USP: Gestão Documental - Procedimentos de Protocolo

2a edio, revista e ampliada

GESTO DOCUMENTALProcedimentos de Protocolo

marli marques de souzadenise de Almeida silva

Johanna W. smitJorge Henrique dos santos nascimento

2010

GESTO DOCUMENTAL: prOCEDiMENTOS DE prOTOCOLO

Marli Marques de SouzaDenise de Almeida SilvaJohanna W. SmitJorge Henrique dos Santos Nascimento

EstagiriosAlan Gonalves de SouzaAline Laura Nascimento TavellaDenis UezuJuliana Almeida dos Santos

UNivErSiDADE DE SO pAULO reitora Joo Grandino Rodas

vice-reitorHlio Nogueira da Cruz

pr-reitora de GraduaoTelma Maria Tenrio Zorn

pr-reitor de ps-GraduaoVahan Agopyan

pr-reitor de Cultura e Extenso Universitria Ruy Alberto Corra Altafim

pr-reitora de pesquisaMarco Antonio Zagon

CODAGE - Coordenadoria de Administrao GeralAntonio Roque Dechen

Arquivo GeralJohanna W. Smit

produo grfica:Coordenadoria de Comunicao SocialDiviso de Relaes Pblicas, Marketing e Publicidade

informaes:ARqUiVo GeRALSAUSP - Sistema de Arquivos da Universidade de So PauloRua Francisco dos Santos, 107So Paulo-SP05508-900Telefones: (11) 3091-860 / 3091-861 / 3091-862Fax: (11) 3091-865e-mail: [email protected]: www.usp.br/sausp

editado em 2010

5SUMriO

Apresentao ................................................................................................. 7

introduo ...................................................................................................... 9

mapa geral do trmite de processos e protocolados na UsP ............. 11

recepo de documentos produzidos pela UsP .................................. 12

recepo de documentos provenientes de fora da UsP ..................... 1

Busca ................................................................................................................ 1

registro de processo no Proteos ........................................................... 16

montagem de processo ............................................................................... 18

registro de protocolado no Proteos ..................................................... 19

montagem de protocolado ........................................................................ 21

trmite ............................................................................................................. 22

Abertura de novo volume ........................................................................... 25

Juntada/entranhamento de documentos ............................................... 29

Anexao de protocolado ao processo .................................................... 2

Juntada de processos ................................................................................... 5

desentranhamento ....................................................................................... 8

Apensamento ................................................................................................. 0

desapensamento ..........................................................................................

desdobramento ............................................................................................. 6

regularizao de identificao do processo/protocolado .................. 51

extravio de processo/protocolado e abertura de 2a via ...................... 55

registro de informaes em processos e protocolados ...................... 59

Arquivamento ................................................................................................ 60

desarquivamento .......................................................................................... 62

conceitos bsicos de protocolo e arquivo ............................................... 6

sUm

ri

o

7AprESENTAO

Alm do carter probatrio da realizao de atividades pela UsP, os docu-mentos que as viabilizam tambm permitem o registro de sua histria institucional. estes documentos formam um valioso acervo que espelha o comportamento de nossa universidade tanto em suas atividades-meio quanto em suas atividades-fim: ensino, pesquisa e extenso.

Para comprovar e viabilizar a realizao de tais atividades necessrio produzir/receber documentos. no mbito administrativo, mais do que a produo de documentos, aquilo que corrobora para a garantia de direitos e cumprimento de deveres por parte das entidades pblicas, a gesto de documentos.

A racionalizao do fluxo de documentos possibilita seu controle, atribuin-do-lhes tambm a autenticidade. o trmite, a organizao, a preservao, a avaliao e o efetivo acesso aos documentos so questes que permeiam a gesto de documentos.

sendo o presente manual produto de uma parceria entre o Arquivo Geral da UsP e o departamento de Administrao, ambos subordinados coordenadoria de Administrao Geral da UsP, sua segunda verso, agora revista e ampliada, responde e contribui a uma demanda gerada pelas preocupaes dos agentes pblicos da nossa universidade no que se refere ao trato dos documentos.

A padronizao de procedimentos relacionados aos documentos em fase corrente uma ao que trar benefcios rumo ao aperfeioamento da gesto de documentos da UsP. Foi para esse objetivo que este manual foi desenvolvido.

coordenadoria de Administrao Geral da UsPmaio/2010

APr

esen

tA

o

9iNTrODUO

A preocupao com os documentos pblicos produzidos ou recebidos pela UsP no recente e j acumulou uma srie de experincias ao longo dos ltimos 20 anos, orientados pela divi-so de comunicaes Administrativas do departamento de Administrao da codAGe. nesse perodo foi tambm institucionalizado o sistema de Arquivos da UsP, consolidando e sistema-tizando procedimentos que j tinham sido incorporados prtica cotidiana.

A gesto documental obedece a uma srie de procedimentos que se impem tanto para fornecer um efetivo apoio administrao como tambm para garantir a autenticidade dos documentos que tramitam nos e entre os diferentes rgos/unidades da universidade. dito em outros termos, de nada adianta produzir ou receber documentos oficiais se no for poss-vel detectar onde os mesmos se encontram, se a ele foram incorporados outros documentos ou se algumas folhas foram retiradas de seu miolo.

o presente manual, revisado e ampliado, visa auxiliar os servidores envolvidos na gesto do-cumental - com especial destaque para os servidores que atuam nos protocolos - objetivando tornar mais simples a compreenso dos diferentes procedimentos e as regras aos quais os do-cumentos esto submetidos, de modo a preservar o valor probatrio dos mesmos. Procedeu-se, portanto, reviso do manual do Proteos, atualizando alguns detalhes e reorganizando as informaes sob forma de fluxogramas que apresentam, de forma clara, as diferentes etapas e procedimentos da gesto documental.

o manual segue uma ordem lgica, apresentando inicialmente um fluxograma geral dos procedimentos pelos quais os documentos passam em sua fase corrente. em seguida cada procedimento esquematizado num fluxograma, completado pelos textos de despachos quando pertinente e pelas telas preenchidas do sistema Proteos quando o procedimento envolve uma transao no sistema informatizado. em alguns casos, h ainda um registro de alguns procedimentos particulares que no foram incorporadas aos fluxogramas para no comprometer sua legibilidade. Um glossrio dos termos utilizados nesse manual se encontra ao final.

Para identificar, nos fluxogramas, os procedimentos manuais, aqueles que devem ser reali-zados no sistema Proteos, as atividades dos mensageiros e ainda chamar a ateno para a existncia de notas importantes, adotamos as seguintes convenes:

operao manual tela Proteos mensageiro notas importantes

na esperana que o manual possa contribuir para simplificar e padronizar a atividade do proto-colo, fundamental para o sucesso da gesto documental, agradecemos aos que quiserem fazer sugestes ou crticas pelo e-mail [email protected].

intr

od

U

o

11

mAP

A G

erAl

do

tr

mit

e d

e Pr

oce

sso

s e

Pro

toco

lAd

os

nA

UsP

MApA GErAL DO TrMiTE DE prOCESSOS E prOTOCOLADOS NA USp

INCIO I INCIO II

Recepo de documentos produzidos pela USP

Recepo de documentos provenientes defora da USP

TRMITE

Abertura de PROCESSO

(registro + montagem)

JUNTAdA de documentos

BUSCA

ARqUIvAMENTO

ANExAOao processo

INSTRUO

l abertura de novo volumel juntada de documentos/ entranhamento l anexao ao processol juntada de processos l desentranhamentol (des)apensamento l desdobramentol regularizao

dESARqUIvAMENTO

Abertura de PROTOCOLAdO

(registro + montagem)

Protoc

olado

Processo

No existe processo

Existe processo

est arquivadoest

em tr

mite

12

rece

Po

de

do

cUm

ento

s Pr

oVe

nie

nte

s d

e Fo

rA d

A U

sP

rECEpO DE DOCUMENTOS prODUZiDOS pELA USp

n de responsabilidade das Unidades/rgos solicitar a abertura e autuao de processos, protocolados ou juntada de documentos, atravs de despacho no prprio documento ou de memorando.

A solicitao dever conter:

- encaminhamento a ser dado ao documento aps a respectiva providncia;

- nome do setor solicitante, data e assinatura.

NOTAS

INCIO

Solicitao de abertura de processo, protocolado ou juntada

Ler o documento, identificar o interessado e atividade de que trata

Seguir:BUSCA

Registro de data e hora de recebimento do documento, com a assinatura do funcionrio

1

rECEpO DE DOCUMENTOS prOvENiENTES DE FOrA DA USp

n o Protocolo somente pode recusar o recebimento de um documento, processo ou correspondncia, se este no estiver endereado UsP, Unidade, ou a qualquer autoridade do rgo ou, ainda, se no contiver identificao e assinatura do solicitante.

