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FATECPE - FACULDADE DE TECNOLOGIA E CINCIAS DE PERNAMBUCO

Curso de Cincias da Computao

A importncia do uso de software no Gerenciamento de Projetos em PMEs

Joo Victor Ramos Gorgonha

Recife

2014

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Joo Victor Ramos Gorgonha

A importncia do uso de software no Gerenciamento de Projetos em PMEs

Trabalho apresentado como sendo a segunda nota

da disciplina TCC1, ministrada pela professora

Creuza Rolim

Recife

2014

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Joo Victor Ramos Gorgonha

A importncia do uso de software no Gerenciamento de Projetos em PMEs

Trabalho apresentado como sendo a segunda nota

da disciplina TCC1, ministrada pela professora

Creuza Rolim

______________________________________________________

Verissimo

Coordenador do Curso de Administrao

______________________________________________________

Creuza Rolim

Professor Orientador

_____________________________________________________

Professor Convidado

_____________________________________________________

NO TEM AINDA

Orientador Metodolgico

Recife, de dezembro de 2014.

4

AGRADECIMENTO

Agradeo primeiramente Deus por ter me abenoado e tornado possvel a conquista desta

importante etapa de minha vida.

A minha me pelo incentivo e por sempre acreditar em mim.

A professora Creuza Rolim, que me motivou a desenvolver sobre o contedo, sempre

focando no meu melhor.

A minha noiva, pelos momentos de ausncia e sua compreenso.

Aos colegas de sala, fonte de amizade e grandes risadas.

Agradeo fortemente.

5

"Os problemas so problemas

demais se no correr atrs da

maneira certa de solucionar"

Chico Science

6

Resumo

Este estudo se insere no campo de estudos de Gerenciamento de Projetos nas organizaes. Sua

importncia decorre de que o ambiente empresarial vem passando por intensas mudanas, nas ltimas

dcadas, reflexo das inmeras transformaes tecnolgicas, sociais e polticas, em curso nos mais

diversos setores econmicos. ntida a importncia das atividades que se caracterizam pela inovao

em qualquer processo de mudana, pois, em geral, so elas que agregam mais valor ao produto ou

servio. Neste sentido, gerenciar melhor todos os recursos de uma organizao fundamental para as

empresas que querem ser mais competitivas e progredir. No entanto, conseguir maturidade em

Gerenciamento de Projetos implica em decidir por uma srie de aes consistentes, envolvendo

desenvolvimento de competncias em vrias instncias, e isto leva tempo e tem reflexos em toda a

organizao. A implementao de um software que auxilie nesse gerenciamento, se torna um

diferencial para a empresa. A contribuio deste estudo est, justamente, em entender o processo de

obteno da maturidade em Gerenciamento de Projetos nas organizaes, na obteno de um software

que as auxilie nesse processo.

Palavras-chave: Gesto de projetos. Software Gerenciador de projetos. Stakeholders.

Planejamento.

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Abstract

This study belongs to the field of Project Management studies in organizations. Its importance stems

from the business environment is undergoing intense changes in recent decades, reflecting the many

technological, social and political, in progress in various economic sectors. It is clear the importance

of activities that are characterized by innovation in any process of change, because, in general, are

they that add more value to the product or service. In this sense, better manage all the resources of an

organization is essential for companies who want to be more competitive and progress. However, to

achieve maturity in Project Management implies decide by a series of consistent actions involving

development skills in several instances, and this takes time and is reflected throughout the

organization. The implementation of a software to assist in management, becomes a differentiator for

the company. The contribution of this study is precisely to understand the process of obtaining the

maturity in Project Management in organizations, in getting a software that assists in this process.

Word-key: Project management. Software project manager. Stakeholders. Planning.

