Adquira Apostila Completa de Matérias Básicas de Concursos ...

Adquira Apostila Completa de Matérias Básicas de Concursos a partir de R$ 21,00 NESTE LINK

os

ARQUIVOLOGIA

Considerada disciplina, técnica e arte, a arquivologia é uma ciência auxiliar da história. Fonte de consulta para todos os fins, um arquivo organizado constitui valioso patrimônio e pode documentar o passado de uma nação.

Arquivologia é o conjunto de conhecimentos sobre a organização de arquivos, tanto no que se refere ao recolhimento e con- servação de documentos, títulos e textos de valor permanente e elaboração dos respectivos instrumentos de pesquisa, como no que toca à eliminação de peças de valor transitório e controle dos arquivos em formação. Inclui também as tarefas dos arquivistas. O termo arquivística pode, de modo geral, ser empregado como sinônimo de arquivologia.

Os arquivos de determinada origem constituem um todo orgânico denominado fundo, grupo, núcleo ou corpo de arquivos, no qual se incluem documentos escritos e iconográficos, como os audiovisuais, discos, fitas magnéticas e filmes. Começam também a ser objeto da arquivologia os arquivos eletrônicos. Os arquivos econômicos, de empresas comerciais, bancárias, industriais, desde que se revistam de importância histórica, como ocorre, em alguns casos, com papéis de famílias e pessoas ilustres, interessam à arquivística.

A preocupação dos governos e autoridades em conservar determinados documentos em lugares seguros por motivos de ordem administrativa, jurídica ou militar, remonta à antiguidade, sobretudo no que diz respeito a títulos de propriedade. Os eruditos do Renascimento foram os primeiros a ocupar-se dos arquivos como fonte da história, dando início aos estudos de diplomática, que levariam à moderna crítica histórica. A partir da revolução francesa, os arquivos tornaram-se bem público, proclamando-se o direito do povo de acesso aos documentos, cuja preservação foi oficialmente reconhecida como de responsabilidade do Estado.

Uma arquivística essencialmente voltada para os diplomas medievais surgiu no século XIX, principalmente após a criação da École des Chartes (Escola das Cartas), que passaria a formar arquivistas paleógrafos altamente qualificados. Em meados do mesmo século lançaram-se as bases da arquivística moderna, com os princípios do respect des fonds (todos os documentos originais de uma autoridade administrativa, corporação ou família devem ser mantidos em grupos, separados segundo a natureza das instituições que os criaram); da proveniência (os documentos públicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os originaram); do respeito à ordem original (o arranjo dado aos documentos pelos órgãos criadores deve ser mantido nos arquivos gerais ou de custódia permanente); e da centralização (unidade e indivisibilidade dos arquivos públicos nacionais).

Uma série de fatos novos, diretamente relacionados com os progressos da civilização, marcam a arquivologia na segunda metade do século XX. São eles, entre outros: adoção de arquitetura moderna e funcional nos prédios de arquivos; uso de microfilmagem de substituição; programas de história oral; restauração de documentos pelo emprego de máquinas e material sintético; intervenção dos arquivistas na gestão de papéis administrativos e nos arquivos econômicos, pessoais e familiares; aparecimento de depósitos intermediár ios de arquivos ou centros de pré-arq uivamento; tentativas de aplicar as conquistas da eletrônica ao trabalho arquivístico.

O grande problema da arquivologia contemporânea é o volume de papéis criados e acumulad pelas administrações e a ne- cessária eliminação de documentos depois de avaliados. O arquivista desenvolve padrões de avaliação, elabora planos de descarte, prepara tabelas e listas de material repetiti vo de descarte automáti c o. A s listas e t abe las de des carte especificam o período

de retenção de documentos comuns à maioria dos serviços existentes, e tabelas especiais cogitam de cada administração em particular. O arquivista pode recorrer a especialistas para decidir quanto à destinação dos documentos.

O primeiro tratado moderno de arquivística, de autoria dos holandeses Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e Robert Fruin, data de 1898 e intitula-se, em edição brasileira, Manual de arranjo e descrição de arquivos (1960).©Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicações Ltda.

CONCEITO

Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de suas atividades específicas e no cum- primento de seus objetivos, qualquer que seja a informação ou a natureza do documento.

Os arquivos, portanto, podem ser públicos ou privados.

1. Arquivos públicos: são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos governamentais, em nível federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas atividades administrativas, judiciárias ou legislativas. Existem três espécies de arquivos públicos: correntes, temporários e permanentes:

• Correntes: conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e pesquisas frequentes.

• Temporários: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes que aguardam remoção para depósitos temporários.

• Permanentes: são conjuntos de documentos de valor histórico, científico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente.

2. Arquivos privados: são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituições não públicas, ou por pessoas

físicas, devido a suas atividades específicas.

Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade, seu porte e seus objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados com outros objetivos, não devem misturar-se com o arquivo principal, já que o tratamento que a eles se deve dar é diferente. Uma empresa. imobiliária de porte médio forçosamente terá um arquivo composto de documentos relativos à atividade que desenvolve. Haverá contratos de locação, de imóveis residenciais e comerciais; opções de venda de casas, apar- tamentos, terrenos; cartas pedindo informações; contratos de compra e venda; certidões; traslados; anúncios em jornais; relató- rios e vistorias e outros documentos ligados ao setor. Um catálogo de livros de uma editora, por exemplo, foge ao objetivo dessa

https://sitedoconcurseiro.com.br/materias-basicas-para-concursos-publicos/?afiliado=5439



empresa e, naturalmente, não deve fazer parte do arquivo principal. Tratando-se, porém, de uma empresa ligada à área educaci- onal, a abordagem seria outra, pois catálogo de livros é fundamental a sua própria sobrevivência, enquanto certidões, traslad os, opções de compra de terrenos e outros documentos próprios do ramo imobiliário seriam afastados do arquivo principal.




cto

IMPORTÂNCIA

A importância dos arquivos é tão evidente que a própria Constituição Federal, em seus artigos 215 e 216, determina:

“Art. 215. O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura nacional, e apoiará e incentivará a valorização e a difusão das manifestações culturais.

§ 1° O Estado protegerá as manifestações das culturas populares, indígenas e afro-brasileiras, e das de outros grupos participantes do processo civilizatório nacional.

§ 2° A lei disporá sobre a fixação de datas comemorativas de alta significação para os diferentes segmentos étnicos nacionais.

Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:

I — as formas de expressão;

II — os modos de criar, fazer e viver;

III — as criações científicas, artísticas e tecnológicas;

IV — as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artístico-culturais;

V — os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científi- co.

§ 1°O Poder Público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de acautelamento e preservação.

§ 2°Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para fran- quear sua consulta a quantos dela necessitem.

§ 3°A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento de bens e valores culturais.

§ 4°Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na forma da lei.

§ 5°Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de reminiscências históricas dos antigos quilombos.”

No Brasil, o Arquivo N acional, previsto na Constituição de 18 24, foi criado em 1836.

No passado, a preservação do patrimô nio docu mental era encarada principalmente por seu v alor histórico. Após a Segunda Guerra Mundial, começaram a apa cer as primeiras preocupações com uma nova concepção ar ivística, em que o documentoperdia seu exclusivo enfoque histórico. Surgiam outros aspe s releva ntes, como a racionalização da informação, a eficiência administrativa e a finalidade prática na tomada de decisões.

A difusão da informação de conteúdo técnico e científico, a nova mentalidade que se introduz na administração pública, a necessidade de pesquisa constante e sistemática, objetivando particularmente a correta tomada de decisão pela empresa privada, favoreceram o surgimento de um novo enfoque do arquivo, distante daquele critério eminentemente histórico. Como consequên- cia, o conceito de arquivo ampliou-se de tal forma que sua importância ultrapassou os limites que até há bem pouco tempo existi- am. Atualmente, já não se conseguem restringir e delimitar o campo de atuação e a utilidade do arquivo. Sua importância e seu potencial de crescimento são ilimitados.

ORGANIZAÇÃO

O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso:

• Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra incên- dio, extravio, roubo e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.

• Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado.

• Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais. O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um arquivo complexo e de difícil entendimento.

• Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento.

• Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, proporcionando pronta localização dos documentos.

A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos últimos anos, graças principalmente à necessidade cada vez maior de informações. O arquivo não se reduz apenas a guardar documentos; significa também uma fonte inesgotável de infor- mações, que pretende atender a todos e a todas as questões.

Esses arquivos são muito importantes para a empresa, já que por meio deles se podem acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providências: cartas que esperam respostas; duplicatas a cobrar; faturas a pagar; apólices de seguro que devem

re qu




ser renovadas; lembretes ou controles para renovação de assinaturas de jornais ou revistas; contratos a serem assinados; enfim, inúmeros assuntos que não devem ser simplesmente arquivados e fatalmente esquecidos. O arquivo de prosseguimento possibilita à secretária constante follow up.




Também conhecido como arquivo de andamento, ou de follow up, precisa ser organizado convenientemente e, para isso, existem métodos tradicionais, como o cronológico e o alfabético, e modernos, como o de jogos de fichas prontas, o de equipamentos compactos, próprios para vários tipos de controle, ou os desenvolvidos pela informática.

1. Método cronológico: em primeiro lugar, prepara-se um jogo de doze guias com os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas de•1 a 31, representando os dias dos meses. Esse ultimo jogo deve ser disposto apos a guia do mês em curso. À medida que os dias vão passando, deve-se colocá-los nos mês seguinte. No caso de empresas com muito movimento de contas a receber e/ou a pagar, inclusive com prazos de 30, 60 ou 90 dias, recomenda-se a utilização de três jogos de guias numeradas, de modo que o acompanhamento seja trimestral e não mensal, ou, então, que se guardem os documentos em pastas sepa- radas até o momento oportuno.

O método cronológico permite a utilização de pastas ou cartões. Havendo opção pelo uso de pastas, será necessária uma cópia adicional de todos os documentos que exigem prosseguimento e que serão colocados nas pastas por ordem alfabética dos nomes e, em seguida, arquivados após as guias quecorrespondem às datas de acompanhamento.

O emprego de cartões ou fichas elimina a necessidade de cópias adicionais dos documentos, porém exige anotações porme- norizadas para que se possa fazer o acompanhamento. Como nas empresas de grande porte o número de cartões ou fichas é imenso, tal fato dificulta sobremaneira o manuseio e, além disso, aumenta a possibilidade de falhas no acompanhamento.

2. Método alfabético: esse método também possibilita o uso de pastas ou cartões. As pastas são colocadas em ordem alfa- bética. Nas margens superiores das pastas, deverão constar: letra correspondente; números de 1 a 31, representando os dias do

mês; e um indicador móvel que se desloca na pasta, servindo para indicar o dia específico.

Os documentos são postos nas pastas em ordem alfabética. Em cada pasta, os documentos são colocados em ordem crono- lógica e, à medida que os dias vão passando, os documentos são retirados e o indicador móvel vai-se deslocando até o fim, dia 31, retornando ao dia 1°no início de um novo mês.