NOTAS

verificar se o documento deve ser recebido pela USP

devolver a quem o trouxe

Entregar carto-protocolo ou cpia do documento carimbado

Registrar data e hora do recebimento, com assinatura

Ler o documento, identificar o interessado e atividade de que trata

Seguir: BUSCA

Est de acordo com as exigncias

formais?

INCIO

NO

SIM

rece

Po

de

do

cUm

ento

s Pr

od

UZi

do

s Pe

lA U

sP

1

BUSCABU

scA

TELA prOTEOS 1 - Busca

INCIO

qual a situao do processo?

BUSCA:H processo aberto

com a mesmafinalidade?

Seguir:ABERTURA dE

PROCESSO

Seguir:dESARqUIvAMENTO

Seguir:ABERTURA dE

PROTOCOLAdO

SIM

Arq

uiva

doEm

trm

ite

TelaPROTEOS1

NO

15

mBito de APlicAo: UsUrios dos setores de Protocolo

n ler com ateno o que est sendo solicitado no documento recebido.

n Analisar o contedo para identificar o interessado e a que atividade se refere.

n consultar o sistema Proteos, atravs da transao busca para verificar a existncia de processo aberto sobre o mesmo assunto.

n constatada a existncia de processo aberto sobre o mesmo assunto, o documento no constituir novo processo, devendo ser juntado ao j existente. exemplo: contrato, contagem de tempo, afastamento, etc.

n existindo processo aberto sobre o mesmo assunto, mas tratando-se de novo evento ou situao sujeita a decises e providncias independentes do processo j aberto, dever ser providenciada nova abertura. exemplo: processos da rea de finanas e materiais, novos convnios, rea jurdica, etc.

n no existindo antecedentes sobre o assunto, ou definida a convenincia de abertura de novo processo o documento ser registrado no sistema Proteos atravs da transao abre processo.

NOTA 1

mBito de APlicAo: todos os UsUrios do sistemA Proteos

n o sistema busca processo ou protocolado do qual no se conhece o nmero, mas sabe-se informaes a respeito do interessado ou assunto:

n digite no campo Buscar palavras-chave que compem o assunto, interessado ou pode ser tambm uma combinao de palavras entre os campos interessado e assunto.

n Preencha o escopo limitando a busca a processos ou protocolados, especifique a Unidade desejada e o ano.

n clique no boto Buscar Processo.

n o sistema lista os processos ou protocolados que contenham as informaes desejadas e que atendam ao escopo especificado.

n quanto mais especfico for o escopo, mais eficiente a busca

NOTA 2

BUsc

A

TELA prOTEOS 1.1

TELA prOTEOS 1.2

16

reG

istr

o d

e Pr

oce

sso

no

Pro

teo

s

rEGiSTrO DE prOCESSONO prOTEOS

TELA prOTEOS 2 - Abertura de processo

INCIO

Tela de Aberturado processo

Seguir:MONTAGEM dO

PROCESSO

Gerar folha daidentificaodo processo

Anotar nnero doprocesso no versoda folha 2 e o total

do nmero de folhas

Gerar nmero de processo

REGISTRO NO SISTEMA selecionar e preencher:

l documento-basel interessadol cdigo de classificaol detalhamento e l sada para o setor-destino

Clicarem abrir processo

TelaPROTEOS 2

17

TELA prOTEOS 2.2

TELA prOTEOS 2.3

reG

istr

o d

e Pr

oce

sso

no

Pro

teo

s

mBito de APlicAo:setores de Protocolo dA UsP

n somente devem ser protocolados e autuados no sistema de Protocolo Proteos na condio de Processo os documentos ou conjunto de documentos que:

envolvam uma seqncia de decises e/ou providncias administrativas/jurdicas.

Precisem ser documentados e facilmente acessveis para comprovao futura.

necessitem tramitar fora da unidade de origem.

n registro no sistema compreende:

documento base: digite o nmero do ofcio, memorando, requerimento no formato padro:

sigla do setor emitente do doc/num. do documento Ano/sigla do setor superior do emitente

dAcA/25 2009/dA

interessado: digite o nome da pessoa, empresa, rgo da UsP, rgo do governo, sem abreviaes.

NOTAS

cdigo de classificao (Assunto): selecione a atividade da lista

detalhamento: digite informaes complementares ao Assunto, se necessrio, tais como: datas de vencimento, valores, nmero de notas fiscais, descrio de mobilirios, equipamentos, itens de despesas, etc.

setor destino: digite a sada para o setor correspondente.

n Aps o registro dos dados o nmero do processo gerado automaticamente pelo sistema, com a seguinte composio:

exemplo: 09.1.0001.1.6

09 Ano

1 tipo: processo

0001 nmero do processo na unidade/rgo

1 nmero da unidade/rgo (reitoria)

6 dgito de controle

TELA prOTEOS 2.1

18

mo

ntA

Gem

de

Pro

cess

o

MONTAGEM DE prOCESSO

Despacho de abertura e autuao de processo/protocolado.Providenciada a autuao.

A(o).................(nome do rgo de destino)........

(setor, data, assinatura)

DESpACHO 1

mBito de APlicAo: setores de Protocolo dA UsP

n o documento em papel de fax, devido a curta durao de seu contedo, dever ser reproduzido e sua cpia juntada ao processo

NOTAS

INCIO

Entranhar osdocumentos

Furar folhas

Numerar e rubricar todas as folhas Fixar os colchetes

Ultrapassou o limite de 300 folhas?

Na ltima folha, formalizar a abertura

do processo e fazer encaminhamento

por escrito

Seguir:TRMITE

Identificar setor de destino para

uso do mensageiro

Seguir:ABERTURA dE

NOvO vOLUME

A numerao feita no canto superior direito.

A rubrica vem abaixo de cada no de folha, com numerao sequencial e contnua.

Capa + folha de identificao = folha 1

documento base ou documento principal = folha 2

proibida a repetio de nmeros seguidos de letras, como por exemplo: 14A

SIMNO

Capa + folha de identificao centralizada+ folhas em ordem cronolgica

Identificao feita a lpis no verso da 1a contracapa

Modelo de despacho 1

19

rEGiSTrO DE prOTOCOLADO NO prOTEOS

TELA prOTEOS 3 - Abertura de protocolado

reG

istr

o d

e Pr

oto

colA

do

no

Pro

teo

s

INCIO

Tela de abertura doprotocolado

Buscar nmero do processo

Gerar nmero deprotocolado

Anotar nmero do protocolado no verso

da folha 2 e o total de nmero de folhas

REGISTRO NO SISTEMA selecionar e preencher:

l documento-basel nmero do processol interessadol cdigo de classificaol detalhamento e l sada para o setor-destino

Seguir:MONTAGEM dE PROTOCOLAdO

Gerar folha de identificao

do protocolado

TelaPROTEOS 3

Clicarem abrir

protocolado

20

reG

istr

o d

e Pr

oto

colA

do

no

Pro

teo

s

mBito de APlicAo: setores de Protocolo dA UsP

n Autuar somente quando o processo referente ao assunto no estiver disponvel para tramitao.

n Verificar se consta despacho solicitando a abertura do protocolado.

n localizar, atravs da transao busca do sistema Proteos, o nmero do processo referente ao assunto do documento.

n registrar o protocolado atravs da transao abertura de protocolado.

n registro no sistema compreende:

documento base: digite o nmero do ofcio, memorando, requerimento no formato padro:

sigla do setor emitente do doc/ num. do documento Ano/sigla do setor superior do emitente:

dAcA/27 2009/dA

Processo: digite o nmero do processo ao qual o protocolado se vincula.

interessado: digite o nome da pessoa, empresa, rgos da UsP, rgos do governo, sem abreviaes.

cdigo de classificao (Assunto): selecione a atividade da lista

NOTAS

TELA prOTEOS 3.1

TELA prOTEOS 3.2

detalhamento: digite informaes complementares ao Assunto, se necessrio, tais como: datas de vencimento, valores, nmero de notas fiscais, nomes de pessoas, nmeros de convnios, etc.

sada destino: digite a sada para o setor correspondente.

n Aps o registro dos dados o nmero do protocolado gerado automaticamente pelo sistema com a seguinte composio:

exemplo: 09.5.865.1.8

09 Ano

5 tipo: protocolado

865 nmero do protocolado na unidade/rgo

1 nmero da unidade/rgo (reitoria)

6 dgito de controle

n solicitar impresso da folha de identificao do protocolado.

n Aps o encerramento, o protocolado deve ser entranhado ao processo de referncia.

n no permitido o arquivamento de protocolado.

