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AEO – Administração da Estrutura Organizacional

Manual do Usuário

Manual do Usuário

AEO – Administração de Estrutura Organizacional V.03/2011 Pág. 2 de 17

HISTÓRICO DE REVISÕES

Data Versão Descrição Autor 13/11/2009 1.0 Criação Lianne Borges 06/01/2010 2.0 Atualização Lianne Borges 24/01/2011

3.0 Desenvolvimento do manual do usuário baseado nas informações do sistema com apoio da analista.

Erasma Mariano

LINK DE ACESSO

Descrição Link SIGEPE PRODUÇÃO http://www.sg.pe.gov.br

SIGEPE TREINAMENTO http://www.treinasg.pe.gov.br/sgnet PORTAL SIGEPE http://www.portaisgoverno.pe.gov.br/web/sigepe/home

FAQ http://www.portaisgoverno.pe.gov.br/web/sigepe/faq DOCUMENTOS http://www.portaisgoverno.pe.gov.br/web/sigepe/documentos

FALE CONOSCO http://www.portaisgoverno.pe.gov.br/web/sigepe/contato

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SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................................................. 4

2. COMO ESTÁ ORGANIZADO O MANUAL................................................................................................... 4

3. FUNCIONALIDADES GERAIS DO SISTEMA ............................................................................................. 4

4. FUNCIONALIDADES DO SISTEMA ............................................................................................................ 5

TRANSAÇÃO: MANTER PARÂMETROS ........................................................................................ 5

TRANSAÇÃO: MANTER ESTRUTURA ORGANIZACIONAL.......................................................... 5

TRANSAÇÃO: MANTER UNIDADE DE TRABALHO/SADRH......................................................... 9

TRANSAÇÃO: MANTER FUNÇÃO MÁXIMA................................................................................. 10

TRANSAÇÃO: CONSULTAR ESTRUTURA ORGANIZACIONAL................................................. 11

TRANSAÇÃO: VISUALIZAR ESTRUTURA ORGANIZACIONAL .................................................. 11

TRANSAÇÃO: CONSULTAR ORIGEM.......................................................................................... 16

5. GLOSSÁRIO .............................................................................................................................................. 16

6. RELACIONAMENTOS / CONTATOS ........................................................................................................ 17

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1. INTRODUÇÃO

Bem vindo ao Manual de Usuário do Sistema AEO – Administração de Estrutura Organizacional. De acordo com o que está previsto para uma moderna administração publica, esta deverá dotar-se de instrumento informatizado para a gestão da Estrutura Organizacional que assegure o básico de funcionalidades que sejam referência para o controle e manutenção desta Estrutura. Nas Instituições criam-se áreas para tratar de funções em uma estrutura vertical (organograma). Esta tendência natural, muitas vezes necessária, distorce nossa visão em relação ao real processo existente para atender a uma necessidade do cliente. Muitas vezes o processo percorre várias áreas formais para conseguir atender à necessidade que se propõe. O cliente interessado não enxerga uma atividade do processo, mas enxerga o produto ou serviço gerado pelo processo, que é o que atende efetivamente a sua necessidade. Neste manual você encontra informações básicas para agilizar a operacionalização do AEO, mas ele não substitui o treinamento para uso do sistema, mas auxilia os Usuários a acessar os procedimentos para um bom andamento e melhorar a produtividade. Em caso de dúvidas, críticas, sugestões, documentações e relação de contatos, acessem www.portalsigepe.pe.gov.br. Todos os aspectos operativos sobre a utilização do sistema AEO – Administração de Estrutura Organizacional estão descritos no manual de procedimentos, cujo conteúdo toda administração usuária deverá conhecer. A leitura do presente documento deverá, portanto, ser parte das consultas constantes do Manual de Procedimentos.

2. COMO ESTÁ ORGANIZADO O MANUAL

O Manual está organizado de forma com que o usuário possa entender todo processo de forma clara e objetiva, buscando esclarecer todas as dúvidas que surgirem no decorrer da implantação. Inserimos um passo a passo com as telas das transações para facilitar o uso do sistema.

