Administração do tempo

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Só podemos esquecer o tempo servindo-nos dele. Baudelaire

Prof. Ms. Valdec Romero Castelo Branco T&D Treinamento e Desenvolvimento Humano e Profissional

[email protected] https://sites.google.com/site/profvaldec

TEMPO “ MOMENTO OU OCASIÃO APROPRIADA

PARA QUE ALGO SE REALIZE” Dicionário Aurélio

”

Esta apresentação é uma compilação de várias fontes identificadas

no último slide.

NÃO TENHO TEMPO!

ESTOU PERDENDO TEMPO!

PRECISO DE MAIS TEMPO!

NÃO CONSIGO CONTROLAR O TEMPO!

LADRÕES DO TEMPO

TELEFONEMAS

TRABALHOS INACABADOS

INDEFINIÇÃO DE PRAZOS

DESORDEM

COMUNICAÇÃO INEFICAZ

ORGANIZAÇÃO E RACIONALIZAÇÃO DE UM TRABALHO

PLANEJAR PROGRAMAR

O QUE É PLANEJAR ?

FAZER UM PLANO PARA ATINGIR UM DETERMINADO OBJETIVO

ELABORAÇÃO POR ETAPAS DE UM PROJETO

É SABER ONDE SE ESTÁ, O QUE SE QUER E COMO CHEGAR LÁ

POR QUÊ PLANEJAMOS ?

PARA TERMOS UM ROTEIRO DEFINIDO E LÓGICO

DO TRABALHO (RACIONALIZAÇÃO)

PARA TERMOS UMA VISÃO DO QUE QUEREMOS E DAS

AÇÕES NECESSÁRIAS PARA ATINGIRMOS O OBJETIVO

( ORGANIZAÇÃO )

POR QUE NÃO PLANEJAMOS

POR IMPACIÊNCIA.

POR PREGUIÇA.

PORQUE CAÍMOS NA ROTINA.

POR DESCONHECIMENTO, POR NÃO SABER FAZER.

INSTRUMENTOS PARA UM PLANEJAMENTO

CRONOGRAMAS - ROTEIRO DE DATAS DAS ATIVIDADES

FLUXOGRAMA - SEQUÊNCIA DAS ATIVIDADES

CHECK LIST - LISTA COM PONTOS A SEREM OBSERVADOS

GRÁFICOS - DEMONSTRAÇÃO DE DADOS

PROGRAMAÇÃO

O QUE É ?

É O CONJUNTO DE TAREFAS OU EVENTOS QUE

TEREMOS QUE DESEMPENHAR NO DIA.

É A SEQUÊNCIA DE ATIVIDADES PARA ATINGIR

UM DETERMINADO OBJETIVO.

O QUE VAMOS PROGRAMAR ?

A UTILIZAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS.

A UTILIZAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS.

A UTILIZAÇÃO DO TEMPO.

ESTABELECENDO:

QUEM VAI FAZER?

QUANDO VAI FAZER?

QUE EQUIPAMENTO IRÁ SER UTILIZADO?

QUAIS PRODUTOS VAI USAR?

QUAL É A IMPORTÂNCIA DE SE PROGRAMAR ?

TER UM ROTEIRO DAS ATIVIDADES

E DOS SEUS PRAZOS PARA EFETUAR

UM ACOMPANHAMENTO

APROVEITAR MELHOR OS

RECURSOS E O TEMPO

TIPOS DE PROGRAMAÇÃO

HORÁRIA DIÁRIA

1

TIPOS DE PROGRAMAÇÃO

SEMANAL

MENSAL ANUAL

ALGUMAS DICAS

ESSENCIAL

AQUILO QUE DEVO FAZER EM 1° LUGAR:

“ IMEDIATAMENTE, JÁ ”

IMPORTANTE

AQUILO QUE EU DEVO FAZER, DEPOIS DE TER

FEITO O QUE CONSIDEREI “ESSENCIAL”

ACIDENTAL

AQUILO QUE DEVO FAZER, DEPOIS DE TER

FEITO O QUE CONSIDEREI “ESSENCIAL” E

“IMPORTANTE”

FAÇA AS PAZES COM O RELÓGIO

PLANEJE SEU DIA

CONCLUA AS TAREFAS

AJA IMEDIATAMENTE

SAIBA USAR O TELEFONE

DIMINUA AS INTERRUPÇÕES

ORGANIZE-SE

PRIORIZE

“NÃO DEIXE PARA A TARDE O QUE

VOCÊ PODE FAZER PELA MANHÃ”

Administração do Tempo

Então podemos dizer que o tempo é um dos recursos mais

preciosos e como podemos administrá-lo para obter melhores

resultados e produtividade. Nas discussões sobre

planejamento, a falta de tempo fica claramente aparente nas

reuniões. Considere sempre que todos nós temos o mesmo

problema, mas podemos fazer algo a respeito.

O que é tão singular (especial) no que diz respeito ao tempo?

Podemos enumerar cinco características sobre o tempo:

A oferta é totalmente inelástica (que não se pode esticar): não

importa o tamanho da demanda (necessidade, procura), a oferta

nunca aumenta.

