eSocialSão Paulo, Janeiro de 2017.

Produzido pelo Departamento de StrategicMarketing&Communications da ADP em parceria com a EY

Sumário

Introdução

O eSocialO eSocial e o cronograma para as empresas Principais mudanças para as empresas

A OperaçãoPrimeiros passosInformações a serem transmitidas ao eSocialSegurança e Saúde do Trabalho

Organização InternaQuem cuida das adequações ao eSocial nas empresasA importância do departamento de TI

Principais cuidados, vantagens e benefíciosPrincipais pontos de atençãoVantagens para as empresasBenefícios esperados pelo governo

Alteração de layoutAlteração de layout: diferenças entre a V.2.1 e a V.2.2

Nosso papelComo podemos ajudarPasso a passo

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21

2425

1413

0705

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1718

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ADP | EY eSocial 02

Introdução

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Introdução

Com a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), o governo

imprimiu mais controle e agilidade à fiscalização das informações contábeis e fiscais

das empresas por meio de compartilhamento de arquivos eletrônicos entre suas

entidades, promovendo ao mesmo tempo uniformidade e racionalização no

cumprimento das diversas obrigações acessórias por parte das companhias para

com o Fisco.

O Sped é o instrumento que unifica as atividades de recepção, validação,

armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração

contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, mediante fluxo único e

computadorizado das informações. O Sped é composto pela Escrituração Contábil

Digital (Sped-Contábil), Escrituração Fiscal Digital (Sped Fiscal), Nota Fiscal

Eletrônica (NF-e) - Ambiente Nacional e a EFD-Contribuições.

Agora as empresas estão se organizando para cumprir as exigências do eSocial, que

constituirá a maior e mais complexa parte do Sped.

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eSocial

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O eSocial e o cronograma para as empresas

O eSocial é um projeto do

Governo Federal que tem por

objetivo desenvolver um sistema

de coleta de informações para

integrar em um Ambiente

Nacional dados sobre os

trabalhadores constantes na

Previdência Social, Caixa

Econômica Federal, Receita

Federal e Ministério do Trabalho.

Isso possibilitará aos órgãos

participantes do projeto a efetiva

utilização desses dados para fins

trabalhistas, previdenciários,

apuração de tributos e do FGTS.

ADP | EY eSocial

Empresa

Previdência Social

Ministério do Trabalho

Caixa Econômica Federal

Receita Federal

eSocial

A ideia é modernizar os sistemas e otimizar a velocidade e a forma de envio de

informações pelo RH de cada empresa.

Informações mais transparentes,

acesso e cruzamento de dados

mais eficazes e de maneira

eletrônica, crivo mais sofisticado

e imediato, além do aumento da

eficácia e confiabilidade dos

registros. Da mesma forma,

problemas serão reportados mais

facilmente, a fiscalização será mais

assertiva e o feedback mais ágil.

E O QUE ISSO GARANTE?

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A nova regra está vigente para

os Empregadores Domésticos

desde dezembro de 2015.

Já para as empresas com

faturamento igual ou superior

a R$ 78 milhões, o governo

alterou o cronograma em 2016,

prorrogando o prazo para

a adoção do sistema até janeiro

de 2018.

Foi determinado pelo governo que até 1º de julho de 2017 será disponibilizado

aos empregadores e aos contribuintes um ambiente de produção restrito,

voltado ao aperfeiçoamento do sistema.

Em relação às microempresas, empresas de pequeno porte, ao

microempreendedor individual com empregado, ao segurado especial e ao

pequeno produtor rural pessoa física, o eSocial prevê tratamento simplificado.

Empresas com faturamento igual ou superior a

Janeiro de2018

R$ 78 milhões

Para as demais companhias,

a norma se torna obrigatória após

seis meses: a partir de julho de 2018.

A resolução também dispensa

a prestação de eventos relativos

à saúde e segurança do trabalhador

(SST) nos seis primeiros meses após

as novas datas para início da

obrigatoriedade.

