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Aprenda a ser uma Secretaacuteria de sucesso

Profissional e Ministerial

Faccedila a Diferenccedila

Secretaacuteria Estatutaacuteria

Secretaacuteria Moderna

SECRETAacuteRIA ESTATUTAacuteRIA e

SECRETAacuteRIA MODERNA IacuteNDICE GERAL

Paacuteg 02 Paacuteg 04 Paacuteg 05 Paacuteg 06 aacute 07 Paacuteg 08 Paacuteg 09 Paacuteg 10 Paacuteg 11 Paacuteg 12 Paacuteg 13 Paacuteg 14 Paacuteg 15 Paacuteg 16 Paacuteg 17 Paacuteg 18 aacute 20 Paacuteg 21 Paacuteg 22 Paacuteg 23 Paacuteg 24 Paacuteg 25 Paacuteg 26 Paacuteg 27 e 28 Paacuteg 29 Paacuteg 30 Paacuteg 31 aacute 33 Paacuteg 34 aacute 35 Paacuteg 36 aacute 38 Paacuteg 39 Paacuteg 40 aacute 41 Paacuteg 42 aacute 46 Paacuteg 47 aacute 49

Paacuteg 50 Paacuteg 51 e 52

Iacutendice Geral Origem da Profissatildeo Decaacutelogo da Secretaacuteria Coacutedigo de Eacutetica Elegacircncia e Comportamento O que eacute ser Secretaacuterio de Igreja Deveres e Responsabilidades Um Secretaacuterio Responsaacutevel precisa A Lideranccedila da Igreja ( Convocaccedilotildees) Pronomes de Tratamento Erros e Viacutecio de Linguagem Vida Profissional Eacutetica Organize-se Como Organizar Arquivos Como Organizar Reuniotildees Atas Ofiacutecios Requerimentos Resumir Texto Telegramas Como Melhorar sua Redaccedilatildeo Como Administrar seu Tempo Eventos Empresariais Teste sua Motivaccedilatildeo Como Lidar e Administrar seu Liacuteder O que eacute Qualidade Total A importacircncia do Atendimento Telefocircnico Dicas de Curriacuteculo Cartas Diversas Como Confeccionar Atas Dicas para o Sucesso 10 Erros de Portuguecircs Como Ser Eficiente

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ORIGEM DA PROFISSAtildeO

DE SECRETAacuteRIA

A profissatildeo de secretaacuteria natildeo tem a sua origem muito conhecida Diz-se por aiacute que a

primeira secretaacuteria foi Eva Outros afirmam que a primeira secretaacuteria assessorou Napole-

atildeo Bonaparte sendo demitida por pressotildees da Josefina Conta-se ainda que a primeira

secretaacuteria assessorou a Rainha Vitoacuteria trabalhando com luvas e chapeacuteu Atraveacutes de pes-

quisas histoacutericas percebemos que o antepassado da secretaacuteria foi o Escriba ndash profis-

sional de atuaccedilatildeo destacada em toda a Idade Antiga junto aos povos que desenvolve-

ram a escrita e o comeacutercio Lendo a descriccedilatildeo do trabalho do escriba observamos que

existe bastante semelhanccedila com o trabalho da secretaacuteria resguardando obviamente as

caracteriacutesticas de cada eacutepoca O escriba oriental eacute o homem que domina a escrita clas-

sifica os arquivos redige as ordens aquele que eacute capaz de recebecirc-las por escrito e que

por conseguinte eacute naturalmente encarregado da sua execuccedilatildeo Na obra A fascinante

histoacuteria do livro de Joseacute Teixeira de Oliveira encontramos interessante citaccedilatildeo tambeacutem

sobre os escribas Citaccedilatildeo estaacute que poderaacute ateacute explicar algumas das posturas das se-

cretaacuterias em nossos dias De iniacutecio dediquemos algumas palavras aos escribas pre-

ceptores da humanidade segundo a expressatildeo de Claude Abastado Na Greacutecia antiga

eles constituiacuteam espeacutecie de confraria de letrados privilegiada uma casta hereditaacuteria po-

reacutem sem o caraacuteter sacerdotal a que outras civilizaccedilotildees guindaram os seus confrades

Com o advento da democracia que proporcionou ao povo facilidades para aprender a ler

e escrever mdash instrumentos de liberdade intelectual de igualdade social e econocircmica de

progresso e de controle ciacutevicos mdash seu prestiacutegio sofreu restriccedilatildeo ou melhor adquiriu no-

vas roupagens Parte metamorfoseou-se em eruditos filoacutesofos professores saacutebios es-

critores Parte (constituiacuteda principalmente de prisioneiros de guerra) permaneceu na

condiccedilatildeo de escravos a serviccedilo de senhores capazes de aproveitar as suas aptidotildees

mentais Daqui saiacuteam os secretaacuterios os copistas e leitores (e por que natildeo) os colabora-

dores intelectuais das obras assinadas pelos amos Cefisofatildeo escravo de Euriacutepedes

passou agrave Histoacuteria pelas matildeos de Aristoacutefanes como tendo participado da redaccedilatildeo das

peccedilas do terceiro dos grandes traacutegicos Perversidade do autor da Assembleacuteia das mulhe-

res Na esfera da burocracia o escriba compartilhou das prerrogativas e das penuacuterias

que seguem os passos dos funcionaacuterios puacuteblicos em geral Havia os secretaacuterios dos tri-

bunais e conselhos com poderes e regalias iguais aos dos mais altos magistrados da ci-

dade No extremo oposto vegetavam os humildes de todas as administraccedilotildees forros ou

escravos modestos cidadatildeos que tinham necessidade de ganhar a vida Sua reputaccedilatildeo

natildeo era das melhores Ao deparar-me com um antepassado escravo pergunto-me se

muitas secretaacuterias que mantecircm uma postura de submissatildeo natildeo estariam ainda sofrendo

as consequumlecircncias daquele antigo estado Ou se os gerentes que insistem em tratar as

suas secretaacuterias como serventes sem qualquer tipo de participaccedilatildeo e iniciativa tambeacutem

natildeo estariam preservando a antiga postura dos senhores da Greacutecia e Roma antigas U-

ma curiosidade agora quanto ao desempenho dos escribas mais tarde chamados de

secretaacuterios no Baixo Impeacuterio Romano muitos deles eram taquiacutegrafos No Baixo Impeacuterio

Romano a estenografia vulgarizou-se assumindo importante papel nos escritoacuterios da

administraccedilatildeo puacuteblica A proacutepria palavra secretaacuteria tem origem no Latim onde en-

contramos a princiacutepio as palavras secretarium secretum que significa lugar

retirado conselho privado e secreta particular segredo misteacuterio Acredita-se que

com o passar do tempo a grafia e o significado de tais palavras tenham sofrido altera-

ccedilotildees surgindo os dois gecircneros

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Decaacutelogo da Secretaacuteria

Texto de Liana Natalense

1 Promova mudanccedilas com sabedoriaAceite e participe das contiacutenuas mudanccedilas dos paradigmas da empresa e da proacutepria profissatildeo

2 Desafie a criatividadeDesenvolva a sua criatividade aplicando-a con-tinuamente

3 Desenvolva a melhoria contiacutenuaAdote a praacutetica da melhoria contiacutenua como filosofia de vida e de trabalho

4 Gerencie informaccedilotildeesMantenha-se informada transmita as informa-ccedilotildees aos seus clientes parceiros e fornecedores Faccedila da informaccedilatildeo a sua estrateacutegia para o sucesso

5 Personalize a assessoriaPersonalize a assessoria aos seus clientes diferenciando-os Encante-os

6 Comunique-sePromova a comunicaccedilatildeo na sua empresa e viva a gran-de aventura de interagir com outras pessoas

7 Desenvolva a sua tecnologiaEsteja em permanente estado de desen-volvimento tecnoloacutegico

8 Orquestre os timesAja como o maestro da orquestra no que se refere aos times dos quais participa

9 Seja o modeloSeja o modelo e natildeo o imitador

10 Orgulhe-se de sua profissatildeo Agradeccedila sempre a oportunidade que a vida deu para que vocecirc atue nesta profissatildeo estimulante e vencedora

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6

Coacutedigo de Eacutetica do Profissional de Secretariado Publicado no Diaacuterio Oficial da Uniatildeo de 7 de julho de 1989)

lsquo Esse Coacutedigo de Eacutetica eacute um dos instrumentos baacutesicos para o direcionamento correto da nossa atuaccedilatildeo como profissionais Se vocecirc ainda natildeo o conhece invista cinco minutos na sua leitura Se vocecirc jaacute o conhece aproveite para relecirc-lo Deixe-o agrave matildeo divul-gue-o entre as colegas de profissatildeo mostre-o ao setor de RH de sua empresa e aos executivos Faccedila uma reflexatildeo e veja como - individualmente ou em grupo - o Coacutedigo pode ser melhor conhecido e principalmente colocado em praacutetica Sempre que fizer sua auto-avaliaccedilatildeo profissional tenha o Coacutedigo de Eacutetica como paracircmetro

Capiacutetulo I

Dos Princiacutepios Fundamentais

Art1ordm - Considera-se Secretaacuterio ou Secretaacuteria com direito ao exerciacutecio da profissatildeo a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor Art2ordm - O presente Coacutedigo de Eacutetica Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exerciacute-cio de sua profissatildeo regulando-lhes as relaccedilotildees com a proacutepria categoria com os poderes puacuteblicos e com a sociedade Art3ordm - Cabe ao profissional zelar pelo prestiacutegio e responsabilidade de sua profissatildeo tratando-a sempre como um dos bens mais nobres contribuindo atraveacutes do exemplo de seus atos para elevar a categoria obedecendo aos preceitos morais e legais

Capiacutetulo II Dos Direitos

Art4ordm - Constituem-se direitos dos Secretaacuterios e Secretaacuterias a) garantir e defender as atribuiccedilotildees estabelecidas na Lei de Regula-mentaccedilatildeo b) participar de entidades representativas da categoria c) participar de atividades puacuteblicas ou natildeo que visem defender os direitos da categoria d) defender a integridade moral e social da profissatildeo denunciando agraves entidades da categoria qualquer tipo de alusatildeo desmoralizadora e) receber remuneraccedilatildeo equiparada agrave dos profissionais de seu niacutevel de escolaridade f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros EventosCursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional g) jornada de trabalho compatiacutevel com a legislaccedilatildeo trabalhista em vigor

Capiacutetulo III Dos Deveres Fundamentais

Art5ordm - Constituem-se deveres fundamentais das Secretaacuterias e Secretaacuterios a) considerar a profissatildeo como um fim para a realizaccedilatildeo profissional b) direcionar seu comportamento profissional sempre a bem da verdade da moral e da eacutetica c) respeitar sua profissatildeo e exercer suas atividades sempre procurando aperfeiccediloamento d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comu-nicaccedilatildeo com o puacuteblico e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisotildees sabendo colocar e expressar suas ativida-des f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissatildeo e dos avanccedilos tecnoloacutegicos que poderatildeo facilitar o desempenho de suas atividades g) lutar pelo progresso da profissatildeo h) combater o exerciacutecio ilegal da profissatildeo i) colaborar com as instituiccedilotildees que ministram cursos especiacuteficos oferecendo-lhes subsiacutedios e orientaccedilotildees

Capiacutetulo II Dos Direitos

Art4ordm - Constituem-se direitos dos Secretaacuterios e Secretaacuterias a) garantir e defender as atribuiccedilotildees estabelecidas na Lei de Regulamenta-ccedilatildeo b) participar de entidades representativas da categoria c) participar de atividades puacuteblicas ou natildeo que visem defender os direitos da categoria d) defender a integridade moral e social da profissatildeo denunciando agraves entidades da categoria qualquer tipo de alusatildeo desmorali-zadora e) receber remuneraccedilatildeo equiparada agrave dos profissionais de seu niacutevel de escolaridade f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros EventosCursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional g) jornada de trabalho compatiacutevel com a legislaccedilatildeo trabalhista em vigor

Capiacutetulo III Dos Deveres Fundamentais

Art5ordm - Constituem-se deveres fundamentais das Secretaacuterias e Secretaacuterios a) considerar a profissatildeo como um fim para a realizaccedilatildeo pro-fissional b) direcionar seu comportamento profissional sempre a bem da verdade da moral e da eacutetica c) respeitar sua profissatildeo e exercer suas atividades sempre procurando aperfeiccediloamento d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicaccedilatildeo com o puacuteblico e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisotildees sabendo colocar e expressar suas atividades f) procurar infor-mar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissatildeo e dos avanccedilos tecnoloacutegicos que poderatildeo facilitar o desempenho de suas ativida-des g) lutar pelo progresso da profissatildeo h) combater o exerciacutecio ilegal da profissatildeo i) colaborar com as instituiccedilotildees que ministram cursos especiacuteficos oferecendo-lhes subsiacutedios e orientaccedilotildees

Capiacutetulo IV Do Sigilo Profissional

Art6ordm - A Secretaacuteria e o Secretaacuterio no exerciacutecio de sua profissatildeo deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe satildeo confiados Art7ordm - Eacute vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria

Capiacutetulo V Das Relaccedilotildees entre Profissionais Secretaacuterios

Art8ordm - Compete agraves Secretaacuterias e Secretaacuterios a) manter entre si a solidariedade e o intercacircmbio como forma de fortalecimento da cate-goria b) estabelecer e manter um clima profissional cortecircs no ambiente de trabalho natildeo alimentando discoacuterdia e desentendimento profis-sionais c) respeitar a capacidade e as limitaccedilotildees individuais sem preconceito de cor religiatildeo cunho poliacutetico ou posiccedilatildeo social d) estabe-lecer um clima de respeito agrave hierarquia com lideranccedila e competecircncia Art9ordm - Eacute vedado aos profissionais a) usar de amizades posiccedilatildeo e influecircncias obtidas no exerciacutecio de sua funccedilatildeo para conseguir qual-quer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades em detrimento de outros profissionais b) prejudicar deliberadamente a reputaccedilatildeo profissio-

nal de outro secretaacuterio c) ser em funccedilatildeo de seu espiacuterito de solidariedade conivente com erro contravenccedilatildeo penal ou infraccedilatildeo a este

Coacutedigo de Eacutetica

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Capiacutetulo VI

Das Relaccedilotildees com a Empresa

Art10ordm - Compete ao Profissional no pleno exerciacutecio de suas atividades a) identificar-se com a filosofia em-presarial sendo um agente facilitador e colaborador na implantaccedilatildeo de mudanccedilas administrativas e poliacuteticas b) agir como elemento facilitador das relaccedilotildees interpessoais na sua aacuterea de atuaccedilatildeo c) atuar como figura-chave no fluxo de informaccedilotildees desenvolvendo e mantendo de forma dinacircmica e contiacutenua os sistemas de co-municaccedilatildeo Art11ordm - Eacute vedado aos Profissionais a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relaccedilatildeo aos demais b) prejudicar deliberada-mente outros profissionais no ambiente de trabalho

Capiacutetulo VII

Das Relaccedilotildees com as Entidades da Categoria

Art12ordm - A Secretaacuteria e o Secretaacuterio devem participar ativamente de suas entidades representativas colabo-rando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais Art13ordm - Acatar as resoluccedilotildees aprovadas pelas entidades de classe Art14ordm - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo em entidades da categoria natildeo se utilizar dessa posiccedilatildeo em proveito proacuteprio Art15ordm - Participar dos movimentos sociais eou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade profissional Art16ordm - As Secretaacuterias e Secretaacuterios deveratildeo cumprir suas obrigaccedilotildees tais como mensalidades e taxas legalmente estabelecidas junto agraves entidades de classes a que pertencem

Capiacutetulo VIII

Da Obediecircncia Aplicaccedilatildeo e Vigecircncia do Coacutedigo de Eacutetica

Art17ordm - Cumprir e fazer cumprir este Coacutedigo eacute dever de todo Secretaacuterio Art18ordm - Cabe aos Secretaacuterios docentes informar esclarecer e orientar os estudantes quanto aos princiacutepios e normas contidas neste Coacutedigo Art19ordm - As infraccedilotildees deste Coacutedigo de Eacutetica Profissional acarretaratildeo penalidades desde a advertecircncia agrave cas-saccedilatildeo do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais eou regimentais atraveacutes da Federaccedilatildeo Nacio-nal das Secretaacuterias e Secretaacuterios Art20ordm - Constituem infraccedilotildees a) transgredir preceitos deste Coacutedigo b) exercer a profissatildeo sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislaccedilatildeo especiacutefica c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretaacuterias eou Secretaacuterios para quaisquer fins sem o endosso dos Sindicatos de Classe em niacutevel Estadual e da Federaccedilatildeo Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos eou em niacutevel Nacional

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Elegacircncia no comportamento -

Hoje a maioria das pessoas que tem acesso agrave informaccedilatildeo sabe que eacute peruiacutece usar uma blusa de paetecircs agraves 14h e que eacute deselegante comparecer a um casa-mento sem gravata

Dizem Costanza Pascolato Gloacuteria Kalil Fernando Barros e Claacuteudia Matarazzo alguns dos jornalistas especializados que nos ajudam a natildeo cometer gafes na hora de se vestir ou de se portar agrave mesa

Mas existe uma coisa difiacutecil de ser ensinada e que talvez por isso esteja cada vez mais rara a elegacircncia do comportamento

Eacute um dom que vai muito aleacutem do uso correto dos talheres e que abrange bem mais do que dizer um simples obrigado diante de uma gentileza

Eacute a elegacircncia que nos acompanha da primeira hora da manhatilde ateacute a hora de dormir e que se manifesta nas situaccedilotildees mais prosaicas quando natildeo haacute festa alguma nem fotoacutegrafos por perto Eacute uma elegacircncia desobrigada

Eacute possiacutevel detectaacute-la nas pessoas que elogiam mais do que criticam nas pes-soas que escutam mais do que falam E quando falam passam longe da fofo-ca das pequenas maldades ampliadas no boca a boca

Eacute possiacutevel detectaacute-la nas pessoas que natildeo usam um tom superior de voz ao se dirigir a empregadas domeacutesticas garccedilons ou frentistas nas pessoas que evi-tam assuntos constrangedores porque natildeo sentem prazer em humilhar os ou-tros Eacute possiacutevel detectaacute-la em pessoas pontuais

Elegante eacute quem demonstra interesse por assuntos que desconhece eacute quem presenteia fora das datas festivas eacute quem cumpre o que promete e ao receber uma ligaccedilatildeo natildeo recomenda agrave secretaacuteria que pergunte antes quem estaacute falan-do e soacute depois manda dizer se estaacute ou natildeo

Oferecer flores eacute sempre elegante

Eacute elegante natildeo ficar espaccediloso demais

Eacute elegante natildeo mudar seu estilo apenas para se adaptar ao de outro

Eacute muito elegante natildeo falar de dinheiro em bate-papos informais

Eacute elegante retribuir carinho e solidariedade Sobrenome joacuteias e nariz empinado natildeo substituem a elegacircncia do gesto

Natildeo haacute livro que ensine algueacutem a ter uma visatildeo generosa do mundo a estar nele de uma forma natildeo arrogante

Pode-se tentar capturar esta delicadeza natural atraveacutes da observaccedilatildeo mas tentar imitaacute-la eacute improdutivo

A saiacuteda eacute desenvolver em si mesmo a arte de conviver que independe de sta-tus social eacute soacute pedir licenccedila para o nosso lado brucutu que acha que com a-migo natildeo tem que ter estas frescuras

Se os amigos natildeo merecem uma certa cordialidade os inimigos eacute que natildeo iratildeo desfrutaacute-la

O Secretaacuterio da igreja tem um dos importantes cargos da igreja de cuja administra-

ccedilatildeo apropriada muito depende o eficiente funcionamento da igreja Assim como todos

os outros oficiais da igreja o secretaacuterio eacute eleito pelo periacuteodo de um ou dois anos se-

gundo for determinado pela igreja local mas devido a importantes funccedilotildees especiali-

zadas de seu cargo conveacutem escolher algueacutem que possa ser reeleito para repetidos pe-

riacuteodos de serviccedilo a fim de que haja continuidade no sistema de registros e envio de

relatoacuteriosrdquo

A grandeza desta atividade eacute sentida em todo o seu esplendor quando o secretaacuterio

aleacutem de cuidar dos pertences da secretaria eacute o maior responsaacutevel pelo programa de

conservaccedilatildeo daquilo que eacute o mais precioso para a igreja - seus membros almas por

quem Jesus derramou o Seu proacuteprio sangue Ao secretaacuterio cabe conhecer a to-

dos e dar o grito de alerta quando descobrir que alguns deles natildeo estatildeo partilhando

do conviacutevio da Igreja

QUALIFICACcedilOtildeES PARA O SECRETAacuteRIO DE IGREJA 1 Aptidatildeo moral

2 Aptidatildeo religiosa

3 Amor ao trabalho e agrave salvaccedilatildeo de almas

4 Espiacuterito de equipe e unidade

5 Respeito agrave obra de Deus aos ministros aos oficiais de igreja e a todos os membros

6 Boa Caligrafia

7 Organizaccedilatildeo

SUAS FUNCcedilOtildeES CONSISTEM EM 1 Registrar

2 Informar

3 Administrar

4 Conservar

SUAS RESPONSABILIDADES BAacuteSICAS CONSISTEM EM 1 Manter em dia os registros de membros

2 Providenciar as transferecircncias

3 Cuidar das atas da Igreja

O QUE Eacute SER SECRETAacuteRIO DE IGREJA

9

10

DEVERES E RESPONSABILIDADES

Abaixo uma relaccedilatildeo das responsabilidades que estatildeo ligadas diretamente ao

secretaacuterio da Igreja

1 Conhecer e saber manusear o Estatuto Social e Regimento Interno (RI) da igre-

ja

2 Buscar todas as informaccedilotildees necessaacuterias ao desempenho de suas funccedilotildees junto

ao pastor e a secretaria anterior da Igreja ou de outras igrejas co-irmatildes

3 Registrar no livro de Atos todos os eventos ocorridos a Igreja(conforme estatuiacute-

dos)

4 Registrar o recebimento de membros na Igreja pelo batismo profissatildeo de feacute ou

por carta de transferecircncia

5 Registrar exclusotildees (desligamento) de membros da Igreja por carta de transfe-

recircncia por falecimento por apostasia e por desaparecimento por abandono as praacute-

ticas morais e eacuteticas a luz da Palavra de Deus (tudo de acordo com o Estatuiacutedo)

6 Manter correspondecircncias com secretaacuterios de outras Igrejas co-irmatildes a fim de que

solicitem a carta de transferecircncia de membros que ora assistem naquela Igreja

7 Coordenar o programa de Conservaccedilatildeo de forma harmocircnica visando todos os

setores da Igreja (Pequenos Grupos)

8 Fazer um confronto do Cadastro da Secretaria da Igreja com os cadastros dos

Pequenos Grupos (PGs verificando quanto das pessoas batizadas ainda natildeo estatildeo

registradas nos mesmos e vice-versa

9 Zelar pelo atendimento por parte da Igreja aos membros desconhecidos mem-

bros fracos na feacute apaacuteticos ausentes fornecendo agrave comissatildeo (Pastores) da Igreja

uma relaccedilatildeo completa com a situaccedilatildeo dos membros

10 Manter correspondecircncia com os membros ausentes informando-lhes sobre as

atividades da Igreja

11 Fazer o GER (Grupo Especial de Revisatildeo) duas vezes ao ano

12 Manter atualizado o cadastro de membros de sua Igreja conferindo com o re-

gistro das Atas periodicamente

13 Corresponder-se frequumlentemente com a secretaria da Associaccedilatildeo

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UM SECRETAacuteRIO RESPONSAacuteVEL PRECISA

1Manter sigilo dos dados relatoacuterios e atas

2 Conhecer todos pelo nome inclusive onde moram

3 Recepcionar os membros para conhececirc-los melhor

4 Apresentar os membros novos aos oficiais ajudar a se ambientarem na Igreja

5 Ser organizado arquivo pastas dados completos

6 Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar

7 Ser pontual reuniotildees cultos eventos casamentos etc

8 Natildeo jogar nada da Secretaria fora Atas boletins fichas(verificar com o pastor)

Lista dos membros sempre revisadas

1 O secretaacuterio deve zelar para que os registros sejam precisos

2 Corrigir nomes errados e incompletos

3 Mulheres casadas podem mudar o sobrenome (hoje em dia o homem tambeacutem)

4 Dados gerais da ficha

5 Revisar semestralmente a lista de membros comparando com as entradas e saiacutedas em atas

6 Pedir ajuda de irmatildeos que conheccedilam os membros (diaacuteconos e liacutederes)

7 Identificar aqueles que natildeo frequumlentam e providenciar para que sejam visitados

8 Descobrir aqueles que mudaram de residecircncia

9 Avisar aos Pastores e Diaacuteconos sobre os membros que estatildeo faltando e podem estar esfri-

ando na feacute e que precisam ser visitados com urgecircncia

10 Pessoas receacutem chegadas verificar se desejam solicitar a carta de transferecircncia da Igreja

de origem (Membrar-se)

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A LIDERANCcedilA DA IGREJA

1 Convocar e comunicar com bastante antecedecircncia aos membros da Lideran-

ccedila da Igreja informando a data local e hora da proacutexima reuniatildeo

2 Colher com o pastor da Igreja e os responsaacuteveis dos departamentos os itens

que deveratildeo compor a agenda a ser discutida na comissatildeo

3 Elaborar em conjunto com o pastor a agenda a ser discutida reuni Esta preacute-

via pode ser feita algumas horas antes da reuniatildeo ou no dia anterior

4 Preparar entatildeo a agenda propriamente dita e fornecer uma coacutepia para cada

membro da lideranccedila

5 Cabe ao secretaacuterio informar ao presidente se haacute quorum suficiente para o iniacute-

cio da reuniatildeo

6 Apoacutes a lideranccedila da Igreja discutir avaliar e estudar seus projetos e reco-

mendaacute-los agrave igreja a fim de que sejam votados ou natildeo A igreja tem o poder uacutel-

timo de decidir sobre os seus negoacutecios

7 Elaborar um completo relatoacuterio da reuniatildeo contando o seguinte

middot Tipo de reuniatildeo

middot Local mecircs dia e hora da reuniatildeo

middot Nome dos participantes

middot Quem presidiu

middot Quem orou no iniacutecio e no final da reuniatildeo

8 Soacute apoacutes a votaccedilatildeo pela igreja elaborar a Ata Oficial constando especifica-

mente cada voto

9 Enviar comunicados agraves pessoas atingidas por decisotildees na Lideranccedila da Igre-

ja e se necessaacuterio fixar no quadro de anuacutencios tudo o que seja de interesse ge-

ral da congregaccedilatildeo (isso eacute muito importante no caso de pessoas que sofreratildeo

desligamentos ou algum tipo de advertecircncia

10 Verificar que os votos tomados sejam cumpridos

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PRONOMES DE TRATAMENTOS

FORMA DE

TRATAMENTO

ABREVIATURAS USADO PARA

Vossa Senhoria

VS

a Pessoas graduadas Aspirante a oficial Capitatildeo Chefe de seccedilatildeo Coronel Diretor (empresa publi-ca) Funcionaacuterio de alta categoria Major Tenente Doutor Professor

Vossa Excelecircncia

VEx

a

Almirante Brigadeiro Deputado Embaixador Go-vernador do Estado Juiz Marechal Ministro Pre-sidente e Vicendash Presidente da Republica Prefeito Municipal Poder Judiciaacuterio Poder Legislativo Se-cretaacuterio do Estado

Vossa Reverendiacutessima VRev

Ma

Reitor de Seminaacuterio Padre (geral da ordem) Diaacute-cono Bispado Madre

Vossa Santidade Sua Santidade

Natildeo eacute Abreviado em am-bos os casos

Papa

Eminecircncia

E

ma

Cardeais

Vossa Magnificecircncia

V Mag

a

Reitor de Universidade

Vossa Meritiacutessima

Natildeo eacute abreviado

Juiz

Senhor Senhora

Sr Sr

a

Pode ser substituiacutedo por titulo profissional Ex Dou-tor Professor Pastor etc

OBS Natildeo confundir pronome de tratamento com o titulo da pessoa Para correspondecircncia dirigidas ao Presidente da Republica Reis Imperadores Governado-res Prefeitos Deputados Ministros Autoridades Eclesiaacutesticas Natildeo deve se usar abreviaturas

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ERROS E VIacuteCIOS DE LINGUAGEM

Texto extraiacutedo do Jornal da Livraria Cultura ndash Agosto98

Nunca diga Que seje felizDe formas queEles tinham menas possibilidadesPara mim fazerLembre-se o subjuntivo de ser eacute seja locuccedilotildees como de forma que natildeo tecircm s menos eacute palavra invariaacutevel e mim natildeo pode ser sujeito ndash o certo eacute para eu fazer Erros como estes que chegam a doer no ouvido e denotam sofriacutevel conhecimento da liacutengua portuguesa tecircm o-corrido com frequumlecircncia lamenta o jornalista Eduardo Martins autor do Manual de Redaccedilatildeo e Estilo de O Estado de Satildeo Paulo e apresentador do programa De Palavra em Palavra da Raacute-dio Eldorado

Segundo ele eacute crescente o nuacutemero de pessoas que desconhecem as regras gramaticais Mui-ta gente estaacute perdendo a noccedilatildeo de concordacircncia verbal e nominal dizendo coisas como Os Estados Unidos eacute a gente fomos o meu oacuteculos ele deu o parabeacutens O uso da crase entatildeo tornou-se um problema Eacute comum ver andava agrave peacute comeccedilou agrave falar quando nunca se coloca crase antes de palavra masculina e de verbo A questatildeo da regecircncia verbal ndash saber qual a preposiccedilatildeo que deve ser usada com determinado verbo ndash tambeacutem gera duacutevidas cons-tantes Obedecer o chefe ou obedecer ao chefe Agradar o povo ou agradar ao povo Assistir o jogo ou assistir ao jogo Essas deficiecircncias satildeo agravadas pela falta de leitura na opiniatildeo do jornalista Mesmo que natildeo se conheccedilam as normas da liacutengua a leitura permite assimilar estruturas gramaticais e a grafia correta das palavras ensinando inclusive a diferenciar vocaacute-bulos com o mesmo som ndash calda (de doce) e cauda (de animal) etc

Eduardo Martins chama a atenccedilatildeo ainda para os erros cometidos na conjugaccedilatildeo de verbos irregulares como intervir por exemplo Intervir vem do verbo vir ndash ele veio ele interveio eles vieram eles intervieram e natildeo ele interviu ou eles interviram Eacute como ouvir se o governo natildeo repor os niacuteveis quando o certo eacute se repuser pois repor vem do verbo por fulano reteu em vez de reteve e assim por diante Errar na grafia de palavras como desconcertante exceccedilatildeo ou disciplina ateacute se justifica diz mas erros primaacuterios de conjugaccedilatildeo ou dizer fulano eacute de me-nor acredito de quesatildeo falhas graves

Batalhando haacute mais de 35 anos em defesa do idioma o jornalista considera entretanto que eacute preciso aceitar a evoluccedilatildeo da linguagem e conviver com ela Ele afirma que a tendecircncia de simplificaccedilatildeo eacute irreversiacutevel e beneficia a comunicaccedilatildeo entre as pessoas O uso de a gente a gente acha a gente considera em vez de noacutes achamos noacutes consideramos que alguns criti-cam tornou-se comum natildeo apenas na conversaccedilatildeo coloquial mas em textos literaacuterios aleacutem de estar registrado nos dicionaacuterios

Todo idioma sofre alteraccedilotildees ao longo do tempo Martins ressalta que o Portuguecircs do comeccedilo do seacuteculo era muito diferente do atual Milhares de vocaacutebulos desapareceram outros muda-ram de sentido e um grande nuacutemero foi acrescido pela tecnologia ndash terceirizar deletar aces-sar Aleacutem disso diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expres-satildeo mais popular Na conjugaccedilatildeo verbal a segunda pessoa ndash em especial o voacutes pratica-mente foi abolida por ser considerada um tanto pernoacutestica

Muitas pessoas tecircm receio de usar uma linguagem empolada e parecer pretensiosas anali-sa Outras ao contraacuterio querem mostrar erudiccedilatildeo ou status e acabam adotando termos e ex-pressotildees absolutamente dispensaacuteveis o que eacute uma bobagem pois falar melhor natildeo eacute falar difiacutecil Dizem parabenizar por exemplo quando poderiam dizer cumprimentar felicitar saudar Recorrem a substitutos inadequados para suprir uma certa deficiecircncia de vocabulaacuterio como implantei uma faacutebrica (vocecirc natildeo implanta mas constroacutei uma faacutebrica) estoque de desemprega-dos (imagino milhares de desempregados empilhados numa prateleira) deu entrada junto ao tribunal (o certo eacute no tribunal) ou ainda a mal formada expressatildeo a niacutevel de ndash reuniatildeo a niacutevel de diretoria a niacutevel internacional (por que natildeo dizer reuniatildeo de diretoria ou reuniatildeo internacio-nal)

Apesar de constatar tantos equiacutevocos Eduardo Martins comenta que existe hoje uma preocu-paccedilatildeo em falar e escrever melhor Ateacute porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas empresas Aquela imagem de que tudo no Brasil eacute uma bagunccedila entatildeo falar bem ou mal natildeo tem importacircncia estaacute mudando O sucesso dos programas de raacutedio e televisatildeo voltados ao conhecimento do Portuguecircs e a participaccedilatildeo crescente dos jornais com colunas especiacuteficas

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VIDA PROFISSIONAL EacuteTICA

Dicas

1Faccedila diariamente uma lista das coisas a fazer para natildeo perder tempo a tentar lembrar-se o que ainda tem para fazer ou o que eacute prioritaacuterio nesse dia

2Evite fazer duas ou trecircs coisas ao mesmo tempo Vai perder tempo a alternar as vaacuterias tarefas e a retomaacute-las onde tinha parado

3Seja realista ao estabelecer deadline para si e tambeacutem para os seus colaboradores Um deadline supostamente deve estimular natildeo stressar

4Simplifique a sua vida Talvez natildeo seja necessaacuterio ler o jornal todos os dias de uma ponta agrave outra ou participar em todas as reuniotildees do departamento de marketing

5Tenha a coragem de tirar umas feacuterias e de descontrair 6Introduza tempo para pensar para desenvolver novos projetos ou para organizar as su-

as ideacuteias 7Se natildeo quer prolongar uma conversa desnecessariamente natildeo faccedila perguntas abertas 8Conveacutem fazer as coisas que natildeo gosta de fazer quando estiver bem disposto Evite fazecirc

-las quando estiver cansado 9Tente chegar a horas agraves reuniotildees 10Decirc a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas 11Natildeo tem que ler tudo de uma ponta agrave outra Aprenda a ler na diagonal

Dicas especiacuteficas para o seu ambiente de trabalho

Pode ter uma relaccedilatildeo excelente com os colegas mas agraves vezes natildeo quer mesmo ser incomodado Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiotildees Se trabalhar num espaccedilo aberto pode fazer entender de forma natildeo verbal que estaacute ocupado natildeo se dirigindo ao seu colega ou evitando por exemplo contacto vi-

sual Claro que se natildeo conseguir pode simplesmente dizecirc-lo

1Atenccedilatildeo com os post-it (autocolantes) Perdem-se com facilidade e soacute o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que natildeo podia esquecer ou a quem devia telefonar sem falta

2Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda Mencione a hora exata a mo-rada e o nordm de telefone Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo

3Coloque em cima da secretaacuteria somente as coisas com as quais estaacute trabalhando na-quela altura Papeacuteis de reuniotildees que jaacute foram feitas ou dossiecircs que soacute no proacuteximo mecircs vatildeo ser reativados devem ficar no armaacuterio ou na gaveta

4Uma secretaacuteria desarrumada reflete um caraacuteter natildeo estruturado Talvez natildeo para si pes-soalmente mas sim para as pessoas estranhas que natildeo o conhecem ou com as quais vai reunir mais tarde

5Tentem arrumar as coisas todos os dias Assim evita que os papeis inuacuteteis se amonto-em

6Evite juntar demasiado correio Veja diariamente os documentos que datildeo entrada e ar-rume-os conforme a urgecircncia ou deite-os fora quando jaacute natildeo precisa deles

7Natildeo guarde os documentos de qualquer maneira mas use um sistema de arquivo para depois poder encontraacute-los facilmente

8Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso

9Um documento que hoje eacute inuacutetil provavelmente vai continuar inuacutetil amanhatilde Ouse deitar

fora algumas coisas em vez de arquivaacute-las desnecessariamente

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Organize-se

Vocecirc tem a sensaccedilatildeo que lhe falta sempre tempo Estaacute convicto que tem sempre coisas de mais para fazer Natildeo consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho Natildeo consegue ter o trabalho em dia Se respondeu que sim agrave maioria destas questotildees entatildeo chegou a hora de dizer basta Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso-al A organizaccedilatildeo eacute um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profissatildeo mas satildeo poucas as que sabem traba-lhar de modo eficiente e eficaz Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver Saiba como seguindo algumas das nos-sas sugestotildees Faccedila agora Natildeo deixe para amanhatilde o que pode fazer hoje Se fizer tudo o que tiver para fazer naquele preci-so momento vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas Natildeo acumule coi-sas Coloque os atrasos em dia Os trabalhos atrasados criam o seu proacuteprio trabalho extra Eliminaacute-los reduz a sua carga de trabalho em muito Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles Seja organizado Natildeo seja desorganizado Olhe para a sua secretaacuteria e decida o que guardar e o que deitar fora Vocecirc pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam uacuteteis Saiba gerir o seu tempo Natildeo perca muito tempo com assuntos de pouca importacircncia Como se costuma dizer tempo eacute di-nheiro por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importacircncia Faccedila planos O planejamento serve para vocecirc saber quais satildeo as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra-zo Para se organizar mais facilmente divida-o em trecircs categorias

Plano diaacuterio Todas as manhatildes dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia

Plano semanal Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho a sua agenda as tarefas pendentes Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam

Plano mensal O plano mensal eacute composto pelos eventos mais importantes do mecircs seguinte e daacute-lhe uma visatildeo geral que tornaraacute o planejamento semanal mais eficiente Se vocecirc planear bem os seus compromissos vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poderaacute aproveitaacute-lo da maneira que pretender

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Certifique-se que deixa tudo funcional A manutenccedilatildeo faz parte do ciclo do trabalho Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar Quando utilizar uma coisa certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores Por exemplo se uma foto-copiadora ficar sem papel en-quanto estiver a tirar coacutepias abasteccedila a maacutequina com papel suficiente para si e para os que viratildeo a seguir Se o seu grampeador estiver vazio coloque grampos imediatamente Natildeo deixe para mais tarde aquilo que pode fazer de imediato Organizaccedilatildeo eacute algo que pode ser aprendido A parte mais difiacutecil eacute quebrar velhos haacutebitos adquiridos durante toda a vida A chave para uma melhor organizaccedilatildeo eacute comeccedilar por pe-quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que iraacute notar e continuar motivado Se implementar estas ideacuteias iraacute ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida Uma vez que tiver comeccedilado continue Tornar-se organizado eacute o primeiro passo seguido de persistecircncia Por isso comece hoje COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo eacute informaacutetica O escritoacuterio sem papel eacute uma utopia Portanto seja craque no assunto Arquivamento tanto para a execuccedilatildeo do trabalho quanto para a orientaccedilatildeo de sua eventual assessoraequipe Periodicamente vocecirc obteraacute nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestaccedilatildeo de serviccedilos nesta aacuterea Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho 1) Padronizaccedilatildeo Este eacute um item vital para garantir produtividade e qualidade Separe cada assunto por cores Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas Garanta que haja tiacutetulos claros e procure manter um padratildeo inclusive nos tipos de letras usadas Rotu-le pastas gavetas e armaacuterios com etiquetas de boa qualidade 2) Planejamento Separe toda a papelada e documentaccedilatildeo previamente Se for necessaacute-rio um tempo antes do arquivamento Deixe tudo separado por clipes com indicaccedilotildees cla-ras do local destinado para arquivo 3) Regularidade Natildeo deixe acumular a papelada Mantendo um sistema de arquivo diaacute-rio vocecirc e seus e colegas vatildeo se sentir melhor O acuacutemulo de papeacuteis sem arquivo aumen-ta o risco de perdas e conturba o ambiente 4) Pastas Decirc preferecircncia agraves pastas tipo caixa Eacute mais faacutecil a identificaccedilatildeo e o posiciona-mento Faccedila uso tambeacutem das pastas suspensas Aplique subtiacutetulos dividindo em ses-sotildees por assunto 5) Tamanhos Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva-das Procure manter pastas de ateacute 3 cm de espessura na quantidade de papeacuteis 6) Atualizaccedilatildeo Descubra um sistema de atualizaccedilatildeo de tal forma que vocecirc possa perio-dicamente fazer uma limpeza e natildeo sobrecarregar o arquivo Veja se haacute papeacuteis cujo conteuacutedo estaacute no computador e portanto dependendo do caso ele eacute desnecessaacuterio

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Esqueccedila-se das

criacuteticas que existem a respeito das reuniotildees Eacute muito comum se comentar Reuniotildees satildeo uma perda de tempo Ah meu Deus laacute vem outra reuniatildeo Como profissional moder-na e atualizada vocecirc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil como apontam estudos de Neurolinguumliacutestica eacute formada por pessoas mais auditivas Ou seja neste paiacutes gostamos de falar e de ouvir Por isso se lecirc tatildeo pouco As criacuteticas agraves reuniotildees tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniotildees Eles satildeo mais visuais e se fiam mais na comunicaccedilatildeo escrita - isto quer dizer nas leituras em geral Aqui em terras tupiniquins eacute comum vocecirc cobrar uma pessoa por causa de sua ausecircncia em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails eou cartas) e ela responder Ueacute ningueacutem falou mais nada Portanto aqui neste espaccedilo iremos dar a vocecirc alguns elementos baacutesicos sobre a organi-zaccedilatildeo e participaccedilatildeo em reuniotildees Utilize o roteiro como uma espeacutecie de check list suplementar 1) Definiccedilatildeo de hora e lugar Cabe a vocecirc ter a certeza de que tudo vai se encaixar Cer-tifique-se de que a carga horaacuteria natildeo ultrapasse outros compromissos do liacuteder Tente en-contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reuniatildeo Por e-xemplo se o assunto em pauta for explosivo ou polecircmico procure - se possiacutevel - destinar um local mais apraziacutevel algo que ajude a desarmar os espiacuteritos 2) Comunicaccedilatildeo Interna Faccedila uma parceria produtiva com o pessoal responsaacutevel pela Comunicaccedilatildeo Interna Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-dos pelo Correio Eletrocircnico por Circular Memorando etc Quando for de extrema impor-tacircncia confirme - ou tenha a certeza de que algueacutem o fez - as presenccedilas por escrito 3) Papeacuteis e laacutepiscanetas Natildeo deixe que ningueacutem decirc a desculpa que natildeo anotou alguma coisa porque se esqueceu dos instrumentos baacutesicos para isso Preste atenccedilatildeo agrave quanti-dade e qualidade de acordo com o nuacutemero de pessoas e o tipo de reuniatildeo Distribua tudo previamente no local Natildeo deixe faltar se forem necessaacute-rios pastas folhas avulsas canetas TV viacutedeo quadro negro etc 4) Disposiccedilatildeo Geral Ao liacuteder deveraacute ser reservado um lugar de onde possa ser observa-do por todos sem distinccedilatildeo Coloque estrategicamente um objeto de uso do mesmo no local agrave mesa Combine com ele se haacute necessidade de uma distribuiccedilatildeo estrateacutegica de lu-gares De repente ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa De preferecircncia tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-ma separada Porque a tendecircncia eacute de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente 5) Protocolo Em determinadas reuniotildees eacute necessaacuterio se observar detalhes protocolares Por exemplo os lugares bem ao lado do liacuteder tecircm de ser ocupados por cargos de maior importacircncia ou de importacircncia capital para o evento em si 6) Bebidas Nada aleacutem de aacutegua (gelada e sem gelo) cafeacute e chaacute 7) Fumo Crescem na cultura empresarialorganizacional as restriccedilotildees aos fumantes Mas eacute o liacuteder quem determina se naquela reuniatildeo pode-se ou natildeo fumar De preferecircncia isso deve ser avisado na comunicaccedilatildeo interna Ou dependeraacute da poliacutetica da empresa a respeito

COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES

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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont)

8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabe ouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquanto o outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair 9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etc Tudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quem poderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc 10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista 11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes 12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local Assunto Ordem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo 11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel 12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta 13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo 14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados 15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi-las 16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva 18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas 19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites 110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podem ser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepis ou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitiva OBSERVACcedilOtildeES Nuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismos B) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km (m h km I g kg) Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

SECRETAacuteRIA ESTATUTAacuteRIA e

SECRETAacuteRIA MODERNA IacuteNDICE GERAL

Paacuteg 02 Paacuteg 04 Paacuteg 05 Paacuteg 06 aacute 07 Paacuteg 08 Paacuteg 09 Paacuteg 10 Paacuteg 11 Paacuteg 12 Paacuteg 13 Paacuteg 14 Paacuteg 15 Paacuteg 16 Paacuteg 17 Paacuteg 18 aacute 20 Paacuteg 21 Paacuteg 22 Paacuteg 23 Paacuteg 24 Paacuteg 25 Paacuteg 26 Paacuteg 27 e 28 Paacuteg 29 Paacuteg 30 Paacuteg 31 aacute 33 Paacuteg 34 aacute 35 Paacuteg 36 aacute 38 Paacuteg 39 Paacuteg 40 aacute 41 Paacuteg 42 aacute 46 Paacuteg 47 aacute 49

Paacuteg 50 Paacuteg 51 e 52

Iacutendice Geral Origem da Profissatildeo Decaacutelogo da Secretaacuteria Coacutedigo de Eacutetica Elegacircncia e Comportamento O que eacute ser Secretaacuterio de Igreja Deveres e Responsabilidades Um Secretaacuterio Responsaacutevel precisa A Lideranccedila da Igreja ( Convocaccedilotildees) Pronomes de Tratamento Erros e Viacutecio de Linguagem Vida Profissional Eacutetica Organize-se Como Organizar Arquivos Como Organizar Reuniotildees Atas Ofiacutecios Requerimentos Resumir Texto Telegramas Como Melhorar sua Redaccedilatildeo Como Administrar seu Tempo Eventos Empresariais Teste sua Motivaccedilatildeo Como Lidar e Administrar seu Liacuteder O que eacute Qualidade Total A importacircncia do Atendimento Telefocircnico Dicas de Curriacuteculo Cartas Diversas Como Confeccionar Atas Dicas para o Sucesso 10 Erros de Portuguecircs Como Ser Eficiente

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ORIGEM DA PROFISSAtildeO

DE SECRETAacuteRIA

A profissatildeo de secretaacuteria natildeo tem a sua origem muito conhecida Diz-se por aiacute que a

primeira secretaacuteria foi Eva Outros afirmam que a primeira secretaacuteria assessorou Napole-

atildeo Bonaparte sendo demitida por pressotildees da Josefina Conta-se ainda que a primeira

secretaacuteria assessorou a Rainha Vitoacuteria trabalhando com luvas e chapeacuteu Atraveacutes de pes-

quisas histoacutericas percebemos que o antepassado da secretaacuteria foi o Escriba ndash profis-

sional de atuaccedilatildeo destacada em toda a Idade Antiga junto aos povos que desenvolve-

ram a escrita e o comeacutercio Lendo a descriccedilatildeo do trabalho do escriba observamos que

existe bastante semelhanccedila com o trabalho da secretaacuteria resguardando obviamente as

caracteriacutesticas de cada eacutepoca O escriba oriental eacute o homem que domina a escrita clas-

sifica os arquivos redige as ordens aquele que eacute capaz de recebecirc-las por escrito e que

por conseguinte eacute naturalmente encarregado da sua execuccedilatildeo Na obra A fascinante

histoacuteria do livro de Joseacute Teixeira de Oliveira encontramos interessante citaccedilatildeo tambeacutem

sobre os escribas Citaccedilatildeo estaacute que poderaacute ateacute explicar algumas das posturas das se-

cretaacuterias em nossos dias De iniacutecio dediquemos algumas palavras aos escribas pre-

ceptores da humanidade segundo a expressatildeo de Claude Abastado Na Greacutecia antiga

eles constituiacuteam espeacutecie de confraria de letrados privilegiada uma casta hereditaacuteria po-

reacutem sem o caraacuteter sacerdotal a que outras civilizaccedilotildees guindaram os seus confrades

Com o advento da democracia que proporcionou ao povo facilidades para aprender a ler

e escrever mdash instrumentos de liberdade intelectual de igualdade social e econocircmica de

progresso e de controle ciacutevicos mdash seu prestiacutegio sofreu restriccedilatildeo ou melhor adquiriu no-

vas roupagens Parte metamorfoseou-se em eruditos filoacutesofos professores saacutebios es-

critores Parte (constituiacuteda principalmente de prisioneiros de guerra) permaneceu na

condiccedilatildeo de escravos a serviccedilo de senhores capazes de aproveitar as suas aptidotildees

mentais Daqui saiacuteam os secretaacuterios os copistas e leitores (e por que natildeo) os colabora-

dores intelectuais das obras assinadas pelos amos Cefisofatildeo escravo de Euriacutepedes

passou agrave Histoacuteria pelas matildeos de Aristoacutefanes como tendo participado da redaccedilatildeo das

peccedilas do terceiro dos grandes traacutegicos Perversidade do autor da Assembleacuteia das mulhe-

res Na esfera da burocracia o escriba compartilhou das prerrogativas e das penuacuterias

que seguem os passos dos funcionaacuterios puacuteblicos em geral Havia os secretaacuterios dos tri-

bunais e conselhos com poderes e regalias iguais aos dos mais altos magistrados da ci-

dade No extremo oposto vegetavam os humildes de todas as administraccedilotildees forros ou

escravos modestos cidadatildeos que tinham necessidade de ganhar a vida Sua reputaccedilatildeo

natildeo era das melhores Ao deparar-me com um antepassado escravo pergunto-me se

muitas secretaacuterias que mantecircm uma postura de submissatildeo natildeo estariam ainda sofrendo

as consequumlecircncias daquele antigo estado Ou se os gerentes que insistem em tratar as

suas secretaacuterias como serventes sem qualquer tipo de participaccedilatildeo e iniciativa tambeacutem

natildeo estariam preservando a antiga postura dos senhores da Greacutecia e Roma antigas U-

ma curiosidade agora quanto ao desempenho dos escribas mais tarde chamados de

secretaacuterios no Baixo Impeacuterio Romano muitos deles eram taquiacutegrafos No Baixo Impeacuterio

Romano a estenografia vulgarizou-se assumindo importante papel nos escritoacuterios da

administraccedilatildeo puacuteblica A proacutepria palavra secretaacuteria tem origem no Latim onde en-

contramos a princiacutepio as palavras secretarium secretum que significa lugar

retirado conselho privado e secreta particular segredo misteacuterio Acredita-se que

com o passar do tempo a grafia e o significado de tais palavras tenham sofrido altera-

ccedilotildees surgindo os dois gecircneros

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Decaacutelogo da Secretaacuteria

Texto de Liana Natalense

1 Promova mudanccedilas com sabedoriaAceite e participe das contiacutenuas mudanccedilas dos paradigmas da empresa e da proacutepria profissatildeo

2 Desafie a criatividadeDesenvolva a sua criatividade aplicando-a con-tinuamente

3 Desenvolva a melhoria contiacutenuaAdote a praacutetica da melhoria contiacutenua como filosofia de vida e de trabalho

4 Gerencie informaccedilotildeesMantenha-se informada transmita as informa-ccedilotildees aos seus clientes parceiros e fornecedores Faccedila da informaccedilatildeo a sua estrateacutegia para o sucesso

5 Personalize a assessoriaPersonalize a assessoria aos seus clientes diferenciando-os Encante-os

6 Comunique-sePromova a comunicaccedilatildeo na sua empresa e viva a gran-de aventura de interagir com outras pessoas

7 Desenvolva a sua tecnologiaEsteja em permanente estado de desen-volvimento tecnoloacutegico

8 Orquestre os timesAja como o maestro da orquestra no que se refere aos times dos quais participa

9 Seja o modeloSeja o modelo e natildeo o imitador

10 Orgulhe-se de sua profissatildeo Agradeccedila sempre a oportunidade que a vida deu para que vocecirc atue nesta profissatildeo estimulante e vencedora

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Coacutedigo de Eacutetica do Profissional de Secretariado Publicado no Diaacuterio Oficial da Uniatildeo de 7 de julho de 1989)

lsquo Esse Coacutedigo de Eacutetica eacute um dos instrumentos baacutesicos para o direcionamento correto da nossa atuaccedilatildeo como profissionais Se vocecirc ainda natildeo o conhece invista cinco minutos na sua leitura Se vocecirc jaacute o conhece aproveite para relecirc-lo Deixe-o agrave matildeo divul-gue-o entre as colegas de profissatildeo mostre-o ao setor de RH de sua empresa e aos executivos Faccedila uma reflexatildeo e veja como - individualmente ou em grupo - o Coacutedigo pode ser melhor conhecido e principalmente colocado em praacutetica Sempre que fizer sua auto-avaliaccedilatildeo profissional tenha o Coacutedigo de Eacutetica como paracircmetro

Capiacutetulo I

Dos Princiacutepios Fundamentais

Art1ordm - Considera-se Secretaacuterio ou Secretaacuteria com direito ao exerciacutecio da profissatildeo a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor Art2ordm - O presente Coacutedigo de Eacutetica Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exerciacute-cio de sua profissatildeo regulando-lhes as relaccedilotildees com a proacutepria categoria com os poderes puacuteblicos e com a sociedade Art3ordm - Cabe ao profissional zelar pelo prestiacutegio e responsabilidade de sua profissatildeo tratando-a sempre como um dos bens mais nobres contribuindo atraveacutes do exemplo de seus atos para elevar a categoria obedecendo aos preceitos morais e legais

Capiacutetulo II Dos Direitos

Art4ordm - Constituem-se direitos dos Secretaacuterios e Secretaacuterias a) garantir e defender as atribuiccedilotildees estabelecidas na Lei de Regula-mentaccedilatildeo b) participar de entidades representativas da categoria c) participar de atividades puacuteblicas ou natildeo que visem defender os direitos da categoria d) defender a integridade moral e social da profissatildeo denunciando agraves entidades da categoria qualquer tipo de alusatildeo desmoralizadora e) receber remuneraccedilatildeo equiparada agrave dos profissionais de seu niacutevel de escolaridade f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros EventosCursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional g) jornada de trabalho compatiacutevel com a legislaccedilatildeo trabalhista em vigor

Capiacutetulo III Dos Deveres Fundamentais

Art5ordm - Constituem-se deveres fundamentais das Secretaacuterias e Secretaacuterios a) considerar a profissatildeo como um fim para a realizaccedilatildeo profissional b) direcionar seu comportamento profissional sempre a bem da verdade da moral e da eacutetica c) respeitar sua profissatildeo e exercer suas atividades sempre procurando aperfeiccediloamento d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comu-nicaccedilatildeo com o puacuteblico e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisotildees sabendo colocar e expressar suas ativida-des f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissatildeo e dos avanccedilos tecnoloacutegicos que poderatildeo facilitar o desempenho de suas atividades g) lutar pelo progresso da profissatildeo h) combater o exerciacutecio ilegal da profissatildeo i) colaborar com as instituiccedilotildees que ministram cursos especiacuteficos oferecendo-lhes subsiacutedios e orientaccedilotildees

Capiacutetulo II Dos Direitos

Art4ordm - Constituem-se direitos dos Secretaacuterios e Secretaacuterias a) garantir e defender as atribuiccedilotildees estabelecidas na Lei de Regulamenta-ccedilatildeo b) participar de entidades representativas da categoria c) participar de atividades puacuteblicas ou natildeo que visem defender os direitos da categoria d) defender a integridade moral e social da profissatildeo denunciando agraves entidades da categoria qualquer tipo de alusatildeo desmorali-zadora e) receber remuneraccedilatildeo equiparada agrave dos profissionais de seu niacutevel de escolaridade f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros EventosCursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional g) jornada de trabalho compatiacutevel com a legislaccedilatildeo trabalhista em vigor

Capiacutetulo III Dos Deveres Fundamentais

Art5ordm - Constituem-se deveres fundamentais das Secretaacuterias e Secretaacuterios a) considerar a profissatildeo como um fim para a realizaccedilatildeo pro-fissional b) direcionar seu comportamento profissional sempre a bem da verdade da moral e da eacutetica c) respeitar sua profissatildeo e exercer suas atividades sempre procurando aperfeiccediloamento d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicaccedilatildeo com o puacuteblico e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisotildees sabendo colocar e expressar suas atividades f) procurar infor-mar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissatildeo e dos avanccedilos tecnoloacutegicos que poderatildeo facilitar o desempenho de suas ativida-des g) lutar pelo progresso da profissatildeo h) combater o exerciacutecio ilegal da profissatildeo i) colaborar com as instituiccedilotildees que ministram cursos especiacuteficos oferecendo-lhes subsiacutedios e orientaccedilotildees

Capiacutetulo IV Do Sigilo Profissional

Art6ordm - A Secretaacuteria e o Secretaacuterio no exerciacutecio de sua profissatildeo deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe satildeo confiados Art7ordm - Eacute vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria

Capiacutetulo V Das Relaccedilotildees entre Profissionais Secretaacuterios

Art8ordm - Compete agraves Secretaacuterias e Secretaacuterios a) manter entre si a solidariedade e o intercacircmbio como forma de fortalecimento da cate-goria b) estabelecer e manter um clima profissional cortecircs no ambiente de trabalho natildeo alimentando discoacuterdia e desentendimento profis-sionais c) respeitar a capacidade e as limitaccedilotildees individuais sem preconceito de cor religiatildeo cunho poliacutetico ou posiccedilatildeo social d) estabe-lecer um clima de respeito agrave hierarquia com lideranccedila e competecircncia Art9ordm - Eacute vedado aos profissionais a) usar de amizades posiccedilatildeo e influecircncias obtidas no exerciacutecio de sua funccedilatildeo para conseguir qual-quer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades em detrimento de outros profissionais b) prejudicar deliberadamente a reputaccedilatildeo profissio-

nal de outro secretaacuterio c) ser em funccedilatildeo de seu espiacuterito de solidariedade conivente com erro contravenccedilatildeo penal ou infraccedilatildeo a este

Coacutedigo de Eacutetica

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Capiacutetulo VI

Das Relaccedilotildees com a Empresa

Art10ordm - Compete ao Profissional no pleno exerciacutecio de suas atividades a) identificar-se com a filosofia em-presarial sendo um agente facilitador e colaborador na implantaccedilatildeo de mudanccedilas administrativas e poliacuteticas b) agir como elemento facilitador das relaccedilotildees interpessoais na sua aacuterea de atuaccedilatildeo c) atuar como figura-chave no fluxo de informaccedilotildees desenvolvendo e mantendo de forma dinacircmica e contiacutenua os sistemas de co-municaccedilatildeo Art11ordm - Eacute vedado aos Profissionais a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relaccedilatildeo aos demais b) prejudicar deliberada-mente outros profissionais no ambiente de trabalho

Capiacutetulo VII

Das Relaccedilotildees com as Entidades da Categoria

Art12ordm - A Secretaacuteria e o Secretaacuterio devem participar ativamente de suas entidades representativas colabo-rando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais Art13ordm - Acatar as resoluccedilotildees aprovadas pelas entidades de classe Art14ordm - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo em entidades da categoria natildeo se utilizar dessa posiccedilatildeo em proveito proacuteprio Art15ordm - Participar dos movimentos sociais eou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade profissional Art16ordm - As Secretaacuterias e Secretaacuterios deveratildeo cumprir suas obrigaccedilotildees tais como mensalidades e taxas legalmente estabelecidas junto agraves entidades de classes a que pertencem

Capiacutetulo VIII

Da Obediecircncia Aplicaccedilatildeo e Vigecircncia do Coacutedigo de Eacutetica

Art17ordm - Cumprir e fazer cumprir este Coacutedigo eacute dever de todo Secretaacuterio Art18ordm - Cabe aos Secretaacuterios docentes informar esclarecer e orientar os estudantes quanto aos princiacutepios e normas contidas neste Coacutedigo Art19ordm - As infraccedilotildees deste Coacutedigo de Eacutetica Profissional acarretaratildeo penalidades desde a advertecircncia agrave cas-saccedilatildeo do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais eou regimentais atraveacutes da Federaccedilatildeo Nacio-nal das Secretaacuterias e Secretaacuterios Art20ordm - Constituem infraccedilotildees a) transgredir preceitos deste Coacutedigo b) exercer a profissatildeo sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislaccedilatildeo especiacutefica c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretaacuterias eou Secretaacuterios para quaisquer fins sem o endosso dos Sindicatos de Classe em niacutevel Estadual e da Federaccedilatildeo Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos eou em niacutevel Nacional

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Elegacircncia no comportamento -

Hoje a maioria das pessoas que tem acesso agrave informaccedilatildeo sabe que eacute peruiacutece usar uma blusa de paetecircs agraves 14h e que eacute deselegante comparecer a um casa-mento sem gravata

Dizem Costanza Pascolato Gloacuteria Kalil Fernando Barros e Claacuteudia Matarazzo alguns dos jornalistas especializados que nos ajudam a natildeo cometer gafes na hora de se vestir ou de se portar agrave mesa

Mas existe uma coisa difiacutecil de ser ensinada e que talvez por isso esteja cada vez mais rara a elegacircncia do comportamento

Eacute um dom que vai muito aleacutem do uso correto dos talheres e que abrange bem mais do que dizer um simples obrigado diante de uma gentileza

Eacute a elegacircncia que nos acompanha da primeira hora da manhatilde ateacute a hora de dormir e que se manifesta nas situaccedilotildees mais prosaicas quando natildeo haacute festa alguma nem fotoacutegrafos por perto Eacute uma elegacircncia desobrigada

Eacute possiacutevel detectaacute-la nas pessoas que elogiam mais do que criticam nas pes-soas que escutam mais do que falam E quando falam passam longe da fofo-ca das pequenas maldades ampliadas no boca a boca

Eacute possiacutevel detectaacute-la nas pessoas que natildeo usam um tom superior de voz ao se dirigir a empregadas domeacutesticas garccedilons ou frentistas nas pessoas que evi-tam assuntos constrangedores porque natildeo sentem prazer em humilhar os ou-tros Eacute possiacutevel detectaacute-la em pessoas pontuais

Elegante eacute quem demonstra interesse por assuntos que desconhece eacute quem presenteia fora das datas festivas eacute quem cumpre o que promete e ao receber uma ligaccedilatildeo natildeo recomenda agrave secretaacuteria que pergunte antes quem estaacute falan-do e soacute depois manda dizer se estaacute ou natildeo

Oferecer flores eacute sempre elegante

Eacute elegante natildeo ficar espaccediloso demais

Eacute elegante natildeo mudar seu estilo apenas para se adaptar ao de outro

Eacute muito elegante natildeo falar de dinheiro em bate-papos informais

Eacute elegante retribuir carinho e solidariedade Sobrenome joacuteias e nariz empinado natildeo substituem a elegacircncia do gesto

Natildeo haacute livro que ensine algueacutem a ter uma visatildeo generosa do mundo a estar nele de uma forma natildeo arrogante

Pode-se tentar capturar esta delicadeza natural atraveacutes da observaccedilatildeo mas tentar imitaacute-la eacute improdutivo

A saiacuteda eacute desenvolver em si mesmo a arte de conviver que independe de sta-tus social eacute soacute pedir licenccedila para o nosso lado brucutu que acha que com a-migo natildeo tem que ter estas frescuras

Se os amigos natildeo merecem uma certa cordialidade os inimigos eacute que natildeo iratildeo desfrutaacute-la

O Secretaacuterio da igreja tem um dos importantes cargos da igreja de cuja administra-

ccedilatildeo apropriada muito depende o eficiente funcionamento da igreja Assim como todos

os outros oficiais da igreja o secretaacuterio eacute eleito pelo periacuteodo de um ou dois anos se-

gundo for determinado pela igreja local mas devido a importantes funccedilotildees especiali-

zadas de seu cargo conveacutem escolher algueacutem que possa ser reeleito para repetidos pe-

riacuteodos de serviccedilo a fim de que haja continuidade no sistema de registros e envio de

relatoacuteriosrdquo

A grandeza desta atividade eacute sentida em todo o seu esplendor quando o secretaacuterio

aleacutem de cuidar dos pertences da secretaria eacute o maior responsaacutevel pelo programa de

conservaccedilatildeo daquilo que eacute o mais precioso para a igreja - seus membros almas por

quem Jesus derramou o Seu proacuteprio sangue Ao secretaacuterio cabe conhecer a to-

dos e dar o grito de alerta quando descobrir que alguns deles natildeo estatildeo partilhando

do conviacutevio da Igreja

QUALIFICACcedilOtildeES PARA O SECRETAacuteRIO DE IGREJA 1 Aptidatildeo moral

2 Aptidatildeo religiosa

3 Amor ao trabalho e agrave salvaccedilatildeo de almas

4 Espiacuterito de equipe e unidade

5 Respeito agrave obra de Deus aos ministros aos oficiais de igreja e a todos os membros

6 Boa Caligrafia

7 Organizaccedilatildeo

SUAS FUNCcedilOtildeES CONSISTEM EM 1 Registrar

2 Informar

3 Administrar

4 Conservar

SUAS RESPONSABILIDADES BAacuteSICAS CONSISTEM EM 1 Manter em dia os registros de membros

2 Providenciar as transferecircncias

3 Cuidar das atas da Igreja

O QUE Eacute SER SECRETAacuteRIO DE IGREJA

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DEVERES E RESPONSABILIDADES

Abaixo uma relaccedilatildeo das responsabilidades que estatildeo ligadas diretamente ao

secretaacuterio da Igreja

1 Conhecer e saber manusear o Estatuto Social e Regimento Interno (RI) da igre-

ja

2 Buscar todas as informaccedilotildees necessaacuterias ao desempenho de suas funccedilotildees junto

ao pastor e a secretaria anterior da Igreja ou de outras igrejas co-irmatildes

3 Registrar no livro de Atos todos os eventos ocorridos a Igreja(conforme estatuiacute-

dos)

4 Registrar o recebimento de membros na Igreja pelo batismo profissatildeo de feacute ou

por carta de transferecircncia

5 Registrar exclusotildees (desligamento) de membros da Igreja por carta de transfe-

recircncia por falecimento por apostasia e por desaparecimento por abandono as praacute-

ticas morais e eacuteticas a luz da Palavra de Deus (tudo de acordo com o Estatuiacutedo)

6 Manter correspondecircncias com secretaacuterios de outras Igrejas co-irmatildes a fim de que

solicitem a carta de transferecircncia de membros que ora assistem naquela Igreja

7 Coordenar o programa de Conservaccedilatildeo de forma harmocircnica visando todos os

setores da Igreja (Pequenos Grupos)

8 Fazer um confronto do Cadastro da Secretaria da Igreja com os cadastros dos

Pequenos Grupos (PGs verificando quanto das pessoas batizadas ainda natildeo estatildeo

registradas nos mesmos e vice-versa

9 Zelar pelo atendimento por parte da Igreja aos membros desconhecidos mem-

bros fracos na feacute apaacuteticos ausentes fornecendo agrave comissatildeo (Pastores) da Igreja

uma relaccedilatildeo completa com a situaccedilatildeo dos membros

10 Manter correspondecircncia com os membros ausentes informando-lhes sobre as

atividades da Igreja

11 Fazer o GER (Grupo Especial de Revisatildeo) duas vezes ao ano

12 Manter atualizado o cadastro de membros de sua Igreja conferindo com o re-

gistro das Atas periodicamente

13 Corresponder-se frequumlentemente com a secretaria da Associaccedilatildeo

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UM SECRETAacuteRIO RESPONSAacuteVEL PRECISA

1Manter sigilo dos dados relatoacuterios e atas

2 Conhecer todos pelo nome inclusive onde moram

3 Recepcionar os membros para conhececirc-los melhor

4 Apresentar os membros novos aos oficiais ajudar a se ambientarem na Igreja

5 Ser organizado arquivo pastas dados completos

6 Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar

7 Ser pontual reuniotildees cultos eventos casamentos etc

8 Natildeo jogar nada da Secretaria fora Atas boletins fichas(verificar com o pastor)

Lista dos membros sempre revisadas

1 O secretaacuterio deve zelar para que os registros sejam precisos

2 Corrigir nomes errados e incompletos

3 Mulheres casadas podem mudar o sobrenome (hoje em dia o homem tambeacutem)

4 Dados gerais da ficha

5 Revisar semestralmente a lista de membros comparando com as entradas e saiacutedas em atas

6 Pedir ajuda de irmatildeos que conheccedilam os membros (diaacuteconos e liacutederes)

7 Identificar aqueles que natildeo frequumlentam e providenciar para que sejam visitados

8 Descobrir aqueles que mudaram de residecircncia

9 Avisar aos Pastores e Diaacuteconos sobre os membros que estatildeo faltando e podem estar esfri-

ando na feacute e que precisam ser visitados com urgecircncia

10 Pessoas receacutem chegadas verificar se desejam solicitar a carta de transferecircncia da Igreja

de origem (Membrar-se)

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A LIDERANCcedilA DA IGREJA

1 Convocar e comunicar com bastante antecedecircncia aos membros da Lideran-

ccedila da Igreja informando a data local e hora da proacutexima reuniatildeo

2 Colher com o pastor da Igreja e os responsaacuteveis dos departamentos os itens

que deveratildeo compor a agenda a ser discutida na comissatildeo

3 Elaborar em conjunto com o pastor a agenda a ser discutida reuni Esta preacute-

via pode ser feita algumas horas antes da reuniatildeo ou no dia anterior

4 Preparar entatildeo a agenda propriamente dita e fornecer uma coacutepia para cada

membro da lideranccedila

5 Cabe ao secretaacuterio informar ao presidente se haacute quorum suficiente para o iniacute-

cio da reuniatildeo

6 Apoacutes a lideranccedila da Igreja discutir avaliar e estudar seus projetos e reco-

mendaacute-los agrave igreja a fim de que sejam votados ou natildeo A igreja tem o poder uacutel-

timo de decidir sobre os seus negoacutecios

7 Elaborar um completo relatoacuterio da reuniatildeo contando o seguinte

middot Tipo de reuniatildeo

middot Local mecircs dia e hora da reuniatildeo

middot Nome dos participantes

middot Quem presidiu

middot Quem orou no iniacutecio e no final da reuniatildeo

8 Soacute apoacutes a votaccedilatildeo pela igreja elaborar a Ata Oficial constando especifica-

mente cada voto

9 Enviar comunicados agraves pessoas atingidas por decisotildees na Lideranccedila da Igre-

ja e se necessaacuterio fixar no quadro de anuacutencios tudo o que seja de interesse ge-

ral da congregaccedilatildeo (isso eacute muito importante no caso de pessoas que sofreratildeo

desligamentos ou algum tipo de advertecircncia

10 Verificar que os votos tomados sejam cumpridos

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PRONOMES DE TRATAMENTOS

FORMA DE

TRATAMENTO

ABREVIATURAS USADO PARA

Vossa Senhoria

VS

a Pessoas graduadas Aspirante a oficial Capitatildeo Chefe de seccedilatildeo Coronel Diretor (empresa publi-ca) Funcionaacuterio de alta categoria Major Tenente Doutor Professor

Vossa Excelecircncia

VEx

a

Almirante Brigadeiro Deputado Embaixador Go-vernador do Estado Juiz Marechal Ministro Pre-sidente e Vicendash Presidente da Republica Prefeito Municipal Poder Judiciaacuterio Poder Legislativo Se-cretaacuterio do Estado

Vossa Reverendiacutessima VRev

Ma

Reitor de Seminaacuterio Padre (geral da ordem) Diaacute-cono Bispado Madre

Vossa Santidade Sua Santidade

Natildeo eacute Abreviado em am-bos os casos

Papa

Eminecircncia

E

ma

Cardeais

Vossa Magnificecircncia

V Mag

a

Reitor de Universidade

Vossa Meritiacutessima

Natildeo eacute abreviado

Juiz

Senhor Senhora

Sr Sr

a

Pode ser substituiacutedo por titulo profissional Ex Dou-tor Professor Pastor etc

OBS Natildeo confundir pronome de tratamento com o titulo da pessoa Para correspondecircncia dirigidas ao Presidente da Republica Reis Imperadores Governado-res Prefeitos Deputados Ministros Autoridades Eclesiaacutesticas Natildeo deve se usar abreviaturas

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ERROS E VIacuteCIOS DE LINGUAGEM

Texto extraiacutedo do Jornal da Livraria Cultura ndash Agosto98

Nunca diga Que seje felizDe formas queEles tinham menas possibilidadesPara mim fazerLembre-se o subjuntivo de ser eacute seja locuccedilotildees como de forma que natildeo tecircm s menos eacute palavra invariaacutevel e mim natildeo pode ser sujeito ndash o certo eacute para eu fazer Erros como estes que chegam a doer no ouvido e denotam sofriacutevel conhecimento da liacutengua portuguesa tecircm o-corrido com frequumlecircncia lamenta o jornalista Eduardo Martins autor do Manual de Redaccedilatildeo e Estilo de O Estado de Satildeo Paulo e apresentador do programa De Palavra em Palavra da Raacute-dio Eldorado

Segundo ele eacute crescente o nuacutemero de pessoas que desconhecem as regras gramaticais Mui-ta gente estaacute perdendo a noccedilatildeo de concordacircncia verbal e nominal dizendo coisas como Os Estados Unidos eacute a gente fomos o meu oacuteculos ele deu o parabeacutens O uso da crase entatildeo tornou-se um problema Eacute comum ver andava agrave peacute comeccedilou agrave falar quando nunca se coloca crase antes de palavra masculina e de verbo A questatildeo da regecircncia verbal ndash saber qual a preposiccedilatildeo que deve ser usada com determinado verbo ndash tambeacutem gera duacutevidas cons-tantes Obedecer o chefe ou obedecer ao chefe Agradar o povo ou agradar ao povo Assistir o jogo ou assistir ao jogo Essas deficiecircncias satildeo agravadas pela falta de leitura na opiniatildeo do jornalista Mesmo que natildeo se conheccedilam as normas da liacutengua a leitura permite assimilar estruturas gramaticais e a grafia correta das palavras ensinando inclusive a diferenciar vocaacute-bulos com o mesmo som ndash calda (de doce) e cauda (de animal) etc

Eduardo Martins chama a atenccedilatildeo ainda para os erros cometidos na conjugaccedilatildeo de verbos irregulares como intervir por exemplo Intervir vem do verbo vir ndash ele veio ele interveio eles vieram eles intervieram e natildeo ele interviu ou eles interviram Eacute como ouvir se o governo natildeo repor os niacuteveis quando o certo eacute se repuser pois repor vem do verbo por fulano reteu em vez de reteve e assim por diante Errar na grafia de palavras como desconcertante exceccedilatildeo ou disciplina ateacute se justifica diz mas erros primaacuterios de conjugaccedilatildeo ou dizer fulano eacute de me-nor acredito de quesatildeo falhas graves