A possibilidade de uso de cartões ou fichas também existe, embora seja mais trabalhosa, pois exige a anotação de todos os pormenores do documento. Os cartões são colocados nas pastas alfabéticas respectivas, conforme o modelo descrito, e seu funcionamento também será o mesmo.

3. Métodos modernos: surgiram com o próprio desenvolvimento das empresas e da tecnologia, notadamente da informática. Existem, entretanto, métodos que oferecem fichas já preparadas para os diversos controles, como, por exemplo, de pessoal,

deestoque, de contabilidade e outros. Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visíveis e os dados principais são lançados também na margem superior das fichas, à vista do manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta.

O computador trouxe consigo ssibilidades ilimitadas qu podem ser adaptadas a qualq uer empresa. As informações ne- cessárias para o correto acompan mento são fornecidas diariamente pelas impressoras, ou po ma tela de terminal de micro -

computador. A grande vantagem da utilização da informática, além da r

REFERÊNCIAS CRUZADAS

idez, é a redução da margem de erro.

A expressão referências cruzadas é largamente usada pelas pessoas que lidam com arquivos, enquanto entre os bibliotecá-

rios a palavra mais empregada é remissão.

A principal finalidade das referências cruzadas é a de informar a quem for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome está arquivado em tal pasta. As referências cruzadas podem vir em pequenas fichas, principalmente quando colocadas em índices. Quando, porém, guardadas nos próprios arquivos, devem estar escritas em folhas de papel e inseridas nas respectivas pastas. Por exemplo, um fornecedor do Mappin provavelmente terá uma pasta com esse nome no arquivo, apesar de a razão social dessa loja de departamento ser “Casa Anglo Brasileira S:A.”. Recomenda-se, nesse caso, que se escreva numa ficha ou folha de papel:

É muito comum encontrar anotações como “Veja também”, indicando que o assunto ou nome possui outras ligações importantes. Suponha-se uma empresa que se dedica principalmente ao comércio exterior. E provável que ela arquive os conhecimentos aéreos relativos à carga transportada numa pasta de ‘Carga Aérea”. Entretanto, essas exportações são efetuadas por uma companhia aérea, por exemplo, a VARIG. Nesse caso, recomenda-se que se abra uma pasta em nome de VARIG, em que pode- rão ser colocados, por exemplo, os horários dos vôos, inclusive dos vôos cargueiros, as cidades que ela serve, as conexões possíveis, as tarifas de carga aérea e outras informações pertinentes, e ainda uma observação: Veja também Carga Aérea.

Igualmente no caso de siglas, deve-se fazer uma referência cruzada. Assim, pode-se abrir uma pasta para Cacex e fazer uma referência para Carteira de Comércio Exterior, ou vice-versa. O importante é que a pasta fique com a forma mais conhecida e mais fácil. Por exemplo, talvez seja preferível abrir uma pasta para “Instituto Nacional do Livro” e uma referência cruzada para “INL”, para não se fazer confusão com IML (Instituto Médico Legal).

De um lado, a referência cruzada é muito importante, pois ajuda e agiliza o funcionamento do arquivo, porém, de outro, deve- se tomar cuidado e evitar o excesso de referências que acarretam volume muito grande de papéis, congestionando, consequentemente, o arquivo.

TRANSFERÊNCIA

Há documentos que estão sujeitos ao fator tempo, isto é, há aqueles que têm valor de um ano; outros de dois, três, cinco ou mais anos; outros, ainda, possuem valor permanente e nunca poderão ser destruídos.

Os documentos também podem ser analisados pela frequência de sua utilização: alguns são muito procurados, outros são

ap

ha po e

r u




consultados poucas vezes, ou quase nunca, e ainda existem aqueles que, após a conclusão do fato que os criou, não servirão para mais nada.




ran

Com o passar do tempo, observa-se que os arquivos ficam sobrecarregados de papéis, dificultando o trabalho e, na maioria dos casos, a tendência é adquirir móveis novos, na tentativa de se resolver o problema de espaço. Solução muito mais lógica, econômica e eficaz é a de eliminar ou destruir o que não tem mais valor e transferir o que se encontra em desuso ou desatuali- zado para local apropriado. Assim, transferência é a operação que visa separar os documentos que ainda estão em uso, ou são bastante consultados, daqueles que perderam sua utilidade prática, mas não seu valor.

A transferência pretende:

• liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual;

• manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arquivos em uso ou ativos;

• facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos arquivos;

• manter o arquivo em bom estado de conservação, aumentando sua vida útil; e

• reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com novos equipamentos.

Portanto, as transferências de documentos devem ser cuidadosas e criteriosamente estudadas e planejadas, considerando as diferenças não apenas quanto à frequência do uso ou da consulta, mas também quanto a seu valor.

Tipos de arquivo

No que se refere à frequência do uso ou consulta, existem três tipos de arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo mor- to.

Arquivo ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e atuais, ou que se en- contram em fase de conclusão.

Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência.

Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referência quase nulas. No entanto, não se deve considerar este arquivo como um “depósito de lixo”, mesmo porque os documentos definidos como inúteis ou imprestáveis devem ser destruídos. O arquivo morto precisa, inclusive, ser organizado dentro das mesmas técnicas e regras que prevalecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes serão necessárias a imediata localização e a consulta a papéis em desuso.

Uma empresa que tenha, por exemplo, 50 anos de existência deverá manter em seu arquivo morto o registro de todos seus antigos empregados, mesmo que entre eles existam alguns já aposentados ou falecidos. A destruição desses registros só será possível ou permitida no caso de se proceder a uma completa m icrofilmagem.

Destaque-se que se deve fazer anotaçã o d os do cumentos t sferidos e, no caso de destruição, registro da data em que ocorreu a destruição e referência ao conteú

Atualização de arquivo

deles.

Existem três tipos de transferências de documentos ou papéis de um arquivo para outro: transferências periódicas, transfe- rências permanentes e transferências diárias:

• Transferências periódicas: as transferências são efetuadas em intervalos predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, dependendo da frequência de uso.

• Transferências permanentes: são transferências realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer planejamento. Normal- mente, acontecem quando o acúmulo de papéis no arquivo ativo é tão grande que chega a atrapalhar o bom andamento do serviço. A transferência, então, irá acarretar grande perda de tempo, já que o arquivo inteiro terá de ser analisado.

• Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm em ordem os arquivos ativos. O trabalho poderá ser grandemente facilitado se do documento já arquivado constar sua validade ou vencimento, ou marcação indicando a data da transferência. Dessa forma, as transferências podem ser feitas no mesmo instante em que se arquiva ou se consulta um documento qualquer.

Conservação e proteção de documentos

Determina-se o valor do documento levando em consideração todas as finalidades que possui e seu tempo de vigência, que muitas vezes se subordina a imperativos da lei. Nesse sentido, pode-se organizar um quadro ou tabela de prazos de vigência para os diversos documentos, facilitando sobremaneira o trabalho do arquivista. Os documentos são classificados por seu valor em: permanentes - vitais, permanentes e temporários.

• Permanentes - vitais: são documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possuem importância vital para a empresa, isto é, sem eles a empresa não tem condições de funcionar. Citam-se, entre outros: contratos; escrituras; estatutos; livros de atas; livros de registros de ações; cartas - patentes; fórmulas (químicas); procurações.

• Permanentes: são documentos que devem ser guardados indefinidamente, porém não têm importância vital. Como exemplo, podem-se relacionar: rela tórios anuais; registros de empregados; livros e registros contábeis; recibos de impostos e taxas; avaliações; e outros.

• Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois, cinco ou mais anos. Recomenda-se a confecção de um quadro ou tabela, com anotação da vigência do documento que, naturalmente, seguirá critérios determinados pela própria empresa. Assim, são temporários: recibos; faturas; notas fiscais; contas a receber e a pagar; extratos bancários; apólices de seguro; folhetos; correspondência; memorandos e outros.

do




Os documentos considerados vitais para a empresa, além de serem conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais, notadamente de proteção contra incêndios, inundações, furtos, desabamentos e outros eventos. A perda ou destruição




ho d

de tais documentos pode, em casos extremos, significar até o fracasso total de uma empresa. Existem algumas formas de proteger esses documentos:

• Utilização de cofres a prova de fogo.

• Preparação de cópias adicionais dos documentos e envio delas a outros lugares para guarda, como cofres de bancos, cofres de filiais da empresa, ou escritórios de advogados.

• Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservação dos microfilmes em local seguro.

A conservação e a proteção desses documentos devem ser acompanhadas de um registro que especifique o modo, a data e o local para onde foram encaminhados, de forma quepossam ser localizados imediatamente.

CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO?

Trata-se de uma questão muito comum, principalmente nas grandes empresas. A centralização dos arquivos proporciona vantagens, mas existem desvantagens que naturalmente devem ser conhecidas antes de se tomar uma decisão sobre o assunto. As principais vantagens da centralização são as seguintes:

• Eficiência: devido à centralização, tende-se a manter um especialista em arquivística, o que sem dúvida melhora a eficiência

e a rapidez do trabalho em todas suas etapas.

• Responsabilidade: o cuidado e a proteção de documentos melhora muito, pois a responsabilidade se encontra nas mãos de um especialista.

• Economia: é grande a economia de equipamento; de pessoal; de tempo gasto no arquivamento; na localização e na prepa-

ração de cópias adicionais ou referências.

• Uniformidade: proporciona certa padronização ao sistema e métodos de arquivamento, o que não acontecerá se houver inúmeros arquivos departamentais.

• Concentração: os documentos são concentrados por assuntos, oferecendo ao consulente visão global. Na descentralização, os mesmos assuntos tendem a ficar espalhados pelos diversos arquivos.

• Utilização: amplia o uso do equipamento e, consequentemente, alonga sua vidaútil.

Há algumas desvantagens na centralização, que precisam ser apontadas:

• Consulta dificultada: necessidade de locomoção até o centro de arquivos; tal fato não ocorre com a descentralização, em que o arquivo do departamento se encontra à mão.

• Acúmulo de pessoas: po culta a consulta e tumultua o trabal

erá acontecer o acúmulo do arquivista.

pessoas no local onde estão colocados os arquivos, o que difi-

• Perda de tempo: muito tempo perdido na locomoção até o arqu ivo c e ntral e e spe ra p ara po der iniciar a consulta, principalmente se houver muitas pessoas no local.

• Espaço: necessidade de mais espaço para incluir todos os arquivos, além de mesas e cadeiras para as diversas consultas.

• Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos à consulta generalizada, dificultando a manutenção do sigilo, tão necessário à vida da empresa.

• Dispersão: a pasta em que está classificado um documento, no momento de uma consulta, pode estar com outro consulente, em outro departamento.

As soluções variam de empresa para empresa; o mais comum, entretanto, é a opção pelo sistema misto, ou seja, centraliza- ção parcial. Em princípio, os documentos vão para o arquivo central; entretanto; documentos específicos que só interessam a certos departamentos ficam nos arquivos desses departamentos. Assim, por exemplo, devem ser arquivados no próprio departamento de vendas a relação de representantes ou clientes, seus pedidos, reclamações, correspondência de modo geral.

