ANÁLISE ORGANIZACIONAL

Organização

• A estrutura organizacional não é acabada e tão pouco, perfeita, ela se adapta

às mudanças.

• As grandes empresas precisam se articular e desenvolver estratégias, que

atendam a demanda de mercado de massa e constantes mudanças

tecnológicas. A estrutura organizacional é a representação gráfica das áreas

que compõem as unidades em níveis hierárquicos, sendo dessa maneira, a

uma ferramenta básica para que a empresa alcance objetivos e metas.

Para que se entenda melhor a estrutura de uma organização utilizamos a ferramenta organograma, que nada mais é que um desenho.

Por exemplo: Cisne’s Bombons é uma empresa de porte médio que possui três filiais.

Sua estrutura funcional é definida por:

Elas devem ser divididas, organizadas e coordenadas. Podemos dizer que na melhor forma de divisão organizacional destaca-se três componentes:

• Sistema de responsabilidades constituído por:

1. Departamentalizanão

2. Linha e assessoria

3. Especialização do trabalho

Filial 3Filial 2Filial 1

Supervisão|Operações

Contabilidade

Presidência

• Sistema Autoridades

1. Controle

2. Hierarquia

3. Delegação

4. Centralização ou Descentralização

• Sistema de comunicação:

O que, como, quando, de quem, para quem comunicar

Departamentalização segundo Cury

(Dentro dos processos administrativos, a departamentalização

surge a medida que as empresas se tornam maiores e envolvem

atividades mais diversificadas; forçando-as a dividir as principais

atividades e tarefas organizacionais e transformá-las em

responsabilidades departamentais ou divisionais. Devem ser

levados em conta alguns aspectos importantes que exercem

papel preponderante na solução final, como clima da

organização, seus produtos, seu processo político, recursos e

outros problemas relevantes, tanto na área formal quanto na

informal.)

A estrutura de uma organização pode ser: formal ou informal.

Uma organização formal é elaborada e estruturada de acordo

com o regulamento interno, já a informal é uma relação

espontânea entre pessoas que resulta do funcionamento e

evolução da empresa.

Podemos citar algumas vantagens dessas estruturas:

Formal :

• Ênfase a posições em termos de responsabilidade e autoridade;

• É estável;

• Está sujeita a controle ;

• Está na estrutura ;

• Líder formal;

• Reconhecida juridicamente de fato e de direito;

Informal:

• Proporciona maior rapidez no processo;

• Complementa a estrutura formal;

• Reduz a carga de comunicação dos chefes;

• Motiva e integra as pessoas da empresa

E desvantagem da estrutura formal:

• Desconhecimento da realidade empresarial pelas chefias;

• Dificuldade de controle;

• Possibilidade de atritos entre os funcionários – colaboradores;

Fatores que condicionam o aparecimento de estrutura informal:

• Interesses comuns;

• Interação provocada pela própria estrutura formal;

• Defeitos na estrutura formal;

• Flutuação das pessoas da empresa;

• Períodos de lazer;

• Disputa de poder;

• A estrutura formal será bem utilizada quando os objetivos da

empresa forem idênticos aos objetivos dos indivíduos.

Desenho organizacional: envolve a estrutura básica da empresa

e como a tarefa empresarial será dividida entre departamentos,

divisões, unidades, equipes e cargos. O retrato da estrutura da

organização define os órgãos, níveis, atribuições,

responsabilidades, recursos e competências necessárias a

dinâmica organizacional. Ele define, como a organização irá funcionar e como seus recursos serão disponibilizados e

aplicados.

Objetivo do desenho organizacional

• Definir a autoridade e responsabilidades;

• Aglutinar recursos organizacionais;

• Convergir competências organizacionais;

• Tratar da organização como um todo sistêmico;

• Aumentar a eficiência e da eficácia das operações;

• Dar sentido de missão organizacional;

Requisitos básicos

• Estrutura básica -> divisão de trabalho e diferenciação;

• Mecanismo de operação -> regras e regulamentos;

• Mecanismo de decisão -> hieraquia de autoridade;

• Mecanismo de coordenação -> integração;

Estrutura básica:

Define como será dividida a tarefa da empresa (pela especialização vertical,

também chamada de hierarquia e especialização horizontal, também chamada de

departamentalização), bem como o formato organizacional mais adequado ao

negócio da empresa.

Estrutura básica: Novas tendências:

Organização funcional está sendo substituída por uma organização baseada em equipes multifuncionais dedicadas a projetos empresariais.

O achatamento da pirâmide organizacional (Downsizing). Redução dos níveis hierárquicos para aproximar a base do topo da organização.

Mecanismo de operação:

Indicam o que devem ou não fazer por meio de cargos, procedimentos e rotinas de trabalho, normas e regulamentos internos, padrões de desempenho, sistema de avaliação de desempenho e etc.

Mecanismo de operação: Novas tendências:

A ênfase nos meios e comportamentos padronizados, cede lugar a uma forte ênfase nos objetivos e metas a cumprir.