21

mo

ntA

Gem

de

Pro

toco

lAd

o

MONTAGEM DE prOTOCOLADO

Despacho de abertura e autuao de processo/protocolado.Providenciada a autuao.

A(o).................(nome do rgo de destino)........

(setor, data, assinatura)

DESpACHO 1

NOTASmBito de APlicAo: setores de Protocolo

n o documento em papel de fax, devido a curta durao do contedo, dever ser reproduzido e sua cpia juntada ao processo.

INCIO

Entranhar os documentos

Furar folhas

Fixar os colchetes

Numerar e rubricartodas as folhas

Na ltima folha, formalizar a abertura

do protocolado e fazerencaminhamento

por escrito

Identificar setor de destino para uso

do mensageiro

Seguir:TRMITE


Capa + folha de identificao centralizada + folhas em ordem cronolgica

A numerao feita no canto superior direito.

A rubrica vem abaixo de cada no de folha, com numerao sequencial e contnua.

Capa + folha de identificao = folha 1

documento base ou documento principal = folha 2

proibida a repetio de nmers seguidos de letras, como por exemplo: 14A

Identificao feita a lpis no verso da 1a contracapa

22

TrMiTE

TELA prOTEOS 4 - Entrada

trm

ite

Providnciasdo setorINCIO

Mensageiro

O processo chega ao local de destino

PROTEOS (tela Entrada)Registrar a entrada do processo no momento

da recepo

PROTEOS (tela Sada)Registrar a sada do

processo no momentode envio

TelaPROTEOS 4 TelaPROTEOS 5

TELA prOTEOS 4.1

2

trm

ite

NOTAS

entrAdA:n Acessar o sistema Proteos (transao entra-

da) registrar a confirmao do recebimento.

n o registro da entrada de processos e proto-colados no setor deve ser obrigatoriamente realizada no momento da recepo dos do-cumentos.

deslocAmento do Processo/ProtocolAdo:n mbito de aplicao todos os setores envol-

vidos com tramitao de documentos.

n denominam-se pontos de tramitao todos os setores por onde o processo ou protoco-lado passa depois que sai do Protocolo. Por exemplo, sees, servios, divises, departa-mentos, etc.

n os deslocamentos de processos/protocola-dos de um setor para outro, sero feitos dire-tamente pelos setores envolvidos mediante despacho na ltima folha, onde fique expl-cito a quem se destina e as providncias a serem tomadas.

n A tramitao de processos/protocolados, en-tre unidades da UsP, ser feira sempre atravs dos setores de protocolo, com exceo da rei-toria que a tramitao se faz atravs do servi-o de expedio.

n no ser permitida a tramitao de proces-sos e protocolados em mos (levar em mos significa ser levado sem controle, sem registro de sada no Proteos).

n todo o trmite dever ser obrigatoriamente registrado no sistema Proteos. os prprios setores remetentes e destino so os respon-sveis pela atualizao do sistema, regis-trando os dados do envio e do recebimento, atravs das transaes entrada e sada, para evitar problemas de extravio de proces-sos e protocolados.

n o uso inadequado do sistema, com o conse-quente extravio de documento em trnsito poder acarretar apurao de responsabili-dade administrativa tanto para o setor reme-tente como para o setor de destino.

n os rgos detentores de processos e protocola-dos para providncias devero envidar esforos no sentido minimizar o seu tempo de reteno.

Processo/ProtocolAdo:n A frente da 1 folha das capas dos processos

no poder ser carimbada, receber notas ou escritos de qualquer natureza, com exceo do nmero de caixa de arquivamento. capa do processo compreende: pasta com janela + folha de rosto.

TELA prOTEOS 5 - Sada

TELA prOTEOS 5.1

2

trm

ite

n os processos ou protocolados com capas da-nificadas ou desgastadas devero ser enca-minhadas ao setor de Protocolo da Unidade para substituio.

n nenhum processo/protocolado poder ter andamento sem que todas as suas folhas es-tejam devidamente numeradas e rubricadas e os espaos em branco regularmente inuti-lizados.

n Processos ou protocolados com indcios de mutilao ou adulterao no podero tra-mitar, devendo ser remetidos diretoria da diviso de comunicaes Administrativas da reitoria para anlise do ocorrido.

n A diretoria da dAcA identificar o setor no qual se originaram os fatos e providenciar o encaminhamento do processo ou protocola-do para apurao de responsabilidades.

n os funcionrios que manusearem os proces-sos zelaro pela ordem destes.

sAdA

n Ao efetuar o encaminhamento de processos e protocolados o rgo remetente dever documentar a remessa mediante despacho na ltima folha do processo ou protocolado indicando o setor de destino e providncia esperada.

n Acessar o sistema Proteos (transao sada) informar para qual setor o documento deve ser encaminhado.

controle

setores das Unidades:

n os setores envolvidos com tramitao de documentos, utilizando-se do sistema de Protocolo podero emitir relatrios de con-trole para um melhor desempenho das suas atividades.

o Proteos permite a extrao dos seguintes relatrios:

- entradas documentos com entrada em um setor em um dado perodo.

- enviados documentos enviados a um setor e no tiveram suas entradas registradas.

- extraviados documentos extraviados en-viados por um setor e no tiveram suas en-tradas registradas pelo setor de destino.

- retidos documentos que esto parados ( sem tramitao) nos setores da unidade.

- sadas do setor documentos com sada de um setor em um dado perodo.

n o sistema Proteos possui uma funcionalida-de chamada movimentao de processos que verifica diariamente todos os processos em movimentao na Universidade quanto a sua situao de extraviado ou retido. A tran-sao permite o cadastro de usurios para acompanhar a movimentao do setor. o sistema envia email para os usurios cadas-trados notificando a existncia de proces-sos extraviados enviados pelo seu setor ou encaminhados ao seu setor, opcionalmente poder acompanhar tambm os processos em situao de retido. caso no sejam toma-das providncias para regularizar a situao dos processos, o usurio de um setor poder registrar ocorrncias de extraviado ou reti-do, para processos com movimentao em seu setor. com o registro dessas ocorrncias o sistema envia email para o usurio e tam-bm exibir uma mensagem na pgina de andamento que permanece at o processo ser movimentado. quando o processo re-ceber o registro da ocorrncia de situao extraviado ou retido, cessa o envio de email para este documento notificando a situao de movimentao.

Protocolos das Unidades:

n os servios de Protocolo so responsveis em gerenciar e controlar as atividades de trmite de processos e protocolados da sua unidade, utilizando-se dos relatrios ofereci-dos pelo sistema.

n identificados os casos de processos ou pro-tocolados parados ou extraviados deve soli-citar ao rgo responsvel esclarecimentos ou providncias quando necessrio.

Grs do sistema Proteos

n constitudo por funcionrios da diviso de comunicaes Administrativas dAcA-01

n responsvel pelo gerenciamento e controle do sistema.

25

ABErTUrA DE NOvO vOLUME

ABer

tUrA

de

no

Vo V

olU

me

INCIO

Solicitar aberturade novo volume

Recebimento doltimo volume

PROTEOSdar entrada no ltimo volume

PROTEOSAbrir volume, digitar no do

processo principal

PROTEOSemite mensagem

informando no do novovolume e no do

processo vinculado

Gerar e imprimirtermo de

encerramentode volume

Preencher manualmente

o termo

Numerar, carimbar e rubricar o termo, preencher o espao em branco com nmero dafolha que inicia o novo volume, identificando setor, data e responsvel pelo encerramento

Anexar o termo de encerramento

no volume anterior

Imprimir nova folha de identificao

do processo do novo volume

PROTEOSdar sada

nos volumes

SeguirMONTAGEM dE

PROCESSO

TelaPROTEOS

TelaPROTEOS

TelaPROTEOS 6.3

6.2

6 TelaPROTEOS 4

TelaPROTEOS 5

26

ABer

tUrA

de

no

Vo V

olU

me


TELA prOTEOS 4.1

TELA prOTEOS 6 - Abertura de volume

TELA prOTEOS 6.1

27

ABer

tUrA

de

no

Vo V

olU

me


TELA prOTEOS 5.1

TELA prOTEOS 6.3

TELA prOTEOS 6.2

28

mBito de APlicAo:ABertUrA de noVo VolUme deVe, semPre qUe PossVel, ser eFetUAdA Pelo Protocolo dA UnidAde de ProcednciA do Processo

n o volume constitui-se em nova pasta aberta,ume constitui-se em nova pasta aberta, em continuidade a um determinado processo.

n ocorre quando o processo tiver atingido a mdia de trezentas folhas.

n A abertura de volume de um processo s pode ser efetuada com o encerramento simultneo do volume anterior, mediante despacho que expresse o fato e indique o n do novo volume e o n do novo processo.

n A partir do despacho de encerramento do volume anterior, nenhuma outra juntada ou despacho poder ser nele efetuado, nem mesmo os referentes s sadas de arquivo para consulta. todas as novas juntadas e despachos devero ser feitas no ltimo volume.

n montar o novo processo na seguinte ordem:

- capa com janela- folha de identificao- documentos em ordem cronolgica

n o novo volume ter sua numerao de folhas em seqncia numerao finalizada no volume anterior (capa e folha de rosto no so numeradas).

n As folhas devem ser numeradas e rubricadas no canto superior direito.