Batalhando haacute mais de 35 anos em defesa do idioma o jornalista considera entretanto que eacute preciso aceitar a evoluccedilatildeo da linguagem e conviver com ela Ele afirma que a tendecircncia de simplificaccedilatildeo eacute irreversiacutevel e beneficia a comunicaccedilatildeo entre as pessoas O uso de a gente a gente acha a gente considera em vez de noacutes achamos noacutes consideramos que alguns criti-cam tornou-se comum natildeo apenas na conversaccedilatildeo coloquial mas em textos literaacuterios aleacutem de estar registrado nos dicionaacuterios

Todo idioma sofre alteraccedilotildees ao longo do tempo Martins ressalta que o Portuguecircs do comeccedilo do seacuteculo era muito diferente do atual Milhares de vocaacutebulos desapareceram outros muda-ram de sentido e um grande nuacutemero foi acrescido pela tecnologia ndash terceirizar deletar aces-sar Aleacutem disso diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expres-satildeo mais popular Na conjugaccedilatildeo verbal a segunda pessoa ndash em especial o voacutes pratica-mente foi abolida por ser considerada um tanto pernoacutestica

Muitas pessoas tecircm receio de usar uma linguagem empolada e parecer pretensiosas anali-sa Outras ao contraacuterio querem mostrar erudiccedilatildeo ou status e acabam adotando termos e ex-pressotildees absolutamente dispensaacuteveis o que eacute uma bobagem pois falar melhor natildeo eacute falar difiacutecil Dizem parabenizar por exemplo quando poderiam dizer cumprimentar felicitar saudar Recorrem a substitutos inadequados para suprir uma certa deficiecircncia de vocabulaacuterio como implantei uma faacutebrica (vocecirc natildeo implanta mas constroacutei uma faacutebrica) estoque de desemprega-dos (imagino milhares de desempregados empilhados numa prateleira) deu entrada junto ao tribunal (o certo eacute no tribunal) ou ainda a mal formada expressatildeo a niacutevel de ndash reuniatildeo a niacutevel de diretoria a niacutevel internacional (por que natildeo dizer reuniatildeo de diretoria ou reuniatildeo internacio-nal)

Apesar de constatar tantos equiacutevocos Eduardo Martins comenta que existe hoje uma preocu-paccedilatildeo em falar e escrever melhor Ateacute porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas empresas Aquela imagem de que tudo no Brasil eacute uma bagunccedila entatildeo falar bem ou mal natildeo tem importacircncia estaacute mudando O sucesso dos programas de raacutedio e televisatildeo voltados ao conhecimento do Portuguecircs e a participaccedilatildeo crescente dos jornais com colunas especiacuteficas

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VIDA PROFISSIONAL EacuteTICA

Dicas

1Faccedila diariamente uma lista das coisas a fazer para natildeo perder tempo a tentar lembrar-se o que ainda tem para fazer ou o que eacute prioritaacuterio nesse dia

2Evite fazer duas ou trecircs coisas ao mesmo tempo Vai perder tempo a alternar as vaacuterias tarefas e a retomaacute-las onde tinha parado

3Seja realista ao estabelecer deadline para si e tambeacutem para os seus colaboradores Um deadline supostamente deve estimular natildeo stressar

4Simplifique a sua vida Talvez natildeo seja necessaacuterio ler o jornal todos os dias de uma ponta agrave outra ou participar em todas as reuniotildees do departamento de marketing

5Tenha a coragem de tirar umas feacuterias e de descontrair 6Introduza tempo para pensar para desenvolver novos projetos ou para organizar as su-

as ideacuteias 7Se natildeo quer prolongar uma conversa desnecessariamente natildeo faccedila perguntas abertas 8Conveacutem fazer as coisas que natildeo gosta de fazer quando estiver bem disposto Evite fazecirc

-las quando estiver cansado 9Tente chegar a horas agraves reuniotildees 10Decirc a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas 11Natildeo tem que ler tudo de uma ponta agrave outra Aprenda a ler na diagonal

Dicas especiacuteficas para o seu ambiente de trabalho

Pode ter uma relaccedilatildeo excelente com os colegas mas agraves vezes natildeo quer mesmo ser incomodado Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiotildees Se trabalhar num espaccedilo aberto pode fazer entender de forma natildeo verbal que estaacute ocupado natildeo se dirigindo ao seu colega ou evitando por exemplo contacto vi-

sual Claro que se natildeo conseguir pode simplesmente dizecirc-lo

1Atenccedilatildeo com os post-it (autocolantes) Perdem-se com facilidade e soacute o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que natildeo podia esquecer ou a quem devia telefonar sem falta

2Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda Mencione a hora exata a mo-rada e o nordm de telefone Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo

3Coloque em cima da secretaacuteria somente as coisas com as quais estaacute trabalhando na-quela altura Papeacuteis de reuniotildees que jaacute foram feitas ou dossiecircs que soacute no proacuteximo mecircs vatildeo ser reativados devem ficar no armaacuterio ou na gaveta

4Uma secretaacuteria desarrumada reflete um caraacuteter natildeo estruturado Talvez natildeo para si pes-soalmente mas sim para as pessoas estranhas que natildeo o conhecem ou com as quais vai reunir mais tarde

5Tentem arrumar as coisas todos os dias Assim evita que os papeis inuacuteteis se amonto-em

6Evite juntar demasiado correio Veja diariamente os documentos que datildeo entrada e ar-rume-os conforme a urgecircncia ou deite-os fora quando jaacute natildeo precisa deles

7Natildeo guarde os documentos de qualquer maneira mas use um sistema de arquivo para depois poder encontraacute-los facilmente

8Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso

9Um documento que hoje eacute inuacutetil provavelmente vai continuar inuacutetil amanhatilde Ouse deitar

fora algumas coisas em vez de arquivaacute-las desnecessariamente

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Organize-se

Vocecirc tem a sensaccedilatildeo que lhe falta sempre tempo Estaacute convicto que tem sempre coisas de mais para fazer Natildeo consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho Natildeo consegue ter o trabalho em dia Se respondeu que sim agrave maioria destas questotildees entatildeo chegou a hora de dizer basta Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso-al A organizaccedilatildeo eacute um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profissatildeo mas satildeo poucas as que sabem traba-lhar de modo eficiente e eficaz Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver Saiba como seguindo algumas das nos-sas sugestotildees Faccedila agora Natildeo deixe para amanhatilde o que pode fazer hoje Se fizer tudo o que tiver para fazer naquele preci-so momento vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas Natildeo acumule coi-sas Coloque os atrasos em dia Os trabalhos atrasados criam o seu proacuteprio trabalho extra Eliminaacute-los reduz a sua carga de trabalho em muito Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles Seja organizado Natildeo seja desorganizado Olhe para a sua secretaacuteria e decida o que guardar e o que deitar fora Vocecirc pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam uacuteteis Saiba gerir o seu tempo Natildeo perca muito tempo com assuntos de pouca importacircncia Como se costuma dizer tempo eacute di-nheiro por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importacircncia Faccedila planos O planejamento serve para vocecirc saber quais satildeo as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra-zo Para se organizar mais facilmente divida-o em trecircs categorias

Plano diaacuterio Todas as manhatildes dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia

Plano semanal Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho a sua agenda as tarefas pendentes Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam

Plano mensal O plano mensal eacute composto pelos eventos mais importantes do mecircs seguinte e daacute-lhe uma visatildeo geral que tornaraacute o planejamento semanal mais eficiente Se vocecirc planear bem os seus compromissos vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poderaacute aproveitaacute-lo da maneira que pretender

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Certifique-se que deixa tudo funcional A manutenccedilatildeo faz parte do ciclo do trabalho Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar Quando utilizar uma coisa certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores Por exemplo se uma foto-copiadora ficar sem papel en-quanto estiver a tirar coacutepias abasteccedila a maacutequina com papel suficiente para si e para os que viratildeo a seguir Se o seu grampeador estiver vazio coloque grampos imediatamente Natildeo deixe para mais tarde aquilo que pode fazer de imediato Organizaccedilatildeo eacute algo que pode ser aprendido A parte mais difiacutecil eacute quebrar velhos haacutebitos adquiridos durante toda a vida A chave para uma melhor organizaccedilatildeo eacute comeccedilar por pe-quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que iraacute notar e continuar motivado Se implementar estas ideacuteias iraacute ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida Uma vez que tiver comeccedilado continue Tornar-se organizado eacute o primeiro passo seguido de persistecircncia Por isso comece hoje COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo eacute informaacutetica O escritoacuterio sem papel eacute uma utopia Portanto seja craque no assunto Arquivamento tanto para a execuccedilatildeo do trabalho quanto para a orientaccedilatildeo de sua eventual assessoraequipe Periodicamente vocecirc obteraacute nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestaccedilatildeo de serviccedilos nesta aacuterea Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho 1) Padronizaccedilatildeo Este eacute um item vital para garantir produtividade e qualidade Separe cada assunto por cores Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas Garanta que haja tiacutetulos claros e procure manter um padratildeo inclusive nos tipos de letras usadas Rotu-le pastas gavetas e armaacuterios com etiquetas de boa qualidade 2) Planejamento Separe toda a papelada e documentaccedilatildeo previamente Se for necessaacute-rio um tempo antes do arquivamento Deixe tudo separado por clipes com indicaccedilotildees cla-ras do local destinado para arquivo 3) Regularidade Natildeo deixe acumular a papelada Mantendo um sistema de arquivo diaacute-rio vocecirc e seus e colegas vatildeo se sentir melhor O acuacutemulo de papeacuteis sem arquivo aumen-ta o risco de perdas e conturba o ambiente 4) Pastas Decirc preferecircncia agraves pastas tipo caixa Eacute mais faacutecil a identificaccedilatildeo e o posiciona-mento Faccedila uso tambeacutem das pastas suspensas Aplique subtiacutetulos dividindo em ses-sotildees por assunto 5) Tamanhos Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva-das Procure manter pastas de ateacute 3 cm de espessura na quantidade de papeacuteis 6) Atualizaccedilatildeo Descubra um sistema de atualizaccedilatildeo de tal forma que vocecirc possa perio-dicamente fazer uma limpeza e natildeo sobrecarregar o arquivo Veja se haacute papeacuteis cujo conteuacutedo estaacute no computador e portanto dependendo do caso ele eacute desnecessaacuterio

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Esqueccedila-se das

criacuteticas que existem a respeito das reuniotildees Eacute muito comum se comentar Reuniotildees satildeo uma perda de tempo Ah meu Deus laacute vem outra reuniatildeo Como profissional moder-na e atualizada vocecirc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil como apontam estudos de Neurolinguumliacutestica eacute formada por pessoas mais auditivas Ou seja neste paiacutes gostamos de falar e de ouvir Por isso se lecirc tatildeo pouco As criacuteticas agraves reuniotildees tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniotildees Eles satildeo mais visuais e se fiam mais na comunicaccedilatildeo escrita - isto quer dizer nas leituras em geral Aqui em terras tupiniquins eacute comum vocecirc cobrar uma pessoa por causa de sua ausecircncia em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails eou cartas) e ela responder Ueacute ningueacutem falou mais nada Portanto aqui neste espaccedilo iremos dar a vocecirc alguns elementos baacutesicos sobre a organi-zaccedilatildeo e participaccedilatildeo em reuniotildees Utilize o roteiro como uma espeacutecie de check list suplementar 1) Definiccedilatildeo de hora e lugar Cabe a vocecirc ter a certeza de que tudo vai se encaixar Cer-tifique-se de que a carga horaacuteria natildeo ultrapasse outros compromissos do liacuteder Tente en-contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reuniatildeo Por e-xemplo se o assunto em pauta for explosivo ou polecircmico procure - se possiacutevel - destinar um local mais apraziacutevel algo que ajude a desarmar os espiacuteritos 2) Comunicaccedilatildeo Interna Faccedila uma parceria produtiva com o pessoal responsaacutevel pela Comunicaccedilatildeo Interna Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-dos pelo Correio Eletrocircnico por Circular Memorando etc Quando for de extrema impor-tacircncia confirme - ou tenha a certeza de que algueacutem o fez - as presenccedilas por escrito 3) Papeacuteis e laacutepiscanetas Natildeo deixe que ningueacutem decirc a desculpa que natildeo anotou alguma coisa porque se esqueceu dos instrumentos baacutesicos para isso Preste atenccedilatildeo agrave quanti-dade e qualidade de acordo com o nuacutemero de pessoas e o tipo de reuniatildeo Distribua tudo previamente no local Natildeo deixe faltar se forem necessaacute-rios pastas folhas avulsas canetas TV viacutedeo quadro negro etc 4) Disposiccedilatildeo Geral Ao liacuteder deveraacute ser reservado um lugar de onde possa ser observa-do por todos sem distinccedilatildeo Coloque estrategicamente um objeto de uso do mesmo no local agrave mesa Combine com ele se haacute necessidade de uma distribuiccedilatildeo estrateacutegica de lu-gares De repente ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa De preferecircncia tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-ma separada Porque a tendecircncia eacute de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente 5) Protocolo Em determinadas reuniotildees eacute necessaacuterio se observar detalhes protocolares Por exemplo os lugares bem ao lado do liacuteder tecircm de ser ocupados por cargos de maior importacircncia ou de importacircncia capital para o evento em si 6) Bebidas Nada aleacutem de aacutegua (gelada e sem gelo) cafeacute e chaacute 7) Fumo Crescem na cultura empresarialorganizacional as restriccedilotildees aos fumantes Mas eacute o liacuteder quem determina se naquela reuniatildeo pode-se ou natildeo fumar De preferecircncia isso deve ser avisado na comunicaccedilatildeo interna Ou dependeraacute da poliacutetica da empresa a respeito

COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES

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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont)

8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabe ouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquanto o outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair 9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etc Tudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quem poderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc 10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista 11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes 12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local Assunto Ordem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo 11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel 12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta 13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo 14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados 15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi-las 16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva 18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas 19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites 110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podem ser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepis ou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitiva OBSERVACcedilOtildeES Nuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismos B) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km (m h km I g kg) Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

ORIGEM DA PROFISSAtildeO

DE SECRETAacuteRIA

A profissatildeo de secretaacuteria natildeo tem a sua origem muito conhecida Diz-se por aiacute que a

primeira secretaacuteria foi Eva Outros afirmam que a primeira secretaacuteria assessorou Napole-

atildeo Bonaparte sendo demitida por pressotildees da Josefina Conta-se ainda que a primeira

secretaacuteria assessorou a Rainha Vitoacuteria trabalhando com luvas e chapeacuteu Atraveacutes de pes-

quisas histoacutericas percebemos que o antepassado da secretaacuteria foi o Escriba ndash profis-

sional de atuaccedilatildeo destacada em toda a Idade Antiga junto aos povos que desenvolve-

ram a escrita e o comeacutercio Lendo a descriccedilatildeo do trabalho do escriba observamos que

existe bastante semelhanccedila com o trabalho da secretaacuteria resguardando obviamente as

caracteriacutesticas de cada eacutepoca O escriba oriental eacute o homem que domina a escrita clas-

sifica os arquivos redige as ordens aquele que eacute capaz de recebecirc-las por escrito e que

por conseguinte eacute naturalmente encarregado da sua execuccedilatildeo Na obra A fascinante

histoacuteria do livro de Joseacute Teixeira de Oliveira encontramos interessante citaccedilatildeo tambeacutem

sobre os escribas Citaccedilatildeo estaacute que poderaacute ateacute explicar algumas das posturas das se-

cretaacuterias em nossos dias De iniacutecio dediquemos algumas palavras aos escribas pre-

ceptores da humanidade segundo a expressatildeo de Claude Abastado Na Greacutecia antiga

eles constituiacuteam espeacutecie de confraria de letrados privilegiada uma casta hereditaacuteria po-

reacutem sem o caraacuteter sacerdotal a que outras civilizaccedilotildees guindaram os seus confrades

Com o advento da democracia que proporcionou ao povo facilidades para aprender a ler

e escrever mdash instrumentos de liberdade intelectual de igualdade social e econocircmica de

progresso e de controle ciacutevicos mdash seu prestiacutegio sofreu restriccedilatildeo ou melhor adquiriu no-

vas roupagens Parte metamorfoseou-se em eruditos filoacutesofos professores saacutebios es-

critores Parte (constituiacuteda principalmente de prisioneiros de guerra) permaneceu na

condiccedilatildeo de escravos a serviccedilo de senhores capazes de aproveitar as suas aptidotildees

mentais Daqui saiacuteam os secretaacuterios os copistas e leitores (e por que natildeo) os colabora-

dores intelectuais das obras assinadas pelos amos Cefisofatildeo escravo de Euriacutepedes

passou agrave Histoacuteria pelas matildeos de Aristoacutefanes como tendo participado da redaccedilatildeo das

peccedilas do terceiro dos grandes traacutegicos Perversidade do autor da Assembleacuteia das mulhe-

res Na esfera da burocracia o escriba compartilhou das prerrogativas e das penuacuterias

que seguem os passos dos funcionaacuterios puacuteblicos em geral Havia os secretaacuterios dos tri-

bunais e conselhos com poderes e regalias iguais aos dos mais altos magistrados da ci-

dade No extremo oposto vegetavam os humildes de todas as administraccedilotildees forros ou

escravos modestos cidadatildeos que tinham necessidade de ganhar a vida Sua reputaccedilatildeo

natildeo era das melhores Ao deparar-me com um antepassado escravo pergunto-me se

muitas secretaacuterias que mantecircm uma postura de submissatildeo natildeo estariam ainda sofrendo

as consequumlecircncias daquele antigo estado Ou se os gerentes que insistem em tratar as

suas secretaacuterias como serventes sem qualquer tipo de participaccedilatildeo e iniciativa tambeacutem

natildeo estariam preservando a antiga postura dos senhores da Greacutecia e Roma antigas U-

ma curiosidade agora quanto ao desempenho dos escribas mais tarde chamados de

secretaacuterios no Baixo Impeacuterio Romano muitos deles eram taquiacutegrafos No Baixo Impeacuterio

Romano a estenografia vulgarizou-se assumindo importante papel nos escritoacuterios da

administraccedilatildeo puacuteblica A proacutepria palavra secretaacuteria tem origem no Latim onde en-

contramos a princiacutepio as palavras secretarium secretum que significa lugar

retirado conselho privado e secreta particular segredo misteacuterio Acredita-se que

com o passar do tempo a grafia e o significado de tais palavras tenham sofrido altera-

ccedilotildees surgindo os dois gecircneros

4

Decaacutelogo da Secretaacuteria

Texto de Liana Natalense

1 Promova mudanccedilas com sabedoriaAceite e participe das contiacutenuas mudanccedilas dos paradigmas da empresa e da proacutepria profissatildeo

2 Desafie a criatividadeDesenvolva a sua criatividade aplicando-a con-tinuamente

3 Desenvolva a melhoria contiacutenuaAdote a praacutetica da melhoria contiacutenua como filosofia de vida e de trabalho

4 Gerencie informaccedilotildeesMantenha-se informada transmita as informa-ccedilotildees aos seus clientes parceiros e fornecedores Faccedila da informaccedilatildeo a sua estrateacutegia para o sucesso

5 Personalize a assessoriaPersonalize a assessoria aos seus clientes diferenciando-os Encante-os

6 Comunique-sePromova a comunicaccedilatildeo na sua empresa e viva a gran-de aventura de interagir com outras pessoas

7 Desenvolva a sua tecnologiaEsteja em permanente estado de desen-volvimento tecnoloacutegico

8 Orquestre os timesAja como o maestro da orquestra no que se refere aos times dos quais participa

9 Seja o modeloSeja o modelo e natildeo o imitador

10 Orgulhe-se de sua profissatildeo Agradeccedila sempre a oportunidade que a vida deu para que vocecirc atue nesta profissatildeo estimulante e vencedora

5

6

Coacutedigo de Eacutetica do Profissional de Secretariado Publicado no Diaacuterio Oficial da Uniatildeo de 7 de julho de 1989)

lsquo Esse Coacutedigo de Eacutetica eacute um dos instrumentos baacutesicos para o direcionamento correto da nossa atuaccedilatildeo como profissionais Se vocecirc ainda natildeo o conhece invista cinco minutos na sua leitura Se vocecirc jaacute o conhece aproveite para relecirc-lo Deixe-o agrave matildeo divul-gue-o entre as colegas de profissatildeo mostre-o ao setor de RH de sua empresa e aos executivos Faccedila uma reflexatildeo e veja como - individualmente ou em grupo - o Coacutedigo pode ser melhor conhecido e principalmente colocado em praacutetica Sempre que fizer sua auto-avaliaccedilatildeo profissional tenha o Coacutedigo de Eacutetica como paracircmetro

Capiacutetulo I

Dos Princiacutepios Fundamentais

Art1ordm - Considera-se Secretaacuterio ou Secretaacuteria com direito ao exerciacutecio da profissatildeo a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor Art2ordm - O presente Coacutedigo de Eacutetica Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exerciacute-cio de sua profissatildeo regulando-lhes as relaccedilotildees com a proacutepria categoria com os poderes puacuteblicos e com a sociedade Art3ordm - Cabe ao profissional zelar pelo prestiacutegio e responsabilidade de sua profissatildeo tratando-a sempre como um dos bens mais nobres contribuindo atraveacutes do exemplo de seus atos para elevar a categoria obedecendo aos preceitos morais e legais

Capiacutetulo II Dos Direitos

Art4ordm - Constituem-se direitos dos Secretaacuterios e Secretaacuterias a) garantir e defender as atribuiccedilotildees estabelecidas na Lei de Regula-mentaccedilatildeo b) participar de entidades representativas da categoria c) participar de atividades puacuteblicas ou natildeo que visem defender os direitos da categoria d) defender a integridade moral e social da profissatildeo denunciando agraves entidades da categoria qualquer tipo de alusatildeo desmoralizadora e) receber remuneraccedilatildeo equiparada agrave dos profissionais de seu niacutevel de escolaridade f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros EventosCursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional g) jornada de trabalho compatiacutevel com a legislaccedilatildeo trabalhista em vigor

Capiacutetulo III Dos Deveres Fundamentais

Art5ordm - Constituem-se deveres fundamentais das Secretaacuterias e Secretaacuterios a) considerar a profissatildeo como um fim para a realizaccedilatildeo profissional b) direcionar seu comportamento profissional sempre a bem da verdade da moral e da eacutetica c) respeitar sua profissatildeo e exercer suas atividades sempre procurando aperfeiccediloamento d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comu-nicaccedilatildeo com o puacuteblico e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisotildees sabendo colocar e expressar suas ativida-des f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissatildeo e dos avanccedilos tecnoloacutegicos que poderatildeo facilitar o desempenho de suas atividades g) lutar pelo progresso da profissatildeo h) combater o exerciacutecio ilegal da profissatildeo i) colaborar com as instituiccedilotildees que ministram cursos especiacuteficos oferecendo-lhes subsiacutedios e orientaccedilotildees

Capiacutetulo II Dos Direitos

Art4ordm - Constituem-se direitos dos Secretaacuterios e Secretaacuterias a) garantir e defender as atribuiccedilotildees estabelecidas na Lei de Regulamenta-ccedilatildeo b) participar de entidades representativas da categoria c) participar de atividades puacuteblicas ou natildeo que visem defender os direitos da categoria d) defender a integridade moral e social da profissatildeo denunciando agraves entidades da categoria qualquer tipo de alusatildeo desmorali-zadora e) receber remuneraccedilatildeo equiparada agrave dos profissionais de seu niacutevel de escolaridade f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros EventosCursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional g) jornada de trabalho compatiacutevel com a legislaccedilatildeo trabalhista em vigor

Capiacutetulo III Dos Deveres Fundamentais

Art5ordm - Constituem-se deveres fundamentais das Secretaacuterias e Secretaacuterios a) considerar a profissatildeo como um fim para a realizaccedilatildeo pro-fissional b) direcionar seu comportamento profissional sempre a bem da verdade da moral e da eacutetica c) respeitar sua profissatildeo e exercer suas atividades sempre procurando aperfeiccediloamento d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicaccedilatildeo com o puacuteblico e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisotildees sabendo colocar e expressar suas atividades f) procurar infor-mar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissatildeo e dos avanccedilos tecnoloacutegicos que poderatildeo facilitar o desempenho de suas ativida-des g) lutar pelo progresso da profissatildeo h) combater o exerciacutecio ilegal da profissatildeo i) colaborar com as instituiccedilotildees que ministram cursos especiacuteficos oferecendo-lhes subsiacutedios e orientaccedilotildees

Capiacutetulo IV Do Sigilo Profissional

Art6ordm - A Secretaacuteria e o Secretaacuterio no exerciacutecio de sua profissatildeo deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe satildeo confiados Art7ordm - Eacute vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria

Capiacutetulo V Das Relaccedilotildees entre Profissionais Secretaacuterios

Art8ordm - Compete agraves Secretaacuterias e Secretaacuterios a) manter entre si a solidariedade e o intercacircmbio como forma de fortalecimento da cate-goria b) estabelecer e manter um clima profissional cortecircs no ambiente de trabalho natildeo alimentando discoacuterdia e desentendimento profis-sionais c) respeitar a capacidade e as limitaccedilotildees individuais sem preconceito de cor religiatildeo cunho poliacutetico ou posiccedilatildeo social d) estabe-lecer um clima de respeito agrave hierarquia com lideranccedila e competecircncia Art9ordm - Eacute vedado aos profissionais a) usar de amizades posiccedilatildeo e influecircncias obtidas no exerciacutecio de sua funccedilatildeo para conseguir qual-quer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades em detrimento de outros profissionais b) prejudicar deliberadamente a reputaccedilatildeo profissio-

nal de outro secretaacuterio c) ser em funccedilatildeo de seu espiacuterito de solidariedade conivente com erro contravenccedilatildeo penal ou infraccedilatildeo a este

Coacutedigo de Eacutetica

7

Capiacutetulo VI

Das Relaccedilotildees com a Empresa

Art10ordm - Compete ao Profissional no pleno exerciacutecio de suas atividades a) identificar-se com a filosofia em-presarial sendo um agente facilitador e colaborador na implantaccedilatildeo de mudanccedilas administrativas e poliacuteticas b) agir como elemento facilitador das relaccedilotildees interpessoais na sua aacuterea de atuaccedilatildeo c) atuar como figura-chave no fluxo de informaccedilotildees desenvolvendo e mantendo de forma dinacircmica e contiacutenua os sistemas de co-municaccedilatildeo Art11ordm - Eacute vedado aos Profissionais a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relaccedilatildeo aos demais b) prejudicar deliberada-mente outros profissionais no ambiente de trabalho

Capiacutetulo VII

Das Relaccedilotildees com as Entidades da Categoria

Art12ordm - A Secretaacuteria e o Secretaacuterio devem participar ativamente de suas entidades representativas colabo-rando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais Art13ordm - Acatar as resoluccedilotildees aprovadas pelas entidades de classe Art14ordm - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo em entidades da categoria natildeo se utilizar dessa posiccedilatildeo em proveito proacuteprio Art15ordm - Participar dos movimentos sociais eou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade profissional Art16ordm - As Secretaacuterias e Secretaacuterios deveratildeo cumprir suas obrigaccedilotildees tais como mensalidades e taxas legalmente estabelecidas junto agraves entidades de classes a que pertencem

Capiacutetulo VIII

Da Obediecircncia Aplicaccedilatildeo e Vigecircncia do Coacutedigo de Eacutetica

Art17ordm - Cumprir e fazer cumprir este Coacutedigo eacute dever de todo Secretaacuterio Art18ordm - Cabe aos Secretaacuterios docentes informar esclarecer e orientar os estudantes quanto aos princiacutepios e normas contidas neste Coacutedigo Art19ordm - As infraccedilotildees deste Coacutedigo de Eacutetica Profissional acarretaratildeo penalidades desde a advertecircncia agrave cas-saccedilatildeo do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais eou regimentais atraveacutes da Federaccedilatildeo Nacio-nal das Secretaacuterias e Secretaacuterios Art20ordm - Constituem infraccedilotildees a) transgredir preceitos deste Coacutedigo b) exercer a profissatildeo sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislaccedilatildeo especiacutefica c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretaacuterias eou Secretaacuterios para quaisquer fins sem o endosso dos Sindicatos de Classe em niacutevel Estadual e da Federaccedilatildeo Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos eou em niacutevel Nacional

8

Elegacircncia no comportamento -

Hoje a maioria das pessoas que tem acesso agrave informaccedilatildeo sabe que eacute peruiacutece usar uma blusa de paetecircs agraves 14h e que eacute deselegante comparecer a um casa-mento sem gravata

Dizem Costanza Pascolato Gloacuteria Kalil Fernando Barros e Claacuteudia Matarazzo alguns dos jornalistas especializados que nos ajudam a natildeo cometer gafes na hora de se vestir ou de se portar agrave mesa

Mas existe uma coisa difiacutecil de ser ensinada e que talvez por isso esteja cada vez mais rara a elegacircncia do comportamento

Eacute um dom que vai muito aleacutem do uso correto dos talheres e que abrange bem mais do que dizer um simples obrigado diante de uma gentileza

Eacute a elegacircncia que nos acompanha da primeira hora da manhatilde ateacute a hora de dormir e que se manifesta nas situaccedilotildees mais prosaicas quando natildeo haacute festa alguma nem fotoacutegrafos por perto Eacute uma elegacircncia desobrigada

Eacute possiacutevel detectaacute-la nas pessoas que elogiam mais do que criticam nas pes-soas que escutam mais do que falam E quando falam passam longe da fofo-ca das pequenas maldades ampliadas no boca a boca

Eacute possiacutevel detectaacute-la nas pessoas que natildeo usam um tom superior de voz ao se dirigir a empregadas domeacutesticas garccedilons ou frentistas nas pessoas que evi-tam assuntos constrangedores porque natildeo sentem prazer em humilhar os ou-tros Eacute possiacutevel detectaacute-la em pessoas pontuais

Elegante eacute quem demonstra interesse por assuntos que desconhece eacute quem presenteia fora das datas festivas eacute quem cumpre o que promete e ao receber uma ligaccedilatildeo natildeo recomenda agrave secretaacuteria que pergunte antes quem estaacute falan-do e soacute depois manda dizer se estaacute ou natildeo

Oferecer flores eacute sempre elegante

Eacute elegante natildeo ficar espaccediloso demais

Eacute elegante natildeo mudar seu estilo apenas para se adaptar ao de outro

Eacute muito elegante natildeo falar de dinheiro em bate-papos informais

Eacute elegante retribuir carinho e solidariedade Sobrenome joacuteias e nariz empinado natildeo substituem a elegacircncia do gesto

Natildeo haacute livro que ensine algueacutem a ter uma visatildeo generosa do mundo a estar nele de uma forma natildeo arrogante

Pode-se tentar capturar esta delicadeza natural atraveacutes da observaccedilatildeo mas tentar imitaacute-la eacute improdutivo

A saiacuteda eacute desenvolver em si mesmo a arte de conviver que independe de sta-tus social eacute soacute pedir licenccedila para o nosso lado brucutu que acha que com a-migo natildeo tem que ter estas frescuras

Se os amigos natildeo merecem uma certa cordialidade os inimigos eacute que natildeo iratildeo desfrutaacute-la

O Secretaacuterio da igreja tem um dos importantes cargos da igreja de cuja administra-

ccedilatildeo apropriada muito depende o eficiente funcionamento da igreja Assim como todos

os outros oficiais da igreja o secretaacuterio eacute eleito pelo periacuteodo de um ou dois anos se-

gundo for determinado pela igreja local mas devido a importantes funccedilotildees especiali-

zadas de seu cargo conveacutem escolher algueacutem que possa ser reeleito para repetidos pe-

riacuteodos de serviccedilo a fim de que haja continuidade no sistema de registros e envio de

relatoacuteriosrdquo

A grandeza desta atividade eacute sentida em todo o seu esplendor quando o secretaacuterio

aleacutem de cuidar dos pertences da secretaria eacute o maior responsaacutevel pelo programa de

conservaccedilatildeo daquilo que eacute o mais precioso para a igreja - seus membros almas por

quem Jesus derramou o Seu proacuteprio sangue Ao secretaacuterio cabe conhecer a to-

dos e dar o grito de alerta quando descobrir que alguns deles natildeo estatildeo partilhando

do conviacutevio da Igreja

QUALIFICACcedilOtildeES PARA O SECRETAacuteRIO DE IGREJA 1 Aptidatildeo moral

2 Aptidatildeo religiosa

3 Amor ao trabalho e agrave salvaccedilatildeo de almas

4 Espiacuterito de equipe e unidade

5 Respeito agrave obra de Deus aos ministros aos oficiais de igreja e a todos os membros

6 Boa Caligrafia

7 Organizaccedilatildeo

SUAS FUNCcedilOtildeES CONSISTEM EM 1 Registrar

2 Informar

3 Administrar

4 Conservar

SUAS RESPONSABILIDADES BAacuteSICAS CONSISTEM EM 1 Manter em dia os registros de membros

2 Providenciar as transferecircncias

3 Cuidar das atas da Igreja

O QUE Eacute SER SECRETAacuteRIO DE IGREJA

9

10

DEVERES E RESPONSABILIDADES

Abaixo uma relaccedilatildeo das responsabilidades que estatildeo ligadas diretamente ao

secretaacuterio da Igreja

1 Conhecer e saber manusear o Estatuto Social e Regimento Interno (RI) da igre-

ja

2 Buscar todas as informaccedilotildees necessaacuterias ao desempenho de suas funccedilotildees junto

ao pastor e a secretaria anterior da Igreja ou de outras igrejas co-irmatildes

3 Registrar no livro de Atos todos os eventos ocorridos a Igreja(conforme estatuiacute-

dos)

4 Registrar o recebimento de membros na Igreja pelo batismo profissatildeo de feacute ou

por carta de transferecircncia

5 Registrar exclusotildees (desligamento) de membros da Igreja por carta de transfe-

recircncia por falecimento por apostasia e por desaparecimento por abandono as praacute-

ticas morais e eacuteticas a luz da Palavra de Deus (tudo de acordo com o Estatuiacutedo)

6 Manter correspondecircncias com secretaacuterios de outras Igrejas co-irmatildes a fim de que

solicitem a carta de transferecircncia de membros que ora assistem naquela Igreja

7 Coordenar o programa de Conservaccedilatildeo de forma harmocircnica visando todos os

setores da Igreja (Pequenos Grupos)

8 Fazer um confronto do Cadastro da Secretaria da Igreja com os cadastros dos

Pequenos Grupos (PGs verificando quanto das pessoas batizadas ainda natildeo estatildeo

registradas nos mesmos e vice-versa

9 Zelar pelo atendimento por parte da Igreja aos membros desconhecidos mem-

bros fracos na feacute apaacuteticos ausentes fornecendo agrave comissatildeo (Pastores) da Igreja

uma relaccedilatildeo completa com a situaccedilatildeo dos membros

10 Manter correspondecircncia com os membros ausentes informando-lhes sobre as

atividades da Igreja

11 Fazer o GER (Grupo Especial de Revisatildeo) duas vezes ao ano

12 Manter atualizado o cadastro de membros de sua Igreja conferindo com o re-

gistro das Atas periodicamente

13 Corresponder-se frequumlentemente com a secretaria da Associaccedilatildeo

11

UM SECRETAacuteRIO RESPONSAacuteVEL PRECISA

1Manter sigilo dos dados relatoacuterios e atas

2 Conhecer todos pelo nome inclusive onde moram

3 Recepcionar os membros para conhececirc-los melhor

4 Apresentar os membros novos aos oficiais ajudar a se ambientarem na Igreja

5 Ser organizado arquivo pastas dados completos

6 Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar

7 Ser pontual reuniotildees cultos eventos casamentos etc

8 Natildeo jogar nada da Secretaria fora Atas boletins fichas(verificar com o pastor)

Lista dos membros sempre revisadas

1 O secretaacuterio deve zelar para que os registros sejam precisos

2 Corrigir nomes errados e incompletos

3 Mulheres casadas podem mudar o sobrenome (hoje em dia o homem tambeacutem)

4 Dados gerais da ficha

5 Revisar semestralmente a lista de membros comparando com as entradas e saiacutedas em atas

6 Pedir ajuda de irmatildeos que conheccedilam os membros (diaacuteconos e liacutederes)

7 Identificar aqueles que natildeo frequumlentam e providenciar para que sejam visitados

8 Descobrir aqueles que mudaram de residecircncia

9 Avisar aos Pastores e Diaacuteconos sobre os membros que estatildeo faltando e podem estar esfri-

ando na feacute e que precisam ser visitados com urgecircncia

10 Pessoas receacutem chegadas verificar se desejam solicitar a carta de transferecircncia da Igreja

de origem (Membrar-se)

12

A LIDERANCcedilA DA IGREJA

1 Convocar e comunicar com bastante antecedecircncia aos membros da Lideran-

ccedila da Igreja informando a data local e hora da proacutexima reuniatildeo

2 Colher com o pastor da Igreja e os responsaacuteveis dos departamentos os itens

que deveratildeo compor a agenda a ser discutida na comissatildeo

3 Elaborar em conjunto com o pastor a agenda a ser discutida reuni Esta preacute-

via pode ser feita algumas horas antes da reuniatildeo ou no dia anterior

4 Preparar entatildeo a agenda propriamente dita e fornecer uma coacutepia para cada

membro da lideranccedila

5 Cabe ao secretaacuterio informar ao presidente se haacute quorum suficiente para o iniacute-

cio da reuniatildeo

6 Apoacutes a lideranccedila da Igreja discutir avaliar e estudar seus projetos e reco-

mendaacute-los agrave igreja a fim de que sejam votados ou natildeo A igreja tem o poder uacutel-

timo de decidir sobre os seus negoacutecios

7 Elaborar um completo relatoacuterio da reuniatildeo contando o seguinte

middot Tipo de reuniatildeo

middot Local mecircs dia e hora da reuniatildeo

middot Nome dos participantes

middot Quem presidiu

middot Quem orou no iniacutecio e no final da reuniatildeo

8 Soacute apoacutes a votaccedilatildeo pela igreja elaborar a Ata Oficial constando especifica-

mente cada voto

9 Enviar comunicados agraves pessoas atingidas por decisotildees na Lideranccedila da Igre-

ja e se necessaacuterio fixar no quadro de anuacutencios tudo o que seja de interesse ge-

ral da congregaccedilatildeo (isso eacute muito importante no caso de pessoas que sofreratildeo

desligamentos ou algum tipo de advertecircncia

10 Verificar que os votos tomados sejam cumpridos

13

PRONOMES DE TRATAMENTOS

FORMA DE

TRATAMENTO

ABREVIATURAS USADO PARA

Vossa Senhoria

VS

a Pessoas graduadas Aspirante a oficial Capitatildeo Chefe de seccedilatildeo Coronel Diretor (empresa publi-ca) Funcionaacuterio de alta categoria Major Tenente Doutor Professor

Vossa Excelecircncia

VEx

a

Almirante Brigadeiro Deputado Embaixador Go-vernador do Estado Juiz Marechal Ministro Pre-sidente e Vicendash Presidente da Republica Prefeito Municipal Poder Judiciaacuterio Poder Legislativo Se-cretaacuterio do Estado

Vossa Reverendiacutessima VRev

Ma

Reitor de Seminaacuterio Padre (geral da ordem) Diaacute-cono Bispado Madre

Vossa Santidade Sua Santidade

Natildeo eacute Abreviado em am-bos os casos

Papa

Eminecircncia

E

ma

Cardeais

Vossa Magnificecircncia

V Mag

a

Reitor de Universidade

Vossa Meritiacutessima

Natildeo eacute abreviado

Juiz

Senhor Senhora

Sr Sr

a

Pode ser substituiacutedo por titulo profissional Ex Dou-tor Professor Pastor etc

OBS Natildeo confundir pronome de tratamento com o titulo da pessoa Para correspondecircncia dirigidas ao Presidente da Republica Reis Imperadores Governado-res Prefeitos Deputados Ministros Autoridades Eclesiaacutesticas Natildeo deve se usar abreviaturas

14

ERROS E VIacuteCIOS DE LINGUAGEM

Texto extraiacutedo do Jornal da Livraria Cultura ndash Agosto98

Nunca diga Que seje felizDe formas queEles tinham menas possibilidadesPara mim fazerLembre-se o subjuntivo de ser eacute seja locuccedilotildees como de forma que natildeo tecircm s menos eacute palavra invariaacutevel e mim natildeo pode ser sujeito ndash o certo eacute para eu fazer Erros como estes que chegam a doer no ouvido e denotam sofriacutevel conhecimento da liacutengua portuguesa tecircm o-corrido com frequumlecircncia lamenta o jornalista Eduardo Martins autor do Manual de Redaccedilatildeo e Estilo de O Estado de Satildeo Paulo e apresentador do programa De Palavra em Palavra da Raacute-dio Eldorado

Segundo ele eacute crescente o nuacutemero de pessoas que desconhecem as regras gramaticais Mui-ta gente estaacute perdendo a noccedilatildeo de concordacircncia verbal e nominal dizendo coisas como Os Estados Unidos eacute a gente fomos o meu oacuteculos ele deu o parabeacutens O uso da crase entatildeo tornou-se um problema Eacute comum ver andava agrave peacute comeccedilou agrave falar quando nunca se coloca crase antes de palavra masculina e de verbo A questatildeo da regecircncia verbal ndash saber qual a preposiccedilatildeo que deve ser usada com determinado verbo ndash tambeacutem gera duacutevidas cons-tantes Obedecer o chefe ou obedecer ao chefe Agradar o povo ou agradar ao povo Assistir o jogo ou assistir ao jogo Essas deficiecircncias satildeo agravadas pela falta de leitura na opiniatildeo do jornalista Mesmo que natildeo se conheccedilam as normas da liacutengua a leitura permite assimilar estruturas gramaticais e a grafia correta das palavras ensinando inclusive a diferenciar vocaacute-bulos com o mesmo som ndash calda (de doce) e cauda (de animal) etc

Eduardo Martins chama a atenccedilatildeo ainda para os erros cometidos na conjugaccedilatildeo de verbos irregulares como intervir por exemplo Intervir vem do verbo vir ndash ele veio ele interveio eles vieram eles intervieram e natildeo ele interviu ou eles interviram Eacute como ouvir se o governo natildeo repor os niacuteveis quando o certo eacute se repuser pois repor vem do verbo por fulano reteu em vez de reteve e assim por diante Errar na grafia de palavras como desconcertante exceccedilatildeo ou disciplina ateacute se justifica diz mas erros primaacuterios de conjugaccedilatildeo ou dizer fulano eacute de me-nor acredito de quesatildeo falhas graves

Batalhando haacute mais de 35 anos em defesa do idioma o jornalista considera entretanto que eacute preciso aceitar a evoluccedilatildeo da linguagem e conviver com ela Ele afirma que a tendecircncia de simplificaccedilatildeo eacute irreversiacutevel e beneficia a comunicaccedilatildeo entre as pessoas O uso de a gente a gente acha a gente considera em vez de noacutes achamos noacutes consideramos que alguns criti-cam tornou-se comum natildeo apenas na conversaccedilatildeo coloquial mas em textos literaacuterios aleacutem de estar registrado nos dicionaacuterios

Todo idioma sofre alteraccedilotildees ao longo do tempo Martins ressalta que o Portuguecircs do comeccedilo do seacuteculo era muito diferente do atual Milhares de vocaacutebulos desapareceram outros muda-ram de sentido e um grande nuacutemero foi acrescido pela tecnologia ndash terceirizar deletar aces-sar Aleacutem disso diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expres-satildeo mais popular Na conjugaccedilatildeo verbal a segunda pessoa ndash em especial o voacutes pratica-mente foi abolida por ser considerada um tanto pernoacutestica

Muitas pessoas tecircm receio de usar uma linguagem empolada e parecer pretensiosas anali-sa Outras ao contraacuterio querem mostrar erudiccedilatildeo ou status e acabam adotando termos e ex-pressotildees absolutamente dispensaacuteveis o que eacute uma bobagem pois falar melhor natildeo eacute falar difiacutecil Dizem parabenizar por exemplo quando poderiam dizer cumprimentar felicitar saudar Recorrem a substitutos inadequados para suprir uma certa deficiecircncia de vocabulaacuterio como implantei uma faacutebrica (vocecirc natildeo implanta mas constroacutei uma faacutebrica) estoque de desemprega-dos (imagino milhares de desempregados empilhados numa prateleira) deu entrada junto ao tribunal (o certo eacute no tribunal) ou ainda a mal formada expressatildeo a niacutevel de ndash reuniatildeo a niacutevel de diretoria a niacutevel internacional (por que natildeo dizer reuniatildeo de diretoria ou reuniatildeo internacio-nal)

Apesar de constatar tantos equiacutevocos Eduardo Martins comenta que existe hoje uma preocu-paccedilatildeo em falar e escrever melhor Ateacute porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas empresas Aquela imagem de que tudo no Brasil eacute uma bagunccedila entatildeo falar bem ou mal natildeo tem importacircncia estaacute mudando O sucesso dos programas de raacutedio e televisatildeo voltados ao conhecimento do Portuguecircs e a participaccedilatildeo crescente dos jornais com colunas especiacuteficas

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VIDA PROFISSIONAL EacuteTICA

Dicas

1Faccedila diariamente uma lista das coisas a fazer para natildeo perder tempo a tentar lembrar-se o que ainda tem para fazer ou o que eacute prioritaacuterio nesse dia

2Evite fazer duas ou trecircs coisas ao mesmo tempo Vai perder tempo a alternar as vaacuterias tarefas e a retomaacute-las onde tinha parado

3Seja realista ao estabelecer deadline para si e tambeacutem para os seus colaboradores Um deadline supostamente deve estimular natildeo stressar

4Simplifique a sua vida Talvez natildeo seja necessaacuterio ler o jornal todos os dias de uma ponta agrave outra ou participar em todas as reuniotildees do departamento de marketing

5Tenha a coragem de tirar umas feacuterias e de descontrair 6Introduza tempo para pensar para desenvolver novos projetos ou para organizar as su-

as ideacuteias 7Se natildeo quer prolongar uma conversa desnecessariamente natildeo faccedila perguntas abertas 8Conveacutem fazer as coisas que natildeo gosta de fazer quando estiver bem disposto Evite fazecirc

-las quando estiver cansado 9Tente chegar a horas agraves reuniotildees 10Decirc a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas 11Natildeo tem que ler tudo de uma ponta agrave outra Aprenda a ler na diagonal

Dicas especiacuteficas para o seu ambiente de trabalho

Pode ter uma relaccedilatildeo excelente com os colegas mas agraves vezes natildeo quer mesmo ser incomodado Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiotildees Se trabalhar num espaccedilo aberto pode fazer entender de forma natildeo verbal que estaacute ocupado natildeo se dirigindo ao seu colega ou evitando por exemplo contacto vi-

sual Claro que se natildeo conseguir pode simplesmente dizecirc-lo

1Atenccedilatildeo com os post-it (autocolantes) Perdem-se com facilidade e soacute o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que natildeo podia esquecer ou a quem devia telefonar sem falta

2Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda Mencione a hora exata a mo-rada e o nordm de telefone Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo

3Coloque em cima da secretaacuteria somente as coisas com as quais estaacute trabalhando na-quela altura Papeacuteis de reuniotildees que jaacute foram feitas ou dossiecircs que soacute no proacuteximo mecircs vatildeo ser reativados devem ficar no armaacuterio ou na gaveta

4Uma secretaacuteria desarrumada reflete um caraacuteter natildeo estruturado Talvez natildeo para si pes-soalmente mas sim para as pessoas estranhas que natildeo o conhecem ou com as quais vai reunir mais tarde

5Tentem arrumar as coisas todos os dias Assim evita que os papeis inuacuteteis se amonto-em

6Evite juntar demasiado correio Veja diariamente os documentos que datildeo entrada e ar-rume-os conforme a urgecircncia ou deite-os fora quando jaacute natildeo precisa deles

7Natildeo guarde os documentos de qualquer maneira mas use um sistema de arquivo para depois poder encontraacute-los facilmente

8Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso

9Um documento que hoje eacute inuacutetil provavelmente vai continuar inuacutetil amanhatilde Ouse deitar

fora algumas coisas em vez de arquivaacute-las desnecessariamente

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Organize-se

Vocecirc tem a sensaccedilatildeo que lhe falta sempre tempo Estaacute convicto que tem sempre coisas de mais para fazer Natildeo consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho Natildeo consegue ter o trabalho em dia Se respondeu que sim agrave maioria destas questotildees entatildeo chegou a hora de dizer basta Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso-al A organizaccedilatildeo eacute um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profissatildeo mas satildeo poucas as que sabem traba-lhar de modo eficiente e eficaz Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver Saiba como seguindo algumas das nos-sas sugestotildees Faccedila agora Natildeo deixe para amanhatilde o que pode fazer hoje Se fizer tudo o que tiver para fazer naquele preci-so momento vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas Natildeo acumule coi-sas Coloque os atrasos em dia Os trabalhos atrasados criam o seu proacuteprio trabalho extra Eliminaacute-los reduz a sua carga de trabalho em muito Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles Seja organizado Natildeo seja desorganizado Olhe para a sua secretaacuteria e decida o que guardar e o que deitar fora Vocecirc pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam uacuteteis Saiba gerir o seu tempo Natildeo perca muito tempo com assuntos de pouca importacircncia Como se costuma dizer tempo eacute di-nheiro por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importacircncia Faccedila planos O planejamento serve para vocecirc saber quais satildeo as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra-zo Para se organizar mais facilmente divida-o em trecircs categorias

Plano diaacuterio Todas as manhatildes dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia

Plano semanal Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho a sua agenda as tarefas pendentes Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam

Plano mensal O plano mensal eacute composto pelos eventos mais importantes do mecircs seguinte e daacute-lhe uma visatildeo geral que tornaraacute o planejamento semanal mais eficiente Se vocecirc planear bem os seus compromissos vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poderaacute aproveitaacute-lo da maneira que pretender

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Certifique-se que deixa tudo funcional A manutenccedilatildeo faz parte do ciclo do trabalho Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar Quando utilizar uma coisa certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores Por exemplo se uma foto-copiadora ficar sem papel en-quanto estiver a tirar coacutepias abasteccedila a maacutequina com papel suficiente para si e para os que viratildeo a seguir Se o seu grampeador estiver vazio coloque grampos imediatamente Natildeo deixe para mais tarde aquilo que pode fazer de imediato Organizaccedilatildeo eacute algo que pode ser aprendido A parte mais difiacutecil eacute quebrar velhos haacutebitos adquiridos durante toda a vida A chave para uma melhor organizaccedilatildeo eacute comeccedilar por pe-quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que iraacute notar e continuar motivado Se implementar estas ideacuteias iraacute ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida Uma vez que tiver comeccedilado continue Tornar-se organizado eacute o primeiro passo seguido de persistecircncia Por isso comece hoje COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo eacute informaacutetica O escritoacuterio sem papel eacute uma utopia Portanto seja craque no assunto Arquivamento tanto para a execuccedilatildeo do trabalho quanto para a orientaccedilatildeo de sua eventual assessoraequipe Periodicamente vocecirc obteraacute nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestaccedilatildeo de serviccedilos nesta aacuterea Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho 1) Padronizaccedilatildeo Este eacute um item vital para garantir produtividade e qualidade Separe cada assunto por cores Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas Garanta que haja tiacutetulos claros e procure manter um padratildeo inclusive nos tipos de letras usadas Rotu-le pastas gavetas e armaacuterios com etiquetas de boa qualidade 2) Planejamento Separe toda a papelada e documentaccedilatildeo previamente Se for necessaacute-rio um tempo antes do arquivamento Deixe tudo separado por clipes com indicaccedilotildees cla-ras do local destinado para arquivo 3) Regularidade Natildeo deixe acumular a papelada Mantendo um sistema de arquivo diaacute-rio vocecirc e seus e colegas vatildeo se sentir melhor O acuacutemulo de papeacuteis sem arquivo aumen-ta o risco de perdas e conturba o ambiente 4) Pastas Decirc preferecircncia agraves pastas tipo caixa Eacute mais faacutecil a identificaccedilatildeo e o posiciona-mento Faccedila uso tambeacutem das pastas suspensas Aplique subtiacutetulos dividindo em ses-sotildees por assunto 5) Tamanhos Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva-das Procure manter pastas de ateacute 3 cm de espessura na quantidade de papeacuteis 6) Atualizaccedilatildeo Descubra um sistema de atualizaccedilatildeo de tal forma que vocecirc possa perio-dicamente fazer uma limpeza e natildeo sobrecarregar o arquivo Veja se haacute papeacuteis cujo conteuacutedo estaacute no computador e portanto dependendo do caso ele eacute desnecessaacuterio

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Esqueccedila-se das

criacuteticas que existem a respeito das reuniotildees Eacute muito comum se comentar Reuniotildees satildeo uma perda de tempo Ah meu Deus laacute vem outra reuniatildeo Como profissional moder-na e atualizada vocecirc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil como apontam estudos de Neurolinguumliacutestica eacute formada por pessoas mais auditivas Ou seja neste paiacutes gostamos de falar e de ouvir Por isso se lecirc tatildeo pouco As criacuteticas agraves reuniotildees tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniotildees Eles satildeo mais visuais e se fiam mais na comunicaccedilatildeo escrita - isto quer dizer nas leituras em geral Aqui em terras tupiniquins eacute comum vocecirc cobrar uma pessoa por causa de sua ausecircncia em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails eou cartas) e ela responder Ueacute ningueacutem falou mais nada Portanto aqui neste espaccedilo iremos dar a vocecirc alguns elementos baacutesicos sobre a organi-zaccedilatildeo e participaccedilatildeo em reuniotildees Utilize o roteiro como uma espeacutecie de check list suplementar 1) Definiccedilatildeo de hora e lugar Cabe a vocecirc ter a certeza de que tudo vai se encaixar Cer-tifique-se de que a carga horaacuteria natildeo ultrapasse outros compromissos do liacuteder Tente en-contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reuniatildeo Por e-xemplo se o assunto em pauta for explosivo ou polecircmico procure - se possiacutevel - destinar um local mais apraziacutevel algo que ajude a desarmar os espiacuteritos 2) Comunicaccedilatildeo Interna Faccedila uma parceria produtiva com o pessoal responsaacutevel pela Comunicaccedilatildeo Interna Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-dos pelo Correio Eletrocircnico por Circular Memorando etc Quando for de extrema impor-tacircncia confirme - ou tenha a certeza de que algueacutem o fez - as presenccedilas por escrito 3) Papeacuteis e laacutepiscanetas Natildeo deixe que ningueacutem decirc a desculpa que natildeo anotou alguma coisa porque se esqueceu dos instrumentos baacutesicos para isso Preste atenccedilatildeo agrave quanti-dade e qualidade de acordo com o nuacutemero de pessoas e o tipo de reuniatildeo Distribua tudo previamente no local Natildeo deixe faltar se forem necessaacute-rios pastas folhas avulsas canetas TV viacutedeo quadro negro etc 4) Disposiccedilatildeo Geral Ao liacuteder deveraacute ser reservado um lugar de onde possa ser observa-do por todos sem distinccedilatildeo Coloque estrategicamente um objeto de uso do mesmo no local agrave mesa Combine com ele se haacute necessidade de uma distribuiccedilatildeo estrateacutegica de lu-gares De repente ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa De preferecircncia tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-ma separada Porque a tendecircncia eacute de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente 5) Protocolo Em determinadas reuniotildees eacute necessaacuterio se observar detalhes protocolares Por exemplo os lugares bem ao lado do liacuteder tecircm de ser ocupados por cargos de maior importacircncia ou de importacircncia capital para o evento em si 6) Bebidas Nada aleacutem de aacutegua (gelada e sem gelo) cafeacute e chaacute 7) Fumo Crescem na cultura empresarialorganizacional as restriccedilotildees aos fumantes Mas eacute o liacuteder quem determina se naquela reuniatildeo pode-se ou natildeo fumar De preferecircncia isso deve ser avisado na comunicaccedilatildeo interna Ou dependeraacute da poliacutetica da empresa a respeito

COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES

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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont)

8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabe ouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquanto o outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair 9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etc Tudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quem poderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc 10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista 11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes 12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local Assunto Ordem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo 11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel 12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta 13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo 14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados 15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi-las 16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva 18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas 19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites 110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podem ser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepis ou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitiva OBSERVACcedilOtildeES Nuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismos B) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km (m h km I g kg) Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

Decaacutelogo da Secretaacuteria

Texto de Liana Natalense

1 Promova mudanccedilas com sabedoriaAceite e participe das contiacutenuas mudanccedilas dos paradigmas da empresa e da proacutepria profissatildeo

2 Desafie a criatividadeDesenvolva a sua criatividade aplicando-a con-tinuamente

3 Desenvolva a melhoria contiacutenuaAdote a praacutetica da melhoria contiacutenua como filosofia de vida e de trabalho

4 Gerencie informaccedilotildeesMantenha-se informada transmita as informa-ccedilotildees aos seus clientes parceiros e fornecedores Faccedila da informaccedilatildeo a sua estrateacutegia para o sucesso

5 Personalize a assessoriaPersonalize a assessoria aos seus clientes diferenciando-os Encante-os

6 Comunique-sePromova a comunicaccedilatildeo na sua empresa e viva a gran-de aventura de interagir com outras pessoas

7 Desenvolva a sua tecnologiaEsteja em permanente estado de desen-volvimento tecnoloacutegico

8 Orquestre os timesAja como o maestro da orquestra no que se refere aos times dos quais participa

9 Seja o modeloSeja o modelo e natildeo o imitador

10 Orgulhe-se de sua profissatildeo Agradeccedila sempre a oportunidade que a vida deu para que vocecirc atue nesta profissatildeo estimulante e vencedora

5

6

Coacutedigo de Eacutetica do Profissional de Secretariado Publicado no Diaacuterio Oficial da Uniatildeo de 7 de julho de 1989)

lsquo Esse Coacutedigo de Eacutetica eacute um dos instrumentos baacutesicos para o direcionamento correto da nossa atuaccedilatildeo como profissionais Se vocecirc ainda natildeo o conhece invista cinco minutos na sua leitura Se vocecirc jaacute o conhece aproveite para relecirc-lo Deixe-o agrave matildeo divul-gue-o entre as colegas de profissatildeo mostre-o ao setor de RH de sua empresa e aos executivos Faccedila uma reflexatildeo e veja como - individualmente ou em grupo - o Coacutedigo pode ser melhor conhecido e principalmente colocado em praacutetica Sempre que fizer sua auto-avaliaccedilatildeo profissional tenha o Coacutedigo de Eacutetica como paracircmetro

Capiacutetulo I

Dos Princiacutepios Fundamentais

Art1ordm - Considera-se Secretaacuterio ou Secretaacuteria com direito ao exerciacutecio da profissatildeo a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor Art2ordm - O presente Coacutedigo de Eacutetica Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exerciacute-cio de sua profissatildeo regulando-lhes as relaccedilotildees com a proacutepria categoria com os poderes puacuteblicos e com a sociedade Art3ordm - Cabe ao profissional zelar pelo prestiacutegio e responsabilidade de sua profissatildeo tratando-a sempre como um dos bens mais nobres contribuindo atraveacutes do exemplo de seus atos para elevar a categoria obedecendo aos preceitos morais e legais

Capiacutetulo II Dos Direitos

Art4ordm - Constituem-se direitos dos Secretaacuterios e Secretaacuterias a) garantir e defender as atribuiccedilotildees estabelecidas na Lei de Regula-mentaccedilatildeo b) participar de entidades representativas da categoria c) participar de atividades puacuteblicas ou natildeo que visem defender os direitos da categoria d) defender a integridade moral e social da profissatildeo denunciando agraves entidades da categoria qualquer tipo de alusatildeo desmoralizadora e) receber remuneraccedilatildeo equiparada agrave dos profissionais de seu niacutevel de escolaridade f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros EventosCursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional g) jornada de trabalho compatiacutevel com a legislaccedilatildeo trabalhista em vigor

Capiacutetulo III Dos Deveres Fundamentais

Art5ordm - Constituem-se deveres fundamentais das Secretaacuterias e Secretaacuterios a) considerar a profissatildeo como um fim para a realizaccedilatildeo profissional b) direcionar seu comportamento profissional sempre a bem da verdade da moral e da eacutetica c) respeitar sua profissatildeo e exercer suas atividades sempre procurando aperfeiccediloamento d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comu-nicaccedilatildeo com o puacuteblico e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisotildees sabendo colocar e expressar suas ativida-des f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissatildeo e dos avanccedilos tecnoloacutegicos que poderatildeo facilitar o desempenho de suas atividades g) lutar pelo progresso da profissatildeo h) combater o exerciacutecio ilegal da profissatildeo i) colaborar com as instituiccedilotildees que ministram cursos especiacuteficos oferecendo-lhes subsiacutedios e orientaccedilotildees

Capiacutetulo II Dos Direitos

Art4ordm - Constituem-se direitos dos Secretaacuterios e Secretaacuterias a) garantir e defender as atribuiccedilotildees estabelecidas na Lei de Regulamenta-ccedilatildeo b) participar de entidades representativas da categoria c) participar de atividades puacuteblicas ou natildeo que visem defender os direitos da categoria d) defender a integridade moral e social da profissatildeo denunciando agraves entidades da categoria qualquer tipo de alusatildeo desmorali-zadora e) receber remuneraccedilatildeo equiparada agrave dos profissionais de seu niacutevel de escolaridade f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros EventosCursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional g) jornada de trabalho compatiacutevel com a legislaccedilatildeo trabalhista em vigor

Capiacutetulo III Dos Deveres Fundamentais

Art5ordm - Constituem-se deveres fundamentais das Secretaacuterias e Secretaacuterios a) considerar a profissatildeo como um fim para a realizaccedilatildeo pro-fissional b) direcionar seu comportamento profissional sempre a bem da verdade da moral e da eacutetica c) respeitar sua profissatildeo e exercer suas atividades sempre procurando aperfeiccediloamento d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicaccedilatildeo com o puacuteblico e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisotildees sabendo colocar e expressar suas atividades f) procurar infor-mar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissatildeo e dos avanccedilos tecnoloacutegicos que poderatildeo facilitar o desempenho de suas ativida-des g) lutar pelo progresso da profissatildeo h) combater o exerciacutecio ilegal da profissatildeo i) colaborar com as instituiccedilotildees que ministram cursos especiacuteficos oferecendo-lhes subsiacutedios e orientaccedilotildees

Capiacutetulo IV Do Sigilo Profissional

Art6ordm - A Secretaacuteria e o Secretaacuterio no exerciacutecio de sua profissatildeo deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe satildeo confiados Art7ordm - Eacute vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria

Capiacutetulo V Das Relaccedilotildees entre Profissionais Secretaacuterios

Art8ordm - Compete agraves Secretaacuterias e Secretaacuterios a) manter entre si a solidariedade e o intercacircmbio como forma de fortalecimento da cate-goria b) estabelecer e manter um clima profissional cortecircs no ambiente de trabalho natildeo alimentando discoacuterdia e desentendimento profis-sionais c) respeitar a capacidade e as limitaccedilotildees individuais sem preconceito de cor religiatildeo cunho poliacutetico ou posiccedilatildeo social d) estabe-lecer um clima de respeito agrave hierarquia com lideranccedila e competecircncia Art9ordm - Eacute vedado aos profissionais a) usar de amizades posiccedilatildeo e influecircncias obtidas no exerciacutecio de sua funccedilatildeo para conseguir qual-quer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades em detrimento de outros profissionais b) prejudicar deliberadamente a reputaccedilatildeo profissio-

nal de outro secretaacuterio c) ser em funccedilatildeo de seu espiacuterito de solidariedade conivente com erro contravenccedilatildeo penal ou infraccedilatildeo a este

Coacutedigo de Eacutetica

7

Capiacutetulo VI

Das Relaccedilotildees com a Empresa

Art10ordm - Compete ao Profissional no pleno exerciacutecio de suas atividades a) identificar-se com a filosofia em-presarial sendo um agente facilitador e colaborador na implantaccedilatildeo de mudanccedilas administrativas e poliacuteticas b) agir como elemento facilitador das relaccedilotildees interpessoais na sua aacuterea de atuaccedilatildeo c) atuar como figura-chave no fluxo de informaccedilotildees desenvolvendo e mantendo de forma dinacircmica e contiacutenua os sistemas de co-municaccedilatildeo Art11ordm - Eacute vedado aos Profissionais a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relaccedilatildeo aos demais b) prejudicar deliberada-mente outros profissionais no ambiente de trabalho

Capiacutetulo VII

Das Relaccedilotildees com as Entidades da Categoria

Art12ordm - A Secretaacuteria e o Secretaacuterio devem participar ativamente de suas entidades representativas colabo-rando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais Art13ordm - Acatar as resoluccedilotildees aprovadas pelas entidades de classe Art14ordm - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo em entidades da categoria natildeo se utilizar dessa posiccedilatildeo em proveito proacuteprio Art15ordm - Participar dos movimentos sociais eou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade profissional Art16ordm - As Secretaacuterias e Secretaacuterios deveratildeo cumprir suas obrigaccedilotildees tais como mensalidades e taxas legalmente estabelecidas junto agraves entidades de classes a que pertencem

Capiacutetulo VIII

Da Obediecircncia Aplicaccedilatildeo e Vigecircncia do Coacutedigo de Eacutetica

Art17ordm - Cumprir e fazer cumprir este Coacutedigo eacute dever de todo Secretaacuterio Art18ordm - Cabe aos Secretaacuterios docentes informar esclarecer e orientar os estudantes quanto aos princiacutepios e normas contidas neste Coacutedigo Art19ordm - As infraccedilotildees deste Coacutedigo de Eacutetica Profissional acarretaratildeo penalidades desde a advertecircncia agrave cas-saccedilatildeo do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais eou regimentais atraveacutes da Federaccedilatildeo Nacio-nal das Secretaacuterias e Secretaacuterios Art20ordm - Constituem infraccedilotildees a) transgredir preceitos deste Coacutedigo b) exercer a profissatildeo sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislaccedilatildeo especiacutefica c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretaacuterias eou Secretaacuterios para quaisquer fins sem o endosso dos Sindicatos de Classe em niacutevel Estadual e da Federaccedilatildeo Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos eou em niacutevel Nacional

8

Elegacircncia no comportamento -

Hoje a maioria das pessoas que tem acesso agrave informaccedilatildeo sabe que eacute peruiacutece usar uma blusa de paetecircs agraves 14h e que eacute deselegante comparecer a um casa-mento sem gravata

Dizem Costanza Pascolato Gloacuteria Kalil Fernando Barros e Claacuteudia Matarazzo alguns dos jornalistas especializados que nos ajudam a natildeo cometer gafes na hora de se vestir ou de se portar agrave mesa

Mas existe uma coisa difiacutecil de ser ensinada e que talvez por isso esteja cada vez mais rara a elegacircncia do comportamento

Eacute um dom que vai muito aleacutem do uso correto dos talheres e que abrange bem mais do que dizer um simples obrigado diante de uma gentileza

Eacute a elegacircncia que nos acompanha da primeira hora da manhatilde ateacute a hora de dormir e que se manifesta nas situaccedilotildees mais prosaicas quando natildeo haacute festa alguma nem fotoacutegrafos por perto Eacute uma elegacircncia desobrigada

Eacute possiacutevel detectaacute-la nas pessoas que elogiam mais do que criticam nas pes-soas que escutam mais do que falam E quando falam passam longe da fofo-ca das pequenas maldades ampliadas no boca a boca

Eacute possiacutevel detectaacute-la nas pessoas que natildeo usam um tom superior de voz ao se dirigir a empregadas domeacutesticas garccedilons ou frentistas nas pessoas que evi-tam assuntos constrangedores porque natildeo sentem prazer em humilhar os ou-tros Eacute possiacutevel detectaacute-la em pessoas pontuais

Elegante eacute quem demonstra interesse por assuntos que desconhece eacute quem presenteia fora das datas festivas eacute quem cumpre o que promete e ao receber uma ligaccedilatildeo natildeo recomenda agrave secretaacuteria que pergunte antes quem estaacute falan-do e soacute depois manda dizer se estaacute ou natildeo

Oferecer flores eacute sempre elegante

Eacute elegante natildeo ficar espaccediloso demais

Eacute elegante natildeo mudar seu estilo apenas para se adaptar ao de outro

Eacute muito elegante natildeo falar de dinheiro em bate-papos informais

Eacute elegante retribuir carinho e solidariedade Sobrenome joacuteias e nariz empinado natildeo substituem a elegacircncia do gesto

Natildeo haacute livro que ensine algueacutem a ter uma visatildeo generosa do mundo a estar nele de uma forma natildeo arrogante

Pode-se tentar capturar esta delicadeza natural atraveacutes da observaccedilatildeo mas tentar imitaacute-la eacute improdutivo

A saiacuteda eacute desenvolver em si mesmo a arte de conviver que independe de sta-tus social eacute soacute pedir licenccedila para o nosso lado brucutu que acha que com a-migo natildeo tem que ter estas frescuras

Se os amigos natildeo merecem uma certa cordialidade os inimigos eacute que natildeo iratildeo desfrutaacute-la

O Secretaacuterio da igreja tem um dos importantes cargos da igreja de cuja administra-

ccedilatildeo apropriada muito depende o eficiente funcionamento da igreja Assim como todos

os outros oficiais da igreja o secretaacuterio eacute eleito pelo periacuteodo de um ou dois anos se-

gundo for determinado pela igreja local mas devido a importantes funccedilotildees especiali-

zadas de seu cargo conveacutem escolher algueacutem que possa ser reeleito para repetidos pe-

riacuteodos de serviccedilo a fim de que haja continuidade no sistema de registros e envio de

relatoacuteriosrdquo

A grandeza desta atividade eacute sentida em todo o seu esplendor quando o secretaacuterio

aleacutem de cuidar dos pertences da secretaria eacute o maior responsaacutevel pelo programa de

conservaccedilatildeo daquilo que eacute o mais precioso para a igreja - seus membros almas por

quem Jesus derramou o Seu proacuteprio sangue Ao secretaacuterio cabe conhecer a to-

dos e dar o grito de alerta quando descobrir que alguns deles natildeo estatildeo partilhando

do conviacutevio da Igreja

QUALIFICACcedilOtildeES PARA O SECRETAacuteRIO DE IGREJA 1 Aptidatildeo moral

2 Aptidatildeo religiosa

3 Amor ao trabalho e agrave salvaccedilatildeo de almas

4 Espiacuterito de equipe e unidade

5 Respeito agrave obra de Deus aos ministros aos oficiais de igreja e a todos os membros

6 Boa Caligrafia

7 Organizaccedilatildeo

SUAS FUNCcedilOtildeES CONSISTEM EM 1 Registrar

2 Informar

3 Administrar

4 Conservar

SUAS RESPONSABILIDADES BAacuteSICAS CONSISTEM EM 1 Manter em dia os registros de membros

2 Providenciar as transferecircncias

3 Cuidar das atas da Igreja

O QUE Eacute SER SECRETAacuteRIO DE IGREJA

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10

DEVERES E RESPONSABILIDADES

Abaixo uma relaccedilatildeo das responsabilidades que estatildeo ligadas diretamente ao

secretaacuterio da Igreja

1 Conhecer e saber manusear o Estatuto Social e Regimento Interno (RI) da igre-

ja

2 Buscar todas as informaccedilotildees necessaacuterias ao desempenho de suas funccedilotildees junto

ao pastor e a secretaria anterior da Igreja ou de outras igrejas co-irmatildes

3 Registrar no livro de Atos todos os eventos ocorridos a Igreja(conforme estatuiacute-

dos)

4 Registrar o recebimento de membros na Igreja pelo batismo profissatildeo de feacute ou

por carta de transferecircncia

5 Registrar exclusotildees (desligamento) de membros da Igreja por carta de transfe-

recircncia por falecimento por apostasia e por desaparecimento por abandono as praacute-

ticas morais e eacuteticas a luz da Palavra de Deus (tudo de acordo com o Estatuiacutedo)

6 Manter correspondecircncias com secretaacuterios de outras Igrejas co-irmatildes a fim de que

solicitem a carta de transferecircncia de membros que ora assistem naquela Igreja

7 Coordenar o programa de Conservaccedilatildeo de forma harmocircnica visando todos os

setores da Igreja (Pequenos Grupos)

8 Fazer um confronto do Cadastro da Secretaria da Igreja com os cadastros dos

Pequenos Grupos (PGs verificando quanto das pessoas batizadas ainda natildeo estatildeo

registradas nos mesmos e vice-versa

9 Zelar pelo atendimento por parte da Igreja aos membros desconhecidos mem-

bros fracos na feacute apaacuteticos ausentes fornecendo agrave comissatildeo (Pastores) da Igreja

uma relaccedilatildeo completa com a situaccedilatildeo dos membros

10 Manter correspondecircncia com os membros ausentes informando-lhes sobre as

atividades da Igreja

11 Fazer o GER (Grupo Especial de Revisatildeo) duas vezes ao ano

12 Manter atualizado o cadastro de membros de sua Igreja conferindo com o re-

gistro das Atas periodicamente

13 Corresponder-se frequumlentemente com a secretaria da Associaccedilatildeo

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UM SECRETAacuteRIO RESPONSAacuteVEL PRECISA

1Manter sigilo dos dados relatoacuterios e atas

2 Conhecer todos pelo nome inclusive onde moram

3 Recepcionar os membros para conhececirc-los melhor

4 Apresentar os membros novos aos oficiais ajudar a se ambientarem na Igreja

5 Ser organizado arquivo pastas dados completos

6 Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar

7 Ser pontual reuniotildees cultos eventos casamentos etc

8 Natildeo jogar nada da Secretaria fora Atas boletins fichas(verificar com o pastor)

Lista dos membros sempre revisadas

1 O secretaacuterio deve zelar para que os registros sejam precisos

2 Corrigir nomes errados e incompletos

3 Mulheres casadas podem mudar o sobrenome (hoje em dia o homem tambeacutem)

4 Dados gerais da ficha

5 Revisar semestralmente a lista de membros comparando com as entradas e saiacutedas em atas

6 Pedir ajuda de irmatildeos que conheccedilam os membros (diaacuteconos e liacutederes)

7 Identificar aqueles que natildeo frequumlentam e providenciar para que sejam visitados

8 Descobrir aqueles que mudaram de residecircncia

9 Avisar aos Pastores e Diaacuteconos sobre os membros que estatildeo faltando e podem estar esfri-

ando na feacute e que precisam ser visitados com urgecircncia

10 Pessoas receacutem chegadas verificar se desejam solicitar a carta de transferecircncia da Igreja

de origem (Membrar-se)

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A LIDERANCcedilA DA IGREJA

1 Convocar e comunicar com bastante antecedecircncia aos membros da Lideran-

ccedila da Igreja informando a data local e hora da proacutexima reuniatildeo

2 Colher com o pastor da Igreja e os responsaacuteveis dos departamentos os itens

que deveratildeo compor a agenda a ser discutida na comissatildeo

3 Elaborar em conjunto com o pastor a agenda a ser discutida reuni Esta preacute-

via pode ser feita algumas horas antes da reuniatildeo ou no dia anterior

4 Preparar entatildeo a agenda propriamente dita e fornecer uma coacutepia para cada

membro da lideranccedila

5 Cabe ao secretaacuterio informar ao presidente se haacute quorum suficiente para o iniacute-

cio da reuniatildeo

6 Apoacutes a lideranccedila da Igreja discutir avaliar e estudar seus projetos e reco-

mendaacute-los agrave igreja a fim de que sejam votados ou natildeo A igreja tem o poder uacutel-

timo de decidir sobre os seus negoacutecios

7 Elaborar um completo relatoacuterio da reuniatildeo contando o seguinte

middot Tipo de reuniatildeo

middot Local mecircs dia e hora da reuniatildeo

middot Nome dos participantes

middot Quem presidiu

middot Quem orou no iniacutecio e no final da reuniatildeo

8 Soacute apoacutes a votaccedilatildeo pela igreja elaborar a Ata Oficial constando especifica-

mente cada voto

9 Enviar comunicados agraves pessoas atingidas por decisotildees na Lideranccedila da Igre-

ja e se necessaacuterio fixar no quadro de anuacutencios tudo o que seja de interesse ge-

ral da congregaccedilatildeo (isso eacute muito importante no caso de pessoas que sofreratildeo

desligamentos ou algum tipo de advertecircncia

10 Verificar que os votos tomados sejam cumpridos

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PRONOMES DE TRATAMENTOS

FORMA DE

TRATAMENTO

ABREVIATURAS USADO PARA

Vossa Senhoria

VS

a Pessoas graduadas Aspirante a oficial Capitatildeo Chefe de seccedilatildeo Coronel Diretor (empresa publi-ca) Funcionaacuterio de alta categoria Major Tenente Doutor Professor