Outro caminho a seguir é o que procura basicamente centralizar o controle e não o arquivo. Um especialista organiza um arquivo central, onde deverão ser guardados os documentos de interesse geral, inclusive aqueles que são vitais e/ou sigilosos, naturalmente tomando-se todas as precauções. Em seguida, ele deverá planejar os diversos arquivos localizados nos vários departamentos. O conhecimento da empresa e de seu organograma é fundamental nessa etapa. Seu trabalho, além da adminis- tração do arquivo central, pressupõe a classificação e a distribuição diária de documentos aos diversos departamentos.

Realmente, trata-se de um assunto de solução não muito fácil, já que existem vantagens e desvantagens em todos os méto- dos. O importante é que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condições, necessidades e objetivos a curto, mé- dio e longo prazos.

MICROFILMAGEM

Observa-se na época atual excessivo aumento do número de documentos. De um lado, devido à expansão da administração pública em todos os setores e em todos os níveis: federal, estadual e municipal; de outro, graças ao desenvolvimento das atividades empresariais e ao rápido avanço da tecnologia, em todos os setores da economia.

É crescente a indagação de como e quando se deve proceder para reduzir e racionalizar a produção de documentos e, por consequência, seu arquivamento e conservação. O microfilme surgiu como uma das principais respostas a essa questão.

O microfilme é um processo de reprodução fotográfica reduzida, chegando a quase 95% do documento original. São várias as

de




vantagens obtidas na microfilmagem de documentos que devem ser transferidos do arquivo ativo para o inativo, já que dificilme n- te o microfilme será utilizado para arquivos ativos. As vantagens são:




st

e

• Economia: os ganhos em espaço, peso e tamanho dos arquivos chegam a mais de 80% em muitos casos.

• Redução do volume: é muito grande a redução do volume de papéis e documentos, o que proporciona economia de tempo e mão-de-obra.

• Segurança: os microfilmes protegem e conservam os documentos vitais da empresa ou órgão público, dos riscos de eventos, como incêndio, inundação ou furto, pois, além de representarem cópias adicionais desses documentos, são facilmente guardados em cofres especiais. -

• Durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabilidade, atingindo até 150 anos.

• Reprodução: a microfilmagem oferece condições de reprodução ilimitada, além de fidelidade, exatidão perfeita dos documentos reproduzidos.

• Custo: embora e microfilme possa assustar pelo custo elevado, é preciso levar em consideração a economia que proporciona com a redução do espaço, de equipamento e de pessoal necessário para a manutenção de arquivos convencionais, especialmente nas grandes empresas.

• Consulta: a consulta a documentos é imediata e mais fácil, agilizando em muito o serviço. Verifique-se, por exemplo, a microfilmagem de cheques compensados.

As técnicas modernas de microfilmagem evoluíram muito nos últimos anos; entretanto, a escolha do produtor dos microfilmes deve ser feita de modo que garanta a qualidade e a durabilidade deles.

A decisão de utilizar a microfilmagem na empresa também pode ser auxiliada pela ocorrência de um ou mais dos seguintes fatos:

• necessidade de entregar ou devolver às pessoas os originais dos documentos;

• necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos;

• necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanentemente;

• necessidade de proteger . os documentos dos riscos de incêndio, inundação ou furto.

Em princípio, a organização de um arquivo de microfilmes deve seguir o sistema e o método empregados nos arquivos de documentos; o arquivo deve vir acompanhado de índices que facilitem a pronta localização, bem como deve existir na empresa aparelho próprio para a leitura dos microfilmes.

É muito importante, também, co nsiderar o aspecto legal da microfilmagem. A legisla ção brasileira determina a guarda de originais por tempo determinado ou mesmo ind efinida mente. A reprodução de um microfilme no fo rmato do documento exige, para sua validade, que seja autenticado m cartório e à vista do documento original.

Portanto, a microfilmagem não deve ser entendida apenas como sub ituidora de documentos originais. Antes de mais nada, é preciso encarar o microfilme como cópia adicional de documento cuja utilidade para a empresa tenha sido estudada e compro- vada.

EQUIPAMENTOS

Entende-se por equipamento o móvel utilizado para arquivamento. O conhecimento dos sistemas de equipamento, de suas vantagens e desvantagens, irá facilitar em muito o serviço do arquivista. Denomina-se sistema de equipamento a maneira como os documentos são colocados no móvel arquivador. São três os sistemas de equipamento:

1. Horizontal: os documentos ficam uns sobre os outros, em posição horizontal dentro do móvel arquivador. E um sistema antigo, mas que ainda é utilizado em algumas repartições públicas, que amarram ou colocam os documentos em pacotes. Tam- bém pertencem ao sistema horizontal as mapotecas, muito utilizadas, e os fichários tipo kardex, Securit, muito conhecidos e empregados com bastante sucesso em inúmeras empresas.

Móvel “Securit” para arquivo horizontal de mapas, plantas, heliografias e mapotecas

As vantagens do sistema são as seguintes:




• a iluminação é direta;




rti

• as anotações podem ser efetuadas no mesmo local;

• as possibilidades de perda de documentos são bastante reduzidas.

As desvantagens são:

• ocupa muito espaço;

• há necessidade de retirar todos os documentos para arquivar ou retirar um documento;

• a consulta é demorada;

• a consulta exige o deslocamento de outros documentos.

2. Vertical: os documentos permanecem no interior do móvel arquivador em posição vertical. São dois os tipos nesse sistema:

• Frontal. Os documentos são colocados uns atrás dos outros, com a frente voltada para o arquivista.

• Lateral. Os documentos são colocados uns ao lado dos outros, com a lateral voltada para o arquivista.

Atualmente, com o desenvolvimento da tecnologia e as exigências do mercado, as pastas ficam suspensas nos arquivos ver- ticais, por meio de braços metálicos apoiados em suportes especiais.

São vantagens do sistema:

• custo mais baixo;

• fácil manuseio;

• fácil conservação;

• fácil atualização do material arquivado;

• possibilidade de arquivar muitos documentos em pequeno espaço;

• consulta rápida e sem necessidade de deslocar outros documentos.

São desvantagens do sistema:

• necessidade de retirar o documento para fazer anotações;

• iluminação defic iente;

• pouca visibilidade dos documento s n o inte rior do arquivo.

3. Rotativo: os documentos são colocados de modo que possam girar em torno de um eixo ve cal ou horizontal. O sistema é

muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de co

Fichários

ultas e necessidade de informações rápidas.

São caixas de diversos tamanhos que guardam fichas ou cartões, podendo ser de madeira, de aço, de material plástico ou de acríLico. São largamente utilizados e servem a muitas finalidades: índices, informações, endereços, relação de clientes, representantes, fornecedores e outras.

O equipamento deve satisfazer às necessidades da empresa e dos serviços a que se destina. Alguns requisitos são:

• adequação às necessidades do serviço;

• obtenção de maior economia de espaço;

• facilidade de acesso;

• possibilidade de expansão;

• resistência e durabilidade;

• garantia de segurança e conservação de documentos;

• aparência e funcionalidade.

Há inúmeros tipos e modelos de equipamentos que podem ser utilizados pelos três sistemas: horizontal, vertical e rotativo. A escolha de um dos sistemas, assim como do equipamento propriamente dito, deve seguir os critérios apontados e outros que são considerados essenciais pela empresa ou órgão público e que prevalecem numa boa administração.

1. Cadeado.

2. Suporte regulável.

3. Índice alfabético.

4. Estrutura.

5. Dispositivo antiimpacto.

6. Pés antiderrapantes.

ACESSÓRIOS

ns




Acessórios são materiais que visam auxiliar o equipamento. A correta e eficiente utilização dos mesmos criará condições fa-




e

voráveis para o andamento do serviço.

A escolha acertada dos acessórios está diretamente ligada ao sistema e método de classificação e arquivamento empregados, assim como ao conhecimento dos tipos e modelos existentes no mercado.

Os principais acessórios são: pastas; guias; projeções; tiras de inserçãoe notações.

1. Pastas: são pedaços de cartolina dobrada, que formam uma aresta comum chamada vinco. As pastas servem para agru- par e proteger os documentos comuns a um assunto e, normalmente, têm dimensões padronizadas. Com relação ao vinco, as pastas podem ser normais ou sanfonadas, para permitir o maior acúmulo de documentos; algumas possuem divisões internas. No que se refere à projeção, ela poderá ou não constar da pasta. As pastas suspensas, largamente usadas nos equipamentos modernos, são semelhantes às convencionais, apenas com a particularidade de possuírem dois braços metálicos ou outro material que se apóia nos suportes laterais do arquivo.

2. Guias: são pedaços de cartolinas do tamanho das pastas ou mesmo menores, com uma saliência na parte superior, chamada projeção. As guias servem para dividir as pastas ou documentos em grupos. As guias, quanto à projeção, podem ter, ou não, encaixes para as tiras de inserção. Nas guias, as projeções podem vir em posição central, em diferentes posições ou, então, formando um jogo de, por exemplo, duas, três, quatro, cinco ou mais posições. A diferença das posições possibilita ao arquivista ampla visibilidade, o que facilita o arquivamento ou a localizaçãode documentos.

3. Projeções: são saliências colocadas na parte superior das pastas ou das guias que recebem as anotações ou dizeres pertinentes. Servem para ajudar o arquivista a localizar os assuntos no arquivo. As projeções podem ser de papelão, de material plástico ou de aço. Além disso, podem ser fixas ou adaptáveis. Essas últimas não fazem parte das pastas ou das guias e podem ser colocadas posteriormente.

4. Tiras de inserção: papeletas ou rótulos que, após receberem os dizeres ou inscrições correspondentes, deverão ser inseridas nas projeções das pastas ou das guias. Servem para indicar a finalidade da pasta ou da guia.

5. Notações: são os dizeres, as inscrições registradas nas tiras de inserção e em seguida inseridas nas pastas ou guias.

É fato conhecido que um dos fatores para a excelência dos arquivos reside na combinação harmoniosa e funcional dos sistemas e métodos de classificação e arquivamento, e dos equipamentos e acessórios.

SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

A opinião de que os arquivos são simples depósitos de papéis ou documentos velhos e inúteis, arquivados por mera tradição, apóia-se no fato de que a maioria dos arquivos é mal organizada, mal administrada e, portanto, dificulta a localização imediata das informações desejadas. Mera opin ião, pois, em verdade, um arquivo moderno, be m estruturado, é um centro atuante de informações, um instrumento de controle para a atividade administrativa, que auxilia na corr eta tomada de decisão.

Entretanto, para que isso aconteça terminada empresa.

o que se decida sobre o sistema de arquivam nto que melhor se ajuste a de-

Sistema é um conjunto de princípios interligados, que orienta o que se deve fazer para atingir um fim específico. São três os sistemas de arquivamento: direto, indireto e semi-indireto.

• Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessidade de recorrer a um índice. Neste sistema, inclui-se, principalmente, o método alfabético de arquivamento e suas variações.

• Indireto: o arquivo, neste caso, depende de um índice para ser consultado. O sistema inclui, em especial, o método numé- rico de arquivamento e suas variações.