Mecanismo de decisão:

O poder de tomar decisões na organização e autoridade dela decorrente. Corresponde a distribuição do poder e a hierarquia de autoridade para tomar decisões na organização.

Mecanismo de decisão: Novas tendências

O funcionário passa a trabalhar como se fosse o gerente do seu negócio,

assumindo as informações necessárias e tomando as decisões no sentido de

resolver o problema do cliente, seja interno ou externo.

Mecanismo de coordenação:

Enquanto a estrutura básica divide o trabalho e diferencia as partes, o

mecanismo de coordenação integra e da consistência ao todo.

Mecanismos de coordenação: Novas tendências

Cada pessoa ou cargo é focalizado como o sistema que importa insumos de

um fornecedor e exporta resultados para um cliente.

O trabalho em grupo é solidário passa a substituir o trabalho individual e

solitário.

Características principais do desenho organizacional:

Diferenciação, formalização, centralização e integração. Cada uma varia enormemente

e provoca uma grande heterogeneidade de desenhos, razão pela qual não existem

duas empresas com desenhos iguais.

Tipos tradicionais de organização:

As estruturas formais, (forma de organização da empresa), o dinamismo da vida no

interior das organizações, optam por retratar não como elas operam e sim como se

organizam.

Podemos então conhecer as estruturas organizacionais mais usadas, que são:

- Linear, classica ou militar;

- Funcional;

- Linha e Assessoria (Staff/Estafe);

- Comissional ou Colegiada;

- Matricional;

Uma breve explicação sobre cada:

- Organização Linear

É a mais simples e antiga das organizações, baseia-se na autoridade linear, que nada

mais é quando cada superior tem absoluta e única autoridade sobre os subordinados.

Esta organização têm suas origens na forma de organizar os antigos exércitos e na

organização eclesiástica das épocas medievais. Entre o superior e subordinado exis-

tem linhas diretas e únicas de autoridade e de responsabilidades.

Principais caracter í sticas da org linear:

- Linhas formais de comunicação: as comunicações com as pessoas ou unidades, são

feitas por meio de linhas existentes no organograma, que são os canais de comuni-

cação;

- Centralização das decisões: a autoridade linear que comanda toda a empresa, fica

centralizada no topo do organograma;

- Formato piramidal: a organização linear apresenta um formato típico de pirâmide;

- Vantagens da estrutura em linha:

- Aplicação simples;

- Fácil transmissão de ordens e recebimento de informações;

- Definição clara dos deveres e responsabilidades;

- Decisões rápidas;

- Fácil manutenção da disciplina;

- Baixo curso de administração;

- Desvantagens da estrutura em linha:

- Não favorece a especialização;

- Sobrecarrega a direção;

- Organização rígida;

- Exige chefes excepcionais;

- Não favorece o espírito de equipe de cooperação;

- A excessiva centralização dificulta a substituição do chefe;

Conclusão da estrutura em linha:

Essa estrutura é indicada para empresas simples. Não há interrupções, por conta do

conhecimento pessoal e comunicação informal. Quando uma empresa cresce, poderá ter uma estrutura com assessorias e autoridade funcional.

A organização linear se aplica nos seguintes casos:

- Tarefas padronizadas, de rotina e com poucas alterações, estrutura estável e per-

manente;

- É pequena e não requer especialista em tarefas altamente técnicas;

- Está nos estágios iniciais;

Conhecendo melhor a organização funcional:

Esse tipo de estrutura se baseia na técnica da supervisão funcional, planejada para

implantar as idéias de Taylor, larga a aplicação na base da organização, prevalece a

especialização. A autoridade vai passando pelos níveis de gerenciamento para ser

compartilhada nas funções técnicas e administrativas. Se baseiam em um conjunto

de tarefas comum as funções. Uma pessoa prestar contas a vários superiores.

Características desse sistema:

- Separar funções de preparação desde a execução;

- Um trabalhador recebe ordens de mais de um encarregado;

- Valorização da especialização;

- Aplicação da divisão do trabalho as tarefas de execução e as de supervisão;

- Larga aplicação em trabalhos de natureza industrial;

(Umas das) vantagens da estrutura funcional:

- Promoção da especialização e aperfeiçoamento;

- Maior facilidade de adaptação das capacidades e aptidões a função;

- Desenvolve as comunicações diretas, sem intermediação;

- Aumenta o controle indireto e diminui o custo de fiscalização;

- Desvantagens da estrutura funcional:

- Difícil aplicação, requerendo maior habilidade gerencial;

- Requer maior e mais difícil coordenação;

- Difícil manutenção da disciplina;

- Dificuldade da formação de chefes administrativos;

- Divisão de controle;

- Ocorre perda de visão global;

- Conclusão sobre organização em forma Funcional:

- Empresa, por ser pequena terá uma equipe de especialistas bastante envolvidos;

- Determina circunstancia, quando é necessário delegar competência e autoridade

funcional a órgão especializado a fim de implantar determinado sistema.