Ele é totalmente não restituível: o momento de ontem se foi para

sempre.

Ele é totalmente perecível: não pode ser armazenado.

Você não pode alugá-lo ou comprá-lo.

Ele está sempre em falta.

Portanto o conselho padrão dado às pessoas que querem

melhorar seu uso do tempo é que planejem seu trabalho. Isso

parece bastante razoável, mas poucas vezes são postos em

prática. Geralmente o plano sempre permanece no papel e

com frequência recorre-se ao uso das agendas de papel ou

eletrônicas.

Gostaria que você pensasse por alguns minutos sobre onde

seu tempo é gasto. Tente pensar em termos de tipos de

atividades na quais você gasta seu tempo, e registre essas

informações, estime a porcentagem de tempo que você gasta

em cada tipo de atividade durante a semana. Um dos

propósitos desse exercício é fornecer uma base para

comparação: onde você pensa que gasta seu tempo versus

onde você realmente gasta seu tempo.

Geralmente pessoas bem-sucedidas, competentes e que são

revestidas das qualidades “ser eficiente” e “ser eficaz” no

trabalho:

Sabem o que fazer (fazer a coisa certa ou ser eficaz)

Fazem da melhor maneira (fazer as coisas da maneira certa

ou ser eficiente)

O escritor Charles Dickens disse certa vez:

“Eu nunca poderia ter feito o que fiz sem os hábitos da

pontualidade, ordem e aplicação, sem a determinação de me

concentrar em um assunto por vez.”

Você sempre acha que falta tempo?

Você acha que tem coisas demais para fazer?

Você se sente pressionado por tudo que enfrenta na empresa?

Você está enterrado em montanhas de papel na maior parte do

tempo?

Você gostaria de Ter mais tempo para fazer o que quer?

Você gostaria de melhores resultados pelo tempo e esforço investidos

no trabalho?

Você gostaria de relaxar ou tirar férias com mais freqüência?

Quando lhe são feitas essas perguntas, as pessoas em geral responde

com um sonoro “SIM”.

Por que isso acontece?

Grande parte das pessoas não tem idéia de como se organizar

ou processar o seu trabalho da melhor maneira.

Sabemos que poderíamos ser mais eficientes e eficazes no

trabalho, só não sabemos como e não nos esforçamos para isso.

Como você pode mudar o seu comportamento com êxito?

Como você pode se tornar mais eficiente e eficaz no trabalho?

Primeira e a mais importantes delas:

Mudar seus hábitos, seus costumes, seu modo de trabalho.

As indústrias investiram muito tempo e dinheiro analisando e

aperfeiçoando cada etapa do processo de fabricação,

principalmente depois dessa transformação concorrencial em

que estamos passando, levando a um aumento considerável na

produtividade e na qualidade, porém não se traduziu na

mesma intensidade no processo do trabalho pessoal.

As pessoas que tem uma carga de trabalho muito grande devem

ser expostas a um programa pessoal de reeducação para o

trabalho visando:

Obter mais controle do seu trabalho

Tornar o trabalho mais fácil

Economizar tempo

Definir o que é importante para você

Conseguir fazer o que é importante para você

Uma outra coisa importante:

AGORA!

É o que você mais ouve dos seus superiores. Não é.

Use isso como aliado.

Não basta fazer uma lista de prioridades nem sempre você

consegue cumprir ou terminar a lista estabelecida.

Geralmente as atividades “menos importantes” são

arquivadas para dar lugar às atividades “mais importantes”

ou aquelas em que o chefe manda fazer “para ontem”.

Experimente mudar o seus hábitos, troque por

“ Faça Agora”

Exemplo, não mude a pilha de papel de sua mesa apenas, ou

seja, ao chegar de manhã geralmente as pessoas lêem os papéis e

começam a separar por importância criando novas pilhas

“urgente”, “importante”, “sem importância”, “pendente”,

“deixa para depois”, “arquivo” etc.

O que a pessoa faz depois? Lê tudo de novo. Ou esquece metade

do ia fazer. Ou não a devida atenção as coisas realmente

importantes.

Recebeu um recado retorne a ligação imediatamente.

Recebeu uma carta de reclamação de um cliente responda

imediatamente.

Um cliente ligou entre em contato agora.

Supere os seus hábitos de adiamento profissionais.

(isto é importantíssimo)

Geralmente as pessoas criam verdadeira engenharia do

adiamento, criam desculpas tais como:

Não tenho tempo. Depois eu ligo para o cliente. Não é tão

importante. O mundo não foi feito em um dia.

Tenho coisa mais importante para fazer.

Seja tão esperto para concluir as coisas quanto é para adiá-

las.

O adiamento em si, em geral é apenas um hábito ruim.

“Quando deixamos de agir com rapidez que deveríamos, em

geral isso ocorre não porque a tarefa em questão é

extremamente difícil, mas porque adquirimos o hábito de

adiar sempre que possível. O adiamento raramente está ligado

a um único problema. Ele, em geral, é um padrão de

comportamento arraigado.”