Vossa Excelecircncia

VEx

a

Almirante Brigadeiro Deputado Embaixador Go-vernador do Estado Juiz Marechal Ministro Pre-sidente e Vicendash Presidente da Republica Prefeito Municipal Poder Judiciaacuterio Poder Legislativo Se-cretaacuterio do Estado

Vossa Reverendiacutessima VRev

Ma

Reitor de Seminaacuterio Padre (geral da ordem) Diaacute-cono Bispado Madre

Vossa Santidade Sua Santidade

Natildeo eacute Abreviado em am-bos os casos

Papa

Eminecircncia

E

ma

Cardeais

Vossa Magnificecircncia

V Mag

a

Reitor de Universidade

Vossa Meritiacutessima

Natildeo eacute abreviado

Juiz

Senhor Senhora

Sr Sr

a

Pode ser substituiacutedo por titulo profissional Ex Dou-tor Professor Pastor etc

OBS Natildeo confundir pronome de tratamento com o titulo da pessoa Para correspondecircncia dirigidas ao Presidente da Republica Reis Imperadores Governado-res Prefeitos Deputados Ministros Autoridades Eclesiaacutesticas Natildeo deve se usar abreviaturas

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ERROS E VIacuteCIOS DE LINGUAGEM

Texto extraiacutedo do Jornal da Livraria Cultura ndash Agosto98

Nunca diga Que seje felizDe formas queEles tinham menas possibilidadesPara mim fazerLembre-se o subjuntivo de ser eacute seja locuccedilotildees como de forma que natildeo tecircm s menos eacute palavra invariaacutevel e mim natildeo pode ser sujeito ndash o certo eacute para eu fazer Erros como estes que chegam a doer no ouvido e denotam sofriacutevel conhecimento da liacutengua portuguesa tecircm o-corrido com frequumlecircncia lamenta o jornalista Eduardo Martins autor do Manual de Redaccedilatildeo e Estilo de O Estado de Satildeo Paulo e apresentador do programa De Palavra em Palavra da Raacute-dio Eldorado

Segundo ele eacute crescente o nuacutemero de pessoas que desconhecem as regras gramaticais Mui-ta gente estaacute perdendo a noccedilatildeo de concordacircncia verbal e nominal dizendo coisas como Os Estados Unidos eacute a gente fomos o meu oacuteculos ele deu o parabeacutens O uso da crase entatildeo tornou-se um problema Eacute comum ver andava agrave peacute comeccedilou agrave falar quando nunca se coloca crase antes de palavra masculina e de verbo A questatildeo da regecircncia verbal ndash saber qual a preposiccedilatildeo que deve ser usada com determinado verbo ndash tambeacutem gera duacutevidas cons-tantes Obedecer o chefe ou obedecer ao chefe Agradar o povo ou agradar ao povo Assistir o jogo ou assistir ao jogo Essas deficiecircncias satildeo agravadas pela falta de leitura na opiniatildeo do jornalista Mesmo que natildeo se conheccedilam as normas da liacutengua a leitura permite assimilar estruturas gramaticais e a grafia correta das palavras ensinando inclusive a diferenciar vocaacute-bulos com o mesmo som ndash calda (de doce) e cauda (de animal) etc

Eduardo Martins chama a atenccedilatildeo ainda para os erros cometidos na conjugaccedilatildeo de verbos irregulares como intervir por exemplo Intervir vem do verbo vir ndash ele veio ele interveio eles vieram eles intervieram e natildeo ele interviu ou eles interviram Eacute como ouvir se o governo natildeo repor os niacuteveis quando o certo eacute se repuser pois repor vem do verbo por fulano reteu em vez de reteve e assim por diante Errar na grafia de palavras como desconcertante exceccedilatildeo ou disciplina ateacute se justifica diz mas erros primaacuterios de conjugaccedilatildeo ou dizer fulano eacute de me-nor acredito de quesatildeo falhas graves

Batalhando haacute mais de 35 anos em defesa do idioma o jornalista considera entretanto que eacute preciso aceitar a evoluccedilatildeo da linguagem e conviver com ela Ele afirma que a tendecircncia de simplificaccedilatildeo eacute irreversiacutevel e beneficia a comunicaccedilatildeo entre as pessoas O uso de a gente a gente acha a gente considera em vez de noacutes achamos noacutes consideramos que alguns criti-cam tornou-se comum natildeo apenas na conversaccedilatildeo coloquial mas em textos literaacuterios aleacutem de estar registrado nos dicionaacuterios

Todo idioma sofre alteraccedilotildees ao longo do tempo Martins ressalta que o Portuguecircs do comeccedilo do seacuteculo era muito diferente do atual Milhares de vocaacutebulos desapareceram outros muda-ram de sentido e um grande nuacutemero foi acrescido pela tecnologia ndash terceirizar deletar aces-sar Aleacutem disso diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expres-satildeo mais popular Na conjugaccedilatildeo verbal a segunda pessoa ndash em especial o voacutes pratica-mente foi abolida por ser considerada um tanto pernoacutestica

Muitas pessoas tecircm receio de usar uma linguagem empolada e parecer pretensiosas anali-sa Outras ao contraacuterio querem mostrar erudiccedilatildeo ou status e acabam adotando termos e ex-pressotildees absolutamente dispensaacuteveis o que eacute uma bobagem pois falar melhor natildeo eacute falar difiacutecil Dizem parabenizar por exemplo quando poderiam dizer cumprimentar felicitar saudar Recorrem a substitutos inadequados para suprir uma certa deficiecircncia de vocabulaacuterio como implantei uma faacutebrica (vocecirc natildeo implanta mas constroacutei uma faacutebrica) estoque de desemprega-dos (imagino milhares de desempregados empilhados numa prateleira) deu entrada junto ao tribunal (o certo eacute no tribunal) ou ainda a mal formada expressatildeo a niacutevel de ndash reuniatildeo a niacutevel de diretoria a niacutevel internacional (por que natildeo dizer reuniatildeo de diretoria ou reuniatildeo internacio-nal)

Apesar de constatar tantos equiacutevocos Eduardo Martins comenta que existe hoje uma preocu-paccedilatildeo em falar e escrever melhor Ateacute porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas empresas Aquela imagem de que tudo no Brasil eacute uma bagunccedila entatildeo falar bem ou mal natildeo tem importacircncia estaacute mudando O sucesso dos programas de raacutedio e televisatildeo voltados ao conhecimento do Portuguecircs e a participaccedilatildeo crescente dos jornais com colunas especiacuteficas

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VIDA PROFISSIONAL EacuteTICA

Dicas

1Faccedila diariamente uma lista das coisas a fazer para natildeo perder tempo a tentar lembrar-se o que ainda tem para fazer ou o que eacute prioritaacuterio nesse dia

2Evite fazer duas ou trecircs coisas ao mesmo tempo Vai perder tempo a alternar as vaacuterias tarefas e a retomaacute-las onde tinha parado

3Seja realista ao estabelecer deadline para si e tambeacutem para os seus colaboradores Um deadline supostamente deve estimular natildeo stressar

4Simplifique a sua vida Talvez natildeo seja necessaacuterio ler o jornal todos os dias de uma ponta agrave outra ou participar em todas as reuniotildees do departamento de marketing

5Tenha a coragem de tirar umas feacuterias e de descontrair 6Introduza tempo para pensar para desenvolver novos projetos ou para organizar as su-

as ideacuteias 7Se natildeo quer prolongar uma conversa desnecessariamente natildeo faccedila perguntas abertas 8Conveacutem fazer as coisas que natildeo gosta de fazer quando estiver bem disposto Evite fazecirc

-las quando estiver cansado 9Tente chegar a horas agraves reuniotildees 10Decirc a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas 11Natildeo tem que ler tudo de uma ponta agrave outra Aprenda a ler na diagonal

Dicas especiacuteficas para o seu ambiente de trabalho

Pode ter uma relaccedilatildeo excelente com os colegas mas agraves vezes natildeo quer mesmo ser incomodado Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiotildees Se trabalhar num espaccedilo aberto pode fazer entender de forma natildeo verbal que estaacute ocupado natildeo se dirigindo ao seu colega ou evitando por exemplo contacto vi-

sual Claro que se natildeo conseguir pode simplesmente dizecirc-lo

1Atenccedilatildeo com os post-it (autocolantes) Perdem-se com facilidade e soacute o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que natildeo podia esquecer ou a quem devia telefonar sem falta

2Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda Mencione a hora exata a mo-rada e o nordm de telefone Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo

3Coloque em cima da secretaacuteria somente as coisas com as quais estaacute trabalhando na-quela altura Papeacuteis de reuniotildees que jaacute foram feitas ou dossiecircs que soacute no proacuteximo mecircs vatildeo ser reativados devem ficar no armaacuterio ou na gaveta

4Uma secretaacuteria desarrumada reflete um caraacuteter natildeo estruturado Talvez natildeo para si pes-soalmente mas sim para as pessoas estranhas que natildeo o conhecem ou com as quais vai reunir mais tarde

5Tentem arrumar as coisas todos os dias Assim evita que os papeis inuacuteteis se amonto-em

6Evite juntar demasiado correio Veja diariamente os documentos que datildeo entrada e ar-rume-os conforme a urgecircncia ou deite-os fora quando jaacute natildeo precisa deles

7Natildeo guarde os documentos de qualquer maneira mas use um sistema de arquivo para depois poder encontraacute-los facilmente

8Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso

9Um documento que hoje eacute inuacutetil provavelmente vai continuar inuacutetil amanhatilde Ouse deitar

fora algumas coisas em vez de arquivaacute-las desnecessariamente

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Organize-se

Vocecirc tem a sensaccedilatildeo que lhe falta sempre tempo Estaacute convicto que tem sempre coisas de mais para fazer Natildeo consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho Natildeo consegue ter o trabalho em dia Se respondeu que sim agrave maioria destas questotildees entatildeo chegou a hora de dizer basta Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso-al A organizaccedilatildeo eacute um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profissatildeo mas satildeo poucas as que sabem traba-lhar de modo eficiente e eficaz Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver Saiba como seguindo algumas das nos-sas sugestotildees Faccedila agora Natildeo deixe para amanhatilde o que pode fazer hoje Se fizer tudo o que tiver para fazer naquele preci-so momento vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas Natildeo acumule coi-sas Coloque os atrasos em dia Os trabalhos atrasados criam o seu proacuteprio trabalho extra Eliminaacute-los reduz a sua carga de trabalho em muito Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles Seja organizado Natildeo seja desorganizado Olhe para a sua secretaacuteria e decida o que guardar e o que deitar fora Vocecirc pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam uacuteteis Saiba gerir o seu tempo Natildeo perca muito tempo com assuntos de pouca importacircncia Como se costuma dizer tempo eacute di-nheiro por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importacircncia Faccedila planos O planejamento serve para vocecirc saber quais satildeo as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra-zo Para se organizar mais facilmente divida-o em trecircs categorias

Plano diaacuterio Todas as manhatildes dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia

Plano semanal Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho a sua agenda as tarefas pendentes Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam

Plano mensal O plano mensal eacute composto pelos eventos mais importantes do mecircs seguinte e daacute-lhe uma visatildeo geral que tornaraacute o planejamento semanal mais eficiente Se vocecirc planear bem os seus compromissos vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poderaacute aproveitaacute-lo da maneira que pretender

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Certifique-se que deixa tudo funcional A manutenccedilatildeo faz parte do ciclo do trabalho Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar Quando utilizar uma coisa certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores Por exemplo se uma foto-copiadora ficar sem papel en-quanto estiver a tirar coacutepias abasteccedila a maacutequina com papel suficiente para si e para os que viratildeo a seguir Se o seu grampeador estiver vazio coloque grampos imediatamente Natildeo deixe para mais tarde aquilo que pode fazer de imediato Organizaccedilatildeo eacute algo que pode ser aprendido A parte mais difiacutecil eacute quebrar velhos haacutebitos adquiridos durante toda a vida A chave para uma melhor organizaccedilatildeo eacute comeccedilar por pe-quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que iraacute notar e continuar motivado Se implementar estas ideacuteias iraacute ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida Uma vez que tiver comeccedilado continue Tornar-se organizado eacute o primeiro passo seguido de persistecircncia Por isso comece hoje COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo eacute informaacutetica O escritoacuterio sem papel eacute uma utopia Portanto seja craque no assunto Arquivamento tanto para a execuccedilatildeo do trabalho quanto para a orientaccedilatildeo de sua eventual assessoraequipe Periodicamente vocecirc obteraacute nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestaccedilatildeo de serviccedilos nesta aacuterea Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho 1) Padronizaccedilatildeo Este eacute um item vital para garantir produtividade e qualidade Separe cada assunto por cores Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas Garanta que haja tiacutetulos claros e procure manter um padratildeo inclusive nos tipos de letras usadas Rotu-le pastas gavetas e armaacuterios com etiquetas de boa qualidade 2) Planejamento Separe toda a papelada e documentaccedilatildeo previamente Se for necessaacute-rio um tempo antes do arquivamento Deixe tudo separado por clipes com indicaccedilotildees cla-ras do local destinado para arquivo 3) Regularidade Natildeo deixe acumular a papelada Mantendo um sistema de arquivo diaacute-rio vocecirc e seus e colegas vatildeo se sentir melhor O acuacutemulo de papeacuteis sem arquivo aumen-ta o risco de perdas e conturba o ambiente 4) Pastas Decirc preferecircncia agraves pastas tipo caixa Eacute mais faacutecil a identificaccedilatildeo e o posiciona-mento Faccedila uso tambeacutem das pastas suspensas Aplique subtiacutetulos dividindo em ses-sotildees por assunto 5) Tamanhos Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva-das Procure manter pastas de ateacute 3 cm de espessura na quantidade de papeacuteis 6) Atualizaccedilatildeo Descubra um sistema de atualizaccedilatildeo de tal forma que vocecirc possa perio-dicamente fazer uma limpeza e natildeo sobrecarregar o arquivo Veja se haacute papeacuteis cujo conteuacutedo estaacute no computador e portanto dependendo do caso ele eacute desnecessaacuterio

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Esqueccedila-se das

criacuteticas que existem a respeito das reuniotildees Eacute muito comum se comentar Reuniotildees satildeo uma perda de tempo Ah meu Deus laacute vem outra reuniatildeo Como profissional moder-na e atualizada vocecirc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil como apontam estudos de Neurolinguumliacutestica eacute formada por pessoas mais auditivas Ou seja neste paiacutes gostamos de falar e de ouvir Por isso se lecirc tatildeo pouco As criacuteticas agraves reuniotildees tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniotildees Eles satildeo mais visuais e se fiam mais na comunicaccedilatildeo escrita - isto quer dizer nas leituras em geral Aqui em terras tupiniquins eacute comum vocecirc cobrar uma pessoa por causa de sua ausecircncia em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails eou cartas) e ela responder Ueacute ningueacutem falou mais nada Portanto aqui neste espaccedilo iremos dar a vocecirc alguns elementos baacutesicos sobre a organi-zaccedilatildeo e participaccedilatildeo em reuniotildees Utilize o roteiro como uma espeacutecie de check list suplementar 1) Definiccedilatildeo de hora e lugar Cabe a vocecirc ter a certeza de que tudo vai se encaixar Cer-tifique-se de que a carga horaacuteria natildeo ultrapasse outros compromissos do liacuteder Tente en-contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reuniatildeo Por e-xemplo se o assunto em pauta for explosivo ou polecircmico procure - se possiacutevel - destinar um local mais apraziacutevel algo que ajude a desarmar os espiacuteritos 2) Comunicaccedilatildeo Interna Faccedila uma parceria produtiva com o pessoal responsaacutevel pela Comunicaccedilatildeo Interna Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-dos pelo Correio Eletrocircnico por Circular Memorando etc Quando for de extrema impor-tacircncia confirme - ou tenha a certeza de que algueacutem o fez - as presenccedilas por escrito 3) Papeacuteis e laacutepiscanetas Natildeo deixe que ningueacutem decirc a desculpa que natildeo anotou alguma coisa porque se esqueceu dos instrumentos baacutesicos para isso Preste atenccedilatildeo agrave quanti-dade e qualidade de acordo com o nuacutemero de pessoas e o tipo de reuniatildeo Distribua tudo previamente no local Natildeo deixe faltar se forem necessaacute-rios pastas folhas avulsas canetas TV viacutedeo quadro negro etc 4) Disposiccedilatildeo Geral Ao liacuteder deveraacute ser reservado um lugar de onde possa ser observa-do por todos sem distinccedilatildeo Coloque estrategicamente um objeto de uso do mesmo no local agrave mesa Combine com ele se haacute necessidade de uma distribuiccedilatildeo estrateacutegica de lu-gares De repente ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa De preferecircncia tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-ma separada Porque a tendecircncia eacute de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente 5) Protocolo Em determinadas reuniotildees eacute necessaacuterio se observar detalhes protocolares Por exemplo os lugares bem ao lado do liacuteder tecircm de ser ocupados por cargos de maior importacircncia ou de importacircncia capital para o evento em si 6) Bebidas Nada aleacutem de aacutegua (gelada e sem gelo) cafeacute e chaacute 7) Fumo Crescem na cultura empresarialorganizacional as restriccedilotildees aos fumantes Mas eacute o liacuteder quem determina se naquela reuniatildeo pode-se ou natildeo fumar De preferecircncia isso deve ser avisado na comunicaccedilatildeo interna Ou dependeraacute da poliacutetica da empresa a respeito

COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES

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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont)

8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabe ouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquanto o outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair 9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etc Tudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quem poderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc 10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista 11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes 12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local Assunto Ordem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo 11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel 12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta 13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo 14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados 15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi-las 16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva 18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas 19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites 110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podem ser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepis ou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitiva OBSERVACcedilOtildeES Nuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismos B) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km (m h km I g kg) Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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Coacutedigo de Eacutetica do Profissional de Secretariado Publicado no Diaacuterio Oficial da Uniatildeo de 7 de julho de 1989)

lsquo Esse Coacutedigo de Eacutetica eacute um dos instrumentos baacutesicos para o direcionamento correto da nossa atuaccedilatildeo como profissionais Se vocecirc ainda natildeo o conhece invista cinco minutos na sua leitura Se vocecirc jaacute o conhece aproveite para relecirc-lo Deixe-o agrave matildeo divul-gue-o entre as colegas de profissatildeo mostre-o ao setor de RH de sua empresa e aos executivos Faccedila uma reflexatildeo e veja como - individualmente ou em grupo - o Coacutedigo pode ser melhor conhecido e principalmente colocado em praacutetica Sempre que fizer sua auto-avaliaccedilatildeo profissional tenha o Coacutedigo de Eacutetica como paracircmetro

Capiacutetulo I

Dos Princiacutepios Fundamentais

Art1ordm - Considera-se Secretaacuterio ou Secretaacuteria com direito ao exerciacutecio da profissatildeo a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor Art2ordm - O presente Coacutedigo de Eacutetica Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exerciacute-cio de sua profissatildeo regulando-lhes as relaccedilotildees com a proacutepria categoria com os poderes puacuteblicos e com a sociedade Art3ordm - Cabe ao profissional zelar pelo prestiacutegio e responsabilidade de sua profissatildeo tratando-a sempre como um dos bens mais nobres contribuindo atraveacutes do exemplo de seus atos para elevar a categoria obedecendo aos preceitos morais e legais

Capiacutetulo II Dos Direitos

Art4ordm - Constituem-se direitos dos Secretaacuterios e Secretaacuterias a) garantir e defender as atribuiccedilotildees estabelecidas na Lei de Regula-mentaccedilatildeo b) participar de entidades representativas da categoria c) participar de atividades puacuteblicas ou natildeo que visem defender os direitos da categoria d) defender a integridade moral e social da profissatildeo denunciando agraves entidades da categoria qualquer tipo de alusatildeo desmoralizadora e) receber remuneraccedilatildeo equiparada agrave dos profissionais de seu niacutevel de escolaridade f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros EventosCursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional g) jornada de trabalho compatiacutevel com a legislaccedilatildeo trabalhista em vigor

Capiacutetulo III Dos Deveres Fundamentais

Art5ordm - Constituem-se deveres fundamentais das Secretaacuterias e Secretaacuterios a) considerar a profissatildeo como um fim para a realizaccedilatildeo profissional b) direcionar seu comportamento profissional sempre a bem da verdade da moral e da eacutetica c) respeitar sua profissatildeo e exercer suas atividades sempre procurando aperfeiccediloamento d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comu-nicaccedilatildeo com o puacuteblico e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisotildees sabendo colocar e expressar suas ativida-des f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissatildeo e dos avanccedilos tecnoloacutegicos que poderatildeo facilitar o desempenho de suas atividades g) lutar pelo progresso da profissatildeo h) combater o exerciacutecio ilegal da profissatildeo i) colaborar com as instituiccedilotildees que ministram cursos especiacuteficos oferecendo-lhes subsiacutedios e orientaccedilotildees

Capiacutetulo II Dos Direitos

Art4ordm - Constituem-se direitos dos Secretaacuterios e Secretaacuterias a) garantir e defender as atribuiccedilotildees estabelecidas na Lei de Regulamenta-ccedilatildeo b) participar de entidades representativas da categoria c) participar de atividades puacuteblicas ou natildeo que visem defender os direitos da categoria d) defender a integridade moral e social da profissatildeo denunciando agraves entidades da categoria qualquer tipo de alusatildeo desmorali-zadora e) receber remuneraccedilatildeo equiparada agrave dos profissionais de seu niacutevel de escolaridade f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros EventosCursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional g) jornada de trabalho compatiacutevel com a legislaccedilatildeo trabalhista em vigor

Capiacutetulo III Dos Deveres Fundamentais

Art5ordm - Constituem-se deveres fundamentais das Secretaacuterias e Secretaacuterios a) considerar a profissatildeo como um fim para a realizaccedilatildeo pro-fissional b) direcionar seu comportamento profissional sempre a bem da verdade da moral e da eacutetica c) respeitar sua profissatildeo e exercer suas atividades sempre procurando aperfeiccediloamento d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicaccedilatildeo com o puacuteblico e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisotildees sabendo colocar e expressar suas atividades f) procurar infor-mar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissatildeo e dos avanccedilos tecnoloacutegicos que poderatildeo facilitar o desempenho de suas ativida-des g) lutar pelo progresso da profissatildeo h) combater o exerciacutecio ilegal da profissatildeo i) colaborar com as instituiccedilotildees que ministram cursos especiacuteficos oferecendo-lhes subsiacutedios e orientaccedilotildees

Capiacutetulo IV Do Sigilo Profissional

Art6ordm - A Secretaacuteria e o Secretaacuterio no exerciacutecio de sua profissatildeo deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe satildeo confiados Art7ordm - Eacute vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria

Capiacutetulo V Das Relaccedilotildees entre Profissionais Secretaacuterios

Art8ordm - Compete agraves Secretaacuterias e Secretaacuterios a) manter entre si a solidariedade e o intercacircmbio como forma de fortalecimento da cate-goria b) estabelecer e manter um clima profissional cortecircs no ambiente de trabalho natildeo alimentando discoacuterdia e desentendimento profis-sionais c) respeitar a capacidade e as limitaccedilotildees individuais sem preconceito de cor religiatildeo cunho poliacutetico ou posiccedilatildeo social d) estabe-lecer um clima de respeito agrave hierarquia com lideranccedila e competecircncia Art9ordm - Eacute vedado aos profissionais a) usar de amizades posiccedilatildeo e influecircncias obtidas no exerciacutecio de sua funccedilatildeo para conseguir qual-quer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades em detrimento de outros profissionais b) prejudicar deliberadamente a reputaccedilatildeo profissio-

nal de outro secretaacuterio c) ser em funccedilatildeo de seu espiacuterito de solidariedade conivente com erro contravenccedilatildeo penal ou infraccedilatildeo a este

Coacutedigo de Eacutetica

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Capiacutetulo VI

Das Relaccedilotildees com a Empresa

Art10ordm - Compete ao Profissional no pleno exerciacutecio de suas atividades a) identificar-se com a filosofia em-presarial sendo um agente facilitador e colaborador na implantaccedilatildeo de mudanccedilas administrativas e poliacuteticas b) agir como elemento facilitador das relaccedilotildees interpessoais na sua aacuterea de atuaccedilatildeo c) atuar como figura-chave no fluxo de informaccedilotildees desenvolvendo e mantendo de forma dinacircmica e contiacutenua os sistemas de co-municaccedilatildeo Art11ordm - Eacute vedado aos Profissionais a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relaccedilatildeo aos demais b) prejudicar deliberada-mente outros profissionais no ambiente de trabalho

Capiacutetulo VII

Das Relaccedilotildees com as Entidades da Categoria

Art12ordm - A Secretaacuteria e o Secretaacuterio devem participar ativamente de suas entidades representativas colabo-rando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais Art13ordm - Acatar as resoluccedilotildees aprovadas pelas entidades de classe Art14ordm - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo em entidades da categoria natildeo se utilizar dessa posiccedilatildeo em proveito proacuteprio Art15ordm - Participar dos movimentos sociais eou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade profissional Art16ordm - As Secretaacuterias e Secretaacuterios deveratildeo cumprir suas obrigaccedilotildees tais como mensalidades e taxas legalmente estabelecidas junto agraves entidades de classes a que pertencem

Capiacutetulo VIII

Da Obediecircncia Aplicaccedilatildeo e Vigecircncia do Coacutedigo de Eacutetica

Art17ordm - Cumprir e fazer cumprir este Coacutedigo eacute dever de todo Secretaacuterio Art18ordm - Cabe aos Secretaacuterios docentes informar esclarecer e orientar os estudantes quanto aos princiacutepios e normas contidas neste Coacutedigo Art19ordm - As infraccedilotildees deste Coacutedigo de Eacutetica Profissional acarretaratildeo penalidades desde a advertecircncia agrave cas-saccedilatildeo do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais eou regimentais atraveacutes da Federaccedilatildeo Nacio-nal das Secretaacuterias e Secretaacuterios Art20ordm - Constituem infraccedilotildees a) transgredir preceitos deste Coacutedigo b) exercer a profissatildeo sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislaccedilatildeo especiacutefica c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretaacuterias eou Secretaacuterios para quaisquer fins sem o endosso dos Sindicatos de Classe em niacutevel Estadual e da Federaccedilatildeo Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos eou em niacutevel Nacional

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Elegacircncia no comportamento -

Hoje a maioria das pessoas que tem acesso agrave informaccedilatildeo sabe que eacute peruiacutece usar uma blusa de paetecircs agraves 14h e que eacute deselegante comparecer a um casa-mento sem gravata

Dizem Costanza Pascolato Gloacuteria Kalil Fernando Barros e Claacuteudia Matarazzo alguns dos jornalistas especializados que nos ajudam a natildeo cometer gafes na hora de se vestir ou de se portar agrave mesa

Mas existe uma coisa difiacutecil de ser ensinada e que talvez por isso esteja cada vez mais rara a elegacircncia do comportamento

Eacute um dom que vai muito aleacutem do uso correto dos talheres e que abrange bem mais do que dizer um simples obrigado diante de uma gentileza

Eacute a elegacircncia que nos acompanha da primeira hora da manhatilde ateacute a hora de dormir e que se manifesta nas situaccedilotildees mais prosaicas quando natildeo haacute festa alguma nem fotoacutegrafos por perto Eacute uma elegacircncia desobrigada

Eacute possiacutevel detectaacute-la nas pessoas que elogiam mais do que criticam nas pes-soas que escutam mais do que falam E quando falam passam longe da fofo-ca das pequenas maldades ampliadas no boca a boca

Eacute possiacutevel detectaacute-la nas pessoas que natildeo usam um tom superior de voz ao se dirigir a empregadas domeacutesticas garccedilons ou frentistas nas pessoas que evi-tam assuntos constrangedores porque natildeo sentem prazer em humilhar os ou-tros Eacute possiacutevel detectaacute-la em pessoas pontuais

Elegante eacute quem demonstra interesse por assuntos que desconhece eacute quem presenteia fora das datas festivas eacute quem cumpre o que promete e ao receber uma ligaccedilatildeo natildeo recomenda agrave secretaacuteria que pergunte antes quem estaacute falan-do e soacute depois manda dizer se estaacute ou natildeo

Oferecer flores eacute sempre elegante

Eacute elegante natildeo ficar espaccediloso demais

Eacute elegante natildeo mudar seu estilo apenas para se adaptar ao de outro

Eacute muito elegante natildeo falar de dinheiro em bate-papos informais

Eacute elegante retribuir carinho e solidariedade Sobrenome joacuteias e nariz empinado natildeo substituem a elegacircncia do gesto

Natildeo haacute livro que ensine algueacutem a ter uma visatildeo generosa do mundo a estar nele de uma forma natildeo arrogante

Pode-se tentar capturar esta delicadeza natural atraveacutes da observaccedilatildeo mas tentar imitaacute-la eacute improdutivo

A saiacuteda eacute desenvolver em si mesmo a arte de conviver que independe de sta-tus social eacute soacute pedir licenccedila para o nosso lado brucutu que acha que com a-migo natildeo tem que ter estas frescuras

Se os amigos natildeo merecem uma certa cordialidade os inimigos eacute que natildeo iratildeo desfrutaacute-la

O Secretaacuterio da igreja tem um dos importantes cargos da igreja de cuja administra-

ccedilatildeo apropriada muito depende o eficiente funcionamento da igreja Assim como todos

os outros oficiais da igreja o secretaacuterio eacute eleito pelo periacuteodo de um ou dois anos se-

gundo for determinado pela igreja local mas devido a importantes funccedilotildees especiali-

zadas de seu cargo conveacutem escolher algueacutem que possa ser reeleito para repetidos pe-

riacuteodos de serviccedilo a fim de que haja continuidade no sistema de registros e envio de

relatoacuteriosrdquo

A grandeza desta atividade eacute sentida em todo o seu esplendor quando o secretaacuterio

aleacutem de cuidar dos pertences da secretaria eacute o maior responsaacutevel pelo programa de

conservaccedilatildeo daquilo que eacute o mais precioso para a igreja - seus membros almas por

quem Jesus derramou o Seu proacuteprio sangue Ao secretaacuterio cabe conhecer a to-

dos e dar o grito de alerta quando descobrir que alguns deles natildeo estatildeo partilhando

do conviacutevio da Igreja

QUALIFICACcedilOtildeES PARA O SECRETAacuteRIO DE IGREJA 1 Aptidatildeo moral

2 Aptidatildeo religiosa

3 Amor ao trabalho e agrave salvaccedilatildeo de almas

4 Espiacuterito de equipe e unidade

5 Respeito agrave obra de Deus aos ministros aos oficiais de igreja e a todos os membros

6 Boa Caligrafia

7 Organizaccedilatildeo

SUAS FUNCcedilOtildeES CONSISTEM EM 1 Registrar

2 Informar

3 Administrar

4 Conservar

SUAS RESPONSABILIDADES BAacuteSICAS CONSISTEM EM 1 Manter em dia os registros de membros

2 Providenciar as transferecircncias

3 Cuidar das atas da Igreja

O QUE Eacute SER SECRETAacuteRIO DE IGREJA

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DEVERES E RESPONSABILIDADES

Abaixo uma relaccedilatildeo das responsabilidades que estatildeo ligadas diretamente ao

secretaacuterio da Igreja

1 Conhecer e saber manusear o Estatuto Social e Regimento Interno (RI) da igre-

ja

2 Buscar todas as informaccedilotildees necessaacuterias ao desempenho de suas funccedilotildees junto

ao pastor e a secretaria anterior da Igreja ou de outras igrejas co-irmatildes

3 Registrar no livro de Atos todos os eventos ocorridos a Igreja(conforme estatuiacute-

dos)

4 Registrar o recebimento de membros na Igreja pelo batismo profissatildeo de feacute ou

por carta de transferecircncia

5 Registrar exclusotildees (desligamento) de membros da Igreja por carta de transfe-

recircncia por falecimento por apostasia e por desaparecimento por abandono as praacute-

ticas morais e eacuteticas a luz da Palavra de Deus (tudo de acordo com o Estatuiacutedo)

6 Manter correspondecircncias com secretaacuterios de outras Igrejas co-irmatildes a fim de que

solicitem a carta de transferecircncia de membros que ora assistem naquela Igreja

7 Coordenar o programa de Conservaccedilatildeo de forma harmocircnica visando todos os

setores da Igreja (Pequenos Grupos)

8 Fazer um confronto do Cadastro da Secretaria da Igreja com os cadastros dos

Pequenos Grupos (PGs verificando quanto das pessoas batizadas ainda natildeo estatildeo

registradas nos mesmos e vice-versa

9 Zelar pelo atendimento por parte da Igreja aos membros desconhecidos mem-

bros fracos na feacute apaacuteticos ausentes fornecendo agrave comissatildeo (Pastores) da Igreja

uma relaccedilatildeo completa com a situaccedilatildeo dos membros

10 Manter correspondecircncia com os membros ausentes informando-lhes sobre as

atividades da Igreja

11 Fazer o GER (Grupo Especial de Revisatildeo) duas vezes ao ano

12 Manter atualizado o cadastro de membros de sua Igreja conferindo com o re-

gistro das Atas periodicamente

13 Corresponder-se frequumlentemente com a secretaria da Associaccedilatildeo

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UM SECRETAacuteRIO RESPONSAacuteVEL PRECISA

1Manter sigilo dos dados relatoacuterios e atas

2 Conhecer todos pelo nome inclusive onde moram

3 Recepcionar os membros para conhececirc-los melhor

4 Apresentar os membros novos aos oficiais ajudar a se ambientarem na Igreja

5 Ser organizado arquivo pastas dados completos

6 Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar

7 Ser pontual reuniotildees cultos eventos casamentos etc

8 Natildeo jogar nada da Secretaria fora Atas boletins fichas(verificar com o pastor)

Lista dos membros sempre revisadas

1 O secretaacuterio deve zelar para que os registros sejam precisos

2 Corrigir nomes errados e incompletos

3 Mulheres casadas podem mudar o sobrenome (hoje em dia o homem tambeacutem)

4 Dados gerais da ficha

5 Revisar semestralmente a lista de membros comparando com as entradas e saiacutedas em atas

6 Pedir ajuda de irmatildeos que conheccedilam os membros (diaacuteconos e liacutederes)

7 Identificar aqueles que natildeo frequumlentam e providenciar para que sejam visitados

8 Descobrir aqueles que mudaram de residecircncia

9 Avisar aos Pastores e Diaacuteconos sobre os membros que estatildeo faltando e podem estar esfri-

ando na feacute e que precisam ser visitados com urgecircncia

10 Pessoas receacutem chegadas verificar se desejam solicitar a carta de transferecircncia da Igreja

de origem (Membrar-se)

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A LIDERANCcedilA DA IGREJA

1 Convocar e comunicar com bastante antecedecircncia aos membros da Lideran-

ccedila da Igreja informando a data local e hora da proacutexima reuniatildeo

2 Colher com o pastor da Igreja e os responsaacuteveis dos departamentos os itens

que deveratildeo compor a agenda a ser discutida na comissatildeo

3 Elaborar em conjunto com o pastor a agenda a ser discutida reuni Esta preacute-

via pode ser feita algumas horas antes da reuniatildeo ou no dia anterior

4 Preparar entatildeo a agenda propriamente dita e fornecer uma coacutepia para cada

membro da lideranccedila

5 Cabe ao secretaacuterio informar ao presidente se haacute quorum suficiente para o iniacute-

cio da reuniatildeo

6 Apoacutes a lideranccedila da Igreja discutir avaliar e estudar seus projetos e reco-

mendaacute-los agrave igreja a fim de que sejam votados ou natildeo A igreja tem o poder uacutel-

timo de decidir sobre os seus negoacutecios

7 Elaborar um completo relatoacuterio da reuniatildeo contando o seguinte

middot Tipo de reuniatildeo

middot Local mecircs dia e hora da reuniatildeo

middot Nome dos participantes

middot Quem presidiu

middot Quem orou no iniacutecio e no final da reuniatildeo

8 Soacute apoacutes a votaccedilatildeo pela igreja elaborar a Ata Oficial constando especifica-

mente cada voto

9 Enviar comunicados agraves pessoas atingidas por decisotildees na Lideranccedila da Igre-

ja e se necessaacuterio fixar no quadro de anuacutencios tudo o que seja de interesse ge-

ral da congregaccedilatildeo (isso eacute muito importante no caso de pessoas que sofreratildeo

desligamentos ou algum tipo de advertecircncia

10 Verificar que os votos tomados sejam cumpridos

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PRONOMES DE TRATAMENTOS

FORMA DE

TRATAMENTO

ABREVIATURAS USADO PARA

Vossa Senhoria

VS

a Pessoas graduadas Aspirante a oficial Capitatildeo Chefe de seccedilatildeo Coronel Diretor (empresa publi-ca) Funcionaacuterio de alta categoria Major Tenente Doutor Professor

Vossa Excelecircncia

VEx

a

Almirante Brigadeiro Deputado Embaixador Go-vernador do Estado Juiz Marechal Ministro Pre-sidente e Vicendash Presidente da Republica Prefeito Municipal Poder Judiciaacuterio Poder Legislativo Se-cretaacuterio do Estado

Vossa Reverendiacutessima VRev

Ma

Reitor de Seminaacuterio Padre (geral da ordem) Diaacute-cono Bispado Madre

Vossa Santidade Sua Santidade

Natildeo eacute Abreviado em am-bos os casos

Papa

Eminecircncia

E

ma

Cardeais

Vossa Magnificecircncia

V Mag

a

Reitor de Universidade

Vossa Meritiacutessima

Natildeo eacute abreviado

Juiz

Senhor Senhora

Sr Sr

a

Pode ser substituiacutedo por titulo profissional Ex Dou-tor Professor Pastor etc

OBS Natildeo confundir pronome de tratamento com o titulo da pessoa Para correspondecircncia dirigidas ao Presidente da Republica Reis Imperadores Governado-res Prefeitos Deputados Ministros Autoridades Eclesiaacutesticas Natildeo deve se usar abreviaturas

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ERROS E VIacuteCIOS DE LINGUAGEM

Texto extraiacutedo do Jornal da Livraria Cultura ndash Agosto98

Nunca diga Que seje felizDe formas queEles tinham menas possibilidadesPara mim fazerLembre-se o subjuntivo de ser eacute seja locuccedilotildees como de forma que natildeo tecircm s menos eacute palavra invariaacutevel e mim natildeo pode ser sujeito ndash o certo eacute para eu fazer Erros como estes que chegam a doer no ouvido e denotam sofriacutevel conhecimento da liacutengua portuguesa tecircm o-corrido com frequumlecircncia lamenta o jornalista Eduardo Martins autor do Manual de Redaccedilatildeo e Estilo de O Estado de Satildeo Paulo e apresentador do programa De Palavra em Palavra da Raacute-dio Eldorado

Segundo ele eacute crescente o nuacutemero de pessoas que desconhecem as regras gramaticais Mui-ta gente estaacute perdendo a noccedilatildeo de concordacircncia verbal e nominal dizendo coisas como Os Estados Unidos eacute a gente fomos o meu oacuteculos ele deu o parabeacutens O uso da crase entatildeo tornou-se um problema Eacute comum ver andava agrave peacute comeccedilou agrave falar quando nunca se coloca crase antes de palavra masculina e de verbo A questatildeo da regecircncia verbal ndash saber qual a preposiccedilatildeo que deve ser usada com determinado verbo ndash tambeacutem gera duacutevidas cons-tantes Obedecer o chefe ou obedecer ao chefe Agradar o povo ou agradar ao povo Assistir o jogo ou assistir ao jogo Essas deficiecircncias satildeo agravadas pela falta de leitura na opiniatildeo do jornalista Mesmo que natildeo se conheccedilam as normas da liacutengua a leitura permite assimilar estruturas gramaticais e a grafia correta das palavras ensinando inclusive a diferenciar vocaacute-bulos com o mesmo som ndash calda (de doce) e cauda (de animal) etc

Eduardo Martins chama a atenccedilatildeo ainda para os erros cometidos na conjugaccedilatildeo de verbos irregulares como intervir por exemplo Intervir vem do verbo vir ndash ele veio ele interveio eles vieram eles intervieram e natildeo ele interviu ou eles interviram Eacute como ouvir se o governo natildeo repor os niacuteveis quando o certo eacute se repuser pois repor vem do verbo por fulano reteu em vez de reteve e assim por diante Errar na grafia de palavras como desconcertante exceccedilatildeo ou disciplina ateacute se justifica diz mas erros primaacuterios de conjugaccedilatildeo ou dizer fulano eacute de me-nor acredito de quesatildeo falhas graves

Batalhando haacute mais de 35 anos em defesa do idioma o jornalista considera entretanto que eacute preciso aceitar a evoluccedilatildeo da linguagem e conviver com ela Ele afirma que a tendecircncia de simplificaccedilatildeo eacute irreversiacutevel e beneficia a comunicaccedilatildeo entre as pessoas O uso de a gente a gente acha a gente considera em vez de noacutes achamos noacutes consideramos que alguns criti-cam tornou-se comum natildeo apenas na conversaccedilatildeo coloquial mas em textos literaacuterios aleacutem de estar registrado nos dicionaacuterios

Todo idioma sofre alteraccedilotildees ao longo do tempo Martins ressalta que o Portuguecircs do comeccedilo do seacuteculo era muito diferente do atual Milhares de vocaacutebulos desapareceram outros muda-ram de sentido e um grande nuacutemero foi acrescido pela tecnologia ndash terceirizar deletar aces-sar Aleacutem disso diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expres-satildeo mais popular Na conjugaccedilatildeo verbal a segunda pessoa ndash em especial o voacutes pratica-mente foi abolida por ser considerada um tanto pernoacutestica

Muitas pessoas tecircm receio de usar uma linguagem empolada e parecer pretensiosas anali-sa Outras ao contraacuterio querem mostrar erudiccedilatildeo ou status e acabam adotando termos e ex-pressotildees absolutamente dispensaacuteveis o que eacute uma bobagem pois falar melhor natildeo eacute falar difiacutecil Dizem parabenizar por exemplo quando poderiam dizer cumprimentar felicitar saudar Recorrem a substitutos inadequados para suprir uma certa deficiecircncia de vocabulaacuterio como implantei uma faacutebrica (vocecirc natildeo implanta mas constroacutei uma faacutebrica) estoque de desemprega-dos (imagino milhares de desempregados empilhados numa prateleira) deu entrada junto ao tribunal (o certo eacute no tribunal) ou ainda a mal formada expressatildeo a niacutevel de ndash reuniatildeo a niacutevel de diretoria a niacutevel internacional (por que natildeo dizer reuniatildeo de diretoria ou reuniatildeo internacio-nal)

Apesar de constatar tantos equiacutevocos Eduardo Martins comenta que existe hoje uma preocu-paccedilatildeo em falar e escrever melhor Ateacute porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas empresas Aquela imagem de que tudo no Brasil eacute uma bagunccedila entatildeo falar bem ou mal natildeo tem importacircncia estaacute mudando O sucesso dos programas de raacutedio e televisatildeo voltados ao conhecimento do Portuguecircs e a participaccedilatildeo crescente dos jornais com colunas especiacuteficas

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VIDA PROFISSIONAL EacuteTICA

Dicas

1Faccedila diariamente uma lista das coisas a fazer para natildeo perder tempo a tentar lembrar-se o que ainda tem para fazer ou o que eacute prioritaacuterio nesse dia

2Evite fazer duas ou trecircs coisas ao mesmo tempo Vai perder tempo a alternar as vaacuterias tarefas e a retomaacute-las onde tinha parado

3Seja realista ao estabelecer deadline para si e tambeacutem para os seus colaboradores Um deadline supostamente deve estimular natildeo stressar

4Simplifique a sua vida Talvez natildeo seja necessaacuterio ler o jornal todos os dias de uma ponta agrave outra ou participar em todas as reuniotildees do departamento de marketing

5Tenha a coragem de tirar umas feacuterias e de descontrair 6Introduza tempo para pensar para desenvolver novos projetos ou para organizar as su-

as ideacuteias 7Se natildeo quer prolongar uma conversa desnecessariamente natildeo faccedila perguntas abertas 8Conveacutem fazer as coisas que natildeo gosta de fazer quando estiver bem disposto Evite fazecirc

-las quando estiver cansado 9Tente chegar a horas agraves reuniotildees 10Decirc a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas 11Natildeo tem que ler tudo de uma ponta agrave outra Aprenda a ler na diagonal

Dicas especiacuteficas para o seu ambiente de trabalho

Pode ter uma relaccedilatildeo excelente com os colegas mas agraves vezes natildeo quer mesmo ser incomodado Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiotildees Se trabalhar num espaccedilo aberto pode fazer entender de forma natildeo verbal que estaacute ocupado natildeo se dirigindo ao seu colega ou evitando por exemplo contacto vi-

sual Claro que se natildeo conseguir pode simplesmente dizecirc-lo

1Atenccedilatildeo com os post-it (autocolantes) Perdem-se com facilidade e soacute o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que natildeo podia esquecer ou a quem devia telefonar sem falta

2Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda Mencione a hora exata a mo-rada e o nordm de telefone Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo

3Coloque em cima da secretaacuteria somente as coisas com as quais estaacute trabalhando na-quela altura Papeacuteis de reuniotildees que jaacute foram feitas ou dossiecircs que soacute no proacuteximo mecircs vatildeo ser reativados devem ficar no armaacuterio ou na gaveta

4Uma secretaacuteria desarrumada reflete um caraacuteter natildeo estruturado Talvez natildeo para si pes-soalmente mas sim para as pessoas estranhas que natildeo o conhecem ou com as quais vai reunir mais tarde

5Tentem arrumar as coisas todos os dias Assim evita que os papeis inuacuteteis se amonto-em

6Evite juntar demasiado correio Veja diariamente os documentos que datildeo entrada e ar-rume-os conforme a urgecircncia ou deite-os fora quando jaacute natildeo precisa deles

7Natildeo guarde os documentos de qualquer maneira mas use um sistema de arquivo para depois poder encontraacute-los facilmente

8Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso

9Um documento que hoje eacute inuacutetil provavelmente vai continuar inuacutetil amanhatilde Ouse deitar

fora algumas coisas em vez de arquivaacute-las desnecessariamente

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Organize-se

Vocecirc tem a sensaccedilatildeo que lhe falta sempre tempo Estaacute convicto que tem sempre coisas de mais para fazer Natildeo consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho Natildeo consegue ter o trabalho em dia Se respondeu que sim agrave maioria destas questotildees entatildeo chegou a hora de dizer basta Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso-al A organizaccedilatildeo eacute um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profissatildeo mas satildeo poucas as que sabem traba-lhar de modo eficiente e eficaz Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver Saiba como seguindo algumas das nos-sas sugestotildees Faccedila agora Natildeo deixe para amanhatilde o que pode fazer hoje Se fizer tudo o que tiver para fazer naquele preci-so momento vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas Natildeo acumule coi-sas Coloque os atrasos em dia Os trabalhos atrasados criam o seu proacuteprio trabalho extra Eliminaacute-los reduz a sua carga de trabalho em muito Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles Seja organizado Natildeo seja desorganizado Olhe para a sua secretaacuteria e decida o que guardar e o que deitar fora Vocecirc pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam uacuteteis Saiba gerir o seu tempo Natildeo perca muito tempo com assuntos de pouca importacircncia Como se costuma dizer tempo eacute di-nheiro por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importacircncia Faccedila planos O planejamento serve para vocecirc saber quais satildeo as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra-zo Para se organizar mais facilmente divida-o em trecircs categorias

Plano diaacuterio Todas as manhatildes dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia

Plano semanal Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho a sua agenda as tarefas pendentes Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam

Plano mensal O plano mensal eacute composto pelos eventos mais importantes do mecircs seguinte e daacute-lhe uma visatildeo geral que tornaraacute o planejamento semanal mais eficiente Se vocecirc planear bem os seus compromissos vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poderaacute aproveitaacute-lo da maneira que pretender

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Certifique-se que deixa tudo funcional A manutenccedilatildeo faz parte do ciclo do trabalho Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar Quando utilizar uma coisa certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores Por exemplo se uma foto-copiadora ficar sem papel en-quanto estiver a tirar coacutepias abasteccedila a maacutequina com papel suficiente para si e para os que viratildeo a seguir Se o seu grampeador estiver vazio coloque grampos imediatamente Natildeo deixe para mais tarde aquilo que pode fazer de imediato Organizaccedilatildeo eacute algo que pode ser aprendido A parte mais difiacutecil eacute quebrar velhos haacutebitos adquiridos durante toda a vida A chave para uma melhor organizaccedilatildeo eacute comeccedilar por pe-quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que iraacute notar e continuar motivado Se implementar estas ideacuteias iraacute ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida Uma vez que tiver comeccedilado continue Tornar-se organizado eacute o primeiro passo seguido de persistecircncia Por isso comece hoje COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo eacute informaacutetica O escritoacuterio sem papel eacute uma utopia Portanto seja craque no assunto Arquivamento tanto para a execuccedilatildeo do trabalho quanto para a orientaccedilatildeo de sua eventual assessoraequipe Periodicamente vocecirc obteraacute nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestaccedilatildeo de serviccedilos nesta aacuterea Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho 1) Padronizaccedilatildeo Este eacute um item vital para garantir produtividade e qualidade Separe cada assunto por cores Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas Garanta que haja tiacutetulos claros e procure manter um padratildeo inclusive nos tipos de letras usadas Rotu-le pastas gavetas e armaacuterios com etiquetas de boa qualidade 2) Planejamento Separe toda a papelada e documentaccedilatildeo previamente Se for necessaacute-rio um tempo antes do arquivamento Deixe tudo separado por clipes com indicaccedilotildees cla-ras do local destinado para arquivo 3) Regularidade Natildeo deixe acumular a papelada Mantendo um sistema de arquivo diaacute-rio vocecirc e seus e colegas vatildeo se sentir melhor O acuacutemulo de papeacuteis sem arquivo aumen-ta o risco de perdas e conturba o ambiente 4) Pastas Decirc preferecircncia agraves pastas tipo caixa Eacute mais faacutecil a identificaccedilatildeo e o posiciona-mento Faccedila uso tambeacutem das pastas suspensas Aplique subtiacutetulos dividindo em ses-sotildees por assunto 5) Tamanhos Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva-das Procure manter pastas de ateacute 3 cm de espessura na quantidade de papeacuteis 6) Atualizaccedilatildeo Descubra um sistema de atualizaccedilatildeo de tal forma que vocecirc possa perio-dicamente fazer uma limpeza e natildeo sobrecarregar o arquivo Veja se haacute papeacuteis cujo conteuacutedo estaacute no computador e portanto dependendo do caso ele eacute desnecessaacuterio

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Esqueccedila-se das

criacuteticas que existem a respeito das reuniotildees Eacute muito comum se comentar Reuniotildees satildeo uma perda de tempo Ah meu Deus laacute vem outra reuniatildeo Como profissional moder-na e atualizada vocecirc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil como apontam estudos de Neurolinguumliacutestica eacute formada por pessoas mais auditivas Ou seja neste paiacutes gostamos de falar e de ouvir Por isso se lecirc tatildeo pouco As criacuteticas agraves reuniotildees tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniotildees Eles satildeo mais visuais e se fiam mais na comunicaccedilatildeo escrita - isto quer dizer nas leituras em geral Aqui em terras tupiniquins eacute comum vocecirc cobrar uma pessoa por causa de sua ausecircncia em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails eou cartas) e ela responder Ueacute ningueacutem falou mais nada Portanto aqui neste espaccedilo iremos dar a vocecirc alguns elementos baacutesicos sobre a organi-zaccedilatildeo e participaccedilatildeo em reuniotildees Utilize o roteiro como uma espeacutecie de check list suplementar 1) Definiccedilatildeo de hora e lugar Cabe a vocecirc ter a certeza de que tudo vai se encaixar Cer-tifique-se de que a carga horaacuteria natildeo ultrapasse outros compromissos do liacuteder Tente en-contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reuniatildeo Por e-xemplo se o assunto em pauta for explosivo ou polecircmico procure - se possiacutevel - destinar um local mais apraziacutevel algo que ajude a desarmar os espiacuteritos 2) Comunicaccedilatildeo Interna Faccedila uma parceria produtiva com o pessoal responsaacutevel pela Comunicaccedilatildeo Interna Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-dos pelo Correio Eletrocircnico por Circular Memorando etc Quando for de extrema impor-tacircncia confirme - ou tenha a certeza de que algueacutem o fez - as presenccedilas por escrito 3) Papeacuteis e laacutepiscanetas Natildeo deixe que ningueacutem decirc a desculpa que natildeo anotou alguma coisa porque se esqueceu dos instrumentos baacutesicos para isso Preste atenccedilatildeo agrave quanti-dade e qualidade de acordo com o nuacutemero de pessoas e o tipo de reuniatildeo Distribua tudo previamente no local Natildeo deixe faltar se forem necessaacute-rios pastas folhas avulsas canetas TV viacutedeo quadro negro etc 4) Disposiccedilatildeo Geral Ao liacuteder deveraacute ser reservado um lugar de onde possa ser observa-do por todos sem distinccedilatildeo Coloque estrategicamente um objeto de uso do mesmo no local agrave mesa Combine com ele se haacute necessidade de uma distribuiccedilatildeo estrateacutegica de lu-gares De repente ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa De preferecircncia tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-ma separada Porque a tendecircncia eacute de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente 5) Protocolo Em determinadas reuniotildees eacute necessaacuterio se observar detalhes protocolares Por exemplo os lugares bem ao lado do liacuteder tecircm de ser ocupados por cargos de maior importacircncia ou de importacircncia capital para o evento em si 6) Bebidas Nada aleacutem de aacutegua (gelada e sem gelo) cafeacute e chaacute 7) Fumo Crescem na cultura empresarialorganizacional as restriccedilotildees aos fumantes Mas eacute o liacuteder quem determina se naquela reuniatildeo pode-se ou natildeo fumar De preferecircncia isso deve ser avisado na comunicaccedilatildeo interna Ou dependeraacute da poliacutetica da empresa a respeito

COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES

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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont)

8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabe ouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquanto o outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair 9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etc Tudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quem poderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc 10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista 11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes 12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local Assunto Ordem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo 11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel 12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta 13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo 14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados 15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi-las 16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva 18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas 19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites 110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podem ser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepis ou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitiva OBSERVACcedilOtildeES Nuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismos B) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km (m h km I g kg) Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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Capiacutetulo VI

Das Relaccedilotildees com a Empresa

Art10ordm - Compete ao Profissional no pleno exerciacutecio de suas atividades a) identificar-se com a filosofia em-presarial sendo um agente facilitador e colaborador na implantaccedilatildeo de mudanccedilas administrativas e poliacuteticas b) agir como elemento facilitador das relaccedilotildees interpessoais na sua aacuterea de atuaccedilatildeo c) atuar como figura-chave no fluxo de informaccedilotildees desenvolvendo e mantendo de forma dinacircmica e contiacutenua os sistemas de co-municaccedilatildeo Art11ordm - Eacute vedado aos Profissionais a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relaccedilatildeo aos demais b) prejudicar deliberada-mente outros profissionais no ambiente de trabalho

Capiacutetulo VII

Das Relaccedilotildees com as Entidades da Categoria

Art12ordm - A Secretaacuteria e o Secretaacuterio devem participar ativamente de suas entidades representativas colabo-rando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais Art13ordm - Acatar as resoluccedilotildees aprovadas pelas entidades de classe Art14ordm - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo em entidades da categoria natildeo se utilizar dessa posiccedilatildeo em proveito proacuteprio Art15ordm - Participar dos movimentos sociais eou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade profissional Art16ordm - As Secretaacuterias e Secretaacuterios deveratildeo cumprir suas obrigaccedilotildees tais como mensalidades e taxas legalmente estabelecidas junto agraves entidades de classes a que pertencem

Capiacutetulo VIII

Da Obediecircncia Aplicaccedilatildeo e Vigecircncia do Coacutedigo de Eacutetica

Art17ordm - Cumprir e fazer cumprir este Coacutedigo eacute dever de todo Secretaacuterio Art18ordm - Cabe aos Secretaacuterios docentes informar esclarecer e orientar os estudantes quanto aos princiacutepios e normas contidas neste Coacutedigo Art19ordm - As infraccedilotildees deste Coacutedigo de Eacutetica Profissional acarretaratildeo penalidades desde a advertecircncia agrave cas-saccedilatildeo do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais eou regimentais atraveacutes da Federaccedilatildeo Nacio-nal das Secretaacuterias e Secretaacuterios Art20ordm - Constituem infraccedilotildees a) transgredir preceitos deste Coacutedigo b) exercer a profissatildeo sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislaccedilatildeo especiacutefica c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretaacuterias eou Secretaacuterios para quaisquer fins sem o endosso dos Sindicatos de Classe em niacutevel Estadual e da Federaccedilatildeo Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos eou em niacutevel Nacional

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Elegacircncia no comportamento -

Hoje a maioria das pessoas que tem acesso agrave informaccedilatildeo sabe que eacute peruiacutece usar uma blusa de paetecircs agraves 14h e que eacute deselegante comparecer a um casa-mento sem gravata

Dizem Costanza Pascolato Gloacuteria Kalil Fernando Barros e Claacuteudia Matarazzo alguns dos jornalistas especializados que nos ajudam a natildeo cometer gafes na hora de se vestir ou de se portar agrave mesa

Mas existe uma coisa difiacutecil de ser ensinada e que talvez por isso esteja cada vez mais rara a elegacircncia do comportamento

Eacute um dom que vai muito aleacutem do uso correto dos talheres e que abrange bem mais do que dizer um simples obrigado diante de uma gentileza

Eacute a elegacircncia que nos acompanha da primeira hora da manhatilde ateacute a hora de dormir e que se manifesta nas situaccedilotildees mais prosaicas quando natildeo haacute festa alguma nem fotoacutegrafos por perto Eacute uma elegacircncia desobrigada

Eacute possiacutevel detectaacute-la nas pessoas que elogiam mais do que criticam nas pes-soas que escutam mais do que falam E quando falam passam longe da fofo-ca das pequenas maldades ampliadas no boca a boca

Eacute possiacutevel detectaacute-la nas pessoas que natildeo usam um tom superior de voz ao se dirigir a empregadas domeacutesticas garccedilons ou frentistas nas pessoas que evi-tam assuntos constrangedores porque natildeo sentem prazer em humilhar os ou-tros Eacute possiacutevel detectaacute-la em pessoas pontuais

Elegante eacute quem demonstra interesse por assuntos que desconhece eacute quem presenteia fora das datas festivas eacute quem cumpre o que promete e ao receber uma ligaccedilatildeo natildeo recomenda agrave secretaacuteria que pergunte antes quem estaacute falan-do e soacute depois manda dizer se estaacute ou natildeo

Oferecer flores eacute sempre elegante

Eacute elegante natildeo ficar espaccediloso demais

Eacute elegante natildeo mudar seu estilo apenas para se adaptar ao de outro

Eacute muito elegante natildeo falar de dinheiro em bate-papos informais

Eacute elegante retribuir carinho e solidariedade Sobrenome joacuteias e nariz empinado natildeo substituem a elegacircncia do gesto

Natildeo haacute livro que ensine algueacutem a ter uma visatildeo generosa do mundo a estar nele de uma forma natildeo arrogante

Pode-se tentar capturar esta delicadeza natural atraveacutes da observaccedilatildeo mas tentar imitaacute-la eacute improdutivo

A saiacuteda eacute desenvolver em si mesmo a arte de conviver que independe de sta-tus social eacute soacute pedir licenccedila para o nosso lado brucutu que acha que com a-migo natildeo tem que ter estas frescuras

Se os amigos natildeo merecem uma certa cordialidade os inimigos eacute que natildeo iratildeo desfrutaacute-la

O Secretaacuterio da igreja tem um dos importantes cargos da igreja de cuja administra-

ccedilatildeo apropriada muito depende o eficiente funcionamento da igreja Assim como todos

os outros oficiais da igreja o secretaacuterio eacute eleito pelo periacuteodo de um ou dois anos se-

gundo for determinado pela igreja local mas devido a importantes funccedilotildees especiali-

zadas de seu cargo conveacutem escolher algueacutem que possa ser reeleito para repetidos pe-

riacuteodos de serviccedilo a fim de que haja continuidade no sistema de registros e envio de

relatoacuteriosrdquo

A grandeza desta atividade eacute sentida em todo o seu esplendor quando o secretaacuterio

aleacutem de cuidar dos pertences da secretaria eacute o maior responsaacutevel pelo programa de

conservaccedilatildeo daquilo que eacute o mais precioso para a igreja - seus membros almas por

quem Jesus derramou o Seu proacuteprio sangue Ao secretaacuterio cabe conhecer a to-

dos e dar o grito de alerta quando descobrir que alguns deles natildeo estatildeo partilhando

do conviacutevio da Igreja

QUALIFICACcedilOtildeES PARA O SECRETAacuteRIO DE IGREJA 1 Aptidatildeo moral

2 Aptidatildeo religiosa

3 Amor ao trabalho e agrave salvaccedilatildeo de almas

4 Espiacuterito de equipe e unidade

5 Respeito agrave obra de Deus aos ministros aos oficiais de igreja e a todos os membros

6 Boa Caligrafia

7 Organizaccedilatildeo

SUAS FUNCcedilOtildeES CONSISTEM EM 1 Registrar

2 Informar

3 Administrar

4 Conservar

SUAS RESPONSABILIDADES BAacuteSICAS CONSISTEM EM 1 Manter em dia os registros de membros

2 Providenciar as transferecircncias

3 Cuidar das atas da Igreja

O QUE Eacute SER SECRETAacuteRIO DE IGREJA

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DEVERES E RESPONSABILIDADES

Abaixo uma relaccedilatildeo das responsabilidades que estatildeo ligadas diretamente ao

secretaacuterio da Igreja

1 Conhecer e saber manusear o Estatuto Social e Regimento Interno (RI) da igre-

ja

2 Buscar todas as informaccedilotildees necessaacuterias ao desempenho de suas funccedilotildees junto

ao pastor e a secretaria anterior da Igreja ou de outras igrejas co-irmatildes

3 Registrar no livro de Atos todos os eventos ocorridos a Igreja(conforme estatuiacute-

dos)

4 Registrar o recebimento de membros na Igreja pelo batismo profissatildeo de feacute ou

por carta de transferecircncia

5 Registrar exclusotildees (desligamento) de membros da Igreja por carta de transfe-

recircncia por falecimento por apostasia e por desaparecimento por abandono as praacute-

ticas morais e eacuteticas a luz da Palavra de Deus (tudo de acordo com o Estatuiacutedo)

6 Manter correspondecircncias com secretaacuterios de outras Igrejas co-irmatildes a fim de que

solicitem a carta de transferecircncia de membros que ora assistem naquela Igreja

7 Coordenar o programa de Conservaccedilatildeo de forma harmocircnica visando todos os

setores da Igreja (Pequenos Grupos)

8 Fazer um confronto do Cadastro da Secretaria da Igreja com os cadastros dos

Pequenos Grupos (PGs verificando quanto das pessoas batizadas ainda natildeo estatildeo

registradas nos mesmos e vice-versa

9 Zelar pelo atendimento por parte da Igreja aos membros desconhecidos mem-

bros fracos na feacute apaacuteticos ausentes fornecendo agrave comissatildeo (Pastores) da Igreja

uma relaccedilatildeo completa com a situaccedilatildeo dos membros

10 Manter correspondecircncia com os membros ausentes informando-lhes sobre as

atividades da Igreja

11 Fazer o GER (Grupo Especial de Revisatildeo) duas vezes ao ano

12 Manter atualizado o cadastro de membros de sua Igreja conferindo com o re-

gistro das Atas periodicamente

13 Corresponder-se frequumlentemente com a secretaria da Associaccedilatildeo

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UM SECRETAacuteRIO RESPONSAacuteVEL PRECISA

1Manter sigilo dos dados relatoacuterios e atas

2 Conhecer todos pelo nome inclusive onde moram

3 Recepcionar os membros para conhececirc-los melhor

4 Apresentar os membros novos aos oficiais ajudar a se ambientarem na Igreja

5 Ser organizado arquivo pastas dados completos

6 Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar

7 Ser pontual reuniotildees cultos eventos casamentos etc

8 Natildeo jogar nada da Secretaria fora Atas boletins fichas(verificar com o pastor)

Lista dos membros sempre revisadas

1 O secretaacuterio deve zelar para que os registros sejam precisos

2 Corrigir nomes errados e incompletos

3 Mulheres casadas podem mudar o sobrenome (hoje em dia o homem tambeacutem)

4 Dados gerais da ficha

5 Revisar semestralmente a lista de membros comparando com as entradas e saiacutedas em atas

6 Pedir ajuda de irmatildeos que conheccedilam os membros (diaacuteconos e liacutederes)

7 Identificar aqueles que natildeo frequumlentam e providenciar para que sejam visitados

8 Descobrir aqueles que mudaram de residecircncia

9 Avisar aos Pastores e Diaacuteconos sobre os membros que estatildeo faltando e podem estar esfri-

ando na feacute e que precisam ser visitados com urgecircncia

10 Pessoas receacutem chegadas verificar se desejam solicitar a carta de transferecircncia da Igreja

de origem (Membrar-se)

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A LIDERANCcedilA DA IGREJA

1 Convocar e comunicar com bastante antecedecircncia aos membros da Lideran-

ccedila da Igreja informando a data local e hora da proacutexima reuniatildeo

2 Colher com o pastor da Igreja e os responsaacuteveis dos departamentos os itens

que deveratildeo compor a agenda a ser discutida na comissatildeo

3 Elaborar em conjunto com o pastor a agenda a ser discutida reuni Esta preacute-

via pode ser feita algumas horas antes da reuniatildeo ou no dia anterior

4 Preparar entatildeo a agenda propriamente dita e fornecer uma coacutepia para cada

membro da lideranccedila

5 Cabe ao secretaacuterio informar ao presidente se haacute quorum suficiente para o iniacute-

cio da reuniatildeo

6 Apoacutes a lideranccedila da Igreja discutir avaliar e estudar seus projetos e reco-

mendaacute-los agrave igreja a fim de que sejam votados ou natildeo A igreja tem o poder uacutel-

timo de decidir sobre os seus negoacutecios

7 Elaborar um completo relatoacuterio da reuniatildeo contando o seguinte

middot Tipo de reuniatildeo

middot Local mecircs dia e hora da reuniatildeo

middot Nome dos participantes

middot Quem presidiu

middot Quem orou no iniacutecio e no final da reuniatildeo

8 Soacute apoacutes a votaccedilatildeo pela igreja elaborar a Ata Oficial constando especifica-

mente cada voto

9 Enviar comunicados agraves pessoas atingidas por decisotildees na Lideranccedila da Igre-

ja e se necessaacuterio fixar no quadro de anuacutencios tudo o que seja de interesse ge-

ral da congregaccedilatildeo (isso eacute muito importante no caso de pessoas que sofreratildeo

desligamentos ou algum tipo de advertecircncia

10 Verificar que os votos tomados sejam cumpridos

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PRONOMES DE TRATAMENTOS

FORMA DE

TRATAMENTO

ABREVIATURAS USADO PARA

Vossa Senhoria

VS

a Pessoas graduadas Aspirante a oficial Capitatildeo Chefe de seccedilatildeo Coronel Diretor (empresa publi-ca) Funcionaacuterio de alta categoria Major Tenente Doutor Professor

Vossa Excelecircncia

VEx

a

Almirante Brigadeiro Deputado Embaixador Go-vernador do Estado Juiz Marechal Ministro Pre-sidente e Vicendash Presidente da Republica Prefeito Municipal Poder Judiciaacuterio Poder Legislativo Se-cretaacuterio do Estado

Vossa Reverendiacutessima VRev

Ma

Reitor de Seminaacuterio Padre (geral da ordem) Diaacute-cono Bispado Madre

Vossa Santidade Sua Santidade

Natildeo eacute Abreviado em am-bos os casos

Papa

Eminecircncia

E

ma

Cardeais

Vossa Magnificecircncia

V Mag

a

Reitor de Universidade

Vossa Meritiacutessima

Natildeo eacute abreviado

Juiz

Senhor Senhora

Sr Sr

a

Pode ser substituiacutedo por titulo profissional Ex Dou-tor Professor Pastor etc

OBS Natildeo confundir pronome de tratamento com o titulo da pessoa Para correspondecircncia dirigidas ao Presidente da Republica Reis Imperadores Governado-res Prefeitos Deputados Ministros Autoridades Eclesiaacutesticas Natildeo deve se usar abreviaturas

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ERROS E VIacuteCIOS DE LINGUAGEM

Texto extraiacutedo do Jornal da Livraria Cultura ndash Agosto98

Nunca diga Que seje felizDe formas queEles tinham menas possibilidadesPara mim fazerLembre-se o subjuntivo de ser eacute seja locuccedilotildees como de forma que natildeo tecircm s menos eacute palavra invariaacutevel e mim natildeo pode ser sujeito ndash o certo eacute para eu fazer Erros como estes que chegam a doer no ouvido e denotam sofriacutevel conhecimento da liacutengua portuguesa tecircm o-corrido com frequumlecircncia lamenta o jornalista Eduardo Martins autor do Manual de Redaccedilatildeo e Estilo de O Estado de Satildeo Paulo e apresentador do programa De Palavra em Palavra da Raacute-dio Eldorado

Segundo ele eacute crescente o nuacutemero de pessoas que desconhecem as regras gramaticais Mui-ta gente estaacute perdendo a noccedilatildeo de concordacircncia verbal e nominal dizendo coisas como Os Estados Unidos eacute a gente fomos o meu oacuteculos ele deu o parabeacutens O uso da crase entatildeo tornou-se um problema Eacute comum ver andava agrave peacute comeccedilou agrave falar quando nunca se coloca crase antes de palavra masculina e de verbo A questatildeo da regecircncia verbal ndash saber qual a preposiccedilatildeo que deve ser usada com determinado verbo ndash tambeacutem gera duacutevidas cons-tantes Obedecer o chefe ou obedecer ao chefe Agradar o povo ou agradar ao povo Assistir o jogo ou assistir ao jogo Essas deficiecircncias satildeo agravadas pela falta de leitura na opiniatildeo do jornalista Mesmo que natildeo se conheccedilam as normas da liacutengua a leitura permite assimilar estruturas gramaticais e a grafia correta das palavras ensinando inclusive a diferenciar vocaacute-bulos com o mesmo som ndash calda (de doce) e cauda (de animal) etc

Eduardo Martins chama a atenccedilatildeo ainda para os erros cometidos na conjugaccedilatildeo de verbos irregulares como intervir por exemplo Intervir vem do verbo vir ndash ele veio ele interveio eles vieram eles intervieram e natildeo ele interviu ou eles interviram Eacute como ouvir se o governo natildeo repor os niacuteveis quando o certo eacute se repuser pois repor vem do verbo por fulano reteu em vez de reteve e assim por diante Errar na grafia de palavras como desconcertante exceccedilatildeo ou disciplina ateacute se justifica diz mas erros primaacuterios de conjugaccedilatildeo ou dizer fulano eacute de me-nor acredito de quesatildeo falhas graves

Batalhando haacute mais de 35 anos em defesa do idioma o jornalista considera entretanto que eacute preciso aceitar a evoluccedilatildeo da linguagem e conviver com ela Ele afirma que a tendecircncia de simplificaccedilatildeo eacute irreversiacutevel e beneficia a comunicaccedilatildeo entre as pessoas O uso de a gente a gente acha a gente considera em vez de noacutes achamos noacutes consideramos que alguns criti-cam tornou-se comum natildeo apenas na conversaccedilatildeo coloquial mas em textos literaacuterios aleacutem de estar registrado nos dicionaacuterios

Todo idioma sofre alteraccedilotildees ao longo do tempo Martins ressalta que o Portuguecircs do comeccedilo do seacuteculo era muito diferente do atual Milhares de vocaacutebulos desapareceram outros muda-ram de sentido e um grande nuacutemero foi acrescido pela tecnologia ndash terceirizar deletar aces-sar Aleacutem disso diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expres-satildeo mais popular Na conjugaccedilatildeo verbal a segunda pessoa ndash em especial o voacutes pratica-mente foi abolida por ser considerada um tanto pernoacutestica

Muitas pessoas tecircm receio de usar uma linguagem empolada e parecer pretensiosas anali-sa Outras ao contraacuterio querem mostrar erudiccedilatildeo ou status e acabam adotando termos e ex-pressotildees absolutamente dispensaacuteveis o que eacute uma bobagem pois falar melhor natildeo eacute falar difiacutecil Dizem parabenizar por exemplo quando poderiam dizer cumprimentar felicitar saudar Recorrem a substitutos inadequados para suprir uma certa deficiecircncia de vocabulaacuterio como implantei uma faacutebrica (vocecirc natildeo implanta mas constroacutei uma faacutebrica) estoque de desemprega-dos (imagino milhares de desempregados empilhados numa prateleira) deu entrada junto ao tribunal (o certo eacute no tribunal) ou ainda a mal formada expressatildeo a niacutevel de ndash reuniatildeo a niacutevel de diretoria a niacutevel internacional (por que natildeo dizer reuniatildeo de diretoria ou reuniatildeo internacio-nal)

Apesar de constatar tantos equiacutevocos Eduardo Martins comenta que existe hoje uma preocu-paccedilatildeo em falar e escrever melhor Ateacute porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas empresas Aquela imagem de que tudo no Brasil eacute uma bagunccedila entatildeo falar bem ou mal natildeo tem importacircncia estaacute mudando O sucesso dos programas de raacutedio e televisatildeo voltados ao conhecimento do Portuguecircs e a participaccedilatildeo crescente dos jornais com colunas especiacuteficas

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VIDA PROFISSIONAL EacuteTICA

Dicas

1Faccedila diariamente uma lista das coisas a fazer para natildeo perder tempo a tentar lembrar-se o que ainda tem para fazer ou o que eacute prioritaacuterio nesse dia

2Evite fazer duas ou trecircs coisas ao mesmo tempo Vai perder tempo a alternar as vaacuterias tarefas e a retomaacute-las onde tinha parado

3Seja realista ao estabelecer deadline para si e tambeacutem para os seus colaboradores Um deadline supostamente deve estimular natildeo stressar

4Simplifique a sua vida Talvez natildeo seja necessaacuterio ler o jornal todos os dias de uma ponta agrave outra ou participar em todas as reuniotildees do departamento de marketing