• Semi-indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxílio de índices, mas com a utilização de tabelas em forma de car- tão. Neste sistema, encontra-se, por exemplo, o método automático, variedade do método alfanumérico.

A opção por um dos sistemas está intimamente ligada à empresa, a seu campo de atividade, porte e objetivos de curto, médio ou longo prazos. O principal, antes de tudo, é compreender o verdadeiro potencial que o arquivo representa, considerando-se que é a memória viva da empresa.

Para ser eficaz, o sistema necessita de métodos que indiquem a maneira de proceder, isto é, o que se deve fazer para alcan- çar o fim desejado. Os métodos de arquivamento serão analisados maisadiante.

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO EM ÓRGÃOS PÚBLICOS

A administração de documentos oficiais pressupõe a existência de um sistema de arquivamento. O conceito de sistema tam- bém é válido para os órgãos da administração pública, e as três espécies, direto, indireto e semi-indireto, serão empregadas conforme os critérios estabelecidos previamente.

Nas instituições públicas, predomina um modelo de sistema de organização de arquivos em que o documento público é con- trolado desde sua produção. É conhecido como a “teoria das três idades”, concepção moderna de arquivística, em que se distin- guem três etapas quanto aos documentos:

• Corrente: os documentos circulam pelos canais decisórios, buscando solução ou resposta. São os arquivos correntes.

• Temporária: os documentos apresentam interesse e são objeto de consultas, embora os assuntos neles contidos já te- nham sido solucionados ou as respostas, obtidas. São os arquivos temporários.

• Permanente: os documentos passam a ter valor cultural e científico. São os arquivos permanentes ou históricos.

A criação do arquivo temporário, por exemplo, segunda etapa do sistema, foi um grande avanço e tomou-se peça fundamen-

, é ne ce ssári




tal dentro do sistema de arquivamento da administração pública. São inúmeras as vantagens conseguidas: obtenção de mais espaços físicos pela retirada de documentos dos arquivos correntes; redução ao essencial da quantidade de documentos nos




étic

arquivos correntes; redução de pessoal e consequente economia de custos; controle de quantidade e da qualidade dos documentos; melhor manutenção, uso e supervisão dos arquivos; e melhor critério de preservação, controle e eliminação de documentos.

Um sistema de arquivos moderno e bem organizado terá todas as condições para oferecer subsídios a planos e decisões da administração pública, seja mostrando as relações e planejamento do passado, seja evitando duplicidade antieconômica de ve- lhas iniciativas.

Verifica-se, atualmente, enorme empenho dos órgãos do governo em desenvolver sistemas de informações altamente sofisti- cados, em que a informática assumiu posição de grande relevância.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Modernamente, o arquivo de informações tornou-se uma atividade que pode ser realizada eletronicamente através de computadores. A tarefa da secretária, neste caso, consiste em registrar as informações em programas previa-mente estabelecidos. A empresa contrata um especialista em programação (ou já dispõe dele em seu quadro de empregados), que deverá preparar um programa segundo as necessidades da secretária. Enganam-se os que acreditam que o uso do computador dispensa o estudo dos métodos tradicionais de classificação de informações. O programador apenas executará um programa depois de ouvir a secretária sobre as reais necessidades do departamento. Assim sendo, ela deve conhecer os variados métodos de classificação para propor soluções apropriadas. Acrescente-se que o estudo dos métodos aqui expostos permite a aquisição de técnicas de classificação e simplificação de tarefas. Deixar de aprendê-los é prejudicial até mesmo para o domínio de um pensamento claro e bem estruturado. Além disso, a secretária manipula informações escritas (documentos), internas e externas, que ela precisa arquivar.

Havendo um sistema de arquivamento já definido, a empresa ou órgão público deverá decidir qual método de arquivamento irá empregar. O método estabelece o que é preciso fazer para alcançar o fim desejado pelo sistema de arquivamento.

Um plano previamente estabelecido para a colocação e guarda de documentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, a busca de informações e proporciona uma correta tomada de decisão.

Os diversos métodos de arquivamento, que através dos anos foram desenvolvidos em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto nas empresas como nos órgãos governamentais. Todos são bons e apresentam vantagens e desvantagens. O

importante é que a decisão quanto ao método leve em consideração o tamanho, a estrutura organizacional e os objetivos da empresa ou do órgão público; as pessoas normalmente envolvidas; os serviços prestados; as informações comumente solicita- das; e os tipos de documento que devem ser arquivados.

São três os principais métodos de arquivamento: alfabético, numérico e alfanumérico.

Esses métodos, por sua vez, formam a ba se a partir da qual se criaram vários o utros.

Métodos de arquivamento:

• Método alfab o:

—específico ou por assunto;

—geográfico;

—mnemônico;

—variadex.

• Método numérico:

—simples;

—dúplex.

• Método alfanumérico:

—decimal;

—automático;

automático moderno.

Protocolo

É o registro das deliberações ou das atas de um congresso ou conferência diplomática. Por protocolo também se entende o livro em que os escrivães do juízo registram o que se passa na audiência e que no fim desta é assinado pelo juiz.

De modo geral, significa o livro onde se registram, em ordem, os documentos apresentados numa repartição ou, então, os fatos e as decisões ocorridos numa assembléia ou audiência. A principal função do protocolo é autenticar a entrega de um documento, ou evidenciar a decisão ou o fato que deve ser registrado. Em linguagem diplomática, significa a própria deliberação ou resolução que foi registrada na ata da reunião respectiva e que acarretou uma espécie de convenção entre os participantes da assembléia ou congresso.

Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimenta- ção dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.




É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas que vão

desde a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da produção de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve




sua importância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou

mesmo por falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessárias foi um problema que foi surgindo. Essas massas aca-

bam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que é recomendável o

uso de um sistema de protocolo.

Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes (Protocolo, Expedição, Arquivamento, Empréstimo e Consulta, Destinação) vamos dar atenção especial ao Protocolo. É sabido que durante a sua tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo (recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a de- nominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantação de um siste - ma de base de dados, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada.

Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea). Dentre as recomendações de recebimento e registro (SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo.

Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários.

Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e

classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário Para isto, recomenda-se (SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo.

Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatários;

Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de anteceden- tes, se existirem;

Classificar o documento de acordo com o método da instituição;, carimbando-o em seguida;

Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.

Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento;

Rearquivar as fichas de proced

Arquivar as fichas de protocolo.

cia e assunto, agora com s dados das fichas de protocolo;

A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, porexemplo.

Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as recomen- dações com relação a expedição de documentos, destacam-se:

Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;

Separar as cópias, expedindo o original;

Encaminhar as cópias ao Arquivo.

É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição.

Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de forma errônea. Num primeiro momento, deve-se pensar num sistema simples de inserção de dados, que venha a atender as necessidades da empresa. Contudo, é essencial que as pessoas que trabalham diretamente com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser comprometido. Deve-se esquecer a idéia de que basta inserir dados e números num sistema, que todos os problemas serão resolvidos. A própria conscientização dos funcionários, no sentido de que, se organizados e devidamente registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornarão mais fáceis para todos que venham a executá-las., proporcionado assim um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais comuns de tramitação documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrário, a implantação deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior.

AVALIAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES

O termo “gestão de documentos” ou “administração de documentos” é uma tradução do termo inglês “records management”. O

ên o




primeiro é originário da expressão franco-canadense gestion de documents e o segundo é uma versão iberoamericana do conceito inglês. Entre essas duas variantes, o primeiro parece ser o mais difundido entre nós.




o

O Dicionário de Terminologia Arquivística editado pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1984 define gestão de documentos como um aspecto da administração geral relacionado com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção,

uso e destinação final dos documentos.

O Dicionário de Terminologia Arquivística, publicado em São Paulo em 1990 e reeditado em 1996, conceitua gestão de documentos como um “conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos”.

No âmbito da legislação federal, “considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” .

RACIONALIZAÇÃO, EFICIÊNCIA, PRESERVAÇÃO DA MEMÓRIA

GESTÃO DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural.

A gestão pressupõe, portanto, uma intervenção no ciclo de vida dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para guarda definitiva. Nesse sentido, um programa geral de gestão compreende todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária de arquivamento, o que garante um efetivo controle da produção documental nos arquivos correntes (valor administrativo/vigência), das transferências aos arquivos centrais/intermediários (local onde os documentos geralmente aguardam longos prazos precaucionais), do processamento das eliminações e recolhimentos ao arquivo permanente (valor histórico-cultural).

São de fácil reconhecimento, assim, os três momentos dagestão, não necessariamente consecutivos:

1. Produção dos documentos: inclui a elaboração de formulários, implantação de sistemas de organização da informa-

ção, aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.

2. Manutenção e uso: implantação de sistemas de arquivo, seleção dos sistemas de reprodução, automatização do aces-

so, mobiliário, materiais, local.

3. Destinação final dos documentos: programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor

permanente e a eliminaç ão de documentos rotineiros e desprovid os de valor probatório e informativo.

A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos, tanto nas instituições públicas uanto nas empresas privadas. Mas, o que significa avaliar d cumentos? Para o administra- dor, que está com seus depósitos abarrotados de documentos, sem dúvida, a avaliação sugere uma eliminação imediata de papel, com vistas à liberação de espaço físico. No en tanto, se o processo de aval iação não for efetivamente implantado através das Tabelas de Temporalidade, não tardará muito para que a produção e acumulação desordenadas preencham novamente todos os espaços disponíveis.

Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiê n- cia administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.

A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, in- dependentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro.

A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumu- lação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos. Esse é o grande problema no momento de avaliar massas documentais acumuladas nos arquivos centrais ou intermediários, especialmente nos do serviço público. O critério de arquivamento dos processos administrativos ainda é o sequencial numérico/cronológico, de acordo com o número recebido no protocolo, no momento da autuação. Essa prática resulta na mescla de documentos gerados no exercício de funções diversas, o que dificulta a recuperação do contexto original de produção. A avaliação de documentos arquivados em sequência numérica implica basicamente a análise de documento por documento, o que é bastante trabalhoso em face da massa documental acumulada com o decorrer do tempo. É frequente, por isso, a eliminação sem critério ou, o que é igualmente grave, a reprodução do acervo em outros suportes, sem a prévia identificação e avaliação dos conjuntos documentais. O que interessa, nessa visão imediatista, é a liberação de espaços.

Esse procedimento pode representar um investimento inútil quando incidir sobre documentos rotineiros, repetitivos, desprovi- dos de valor informativo, probatório ou cultural, que poderiam ser eliminados, conservando-se deles apenas pequenas amostra- gens.

CONCEITO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO

Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu duas seções devem ser enfocadas: a de conservação e a de restauração.

1 - Conservação - é um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos três (3) ideias: preserva-

ção, proteção e manutenção.

Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc) é defendê-lo da ação dos agentes físicos, químicos e bio- lógicos que os atacam.

q




O principal objetivo portanto da conservação é o de estender a vida útil dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso é necessário permanente fiscalização das condições ambientais, manuseio e armazenamento. A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural consistindo na conservação desses patrimônios em seus estados




ida v e u e

es

atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causadas pela umidade, por agentes químicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismo. A manutenção, a limpeza periódica é a base da prevenção.

