APDSI Gestão Documental 2012.12.05

Juntos partilhamos eficiência

Conferência “Gestão documental na Administração Pública”APDSI, dezembro de 2012

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Torre do Tombo

Agenda

Serviços Partilhados na APBreve enquadramento

Alguns exemplosRecursos financeiros

Recursos humanos

Compras públicas

Desafios da “Gestão Documental” na APQue guidelines para a AP?

Normas abertas

Retenção de correio electrónico?

Estratégia para o legacy?

Estratégia para o procurement?

Gestão documental nos Serviços PartilhadosOnde estamos e próximos passos?

A componente arquivística?

O papel?

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Eficiência

Resultados

Criação de

valor

“Limiar” admissível de eficácia

Criação de valor na AP através dos serviços partilhados

Destruição devalor

Razões para a mudança

Organização e Pessoas

Processos

Tecnologia

O que temos?

• Redundância de aplicações autónomas(p. ex., no caso de RH, há mais de 150 conhecidas)

Como nos organizamos?• O modelo organizacional é

complexo(diferentes lógicas orçamentais/organizacionais)

O que temos?• As aplicações funcionam como silos:

• não partilham informação• não fornecem conhecimento• não fornecem serviços integrados

• Não existe forma imediata de conhecer à data quantos trabalhadores existem na AP

(no entanto, todos os trabalhadores são pagos mensalmente)

• Os processos administrativos repetem-se nos serviços da AP, não sendo normalizados e exigindo operações e investimentos desnecessários

Quantos somos? Como fazemos?


Os eixos da mudança

Organização e Pessoas Processos

Tecnologia

• Fornecedor/parceiro

• Unidade de negócio

• Valor

• Prestador de serviços

• Lealdade ao Cliente

Desenvolvimento de uma cultura centrada no Cliente




Processos

Tecnologia

• Processos baseados nas necessidades dos clientes

• Alinhamento dos processos com o negócio

• Processos normalizados, melhores práticas

Reengenharia de processos com criação de valor




Processos

Tecnologia• Funcionalidades

integradas

• Integração e interfaces

• Configuração

• Escalabilidade

Caraterísticas de base da solução tecnológica

• Sistema integrado

• Reduzida manutenção de dados

• Integração de dados

• Validação de dados na fonte

• Informação relevante e em tempo útil

Estratégia tecnológica alinhada com a de negócio


Iniciativas Ministério das Finanças

GeRFiP+

GeRHuP+

GeADAP+

SNCP+

PVE+

. . .

REFORMAS DESAFIOS INICIATIVAS

• Reforma do processo orçamental: • Generalização do

POCP• Orçamentação por

programas

• Orientações do PRACE• Novo regime de VCR• SIADAP 123

• Compromissos PEC• Redução de custos

• Normalização de processos

• Maior eficiência

• Maior transparência (métricas)

• Melhoria da qualidade dos sistemas e dos serviços

• Disponibilização de informação de qualidade e integrada

• Mecanismos de alerta e controlo

• Rapidez na mudança


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A eSPap

Administração Pública

SP Finanç

as

SP Recurso

s Humano

s

Compras

Públicas

SP PVE

Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC)

eSPap

DGO

Ministério das Finanças

IGF SG

DGAEP INA ...


Agenda



Recursos humanos

Compras públicas


Normas abertas






O papel?


Contas a Pagar

Contabilidade Orçamental

Tesouraria

CabimentoAutorização

Despesa Compromisso

PABS

NPD

Contrato Imobilizado

Imobilizado / Contratos

Pagamento

PAP/PAP OT

Retenções Reconciliação Bancária

Factura

Execução da Despesa

Compromisso Anos Futuros

Aquisição Bens e ServiçosNota

Encomenda

Recepção Bens e Serviços

Gestão Existências em Armazém

ACTIVIDADES EVENTUAIS PARTILHA SERVIÇOS (eSPap )

ACTIVIDADES

LEGENDA:ACTIVIDADE APROVAÇÃO

Sistema de Gestão de Recursos Humanos (GeRHuP)


Acordos Quadro celebrados

Categorias

Serviço Móvel Terrestre

Combustíveis Rodoviários

Papel e Economato

Cópia e Impressão

Equipamento Informático

Seguro Automóvel

Energia (Eletricidade)

Plataformas Electrónicas Contratação Pública

Veículos Automóveis e Motociclos

Licenciamento de Software

Vigilância e Segurança

Serviço de Voz e Dados em Local Fixo

Refeições Confeccionadas

Mobiliário

Higiene e Limpeza

Veículos e Motociclos Eléctricos

Viagens e Alojamentos

• 236 cocontratantes / 270

empresas qualificadas,

76% dos quais são PME

• Despesa Pública Anual

coberta pelos AQ da

ANCP:

1.000 M EUR (cerca

de 80% do total da

despesa pública

transversal)

• Poupanças Previstas:

150 M EUR (2009-

2010)

• Poupanças obtidas a

Dez.2010: 168 M EUR

(2009-2010)

Entrada em vigor

Set. 2008

Set. 2008

Abr. 2011

Abr. 2011

Ago. 2011

Fev. 2011

Nov.2011

Jun. 2009

Jun. 2012

Set. 2009

Mar. 2010

Abr. 2010

Jun. 2010

Jul. 2010

Ago. 2010

Set. 2011

Set. 2011

Co-Contratantes

3

3

30

21

18

2

3

4

14

77

6

8

5

4

15

10

13


Evolução recente

Acordos quadroEntidades voluntáriasCo-contratantes

Outras Pessoas Colectivas24

Sector Empr. Local70

Sector Empr. Estado82

Admin. Autónoma46

Autarquias Locais260

Entidades Voluntárias Aderentes(Total a 31Ago12: 482)

Actualmente, mais de 1.800 entidades estão vinculadas ao SNCP

269

197

61

236

482

432

313

213

30

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

500

0

5

10

15

20

25

30

YTD 31Ago12

17

2011

25016

2010

15

2009

10

2008

4


Agenda



Recursos humanos

Compras públicas


Normas abertas






O papel?


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O Bem e o Mal que deve ser melhorado

“Nós e as nossas obras, entenda-se todas as obras, mesmo aquelas que nos parecem insignificantes e sem sentido, contribuem para a formação das sociedades e da sua memória.”

José Aurélio

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