.

� Pode ter a seguinte estrutura

� Diagnóstico da situação atual, já desenvolvido anteriormente (incluir o Documento de Diagnóstico);

� Objetivos da biblioteca com a automação;

� Infraestrutura de hardware/software e comunicações requerida especificada e dimensionada;

� Levantamento e definição dos requisitos funcionais básicos do sistema pretendido, custos estimados do projeto;

� Cronograma de implantação do projeto.

� Orçamento e cronograma de desembolso

Sexta Etapa

Avaliação/seleção de sistemas

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Avaliação e Seleção de Sistemas

� Objetivo

◦ Levantar os Requisitos Funcionais do Sistema desejado,

� servirá de parâmetro de comparação com os produtos disponíveis no mercado;

◦ Elaboração do relatório de REQUISITOS FUNCIONAIS

◦ Inclusão dos Requisitos Funcionais no documento REQUISIÇÃO POR PROPOSTAS

◦ distribuição do documentos Requisição por Propostasentre os fornecedores candidatos

◦ Avaliação/pontuação dos Sistemas com base nas Requisições por Propostas preenchidas pelos fornecedores

Avaliação e Seleção de Sistemas

Requisito Peso Emp. A Emp. B Emp. C

1. ADMINISTRAÇÃO

1.1. Cadastro de funcionários 8.0 4 (32) 10 (80) 6 (48)

1.2. E-mail corporativo para funcionários – Grupos 7.0 6 (42) 0 (0) 4 (28)...

2. AQUISIÇÃO

2.1. Fornecedor

2.1.1. Alerta automático ao fornecedor de atrasos na entrega 5,0 6 10 4

2.1.2. Emissão de cartas de cobrança e agradecimentos de doações

4,0 4 0 10

...

3. CATALOGAÇÃO

3.1. Entrada de dados

3.1.1. Duplicação de um registro para inclusão de novas edições 6,0 0 10 6

3.1.2. Restrição de acesso a edição de campos e subcampos específicos

6,0 10 6 6

3.1.3. Templates personalizáveis para entrada de dados 7,9 6 4 4...

Atendo = 10Atendo Parcial = 6Atendo Futuro = 4Não atendo = 0

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Questões sobre Software Livre

� O software livre é uma realidade em diversas áreas, inclusive a de automação de bibliotecas;

� Existem várias opções de software livre para automação de bibliotecas distribuídos gratuitamente;

� Deve-se estar consciente dos riscos envolvidos na adoção de software livre.

◦ Suporte PRECÁRIO.

� Opção viável quando a instituição conta suporte de informática ou especialistas com conhecimento na implantação e manutenção destes softwares.

◦ Neste caso é possível se montar um sistema completo de automação de bibliotecas baseado em software livre, a um custo bastante baixo.

� De qualquer maneira, software livres podem ser um início de automação barato para uma biblioteca.

� Pode-se optar também por utilizar software básico livre, como o sistema operacional LINUX, nos servidores da biblioteca e utilizar uma opção de versão para LINUX de um Sistema comprado, compatível com este sistema operacional.

Sétima Etapa

Negociação contratual

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Negociação Contratual

� A aquisição deve ser um processo CONCORRENCIAL entre os possíveis fornecedores.

� Este é um processo bem mais complexo que adquirir um pacote de aplicativos como um editor de textos.

� Um Sistema é composto de módulos, tem que ser configurado e parametrizado para se adaptar às características de cada biblioteca.

� Demanda treinamento e suporte permanente.

� Após selecionado um sistema, ainda restam muitos detalhes a serem resolvidos na proposta do fornecedor.

� A etapa de negociação dos detalhes da proposta do fornecedor, antes da mesma ser assinada, é uma ocasião que oferece grandes possibilidades da biblioteca contratante obter vantagens adicionais.