2 - Conservação Preventiva (Restauração) - tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do objeto. A restauração é uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade, paciência, amor à arte, pois nesta seção se praticam verdadeiras intervenções cirúrgicas com os bens culturais, "a restauração é quase uma neurose da perfeição, em que o mais ou menos não existe" como disse certa vez a restauradora Marilka Mendes.

Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado, é preciso levantar a história, revelar a tecnologia empregada na fabricação ou a técnica de impressão utilizada e traçar um plano de acondicionamento do objeto restaurado de modo que não volte a sofrer efeitos de deterioração do futuro.

Como sabemos são poucos os técnicos ligados a esta área e leva anos para formar um bom restaurador, por estes fatores podemos dizer que é melhor: Conservar e preservar para não restaurar"

AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS

1. FÍSICOS

Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos.

Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condições de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural.

Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficiência de água

2. QUÍMICOS

Acidez do Papel - Os papéis brasileiros apresentam um índice de acidez elevado (pH 5 em média) e portanto uma perma- nência duvidosa. Somemos ao elevado índice de acidez, o efeito das altas temperaturas predominante nos países tropicais e subtropicais e uma variação da umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavorável na conservação de documentos em papel. Dentre as causas de degradação do papel, podemos citar as de origem intrínseca e as de origem extrínsecas.

Poluição Atmosférica - A celulose é atacada pelos ácidos, ainda que nas condições de conservação mais favoráveis. A po-

luição atmosférica é uma das principais causas da degradação química.

Tintas - a tinta é um dos compo stos mais importantes na documentação. Foi e é u sada para escrever em papéis, pergami-

nhos e materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar s avan ço técnico e cultural, e é ainda indis- pensável para a criação de registros e para atividades relacion

3. BIOLÓGICOS

as aos interess d diária.

Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas, destruindo coleções e documentos preci-

osos. Os principais insetos são:

Anobiídeos (brocas ou carunchos)

Thysanura (traça)

Blatta orientalis (barata)

Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem pigmentos que mancham o papel. Roedores

- A luta contra ratos é mais difícil que a prevenção contra os insetos. Eles podem provocar desgastes de até 20% do total do documento.

4. AMBIENTAIS

Ventilação - é um outro fator a considerar como elemento que favorece o desenvolvimento dos agentes biológicos, quando há

pouca aeração.

Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biológicos sobre os materiais gráficos, é a pre-

sença de pó.

5. HUMANOS

O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos é um outro inimigo dos livros e documentos, embora devêssemos imaginar que ele seria ser o mais cuidadoso guardião dos mesmos.

Gestão documental

A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo da arquivística responsável pela administração de documentos

nas fases corrente e intermediária (primeira e segunda idade).

Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde existe toda a informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa. A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante da organização. Num processo de gestão documental o seu inicio é quando há a recepção do documento em que este passa pela fase de desmaterialização, ou seja, digitalização do documento geralmente

ad




em formato papel para um formato eletrônico. Numa segunda fase os documentos em formato eletrônico são submetidos a uma classificação, de seguida há uma definição dos vários estádios do ciclo de vida do documento ao longo da sua existência, como




pe

s

o)

por exemplo, a publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e desactualizado (destruído). Por último, este processo disponibiliza ao utilizador um método de localização eficaz semelhante a um browser, por exemplo, o Google.

As empresas que investem pela solução Gestão Documental conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos em papel, há um ganho na produtividade devido a uma uniformização dos processos e facilitando a implementação de normas de qualidade. As vantagens na sua utilização são as seguintes:

Redução do custo do número de cópias, aumento de produtividade na procura, no re-encaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo;

Gestão de Informação Integrada é conseguida a partir da consolidação transparente dos documentos eletrônicos (originados pela aplicações Office) e de documentos com origem em papel;

Uniformização de Processos de reencaminhamento, aprovação, arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos documentos;

Digitalização dos documentos;

Descentralização do espaço físico, isto é, os documentos e processos estão sempre disponíveis, independente do local onde o utilizador aceda aplicação;

Com o auxilio de um browser a pesquisa da informação dos documentos está facilitada e rápida;

Formação de um Backup que permite a recuperação da informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico;

As soluções de Gestão Documental têm mecanismos de controlo de acessos e segurança protegendo os seus documentos de acessos não autorizados.

A Gestão Documental quer seja eletrônica ou em arquivo de papel está presente em todas as organizações. As soluções de Gestão Documental aplicam-se a um conjunto alargados de áreas funcionais:

Administrativa e Financeira (documentos financeiros)

Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade)

Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controlo de produção)

Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos)

Serviços a Cliente (informações, apóiam técnico e documentos de Cliente)

Marketing (estudos de mercado rochura e especificações de produtos)

Desenvolvimento (memórias descritivas, s quisa e desenvolviment

Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e regulamento)

AUTOMAÇÃO

O novo mundo dos arquivos – automação

.James M. Turner – U. de Montreal

Introdução

Para bem se entender a problemática atual dos arquivos, é preciso compreender o século XX sob o ponto de vista da extra - ordinária rapidez da evolução tecnológica. É suficiente lembrar que diversos atores, cada um tendo uma influência profunda sobre a sociedade humana, se instalaram no cenário tecnológico durante esse período: por exemplo, a eletricidade, o rádio, o te le- fone, o automóvel, o cinema, a máquina de escrever, para nomear somente alguns. A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste- se à chegada da fotocopiadora, a eletrônica, a televisão, os satélites, e sobretudo os computadores. A partir da década de 1970, a telemática, ou seja, o computador conectado a outros computadores via linhas telefônicas, mudou profundamente as possibilidades de comunicação de documentos. Desde 1990, a Internet e a World Wide Web não cessam de nos espantar por causa do desenvolvimento quase cotidiano de novas possibilidades de interação no mundo da informação.

Depois de muitos anos, a disciplina de arquivística conheceu desenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas técnicas de organização e nos métodos de trabalho. Constata-se, entretanto, que apesar de nossa disciplina ainda não estar estabilizada definitivamente, desde já é preciso rever seus fundamentos teóricos e estabelecer um novo paradigma para a disciplina em função das novas tecnologias da informação.

É útil observar nesse contexto que não há nada de novo. Pode-se constatar que são sempre as mudanças tecnológicas que determinam a maneira de se realizar nosso trabalho de organização da informação. O surgimento de novas e importantes tecno - logias no campo da informação, como nos casos do papel e da prensa de Gutenberg, causaram também mudanças fundamentais nos métodos de trabalho das pessoas que geravam a informação no momento desses desenvolvimentos e pelos séculos seguintes. Essas tecnologias também mudaram profundamente a sociedade em seu conjunto. Nós que vivemos sobre a terra nesse momento somos testemunhas de desenvolvimentos que se desenrolam a uma velocidade impressionante.

Histórico recente

Durante os anos de 1960 assiste-se à implantação de computadores nos governos e corporações mais importantes. Muito ca- ros, esses aparelhos são sensíveis à temperatura e precisam ser instalados nos locais talhados sob medida e com acesso con-

, b




trolado. Os computadores não são muito “inteligentes”, mas o que interessa é que podem calcular com muita rapidez. Somente hoje os computadores começam a ser capazes de tratar de atividades mais “inteligentes”.




Ao mesmo tempo, as organizações de menor tamanho buscam a máquina de escrever elétrica, que se espalha durante os anos de 1960 e 1970. Por volta do fim dos anos de 1970 assiste-se à chegada de aparelhos dedicados ao tratamento de textos. Ainda uma vez, os preços são tão elevados que somente as organizações bastante importantes têm condições de usar essas máquinas. Ao mesmo tempo, as máquinas de escrever eletrônicas chegam ao mercado, mas sua utilização não se torna muito difundida em razão da chegada quase simultânea dos microcomputadores.

O aparecimento dos microcomputadores em 1980 muda radicalmente o quadro tecnológico. O computador pessoal custa menos que um automóvel. Hoje um computador custa muito menos que um carro e é capaz de executar as importantes opera- ções que os grandes computadores do tipo mainframe não realizavam nos anos de 1960 e 1970. O novo ambiente, que se insta- la rapidamente, cria um problema de escala para os aparelhos administrativos, que se vêem impossibilitados de seguir tantos desenvolvimentos.

Por exemplo, a política do NARA ( National Archives and Records Administration, nos Estados Unidos) sobre os arquivos or- dinolingues está tão mal estabelecida (aproximadamente 25 anos após o começo da informatização), que a chegada da microin- formática nos obriga a interrogar sobre a pertinência dessa política (Bergeron 1992,54).

Aliás, os exemplos de perdas de arquivos eletrônicos importantes se multiplicam: os dados do recenseamento americano de 1960, a primeira mensagem de correio eletrônico em 1964, os dados sobre as florestas do Brasil capturadas por satélite nos anos de 1970, os dados da NASA, e assim por diante. Os exemplos americanos são característicos da situação por toda parte do mundo.

A situação hoje

Atualmente a capacidade dos computadores muda de modo radical e muito velozmente, abalando assim os fundamentos teó- ricos do arquivismo. Nós transferimos para o ambiente informatizado as políticas desenvolvidas para os documentos sobre papel, mas a complexificação das tecnologias e a influência dessas últimas sobre nossos métodos de trabalho foram de tal ordem que essas políticas não são mais suficientes. O documento eletrônico tornou-se um conjunto de relações ou de trechos de informa- ção, podendo residir em diferentes arquivos (Bergeron 1992, 53). Por exemplo, o relatório anual de uma companhia pode consis- tir em arquivos de texto, cada um redigido por uma pessoa diferente, empregando um processador textual diferente num ambiente informático diverso. Pode-se encontrar na relação das fotos e outros gráficos criados com outros sistemas operacionais, assim como os quadros estatísticos criados com diferentes sistemas operacionais, e ainda gráficos gerados por outros sistemas, tudo reunido em um documento eletrônico colocado em página para a impressão sobre papel ainda por outro sistema operacional, e ainda com uma versão diversa para ser instalada no Web. O leitor recebe um simples documento em papel, mas o arquivista responsável pelo documento eletrônico deve pensar a organização para a armazenagem, a marcação e a preservação de todos esses arquivos, bem como a relação entre eles.

Outro problema de c apacidade: não se pode mais conservar a informação apenas em formato linear. O hipertexto e as liga- ções hipertextuais e hipermidiáticas, assim como as estruturas relacionais das bases de dad os, acrescentam uma outra dimen- são e complexificam mais o problema. arquivos eletrônicos (Bergeron 199

r outro lado, a chegada 3).

os arquivos multimídia torna mais complexos do que nunca os

Outros fatores importantes que contribuem para as mudanças fundam e ntais nas teor ias e na s p ráti c as, quando se trabalha com os documentos eletrônicos, são a dependência diante da mídia e dos aparelhos, a impossibilidade de entrevistar os aparelhos, a volatilidade da informação, sua segurança e sua integridade, e a proliferação de formatos proprietários, de sistemas de exploração, de sistemas operacionais, de versões desses sistemas operacionais, bem como o preço do desenvolvimento de tudo isso.