NOTAS

ABer

tUrA

de

no

Vo V

olU

me

n Anotar o nmero do novo processo no primei-ro documento dos autos.

n concluda a abertura do novo volume, liberar os processos para trmite registrando o setor de destino atravs da transao sada.

n os dados de identificao do processo: interes-sado, cdigo de classificao e detalhamento permanecem exatamente os mesmos em todos os volumes, diferenciando-se apenas:

- toda vez que aberto um volume ele recebe um nmero diferente do processo principal

- no campo doc base a identificao do nme-ro do volume referente ao processo principal

- data de abertura de cada volume

n correo/alterao nos dados do processo principal (interessado, cdigo de classificao e detalhamento) as folhas de identificao de-vero ser trocadas em todos os volumes para que permaneam iguais. registrar um termo de alterao na ltima folha do ltimo volume.

n de forma conjunta ou independente o trmite de processos poder ocorrer de acordo com a necessidade:

- para consulta pode tramitar todo o conjunto de volumes

- para juntada de documentos deve tramitar somente o ltimo volume

29

JUNTADA / ENTrANHAMENTO DE DOCUMENTOS

Despacho de juntada/entranhamento de documentos (rodap do verso da folha anterior juntada).

segue juntada das folhas de n ........... a ............, ofcio n ...............

(setor, data, assinatura/carimbo).

DESpACHO 2

JUn

tAd

A / e

ntr

AnH

Amen

to d

e d

ocU

men

tos

Obedecer a seqncia numerada da ltima folha j presente no

processo/protocolado para poder numerar

as folhas juntadas

Registrar no verso da folha, imediatamente anterior juntada o

despacho contendo:l no das folhas juntadasl no do ofciol seo responsvel pela execuol data e assinatura do funcionrio

PROTEOSdar entrada no

processo/protocolado

PROTEOSRegistrar a juntada

PROTEOSdar sada para o setor de destino

Seguir:TRMITE

INCIO

Ordenar cronologicamente os documentos a serem juntados

TelaPROTEOS 7 TelaPROTEOS 4 Modelo dedespacho 2

TelaPROTEOS 5

o mesmo procedimento feito na folha, travs do despacho, para registrar a juntada, feito tambm atravs do sistema

ATENO:

A numerao (seqencial e contnua) deve ser feita por folha e no por pgina.

Todas as folhas juntadas, inclusive anexos, devero ser numeradas e rubricadas no canto superior direito da pgina da frente.

proibida a repetio de nmeros seguidos de letras, como por exemplo: 14A

0

JUn

tAd

A / e

ntr

AnH

Amen

to d

e d

ocU

men

tos


TELA prOTEOS 4.1

TELA prOTEOS 7 - Juntada de documento

TELA prOTEOS 7.1

1

JUn

tAd

A / e

ntr

AnH

Amen

to d

e d

ocU

men

tos

mBito de APlicAo: A JUntAdA deVe ser eFetUAdA Pelo setor de Protocolo oU Pelos PrPrios setores enVolVidos nAs decises oU ProVidnciAs Atinentes

n deve ocorrer atendendo a alguns procedimen-tos mnimos de segurana, de forma que se possa prevenir e detectar a retirada indevida de documentos, ou a alterao de sua seqncia.

n o funcionrio que junta qualquer folha ao processo responsvel pela juntada e por isso, obrigatrio numerar e rubricar a folha ou folhas juntadas.

n obrigatrio o registro do despacho de juntada, no rodap do verso da folha anterior juntada dos documentos. o despacho de juntada permi-te identificar o setor e o funcionrio responsvel pela juntada. A eventual falta de uma folha do processo ou protocolado pode ser motivo para punio administrativa.

importante:n o setor que receber processo com folhas

juntadas sem numerao, rubrica e despacho, ou ainda com outros tipos de irregularidades, salto ou repetio de nmeros deve devolver origem para a devida correo.

NOTAS

n qualquer regularizao efetuada no processo deve ser registrada atravs de despacho esclare-cedor.

n proibido o uso de repetio de nmeros seguidos de letras, por exemplo:11A, 5B, tal procedimento somente permitido ao drH da reitoria quando elabora apostila de alterao de nome de funcionrio. A apostila juntada ao processo de contrato, logo em seguida das folhas de contrato ou ttulo de contrato nume-rando a folha com o mesmo nmero da anterior acrescentado a letra A.

Cuidado!n Ao se efetuar entranhamento de documentos

antes de uma apostila de nome, com conse-quente renumerao de folhas, deve-se preser-var a repetio do nmero seguido de letras na renumerao tambm.

n na correo de irregularidades no processo referente numerao, no pode haver borres, rasuras, evitando o uso de corretivo lquido. tornar sem efeito a numerao anterior com um trao transversal em cima do nmero cance-lado. registrar no processo e no sistema Proteos o termo de regularizao.

n o documento em papel de fax, devido a sua curta durao, dever ser reproduzido e sua cpia juntada ao processo.


TELA prOTEOS 5.1

2

AneX

Ao

de

Pro

toco

lAd

o A

o P

roce

sso

ANEXAO DE prOTOCOLADO AO prOCESSO

termo de Anexao de protocolado a processo

ltima folha do processoAnexamos o protocolado n ......................., constituindo fls ........................... a ...........................(setor, data, assinatura/carimbo).

Verso da folha que precede a juntada do protocoladoAnexamos o protocolado n ......................., constituindo fls ........................... a ...........................(setor, data, assinatura/carimbo).

TErMO 1

INCIO

Anexao do protocolado ao seu respectivo processo

TelaPROTEOS 4

Retirar a capa e a folha de rosto do protocolado que est sendo anexadoe retirar tambm possveis cpiasde documentos

A anexao deve obedecer a ordem cronolgica.

PROTEOSdar entrada no protocolado anexado e no processo que recebeu a anexao

Registrar no verso da folha que precede a juntada do protocolado e na ltima folha do processo, os termos de anexao

Renumerar e rubricar as folhas do protocolado anexado na seqncia do processo que sofreu a anexao. Tornar sem efeito a numerao anterior com o trao transversal.

Modelosde termos1

PROTEOSTransao Anexao

TelaPROTEOS 8


TelaPROTEOS 5

TELA prOTEOS 8 - Anexao

AneX

Ao

de

Pro

toco

lAd

o A

o P

roce

sso


TELA prOTEOS 4.1

TELA prOTEOS 8.1

n s permitido anexar um protocolado ao processo ao qual est vinculado.n os dois devem estar com entrada no setor.n mbito de aplicao: Protocolo e setores da Unidade.n A capa do protocolado se estiver em bom estado pode ser reutilizada.

NOTAS

AneX

Ao

de

Pro

toco

lAd

o A

o P

roce

sso

TELA prOTEOS 5 - Sadas

TELA prOTEOS 5.1

5

JUn

tAd

A d

e Pr

oce

sso

s

JUNTADA DE prOCESSOS

Termo de juntada de processos

ltima folhaProvidenciamos a juntada do processo n ......................., folhas de n .................. a ............., em atendimen-to ao solicitado na folha ...................(se no houver solicitao, descrever o motivo).(setor, data, assinatura/carimbo).

Verso da folha que precede a juntada do processo mais novoProvidenciamos a juntada do processo n ......................., folhas de n .................. a ..............(setor, data, assinatura/carimbo).

TErMO 2

INCIO

Solicitao de juntada

TelaPROTEOS 4

Retirar a capa e a folha de rosto do processo que est sendo juntadoe retirar tambm possveis cpiasde documentos

o processo mais antigo recebe o mais novo. mantem-se o nmero do processo antigo. A juntada deve obedecer a ordem cronolgica.

despacho do rgo solicitante na ltima folha de um dos processos envolvidos mencionando quais devero ser juntados e expondo a razo da solicitao.