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Esta nova iniciativa do governo está promovendo a maior mudança em processos envolvendo os trabalhadores nas últimas décadas. Ela substituirá outros sistemas rotineiramente utilizados pelo RH no registro de Informações para a Previdência Social (Sefip); a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS); a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT); Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf); o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), e outras obrigações trabalhistas

Segundo a consultoria EY (Ernst & Young), o nível de investimento de cada empresa para se ajustar às demandas do eSocial dependerá da maturidade de seus sistemas e da organização de suas informações, independente do mercado em que atuem. A estimativa da consultoria é que o período médio para essa adaptação seja de 12 meses.

O eSocial vai mudar a forma como todas as empresas do Brasil lidam com as obrigações tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Quando estiver em pleno funcionamento, o sistema unificará o envio dos dados sobre trabalhadores para o Governo Federal e permitirá que as empresas encaminhem as informações a partir do meio eletrônico.

Principais mudanças para as empresas

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O prazo estimado pela EY para a adequação ao eSocial é de cerca de 12 meses.

Operação

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Primeiros passos

O sistema exige que, após o envio de um conjunto inicial de dados, incluindo a fotografia da empresa, de sua sede e dos empregados ativos, todas as atividades trabalhistas sejam transmitidas em arquivos individuais para cada evento e inseridas no banco de dados do Registro de Eventos Trabalhistas (RET).

Isso representará o histórico profissional do empregado. O arquivo da folha de pagamento e outras contribuições sociais devem ser transmitidos mensalmente. E para cumprir a legislação, todo empregador deve gerar arquivos eletrônicos contendo informações especificadas pelo eSocial e assiná-los digitalmente, a fim de assegurar a integridade dos dados e a autoria do emissor.

Estes arquivos serão transmitidos pela internet para o eSocial e, após uma verificação formal de integridade, o sistema emitirá recibos de entrega (ou notificação de erro). Estes recibos devem ser armazenados, pois validam a submissão da obrigação no prazo.

Com isso, será necessária mais experiência do que nunca para administrar processos do eSocial, especialmente para empresas que estão apenas começando essa jornada. Múltiplos processos internos precisarão ser consolidados de acordo com as demandas do governo. Em caso de erro, os custos tendem a ser altos e – se não houver correção imediata – podem se multiplicar rapidamente.

ADP | EY eSocial

De acordo com a EY, as empresas precisarão investir inicialmente para se adequarem às demandas do eSocial, principalmente na questão da maturidade na organização e no registro de informações. Esses investimentos serão voltados a benefícios a longo prazo e necessários na fase de preparação das empresas. Já os ajustes no período posterior à implantação do eSocial devem ser pontuais – como atualização de sistemas ou mudanças eventuais ao layout.

Informaçõesdos empregados

Transmitir pelainternet para

o eSocial

Aguardar aemissão dos recibos

autenticados

Armazenar osdocumentos finais

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Informações a serem transmitidas ao eSocialAs informações do eSocial são classificadas em três tipos:

Eventos não periódicos: não têm data pré-determinada para ocorrer. Dependem de acontecimentos entre empresa e trabalhador, que influenciam no reconhecimento e cumprimento dos deveres trabalhistas, previdenciários e tributários;

•

Eventos periódicos: ocorrem com periodicidade previamente definida, baseada nas informações da folha de pagamento.

•

Eventos Iniciais/Tabelas/Cadastramento inicial: primeiro grupo a ser transmitido ao Ambiente Nacional do eSocial. Estes eventos identificam o empregador/contribuinte, por meio dos dados básicos de sua classificação tributária e estrutura administrativa;

•

Há uma agenda exata e uma sequência cronológica para enviar informações online ao governo, algumas com entrega diária. As empresas precisam, portanto, garantir o envio das informações em uma ordem exata de eventos: por exemplo, nunca informar sobre uma ausência do trabalho por acidente antes de enviar um informe sobre a admissão do empregado. Isso porque o envio que não obedece a ordem de precedência do eSocial acarretará em erros e rejeições.