Edwin Bliss

Praticamente todos nós temos a tendência a adiar as tarefas desagradáveis.

Deixe-me assinalar que nem sempre é possível ou desejável fazer tudo

imediatamente. No entanto na maioria das vezes as pessoas não conseguem fazer

as coisas porque simplesmente não se dispõem a fazê-las. Na verdade, as

prioridades são a melhor desculpa que uma pessoa tem para não fazer algo.

Eliminando a Desordem:

A desordem é a bagunça que você enfrenta todo dia quando entra no trabalho.

A desordem é o excesso de bagunça que você não precisa Ter no seu ambiente de

trabalho.

O primeiro culpado qual é? O Papel.

Pergunto o que aconteceu com a noção de uma empresa sem papéis?

O excesso de informações que chegam ao escritório é uma outra fonte de

desordem.

É só verificarmos a quantidade de e-mails que os funcionários

recebem e enviam diariamente, sem falar no bate papo na rede,

troca de receita, beijos do namorado, cartão de boas festas, de te

amo doçura, besteirol como o pensamento do dia, 1000 dicas de

como enlouquecer os homens e vice-versa, teste de inteligência,

entre outros. Tira-se cópia de tudo, manda-se para todos.

Se quiser operar de maneira eficaz, precisa manter suas coisas

de forma operacional e organizada. É mais fácil trabalhar em

um ambiente limpo e arrumado.

“O que caracteriza uma pessoa equilibrada não são basicamente

os seus hábitos particulares, mas sim a habilidade com que os

modifica ou reage às mudanças circunstanciais. Ela está aberta

à mudança, ao contrário do que ocorre com uma pessoa mais

rígida, dogmática e defensiva, que está propensa a continuar

tendo a mesma postura.”

Wendel Johnson

Portanto, tudo começa com a adoção de um novo hábito, ou

seja, o de tomar uma atitude.

O “mau hábito” não é necessariamente o de “ser

desorganizado”. O hábito ruim pode ser o de negligenciar a

correção de um hábito – nunca fazer nada a respeito. Quebre

esse ciclo e tome uma atitude agora, em vez de adiá-la.

“Administração do tempo” é na verdade um termo errôneo – o

desafio não é administrar o tempo, mas administrar a nós

mesmos.” Stephen R. Covey – reflexões diárias para pessoas

muito eficazes – editora Best Seller.

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

OBJETIVOS GERAIS

Fonte: Adaptado Jesus Veiga.

OBJETIVOS GERAIS

Esta ação de formação visa colocar à disposição

dos participantes os princípios chave para um

melhor desempenho pessoal e profissional.

Ficarão aptos a identificar as principais fontes de

desperdício do tempo e a dominar as técnicas que

introduzem maior eficácia na gestão do tempo e

das prioridades.

COMPREENSÃO DO TEMPO

• O tempo é considerado o recurso mais escasso e

valioso à face da Terra.

• O tempo, mais do que nunca na história da

humanidade, é dinheiro.

O vencedor é sempre o mais rápido e quem realiza os

objetivos no prazo mais curto possível. A vida é

cronometrada ao milésimo de segundo!


• Ao analisarmos o uso do tempo podemos

compreender as maneiras mais eficazes de o usar, no

local de trabalho ou fora dele.

•As atitudes das pessoas em relação ao tempo são

complexas e variáveis.

Para usar o tempo eficazmente, para fazer tudo no

trabalho e em casa, tem que ver quais os hábitos

comuns e as atitudes que moldam o seu uso do tempo.


As nossas atitudes em relação ao tempo estão

sempre a mudar.

muitas dessas mudanças devem-se ao aparecimento

de nova tecnologia, que afecta o nosso trabalho, viagens

e comunicações

a Internet, o e-mail e o modem tornaram a troca de

informação quase instantânea

viajar a grandes distâncias tornou-se mais rápido e

acessível


o aumento das opções disponíveis possibilita-nos fazer

mais coisas num dia, mas também aumenta a pressão do

nosso tempo

• Tudo isto faz com que seja muito importante gerir o

tempo de modo eficiente e produtivo.

•De fato, todos temos bastante consciência do uso do

tempo.


Departamentos e pessoas são responsáveis pelo seu

uso de tempo; os objectivos são definidos com clareza

e a consequência de atrasos nos prazos são “multas”.

Mas atenção! Muitas horas de trabalho contínuo

diminuem a eficiência e a produtividade!

USO DO TEMPO

• Poucos admitimos, porém, que grande parte do

nosso dia (de trabalho) foi inútil...

• ...a única maneira de gerir melhor o tempo é analisar

a forma como o usa, e estudar maneiras de o distribuir

de um modo mais eficaz

Pense no seu dia quando vai para o trabalho!

USO DO TEMPO

Avaliação Do Seu Dia

Há sempre exigências no seu tempo. É fácil gastar

muito tempo com coisas rotineiras, prejudicando

tarefas mais produtivas e de maior prioridade.

Como divide o seu dia?...

Dá prioridade ao seu trabalho de modo a debruçar- -se

sobre os assuntos mais urgentes?...