Breve, no espaço de trinta anos, a natureza da matéria de que tratam os arquivistas terá mudado radicalmente. Deve-se já distinguir o conceito de suporte daquele de informação. Antes, como a informação estava sempre integrada ao suporte, tratavam- se os dois ao mesmo tempo e pensavam-se nos dois como sendo uma coisa só: um documento. Para adaptar a expressão de Negroponte (1995), antes tratavam-se dos átomos, hoje tratam-se dos bits.

Questões atuais

Para os fins de nossa apresentação hoje, dividimos as questões em cinco categorias: os documentos e seus suportes, a interconectividade, a normalização, a conversão e a preservação. Os documentos e seus suportes: A tendência para a numeriza- ção faz com que quase a totalidade dos arquivos seja já criado em formato informático. É claro, pode-se encontrar exceções; entretanto, essa tendência é clara. Ora, o antigo papel pode durar milhares de anos, mesmo em más condições. Pode-se maltra- tá-lo e mesmo assim ler facilmente o texto que está relatado sobre o papel. Ao contrário, os suportes eletrônicos são muito instá- veis, mesmo nas melhores condições. A duração dos suportes eletrônicos é suficiente para muitas situações, é claro, mas pouca para a conservação a longo prazo dos arquivos. O problema é tributário do fato de que nossa tendência é adotar, para fins de gestão da informação, as tecnologias criadas para outros fins.

Para conjugar-se ao problema da longevidade dos suportes, tem-se recorrido ao repiquage. Periodicamente, copia-se o sinal eletrônico sobre um suporte novo a fim de assegurar sua sobrevida. Todavia, hoje, os desenvolvimentos tecnológicos estão de tal forma rápidos, que esta prática não é mais suficiente. Agora a mudança que precisa ser vista é a "migração", ou seja, a prática não somente de copiar um documento eletrônico antigo sobre um suporte novo, mas também de o converter a uma versão mais recente do sistema operacional empregado para o conceber, ou ainda em um outro sistema operacional mais normalizado e capaz de o ler, a fim de assegurar sua consultabilidade a longo prazo.

A interconectividade, representada atualmente pela Internet e pelo Word Wibe Web, acrescenta uma dimensão nova à pro- blemática. Não somente pode-se conectar dois computadores via rede telefônica, mas vê-se hoje redes inteiras de computadores interligadas em uma vasta super-rede em escala mundial. Vê-se nesse contexto do desenvolvimento da Infovia, numerosas vantagens para os depósitos dos arquivos: por exemplo, a visibilidade, a difusão ampla das fontes, a facilidade de consulta pelos usuários, a possibilidade do teletrabalho para os arquivistas. Mas até onde deveria ir esta presença? Dever-se-ia contentar com informações gerais num resumo das fontes, ou seria melhor colocar em linha os instrumentos de pesquisa, os planos de classifi-

2,5 Po d




cação, os calendários de conservação, e eventualmente o texto inteiro de documentos manuscritos? Dever-se-ia fornecer o acesso via as redes às nossas bases de dados, aos documentos eletrônicos, às imagens de documentos manuscritos?




Por outro lado, esse novo mundo nos apresenta um problema filosófico: sobre a Infovia, há uma verdadeira distinção entre arquivos numéricos e bibliotecas numéricas ( “ arquivos digitais” e “bibliotecas digitais”)? Se todos os textos são conservados em formato eletrônico, em que a cópia original é estocada num computador para consulta através das redes, ou seja, se um documento de arquivo torna-se um fichário informático e se um livro torna-se também um fichário informático, podemos ainda distinguir as bibliotecas dos arquivos ( Preserving digital information 1996, 7)? Esse problema demonstra a que ponto as mudanças tecnológicas são profundas.

Nesse complexo contexto , os metadados, essas camadas de dados adicionais que utilizamos para descrever e organizar os dados contidos nos documentos eletrônicos, ganham muita importância. Há múltiplos tipos de metadados: para a apresentação do documento (por exemplo, os sinais de estilos, de caracteres itálicos), para exprimir suas relações com outros documentos (por exemplo, de linhas, de pontos), para exprimir a catalogação, a classificação, a indexação ( os pontos de acesso para o tema), para gerir o fichário informático (por exemplo, as informações técnicas concernentes ao formato do fichário), etc.. Porém, é sobretudo a normalização dos metadados que é de uma importância capital nesse contexto. Se se deseja permitir o acesso a muita informação via redes, tem-se todo o interesse em normalizar práticas de descrição e de organização, senão o usuário será obri- gado a aprender a linguagem de cada novo sistema com o qual deseja trabalhar.

Muitas iniciativas nesse sentido foram empreendidas, por exemplo, as Regras para a Descrição dos Documentos de Arquivos (RDDA, no Canadá), a Encoded Archival Description (EAD, nos Estados Unidos), a Standart Generalized Markup Language (SGML, norma ISO 8879), e a Duplin Core, a Wrawick Framework e seus sucessores (15 elementos de base para a comunicação de documentos em rede). Resta ainda muito trabalho a fazer, especialmente o aperfeiçoamento das normas e sua implantação universal de forma independente dos sistemas operacionais e do material informático. O que nos permite ser otimistas é que, a longo prazo, seremos os conservadores de documentos altamente estruturados e onde as informações concernentes à estrutura e à organização desses documentos "viajem" através das redes com os documentos como parte integrante de tudo isso, não importando onde estão os diversos destinatários eletrônicos pelo mundo afora. Com a sistematização das práticas, passa-se de um mundo tecnológico caótico a um mundo ordenado.

Para chegar a um mundo no qual toda a informação está em formato eletrônico e acessível a quem possua um computador e uma ligação com as redes, precisaria considerar a conversão maciça dos fichários já existentes, senão não se poderia consultar as informações mais recentes. Como assinalava Clifford Lynch, este importante observador das atividades das grandes redes, se se confia nas informações disponíveis em linha, teremos a impressão de que a história da raça humana sobre a terra começou em 1970. Que fazer então com as informações acumuladas em nossos depósitos depois de séculos?

É preciso demonstrar se a conversão dos fichários existentes é desejável, se ela é necessária, se ela é possível. No momen- to, entretanto, há obstáculos importantes, especialmente as infra-estruturas atuais, o estado das tecnologias e os custos neces- sários. Tomemos por exemplo o estado dos numériseurs e os sistemas operacionais de reconhecimento ótico de caracteres (ROC). O alvo desses últimos é permitir a conversão de documentos impressos sobre papel e fichários tratáveis por computador e isso a custo abordável. Mas os melhores sistema s o perac ionais atuais não fazem prova de uma taxa de resultados além de 97% ou 98% (Linke 1997, 70). Em princípio, isso ode parecer muito elevado, mas quando se considera que aq lo se traduz por cerca de trinta erros por folha A4 datilografada em espaço duplo, compreende-se facilmente que a intervenção humana é neces- sária para efetuar a correção de cada página antes que a possamo s considerar como consu ltável.

Por outro lado, seria necessário prever muitas vezes não apenas a conversão de textos em octetos, mas também uma restru- turação dos dados. Por exemplo, um fichário de informação estocado sobre fichas de cartão tomará sem dúvida a forma de uma base de dados. É preciso não somente prever os campos evidentes nas estruturas, mas também de outros para acomodar a informação analógica e aquela que pode ser acrescentada à mão sobre as fichas, senão há perda de informações.

Consideremos igualmente o caso da dimensão dos fichários de imagens de páginas, fichários onde o texto não é tratável por computadores, mas que se pode ler sobre uma tela. A uma resolução de 400 pontos por polegada (ppp), se conta em torno de 85Ko/página. Porém, quando melhora-se a resolução para 600 ppp, ele nos custa em espaço de estocagem cerca de 500 Ko/página. Para atender a resolução do microfilme, precisaria escanear a 1000 ppp. A título de exemplo desse problema à escala de um arquivo, nota-se que para contar o estado civil dos habitantes de Québec, em torno de 18 milhões de certidões, ele custa- rá 650 Go de espaço de estocagem para registrar somente as imagens desses dados, que não estarão ainda em formato de fichários manipuláveis para uso, sem falar nos trinta meses de trabalho para efetuar essa pesquisa (Lubkov 1997, 42).

Para disfarçar os problemas desses fichários de imagens que permitem ao usuário ver a colocação de um texto na página, mas que não o permite manipular os dados, desenvolve-se atualmente linguagens de descrição de páginas. Isto acrescentou uma camada de metadados, permitindo afixar o texto com a sua colocação na página exigida, e substituirão, pode-se esperar, esses sistemas operacionais intermitentes tal como o Acrobat d’Adobe, que oferece uma colocação em página que exige muita memória informática, mas que está sempre em forma de ficha não manipulável, como uma telecópia.

Os problemas associados à imagem fixa e em movimento são ainda mais importantes. A questão mais notável associada a esse gênero de documentos é a dimensão dos fichários quando esses documentos são informatizados. Para a imagem fixa, não há mais problema com as simples imagens em preto e branco, mas cada pixel que compõe a imagem tem necessidade de muito mais profundidade para exprimir as cores, e assim mais memória informática. Para uma imagem em torno de 20 cm por 25 cm, é preciso mais ou menos 1Mo de memória. Para a imagem em movimento, sem compressão, necessita-se 40 Mo/imagens. A taxa de affichage do filme é de 24 imagens/segundo, e do vídeo, 30 imagens/segundo. O custo em memória para estocar um filme de 90 minutos é então de 960 Mo por segundo de filme, e então de 59,6 Go por minuto e de 3,5 To/hora, ou seja, aproximadamente 5 To por 90 minutos de filme.

A título de exemplo do que estes algarismos representam em um caso concreto, pode-se notar que o sistema “Cineon de Ko- dak”, um dos poucos sistemas disponíveis para a numeração da imagem em movimento, necessitaria de 33 grossos cassetes para estocar este filme, ao custo de 13.000 $ US pela fita magnética somente! Além disto, o sistema necessitaria de 110 horas para converter a imagem em movimento do formato analógico ao formato numérico. Isto se traduz por mais de uma hora de tratamento por minuto de filme. Não falamos ainda de custos de tratamento. E com tudo isso, seria necessário transplantar cassetes em dez

p ui




ou vinte anos para evitar a perda de todo esse trabalho!

Como os suportes numéricos não são confiáveis para a conservação a longo prazo, enaltece-se às vezes a impressão sobre




papéis do código informático codificado em algarismos 1 e 0, em razão das propriedades de conservação a longo praz do papel. Mais tarde um sistema operacional de reconhecimento ótico de caracteres lerá o código para reconstituir o fichário informático. Para a imagem em movimento, esta prática não será nada prática, pois um cálculo rápido nos dá os algarismos seguintes, base- ados sobre um sistema que permite a resolução comandada de 320 milhões de pixels por imagem: a 24 imagens/segundo, serão necessários aproximadamente 8 bilhões de pixels/segundo de filme 35mm. No ritmo de 6000 bits/página (quando se datilografa com entrelinha simples, calcula-se 3000), contaremos 5600 páginas (uma pilha de aproximadamente 5m) por cada segundo de filme, e portanto 180 m3 por minuto de filme, vale dizer, 16 km de espaço para estocar nosso filme de 90 minutos! Decididamen- te, não se poderá considerar a numeração das coleções de imagem em movimento antes de encontrar maneiras mais econômi- cas de estocar os fichários assim criados.