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Segurança e Saúde do Trabalho

A coleta de informações pelo departamento de Segurança e Saúde do Trabalho nas empresas nem sempre é realizada de maneira clara e organizada, em especial aquelas distribuídas fisicamente. Em muitos casos, há mistura de sistemas nas empresas e reports provenientes de áreas diferentes.

Para uma melhor organização do fluxo de informações, cada empresa terá que avaliar a responsabilidade pelo envio e atualização de reports. Segundo a EY, a padronização deste processo ainda não é rotineira nas empresas e deverá passar a fazer parte de suas culturas a partir da vigência do sistema. O eSocial, neste caso, irá coibir certos hábitos das companhias e disciplinar a orquestração das áreas que fornecem dados sobre SST, de acordo com o que é exigido pela legislação.

ADP | EY eSocial

Principais dicas de conformidade:

Utilize recursos especializados para revisão das suas políticas de aderência à última legislação e procure simplificar e otimizar o fluxo de dados;

•

Busque um equilíbrio entre padronização e personalização da folha de pagamento de acordo com as políticas das empresas.

Registre todas as modificações e certifique-se de que a conformidade seja implementada de forma consistente;

•

•

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Organização Interna

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Quem cuida das adequações ao eSocial nas empresas

A adequação ao eSocial envolve diversas áreas de uma empresa, entre elas:

É importante que a própria direção da empresa entenda o impacto da mudança e incentive a criação de um grupo de trabalho que envolva os responsáveis das diversas áreas, é o que afirma especialistas da EY. Para a consultoria, será necessário realizar treinamentos e revisar rotinas de trabalho, bem como a maneira como os dados circulam dentro da companhia. O eSocial, portanto, imprimirá uma mudança cultural nas companhias, seja nas práticas do RH como no relacionamento do departamento com os colaboradores.

E se houve alterações nos prazos atuais de envio de documentos? O envio dos dados obedecerá aos prazos determinados na legislação atual referente a cada evento trabalhista. No caso de contratação, o colaborador não poderá começar a trabalhar antes de o arquivo de admissão, com suas respectivas informações, ser transmitido. A folha de pagamento deverá ser enviada mensalmente e até o dia 7 do mês subsequente.

eSocialContábil

Folha de Pagamento

TecnologiaFinanceiro

LogísticaRecursos Humanos

Medicina do Trabalho

ADP | EY eSocial 14

É importante destacar que o eSocial não altera a legislação, mas muda a forma de envio e apresentação dos dados aos agentes do governo. Da mesma maneira, a fiscalização de informações - que atualmente ocorre a partir da visita de um fiscal da Receita Federal ou do Ministério do Trabalho - passa a ser online. Com o eSocial, essa conferência poderá ser automática e aplicada à totalidade dos dados submetidos, e a empresa que não se adequar a essas novas práticas poderá sofrer as punições já previstas nas legislações tributárias, previdenciárias e trabalhistas.

A importância do departamento de TI

O eSocial, por caracterizar uma transformação digital das informações obtidas pelo RH, tem um cunho técnico forte e exige o comprometimento de outros departamentos de uma empresa, como o de TI. Isso porque, a partir de sua vigência, o sistema exigirá a catalogação e o registro de dados diariamente, junto a numerosos recibos e protocolos que deverão ser armazenados pelo empregador, independentemente de todos os desafios dos centros de processamento de dados, backups e acessibilidade.

O empregador ainda deverá gerar arquivos eletrônicos contendo informações especificadas nos modelos do eSocial, assiná-los digitalmente e transformá-los em documentos eletrônicos de acordo com a legislação brasileira, a fim de assegurar a integridade dos dados e a autoria do emissor. Portanto, as empresas precisam garantir que todas as informações estejam corretas antes do envio, caso contrário, podem receber severas multas.