Renumerar e rubricar as folhas do processo juntado em sequncia numerao de folhas do processo que sofreu a juntada. Tornar sem efeito a numerao anterior com o trao transversal

Registrar no verso da folha que precede a juntada do processo mais novo e na ltima folha do processo os termos de juntada

PROTEOSdar entrada nos dois processos

Modelosde termos 2

PROTEOSTransao Juntada

TelaPROTEOS 9


TelaPROTEOS 5

6

JUn

tAd

A d

e Pr

oce

sso

sTELA prOTEOS 4 - Entrada

TELA prOTEOS 4.1

TELA prOTEOS 9 - Juntada

TELA prOTEOS 9.1

7


TELA prOTEOS 5.1

n executa-se quando observada a existncia de duplicidade de processos sobre um mesmo assunto ou correlatos que meream ser conduzidos em conjunto, transformando-se num nico processo.

n A juntada poder provocar alterao no assunto do processo ou do interessado. nesse caso recomen-dada a regularizao dos dados de identificao constantes na capa. registrar a alterao atravs de despacho na ltima folha do processo.

n Anotar o nmero do processo na 1 folha do processo a ser juntado, na frente, canto superior direito.n mbito de aplicao: a juntada de processos somente poder ser efetuada pelo setor de Protocolo da

Unidade ou Protocolo da reitoria.

NOTAS

JUn

tAd

A d

e Pr

oce

sso

s

8

DESENTrANHAMENTO

Despacho de desentranhamento de documentos do processo

solicito o desentranhamento das folhas ................... a .................., tendo em vista ............................................................ (razo do desentranhamento).(setor, data, assinatura/carimbo).

DESpACHO 3

Termo de desentranhamento

ltima folha

desentranhamos documentos de folhas .............................. a ..........................., para fins de ........................................... (razo do desentranhamento), atendendo solicitao da folha ............................. .(setor, data, assinatura/carimbo)

Folha anterior s folhas desentranhadas

efetuar anotao indicando onde se encontra o registro do termo de desentranhamento:

termo de desentranhamento folha ..................(n da ltima folha onde foi feito o termo).(setor,data, assinatura/carimbo)

TErMO 3

INCIO

Solicitao de desentranhamento por despacho ou requerimento


Registrar o termo dedesentranhamentona ltima folha do processo e registrar tambm uma anotao na folha anterior s folhas desentranhadas

desentranhar os documentos

PROTEOSdar entrada noprocesso/protocolado

PROTEOSRegistrar o termo de desentranhamento no despacho e dar sada para o setor de destino

Encaminhar para trmite

Modelos de termos 3

TelaPROTEOS 4TelaPROTEOS10

O desentranhamento acontece quando necessrio a retirada de documento original para devoluo terceiros (com sua substituio por cpia autenticada pelo setor), a eliminao de cpias, a retirada de documentos juntados erroneamente ou a abertura de novos processos (nesse caso, no se faz a cpia de documentos).

O desentranhamento s pode ser feito pelo setor de protocolo da unidade ou pelo protocolo da Reitoria.

Tanto no despacho solicitante como no termo de desentranhamento devem constar: nmero de folhas a serem desentranhadas, motivo do desentranhamento e tipo do documento.

O processo que teve folhas retiradas conserva a numerao original, permanecendo vago o nmero de folhas correspondentes ao desentranhamento.

des

entr

AnH

Amen

to

9

des

entr

AnH

Amen

to


TELA prOTEOS 4.1

TELA prOTEOS 10 - Despacho

TELA prOTEOS 10.1

n o desentranhamento a retirada de um docu-mento de um processo, s pode ser realizado mediante pedido justificado do interessado e devidamente despachado por autoridade com-petente.

n A retirada de documentos de um processo sem prvia autorizao pode ser objeto de apurao de responsabilidades.

n mbito de aplicao: somente o setor de Proto-colo da Unidade pode executar desentranha-

NOTASmento de documentos de processo.

n documentos juntados indevidamente ou em duplicidade, o setor de Protocolo da Unidade pode realizar o desentranhamento independente de requerimento, efetuando os devidos registros.

n quando a razo do desentranhamento for juntada indevida ou abertura de novo processo, mencionar no termo o nmero do processo onde o documento ser juntado ou o nmero do novo processo aberto.

0

ApENSAMENTO

INCIO

Solicitao de apensamento

Modelos de termos 4

Registrar os termos de apensamento na ltima folha dos processos apensados

Colocar colchetes para apensar os processos e/ou protocolados contracapa do processo principal

ATENO:Os processos apensados no podem ser arquivados.

PROTEOSdar entrada nos processos e/ouprotocolados

TelaPROTEOS 4

PROTEOSRegistrar os termos de apensamento na tela despacho e dar sada para o setor de destino


TelaPROTEOS10

Termo de apensamento

no processo/protocolado que receber o apensamento:Apensamos aos presentes autos o(s) processo(s)/protocolado(s) ..............(n do(s) processo(s)/protocolado(s) apensado(s)), em atendimento ao solicitado na folha...........................(n da folha ondeconsta a solicitao).(setor, data, assinatura/carimbo)

em cada um dos processos/protocolados apensados:o presente foi apensado ao processo/protocolado n ...................(n do processo/protocolado que rece-beu o apensamento), em atendimento determinao do .............(sigla do rgo solicitante), folha .....................(n de folha onde consta a solicitao). (setor, data, assinatura/carimbo).

TErMO 4

APen

sAm

ento

Modelos de termos 4

1

APen

sAm

ento


TELA prOTEOS 4.1


TELA prOTEOS 10.1

2

mBito de APlicAo: o APensAmento s Poder ser reAliZAdo Pelo setor de Protocolo dA UnidAde

n o Apensamento poder ocorrer entre processos, entre protocolados ou entre protocolados e processos

n durante o perodo em que estiverem apensados os processos e protocolados tero trmite idntico. o registro ser efetuado nos autos que recebeu o apensamento (ou seja, o processo principal).

n proibido o arquivamento de processos apensados..

NOTAS

APen

sAm

ento

TELA prOTEOS 10.2 - Despacho

TELA prOTEOS 10.3

DESApENSAMENTO

INCIO

Solicitao de desapensamento

Modelos de termos 5

Retirar os colchetes para soltar os processos/protocolados

Registrar nos processos/protocolados os termos de desapensamento na ltima folha

PROTEOSdar entrada nos processos e/ouprotocolados

TelaPROTEOS 4

PROTEOSRegistrar os termos de desapensamentona tela despacho e dar sada para o setor de destino


TelaPROTEOS10

des

APen

sAm

ento

no processo/protocolado que recebeu o apensamento

desapensamos dos presentes autos os processo(s)/protocolado(s).......... (n dos processos/protocolados desapensados), em atendimento ao solicitado na folha.............(n da folha onde consta o pedido).

(setor, data, assinatura/carimbo)

em cada processo/protocolado apensado

o presente foi desapensado do processo/protocolado n .............(n do processo/protocolado onde estava apensado), em atendimento solicitao do..............(sigla do rgo solicitante), folha .............(n da folha onde consta a solicitao).

(setor, data, assinatura/carimbo).

TErMO 5

Modelos de termos 5

des

APen

sAm

ento


TELA prOTEOS 4.1


TELA prOTEOS 10.1

5

des

APen

sAm

ento

mBito de APlicAo: o desAPensAmento s Poder ser eFetUAdo Pelo setor de Protocolo dA UnidAde

n Aps a deciso final, os processos ou protocolados devero ser desapensados, voltando a ter trmites independentes.

n proibido o arquivamento de processos apensados.