Organização Linha-Staff/Estafe:

Esses órgãos de "Staff" tem a função de assessoramento e de aconselhamento em

matéria especializada aos executivos que se interligam. Sem nenhuma autoridade na

execução, e com isso, não necessita recrutar chefes exepcionais.

- Critérios de distinção entre Linha e Staff/Estafe:

Relacionados aos objetivos: objetivo principal da organização, atividades-fins, serão

de linhas; enquanto as outras, serão de estafes ou atividades-meio.

- Órgãos executores ou operacionais pertencem a linha;

- Órgãos de apoio ou consultores pertencem a estafe.

- Características organização linha - staff:

- Predominam as bases linear;

- Mantém um corpo de assessores técnicos;

- Conserva o princípio da hierarquia;

- Obrigatória a consulta de ordem técnica;

- Dificuldades no relacionamento entre diretores e assessores;

- Ocorre separação entre órgãos operacionais (Executivos) e órgãos de apoio (Asses-

sores).

- Vantagens organização linha - Sta.

- Facilitar a partipação de especialistas em qualquer ponto de linha hierárquica;

- Possibilitar melhor controle da quantidade e da qualidade;

- Favorecer a execução do trabalho das unidades de linha;

- Utilizar em maior grau a divisão do trabalho;

- Conserva o princípio da unidade de comando, assegura uma assessoria especial-

izada e inovadora;

- Reduz a necessidade dos chefes terem pleno conhecimento sobre todos os assun-

tos da empresa.

Entrando em Matriz Funcional

Matriz de Projetos

Na Matriz de projetos o nível hierárquico dos gerentes é superior aos gerentes funcionais, normalmente é usada quando o foco é o sucesso da organização. Muitas vezes os especialistas trabalham no próprio campo do projeto em que tem uma elevada dimensão de recursos e prazos longos.

Quando se utiliza a Matriz de Projetos temos como favorecimento, pesquisa comum entre duas ou mais disciplinas, contratação de projetos de fora, existência de pesquisadores com habilidades humanas para gerenciar projetos interdisciplinares, entre outros.

Balanceada

Nesta estrutura a alçada é dividida igualmente entre o gerente de projetos e os funcionais. Isso não quer dizer que os dois decidam sobre qualquer assunto, mas que as áreas de decisões são iguais.

Para que o gerente de projeto e a equipe de projeto se comuniquem, não é necessário passar pelo gerente funcional. Os gerentes de projetos interdisciplinares não ocupam cargos funcionais, apenas gerenciam.

MATRICIAL FUNCIONAL X MATRIZ PROJETOS

Em Comparação entre as duas Matrizes podemos citar:

- Cumprimento de Prazos: na matriz de projetos acontece com mais vigor, pois os gerentes de projetos tem mais autonomia sobre os recursos.

- Qualidade Técnica do Produto: na matriz funcional é superior o nível de especialização e a formatação técnica.

- Eficiência no Uso de Recursos: na matriz de projetos há muita prática e duplicação de atividades se tornando maio na matriz funcional.

- Controle do Orçamento do Projeto: o gerente de controle tem mais autonomia e controle para o orçamento na matriz de projetos.

ORGANIZAÇÕES TEMPORÁRIAS OU ADHOCRÁTICAS

É formada em numerosas unidades temporárias de trabalho, composta por estrutura e dinâmica de funcionamento que são extremamente flexíveis e estreitamente vinculadas aos desafios e necessidades de cada momento. Nesta organização a burocracia perde totalmente o sentido.

Algumas de suas características são que na Adhocracia não existe especialização, todos fazem tudo, órgão funcionais são substituído por equipes multifuncionais, a hierarquia é descentralizada, a informação é informal e intensiva entre os participantes, etc...

ESTRUTURA EM REDES

A estrutura em rede ou organização em rede funciona segundo um organograma circular ou em forma de estrela, centralizando a organização principal. Em sua volta ficam indivíduos que prestam serviço a primeira

Essas organizações funcionam normalmente em modernos sistemas informáticos e de telecomunicação que permitem o uso de uma gestão centralizada e do controle de todos os processos.

A rede de unidades e composta e relaciona variadas áreas de negócios com a empresa-mãe, tendo-se como o núcleo principal. Constituindo-se por núcleo principal tendo em sua volta empresas ou unidades de negócio, cada uma com seu centro de lucro distinto.

A rede de equipes é formada por várias equipes fixas ou passageiras, se adequando ao caso. No centro fica o coordenador geral das equipes e ao seu redor ficam as interfuncionais que são formadas por profissionais especializados que aperfeiçoam alguma função ou atividade, mas que não deixam de depender de outras equipes nas suas exclusivas funções, temos também a multifuncional

(Matéria incompleta no slide)

Algumas características da estrutura em redes são a flexibilidade elevada, a independência na busca de resultados e grande conectividade com o mundo virtual.

Robbins afirma que nessa organização não se tem interesse em ser proprietário, mas sim de alugar, sendo uma organização de pequeno porte, de núcleo e que tem suas funções empresariais terceirizadas.