Documento: Contrato

� Aspectos contratuais

◦ Instalação

◦ Garantia e Custos de atualização (upgrade)

◦ Condições de garantia e assistência técnica

� prazo da garantia (o prazo médio padrão é de 12 meses);

� cobertura e limites (as exceções devem estar bem explicitadas);

� fornecimento sem ônus adicional de e versões novas do software ou de alguns dos seus módulos durante o prazo de garantia, pode-se incluir cláusulas garantindo instalação e configuração dessas atualizações;

� tempo máximo de atendimento (o padrão é 24 horas);

� os tipos de atendimento:

� pessoal (on-site); por telefone; por e-mail; via Internet

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Documento: Contrato

� Aspectos contratuais

◦ Pacote de treinamento

◦ Representantes locais/regionais

◦ Necessidade de licenças de software de terceiros:

� Muitos Sistemas utilizam Sistemas Gerenciadores de Bases de Dados (SGBDs) de terceiros

� Deve-se verificar se o custo da aquisição destes sistemas já esta incluído no custo do Sistema ou deverá ser adquirido do fornecedor específico.

Documento: Contrato

� Aspectos de suporte

◦ Documentação

◦ Treinamento

◦ Contrato de Manutenção

◦ Apoio Técnico

◦ Atendimento por telefone (grátis?)

� Aspectos gerais

◦ Grupos de Usuários

◦ Periódicos ou Newsletter

◦ Lista de Discussão

◦ Congressos e Seminários

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Oitava Etapa

implantação do sistema

Implantação do Sistema

� Treinamento da equipe

� Definição dos parâmetros do sistema

� Testes de aceitação

� Carga inicial das bases de dados

� Registro de dados

� Realização da conversão retrospectiva

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ESCOLHA DE UM SISTEMA DE AUTOMAÇÃO(OUTRAS CONSIDERAÇÔES)

A escolha de um software

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A escolha de um software

� Qualidades técnicas do sistema;

� Razões administrativas ou políticas;

� Pessoal envolvido na escolha:

◦ Pessoal da biblioteca;

◦ Direção da biblioteca;

◦ Centro de informática;

◦ Fornecedores;

◦ Serviços jurídicos;

◦ Outras bibliotecas;

◦ Serviços de telecomunicações;

◦ Usuários.

Padrões

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Padrões: formato de registro

� MARC

� protocolo Z39.50

Processos

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Conversão Retrospectiva

� Transformar o catálogo existente na biblioteca, em formato de fichas, num catálogo em formato legível por máquina, de acordo com normas e padrões estabelecidos;

� No momento da escolha do software deve ser observado se o produto tem condições de fazer a conversão retrospectiva, considerando os recursos atuais da biblioteca;

Instalação, testes e garantia

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Instalação, testes e garantia

� Procedimento posterior à seleção e aquisição do software;

� Porém, é possível perceber o comportamento ético e profissional do fornecedor;

� Ocorrem situações em que o produto é instalado mas nada funciona. Mensagens de erro, travamento do equipamento. Tudo isso confere descrédito e desconfiança na qualidade do sistema.

Instalação, testes e garantia

� Todos os testes devem ser feitos detalhadamente, abordando as mais variadas situações;

� A afirmação de que em outros locais o sistema funciona corretamente não atende às expectativas daquele onde ocorrem as falhas;

� Para ser confiável, o sistema precisa ser instalado, testado e funcionar bem em todas as instituições.

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Instalação, testes e garantia

� É necessário uma cláusula contratual que proteja a instituição. Em caso de falência, concordata ou mudança de ramo de atividade, a empresa seja obrigada a fornecer os programas-fonte da última versão.

Suporte e Manutenção

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Suporte técnico e manutenção

� É imprescindível firmar com o fornecedor um contrato de suporte técnico e manutenção que incluam os seguintes serviços:

◦ Correção de erros do software;

◦ Fornecimento e implantação de versões atualizadas, com os manuais e literatura técnica pertinentes;

◦ Apoio técnico no período de implantação de novas versões;

◦ Treinamento visando à perfeita compreensão das novas verões;

Treinamento dos Usuários

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Treinamento dos usuários

� O treinamento na capacitação técnica dos usuários do sistema – bibliotecários, analistas, etc – e o domínio que possuem no uso dos instrumentos de trabalho estão diretamente relacionados ao pleno cumprimento da missão institucional e ao sucesso na realização das atividades atribuídas a eles;

Documentação do Sistema

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Documentação do sistema

� é recomendável que a documentação do produto seja apresentada em português na forma impressa e que o fornecedor entregue os manuais técnicos e do usuário devidamente atualizados e apresentados de forma didática, de modo a permitir a compreensão e resolução de problemas quando eles surgirem.