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ndice de tabelas

Tabela 1 - Cronograma do trabalho ............................................................................................... 13

Tabela 2 - Custo Recursos Materiais ............................................................................................. 14

Tabela 3 - Total dos Recursos ....................................................................................................... 14

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Sumrio

1 Tema ......................................................................................................................................... 10

2 Levantamento bibliogrfico ..................................................................................................... 10

3 Problema .................................................................................................................................. 11

4 Justificativa .............................................................................................................................. 11

5 Objetivos ................................................................................................................................... 11

6 Hipteses ................................................................................................................................... 12

7 Metodologia .............................................................................................................................. 12

8 Cronograma ............................................................................................................................. 12

9 Recursos.................................................................................................................................... 14

9.1 Humanos ................................................................................................................................ 14

9.2 Materiais ................................................................................................................................ 14

9.3 Total dos recursos ................................................................................................................. 14

10 Referencial Terico ................................................................................................................ 15

11 Referncias ............................................................................................................................. 16

12 Anexos ..................................................................................................................................... 16

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1 Tema

A importncia do uso de software no Gerenciamento de Projetos em

PME1s .

2 Levantamento bibliogrfico

Como fonte de informao e estudo, foram usados:

Monografias que abordam o tema proposto;

O livro PMBOK2 5 edio;

Revistas que abordam casos e melhores prticas;

Softwares que contem essa soluo;

Tratamento das informaes de casos ocorridos.

As monografias escolhidas, e achadas, tratam de casos, onde o problema principal, foi

corrigido usando prticas de Gerncia de Projetos, definindo processos e conscientizando os

stakeholders, da importncia de seu uso.

O livro PMBOK 5 edio, foi escolhido pois a base de conhecimento para a Gerncia de

Projetos, o mesmo foi criado pela PMI3.

Escolhi como uma fonte de contedo e casos, a revista MundoPM Project Management, por

se especializada no tema de Gerncia de Projetos, objetivando uma contribuio para essa rea de

conhecimento.

Hoje no mercado, existem diversos softwares, de preos variados, que contem essa soluo.

Ser mostrado que com o uso desses softwares, os projetos podem ser melhor gerenciados, dando

uma viso macro do cronograma definido inicialmente.

1 Pequena e mdia empresa 2 PMBOK (Project Management Body of Knowledge) conjunto de prticas na gesto de projetos

organizado pelo instituto PMI e considerado a base do conhecimento sobre gesto de projetos por

profissionais da rea. 3 Project Management Institute. Instituio sem fins lucrativos, que hoje referncia no mundo para

a rea

11

No decorrer dos meus 7 anos de trabalho, pude vivenciar alguns casos, onde a falta de

conhecimento ou o mau uso das tcnicas para Gerncia de Projetos, no foram aplicadas. Causando

falhas graves como:

Retrabalho por falta de planejamento no escopo do projeto;

Falta de uma visualizao do andamento do projeto;

Estouro do oramento;

Atraso na entrega;

Insatisfao dos stakeholders.

3 Problema

O problema surge pela falta de controle no gerenciamento de vrios projetos ao mesmo tempo,

sem ter uma viso macro de cada um, um visualizador de status.

Tambm existe falta de conhecimento em tcnicas e habilidades de Gerncia de Projetos dos

responsveis pela criao, desenvolvimento e concluso de um projeto.

4 Justificativa

A gesto de projetos uma rea bastante consolidada em meio profissional, quanto acadmico,

e fazer com que suas tcnicas sejam aplicadas sem uma ferramenta especfica, fica invivel a Gerncia

de Projetos.

O uso de um software onde tenha a possibilidade de ter uma viso geral de todos os projetos,

de forma resumida e clara, garante um melhor acompanhamento do status dos projetos.

5 Objetivos

Como objetivo principal, ser apresentada a importncia do uso de softwares na gesto de

projetos, que abordam todas as fases de um projeto, conscientizando os funcionrios, responsveis

por implantaes futuras, da importncia dessa ferramenta, e de sua potencialidade, para o sucesso

dos projetos.

12

O foco do processo ser:

Expor a importncia da Gerncia de Projetos;

Exemplificar os mtodos do PMBOK para controle dos projetos;

Explanar pros e contras do gerenciamento por software;

Realizar pesquisa com profissionais da rea;

Formalizar os ganhos do uso desses softwares.

6 Hipteses

Com o entendimento da necessidade da Gerncia de Projetos em uma PME, pelos mtodos do

PMBOK, e a aceitao do uso de um software, obter melhores resultados no decorrer das fazes do

projeto, garantindo seu sucesso.

7 Metodologia

Durante a explicao da metodologia sero apresentados alguns casos de uso, onde os

conceitos do livro PMBOK so abordados e abstrados pelo software, e como seu uso facilita o

Gerenciamento de n+14 projetos.