3. FUNCIONALIDADES GERAIS DO SISTEMA

O Sistema de Administração de Estruturas Organizacionais do SIGEPE tem como finalidade prover o registro e acompanhamento das Entidades e das Unidades Administrativas, em todas as suas classificações, como por exemplo, Órgão, Secretaria, Agência, dentre outras. É possível visualizar o histórico de uma Estrutura Organizacional, seus responsáveis, hierarquias e informações gerais que poderão ser consultadas por qualquer usuário que esteja autorizado e em qualquer momento.

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4. FUNCIONALIDADES DO SISTEMA

TRANSAÇÃO: MANTER PARÂMETROS

Descrição : Nesta funcionalidade são feitas algumas configurações para uso do módulo do AEO. Um exemplo do uso desta funcionalidade é a visibilidade ou não de algum campo como é mostrado na figura abaixo:

Descrição dos campos existentes na tela: Exibir informações

Os campos que estão marcados com um estarão visíveis e disponíveis em algumas telas do AEO. Aba de documentação (integração com o CPR): Em caso de utilização do módulo CPR – Controle de Processos do SIGEPE - o assunto da Criação ou Extinção de uma Unidade ou Entidade Administrativa pertencentes à Estrutura Organizacional de uma Secretaria ou Órgão será mostrado quando ocorrer uma dessas operações (Criação ou Extinção), desde que estes assuntos estejam devidamente definidos para o usuário no módulo do CPR. Ações Possíveis

Após o preenchimento dos dados solicitados, efetuar umas das seguintes ações, clicando nos botões

correspondentes:

Botão SALVAR: Atualiza os dados constantes nesta tela, guardando/arquivando os dados informados e/ou

alterados.

Botão VOLTAR: Encerra a operação sem efetivar ou considerar as informações ou alterações efetuadas.

TRANSAÇÃO: MANTER ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Descrição : Envolve as operação de criação, alteração, exclusão ou extinção de uma Entidade ou uma Unidade Administrativa dentro da Estrutura Organizacional de uma Secretaria ou Órgão.

É importante observar os seguintes aspectos:

• Ao excluir um Setor específico, o mesmo não existirá mais na base de dados do módulo AEO.

MENU: Parametrização da Estrutura – Manter Parâmetros 1° - Preenche o campo que deseja alterar; 2º - Clica no botão SALVAR.

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• Ao extinguir uma determinada Estrutura, caso haja algumas Unidades hierarquicamente subordinadas, TODAS essas Unidades também serão extintas com a mesma data de extinção da Estrutura pai.

Para isso fará uso da funcionalidade Manter Estrutura Organizacional que compreende o preenchimento de quatro abas (guias), a saber:

1. "Geral” que apresenta os dados genéricos da Estrutura a ser cadastrada ou alterada;

2. "Endereço", que apresenta os dados referentes à localização física da Estrutura e que

mostra os endereços dos imóveis cadastrados no módulo ABP – Administração de Bens

Patrimoniais;

3. "Documentação" que solicita os dados da criação ou Extinção de uma Estrutura, nesse

momento há integração com o módulo CPR (Controle de Processos);

4. “Responsável” que se destina a visualizar o Responsável pela Estrutura, que é cadastrado

no módulo DDV (Direitos, Deveres e Vantagens) e neste momento é apenas disponível

para Visualização.

Na tela abaixo é possível visualizar a árvore de Hierarquias da Estrutura de uma Secretaria ou um Órgão. Através da opção Não Considerar Estruturas Encerradas , pode-se visualizar somente as Hierarquias Ativas, e desmarcando essa opção é possível visualizar TODAS as Hierarquias da Instituição. As Estruturas Inativas aparecem com o ícone em cor diferenciada (cinza):

Aba Geral: Código: Código seqüencial e único da Estrutura criado automaticamente pelo Sistema.

*Descrição: Nome da Unidade/Entidade

*Sigla: Sigla da Unidade/Entidade

Ligado à diretoria/unidade: Diretoria é um tipo de categoria e uma Estrutura pode estar indicada com este

tipo.