5Tenha a coragem de tirar umas feacuterias e de descontrair 6Introduza tempo para pensar para desenvolver novos projetos ou para organizar as su-

as ideacuteias 7Se natildeo quer prolongar uma conversa desnecessariamente natildeo faccedila perguntas abertas 8Conveacutem fazer as coisas que natildeo gosta de fazer quando estiver bem disposto Evite fazecirc

-las quando estiver cansado 9Tente chegar a horas agraves reuniotildees 10Decirc a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas 11Natildeo tem que ler tudo de uma ponta agrave outra Aprenda a ler na diagonal

Dicas especiacuteficas para o seu ambiente de trabalho

Pode ter uma relaccedilatildeo excelente com os colegas mas agraves vezes natildeo quer mesmo ser incomodado Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiotildees Se trabalhar num espaccedilo aberto pode fazer entender de forma natildeo verbal que estaacute ocupado natildeo se dirigindo ao seu colega ou evitando por exemplo contacto vi-

sual Claro que se natildeo conseguir pode simplesmente dizecirc-lo

1Atenccedilatildeo com os post-it (autocolantes) Perdem-se com facilidade e soacute o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que natildeo podia esquecer ou a quem devia telefonar sem falta

2Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda Mencione a hora exata a mo-rada e o nordm de telefone Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo

3Coloque em cima da secretaacuteria somente as coisas com as quais estaacute trabalhando na-quela altura Papeacuteis de reuniotildees que jaacute foram feitas ou dossiecircs que soacute no proacuteximo mecircs vatildeo ser reativados devem ficar no armaacuterio ou na gaveta

4Uma secretaacuteria desarrumada reflete um caraacuteter natildeo estruturado Talvez natildeo para si pes-soalmente mas sim para as pessoas estranhas que natildeo o conhecem ou com as quais vai reunir mais tarde

5Tentem arrumar as coisas todos os dias Assim evita que os papeis inuacuteteis se amonto-em

6Evite juntar demasiado correio Veja diariamente os documentos que datildeo entrada e ar-rume-os conforme a urgecircncia ou deite-os fora quando jaacute natildeo precisa deles

7Natildeo guarde os documentos de qualquer maneira mas use um sistema de arquivo para depois poder encontraacute-los facilmente

8Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso

9Um documento que hoje eacute inuacutetil provavelmente vai continuar inuacutetil amanhatilde Ouse deitar

fora algumas coisas em vez de arquivaacute-las desnecessariamente

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Organize-se

Vocecirc tem a sensaccedilatildeo que lhe falta sempre tempo Estaacute convicto que tem sempre coisas de mais para fazer Natildeo consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho Natildeo consegue ter o trabalho em dia Se respondeu que sim agrave maioria destas questotildees entatildeo chegou a hora de dizer basta Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso-al A organizaccedilatildeo eacute um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profissatildeo mas satildeo poucas as que sabem traba-lhar de modo eficiente e eficaz Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver Saiba como seguindo algumas das nos-sas sugestotildees Faccedila agora Natildeo deixe para amanhatilde o que pode fazer hoje Se fizer tudo o que tiver para fazer naquele preci-so momento vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas Natildeo acumule coi-sas Coloque os atrasos em dia Os trabalhos atrasados criam o seu proacuteprio trabalho extra Eliminaacute-los reduz a sua carga de trabalho em muito Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles Seja organizado Natildeo seja desorganizado Olhe para a sua secretaacuteria e decida o que guardar e o que deitar fora Vocecirc pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam uacuteteis Saiba gerir o seu tempo Natildeo perca muito tempo com assuntos de pouca importacircncia Como se costuma dizer tempo eacute di-nheiro por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importacircncia Faccedila planos O planejamento serve para vocecirc saber quais satildeo as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra-zo Para se organizar mais facilmente divida-o em trecircs categorias

Plano diaacuterio Todas as manhatildes dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia

Plano semanal Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho a sua agenda as tarefas pendentes Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam

Plano mensal O plano mensal eacute composto pelos eventos mais importantes do mecircs seguinte e daacute-lhe uma visatildeo geral que tornaraacute o planejamento semanal mais eficiente Se vocecirc planear bem os seus compromissos vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poderaacute aproveitaacute-lo da maneira que pretender

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Certifique-se que deixa tudo funcional A manutenccedilatildeo faz parte do ciclo do trabalho Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar Quando utilizar uma coisa certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores Por exemplo se uma foto-copiadora ficar sem papel en-quanto estiver a tirar coacutepias abasteccedila a maacutequina com papel suficiente para si e para os que viratildeo a seguir Se o seu grampeador estiver vazio coloque grampos imediatamente Natildeo deixe para mais tarde aquilo que pode fazer de imediato Organizaccedilatildeo eacute algo que pode ser aprendido A parte mais difiacutecil eacute quebrar velhos haacutebitos adquiridos durante toda a vida A chave para uma melhor organizaccedilatildeo eacute comeccedilar por pe-quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que iraacute notar e continuar motivado Se implementar estas ideacuteias iraacute ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida Uma vez que tiver comeccedilado continue Tornar-se organizado eacute o primeiro passo seguido de persistecircncia Por isso comece hoje COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo eacute informaacutetica O escritoacuterio sem papel eacute uma utopia Portanto seja craque no assunto Arquivamento tanto para a execuccedilatildeo do trabalho quanto para a orientaccedilatildeo de sua eventual assessoraequipe Periodicamente vocecirc obteraacute nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestaccedilatildeo de serviccedilos nesta aacuterea Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho 1) Padronizaccedilatildeo Este eacute um item vital para garantir produtividade e qualidade Separe cada assunto por cores Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas Garanta que haja tiacutetulos claros e procure manter um padratildeo inclusive nos tipos de letras usadas Rotu-le pastas gavetas e armaacuterios com etiquetas de boa qualidade 2) Planejamento Separe toda a papelada e documentaccedilatildeo previamente Se for necessaacute-rio um tempo antes do arquivamento Deixe tudo separado por clipes com indicaccedilotildees cla-ras do local destinado para arquivo 3) Regularidade Natildeo deixe acumular a papelada Mantendo um sistema de arquivo diaacute-rio vocecirc e seus e colegas vatildeo se sentir melhor O acuacutemulo de papeacuteis sem arquivo aumen-ta o risco de perdas e conturba o ambiente 4) Pastas Decirc preferecircncia agraves pastas tipo caixa Eacute mais faacutecil a identificaccedilatildeo e o posiciona-mento Faccedila uso tambeacutem das pastas suspensas Aplique subtiacutetulos dividindo em ses-sotildees por assunto 5) Tamanhos Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva-das Procure manter pastas de ateacute 3 cm de espessura na quantidade de papeacuteis 6) Atualizaccedilatildeo Descubra um sistema de atualizaccedilatildeo de tal forma que vocecirc possa perio-dicamente fazer uma limpeza e natildeo sobrecarregar o arquivo Veja se haacute papeacuteis cujo conteuacutedo estaacute no computador e portanto dependendo do caso ele eacute desnecessaacuterio

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Esqueccedila-se das

criacuteticas que existem a respeito das reuniotildees Eacute muito comum se comentar Reuniotildees satildeo uma perda de tempo Ah meu Deus laacute vem outra reuniatildeo Como profissional moder-na e atualizada vocecirc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil como apontam estudos de Neurolinguumliacutestica eacute formada por pessoas mais auditivas Ou seja neste paiacutes gostamos de falar e de ouvir Por isso se lecirc tatildeo pouco As criacuteticas agraves reuniotildees tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniotildees Eles satildeo mais visuais e se fiam mais na comunicaccedilatildeo escrita - isto quer dizer nas leituras em geral Aqui em terras tupiniquins eacute comum vocecirc cobrar uma pessoa por causa de sua ausecircncia em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails eou cartas) e ela responder Ueacute ningueacutem falou mais nada Portanto aqui neste espaccedilo iremos dar a vocecirc alguns elementos baacutesicos sobre a organi-zaccedilatildeo e participaccedilatildeo em reuniotildees Utilize o roteiro como uma espeacutecie de check list suplementar 1) Definiccedilatildeo de hora e lugar Cabe a vocecirc ter a certeza de que tudo vai se encaixar Cer-tifique-se de que a carga horaacuteria natildeo ultrapasse outros compromissos do liacuteder Tente en-contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reuniatildeo Por e-xemplo se o assunto em pauta for explosivo ou polecircmico procure - se possiacutevel - destinar um local mais apraziacutevel algo que ajude a desarmar os espiacuteritos 2) Comunicaccedilatildeo Interna Faccedila uma parceria produtiva com o pessoal responsaacutevel pela Comunicaccedilatildeo Interna Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-dos pelo Correio Eletrocircnico por Circular Memorando etc Quando for de extrema impor-tacircncia confirme - ou tenha a certeza de que algueacutem o fez - as presenccedilas por escrito 3) Papeacuteis e laacutepiscanetas Natildeo deixe que ningueacutem decirc a desculpa que natildeo anotou alguma coisa porque se esqueceu dos instrumentos baacutesicos para isso Preste atenccedilatildeo agrave quanti-dade e qualidade de acordo com o nuacutemero de pessoas e o tipo de reuniatildeo Distribua tudo previamente no local Natildeo deixe faltar se forem necessaacute-rios pastas folhas avulsas canetas TV viacutedeo quadro negro etc 4) Disposiccedilatildeo Geral Ao liacuteder deveraacute ser reservado um lugar de onde possa ser observa-do por todos sem distinccedilatildeo Coloque estrategicamente um objeto de uso do mesmo no local agrave mesa Combine com ele se haacute necessidade de uma distribuiccedilatildeo estrateacutegica de lu-gares De repente ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa De preferecircncia tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-ma separada Porque a tendecircncia eacute de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente 5) Protocolo Em determinadas reuniotildees eacute necessaacuterio se observar detalhes protocolares Por exemplo os lugares bem ao lado do liacuteder tecircm de ser ocupados por cargos de maior importacircncia ou de importacircncia capital para o evento em si 6) Bebidas Nada aleacutem de aacutegua (gelada e sem gelo) cafeacute e chaacute 7) Fumo Crescem na cultura empresarialorganizacional as restriccedilotildees aos fumantes Mas eacute o liacuteder quem determina se naquela reuniatildeo pode-se ou natildeo fumar De preferecircncia isso deve ser avisado na comunicaccedilatildeo interna Ou dependeraacute da poliacutetica da empresa a respeito

COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES

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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont)

8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabe ouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquanto o outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair 9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etc Tudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quem poderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc 10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista 11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes 12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local Assunto Ordem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo 11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel 12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta 13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo 14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados 15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi-las 16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva 18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas 19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites 110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podem ser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepis ou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitiva OBSERVACcedilOtildeES Nuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismos B) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km (m h km I g kg) Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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Elegacircncia no comportamento -

Hoje a maioria das pessoas que tem acesso agrave informaccedilatildeo sabe que eacute peruiacutece usar uma blusa de paetecircs agraves 14h e que eacute deselegante comparecer a um casa-mento sem gravata

Dizem Costanza Pascolato Gloacuteria Kalil Fernando Barros e Claacuteudia Matarazzo alguns dos jornalistas especializados que nos ajudam a natildeo cometer gafes na hora de se vestir ou de se portar agrave mesa

Mas existe uma coisa difiacutecil de ser ensinada e que talvez por isso esteja cada vez mais rara a elegacircncia do comportamento

Eacute um dom que vai muito aleacutem do uso correto dos talheres e que abrange bem mais do que dizer um simples obrigado diante de uma gentileza

Eacute a elegacircncia que nos acompanha da primeira hora da manhatilde ateacute a hora de dormir e que se manifesta nas situaccedilotildees mais prosaicas quando natildeo haacute festa alguma nem fotoacutegrafos por perto Eacute uma elegacircncia desobrigada

Eacute possiacutevel detectaacute-la nas pessoas que elogiam mais do que criticam nas pes-soas que escutam mais do que falam E quando falam passam longe da fofo-ca das pequenas maldades ampliadas no boca a boca

Eacute possiacutevel detectaacute-la nas pessoas que natildeo usam um tom superior de voz ao se dirigir a empregadas domeacutesticas garccedilons ou frentistas nas pessoas que evi-tam assuntos constrangedores porque natildeo sentem prazer em humilhar os ou-tros Eacute possiacutevel detectaacute-la em pessoas pontuais

Elegante eacute quem demonstra interesse por assuntos que desconhece eacute quem presenteia fora das datas festivas eacute quem cumpre o que promete e ao receber uma ligaccedilatildeo natildeo recomenda agrave secretaacuteria que pergunte antes quem estaacute falan-do e soacute depois manda dizer se estaacute ou natildeo

Oferecer flores eacute sempre elegante

Eacute elegante natildeo ficar espaccediloso demais

Eacute elegante natildeo mudar seu estilo apenas para se adaptar ao de outro

Eacute muito elegante natildeo falar de dinheiro em bate-papos informais

Eacute elegante retribuir carinho e solidariedade Sobrenome joacuteias e nariz empinado natildeo substituem a elegacircncia do gesto

Natildeo haacute livro que ensine algueacutem a ter uma visatildeo generosa do mundo a estar nele de uma forma natildeo arrogante

Pode-se tentar capturar esta delicadeza natural atraveacutes da observaccedilatildeo mas tentar imitaacute-la eacute improdutivo

A saiacuteda eacute desenvolver em si mesmo a arte de conviver que independe de sta-tus social eacute soacute pedir licenccedila para o nosso lado brucutu que acha que com a-migo natildeo tem que ter estas frescuras

Se os amigos natildeo merecem uma certa cordialidade os inimigos eacute que natildeo iratildeo desfrutaacute-la

O Secretaacuterio da igreja tem um dos importantes cargos da igreja de cuja administra-

ccedilatildeo apropriada muito depende o eficiente funcionamento da igreja Assim como todos

os outros oficiais da igreja o secretaacuterio eacute eleito pelo periacuteodo de um ou dois anos se-

gundo for determinado pela igreja local mas devido a importantes funccedilotildees especiali-

zadas de seu cargo conveacutem escolher algueacutem que possa ser reeleito para repetidos pe-

riacuteodos de serviccedilo a fim de que haja continuidade no sistema de registros e envio de

relatoacuteriosrdquo

A grandeza desta atividade eacute sentida em todo o seu esplendor quando o secretaacuterio

aleacutem de cuidar dos pertences da secretaria eacute o maior responsaacutevel pelo programa de

conservaccedilatildeo daquilo que eacute o mais precioso para a igreja - seus membros almas por

quem Jesus derramou o Seu proacuteprio sangue Ao secretaacuterio cabe conhecer a to-

dos e dar o grito de alerta quando descobrir que alguns deles natildeo estatildeo partilhando

do conviacutevio da Igreja

QUALIFICACcedilOtildeES PARA O SECRETAacuteRIO DE IGREJA 1 Aptidatildeo moral

2 Aptidatildeo religiosa

3 Amor ao trabalho e agrave salvaccedilatildeo de almas

4 Espiacuterito de equipe e unidade

5 Respeito agrave obra de Deus aos ministros aos oficiais de igreja e a todos os membros

6 Boa Caligrafia

7 Organizaccedilatildeo

SUAS FUNCcedilOtildeES CONSISTEM EM 1 Registrar

2 Informar

3 Administrar

4 Conservar

SUAS RESPONSABILIDADES BAacuteSICAS CONSISTEM EM 1 Manter em dia os registros de membros

2 Providenciar as transferecircncias

3 Cuidar das atas da Igreja

O QUE Eacute SER SECRETAacuteRIO DE IGREJA

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DEVERES E RESPONSABILIDADES

Abaixo uma relaccedilatildeo das responsabilidades que estatildeo ligadas diretamente ao

secretaacuterio da Igreja

1 Conhecer e saber manusear o Estatuto Social e Regimento Interno (RI) da igre-

ja

2 Buscar todas as informaccedilotildees necessaacuterias ao desempenho de suas funccedilotildees junto

ao pastor e a secretaria anterior da Igreja ou de outras igrejas co-irmatildes

3 Registrar no livro de Atos todos os eventos ocorridos a Igreja(conforme estatuiacute-

dos)

4 Registrar o recebimento de membros na Igreja pelo batismo profissatildeo de feacute ou

por carta de transferecircncia

5 Registrar exclusotildees (desligamento) de membros da Igreja por carta de transfe-

recircncia por falecimento por apostasia e por desaparecimento por abandono as praacute-

ticas morais e eacuteticas a luz da Palavra de Deus (tudo de acordo com o Estatuiacutedo)

6 Manter correspondecircncias com secretaacuterios de outras Igrejas co-irmatildes a fim de que

solicitem a carta de transferecircncia de membros que ora assistem naquela Igreja

7 Coordenar o programa de Conservaccedilatildeo de forma harmocircnica visando todos os

setores da Igreja (Pequenos Grupos)

8 Fazer um confronto do Cadastro da Secretaria da Igreja com os cadastros dos

Pequenos Grupos (PGs verificando quanto das pessoas batizadas ainda natildeo estatildeo

registradas nos mesmos e vice-versa

9 Zelar pelo atendimento por parte da Igreja aos membros desconhecidos mem-

bros fracos na feacute apaacuteticos ausentes fornecendo agrave comissatildeo (Pastores) da Igreja

uma relaccedilatildeo completa com a situaccedilatildeo dos membros

10 Manter correspondecircncia com os membros ausentes informando-lhes sobre as

atividades da Igreja

11 Fazer o GER (Grupo Especial de Revisatildeo) duas vezes ao ano

12 Manter atualizado o cadastro de membros de sua Igreja conferindo com o re-

gistro das Atas periodicamente

13 Corresponder-se frequumlentemente com a secretaria da Associaccedilatildeo

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UM SECRETAacuteRIO RESPONSAacuteVEL PRECISA

1Manter sigilo dos dados relatoacuterios e atas

2 Conhecer todos pelo nome inclusive onde moram

3 Recepcionar os membros para conhececirc-los melhor

4 Apresentar os membros novos aos oficiais ajudar a se ambientarem na Igreja

5 Ser organizado arquivo pastas dados completos

6 Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar

7 Ser pontual reuniotildees cultos eventos casamentos etc

8 Natildeo jogar nada da Secretaria fora Atas boletins fichas(verificar com o pastor)

Lista dos membros sempre revisadas

1 O secretaacuterio deve zelar para que os registros sejam precisos

2 Corrigir nomes errados e incompletos

3 Mulheres casadas podem mudar o sobrenome (hoje em dia o homem tambeacutem)

4 Dados gerais da ficha

5 Revisar semestralmente a lista de membros comparando com as entradas e saiacutedas em atas

6 Pedir ajuda de irmatildeos que conheccedilam os membros (diaacuteconos e liacutederes)

7 Identificar aqueles que natildeo frequumlentam e providenciar para que sejam visitados

8 Descobrir aqueles que mudaram de residecircncia

9 Avisar aos Pastores e Diaacuteconos sobre os membros que estatildeo faltando e podem estar esfri-

ando na feacute e que precisam ser visitados com urgecircncia

10 Pessoas receacutem chegadas verificar se desejam solicitar a carta de transferecircncia da Igreja

de origem (Membrar-se)

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A LIDERANCcedilA DA IGREJA

1 Convocar e comunicar com bastante antecedecircncia aos membros da Lideran-

ccedila da Igreja informando a data local e hora da proacutexima reuniatildeo

2 Colher com o pastor da Igreja e os responsaacuteveis dos departamentos os itens

que deveratildeo compor a agenda a ser discutida na comissatildeo

3 Elaborar em conjunto com o pastor a agenda a ser discutida reuni Esta preacute-

via pode ser feita algumas horas antes da reuniatildeo ou no dia anterior

4 Preparar entatildeo a agenda propriamente dita e fornecer uma coacutepia para cada

membro da lideranccedila

5 Cabe ao secretaacuterio informar ao presidente se haacute quorum suficiente para o iniacute-

cio da reuniatildeo

6 Apoacutes a lideranccedila da Igreja discutir avaliar e estudar seus projetos e reco-

mendaacute-los agrave igreja a fim de que sejam votados ou natildeo A igreja tem o poder uacutel-

timo de decidir sobre os seus negoacutecios

7 Elaborar um completo relatoacuterio da reuniatildeo contando o seguinte

middot Tipo de reuniatildeo

middot Local mecircs dia e hora da reuniatildeo

middot Nome dos participantes

middot Quem presidiu

middot Quem orou no iniacutecio e no final da reuniatildeo

8 Soacute apoacutes a votaccedilatildeo pela igreja elaborar a Ata Oficial constando especifica-

mente cada voto

9 Enviar comunicados agraves pessoas atingidas por decisotildees na Lideranccedila da Igre-

ja e se necessaacuterio fixar no quadro de anuacutencios tudo o que seja de interesse ge-

ral da congregaccedilatildeo (isso eacute muito importante no caso de pessoas que sofreratildeo

desligamentos ou algum tipo de advertecircncia

10 Verificar que os votos tomados sejam cumpridos

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PRONOMES DE TRATAMENTOS

FORMA DE

TRATAMENTO

ABREVIATURAS USADO PARA

Vossa Senhoria

VS

a Pessoas graduadas Aspirante a oficial Capitatildeo Chefe de seccedilatildeo Coronel Diretor (empresa publi-ca) Funcionaacuterio de alta categoria Major Tenente Doutor Professor

Vossa Excelecircncia

VEx

a

Almirante Brigadeiro Deputado Embaixador Go-vernador do Estado Juiz Marechal Ministro Pre-sidente e Vicendash Presidente da Republica Prefeito Municipal Poder Judiciaacuterio Poder Legislativo Se-cretaacuterio do Estado

Vossa Reverendiacutessima VRev

Ma

Reitor de Seminaacuterio Padre (geral da ordem) Diaacute-cono Bispado Madre

Vossa Santidade Sua Santidade

Natildeo eacute Abreviado em am-bos os casos

Papa

Eminecircncia

E

ma

Cardeais

Vossa Magnificecircncia

V Mag

a

Reitor de Universidade

Vossa Meritiacutessima

Natildeo eacute abreviado

Juiz

Senhor Senhora

Sr Sr

a

Pode ser substituiacutedo por titulo profissional Ex Dou-tor Professor Pastor etc

OBS Natildeo confundir pronome de tratamento com o titulo da pessoa Para correspondecircncia dirigidas ao Presidente da Republica Reis Imperadores Governado-res Prefeitos Deputados Ministros Autoridades Eclesiaacutesticas Natildeo deve se usar abreviaturas

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ERROS E VIacuteCIOS DE LINGUAGEM

Texto extraiacutedo do Jornal da Livraria Cultura ndash Agosto98

Nunca diga Que seje felizDe formas queEles tinham menas possibilidadesPara mim fazerLembre-se o subjuntivo de ser eacute seja locuccedilotildees como de forma que natildeo tecircm s menos eacute palavra invariaacutevel e mim natildeo pode ser sujeito ndash o certo eacute para eu fazer Erros como estes que chegam a doer no ouvido e denotam sofriacutevel conhecimento da liacutengua portuguesa tecircm o-corrido com frequumlecircncia lamenta o jornalista Eduardo Martins autor do Manual de Redaccedilatildeo e Estilo de O Estado de Satildeo Paulo e apresentador do programa De Palavra em Palavra da Raacute-dio Eldorado

Segundo ele eacute crescente o nuacutemero de pessoas que desconhecem as regras gramaticais Mui-ta gente estaacute perdendo a noccedilatildeo de concordacircncia verbal e nominal dizendo coisas como Os Estados Unidos eacute a gente fomos o meu oacuteculos ele deu o parabeacutens O uso da crase entatildeo tornou-se um problema Eacute comum ver andava agrave peacute comeccedilou agrave falar quando nunca se coloca crase antes de palavra masculina e de verbo A questatildeo da regecircncia verbal ndash saber qual a preposiccedilatildeo que deve ser usada com determinado verbo ndash tambeacutem gera duacutevidas cons-tantes Obedecer o chefe ou obedecer ao chefe Agradar o povo ou agradar ao povo Assistir o jogo ou assistir ao jogo Essas deficiecircncias satildeo agravadas pela falta de leitura na opiniatildeo do jornalista Mesmo que natildeo se conheccedilam as normas da liacutengua a leitura permite assimilar estruturas gramaticais e a grafia correta das palavras ensinando inclusive a diferenciar vocaacute-bulos com o mesmo som ndash calda (de doce) e cauda (de animal) etc

Eduardo Martins chama a atenccedilatildeo ainda para os erros cometidos na conjugaccedilatildeo de verbos irregulares como intervir por exemplo Intervir vem do verbo vir ndash ele veio ele interveio eles vieram eles intervieram e natildeo ele interviu ou eles interviram Eacute como ouvir se o governo natildeo repor os niacuteveis quando o certo eacute se repuser pois repor vem do verbo por fulano reteu em vez de reteve e assim por diante Errar na grafia de palavras como desconcertante exceccedilatildeo ou disciplina ateacute se justifica diz mas erros primaacuterios de conjugaccedilatildeo ou dizer fulano eacute de me-nor acredito de quesatildeo falhas graves

Batalhando haacute mais de 35 anos em defesa do idioma o jornalista considera entretanto que eacute preciso aceitar a evoluccedilatildeo da linguagem e conviver com ela Ele afirma que a tendecircncia de simplificaccedilatildeo eacute irreversiacutevel e beneficia a comunicaccedilatildeo entre as pessoas O uso de a gente a gente acha a gente considera em vez de noacutes achamos noacutes consideramos que alguns criti-cam tornou-se comum natildeo apenas na conversaccedilatildeo coloquial mas em textos literaacuterios aleacutem de estar registrado nos dicionaacuterios

Todo idioma sofre alteraccedilotildees ao longo do tempo Martins ressalta que o Portuguecircs do comeccedilo do seacuteculo era muito diferente do atual Milhares de vocaacutebulos desapareceram outros muda-ram de sentido e um grande nuacutemero foi acrescido pela tecnologia ndash terceirizar deletar aces-sar Aleacutem disso diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expres-satildeo mais popular Na conjugaccedilatildeo verbal a segunda pessoa ndash em especial o voacutes pratica-mente foi abolida por ser considerada um tanto pernoacutestica

Muitas pessoas tecircm receio de usar uma linguagem empolada e parecer pretensiosas anali-sa Outras ao contraacuterio querem mostrar erudiccedilatildeo ou status e acabam adotando termos e ex-pressotildees absolutamente dispensaacuteveis o que eacute uma bobagem pois falar melhor natildeo eacute falar difiacutecil Dizem parabenizar por exemplo quando poderiam dizer cumprimentar felicitar saudar Recorrem a substitutos inadequados para suprir uma certa deficiecircncia de vocabulaacuterio como implantei uma faacutebrica (vocecirc natildeo implanta mas constroacutei uma faacutebrica) estoque de desemprega-dos (imagino milhares de desempregados empilhados numa prateleira) deu entrada junto ao tribunal (o certo eacute no tribunal) ou ainda a mal formada expressatildeo a niacutevel de ndash reuniatildeo a niacutevel de diretoria a niacutevel internacional (por que natildeo dizer reuniatildeo de diretoria ou reuniatildeo internacio-nal)

Apesar de constatar tantos equiacutevocos Eduardo Martins comenta que existe hoje uma preocu-paccedilatildeo em falar e escrever melhor Ateacute porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas empresas Aquela imagem de que tudo no Brasil eacute uma bagunccedila entatildeo falar bem ou mal natildeo tem importacircncia estaacute mudando O sucesso dos programas de raacutedio e televisatildeo voltados ao conhecimento do Portuguecircs e a participaccedilatildeo crescente dos jornais com colunas especiacuteficas

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VIDA PROFISSIONAL EacuteTICA

Dicas

1Faccedila diariamente uma lista das coisas a fazer para natildeo perder tempo a tentar lembrar-se o que ainda tem para fazer ou o que eacute prioritaacuterio nesse dia

2Evite fazer duas ou trecircs coisas ao mesmo tempo Vai perder tempo a alternar as vaacuterias tarefas e a retomaacute-las onde tinha parado

3Seja realista ao estabelecer deadline para si e tambeacutem para os seus colaboradores Um deadline supostamente deve estimular natildeo stressar

4Simplifique a sua vida Talvez natildeo seja necessaacuterio ler o jornal todos os dias de uma ponta agrave outra ou participar em todas as reuniotildees do departamento de marketing

5Tenha a coragem de tirar umas feacuterias e de descontrair 6Introduza tempo para pensar para desenvolver novos projetos ou para organizar as su-

as ideacuteias 7Se natildeo quer prolongar uma conversa desnecessariamente natildeo faccedila perguntas abertas 8Conveacutem fazer as coisas que natildeo gosta de fazer quando estiver bem disposto Evite fazecirc

-las quando estiver cansado 9Tente chegar a horas agraves reuniotildees 10Decirc a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas 11Natildeo tem que ler tudo de uma ponta agrave outra Aprenda a ler na diagonal

Dicas especiacuteficas para o seu ambiente de trabalho

Pode ter uma relaccedilatildeo excelente com os colegas mas agraves vezes natildeo quer mesmo ser incomodado Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiotildees Se trabalhar num espaccedilo aberto pode fazer entender de forma natildeo verbal que estaacute ocupado natildeo se dirigindo ao seu colega ou evitando por exemplo contacto vi-

sual Claro que se natildeo conseguir pode simplesmente dizecirc-lo

1Atenccedilatildeo com os post-it (autocolantes) Perdem-se com facilidade e soacute o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que natildeo podia esquecer ou a quem devia telefonar sem falta

2Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda Mencione a hora exata a mo-rada e o nordm de telefone Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo

3Coloque em cima da secretaacuteria somente as coisas com as quais estaacute trabalhando na-quela altura Papeacuteis de reuniotildees que jaacute foram feitas ou dossiecircs que soacute no proacuteximo mecircs vatildeo ser reativados devem ficar no armaacuterio ou na gaveta

4Uma secretaacuteria desarrumada reflete um caraacuteter natildeo estruturado Talvez natildeo para si pes-soalmente mas sim para as pessoas estranhas que natildeo o conhecem ou com as quais vai reunir mais tarde

5Tentem arrumar as coisas todos os dias Assim evita que os papeis inuacuteteis se amonto-em

6Evite juntar demasiado correio Veja diariamente os documentos que datildeo entrada e ar-rume-os conforme a urgecircncia ou deite-os fora quando jaacute natildeo precisa deles

7Natildeo guarde os documentos de qualquer maneira mas use um sistema de arquivo para depois poder encontraacute-los facilmente

8Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso

9Um documento que hoje eacute inuacutetil provavelmente vai continuar inuacutetil amanhatilde Ouse deitar

fora algumas coisas em vez de arquivaacute-las desnecessariamente

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Organize-se

Vocecirc tem a sensaccedilatildeo que lhe falta sempre tempo Estaacute convicto que tem sempre coisas de mais para fazer Natildeo consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho Natildeo consegue ter o trabalho em dia Se respondeu que sim agrave maioria destas questotildees entatildeo chegou a hora de dizer basta Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso-al A organizaccedilatildeo eacute um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profissatildeo mas satildeo poucas as que sabem traba-lhar de modo eficiente e eficaz Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver Saiba como seguindo algumas das nos-sas sugestotildees Faccedila agora Natildeo deixe para amanhatilde o que pode fazer hoje Se fizer tudo o que tiver para fazer naquele preci-so momento vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas Natildeo acumule coi-sas Coloque os atrasos em dia Os trabalhos atrasados criam o seu proacuteprio trabalho extra Eliminaacute-los reduz a sua carga de trabalho em muito Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles Seja organizado Natildeo seja desorganizado Olhe para a sua secretaacuteria e decida o que guardar e o que deitar fora Vocecirc pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam uacuteteis Saiba gerir o seu tempo Natildeo perca muito tempo com assuntos de pouca importacircncia Como se costuma dizer tempo eacute di-nheiro por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importacircncia Faccedila planos O planejamento serve para vocecirc saber quais satildeo as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra-zo Para se organizar mais facilmente divida-o em trecircs categorias

Plano diaacuterio Todas as manhatildes dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia

Plano semanal Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho a sua agenda as tarefas pendentes Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam

Plano mensal O plano mensal eacute composto pelos eventos mais importantes do mecircs seguinte e daacute-lhe uma visatildeo geral que tornaraacute o planejamento semanal mais eficiente Se vocecirc planear bem os seus compromissos vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poderaacute aproveitaacute-lo da maneira que pretender

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Certifique-se que deixa tudo funcional A manutenccedilatildeo faz parte do ciclo do trabalho Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar Quando utilizar uma coisa certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores Por exemplo se uma foto-copiadora ficar sem papel en-quanto estiver a tirar coacutepias abasteccedila a maacutequina com papel suficiente para si e para os que viratildeo a seguir Se o seu grampeador estiver vazio coloque grampos imediatamente Natildeo deixe para mais tarde aquilo que pode fazer de imediato Organizaccedilatildeo eacute algo que pode ser aprendido A parte mais difiacutecil eacute quebrar velhos haacutebitos adquiridos durante toda a vida A chave para uma melhor organizaccedilatildeo eacute comeccedilar por pe-quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que iraacute notar e continuar motivado Se implementar estas ideacuteias iraacute ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida Uma vez que tiver comeccedilado continue Tornar-se organizado eacute o primeiro passo seguido de persistecircncia Por isso comece hoje COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo eacute informaacutetica O escritoacuterio sem papel eacute uma utopia Portanto seja craque no assunto Arquivamento tanto para a execuccedilatildeo do trabalho quanto para a orientaccedilatildeo de sua eventual assessoraequipe Periodicamente vocecirc obteraacute nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestaccedilatildeo de serviccedilos nesta aacuterea Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho 1) Padronizaccedilatildeo Este eacute um item vital para garantir produtividade e qualidade Separe cada assunto por cores Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas Garanta que haja tiacutetulos claros e procure manter um padratildeo inclusive nos tipos de letras usadas Rotu-le pastas gavetas e armaacuterios com etiquetas de boa qualidade 2) Planejamento Separe toda a papelada e documentaccedilatildeo previamente Se for necessaacute-rio um tempo antes do arquivamento Deixe tudo separado por clipes com indicaccedilotildees cla-ras do local destinado para arquivo 3) Regularidade Natildeo deixe acumular a papelada Mantendo um sistema de arquivo diaacute-rio vocecirc e seus e colegas vatildeo se sentir melhor O acuacutemulo de papeacuteis sem arquivo aumen-ta o risco de perdas e conturba o ambiente 4) Pastas Decirc preferecircncia agraves pastas tipo caixa Eacute mais faacutecil a identificaccedilatildeo e o posiciona-mento Faccedila uso tambeacutem das pastas suspensas Aplique subtiacutetulos dividindo em ses-sotildees por assunto 5) Tamanhos Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva-das Procure manter pastas de ateacute 3 cm de espessura na quantidade de papeacuteis 6) Atualizaccedilatildeo Descubra um sistema de atualizaccedilatildeo de tal forma que vocecirc possa perio-dicamente fazer uma limpeza e natildeo sobrecarregar o arquivo Veja se haacute papeacuteis cujo conteuacutedo estaacute no computador e portanto dependendo do caso ele eacute desnecessaacuterio

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Esqueccedila-se das

criacuteticas que existem a respeito das reuniotildees Eacute muito comum se comentar Reuniotildees satildeo uma perda de tempo Ah meu Deus laacute vem outra reuniatildeo Como profissional moder-na e atualizada vocecirc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil como apontam estudos de Neurolinguumliacutestica eacute formada por pessoas mais auditivas Ou seja neste paiacutes gostamos de falar e de ouvir Por isso se lecirc tatildeo pouco As criacuteticas agraves reuniotildees tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniotildees Eles satildeo mais visuais e se fiam mais na comunicaccedilatildeo escrita - isto quer dizer nas leituras em geral Aqui em terras tupiniquins eacute comum vocecirc cobrar uma pessoa por causa de sua ausecircncia em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails eou cartas) e ela responder Ueacute ningueacutem falou mais nada Portanto aqui neste espaccedilo iremos dar a vocecirc alguns elementos baacutesicos sobre a organi-zaccedilatildeo e participaccedilatildeo em reuniotildees Utilize o roteiro como uma espeacutecie de check list suplementar 1) Definiccedilatildeo de hora e lugar Cabe a vocecirc ter a certeza de que tudo vai se encaixar Cer-tifique-se de que a carga horaacuteria natildeo ultrapasse outros compromissos do liacuteder Tente en-contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reuniatildeo Por e-xemplo se o assunto em pauta for explosivo ou polecircmico procure - se possiacutevel - destinar um local mais apraziacutevel algo que ajude a desarmar os espiacuteritos 2) Comunicaccedilatildeo Interna Faccedila uma parceria produtiva com o pessoal responsaacutevel pela Comunicaccedilatildeo Interna Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-dos pelo Correio Eletrocircnico por Circular Memorando etc Quando for de extrema impor-tacircncia confirme - ou tenha a certeza de que algueacutem o fez - as presenccedilas por escrito 3) Papeacuteis e laacutepiscanetas Natildeo deixe que ningueacutem decirc a desculpa que natildeo anotou alguma coisa porque se esqueceu dos instrumentos baacutesicos para isso Preste atenccedilatildeo agrave quanti-dade e qualidade de acordo com o nuacutemero de pessoas e o tipo de reuniatildeo Distribua tudo previamente no local Natildeo deixe faltar se forem necessaacute-rios pastas folhas avulsas canetas TV viacutedeo quadro negro etc 4) Disposiccedilatildeo Geral Ao liacuteder deveraacute ser reservado um lugar de onde possa ser observa-do por todos sem distinccedilatildeo Coloque estrategicamente um objeto de uso do mesmo no local agrave mesa Combine com ele se haacute necessidade de uma distribuiccedilatildeo estrateacutegica de lu-gares De repente ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa De preferecircncia tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-ma separada Porque a tendecircncia eacute de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente 5) Protocolo Em determinadas reuniotildees eacute necessaacuterio se observar detalhes protocolares Por exemplo os lugares bem ao lado do liacuteder tecircm de ser ocupados por cargos de maior importacircncia ou de importacircncia capital para o evento em si 6) Bebidas Nada aleacutem de aacutegua (gelada e sem gelo) cafeacute e chaacute 7) Fumo Crescem na cultura empresarialorganizacional as restriccedilotildees aos fumantes Mas eacute o liacuteder quem determina se naquela reuniatildeo pode-se ou natildeo fumar De preferecircncia isso deve ser avisado na comunicaccedilatildeo interna Ou dependeraacute da poliacutetica da empresa a respeito

COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES

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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont)

8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabe ouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquanto o outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair 9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etc Tudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quem poderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc 10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista 11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes 12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local Assunto Ordem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo 11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel 12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta 13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo 14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados 15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi-las 16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva 18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas 19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites 110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podem ser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepis ou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitiva OBSERVACcedilOtildeES Nuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismos B) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km (m h km I g kg) Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

O Secretaacuterio da igreja tem um dos importantes cargos da igreja de cuja administra-

ccedilatildeo apropriada muito depende o eficiente funcionamento da igreja Assim como todos

os outros oficiais da igreja o secretaacuterio eacute eleito pelo periacuteodo de um ou dois anos se-

gundo for determinado pela igreja local mas devido a importantes funccedilotildees especiali-

zadas de seu cargo conveacutem escolher algueacutem que possa ser reeleito para repetidos pe-

riacuteodos de serviccedilo a fim de que haja continuidade no sistema de registros e envio de

relatoacuteriosrdquo

A grandeza desta atividade eacute sentida em todo o seu esplendor quando o secretaacuterio

aleacutem de cuidar dos pertences da secretaria eacute o maior responsaacutevel pelo programa de

conservaccedilatildeo daquilo que eacute o mais precioso para a igreja - seus membros almas por

quem Jesus derramou o Seu proacuteprio sangue Ao secretaacuterio cabe conhecer a to-

dos e dar o grito de alerta quando descobrir que alguns deles natildeo estatildeo partilhando

do conviacutevio da Igreja

QUALIFICACcedilOtildeES PARA O SECRETAacuteRIO DE IGREJA 1 Aptidatildeo moral

2 Aptidatildeo religiosa

3 Amor ao trabalho e agrave salvaccedilatildeo de almas

4 Espiacuterito de equipe e unidade

5 Respeito agrave obra de Deus aos ministros aos oficiais de igreja e a todos os membros

6 Boa Caligrafia

7 Organizaccedilatildeo

SUAS FUNCcedilOtildeES CONSISTEM EM 1 Registrar

2 Informar

3 Administrar

4 Conservar

SUAS RESPONSABILIDADES BAacuteSICAS CONSISTEM EM 1 Manter em dia os registros de membros

2 Providenciar as transferecircncias

3 Cuidar das atas da Igreja

O QUE Eacute SER SECRETAacuteRIO DE IGREJA

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DEVERES E RESPONSABILIDADES

Abaixo uma relaccedilatildeo das responsabilidades que estatildeo ligadas diretamente ao

secretaacuterio da Igreja

1 Conhecer e saber manusear o Estatuto Social e Regimento Interno (RI) da igre-

ja

2 Buscar todas as informaccedilotildees necessaacuterias ao desempenho de suas funccedilotildees junto

ao pastor e a secretaria anterior da Igreja ou de outras igrejas co-irmatildes

3 Registrar no livro de Atos todos os eventos ocorridos a Igreja(conforme estatuiacute-

dos)

4 Registrar o recebimento de membros na Igreja pelo batismo profissatildeo de feacute ou

por carta de transferecircncia

5 Registrar exclusotildees (desligamento) de membros da Igreja por carta de transfe-

recircncia por falecimento por apostasia e por desaparecimento por abandono as praacute-

ticas morais e eacuteticas a luz da Palavra de Deus (tudo de acordo com o Estatuiacutedo)

6 Manter correspondecircncias com secretaacuterios de outras Igrejas co-irmatildes a fim de que

solicitem a carta de transferecircncia de membros que ora assistem naquela Igreja

7 Coordenar o programa de Conservaccedilatildeo de forma harmocircnica visando todos os

setores da Igreja (Pequenos Grupos)

8 Fazer um confronto do Cadastro da Secretaria da Igreja com os cadastros dos

Pequenos Grupos (PGs verificando quanto das pessoas batizadas ainda natildeo estatildeo

registradas nos mesmos e vice-versa

9 Zelar pelo atendimento por parte da Igreja aos membros desconhecidos mem-

bros fracos na feacute apaacuteticos ausentes fornecendo agrave comissatildeo (Pastores) da Igreja

uma relaccedilatildeo completa com a situaccedilatildeo dos membros

10 Manter correspondecircncia com os membros ausentes informando-lhes sobre as

atividades da Igreja

11 Fazer o GER (Grupo Especial de Revisatildeo) duas vezes ao ano

12 Manter atualizado o cadastro de membros de sua Igreja conferindo com o re-

gistro das Atas periodicamente

13 Corresponder-se frequumlentemente com a secretaria da Associaccedilatildeo

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UM SECRETAacuteRIO RESPONSAacuteVEL PRECISA

1Manter sigilo dos dados relatoacuterios e atas

2 Conhecer todos pelo nome inclusive onde moram

3 Recepcionar os membros para conhececirc-los melhor

4 Apresentar os membros novos aos oficiais ajudar a se ambientarem na Igreja

5 Ser organizado arquivo pastas dados completos

6 Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar

7 Ser pontual reuniotildees cultos eventos casamentos etc

8 Natildeo jogar nada da Secretaria fora Atas boletins fichas(verificar com o pastor)

Lista dos membros sempre revisadas

1 O secretaacuterio deve zelar para que os registros sejam precisos

2 Corrigir nomes errados e incompletos

3 Mulheres casadas podem mudar o sobrenome (hoje em dia o homem tambeacutem)

4 Dados gerais da ficha

5 Revisar semestralmente a lista de membros comparando com as entradas e saiacutedas em atas

6 Pedir ajuda de irmatildeos que conheccedilam os membros (diaacuteconos e liacutederes)

7 Identificar aqueles que natildeo frequumlentam e providenciar para que sejam visitados

8 Descobrir aqueles que mudaram de residecircncia

9 Avisar aos Pastores e Diaacuteconos sobre os membros que estatildeo faltando e podem estar esfri-

ando na feacute e que precisam ser visitados com urgecircncia

10 Pessoas receacutem chegadas verificar se desejam solicitar a carta de transferecircncia da Igreja

de origem (Membrar-se)

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A LIDERANCcedilA DA IGREJA

1 Convocar e comunicar com bastante antecedecircncia aos membros da Lideran-

ccedila da Igreja informando a data local e hora da proacutexima reuniatildeo

2 Colher com o pastor da Igreja e os responsaacuteveis dos departamentos os itens

que deveratildeo compor a agenda a ser discutida na comissatildeo

3 Elaborar em conjunto com o pastor a agenda a ser discutida reuni Esta preacute-

via pode ser feita algumas horas antes da reuniatildeo ou no dia anterior

4 Preparar entatildeo a agenda propriamente dita e fornecer uma coacutepia para cada

membro da lideranccedila

5 Cabe ao secretaacuterio informar ao presidente se haacute quorum suficiente para o iniacute-

cio da reuniatildeo

6 Apoacutes a lideranccedila da Igreja discutir avaliar e estudar seus projetos e reco-

mendaacute-los agrave igreja a fim de que sejam votados ou natildeo A igreja tem o poder uacutel-

timo de decidir sobre os seus negoacutecios

7 Elaborar um completo relatoacuterio da reuniatildeo contando o seguinte

middot Tipo de reuniatildeo

middot Local mecircs dia e hora da reuniatildeo

middot Nome dos participantes

middot Quem presidiu

middot Quem orou no iniacutecio e no final da reuniatildeo

8 Soacute apoacutes a votaccedilatildeo pela igreja elaborar a Ata Oficial constando especifica-

mente cada voto

9 Enviar comunicados agraves pessoas atingidas por decisotildees na Lideranccedila da Igre-

ja e se necessaacuterio fixar no quadro de anuacutencios tudo o que seja de interesse ge-

ral da congregaccedilatildeo (isso eacute muito importante no caso de pessoas que sofreratildeo

desligamentos ou algum tipo de advertecircncia

10 Verificar que os votos tomados sejam cumpridos

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PRONOMES DE TRATAMENTOS

FORMA DE

TRATAMENTO

ABREVIATURAS USADO PARA

Vossa Senhoria

VS

a Pessoas graduadas Aspirante a oficial Capitatildeo Chefe de seccedilatildeo Coronel Diretor (empresa publi-ca) Funcionaacuterio de alta categoria Major Tenente Doutor Professor

Vossa Excelecircncia

VEx

a

Almirante Brigadeiro Deputado Embaixador Go-vernador do Estado Juiz Marechal Ministro Pre-sidente e Vicendash Presidente da Republica Prefeito Municipal Poder Judiciaacuterio Poder Legislativo Se-cretaacuterio do Estado

Vossa Reverendiacutessima VRev

Ma

Reitor de Seminaacuterio Padre (geral da ordem) Diaacute-cono Bispado Madre

Vossa Santidade Sua Santidade

Natildeo eacute Abreviado em am-bos os casos

Papa

Eminecircncia

E

ma

Cardeais

Vossa Magnificecircncia

V Mag

a

Reitor de Universidade

Vossa Meritiacutessima

Natildeo eacute abreviado

Juiz

Senhor Senhora

Sr Sr

a

Pode ser substituiacutedo por titulo profissional Ex Dou-tor Professor Pastor etc

OBS Natildeo confundir pronome de tratamento com o titulo da pessoa Para correspondecircncia dirigidas ao Presidente da Republica Reis Imperadores Governado-res Prefeitos Deputados Ministros Autoridades Eclesiaacutesticas Natildeo deve se usar abreviaturas

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ERROS E VIacuteCIOS DE LINGUAGEM

Texto extraiacutedo do Jornal da Livraria Cultura ndash Agosto98

Nunca diga Que seje felizDe formas queEles tinham menas possibilidadesPara mim fazerLembre-se o subjuntivo de ser eacute seja locuccedilotildees como de forma que natildeo tecircm s menos eacute palavra invariaacutevel e mim natildeo pode ser sujeito ndash o certo eacute para eu fazer Erros como estes que chegam a doer no ouvido e denotam sofriacutevel conhecimento da liacutengua portuguesa tecircm o-corrido com frequumlecircncia lamenta o jornalista Eduardo Martins autor do Manual de Redaccedilatildeo e Estilo de O Estado de Satildeo Paulo e apresentador do programa De Palavra em Palavra da Raacute-dio Eldorado

Segundo ele eacute crescente o nuacutemero de pessoas que desconhecem as regras gramaticais Mui-ta gente estaacute perdendo a noccedilatildeo de concordacircncia verbal e nominal dizendo coisas como Os Estados Unidos eacute a gente fomos o meu oacuteculos ele deu o parabeacutens O uso da crase entatildeo tornou-se um problema Eacute comum ver andava agrave peacute comeccedilou agrave falar quando nunca se coloca crase antes de palavra masculina e de verbo A questatildeo da regecircncia verbal ndash saber qual a preposiccedilatildeo que deve ser usada com determinado verbo ndash tambeacutem gera duacutevidas cons-tantes Obedecer o chefe ou obedecer ao chefe Agradar o povo ou agradar ao povo Assistir o jogo ou assistir ao jogo Essas deficiecircncias satildeo agravadas pela falta de leitura na opiniatildeo do jornalista Mesmo que natildeo se conheccedilam as normas da liacutengua a leitura permite assimilar estruturas gramaticais e a grafia correta das palavras ensinando inclusive a diferenciar vocaacute-bulos com o mesmo som ndash calda (de doce) e cauda (de animal) etc

Eduardo Martins chama a atenccedilatildeo ainda para os erros cometidos na conjugaccedilatildeo de verbos irregulares como intervir por exemplo Intervir vem do verbo vir ndash ele veio ele interveio eles vieram eles intervieram e natildeo ele interviu ou eles interviram Eacute como ouvir se o governo natildeo repor os niacuteveis quando o certo eacute se repuser pois repor vem do verbo por fulano reteu em vez de reteve e assim por diante Errar na grafia de palavras como desconcertante exceccedilatildeo ou disciplina ateacute se justifica diz mas erros primaacuterios de conjugaccedilatildeo ou dizer fulano eacute de me-nor acredito de quesatildeo falhas graves

Batalhando haacute mais de 35 anos em defesa do idioma o jornalista considera entretanto que eacute preciso aceitar a evoluccedilatildeo da linguagem e conviver com ela Ele afirma que a tendecircncia de simplificaccedilatildeo eacute irreversiacutevel e beneficia a comunicaccedilatildeo entre as pessoas O uso de a gente a gente acha a gente considera em vez de noacutes achamos noacutes consideramos que alguns criti-cam tornou-se comum natildeo apenas na conversaccedilatildeo coloquial mas em textos literaacuterios aleacutem de estar registrado nos dicionaacuterios

Todo idioma sofre alteraccedilotildees ao longo do tempo Martins ressalta que o Portuguecircs do comeccedilo do seacuteculo era muito diferente do atual Milhares de vocaacutebulos desapareceram outros muda-ram de sentido e um grande nuacutemero foi acrescido pela tecnologia ndash terceirizar deletar aces-sar Aleacutem disso diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expres-satildeo mais popular Na conjugaccedilatildeo verbal a segunda pessoa ndash em especial o voacutes pratica-mente foi abolida por ser considerada um tanto pernoacutestica

Muitas pessoas tecircm receio de usar uma linguagem empolada e parecer pretensiosas anali-sa Outras ao contraacuterio querem mostrar erudiccedilatildeo ou status e acabam adotando termos e ex-pressotildees absolutamente dispensaacuteveis o que eacute uma bobagem pois falar melhor natildeo eacute falar difiacutecil Dizem parabenizar por exemplo quando poderiam dizer cumprimentar felicitar saudar Recorrem a substitutos inadequados para suprir uma certa deficiecircncia de vocabulaacuterio como implantei uma faacutebrica (vocecirc natildeo implanta mas constroacutei uma faacutebrica) estoque de desemprega-dos (imagino milhares de desempregados empilhados numa prateleira) deu entrada junto ao tribunal (o certo eacute no tribunal) ou ainda a mal formada expressatildeo a niacutevel de ndash reuniatildeo a niacutevel de diretoria a niacutevel internacional (por que natildeo dizer reuniatildeo de diretoria ou reuniatildeo internacio-nal)

Apesar de constatar tantos equiacutevocos Eduardo Martins comenta que existe hoje uma preocu-paccedilatildeo em falar e escrever melhor Ateacute porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas empresas Aquela imagem de que tudo no Brasil eacute uma bagunccedila entatildeo falar bem ou mal natildeo tem importacircncia estaacute mudando O sucesso dos programas de raacutedio e televisatildeo voltados ao conhecimento do Portuguecircs e a participaccedilatildeo crescente dos jornais com colunas especiacuteficas

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VIDA PROFISSIONAL EacuteTICA

Dicas

1Faccedila diariamente uma lista das coisas a fazer para natildeo perder tempo a tentar lembrar-se o que ainda tem para fazer ou o que eacute prioritaacuterio nesse dia

2Evite fazer duas ou trecircs coisas ao mesmo tempo Vai perder tempo a alternar as vaacuterias tarefas e a retomaacute-las onde tinha parado

3Seja realista ao estabelecer deadline para si e tambeacutem para os seus colaboradores Um deadline supostamente deve estimular natildeo stressar

4Simplifique a sua vida Talvez natildeo seja necessaacuterio ler o jornal todos os dias de uma ponta agrave outra ou participar em todas as reuniotildees do departamento de marketing

5Tenha a coragem de tirar umas feacuterias e de descontrair 6Introduza tempo para pensar para desenvolver novos projetos ou para organizar as su-

as ideacuteias 7Se natildeo quer prolongar uma conversa desnecessariamente natildeo faccedila perguntas abertas 8Conveacutem fazer as coisas que natildeo gosta de fazer quando estiver bem disposto Evite fazecirc

-las quando estiver cansado 9Tente chegar a horas agraves reuniotildees 10Decirc a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas 11Natildeo tem que ler tudo de uma ponta agrave outra Aprenda a ler na diagonal

Dicas especiacuteficas para o seu ambiente de trabalho

Pode ter uma relaccedilatildeo excelente com os colegas mas agraves vezes natildeo quer mesmo ser incomodado Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiotildees Se trabalhar num espaccedilo aberto pode fazer entender de forma natildeo verbal que estaacute ocupado natildeo se dirigindo ao seu colega ou evitando por exemplo contacto vi-

sual Claro que se natildeo conseguir pode simplesmente dizecirc-lo

1Atenccedilatildeo com os post-it (autocolantes) Perdem-se com facilidade e soacute o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que natildeo podia esquecer ou a quem devia telefonar sem falta

2Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda Mencione a hora exata a mo-rada e o nordm de telefone Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo

3Coloque em cima da secretaacuteria somente as coisas com as quais estaacute trabalhando na-quela altura Papeacuteis de reuniotildees que jaacute foram feitas ou dossiecircs que soacute no proacuteximo mecircs vatildeo ser reativados devem ficar no armaacuterio ou na gaveta

4Uma secretaacuteria desarrumada reflete um caraacuteter natildeo estruturado Talvez natildeo para si pes-soalmente mas sim para as pessoas estranhas que natildeo o conhecem ou com as quais vai reunir mais tarde

5Tentem arrumar as coisas todos os dias Assim evita que os papeis inuacuteteis se amonto-em

6Evite juntar demasiado correio Veja diariamente os documentos que datildeo entrada e ar-rume-os conforme a urgecircncia ou deite-os fora quando jaacute natildeo precisa deles

7Natildeo guarde os documentos de qualquer maneira mas use um sistema de arquivo para depois poder encontraacute-los facilmente

8Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso

9Um documento que hoje eacute inuacutetil provavelmente vai continuar inuacutetil amanhatilde Ouse deitar

fora algumas coisas em vez de arquivaacute-las desnecessariamente

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Organize-se

Vocecirc tem a sensaccedilatildeo que lhe falta sempre tempo Estaacute convicto que tem sempre coisas de mais para fazer Natildeo consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho Natildeo consegue ter o trabalho em dia Se respondeu que sim agrave maioria destas questotildees entatildeo chegou a hora de dizer basta Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso-al A organizaccedilatildeo eacute um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profissatildeo mas satildeo poucas as que sabem traba-lhar de modo eficiente e eficaz Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver Saiba como seguindo algumas das nos-sas sugestotildees Faccedila agora Natildeo deixe para amanhatilde o que pode fazer hoje Se fizer tudo o que tiver para fazer naquele preci-so momento vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas Natildeo acumule coi-sas Coloque os atrasos em dia Os trabalhos atrasados criam o seu proacuteprio trabalho extra Eliminaacute-los reduz a sua carga de trabalho em muito Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles Seja organizado Natildeo seja desorganizado Olhe para a sua secretaacuteria e decida o que guardar e o que deitar fora Vocecirc pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam uacuteteis Saiba gerir o seu tempo Natildeo perca muito tempo com assuntos de pouca importacircncia Como se costuma dizer tempo eacute di-nheiro por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importacircncia Faccedila planos O planejamento serve para vocecirc saber quais satildeo as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra-zo Para se organizar mais facilmente divida-o em trecircs categorias

Plano diaacuterio Todas as manhatildes dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia

Plano semanal Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho a sua agenda as tarefas pendentes Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam

Plano mensal O plano mensal eacute composto pelos eventos mais importantes do mecircs seguinte e daacute-lhe uma visatildeo geral que tornaraacute o planejamento semanal mais eficiente Se vocecirc planear bem os seus compromissos vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poderaacute aproveitaacute-lo da maneira que pretender

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Certifique-se que deixa tudo funcional A manutenccedilatildeo faz parte do ciclo do trabalho Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar Quando utilizar uma coisa certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores Por exemplo se uma foto-copiadora ficar sem papel en-quanto estiver a tirar coacutepias abasteccedila a maacutequina com papel suficiente para si e para os que viratildeo a seguir Se o seu grampeador estiver vazio coloque grampos imediatamente Natildeo deixe para mais tarde aquilo que pode fazer de imediato Organizaccedilatildeo eacute algo que pode ser aprendido A parte mais difiacutecil eacute quebrar velhos haacutebitos adquiridos durante toda a vida A chave para uma melhor organizaccedilatildeo eacute comeccedilar por pe-quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que iraacute notar e continuar motivado Se implementar estas ideacuteias iraacute ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida Uma vez que tiver comeccedilado continue Tornar-se organizado eacute o primeiro passo seguido de persistecircncia Por isso comece hoje COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo eacute informaacutetica O escritoacuterio sem papel eacute uma utopia Portanto seja craque no assunto Arquivamento tanto para a execuccedilatildeo do trabalho quanto para a orientaccedilatildeo de sua eventual assessoraequipe Periodicamente vocecirc obteraacute nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestaccedilatildeo de serviccedilos nesta aacuterea Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho 1) Padronizaccedilatildeo Este eacute um item vital para garantir produtividade e qualidade Separe cada assunto por cores Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas Garanta que haja tiacutetulos claros e procure manter um padratildeo inclusive nos tipos de letras usadas Rotu-le pastas gavetas e armaacuterios com etiquetas de boa qualidade 2) Planejamento Separe toda a papelada e documentaccedilatildeo previamente Se for necessaacute-rio um tempo antes do arquivamento Deixe tudo separado por clipes com indicaccedilotildees cla-ras do local destinado para arquivo 3) Regularidade Natildeo deixe acumular a papelada Mantendo um sistema de arquivo diaacute-rio vocecirc e seus e colegas vatildeo se sentir melhor O acuacutemulo de papeacuteis sem arquivo aumen-ta o risco de perdas e conturba o ambiente 4) Pastas Decirc preferecircncia agraves pastas tipo caixa Eacute mais faacutecil a identificaccedilatildeo e o posiciona-mento Faccedila uso tambeacutem das pastas suspensas Aplique subtiacutetulos dividindo em ses-sotildees por assunto 5) Tamanhos Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva-das Procure manter pastas de ateacute 3 cm de espessura na quantidade de papeacuteis 6) Atualizaccedilatildeo Descubra um sistema de atualizaccedilatildeo de tal forma que vocecirc possa perio-dicamente fazer uma limpeza e natildeo sobrecarregar o arquivo Veja se haacute papeacuteis cujo conteuacutedo estaacute no computador e portanto dependendo do caso ele eacute desnecessaacuterio

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Esqueccedila-se das

criacuteticas que existem a respeito das reuniotildees Eacute muito comum se comentar Reuniotildees satildeo uma perda de tempo Ah meu Deus laacute vem outra reuniatildeo Como profissional moder-na e atualizada vocecirc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil como apontam estudos de Neurolinguumliacutestica eacute formada por pessoas mais auditivas Ou seja neste paiacutes gostamos de falar e de ouvir Por isso se lecirc tatildeo pouco As criacuteticas agraves reuniotildees tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniotildees Eles satildeo mais visuais e se fiam mais na comunicaccedilatildeo escrita - isto quer dizer nas leituras em geral Aqui em terras tupiniquins eacute comum vocecirc cobrar uma pessoa por causa de sua ausecircncia em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails eou cartas) e ela responder Ueacute ningueacutem falou mais nada Portanto aqui neste espaccedilo iremos dar a vocecirc alguns elementos baacutesicos sobre a organi-zaccedilatildeo e participaccedilatildeo em reuniotildees Utilize o roteiro como uma espeacutecie de check list suplementar 1) Definiccedilatildeo de hora e lugar Cabe a vocecirc ter a certeza de que tudo vai se encaixar Cer-tifique-se de que a carga horaacuteria natildeo ultrapasse outros compromissos do liacuteder Tente en-contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reuniatildeo Por e-xemplo se o assunto em pauta for explosivo ou polecircmico procure - se possiacutevel - destinar um local mais apraziacutevel algo que ajude a desarmar os espiacuteritos 2) Comunicaccedilatildeo Interna Faccedila uma parceria produtiva com o pessoal responsaacutevel pela Comunicaccedilatildeo Interna Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-dos pelo Correio Eletrocircnico por Circular Memorando etc Quando for de extrema impor-tacircncia confirme - ou tenha a certeza de que algueacutem o fez - as presenccedilas por escrito 3) Papeacuteis e laacutepiscanetas Natildeo deixe que ningueacutem decirc a desculpa que natildeo anotou alguma coisa porque se esqueceu dos instrumentos baacutesicos para isso Preste atenccedilatildeo agrave quanti-dade e qualidade de acordo com o nuacutemero de pessoas e o tipo de reuniatildeo Distribua tudo previamente no local Natildeo deixe faltar se forem necessaacute-rios pastas folhas avulsas canetas TV viacutedeo quadro negro etc 4) Disposiccedilatildeo Geral Ao liacuteder deveraacute ser reservado um lugar de onde possa ser observa-do por todos sem distinccedilatildeo Coloque estrategicamente um objeto de uso do mesmo no local agrave mesa Combine com ele se haacute necessidade de uma distribuiccedilatildeo estrateacutegica de lu-gares De repente ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa De preferecircncia tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-ma separada Porque a tendecircncia eacute de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente 5) Protocolo Em determinadas reuniotildees eacute necessaacuterio se observar detalhes protocolares Por exemplo os lugares bem ao lado do liacuteder tecircm de ser ocupados por cargos de maior importacircncia ou de importacircncia capital para o evento em si 6) Bebidas Nada aleacutem de aacutegua (gelada e sem gelo) cafeacute e chaacute 7) Fumo Crescem na cultura empresarialorganizacional as restriccedilotildees aos fumantes Mas eacute o liacuteder quem determina se naquela reuniatildeo pode-se ou natildeo fumar De preferecircncia isso deve ser avisado na comunicaccedilatildeo interna Ou dependeraacute da poliacutetica da empresa a respeito

COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES

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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont)

8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabe ouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquanto o outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair 9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etc Tudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quem poderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc 10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista 11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes 12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local Assunto Ordem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo 11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel 12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta 13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo 14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados 15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi-las 16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva 18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas 19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites 110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podem ser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepis ou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitiva OBSERVACcedilOtildeES Nuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismos B) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km (m h km I g kg) Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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DEVERES E RESPONSABILIDADES

Abaixo uma relaccedilatildeo das responsabilidades que estatildeo ligadas diretamente ao

secretaacuterio da Igreja

1 Conhecer e saber manusear o Estatuto Social e Regimento Interno (RI) da igre-

ja

2 Buscar todas as informaccedilotildees necessaacuterias ao desempenho de suas funccedilotildees junto

ao pastor e a secretaria anterior da Igreja ou de outras igrejas co-irmatildes

3 Registrar no livro de Atos todos os eventos ocorridos a Igreja(conforme estatuiacute-

dos)

4 Registrar o recebimento de membros na Igreja pelo batismo profissatildeo de feacute ou

por carta de transferecircncia

5 Registrar exclusotildees (desligamento) de membros da Igreja por carta de transfe-

recircncia por falecimento por apostasia e por desaparecimento por abandono as praacute-

ticas morais e eacuteticas a luz da Palavra de Deus (tudo de acordo com o Estatuiacutedo)

6 Manter correspondecircncias com secretaacuterios de outras Igrejas co-irmatildes a fim de que

solicitem a carta de transferecircncia de membros que ora assistem naquela Igreja

7 Coordenar o programa de Conservaccedilatildeo de forma harmocircnica visando todos os

setores da Igreja (Pequenos Grupos)

8 Fazer um confronto do Cadastro da Secretaria da Igreja com os cadastros dos

Pequenos Grupos (PGs verificando quanto das pessoas batizadas ainda natildeo estatildeo

registradas nos mesmos e vice-versa

9 Zelar pelo atendimento por parte da Igreja aos membros desconhecidos mem-

bros fracos na feacute apaacuteticos ausentes fornecendo agrave comissatildeo (Pastores) da Igreja

uma relaccedilatildeo completa com a situaccedilatildeo dos membros

10 Manter correspondecircncia com os membros ausentes informando-lhes sobre as

atividades da Igreja

11 Fazer o GER (Grupo Especial de Revisatildeo) duas vezes ao ano

12 Manter atualizado o cadastro de membros de sua Igreja conferindo com o re-

gistro das Atas periodicamente

13 Corresponder-se frequumlentemente com a secretaria da Associaccedilatildeo

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UM SECRETAacuteRIO RESPONSAacuteVEL PRECISA

1Manter sigilo dos dados relatoacuterios e atas

2 Conhecer todos pelo nome inclusive onde moram

3 Recepcionar os membros para conhececirc-los melhor

4 Apresentar os membros novos aos oficiais ajudar a se ambientarem na Igreja

5 Ser organizado arquivo pastas dados completos

6 Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar

7 Ser pontual reuniotildees cultos eventos casamentos etc

8 Natildeo jogar nada da Secretaria fora Atas boletins fichas(verificar com o pastor)

Lista dos membros sempre revisadas

1 O secretaacuterio deve zelar para que os registros sejam precisos

2 Corrigir nomes errados e incompletos

3 Mulheres casadas podem mudar o sobrenome (hoje em dia o homem tambeacutem)

4 Dados gerais da ficha

5 Revisar semestralmente a lista de membros comparando com as entradas e saiacutedas em atas

6 Pedir ajuda de irmatildeos que conheccedilam os membros (diaacuteconos e liacutederes)

7 Identificar aqueles que natildeo frequumlentam e providenciar para que sejam visitados

8 Descobrir aqueles que mudaram de residecircncia

9 Avisar aos Pastores e Diaacuteconos sobre os membros que estatildeo faltando e podem estar esfri-

ando na feacute e que precisam ser visitados com urgecircncia

10 Pessoas receacutem chegadas verificar se desejam solicitar a carta de transferecircncia da Igreja

de origem (Membrar-se)

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A LIDERANCcedilA DA IGREJA

1 Convocar e comunicar com bastante antecedecircncia aos membros da Lideran-

ccedila da Igreja informando a data local e hora da proacutexima reuniatildeo

2 Colher com o pastor da Igreja e os responsaacuteveis dos departamentos os itens

que deveratildeo compor a agenda a ser discutida na comissatildeo

3 Elaborar em conjunto com o pastor a agenda a ser discutida reuni Esta preacute-

via pode ser feita algumas horas antes da reuniatildeo ou no dia anterior

4 Preparar entatildeo a agenda propriamente dita e fornecer uma coacutepia para cada

membro da lideranccedila

5 Cabe ao secretaacuterio informar ao presidente se haacute quorum suficiente para o iniacute-

cio da reuniatildeo

6 Apoacutes a lideranccedila da Igreja discutir avaliar e estudar seus projetos e reco-

mendaacute-los agrave igreja a fim de que sejam votados ou natildeo A igreja tem o poder uacutel-

timo de decidir sobre os seus negoacutecios

7 Elaborar um completo relatoacuterio da reuniatildeo contando o seguinte

middot Tipo de reuniatildeo

middot Local mecircs dia e hora da reuniatildeo

middot Nome dos participantes

middot Quem presidiu

middot Quem orou no iniacutecio e no final da reuniatildeo

8 Soacute apoacutes a votaccedilatildeo pela igreja elaborar a Ata Oficial constando especifica-

mente cada voto

9 Enviar comunicados agraves pessoas atingidas por decisotildees na Lideranccedila da Igre-

ja e se necessaacuterio fixar no quadro de anuacutencios tudo o que seja de interesse ge-

ral da congregaccedilatildeo (isso eacute muito importante no caso de pessoas que sofreratildeo

desligamentos ou algum tipo de advertecircncia

10 Verificar que os votos tomados sejam cumpridos

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PRONOMES DE TRATAMENTOS

FORMA DE

TRATAMENTO

ABREVIATURAS USADO PARA

Vossa Senhoria

VS

a Pessoas graduadas Aspirante a oficial Capitatildeo Chefe de seccedilatildeo Coronel Diretor (empresa publi-ca) Funcionaacuterio de alta categoria Major Tenente Doutor Professor

Vossa Excelecircncia

VEx

a

Almirante Brigadeiro Deputado Embaixador Go-vernador do Estado Juiz Marechal Ministro Pre-sidente e Vicendash Presidente da Republica Prefeito Municipal Poder Judiciaacuterio Poder Legislativo Se-cretaacuterio do Estado

Vossa Reverendiacutessima VRev

Ma

Reitor de Seminaacuterio Padre (geral da ordem) Diaacute-cono Bispado Madre

Vossa Santidade Sua Santidade

Natildeo eacute Abreviado em am-bos os casos

Papa

Eminecircncia

E

ma

Cardeais

Vossa Magnificecircncia

V Mag

a

Reitor de Universidade

Vossa Meritiacutessima

Natildeo eacute abreviado

Juiz

Senhor Senhora

Sr Sr

a

Pode ser substituiacutedo por titulo profissional Ex Dou-tor Professor Pastor etc

OBS Natildeo confundir pronome de tratamento com o titulo da pessoa Para correspondecircncia dirigidas ao Presidente da Republica Reis Imperadores Governado-res Prefeitos Deputados Ministros Autoridades Eclesiaacutesticas Natildeo deve se usar abreviaturas

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ERROS E VIacuteCIOS DE LINGUAGEM

Texto extraiacutedo do Jornal da Livraria Cultura ndash Agosto98

Nunca diga Que seje felizDe formas queEles tinham menas possibilidadesPara mim fazerLembre-se o subjuntivo de ser eacute seja locuccedilotildees como de forma que natildeo tecircm s menos eacute palavra invariaacutevel e mim natildeo pode ser sujeito ndash o certo eacute para eu fazer Erros como estes que chegam a doer no ouvido e denotam sofriacutevel conhecimento da liacutengua portuguesa tecircm o-corrido com frequumlecircncia lamenta o jornalista Eduardo Martins autor do Manual de Redaccedilatildeo e Estilo de O Estado de Satildeo Paulo e apresentador do programa De Palavra em Palavra da Raacute-dio Eldorado

Segundo ele eacute crescente o nuacutemero de pessoas que desconhecem as regras gramaticais Mui-ta gente estaacute perdendo a noccedilatildeo de concordacircncia verbal e nominal dizendo coisas como Os Estados Unidos eacute a gente fomos o meu oacuteculos ele deu o parabeacutens O uso da crase entatildeo tornou-se um problema Eacute comum ver andava agrave peacute comeccedilou agrave falar quando nunca se coloca crase antes de palavra masculina e de verbo A questatildeo da regecircncia verbal ndash saber qual a preposiccedilatildeo que deve ser usada com determinado verbo ndash tambeacutem gera duacutevidas cons-tantes Obedecer o chefe ou obedecer ao chefe Agradar o povo ou agradar ao povo Assistir o jogo ou assistir ao jogo Essas deficiecircncias satildeo agravadas pela falta de leitura na opiniatildeo do jornalista Mesmo que natildeo se conheccedilam as normas da liacutengua a leitura permite assimilar estruturas gramaticais e a grafia correta das palavras ensinando inclusive a diferenciar vocaacute-bulos com o mesmo som ndash calda (de doce) e cauda (de animal) etc

Eduardo Martins chama a atenccedilatildeo ainda para os erros cometidos na conjugaccedilatildeo de verbos irregulares como intervir por exemplo Intervir vem do verbo vir ndash ele veio ele interveio eles vieram eles intervieram e natildeo ele interviu ou eles interviram Eacute como ouvir se o governo natildeo repor os niacuteveis quando o certo eacute se repuser pois repor vem do verbo por fulano reteu em vez de reteve e assim por diante Errar na grafia de palavras como desconcertante exceccedilatildeo ou disciplina ateacute se justifica diz mas erros primaacuterios de conjugaccedilatildeo ou dizer fulano eacute de me-nor acredito de quesatildeo falhas graves

Batalhando haacute mais de 35 anos em defesa do idioma o jornalista considera entretanto que eacute preciso aceitar a evoluccedilatildeo da linguagem e conviver com ela Ele afirma que a tendecircncia de simplificaccedilatildeo eacute irreversiacutevel e beneficia a comunicaccedilatildeo entre as pessoas O uso de a gente a gente acha a gente considera em vez de noacutes achamos noacutes consideramos que alguns criti-cam tornou-se comum natildeo apenas na conversaccedilatildeo coloquial mas em textos literaacuterios aleacutem de estar registrado nos dicionaacuterios

Todo idioma sofre alteraccedilotildees ao longo do tempo Martins ressalta que o Portuguecircs do comeccedilo do seacuteculo era muito diferente do atual Milhares de vocaacutebulos desapareceram outros muda-ram de sentido e um grande nuacutemero foi acrescido pela tecnologia ndash terceirizar deletar aces-sar Aleacutem disso diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expres-satildeo mais popular Na conjugaccedilatildeo verbal a segunda pessoa ndash em especial o voacutes pratica-mente foi abolida por ser considerada um tanto pernoacutestica

Muitas pessoas tecircm receio de usar uma linguagem empolada e parecer pretensiosas anali-sa Outras ao contraacuterio querem mostrar erudiccedilatildeo ou status e acabam adotando termos e ex-pressotildees absolutamente dispensaacuteveis o que eacute uma bobagem pois falar melhor natildeo eacute falar difiacutecil Dizem parabenizar por exemplo quando poderiam dizer cumprimentar felicitar saudar Recorrem a substitutos inadequados para suprir uma certa deficiecircncia de vocabulaacuterio como implantei uma faacutebrica (vocecirc natildeo implanta mas constroacutei uma faacutebrica) estoque de desemprega-dos (imagino milhares de desempregados empilhados numa prateleira) deu entrada junto ao tribunal (o certo eacute no tribunal) ou ainda a mal formada expressatildeo a niacutevel de ndash reuniatildeo a niacutevel de diretoria a niacutevel internacional (por que natildeo dizer reuniatildeo de diretoria ou reuniatildeo internacio-nal)