USO DO TEMPO

... Ou concentra-se a terminar primeiro as tarefas mais

agradáveis?...

... Distrai-se com as chamadas telefónicas ou tem um

sistema de as resolver?...

... Desperdiça muito tempo?

Delegue sempre as tarefas que não tenham para si

uma relação tempo-eficiência!

USO DO TEMPO

Custos Do Tempo

• Calcule exactamente o custo do seu tempo e

compreenda depois quanto tempo não está a ser

usado eficientemente.

• Utilize a fórmula apresentada de seguida para

descobrir quanto custa – por hora e por minuto –, o

seu tempo no trabalho...

USO DO TEMPO

• ... e use esses cálculos para analisar o custo relativo

de algumas actividades típicas do seu dia a dia, tais

como preparar uma reunião em vez de pedir à

secretária que o faça!...

1,5 Salário anual

Horas de trabalho por ano

= Custo por hora

USO DO TEMPO

Custos por hora

60 (minutos)

= Custo por minuto

Para descobrir o custo de cada minuto do seu tempo,

multiplique o seu salário anual por 1,5 – para incluir

despesas gerais – e divida pelo número de horas de

trabalho anual (as horas de trabalho semanais vezes as

de trabalho por ano); divida por 60.

USO DO TEMPO

Diário Do Tempo

• Registar diariamente quanto tempo passa com

determinadas actividades é fundamental para

conseguir gerir o seu tempo eficientemente.

• Pode surpreender-se ao ver a quantidade de tempo

que desperdiça a conversar, e o pouco tempo que

está, realmente, a trabalhar e a planear.

USO DO TEMPO

• O seu diário do tempo dá-lhe um ponto de partida

para avaliar as áreas a melhorar.

• O tempo que deverá mantê-lo dependerá da

natureza do trabalho que realizar.

Divida o seu tempo em partes de 30 minutos cada!

USO DO TEMPO

Elabore um diário do seu tempo, dividindo o dia em

partes de 30 minutos e registando com exactidão como

passou o seu tempo.

Isto ajudá-lo-á a perceber quanto tempo gasta com as

tarefas úteis e com as desnecessárias.

USO DO TEMPO

Revisão Do Diário Do Tempo

• Para analisar o seu diário do tempo, distribua todas

as partes de 30 minutos que registou, em categorias,

de acordo com a natureza de cada tarefa, e calcule a

quantidade de tempo gasto em cada tipo de tarefa,

tais como reuniões, entrevistas, leitura, resposta a

correio, ajuda a colegas, telefonemas.

USO DO TEMPO

• Calcule, então, a percentagem de tempo gasto com

cada tarefa.

• Isto dar-lhe-á a perceber como poderá distribuir

melhor o seu tempo.

Com o seu diário do tempo pode avaliar a eficiência

do seu trabalho!

USO DO TEMPO

Divisão de Tarefas

• Observe as categorias pelas quais distribuiu as suas

tarefas e divida-as em grupos:

tarefas de rotina

projectos em decurso

tarefas que desenvolvem mais o seu trabalho

• Depois, descubra a percentagem de tempo passada

com cada grupo.

USO DO TEMPO

Distribuição Ideal do Tempo Distribuição Real do Tempo

Tarefas de rotina:

Projectos em decurso:

Planeamento:

15 % 60 %

25 % 25 %

60 % 15 %

USO DO TEMPO

Modelos

• Depois de ter verificado a distribuição do seu tempo,

veja se a divisão vai de encontro às expectativas do

seu dia de trabalho.

• Observe a distribuição destas tarefas pelo seu dia de

trabalho e, se necessário, proceda a uma

reorganização do seu diário do tempo.

USO DO TEMPO

Atualize o seu diário do tempo – a memória pode falhar!

Questões para perguntar a si próprio:

Faz tarefas que deveriam ser feitas por outra pessoa?

Há assuntos que se repetem no diário?

As tarefas demoram quase sempre mais tempo do que

estava planeado / pensado?

Tem tempo suficiente para ser criativo e inovador?

USO DO TEMPO

Avaliação da Eficiência

• Quão perto está o seu modelo de trabalho da

distribuição ideal 60:25:15?

• Será que reúne capacidades de gerir o tempo?

Programe um dia de trabalho, partindo de uma

situação hipotética. Dispõe de 15 minutos!!!

Planeamento para o Sucesso

• A gestão do tempo é o cerne do planeamento da

sua vida e da sua gestão do stress.

• O seu alcance é maior do que o das listas “tenho

que fazer: ...” e diz respeito ao que pretende da vida e

a como planeia atingi-lo.

• Para muitas pessoas, o primeiro desafio é “O que é

que eu pretendo da vida?”...


• É uma profunda mas importante questão, se desejar

sentir-se preenchido! Gaste, por isso, uns minutos a

reflectir sobre isto e, depois, tente estabelecer para si

mesmo objectivos específicos.