*Data de Criação: Data de criação da Estrutura (Entidade/Unidade).

Data de Extinção: Data da Extinção da Estrutura (Entidade/Unidade).

MENU:Estrutura Organizacional – Manter Estrutura Organizacional 1° Selecionar o Local que o Setor será cadastrado e clicar no botão NOVA. 2º - Digitar a Descrição, Sigla, Data de Criação e Categoria. Preencher os campos obrigatórios (*). 3º - Preencher as abas endereço, documentação, responsável.

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Esfera – Engloba as opções de Federal, Estadual ou Municipal.

Código estrutura pai: Código da estrutura pai.

Categoria – classificação da Estrutura, por exemplo, Setor, Assessoria, Gabinete, Gerência, etc.

Unidade de Origem: Unidade que deu origem à nova unidade que está sendo criada, através dessa

indicação é possível criar o histórico da Estrutura onde a ligação entre elas pode ser criada neste momento.

Unidade orçamentária: Código da Estrutura utilizado pelos sistemas de planejamento financeiro e é uma

Informação vinculada ao orçamento do respectivo local.

Unidade de Trabalho: Código da Estrutura utilizado pelos sistemas de folha de pagamento (SADRH).

Função Máxima: Código da função máxima exercida por um responsável pela Estrutura

(Entidade/Unidade). Essa informação é cadastrada no módulo DDV.

Ações Possíveis Botão Nova: Ao selecionar uma Estrutura na árvore de hierarquias da Secretaria ou Órgão, pode-se utilizar

esta opção para criar uma nova Unidade nesta Hierarquia.

Botão Alterar : Ao selecionar uma Estrutura na árvore de hierarquias da Secretaria ou Órgão, pode-se

alterar esta Estrutura e atualizar as informações desta.

Botão Excluir : Esta opção só está disponível caso a Estrutura selecionada não possua filhos associados e

se a mesma não possui nenhuma ligação com outro módulo.

Botão Voltar: Encerra a operação sem efetivar ou considerar as informações ou alterações efetuadas.

Aba Endereço Código do Imóvel: Código do imóvel que está registrado no módulo ABP – Administração de Bens

Patrimoniais.

Endereço: Preenchido com o endereço do imóvel.

Contato: Contato do setor, telefone e e-mail.

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Complemento: Informação complementar para localizar a Entidade/Unidade e que indica uma informação adicional referente ao endereço do Imóvel.

Aba Documentação Documentação de Criação – Código do documento de criação da Estrutura. Esse código é gerado pelo

módulo CPR – Controle de Processos.

Documentação de Extinção – Código do documento de extinção da Estrutura. Esse código é gerado pelo

módulo CPR – Controle de Processos.

Aba Responsável

OBS: Todas as informações abaixo estão disponíveis apenas para visualização e são originárias do módulo DDV – Direitos, Deveres e Vantagens.

• Matrícula: Matrícula do funcionário.

• Nome

• E-mail

• Telefone / Ramal

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TRANSAÇÃO: MANTER UNIDADE DE TRABALHO/SADRH

Descrição: Permite realizar a equalização da estrutura cadastrada no AEO com o Código da unidade de trabalho utilizado pelo SADRH - sistema de folha de pagamento. Equalização necessária para a importação do cadastro funcional no módulo DDV.

Descrição dos campos existentes na tela: Código: Código seqüencial e único da Estrutura criado automaticamente pelo Sistema.

*Descrição: Nome da Unidade/Entidade

*Sigla: Sigla da Unidade/Entidade

Níveis da Estrutura Organizacional: Podemos selecionar três tipos de equalização da estrutura. Como

veremos a seguir:

Apenas para estrutura selecionada: Equalização apenas para o setor selecionado.

Estrutura Selecionada e primeiro sub nível: Equalização para o setor selecionado e o primeiro

sub-nível da estrutura.

Estrutura Selecionada e todos os sub_níveis: Equalização para o setor selecionado e o todos os

sub_níveis da estrutura.

Unidade de Trabalho selecionada: Visualizamos os códigos da unidade de trabalho existentes no

SADRH.