NOTAS

TELA prOTEOS 10.2 - Despacho

TELA prOTEOS 10.3

6

DESDOBrAMENTO

TErMO 6

dever constar no verso do ofcio original um despacho conforme modelo abaixo, informando os pro-cessos que foram instrudos:

tiramos cpia do presente documento para fins de instruo dos seguintes processos:(n do processo) - (interessado)(n do processo) - (interessado)(setor, data, assinatura/carimbo)

dever constar, no verso de cada cpia do ofcio, um despacho conforme modelo abaixo:

o original do presente ofcio foi entranhado ao processo n..............(setor, data, assinatura/carimbo)

INCIO

Fazer busca para localizar o processo de cada interessado

Modelos de termos 6

Tirar cpia do ofcio e de seus anexos para cada interessado

Registrar os termos de desdobramento no verso do original e das cpias

Grifar o nome do interessado na cpia do ofcio que ser juntado ao processo

Seguir mdulo Juntada/Entranhamento

Juntar original no processo do primeiro interessado da lista

des

do

BrAm

ento

TelaPROTEOS1

7

TELA prOTEOS 1 - Busca

TELA prOTEOS 1.1 - Busca

TELA prOTEOS 1.2 - Busca

des

do

BrAm

ento

8

TELA prOTEOS 7 - Juntada de documento

des

do

BrAm

ento

TELA prOTEOS 7.1

TELA prOTEOS 7.2 - Juntada de documento

TELA prOTEOS 7.3

9

des

do

BrAm

ento

TELA prOTEOS 7.4 - Juntada de documento

TELA prOTEOS 7.5


TELA prOTEOS 5.1

50

des

do

BrAm

ento

n necessrio efetuar um desdobramento necessrio efetuar um desdobramento quando um documento se refere a mais de um interessado para a mesma vantagem ou provi-dncia solicitada no ofcio/requerimento.

n o desdobramento de documentos s poder ser efetuado pelos setores de Protocolo das Unidades.

n o original do documento ser sempre juntado ao processo do 1 interessado mencionado no ofcio.

n Para os demais ser providenciada cpia e anexado ao processo de cada interessado de acordo com o assunto solicitado.

n registrar no documento original e nas cpias os respectivos termos de desdobramento.

n quando o desdobramento envolver um conjun-to grande de documentos, referente a muitos interessados solicitando a mesma providncia necessrio ter bom senso para efetuar o desdobramento, devem ser selecionados para cpia somente os documentos pertencentes a cada interessado, de forma a evitar a incluso de folhas desnecessrias no processo.

n Verificar as datas dos documentos a serem jun-tados no processo, que devero seguir ordem cronolGicA, Por AssUnto.

n caso a documentao que est sendo desdo-brada for antiga, tomar o devido cuidado para que a juntada dos documentos no trunque nenhum assunto j providenciado e encerrado.

n Analisado o processo e identificada a posio correta do entranhamento das folhas, estas devem ser anexadas, numeradas e rubricadas.

n As folhas posteriores que j constavam do processo, antes do entranhamento, devem ser renumeradas e rubricadas na sequncia.

NOTAS

n tornar sem efeito a numerao anterior, com um trao transversal em cima do nmero can-celado.

n registrar, no verso da folha imediatamente an-terior juntada dos documentos desdobrados, o respectivo termo de entranhamento:

entranhamos aos Autos documentos de folhas.........(n das folhas juntadas)...................., ofcio de nmero................(n do ofcio na forma padro).....................- original/cpia.

(rgo, data, assinatura/carimbo)

n na ltima folha do processo efetuar despacho documentando o entranhamento de documen-tos e a renumerao de folhas:

entranhamos aos Autos, em ordem crono-lgica, documentos de folhas......................(n de folhas juntadas)...................., tendo em vista desdobramento de documentos com data de ....................(colocar data do documento desdo-brado)........................, bem como providenciamos a renumerao das folhas seguintes.


n quando a juntada feita no final do processo, as folhas devem ser numeradas e rubricadas em sequncia a ltima folha existente nos Autos.

n registrar, no verso da folha imediatamente anterior juntada dos papis, o respectivo despacho:

segue juntada de folhas de n................a...................., ofcio nmero.................


n registrar a juntada no sistema Proteos, atravs da transao juntada doc.

51

rEGULAriZAO DE iDENTiFiCAO DO prOCESSO / prOTOCOLADO

termo de regularizao de identificao de processo/protocolado.

Alterao de interessado:Alterado o nome do interessado, na capa do presente, de.....................(nome anterior)...............para.......................(nome atual)................, conforme (despacho/documento) de fls..............


Alterao de Assunto:Alterado o Assunto, na capa do presente de: ................(descrio anterior).......................... para:.....................(nova descrio)................, tendo em vista...................(expor os motivos da alter-ao)....................


TErMO 7

INCIO

Solicitao de regularizao na ltima folha do processo ou protocolado

Modelos de termos 7

Registro de regularizao no processo ou protocolado

PROTEOSTela Alteraoimprimir nova folha de rosto

TelaPROTEOS 4

Registrar o termo de regularizao na tela despacho e dar sada para o setor de destino

desmontar o processo/protocolado e substituir a folha de rosto

TelaPROTEOS11


PROTEOSdar entrada no processo/protocolado

Modelos de termos 7

reG

UlA

riZA

o

de

iden

tiFi

cA

o d

o P

roce

sso

/ Pr

oto

colA

do

TelaPROTEOS10

52

reG

UlA

riZA

o

de

iden

tiFi

cA

o d

o P

roce

sso

/ Pr

oto

colA

do

TELA prOTEOS 11 - Alterao


TELA prOTEOS 4.1

TELA prOTEOS 11.1

5

reG

UlA

riZA

o

de

iden

tiFi

cA

o d

o P

roce

sso

/ Pr

oto

colA

do

TELA prOTEOS 11.2

TELA prOTEOS 11.3

TELA prOTEOS 11.4


5

reG

UlA

riZA

o

de

iden

tiFi

cA

o d

o P

roce

sso

/ Pr

oto

colA

do

NOTAS

mBito de APlicAo:reGUlAriZAo de identiFicAo somente Poder ser eFetUAdA Pelo setor de Protocolo dA UnidAde

n A regularizao de identificao consiste em ato formal atravs do qual:

n Altera-se algum dado da identificao do pro-cesso ou protocolado, seja porque detecta-se incorreo, seja porque o prprio dado sofreu atualizao.

n ex.: Alterao do estado civil, com alterao do nome.

n completa-se dados faltantes.

n ex.: n do r.G., n funcional, n de convnio etc.

n A alterao de dados contidos na capa de um processo, ou na identificao de um proto-colado, assim como a regularizao de falhas de autuao, s podero ser efetuadas pelo Protocolo da Unidade onde efetuou-se a sua abertura, ou pelo Protocolo de reitoria.

n no permitida a alterao do nmero do pro-cesso ou protocolado, data e hora de abertura e setor de abertura.

n A regularizao do interessado permitida quando, no decorrer do processo ou protocola-do, ocorrerem situaes que tornem necessria a atualizao, tais como:

l Alterao do nome, em funo de casamen-to, divrcio, etc., quando tratar-se de pessoa fsica.

l Alterao da razo social, quando pessoa jurdica.

l Alterao de nome de rgo interessado, quando ocorrer reestruturao interna.

l Juntada de processo a outro, que implique em alterao de assunto da capa e, em decorrncia, tambm o interessado.

Observao: Quando de alterao de nome do interessado, em processos tipo Pessoal, devero ser regularizadas as capas de todos os processos existentes para o interessado.

nPara que se proceda regularizao de identifi-cao do interessado ser necessrio:

l solicitao formal por parte de rgo com-petente da Universidade, atravs de despa-

cho no processo/protocolado ou atravs de ofcio, assegurando que foram atendidos todos os requisitos legais necessrios, tais como tipo de documento exigido, publica-es no doe etc.

l existncia de documento comprobatrio de alterao ocorrida, cujos originais ou cpias possam ser juntados ou referenciados no processo/protocolado.

n A regularizao do interessado tambm per-mitida quando for identificada a ocorrncia de erro quando da abertura do processo/protoco-lado, que possa ser comprovado pelos docu-mentos iniciais. nesse caso no necessria a solicitao formal atravs de despacho para que proceda a regularizao.

n A regularizao do Assunto da capa permi-tida na ocorrncia de situaes, formalmente registradas, em que a descrio existente no mais corresponde ao objetivo do processo/pro-tocolado:

l Juntada de um processo a outro, alterando o assunto do processo que recebeu a juntada.

l existncia de descrio mal elaborada, ou erros de digitao , na ocasio da abertura do processo/protocolado, dificultando o imediato entendimento do contedo, ou dificultando a busca no sistema automa-tizado.

n A alterao tambm permitida quando o acrscimo de algum dado relevante se faz necessrio para facilitar a recuperao da infor-mao no sistema Automatizado Proteos. ex.: n de convnio, n funcional.

n A regularizao do n do documento base tambm permitida, quando for cadastrada fora do padro estabelecido pelo ofcio circular dc-1/2681/dc.

n o n da caixa Arquivo tambm pode ser al-terada, toda vez que o processo sofrer remane-jamento de caixa.

n A regularizao de identificao, envolvendo alterao de dados da capa do processo/pro-tocolado dever ser formalmente registrada no processo/protocolado, atravs de despacho esclarecedor.

TELA prOTEOS 10.1

55

EXTrAviO DE prOCESSO/prOTOCOLADO E ABErTUrA DE 2a viA

INCIO

Solicitao de abertura de 2a via de processo extraviado

Reunir as cpias dos documentos que compunham o processo extraviado

PROTEOSTela Alteraoacrescentar no campo doc Base, logo aps o nmero do ofcio a expresso 2a via.Gerar e imprimir folha de rosto.