Tambm ser feita uma pesquisa, preenchimento de formulrio web, para saber como feito

o Gerenciamento por profissionais da rea.

8 Cronograma

Foi usado o Diagrama de Gantt5, para criar o cronograma de atividades (vide em anexos),

contendo o planejamento do trabalho.

Abaixo segue cronograma, resumido, contendo o tempo de entrega, proposto, de cada fase,

para a implantao do projeto.

4 Abstrao matemtica, onde indica que a quantidade de projetos maior ou igual a 2 5 Instrumento que permite modelar a planificao de tarefas necessrias para a realizao de um

projeto. Trata-se de um instrumento inventado em 1917 por Henry L. GANTT

13

ATIVIDADES 2014 2015

AGO SET OUT NOV DEZ MAR ABR MAI JUN

Escolha do tema

Pesquisa bibliogrfica

preliminar

Leituras e elaborao de

resumos

Elaborao do projeto

Entrega do projeto de

pesquisa

Reviso bibliogrfica

complementar

Coleta de dados

complementares

Reviso oficial do

trabalho

Entrega oficial do

trabalho

Apresentao do

trabalho em banca

Tabela 1- Cronograma do trabalho

14

9 Recursos

9.1 Humanos

Graduando: Joao Victor Ramos Gorgonha

Professor Coordenador: Verissimo

Professor Orientador: Creuza Rolim

9.2 Materiais

Material Quantidade Valor Unitrio Valor Total

Livro PMBOK 5 edio 1 R$ 150,00 R$150,00

Pendriver 16GB 1 R$ 80,00 R$ 80,00

Resma papel A4 1 R$ 35,00 R$ 35,00

Cartucho tinta cor preta

impressora

1 R$ 40,00 R$ 40,00

Cartucho tinta colorida impressora 1 R$ 40,00 R$ 40,00

Total R$ 345,00

Tabela 2 - Custo Recursos Materiais

9.3 Total dos recursos

Item Valor

Humano R$ 0,00

Material R$ 345,00

Total R$ 345,00

Tabela 3- Total dos Recursos

15

10 Referencial Terico

Diante do cenrio de mudanas consecutivas na tecnologia, poltica e economia, as

organizaes veem a necessidade de melhorar o relacionamento entre custo e benefcio. A partir dessa

necessidade, a gesto de projetos e a aplicao de melhores prticas do PMBOK, vem-se mostrando

a melhor opo para esse cenrio.

A Gerncia de Projetos exige o planejamento das atividades a serem executadas, e planejar

no uma atividade fcil, sendo muitas vezes deixada de lado por falta de conhecimento. Esse

planejamento nem sempre existe nas PMEs, deixando- 6

Essa metodologia adotada por muitas PMEs, implicam em diversas consequncias: custos

elevados, prazos longos de execuo, excesso de medidas corretivas, retrabalho e a falta de

documentaes, so alguns dos fatores presentes e frequentes na realizao das atividades destas

organizaes.

To importante quanto administrar um projeto um esforo temporrio empreendido para

criar um produto, servio ou resultado exclusivo. A natureza temporria dos projetos indica que eles

(INSTITUTE, 2013), definir os projetos que levaro aos

resultados em linha com o planejamento estratgico e classificados como prioritrios pelo oramento

empresarial.

O PMBOK no apresenta uma metodologia a ser implementada, ele apresente 9 reas de

conhecimento e seus 44 processos, as quais o GP7 deve usar para garantir a aplicao das melhores

prticas.

A implantao de um software de Gerenciamento de Projetos, pode auxiliar na abstrao de

todos esses processos, porm necessrio o conhecimento, para o correto preenchimento na utilizao

do software.

Porm para essa implantao, a empresa tem que ter bem definido, mudar sua cultura, os

conceitos de projeto e sua gerncia.

6 Executar para ver o que acontece e ir solucionando os problemas e as falhas medida que vo

aparecendo e a busca desenfreada por resultados, estabelecendo prazos audaciosos. 7 Gerente de Projetos

16

11 Referncias

INSTITUTE, P. M. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 5. ed. [S.l.]:

Saraiva, v. nico, 2013.

12 Anexos

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