Estabeleça Prioridades

Estabeleça Prioridades


• Muitas pessoas baseiam as prioridades na urgência,

o que significa que, muitas vezes, as coisas fáceis e

rápidas são atingidas em detrimento das tarefas

maiores e mais difíceis que realmente alteram as

nossas vidas...

• A prioridade deve, então, ser determinada tanto

pela urgência como pela importância, assim como

pela duração da execução de uma tarefa.

Faça uma Lista


• Mantenha sempre uma lista dos “afazeres” e

certifique-se de que atribui uma prioridade a cada uma

das tarefas, usando um sistema simples:

elevada

média

baixa

Lista dos Afazeres – exemplo


Tarefa

Prioridade

Início

Fim do prazo

Preparar a reunião de sexta-feira à tarde

Média

Amanhã às 09:00 horas

Sexta-feira de manhã



Tarefa

Prioridade

Início

Fim do prazo

Enviar o relatório para o cliente por correio

Elevada

Imediatamente

Amanhã de manhã



Tarefa

Prioridade

Início

Fim do prazo

Verificar o economato

Baixa

Última semana do mês

Fim do mês


• A sua lista ajudá-lo-á a concentrar-se nas áreas mais

importantes do seu trabalho.

Se não atribuir prioridades aos seus objetivos e tarefas,

terá tendência, como já vimos, a fazer as coisas de que

mais gosta ou as que podem ser feitas mais

rapidamente!...

As tarefas que levam mais tempo e dão mais trabalho

ficarão adiadas para o fim do dia ou para o dia seguinte!...

Comprometa-se com um início


• Após ter atribuído prioridades, fixe a altura em que

vai começar.

• Muitas pessoas concentram-se em prazos; se é esse

o seu caso, irá deixar as coisas até ao último

minuto!...


• Os prazos atuam como ímans que o irão arrastar...

se o prazo termina na 6.ª feira,

passará toda a semana a pensar:

«Não preciso de me preocupar até 6.ª

feira; vou começar amanhã!»

• ... E, de repente, é 6.ª feira e já não tem tempo!!!

Urgência e importância


• Observe o quadro que se segue. Muitas pessoas

prendem-se às atividades que ficam na zona M1

(muita importância e muita urgência) e P1 (pouca

importância e muita urgência)...

• ... raramente encontrando tempo para as M2 (muita

importância mas pouca urgência)!...


M1

• Pagar as contas

• Marcar bilhetes p/ teatro

• Ida ao hospital

• Ir às compras

P1

• Atender o telefone

• Pânico de reacções repentinas

• Interrupções

P2

• Gestão de pessoal

• Sociabilização

M2

• Evolução na carreira

• Evolução pessoal

• Visitar os amigos

• Exercício físico

URGÊNCIA

IMP

OR

TÂ

NC

IA

Muita Pouca

Muita

Pouca


• Isto pode aplicar-se tanto ao dia-a-dia, como às

alterações na vida.

Pergunte a si mesmo: «Qual a

percentagem de tempo que é gasta nas

actividades M1 e P1, juntas?»

• Para evoluir e poder desfrutar de uma vida

realmente preenchida, qual seria a percentagem do

seu tempo que gostaria de gastar com cada uma?


• Gasta tempo suficiente com as atividades do tipo

M2?

Estas são as que, raramente,

contribuirão para alterar a sua vida...

Como conseguir o equilíbrio?...

Muitas pessoas não planeiam falhar – falham no

planeamento!!!

EXERCÍCIO – I

• Formar duas equipes, a Equipe A e a Equipe B

«O Dilema do Cozinheiro»

• A partir da receita apresentada, estabelecer o

caminho ideal a ser seguido para obter um prato de

qualidade superior e... muito saboroso!?...

• Equipe A


Esta equipe tem como objectivo estabelecer os

limites do tempo mínimo necessário para execução

das diversas tarefas, de modo a ter a refeição pronta

às 12:00h.

Têm 20 minutos para preparar a solução e

apresentá-la ao formador.

• Equipe B


Esta equipe tem como tarefa classificar os esforços

da Equipa A; terá que estabelecer os critérios de

avaliação e, obviamente, deverá ter a capacidade de

oferecer uma solução perfeita para o problema do

tempo.

Têm 20 minutos para realizar esta atividade.

Evite Adiamentos

• A prorrogação é a arte de se convencer que pode

deixar para amanhã o que deveria fazer hoje.

• O exemplo clássico de prorrogação é estar sentado

à secretária, a olhar para um trabalho que tem que ser

feito...

• ...e pensar: “A última coisa que me apetece fazer

agora é isto!”

Evite Adiamentos

Identifique as áreas em que faz adiantamentos e

actue de imediato, para reduzir o”pânico e o stress

• ... então, faz outra coisa qualquer, passando o

problema a estar no regressar à secretária!...

Evite a Prorrogação

• Exija a si mesmo e INICIE JÁ o que lhe

desagrada

• Quando se confrontar com um prazo limite,

fixe, com base nele, o INÍCIO do trabalho e

mantenha-o


• Reparta os grandes projetos em setores menores de

modo a ocupar-se deles aos poucos de cada vez

• Tenha uma ideia clara sobre as prioridades e

comece por fazer as coisas de maior produtividade

(tarefas mais agradáveis e urgentes / tarefas de maior

prioridade)


• A prorrogação é o “ladrão do tempo”.