Apesar de constatar tantos equiacutevocos Eduardo Martins comenta que existe hoje uma preocu-paccedilatildeo em falar e escrever melhor Ateacute porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas empresas Aquela imagem de que tudo no Brasil eacute uma bagunccedila entatildeo falar bem ou mal natildeo tem importacircncia estaacute mudando O sucesso dos programas de raacutedio e televisatildeo voltados ao conhecimento do Portuguecircs e a participaccedilatildeo crescente dos jornais com colunas especiacuteficas

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VIDA PROFISSIONAL EacuteTICA

Dicas

1Faccedila diariamente uma lista das coisas a fazer para natildeo perder tempo a tentar lembrar-se o que ainda tem para fazer ou o que eacute prioritaacuterio nesse dia

2Evite fazer duas ou trecircs coisas ao mesmo tempo Vai perder tempo a alternar as vaacuterias tarefas e a retomaacute-las onde tinha parado

3Seja realista ao estabelecer deadline para si e tambeacutem para os seus colaboradores Um deadline supostamente deve estimular natildeo stressar

4Simplifique a sua vida Talvez natildeo seja necessaacuterio ler o jornal todos os dias de uma ponta agrave outra ou participar em todas as reuniotildees do departamento de marketing

5Tenha a coragem de tirar umas feacuterias e de descontrair 6Introduza tempo para pensar para desenvolver novos projetos ou para organizar as su-

as ideacuteias 7Se natildeo quer prolongar uma conversa desnecessariamente natildeo faccedila perguntas abertas 8Conveacutem fazer as coisas que natildeo gosta de fazer quando estiver bem disposto Evite fazecirc

-las quando estiver cansado 9Tente chegar a horas agraves reuniotildees 10Decirc a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas 11Natildeo tem que ler tudo de uma ponta agrave outra Aprenda a ler na diagonal

Dicas especiacuteficas para o seu ambiente de trabalho

Pode ter uma relaccedilatildeo excelente com os colegas mas agraves vezes natildeo quer mesmo ser incomodado Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiotildees Se trabalhar num espaccedilo aberto pode fazer entender de forma natildeo verbal que estaacute ocupado natildeo se dirigindo ao seu colega ou evitando por exemplo contacto vi-

sual Claro que se natildeo conseguir pode simplesmente dizecirc-lo

1Atenccedilatildeo com os post-it (autocolantes) Perdem-se com facilidade e soacute o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que natildeo podia esquecer ou a quem devia telefonar sem falta

2Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda Mencione a hora exata a mo-rada e o nordm de telefone Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo

3Coloque em cima da secretaacuteria somente as coisas com as quais estaacute trabalhando na-quela altura Papeacuteis de reuniotildees que jaacute foram feitas ou dossiecircs que soacute no proacuteximo mecircs vatildeo ser reativados devem ficar no armaacuterio ou na gaveta

4Uma secretaacuteria desarrumada reflete um caraacuteter natildeo estruturado Talvez natildeo para si pes-soalmente mas sim para as pessoas estranhas que natildeo o conhecem ou com as quais vai reunir mais tarde

5Tentem arrumar as coisas todos os dias Assim evita que os papeis inuacuteteis se amonto-em

6Evite juntar demasiado correio Veja diariamente os documentos que datildeo entrada e ar-rume-os conforme a urgecircncia ou deite-os fora quando jaacute natildeo precisa deles

7Natildeo guarde os documentos de qualquer maneira mas use um sistema de arquivo para depois poder encontraacute-los facilmente

8Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso

9Um documento que hoje eacute inuacutetil provavelmente vai continuar inuacutetil amanhatilde Ouse deitar

fora algumas coisas em vez de arquivaacute-las desnecessariamente

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Organize-se

Vocecirc tem a sensaccedilatildeo que lhe falta sempre tempo Estaacute convicto que tem sempre coisas de mais para fazer Natildeo consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho Natildeo consegue ter o trabalho em dia Se respondeu que sim agrave maioria destas questotildees entatildeo chegou a hora de dizer basta Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso-al A organizaccedilatildeo eacute um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profissatildeo mas satildeo poucas as que sabem traba-lhar de modo eficiente e eficaz Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver Saiba como seguindo algumas das nos-sas sugestotildees Faccedila agora Natildeo deixe para amanhatilde o que pode fazer hoje Se fizer tudo o que tiver para fazer naquele preci-so momento vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas Natildeo acumule coi-sas Coloque os atrasos em dia Os trabalhos atrasados criam o seu proacuteprio trabalho extra Eliminaacute-los reduz a sua carga de trabalho em muito Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles Seja organizado Natildeo seja desorganizado Olhe para a sua secretaacuteria e decida o que guardar e o que deitar fora Vocecirc pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam uacuteteis Saiba gerir o seu tempo Natildeo perca muito tempo com assuntos de pouca importacircncia Como se costuma dizer tempo eacute di-nheiro por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importacircncia Faccedila planos O planejamento serve para vocecirc saber quais satildeo as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra-zo Para se organizar mais facilmente divida-o em trecircs categorias

Plano diaacuterio Todas as manhatildes dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia

Plano semanal Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho a sua agenda as tarefas pendentes Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam

Plano mensal O plano mensal eacute composto pelos eventos mais importantes do mecircs seguinte e daacute-lhe uma visatildeo geral que tornaraacute o planejamento semanal mais eficiente Se vocecirc planear bem os seus compromissos vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poderaacute aproveitaacute-lo da maneira que pretender

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Certifique-se que deixa tudo funcional A manutenccedilatildeo faz parte do ciclo do trabalho Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar Quando utilizar uma coisa certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores Por exemplo se uma foto-copiadora ficar sem papel en-quanto estiver a tirar coacutepias abasteccedila a maacutequina com papel suficiente para si e para os que viratildeo a seguir Se o seu grampeador estiver vazio coloque grampos imediatamente Natildeo deixe para mais tarde aquilo que pode fazer de imediato Organizaccedilatildeo eacute algo que pode ser aprendido A parte mais difiacutecil eacute quebrar velhos haacutebitos adquiridos durante toda a vida A chave para uma melhor organizaccedilatildeo eacute comeccedilar por pe-quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que iraacute notar e continuar motivado Se implementar estas ideacuteias iraacute ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida Uma vez que tiver comeccedilado continue Tornar-se organizado eacute o primeiro passo seguido de persistecircncia Por isso comece hoje COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo eacute informaacutetica O escritoacuterio sem papel eacute uma utopia Portanto seja craque no assunto Arquivamento tanto para a execuccedilatildeo do trabalho quanto para a orientaccedilatildeo de sua eventual assessoraequipe Periodicamente vocecirc obteraacute nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestaccedilatildeo de serviccedilos nesta aacuterea Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho 1) Padronizaccedilatildeo Este eacute um item vital para garantir produtividade e qualidade Separe cada assunto por cores Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas Garanta que haja tiacutetulos claros e procure manter um padratildeo inclusive nos tipos de letras usadas Rotu-le pastas gavetas e armaacuterios com etiquetas de boa qualidade 2) Planejamento Separe toda a papelada e documentaccedilatildeo previamente Se for necessaacute-rio um tempo antes do arquivamento Deixe tudo separado por clipes com indicaccedilotildees cla-ras do local destinado para arquivo 3) Regularidade Natildeo deixe acumular a papelada Mantendo um sistema de arquivo diaacute-rio vocecirc e seus e colegas vatildeo se sentir melhor O acuacutemulo de papeacuteis sem arquivo aumen-ta o risco de perdas e conturba o ambiente 4) Pastas Decirc preferecircncia agraves pastas tipo caixa Eacute mais faacutecil a identificaccedilatildeo e o posiciona-mento Faccedila uso tambeacutem das pastas suspensas Aplique subtiacutetulos dividindo em ses-sotildees por assunto 5) Tamanhos Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva-das Procure manter pastas de ateacute 3 cm de espessura na quantidade de papeacuteis 6) Atualizaccedilatildeo Descubra um sistema de atualizaccedilatildeo de tal forma que vocecirc possa perio-dicamente fazer uma limpeza e natildeo sobrecarregar o arquivo Veja se haacute papeacuteis cujo conteuacutedo estaacute no computador e portanto dependendo do caso ele eacute desnecessaacuterio

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Esqueccedila-se das

criacuteticas que existem a respeito das reuniotildees Eacute muito comum se comentar Reuniotildees satildeo uma perda de tempo Ah meu Deus laacute vem outra reuniatildeo Como profissional moder-na e atualizada vocecirc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil como apontam estudos de Neurolinguumliacutestica eacute formada por pessoas mais auditivas Ou seja neste paiacutes gostamos de falar e de ouvir Por isso se lecirc tatildeo pouco As criacuteticas agraves reuniotildees tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniotildees Eles satildeo mais visuais e se fiam mais na comunicaccedilatildeo escrita - isto quer dizer nas leituras em geral Aqui em terras tupiniquins eacute comum vocecirc cobrar uma pessoa por causa de sua ausecircncia em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails eou cartas) e ela responder Ueacute ningueacutem falou mais nada Portanto aqui neste espaccedilo iremos dar a vocecirc alguns elementos baacutesicos sobre a organi-zaccedilatildeo e participaccedilatildeo em reuniotildees Utilize o roteiro como uma espeacutecie de check list suplementar 1) Definiccedilatildeo de hora e lugar Cabe a vocecirc ter a certeza de que tudo vai se encaixar Cer-tifique-se de que a carga horaacuteria natildeo ultrapasse outros compromissos do liacuteder Tente en-contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reuniatildeo Por e-xemplo se o assunto em pauta for explosivo ou polecircmico procure - se possiacutevel - destinar um local mais apraziacutevel algo que ajude a desarmar os espiacuteritos 2) Comunicaccedilatildeo Interna Faccedila uma parceria produtiva com o pessoal responsaacutevel pela Comunicaccedilatildeo Interna Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-dos pelo Correio Eletrocircnico por Circular Memorando etc Quando for de extrema impor-tacircncia confirme - ou tenha a certeza de que algueacutem o fez - as presenccedilas por escrito 3) Papeacuteis e laacutepiscanetas Natildeo deixe que ningueacutem decirc a desculpa que natildeo anotou alguma coisa porque se esqueceu dos instrumentos baacutesicos para isso Preste atenccedilatildeo agrave quanti-dade e qualidade de acordo com o nuacutemero de pessoas e o tipo de reuniatildeo Distribua tudo previamente no local Natildeo deixe faltar se forem necessaacute-rios pastas folhas avulsas canetas TV viacutedeo quadro negro etc 4) Disposiccedilatildeo Geral Ao liacuteder deveraacute ser reservado um lugar de onde possa ser observa-do por todos sem distinccedilatildeo Coloque estrategicamente um objeto de uso do mesmo no local agrave mesa Combine com ele se haacute necessidade de uma distribuiccedilatildeo estrateacutegica de lu-gares De repente ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa De preferecircncia tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-ma separada Porque a tendecircncia eacute de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente 5) Protocolo Em determinadas reuniotildees eacute necessaacuterio se observar detalhes protocolares Por exemplo os lugares bem ao lado do liacuteder tecircm de ser ocupados por cargos de maior importacircncia ou de importacircncia capital para o evento em si 6) Bebidas Nada aleacutem de aacutegua (gelada e sem gelo) cafeacute e chaacute 7) Fumo Crescem na cultura empresarialorganizacional as restriccedilotildees aos fumantes Mas eacute o liacuteder quem determina se naquela reuniatildeo pode-se ou natildeo fumar De preferecircncia isso deve ser avisado na comunicaccedilatildeo interna Ou dependeraacute da poliacutetica da empresa a respeito

COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES

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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont)

8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabe ouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquanto o outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair 9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etc Tudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quem poderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc 10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista 11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes 12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local Assunto Ordem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo 11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel 12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta 13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo 14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados 15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi-las 16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva 18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas 19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites 110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podem ser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepis ou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitiva OBSERVACcedilOtildeES Nuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismos B) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km (m h km I g kg) Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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UM SECRETAacuteRIO RESPONSAacuteVEL PRECISA

1Manter sigilo dos dados relatoacuterios e atas

2 Conhecer todos pelo nome inclusive onde moram

3 Recepcionar os membros para conhececirc-los melhor

4 Apresentar os membros novos aos oficiais ajudar a se ambientarem na Igreja

5 Ser organizado arquivo pastas dados completos

6 Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar

7 Ser pontual reuniotildees cultos eventos casamentos etc

8 Natildeo jogar nada da Secretaria fora Atas boletins fichas(verificar com o pastor)

Lista dos membros sempre revisadas

1 O secretaacuterio deve zelar para que os registros sejam precisos

2 Corrigir nomes errados e incompletos

3 Mulheres casadas podem mudar o sobrenome (hoje em dia o homem tambeacutem)

4 Dados gerais da ficha

5 Revisar semestralmente a lista de membros comparando com as entradas e saiacutedas em atas

6 Pedir ajuda de irmatildeos que conheccedilam os membros (diaacuteconos e liacutederes)

7 Identificar aqueles que natildeo frequumlentam e providenciar para que sejam visitados

8 Descobrir aqueles que mudaram de residecircncia

9 Avisar aos Pastores e Diaacuteconos sobre os membros que estatildeo faltando e podem estar esfri-

ando na feacute e que precisam ser visitados com urgecircncia

10 Pessoas receacutem chegadas verificar se desejam solicitar a carta de transferecircncia da Igreja

de origem (Membrar-se)

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A LIDERANCcedilA DA IGREJA

1 Convocar e comunicar com bastante antecedecircncia aos membros da Lideran-

ccedila da Igreja informando a data local e hora da proacutexima reuniatildeo

2 Colher com o pastor da Igreja e os responsaacuteveis dos departamentos os itens

que deveratildeo compor a agenda a ser discutida na comissatildeo

3 Elaborar em conjunto com o pastor a agenda a ser discutida reuni Esta preacute-

via pode ser feita algumas horas antes da reuniatildeo ou no dia anterior

4 Preparar entatildeo a agenda propriamente dita e fornecer uma coacutepia para cada

membro da lideranccedila

5 Cabe ao secretaacuterio informar ao presidente se haacute quorum suficiente para o iniacute-

cio da reuniatildeo

6 Apoacutes a lideranccedila da Igreja discutir avaliar e estudar seus projetos e reco-

mendaacute-los agrave igreja a fim de que sejam votados ou natildeo A igreja tem o poder uacutel-

timo de decidir sobre os seus negoacutecios

7 Elaborar um completo relatoacuterio da reuniatildeo contando o seguinte

middot Tipo de reuniatildeo

middot Local mecircs dia e hora da reuniatildeo

middot Nome dos participantes

middot Quem presidiu

middot Quem orou no iniacutecio e no final da reuniatildeo

8 Soacute apoacutes a votaccedilatildeo pela igreja elaborar a Ata Oficial constando especifica-

mente cada voto

9 Enviar comunicados agraves pessoas atingidas por decisotildees na Lideranccedila da Igre-

ja e se necessaacuterio fixar no quadro de anuacutencios tudo o que seja de interesse ge-

ral da congregaccedilatildeo (isso eacute muito importante no caso de pessoas que sofreratildeo

desligamentos ou algum tipo de advertecircncia

10 Verificar que os votos tomados sejam cumpridos

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PRONOMES DE TRATAMENTOS

FORMA DE

TRATAMENTO

ABREVIATURAS USADO PARA

Vossa Senhoria

VS

a Pessoas graduadas Aspirante a oficial Capitatildeo Chefe de seccedilatildeo Coronel Diretor (empresa publi-ca) Funcionaacuterio de alta categoria Major Tenente Doutor Professor

Vossa Excelecircncia

VEx

a

Almirante Brigadeiro Deputado Embaixador Go-vernador do Estado Juiz Marechal Ministro Pre-sidente e Vicendash Presidente da Republica Prefeito Municipal Poder Judiciaacuterio Poder Legislativo Se-cretaacuterio do Estado

Vossa Reverendiacutessima VRev

Ma

Reitor de Seminaacuterio Padre (geral da ordem) Diaacute-cono Bispado Madre

Vossa Santidade Sua Santidade

Natildeo eacute Abreviado em am-bos os casos

Papa

Eminecircncia

E

ma

Cardeais

Vossa Magnificecircncia

V Mag

a

Reitor de Universidade

Vossa Meritiacutessima

Natildeo eacute abreviado

Juiz

Senhor Senhora

Sr Sr

a

Pode ser substituiacutedo por titulo profissional Ex Dou-tor Professor Pastor etc

OBS Natildeo confundir pronome de tratamento com o titulo da pessoa Para correspondecircncia dirigidas ao Presidente da Republica Reis Imperadores Governado-res Prefeitos Deputados Ministros Autoridades Eclesiaacutesticas Natildeo deve se usar abreviaturas

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ERROS E VIacuteCIOS DE LINGUAGEM

Texto extraiacutedo do Jornal da Livraria Cultura ndash Agosto98

Nunca diga Que seje felizDe formas queEles tinham menas possibilidadesPara mim fazerLembre-se o subjuntivo de ser eacute seja locuccedilotildees como de forma que natildeo tecircm s menos eacute palavra invariaacutevel e mim natildeo pode ser sujeito ndash o certo eacute para eu fazer Erros como estes que chegam a doer no ouvido e denotam sofriacutevel conhecimento da liacutengua portuguesa tecircm o-corrido com frequumlecircncia lamenta o jornalista Eduardo Martins autor do Manual de Redaccedilatildeo e Estilo de O Estado de Satildeo Paulo e apresentador do programa De Palavra em Palavra da Raacute-dio Eldorado

Segundo ele eacute crescente o nuacutemero de pessoas que desconhecem as regras gramaticais Mui-ta gente estaacute perdendo a noccedilatildeo de concordacircncia verbal e nominal dizendo coisas como Os Estados Unidos eacute a gente fomos o meu oacuteculos ele deu o parabeacutens O uso da crase entatildeo tornou-se um problema Eacute comum ver andava agrave peacute comeccedilou agrave falar quando nunca se coloca crase antes de palavra masculina e de verbo A questatildeo da regecircncia verbal ndash saber qual a preposiccedilatildeo que deve ser usada com determinado verbo ndash tambeacutem gera duacutevidas cons-tantes Obedecer o chefe ou obedecer ao chefe Agradar o povo ou agradar ao povo Assistir o jogo ou assistir ao jogo Essas deficiecircncias satildeo agravadas pela falta de leitura na opiniatildeo do jornalista Mesmo que natildeo se conheccedilam as normas da liacutengua a leitura permite assimilar estruturas gramaticais e a grafia correta das palavras ensinando inclusive a diferenciar vocaacute-bulos com o mesmo som ndash calda (de doce) e cauda (de animal) etc

Eduardo Martins chama a atenccedilatildeo ainda para os erros cometidos na conjugaccedilatildeo de verbos irregulares como intervir por exemplo Intervir vem do verbo vir ndash ele veio ele interveio eles vieram eles intervieram e natildeo ele interviu ou eles interviram Eacute como ouvir se o governo natildeo repor os niacuteveis quando o certo eacute se repuser pois repor vem do verbo por fulano reteu em vez de reteve e assim por diante Errar na grafia de palavras como desconcertante exceccedilatildeo ou disciplina ateacute se justifica diz mas erros primaacuterios de conjugaccedilatildeo ou dizer fulano eacute de me-nor acredito de quesatildeo falhas graves

Batalhando haacute mais de 35 anos em defesa do idioma o jornalista considera entretanto que eacute preciso aceitar a evoluccedilatildeo da linguagem e conviver com ela Ele afirma que a tendecircncia de simplificaccedilatildeo eacute irreversiacutevel e beneficia a comunicaccedilatildeo entre as pessoas O uso de a gente a gente acha a gente considera em vez de noacutes achamos noacutes consideramos que alguns criti-cam tornou-se comum natildeo apenas na conversaccedilatildeo coloquial mas em textos literaacuterios aleacutem de estar registrado nos dicionaacuterios

Todo idioma sofre alteraccedilotildees ao longo do tempo Martins ressalta que o Portuguecircs do comeccedilo do seacuteculo era muito diferente do atual Milhares de vocaacutebulos desapareceram outros muda-ram de sentido e um grande nuacutemero foi acrescido pela tecnologia ndash terceirizar deletar aces-sar Aleacutem disso diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expres-satildeo mais popular Na conjugaccedilatildeo verbal a segunda pessoa ndash em especial o voacutes pratica-mente foi abolida por ser considerada um tanto pernoacutestica

Muitas pessoas tecircm receio de usar uma linguagem empolada e parecer pretensiosas anali-sa Outras ao contraacuterio querem mostrar erudiccedilatildeo ou status e acabam adotando termos e ex-pressotildees absolutamente dispensaacuteveis o que eacute uma bobagem pois falar melhor natildeo eacute falar difiacutecil Dizem parabenizar por exemplo quando poderiam dizer cumprimentar felicitar saudar Recorrem a substitutos inadequados para suprir uma certa deficiecircncia de vocabulaacuterio como implantei uma faacutebrica (vocecirc natildeo implanta mas constroacutei uma faacutebrica) estoque de desemprega-dos (imagino milhares de desempregados empilhados numa prateleira) deu entrada junto ao tribunal (o certo eacute no tribunal) ou ainda a mal formada expressatildeo a niacutevel de ndash reuniatildeo a niacutevel de diretoria a niacutevel internacional (por que natildeo dizer reuniatildeo de diretoria ou reuniatildeo internacio-nal)

Apesar de constatar tantos equiacutevocos Eduardo Martins comenta que existe hoje uma preocu-paccedilatildeo em falar e escrever melhor Ateacute porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas empresas Aquela imagem de que tudo no Brasil eacute uma bagunccedila entatildeo falar bem ou mal natildeo tem importacircncia estaacute mudando O sucesso dos programas de raacutedio e televisatildeo voltados ao conhecimento do Portuguecircs e a participaccedilatildeo crescente dos jornais com colunas especiacuteficas

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VIDA PROFISSIONAL EacuteTICA

Dicas

1Faccedila diariamente uma lista das coisas a fazer para natildeo perder tempo a tentar lembrar-se o que ainda tem para fazer ou o que eacute prioritaacuterio nesse dia

2Evite fazer duas ou trecircs coisas ao mesmo tempo Vai perder tempo a alternar as vaacuterias tarefas e a retomaacute-las onde tinha parado

3Seja realista ao estabelecer deadline para si e tambeacutem para os seus colaboradores Um deadline supostamente deve estimular natildeo stressar

4Simplifique a sua vida Talvez natildeo seja necessaacuterio ler o jornal todos os dias de uma ponta agrave outra ou participar em todas as reuniotildees do departamento de marketing

5Tenha a coragem de tirar umas feacuterias e de descontrair 6Introduza tempo para pensar para desenvolver novos projetos ou para organizar as su-

as ideacuteias 7Se natildeo quer prolongar uma conversa desnecessariamente natildeo faccedila perguntas abertas 8Conveacutem fazer as coisas que natildeo gosta de fazer quando estiver bem disposto Evite fazecirc

-las quando estiver cansado 9Tente chegar a horas agraves reuniotildees 10Decirc a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas 11Natildeo tem que ler tudo de uma ponta agrave outra Aprenda a ler na diagonal

Dicas especiacuteficas para o seu ambiente de trabalho

Pode ter uma relaccedilatildeo excelente com os colegas mas agraves vezes natildeo quer mesmo ser incomodado Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiotildees Se trabalhar num espaccedilo aberto pode fazer entender de forma natildeo verbal que estaacute ocupado natildeo se dirigindo ao seu colega ou evitando por exemplo contacto vi-

sual Claro que se natildeo conseguir pode simplesmente dizecirc-lo

1Atenccedilatildeo com os post-it (autocolantes) Perdem-se com facilidade e soacute o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que natildeo podia esquecer ou a quem devia telefonar sem falta

2Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda Mencione a hora exata a mo-rada e o nordm de telefone Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo

3Coloque em cima da secretaacuteria somente as coisas com as quais estaacute trabalhando na-quela altura Papeacuteis de reuniotildees que jaacute foram feitas ou dossiecircs que soacute no proacuteximo mecircs vatildeo ser reativados devem ficar no armaacuterio ou na gaveta

4Uma secretaacuteria desarrumada reflete um caraacuteter natildeo estruturado Talvez natildeo para si pes-soalmente mas sim para as pessoas estranhas que natildeo o conhecem ou com as quais vai reunir mais tarde

5Tentem arrumar as coisas todos os dias Assim evita que os papeis inuacuteteis se amonto-em

6Evite juntar demasiado correio Veja diariamente os documentos que datildeo entrada e ar-rume-os conforme a urgecircncia ou deite-os fora quando jaacute natildeo precisa deles

7Natildeo guarde os documentos de qualquer maneira mas use um sistema de arquivo para depois poder encontraacute-los facilmente

8Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso

9Um documento que hoje eacute inuacutetil provavelmente vai continuar inuacutetil amanhatilde Ouse deitar

fora algumas coisas em vez de arquivaacute-las desnecessariamente

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Organize-se

Vocecirc tem a sensaccedilatildeo que lhe falta sempre tempo Estaacute convicto que tem sempre coisas de mais para fazer Natildeo consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho Natildeo consegue ter o trabalho em dia Se respondeu que sim agrave maioria destas questotildees entatildeo chegou a hora de dizer basta Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso-al A organizaccedilatildeo eacute um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profissatildeo mas satildeo poucas as que sabem traba-lhar de modo eficiente e eficaz Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver Saiba como seguindo algumas das nos-sas sugestotildees Faccedila agora Natildeo deixe para amanhatilde o que pode fazer hoje Se fizer tudo o que tiver para fazer naquele preci-so momento vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas Natildeo acumule coi-sas Coloque os atrasos em dia Os trabalhos atrasados criam o seu proacuteprio trabalho extra Eliminaacute-los reduz a sua carga de trabalho em muito Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles Seja organizado Natildeo seja desorganizado Olhe para a sua secretaacuteria e decida o que guardar e o que deitar fora Vocecirc pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam uacuteteis Saiba gerir o seu tempo Natildeo perca muito tempo com assuntos de pouca importacircncia Como se costuma dizer tempo eacute di-nheiro por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importacircncia Faccedila planos O planejamento serve para vocecirc saber quais satildeo as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra-zo Para se organizar mais facilmente divida-o em trecircs categorias

Plano diaacuterio Todas as manhatildes dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia

Plano semanal Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho a sua agenda as tarefas pendentes Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam

Plano mensal O plano mensal eacute composto pelos eventos mais importantes do mecircs seguinte e daacute-lhe uma visatildeo geral que tornaraacute o planejamento semanal mais eficiente Se vocecirc planear bem os seus compromissos vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poderaacute aproveitaacute-lo da maneira que pretender

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Certifique-se que deixa tudo funcional A manutenccedilatildeo faz parte do ciclo do trabalho Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar Quando utilizar uma coisa certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores Por exemplo se uma foto-copiadora ficar sem papel en-quanto estiver a tirar coacutepias abasteccedila a maacutequina com papel suficiente para si e para os que viratildeo a seguir Se o seu grampeador estiver vazio coloque grampos imediatamente Natildeo deixe para mais tarde aquilo que pode fazer de imediato Organizaccedilatildeo eacute algo que pode ser aprendido A parte mais difiacutecil eacute quebrar velhos haacutebitos adquiridos durante toda a vida A chave para uma melhor organizaccedilatildeo eacute comeccedilar por pe-quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que iraacute notar e continuar motivado Se implementar estas ideacuteias iraacute ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida Uma vez que tiver comeccedilado continue Tornar-se organizado eacute o primeiro passo seguido de persistecircncia Por isso comece hoje COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo eacute informaacutetica O escritoacuterio sem papel eacute uma utopia Portanto seja craque no assunto Arquivamento tanto para a execuccedilatildeo do trabalho quanto para a orientaccedilatildeo de sua eventual assessoraequipe Periodicamente vocecirc obteraacute nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestaccedilatildeo de serviccedilos nesta aacuterea Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho 1) Padronizaccedilatildeo Este eacute um item vital para garantir produtividade e qualidade Separe cada assunto por cores Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas Garanta que haja tiacutetulos claros e procure manter um padratildeo inclusive nos tipos de letras usadas Rotu-le pastas gavetas e armaacuterios com etiquetas de boa qualidade 2) Planejamento Separe toda a papelada e documentaccedilatildeo previamente Se for necessaacute-rio um tempo antes do arquivamento Deixe tudo separado por clipes com indicaccedilotildees cla-ras do local destinado para arquivo 3) Regularidade Natildeo deixe acumular a papelada Mantendo um sistema de arquivo diaacute-rio vocecirc e seus e colegas vatildeo se sentir melhor O acuacutemulo de papeacuteis sem arquivo aumen-ta o risco de perdas e conturba o ambiente 4) Pastas Decirc preferecircncia agraves pastas tipo caixa Eacute mais faacutecil a identificaccedilatildeo e o posiciona-mento Faccedila uso tambeacutem das pastas suspensas Aplique subtiacutetulos dividindo em ses-sotildees por assunto 5) Tamanhos Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva-das Procure manter pastas de ateacute 3 cm de espessura na quantidade de papeacuteis 6) Atualizaccedilatildeo Descubra um sistema de atualizaccedilatildeo de tal forma que vocecirc possa perio-dicamente fazer uma limpeza e natildeo sobrecarregar o arquivo Veja se haacute papeacuteis cujo conteuacutedo estaacute no computador e portanto dependendo do caso ele eacute desnecessaacuterio

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Esqueccedila-se das

criacuteticas que existem a respeito das reuniotildees Eacute muito comum se comentar Reuniotildees satildeo uma perda de tempo Ah meu Deus laacute vem outra reuniatildeo Como profissional moder-na e atualizada vocecirc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil como apontam estudos de Neurolinguumliacutestica eacute formada por pessoas mais auditivas Ou seja neste paiacutes gostamos de falar e de ouvir Por isso se lecirc tatildeo pouco As criacuteticas agraves reuniotildees tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniotildees Eles satildeo mais visuais e se fiam mais na comunicaccedilatildeo escrita - isto quer dizer nas leituras em geral Aqui em terras tupiniquins eacute comum vocecirc cobrar uma pessoa por causa de sua ausecircncia em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails eou cartas) e ela responder Ueacute ningueacutem falou mais nada Portanto aqui neste espaccedilo iremos dar a vocecirc alguns elementos baacutesicos sobre a organi-zaccedilatildeo e participaccedilatildeo em reuniotildees Utilize o roteiro como uma espeacutecie de check list suplementar 1) Definiccedilatildeo de hora e lugar Cabe a vocecirc ter a certeza de que tudo vai se encaixar Cer-tifique-se de que a carga horaacuteria natildeo ultrapasse outros compromissos do liacuteder Tente en-contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reuniatildeo Por e-xemplo se o assunto em pauta for explosivo ou polecircmico procure - se possiacutevel - destinar um local mais apraziacutevel algo que ajude a desarmar os espiacuteritos 2) Comunicaccedilatildeo Interna Faccedila uma parceria produtiva com o pessoal responsaacutevel pela Comunicaccedilatildeo Interna Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-dos pelo Correio Eletrocircnico por Circular Memorando etc Quando for de extrema impor-tacircncia confirme - ou tenha a certeza de que algueacutem o fez - as presenccedilas por escrito 3) Papeacuteis e laacutepiscanetas Natildeo deixe que ningueacutem decirc a desculpa que natildeo anotou alguma coisa porque se esqueceu dos instrumentos baacutesicos para isso Preste atenccedilatildeo agrave quanti-dade e qualidade de acordo com o nuacutemero de pessoas e o tipo de reuniatildeo Distribua tudo previamente no local Natildeo deixe faltar se forem necessaacute-rios pastas folhas avulsas canetas TV viacutedeo quadro negro etc 4) Disposiccedilatildeo Geral Ao liacuteder deveraacute ser reservado um lugar de onde possa ser observa-do por todos sem distinccedilatildeo Coloque estrategicamente um objeto de uso do mesmo no local agrave mesa Combine com ele se haacute necessidade de uma distribuiccedilatildeo estrateacutegica de lu-gares De repente ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa De preferecircncia tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-ma separada Porque a tendecircncia eacute de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente 5) Protocolo Em determinadas reuniotildees eacute necessaacuterio se observar detalhes protocolares Por exemplo os lugares bem ao lado do liacuteder tecircm de ser ocupados por cargos de maior importacircncia ou de importacircncia capital para o evento em si 6) Bebidas Nada aleacutem de aacutegua (gelada e sem gelo) cafeacute e chaacute 7) Fumo Crescem na cultura empresarialorganizacional as restriccedilotildees aos fumantes Mas eacute o liacuteder quem determina se naquela reuniatildeo pode-se ou natildeo fumar De preferecircncia isso deve ser avisado na comunicaccedilatildeo interna Ou dependeraacute da poliacutetica da empresa a respeito

COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES

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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont)

8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabe ouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquanto o outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair 9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etc Tudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quem poderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc 10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista 11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes 12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local Assunto Ordem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo 11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel 12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta 13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo 14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados 15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi-las 16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva 18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas 19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites 110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podem ser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepis ou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitiva OBSERVACcedilOtildeES Nuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismos B) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km (m h km I g kg) Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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A LIDERANCcedilA DA IGREJA

1 Convocar e comunicar com bastante antecedecircncia aos membros da Lideran-

ccedila da Igreja informando a data local e hora da proacutexima reuniatildeo

2 Colher com o pastor da Igreja e os responsaacuteveis dos departamentos os itens

que deveratildeo compor a agenda a ser discutida na comissatildeo

3 Elaborar em conjunto com o pastor a agenda a ser discutida reuni Esta preacute-

via pode ser feita algumas horas antes da reuniatildeo ou no dia anterior

4 Preparar entatildeo a agenda propriamente dita e fornecer uma coacutepia para cada

membro da lideranccedila

5 Cabe ao secretaacuterio informar ao presidente se haacute quorum suficiente para o iniacute-

cio da reuniatildeo

6 Apoacutes a lideranccedila da Igreja discutir avaliar e estudar seus projetos e reco-

mendaacute-los agrave igreja a fim de que sejam votados ou natildeo A igreja tem o poder uacutel-

timo de decidir sobre os seus negoacutecios

7 Elaborar um completo relatoacuterio da reuniatildeo contando o seguinte

middot Tipo de reuniatildeo

middot Local mecircs dia e hora da reuniatildeo

middot Nome dos participantes

middot Quem presidiu

middot Quem orou no iniacutecio e no final da reuniatildeo

8 Soacute apoacutes a votaccedilatildeo pela igreja elaborar a Ata Oficial constando especifica-

mente cada voto

9 Enviar comunicados agraves pessoas atingidas por decisotildees na Lideranccedila da Igre-

ja e se necessaacuterio fixar no quadro de anuacutencios tudo o que seja de interesse ge-

ral da congregaccedilatildeo (isso eacute muito importante no caso de pessoas que sofreratildeo

desligamentos ou algum tipo de advertecircncia

10 Verificar que os votos tomados sejam cumpridos

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PRONOMES DE TRATAMENTOS

FORMA DE

TRATAMENTO

ABREVIATURAS USADO PARA

Vossa Senhoria

VS

a Pessoas graduadas Aspirante a oficial Capitatildeo Chefe de seccedilatildeo Coronel Diretor (empresa publi-ca) Funcionaacuterio de alta categoria Major Tenente Doutor Professor

Vossa Excelecircncia

VEx

a

Almirante Brigadeiro Deputado Embaixador Go-vernador do Estado Juiz Marechal Ministro Pre-sidente e Vicendash Presidente da Republica Prefeito Municipal Poder Judiciaacuterio Poder Legislativo Se-cretaacuterio do Estado

Vossa Reverendiacutessima VRev

Ma

Reitor de Seminaacuterio Padre (geral da ordem) Diaacute-cono Bispado Madre

Vossa Santidade Sua Santidade

Natildeo eacute Abreviado em am-bos os casos

Papa

Eminecircncia

E

ma

Cardeais

Vossa Magnificecircncia

V Mag

a

Reitor de Universidade

Vossa Meritiacutessima

Natildeo eacute abreviado

Juiz

Senhor Senhora

Sr Sr

a

Pode ser substituiacutedo por titulo profissional Ex Dou-tor Professor Pastor etc

OBS Natildeo confundir pronome de tratamento com o titulo da pessoa Para correspondecircncia dirigidas ao Presidente da Republica Reis Imperadores Governado-res Prefeitos Deputados Ministros Autoridades Eclesiaacutesticas Natildeo deve se usar abreviaturas

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ERROS E VIacuteCIOS DE LINGUAGEM

Texto extraiacutedo do Jornal da Livraria Cultura ndash Agosto98

Nunca diga Que seje felizDe formas queEles tinham menas possibilidadesPara mim fazerLembre-se o subjuntivo de ser eacute seja locuccedilotildees como de forma que natildeo tecircm s menos eacute palavra invariaacutevel e mim natildeo pode ser sujeito ndash o certo eacute para eu fazer Erros como estes que chegam a doer no ouvido e denotam sofriacutevel conhecimento da liacutengua portuguesa tecircm o-corrido com frequumlecircncia lamenta o jornalista Eduardo Martins autor do Manual de Redaccedilatildeo e Estilo de O Estado de Satildeo Paulo e apresentador do programa De Palavra em Palavra da Raacute-dio Eldorado

Segundo ele eacute crescente o nuacutemero de pessoas que desconhecem as regras gramaticais Mui-ta gente estaacute perdendo a noccedilatildeo de concordacircncia verbal e nominal dizendo coisas como Os Estados Unidos eacute a gente fomos o meu oacuteculos ele deu o parabeacutens O uso da crase entatildeo tornou-se um problema Eacute comum ver andava agrave peacute comeccedilou agrave falar quando nunca se coloca crase antes de palavra masculina e de verbo A questatildeo da regecircncia verbal ndash saber qual a preposiccedilatildeo que deve ser usada com determinado verbo ndash tambeacutem gera duacutevidas cons-tantes Obedecer o chefe ou obedecer ao chefe Agradar o povo ou agradar ao povo Assistir o jogo ou assistir ao jogo Essas deficiecircncias satildeo agravadas pela falta de leitura na opiniatildeo do jornalista Mesmo que natildeo se conheccedilam as normas da liacutengua a leitura permite assimilar estruturas gramaticais e a grafia correta das palavras ensinando inclusive a diferenciar vocaacute-bulos com o mesmo som ndash calda (de doce) e cauda (de animal) etc

Eduardo Martins chama a atenccedilatildeo ainda para os erros cometidos na conjugaccedilatildeo de verbos irregulares como intervir por exemplo Intervir vem do verbo vir ndash ele veio ele interveio eles vieram eles intervieram e natildeo ele interviu ou eles interviram Eacute como ouvir se o governo natildeo repor os niacuteveis quando o certo eacute se repuser pois repor vem do verbo por fulano reteu em vez de reteve e assim por diante Errar na grafia de palavras como desconcertante exceccedilatildeo ou disciplina ateacute se justifica diz mas erros primaacuterios de conjugaccedilatildeo ou dizer fulano eacute de me-nor acredito de quesatildeo falhas graves

Batalhando haacute mais de 35 anos em defesa do idioma o jornalista considera entretanto que eacute preciso aceitar a evoluccedilatildeo da linguagem e conviver com ela Ele afirma que a tendecircncia de simplificaccedilatildeo eacute irreversiacutevel e beneficia a comunicaccedilatildeo entre as pessoas O uso de a gente a gente acha a gente considera em vez de noacutes achamos noacutes consideramos que alguns criti-cam tornou-se comum natildeo apenas na conversaccedilatildeo coloquial mas em textos literaacuterios aleacutem de estar registrado nos dicionaacuterios

Todo idioma sofre alteraccedilotildees ao longo do tempo Martins ressalta que o Portuguecircs do comeccedilo do seacuteculo era muito diferente do atual Milhares de vocaacutebulos desapareceram outros muda-ram de sentido e um grande nuacutemero foi acrescido pela tecnologia ndash terceirizar deletar aces-sar Aleacutem disso diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expres-satildeo mais popular Na conjugaccedilatildeo verbal a segunda pessoa ndash em especial o voacutes pratica-mente foi abolida por ser considerada um tanto pernoacutestica

Muitas pessoas tecircm receio de usar uma linguagem empolada e parecer pretensiosas anali-sa Outras ao contraacuterio querem mostrar erudiccedilatildeo ou status e acabam adotando termos e ex-pressotildees absolutamente dispensaacuteveis o que eacute uma bobagem pois falar melhor natildeo eacute falar difiacutecil Dizem parabenizar por exemplo quando poderiam dizer cumprimentar felicitar saudar Recorrem a substitutos inadequados para suprir uma certa deficiecircncia de vocabulaacuterio como implantei uma faacutebrica (vocecirc natildeo implanta mas constroacutei uma faacutebrica) estoque de desemprega-dos (imagino milhares de desempregados empilhados numa prateleira) deu entrada junto ao tribunal (o certo eacute no tribunal) ou ainda a mal formada expressatildeo a niacutevel de ndash reuniatildeo a niacutevel de diretoria a niacutevel internacional (por que natildeo dizer reuniatildeo de diretoria ou reuniatildeo internacio-nal)

Apesar de constatar tantos equiacutevocos Eduardo Martins comenta que existe hoje uma preocu-paccedilatildeo em falar e escrever melhor Ateacute porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas empresas Aquela imagem de que tudo no Brasil eacute uma bagunccedila entatildeo falar bem ou mal natildeo tem importacircncia estaacute mudando O sucesso dos programas de raacutedio e televisatildeo voltados ao conhecimento do Portuguecircs e a participaccedilatildeo crescente dos jornais com colunas especiacuteficas

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VIDA PROFISSIONAL EacuteTICA

Dicas

1Faccedila diariamente uma lista das coisas a fazer para natildeo perder tempo a tentar lembrar-se o que ainda tem para fazer ou o que eacute prioritaacuterio nesse dia

2Evite fazer duas ou trecircs coisas ao mesmo tempo Vai perder tempo a alternar as vaacuterias tarefas e a retomaacute-las onde tinha parado

3Seja realista ao estabelecer deadline para si e tambeacutem para os seus colaboradores Um deadline supostamente deve estimular natildeo stressar

4Simplifique a sua vida Talvez natildeo seja necessaacuterio ler o jornal todos os dias de uma ponta agrave outra ou participar em todas as reuniotildees do departamento de marketing

5Tenha a coragem de tirar umas feacuterias e de descontrair 6Introduza tempo para pensar para desenvolver novos projetos ou para organizar as su-

as ideacuteias 7Se natildeo quer prolongar uma conversa desnecessariamente natildeo faccedila perguntas abertas 8Conveacutem fazer as coisas que natildeo gosta de fazer quando estiver bem disposto Evite fazecirc

-las quando estiver cansado 9Tente chegar a horas agraves reuniotildees 10Decirc a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas 11Natildeo tem que ler tudo de uma ponta agrave outra Aprenda a ler na diagonal

Dicas especiacuteficas para o seu ambiente de trabalho

Pode ter uma relaccedilatildeo excelente com os colegas mas agraves vezes natildeo quer mesmo ser incomodado Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiotildees Se trabalhar num espaccedilo aberto pode fazer entender de forma natildeo verbal que estaacute ocupado natildeo se dirigindo ao seu colega ou evitando por exemplo contacto vi-

sual Claro que se natildeo conseguir pode simplesmente dizecirc-lo

1Atenccedilatildeo com os post-it (autocolantes) Perdem-se com facilidade e soacute o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que natildeo podia esquecer ou a quem devia telefonar sem falta

2Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda Mencione a hora exata a mo-rada e o nordm de telefone Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo

3Coloque em cima da secretaacuteria somente as coisas com as quais estaacute trabalhando na-quela altura Papeacuteis de reuniotildees que jaacute foram feitas ou dossiecircs que soacute no proacuteximo mecircs vatildeo ser reativados devem ficar no armaacuterio ou na gaveta

4Uma secretaacuteria desarrumada reflete um caraacuteter natildeo estruturado Talvez natildeo para si pes-soalmente mas sim para as pessoas estranhas que natildeo o conhecem ou com as quais vai reunir mais tarde

5Tentem arrumar as coisas todos os dias Assim evita que os papeis inuacuteteis se amonto-em

6Evite juntar demasiado correio Veja diariamente os documentos que datildeo entrada e ar-rume-os conforme a urgecircncia ou deite-os fora quando jaacute natildeo precisa deles

7Natildeo guarde os documentos de qualquer maneira mas use um sistema de arquivo para depois poder encontraacute-los facilmente

8Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso

9Um documento que hoje eacute inuacutetil provavelmente vai continuar inuacutetil amanhatilde Ouse deitar

fora algumas coisas em vez de arquivaacute-las desnecessariamente

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Organize-se

Vocecirc tem a sensaccedilatildeo que lhe falta sempre tempo Estaacute convicto que tem sempre coisas de mais para fazer Natildeo consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho Natildeo consegue ter o trabalho em dia Se respondeu que sim agrave maioria destas questotildees entatildeo chegou a hora de dizer basta Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso-al A organizaccedilatildeo eacute um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profissatildeo mas satildeo poucas as que sabem traba-lhar de modo eficiente e eficaz Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver Saiba como seguindo algumas das nos-sas sugestotildees Faccedila agora Natildeo deixe para amanhatilde o que pode fazer hoje Se fizer tudo o que tiver para fazer naquele preci-so momento vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas Natildeo acumule coi-sas Coloque os atrasos em dia Os trabalhos atrasados criam o seu proacuteprio trabalho extra Eliminaacute-los reduz a sua carga de trabalho em muito Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles Seja organizado Natildeo seja desorganizado Olhe para a sua secretaacuteria e decida o que guardar e o que deitar fora Vocecirc pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam uacuteteis Saiba gerir o seu tempo Natildeo perca muito tempo com assuntos de pouca importacircncia Como se costuma dizer tempo eacute di-nheiro por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importacircncia Faccedila planos O planejamento serve para vocecirc saber quais satildeo as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra-zo Para se organizar mais facilmente divida-o em trecircs categorias

Plano diaacuterio Todas as manhatildes dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia

Plano semanal Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho a sua agenda as tarefas pendentes Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam

Plano mensal O plano mensal eacute composto pelos eventos mais importantes do mecircs seguinte e daacute-lhe uma visatildeo geral que tornaraacute o planejamento semanal mais eficiente Se vocecirc planear bem os seus compromissos vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poderaacute aproveitaacute-lo da maneira que pretender

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Certifique-se que deixa tudo funcional A manutenccedilatildeo faz parte do ciclo do trabalho Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar Quando utilizar uma coisa certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores Por exemplo se uma foto-copiadora ficar sem papel en-quanto estiver a tirar coacutepias abasteccedila a maacutequina com papel suficiente para si e para os que viratildeo a seguir Se o seu grampeador estiver vazio coloque grampos imediatamente Natildeo deixe para mais tarde aquilo que pode fazer de imediato Organizaccedilatildeo eacute algo que pode ser aprendido A parte mais difiacutecil eacute quebrar velhos haacutebitos adquiridos durante toda a vida A chave para uma melhor organizaccedilatildeo eacute comeccedilar por pe-quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que iraacute notar e continuar motivado Se implementar estas ideacuteias iraacute ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida Uma vez que tiver comeccedilado continue Tornar-se organizado eacute o primeiro passo seguido de persistecircncia Por isso comece hoje COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo eacute informaacutetica O escritoacuterio sem papel eacute uma utopia Portanto seja craque no assunto Arquivamento tanto para a execuccedilatildeo do trabalho quanto para a orientaccedilatildeo de sua eventual assessoraequipe Periodicamente vocecirc obteraacute nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestaccedilatildeo de serviccedilos nesta aacuterea Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho 1) Padronizaccedilatildeo Este eacute um item vital para garantir produtividade e qualidade Separe cada assunto por cores Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas Garanta que haja tiacutetulos claros e procure manter um padratildeo inclusive nos tipos de letras usadas Rotu-le pastas gavetas e armaacuterios com etiquetas de boa qualidade 2) Planejamento Separe toda a papelada e documentaccedilatildeo previamente Se for necessaacute-rio um tempo antes do arquivamento Deixe tudo separado por clipes com indicaccedilotildees cla-ras do local destinado para arquivo 3) Regularidade Natildeo deixe acumular a papelada Mantendo um sistema de arquivo diaacute-rio vocecirc e seus e colegas vatildeo se sentir melhor O acuacutemulo de papeacuteis sem arquivo aumen-ta o risco de perdas e conturba o ambiente 4) Pastas Decirc preferecircncia agraves pastas tipo caixa Eacute mais faacutecil a identificaccedilatildeo e o posiciona-mento Faccedila uso tambeacutem das pastas suspensas Aplique subtiacutetulos dividindo em ses-sotildees por assunto 5) Tamanhos Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva-das Procure manter pastas de ateacute 3 cm de espessura na quantidade de papeacuteis 6) Atualizaccedilatildeo Descubra um sistema de atualizaccedilatildeo de tal forma que vocecirc possa perio-dicamente fazer uma limpeza e natildeo sobrecarregar o arquivo Veja se haacute papeacuteis cujo conteuacutedo estaacute no computador e portanto dependendo do caso ele eacute desnecessaacuterio

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Esqueccedila-se das

criacuteticas que existem a respeito das reuniotildees Eacute muito comum se comentar Reuniotildees satildeo uma perda de tempo Ah meu Deus laacute vem outra reuniatildeo Como profissional moder-na e atualizada vocecirc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil como apontam estudos de Neurolinguumliacutestica eacute formada por pessoas mais auditivas Ou seja neste paiacutes gostamos de falar e de ouvir Por isso se lecirc tatildeo pouco As criacuteticas agraves reuniotildees tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniotildees Eles satildeo mais visuais e se fiam mais na comunicaccedilatildeo escrita - isto quer dizer nas leituras em geral Aqui em terras tupiniquins eacute comum vocecirc cobrar uma pessoa por causa de sua ausecircncia em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails eou cartas) e ela responder Ueacute ningueacutem falou mais nada Portanto aqui neste espaccedilo iremos dar a vocecirc alguns elementos baacutesicos sobre a organi-zaccedilatildeo e participaccedilatildeo em reuniotildees Utilize o roteiro como uma espeacutecie de check list suplementar 1) Definiccedilatildeo de hora e lugar Cabe a vocecirc ter a certeza de que tudo vai se encaixar Cer-tifique-se de que a carga horaacuteria natildeo ultrapasse outros compromissos do liacuteder Tente en-contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reuniatildeo Por e-xemplo se o assunto em pauta for explosivo ou polecircmico procure - se possiacutevel - destinar um local mais apraziacutevel algo que ajude a desarmar os espiacuteritos 2) Comunicaccedilatildeo Interna Faccedila uma parceria produtiva com o pessoal responsaacutevel pela Comunicaccedilatildeo Interna Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-dos pelo Correio Eletrocircnico por Circular Memorando etc Quando for de extrema impor-tacircncia confirme - ou tenha a certeza de que algueacutem o fez - as presenccedilas por escrito 3) Papeacuteis e laacutepiscanetas Natildeo deixe que ningueacutem decirc a desculpa que natildeo anotou alguma coisa porque se esqueceu dos instrumentos baacutesicos para isso Preste atenccedilatildeo agrave quanti-dade e qualidade de acordo com o nuacutemero de pessoas e o tipo de reuniatildeo Distribua tudo previamente no local Natildeo deixe faltar se forem necessaacute-rios pastas folhas avulsas canetas TV viacutedeo quadro negro etc 4) Disposiccedilatildeo Geral Ao liacuteder deveraacute ser reservado um lugar de onde possa ser observa-do por todos sem distinccedilatildeo Coloque estrategicamente um objeto de uso do mesmo no local agrave mesa Combine com ele se haacute necessidade de uma distribuiccedilatildeo estrateacutegica de lu-gares De repente ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa De preferecircncia tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-ma separada Porque a tendecircncia eacute de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente 5) Protocolo Em determinadas reuniotildees eacute necessaacuterio se observar detalhes protocolares Por exemplo os lugares bem ao lado do liacuteder tecircm de ser ocupados por cargos de maior importacircncia ou de importacircncia capital para o evento em si 6) Bebidas Nada aleacutem de aacutegua (gelada e sem gelo) cafeacute e chaacute 7) Fumo Crescem na cultura empresarialorganizacional as restriccedilotildees aos fumantes Mas eacute o liacuteder quem determina se naquela reuniatildeo pode-se ou natildeo fumar De preferecircncia isso deve ser avisado na comunicaccedilatildeo interna Ou dependeraacute da poliacutetica da empresa a respeito

COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES

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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont)

8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabe ouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquanto o outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair 9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etc Tudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quem poderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc 10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista 11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes 12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local Assunto Ordem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo 11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel 12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta 13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo 14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados 15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi-las 16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva 18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas 19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites 110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podem ser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepis ou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitiva OBSERVACcedilOtildeES Nuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismos B) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km (m h km I g kg) Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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PRONOMES DE TRATAMENTOS

FORMA DE

TRATAMENTO

ABREVIATURAS USADO PARA

Vossa Senhoria

VS

a Pessoas graduadas Aspirante a oficial Capitatildeo Chefe de seccedilatildeo Coronel Diretor (empresa publi-ca) Funcionaacuterio de alta categoria Major Tenente Doutor Professor

Vossa Excelecircncia

VEx

a

Almirante Brigadeiro Deputado Embaixador Go-vernador do Estado Juiz Marechal Ministro Pre-sidente e Vicendash Presidente da Republica Prefeito Municipal Poder Judiciaacuterio Poder Legislativo Se-cretaacuterio do Estado

Vossa Reverendiacutessima VRev

Ma

Reitor de Seminaacuterio Padre (geral da ordem) Diaacute-cono Bispado Madre

Vossa Santidade Sua Santidade

Natildeo eacute Abreviado em am-bos os casos

Papa

Eminecircncia

E

ma

Cardeais

Vossa Magnificecircncia

V Mag

a

Reitor de Universidade

Vossa Meritiacutessima

Natildeo eacute abreviado

Juiz

Senhor Senhora

Sr Sr

a

Pode ser substituiacutedo por titulo profissional Ex Dou-tor Professor Pastor etc

OBS Natildeo confundir pronome de tratamento com o titulo da pessoa Para correspondecircncia dirigidas ao Presidente da Republica Reis Imperadores Governado-res Prefeitos Deputados Ministros Autoridades Eclesiaacutesticas Natildeo deve se usar abreviaturas

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ERROS E VIacuteCIOS DE LINGUAGEM

Texto extraiacutedo do Jornal da Livraria Cultura ndash Agosto98

Nunca diga Que seje felizDe formas queEles tinham menas possibilidadesPara mim fazerLembre-se o subjuntivo de ser eacute seja locuccedilotildees como de forma que natildeo tecircm s menos eacute palavra invariaacutevel e mim natildeo pode ser sujeito ndash o certo eacute para eu fazer Erros como estes que chegam a doer no ouvido e denotam sofriacutevel conhecimento da liacutengua portuguesa tecircm o-corrido com frequumlecircncia lamenta o jornalista Eduardo Martins autor do Manual de Redaccedilatildeo e Estilo de O Estado de Satildeo Paulo e apresentador do programa De Palavra em Palavra da Raacute-dio Eldorado

Segundo ele eacute crescente o nuacutemero de pessoas que desconhecem as regras gramaticais Mui-ta gente estaacute perdendo a noccedilatildeo de concordacircncia verbal e nominal dizendo coisas como Os Estados Unidos eacute a gente fomos o meu oacuteculos ele deu o parabeacutens O uso da crase entatildeo tornou-se um problema Eacute comum ver andava agrave peacute comeccedilou agrave falar quando nunca se coloca crase antes de palavra masculina e de verbo A questatildeo da regecircncia verbal ndash saber qual a preposiccedilatildeo que deve ser usada com determinado verbo ndash tambeacutem gera duacutevidas cons-tantes Obedecer o chefe ou obedecer ao chefe Agradar o povo ou agradar ao povo Assistir o jogo ou assistir ao jogo Essas deficiecircncias satildeo agravadas pela falta de leitura na opiniatildeo do jornalista Mesmo que natildeo se conheccedilam as normas da liacutengua a leitura permite assimilar estruturas gramaticais e a grafia correta das palavras ensinando inclusive a diferenciar vocaacute-bulos com o mesmo som ndash calda (de doce) e cauda (de animal) etc

Eduardo Martins chama a atenccedilatildeo ainda para os erros cometidos na conjugaccedilatildeo de verbos irregulares como intervir por exemplo Intervir vem do verbo vir ndash ele veio ele interveio eles vieram eles intervieram e natildeo ele interviu ou eles interviram Eacute como ouvir se o governo natildeo repor os niacuteveis quando o certo eacute se repuser pois repor vem do verbo por fulano reteu em vez de reteve e assim por diante Errar na grafia de palavras como desconcertante exceccedilatildeo ou disciplina ateacute se justifica diz mas erros primaacuterios de conjugaccedilatildeo ou dizer fulano eacute de me-nor acredito de quesatildeo falhas graves

Batalhando haacute mais de 35 anos em defesa do idioma o jornalista considera entretanto que eacute preciso aceitar a evoluccedilatildeo da linguagem e conviver com ela Ele afirma que a tendecircncia de simplificaccedilatildeo eacute irreversiacutevel e beneficia a comunicaccedilatildeo entre as pessoas O uso de a gente a gente acha a gente considera em vez de noacutes achamos noacutes consideramos que alguns criti-cam tornou-se comum natildeo apenas na conversaccedilatildeo coloquial mas em textos literaacuterios aleacutem de estar registrado nos dicionaacuterios

Todo idioma sofre alteraccedilotildees ao longo do tempo Martins ressalta que o Portuguecircs do comeccedilo do seacuteculo era muito diferente do atual Milhares de vocaacutebulos desapareceram outros muda-ram de sentido e um grande nuacutemero foi acrescido pela tecnologia ndash terceirizar deletar aces-sar Aleacutem disso diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expres-satildeo mais popular Na conjugaccedilatildeo verbal a segunda pessoa ndash em especial o voacutes pratica-mente foi abolida por ser considerada um tanto pernoacutestica

Muitas pessoas tecircm receio de usar uma linguagem empolada e parecer pretensiosas anali-sa Outras ao contraacuterio querem mostrar erudiccedilatildeo ou status e acabam adotando termos e ex-pressotildees absolutamente dispensaacuteveis o que eacute uma bobagem pois falar melhor natildeo eacute falar difiacutecil Dizem parabenizar por exemplo quando poderiam dizer cumprimentar felicitar saudar Recorrem a substitutos inadequados para suprir uma certa deficiecircncia de vocabulaacuterio como implantei uma faacutebrica (vocecirc natildeo implanta mas constroacutei uma faacutebrica) estoque de desemprega-dos (imagino milhares de desempregados empilhados numa prateleira) deu entrada junto ao tribunal (o certo eacute no tribunal) ou ainda a mal formada expressatildeo a niacutevel de ndash reuniatildeo a niacutevel de diretoria a niacutevel internacional (por que natildeo dizer reuniatildeo de diretoria ou reuniatildeo internacio-nal)

Apesar de constatar tantos equiacutevocos Eduardo Martins comenta que existe hoje uma preocu-paccedilatildeo em falar e escrever melhor Ateacute porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas empresas Aquela imagem de que tudo no Brasil eacute uma bagunccedila entatildeo falar bem ou mal natildeo tem importacircncia estaacute mudando O sucesso dos programas de raacutedio e televisatildeo voltados ao conhecimento do Portuguecircs e a participaccedilatildeo crescente dos jornais com colunas especiacuteficas

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VIDA PROFISSIONAL EacuteTICA

Dicas

1Faccedila diariamente uma lista das coisas a fazer para natildeo perder tempo a tentar lembrar-se o que ainda tem para fazer ou o que eacute prioritaacuterio nesse dia

2Evite fazer duas ou trecircs coisas ao mesmo tempo Vai perder tempo a alternar as vaacuterias tarefas e a retomaacute-las onde tinha parado

3Seja realista ao estabelecer deadline para si e tambeacutem para os seus colaboradores Um deadline supostamente deve estimular natildeo stressar

4Simplifique a sua vida Talvez natildeo seja necessaacuterio ler o jornal todos os dias de uma ponta agrave outra ou participar em todas as reuniotildees do departamento de marketing

5Tenha a coragem de tirar umas feacuterias e de descontrair 6Introduza tempo para pensar para desenvolver novos projetos ou para organizar as su-

as ideacuteias 7Se natildeo quer prolongar uma conversa desnecessariamente natildeo faccedila perguntas abertas 8Conveacutem fazer as coisas que natildeo gosta de fazer quando estiver bem disposto Evite fazecirc

-las quando estiver cansado 9Tente chegar a horas agraves reuniotildees 10Decirc a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas 11Natildeo tem que ler tudo de uma ponta agrave outra Aprenda a ler na diagonal

Dicas especiacuteficas para o seu ambiente de trabalho

Pode ter uma relaccedilatildeo excelente com os colegas mas agraves vezes natildeo quer mesmo ser incomodado Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiotildees Se trabalhar num espaccedilo aberto pode fazer entender de forma natildeo verbal que estaacute ocupado natildeo se dirigindo ao seu colega ou evitando por exemplo contacto vi-

sual Claro que se natildeo conseguir pode simplesmente dizecirc-lo

1Atenccedilatildeo com os post-it (autocolantes) Perdem-se com facilidade e soacute o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que natildeo podia esquecer ou a quem devia telefonar sem falta

2Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda Mencione a hora exata a mo-rada e o nordm de telefone Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo

3Coloque em cima da secretaacuteria somente as coisas com as quais estaacute trabalhando na-quela altura Papeacuteis de reuniotildees que jaacute foram feitas ou dossiecircs que soacute no proacuteximo mecircs vatildeo ser reativados devem ficar no armaacuterio ou na gaveta

4Uma secretaacuteria desarrumada reflete um caraacuteter natildeo estruturado Talvez natildeo para si pes-soalmente mas sim para as pessoas estranhas que natildeo o conhecem ou com as quais vai reunir mais tarde

5Tentem arrumar as coisas todos os dias Assim evita que os papeis inuacuteteis se amonto-em

6Evite juntar demasiado correio Veja diariamente os documentos que datildeo entrada e ar-rume-os conforme a urgecircncia ou deite-os fora quando jaacute natildeo precisa deles

7Natildeo guarde os documentos de qualquer maneira mas use um sistema de arquivo para depois poder encontraacute-los facilmente

8Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso

9Um documento que hoje eacute inuacutetil provavelmente vai continuar inuacutetil amanhatilde Ouse deitar

fora algumas coisas em vez de arquivaacute-las desnecessariamente

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Organize-se

Vocecirc tem a sensaccedilatildeo que lhe falta sempre tempo Estaacute convicto que tem sempre coisas de mais para fazer Natildeo consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho Natildeo consegue ter o trabalho em dia Se respondeu que sim agrave maioria destas questotildees entatildeo chegou a hora de dizer basta Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso-al A organizaccedilatildeo eacute um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profissatildeo mas satildeo poucas as que sabem traba-lhar de modo eficiente e eficaz Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver Saiba como seguindo algumas das nos-sas sugestotildees Faccedila agora Natildeo deixe para amanhatilde o que pode fazer hoje Se fizer tudo o que tiver para fazer naquele preci-so momento vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas Natildeo acumule coi-sas Coloque os atrasos em dia Os trabalhos atrasados criam o seu proacuteprio trabalho extra Eliminaacute-los reduz a sua carga de trabalho em muito Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles Seja organizado Natildeo seja desorganizado Olhe para a sua secretaacuteria e decida o que guardar e o que deitar fora Vocecirc pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam uacuteteis Saiba gerir o seu tempo Natildeo perca muito tempo com assuntos de pouca importacircncia Como se costuma dizer tempo eacute di-nheiro por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importacircncia Faccedila planos O planejamento serve para vocecirc saber quais satildeo as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra-zo Para se organizar mais facilmente divida-o em trecircs categorias

Plano diaacuterio Todas as manhatildes dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia

Plano semanal Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho a sua agenda as tarefas pendentes Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam

Plano mensal O plano mensal eacute composto pelos eventos mais importantes do mecircs seguinte e daacute-lhe uma visatildeo geral que tornaraacute o planejamento semanal mais eficiente Se vocecirc planear bem os seus compromissos vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poderaacute aproveitaacute-lo da maneira que pretender

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Certifique-se que deixa tudo funcional A manutenccedilatildeo faz parte do ciclo do trabalho Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar Quando utilizar uma coisa certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores Por exemplo se uma foto-copiadora ficar sem papel en-quanto estiver a tirar coacutepias abasteccedila a maacutequina com papel suficiente para si e para os que viratildeo a seguir Se o seu grampeador estiver vazio coloque grampos imediatamente Natildeo deixe para mais tarde aquilo que pode fazer de imediato Organizaccedilatildeo eacute algo que pode ser aprendido A parte mais difiacutecil eacute quebrar velhos haacutebitos adquiridos durante toda a vida A chave para uma melhor organizaccedilatildeo eacute comeccedilar por pe-quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que iraacute notar e continuar motivado Se implementar estas ideacuteias iraacute ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida Uma vez que tiver comeccedilado continue Tornar-se organizado eacute o primeiro passo seguido de persistecircncia Por isso comece hoje COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo eacute informaacutetica O escritoacuterio sem papel eacute uma utopia Portanto seja craque no assunto Arquivamento tanto para a execuccedilatildeo do trabalho quanto para a orientaccedilatildeo de sua eventual assessoraequipe Periodicamente vocecirc obteraacute nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestaccedilatildeo de serviccedilos nesta aacuterea Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho 1) Padronizaccedilatildeo Este eacute um item vital para garantir produtividade e qualidade Separe cada assunto por cores Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas Garanta que haja tiacutetulos claros e procure manter um padratildeo inclusive nos tipos de letras usadas Rotu-le pastas gavetas e armaacuterios com etiquetas de boa qualidade 2) Planejamento Separe toda a papelada e documentaccedilatildeo previamente Se for necessaacute-rio um tempo antes do arquivamento Deixe tudo separado por clipes com indicaccedilotildees cla-ras do local destinado para arquivo 3) Regularidade Natildeo deixe acumular a papelada Mantendo um sistema de arquivo diaacute-rio vocecirc e seus e colegas vatildeo se sentir melhor O acuacutemulo de papeacuteis sem arquivo aumen-ta o risco de perdas e conturba o ambiente 4) Pastas Decirc preferecircncia agraves pastas tipo caixa Eacute mais faacutecil a identificaccedilatildeo e o posiciona-mento Faccedila uso tambeacutem das pastas suspensas Aplique subtiacutetulos dividindo em ses-sotildees por assunto 5) Tamanhos Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva-das Procure manter pastas de ateacute 3 cm de espessura na quantidade de papeacuteis 6) Atualizaccedilatildeo Descubra um sistema de atualizaccedilatildeo de tal forma que vocecirc possa perio-dicamente fazer uma limpeza e natildeo sobrecarregar o arquivo Veja se haacute papeacuteis cujo conteuacutedo estaacute no computador e portanto dependendo do caso ele eacute desnecessaacuterio

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Esqueccedila-se das

criacuteticas que existem a respeito das reuniotildees Eacute muito comum se comentar Reuniotildees satildeo uma perda de tempo Ah meu Deus laacute vem outra reuniatildeo Como profissional moder-na e atualizada vocecirc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil como apontam estudos de Neurolinguumliacutestica eacute formada por pessoas mais auditivas Ou seja neste paiacutes gostamos de falar e de ouvir Por isso se lecirc tatildeo pouco As criacuteticas agraves reuniotildees tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniotildees Eles satildeo mais visuais e se fiam mais na comunicaccedilatildeo escrita - isto quer dizer nas leituras em geral Aqui em terras tupiniquins eacute comum vocecirc cobrar uma pessoa por causa de sua ausecircncia em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails eou cartas) e ela responder Ueacute ningueacutem falou mais nada Portanto aqui neste espaccedilo iremos dar a vocecirc alguns elementos baacutesicos sobre a organi-zaccedilatildeo e participaccedilatildeo em reuniotildees Utilize o roteiro como uma espeacutecie de check list suplementar 1) Definiccedilatildeo de hora e lugar Cabe a vocecirc ter a certeza de que tudo vai se encaixar Cer-tifique-se de que a carga horaacuteria natildeo ultrapasse outros compromissos do liacuteder Tente en-contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reuniatildeo Por e-xemplo se o assunto em pauta for explosivo ou polecircmico procure - se possiacutevel - destinar um local mais apraziacutevel algo que ajude a desarmar os espiacuteritos 2) Comunicaccedilatildeo Interna Faccedila uma parceria produtiva com o pessoal responsaacutevel pela Comunicaccedilatildeo Interna Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-dos pelo Correio Eletrocircnico por Circular Memorando etc Quando for de extrema impor-tacircncia confirme - ou tenha a certeza de que algueacutem o fez - as presenccedilas por escrito 3) Papeacuteis e laacutepiscanetas Natildeo deixe que ningueacutem decirc a desculpa que natildeo anotou alguma coisa porque se esqueceu dos instrumentos baacutesicos para isso Preste atenccedilatildeo agrave quanti-dade e qualidade de acordo com o nuacutemero de pessoas e o tipo de reuniatildeo Distribua tudo previamente no local Natildeo deixe faltar se forem necessaacute-rios pastas folhas avulsas canetas TV viacutedeo quadro negro etc 4) Disposiccedilatildeo Geral Ao liacuteder deveraacute ser reservado um lugar de onde possa ser observa-do por todos sem distinccedilatildeo Coloque estrategicamente um objeto de uso do mesmo no local agrave mesa Combine com ele se haacute necessidade de uma distribuiccedilatildeo estrateacutegica de lu-gares De repente ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa De preferecircncia tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-ma separada Porque a tendecircncia eacute de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente 5) Protocolo Em determinadas reuniotildees eacute necessaacuterio se observar detalhes protocolares Por exemplo os lugares bem ao lado do liacuteder tecircm de ser ocupados por cargos de maior importacircncia ou de importacircncia capital para o evento em si 6) Bebidas Nada aleacutem de aacutegua (gelada e sem gelo) cafeacute e chaacute 7) Fumo Crescem na cultura empresarialorganizacional as restriccedilotildees aos fumantes Mas eacute o liacuteder quem determina se naquela reuniatildeo pode-se ou natildeo fumar De preferecircncia isso deve ser avisado na comunicaccedilatildeo interna Ou dependeraacute da poliacutetica da empresa a respeito

COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES

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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont)

8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabe ouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquanto o outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair 9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etc Tudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quem poderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc 10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista 11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes 12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local Assunto Ordem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo 11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel 12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta 13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo 14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados 15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi-las 16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva 18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas 19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites 110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podem ser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepis ou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitiva OBSERVACcedilOtildeES Nuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismos B) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km (m h km I g kg) Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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ERROS E VIacuteCIOS DE LINGUAGEM

Texto extraiacutedo do Jornal da Livraria Cultura ndash Agosto98

Nunca diga Que seje felizDe formas queEles tinham menas possibilidadesPara mim fazerLembre-se o subjuntivo de ser eacute seja locuccedilotildees como de forma que natildeo tecircm s menos eacute palavra invariaacutevel e mim natildeo pode ser sujeito ndash o certo eacute para eu fazer Erros como estes que chegam a doer no ouvido e denotam sofriacutevel conhecimento da liacutengua portuguesa tecircm o-corrido com frequumlecircncia lamenta o jornalista Eduardo Martins autor do Manual de Redaccedilatildeo e Estilo de O Estado de Satildeo Paulo e apresentador do programa De Palavra em Palavra da Raacute-dio Eldorado

Segundo ele eacute crescente o nuacutemero de pessoas que desconhecem as regras gramaticais Mui-ta gente estaacute perdendo a noccedilatildeo de concordacircncia verbal e nominal dizendo coisas como Os Estados Unidos eacute a gente fomos o meu oacuteculos ele deu o parabeacutens O uso da crase entatildeo tornou-se um problema Eacute comum ver andava agrave peacute comeccedilou agrave falar quando nunca se coloca crase antes de palavra masculina e de verbo A questatildeo da regecircncia verbal ndash saber qual a preposiccedilatildeo que deve ser usada com determinado verbo ndash tambeacutem gera duacutevidas cons-tantes Obedecer o chefe ou obedecer ao chefe Agradar o povo ou agradar ao povo Assistir o jogo ou assistir ao jogo Essas deficiecircncias satildeo agravadas pela falta de leitura na opiniatildeo do jornalista Mesmo que natildeo se conheccedilam as normas da liacutengua a leitura permite assimilar estruturas gramaticais e a grafia correta das palavras ensinando inclusive a diferenciar vocaacute-bulos com o mesmo som ndash calda (de doce) e cauda (de animal) etc

Eduardo Martins chama a atenccedilatildeo ainda para os erros cometidos na conjugaccedilatildeo de verbos irregulares como intervir por exemplo Intervir vem do verbo vir ndash ele veio ele interveio eles vieram eles intervieram e natildeo ele interviu ou eles interviram Eacute como ouvir se o governo natildeo repor os niacuteveis quando o certo eacute se repuser pois repor vem do verbo por fulano reteu em vez de reteve e assim por diante Errar na grafia de palavras como desconcertante exceccedilatildeo ou disciplina ateacute se justifica diz mas erros primaacuterios de conjugaccedilatildeo ou dizer fulano eacute de me-nor acredito de quesatildeo falhas graves

Batalhando haacute mais de 35 anos em defesa do idioma o jornalista considera entretanto que eacute preciso aceitar a evoluccedilatildeo da linguagem e conviver com ela Ele afirma que a tendecircncia de simplificaccedilatildeo eacute irreversiacutevel e beneficia a comunicaccedilatildeo entre as pessoas O uso de a gente a gente acha a gente considera em vez de noacutes achamos noacutes consideramos que alguns criti-cam tornou-se comum natildeo apenas na conversaccedilatildeo coloquial mas em textos literaacuterios aleacutem de estar registrado nos dicionaacuterios

Todo idioma sofre alteraccedilotildees ao longo do tempo Martins ressalta que o Portuguecircs do comeccedilo do seacuteculo era muito diferente do atual Milhares de vocaacutebulos desapareceram outros muda-ram de sentido e um grande nuacutemero foi acrescido pela tecnologia ndash terceirizar deletar aces-sar Aleacutem disso diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expres-satildeo mais popular Na conjugaccedilatildeo verbal a segunda pessoa ndash em especial o voacutes pratica-mente foi abolida por ser considerada um tanto pernoacutestica

Muitas pessoas tecircm receio de usar uma linguagem empolada e parecer pretensiosas anali-sa Outras ao contraacuterio querem mostrar erudiccedilatildeo ou status e acabam adotando termos e ex-pressotildees absolutamente dispensaacuteveis o que eacute uma bobagem pois falar melhor natildeo eacute falar difiacutecil Dizem parabenizar por exemplo quando poderiam dizer cumprimentar felicitar saudar Recorrem a substitutos inadequados para suprir uma certa deficiecircncia de vocabulaacuterio como implantei uma faacutebrica (vocecirc natildeo implanta mas constroacutei uma faacutebrica) estoque de desemprega-dos (imagino milhares de desempregados empilhados numa prateleira) deu entrada junto ao tribunal (o certo eacute no tribunal) ou ainda a mal formada expressatildeo a niacutevel de ndash reuniatildeo a niacutevel de diretoria a niacutevel internacional (por que natildeo dizer reuniatildeo de diretoria ou reuniatildeo internacio-nal)