Ações Possíveis Botão Limpar Estrutura: Limpa as associações realizadas;

Botão Finalizar : Esta opção está disponível para finalizar o processo de equalização.

Botão Equalizar : Esta opção está disponível para realizar a equalização do código da unidade de trabalho

do sistema SADRH com a unidade de trabalho do módulo AEO automaticamente.

MENU: Estrutura Organizacional – Manter Unidade de Trabalho 1° - Seleciona o setor da estrutura organizacional; 2º - Seleciona o código do SADRH do setor selecionado; 3º - Clica no botão EQUALIZAR; Ao terminar de equalizar todos os setores, clicar no botão FINALIZAR

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Botão Visualizar : Esta opção permite visualizar por Unidade de trabalho o(s) setor(es) associado(s) a esta

classificação.

Botão Voltar : Essa opção também é utilizada quando esta funcionalidade é chamada por outros módulos com o objetivo de retornar à tela que a chamou.

TRANSAÇÃO: MANTER FUNÇÃO MÁXIMA

Descrição: Permite definir a função máxima de um setor na hierarquia da Estrutura Organizacional que é exercida pelo responsável deste.

Descrição dos campos existentes na tela: Código: Código seqüencial e único da Estrutura criado automaticamente pelo Sistema.

Descrição: Nome da Unidade/Entidade

Sigla: Sigla da Unidade/Entidade

Estrutura Organizacional: Estrutura ativa do órgão;

Grupos de Função: Grupos de função do órgão/secretaria.

Ações Possíveis Botão Salvar: Salva a alteração realizada.

Botão Voltar : Essa opção também é utilizada quando esta funcionalidade é chamada por outros módulos

com o objetivo de retornar à tela que a chamou.

MENU: Estrutura Organizacional – Manter função máxima 1° - Seleciona o setor da estrutura organizacional; 2º - Seleciona a função máxima do setor selecionado; 3º - Clica no botão SALVAR.

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TRANSAÇÃO: CONSULTAR ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Descrição: Esta funcionalidade está presente em praticamente todos os módulos do SIGEPE. Nela é possível localizar uma determinada Entidade ou Unidade dentro da Estrutura hierárquica da Instituição utilizando-se para esse fim filtros de pesquisa mostrados na figura abaixo:

Na árvore de hierarquias é possível verificar toda a Estrutura ATIVA em que está inserida a Entidade ou Unidade pesquisada e oferece ao usuário a perspectiva visual onde se encontra esta Estrutura.

Ações possíveis : Após o preenchimento de algum dos filtros encontrados nesta tela, efetuar uma das seguintes ações,

clicando nos botões correspondentes.

Botão Limpar: Permite limpar todos os filtros já preenchidos.

Botão Pesquisar: Ao preencher algum filtro e selecionar esta opção, é possível pesquisar a Estrutura

desejada.

Botão OK: Essa opção geralmente é utilizada quando esta funcionalidade é chamada por outros módulos

com o objetivo de selecionar uma Estrutura pesquisada e que é mostrada na tabela constante nesta tela.

Botão Voltar: Botão Voltar : Essa opção também é utilizada quando esta funcionalidade é chamada por

outros módulos com o objetivo de retornar à tela que a chamou.

TRANSAÇÃO: VISUALIZAR ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Descrição: Esta funcionalidade permite que as informações contidas no cadastro da Estrutura Organizacional estejam disponíveis apenas para visualização sem a permissão de alteração ou manutenção desta Estrutura.

MENU- Estrutura Organizacional----Consultar Estrutura Organizacional Passo 1º - Digitar a Descrição, ou Sigla, ou código, ou qualquer um dos filtros disponíveis com informações do Setor e clicar no

botão

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Ações Possíveis Podemos visualizar todos os campos preenchidos no cadastro da instituição descritos na transação: manter

estrutura organizacional. É possível efetuar umas das seguintes ações, clicando nos botões

correspondentes:

Botão Visualizar : Permite que os relatórios da Estrutura Organizacional ou Unidade de Trabalho ou

Unidade Orçamentária sejam emitidos a partir de uma Estrutura selecionada na árvore hierárquica da

Instituição.