Aproxima-se “sorrateiramente” de si, especialmente

quando se confronta com o seguinte:

Pessoas difíceis / telefonemas

Contactos públicos

Trabalho arriscado / fora do comum

Tarefas fastidiosas

Grandes projetos

Planifique o seu tempo

• Após ter fixado os seus objectivos e prioridades, um

bom planeamento ajudá-lo-á a atingi-los

O planeamento deve ser criativo – porque está a

planear no futuro e no desconhecido...

e deve, também, ser flexível para podermos

adaptarmo-nos às possíveis alterações...


• Quando tiver uma ideia clara dos seus objetivos, terá

que resolver dois aspectos:

Quanto tempo está ao seu dispor?

Com que antecedência pode planear?


• Para que possa atingir os seus objectivos deverá

planear...

a longo prazo

a médio prazo

a curto prazo

Curto prazo

• O curto prazo, para a maioria de nós, é formado

pelos dias imediatamente a seguir; é o aqui e o

agora, assim como o culminar de todos os outros

planeamentos.


Planeamento a Curto Prazo

– Obtenha o máximo de cada dia –

Trabalhe segundo os seus próprios níveis de energia. Se

tem melhor desempenho de manhã, não as desperdice com

tarefas de pouca prioridade;

Planifique o seu dia tanto quanto possível, mas deixe espaço

para os imponderáveis;

Conceda a si mesmo 10 minutos do tempo planeado no

início de cada dia;



Faça uma lista do que tem que fazer. Atribua prioridades a

estas tarefas e fixe um começo;

Agrupe os seus telefonemas e conceda a si mesmo um

período destinado ao “telefone”;

Utilize a sua agenda para detalhar o dia. Um aviso visual

ajudá-lo-á a planear de modo mais eficiente;



Se no seu trabalho tiver que ler, conceda a si mesmo

períodos regulares para leituras;

Tente sempre terminar o dia com uma nota positiva;

Não se torne escravo do seu plano diário!

Ele é apenas um guia e pode ter que ser alterado ao

longo do dia!

Médio prazo

• O médio prazo varia de pessoa para pessoa e é por

isso que é importante ter uma ideia do seu tempo

efectivo para planeamento.


Planeamento a Médio e Longo Prazo

• Identifique os seus objectivos a longo prazo, o que

lhe dará um sentido de fim em vista, e uma direcção

(para prosseguir).


• Reparta os grandes objetivos por sectores e utilize a

sua imaginação para avaliar todas as possibilidades e

alternativas

• Use um gráfico de planeamento mensal e/ou anual.

Planeamento a Médio e Longo Prazo

• Reveja o seu desempenho regularmente e modifique

os seus planos em conformidade.

• Mantenha-se flexível no seu planeamento e não

tente responsabilizar-se em demasia.

A Gestão do Tempo

• Existem três perspectivas diferentes relativamente à

gestão do tempo:

Aumentar a quantidade de tempo disponível

Realizar mais trabalho durante o tempo disponível

Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo

disponível

A Gestão do Tempo

Aumentar a quantidade de tempo disponível

Esta perspectiva sugere que o chefe “alargue” as suas

horas de trabalho até onde for possível. Isso poderia

trazer como consequência uma grave depressão,

esgotamento e falta de eficiência.

A Gestão do Tempo

Realizar mais trabalho durante o tempo disponível

Esta perspectiva está virada para o trabalho e para os

métodos. Requer uma mente orientada de forma

mecânica. Não existe absolutamente nenhum limite para

este tipo de treino. Em caso extremo, poderia converter-se

o chefe num perito em eficiência e em gestor de métodos,

em vez de melhorar a sua tomada de decisão,

relacionamento interpessoal e qualidades de chefia.

A Gestão do Tempo

Realizar somente as tarefas importantes durante o

tempo disponível

Esta perspectiva sugere que se estabeleça uma escala

de prioridades na gestão do tempo. Propõe um

compromisso exclusivo com as questões essenciais e

conceptuais, em vez de se entreter com os detalhes

massivos da natureza operativa, os quais deverão ser

delegados para outras pessoas. Exige uma estratégia

orientada para a acção. Requer preparação, treino, e, em

geral, um clima organizativo adequado.

Leis e Princípios da Gestão do Tempo

Lei de Pareto ou Lei dos 20/80

O essencial leva pouco tempo; o acessório leva muito

tempo.

Devemos concentrar-nos no essencial.

80% dos resultados obtêm-se com 20% de esforço.


Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho

Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e levará

mais tempo do que se for executado de modo contínuo.

Evitar interrupções.


Lei de Parkinson

O tempo investido num trabalho varia em função do

tempo disponível (e não do necessário).

Pensar em função do tempo necessário e não em

função do tempo disponível.


Lei da Contra-Produtividade do Tempo para Além

de Certo Limite

Para além de um certo limite horário, a produtividade do

tempo investido decresce e torna-se negativa.