Apesar de constatar tantos equiacutevocos Eduardo Martins comenta que existe hoje uma preocu-paccedilatildeo em falar e escrever melhor Ateacute porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas empresas Aquela imagem de que tudo no Brasil eacute uma bagunccedila entatildeo falar bem ou mal natildeo tem importacircncia estaacute mudando O sucesso dos programas de raacutedio e televisatildeo voltados ao conhecimento do Portuguecircs e a participaccedilatildeo crescente dos jornais com colunas especiacuteficas

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VIDA PROFISSIONAL EacuteTICA

Dicas

1Faccedila diariamente uma lista das coisas a fazer para natildeo perder tempo a tentar lembrar-se o que ainda tem para fazer ou o que eacute prioritaacuterio nesse dia

2Evite fazer duas ou trecircs coisas ao mesmo tempo Vai perder tempo a alternar as vaacuterias tarefas e a retomaacute-las onde tinha parado

3Seja realista ao estabelecer deadline para si e tambeacutem para os seus colaboradores Um deadline supostamente deve estimular natildeo stressar

4Simplifique a sua vida Talvez natildeo seja necessaacuterio ler o jornal todos os dias de uma ponta agrave outra ou participar em todas as reuniotildees do departamento de marketing

5Tenha a coragem de tirar umas feacuterias e de descontrair 6Introduza tempo para pensar para desenvolver novos projetos ou para organizar as su-

as ideacuteias 7Se natildeo quer prolongar uma conversa desnecessariamente natildeo faccedila perguntas abertas 8Conveacutem fazer as coisas que natildeo gosta de fazer quando estiver bem disposto Evite fazecirc

-las quando estiver cansado 9Tente chegar a horas agraves reuniotildees 10Decirc a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas 11Natildeo tem que ler tudo de uma ponta agrave outra Aprenda a ler na diagonal

Dicas especiacuteficas para o seu ambiente de trabalho

Pode ter uma relaccedilatildeo excelente com os colegas mas agraves vezes natildeo quer mesmo ser incomodado Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiotildees Se trabalhar num espaccedilo aberto pode fazer entender de forma natildeo verbal que estaacute ocupado natildeo se dirigindo ao seu colega ou evitando por exemplo contacto vi-

sual Claro que se natildeo conseguir pode simplesmente dizecirc-lo

1Atenccedilatildeo com os post-it (autocolantes) Perdem-se com facilidade e soacute o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que natildeo podia esquecer ou a quem devia telefonar sem falta

2Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda Mencione a hora exata a mo-rada e o nordm de telefone Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo

3Coloque em cima da secretaacuteria somente as coisas com as quais estaacute trabalhando na-quela altura Papeacuteis de reuniotildees que jaacute foram feitas ou dossiecircs que soacute no proacuteximo mecircs vatildeo ser reativados devem ficar no armaacuterio ou na gaveta

4Uma secretaacuteria desarrumada reflete um caraacuteter natildeo estruturado Talvez natildeo para si pes-soalmente mas sim para as pessoas estranhas que natildeo o conhecem ou com as quais vai reunir mais tarde

5Tentem arrumar as coisas todos os dias Assim evita que os papeis inuacuteteis se amonto-em

6Evite juntar demasiado correio Veja diariamente os documentos que datildeo entrada e ar-rume-os conforme a urgecircncia ou deite-os fora quando jaacute natildeo precisa deles

7Natildeo guarde os documentos de qualquer maneira mas use um sistema de arquivo para depois poder encontraacute-los facilmente

8Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso

9Um documento que hoje eacute inuacutetil provavelmente vai continuar inuacutetil amanhatilde Ouse deitar

fora algumas coisas em vez de arquivaacute-las desnecessariamente

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Organize-se

Vocecirc tem a sensaccedilatildeo que lhe falta sempre tempo Estaacute convicto que tem sempre coisas de mais para fazer Natildeo consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho Natildeo consegue ter o trabalho em dia Se respondeu que sim agrave maioria destas questotildees entatildeo chegou a hora de dizer basta Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso-al A organizaccedilatildeo eacute um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profissatildeo mas satildeo poucas as que sabem traba-lhar de modo eficiente e eficaz Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver Saiba como seguindo algumas das nos-sas sugestotildees Faccedila agora Natildeo deixe para amanhatilde o que pode fazer hoje Se fizer tudo o que tiver para fazer naquele preci-so momento vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas Natildeo acumule coi-sas Coloque os atrasos em dia Os trabalhos atrasados criam o seu proacuteprio trabalho extra Eliminaacute-los reduz a sua carga de trabalho em muito Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles Seja organizado Natildeo seja desorganizado Olhe para a sua secretaacuteria e decida o que guardar e o que deitar fora Vocecirc pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam uacuteteis Saiba gerir o seu tempo Natildeo perca muito tempo com assuntos de pouca importacircncia Como se costuma dizer tempo eacute di-nheiro por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importacircncia Faccedila planos O planejamento serve para vocecirc saber quais satildeo as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra-zo Para se organizar mais facilmente divida-o em trecircs categorias

Plano diaacuterio Todas as manhatildes dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia

Plano semanal Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho a sua agenda as tarefas pendentes Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam

Plano mensal O plano mensal eacute composto pelos eventos mais importantes do mecircs seguinte e daacute-lhe uma visatildeo geral que tornaraacute o planejamento semanal mais eficiente Se vocecirc planear bem os seus compromissos vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poderaacute aproveitaacute-lo da maneira que pretender

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Certifique-se que deixa tudo funcional A manutenccedilatildeo faz parte do ciclo do trabalho Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar Quando utilizar uma coisa certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores Por exemplo se uma foto-copiadora ficar sem papel en-quanto estiver a tirar coacutepias abasteccedila a maacutequina com papel suficiente para si e para os que viratildeo a seguir Se o seu grampeador estiver vazio coloque grampos imediatamente Natildeo deixe para mais tarde aquilo que pode fazer de imediato Organizaccedilatildeo eacute algo que pode ser aprendido A parte mais difiacutecil eacute quebrar velhos haacutebitos adquiridos durante toda a vida A chave para uma melhor organizaccedilatildeo eacute comeccedilar por pe-quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que iraacute notar e continuar motivado Se implementar estas ideacuteias iraacute ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida Uma vez que tiver comeccedilado continue Tornar-se organizado eacute o primeiro passo seguido de persistecircncia Por isso comece hoje COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo eacute informaacutetica O escritoacuterio sem papel eacute uma utopia Portanto seja craque no assunto Arquivamento tanto para a execuccedilatildeo do trabalho quanto para a orientaccedilatildeo de sua eventual assessoraequipe Periodicamente vocecirc obteraacute nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestaccedilatildeo de serviccedilos nesta aacuterea Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho 1) Padronizaccedilatildeo Este eacute um item vital para garantir produtividade e qualidade Separe cada assunto por cores Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas Garanta que haja tiacutetulos claros e procure manter um padratildeo inclusive nos tipos de letras usadas Rotu-le pastas gavetas e armaacuterios com etiquetas de boa qualidade 2) Planejamento Separe toda a papelada e documentaccedilatildeo previamente Se for necessaacute-rio um tempo antes do arquivamento Deixe tudo separado por clipes com indicaccedilotildees cla-ras do local destinado para arquivo 3) Regularidade Natildeo deixe acumular a papelada Mantendo um sistema de arquivo diaacute-rio vocecirc e seus e colegas vatildeo se sentir melhor O acuacutemulo de papeacuteis sem arquivo aumen-ta o risco de perdas e conturba o ambiente 4) Pastas Decirc preferecircncia agraves pastas tipo caixa Eacute mais faacutecil a identificaccedilatildeo e o posiciona-mento Faccedila uso tambeacutem das pastas suspensas Aplique subtiacutetulos dividindo em ses-sotildees por assunto 5) Tamanhos Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva-das Procure manter pastas de ateacute 3 cm de espessura na quantidade de papeacuteis 6) Atualizaccedilatildeo Descubra um sistema de atualizaccedilatildeo de tal forma que vocecirc possa perio-dicamente fazer uma limpeza e natildeo sobrecarregar o arquivo Veja se haacute papeacuteis cujo conteuacutedo estaacute no computador e portanto dependendo do caso ele eacute desnecessaacuterio

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Esqueccedila-se das

criacuteticas que existem a respeito das reuniotildees Eacute muito comum se comentar Reuniotildees satildeo uma perda de tempo Ah meu Deus laacute vem outra reuniatildeo Como profissional moder-na e atualizada vocecirc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil como apontam estudos de Neurolinguumliacutestica eacute formada por pessoas mais auditivas Ou seja neste paiacutes gostamos de falar e de ouvir Por isso se lecirc tatildeo pouco As criacuteticas agraves reuniotildees tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniotildees Eles satildeo mais visuais e se fiam mais na comunicaccedilatildeo escrita - isto quer dizer nas leituras em geral Aqui em terras tupiniquins eacute comum vocecirc cobrar uma pessoa por causa de sua ausecircncia em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails eou cartas) e ela responder Ueacute ningueacutem falou mais nada Portanto aqui neste espaccedilo iremos dar a vocecirc alguns elementos baacutesicos sobre a organi-zaccedilatildeo e participaccedilatildeo em reuniotildees Utilize o roteiro como uma espeacutecie de check list suplementar 1) Definiccedilatildeo de hora e lugar Cabe a vocecirc ter a certeza de que tudo vai se encaixar Cer-tifique-se de que a carga horaacuteria natildeo ultrapasse outros compromissos do liacuteder Tente en-contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reuniatildeo Por e-xemplo se o assunto em pauta for explosivo ou polecircmico procure - se possiacutevel - destinar um local mais apraziacutevel algo que ajude a desarmar os espiacuteritos 2) Comunicaccedilatildeo Interna Faccedila uma parceria produtiva com o pessoal responsaacutevel pela Comunicaccedilatildeo Interna Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-dos pelo Correio Eletrocircnico por Circular Memorando etc Quando for de extrema impor-tacircncia confirme - ou tenha a certeza de que algueacutem o fez - as presenccedilas por escrito 3) Papeacuteis e laacutepiscanetas Natildeo deixe que ningueacutem decirc a desculpa que natildeo anotou alguma coisa porque se esqueceu dos instrumentos baacutesicos para isso Preste atenccedilatildeo agrave quanti-dade e qualidade de acordo com o nuacutemero de pessoas e o tipo de reuniatildeo Distribua tudo previamente no local Natildeo deixe faltar se forem necessaacute-rios pastas folhas avulsas canetas TV viacutedeo quadro negro etc 4) Disposiccedilatildeo Geral Ao liacuteder deveraacute ser reservado um lugar de onde possa ser observa-do por todos sem distinccedilatildeo Coloque estrategicamente um objeto de uso do mesmo no local agrave mesa Combine com ele se haacute necessidade de uma distribuiccedilatildeo estrateacutegica de lu-gares De repente ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa De preferecircncia tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-ma separada Porque a tendecircncia eacute de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente 5) Protocolo Em determinadas reuniotildees eacute necessaacuterio se observar detalhes protocolares Por exemplo os lugares bem ao lado do liacuteder tecircm de ser ocupados por cargos de maior importacircncia ou de importacircncia capital para o evento em si 6) Bebidas Nada aleacutem de aacutegua (gelada e sem gelo) cafeacute e chaacute 7) Fumo Crescem na cultura empresarialorganizacional as restriccedilotildees aos fumantes Mas eacute o liacuteder quem determina se naquela reuniatildeo pode-se ou natildeo fumar De preferecircncia isso deve ser avisado na comunicaccedilatildeo interna Ou dependeraacute da poliacutetica da empresa a respeito

COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES

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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont)

8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabe ouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquanto o outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair 9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etc Tudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quem poderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc 10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista 11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes 12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local Assunto Ordem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo 11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel 12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta 13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo 14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados 15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi-las 16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva 18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas 19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites 110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podem ser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepis ou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitiva OBSERVACcedilOtildeES Nuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismos B) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km (m h km I g kg) Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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VIDA PROFISSIONAL EacuteTICA

Dicas

1Faccedila diariamente uma lista das coisas a fazer para natildeo perder tempo a tentar lembrar-se o que ainda tem para fazer ou o que eacute prioritaacuterio nesse dia

2Evite fazer duas ou trecircs coisas ao mesmo tempo Vai perder tempo a alternar as vaacuterias tarefas e a retomaacute-las onde tinha parado

3Seja realista ao estabelecer deadline para si e tambeacutem para os seus colaboradores Um deadline supostamente deve estimular natildeo stressar

4Simplifique a sua vida Talvez natildeo seja necessaacuterio ler o jornal todos os dias de uma ponta agrave outra ou participar em todas as reuniotildees do departamento de marketing

5Tenha a coragem de tirar umas feacuterias e de descontrair 6Introduza tempo para pensar para desenvolver novos projetos ou para organizar as su-

as ideacuteias 7Se natildeo quer prolongar uma conversa desnecessariamente natildeo faccedila perguntas abertas 8Conveacutem fazer as coisas que natildeo gosta de fazer quando estiver bem disposto Evite fazecirc

-las quando estiver cansado 9Tente chegar a horas agraves reuniotildees 10Decirc a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas 11Natildeo tem que ler tudo de uma ponta agrave outra Aprenda a ler na diagonal

Dicas especiacuteficas para o seu ambiente de trabalho

Pode ter uma relaccedilatildeo excelente com os colegas mas agraves vezes natildeo quer mesmo ser incomodado Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiotildees Se trabalhar num espaccedilo aberto pode fazer entender de forma natildeo verbal que estaacute ocupado natildeo se dirigindo ao seu colega ou evitando por exemplo contacto vi-

sual Claro que se natildeo conseguir pode simplesmente dizecirc-lo

1Atenccedilatildeo com os post-it (autocolantes) Perdem-se com facilidade e soacute o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que natildeo podia esquecer ou a quem devia telefonar sem falta

2Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda Mencione a hora exata a mo-rada e o nordm de telefone Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo

3Coloque em cima da secretaacuteria somente as coisas com as quais estaacute trabalhando na-quela altura Papeacuteis de reuniotildees que jaacute foram feitas ou dossiecircs que soacute no proacuteximo mecircs vatildeo ser reativados devem ficar no armaacuterio ou na gaveta

4Uma secretaacuteria desarrumada reflete um caraacuteter natildeo estruturado Talvez natildeo para si pes-soalmente mas sim para as pessoas estranhas que natildeo o conhecem ou com as quais vai reunir mais tarde

5Tentem arrumar as coisas todos os dias Assim evita que os papeis inuacuteteis se amonto-em

6Evite juntar demasiado correio Veja diariamente os documentos que datildeo entrada e ar-rume-os conforme a urgecircncia ou deite-os fora quando jaacute natildeo precisa deles

7Natildeo guarde os documentos de qualquer maneira mas use um sistema de arquivo para depois poder encontraacute-los facilmente

8Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso

9Um documento que hoje eacute inuacutetil provavelmente vai continuar inuacutetil amanhatilde Ouse deitar

fora algumas coisas em vez de arquivaacute-las desnecessariamente

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Organize-se

Vocecirc tem a sensaccedilatildeo que lhe falta sempre tempo Estaacute convicto que tem sempre coisas de mais para fazer Natildeo consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho Natildeo consegue ter o trabalho em dia Se respondeu que sim agrave maioria destas questotildees entatildeo chegou a hora de dizer basta Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso-al A organizaccedilatildeo eacute um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profissatildeo mas satildeo poucas as que sabem traba-lhar de modo eficiente e eficaz Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver Saiba como seguindo algumas das nos-sas sugestotildees Faccedila agora Natildeo deixe para amanhatilde o que pode fazer hoje Se fizer tudo o que tiver para fazer naquele preci-so momento vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas Natildeo acumule coi-sas Coloque os atrasos em dia Os trabalhos atrasados criam o seu proacuteprio trabalho extra Eliminaacute-los reduz a sua carga de trabalho em muito Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles Seja organizado Natildeo seja desorganizado Olhe para a sua secretaacuteria e decida o que guardar e o que deitar fora Vocecirc pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam uacuteteis Saiba gerir o seu tempo Natildeo perca muito tempo com assuntos de pouca importacircncia Como se costuma dizer tempo eacute di-nheiro por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importacircncia Faccedila planos O planejamento serve para vocecirc saber quais satildeo as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra-zo Para se organizar mais facilmente divida-o em trecircs categorias

Plano diaacuterio Todas as manhatildes dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia

Plano semanal Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho a sua agenda as tarefas pendentes Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam

Plano mensal O plano mensal eacute composto pelos eventos mais importantes do mecircs seguinte e daacute-lhe uma visatildeo geral que tornaraacute o planejamento semanal mais eficiente Se vocecirc planear bem os seus compromissos vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poderaacute aproveitaacute-lo da maneira que pretender

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Certifique-se que deixa tudo funcional A manutenccedilatildeo faz parte do ciclo do trabalho Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar Quando utilizar uma coisa certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores Por exemplo se uma foto-copiadora ficar sem papel en-quanto estiver a tirar coacutepias abasteccedila a maacutequina com papel suficiente para si e para os que viratildeo a seguir Se o seu grampeador estiver vazio coloque grampos imediatamente Natildeo deixe para mais tarde aquilo que pode fazer de imediato Organizaccedilatildeo eacute algo que pode ser aprendido A parte mais difiacutecil eacute quebrar velhos haacutebitos adquiridos durante toda a vida A chave para uma melhor organizaccedilatildeo eacute comeccedilar por pe-quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que iraacute notar e continuar motivado Se implementar estas ideacuteias iraacute ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida Uma vez que tiver comeccedilado continue Tornar-se organizado eacute o primeiro passo seguido de persistecircncia Por isso comece hoje COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo eacute informaacutetica O escritoacuterio sem papel eacute uma utopia Portanto seja craque no assunto Arquivamento tanto para a execuccedilatildeo do trabalho quanto para a orientaccedilatildeo de sua eventual assessoraequipe Periodicamente vocecirc obteraacute nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestaccedilatildeo de serviccedilos nesta aacuterea Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho 1) Padronizaccedilatildeo Este eacute um item vital para garantir produtividade e qualidade Separe cada assunto por cores Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas Garanta que haja tiacutetulos claros e procure manter um padratildeo inclusive nos tipos de letras usadas Rotu-le pastas gavetas e armaacuterios com etiquetas de boa qualidade 2) Planejamento Separe toda a papelada e documentaccedilatildeo previamente Se for necessaacute-rio um tempo antes do arquivamento Deixe tudo separado por clipes com indicaccedilotildees cla-ras do local destinado para arquivo 3) Regularidade Natildeo deixe acumular a papelada Mantendo um sistema de arquivo diaacute-rio vocecirc e seus e colegas vatildeo se sentir melhor O acuacutemulo de papeacuteis sem arquivo aumen-ta o risco de perdas e conturba o ambiente 4) Pastas Decirc preferecircncia agraves pastas tipo caixa Eacute mais faacutecil a identificaccedilatildeo e o posiciona-mento Faccedila uso tambeacutem das pastas suspensas Aplique subtiacutetulos dividindo em ses-sotildees por assunto 5) Tamanhos Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva-das Procure manter pastas de ateacute 3 cm de espessura na quantidade de papeacuteis 6) Atualizaccedilatildeo Descubra um sistema de atualizaccedilatildeo de tal forma que vocecirc possa perio-dicamente fazer uma limpeza e natildeo sobrecarregar o arquivo Veja se haacute papeacuteis cujo conteuacutedo estaacute no computador e portanto dependendo do caso ele eacute desnecessaacuterio

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Esqueccedila-se das

criacuteticas que existem a respeito das reuniotildees Eacute muito comum se comentar Reuniotildees satildeo uma perda de tempo Ah meu Deus laacute vem outra reuniatildeo Como profissional moder-na e atualizada vocecirc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil como apontam estudos de Neurolinguumliacutestica eacute formada por pessoas mais auditivas Ou seja neste paiacutes gostamos de falar e de ouvir Por isso se lecirc tatildeo pouco As criacuteticas agraves reuniotildees tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniotildees Eles satildeo mais visuais e se fiam mais na comunicaccedilatildeo escrita - isto quer dizer nas leituras em geral Aqui em terras tupiniquins eacute comum vocecirc cobrar uma pessoa por causa de sua ausecircncia em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails eou cartas) e ela responder Ueacute ningueacutem falou mais nada Portanto aqui neste espaccedilo iremos dar a vocecirc alguns elementos baacutesicos sobre a organi-zaccedilatildeo e participaccedilatildeo em reuniotildees Utilize o roteiro como uma espeacutecie de check list suplementar 1) Definiccedilatildeo de hora e lugar Cabe a vocecirc ter a certeza de que tudo vai se encaixar Cer-tifique-se de que a carga horaacuteria natildeo ultrapasse outros compromissos do liacuteder Tente en-contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reuniatildeo Por e-xemplo se o assunto em pauta for explosivo ou polecircmico procure - se possiacutevel - destinar um local mais apraziacutevel algo que ajude a desarmar os espiacuteritos 2) Comunicaccedilatildeo Interna Faccedila uma parceria produtiva com o pessoal responsaacutevel pela Comunicaccedilatildeo Interna Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-dos pelo Correio Eletrocircnico por Circular Memorando etc Quando for de extrema impor-tacircncia confirme - ou tenha a certeza de que algueacutem o fez - as presenccedilas por escrito 3) Papeacuteis e laacutepiscanetas Natildeo deixe que ningueacutem decirc a desculpa que natildeo anotou alguma coisa porque se esqueceu dos instrumentos baacutesicos para isso Preste atenccedilatildeo agrave quanti-dade e qualidade de acordo com o nuacutemero de pessoas e o tipo de reuniatildeo Distribua tudo previamente no local Natildeo deixe faltar se forem necessaacute-rios pastas folhas avulsas canetas TV viacutedeo quadro negro etc 4) Disposiccedilatildeo Geral Ao liacuteder deveraacute ser reservado um lugar de onde possa ser observa-do por todos sem distinccedilatildeo Coloque estrategicamente um objeto de uso do mesmo no local agrave mesa Combine com ele se haacute necessidade de uma distribuiccedilatildeo estrateacutegica de lu-gares De repente ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa De preferecircncia tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-ma separada Porque a tendecircncia eacute de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente 5) Protocolo Em determinadas reuniotildees eacute necessaacuterio se observar detalhes protocolares Por exemplo os lugares bem ao lado do liacuteder tecircm de ser ocupados por cargos de maior importacircncia ou de importacircncia capital para o evento em si 6) Bebidas Nada aleacutem de aacutegua (gelada e sem gelo) cafeacute e chaacute 7) Fumo Crescem na cultura empresarialorganizacional as restriccedilotildees aos fumantes Mas eacute o liacuteder quem determina se naquela reuniatildeo pode-se ou natildeo fumar De preferecircncia isso deve ser avisado na comunicaccedilatildeo interna Ou dependeraacute da poliacutetica da empresa a respeito

COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES

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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont)

8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabe ouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquanto o outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair 9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etc Tudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quem poderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc 10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista 11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes 12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local Assunto Ordem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo 11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel 12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta 13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo 14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados 15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi-las 16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva 18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas 19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites 110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podem ser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepis ou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitiva OBSERVACcedilOtildeES Nuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismos B) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km (m h km I g kg) Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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Organize-se

Vocecirc tem a sensaccedilatildeo que lhe falta sempre tempo Estaacute convicto que tem sempre coisas de mais para fazer Natildeo consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho Natildeo consegue ter o trabalho em dia Se respondeu que sim agrave maioria destas questotildees entatildeo chegou a hora de dizer basta Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso-al A organizaccedilatildeo eacute um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profissatildeo mas satildeo poucas as que sabem traba-lhar de modo eficiente e eficaz Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver Saiba como seguindo algumas das nos-sas sugestotildees Faccedila agora Natildeo deixe para amanhatilde o que pode fazer hoje Se fizer tudo o que tiver para fazer naquele preci-so momento vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas Natildeo acumule coi-sas Coloque os atrasos em dia Os trabalhos atrasados criam o seu proacuteprio trabalho extra Eliminaacute-los reduz a sua carga de trabalho em muito Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles Seja organizado Natildeo seja desorganizado Olhe para a sua secretaacuteria e decida o que guardar e o que deitar fora Vocecirc pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam uacuteteis Saiba gerir o seu tempo Natildeo perca muito tempo com assuntos de pouca importacircncia Como se costuma dizer tempo eacute di-nheiro por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importacircncia Faccedila planos O planejamento serve para vocecirc saber quais satildeo as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra-zo Para se organizar mais facilmente divida-o em trecircs categorias

Plano diaacuterio Todas as manhatildes dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia

Plano semanal Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho a sua agenda as tarefas pendentes Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam

Plano mensal O plano mensal eacute composto pelos eventos mais importantes do mecircs seguinte e daacute-lhe uma visatildeo geral que tornaraacute o planejamento semanal mais eficiente Se vocecirc planear bem os seus compromissos vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poderaacute aproveitaacute-lo da maneira que pretender

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Certifique-se que deixa tudo funcional A manutenccedilatildeo faz parte do ciclo do trabalho Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar Quando utilizar uma coisa certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores Por exemplo se uma foto-copiadora ficar sem papel en-quanto estiver a tirar coacutepias abasteccedila a maacutequina com papel suficiente para si e para os que viratildeo a seguir Se o seu grampeador estiver vazio coloque grampos imediatamente Natildeo deixe para mais tarde aquilo que pode fazer de imediato Organizaccedilatildeo eacute algo que pode ser aprendido A parte mais difiacutecil eacute quebrar velhos haacutebitos adquiridos durante toda a vida A chave para uma melhor organizaccedilatildeo eacute comeccedilar por pe-quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que iraacute notar e continuar motivado Se implementar estas ideacuteias iraacute ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida Uma vez que tiver comeccedilado continue Tornar-se organizado eacute o primeiro passo seguido de persistecircncia Por isso comece hoje COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo eacute informaacutetica O escritoacuterio sem papel eacute uma utopia Portanto seja craque no assunto Arquivamento tanto para a execuccedilatildeo do trabalho quanto para a orientaccedilatildeo de sua eventual assessoraequipe Periodicamente vocecirc obteraacute nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestaccedilatildeo de serviccedilos nesta aacuterea Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho 1) Padronizaccedilatildeo Este eacute um item vital para garantir produtividade e qualidade Separe cada assunto por cores Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas Garanta que haja tiacutetulos claros e procure manter um padratildeo inclusive nos tipos de letras usadas Rotu-le pastas gavetas e armaacuterios com etiquetas de boa qualidade 2) Planejamento Separe toda a papelada e documentaccedilatildeo previamente Se for necessaacute-rio um tempo antes do arquivamento Deixe tudo separado por clipes com indicaccedilotildees cla-ras do local destinado para arquivo 3) Regularidade Natildeo deixe acumular a papelada Mantendo um sistema de arquivo diaacute-rio vocecirc e seus e colegas vatildeo se sentir melhor O acuacutemulo de papeacuteis sem arquivo aumen-ta o risco de perdas e conturba o ambiente 4) Pastas Decirc preferecircncia agraves pastas tipo caixa Eacute mais faacutecil a identificaccedilatildeo e o posiciona-mento Faccedila uso tambeacutem das pastas suspensas Aplique subtiacutetulos dividindo em ses-sotildees por assunto 5) Tamanhos Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva-das Procure manter pastas de ateacute 3 cm de espessura na quantidade de papeacuteis 6) Atualizaccedilatildeo Descubra um sistema de atualizaccedilatildeo de tal forma que vocecirc possa perio-dicamente fazer uma limpeza e natildeo sobrecarregar o arquivo Veja se haacute papeacuteis cujo conteuacutedo estaacute no computador e portanto dependendo do caso ele eacute desnecessaacuterio

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Esqueccedila-se das

criacuteticas que existem a respeito das reuniotildees Eacute muito comum se comentar Reuniotildees satildeo uma perda de tempo Ah meu Deus laacute vem outra reuniatildeo Como profissional moder-na e atualizada vocecirc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil como apontam estudos de Neurolinguumliacutestica eacute formada por pessoas mais auditivas Ou seja neste paiacutes gostamos de falar e de ouvir Por isso se lecirc tatildeo pouco As criacuteticas agraves reuniotildees tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniotildees Eles satildeo mais visuais e se fiam mais na comunicaccedilatildeo escrita - isto quer dizer nas leituras em geral Aqui em terras tupiniquins eacute comum vocecirc cobrar uma pessoa por causa de sua ausecircncia em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails eou cartas) e ela responder Ueacute ningueacutem falou mais nada Portanto aqui neste espaccedilo iremos dar a vocecirc alguns elementos baacutesicos sobre a organi-zaccedilatildeo e participaccedilatildeo em reuniotildees Utilize o roteiro como uma espeacutecie de check list suplementar 1) Definiccedilatildeo de hora e lugar Cabe a vocecirc ter a certeza de que tudo vai se encaixar Cer-tifique-se de que a carga horaacuteria natildeo ultrapasse outros compromissos do liacuteder Tente en-contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reuniatildeo Por e-xemplo se o assunto em pauta for explosivo ou polecircmico procure - se possiacutevel - destinar um local mais apraziacutevel algo que ajude a desarmar os espiacuteritos 2) Comunicaccedilatildeo Interna Faccedila uma parceria produtiva com o pessoal responsaacutevel pela Comunicaccedilatildeo Interna Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-dos pelo Correio Eletrocircnico por Circular Memorando etc Quando for de extrema impor-tacircncia confirme - ou tenha a certeza de que algueacutem o fez - as presenccedilas por escrito 3) Papeacuteis e laacutepiscanetas Natildeo deixe que ningueacutem decirc a desculpa que natildeo anotou alguma coisa porque se esqueceu dos instrumentos baacutesicos para isso Preste atenccedilatildeo agrave quanti-dade e qualidade de acordo com o nuacutemero de pessoas e o tipo de reuniatildeo Distribua tudo previamente no local Natildeo deixe faltar se forem necessaacute-rios pastas folhas avulsas canetas TV viacutedeo quadro negro etc 4) Disposiccedilatildeo Geral Ao liacuteder deveraacute ser reservado um lugar de onde possa ser observa-do por todos sem distinccedilatildeo Coloque estrategicamente um objeto de uso do mesmo no local agrave mesa Combine com ele se haacute necessidade de uma distribuiccedilatildeo estrateacutegica de lu-gares De repente ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa De preferecircncia tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-ma separada Porque a tendecircncia eacute de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente 5) Protocolo Em determinadas reuniotildees eacute necessaacuterio se observar detalhes protocolares Por exemplo os lugares bem ao lado do liacuteder tecircm de ser ocupados por cargos de maior importacircncia ou de importacircncia capital para o evento em si 6) Bebidas Nada aleacutem de aacutegua (gelada e sem gelo) cafeacute e chaacute 7) Fumo Crescem na cultura empresarialorganizacional as restriccedilotildees aos fumantes Mas eacute o liacuteder quem determina se naquela reuniatildeo pode-se ou natildeo fumar De preferecircncia isso deve ser avisado na comunicaccedilatildeo interna Ou dependeraacute da poliacutetica da empresa a respeito

COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES

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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont)

8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabe ouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquanto o outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair 9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etc Tudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quem poderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc 10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista 11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes 12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local Assunto Ordem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo 11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel 12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta 13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo 14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados 15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi-las 16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva 18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas 19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites 110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podem ser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepis ou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitiva OBSERVACcedilOtildeES Nuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismos B) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km (m h km I g kg) Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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Certifique-se que deixa tudo funcional A manutenccedilatildeo faz parte do ciclo do trabalho Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar Quando utilizar uma coisa certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores Por exemplo se uma foto-copiadora ficar sem papel en-quanto estiver a tirar coacutepias abasteccedila a maacutequina com papel suficiente para si e para os que viratildeo a seguir Se o seu grampeador estiver vazio coloque grampos imediatamente Natildeo deixe para mais tarde aquilo que pode fazer de imediato Organizaccedilatildeo eacute algo que pode ser aprendido A parte mais difiacutecil eacute quebrar velhos haacutebitos adquiridos durante toda a vida A chave para uma melhor organizaccedilatildeo eacute comeccedilar por pe-quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que iraacute notar e continuar motivado Se implementar estas ideacuteias iraacute ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida Uma vez que tiver comeccedilado continue Tornar-se organizado eacute o primeiro passo seguido de persistecircncia Por isso comece hoje COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo eacute informaacutetica O escritoacuterio sem papel eacute uma utopia Portanto seja craque no assunto Arquivamento tanto para a execuccedilatildeo do trabalho quanto para a orientaccedilatildeo de sua eventual assessoraequipe Periodicamente vocecirc obteraacute nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestaccedilatildeo de serviccedilos nesta aacuterea Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho 1) Padronizaccedilatildeo Este eacute um item vital para garantir produtividade e qualidade Separe cada assunto por cores Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas Garanta que haja tiacutetulos claros e procure manter um padratildeo inclusive nos tipos de letras usadas Rotu-le pastas gavetas e armaacuterios com etiquetas de boa qualidade 2) Planejamento Separe toda a papelada e documentaccedilatildeo previamente Se for necessaacute-rio um tempo antes do arquivamento Deixe tudo separado por clipes com indicaccedilotildees cla-ras do local destinado para arquivo 3) Regularidade Natildeo deixe acumular a papelada Mantendo um sistema de arquivo diaacute-rio vocecirc e seus e colegas vatildeo se sentir melhor O acuacutemulo de papeacuteis sem arquivo aumen-ta o risco de perdas e conturba o ambiente 4) Pastas Decirc preferecircncia agraves pastas tipo caixa Eacute mais faacutecil a identificaccedilatildeo e o posiciona-mento Faccedila uso tambeacutem das pastas suspensas Aplique subtiacutetulos dividindo em ses-sotildees por assunto 5) Tamanhos Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva-das Procure manter pastas de ateacute 3 cm de espessura na quantidade de papeacuteis 6) Atualizaccedilatildeo Descubra um sistema de atualizaccedilatildeo de tal forma que vocecirc possa perio-dicamente fazer uma limpeza e natildeo sobrecarregar o arquivo Veja se haacute papeacuteis cujo conteuacutedo estaacute no computador e portanto dependendo do caso ele eacute desnecessaacuterio

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Esqueccedila-se das

criacuteticas que existem a respeito das reuniotildees Eacute muito comum se comentar Reuniotildees satildeo uma perda de tempo Ah meu Deus laacute vem outra reuniatildeo Como profissional moder-na e atualizada vocecirc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil como apontam estudos de Neurolinguumliacutestica eacute formada por pessoas mais auditivas Ou seja neste paiacutes gostamos de falar e de ouvir Por isso se lecirc tatildeo pouco As criacuteticas agraves reuniotildees tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniotildees Eles satildeo mais visuais e se fiam mais na comunicaccedilatildeo escrita - isto quer dizer nas leituras em geral Aqui em terras tupiniquins eacute comum vocecirc cobrar uma pessoa por causa de sua ausecircncia em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails eou cartas) e ela responder Ueacute ningueacutem falou mais nada Portanto aqui neste espaccedilo iremos dar a vocecirc alguns elementos baacutesicos sobre a organi-zaccedilatildeo e participaccedilatildeo em reuniotildees Utilize o roteiro como uma espeacutecie de check list suplementar 1) Definiccedilatildeo de hora e lugar Cabe a vocecirc ter a certeza de que tudo vai se encaixar Cer-tifique-se de que a carga horaacuteria natildeo ultrapasse outros compromissos do liacuteder Tente en-contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reuniatildeo Por e-xemplo se o assunto em pauta for explosivo ou polecircmico procure - se possiacutevel - destinar um local mais apraziacutevel algo que ajude a desarmar os espiacuteritos 2) Comunicaccedilatildeo Interna Faccedila uma parceria produtiva com o pessoal responsaacutevel pela Comunicaccedilatildeo Interna Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-dos pelo Correio Eletrocircnico por Circular Memorando etc Quando for de extrema impor-tacircncia confirme - ou tenha a certeza de que algueacutem o fez - as presenccedilas por escrito 3) Papeacuteis e laacutepiscanetas Natildeo deixe que ningueacutem decirc a desculpa que natildeo anotou alguma coisa porque se esqueceu dos instrumentos baacutesicos para isso Preste atenccedilatildeo agrave quanti-dade e qualidade de acordo com o nuacutemero de pessoas e o tipo de reuniatildeo Distribua tudo previamente no local Natildeo deixe faltar se forem necessaacute-rios pastas folhas avulsas canetas TV viacutedeo quadro negro etc 4) Disposiccedilatildeo Geral Ao liacuteder deveraacute ser reservado um lugar de onde possa ser observa-do por todos sem distinccedilatildeo Coloque estrategicamente um objeto de uso do mesmo no local agrave mesa Combine com ele se haacute necessidade de uma distribuiccedilatildeo estrateacutegica de lu-gares De repente ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa De preferecircncia tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-ma separada Porque a tendecircncia eacute de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente 5) Protocolo Em determinadas reuniotildees eacute necessaacuterio se observar detalhes protocolares Por exemplo os lugares bem ao lado do liacuteder tecircm de ser ocupados por cargos de maior importacircncia ou de importacircncia capital para o evento em si 6) Bebidas Nada aleacutem de aacutegua (gelada e sem gelo) cafeacute e chaacute 7) Fumo Crescem na cultura empresarialorganizacional as restriccedilotildees aos fumantes Mas eacute o liacuteder quem determina se naquela reuniatildeo pode-se ou natildeo fumar De preferecircncia isso deve ser avisado na comunicaccedilatildeo interna Ou dependeraacute da poliacutetica da empresa a respeito

COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES

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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont)

8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabe ouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquanto o outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair 9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etc Tudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quem poderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc 10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista 11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes 12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local Assunto Ordem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo 11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel 12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta 13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo 14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados 15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi-las 16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva 18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas 19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites 110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podem ser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepis ou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitiva OBSERVACcedilOtildeES Nuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismos B) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km (m h km I g kg) Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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Esqueccedila-se das

criacuteticas que existem a respeito das reuniotildees Eacute muito comum se comentar Reuniotildees satildeo uma perda de tempo Ah meu Deus laacute vem outra reuniatildeo Como profissional moder-na e atualizada vocecirc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil como apontam estudos de Neurolinguumliacutestica eacute formada por pessoas mais auditivas Ou seja neste paiacutes gostamos de falar e de ouvir Por isso se lecirc tatildeo pouco As criacuteticas agraves reuniotildees tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniotildees Eles satildeo mais visuais e se fiam mais na comunicaccedilatildeo escrita - isto quer dizer nas leituras em geral Aqui em terras tupiniquins eacute comum vocecirc cobrar uma pessoa por causa de sua ausecircncia em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails eou cartas) e ela responder Ueacute ningueacutem falou mais nada Portanto aqui neste espaccedilo iremos dar a vocecirc alguns elementos baacutesicos sobre a organi-zaccedilatildeo e participaccedilatildeo em reuniotildees Utilize o roteiro como uma espeacutecie de check list suplementar 1) Definiccedilatildeo de hora e lugar Cabe a vocecirc ter a certeza de que tudo vai se encaixar Cer-tifique-se de que a carga horaacuteria natildeo ultrapasse outros compromissos do liacuteder Tente en-contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reuniatildeo Por e-xemplo se o assunto em pauta for explosivo ou polecircmico procure - se possiacutevel - destinar um local mais apraziacutevel algo que ajude a desarmar os espiacuteritos 2) Comunicaccedilatildeo Interna Faccedila uma parceria produtiva com o pessoal responsaacutevel pela Comunicaccedilatildeo Interna Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-dos pelo Correio Eletrocircnico por Circular Memorando etc Quando for de extrema impor-tacircncia confirme - ou tenha a certeza de que algueacutem o fez - as presenccedilas por escrito 3) Papeacuteis e laacutepiscanetas Natildeo deixe que ningueacutem decirc a desculpa que natildeo anotou alguma coisa porque se esqueceu dos instrumentos baacutesicos para isso Preste atenccedilatildeo agrave quanti-dade e qualidade de acordo com o nuacutemero de pessoas e o tipo de reuniatildeo Distribua tudo previamente no local Natildeo deixe faltar se forem necessaacute-rios pastas folhas avulsas canetas TV viacutedeo quadro negro etc 4) Disposiccedilatildeo Geral Ao liacuteder deveraacute ser reservado um lugar de onde possa ser observa-do por todos sem distinccedilatildeo Coloque estrategicamente um objeto de uso do mesmo no local agrave mesa Combine com ele se haacute necessidade de uma distribuiccedilatildeo estrateacutegica de lu-gares De repente ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa De preferecircncia tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-ma separada Porque a tendecircncia eacute de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente 5) Protocolo Em determinadas reuniotildees eacute necessaacuterio se observar detalhes protocolares Por exemplo os lugares bem ao lado do liacuteder tecircm de ser ocupados por cargos de maior importacircncia ou de importacircncia capital para o evento em si 6) Bebidas Nada aleacutem de aacutegua (gelada e sem gelo) cafeacute e chaacute 7) Fumo Crescem na cultura empresarialorganizacional as restriccedilotildees aos fumantes Mas eacute o liacuteder quem determina se naquela reuniatildeo pode-se ou natildeo fumar De preferecircncia isso deve ser avisado na comunicaccedilatildeo interna Ou dependeraacute da poliacutetica da empresa a respeito

COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES

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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont)

8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabe ouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquanto o outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair 9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etc Tudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quem poderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc 10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista 11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes 12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local Assunto Ordem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo 11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel 12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta 13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo 14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados 15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi-las 16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva 18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas 19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites 110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podem ser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepis ou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitiva OBSERVACcedilOtildeES Nuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismos B) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km (m h km I g kg) Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont)

8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabe ouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquanto o outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair 9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etc Tudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quem poderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc 10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista 11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes 12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local Assunto Ordem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo 11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel 12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta 13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo 14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados 15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi-las 16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva 18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas 19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites 110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podem ser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepis ou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitiva OBSERVACcedilOtildeES Nuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismos B) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km (m h km I g kg) Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quem

seratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por

telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-

latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique a

limpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeiros etc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-

ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeo

microfone laptop etc Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-

ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dos

itens e equipamentos utilizados Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

Atas Eacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteias Deve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posterior Para evitar isso deve ser escrita - sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina) -sem abreviaturas de palavras ou expressotildees - nuacutemeros escritos por extenso - sem rasuras nem emendas - sem uso de corretivo - com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo - com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildees Se o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa e seisrdquo Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo Modelo de ata Data horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agraves vinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo do primeiro grau O presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e dois alunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola Barreto Relato da reuniatildeo propriamente dita Inicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircncias administrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecido que os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente com os demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunos receberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutes ouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votados dois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dos pais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formal no encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vinte e cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta e sete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade o dia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horas Enceramento Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim Andreacuteia Passos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-

nos presentes

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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Ofiacutecio Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias e com o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exige O ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para a empresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cial Beltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir ao serviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecio Para Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquo Para o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agrave carta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem como por uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquo O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresenta o ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilo puacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficando Para os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por exemplo - Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional - Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargo como - Senhor Senador - Senhor Juiz - Senhor Ministro - Senhor Governador No envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiccedila 70064 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70160 - BrasiacuteliaDF - Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ordf Vara Civil Rua X nordm 14 01010 - Satildeo PauloSP

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD ( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacute pressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeo Vossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo) O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assim Para chefes do poder e demais autoridades Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional BrasiacuteliaDF Excelentiacutessimo Senhor Fulano de Tal Secretaacuterio Geral da Presidecircncia BrasiacuteliaDF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se o Ilustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal Cargo GuararapesSP Em vez de Ilmo Sr Fulano de Tal Cargo Satildeo PauloSP Eacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeo Satildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Para a empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeo Modelo Induacutestria Gimenes SA Vitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitoacuteria 17 de novembro de 1996 Of nordm 1596 Senhor Prefeito Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando no proacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizada Gostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redaccedilatildeo Redija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircncias de sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblico Possui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza G Gimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa) Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestes termos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTAD O requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que a pessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscrito O famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entre as partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em branco exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelos e ateacute formulaacuterios a serem preenchidos Modelo 1 Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas (10 espaccedilos) Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita no CGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa a cessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm Campeonato Esportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18 horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado (3 espaccedilos) Nestes termos pede deferimento (3 espaccedilos) Campinas 13 de fevereiro de 2000 (3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado Modelo 2 Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba (10 espaccedilos) Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois em dias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA (2 espaccedilos) Nestes termos pedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000 (2 espaccedilos) Assinatura Endereccedilo Assinatura Endereccedilo (sucessivamente)

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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminado Proposta de redaccedilatildeo Faccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seu carnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no texto Eacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteria Saber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse Para se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees 1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata 2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda a identificar 3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais 4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutem chamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois em decorrecircncia de por outro lado da mesma forma 5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente 6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo 7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas o que ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que 8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original 9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenas ou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees mais importantes devem ser registrados

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo diante da democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e ainda mais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientes Exemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agrave agecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa querida Se o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone Natildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeo de competecircncia Joseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas Empresas Modernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca um choque em quem o recebe Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (para saudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer uso de endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees de cortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letras maiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ou QUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396) Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG - viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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Como melhorar sua redaccedilatildeo 1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser direto na construccedilatildeo das sentenccedilas 2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios 5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto e poreacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis 6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam uma conversa Uso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro 7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeo Toda mansatildeo eacute luxuosa 8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefira frases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo 9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus da gloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortal calorosos aplausos mais alta estima 10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escrever Fazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anos atraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo 12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regras sobre o assunto satildeo insuficientes 13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos 14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson 15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevel Escreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacute escrevendo se aprende a escrever

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo 2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA 3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA 4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cada vez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentos importantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1 Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossos liacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nisso a secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios para serem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue um foco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfim em tudo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc gtgt PONTUALIDADE gtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento ao cliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos de horaacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebito da pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seu esforccedilo FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulher Natildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seu equipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpo Estudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebro e assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais 1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenio E ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras 2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa 4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalho estudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto 5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem disso eacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente 6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo

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Eventos empresariais Convenccedilatildeo Empresarial

A secretaacuteria moderna cuida de tudo para sua empresa funcionar adequadamente Ter contatos para facilitar seu dia-a-dia eacute o fator primordial para realizar suas ativi-dades Pensando nisto eacute que a partir de agora estaremos divulgando passo a pas-so as melhores dicas para que sua festaevento tenha todo o sucesso almejado Passo 1 - Ter em sua agenda uma data especial para o acontecimento do evento Procure normalmente escolher a data em dia neutro para que os convidados pos-sam todos participar na sua totalidade Passo 2 - Ao comeccedilar relacionar a lista de convidados eacute necessaacuterio ter em matildeos dois tipos de lista primeiro a lista de convidados especiais e a lista de convidados participantes do evento Eacute importante dar um tratamento especial aos convidados especiais pois eles tem que estar em lugares especiais no evento Passo 3 - Selecionar os colaboradores (equipe de apoio) essa equipe eacute que iraacute tra-balhar na definiccedilatildeo e idealizaccedilatildeo de todo o evento As ideacuteias devem ser discutidas e submetidas a todos os integrantes do projeto A equipe de apoio deveraacute ser divi-da em equipes responsaacuteveis por cada uma das etapas e tempo de realizaccedilatildeo Natildeo se esqueccedila de ter planejar o tempo necessaacuterio de cada uma das etapas pois ela eacute o fator principal para o sucesso do seu evento Exemplo da agenda do dia

das 8h agraves 9h30 - Cafeacute da manhatilde - Local tal das 9h40 agraves 10h30 - Palestra ou atividade tal local tal das 10h40 agraves 12h - Atividades tal Local tal das 12h agraves 13h30 - Almoccedilo Local tal eacute importante definir o cardaacute-pio

Observaccedilatildeo Nunca esqueccedila de divulgar Ator principal de cada palestra Local para realizaccedilatildeo do evento cafeacute almoccedilo e janta etc

Passo 4 - Selecionar os fornecedores de infra-estrutura (Fotoacutegrafos Jornalistas Transporte Alimentaccedilatildeo Iluminaccedilatildeo Conjunto musical palestrantes equipes de atividades etc) todo esse pessoal deve ser consultado antecipadamente bem co-mo deveraacute se ter a cotaccedilatildeo de preccedilos para realizaccedilatildeo de seus serviccedilos

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Teste de Motivaccedilatildeo TESTE SUA AUTOESTIMA E SUA AUTO-CONFIANCcedilA

Marque ao lado de cada questatildeo uma das letras - A B ou C - procurando a alter-nativa que melhor representa aquilo que vocecirc pensa sinceramente

A) Sempre B) Agraves vezes C) Nunca

1) Acredito que as pessoas gostam e valorizam apenas quem tem uma ou algumas destas qualidades bonito(a) rico(a) elegante ou divertido(a) 2) Eu tenho um sentimento de que natildeo mereccedilo ser amado(a) e respeita-do(a) 3) Tenho muito medo de ser rejeitado(a) pelos meus amigos 4) Para mim o sucesso eacute o mais importante para eu ser aceito(a) Natildeo basta que eu tente fazer o melhor que posso 5) Quando estou em reuniotildees sociais tenho algo interessante para di-zer 6) Se algueacutem demonstra sincero interesse por mim esforccedilo-me para provar que mereccedilo esse apreccedilo caso contraacuterio esse interesse pode de-saparecer 7) Natildeo estou seguro(a) de que o trabalho que fiz eacute bom ateacute algueacutem me dizer 8) A maioria das pessoas com as quais me encontro ou me relaciono socialmente parece ser melhor do que eu 9) Tenho um forte sentimento de insignificacircncia pessoal e isso me depri-me 10) Posso me definir com aquele que os norte-americanos chamam de looser isto eacute um(a) perdedor(a) - - - - - - - - - - - - - -

GABARITO DE RESPOSTAS A = 0 ponto B = 1 ponto C = 2 pontos TABULACcedilAtildeO E RESULTADOS ACIMA DE 18 PONTOS = Se vocecirc respondeu com sinceridade autenticidade e vontade real de fazer uma auto-avaliaccedilatildeo parabeacutens Vocecirc certa-mente tem um elevado conceito de si mesmo(a) Sua auto-estima eacute altiacutessima e portanto deve estar desenvolvendo atividades das quais gosta sente prazer na vida e dificilmente estaacute deprimido(a) A tendecircncia eacute a de que consiga bons resultados no trabalho - na maior parte das vezes Ape-nas tome cuidado para natildeo cair no oposto - o pecado capital da soberba DE 14 A 17 PONTOS= Vocecirc tem um bom niacutevel de auto-estima Eacute uma pessoa que tem confianccedila nas proacuteprias decisotildees sabe discernir o momento

de agir e estaacute apto(a) a se aproveitar bem das oportunidades DE 11 a 13 PONTOS= Vocecirc desfruta de uma auto-estima meacutedia Isto eacute provavelmente jaacute trabalhou bem em niacutevel psicoloacutegico as barreiras que lhe impuseram no inconsciente desde a infacircncia Mas ainda teraacute que trabalhar mais Vocecirc se encontra no meio caminho entre a pessoa que tem um forte sentimento de importacircncia na vida e aquela que natildeo vecirc qualquer valor em si mesma DE 10 PONTOS PARA BAIXO= Haacute uma expressatildeo ateacute um tanto chula utilizada popularmente que reflete um pouco do que vocecirc pensa a seu respeito na maior parte do tempo Estou me sentindo o verme das fezes do cavalo do bandido Vocecirc deve ser daqueles(as) que vivem deprimidos(as) isolando-se dos demais reclamando de si mesmo Essa inseguranccedila precisa ser tratada Dificilmente vocecirc progrediraacute numa grande organizaccedilatildeo pois este tipo de empresa necessita de liacutederes E um dos preacute-requisitos baacutesicos para isso eacute a auto-confianccedila Acredite mais em si mesmo(a) Se procurou responder a esse teste jaacute eacute sinal de que estaacute sinceramente preocupado(a) em melhorar Vaacute em frente

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ADMINISTRACcedilAtildeO COMO LIDERAR

COMO ADMINISTRAR SEU LIacuteDER

Foi-se o tempo em que a secretaacuteria era apenas uma carregadora do piano do chefe Ela hoje tem que conhecer discutir e aprofundar o conceito de LIacuteDER Para ajudar seu liacuteder a deixar de ser - ou cada vez ser menos - um chefe juraacutessico E tambeacutem para assumir sua postura de liacuteder jaacute que a Secretaacuteria Moderna hoje muitas vezes eacute responsaacutevel por muitas das pessoas que cuidam dos serviccedilos internos da organizaccedilatildeo Vocecirc secretaacuteria eacute uma LIacuteDER MODERNA Seu superior hieraacuterquico pode ser enquadrado na ca-tegoria de um LIacuteDER MODERNO Para ajudaacute-la a responder essas questotildees aplicamos aqui um TESTE Nesta semana vocecirc teraacute as primeiras 10 questotildees Nas semanas seguintes publicaremos no site o resto do teste e o gabarito com totalizaccedilatildeo de pontos Aleacutem disso vamos discutir tambeacutem cada um dos aspectos Boa sorte

EM RELACcedilAtildeO Agrave EQUIPE QUE TRABALHA ATUALMENTE SOB MINHA RESPONSABI-LIDADE POSSO DIZER QUE a) Mantenho certa desconfianccedila sobre o desempenho de alguns colaboradores o que eacute necessaacuterio para as melhorias b) Confio no alto comprometimento de toda a equipe e fico tranquumlilo c) Acredito que ainda vou conseguir que todos tenham responsabilidade sobre o trabalho como um todo 2) NO QUE DIZ RESPEITO AO FUTURO MEUS COLABORADORES PODEM ESTAR CERTOS DE QUE a) Vou-me esforccedilar sempre para que saibam para onde estamos indo e por quecirc b) Providenciarei sempre para que sejam surpreendidos com mudanccedilas de objetivos para que natildeo se acomodem c) Minha visatildeo do futuro deveraacute ser descoberta por eles mesmos no dia a dia 3) ACREDITO QUE O LIacuteDER TEM DE DAR O EXEMPLO PESSOAL EM TUDO AQUILO QUE ELE ESPERA DOS OUTROS a) Totalmente falso b) Soacute agraves vezes c) Completamente verdadeiro 4) NOS MOMENTOS DE CRISES OS VERDADEIROS LIacuteDERES MOSTRAM a) Que eacute possiacutevel manter-se digno e calmo sob qualquer situaccedilatildeo estimulando-se assim a busca de soluccedilotildees inteligentes b) Que satildeo humanos e por isso mesmo natildeo escondem suas contradiccedilotildees ao enfrentar o problema c) Que nem sempre o liacuteder precisa estar presente nessa hora deixando para equipe a criatividade das soluccedilotildees 5) O MOMENTO DE COMPETITIVIDADE ATUAL REQUER QUE SE CORRA RISCOS ENTRETANTO PARA MINHA EQUIPE O IMPORTANTE Eacute a) Que todos os colaboradores tenham consciecircncia que natildeo haacute mais estabilidade no emprego e portanto excesso de risco pode gerar demissatildeo b) Que tenham sempre a coragem de errar e reconhecer seus erros desde que estejam arriscando em prol das metas e diretrizes da organizaccedilatildeo c) Que natildeo fiquem buscando a tempo todo o novo pelo novo

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CONTINUACcedilAtildeO PAGINA ANTERIOR

6) UM LIacuteDER TEM A OBRIGACcedilAtildeO DE SABER TANTO OU MAIS QUE SEUS COLABO-RADORES EM QUALQUER ASSUNTO DO SETOR QUE LIDERA a) Nem sempre b) Pelo contraacuterio ele eacute um generalista cercado de especialistas c) Invariavelmente 7) NA MINHA EQUIPE NAtildeO ADMITO DIVERGEcircNCIAS DE OPINIOtildeES POIS ISSO AFE-TA A HARMONIA EM BUSCA DA QUALIDADE a) Aleacutem disso com um pouco de medo de falar o que se pensa evita-se a politicagem e os assuntos pessoais b) Isso eacute um grande mentira c) Isso soacute eacute parcialmente verdade a despeito de eu procurar contratar pessoas com espiacuteri-to jovem estimulando a contestaccedilatildeo 8) O TIPO DE PROFISSIONAL QUE SE ADAPTA RAPIDAMENTE Agrave MINHA EQUIPE Eacute AQUELE QUE a) Diz natildeo com muita facilidade b) Diz sim com bastante agilidade c) Hesita quase sempre entre o sim e o natildeo 9) AS QUESTOtildeES COMPLEXAS OBTEacuteM DE MIM QUASE SEMPRE a) Uma resposta tambeacutem complexa jaacute que minha equipe saberaacute elucidar b) A decisatildeo de que assumo a responsabilidade e tomo a dianteira c) Respostas simples que evitem a burocracia nas soluccedilotildees 10) O ADJETIVO SONHADOR CABE NUM LIacuteDER QUANDO a) Queremos elogiaacute-lo em sua insistecircncia em ter uma visatildeo b) Queremos criticaacute-lo de forma definitiva c) Queremos indicar que ele vive fora da realidade 11) O LIacuteDER NAtildeO TEM NECESSARIAMENTE QUE ADOTAR SEMPRE UM COMPOR-TAMENTO COMPATIacuteVEL COM AQUILO QUE PREGA a) Sem duacutevida b) Errado c) Eu fique em duacutevida sobre isso 12) SOBRE A CONSECUCcedilAtildeO DOS OBJETIVOS DO GRUPO O LIacuteDER DEVE a) Demonstrar claramente que eles seratildeo atingidos a despeito das mudanccedilas que podem ocorrer no cenaacuterio geral b) Indicar que ele eacute passiacutevel de fracasso como qualquer empreendimento humano c) Mostrar determinaccedilatildeo mas ficar sensiacutevel e influenciaacutevel pelo grupo

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13) JAacute NAtildeO SE FALA TANTO EM EMPOWERMENT EFEITO ZAPP E OUTRAS NOVIDADES DE DESCENTRALIZACcedilAtildeO DO PODER NA EMPRESA PORQUE a) Jaacute ficou bem claro que isso atrapalha a produtividade pela falta de diretrizes fortes que acarreta b) Jaacute natildeo haacute mais necessidade de se enfatizar tanto que eacute vital para a organizaccedilatildeo o com-partilhamento do poder c) Concordo com o conceito mas ainda natildeo conhecia esses termos 14) NA (S) MINHA (S) EQUIPE (S) CONTO COM a) Admiradores b) Subordinados c) Seguidores 15) GARANTO A MOTIVACcedilAtildeO NA EQUIPE GRACcedilAS a) Ao investimento em treinamento especiacutefico para isso b) Agrave forccedila da nossa causa na empresa c) Aos bons salaacuterios que recebem 16) O PESSOAL DA MINHA EQUIPE ESTAacute MAIS OCUPADO EM SABER a) Por quecirc fazemos as coisas acontecerem b) Como fazer as coisas acontecerem c) Quando vamos fazer isso 17) NO GERAL MEU COMPORTAMENTO NA LIDERANCcedilA Eacute CARACTERIZADO POR a) Amizade e bom-humor b) Seriedade e respeito c) Um distanciamento das emoccedilotildees para ser sempre justo 18) SOacute Eacute POSSIacuteVEL SER UM VERDADEIRO LIacuteDER SE a) Vocecirc nasceu para isso b) Vocecirc se faz assim na busca de resultados c) Vocecirc tem caracteriacutesticas de super-heroacutei 19) O CONSTANTE FLUXO DE INFORMACcedilOtildeES E AS MUDANCcedilAS EXIGEM QUE O LIacute-DER a) Demonstre gosto pelo aprendizado constante b) Adapte rapidamente as circunstacircncias agraves suas metas c) Demonstre que jaacute sabia de tudo 20) A REPUTACcedilAtildeO DE UM LIacuteDER DEVE FICAR EM SEGUNDO PLANO DIANTE DOS RESULTADOS QUE CONSEGUE COM A EQUIPE a) De fato a equipe admira mais o arrojo que a eacutetica b) De forma alguma pois a confiabilidade do liacuteder repousa na eacutetica c) Depende das circunstacircncias isso eacute verdadeiro ele vive fora da realidade

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Antigamente quando uma empresa fabricava - por exemplo - sabatildeo em poacute ela colocava no final da esteira de produccedilatildeo um pessoal encarregado de reti-rar as caixas de sabatildeo que estivessem defeituosas ou com o peso errado Mais tarde com a evoluccedilatildeo da tecnologia esse pessoal foi substituiacutedo por ceacute-lulas fotoeleacutetricas Ou seja a caixa fora dos padrotildees era automaticamente descartada Entretanto com o passar dos anos percebeu-se que mesmo evitando-se que o produto defeituoso chegasse ao consumidor as perdas jaacute haviam ocorrido Era preciso colocar o controle de qualidade natildeo no final da linha mas no co-meccedilo de tudo A qualidade natildeo comeccedila quando a empresa compra a mateacuteria-prima ou em qualquer dessas etapas Ela se inicia no primeiro telefonema - ou na primeira conversa - a respeito de um projeto Tudo e todos tecircm de estar envolvidos com a qualidade desde o princiacutepio Esse conceito foi criado por dois norte-americanos A Juran e E Deming a partir dos avanccedilos de produtividade e qualidade durante a Segunda Guerra Mundial Em 1951 eles foram ensinar os japoneses e estes aprimoraram mui-tos dos sistemas e estrateacutegias do que se chamou de Total Quality Control Dentro do TQC eacute preciso saber que a etapa subsequumlente eacute cliente da prece-dente Eacute uma cadeia de atendimento com excelecircncia que percorre cada pes-soa e cada local da organizaccedilatildeo Hoje com o avanccedilo da prestaccedilatildeo de servi-ccedilos (mesmo quem produz industrialmente agora tem que se preocupar mais com os serviccedilos que presta) eacute nessa aacuterea que a qualidade total tem que apa-recer Leia discuta e proponha debates na sua empresa sobre a qualidade total U-ma pessoa soacute pode matar o esforccedilo de uma empresa inteira O que pode a-contecer por pura falta de informaccedilatildeo e natildeo por maacute vontade Secretaacuteria faccedila uma autocriacutetica seu trabalho eacute feito dentro do conceito de qualidade total

Qualidade Total DICA 1 O QUE Eacute QUALIDADE TOTAL

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DICA 2 - AS PALAVRAS PROIBIDAS Proibidas talvez seja um exagero Palavras que devem ser evitadas dependendo das cir-cunstacircncias Elas podem significar inseguranccedila viacutecios de linguagem falta de credibilidade etc Faz parte da qualidade total no atendimento nos preocuparmos com a postura a voz as palavras o comportamentoe por aiacute afora Comecemos com estas seis palavrinhas perigosas 1) MAS - Quando eacuteramos crianccedilas nossos pais - quando estavam com pouco dinheiro - diziam mais ou menos o seguinte Vocecirc se comportou bem estaacute indo bem na escola masneste Natal natildeo podemos comprar o presente que vocecirc pediu Depois crescemos e o(a) namorado(a) certo dia chega e diz Vocecirc tem sido muito bacana comigo tem feito tudo o que eu gosto maseu estou precisando dar um tempo Aiacute crescemos mais um pouquinho e quem estaacute agrave nossa frente eacute o gerente do Banco com a seguinte explicaccedilatildeo Vocecirc tem um bom cadastro eacute um bom cliente masa diretoria suspendeu todas as ope-raccedilotildees desse tipo Eacute assim que a palavra mas se incorpora em nosso subconsciente como algo negativo Tente substituir o mas pelo e sempre que possiacutevel Por exemplo ao inveacutes de dizer O Dr Fulano estaacute mas se encontra em reuniatildeo afirme Ele se encontra na empresa e estaacute no momento numa reuniatildeo Posso ajudaacute-lo 2) TALVEZ - Seja mais assertiva Declare Vamos fazer Faremos todo o esforccedilo Vamos consultar todas as alternativas e certamente iremos dar um jeito adequadamen-te O talvez denota vacilaccedilatildeo inseguranccedila 3) NAtildeO QUER - Pergunte ao cliente o que ele deseja e natildeo aquilo que ele natildeo quer O Sr Natildeo quer ligar numa outra hora Resposta Natildeo quero uma soluccedilatildeo agora As ve-zes vocecirc entra numa loja e a balconista desavisada logo pergunta Natildeo quer levar uma camisa Adivinha qual eacute a resposta 4) FACcedilA ISSO - Natildeo decirc ordens ao cliente Ligue amanhatilde que iremos atendecirc-lo Preencha o formulaacuterio e nos envie o ano que vem Peccedila solicite sugira decirc indicaccedilotildees Seja cordial amaacutevel e simpaacutetica Jamais ordene 5) GERUacuteNDIO - Este tempo verbal eacute o paraiacuteso das secretaacuterias Inventado no Brasil (sim porque em Portugal eles desconhecem essa declinaccedilatildeo Laacute eles dizem estou a comer e natildeo estou comendo) o geruacutendio invadiu os escritoacuterios como uma praga Geralmente eacute utilizado pelas esforccediladas secretaacuterias na esperanccedila de estarem sendo gentis e delicadas Soacute que viraram um estigma Denotam falta de firmeza Meu chefe vai estar chegando a-manhatilde entatildeo estarei falando com ele e em seguida pretendo estar retornando a sua liga-ccedilatildeo E eu aqui do outro lado da linha vou estar me irritando Prefira assim O Alfredo chegaraacute amanhatilde de manhatilde Falo com ele o mais raacutepido possiacutevel e em seguida retornarei sua ligaccedilatildeo Estaacute bom assim 6) UM MINUTINHO - No mundo inteiro essa unidade de tempo passou a existir Agora e-xiste a hora o minuto o segundo eo minutinho que geralmente leva mais de uma hora Veja a dia das estatiacutesticas Ningueacutem aguumlenta mais esperar no telefone Se for demorar por favor avise mais ou menos quanto tempo e caso seja muito peccedila para retornar a liga-ccedilatildeo depois

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Antes de mais nada vamos dar uma olhada em quais satildeo as expectativas do cliente quando fazem negoacutecios com as nossas empresas Com o tempo iremos aprofundar um pouco cada um desses itens Por ora nos atemos agrave questatildeo do atendimento telefocircnico Como vimos dois itens satildeo neste caso muito in-teressantes Descaso e Despreparo de quem atende Isso chateia o cliente A secretaacuteria que demonstra desconhecer os produtos e serviccedilos da empresa atende de forma desaforada que se limita a dizer ao consumidor que aqui-lo natildeo eacute com ela O atendimento telefocircnico eacute fundamental no processo de fidelizaccedilatildeo dos clientes E tam-beacutem para o ambiente de produtividade Entatildeo vamos agraves dicas que vocecirc natildeo pode des-prezar 1) Lembre-se ao atender um chamado telefocircnico vocecirc eacute o departamento ou a empre-sa Quem estaacute do outro lado da linha vai formar uma imagem do setor ou da organiza-ccedilatildeo a partir do seu comportamento 2) Credibilidade soacute prometa o que vocecirc pode cumprir Responsabilize-se pelo encami-nhamento seguro do problema caso ele natildeo seja atinente agrave sua aacuterea 3) Boa receptividade seja cordial Deixe transparecer um sorriso na sua voz Tenha boa disposiccedilatildeo e bom acircnimo ao telefone 4) Empatia mostre aos clientes (internos e externos) que o problema deles eacute tambeacutem o seu 5) Seguranccedila natildeo vacile ao dar a resposta ou encaminhar a questatildeo Demonstre que vocecirc sabe onde com quem e porque estaacute trabalhando ali 6) Atenda no maacuteximo ao terceiro toque Pode ser que ao soar a campainha pela quar-ta vez o cliente jaacute se dirigiu ao concorrente 7) Utilize os recursos de transferecircncias de chamadas da secretaacuteria eletrocircnica e tudo o mais que possa deixaacute-la mais agrave vontade na empresa Mas controle tudo Os retornos tecircm que ser raacutepidos as pessoas incluiacutedas nas transferecircncias tecircm de ser bem orienta-das 8) Atenda com seu nome o nome da empresa e do departamento Depois ofereccedila ajuda a quem ligou 9) PADRONIZE por uacuteltimo queremos lembrar a necessidade de uma padronizaccedilatildeo Se a organizaccedilatildeo que vocecirc trabalha ainda natildeo tomou essa providecircncia faccedila-o pelo menos no seu departamento Como atender como preparar os recados por escrito quem se responsabiliza pelo que

Qualidade Total DICA 3 A IMPORTAcircNCIA DO ATENDIMENTO

TELEFOcircNICO

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Sempre que devo falar com algueacutem importante sinto certo nervosismo mesmo que a pes-soa esteja esperando meu telefonema Passar pela secretaacuteria costuma ser um constrangi-mento Ligo por exemplo para um amigo executivo Dou meu nome Ouccedila a pergunta - De onde o senhor eacute - De marte acabo de aterrissar Eacute impressionante o nuacutemero de vezes que jaacute me perguntaram de onde sou Dizer o que Onde nasci Outras fazem o gecircnero iacutentimo mas mais falso do que uma jiboacuteia ao sorrir pa-ra um coelhinho - Oi querido Um instantinho meu amor Ele natildeo pode atender coraccedilatildeo Natildeo sou de fer-ro adoro ser chamado de meu amor Imagino a desconhecida do outro lado Dentinhos separados como os da Zeacutelia (que sempre teve um bioacutetipo perfeito para secretaacuteria) Cabelos loiros no tom da Rosane Collor (outra que) Oacuteculos como os da Erundina De-sisto Sei que chama a todos de meu amor a melosa Tambeacutem natildeo faltam as riacutegidas que ultrapassam o limite da gafe para a indelicadeza total Um amigo acaba de se separar Ligo para dar solidariedade Ouccedilo um rosnado e uma voz metaacutelica - Poderia me adiantar o assunto - Eacute particular A voz ganha um tom mais irritado - Ele natildeo gosta que eu passe a ligaccedilatildeo sem saber do que se trata - Explique que eacute sobre sexo Ouccedilo um suspiro nervoso Logo ela retorna a voz melodiosa Descobriu que sou amigo do chefe - Jaacute vou passar para eeeeeeele Soacute falta oferecer cafezinho pelo telefone Reflito como eacute falsa a humanidade Mas fran-queza tambeacutem eacute fogo - Vou ver se ele pode atender Eacute possiacutevel uma resposta mais fina mais elegante do que essa Nem mamatildee dinossauro seria tatildeo sutil Se existisse lei para o comportamento das secretaacute-rias algumas mereceriam um bom processo Como as que perguntam - O senhor eacute da parte de quem - De mim mesmo faz favor Quanto mais importante o figuratildeo mas importantes algumas secretaacuterias se sentem Ficam tatildeo esnobes quanto a rainha da Inglaterra Algumas gastam todo o salaacuterio em roupas de seda cabeleireiro bijuterias caras e perfumes importados - ateacute andam mais bem vestidas do que a mulher do patratildeo mesmo que o saldo no banco atinja o vermelho e vivam numa roleta financeira com os crediaacuterios Nervosas atendem ao telefone como se estivessem deitadas em um sofaacute de veludo - Eu natildeo sei se ele vai poder falar Estaacute muito ocupado Muitos homens eacute verdade adoram ter secretaacuterias tatildeo arrumadas quanto um poodle e com o comportamento de um dobermann Outros sofrem Sabe-se que satildeo comuns as secretaacute-rias com ciuacutemes do chefe Odeiam voz de mulher - Mas ele pediu que eu ligasse para combinar sobre hoje agrave noite - Deixe recado eacute melhor Ele estaacute falando com a esposa

Qualidade Total DSICA 4

ATENDIMENTO TELEFOcircNICO PARA SECRETAacuteRIA

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Enfrentar situaccedilotildees de saia justa faz parte do dia-a-dia da secretaacuteria Talvez por isso atu-em como se cada telefonema fosse um ataque inimigo Evitar as gafes natildeo faz mal a nin-gueacutem Um ex-prefeito de Satildeo Paulo certa vez ligou pessoalmente a um empresaacuterio e se anunciou agrave secretaacuteria A moccedila morreu de rir - Essa eacute boa Diz quem eacute Estou reconhecendo essa voizinha Estaacute procurando emprego ateacute hoje E natildeo ri nem em show humoriacutestico Vocecirc se identificou com algum dos exemplos colocados pelo autor Eacute essencial que noacutes profissionais de secretariado busquemos a excelecircncia no atendimen-to porque as nossas accedilotildees muitas vezes refletem na imagem da empresa Abaixo algu-mas dicas para um atendimento telefocircnico adequado 1) Natildeo pergunte quem estaacute falando o que vocecirc quer saber natildeo eacute o nome da pessoa que estaacute falando entatildeo pergunte - Por favor qual o seu nome 2) De onde eacute como disse o autor sou de marte qual a informaccedilatildeo que vocecirc deseja sa-ber - Qual eacute a sua empresa - Para qual empresa o senhor trabalha 3) O senhor pode me adiantar o assunto Tire esta frase do seu vocabulaacuterio eacute arrogante ou aquela o meu diretor soacute atende se souber o assunto simplesmente diga - o senhor gostaria de me adiantar o assunto - o Sr (nome do seu chefe) jaacute tem conhecimento do assunto Se a pessoa natildeo quiser adiantar o assunto natildeo force a barra diga ao seu chefe que a pessoa natildeo quis adiantar o assunto ou disse que o ele o seu chefe jaacute sabe do que as-sunto 4) Evite usar um instantinho um momentinho um segundinho estas palavras natildeo combinam com um bom atendimento o correto eacute dizer um momento por favor e ao retor-nar agradeccedila a pessoa por ter aguardado 5) Sempre use as palavras maacutegicas por favor obrigada - Sr(nome) Sra(nome) desculpe 6) E natildeo se esqueccedila de permitir permissatildeo para falar ou transferir seu chefe se vocecirc ligar para o celular de qualquer pessoa 7) Crie um padratildeo para o seu atendimento nome da empresa departamento seu nome e saudaccedilatildeo Ex Secretariando - Operacional - Kaacutetia - Bom Dia 8) Sempre trate a pessoa formalmente somente mude o tratamento quando ela permitir ou lhe pedir Muito Importante anote tudo assim que ele disser o nome anote anote o nome da em-presa anote o assunto natildeo confie na sua memoacuteria porque ela normalmente falha princi-palmente porque sempre estamos fazendo vaacuterias coisas ao mesmo tempo Natildeo eacute educado vocecirc perguntar de novo Qual eacute o seu nome mesmo Fala para que eu possa te ver - Soacutecrates Espero que de alguma forma essa mensagem possa ajudaacute-la em seu dia-a-dia Um bom atendimento

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Modelos de Curriacuteculo

(colocar na parte superior da folha no centro em negrito)