TelaPROTEOS 4

Registrar Termo de abertura de 2a via na tela despacho e dar sada para o setor de destino

Montar, capear, numerar e rubricar as folhas do processo

TelaPROTEOS10

Registrar na ltima folha do processo o Termo de abertura de 2a via

PROTEOSRegistrar a entrada do nmero do processoextraviado

Modelo de termo 8


Utilizar o mesmo nmero de processo para registro nos papis

Modelo de termo 8

eXtr

AVio

de

Pro

cess

o/P

roto

colA

do

e A

Bert

UrA

de

2a V

iA

TelaPROTEOS11

termo de abertura de 2a via

Providenciamos abertura de 2 via do processo n....................., tendo em vista que o original encontra-se extraviado desde...............(data do extravio)................, junto ao setor................(nome do setor onde ocorreu o extravio)..............Alteramos a identificao do processo acrescentado 2 via no campo doc base


TErMO 8

56

eXtr

AVio

de

Pro

cess

o/P

roto

colA

do

e A

Bert

UrA

de

2a V

iATELA prOTEOS 4 - Entrada

TELA prOTEOS 4.1

TELA prOTEOS 11 - Alterao

TELA prOTEOS 11.1

57

eXtr

AVio

de

Pro

cess

o/P

roto

colA

do

e A

Bert

UrA

de

2a V

iA

TELA prOTEOS 11.2

TELA prOTEOS 11.3

TELA prOTEOS 11.4


TELA prOTEOS 10.1

58

eXtr

AVio

de

Pro

cess

o/P

roto

colA

do

e A

Bert

UrA

de

2a V

iA

NOTAS

n Vias de um processo constitui-se em um exem-plar que dele se obtenha, com caractersticas exatamente iguais, constituindo-se, portanto em rplica das folhas, um do outro.

n somente o Protocolo da Unidade de procedn-cia do processo poder efetuar abertura de 2 via para trmite, despacho, e juntada de documentos, aps esgotadas as providncias de localizao da via extraviada, em funo da urgncia em dar andamento ao assunto objeto.

n A 2 via ser montada totalmente ou parcial-mente, atravs de cpias que eventualmente se disponha dos documentos que compunham o processo extraviado.

n A 2 via criada em funo do extravio s poder tramitar e receber despachos enquanto a via original permanecer extraviada.

n Uma vez localizada a 1 via, a 2 via dever ser extinta, efetuando-se a juntada somente dos documentos que no constam do processo original.

procedimentos

n Acessar o sistema Proteos, dar entrada no pro-cesso e atravs da transao Alterao apagar do campo doc base o dado 2 via, concluir a transao.

n Gerar e imprimir a folha de identificao.

n Juntar ao processo original os documentos da 2 via que no constam da via original, elimi-nando as cpias, e tomando o devido cuidado para que haja coerncia na ordenao dos documentos e no assunto tratado no mesmo.

n se necessrio, dar seqncia numerao das folhas, cancelando com um trao a numerao anterior.

n registrar, no processo e no sistema, um des-pacho sobre a localizao do processo original, juntada de documento, bem como de alterao dos dados de identificao.

tendo em vista a localizao da via original do processo n ................................, provi-denciamos juntada da 2 via, constituindo folhas ......................(mencionar o n das fol-has)......................Alteramos a folha de identifica-o do processo eliminando o dado 2 via do campo documento base.

rgo, data, assinatura/carimbo

n dar sada para o setor de destino.

n trocar a folha de identificao do processo.

n liberar para trmite.

n os mesmos procedimentos so vlidos para protocolados.

cABe AdministrAo sUPerior instAUrAr Processo de APUrAo de resPonsABilidAde reFerente Ao desAPArecimento do Processo oU ProtocolAdo.

59

rEGiSTrO DE iNFOrMAESEM prOCESSOS E prOTOCOLADOS

n As informaes e os despachos devem ser redigidos em folha de informao, com linguagem clara, precisa e restrita ao assunto. devem conter assinatura com identificao do responsvel, seguida da designao do cargo ou funo, setor e data.

n toda deciso, providncia ou informao de-ver ser objeto de registro atravs de despacho ou lavratura de termos nos respectivos proces-sos ou protocolados e tambm no sistema Proteos (transao despacho).

n os registros devero ser efetuados em se-qncia, e sempre na ltima folha juntada ao processo ou protocolado.

n os despachos em processos ou protocolados devero ser feitos nos espaos em branco da ltima folha, inclusive de seu verso, ainda que se trate de ofcios, memorandos, ou documen-tos correlatos.

n Fica proibido despacho ou informao quando se tratar de original de certides de qualquer origem, escrituras, documentos pblicos ou tipo de documento em relao ao qual se deseja preservar as caractersticas iniciais.

n quando houver mais registros a efetuar e a ltima folha, incluindo o verso, estiver termi-nando, ser juntada folha em branco destinada a novos despachos.

n A folha em branco juntada dever ser numera-da e rubricada.

n A juntada da nova folha dever ser objeto de despacho na folha anterior. mencionando-se o seu nmero e a data de juntada.

n As pginas e espaos que no contenham informaes, quando no forem aproveitadas devero ser inutilizadas por meio de trao diagonal.

reG

istr

o d

e in

Form

A

es e

m P

roce

sso

s e

Pro

toco

lAd

os

60

ArQUivAMENTO

INCIO

PROTEOSdar entrada nosprocessos

PROTEOSArquivar: digitar o nmero dos processos e atribuir um nmero de caixa para os processos

TelaPROTEOS 4

ATENO

Nenhum processo ser arquivado sem o despacho de autoridade competente, constando a expresso ARqUIvE-SE.

Sero responsveis pelos danos causados Universidade as autoridades que determinarem o arquivamento de processos ainda pendentes de soluo. deve-se verificar a regularidade dos processos atravs:

- da existncia de despacho final;

- da regular numerao de todas as folhas;

- da inutilizao de todos os espaos em branco.

Nenhum processo poder ser arquivado com documentos na contracapa.

Processos apensados no podem ser arquivados.

depois do arquivamento o processo s poder sair do Setor de Arquivo quando for solicitado para consulta ou para juntada de documentos.

TelaPROTEOS12

conferncias

Arq

UiV

Amen

to


61

Arq

UiV

Amen

to

TELA prOTEOS 4.1

TELA prOTEOS 12 - Arquiva processo

TELA prOTEOS 12.1

mBito de APlicAo: o ArqUiVAmento de Processos s Poder ser reAliZAdo Pelo setor de Protocolo, setor de ArqUiVo e setores AdministrAti-Vos qUe mAntm ArqUiVo corrente

n Aps a conferncia dos processos, caso este-jam corretos, colocar carimbo de confere a numerao de folhas.

n Processos com irregularidades, devolver di-retoria da rea ou Assistncia Administrativa para encaminhamento e soluo.

so autorizados a determinar o arquivamento de processos:

NOTAS

reitor chefe de Gabinete Vice-reitor Pr-reitor coordenador Geral secretrio Geral Procurador chefe diretor de Unidade Prefeito Assistente tcnico diretor de departamento diretor de diviso supervisor Administrativo chefe de seo

62

DESArQUivAMENTO

INCIO

Solicitao de consulta ou solicitao para Juntada de documentos

PROTEOSdesarquivar

PROTEOSdar sada para osetor solicitante

Encaminhar ao setor solicitante

Seguir:JUNTAdA dE dOCUMENTOS

Consulta

TelaPROTEOS13

TelaPROTEOS 5

devoluo

Seguir:ARqUIvAMENTO

des

Arq

UiV

Amen

to

TELA prOTEOS 13 - Desarquiva processo

6

des

Arq

UiV

Amen

toNOTAS

mBito de APlicAo: o desArqUiVAmento de Processo s Poder ser eXecUtAdo Pelo setor de Protocolo, setor de ArqUiVo e setores AdministrAtiVos qUe mAntm ArqUiVo corrente

n os processos administrativos disciplinares,os processos administrativos disciplinares, de sindicncias ou que contenham matria reservada s podero ser desarquivados e requisitados pela consultoria Jurdica, Gabi-nete do reitor, codAGe, diretor da Unidade, Assistente Administrativo e pelos presidentes das comisses de Processos Administrativos ou de sindicncias.

n Unidades e rgos da UsP s podero solicitar ao Arquivo central da rUsP, processos origin-rios de sua unidade ou a ela pertinentes.


TELA prOTEOS 5.1

TELA prOTEOS 13.1

n Unidades e rgos da UsP podero consultar processos originrios de outras unidades, que estejam no Arquivo central da rUsP, mediante solicitao por escrito e autorizao do coorde-nador da codAGe.

pedido e Sada de processos

n os pedidos podero ser efetuados por telefone, por formulrio prprio ou por correio eletrnico (e-mail).

n colocar nos processos que esto saindo do arquivo, carimbo correspondente a encaminha-mento de processos e despach-los.