Considerando a preservação e a conservação dos arquivos eletrônicos, podemos nos voltar um pouco para as conclusões do grupo de trabalho sobre a preservação dos arquivos numéricos (Preserving digital information 1996, 37). Este grupo de trabalh o conclui que a responsabilidade primeira para a informação numérica permanece com os criadores, os fornecedores e, eventualmente, os proprietários. Além disso, o grupo enaltece a criação de uma infra-estrutura muito profunda (deep infrastructure) capaz de suportar um sistema distribuído de dados. Na disposição de uma tal estrutura, criar-se-á um processo de certificação de orga- nizações capazes de estocar, de migrar e abastecer o acesso às coleções numéricas. Estas organizações certificadas teriam o direito legal de intervir pela salvaguarda de documentos depositados alhures, em caso de perigo de destruição, seja por uma ameaça física à integridade dos documentos, seja por uma mudança de políticas de conservação em outro lugar, devido à priva- tização de um arquivo, por exemplo.

Obstáculos à automação

Nesta parte, resume-se brevemente alguns obstáculos atuais à automação dos arquivos. Em nível das infra-estruturas, a banda frequentada terá necessidade de ser acrescida consideravelmente antes que se possa responder convenientemente às necessidades dos usuários cujo número não cessa de crescer. Devemos prever eventualmente o acesso universal à Internet e

seus sucessores, como é o caso do correio à escala internacional, ou ainda do telefone. Lembremos que no momento somente uma ínfima parte da população global está em linha, e que mesmo nos países industrializados falamos apenas de dez ou quinze por cento da população.

A questão da “prisão ASCIL”, expressão de Mitchell Kapor para designar o problema das línguas não inglesas que lutam para ostentar suas marcas diacríticas no meio informático, é extremamente importante no contexto das redes. A “consortium Unicode” trabalha há vários anos para desenvolver um código informático que dê conta de todas as línguas escritas, mas esse código toma 16 bits de memória para cada caracter comparado a 7 ou 8 para os dados codificados em ASCIL, e os produtores de siste - mas operacionais não os adotam muito rapidamente. Todavia, com o desenvolvimento das soluções a baixo custo dos problemas de estocagem e de tratamento, este pr oblema importante vai, sem dúvida, ser solucionado num futuro não muito distante. Um passo importante: a “World Wide Web Consortiu m” vem d e anunciar (julho 1997) a publicação da prim eira versão de trabalho da HTML 4, a qual adota como jogo de carac

Ao nível dos suportes físicos, o

res a “Unicode”.

bstáculo principal é sua instabilida

. É necessário encontrar soluções neste nível para evi-

tar que estejamos eternamente condenados a substituir a intervalos relativamente curtos a totalidade de arquivos que possuímos. No momento, não há nada além de tecnologias experimentais, mas é preciso crer que o problema será resolvido eventualmente. Passa-se sob silêncio os problemas de deterioração química e biológica.

Ao nível do endocage, assinalemos os problemas de integridade e autenticidade dos dados. Os arquivistas precisam ter con- fiança de que os documentos informáticos dos quais eles têm a guarda não podem ser alterados, e que o documento que eles oferecem aos usuários por consulta é o mesmo que eles receberam porarquivo.

Ao nível dos sistemas operacionais, tem-se a necessidade de desenvolver os sistemas melhor integrados às necessidades dos arquivistas e dos usuários, tanto ao nível das linhas diretas entre os sistemas de gestão e documentos quanto ao nível da interação pessoa-máquina. Visto desta última perspectiva, os sistemas operacionais disponíveis atualmente são bastante peno- sos, não recorrem senão de maneira muito primitiva aos aparelhos cognitivos dos usuários.

Como vimos, a conversão dos fichários permanece um problema importante por várias razões. Podemos assinalar particularmente as dificuldades de conversão de fichários de ordem técnica e aqueles de ordem econômica. Além disso, teríamos vantagem em considerar como inaceitável a prática atual de versar os dados nos sistemas de informação sem controle de qualidade, ao dizer que se fará correções mais tarde. Muito frequentemente vimos que as condições econômicas não permitem essas corre- ções. As pessoas que administram os orçamentos têm a impressão de que os trabalhos estão completos, e são os usuários que sofrem a utilização desses dados não verificados e não corrigidos. Como é o caso em qualquer ouro lugar, o controle de qualidade é importante no arquivamento de dados eletrônicos.

Terminando, analisaremos o problema considerável da pilha de fichários necessária para a estocagem de imagens em movimento quando estas últimas são numerosas, os problemas arquivísticos associados à compreensão de imagens para melhor estocá-las, o trabalho considerável requerido para efetuar os trabalhos de conversão, os custos implicados nesse processo, e o problema ao nível da infra-estrutura incapaz de tratar convenientemente esses enormes fichários.

Soluções a longo prazo Apesar dos numerosos e importantes problemas associados atualmente aos arquivos automatizados, podemos ainda assim esperar ver melhoras consideráveis a curto, médio e longo prazo. A importância dos trabalhos em curso nos deixa crer que se verá o controle dos dados desde sua criação até sua disposição eventual, seja por eliminação, seja por sua instituição como arquivos permanentes. Nossos métodos, nossos processos, nossas práticas, nossas normas serão estabilzadas eventualmente. O turbilhão tecnológico no qual nos encontramos atualmente dará lugar aos métodos normalizados, sobre os quais trabalhamos atualmente.

No que concerne aos computadores, esses instrumentos de trabalho tão importantes à nossa vida, veremos bem eventualmente a chegada de computadores melhor “educados” para responder a nossas necessidades. Eles serão capazes de detectar um

de o

te




problema de funcionamento que experimentamos, por exemplo, e intervir de maneira interativa para nos apontar as soluções possíveis. Veremos disponíveis em linha de demonstrações vídeo para nos mostrar como executar tal função, como executar tal




ua

tarefa, efetuar tal manobra informática. Além disso, o desenvolvimento de tipos de memória viva e morta que não se apagam automaticamente ou que não se corrompem em função de uma falha de eletricidade nos permite assegurar nossos temores psicológicos face a nossas relações com esses instrumentos que têm uma importância tão grande em nossas vidas. Veremos eventualmente a automatização de procedimentos de salvaguarda, de formação de usuários, de migração de dados e de outras funções arquivistas. Finalmente, com o tempo assistiremos sem dúvida ao desenvolvimento de suportes informáticos tão inabalá- veis quanto o velho papel.

Terminando, será bom lembrar que nós nos encontramos atualmente no meio desse turbilhão tecnológico, que o papel que representamos neste momento é de uma grande importância histórica, pois é a presente geração de arquivistas que assegura a transição entre dois mundos tecnológicos fundamentalmente diferentes um do outro. É na gestão dessa transição que nós podemos tirar vantagem de nossas atividades para os próximos anos. Tradução de Andréa Araújo do Vale, Carla da Silva Miguelote e Rejane Moreira.

Tabela de temporalidade

Tabela de temporalidade é o instrumento com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer às normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público.

Segundo Wadson Faria (2006, p. 35), a tabela de temporalidade documental (TTD) é o instrumento de gestão arquivística que determina:

• os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (setorial);

• quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (central);

• e por quanto tempo devem ali permanecer.

Além disso, a TTD estabelece critérios para a migração de suporte (microforma, digitalização etc.) e para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.

É necessário que cada organização faça a constituição legal de s Comissã o Permanente de Avaliação de Documentos. Dependendo do porte da mesma, poderá haver mais de uma Comissão . A c o miss ão p erm an ent e de avaliação de documentos tem por finalidade assessorar à Divisão de Arquivo Geral nas ações e procedimentos referentes a avaliação documental, também orientar e realizar a análise, avaliação e seleção da produção documental produzida e acumulada, deve ser formada por representantes dos mais importantes setores da instituição.

Tabela de temporalidade documental deve ser vista como um documento institucional e normativo, servindo de suporte para questões que se referem a períodos de permanência de documentos no arquivo da mesma. Os processos de arquivamento que não estejam orientados por uma TTD, necessitam frequentemente de novas reorganizações, pois o crescimento em volume passa a não ter limites, ser descontrolado e desordenado.

A equipe do arquivo terá que dedicar um tempo considerável para trabalhos de triagem frequentes, pois quanto mais ampla for a TTD, no que diz respeito a cobertura da massa documental produzida pela organização, maior será a eficácia da mesma no processo de arquivamento. A pessoa responsável pelo processo de arquivamento tem que ter um conhecimento básico sobre as ferramentas da TTD para que haja o melhor funcionamento do arquivo.

São inúmeras as vantagens da aplicação de uma TTD, como por exemplo, diminuição da ocupação do espaço físico, agilidade

na recuperação da informação, definições de responsabilidade para com a gestão dos processos de arquivamento, diminuição com custos operacionais, controle geral da massa documental, eficácia sobre a gestão documental.

As organizações devem levar em consideração algumas orientações práticas para efetivação das TTDs que são as seguintes: planejar com simplicidade sobre os mecanismos de execução, a participação de todos da organização para criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, obtenção de conhecimento sobre a estrutura funcional da organização, de seu objetivo, ou seja, das atividades meio e fim, conhecer a tipologia documental produzida ou recebida pela organização.

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.

Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos

são: Classificação Alfabética

Classificação Numérica

Classificação Alfa-




numérica Classificação

Cronológica Classificação




PROVA III

Geográfica Classificação

Ideológica Classificação

Decimal

Classificação Decimal Universal

(CDU) Classificação Automática

1. Os princípios arquivísticos adquirem universalização a partir do seu emprego e referência. No entendimento de alguns auto- res como Shellenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por fundos, isto é, reunir todos os títulos (documentos) proveni- entes de um corpo, de um estabelecimento, de uma família ou de um indivíduo, e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos é da essência do princípio da:

a) Proveniência; b) Territorialidade; c) Naturalidade; d) Temporalidade; e) Informalidade.

2. Receber o documento, ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo, localizar o código, utilizando o índice, quando necessário, anotar o código na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários são rotinas correspondentes às operações de:

a) prescrição;

b) notação; c) avaliação; d) classificação;

e) restauração.

3. Muitas instituições produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada, ou seja, sem critérios técnicos ou científi- cos, incorrendo em problemas de difícil solução para os arquivistas. Assim, garantir condições de conservação da documen- tação de valor permanente; aumentar o índice de recuperação da informação; conquistar espaço físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da:

a) descrição; b) indexação; c) avaliação; d) disseminação;

e) codificação.

4. Em qualquer arquivo, é importante estabelecer critérios que visam a otimizar sua administração de maneira coerente e eficaz. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituição a que dizem respeito, visando não apenas a elimina- ção, mas principalmente, assegurar a preservação de certos documentos, cobrindo todos os documentos: os que careçam de valor, como também os que possuem valor. Para atender às necessidades da instituição e do arquivo, a sua cobertura deve ser total. Essa noção remete à interpretação do plano de:

a) descarte; b) destinação; c) levantamento; d) organização;

e) triagem.