Objetivo Deve conter o cargo e a aacuterea pretendida de forma clara e simples Nunca coloque opccedilotildees de cargos e aacutereas num mesmo curriacuteculo para natildeo passar a impressatildeo de estar aceitando qualquer proposta Se houver interesse em mais de uma aacuterea opte pelo curriacuteculo flexiacutevel Qualificaccedilotildees Abrange tempo no mercado atividades e experiecircncias profissionais O quecirc vocecirc realizou implantaccedilatildeo de sistemas programas e projetos aumento nos lucros ou produccedilatildeo etc Destaque as experiecircncias ligadas agrave funccedilatildeo pretendida Experiecircncia Profissional Estatildeo relacionadas agraves empresas nas quais vocecirc trabalhou Comece da uacuteltima para a pri-meira empresa colocando dados como nome da organizaccedilatildeo cargo tempo de trabalho e atividades resultados Coloque as datas de entrada e saiacuteda Serviccedilos temporaacuterios devem ser citados deixando clara essa temporariedade Para profissionais com mais de 20 anos no mercado de trabalho geralmente natildeo haacute necessidade de citar as primeiras empresas em que trabalhou Formaccedilatildeo Acadecircmica Escolaridade Pode vir logo abaixo do objetivo quando a formaccedilatildeo acadecircmica representar um grande diferencial Neste item estatildeo o curso nome da instituiccedilatildeo e ano de conclusatildeo As informa-ccedilotildees devem estar de forma decrescente do uacuteltimo curso para o primeiro Natildeo haacute necessidade de citar a escola em que fez o primeiro e o segundo graus nem ane-xar coacutepias de diplomas e atestados Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Idiomas Indique o idioma colocando ao lado seu grau de conhecimento baacutesico intermediaacuterio e fluente O inglecircs eacute fundamental para a maioria dos cargos principalmente nos niacuteveis ge-renciais Ao mencionaacute-lo provavelmente vocecirc passaraacute por um teste praacutetico Informaacutetica Outro requisito fundamental hoje em dia Relacione os aplicativos que domina Cursos Complementares Inicie mencionando os cursos mais condizentes com o seu objetivo Coloque em ordem decrescente o nome do curso a instituiccedilatildeo ano e duraccedilatildeo Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Natildeo deixe de mencionar cursos que natildeo te-nham a ver com sua aacuterea desde que cite como eles contribuiacuteram para seu desenvolvi-mento Por exemplo como o curso de teatro ajudou-o a perder o medo e a inibiccedilatildeo de falar em puacuteblico e em reuniotildees

Nome

Endereccedilo Idade

TelefonecelularPagere-mail Estado civil

(lado esquerdo) (lado direito)

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Carta a uma resposta negativa da empresa

Eu sei eacute duro responder positivamente a uma empresa que acaba de dizer que natildeo quer saber de vocecirc Mas acredite eacute um excelente exerciacutecio para elevar a auto-estimae para manter as portas abertas a novas oportunidades na proacutepria empresa Vocecirc pode se mostrar decepcionado mas natildeo deixe transparecer amargura E sem ser ufanista em demasia pode terminar a carta dizendo que vocecirc ainda se considera o me-lhor candidato para o cargo A Carlos Santos Recrutamento e Seleccedilatildeo Internet do Brasil Prezado Carlos Foi com bastante decepccedilatildeo ndash natildeo vou negar ndash que recebi a sua comunicaccedilatildeo informan-do que natildeo fui selecionado para ocupar o cargo de analista de sistemas da empresa Depois das vaacuterias etapas pelas quais passei no processo de seleccedilatildeo conhecendo natildeo soacute os profissionais de RH mas tambeacutem os responsaacuteveis pelo Departamento de Tecno-logia realmente achei que seria o escolhido uma vez que acredito ter o perfil adequado para a vaga Se fosse possiacutevel gostaria de saber quais os criteacuterios utilizados para definir a escolha final pois este fato pode ser muito importante para eu melhorar minha performance pro-fissional De qualquer forma agradeccedilo a atenccedilatildeo que me foi dispensada por todos com quem entrei em contato Participar deste processo foi uma experiecircncia muito enriquecedora faltando ldquoapenasrdquo a contrataccedilatildeo para ser perfeita Espero ter novas oportunidades em breve pois realmente me considero o analista ideal para resolver os problemas do departamento e tambeacutem para acrescentar um importan-te diferencial de mercado agrave empresa Mais uma vez obrigado por tudo Atenciosamente Juliano Silva (Assine)

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Modelo de carta de apresentaccedilatildeo

Roberto Gomes Gerente de Recrutamento PGF Ltda Av do Chaacute Satildeo Paulo - SP Brasil 18 de maio 2000 Prezado Sr Gomes Li recentemente sobre os planos de expansatildeo de sua companhia Tenho extremo interes-se em trabalhar no desenvolvimento do mercado do seu novo projeto para 2001 Comple-tarei meu mestrado em Administraccedilatildeo de Empresas com especializaccedilatildeo em Marketing na PUC em maio de 2000 Tenho consideraacutevel experiecircncia em marketing em duas grandes multinacionais - Johnson amp Johnson e American Express - onde tive a oportunidade de participar do lanccedilamento de vaacuterios produtos locais aleacutem de ser responsaacutevel pelo treinamento da equipe de vendas O trabalho em multinacionais tambeacutem contribuiu para aumentar minhas habilidades em co-municaccedilatildeo e lideranccedila Meu curriacuteculo em anexo apresenta as minhas qualificaccedilotildees em detalhe Seria um prazer ter a oportunidade de discuti-las pessoalmente Estou certa de que a minha performance seraacute eficaz e coerente com o alto padratildeo da PGF Ltda assim que tiver a chance de de-monstraacute-la Atenciosamente Luciana Oliveira

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COMO CONFECCIONAR ATAS

1 OBJETIVO

O objetivo deste documento eacute instruir os secretaacuterios quanto agrave confecccedilatildeo de atas utilizando-se de um meio eletrocircnico (entenda-se computador) Surgiu face agrave ausecircncia de normas oficiais para este assunto uma vez que as resoluccedilotildees baixadas pelo Supremo Conciacutelio referem-se apenas agrave confecccedilatildeo de atas manualmente ou com uso de maacutequina de escrever

2 REFEREcircNCIAS

O presente documento tomou por base e eacute complementado pelas resoluccedilotildees SC90 BP doc 151 e Manual de Regu-lamentaccedilatildeo Geral que tratam respectivamente da confecccedilatildeo de atas com o uso de maacutequina de escrever manualmen-te

3 INSTRUCcedilOtildeES

O documento deveraacute ter seu layout definido segundo as seguintes especificaccedilotildees

31 TAMANHO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas de tamanho padratildeo do mercado tais como Carta (216 x 279 mm) A4 (210 x 297 mm) Ofiacutecio (216 x 315 mm) e outras Natildeo poderatildeo ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm

32 TIPO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas soltas ou contiacutenuas No caso do uso de folhas contiacutenuas apoacutes a impressatildeo a remalina deveraacute ser destacada

33 COR DO PAPEL

Poderaacute ser utilizada a cor branca Natildeo poderatildeo ser utilizadas cores berrantes que dificultam a leitura e tra-zem cansaccedilo aos olhos A cor branca no entanto eacute a recomendada por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto

34 MARGENS

Deveraacute ser utilizada a medida de trecircs centiacutemetros para as margens direita esquerda superior e inferior a partir da borda do papel No caso de se utilizar folhas contiacutenuas a largura da remalina deveraacute ser desconsi-derada sendo a margem contada a partir da borda real do papel Essa medida refere-se ao resultado final isto eacute pode ser necessaacuterio informar ao software valores diferentes de 3 cm no caso de natildeo conformidade dos valores informados aos softwares em relaccedilatildeo agrave impressatildeo propri-amente dita

35 DIRECcedilAtildeO DA IMPRESSAtildeO

O documento deveraacute ser impresso na sua posiccedilatildeo vertical (RETRATO ou PORTRAIR) Cada paacutegina seraacute impressa em apenas um dos lados (o verso deveraacute permanecer EM BRANCO)

36 BORDAS

Poderatildeo ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha

37 FORMATACcedilAtildeO

371 Fonte (tipo da letra)

As fontes a ser utilizada deveraacute ser uma fonte que propicie faacutecil leitura de tamanho natildeo menor que 3 mm e natildeo maior que 5 mm As seguintes fontes satildeo sugeridas Normal

Roman 12 Roman 14 Courier 12 Courier 14

True Type Arial 12 Arial 14 Times New Roman 12

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Times New Roman 14 ATM

Universe 12 Universe 14

372 Formataccedilatildeo do caractere

Deve-se formatar o caractere sem uso das caracteriacutesticas MAIUacuteSCULAS (uppercase) NE-GRITO (bold) SUBLINHADO (underline) e ITAacuteLICO (italic) O uso desses recursos de forma-taccedilatildeo fica restrito aos seguintes casos Maiuacutesculas utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra ou para tiacutetulos e subtiacutetulos no corpo da ata Negrito idem ao formato MAIUacuteSCULO com maior ecircnfase Sublinhado idem ao formato MAIUacuteSCULO com menor ecircnfase Itaacutelico nas citaccedilotildees ou transcriccedilotildees de textos e diaacutelogos entre aspas Essas formataccedilotildees diferenciadas podem ser combinadas Deve-se procurar no entanto evi-tar o uso constante dessas caracteriacutesticas o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formataccedilotildees Ao mesmo tempo deve haver uniformidade de formataccedilatildeo e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas

373 Espaccedilamento do caractere

Deveraacute ser utilizado o espaccedilamento normal da fonte

374 Cor do caractere

Deveraacute ser utilizada preferencialmente a cor preta por permitir maior contraste No caso de se optar por caracteres de outra cor devem-se utilizar cores que contrastem com o papel como azul escuro vermelho escuro verde escuro Cores muito brilhantes claras ou em tons pasteacuteis tendem a um maior esforccedilo da vista e devem ser evitadas

38 FORMATACcedilAtildeO DO PARAacuteGRAFO

381 Deslocamento da margem

O paraacutegrafo deveraacute ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem

382 Alinhamento

O Paraacutegrafo deveraacute se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens Na ausecircncia desse recurso de justificaccedilatildeo de paraacutegrafo no software utilizado pode-se utilizar o alinha-mento agrave esquerda Natildeo eacute permitido o alinhamento agrave direita e ao centro

383 Colunamento

O texto deveraacute ser composto por apenas uma coluna

384 Fluxo do Texto

O texto de cada ata deveraacute iniciar-se na primeira linha da paacutegina O texto deveraacute ser composto de um uacutenico paraacutegrafo O texto de cada ata deveraacute ocupar totalmente uma paacutegina No caso do texto da ata por si soacute natildeo completar a paacutegina ateacute a sua uacuteltima linha a(s) linha(s) restante(s) logo apoacutes a assinatu-ra do secretaacuterio deveraacute (atildeo) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hiacutefen (lsquo-rsquo) repetido em sequumlecircncia sem espaccedilos vazios

39 REDACcedilAtildeO

391 Iniacutecio da ata

ldquoAta nuacutemero (nuacutemero da ata) da Assembleacuteia Geral (extraordinaacuteria ou ordinaacuteria ou ainda solene e histoacuterica) da (nome da igreja) reunida no dia (dia) de (mecircs) de (ano) no (local da igreja) sito agrave (Endereccedilo Rua nuacutemero bairro) neste municiacutepio de (cidade e estado) A Assembleacuteia Geral foi presidida por (nome do presidente da reuniatildeo ou Assembleacuteia Ge-ral normalmente o pastor da Igreja) Estavam presentes os senhores membros A reuniatildeo ou Assembleacuteia Geral teve iniacutecio agraves (horaacuterio) com (exerciacutecio espiritual) Menciona-se o texto lido da liturgia e quem o fezrdquo

392 Teacutermino da ata

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ldquoNatildeo havendo mais nada para ser tratado encerrou-se a presente (horaacuterio do teacutermino) com uma oraccedilatildeo pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido) E eu (nome do secretaacuterio) secretaacuterio da igreja a tudo presente lavrei e assino a presente atardquo

393 Destaque de textos

O texto com o conteuacutedo propriamente dito da ata deveraacute ser sempre que possiacutevel dividido em itens bem definidos desta feita permitindo uma melhor utilizaccedilatildeo dos recursos de forma-taccedilatildeo de caractere (maiuacutesculas negrito itaacutelico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes permitindo uma raacutepida pesquisa posterior de informaccedilotildees no texto

394 Regras Gerais

Os nomes mencionados na ata deveratildeo sempre constar completos na primeira vez em que satildeo citados Posteriormente poder-se-aacute utilizar apenas o nome proacuteprio ou uma reduccedilatildeo que permita identificaccedilatildeo uacutenica Os numerais poderatildeo ser representados na forma de algarismos No caso de valores mone-taacuterios que seja de relevante importacircncia eacute conveniente completar a representaccedilatildeo por alga-rismos com o valor expresso por extenso As abreviaturas consagradas podem ser usadas Alguns exemplos seguem

Quando se tratar de inclusatildeo de membros deveratildeo ser mencionados os seguintes dados Modo da recepccedilatildeo Nome Complet

4 RESUMO ANOTACcedilOtildeES E OBSERVACcedilOtildeES

O uso de resumo anotaccedilotildees e observaccedilotildees satildeo obrigatoacuterios uma vez que completam eou facilitam a recupe-raccedilatildeo de informaccedilotildees da ata substituindo as anotaccedilotildees marginais na lavratura de atas Para esse fim deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPEacute (footnotes) presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade

5 AS NOTAS DE RODAPEacute

1 Deveratildeo ser referenciadas no texto por nuacutemero sequumlenciais iniciando e 1 em cada ata

2 Deveratildeo utilizar agrave mesma fonte do corpo da ata mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 25 mm) como

por exemplo ARIAL 10 TIMES NEW ROMAN 10 etc

3 Deveratildeo ser separadas do corpo da ata por um traccedilo contiacutenuo com aproximadamente 10 cm de extensatildeo

(ou seja natildeo deveraacute estender-se por toda a largura da paacutegina)

4 Esse recurso quando bem utilizado permitiraacute uma busca raacutepida de quaisquer informaccedilotildees que se deseje

obter que esteja contida na ata

Art Artigo

CD Coacutedigo de Disciplina

CIIPB Constituiccedilatildeo da Igreja

diaacutec Diaacutecono

N Nuacutemero

pf proacuteximo futuro

pp proacuteximo passado

Pr Pastor

Pres Presidente

Presb Presbiacutetero

Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro

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5 As seguintes notas deveratildeo sempre existir na ata

Nuacutemero da ata data e hora de iniacutecio da reuniatildeo ou assembleacuteia geral Pastores e diaacuteconos presentes Leitura e aprovaccedilatildeo de relatoacuterios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reuniatildeo ou assembleacuteia geral com referecircncia resumida Nuacutemero da ata data e hora de teacutermino da reuniatildeo ou assembleacuteia geral

6 DIVISOtildeES DO TEXTO DA ATA

As seguintes divisotildees do texto da ata satildeo sugeridas

1 ASSUNTOS INTERNOS

Informaccedilotildees da Tesouraria Congregaccedilotildees Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria

2 ASSUNTOS EXTERNOS

Pastores e Outros Conciacutelios Correspondecircncias Recebidas

7 TRANSCRICcedilOtildeES

As transcriccedilotildees de documentos tais como Atas da Assembleacuteia Estatutos etc quando necessaacuterias deveratildeo ser feitas obedecendo-se os mesmos criteacuterios para confecccedilatildeo das atas exceccedilatildeo feita agraves assinaturas que natildeo deveratildeo constar

8 NUMERACcedilAtildeO DAS PAacuteGINAS

Cada paacutegina seraacute numerada sequumlencialmente sendo que a primeira paacutegina de cada livro teraacute o nuacutemero UM A numeraccedilatildeo deveraacute ser informada no canto inferior ou superior direito de cada paacutegina sendo que a fonte teraacute o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata e seraacute formatada apenas com negrito Os termos de abertura e encerramento natildeo seratildeo numerados

9 ASSINATURAS

Ao final de cada ata imediatamente apoacutes o texto da ata o secretaacuterio deveraacute assinar a ata com caneta preta ou azul Cada paacutegina da ata seraacute devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretaacuterio proacuteximo ao nuacute-mero da paacutegina Os termos de encerramento e abertura seratildeo tambeacutem devidamente assinados e rubricados conforme CIIPB 10 INCLUSAtildeO DOS TERMOS DE ABERTURA ENCERRAMENTO E APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE

ATAS

101 TERMO DE ABERTURA

Na primeira paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ABERTURA A redaccedilatildeo eacute a seguinte

102 TERMO DE ENCERRAMENTO

Na uacuteltima paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ENCERRAMENTO A redaccedilatildeo sugeria eacute a seguinte

TERMO DE ABERTURA

Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviraacute para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presidente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeo anexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema de grampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeo Deveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

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saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

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Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

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Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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Teste de Motivaccedilatildeo TESTE SUA AUTOESTIMA E SUA AUTO-CONFIANCcedilA

Marque ao lado de cada questatildeo uma das letras - A B ou C - procurando a alter-nativa que melhor representa aquilo que vocecirc pensa sinceramente

A) Sempre B) Agraves vezes C) Nunca

1) Acredito que as pessoas gostam e valorizam apenas quem tem uma ou algumas destas qualidades bonito(a) rico(a) elegante ou divertido(a) 2) Eu tenho um sentimento de que natildeo mereccedilo ser amado(a) e respeita-do(a) 3) Tenho muito medo de ser rejeitado(a) pelos meus amigos 4) Para mim o sucesso eacute o mais importante para eu ser aceito(a) Natildeo basta que eu tente fazer o melhor que posso 5) Quando estou em reuniotildees sociais tenho algo interessante para di-zer 6) Se algueacutem demonstra sincero interesse por mim esforccedilo-me para provar que mereccedilo esse apreccedilo caso contraacuterio esse interesse pode de-saparecer 7) Natildeo estou seguro(a) de que o trabalho que fiz eacute bom ateacute algueacutem me dizer 8) A maioria das pessoas com as quais me encontro ou me relaciono socialmente parece ser melhor do que eu 9) Tenho um forte sentimento de insignificacircncia pessoal e isso me depri-me 10) Posso me definir com aquele que os norte-americanos chamam de looser isto eacute um(a) perdedor(a) - - - - - - - - - - - - - -

GABARITO DE RESPOSTAS A = 0 ponto B = 1 ponto C = 2 pontos TABULACcedilAtildeO E RESULTADOS ACIMA DE 18 PONTOS = Se vocecirc respondeu com sinceridade autenticidade e vontade real de fazer uma auto-avaliaccedilatildeo parabeacutens Vocecirc certa-mente tem um elevado conceito de si mesmo(a) Sua auto-estima eacute altiacutessima e portanto deve estar desenvolvendo atividades das quais gosta sente prazer na vida e dificilmente estaacute deprimido(a) A tendecircncia eacute a de que consiga bons resultados no trabalho - na maior parte das vezes Ape-nas tome cuidado para natildeo cair no oposto - o pecado capital da soberba DE 14 A 17 PONTOS= Vocecirc tem um bom niacutevel de auto-estima Eacute uma pessoa que tem confianccedila nas proacuteprias decisotildees sabe discernir o momento

de agir e estaacute apto(a) a se aproveitar bem das oportunidades DE 11 a 13 PONTOS= Vocecirc desfruta de uma auto-estima meacutedia Isto eacute provavelmente jaacute trabalhou bem em niacutevel psicoloacutegico as barreiras que lhe impuseram no inconsciente desde a infacircncia Mas ainda teraacute que trabalhar mais Vocecirc se encontra no meio caminho entre a pessoa que tem um forte sentimento de importacircncia na vida e aquela que natildeo vecirc qualquer valor em si mesma DE 10 PONTOS PARA BAIXO= Haacute uma expressatildeo ateacute um tanto chula utilizada popularmente que reflete um pouco do que vocecirc pensa a seu respeito na maior parte do tempo Estou me sentindo o verme das fezes do cavalo do bandido Vocecirc deve ser daqueles(as) que vivem deprimidos(as) isolando-se dos demais reclamando de si mesmo Essa inseguranccedila precisa ser tratada Dificilmente vocecirc progrediraacute numa grande organizaccedilatildeo pois este tipo de empresa necessita de liacutederes E um dos preacute-requisitos baacutesicos para isso eacute a auto-confianccedila Acredite mais em si mesmo(a) Se procurou responder a esse teste jaacute eacute sinal de que estaacute sinceramente preocupado(a) em melhorar Vaacute em frente

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ADMINISTRACcedilAtildeO COMO LIDERAR

COMO ADMINISTRAR SEU LIacuteDER

Foi-se o tempo em que a secretaacuteria era apenas uma carregadora do piano do chefe Ela hoje tem que conhecer discutir e aprofundar o conceito de LIacuteDER Para ajudar seu liacuteder a deixar de ser - ou cada vez ser menos - um chefe juraacutessico E tambeacutem para assumir sua postura de liacuteder jaacute que a Secretaacuteria Moderna hoje muitas vezes eacute responsaacutevel por muitas das pessoas que cuidam dos serviccedilos internos da organizaccedilatildeo Vocecirc secretaacuteria eacute uma LIacuteDER MODERNA Seu superior hieraacuterquico pode ser enquadrado na ca-tegoria de um LIacuteDER MODERNO Para ajudaacute-la a responder essas questotildees aplicamos aqui um TESTE Nesta semana vocecirc teraacute as primeiras 10 questotildees Nas semanas seguintes publicaremos no site o resto do teste e o gabarito com totalizaccedilatildeo de pontos Aleacutem disso vamos discutir tambeacutem cada um dos aspectos Boa sorte

EM RELACcedilAtildeO Agrave EQUIPE QUE TRABALHA ATUALMENTE SOB MINHA RESPONSABI-LIDADE POSSO DIZER QUE a) Mantenho certa desconfianccedila sobre o desempenho de alguns colaboradores o que eacute necessaacuterio para as melhorias b) Confio no alto comprometimento de toda a equipe e fico tranquumlilo c) Acredito que ainda vou conseguir que todos tenham responsabilidade sobre o trabalho como um todo 2) NO QUE DIZ RESPEITO AO FUTURO MEUS COLABORADORES PODEM ESTAR CERTOS DE QUE a) Vou-me esforccedilar sempre para que saibam para onde estamos indo e por quecirc b) Providenciarei sempre para que sejam surpreendidos com mudanccedilas de objetivos para que natildeo se acomodem c) Minha visatildeo do futuro deveraacute ser descoberta por eles mesmos no dia a dia 3) ACREDITO QUE O LIacuteDER TEM DE DAR O EXEMPLO PESSOAL EM TUDO AQUILO QUE ELE ESPERA DOS OUTROS a) Totalmente falso b) Soacute agraves vezes c) Completamente verdadeiro 4) NOS MOMENTOS DE CRISES OS VERDADEIROS LIacuteDERES MOSTRAM a) Que eacute possiacutevel manter-se digno e calmo sob qualquer situaccedilatildeo estimulando-se assim a busca de soluccedilotildees inteligentes b) Que satildeo humanos e por isso mesmo natildeo escondem suas contradiccedilotildees ao enfrentar o problema c) Que nem sempre o liacuteder precisa estar presente nessa hora deixando para equipe a criatividade das soluccedilotildees 5) O MOMENTO DE COMPETITIVIDADE ATUAL REQUER QUE SE CORRA RISCOS ENTRETANTO PARA MINHA EQUIPE O IMPORTANTE Eacute a) Que todos os colaboradores tenham consciecircncia que natildeo haacute mais estabilidade no emprego e portanto excesso de risco pode gerar demissatildeo b) Que tenham sempre a coragem de errar e reconhecer seus erros desde que estejam arriscando em prol das metas e diretrizes da organizaccedilatildeo c) Que natildeo fiquem buscando a tempo todo o novo pelo novo

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CONTINUACcedilAtildeO PAGINA ANTERIOR

6) UM LIacuteDER TEM A OBRIGACcedilAtildeO DE SABER TANTO OU MAIS QUE SEUS COLABO-RADORES EM QUALQUER ASSUNTO DO SETOR QUE LIDERA a) Nem sempre b) Pelo contraacuterio ele eacute um generalista cercado de especialistas c) Invariavelmente 7) NA MINHA EQUIPE NAtildeO ADMITO DIVERGEcircNCIAS DE OPINIOtildeES POIS ISSO AFE-TA A HARMONIA EM BUSCA DA QUALIDADE a) Aleacutem disso com um pouco de medo de falar o que se pensa evita-se a politicagem e os assuntos pessoais b) Isso eacute um grande mentira c) Isso soacute eacute parcialmente verdade a despeito de eu procurar contratar pessoas com espiacuteri-to jovem estimulando a contestaccedilatildeo 8) O TIPO DE PROFISSIONAL QUE SE ADAPTA RAPIDAMENTE Agrave MINHA EQUIPE Eacute AQUELE QUE a) Diz natildeo com muita facilidade b) Diz sim com bastante agilidade c) Hesita quase sempre entre o sim e o natildeo 9) AS QUESTOtildeES COMPLEXAS OBTEacuteM DE MIM QUASE SEMPRE a) Uma resposta tambeacutem complexa jaacute que minha equipe saberaacute elucidar b) A decisatildeo de que assumo a responsabilidade e tomo a dianteira c) Respostas simples que evitem a burocracia nas soluccedilotildees 10) O ADJETIVO SONHADOR CABE NUM LIacuteDER QUANDO a) Queremos elogiaacute-lo em sua insistecircncia em ter uma visatildeo b) Queremos criticaacute-lo de forma definitiva c) Queremos indicar que ele vive fora da realidade 11) O LIacuteDER NAtildeO TEM NECESSARIAMENTE QUE ADOTAR SEMPRE UM COMPOR-TAMENTO COMPATIacuteVEL COM AQUILO QUE PREGA a) Sem duacutevida b) Errado c) Eu fique em duacutevida sobre isso 12) SOBRE A CONSECUCcedilAtildeO DOS OBJETIVOS DO GRUPO O LIacuteDER DEVE a) Demonstrar claramente que eles seratildeo atingidos a despeito das mudanccedilas que podem ocorrer no cenaacuterio geral b) Indicar que ele eacute passiacutevel de fracasso como qualquer empreendimento humano c) Mostrar determinaccedilatildeo mas ficar sensiacutevel e influenciaacutevel pelo grupo

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13) JAacute NAtildeO SE FALA TANTO EM EMPOWERMENT EFEITO ZAPP E OUTRAS NOVIDADES DE DESCENTRALIZACcedilAtildeO DO PODER NA EMPRESA PORQUE a) Jaacute ficou bem claro que isso atrapalha a produtividade pela falta de diretrizes fortes que acarreta b) Jaacute natildeo haacute mais necessidade de se enfatizar tanto que eacute vital para a organizaccedilatildeo o com-partilhamento do poder c) Concordo com o conceito mas ainda natildeo conhecia esses termos 14) NA (S) MINHA (S) EQUIPE (S) CONTO COM a) Admiradores b) Subordinados c) Seguidores 15) GARANTO A MOTIVACcedilAtildeO NA EQUIPE GRACcedilAS a) Ao investimento em treinamento especiacutefico para isso b) Agrave forccedila da nossa causa na empresa c) Aos bons salaacuterios que recebem 16) O PESSOAL DA MINHA EQUIPE ESTAacute MAIS OCUPADO EM SABER a) Por quecirc fazemos as coisas acontecerem b) Como fazer as coisas acontecerem c) Quando vamos fazer isso 17) NO GERAL MEU COMPORTAMENTO NA LIDERANCcedilA Eacute CARACTERIZADO POR a) Amizade e bom-humor b) Seriedade e respeito c) Um distanciamento das emoccedilotildees para ser sempre justo 18) SOacute Eacute POSSIacuteVEL SER UM VERDADEIRO LIacuteDER SE a) Vocecirc nasceu para isso b) Vocecirc se faz assim na busca de resultados c) Vocecirc tem caracteriacutesticas de super-heroacutei 19) O CONSTANTE FLUXO DE INFORMACcedilOtildeES E AS MUDANCcedilAS EXIGEM QUE O LIacute-DER a) Demonstre gosto pelo aprendizado constante b) Adapte rapidamente as circunstacircncias agraves suas metas c) Demonstre que jaacute sabia de tudo 20) A REPUTACcedilAtildeO DE UM LIacuteDER DEVE FICAR EM SEGUNDO PLANO DIANTE DOS RESULTADOS QUE CONSEGUE COM A EQUIPE a) De fato a equipe admira mais o arrojo que a eacutetica b) De forma alguma pois a confiabilidade do liacuteder repousa na eacutetica c) Depende das circunstacircncias isso eacute verdadeiro ele vive fora da realidade

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Antigamente quando uma empresa fabricava - por exemplo - sabatildeo em poacute ela colocava no final da esteira de produccedilatildeo um pessoal encarregado de reti-rar as caixas de sabatildeo que estivessem defeituosas ou com o peso errado Mais tarde com a evoluccedilatildeo da tecnologia esse pessoal foi substituiacutedo por ceacute-lulas fotoeleacutetricas Ou seja a caixa fora dos padrotildees era automaticamente descartada Entretanto com o passar dos anos percebeu-se que mesmo evitando-se que o produto defeituoso chegasse ao consumidor as perdas jaacute haviam ocorrido Era preciso colocar o controle de qualidade natildeo no final da linha mas no co-meccedilo de tudo A qualidade natildeo comeccedila quando a empresa compra a mateacuteria-prima ou em qualquer dessas etapas Ela se inicia no primeiro telefonema - ou na primeira conversa - a respeito de um projeto Tudo e todos tecircm de estar envolvidos com a qualidade desde o princiacutepio Esse conceito foi criado por dois norte-americanos A Juran e E Deming a partir dos avanccedilos de produtividade e qualidade durante a Segunda Guerra Mundial Em 1951 eles foram ensinar os japoneses e estes aprimoraram mui-tos dos sistemas e estrateacutegias do que se chamou de Total Quality Control Dentro do TQC eacute preciso saber que a etapa subsequumlente eacute cliente da prece-dente Eacute uma cadeia de atendimento com excelecircncia que percorre cada pes-soa e cada local da organizaccedilatildeo Hoje com o avanccedilo da prestaccedilatildeo de servi-ccedilos (mesmo quem produz industrialmente agora tem que se preocupar mais com os serviccedilos que presta) eacute nessa aacuterea que a qualidade total tem que apa-recer Leia discuta e proponha debates na sua empresa sobre a qualidade total U-ma pessoa soacute pode matar o esforccedilo de uma empresa inteira O que pode a-contecer por pura falta de informaccedilatildeo e natildeo por maacute vontade Secretaacuteria faccedila uma autocriacutetica seu trabalho eacute feito dentro do conceito de qualidade total

Qualidade Total DICA 1 O QUE Eacute QUALIDADE TOTAL

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DICA 2 - AS PALAVRAS PROIBIDAS Proibidas talvez seja um exagero Palavras que devem ser evitadas dependendo das cir-cunstacircncias Elas podem significar inseguranccedila viacutecios de linguagem falta de credibilidade etc Faz parte da qualidade total no atendimento nos preocuparmos com a postura a voz as palavras o comportamentoe por aiacute afora Comecemos com estas seis palavrinhas perigosas 1) MAS - Quando eacuteramos crianccedilas nossos pais - quando estavam com pouco dinheiro - diziam mais ou menos o seguinte Vocecirc se comportou bem estaacute indo bem na escola masneste Natal natildeo podemos comprar o presente que vocecirc pediu Depois crescemos e o(a) namorado(a) certo dia chega e diz Vocecirc tem sido muito bacana comigo tem feito tudo o que eu gosto maseu estou precisando dar um tempo Aiacute crescemos mais um pouquinho e quem estaacute agrave nossa frente eacute o gerente do Banco com a seguinte explicaccedilatildeo Vocecirc tem um bom cadastro eacute um bom cliente masa diretoria suspendeu todas as ope-raccedilotildees desse tipo Eacute assim que a palavra mas se incorpora em nosso subconsciente como algo negativo Tente substituir o mas pelo e sempre que possiacutevel Por exemplo ao inveacutes de dizer O Dr Fulano estaacute mas se encontra em reuniatildeo afirme Ele se encontra na empresa e estaacute no momento numa reuniatildeo Posso ajudaacute-lo 2) TALVEZ - Seja mais assertiva Declare Vamos fazer Faremos todo o esforccedilo Vamos consultar todas as alternativas e certamente iremos dar um jeito adequadamen-te O talvez denota vacilaccedilatildeo inseguranccedila 3) NAtildeO QUER - Pergunte ao cliente o que ele deseja e natildeo aquilo que ele natildeo quer O Sr Natildeo quer ligar numa outra hora Resposta Natildeo quero uma soluccedilatildeo agora As ve-zes vocecirc entra numa loja e a balconista desavisada logo pergunta Natildeo quer levar uma camisa Adivinha qual eacute a resposta 4) FACcedilA ISSO - Natildeo decirc ordens ao cliente Ligue amanhatilde que iremos atendecirc-lo Preencha o formulaacuterio e nos envie o ano que vem Peccedila solicite sugira decirc indicaccedilotildees Seja cordial amaacutevel e simpaacutetica Jamais ordene 5) GERUacuteNDIO - Este tempo verbal eacute o paraiacuteso das secretaacuterias Inventado no Brasil (sim porque em Portugal eles desconhecem essa declinaccedilatildeo Laacute eles dizem estou a comer e natildeo estou comendo) o geruacutendio invadiu os escritoacuterios como uma praga Geralmente eacute utilizado pelas esforccediladas secretaacuterias na esperanccedila de estarem sendo gentis e delicadas Soacute que viraram um estigma Denotam falta de firmeza Meu chefe vai estar chegando a-manhatilde entatildeo estarei falando com ele e em seguida pretendo estar retornando a sua liga-ccedilatildeo E eu aqui do outro lado da linha vou estar me irritando Prefira assim O Alfredo chegaraacute amanhatilde de manhatilde Falo com ele o mais raacutepido possiacutevel e em seguida retornarei sua ligaccedilatildeo Estaacute bom assim 6) UM MINUTINHO - No mundo inteiro essa unidade de tempo passou a existir Agora e-xiste a hora o minuto o segundo eo minutinho que geralmente leva mais de uma hora Veja a dia das estatiacutesticas Ningueacutem aguumlenta mais esperar no telefone Se for demorar por favor avise mais ou menos quanto tempo e caso seja muito peccedila para retornar a liga-ccedilatildeo depois

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Antes de mais nada vamos dar uma olhada em quais satildeo as expectativas do cliente quando fazem negoacutecios com as nossas empresas Com o tempo iremos aprofundar um pouco cada um desses itens Por ora nos atemos agrave questatildeo do atendimento telefocircnico Como vimos dois itens satildeo neste caso muito in-teressantes Descaso e Despreparo de quem atende Isso chateia o cliente A secretaacuteria que demonstra desconhecer os produtos e serviccedilos da empresa atende de forma desaforada que se limita a dizer ao consumidor que aqui-lo natildeo eacute com ela O atendimento telefocircnico eacute fundamental no processo de fidelizaccedilatildeo dos clientes E tam-beacutem para o ambiente de produtividade Entatildeo vamos agraves dicas que vocecirc natildeo pode des-prezar 1) Lembre-se ao atender um chamado telefocircnico vocecirc eacute o departamento ou a empre-sa Quem estaacute do outro lado da linha vai formar uma imagem do setor ou da organiza-ccedilatildeo a partir do seu comportamento 2) Credibilidade soacute prometa o que vocecirc pode cumprir Responsabilize-se pelo encami-nhamento seguro do problema caso ele natildeo seja atinente agrave sua aacuterea 3) Boa receptividade seja cordial Deixe transparecer um sorriso na sua voz Tenha boa disposiccedilatildeo e bom acircnimo ao telefone 4) Empatia mostre aos clientes (internos e externos) que o problema deles eacute tambeacutem o seu 5) Seguranccedila natildeo vacile ao dar a resposta ou encaminhar a questatildeo Demonstre que vocecirc sabe onde com quem e porque estaacute trabalhando ali 6) Atenda no maacuteximo ao terceiro toque Pode ser que ao soar a campainha pela quar-ta vez o cliente jaacute se dirigiu ao concorrente 7) Utilize os recursos de transferecircncias de chamadas da secretaacuteria eletrocircnica e tudo o mais que possa deixaacute-la mais agrave vontade na empresa Mas controle tudo Os retornos tecircm que ser raacutepidos as pessoas incluiacutedas nas transferecircncias tecircm de ser bem orienta-das 8) Atenda com seu nome o nome da empresa e do departamento Depois ofereccedila ajuda a quem ligou 9) PADRONIZE por uacuteltimo queremos lembrar a necessidade de uma padronizaccedilatildeo Se a organizaccedilatildeo que vocecirc trabalha ainda natildeo tomou essa providecircncia faccedila-o pelo menos no seu departamento Como atender como preparar os recados por escrito quem se responsabiliza pelo que

Qualidade Total DICA 3 A IMPORTAcircNCIA DO ATENDIMENTO

TELEFOcircNICO

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Sempre que devo falar com algueacutem importante sinto certo nervosismo mesmo que a pes-soa esteja esperando meu telefonema Passar pela secretaacuteria costuma ser um constrangi-mento Ligo por exemplo para um amigo executivo Dou meu nome Ouccedila a pergunta - De onde o senhor eacute - De marte acabo de aterrissar Eacute impressionante o nuacutemero de vezes que jaacute me perguntaram de onde sou Dizer o que Onde nasci Outras fazem o gecircnero iacutentimo mas mais falso do que uma jiboacuteia ao sorrir pa-ra um coelhinho - Oi querido Um instantinho meu amor Ele natildeo pode atender coraccedilatildeo Natildeo sou de fer-ro adoro ser chamado de meu amor Imagino a desconhecida do outro lado Dentinhos separados como os da Zeacutelia (que sempre teve um bioacutetipo perfeito para secretaacuteria) Cabelos loiros no tom da Rosane Collor (outra que) Oacuteculos como os da Erundina De-sisto Sei que chama a todos de meu amor a melosa Tambeacutem natildeo faltam as riacutegidas que ultrapassam o limite da gafe para a indelicadeza total Um amigo acaba de se separar Ligo para dar solidariedade Ouccedilo um rosnado e uma voz metaacutelica - Poderia me adiantar o assunto - Eacute particular A voz ganha um tom mais irritado - Ele natildeo gosta que eu passe a ligaccedilatildeo sem saber do que se trata - Explique que eacute sobre sexo Ouccedilo um suspiro nervoso Logo ela retorna a voz melodiosa Descobriu que sou amigo do chefe - Jaacute vou passar para eeeeeeele Soacute falta oferecer cafezinho pelo telefone Reflito como eacute falsa a humanidade Mas fran-queza tambeacutem eacute fogo - Vou ver se ele pode atender Eacute possiacutevel uma resposta mais fina mais elegante do que essa Nem mamatildee dinossauro seria tatildeo sutil Se existisse lei para o comportamento das secretaacute-rias algumas mereceriam um bom processo Como as que perguntam - O senhor eacute da parte de quem - De mim mesmo faz favor Quanto mais importante o figuratildeo mas importantes algumas secretaacuterias se sentem Ficam tatildeo esnobes quanto a rainha da Inglaterra Algumas gastam todo o salaacuterio em roupas de seda cabeleireiro bijuterias caras e perfumes importados - ateacute andam mais bem vestidas do que a mulher do patratildeo mesmo que o saldo no banco atinja o vermelho e vivam numa roleta financeira com os crediaacuterios Nervosas atendem ao telefone como se estivessem deitadas em um sofaacute de veludo - Eu natildeo sei se ele vai poder falar Estaacute muito ocupado Muitos homens eacute verdade adoram ter secretaacuterias tatildeo arrumadas quanto um poodle e com o comportamento de um dobermann Outros sofrem Sabe-se que satildeo comuns as secretaacute-rias com ciuacutemes do chefe Odeiam voz de mulher - Mas ele pediu que eu ligasse para combinar sobre hoje agrave noite - Deixe recado eacute melhor Ele estaacute falando com a esposa

Qualidade Total DSICA 4

ATENDIMENTO TELEFOcircNICO PARA SECRETAacuteRIA

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Enfrentar situaccedilotildees de saia justa faz parte do dia-a-dia da secretaacuteria Talvez por isso atu-em como se cada telefonema fosse um ataque inimigo Evitar as gafes natildeo faz mal a nin-gueacutem Um ex-prefeito de Satildeo Paulo certa vez ligou pessoalmente a um empresaacuterio e se anunciou agrave secretaacuteria A moccedila morreu de rir - Essa eacute boa Diz quem eacute Estou reconhecendo essa voizinha Estaacute procurando emprego ateacute hoje E natildeo ri nem em show humoriacutestico Vocecirc se identificou com algum dos exemplos colocados pelo autor Eacute essencial que noacutes profissionais de secretariado busquemos a excelecircncia no atendimen-to porque as nossas accedilotildees muitas vezes refletem na imagem da empresa Abaixo algu-mas dicas para um atendimento telefocircnico adequado 1) Natildeo pergunte quem estaacute falando o que vocecirc quer saber natildeo eacute o nome da pessoa que estaacute falando entatildeo pergunte - Por favor qual o seu nome 2) De onde eacute como disse o autor sou de marte qual a informaccedilatildeo que vocecirc deseja sa-ber - Qual eacute a sua empresa - Para qual empresa o senhor trabalha 3) O senhor pode me adiantar o assunto Tire esta frase do seu vocabulaacuterio eacute arrogante ou aquela o meu diretor soacute atende se souber o assunto simplesmente diga - o senhor gostaria de me adiantar o assunto - o Sr (nome do seu chefe) jaacute tem conhecimento do assunto Se a pessoa natildeo quiser adiantar o assunto natildeo force a barra diga ao seu chefe que a pessoa natildeo quis adiantar o assunto ou disse que o ele o seu chefe jaacute sabe do que as-sunto 4) Evite usar um instantinho um momentinho um segundinho estas palavras natildeo combinam com um bom atendimento o correto eacute dizer um momento por favor e ao retor-nar agradeccedila a pessoa por ter aguardado 5) Sempre use as palavras maacutegicas por favor obrigada - Sr(nome) Sra(nome) desculpe 6) E natildeo se esqueccedila de permitir permissatildeo para falar ou transferir seu chefe se vocecirc ligar para o celular de qualquer pessoa 7) Crie um padratildeo para o seu atendimento nome da empresa departamento seu nome e saudaccedilatildeo Ex Secretariando - Operacional - Kaacutetia - Bom Dia 8) Sempre trate a pessoa formalmente somente mude o tratamento quando ela permitir ou lhe pedir Muito Importante anote tudo assim que ele disser o nome anote anote o nome da em-presa anote o assunto natildeo confie na sua memoacuteria porque ela normalmente falha princi-palmente porque sempre estamos fazendo vaacuterias coisas ao mesmo tempo Natildeo eacute educado vocecirc perguntar de novo Qual eacute o seu nome mesmo Fala para que eu possa te ver - Soacutecrates Espero que de alguma forma essa mensagem possa ajudaacute-la em seu dia-a-dia Um bom atendimento

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Modelos de Curriacuteculo

(colocar na parte superior da folha no centro em negrito)

Objetivo Deve conter o cargo e a aacuterea pretendida de forma clara e simples Nunca coloque opccedilotildees de cargos e aacutereas num mesmo curriacuteculo para natildeo passar a impressatildeo de estar aceitando qualquer proposta Se houver interesse em mais de uma aacuterea opte pelo curriacuteculo flexiacutevel Qualificaccedilotildees Abrange tempo no mercado atividades e experiecircncias profissionais O quecirc vocecirc realizou implantaccedilatildeo de sistemas programas e projetos aumento nos lucros ou produccedilatildeo etc Destaque as experiecircncias ligadas agrave funccedilatildeo pretendida Experiecircncia Profissional Estatildeo relacionadas agraves empresas nas quais vocecirc trabalhou Comece da uacuteltima para a pri-meira empresa colocando dados como nome da organizaccedilatildeo cargo tempo de trabalho e atividades resultados Coloque as datas de entrada e saiacuteda Serviccedilos temporaacuterios devem ser citados deixando clara essa temporariedade Para profissionais com mais de 20 anos no mercado de trabalho geralmente natildeo haacute necessidade de citar as primeiras empresas em que trabalhou Formaccedilatildeo Acadecircmica Escolaridade Pode vir logo abaixo do objetivo quando a formaccedilatildeo acadecircmica representar um grande diferencial Neste item estatildeo o curso nome da instituiccedilatildeo e ano de conclusatildeo As informa-ccedilotildees devem estar de forma decrescente do uacuteltimo curso para o primeiro Natildeo haacute necessidade de citar a escola em que fez o primeiro e o segundo graus nem ane-xar coacutepias de diplomas e atestados Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Idiomas Indique o idioma colocando ao lado seu grau de conhecimento baacutesico intermediaacuterio e fluente O inglecircs eacute fundamental para a maioria dos cargos principalmente nos niacuteveis ge-renciais Ao mencionaacute-lo provavelmente vocecirc passaraacute por um teste praacutetico Informaacutetica Outro requisito fundamental hoje em dia Relacione os aplicativos que domina Cursos Complementares Inicie mencionando os cursos mais condizentes com o seu objetivo Coloque em ordem decrescente o nome do curso a instituiccedilatildeo ano e duraccedilatildeo Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Natildeo deixe de mencionar cursos que natildeo te-nham a ver com sua aacuterea desde que cite como eles contribuiacuteram para seu desenvolvi-mento Por exemplo como o curso de teatro ajudou-o a perder o medo e a inibiccedilatildeo de falar em puacuteblico e em reuniotildees

Nome

Endereccedilo Idade

TelefonecelularPagere-mail Estado civil

(lado esquerdo) (lado direito)

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Carta a uma resposta negativa da empresa

Eu sei eacute duro responder positivamente a uma empresa que acaba de dizer que natildeo quer saber de vocecirc Mas acredite eacute um excelente exerciacutecio para elevar a auto-estimae para manter as portas abertas a novas oportunidades na proacutepria empresa Vocecirc pode se mostrar decepcionado mas natildeo deixe transparecer amargura E sem ser ufanista em demasia pode terminar a carta dizendo que vocecirc ainda se considera o me-lhor candidato para o cargo A Carlos Santos Recrutamento e Seleccedilatildeo Internet do Brasil Prezado Carlos Foi com bastante decepccedilatildeo ndash natildeo vou negar ndash que recebi a sua comunicaccedilatildeo informan-do que natildeo fui selecionado para ocupar o cargo de analista de sistemas da empresa Depois das vaacuterias etapas pelas quais passei no processo de seleccedilatildeo conhecendo natildeo soacute os profissionais de RH mas tambeacutem os responsaacuteveis pelo Departamento de Tecno-logia realmente achei que seria o escolhido uma vez que acredito ter o perfil adequado para a vaga Se fosse possiacutevel gostaria de saber quais os criteacuterios utilizados para definir a escolha final pois este fato pode ser muito importante para eu melhorar minha performance pro-fissional De qualquer forma agradeccedilo a atenccedilatildeo que me foi dispensada por todos com quem entrei em contato Participar deste processo foi uma experiecircncia muito enriquecedora faltando ldquoapenasrdquo a contrataccedilatildeo para ser perfeita Espero ter novas oportunidades em breve pois realmente me considero o analista ideal para resolver os problemas do departamento e tambeacutem para acrescentar um importan-te diferencial de mercado agrave empresa Mais uma vez obrigado por tudo Atenciosamente Juliano Silva (Assine)

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Modelo de carta de apresentaccedilatildeo

Roberto Gomes Gerente de Recrutamento PGF Ltda Av do Chaacute Satildeo Paulo - SP Brasil 18 de maio 2000 Prezado Sr Gomes Li recentemente sobre os planos de expansatildeo de sua companhia Tenho extremo interes-se em trabalhar no desenvolvimento do mercado do seu novo projeto para 2001 Comple-tarei meu mestrado em Administraccedilatildeo de Empresas com especializaccedilatildeo em Marketing na PUC em maio de 2000 Tenho consideraacutevel experiecircncia em marketing em duas grandes multinacionais - Johnson amp Johnson e American Express - onde tive a oportunidade de participar do lanccedilamento de vaacuterios produtos locais aleacutem de ser responsaacutevel pelo treinamento da equipe de vendas O trabalho em multinacionais tambeacutem contribuiu para aumentar minhas habilidades em co-municaccedilatildeo e lideranccedila Meu curriacuteculo em anexo apresenta as minhas qualificaccedilotildees em detalhe Seria um prazer ter a oportunidade de discuti-las pessoalmente Estou certa de que a minha performance seraacute eficaz e coerente com o alto padratildeo da PGF Ltda assim que tiver a chance de de-monstraacute-la Atenciosamente Luciana Oliveira

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COMO CONFECCIONAR ATAS

1 OBJETIVO

O objetivo deste documento eacute instruir os secretaacuterios quanto agrave confecccedilatildeo de atas utilizando-se de um meio eletrocircnico (entenda-se computador) Surgiu face agrave ausecircncia de normas oficiais para este assunto uma vez que as resoluccedilotildees baixadas pelo Supremo Conciacutelio referem-se apenas agrave confecccedilatildeo de atas manualmente ou com uso de maacutequina de escrever

2 REFEREcircNCIAS

O presente documento tomou por base e eacute complementado pelas resoluccedilotildees SC90 BP doc 151 e Manual de Regu-lamentaccedilatildeo Geral que tratam respectivamente da confecccedilatildeo de atas com o uso de maacutequina de escrever manualmen-te

3 INSTRUCcedilOtildeES

O documento deveraacute ter seu layout definido segundo as seguintes especificaccedilotildees

31 TAMANHO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas de tamanho padratildeo do mercado tais como Carta (216 x 279 mm) A4 (210 x 297 mm) Ofiacutecio (216 x 315 mm) e outras Natildeo poderatildeo ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm

32 TIPO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas soltas ou contiacutenuas No caso do uso de folhas contiacutenuas apoacutes a impressatildeo a remalina deveraacute ser destacada

33 COR DO PAPEL

Poderaacute ser utilizada a cor branca Natildeo poderatildeo ser utilizadas cores berrantes que dificultam a leitura e tra-zem cansaccedilo aos olhos A cor branca no entanto eacute a recomendada por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto

34 MARGENS

Deveraacute ser utilizada a medida de trecircs centiacutemetros para as margens direita esquerda superior e inferior a partir da borda do papel No caso de se utilizar folhas contiacutenuas a largura da remalina deveraacute ser desconsi-derada sendo a margem contada a partir da borda real do papel Essa medida refere-se ao resultado final isto eacute pode ser necessaacuterio informar ao software valores diferentes de 3 cm no caso de natildeo conformidade dos valores informados aos softwares em relaccedilatildeo agrave impressatildeo propri-amente dita

35 DIRECcedilAtildeO DA IMPRESSAtildeO

O documento deveraacute ser impresso na sua posiccedilatildeo vertical (RETRATO ou PORTRAIR) Cada paacutegina seraacute impressa em apenas um dos lados (o verso deveraacute permanecer EM BRANCO)

36 BORDAS

Poderatildeo ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha

37 FORMATACcedilAtildeO

371 Fonte (tipo da letra)

As fontes a ser utilizada deveraacute ser uma fonte que propicie faacutecil leitura de tamanho natildeo menor que 3 mm e natildeo maior que 5 mm As seguintes fontes satildeo sugeridas Normal

Roman 12 Roman 14 Courier 12 Courier 14

True Type Arial 12 Arial 14 Times New Roman 12

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Times New Roman 14 ATM

Universe 12 Universe 14

372 Formataccedilatildeo do caractere

Deve-se formatar o caractere sem uso das caracteriacutesticas MAIUacuteSCULAS (uppercase) NE-GRITO (bold) SUBLINHADO (underline) e ITAacuteLICO (italic) O uso desses recursos de forma-taccedilatildeo fica restrito aos seguintes casos Maiuacutesculas utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra ou para tiacutetulos e subtiacutetulos no corpo da ata Negrito idem ao formato MAIUacuteSCULO com maior ecircnfase Sublinhado idem ao formato MAIUacuteSCULO com menor ecircnfase Itaacutelico nas citaccedilotildees ou transcriccedilotildees de textos e diaacutelogos entre aspas Essas formataccedilotildees diferenciadas podem ser combinadas Deve-se procurar no entanto evi-tar o uso constante dessas caracteriacutesticas o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formataccedilotildees Ao mesmo tempo deve haver uniformidade de formataccedilatildeo e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas

373 Espaccedilamento do caractere

Deveraacute ser utilizado o espaccedilamento normal da fonte

374 Cor do caractere

Deveraacute ser utilizada preferencialmente a cor preta por permitir maior contraste No caso de se optar por caracteres de outra cor devem-se utilizar cores que contrastem com o papel como azul escuro vermelho escuro verde escuro Cores muito brilhantes claras ou em tons pasteacuteis tendem a um maior esforccedilo da vista e devem ser evitadas

38 FORMATACcedilAtildeO DO PARAacuteGRAFO

381 Deslocamento da margem

O paraacutegrafo deveraacute ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem

382 Alinhamento

O Paraacutegrafo deveraacute se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens Na ausecircncia desse recurso de justificaccedilatildeo de paraacutegrafo no software utilizado pode-se utilizar o alinha-mento agrave esquerda Natildeo eacute permitido o alinhamento agrave direita e ao centro

383 Colunamento

O texto deveraacute ser composto por apenas uma coluna

384 Fluxo do Texto

O texto de cada ata deveraacute iniciar-se na primeira linha da paacutegina O texto deveraacute ser composto de um uacutenico paraacutegrafo O texto de cada ata deveraacute ocupar totalmente uma paacutegina No caso do texto da ata por si soacute natildeo completar a paacutegina ateacute a sua uacuteltima linha a(s) linha(s) restante(s) logo apoacutes a assinatu-ra do secretaacuterio deveraacute (atildeo) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hiacutefen (lsquo-rsquo) repetido em sequumlecircncia sem espaccedilos vazios

39 REDACcedilAtildeO

391 Iniacutecio da ata

ldquoAta nuacutemero (nuacutemero da ata) da Assembleacuteia Geral (extraordinaacuteria ou ordinaacuteria ou ainda solene e histoacuterica) da (nome da igreja) reunida no dia (dia) de (mecircs) de (ano) no (local da igreja) sito agrave (Endereccedilo Rua nuacutemero bairro) neste municiacutepio de (cidade e estado) A Assembleacuteia Geral foi presidida por (nome do presidente da reuniatildeo ou Assembleacuteia Ge-ral normalmente o pastor da Igreja) Estavam presentes os senhores membros A reuniatildeo ou Assembleacuteia Geral teve iniacutecio agraves (horaacuterio) com (exerciacutecio espiritual) Menciona-se o texto lido da liturgia e quem o fezrdquo

392 Teacutermino da ata

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ldquoNatildeo havendo mais nada para ser tratado encerrou-se a presente (horaacuterio do teacutermino) com uma oraccedilatildeo pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido) E eu (nome do secretaacuterio) secretaacuterio da igreja a tudo presente lavrei e assino a presente atardquo

393 Destaque de textos

O texto com o conteuacutedo propriamente dito da ata deveraacute ser sempre que possiacutevel dividido em itens bem definidos desta feita permitindo uma melhor utilizaccedilatildeo dos recursos de forma-taccedilatildeo de caractere (maiuacutesculas negrito itaacutelico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes permitindo uma raacutepida pesquisa posterior de informaccedilotildees no texto

394 Regras Gerais

Os nomes mencionados na ata deveratildeo sempre constar completos na primeira vez em que satildeo citados Posteriormente poder-se-aacute utilizar apenas o nome proacuteprio ou uma reduccedilatildeo que permita identificaccedilatildeo uacutenica Os numerais poderatildeo ser representados na forma de algarismos No caso de valores mone-taacuterios que seja de relevante importacircncia eacute conveniente completar a representaccedilatildeo por alga-rismos com o valor expresso por extenso As abreviaturas consagradas podem ser usadas Alguns exemplos seguem

Quando se tratar de inclusatildeo de membros deveratildeo ser mencionados os seguintes dados Modo da recepccedilatildeo Nome Complet

4 RESUMO ANOTACcedilOtildeES E OBSERVACcedilOtildeES

O uso de resumo anotaccedilotildees e observaccedilotildees satildeo obrigatoacuterios uma vez que completam eou facilitam a recupe-raccedilatildeo de informaccedilotildees da ata substituindo as anotaccedilotildees marginais na lavratura de atas Para esse fim deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPEacute (footnotes) presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade

5 AS NOTAS DE RODAPEacute

1 Deveratildeo ser referenciadas no texto por nuacutemero sequumlenciais iniciando e 1 em cada ata

2 Deveratildeo utilizar agrave mesma fonte do corpo da ata mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 25 mm) como

por exemplo ARIAL 10 TIMES NEW ROMAN 10 etc

3 Deveratildeo ser separadas do corpo da ata por um traccedilo contiacutenuo com aproximadamente 10 cm de extensatildeo

(ou seja natildeo deveraacute estender-se por toda a largura da paacutegina)

4 Esse recurso quando bem utilizado permitiraacute uma busca raacutepida de quaisquer informaccedilotildees que se deseje

obter que esteja contida na ata

Art Artigo

CD Coacutedigo de Disciplina

CIIPB Constituiccedilatildeo da Igreja

diaacutec Diaacutecono

N Nuacutemero

pf proacuteximo futuro

pp proacuteximo passado

Pr Pastor

Pres Presidente

Presb Presbiacutetero

Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro

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5 As seguintes notas deveratildeo sempre existir na ata

Nuacutemero da ata data e hora de iniacutecio da reuniatildeo ou assembleacuteia geral Pastores e diaacuteconos presentes Leitura e aprovaccedilatildeo de relatoacuterios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reuniatildeo ou assembleacuteia geral com referecircncia resumida Nuacutemero da ata data e hora de teacutermino da reuniatildeo ou assembleacuteia geral

6 DIVISOtildeES DO TEXTO DA ATA

As seguintes divisotildees do texto da ata satildeo sugeridas

1 ASSUNTOS INTERNOS

Informaccedilotildees da Tesouraria Congregaccedilotildees Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria

2 ASSUNTOS EXTERNOS

Pastores e Outros Conciacutelios Correspondecircncias Recebidas

7 TRANSCRICcedilOtildeES

As transcriccedilotildees de documentos tais como Atas da Assembleacuteia Estatutos etc quando necessaacuterias deveratildeo ser feitas obedecendo-se os mesmos criteacuterios para confecccedilatildeo das atas exceccedilatildeo feita agraves assinaturas que natildeo deveratildeo constar

8 NUMERACcedilAtildeO DAS PAacuteGINAS

Cada paacutegina seraacute numerada sequumlencialmente sendo que a primeira paacutegina de cada livro teraacute o nuacutemero UM A numeraccedilatildeo deveraacute ser informada no canto inferior ou superior direito de cada paacutegina sendo que a fonte teraacute o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata e seraacute formatada apenas com negrito Os termos de abertura e encerramento natildeo seratildeo numerados

9 ASSINATURAS

Ao final de cada ata imediatamente apoacutes o texto da ata o secretaacuterio deveraacute assinar a ata com caneta preta ou azul Cada paacutegina da ata seraacute devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretaacuterio proacuteximo ao nuacute-mero da paacutegina Os termos de encerramento e abertura seratildeo tambeacutem devidamente assinados e rubricados conforme CIIPB 10 INCLUSAtildeO DOS TERMOS DE ABERTURA ENCERRAMENTO E APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE

ATAS

101 TERMO DE ABERTURA

Na primeira paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ABERTURA A redaccedilatildeo eacute a seguinte

102 TERMO DE ENCERRAMENTO

Na uacuteltima paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ENCERRAMENTO A redaccedilatildeo sugeria eacute a seguinte

TERMO DE ABERTURA

Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviraacute para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presidente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeo anexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema de grampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeo Deveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

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saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

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Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

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Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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ADMINISTRACcedilAtildeO COMO LIDERAR

COMO ADMINISTRAR SEU LIacuteDER

Foi-se o tempo em que a secretaacuteria era apenas uma carregadora do piano do chefe Ela hoje tem que conhecer discutir e aprofundar o conceito de LIacuteDER Para ajudar seu liacuteder a deixar de ser - ou cada vez ser menos - um chefe juraacutessico E tambeacutem para assumir sua postura de liacuteder jaacute que a Secretaacuteria Moderna hoje muitas vezes eacute responsaacutevel por muitas das pessoas que cuidam dos serviccedilos internos da organizaccedilatildeo Vocecirc secretaacuteria eacute uma LIacuteDER MODERNA Seu superior hieraacuterquico pode ser enquadrado na ca-tegoria de um LIacuteDER MODERNO Para ajudaacute-la a responder essas questotildees aplicamos aqui um TESTE Nesta semana vocecirc teraacute as primeiras 10 questotildees Nas semanas seguintes publicaremos no site o resto do teste e o gabarito com totalizaccedilatildeo de pontos Aleacutem disso vamos discutir tambeacutem cada um dos aspectos Boa sorte

EM RELACcedilAtildeO Agrave EQUIPE QUE TRABALHA ATUALMENTE SOB MINHA RESPONSABI-LIDADE POSSO DIZER QUE a) Mantenho certa desconfianccedila sobre o desempenho de alguns colaboradores o que eacute necessaacuterio para as melhorias b) Confio no alto comprometimento de toda a equipe e fico tranquumlilo c) Acredito que ainda vou conseguir que todos tenham responsabilidade sobre o trabalho como um todo 2) NO QUE DIZ RESPEITO AO FUTURO MEUS COLABORADORES PODEM ESTAR CERTOS DE QUE a) Vou-me esforccedilar sempre para que saibam para onde estamos indo e por quecirc b) Providenciarei sempre para que sejam surpreendidos com mudanccedilas de objetivos para que natildeo se acomodem c) Minha visatildeo do futuro deveraacute ser descoberta por eles mesmos no dia a dia 3) ACREDITO QUE O LIacuteDER TEM DE DAR O EXEMPLO PESSOAL EM TUDO AQUILO QUE ELE ESPERA DOS OUTROS a) Totalmente falso b) Soacute agraves vezes c) Completamente verdadeiro 4) NOS MOMENTOS DE CRISES OS VERDADEIROS LIacuteDERES MOSTRAM a) Que eacute possiacutevel manter-se digno e calmo sob qualquer situaccedilatildeo estimulando-se assim a busca de soluccedilotildees inteligentes b) Que satildeo humanos e por isso mesmo natildeo escondem suas contradiccedilotildees ao enfrentar o problema c) Que nem sempre o liacuteder precisa estar presente nessa hora deixando para equipe a criatividade das soluccedilotildees 5) O MOMENTO DE COMPETITIVIDADE ATUAL REQUER QUE SE CORRA RISCOS ENTRETANTO PARA MINHA EQUIPE O IMPORTANTE Eacute a) Que todos os colaboradores tenham consciecircncia que natildeo haacute mais estabilidade no emprego e portanto excesso de risco pode gerar demissatildeo b) Que tenham sempre a coragem de errar e reconhecer seus erros desde que estejam arriscando em prol das metas e diretrizes da organizaccedilatildeo c) Que natildeo fiquem buscando a tempo todo o novo pelo novo

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CONTINUACcedilAtildeO PAGINA ANTERIOR

6) UM LIacuteDER TEM A OBRIGACcedilAtildeO DE SABER TANTO OU MAIS QUE SEUS COLABO-RADORES EM QUALQUER ASSUNTO DO SETOR QUE LIDERA a) Nem sempre b) Pelo contraacuterio ele eacute um generalista cercado de especialistas c) Invariavelmente 7) NA MINHA EQUIPE NAtildeO ADMITO DIVERGEcircNCIAS DE OPINIOtildeES POIS ISSO AFE-TA A HARMONIA EM BUSCA DA QUALIDADE a) Aleacutem disso com um pouco de medo de falar o que se pensa evita-se a politicagem e os assuntos pessoais b) Isso eacute um grande mentira c) Isso soacute eacute parcialmente verdade a despeito de eu procurar contratar pessoas com espiacuteri-to jovem estimulando a contestaccedilatildeo 8) O TIPO DE PROFISSIONAL QUE SE ADAPTA RAPIDAMENTE Agrave MINHA EQUIPE Eacute AQUELE QUE a) Diz natildeo com muita facilidade b) Diz sim com bastante agilidade c) Hesita quase sempre entre o sim e o natildeo 9) AS QUESTOtildeES COMPLEXAS OBTEacuteM DE MIM QUASE SEMPRE a) Uma resposta tambeacutem complexa jaacute que minha equipe saberaacute elucidar b) A decisatildeo de que assumo a responsabilidade e tomo a dianteira c) Respostas simples que evitem a burocracia nas soluccedilotildees 10) O ADJETIVO SONHADOR CABE NUM LIacuteDER QUANDO a) Queremos elogiaacute-lo em sua insistecircncia em ter uma visatildeo b) Queremos criticaacute-lo de forma definitiva c) Queremos indicar que ele vive fora da realidade 11) O LIacuteDER NAtildeO TEM NECESSARIAMENTE QUE ADOTAR SEMPRE UM COMPOR-TAMENTO COMPATIacuteVEL COM AQUILO QUE PREGA a) Sem duacutevida b) Errado c) Eu fique em duacutevida sobre isso 12) SOBRE A CONSECUCcedilAtildeO DOS OBJETIVOS DO GRUPO O LIacuteDER DEVE a) Demonstrar claramente que eles seratildeo atingidos a despeito das mudanccedilas que podem ocorrer no cenaacuterio geral b) Indicar que ele eacute passiacutevel de fracasso como qualquer empreendimento humano c) Mostrar determinaccedilatildeo mas ficar sensiacutevel e influenciaacutevel pelo grupo

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13) JAacute NAtildeO SE FALA TANTO EM EMPOWERMENT EFEITO ZAPP E OUTRAS NOVIDADES DE DESCENTRALIZACcedilAtildeO DO PODER NA EMPRESA PORQUE a) Jaacute ficou bem claro que isso atrapalha a produtividade pela falta de diretrizes fortes que acarreta b) Jaacute natildeo haacute mais necessidade de se enfatizar tanto que eacute vital para a organizaccedilatildeo o com-partilhamento do poder c) Concordo com o conceito mas ainda natildeo conhecia esses termos 14) NA (S) MINHA (S) EQUIPE (S) CONTO COM a) Admiradores b) Subordinados c) Seguidores 15) GARANTO A MOTIVACcedilAtildeO NA EQUIPE GRACcedilAS a) Ao investimento em treinamento especiacutefico para isso b) Agrave forccedila da nossa causa na empresa c) Aos bons salaacuterios que recebem 16) O PESSOAL DA MINHA EQUIPE ESTAacute MAIS OCUPADO EM SABER a) Por quecirc fazemos as coisas acontecerem b) Como fazer as coisas acontecerem c) Quando vamos fazer isso 17) NO GERAL MEU COMPORTAMENTO NA LIDERANCcedilA Eacute CARACTERIZADO POR a) Amizade e bom-humor b) Seriedade e respeito c) Um distanciamento das emoccedilotildees para ser sempre justo 18) SOacute Eacute POSSIacuteVEL SER UM VERDADEIRO LIacuteDER SE a) Vocecirc nasceu para isso b) Vocecirc se faz assim na busca de resultados c) Vocecirc tem caracteriacutesticas de super-heroacutei 19) O CONSTANTE FLUXO DE INFORMACcedilOtildeES E AS MUDANCcedilAS EXIGEM QUE O LIacute-DER a) Demonstre gosto pelo aprendizado constante b) Adapte rapidamente as circunstacircncias agraves suas metas c) Demonstre que jaacute sabia de tudo 20) A REPUTACcedilAtildeO DE UM LIacuteDER DEVE FICAR EM SEGUNDO PLANO DIANTE DOS RESULTADOS QUE CONSEGUE COM A EQUIPE a) De fato a equipe admira mais o arrojo que a eacutetica b) De forma alguma pois a confiabilidade do liacuteder repousa na eacutetica c) Depende das circunstacircncias isso eacute verdadeiro ele vive fora da realidade

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Antigamente quando uma empresa fabricava - por exemplo - sabatildeo em poacute ela colocava no final da esteira de produccedilatildeo um pessoal encarregado de reti-rar as caixas de sabatildeo que estivessem defeituosas ou com o peso errado Mais tarde com a evoluccedilatildeo da tecnologia esse pessoal foi substituiacutedo por ceacute-lulas fotoeleacutetricas Ou seja a caixa fora dos padrotildees era automaticamente descartada Entretanto com o passar dos anos percebeu-se que mesmo evitando-se que o produto defeituoso chegasse ao consumidor as perdas jaacute haviam ocorrido Era preciso colocar o controle de qualidade natildeo no final da linha mas no co-meccedilo de tudo A qualidade natildeo comeccedila quando a empresa compra a mateacuteria-prima ou em qualquer dessas etapas Ela se inicia no primeiro telefonema - ou na primeira conversa - a respeito de um projeto Tudo e todos tecircm de estar envolvidos com a qualidade desde o princiacutepio Esse conceito foi criado por dois norte-americanos A Juran e E Deming a partir dos avanccedilos de produtividade e qualidade durante a Segunda Guerra Mundial Em 1951 eles foram ensinar os japoneses e estes aprimoraram mui-tos dos sistemas e estrateacutegias do que se chamou de Total Quality Control Dentro do TQC eacute preciso saber que a etapa subsequumlente eacute cliente da prece-dente Eacute uma cadeia de atendimento com excelecircncia que percorre cada pes-soa e cada local da organizaccedilatildeo Hoje com o avanccedilo da prestaccedilatildeo de servi-ccedilos (mesmo quem produz industrialmente agora tem que se preocupar mais com os serviccedilos que presta) eacute nessa aacuterea que a qualidade total tem que apa-recer Leia discuta e proponha debates na sua empresa sobre a qualidade total U-ma pessoa soacute pode matar o esforccedilo de uma empresa inteira O que pode a-contecer por pura falta de informaccedilatildeo e natildeo por maacute vontade Secretaacuteria faccedila uma autocriacutetica seu trabalho eacute feito dentro do conceito de qualidade total

Qualidade Total DICA 1 O QUE Eacute QUALIDADE TOTAL

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DICA 2 - AS PALAVRAS PROIBIDAS Proibidas talvez seja um exagero Palavras que devem ser evitadas dependendo das cir-cunstacircncias Elas podem significar inseguranccedila viacutecios de linguagem falta de credibilidade etc Faz parte da qualidade total no atendimento nos preocuparmos com a postura a voz as palavras o comportamentoe por aiacute afora Comecemos com estas seis palavrinhas perigosas 1) MAS - Quando eacuteramos crianccedilas nossos pais - quando estavam com pouco dinheiro - diziam mais ou menos o seguinte Vocecirc se comportou bem estaacute indo bem na escola masneste Natal natildeo podemos comprar o presente que vocecirc pediu Depois crescemos e o(a) namorado(a) certo dia chega e diz Vocecirc tem sido muito bacana comigo tem feito tudo o que eu gosto maseu estou precisando dar um tempo Aiacute crescemos mais um pouquinho e quem estaacute agrave nossa frente eacute o gerente do Banco com a seguinte explicaccedilatildeo Vocecirc tem um bom cadastro eacute um bom cliente masa diretoria suspendeu todas as ope-raccedilotildees desse tipo Eacute assim que a palavra mas se incorpora em nosso subconsciente como algo negativo Tente substituir o mas pelo e sempre que possiacutevel Por exemplo ao inveacutes de dizer O Dr Fulano estaacute mas se encontra em reuniatildeo afirme Ele se encontra na empresa e estaacute no momento numa reuniatildeo Posso ajudaacute-lo 2) TALVEZ - Seja mais assertiva Declare Vamos fazer Faremos todo o esforccedilo Vamos consultar todas as alternativas e certamente iremos dar um jeito adequadamen-te O talvez denota vacilaccedilatildeo inseguranccedila 3) NAtildeO QUER - Pergunte ao cliente o que ele deseja e natildeo aquilo que ele natildeo quer O Sr Natildeo quer ligar numa outra hora Resposta Natildeo quero uma soluccedilatildeo agora As ve-zes vocecirc entra numa loja e a balconista desavisada logo pergunta Natildeo quer levar uma camisa Adivinha qual eacute a resposta 4) FACcedilA ISSO - Natildeo decirc ordens ao cliente Ligue amanhatilde que iremos atendecirc-lo Preencha o formulaacuterio e nos envie o ano que vem Peccedila solicite sugira decirc indicaccedilotildees Seja cordial amaacutevel e simpaacutetica Jamais ordene 5) GERUacuteNDIO - Este tempo verbal eacute o paraiacuteso das secretaacuterias Inventado no Brasil (sim porque em Portugal eles desconhecem essa declinaccedilatildeo Laacute eles dizem estou a comer e natildeo estou comendo) o geruacutendio invadiu os escritoacuterios como uma praga Geralmente eacute utilizado pelas esforccediladas secretaacuterias na esperanccedila de estarem sendo gentis e delicadas Soacute que viraram um estigma Denotam falta de firmeza Meu chefe vai estar chegando a-manhatilde entatildeo estarei falando com ele e em seguida pretendo estar retornando a sua liga-ccedilatildeo E eu aqui do outro lado da linha vou estar me irritando Prefira assim O Alfredo chegaraacute amanhatilde de manhatilde Falo com ele o mais raacutepido possiacutevel e em seguida retornarei sua ligaccedilatildeo Estaacute bom assim 6) UM MINUTINHO - No mundo inteiro essa unidade de tempo passou a existir Agora e-xiste a hora o minuto o segundo eo minutinho que geralmente leva mais de uma hora Veja a dia das estatiacutesticas Ningueacutem aguumlenta mais esperar no telefone Se for demorar por favor avise mais ou menos quanto tempo e caso seja muito peccedila para retornar a liga-ccedilatildeo depois

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Antes de mais nada vamos dar uma olhada em quais satildeo as expectativas do cliente quando fazem negoacutecios com as nossas empresas Com o tempo iremos aprofundar um pouco cada um desses itens Por ora nos atemos agrave questatildeo do atendimento telefocircnico Como vimos dois itens satildeo neste caso muito in-teressantes Descaso e Despreparo de quem atende Isso chateia o cliente A secretaacuteria que demonstra desconhecer os produtos e serviccedilos da empresa atende de forma desaforada que se limita a dizer ao consumidor que aqui-lo natildeo eacute com ela O atendimento telefocircnico eacute fundamental no processo de fidelizaccedilatildeo dos clientes E tam-beacutem para o ambiente de produtividade Entatildeo vamos agraves dicas que vocecirc natildeo pode des-prezar 1) Lembre-se ao atender um chamado telefocircnico vocecirc eacute o departamento ou a empre-sa Quem estaacute do outro lado da linha vai formar uma imagem do setor ou da organiza-ccedilatildeo a partir do seu comportamento 2) Credibilidade soacute prometa o que vocecirc pode cumprir Responsabilize-se pelo encami-nhamento seguro do problema caso ele natildeo seja atinente agrave sua aacuterea 3) Boa receptividade seja cordial Deixe transparecer um sorriso na sua voz Tenha boa disposiccedilatildeo e bom acircnimo ao telefone 4) Empatia mostre aos clientes (internos e externos) que o problema deles eacute tambeacutem o seu 5) Seguranccedila natildeo vacile ao dar a resposta ou encaminhar a questatildeo Demonstre que vocecirc sabe onde com quem e porque estaacute trabalhando ali 6) Atenda no maacuteximo ao terceiro toque Pode ser que ao soar a campainha pela quar-ta vez o cliente jaacute se dirigiu ao concorrente 7) Utilize os recursos de transferecircncias de chamadas da secretaacuteria eletrocircnica e tudo o mais que possa deixaacute-la mais agrave vontade na empresa Mas controle tudo Os retornos tecircm que ser raacutepidos as pessoas incluiacutedas nas transferecircncias tecircm de ser bem orienta-das 8) Atenda com seu nome o nome da empresa e do departamento Depois ofereccedila ajuda a quem ligou 9) PADRONIZE por uacuteltimo queremos lembrar a necessidade de uma padronizaccedilatildeo Se a organizaccedilatildeo que vocecirc trabalha ainda natildeo tomou essa providecircncia faccedila-o pelo menos no seu departamento Como atender como preparar os recados por escrito quem se responsabiliza pelo que