Princípio do equilíbrio: saiba parar para fazer outra

coisa.


Lei da Alternância

Há um tempo para tudo e um tempo para cada coisa.

Princípio da oportunidade: não faça mais do que uma

coisa de cada vez, e faça-a bem!


Lei dos Ritmos Biológicos

Cada ser humano é atravessado por múltiplos ritmos

biológicos.

Depende do nosso ritmo a distribuição que fazemos do

tempo ao longo do dia.


Lei da Dimensão Subjectiva do Tempo

O tempo tem uma dimensão objetiva e outra dimensão

subjectiva que é função do interesse pela actividade

exercida.

Ter em consideração a dimensão subjectiva do tempo.

Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo

• Definir claramente os objectivos prioritários a atingir,

a função a desempenhar na empresa e os resultados

a alcançar, de forma a adequar o tempo à actividade

a realizar.

• Ter uma boa agenda, onde são escritas todas as

tarefas a realizar e os compromissos, de modo a

libertar memória para assuntos da vida (pessoal).


• Saber gerir os outros, para controlar as interrupções

e minimizá-las. Se trabalha num gabinete, feche a

porta e isole-se; se desenvolver actividade em open-

space, a solução poderá passar, se possível, por

mudar-se para outra sala. Caso contrário, coloque um

sinal na sua secretária a indicar que não quer ser

incomodado.


Se recebe muitos telefonemas, peça para que sejam

reencaminhados para um colega; saiba dizer “não”

com amabilidade.

• Saiba delegar tarefas. Além de ficar com muito mais

tempo e de se preocupar menos com as questões

operacionais, aumenta as competências das pessoas

que o rodeiam.


• Defina as prioridades; distinga entre o essencial e o

acessório, entre o urgente e o importante.

• As reuniões deverão ser curtas, eficazes e bem

preparadas.

• É imprescindível muita auto-disciplina.

... de Exercício Físico

• O exercício físico é muito importante para libertar a

adrenalina acumulada ao longo do dia.

• Como actualmente a maior parte do trabalho

realizado é de natureza sedentária, passamos a maior

parte do tempo na mesma posição (sentada).

• Inscreva-se num ginásio, corra ao final do dia ou

pratique um desporto que lhe dê prazer.

Não se Esqueça...

... de uma Alimentação saudável

• Pense naquilo que come, e a que horas o faz.

• O ideal é começar o dia com fruta fresca, cereais ou

pão, e acabá-lo com uma refeição leve.

• Comida muito pesada à noite pode provocar-lhe

insónias, fadiga ou irritabilidade.

Não se Esqueça...

... de prevenir o Stress

• Se tiver uma gestão do tempo muito rígida e inflexível, isso poderá transformar-se numa fonte de stress.

• Adapte-se às mudanças com naturalidade.

• Reserve tempo para programar as próximas horas de forma produtiva.

• Planear as actividade é bom a nível psicológico, pois permite-lhe comandar o tempo.

• Não “vire as costas” às situações que parecem não estar sob o seu controlo

Planear é positivo e ajuda a reduzir o stress!

Não se Esqueça...

BENEFÍCIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Raquel Gomes Fernandes [email protected]

O que é o tempo

Sucessão de épocas, anos, meses, dias, horas,

minutos, segundos que envolve a noção do

presente passado e futuro.

Estações do ano, condições meteorológicas;

Partes em diferentes andamentos em que se

divide em certas peças: teatro; sonata, futebol.

“O tempo manda no mundo, dele depende o

momento ou a ocasião apropriada para que

uma determinada coisa se realize”.

Tempo na concepção Contemporânea:

Fenômeno democrático, todos temos

a mesma quantidade de horas disponíveis =

24 horas

Divide-se em:

Tempo medido (tempo cronológico)

E tempo vivido (experiências vivenciadas

presentes/passado /futuro)

Tempo vivido X problema

“Vivemos a sociedade da informação onde as

transformações ocorrem de forma rápida,

assustadoras e estamos sempre em débito com

algumas atividades que deveriam ocupar uma parte

do tempo de nosso cotidiano: o trabalho, à família,

o lazer, desenvolvimento pessoal, relaxamento, e

descanso.”

Administração do tempo, técnica ou comportamento?

“Administrar o tempo e adquirir o hábito de organizar-se para o dia-a-dia,

portanto é comportamento”.

Administração urgência, Prazo para iniciar e executar uma tarefa

Administração importância quais as contribuições das tarefas após realizada na vida pessoal ou profissional

Administração de prioridade Combinação entre urgência e importância

são aquelas que não exigem urgências mais são importantes, a sua não execução

pode trazer graves danos

sem urgência sem importância: tarefas que muitas vezes fazemos por ordem superiores, mas se não fossem feitas

naquele exato momento, não fariam diferença

Sequência do tempo

Passado: experiências passadas que são referências para

o presente e futuro.

Presente : o que está acontecendo hoje, projeção para o

futuro.

Futuro: experiência projetadas através das referências do

passado e vivências do presente.