5. Os procedimentos intelectuais e físicos e os resultados da análise e organização de documentos de acordo com os princí- pios arquivísticos denominam-se:

a) arranjo; b) levantamento; c) triagem; d) depuração;

e) acondicionamento.

6. A chamada unidade mínima de documentação possui o caráter da indivisibilidade, segundo Bellotto (2004), que pode ser traduzida por um “conjunto de documentos de tipologias diferentes, cuja reunião optativa é útil para documentar um fato, evento, assunto etc”. Essa é a definição de:

a) carta; b) ofício; c) memorando; d) dossiê;

e) resolução.




7. Alguns paradigmas da área arquivística permanecem ao longo dos anos, pois, mesmo refutados em princípio, são corrobo-




rados mais adiante, garantindo consistência da área. Nessa perspectiva, “a relação entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente” é um axioma arquivístico que se traduz como:

a) integralidade; b) viabilidade; c) organicidade; d) simultaneidade;

e) funcionalidade.

8. O arquivo da universidade está sendo mantido sob condições adversas e alguns fatores como: luz, temperatura e umidade relativa do ar, agentes externos ao documento que são os mais responsáveis pela:

a) racionalização; b) prevenção; c) conservação;

d) restauração; e) deterioração.

9. O pesquisador do arquivo precisa acessar, para uma investigação acadêmica, alguns documentos classificados como sigilosos, referentes à segurança da sociedade e do Estado. O arquivista deve informar que esses documentos são restritos por um prazo máximo de:

a) 20 anos, a contar da data de seu arquivamento; b) 30 anos, a contar da data de sua produção;

c) 40 anos, a contar da data de sua movimentação; d) 50 anos, a contar da data de sua organização; e) 60 anos, a contar da data de sua destinação.

10. A competência do arquivista no desenvolvimento das atividades de descrição é fundamental para uma perfeita recuperação

das informações. Assim, se um fundo como um todo estiver sendo descrito, deverá ser representado numa só descrição; se

é necessária a descrição de suas partes, estas podem ser descritas em separado. A soma total de todas as

descrições obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as

descrições. Tal téc nica é denominada descrição: a) multinível; b) relevante; c) contextualizada; d) identificável;

e) estrutural.

11. Nome, termo, palavra-chave, expressão ou código que pode ser usado para pesquisar, identificar ou localizar uma descrição arquivística é conhecido como:

a) item de série; b) parte de arranjo; c) ponto de acesso; d) classe de referência;

e) área de relevância.

12. A Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística estabelece algumas regras gerais, sendo organizadas em sete áreas de informação descritiva. Dentre elas destaca-se a de registrar o código do país, de acordo com a última versão da ISO3166; o código do detentor, de acordo com a norma nacional de código de detentor e um específico código de referência local ou número de controle. Esses são os principais elementos de descrição constitutivos do código de referência da área de:

a) proveniência; b) relacionamento; c) determinação; d) destinação; e) identificação.

13. “Documento elaborado por meio de um computador, sendo seu autor identificável por meio de um código, chave e outros procedimentos técnicos e conservados, na maioria, em memórias eletrônicas de massa”, é o documento:

a) sistemático; b) mutável; c) sonoro; d) imagnético; e) eletrônico.

14. A legislação determina que “ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor,




aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor...”: a) permanente; b) especializado;




c) intermediário; d) terciário;

e) corrente.

15. “Implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo” é finalidade do:

a) CONAR; b) SINAR; c) ARCAR; d) UNESCO; e) AAB.

16. Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradoras dos arquivos da administração pública, obedecendo aos prazos estabelecidos pela:

a) tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR; b) tabela de enquadramento e definição expedida pelo SIDAR; c) tabela de prescrição e decadência expedida pelo DENARQ; d) tabela de avaliação e extinção expedida pelo ABARQ; e) tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.

17. A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o: a) conjunto de classificações; b) método de arquivamento; c) sistema de notações; d) descarte de projeções;

e) instrumento de pesquisa.

18. Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decisões das adm inistrações são os arquivos:

a) correntes; b) intermediários;

c) permanentes;

d) sigilosos; e) secretos.

19. De acordo com as regras de alfabetação, os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NÃO são considerados na: a) precedência classificatória; b) movimentação alfanumérica; c) ordenação alfabética; d) tabela de codificação;

e) remissiva alfabética.

20. Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o método: a) enciclopédico; b) numérico; c) dicionário; d) unitermo;

e) geográfico.

21. Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo:

a) onomástico; b) permanente; c) especializado; d) intermediário; e) estratégico.

22. Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de acordo com os valores informativos e probatórios, é

atividade da comissão de: a) avaliação de documentos; b) incineração de documentos; c) restauração de documentos;




d) movimentação de documentos;

e) preservação de documentos.




23. Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que é a tabela de:

a) operacionalidade; b) caducidade; c) organicidade; d) temporalidade;

e) originalidade.

24. O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma at-

mosfera favorável à conservação dos documentos, denomina-se: a) monitoração; b) climatização; c) esterilização;

d) fumigação; e) refrigeração.

25. O técnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaboração de uma publicação, descrevendo detalhadamente os documentos previamente selecionados, visando a incluí-los num instrumento, utilizando critérios temáticos, cronológicos, ono- másticos etc. O instrumento que deve ser elaborado é o:

a) índice; b) repertório; c) guia; d) inventário;

e) topográfico.

26. A palavra ou o grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais documentos, para indicar seu conteúdo e facilitar sua recuperação denomina-se:

a) palavra-cópia; b) palavra-guia; c) palavra-chave;

d) palavra-índice; e) palavra-item.

27. O art. 4º da Lei 8.159 menciona que todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança do:

a) Arquivo e do Congresso; b) Homem e da Comunidade; c) Público e da Vida;

d) Governo e da Política; e) Estado e da Sociedade.

28. São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: a) primário; b) permanente; c) especial; d) intermediário; e) corrente.

29. O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define apolítica nacional de arquivos é o: a) SINARQ; b) ABARQ; c) REBARQ; d) COLMARQ; e) CONARQ.

30. Quanto ao gênero, os microfilmes são documentos classificados como: a) cartográficos b) iconográficos c) audiovisuais

d) textuais




31. Ao usar o Método Numérico Simples, os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas, que




constituirão uma série à parte, chamadas de: a) especiais b) reservadas c) miscelâneas d) confidenciais

32. A fase da operação de arquivamento, em que é feito o arranjo dos documentos, de acordo com a codificação dada aos

mesmos, denomina-se: a) classificação b) automação c) ordenação

d) inspeção

33. O conjunto de princípios (análise, arranjo, descrição, avaliação, transferência e recolhimento dos documentos) e técnicas a serem observadas na constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos, denomina-se:

a) arquivoconomia b) arquivonomia c) arquivologia

d) arquivística

34. O processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos denomina-se:

a) arranjo b) avaliação c) descrição d) classificação

35. O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental, segundo critério geográfico, alfabético, numérico e / ou cronológico chama-se:

a) suporte b) avaliação c) destinação

d) amostragem

36. A Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os arquivos permanentes é chamada de: a) triagem b) seleção

c) descarte d) recolhimento

37. O instrumento de pesquisa elaborado seguindo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo, todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumária ou pormenorizada chama-se:

a) catálogo b) índice c) lista d) guia

38. Nos arquivos, a guarda e conservação dos documentos visando à sua utilização são características da: a) criação b) função c) finalidade

d) localização e) importância

39. A centralização dos arquivos correntes não é apenas a reunião da documentação em único local, como também a concen- tração de todas as atividades de controle de documentos. O órgão encarregado dessa centralização é o protocolo que concentra as seguintes atividades:

a) arquivo, controle, análise e eliminação b) expedição, controle, retenção e expurgo c) avaliação, levantamento, movimentação e descarte

d) recebimento, registro, distribuição e movimentação e) planejamento, análise, implantação e acompanhamento




40. O método cronológico é adotado em quase todas as repartições públicas. Numera-se o documento depois de autuado, colo- cando-o numa capa de cartolina. Além do número, são transcritas outras informações. Esse documento denomina-se:




a) catálogo b) protocolo c) inventário

d) repertório e) processo

41. Reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, visando a torná-los úteis para fins administrativos, pesquisas históricas é função do arquivo:

a) corrente b) especial c) permanente d) intermediário e) especializado

42. A passagem dos documentos da 2ª para a 3ª idade do arquivo, chama-se: a) conservação b) recolhimento c) referência d) transferência

e) encaminhamento

43. É obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo. É o instrumento de pesquisa mais genérico, pois se propõe a informar a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Este instrumento é identificado como:

a) guia b) índice c) catálogo d) repertório

e) topográfico

44. O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental, segundo critério geográfico, alfabético, numérico ou cronológico é o proces

a) arquivamento b) amostragem c) destinação d) retenção

e) seriação

de:

45. Os documentos de arquivos podem assumir, basicamente, dois tipos de valores que de acordo com os seus conteúdos, podem ser:

a) ativo e passivo b) probatório e fiscal c) eventual e jurídico d) transitório e definitivo

e) administrativo e histórico

46. A atividade de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento, adequando-os aos instrumentos de pesquisa os quais se pretende produzir, chama-se:

a) destinação b) descrição c) avaliação d) coleção

e) classificação

so




47. O processo que na organização de arquivos correntes consiste em colocar os documentos em

seqüência alfabética, numéri- ca ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento

previamente adotado, é denominado: a) doação b) avaliação c) classificação d) destinação e) distribuição

48. O documento, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina medidas especiais de

proteção, quanto à sua guarda e acesso público, é classificação como: a) sigiloso b) oficial c) público

d) secreto e) urgente

49. Segundo as normas de organização de Arquivos Intermediários, “... ainda que a documentação transferida do arquivo corrente permaneça no arquivo intermediário...”, o acesso a ela limita- se ao órgão:

a) produtor b) receptor c) organizador

d) consultor e) acumulador

50. Estabelecer preceitos capazes de orientar a ação dos responsáveis pela análise e seleção do docum ento, com vistas à fixa- ção de prazos para sua guarda ou eliminação, é competência da:

a) recepção b) avaliação c) destinação

d) organização e) acumulação

GABARITO: PROVA III

01 A 11 C 21 D 31 C 41 C

2 D 12 E 22 A 32 C 42 B

3 C 13 E 23 D 33 D 43 A

4 B 14 A 24 B 34 B 44 B

5 A 15 B 25 B 35 D 45 E

6 D 16 E 26 C 36 D 46 B

7 C 17 B 27 E 37 A 47 C

8 E 18 A 28 B 38 B 48 A

9 B 19 C 29 E 39 D 49 A

10 A 20 B 30 C 40 E 50 B



Adquira Apostila Completa de Matérias Básicas de Concursos ...

Documents

Transcript of Adquira Apostila Completa de Matérias Básicas de Concursos ...