A03 Gestao por Processos (levantamento de dados e enformações)

Foco na Modelagem EstratégicaSaulo Barbará

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Gestão por ProcessoLevantando os Processos da sua Organização

2/24Gestão por Processos – Levantando os Processos. Prof. Saulo Barbará

“A modelagem e análise são os primeiros e mais importantes passos da Gestão por

Processos. O sucesso da gestão depende da maneira como estas duas etapas são

realizadas”

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Mostrar como pode ser feito o levantamento dos processos de uma organização.

Objetivo

Gestão por Processos – Levantando os Processos. Prof. Saulo Barbará

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Como iniciar?Qual a Finalidade da GP?Etapas iniciais da GPLevantamento de InformaçõesTécnicas aplicáveisTécnica de entrevista, observação direta, grupo

focalInstrumentos de coletaFormulário de descrição de processosFormulário de elaboração de roteiros.

Sumário


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Planeje Elabore o Projeto Apresente à Direção Busque aprovação Busque parceiros e patrocinador junto à DireçãoMonte a sua equipe Treine a sua equipe Escolha as ferramentas

Técnica: BPMN, Flowchart, UML, IDEF? Software: Visio, Aris, Intalio?

Defina seus padrões de documentação Arregace as mangas e vá em frente.

Como Iniciar?


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Estudar e melhorar os processos de trabalho?

Implementar o SGQ? Instalar um software de Gestão?

Qual é a Finalidade da GP?

Finalidade??? Tipo de trabalhoorientação


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Levantamento de dados e informações sobre estes processosDescrição do escopo geral do processoElaboração dos roteiros dos processos

críticosAnálise crítica do escopo e dos roteiros.

Modelagem dos processos (Forma atual)Re-desenho dos processos (Como

deve ser).

Etapas Iniciais da GP?


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Levantamento de Informações

TécnicasAnálise da cadeia de valorAnálise dos mapas de relacionamentosAnálise de documentação (Manual da

Qualidade, PE, etc.)QuestionáriosObservação e registro (in loco)Entrevista Grupo focal.


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EntrevistaMais utilizadaMuitos autores consideram a entrevista a

técnica por excelência nos levantamentosAdequada para registrar o que as pessoasSabem, crêem, esperam, sentem ou desejam,

pretendem fazer, fazem ou fizeramIdeal para registrar as preocupações das pessoas

sobre os motivos, explicações e interpretações.

Levantamento de Informações


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VantagensA entrevista possibilita a obtenção de

dados referentes aos mais diversos aspectos organizacionaisÉ uma técnica muito eficiente para a

obtenção de dados em profundidadeOs dados obtidos podem receber

tratamentos diversos.

Técnica de Entrevista


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LimitaçõesA falta de motivação do entrevistado para

responder as perguntas que lhes são feitasA inadequada compreensão do significado

das perguntasO fornecimento de respostas falsas, não

precisas, inadequadasInabilidade do entrevistador para conduzir a

entrevista.



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Tipos (alguns)Não estruturadaPerguntas abertas, respostas livreTreinamento demoradoRequer experiência e habilidade

EstruturadaPerguntas pré-formuladas, respostas dentro

do esperadoTreinamento bem mais rápidoExige menos experiência.



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Estruturada (proposta)Requer um guia de orientaçãoRoteiro/formulário modelo desenhado para istoFacilita seguir uma sequência exata (evita perder o

rumo)Permite registrar as informações essenciais sobre o

processoMeio de registroPreencher o roteiro na medida em que a entrevista for

sendo feita (demora mais, porém é mais preciso)Gravar a entrevista, depois ouvir e preencher o

formulário (mais rápido, porém mais chance de falhas)



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Cuidado – Requer planejamentoTomar conhecimento e se familiarizar com o que

deve ser levantadoFazer teste piloto com colegasAgendar a entrevistaO tempo de cada entrevista dependeExtensão e complexidade de cada processoConhecimento do entrevistado sobre cada processoHabilidade do entrevistadorSó com a experiência será possível estimar o tempo

de cada entrevista.


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Produtos (resultados)Descrição do escopo geral do processoDescrição das rotinas e do fluxo de

trabalhoElaboração do Roteiro (Script) de cada

processo ou sub-processo.



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Formulário no. 1 – Descrição Geral do ProcessoParte 1 – EscopoParte 1 – Exemplo de EscopoParte 2 – Fluxograma, IDEF, etc.

Formulário no. 2 – Descrição do Roteiro

Instrumentos de Coleta


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Descrição geral do processoDescreva Nome do processo, sub-processo,

responsável, objetivo e condição de início Fornecedores, entradas, saídas e clientes Atividades e tarefas (etapas: começo,

meio e fim).

Descrição do Escopo

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Use um formulário para cada sub-processoUse o exemplo de roteiro como guiaDê preferência ao uso da linguagem

estruturadaDescreva os detalhes do sub-processo

(Roteiro – descrição do fluxo de trabalho)O passo-a-passo de cada sub-processoQuem faz o que, como, quando, o que usa,

com quem interage e pra quem é passada a continuidade do processo.

Elaboração do Roteiro


Grupo Focal

Pode ser considerado uma modalidade de entrevistaPode ser utilizado no levantamento das

diferentes percepções e atitudes acerca de um fato, prática, produto ou serviço.A essência do grupo focal está na interação

entre os participantes e o pesquisadorVisa colher dados a partir da discussão

focada em tópicos específicos a serem mapeados.

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Como técnica, ocupa uma posição intermediária entre a observação participante e as entrevistas em profundidade.Pode também ser caracterizado como um

recurso para compreender o processo de construção das percepções, atitudes e representações sociais de grupos humanos.

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Grupo Focal


ConstituiçãoDe 6 a 10 participantes que não familiarizados

uns aos outros. Os participantes são escolhidos por apresentar

certas características em comum que associadas ao tópico a ser estudadoTem duração típica é de uma hora e meia ou um

pouco mais.

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Grupo Focal


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Perguntas?


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Trabalho em grupoCom os colegas do grupo escolha uma

empresa como caso de estudoDivida o grupo em dois Representante da empresa escolhida Modeladores de processos Usando a técnica de entrevista levante e

preencha ambos instrumentos de coleta de informação

Preparem-se para apresentar o trabalho.

Exercício 3.1


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Obrigado


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