Análise de Melhoria do Processo:

“Gestão da Informação de Pesquisa e Desenvolvimento “

Período: Março/2000 a Julho/2003

CLIENTES

Clóvis Pereira Salgado

Cristina Tiemi Shoyama

Márcia Regina Grandorff

Margarete Esteves Nunes Crippa (Presidente)

Maria Amélia de Toledo Leme

Maria Izabel Renno Grilo de Lima

Maria Katy Anne V. de O. Guimarães

Silvana Cristina Teixeira

Vera Lúcia Ferracini

EQUIPE (2000-2003)EQUIPE (2000-2003)

ESPECIALISTAS

Deise Maria Fontana CapalboNilce Chaves Gattaz

COLABORADORES

Ana Paula Americano AlmadaCarlos Benjamin Pazzianotto

OBJETIVOSOBJETIVOS

• Organizar e controlar o fluxo de informações Organizar e controlar o fluxo de informações

de P&D da Unidade, estabelecendo interface de P&D da Unidade, estabelecendo interface

entre os resultados dos projetos de pesquisa entre os resultados dos projetos de pesquisa

e as metas gerenciais, principalmente aquelas e as metas gerenciais, principalmente aquelas

estabelecidas no SAPRE/SAU e no PDU da estabelecidas no SAPRE/SAU e no PDU da

Unidade.Unidade.

• Subsidiar, em tempo real, os processos Subsidiar, em tempo real, os processos

internos no reuso da informação, agilizando internos no reuso da informação, agilizando

assim, a elaboração de documentos/relatórios assim, a elaboração de documentos/relatórios

bem como facilitando e a execução de suas bem como facilitando e a execução de suas

tarefastarefas.

Legenda:

IFA - Índice de Eficácia

ADE - Índice de Avaliação da DE

ISC - Índice de Satisfação do Cliente

IEF - Índice de Eficiência Relativa

IQT - Índice da Qualidade Técnica

ISE - Índice de Impacto Sócio-Econômico

IDI - Índice de Desempenho Institucional

SAPRE - Sistema de Avaliação e Premiação por Resultados da Embrapa

Sistema de Avaliação das Unidades - SAUSistema de Avaliação das Unidades - SAU

IFAIFA IEFIEF IQTIQT ISEISE ISCISC ICPICP

IDIIDI

AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DE EMPREGADOS E DE EQUIPES

Científica ChefiaSuporte

SAAD IDE IDISAAD IDES

Legenda:

SAPRE - Sistema de Avaliação e Premiação por Resultados da EmbrapaSAAD - Sistema de Planejamento, Acompanhamento e Avaliação de Resultados do Trabalho IndividualIDI - Índice de Desempenho InstitucionalIDE - Índice de Desempenho por Equipe (Científica)IDES - Índice de Desempenho de Equipes de Suporte

SAPRE - Sistema de Avaliação e Premiação por Resultados da Embrapa

Situação AnteriorSituação Anterior• ATIVIDADE FIM (Pesquisadores):

– Acompanhamento das metas de forma ineficiente e ineficaz

• metas já realizadas não eram informadas• desconhecimento formas de comprovações• desconhecimento das metas negociadas com

Diretoria

– Desconhecimento das atividades/rotina dos Comitês Internos

• ATIVIDADE MEIO (Processos Suporte):– Informações dispersas e desatualizadas– Controles paralelos– Captação de recursos indiretos com

companhamento precário

• Processo negociado com Diretoria (3 anos)• Seguir Metodologia da Embrapa de Análise e

Melhoria de Processos (AMP)

“A metodologia de Análise e Melhoria de Processos - AMP, envolve pesquisa, observação, estudo e comparações internas e externas sobre os diferentes processos da Unidade, com o objetivo de identificar problemas e causas que estão interferindo na qualidade dos resultados e também possibilitar o estabelecimento de medidas corretivas ou de melhoria desses processos.”

Início dos Trabalhos Início dos Trabalhos

• Pontos Chaves– Organização dos setores/processos geradores

de informações para avaliação de equipes e preparação de documentos/relatórios

– Divulgação ampla de cada meta/indicador e grau de importância

– Compatibilização das informações na intranet

• Metas: - Divulgar internamente as contribuições das equipes- Agilizar a busca de informações para reuso interno- Organizar informações para composição dos aplicativos do SISPATSISPAT

Conhecendo o Conhecendo o processoprocesso

• Caracterização:

- Problemas identificados: 11- Causas identificadas: 35

- Soluções propostas: 44

• Desenvolvimento:- Problemas priorizados: 8

- Causas priorizadas: 18

- Soluções priorizadas: 24

• Definição dos Problemas (brainstorming e pesquisa de opinião)

• Recuperar documentos para o SAPRE• Recuperar documentos de anos anteriores

que não foram considerados• Recuperar documentos/comprovantes dos

processos de viagens (Comissão de AMP)• Conscientizar empregados quanto as metas

SAPRE• Recuperar informações do processo de

estágio

Problemas Identificados

Problemas Identificados

• Recuperar informações do processo capacitação empregados (Comissão de AMP)

