Administração de Sistemas de Informação

Hoje falaremos um pouco sobre uma área da administração que ainda é pouco explorada pelos alunos do curso - a Administração de Sistemas. Provavelmente, esse baixo interesse acontece devido a falta de informação sobre os aspectos centrais dessa matéria, uma vez que muitos estudantes continuam pensando que a administração de sistemas lida somente com software e hardware (porém, sabemos que vai um pouquinho além disso). A administração de sistemas de informação (como é mais conhecida), procura entender especialmente os efeitos da aplicação da tecnologia da informação, ou da informatização dos processos nas decisões administrativas e gerenciais de uma organização.

Para entender melhor a Administração de sistemas é importante conhecer a terminologia, as características da área e de seus conceitos. Nos dias atuais, a grande maioria das pessoas envolvidas com a área, ressaltam a importância da mesma para os administradores, principalmente, tendo em vista que grande parte das organizações precisam desses sistemas para prosperar. Para algumas empresas que atuam com comércio exterior, por exemplo, a utilização de sistemas de informação é imprescindível, e até obrigatório em alguns casos, tal como ocorre com o sistema SISCOMEX, que é de vital importância para diversas empresas do ramo.

Conceito de Sistema

"Um sistema de informação pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle e o processo decisório em empresas e outras organizações. Os sistemas de informação contém informação sobre pessoas, lugares e coisas de interesse no ambiente ao redor e dentro da própria organização. Essencialmente, transformam a informação em uma forma utilizável para a coordenação de gerentes tomar decisões, analisar e visualizar assuntos complexos. Os sistemas de informação fazem isso através de um ciclo de três atividades básicas: entrada, processamento e saída." (Laudon). Vale ressaltar também, que os sistemas também são considerados qualquer conjunto de componentes e processos por ele executado, que juntos visam transformar determinadas entradas em saídas (saídas do sistema).

Características dos Sistemas de Informação

1. Produzir informações realmente necessárias, confiáveis, em tempo hábil e com custo condizente, atendendo aos requisitos operacionais e gerenciais de tomada de decisão.

2. Integrar-se à estrutura da organização e auxiliar na coordenação das diferentes unidades organizacionais (departamentos, divisões, diretorias, etc.) por ele interligado.

3. Ter um fluxo de procedimentos (interno e externo ao processamento) racional, integrado, rápido e de menor custo possível. 

4. Contar com dispositivos de controle interno que garantam a confiabilidade das informações de saída e adequada proteção aos dados controlados pelo sistema.

5. Ter por base diretrizes capazes de assegurar a realização dos objetivos de maneira, direta, simples e eficiente. Além de ser seguro e rápido em suas operações.

Tipos de sistemas de informação

Como há diferentes interesses, especialidades e níveis em uma organização, também existem diferentes tipos de sistemas. Nenhum sistema sozinho pode fornecer todas as informações de que uma empresa necessita, por isso eles são estruturados de forma que atendam esses diferentes interesses organizacionais. Ao todo existem quatro níveis de sistemas: o operacional, conhecimento, gerencial e estratégico. Alguns sistemas são bastantes conhecidos no meio empresarial, tais como:

> Planejamento de recursos empresariais (ERP)

Sistemas integrados de gestão empresarial ou em inglês Enterprises Resource Planning, são sistemas que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser funcional, ou sistêmica que em termos gerais visam integrar os diversos departamentos da empresa, possibilitando a automação e o armazenamento de todas as informações do negócio.

> Gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM)

Customer Relationship Manager, é um termo em inglês que em português significa: Gestão do Relacionamento com o Cliente. É uma ferramenta que automatiza todas as funções de contato com o cliente e auxiliam as companhias a manterem um bom relacionamento com seus clientes, através do armazenamento e inter-relacionamento trabalhado de forma inteligente, que juntos agregam informações sobre as atividades e interações do cliente com a empresa.

> Gerenciamento da cadeia de fornecimento (SCM)

Do inglês, Supply Chain Management, também conhecida como Gestão da Cadeia de Suprimentos (ou Fornecimento). Trata-se da integração dos processos do consumidor, através dos fornecedores de produtos, serviços e informações, com o objetivo de criar valor para o cliente (Lambert). Assim a Gestão da Cadeia de Suprimentos, consiste numa série de ações que visam integrar fornecedores, fabricantes e lojas, para que a mercadoria seja distribuída nas quantidades ideais, na localização certa e no tempo correto, com o objetivo de alcançar os níveis de serviço pretendido e reduzir os custos do Sistema.

Planejamento dos Sistemas de Informação:

Ao longo do planejamento dos sistemas de informação, diversos fatores precisam ser analisados. Vimos que existem diferentes níveis e tipos de sistemas e que cada um deles possui sua particularidade, por isso é fundamental que esses fatores sejam analisados por quem possui uma visão sistêmica da empresa. Os sistemas operacionais, por exemplo, são sistemas tipicamente armazenadores de dados e processadores de transações, ou seja, são procedimentos rotineiros que servem unicamente para registro e processamento das transações correntes.

Já os sistemas gerenciais e estratégicos, servem de base para o controle e para a tomada de decisão, esses tipos de sistemas requerem informações adequadas que retratem o ambiente interno e externo e as condições de mercado. As informações oferecidas devem possibilitar a verificação da eficiência e dos resultados das operações da empresa no seu todo. Após tudo isso, podemos entender que além do uso interno, os sistemas de informação são importantes ferramentas para as empresas ganharem competitividade no mercado, e para se obter um funcionamento de qualidade é necessário a presença do administrador no grupo de trabalho, pois além de ter uma visão global da empresa, ele será o usuário da administração estratégica e das tomadas de decisões.