6

CONCEiTOS BSiCOS DE prOTOCOLO E ArQUivOABertUrA de Processo Ato de registrar um processo no sistema de Protocolo Proteos.

ABertUrA de ProtocolAdo Ato de registrar um protocolado no sistema de Protocolo Proteos.

ABertUrA de VolUme tela do sistema Proteos que permite registrar a criao de um novo volume,

Acesso Possibilidade de consulta a documentos.

AcondicionAmento Processo de embalagem destinado a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio.

AlterAo tela do sistema Proteos que permite corrigir erros ocorridos na abertura, registrar mudana ou acrescentar dados de identificao.A alterao pode ser feita nos seguintes campos: doc base, interessado, assunto e detalhamento do assunto.

AneXAo tela do sistema Proteos que permite registrar a juntada de protocolado ao processo.Para juntada de documentos a processo ou protocolado, use Juntada doc.

APensAmento o apensamento o ato de colocar um processo junto a outro, quando este deve servir de elemento elucidativo ou subsidirio para instruo daquele, continuando ambos com existncia prpria e independente. , portanto, uma unio de processos em carter temporrio.

ArmAZenAmento operao que consiste em guardar documentos nos seus devidos lugares, em rea que lhes so prprias.

ArqUiVAmento conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento de documentos.

ArqUiVA Processo tela do sistema Proteos que permite registrar o arquivamento de processos e atribuir um nmero de caixa.

ArqUiVe-se Ao pela qual a autoridade administrativa determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitao.

ArqUiVo 1. conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por processo de acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas, e conservados em decorrncia de seu valor. 2. entidade administrativa responsvel pela custdia, pelo processamento tcnico e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio.. edifcio ou uma das partes em que so guardados os documentos.. Pea de mobilirio destinada guarda de documentos.

AssUnto determinao da atividade que gerou ao documento.

AUtos conjunto de documentos que constituem um processo.

AUtUAo em Processos Ato de reunir numa s pasta um conjunto de documentos sempre que o contedo e a importncia do assunto exigirem tramitao pelas vrias Unidades ou rgos da UsP, visando encaminhamento, manifestao ou deciso administrativa.

BUscA 1. na recepo de documentos pelo Protocolo, denomina-se busca a procura por processos j existentes relacionados ao documento recebido. 2. sistema Proteos , transao que permite localizar processos ou protocolados que foram abertos na UsP.

cAPA tela do sistema Proteos que permite a impresso da folha de identificao.

cdiGo de clAssiFicAo cdigo composto por uma letra que indica a funo, completada por um nmero correspondendo atividade especfica que, no contexto da funo, gerou o documento.

consUltA Proteos o acesso s informaes relativas a identificao e localizao fsica de processos e/ou protocolados bem como outras informaes acessrias para o funcionamento do sistema, como setores e Funcionrios. Permite tambm a emisso de relatrios de controle.

desAneXAr Ver desentranhamento de documento.

desAPensAmento o desapensamento o procedimento inverso ao apensamento. consiste em desanexar um ou vrios processos.

desArqUiVAmento tela do sistema Proteos que permite desarquivar o processo para trmite, com a finalidade de atender pedidos de consulta ou para efetuar juntada de documentos.

desentrAnHAmento de docUmentos

Procedimento inverso ao da juntada de documento ou entranhamento. consiste em retirar um ou mais documentos de um processo, informando o destino dado a esses documentos.

65

desPAcHo 1. registro por escrito de uma deciso ou providncia dada em um processo ou protocolado.

2. tela do sistema Proteos que permite o registro de decises ou providncias tomadas em Processo ou Protocolado.

detAlHAmento de AssUnto

informaes complementares ao assunto, tais como datas de vencimento, valores, nmeros de notas fiscais, descrio de mobilirio, equipamentos, itens de despesa, etc.

docUmento Unidade constituda pela informao e seu suporte (meio onde a informao reside: papel, disquete, etc.).

docUmento BAse documento inicial que servir como referncia formal para abertura de um processo ou protocolado. A identificao do documento base dever ser registrada de forma especificada no of. circ. dc-1/26/81/dc/6/11/81 :setor emitentente do doc. / num. do documento Ano / setor superior do emitente

dAcA/25 2008/dAdAcA = setor emitente; 25 = nmero do ofcio; 2008 = ano do ofcio; dA = setor superior do setor emitente; Para documentos com emitente externo utilize as iniciais do emitente. Para documentos sem nmero represente apenas o ano:ex: requerimento de eduardo da silva com data de 0/05/2008

2008/req/es

entrAdA tela do sistema Proteos que permite registrar o recebimento de processos e protocolados pelo setor.

entrAnHAmento Ver juntada de documento.

FolHA de identiFicAo Folha de rosto em papel A com os dados de identificao do processo/protocolado, equivale folha 1 do processo ou protocolado.

Gesto de docUmentos conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referente produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

interessAdo Pessoa, empresa, rgo da UsP, rgo do governo ou outra entidade diretamente afetada pelas decises tomadas em relao ao assunto do Processo ou Protocolado.

JUntAdA de docUmento Ato de anexar formalmente um documento ou folha contendo informaes ou despachos a um protocolado ou processo. os documentos so inseridos no processo obedecendo ordem cronolgica de sua apresentao.Para juntada de protocolado ao processo use Anexao.

JUntAdA doc tela do sistema Proteos que permite registrar juntada de um ofcio ou documento no automatizado a um processo ou protocolado e dar despacho sobre o assunto a que se refere. Para juntada de protocolado ao processo use Anexao.

JUntAdA de Processos A juntada de processos consiste na incorporao definitiva de um processo ao outro, quando tratarem do mesmo assunto e tiverem as mesmas partes interessadas. o processo de origem mais recente ser incorporado ao anterior, prevalecendo o n mais antigo.

nmero do Processo/ProtocolAdo

Gerado automaticamente pelo sistema de Protocolo Proteos, aps o registro dos dados, com a seguinte composio: ex.: Processo n. 08.1.20.1.2

08 ano1 tipo processo20 nmero do processo na Unidade1 nmero da Unidade (reitoria)2 dgito de controle

nmero do Processo/ProtocolAdo (cont.)

ex.: Protocolado n. 08.5.20.1.0

08 - ano5 - tipo protocolado20 - nmero do protocolado na Unidade1 - nmero da Unidade ( reitoria)0 - dgito de controle

66

Processo termo geralmente usado na administrao pblica paradesignar o conjunto de documentos, reunidos em capaespecial, e que vo sendo organicamente acumulados nodecurso de uma ao administrativa ou judiciria.

ProtocolAdo constitui uma autuao provisria de documentos que somente deve ser feita quando o processo sobre o assunto no estiver disponvel. tomadas todas as decises e providncias pertinentes ao assunto, deve ser juntado ao processo respectivo.

ProtocolAr registrar no sistema de Protocolo Proteos, atribuindo-se um cdigo de identificao.

Protocolo 1. denominao geralmente atribuda a setores encarregados de recebimento, registro, distribuio e movimentao de documentos em curso.

2. comprovante da recepo de documentos caracterizados por um nmero que tambm registrado no respectivo documento.

. livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

sAdA tela do sistema Proteos que permite registrar a sada de processos e protocolados de um setor, informando o setor para onde foi encaminhado.

sistemA de Protocolo dA UsP

sistema que tem por objetivo armazenar e fornecer informaes que identifiquem a existncia e a localizao de documentos que envolvam o registro de atos e fatos de natureza administrativa/jurdica de interesse da UsP.

termo declarar por escrito um ato ou fato associado ao protocolado ou processo.

termo de encerrAmento de VolUme

nota utilizada para registrar o encerramento de um volume de processo. o sistema permite gerar e imprimir o termo. Ver tambm Volume.

trAmitAo de Processos e docUmentos

1. denominam-se pontos de tramitao todas as Unidades por onde um processo eventualmente passa depois que sai do Protocolo.

2. sequncia de diligncias e aes prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa, at seu julgamento ou soluo.

VolUme Abertura de nova pasta para processo quando atinge o limite de 00 folhas.

67

BibliografiaManual do PROTEOS;

Dicionrio de Terminologia Arquivstica, de autoria de Helosa L. Bellotto e Ana Maria de Almeida Camargo, publicado em 1996 pela Associao dos Arquivistas Brasileiros e pela Secretaria de Estado da Cultura.

USP: Gestão Documental - Procedimentos de Protocolo

Documents

Transcript of USP: Gestão Documental - Procedimentos de Protocolo