Para fazer com que tudo flua da forma mais organizada possível, as equipes de TI e RH devem estar alinhadas durante todo o processo de adequação às exigências do eSocial, desde a coleta de informações até a realização de ajustes necessários em sistemas internos. O desafio desta união entre departamentos é tornar o ambiente mais simples, unificar dados, além de considerar o teor legal de cada processo e dado.

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Principais cuidados, vantagens e benefícios

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Principais pontos de atenção

Para o envio de informações no eSocial, as empresas, primeiramente, têm que revisitar suas práticas: se certificar se conseguirão cumprir prazos; como reunirão todas as informações necessárias; de onde cada uma virá e como serão registradas. Será que seus processos de adesão, folha de pagamentos e acidente de trabalho estão coerentes?

Isso porque a legislação brasileira é extremamente complexa e, ainda que uma empresa procure fazer tudo corretamente, pode não estar totalmente adequada às suas exigências e obrigações. Dentre os riscos de uma adesão tardia a todas as demandas do eSocial, estão:

Um dos problemas mais frequentes no momento do envio são referentes aos dados do empregado. É preciso garantir que as informações de identificação (CPF, PIS e/ou data de nascimento) estejam corretas, para que todos os órgãos obtenham o mesmo cadastro. Segundo a ADP, em média, 20% dos colaboradores têm algum problema com relação à sua qualificação cadastral, ou mais de um problema em mais de um órgão nas empresas e é preciso estar atento a esses detalhes!

Porque é necessário encontrar essas inconsistências e corrigi-las,

adaptar seus sistemas próprios e atualizá-los com frequência, de acordo com as atualizações

do eSocial.

E POR QUE ESTES FATORES SÃO

IMPACTANTES PARA AS EMPRESAS?

Não conseguir encaminhar as informações na data limite;

•

Não conseguir manter esses dados coerentes;

•

Não se preparar com seus sistemas para registro seguro.

•

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Vantagens para as empresas

O eSocial mudará a essência das interações entre empregadores e agências governamentais, com o potencial para dar ao governo algo mais próximo de uma inteligência em tempo real nos mercados trabalhistas.

Entre as principais vantagens da adoção do eSocial pelas empresas estão:

ADP | EY eSocial

Padronização e integração dos cadastros das pessoas físicas e jurídicas no âmbito dos órgãos participantes do projeto.

•

Integração dos sistemas informatizados das empresas com o ambiente nacional do eSocial, possibilitando a automação da transmissão das informações dos empregadores;

•

Atendimento a diversos órgãos do Governo com uma única fonte de informações, para o cumprimento das diversas obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias atualmente existentes;

•

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Para o RH, segundo a EY, a adequação para o eSocial será uma maneira de promover práticas necessárias ao seu dia a dia, e imprimir mais eficiência às suas operações, já que suas equipes estão se tornando cada vez mais estratégicas e digitais.

Os empregadores se beneficiarão de uma administração simplificada, bem como de mais dados sobre diversos aspectos dos indicadores de capital humano de suas próprias operações - embora incorrendo algumas despesas diretas relacionadas à administração e operações e despesas indiretas referentes à adaptação da cultura da empresa ao nível de abertura exigido.

Para os empregados, os benefícios se darão a partir de relatórios mais assertivos, sem riscos de registros equivocados de dados ao governo, e processos mais rápidos no momento de concessão de benefícios.

O governo espera reduzir a burocracia para as empresas e facilitar a fiscalização das obrigações tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Como exemplo, pode-se citar nove obrigações realizadas mensalmente e anualmente pelas empresas para diversos órgãos (como o CAGED, a Rais, a Dirf e a Sefip) que serão substituídas por um único envio, diretamente para o sistema do eSocial. Neste ambiente digital, os órgãos envolvidos acessarão as informações de seu interesse.