Botão Voltar: Encerra a operação sem efetivar ou considerar as informações ou alterações efetuadas.

Tipos de Relatório: Ao selecionar uma Entidade/Unidade e escolher um dos tipos de relatórios disponíveis (Estrutura Organizacional, Unidade de Trabalho, Unidade Orçamentária) é possível Visualizar em formato de relatório as informações da Estrutura Organizacional, da Unidade de Trabalho ou da Unidade Orçamentária a partir da Entidade/Unidade selecionada.

Não Considerar Estruturas Encerradas – Essa opção é marcada por padrão e quando está selecionada significa que as Estruturas visualizadas na árvore da Instituição estão todas ATIVAS, ou seja, em operação. Caso esta opção esteja desmarcada, todas as Estruturas serão mostradas, tantos as ATIVAS como INATIVAS.

Nesta funcionalidade também é possível emitir o relatório da Estrutura Organizacional cadastrada para a Instituição. Há outras opções de relatório como o de Unidade de Trabalho e Unidade Orçamentária como aparecem nas figuras abaixo:

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Relatório - Visualizar Estrutura Organizacional

Gerar Relatório da Estrutura Organizacional da Instituição

MENU- Estrutura Organizacional----Visualizar Estrutura Organizacional

Passo 1º - Selecionar o setor e clicar no botão

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Relatório - Visualizar Unidade de Trabalho

Gerar Relatório das Unidades de Trabalho da Instituição


Passo 1º - Selecionar o setor

Passo 2º - Clicar no botão para selecionar o tipo de Relatório:

Unidade de Trabalho e clicar no botão

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Relatório - Visualizar Unidade Orçamentária

Gerar Relatório por Unidade Orçamentária




Unidade Orçamentária e clicar no botão

Gerar Relatório por Unidade Orçamentária




Unidade Orçamentária e clicar no botão

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TRANSAÇÃO: CONSULTAR ORIGEM

Descrição : Nesta funcionalidade é possível pesquisar o histórico de uma Estrutura, desde que seja feita a ligação desse histórico no momento de cadastro da Estrutura. Por exemplo, ao se cadastrar uma determinada Estrutura informar no campo Unidade de Origem qual foi a Unidade que deu origem à esta nova Estrutura que está sendo criada. Abaixo segue a tela desta funcionalidade:

Ações Possíveis

Após fornecer o código da Entidade/Unidade desejada e clicar no botão será mostrado em uma tabela

na tela as informações do histórico da Entidade/Unidade pesquisada.

Botão Visualizar : Mostram em formato de relatório as informações do histórico da Entidade/Unidade

pesquisada.

Botão Voltar : É utilizado para voltar à página inicial do SIGEPE.

5. GLOSSÁRIO

Termo/Sigla Descrição SIGEPE Sistema integrado de Gestão Pública do Governo de Pernambuco AEO Administração da Estrutura Organizacional

MENU- Estrutura Organizacional----Consultar Origem

Passo 1º - Clicar no botão de setor

Passo 2º - Digitar a sigla ou a descrição do setor e clicar em e

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6. RELACIONAMENTOS / CONTATOS

Contatos com a ATI:

Gerente de Normatização e Desenvolvimento do Govern o Digital

Edilson Souza

[email protected] 81 3181.8075 Chefe da Unidade de Sistemas do Governo

Antônio Oliveira

[email protected] 81 3181.8103

Analista do AEO

Lianne Borges Maciel


Coordenador das implantações: Roberto Almeida

[email protected] 81.3181- 8025

Líder Técnico de Implantação

Luis Fernando Naves


Técnicos responsáveis pelo Planejamento das implant ações

Técnica de Implantação Sênior

Erasma Mariano

[email protected] 81 3052.2279 Técnico de Implantação Sênior

Tarcísio Nascimento de Alcântara

[email protected] 81 3052.2279 Técnica de Implantação Sênior

Walkiria Lins

[email protected] 81 3052.2279 Técnico de Implantação Sênior

Wellington Nascimento


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