Planejamento do tempo

Organizar as atividades diárias de

forma lidar coma disposição das

horas para cumprimento de prazos

preestabelecidos objetivando atingir

resultados positivos

Funções de uma agenda

Elencar o que precisa ser feito curto e médio e

longo prazo, interligando o passado o presente

e o futuro, conciliando de forma equilibrada a

vida pessoal e profissional.

“Inicialmente construímos um passado e

precisamos gerenciar o presente para

temos uma perspectiva de futuro”

Estabelecimento de prioridades no local de trabalho:

Ø Novidades dos finais de semana para os horários do almoço/lanche ou

final de expediente;

Ø Telefones inoportunos - utilize de franqueza, dizendo que retornará mais

tarde;

Ø Empresário importante – estabeleça ao logo do dia 1 hora para

atendimentos não agendados;

Ø Interrupção por colega que tenta transferir-lhe atividade trabalhista.

Diga que infelizmente está ocupado e em outro momento poderá lhe dar atenção

caso ele ainda não tenha executado a tarefa.

Controle Benéfico do tempo

Mal uso do tempo Fatores que influenciam negativamente na utilização produtiva do tempo:

Ausência de objetividade( reuniões longas sem pauta/desvio de foco).

Ausência de concentração: bate papo, risos exagerados, mensagem fora de

hora,

Ausência de planejamento: desenvolvimento de tarefas sem ordem de

prioridade.

Acomodação: Permanência em um estado por longo período.

Postergamento: Adiamento de atividades que poderiam se desenvolvidas no

mesmo dia (acúmulo de trabalho/projetos mal geridos.

Celular mania: Uso inadequado do aparelho.

E-mail: checagem a todo momento, envio de mensagens e piadas inúteis

Tempo Zen

Paz interior/ paz social/paz ambiental Redução do estresse

=

melhor administração do tempo

Alternativas:

Caminhadas, Yoga, massagens relaxantes,

ouvir música, terapia corporal, sexo, medicina

ortomolecular, contato com a natureza, dança,

florais de Bach, canalização.

Caminhadas

Melhora o padrão respiratório, circulação, musculatura, apreciação física.

Yoga

Harmonia física, mental espiritual, a busca da paz interior para manter o equilíbrio

com o mundo”.

Florais

Misturas de essências florais, criadas pôr Eduard Bach, complemento natural de

medicação tradicional devolve a virtude, repostas em duas semanas.

Ortomolecular

Orienta o hábito de uma alimentação balanceada, fornecendo ao organismo

nutrientes que influenciarão diretamente em seu bem estar.

Canalização:

Colocar o corpo em contato com a natureza e verbalizar tudo que vem a

mente.

Tempo vivido X benefícios

“Conciliação do desenvolvimento pessoal, família,

trabalho, lazer, relaxamento e descanso.”

Bibliografia

BLANCHARD, Kenneth et al. O gerente-minuto e a administração do tempo. Rio de Janeiro : Record, 2000.

CASTELO BRANCO, Valdec Romero. Administração do tempo. Faculdade Anchieta, 2008.

ESTEVES, Álvaro. Uma questão de tempo. Rio de Janeiro : Objetiva, 1996.

FERNANDES, Raquel Gomes. Benefícios da administração do tempo. Disponível em: < www.inesul.edu.br/downloads/palestra.ppt >. Acesso em: 12/05/2011.

MATOS, Sueli T. Tempo: ter ou não ter? Disponível em: <http://www.rh.com.br>. Acesso em: 18/04/2008.

VEIGA, Jesus. Gestão do tempo. Disponível em: <http://pt.slideshare.net/makisdellys/gestao-tempo>. Acesso em: 25/08/2010.

http://www.rh.com.br/









VALDEC ROMERO CASTELO BRANCO

Professor universitário há 25 anos, formado em administração de

empresas; mestre em administração de empresas; mestre em

educação, administração e comunicação (multidisciplinar); pós-

graduação Lato Sensu em Docência do Ensino Superior. Leciona

disciplinas, na graduação e pós-graduação, ligadas as áreas de

economia e administração. Coordenador do Curso de Administração

das Faculdades Integradas de Ciências Humanas, Saúde e Educação de

Guarulhos. Ministra, desde 1995, palestras, cursos, treinamentos,

seminários, workshops, cursos in company etc. Ex-sócio da Lume

Recursos Humanos, empresas especializada em mão de obra

temporária e efetiva, terceirização, cursos, palestras etc. Autor dos

livros: Empresa eficaz, gestão por competências e humanização nas

empresas / Educação em foco: pedagogia na visão de um

administrador / Inteligência de Mercado (coautor) / Aprendizagem

organizacional: da pedagogia a gestão estratégica de recursos

humanos / Rumo ao Sucesso: aprenda como transformar sua vida

profissional em uma carreira de sucesso / Comida, Sexo &

Administração (ensaios sobre liderança) / Emprego, educação e família

no Brasil: os efeitos da globalização na economia brasileira / O Brasil

do Desemprego. .

https://sites.google.com/site/profvaldec

Administração do tempo

Business

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