Administração do Tempo - Treinamento Embali
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Administração do Tempo
por
Milton Henrique
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Como vocêadministra o seu tempo?
Está sempre atrasado!É o relógio é quem manda!
O dia passa voando!
Está sempre no horário!É você quem manda!O dia tem 24 horas!
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O dia tem exatamente
24 horas para todo mundo, a diferença é o que você faz com as
suas 24 horas!
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Planejamento
08 às 09 horas – Ler Jornal
09 às 10 horas – Ler E-mail
10 às 12 horas – Retornar Telefonemas
12 às 14 horas – Almoço
14 às 16 horas – Reunião Vendas
16 às 18 horas – Projeto 2013
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Você não pode decidir o que é importante hoje se não souber o que deseja para amanhã!
Planejamento é fundamental!
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Qual é o seu Horário Nobre?
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Estabeleça Prioridades
• Relacionar tudo o que precisa ser feito
• Ordenar, em ordem de prioridade
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Importante e Urgente
Muito Importantes
Pouco Importantes
Pouco Urgentes
Muito Urgentes
1⁰
2⁰
3⁰
4⁰
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Você precisa MESMO fazer TUDO?
Analise quanto custa o seu tempo!
Você sabe quanto custa sua hora perdida?
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Delegue as tarefas que exigirão muito do seu tempo
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Uso da Tecnologia na Administração do Tempo
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Reserve pequenos intervalos para
relaxamento durante o dia
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Reserve energias para a sua família, no fim do expediente
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Reserve tempo para os seus Hobbies
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Desperdício de Tempo
• Desorganização
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Como Economizar Tempo
“Um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”
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Desperdício de Tempo
• Procrastinação
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Como Economizar Tempo
• Estabeleça um prazo para completar a tarefa e cumpra-o
• Pela manhã resolva logo os assuntos mais “chatos”
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Desperdício de Tempo
• Não Saber Dizer “NÃO”
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Como Economizar Tempo
• “Eu posso aceitar mas aquilo em que estou a trabalhar sofrerá atrasos. O seu pedido é mais importante?”
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Desperdício de Tempo
• Visitas
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Como Economizar Tempo
• Quando precisar conversar com alguém vá a sala dele ao invés de convidá-lo a vir até a sua sala
• Se receber uma visita inesperada, levante-se e converse em pé
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Desperdício de Tempo
• Telefonemas
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Como Economizar Tempo
• Foco no assunto a ser tratado
• Dê respostas breves
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Desperdício de Tempo
• E-mails
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Como Economizar Tempo• Separe os e-mails endereçados
PARA você dos que e-mails nos quais você foi apenas COPIAdo
• Estabeleça um horário no seu dia para ler e responder e-mails
• Antes de redigir uma resposta, pense se um telefonema não é mais rápido e definitivo
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Desperdício de Tempo
• Tempos de Espera
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Como Economizar Tempo
• Aproveite o tempo para ler uma correspondência ou revisar um projeto
• Carregue sempre um bloco e uma caneta e aproveite o tempo para rascunhar novos projetos
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Desperdício de Tempo
• Reuniões
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Reuniões Produtivas
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Divisão de Funções
• Líder– tem a autoridade sobre o grupo e deve se preocupar
com os resultados do encontro
• Facilitador– É alguém que pensa na logística e na dinâmica da
reunião
• Controlador do Tempo– garante o cumprimento do cronograma
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Objetivo geral e pauta bem definidos
• Escopo da reunião enviado anteriormente a todos os participantes
• Foco
• Planejamento de tempo para cada item da pauta de reunião
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Lista Enxuta de Participantes
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Preparação Prévia dos Participantes
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Horários Respeitados
• O encontro deve ter hora para começar e hora para acabar
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Elabore um Plano de Ação
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Obrigado pela atenção!
FIM