Segundo a EY, a expectativa do governo é arrecadar R$ 20 bilhões no primeiro ano após a adequação para o eSocial nas empresas. Esse montante pode ser justificado pela redução de fraudes no momento de coleta de tributos, além da concessão de multas àqueles que não registrarem as informações corretamente ou emitirem algum dado no período.

Benefícios esperados pelo governo

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É A EXPECTATIVA DE ARRECADAÇÃO DO GOVERNO NO PRIMEIRO ANO APÓS A ADEQUAÇÃO PARA O ESOCIAL, SEGUNDO A EY

BILHÕESR$ 20

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Dentre outros objetivos do Governo, no que tange à implantação do eSocial, estão:

ADP | EY eSocial

Facilitar a fiscalização por parte dos diversos órgãos públicos (Receita, INSS, MTE e Caixa) do cumprimento das obrigações principais e acessórias por parte das empresas;

Mais controle das informações;

Garantir os direitos previdenciários e trabalhistas dos empregados;

Melhorar a qualidade das informações prestadas.

Simplificar o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fundiárias;

•

•

•

•

•

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Alteração de layout

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A última notificação do governo sobre o tema foi publicada no Diário Oficial da União, com a Resolução nº 5/2016, de 06 de setembro de 2016, que definiu o novo layout do eSocial (ou a chamada “versão 2.2”).

É preciso ficar atento para as principais diferenças entre a versão atual e a anterior (2.1) do sistema, já que alguns campos para o preenchimento de informações podem ter sido alterados.

Um exemplo da importância da colaboração entre as áreas de TI e de RH para a emissão de informações ao eSocial está relacionado a eventuais atualizações e/ou ajustes de sistema.

Alteração de layout: diferenças entre a V.2.1 e a V.2.2

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Abaixo estão as principais delas:

CPF de Dependentes e Beneficiários de Plano de Saúde: o CPF dos dependentes de IR ou beneficiários de plano de saúde maiores de 14 anos tornou-se mandatório (anteriormente esse campo era opcional) para qualquer tipo de grau de parentesco (outros, agregados, avós etc.);

ASO Admissional e Demissional: Removidos dos eventos de Admissão e Desligamento. Essas informações deverão ser submetidas em “S-2220 Monitoramento de Saúde do Trabalhador”. Esse evento detalha as informações relativas ao monitoramento da saúde de cada empregado, durante todo o vínculo laboral com a empresa, incluindo os atestados de saúde ocupacional exigidos periodicamente no curso do vínculo empregatício, bem como os exames complementares ao Atestado de Saúde Ocupacional - ASO.

Pensão Alimentícia: São incluídas informações sobre pagamentos e desligamentos como: CPF, nome, data nascimento do beneficiário, assim como valores da pensão alimentícia;

Informações de Plano de Saúde: Criação de novos campos e obrigatoriedade de informações de plano de saúde no desligamento do empregado e TSV (Trabalhadores sem Vínculo), tais como: CNPJ e ANS do Plano de Saúde, valores pagos pelo titular, CPF e data nascimento dos dependentes etc.;

Descrição Atividade Desempenhada: Removida do evento de Admissão e transferida ao “S-2240 - Condições Ambientais do Trabalho”. Este evento é utilizado para registrar as condições ambientais de trabalho do empregado, trabalhador avulso e cooperado de cooperativa de trabalho, indicando a prestação de serviços em ambientes com exposição a fatores de risco;

Excluído evento S1220 – Beneficiários não identificados: O mesmo será alocado no escopo do EFD Reinf– essas informações são relativas aos pagamentos efetuados pela pessoa jurídica no caso de não identificação dos beneficiários das despesas a título de remuneração indireta.