• Recuperar informações de contratos entre a Unidade e Instituições Externas (Comissão de AMP)

• Funcionamento do CTI/Ações de P&D• Identificação/oficialização de parceiros• Solicitações de recursos junto a instituições

de fomento à pesquisa. (Designada Comissão de AMP)

• Desconhecimento sobre a execução dos principais relatórios de gestão administrativa e de P&D da Unidade

AvançosAvanços

• Melhorou, já no primeiro ano, a classificação da Unidade entre os Centros de Pesquisa da Embrapa - do quarto quartil (34º) para o segundo quartil (16º) - no qual permaneceu nos dois anos seguintes

• Possibilitou um acompanhamento dinâmico da produtividade da Unidade através da disponibilização das informações na intranet

• Intranet - ambiente seguro com garantia da integridade das informações (backup diário)

• Informações disponibilizadas sempre com transparência

• Sem custos de infra-estrutura para a Embrapa - as ferramentas de apoio utilizadas no desenvolvimento do Processo são de domínio público (softwares).

ResultadosResultados

Resultados - Página Chefia de P&D

Comitê de Publicações

Comitê Técnico Interno

Resultados - Controle das metas

Antes

Depois

Antes - planilha excel

Depois - on line (Intranet)

Resultados - Receita Indireta

Resultados - Realizações Equipes

Antes - documento word

Depois - on line - intranet

Resultados - Avaliação das Equipes

Antes - Acompanhamento Word (CTI)

Depois - on line - Intranet

Resultados - Realizações por Empregado

Antes - planilha excel - estática

Depois - on line - dinâmica

Resultados - Renegociação de Metas

Antes: consulta aos líderes/responsáveis de projeto/subprojetos

Depois: consulta Página PAT e Página CLP

Resultados - Saídas a Serviço (AV/PCV)

Antes: e-mail para empregado

Depois: consulta relatório viagem

Resultados - Acompanhamento estágio

Antes - excel

Depois - on line

Resultados - Acompanhamento Projetos

(em desenvolvimento)

Outros Resultados

• Estabelecimento de rotina e formulário específico para solicitar aos respectivos responsáveis informações quanto aos demais aplicativos do SISPAT:

• Racionalização de Custos• Organização de Base de Dados• Metas Técnicas• Avaliação de Impacto• Acompanhamento Programação de P&D • Balanço Social• Participação em Políticas Públicas

•

Outros Resultados

• Unificação de formulários - No mesmo pedido de viagem conseguimos informações sobre o tipo de saída (Treinamento e/ou Participação em Eventos) e também de receita.

• Designação equipes de trabalho (IS ou OS) com textos orientadores para atendimento ao PDU, MGE, PAT, Regimento Interno e outros documentos gerenciais.

• Glossário na intranet

• Agilidade na “confecção” da Matriz de Parceria

• Agilidade atualização SIPF/SIPJ (Parceiros projetos)

Monitoramento Processo

• Veracidade: – número de relatórios refeitos (após

auditoria) X número de documentos preparados

• Após Auditoria, não houve necessidade de refazer nenhum relatório.

• Satisfação do cliente (pesquisa de opinião): – número de reclamações X número de

documentos preparados• Nos três anos obteve índice baixo de reclamações

- apenas duas.

• Metas por subprojeto - CPD, CTI, Equipes projeto• Ações de Parceria - SISPAT, CPD, CTI, Equipes projeto• Metas por empregados/base autoria - CGE, CTI,

Equipes• Metas quantitativas (PAT) - SISPAT, CGE, CPD, CTI• Receita Indireta - SISPAT, CGE, CPD, CAA• Soma metas - CTI, Equipes projeto• Sistema de Estágio - CAA, PRFM, SIT, PGP, CPD, ACE• Banco consultores ad hoc - CTI, CLP• Acompanhamento projetos - CPD, CCN/ANT, Equipes

projeto• Relatório de viagens por período - PAT, SISPAT, PLS

Interfaces

Atividades futurasAtividades futuras

• Neste processo de melhoria contínua, estão previstas as seguintes ações:– reestruturar relatórios de ações de

parceria conforme demanda da Sede– atualizar/completar página da Chefia de

P&D e do CTI– agilizar recuperação da dedicação dos

pesquisadores nos projetos de pesquisa – disponibilizar produções técnicas

registradas no PAT para acesso no serviço de busca na home page da Unidade

– integração da base de autores para atualização do currículo Lattes (base do CNPq)

– disponibilizar, conforme divulgação da Diretoria, o peso dos indicadores do PAT para sensibilizar a importância no cumprimento das metas

– apresentar recursos orçamentários e financeiros (aprovados e gastos) para fins de composição de relatórios anuais (quadrimestrais e/ou semestrais) dos projetos

Atividades futurasAtividades futuras

Obrigada!

– integrar o sistema de controle dos estágios com relógio de ponto

– a partir do sistema de controle de estágio:• imprimir contratos e termos aditivos •agilizar a emissão de FAPs para

pagamento dos estagiários da Embrapa•cadastrar, pela Internet, interessados em

estagiar na Unidade•incluir local para inserção relatório final do

período de estágio

Atividades futurasAtividades futuras