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Nosso papel

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ADP eSocial 2017

Como podemos ajudar

Pela complexidade do eSocial, um caminho que as empresas podem seguir é contar com o apoio de serviços terceirizados realizados por companhias que estejam acompanhando todo o processo de desenvolvimento/implementação junto ao Governo. A vantagem desta proximidade é contar com uma grande infraestrutura que ofereça segurança e gerenciamento de risco, armazenamento de informações, necessidade zero de adquirir novas licenças e versões de software e especialistas disponíveis para os clientes. Estes sistemas têm integração, conformidade e experiências incorporados – o que significa que as equipes podem obter uma solução completa e imediata.

A ADP possui um grande legado de implementação de soluções no Brasil; clientes em diferentes setores do mercado; experiência com pequenas, médias e grandes empresas; conhecimento; suporte legal para acompanhar todas as recorrentes mudanças da legislação brasileira; plataforma em nuvem; e atualização automática do sistema.

Os diferenciais dos serviços da ADP para o eSocial passam pela garantia do cliente de estar em conformidade com todas as exigências da lei, além de contar com investimentos constantes na plataforma adquirida e o apoio de consultores internos para a validação do trabalho.

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Oito passos para enviode informações ao eSocial

eSocial

1º PassoAntes de qualquer outra iniciativa, o RH precisa fazer a Qualificação Cadastral de todos os empregados da empresa, ou seja, o departamento deverá enviar um arquivo para o site do eSocial contendo o nome do empregado, data de nascimento, além dos números de PIS (Programa de Integração Social) e NIT (Número de Inscrição do Trabalhador).

8º PassoPor fim, chega-se ao processo de fechamento da folha de pagamento no eSocial, que só ocorrerá com a entrega do DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Fiscais), cujo processo será realizado mediante certificação digital.

7º PassoO RH será o centro de todo o processo relacionado ao eSocial. Sendo assim, ele será o responsável pelo gerenciamento do envio dos arquivos nos quais constam as informações relacionadas a cada empregado eSocial, como também ficará a cargo da área o monitoramento dos protocolos e recibos gerados pelo sistema.

6º PassoApós estabelecer o prazo de entrega das informações referentes às outras áreas da companhia, o RH deve liderar uma espécie de comitê, no qual representantes dos demais setores envolvidos estabeleçam um fluxo de trabalho. Isso é necessário para que nenhuma informação seja perdida ou comunicada após o prazo indicado pelo governo.

5º PassoO RH deve revisar todas as rubricas pagas em sua folha de pagamento – ou seja, todos os eventos pagos para cada empregado, como salário, férias, hora extra, entre oputros - bem como as suas liminares. Ou seja, com o eSocial, será necessária a definição de parâmetros das rubricas das folhas de pagamento versus a tabela de rubricas do eSocial, indicando a incidência tributária de cada uma delas – e tudo isso deve ser feito pelo empregador.

4º PassoFeito isso, o RH deverá olhar para dentro da empresa e conversar com cada departamento envolvido no processo de envio das informações – área financeira, pessoal, contábil e segurança do trabalho, para que assim sejam definidos os processos necessários e estabelecidos prazos para a entrega de dados.

3º PassoAlém de realizar a qualificação cadastral de cada colaborador, as empresas também devem estar atentas a revisar informações como endereço, CPF dos dependentes, CBO (Classificação Brasileira de Ocupações), entre outros, realizando uma espécie de censo dentro da companhia.

2º PassoApós a verificação dessas informações, o eSocial retornará o arquivo para a empresa. Caso seja constatado algum erro, a área de Recursos Humanos será a responsável por fazer as devidas avaliações e correções. Caso essas divergências não sejam corrigidas antes da vigência do eSocial, a empresa poderá sofrer alguma penalidade, como o recebimento de multas.

Fiqueatento!

* para empresas com faturamento igual ou superior a R$ 78 milhões, o prazo para a adoção do sistema é até janeiro de 2018. * Para as demais companhias, a norma se torna obrigatória após seis meses: a partir de julho de 2018.

* Em média, 20% dos colaboradores têm algum problema com relação à sua qualificação cadastral.

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O material foi produzido a partir de uma parceria da ADP com a consultoria EY

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