Qualidade Total DICA 3 A IMPORTAcircNCIA DO ATENDIMENTO

TELEFOcircNICO

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Sempre que devo falar com algueacutem importante sinto certo nervosismo mesmo que a pes-soa esteja esperando meu telefonema Passar pela secretaacuteria costuma ser um constrangi-mento Ligo por exemplo para um amigo executivo Dou meu nome Ouccedila a pergunta - De onde o senhor eacute - De marte acabo de aterrissar Eacute impressionante o nuacutemero de vezes que jaacute me perguntaram de onde sou Dizer o que Onde nasci Outras fazem o gecircnero iacutentimo mas mais falso do que uma jiboacuteia ao sorrir pa-ra um coelhinho - Oi querido Um instantinho meu amor Ele natildeo pode atender coraccedilatildeo Natildeo sou de fer-ro adoro ser chamado de meu amor Imagino a desconhecida do outro lado Dentinhos separados como os da Zeacutelia (que sempre teve um bioacutetipo perfeito para secretaacuteria) Cabelos loiros no tom da Rosane Collor (outra que) Oacuteculos como os da Erundina De-sisto Sei que chama a todos de meu amor a melosa Tambeacutem natildeo faltam as riacutegidas que ultrapassam o limite da gafe para a indelicadeza total Um amigo acaba de se separar Ligo para dar solidariedade Ouccedilo um rosnado e uma voz metaacutelica - Poderia me adiantar o assunto - Eacute particular A voz ganha um tom mais irritado - Ele natildeo gosta que eu passe a ligaccedilatildeo sem saber do que se trata - Explique que eacute sobre sexo Ouccedilo um suspiro nervoso Logo ela retorna a voz melodiosa Descobriu que sou amigo do chefe - Jaacute vou passar para eeeeeeele Soacute falta oferecer cafezinho pelo telefone Reflito como eacute falsa a humanidade Mas fran-queza tambeacutem eacute fogo - Vou ver se ele pode atender Eacute possiacutevel uma resposta mais fina mais elegante do que essa Nem mamatildee dinossauro seria tatildeo sutil Se existisse lei para o comportamento das secretaacute-rias algumas mereceriam um bom processo Como as que perguntam - O senhor eacute da parte de quem - De mim mesmo faz favor Quanto mais importante o figuratildeo mas importantes algumas secretaacuterias se sentem Ficam tatildeo esnobes quanto a rainha da Inglaterra Algumas gastam todo o salaacuterio em roupas de seda cabeleireiro bijuterias caras e perfumes importados - ateacute andam mais bem vestidas do que a mulher do patratildeo mesmo que o saldo no banco atinja o vermelho e vivam numa roleta financeira com os crediaacuterios Nervosas atendem ao telefone como se estivessem deitadas em um sofaacute de veludo - Eu natildeo sei se ele vai poder falar Estaacute muito ocupado Muitos homens eacute verdade adoram ter secretaacuterias tatildeo arrumadas quanto um poodle e com o comportamento de um dobermann Outros sofrem Sabe-se que satildeo comuns as secretaacute-rias com ciuacutemes do chefe Odeiam voz de mulher - Mas ele pediu que eu ligasse para combinar sobre hoje agrave noite - Deixe recado eacute melhor Ele estaacute falando com a esposa

Qualidade Total DSICA 4

ATENDIMENTO TELEFOcircNICO PARA SECRETAacuteRIA

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Enfrentar situaccedilotildees de saia justa faz parte do dia-a-dia da secretaacuteria Talvez por isso atu-em como se cada telefonema fosse um ataque inimigo Evitar as gafes natildeo faz mal a nin-gueacutem Um ex-prefeito de Satildeo Paulo certa vez ligou pessoalmente a um empresaacuterio e se anunciou agrave secretaacuteria A moccedila morreu de rir - Essa eacute boa Diz quem eacute Estou reconhecendo essa voizinha Estaacute procurando emprego ateacute hoje E natildeo ri nem em show humoriacutestico Vocecirc se identificou com algum dos exemplos colocados pelo autor Eacute essencial que noacutes profissionais de secretariado busquemos a excelecircncia no atendimen-to porque as nossas accedilotildees muitas vezes refletem na imagem da empresa Abaixo algu-mas dicas para um atendimento telefocircnico adequado 1) Natildeo pergunte quem estaacute falando o que vocecirc quer saber natildeo eacute o nome da pessoa que estaacute falando entatildeo pergunte - Por favor qual o seu nome 2) De onde eacute como disse o autor sou de marte qual a informaccedilatildeo que vocecirc deseja sa-ber - Qual eacute a sua empresa - Para qual empresa o senhor trabalha 3) O senhor pode me adiantar o assunto Tire esta frase do seu vocabulaacuterio eacute arrogante ou aquela o meu diretor soacute atende se souber o assunto simplesmente diga - o senhor gostaria de me adiantar o assunto - o Sr (nome do seu chefe) jaacute tem conhecimento do assunto Se a pessoa natildeo quiser adiantar o assunto natildeo force a barra diga ao seu chefe que a pessoa natildeo quis adiantar o assunto ou disse que o ele o seu chefe jaacute sabe do que as-sunto 4) Evite usar um instantinho um momentinho um segundinho estas palavras natildeo combinam com um bom atendimento o correto eacute dizer um momento por favor e ao retor-nar agradeccedila a pessoa por ter aguardado 5) Sempre use as palavras maacutegicas por favor obrigada - Sr(nome) Sra(nome) desculpe 6) E natildeo se esqueccedila de permitir permissatildeo para falar ou transferir seu chefe se vocecirc ligar para o celular de qualquer pessoa 7) Crie um padratildeo para o seu atendimento nome da empresa departamento seu nome e saudaccedilatildeo Ex Secretariando - Operacional - Kaacutetia - Bom Dia 8) Sempre trate a pessoa formalmente somente mude o tratamento quando ela permitir ou lhe pedir Muito Importante anote tudo assim que ele disser o nome anote anote o nome da em-presa anote o assunto natildeo confie na sua memoacuteria porque ela normalmente falha princi-palmente porque sempre estamos fazendo vaacuterias coisas ao mesmo tempo Natildeo eacute educado vocecirc perguntar de novo Qual eacute o seu nome mesmo Fala para que eu possa te ver - Soacutecrates Espero que de alguma forma essa mensagem possa ajudaacute-la em seu dia-a-dia Um bom atendimento

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Modelos de Curriacuteculo

(colocar na parte superior da folha no centro em negrito)

Objetivo Deve conter o cargo e a aacuterea pretendida de forma clara e simples Nunca coloque opccedilotildees de cargos e aacutereas num mesmo curriacuteculo para natildeo passar a impressatildeo de estar aceitando qualquer proposta Se houver interesse em mais de uma aacuterea opte pelo curriacuteculo flexiacutevel Qualificaccedilotildees Abrange tempo no mercado atividades e experiecircncias profissionais O quecirc vocecirc realizou implantaccedilatildeo de sistemas programas e projetos aumento nos lucros ou produccedilatildeo etc Destaque as experiecircncias ligadas agrave funccedilatildeo pretendida Experiecircncia Profissional Estatildeo relacionadas agraves empresas nas quais vocecirc trabalhou Comece da uacuteltima para a pri-meira empresa colocando dados como nome da organizaccedilatildeo cargo tempo de trabalho e atividades resultados Coloque as datas de entrada e saiacuteda Serviccedilos temporaacuterios devem ser citados deixando clara essa temporariedade Para profissionais com mais de 20 anos no mercado de trabalho geralmente natildeo haacute necessidade de citar as primeiras empresas em que trabalhou Formaccedilatildeo Acadecircmica Escolaridade Pode vir logo abaixo do objetivo quando a formaccedilatildeo acadecircmica representar um grande diferencial Neste item estatildeo o curso nome da instituiccedilatildeo e ano de conclusatildeo As informa-ccedilotildees devem estar de forma decrescente do uacuteltimo curso para o primeiro Natildeo haacute necessidade de citar a escola em que fez o primeiro e o segundo graus nem ane-xar coacutepias de diplomas e atestados Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Idiomas Indique o idioma colocando ao lado seu grau de conhecimento baacutesico intermediaacuterio e fluente O inglecircs eacute fundamental para a maioria dos cargos principalmente nos niacuteveis ge-renciais Ao mencionaacute-lo provavelmente vocecirc passaraacute por um teste praacutetico Informaacutetica Outro requisito fundamental hoje em dia Relacione os aplicativos que domina Cursos Complementares Inicie mencionando os cursos mais condizentes com o seu objetivo Coloque em ordem decrescente o nome do curso a instituiccedilatildeo ano e duraccedilatildeo Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Natildeo deixe de mencionar cursos que natildeo te-nham a ver com sua aacuterea desde que cite como eles contribuiacuteram para seu desenvolvi-mento Por exemplo como o curso de teatro ajudou-o a perder o medo e a inibiccedilatildeo de falar em puacuteblico e em reuniotildees

Nome

Endereccedilo Idade

TelefonecelularPagere-mail Estado civil

(lado esquerdo) (lado direito)

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Carta a uma resposta negativa da empresa

Eu sei eacute duro responder positivamente a uma empresa que acaba de dizer que natildeo quer saber de vocecirc Mas acredite eacute um excelente exerciacutecio para elevar a auto-estimae para manter as portas abertas a novas oportunidades na proacutepria empresa Vocecirc pode se mostrar decepcionado mas natildeo deixe transparecer amargura E sem ser ufanista em demasia pode terminar a carta dizendo que vocecirc ainda se considera o me-lhor candidato para o cargo A Carlos Santos Recrutamento e Seleccedilatildeo Internet do Brasil Prezado Carlos Foi com bastante decepccedilatildeo ndash natildeo vou negar ndash que recebi a sua comunicaccedilatildeo informan-do que natildeo fui selecionado para ocupar o cargo de analista de sistemas da empresa Depois das vaacuterias etapas pelas quais passei no processo de seleccedilatildeo conhecendo natildeo soacute os profissionais de RH mas tambeacutem os responsaacuteveis pelo Departamento de Tecno-logia realmente achei que seria o escolhido uma vez que acredito ter o perfil adequado para a vaga Se fosse possiacutevel gostaria de saber quais os criteacuterios utilizados para definir a escolha final pois este fato pode ser muito importante para eu melhorar minha performance pro-fissional De qualquer forma agradeccedilo a atenccedilatildeo que me foi dispensada por todos com quem entrei em contato Participar deste processo foi uma experiecircncia muito enriquecedora faltando ldquoapenasrdquo a contrataccedilatildeo para ser perfeita Espero ter novas oportunidades em breve pois realmente me considero o analista ideal para resolver os problemas do departamento e tambeacutem para acrescentar um importan-te diferencial de mercado agrave empresa Mais uma vez obrigado por tudo Atenciosamente Juliano Silva (Assine)

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Modelo de carta de apresentaccedilatildeo

Roberto Gomes Gerente de Recrutamento PGF Ltda Av do Chaacute Satildeo Paulo - SP Brasil 18 de maio 2000 Prezado Sr Gomes Li recentemente sobre os planos de expansatildeo de sua companhia Tenho extremo interes-se em trabalhar no desenvolvimento do mercado do seu novo projeto para 2001 Comple-tarei meu mestrado em Administraccedilatildeo de Empresas com especializaccedilatildeo em Marketing na PUC em maio de 2000 Tenho consideraacutevel experiecircncia em marketing em duas grandes multinacionais - Johnson amp Johnson e American Express - onde tive a oportunidade de participar do lanccedilamento de vaacuterios produtos locais aleacutem de ser responsaacutevel pelo treinamento da equipe de vendas O trabalho em multinacionais tambeacutem contribuiu para aumentar minhas habilidades em co-municaccedilatildeo e lideranccedila Meu curriacuteculo em anexo apresenta as minhas qualificaccedilotildees em detalhe Seria um prazer ter a oportunidade de discuti-las pessoalmente Estou certa de que a minha performance seraacute eficaz e coerente com o alto padratildeo da PGF Ltda assim que tiver a chance de de-monstraacute-la Atenciosamente Luciana Oliveira

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COMO CONFECCIONAR ATAS

1 OBJETIVO

O objetivo deste documento eacute instruir os secretaacuterios quanto agrave confecccedilatildeo de atas utilizando-se de um meio eletrocircnico (entenda-se computador) Surgiu face agrave ausecircncia de normas oficiais para este assunto uma vez que as resoluccedilotildees baixadas pelo Supremo Conciacutelio referem-se apenas agrave confecccedilatildeo de atas manualmente ou com uso de maacutequina de escrever

2 REFEREcircNCIAS

O presente documento tomou por base e eacute complementado pelas resoluccedilotildees SC90 BP doc 151 e Manual de Regu-lamentaccedilatildeo Geral que tratam respectivamente da confecccedilatildeo de atas com o uso de maacutequina de escrever manualmen-te

3 INSTRUCcedilOtildeES

O documento deveraacute ter seu layout definido segundo as seguintes especificaccedilotildees

31 TAMANHO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas de tamanho padratildeo do mercado tais como Carta (216 x 279 mm) A4 (210 x 297 mm) Ofiacutecio (216 x 315 mm) e outras Natildeo poderatildeo ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm

32 TIPO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas soltas ou contiacutenuas No caso do uso de folhas contiacutenuas apoacutes a impressatildeo a remalina deveraacute ser destacada

33 COR DO PAPEL

Poderaacute ser utilizada a cor branca Natildeo poderatildeo ser utilizadas cores berrantes que dificultam a leitura e tra-zem cansaccedilo aos olhos A cor branca no entanto eacute a recomendada por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto

34 MARGENS

Deveraacute ser utilizada a medida de trecircs centiacutemetros para as margens direita esquerda superior e inferior a partir da borda do papel No caso de se utilizar folhas contiacutenuas a largura da remalina deveraacute ser desconsi-derada sendo a margem contada a partir da borda real do papel Essa medida refere-se ao resultado final isto eacute pode ser necessaacuterio informar ao software valores diferentes de 3 cm no caso de natildeo conformidade dos valores informados aos softwares em relaccedilatildeo agrave impressatildeo propri-amente dita

35 DIRECcedilAtildeO DA IMPRESSAtildeO

O documento deveraacute ser impresso na sua posiccedilatildeo vertical (RETRATO ou PORTRAIR) Cada paacutegina seraacute impressa em apenas um dos lados (o verso deveraacute permanecer EM BRANCO)

36 BORDAS

Poderatildeo ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha

37 FORMATACcedilAtildeO

371 Fonte (tipo da letra)

As fontes a ser utilizada deveraacute ser uma fonte que propicie faacutecil leitura de tamanho natildeo menor que 3 mm e natildeo maior que 5 mm As seguintes fontes satildeo sugeridas Normal

Roman 12 Roman 14 Courier 12 Courier 14

True Type Arial 12 Arial 14 Times New Roman 12

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Times New Roman 14 ATM

Universe 12 Universe 14

372 Formataccedilatildeo do caractere

Deve-se formatar o caractere sem uso das caracteriacutesticas MAIUacuteSCULAS (uppercase) NE-GRITO (bold) SUBLINHADO (underline) e ITAacuteLICO (italic) O uso desses recursos de forma-taccedilatildeo fica restrito aos seguintes casos Maiuacutesculas utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra ou para tiacutetulos e subtiacutetulos no corpo da ata Negrito idem ao formato MAIUacuteSCULO com maior ecircnfase Sublinhado idem ao formato MAIUacuteSCULO com menor ecircnfase Itaacutelico nas citaccedilotildees ou transcriccedilotildees de textos e diaacutelogos entre aspas Essas formataccedilotildees diferenciadas podem ser combinadas Deve-se procurar no entanto evi-tar o uso constante dessas caracteriacutesticas o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formataccedilotildees Ao mesmo tempo deve haver uniformidade de formataccedilatildeo e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas

373 Espaccedilamento do caractere

Deveraacute ser utilizado o espaccedilamento normal da fonte

374 Cor do caractere

Deveraacute ser utilizada preferencialmente a cor preta por permitir maior contraste No caso de se optar por caracteres de outra cor devem-se utilizar cores que contrastem com o papel como azul escuro vermelho escuro verde escuro Cores muito brilhantes claras ou em tons pasteacuteis tendem a um maior esforccedilo da vista e devem ser evitadas

38 FORMATACcedilAtildeO DO PARAacuteGRAFO

381 Deslocamento da margem

O paraacutegrafo deveraacute ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem

382 Alinhamento

O Paraacutegrafo deveraacute se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens Na ausecircncia desse recurso de justificaccedilatildeo de paraacutegrafo no software utilizado pode-se utilizar o alinha-mento agrave esquerda Natildeo eacute permitido o alinhamento agrave direita e ao centro

383 Colunamento

O texto deveraacute ser composto por apenas uma coluna

384 Fluxo do Texto

O texto de cada ata deveraacute iniciar-se na primeira linha da paacutegina O texto deveraacute ser composto de um uacutenico paraacutegrafo O texto de cada ata deveraacute ocupar totalmente uma paacutegina No caso do texto da ata por si soacute natildeo completar a paacutegina ateacute a sua uacuteltima linha a(s) linha(s) restante(s) logo apoacutes a assinatu-ra do secretaacuterio deveraacute (atildeo) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hiacutefen (lsquo-rsquo) repetido em sequumlecircncia sem espaccedilos vazios

39 REDACcedilAtildeO

391 Iniacutecio da ata

ldquoAta nuacutemero (nuacutemero da ata) da Assembleacuteia Geral (extraordinaacuteria ou ordinaacuteria ou ainda solene e histoacuterica) da (nome da igreja) reunida no dia (dia) de (mecircs) de (ano) no (local da igreja) sito agrave (Endereccedilo Rua nuacutemero bairro) neste municiacutepio de (cidade e estado) A Assembleacuteia Geral foi presidida por (nome do presidente da reuniatildeo ou Assembleacuteia Ge-ral normalmente o pastor da Igreja) Estavam presentes os senhores membros A reuniatildeo ou Assembleacuteia Geral teve iniacutecio agraves (horaacuterio) com (exerciacutecio espiritual) Menciona-se o texto lido da liturgia e quem o fezrdquo

392 Teacutermino da ata

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ldquoNatildeo havendo mais nada para ser tratado encerrou-se a presente (horaacuterio do teacutermino) com uma oraccedilatildeo pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido) E eu (nome do secretaacuterio) secretaacuterio da igreja a tudo presente lavrei e assino a presente atardquo

393 Destaque de textos

O texto com o conteuacutedo propriamente dito da ata deveraacute ser sempre que possiacutevel dividido em itens bem definidos desta feita permitindo uma melhor utilizaccedilatildeo dos recursos de forma-taccedilatildeo de caractere (maiuacutesculas negrito itaacutelico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes permitindo uma raacutepida pesquisa posterior de informaccedilotildees no texto

394 Regras Gerais

Os nomes mencionados na ata deveratildeo sempre constar completos na primeira vez em que satildeo citados Posteriormente poder-se-aacute utilizar apenas o nome proacuteprio ou uma reduccedilatildeo que permita identificaccedilatildeo uacutenica Os numerais poderatildeo ser representados na forma de algarismos No caso de valores mone-taacuterios que seja de relevante importacircncia eacute conveniente completar a representaccedilatildeo por alga-rismos com o valor expresso por extenso As abreviaturas consagradas podem ser usadas Alguns exemplos seguem

Quando se tratar de inclusatildeo de membros deveratildeo ser mencionados os seguintes dados Modo da recepccedilatildeo Nome Complet

4 RESUMO ANOTACcedilOtildeES E OBSERVACcedilOtildeES

O uso de resumo anotaccedilotildees e observaccedilotildees satildeo obrigatoacuterios uma vez que completam eou facilitam a recupe-raccedilatildeo de informaccedilotildees da ata substituindo as anotaccedilotildees marginais na lavratura de atas Para esse fim deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPEacute (footnotes) presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade

5 AS NOTAS DE RODAPEacute

1 Deveratildeo ser referenciadas no texto por nuacutemero sequumlenciais iniciando e 1 em cada ata

2 Deveratildeo utilizar agrave mesma fonte do corpo da ata mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 25 mm) como

por exemplo ARIAL 10 TIMES NEW ROMAN 10 etc

3 Deveratildeo ser separadas do corpo da ata por um traccedilo contiacutenuo com aproximadamente 10 cm de extensatildeo

(ou seja natildeo deveraacute estender-se por toda a largura da paacutegina)

4 Esse recurso quando bem utilizado permitiraacute uma busca raacutepida de quaisquer informaccedilotildees que se deseje

obter que esteja contida na ata

Art Artigo

CD Coacutedigo de Disciplina

CIIPB Constituiccedilatildeo da Igreja

diaacutec Diaacutecono

N Nuacutemero

pf proacuteximo futuro

pp proacuteximo passado

Pr Pastor

Pres Presidente

Presb Presbiacutetero

Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro

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5 As seguintes notas deveratildeo sempre existir na ata

Nuacutemero da ata data e hora de iniacutecio da reuniatildeo ou assembleacuteia geral Pastores e diaacuteconos presentes Leitura e aprovaccedilatildeo de relatoacuterios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reuniatildeo ou assembleacuteia geral com referecircncia resumida Nuacutemero da ata data e hora de teacutermino da reuniatildeo ou assembleacuteia geral

6 DIVISOtildeES DO TEXTO DA ATA

As seguintes divisotildees do texto da ata satildeo sugeridas

1 ASSUNTOS INTERNOS

Informaccedilotildees da Tesouraria Congregaccedilotildees Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria

2 ASSUNTOS EXTERNOS

Pastores e Outros Conciacutelios Correspondecircncias Recebidas

7 TRANSCRICcedilOtildeES

As transcriccedilotildees de documentos tais como Atas da Assembleacuteia Estatutos etc quando necessaacuterias deveratildeo ser feitas obedecendo-se os mesmos criteacuterios para confecccedilatildeo das atas exceccedilatildeo feita agraves assinaturas que natildeo deveratildeo constar

8 NUMERACcedilAtildeO DAS PAacuteGINAS

Cada paacutegina seraacute numerada sequumlencialmente sendo que a primeira paacutegina de cada livro teraacute o nuacutemero UM A numeraccedilatildeo deveraacute ser informada no canto inferior ou superior direito de cada paacutegina sendo que a fonte teraacute o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata e seraacute formatada apenas com negrito Os termos de abertura e encerramento natildeo seratildeo numerados

9 ASSINATURAS

Ao final de cada ata imediatamente apoacutes o texto da ata o secretaacuterio deveraacute assinar a ata com caneta preta ou azul Cada paacutegina da ata seraacute devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretaacuterio proacuteximo ao nuacute-mero da paacutegina Os termos de encerramento e abertura seratildeo tambeacutem devidamente assinados e rubricados conforme CIIPB 10 INCLUSAtildeO DOS TERMOS DE ABERTURA ENCERRAMENTO E APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE

ATAS

101 TERMO DE ABERTURA

Na primeira paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ABERTURA A redaccedilatildeo eacute a seguinte

102 TERMO DE ENCERRAMENTO

Na uacuteltima paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ENCERRAMENTO A redaccedilatildeo sugeria eacute a seguinte

TERMO DE ABERTURA

Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviraacute para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presidente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeo anexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema de grampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeo Deveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

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saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

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Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

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Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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CONTINUACcedilAtildeO PAGINA ANTERIOR

6) UM LIacuteDER TEM A OBRIGACcedilAtildeO DE SABER TANTO OU MAIS QUE SEUS COLABO-RADORES EM QUALQUER ASSUNTO DO SETOR QUE LIDERA a) Nem sempre b) Pelo contraacuterio ele eacute um generalista cercado de especialistas c) Invariavelmente 7) NA MINHA EQUIPE NAtildeO ADMITO DIVERGEcircNCIAS DE OPINIOtildeES POIS ISSO AFE-TA A HARMONIA EM BUSCA DA QUALIDADE a) Aleacutem disso com um pouco de medo de falar o que se pensa evita-se a politicagem e os assuntos pessoais b) Isso eacute um grande mentira c) Isso soacute eacute parcialmente verdade a despeito de eu procurar contratar pessoas com espiacuteri-to jovem estimulando a contestaccedilatildeo 8) O TIPO DE PROFISSIONAL QUE SE ADAPTA RAPIDAMENTE Agrave MINHA EQUIPE Eacute AQUELE QUE a) Diz natildeo com muita facilidade b) Diz sim com bastante agilidade c) Hesita quase sempre entre o sim e o natildeo 9) AS QUESTOtildeES COMPLEXAS OBTEacuteM DE MIM QUASE SEMPRE a) Uma resposta tambeacutem complexa jaacute que minha equipe saberaacute elucidar b) A decisatildeo de que assumo a responsabilidade e tomo a dianteira c) Respostas simples que evitem a burocracia nas soluccedilotildees 10) O ADJETIVO SONHADOR CABE NUM LIacuteDER QUANDO a) Queremos elogiaacute-lo em sua insistecircncia em ter uma visatildeo b) Queremos criticaacute-lo de forma definitiva c) Queremos indicar que ele vive fora da realidade 11) O LIacuteDER NAtildeO TEM NECESSARIAMENTE QUE ADOTAR SEMPRE UM COMPOR-TAMENTO COMPATIacuteVEL COM AQUILO QUE PREGA a) Sem duacutevida b) Errado c) Eu fique em duacutevida sobre isso 12) SOBRE A CONSECUCcedilAtildeO DOS OBJETIVOS DO GRUPO O LIacuteDER DEVE a) Demonstrar claramente que eles seratildeo atingidos a despeito das mudanccedilas que podem ocorrer no cenaacuterio geral b) Indicar que ele eacute passiacutevel de fracasso como qualquer empreendimento humano c) Mostrar determinaccedilatildeo mas ficar sensiacutevel e influenciaacutevel pelo grupo

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13) JAacute NAtildeO SE FALA TANTO EM EMPOWERMENT EFEITO ZAPP E OUTRAS NOVIDADES DE DESCENTRALIZACcedilAtildeO DO PODER NA EMPRESA PORQUE a) Jaacute ficou bem claro que isso atrapalha a produtividade pela falta de diretrizes fortes que acarreta b) Jaacute natildeo haacute mais necessidade de se enfatizar tanto que eacute vital para a organizaccedilatildeo o com-partilhamento do poder c) Concordo com o conceito mas ainda natildeo conhecia esses termos 14) NA (S) MINHA (S) EQUIPE (S) CONTO COM a) Admiradores b) Subordinados c) Seguidores 15) GARANTO A MOTIVACcedilAtildeO NA EQUIPE GRACcedilAS a) Ao investimento em treinamento especiacutefico para isso b) Agrave forccedila da nossa causa na empresa c) Aos bons salaacuterios que recebem 16) O PESSOAL DA MINHA EQUIPE ESTAacute MAIS OCUPADO EM SABER a) Por quecirc fazemos as coisas acontecerem b) Como fazer as coisas acontecerem c) Quando vamos fazer isso 17) NO GERAL MEU COMPORTAMENTO NA LIDERANCcedilA Eacute CARACTERIZADO POR a) Amizade e bom-humor b) Seriedade e respeito c) Um distanciamento das emoccedilotildees para ser sempre justo 18) SOacute Eacute POSSIacuteVEL SER UM VERDADEIRO LIacuteDER SE a) Vocecirc nasceu para isso b) Vocecirc se faz assim na busca de resultados c) Vocecirc tem caracteriacutesticas de super-heroacutei 19) O CONSTANTE FLUXO DE INFORMACcedilOtildeES E AS MUDANCcedilAS EXIGEM QUE O LIacute-DER a) Demonstre gosto pelo aprendizado constante b) Adapte rapidamente as circunstacircncias agraves suas metas c) Demonstre que jaacute sabia de tudo 20) A REPUTACcedilAtildeO DE UM LIacuteDER DEVE FICAR EM SEGUNDO PLANO DIANTE DOS RESULTADOS QUE CONSEGUE COM A EQUIPE a) De fato a equipe admira mais o arrojo que a eacutetica b) De forma alguma pois a confiabilidade do liacuteder repousa na eacutetica c) Depende das circunstacircncias isso eacute verdadeiro ele vive fora da realidade

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Antigamente quando uma empresa fabricava - por exemplo - sabatildeo em poacute ela colocava no final da esteira de produccedilatildeo um pessoal encarregado de reti-rar as caixas de sabatildeo que estivessem defeituosas ou com o peso errado Mais tarde com a evoluccedilatildeo da tecnologia esse pessoal foi substituiacutedo por ceacute-lulas fotoeleacutetricas Ou seja a caixa fora dos padrotildees era automaticamente descartada Entretanto com o passar dos anos percebeu-se que mesmo evitando-se que o produto defeituoso chegasse ao consumidor as perdas jaacute haviam ocorrido Era preciso colocar o controle de qualidade natildeo no final da linha mas no co-meccedilo de tudo A qualidade natildeo comeccedila quando a empresa compra a mateacuteria-prima ou em qualquer dessas etapas Ela se inicia no primeiro telefonema - ou na primeira conversa - a respeito de um projeto Tudo e todos tecircm de estar envolvidos com a qualidade desde o princiacutepio Esse conceito foi criado por dois norte-americanos A Juran e E Deming a partir dos avanccedilos de produtividade e qualidade durante a Segunda Guerra Mundial Em 1951 eles foram ensinar os japoneses e estes aprimoraram mui-tos dos sistemas e estrateacutegias do que se chamou de Total Quality Control Dentro do TQC eacute preciso saber que a etapa subsequumlente eacute cliente da prece-dente Eacute uma cadeia de atendimento com excelecircncia que percorre cada pes-soa e cada local da organizaccedilatildeo Hoje com o avanccedilo da prestaccedilatildeo de servi-ccedilos (mesmo quem produz industrialmente agora tem que se preocupar mais com os serviccedilos que presta) eacute nessa aacuterea que a qualidade total tem que apa-recer Leia discuta e proponha debates na sua empresa sobre a qualidade total U-ma pessoa soacute pode matar o esforccedilo de uma empresa inteira O que pode a-contecer por pura falta de informaccedilatildeo e natildeo por maacute vontade Secretaacuteria faccedila uma autocriacutetica seu trabalho eacute feito dentro do conceito de qualidade total

Qualidade Total DICA 1 O QUE Eacute QUALIDADE TOTAL

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DICA 2 - AS PALAVRAS PROIBIDAS Proibidas talvez seja um exagero Palavras que devem ser evitadas dependendo das cir-cunstacircncias Elas podem significar inseguranccedila viacutecios de linguagem falta de credibilidade etc Faz parte da qualidade total no atendimento nos preocuparmos com a postura a voz as palavras o comportamentoe por aiacute afora Comecemos com estas seis palavrinhas perigosas 1) MAS - Quando eacuteramos crianccedilas nossos pais - quando estavam com pouco dinheiro - diziam mais ou menos o seguinte Vocecirc se comportou bem estaacute indo bem na escola masneste Natal natildeo podemos comprar o presente que vocecirc pediu Depois crescemos e o(a) namorado(a) certo dia chega e diz Vocecirc tem sido muito bacana comigo tem feito tudo o que eu gosto maseu estou precisando dar um tempo Aiacute crescemos mais um pouquinho e quem estaacute agrave nossa frente eacute o gerente do Banco com a seguinte explicaccedilatildeo Vocecirc tem um bom cadastro eacute um bom cliente masa diretoria suspendeu todas as ope-raccedilotildees desse tipo Eacute assim que a palavra mas se incorpora em nosso subconsciente como algo negativo Tente substituir o mas pelo e sempre que possiacutevel Por exemplo ao inveacutes de dizer O Dr Fulano estaacute mas se encontra em reuniatildeo afirme Ele se encontra na empresa e estaacute no momento numa reuniatildeo Posso ajudaacute-lo 2) TALVEZ - Seja mais assertiva Declare Vamos fazer Faremos todo o esforccedilo Vamos consultar todas as alternativas e certamente iremos dar um jeito adequadamen-te O talvez denota vacilaccedilatildeo inseguranccedila 3) NAtildeO QUER - Pergunte ao cliente o que ele deseja e natildeo aquilo que ele natildeo quer O Sr Natildeo quer ligar numa outra hora Resposta Natildeo quero uma soluccedilatildeo agora As ve-zes vocecirc entra numa loja e a balconista desavisada logo pergunta Natildeo quer levar uma camisa Adivinha qual eacute a resposta 4) FACcedilA ISSO - Natildeo decirc ordens ao cliente Ligue amanhatilde que iremos atendecirc-lo Preencha o formulaacuterio e nos envie o ano que vem Peccedila solicite sugira decirc indicaccedilotildees Seja cordial amaacutevel e simpaacutetica Jamais ordene 5) GERUacuteNDIO - Este tempo verbal eacute o paraiacuteso das secretaacuterias Inventado no Brasil (sim porque em Portugal eles desconhecem essa declinaccedilatildeo Laacute eles dizem estou a comer e natildeo estou comendo) o geruacutendio invadiu os escritoacuterios como uma praga Geralmente eacute utilizado pelas esforccediladas secretaacuterias na esperanccedila de estarem sendo gentis e delicadas Soacute que viraram um estigma Denotam falta de firmeza Meu chefe vai estar chegando a-manhatilde entatildeo estarei falando com ele e em seguida pretendo estar retornando a sua liga-ccedilatildeo E eu aqui do outro lado da linha vou estar me irritando Prefira assim O Alfredo chegaraacute amanhatilde de manhatilde Falo com ele o mais raacutepido possiacutevel e em seguida retornarei sua ligaccedilatildeo Estaacute bom assim 6) UM MINUTINHO - No mundo inteiro essa unidade de tempo passou a existir Agora e-xiste a hora o minuto o segundo eo minutinho que geralmente leva mais de uma hora Veja a dia das estatiacutesticas Ningueacutem aguumlenta mais esperar no telefone Se for demorar por favor avise mais ou menos quanto tempo e caso seja muito peccedila para retornar a liga-ccedilatildeo depois

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Antes de mais nada vamos dar uma olhada em quais satildeo as expectativas do cliente quando fazem negoacutecios com as nossas empresas Com o tempo iremos aprofundar um pouco cada um desses itens Por ora nos atemos agrave questatildeo do atendimento telefocircnico Como vimos dois itens satildeo neste caso muito in-teressantes Descaso e Despreparo de quem atende Isso chateia o cliente A secretaacuteria que demonstra desconhecer os produtos e serviccedilos da empresa atende de forma desaforada que se limita a dizer ao consumidor que aqui-lo natildeo eacute com ela O atendimento telefocircnico eacute fundamental no processo de fidelizaccedilatildeo dos clientes E tam-beacutem para o ambiente de produtividade Entatildeo vamos agraves dicas que vocecirc natildeo pode des-prezar 1) Lembre-se ao atender um chamado telefocircnico vocecirc eacute o departamento ou a empre-sa Quem estaacute do outro lado da linha vai formar uma imagem do setor ou da organiza-ccedilatildeo a partir do seu comportamento 2) Credibilidade soacute prometa o que vocecirc pode cumprir Responsabilize-se pelo encami-nhamento seguro do problema caso ele natildeo seja atinente agrave sua aacuterea 3) Boa receptividade seja cordial Deixe transparecer um sorriso na sua voz Tenha boa disposiccedilatildeo e bom acircnimo ao telefone 4) Empatia mostre aos clientes (internos e externos) que o problema deles eacute tambeacutem o seu 5) Seguranccedila natildeo vacile ao dar a resposta ou encaminhar a questatildeo Demonstre que vocecirc sabe onde com quem e porque estaacute trabalhando ali 6) Atenda no maacuteximo ao terceiro toque Pode ser que ao soar a campainha pela quar-ta vez o cliente jaacute se dirigiu ao concorrente 7) Utilize os recursos de transferecircncias de chamadas da secretaacuteria eletrocircnica e tudo o mais que possa deixaacute-la mais agrave vontade na empresa Mas controle tudo Os retornos tecircm que ser raacutepidos as pessoas incluiacutedas nas transferecircncias tecircm de ser bem orienta-das 8) Atenda com seu nome o nome da empresa e do departamento Depois ofereccedila ajuda a quem ligou 9) PADRONIZE por uacuteltimo queremos lembrar a necessidade de uma padronizaccedilatildeo Se a organizaccedilatildeo que vocecirc trabalha ainda natildeo tomou essa providecircncia faccedila-o pelo menos no seu departamento Como atender como preparar os recados por escrito quem se responsabiliza pelo que

Qualidade Total DICA 3 A IMPORTAcircNCIA DO ATENDIMENTO

TELEFOcircNICO

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Sempre que devo falar com algueacutem importante sinto certo nervosismo mesmo que a pes-soa esteja esperando meu telefonema Passar pela secretaacuteria costuma ser um constrangi-mento Ligo por exemplo para um amigo executivo Dou meu nome Ouccedila a pergunta - De onde o senhor eacute - De marte acabo de aterrissar Eacute impressionante o nuacutemero de vezes que jaacute me perguntaram de onde sou Dizer o que Onde nasci Outras fazem o gecircnero iacutentimo mas mais falso do que uma jiboacuteia ao sorrir pa-ra um coelhinho - Oi querido Um instantinho meu amor Ele natildeo pode atender coraccedilatildeo Natildeo sou de fer-ro adoro ser chamado de meu amor Imagino a desconhecida do outro lado Dentinhos separados como os da Zeacutelia (que sempre teve um bioacutetipo perfeito para secretaacuteria) Cabelos loiros no tom da Rosane Collor (outra que) Oacuteculos como os da Erundina De-sisto Sei que chama a todos de meu amor a melosa Tambeacutem natildeo faltam as riacutegidas que ultrapassam o limite da gafe para a indelicadeza total Um amigo acaba de se separar Ligo para dar solidariedade Ouccedilo um rosnado e uma voz metaacutelica - Poderia me adiantar o assunto - Eacute particular A voz ganha um tom mais irritado - Ele natildeo gosta que eu passe a ligaccedilatildeo sem saber do que se trata - Explique que eacute sobre sexo Ouccedilo um suspiro nervoso Logo ela retorna a voz melodiosa Descobriu que sou amigo do chefe - Jaacute vou passar para eeeeeeele Soacute falta oferecer cafezinho pelo telefone Reflito como eacute falsa a humanidade Mas fran-queza tambeacutem eacute fogo - Vou ver se ele pode atender Eacute possiacutevel uma resposta mais fina mais elegante do que essa Nem mamatildee dinossauro seria tatildeo sutil Se existisse lei para o comportamento das secretaacute-rias algumas mereceriam um bom processo Como as que perguntam - O senhor eacute da parte de quem - De mim mesmo faz favor Quanto mais importante o figuratildeo mas importantes algumas secretaacuterias se sentem Ficam tatildeo esnobes quanto a rainha da Inglaterra Algumas gastam todo o salaacuterio em roupas de seda cabeleireiro bijuterias caras e perfumes importados - ateacute andam mais bem vestidas do que a mulher do patratildeo mesmo que o saldo no banco atinja o vermelho e vivam numa roleta financeira com os crediaacuterios Nervosas atendem ao telefone como se estivessem deitadas em um sofaacute de veludo - Eu natildeo sei se ele vai poder falar Estaacute muito ocupado Muitos homens eacute verdade adoram ter secretaacuterias tatildeo arrumadas quanto um poodle e com o comportamento de um dobermann Outros sofrem Sabe-se que satildeo comuns as secretaacute-rias com ciuacutemes do chefe Odeiam voz de mulher - Mas ele pediu que eu ligasse para combinar sobre hoje agrave noite - Deixe recado eacute melhor Ele estaacute falando com a esposa

Qualidade Total DSICA 4

ATENDIMENTO TELEFOcircNICO PARA SECRETAacuteRIA

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Enfrentar situaccedilotildees de saia justa faz parte do dia-a-dia da secretaacuteria Talvez por isso atu-em como se cada telefonema fosse um ataque inimigo Evitar as gafes natildeo faz mal a nin-gueacutem Um ex-prefeito de Satildeo Paulo certa vez ligou pessoalmente a um empresaacuterio e se anunciou agrave secretaacuteria A moccedila morreu de rir - Essa eacute boa Diz quem eacute Estou reconhecendo essa voizinha Estaacute procurando emprego ateacute hoje E natildeo ri nem em show humoriacutestico Vocecirc se identificou com algum dos exemplos colocados pelo autor Eacute essencial que noacutes profissionais de secretariado busquemos a excelecircncia no atendimen-to porque as nossas accedilotildees muitas vezes refletem na imagem da empresa Abaixo algu-mas dicas para um atendimento telefocircnico adequado 1) Natildeo pergunte quem estaacute falando o que vocecirc quer saber natildeo eacute o nome da pessoa que estaacute falando entatildeo pergunte - Por favor qual o seu nome 2) De onde eacute como disse o autor sou de marte qual a informaccedilatildeo que vocecirc deseja sa-ber - Qual eacute a sua empresa - Para qual empresa o senhor trabalha 3) O senhor pode me adiantar o assunto Tire esta frase do seu vocabulaacuterio eacute arrogante ou aquela o meu diretor soacute atende se souber o assunto simplesmente diga - o senhor gostaria de me adiantar o assunto - o Sr (nome do seu chefe) jaacute tem conhecimento do assunto Se a pessoa natildeo quiser adiantar o assunto natildeo force a barra diga ao seu chefe que a pessoa natildeo quis adiantar o assunto ou disse que o ele o seu chefe jaacute sabe do que as-sunto 4) Evite usar um instantinho um momentinho um segundinho estas palavras natildeo combinam com um bom atendimento o correto eacute dizer um momento por favor e ao retor-nar agradeccedila a pessoa por ter aguardado 5) Sempre use as palavras maacutegicas por favor obrigada - Sr(nome) Sra(nome) desculpe 6) E natildeo se esqueccedila de permitir permissatildeo para falar ou transferir seu chefe se vocecirc ligar para o celular de qualquer pessoa 7) Crie um padratildeo para o seu atendimento nome da empresa departamento seu nome e saudaccedilatildeo Ex Secretariando - Operacional - Kaacutetia - Bom Dia 8) Sempre trate a pessoa formalmente somente mude o tratamento quando ela permitir ou lhe pedir Muito Importante anote tudo assim que ele disser o nome anote anote o nome da em-presa anote o assunto natildeo confie na sua memoacuteria porque ela normalmente falha princi-palmente porque sempre estamos fazendo vaacuterias coisas ao mesmo tempo Natildeo eacute educado vocecirc perguntar de novo Qual eacute o seu nome mesmo Fala para que eu possa te ver - Soacutecrates Espero que de alguma forma essa mensagem possa ajudaacute-la em seu dia-a-dia Um bom atendimento

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Modelos de Curriacuteculo

(colocar na parte superior da folha no centro em negrito)

Objetivo Deve conter o cargo e a aacuterea pretendida de forma clara e simples Nunca coloque opccedilotildees de cargos e aacutereas num mesmo curriacuteculo para natildeo passar a impressatildeo de estar aceitando qualquer proposta Se houver interesse em mais de uma aacuterea opte pelo curriacuteculo flexiacutevel Qualificaccedilotildees Abrange tempo no mercado atividades e experiecircncias profissionais O quecirc vocecirc realizou implantaccedilatildeo de sistemas programas e projetos aumento nos lucros ou produccedilatildeo etc Destaque as experiecircncias ligadas agrave funccedilatildeo pretendida Experiecircncia Profissional Estatildeo relacionadas agraves empresas nas quais vocecirc trabalhou Comece da uacuteltima para a pri-meira empresa colocando dados como nome da organizaccedilatildeo cargo tempo de trabalho e atividades resultados Coloque as datas de entrada e saiacuteda Serviccedilos temporaacuterios devem ser citados deixando clara essa temporariedade Para profissionais com mais de 20 anos no mercado de trabalho geralmente natildeo haacute necessidade de citar as primeiras empresas em que trabalhou Formaccedilatildeo Acadecircmica Escolaridade Pode vir logo abaixo do objetivo quando a formaccedilatildeo acadecircmica representar um grande diferencial Neste item estatildeo o curso nome da instituiccedilatildeo e ano de conclusatildeo As informa-ccedilotildees devem estar de forma decrescente do uacuteltimo curso para o primeiro Natildeo haacute necessidade de citar a escola em que fez o primeiro e o segundo graus nem ane-xar coacutepias de diplomas e atestados Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Idiomas Indique o idioma colocando ao lado seu grau de conhecimento baacutesico intermediaacuterio e fluente O inglecircs eacute fundamental para a maioria dos cargos principalmente nos niacuteveis ge-renciais Ao mencionaacute-lo provavelmente vocecirc passaraacute por um teste praacutetico Informaacutetica Outro requisito fundamental hoje em dia Relacione os aplicativos que domina Cursos Complementares Inicie mencionando os cursos mais condizentes com o seu objetivo Coloque em ordem decrescente o nome do curso a instituiccedilatildeo ano e duraccedilatildeo Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Natildeo deixe de mencionar cursos que natildeo te-nham a ver com sua aacuterea desde que cite como eles contribuiacuteram para seu desenvolvi-mento Por exemplo como o curso de teatro ajudou-o a perder o medo e a inibiccedilatildeo de falar em puacuteblico e em reuniotildees

Nome

Endereccedilo Idade

TelefonecelularPagere-mail Estado civil

(lado esquerdo) (lado direito)

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Carta a uma resposta negativa da empresa

Eu sei eacute duro responder positivamente a uma empresa que acaba de dizer que natildeo quer saber de vocecirc Mas acredite eacute um excelente exerciacutecio para elevar a auto-estimae para manter as portas abertas a novas oportunidades na proacutepria empresa Vocecirc pode se mostrar decepcionado mas natildeo deixe transparecer amargura E sem ser ufanista em demasia pode terminar a carta dizendo que vocecirc ainda se considera o me-lhor candidato para o cargo A Carlos Santos Recrutamento e Seleccedilatildeo Internet do Brasil Prezado Carlos Foi com bastante decepccedilatildeo ndash natildeo vou negar ndash que recebi a sua comunicaccedilatildeo informan-do que natildeo fui selecionado para ocupar o cargo de analista de sistemas da empresa Depois das vaacuterias etapas pelas quais passei no processo de seleccedilatildeo conhecendo natildeo soacute os profissionais de RH mas tambeacutem os responsaacuteveis pelo Departamento de Tecno-logia realmente achei que seria o escolhido uma vez que acredito ter o perfil adequado para a vaga Se fosse possiacutevel gostaria de saber quais os criteacuterios utilizados para definir a escolha final pois este fato pode ser muito importante para eu melhorar minha performance pro-fissional De qualquer forma agradeccedilo a atenccedilatildeo que me foi dispensada por todos com quem entrei em contato Participar deste processo foi uma experiecircncia muito enriquecedora faltando ldquoapenasrdquo a contrataccedilatildeo para ser perfeita Espero ter novas oportunidades em breve pois realmente me considero o analista ideal para resolver os problemas do departamento e tambeacutem para acrescentar um importan-te diferencial de mercado agrave empresa Mais uma vez obrigado por tudo Atenciosamente Juliano Silva (Assine)

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Modelo de carta de apresentaccedilatildeo

Roberto Gomes Gerente de Recrutamento PGF Ltda Av do Chaacute Satildeo Paulo - SP Brasil 18 de maio 2000 Prezado Sr Gomes Li recentemente sobre os planos de expansatildeo de sua companhia Tenho extremo interes-se em trabalhar no desenvolvimento do mercado do seu novo projeto para 2001 Comple-tarei meu mestrado em Administraccedilatildeo de Empresas com especializaccedilatildeo em Marketing na PUC em maio de 2000 Tenho consideraacutevel experiecircncia em marketing em duas grandes multinacionais - Johnson amp Johnson e American Express - onde tive a oportunidade de participar do lanccedilamento de vaacuterios produtos locais aleacutem de ser responsaacutevel pelo treinamento da equipe de vendas O trabalho em multinacionais tambeacutem contribuiu para aumentar minhas habilidades em co-municaccedilatildeo e lideranccedila Meu curriacuteculo em anexo apresenta as minhas qualificaccedilotildees em detalhe Seria um prazer ter a oportunidade de discuti-las pessoalmente Estou certa de que a minha performance seraacute eficaz e coerente com o alto padratildeo da PGF Ltda assim que tiver a chance de de-monstraacute-la Atenciosamente Luciana Oliveira

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COMO CONFECCIONAR ATAS

1 OBJETIVO

O objetivo deste documento eacute instruir os secretaacuterios quanto agrave confecccedilatildeo de atas utilizando-se de um meio eletrocircnico (entenda-se computador) Surgiu face agrave ausecircncia de normas oficiais para este assunto uma vez que as resoluccedilotildees baixadas pelo Supremo Conciacutelio referem-se apenas agrave confecccedilatildeo de atas manualmente ou com uso de maacutequina de escrever

2 REFEREcircNCIAS

O presente documento tomou por base e eacute complementado pelas resoluccedilotildees SC90 BP doc 151 e Manual de Regu-lamentaccedilatildeo Geral que tratam respectivamente da confecccedilatildeo de atas com o uso de maacutequina de escrever manualmen-te

3 INSTRUCcedilOtildeES

O documento deveraacute ter seu layout definido segundo as seguintes especificaccedilotildees

31 TAMANHO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas de tamanho padratildeo do mercado tais como Carta (216 x 279 mm) A4 (210 x 297 mm) Ofiacutecio (216 x 315 mm) e outras Natildeo poderatildeo ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm

32 TIPO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas soltas ou contiacutenuas No caso do uso de folhas contiacutenuas apoacutes a impressatildeo a remalina deveraacute ser destacada

33 COR DO PAPEL

Poderaacute ser utilizada a cor branca Natildeo poderatildeo ser utilizadas cores berrantes que dificultam a leitura e tra-zem cansaccedilo aos olhos A cor branca no entanto eacute a recomendada por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto

34 MARGENS

Deveraacute ser utilizada a medida de trecircs centiacutemetros para as margens direita esquerda superior e inferior a partir da borda do papel No caso de se utilizar folhas contiacutenuas a largura da remalina deveraacute ser desconsi-derada sendo a margem contada a partir da borda real do papel Essa medida refere-se ao resultado final isto eacute pode ser necessaacuterio informar ao software valores diferentes de 3 cm no caso de natildeo conformidade dos valores informados aos softwares em relaccedilatildeo agrave impressatildeo propri-amente dita

35 DIRECcedilAtildeO DA IMPRESSAtildeO

O documento deveraacute ser impresso na sua posiccedilatildeo vertical (RETRATO ou PORTRAIR) Cada paacutegina seraacute impressa em apenas um dos lados (o verso deveraacute permanecer EM BRANCO)

36 BORDAS

Poderatildeo ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha

37 FORMATACcedilAtildeO

371 Fonte (tipo da letra)

As fontes a ser utilizada deveraacute ser uma fonte que propicie faacutecil leitura de tamanho natildeo menor que 3 mm e natildeo maior que 5 mm As seguintes fontes satildeo sugeridas Normal

Roman 12 Roman 14 Courier 12 Courier 14

True Type Arial 12 Arial 14 Times New Roman 12

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Times New Roman 14 ATM

Universe 12 Universe 14

372 Formataccedilatildeo do caractere

Deve-se formatar o caractere sem uso das caracteriacutesticas MAIUacuteSCULAS (uppercase) NE-GRITO (bold) SUBLINHADO (underline) e ITAacuteLICO (italic) O uso desses recursos de forma-taccedilatildeo fica restrito aos seguintes casos Maiuacutesculas utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra ou para tiacutetulos e subtiacutetulos no corpo da ata Negrito idem ao formato MAIUacuteSCULO com maior ecircnfase Sublinhado idem ao formato MAIUacuteSCULO com menor ecircnfase Itaacutelico nas citaccedilotildees ou transcriccedilotildees de textos e diaacutelogos entre aspas Essas formataccedilotildees diferenciadas podem ser combinadas Deve-se procurar no entanto evi-tar o uso constante dessas caracteriacutesticas o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formataccedilotildees Ao mesmo tempo deve haver uniformidade de formataccedilatildeo e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas

373 Espaccedilamento do caractere

Deveraacute ser utilizado o espaccedilamento normal da fonte

374 Cor do caractere

Deveraacute ser utilizada preferencialmente a cor preta por permitir maior contraste No caso de se optar por caracteres de outra cor devem-se utilizar cores que contrastem com o papel como azul escuro vermelho escuro verde escuro Cores muito brilhantes claras ou em tons pasteacuteis tendem a um maior esforccedilo da vista e devem ser evitadas

38 FORMATACcedilAtildeO DO PARAacuteGRAFO

381 Deslocamento da margem

O paraacutegrafo deveraacute ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem

382 Alinhamento

O Paraacutegrafo deveraacute se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens Na ausecircncia desse recurso de justificaccedilatildeo de paraacutegrafo no software utilizado pode-se utilizar o alinha-mento agrave esquerda Natildeo eacute permitido o alinhamento agrave direita e ao centro

383 Colunamento

O texto deveraacute ser composto por apenas uma coluna

384 Fluxo do Texto

O texto de cada ata deveraacute iniciar-se na primeira linha da paacutegina O texto deveraacute ser composto de um uacutenico paraacutegrafo O texto de cada ata deveraacute ocupar totalmente uma paacutegina No caso do texto da ata por si soacute natildeo completar a paacutegina ateacute a sua uacuteltima linha a(s) linha(s) restante(s) logo apoacutes a assinatu-ra do secretaacuterio deveraacute (atildeo) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hiacutefen (lsquo-rsquo) repetido em sequumlecircncia sem espaccedilos vazios

39 REDACcedilAtildeO

391 Iniacutecio da ata

ldquoAta nuacutemero (nuacutemero da ata) da Assembleacuteia Geral (extraordinaacuteria ou ordinaacuteria ou ainda solene e histoacuterica) da (nome da igreja) reunida no dia (dia) de (mecircs) de (ano) no (local da igreja) sito agrave (Endereccedilo Rua nuacutemero bairro) neste municiacutepio de (cidade e estado) A Assembleacuteia Geral foi presidida por (nome do presidente da reuniatildeo ou Assembleacuteia Ge-ral normalmente o pastor da Igreja) Estavam presentes os senhores membros A reuniatildeo ou Assembleacuteia Geral teve iniacutecio agraves (horaacuterio) com (exerciacutecio espiritual) Menciona-se o texto lido da liturgia e quem o fezrdquo

392 Teacutermino da ata

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ldquoNatildeo havendo mais nada para ser tratado encerrou-se a presente (horaacuterio do teacutermino) com uma oraccedilatildeo pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido) E eu (nome do secretaacuterio) secretaacuterio da igreja a tudo presente lavrei e assino a presente atardquo

393 Destaque de textos

O texto com o conteuacutedo propriamente dito da ata deveraacute ser sempre que possiacutevel dividido em itens bem definidos desta feita permitindo uma melhor utilizaccedilatildeo dos recursos de forma-taccedilatildeo de caractere (maiuacutesculas negrito itaacutelico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes permitindo uma raacutepida pesquisa posterior de informaccedilotildees no texto

394 Regras Gerais

Os nomes mencionados na ata deveratildeo sempre constar completos na primeira vez em que satildeo citados Posteriormente poder-se-aacute utilizar apenas o nome proacuteprio ou uma reduccedilatildeo que permita identificaccedilatildeo uacutenica Os numerais poderatildeo ser representados na forma de algarismos No caso de valores mone-taacuterios que seja de relevante importacircncia eacute conveniente completar a representaccedilatildeo por alga-rismos com o valor expresso por extenso As abreviaturas consagradas podem ser usadas Alguns exemplos seguem

Quando se tratar de inclusatildeo de membros deveratildeo ser mencionados os seguintes dados Modo da recepccedilatildeo Nome Complet

4 RESUMO ANOTACcedilOtildeES E OBSERVACcedilOtildeES

O uso de resumo anotaccedilotildees e observaccedilotildees satildeo obrigatoacuterios uma vez que completam eou facilitam a recupe-raccedilatildeo de informaccedilotildees da ata substituindo as anotaccedilotildees marginais na lavratura de atas Para esse fim deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPEacute (footnotes) presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade

5 AS NOTAS DE RODAPEacute

1 Deveratildeo ser referenciadas no texto por nuacutemero sequumlenciais iniciando e 1 em cada ata

2 Deveratildeo utilizar agrave mesma fonte do corpo da ata mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 25 mm) como

por exemplo ARIAL 10 TIMES NEW ROMAN 10 etc

3 Deveratildeo ser separadas do corpo da ata por um traccedilo contiacutenuo com aproximadamente 10 cm de extensatildeo

(ou seja natildeo deveraacute estender-se por toda a largura da paacutegina)

4 Esse recurso quando bem utilizado permitiraacute uma busca raacutepida de quaisquer informaccedilotildees que se deseje

obter que esteja contida na ata

Art Artigo

CD Coacutedigo de Disciplina

CIIPB Constituiccedilatildeo da Igreja

diaacutec Diaacutecono

N Nuacutemero

pf proacuteximo futuro

pp proacuteximo passado

Pr Pastor

Pres Presidente

Presb Presbiacutetero

Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro

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5 As seguintes notas deveratildeo sempre existir na ata

Nuacutemero da ata data e hora de iniacutecio da reuniatildeo ou assembleacuteia geral Pastores e diaacuteconos presentes Leitura e aprovaccedilatildeo de relatoacuterios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reuniatildeo ou assembleacuteia geral com referecircncia resumida Nuacutemero da ata data e hora de teacutermino da reuniatildeo ou assembleacuteia geral

6 DIVISOtildeES DO TEXTO DA ATA

As seguintes divisotildees do texto da ata satildeo sugeridas

1 ASSUNTOS INTERNOS

Informaccedilotildees da Tesouraria Congregaccedilotildees Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria

2 ASSUNTOS EXTERNOS

Pastores e Outros Conciacutelios Correspondecircncias Recebidas

7 TRANSCRICcedilOtildeES

As transcriccedilotildees de documentos tais como Atas da Assembleacuteia Estatutos etc quando necessaacuterias deveratildeo ser feitas obedecendo-se os mesmos criteacuterios para confecccedilatildeo das atas exceccedilatildeo feita agraves assinaturas que natildeo deveratildeo constar

8 NUMERACcedilAtildeO DAS PAacuteGINAS

Cada paacutegina seraacute numerada sequumlencialmente sendo que a primeira paacutegina de cada livro teraacute o nuacutemero UM A numeraccedilatildeo deveraacute ser informada no canto inferior ou superior direito de cada paacutegina sendo que a fonte teraacute o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata e seraacute formatada apenas com negrito Os termos de abertura e encerramento natildeo seratildeo numerados

9 ASSINATURAS

Ao final de cada ata imediatamente apoacutes o texto da ata o secretaacuterio deveraacute assinar a ata com caneta preta ou azul Cada paacutegina da ata seraacute devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretaacuterio proacuteximo ao nuacute-mero da paacutegina Os termos de encerramento e abertura seratildeo tambeacutem devidamente assinados e rubricados conforme CIIPB 10 INCLUSAtildeO DOS TERMOS DE ABERTURA ENCERRAMENTO E APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE

ATAS

101 TERMO DE ABERTURA

Na primeira paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ABERTURA A redaccedilatildeo eacute a seguinte

102 TERMO DE ENCERRAMENTO

Na uacuteltima paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ENCERRAMENTO A redaccedilatildeo sugeria eacute a seguinte

TERMO DE ABERTURA

Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviraacute para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presidente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeo anexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema de grampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeo Deveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

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saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

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Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

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Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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13) JAacute NAtildeO SE FALA TANTO EM EMPOWERMENT EFEITO ZAPP E OUTRAS NOVIDADES DE DESCENTRALIZACcedilAtildeO DO PODER NA EMPRESA PORQUE a) Jaacute ficou bem claro que isso atrapalha a produtividade pela falta de diretrizes fortes que acarreta b) Jaacute natildeo haacute mais necessidade de se enfatizar tanto que eacute vital para a organizaccedilatildeo o com-partilhamento do poder c) Concordo com o conceito mas ainda natildeo conhecia esses termos 14) NA (S) MINHA (S) EQUIPE (S) CONTO COM a) Admiradores b) Subordinados c) Seguidores 15) GARANTO A MOTIVACcedilAtildeO NA EQUIPE GRACcedilAS a) Ao investimento em treinamento especiacutefico para isso b) Agrave forccedila da nossa causa na empresa c) Aos bons salaacuterios que recebem 16) O PESSOAL DA MINHA EQUIPE ESTAacute MAIS OCUPADO EM SABER a) Por quecirc fazemos as coisas acontecerem b) Como fazer as coisas acontecerem c) Quando vamos fazer isso 17) NO GERAL MEU COMPORTAMENTO NA LIDERANCcedilA Eacute CARACTERIZADO POR a) Amizade e bom-humor b) Seriedade e respeito c) Um distanciamento das emoccedilotildees para ser sempre justo 18) SOacute Eacute POSSIacuteVEL SER UM VERDADEIRO LIacuteDER SE a) Vocecirc nasceu para isso b) Vocecirc se faz assim na busca de resultados c) Vocecirc tem caracteriacutesticas de super-heroacutei 19) O CONSTANTE FLUXO DE INFORMACcedilOtildeES E AS MUDANCcedilAS EXIGEM QUE O LIacute-DER a) Demonstre gosto pelo aprendizado constante b) Adapte rapidamente as circunstacircncias agraves suas metas c) Demonstre que jaacute sabia de tudo 20) A REPUTACcedilAtildeO DE UM LIacuteDER DEVE FICAR EM SEGUNDO PLANO DIANTE DOS RESULTADOS QUE CONSEGUE COM A EQUIPE a) De fato a equipe admira mais o arrojo que a eacutetica b) De forma alguma pois a confiabilidade do liacuteder repousa na eacutetica c) Depende das circunstacircncias isso eacute verdadeiro ele vive fora da realidade

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Antigamente quando uma empresa fabricava - por exemplo - sabatildeo em poacute ela colocava no final da esteira de produccedilatildeo um pessoal encarregado de reti-rar as caixas de sabatildeo que estivessem defeituosas ou com o peso errado Mais tarde com a evoluccedilatildeo da tecnologia esse pessoal foi substituiacutedo por ceacute-lulas fotoeleacutetricas Ou seja a caixa fora dos padrotildees era automaticamente descartada Entretanto com o passar dos anos percebeu-se que mesmo evitando-se que o produto defeituoso chegasse ao consumidor as perdas jaacute haviam ocorrido Era preciso colocar o controle de qualidade natildeo no final da linha mas no co-meccedilo de tudo A qualidade natildeo comeccedila quando a empresa compra a mateacuteria-prima ou em qualquer dessas etapas Ela se inicia no primeiro telefonema - ou na primeira conversa - a respeito de um projeto Tudo e todos tecircm de estar envolvidos com a qualidade desde o princiacutepio Esse conceito foi criado por dois norte-americanos A Juran e E Deming a partir dos avanccedilos de produtividade e qualidade durante a Segunda Guerra Mundial Em 1951 eles foram ensinar os japoneses e estes aprimoraram mui-tos dos sistemas e estrateacutegias do que se chamou de Total Quality Control Dentro do TQC eacute preciso saber que a etapa subsequumlente eacute cliente da prece-dente Eacute uma cadeia de atendimento com excelecircncia que percorre cada pes-soa e cada local da organizaccedilatildeo Hoje com o avanccedilo da prestaccedilatildeo de servi-ccedilos (mesmo quem produz industrialmente agora tem que se preocupar mais com os serviccedilos que presta) eacute nessa aacuterea que a qualidade total tem que apa-recer Leia discuta e proponha debates na sua empresa sobre a qualidade total U-ma pessoa soacute pode matar o esforccedilo de uma empresa inteira O que pode a-contecer por pura falta de informaccedilatildeo e natildeo por maacute vontade Secretaacuteria faccedila uma autocriacutetica seu trabalho eacute feito dentro do conceito de qualidade total

Qualidade Total DICA 1 O QUE Eacute QUALIDADE TOTAL

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DICA 2 - AS PALAVRAS PROIBIDAS Proibidas talvez seja um exagero Palavras que devem ser evitadas dependendo das cir-cunstacircncias Elas podem significar inseguranccedila viacutecios de linguagem falta de credibilidade etc Faz parte da qualidade total no atendimento nos preocuparmos com a postura a voz as palavras o comportamentoe por aiacute afora Comecemos com estas seis palavrinhas perigosas 1) MAS - Quando eacuteramos crianccedilas nossos pais - quando estavam com pouco dinheiro - diziam mais ou menos o seguinte Vocecirc se comportou bem estaacute indo bem na escola masneste Natal natildeo podemos comprar o presente que vocecirc pediu Depois crescemos e o(a) namorado(a) certo dia chega e diz Vocecirc tem sido muito bacana comigo tem feito tudo o que eu gosto maseu estou precisando dar um tempo Aiacute crescemos mais um pouquinho e quem estaacute agrave nossa frente eacute o gerente do Banco com a seguinte explicaccedilatildeo Vocecirc tem um bom cadastro eacute um bom cliente masa diretoria suspendeu todas as ope-raccedilotildees desse tipo Eacute assim que a palavra mas se incorpora em nosso subconsciente como algo negativo Tente substituir o mas pelo e sempre que possiacutevel Por exemplo ao inveacutes de dizer O Dr Fulano estaacute mas se encontra em reuniatildeo afirme Ele se encontra na empresa e estaacute no momento numa reuniatildeo Posso ajudaacute-lo 2) TALVEZ - Seja mais assertiva Declare Vamos fazer Faremos todo o esforccedilo Vamos consultar todas as alternativas e certamente iremos dar um jeito adequadamen-te O talvez denota vacilaccedilatildeo inseguranccedila 3) NAtildeO QUER - Pergunte ao cliente o que ele deseja e natildeo aquilo que ele natildeo quer O Sr Natildeo quer ligar numa outra hora Resposta Natildeo quero uma soluccedilatildeo agora As ve-zes vocecirc entra numa loja e a balconista desavisada logo pergunta Natildeo quer levar uma camisa Adivinha qual eacute a resposta 4) FACcedilA ISSO - Natildeo decirc ordens ao cliente Ligue amanhatilde que iremos atendecirc-lo Preencha o formulaacuterio e nos envie o ano que vem Peccedila solicite sugira decirc indicaccedilotildees Seja cordial amaacutevel e simpaacutetica Jamais ordene 5) GERUacuteNDIO - Este tempo verbal eacute o paraiacuteso das secretaacuterias Inventado no Brasil (sim porque em Portugal eles desconhecem essa declinaccedilatildeo Laacute eles dizem estou a comer e natildeo estou comendo) o geruacutendio invadiu os escritoacuterios como uma praga Geralmente eacute utilizado pelas esforccediladas secretaacuterias na esperanccedila de estarem sendo gentis e delicadas Soacute que viraram um estigma Denotam falta de firmeza Meu chefe vai estar chegando a-manhatilde entatildeo estarei falando com ele e em seguida pretendo estar retornando a sua liga-ccedilatildeo E eu aqui do outro lado da linha vou estar me irritando Prefira assim O Alfredo chegaraacute amanhatilde de manhatilde Falo com ele o mais raacutepido possiacutevel e em seguida retornarei sua ligaccedilatildeo Estaacute bom assim 6) UM MINUTINHO - No mundo inteiro essa unidade de tempo passou a existir Agora e-xiste a hora o minuto o segundo eo minutinho que geralmente leva mais de uma hora Veja a dia das estatiacutesticas Ningueacutem aguumlenta mais esperar no telefone Se for demorar por favor avise mais ou menos quanto tempo e caso seja muito peccedila para retornar a liga-ccedilatildeo depois

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Antes de mais nada vamos dar uma olhada em quais satildeo as expectativas do cliente quando fazem negoacutecios com as nossas empresas Com o tempo iremos aprofundar um pouco cada um desses itens Por ora nos atemos agrave questatildeo do atendimento telefocircnico Como vimos dois itens satildeo neste caso muito in-teressantes Descaso e Despreparo de quem atende Isso chateia o cliente A secretaacuteria que demonstra desconhecer os produtos e serviccedilos da empresa atende de forma desaforada que se limita a dizer ao consumidor que aqui-lo natildeo eacute com ela O atendimento telefocircnico eacute fundamental no processo de fidelizaccedilatildeo dos clientes E tam-beacutem para o ambiente de produtividade Entatildeo vamos agraves dicas que vocecirc natildeo pode des-prezar 1) Lembre-se ao atender um chamado telefocircnico vocecirc eacute o departamento ou a empre-sa Quem estaacute do outro lado da linha vai formar uma imagem do setor ou da organiza-ccedilatildeo a partir do seu comportamento 2) Credibilidade soacute prometa o que vocecirc pode cumprir Responsabilize-se pelo encami-nhamento seguro do problema caso ele natildeo seja atinente agrave sua aacuterea 3) Boa receptividade seja cordial Deixe transparecer um sorriso na sua voz Tenha boa disposiccedilatildeo e bom acircnimo ao telefone 4) Empatia mostre aos clientes (internos e externos) que o problema deles eacute tambeacutem o seu 5) Seguranccedila natildeo vacile ao dar a resposta ou encaminhar a questatildeo Demonstre que vocecirc sabe onde com quem e porque estaacute trabalhando ali 6) Atenda no maacuteximo ao terceiro toque Pode ser que ao soar a campainha pela quar-ta vez o cliente jaacute se dirigiu ao concorrente 7) Utilize os recursos de transferecircncias de chamadas da secretaacuteria eletrocircnica e tudo o mais que possa deixaacute-la mais agrave vontade na empresa Mas controle tudo Os retornos tecircm que ser raacutepidos as pessoas incluiacutedas nas transferecircncias tecircm de ser bem orienta-das 8) Atenda com seu nome o nome da empresa e do departamento Depois ofereccedila ajuda a quem ligou 9) PADRONIZE por uacuteltimo queremos lembrar a necessidade de uma padronizaccedilatildeo Se a organizaccedilatildeo que vocecirc trabalha ainda natildeo tomou essa providecircncia faccedila-o pelo menos no seu departamento Como atender como preparar os recados por escrito quem se responsabiliza pelo que

Qualidade Total DICA 3 A IMPORTAcircNCIA DO ATENDIMENTO

TELEFOcircNICO

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Sempre que devo falar com algueacutem importante sinto certo nervosismo mesmo que a pes-soa esteja esperando meu telefonema Passar pela secretaacuteria costuma ser um constrangi-mento Ligo por exemplo para um amigo executivo Dou meu nome Ouccedila a pergunta - De onde o senhor eacute - De marte acabo de aterrissar Eacute impressionante o nuacutemero de vezes que jaacute me perguntaram de onde sou Dizer o que Onde nasci Outras fazem o gecircnero iacutentimo mas mais falso do que uma jiboacuteia ao sorrir pa-ra um coelhinho - Oi querido Um instantinho meu amor Ele natildeo pode atender coraccedilatildeo Natildeo sou de fer-ro adoro ser chamado de meu amor Imagino a desconhecida do outro lado Dentinhos separados como os da Zeacutelia (que sempre teve um bioacutetipo perfeito para secretaacuteria) Cabelos loiros no tom da Rosane Collor (outra que) Oacuteculos como os da Erundina De-sisto Sei que chama a todos de meu amor a melosa Tambeacutem natildeo faltam as riacutegidas que ultrapassam o limite da gafe para a indelicadeza total Um amigo acaba de se separar Ligo para dar solidariedade Ouccedilo um rosnado e uma voz metaacutelica - Poderia me adiantar o assunto - Eacute particular A voz ganha um tom mais irritado - Ele natildeo gosta que eu passe a ligaccedilatildeo sem saber do que se trata - Explique que eacute sobre sexo Ouccedilo um suspiro nervoso Logo ela retorna a voz melodiosa Descobriu que sou amigo do chefe - Jaacute vou passar para eeeeeeele Soacute falta oferecer cafezinho pelo telefone Reflito como eacute falsa a humanidade Mas fran-queza tambeacutem eacute fogo - Vou ver se ele pode atender Eacute possiacutevel uma resposta mais fina mais elegante do que essa Nem mamatildee dinossauro seria tatildeo sutil Se existisse lei para o comportamento das secretaacute-rias algumas mereceriam um bom processo Como as que perguntam - O senhor eacute da parte de quem - De mim mesmo faz favor Quanto mais importante o figuratildeo mas importantes algumas secretaacuterias se sentem Ficam tatildeo esnobes quanto a rainha da Inglaterra Algumas gastam todo o salaacuterio em roupas de seda cabeleireiro bijuterias caras e perfumes importados - ateacute andam mais bem vestidas do que a mulher do patratildeo mesmo que o saldo no banco atinja o vermelho e vivam numa roleta financeira com os crediaacuterios Nervosas atendem ao telefone como se estivessem deitadas em um sofaacute de veludo - Eu natildeo sei se ele vai poder falar Estaacute muito ocupado Muitos homens eacute verdade adoram ter secretaacuterias tatildeo arrumadas quanto um poodle e com o comportamento de um dobermann Outros sofrem Sabe-se que satildeo comuns as secretaacute-rias com ciuacutemes do chefe Odeiam voz de mulher - Mas ele pediu que eu ligasse para combinar sobre hoje agrave noite - Deixe recado eacute melhor Ele estaacute falando com a esposa

Qualidade Total DSICA 4

ATENDIMENTO TELEFOcircNICO PARA SECRETAacuteRIA

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Enfrentar situaccedilotildees de saia justa faz parte do dia-a-dia da secretaacuteria Talvez por isso atu-em como se cada telefonema fosse um ataque inimigo Evitar as gafes natildeo faz mal a nin-gueacutem Um ex-prefeito de Satildeo Paulo certa vez ligou pessoalmente a um empresaacuterio e se anunciou agrave secretaacuteria A moccedila morreu de rir - Essa eacute boa Diz quem eacute Estou reconhecendo essa voizinha Estaacute procurando emprego ateacute hoje E natildeo ri nem em show humoriacutestico Vocecirc se identificou com algum dos exemplos colocados pelo autor Eacute essencial que noacutes profissionais de secretariado busquemos a excelecircncia no atendimen-to porque as nossas accedilotildees muitas vezes refletem na imagem da empresa Abaixo algu-mas dicas para um atendimento telefocircnico adequado 1) Natildeo pergunte quem estaacute falando o que vocecirc quer saber natildeo eacute o nome da pessoa que estaacute falando entatildeo pergunte - Por favor qual o seu nome 2) De onde eacute como disse o autor sou de marte qual a informaccedilatildeo que vocecirc deseja sa-ber - Qual eacute a sua empresa - Para qual empresa o senhor trabalha 3) O senhor pode me adiantar o assunto Tire esta frase do seu vocabulaacuterio eacute arrogante ou aquela o meu diretor soacute atende se souber o assunto simplesmente diga - o senhor gostaria de me adiantar o assunto - o Sr (nome do seu chefe) jaacute tem conhecimento do assunto Se a pessoa natildeo quiser adiantar o assunto natildeo force a barra diga ao seu chefe que a pessoa natildeo quis adiantar o assunto ou disse que o ele o seu chefe jaacute sabe do que as-sunto 4) Evite usar um instantinho um momentinho um segundinho estas palavras natildeo combinam com um bom atendimento o correto eacute dizer um momento por favor e ao retor-nar agradeccedila a pessoa por ter aguardado 5) Sempre use as palavras maacutegicas por favor obrigada - Sr(nome) Sra(nome) desculpe 6) E natildeo se esqueccedila de permitir permissatildeo para falar ou transferir seu chefe se vocecirc ligar para o celular de qualquer pessoa 7) Crie um padratildeo para o seu atendimento nome da empresa departamento seu nome e saudaccedilatildeo Ex Secretariando - Operacional - Kaacutetia - Bom Dia 8) Sempre trate a pessoa formalmente somente mude o tratamento quando ela permitir ou lhe pedir Muito Importante anote tudo assim que ele disser o nome anote anote o nome da em-presa anote o assunto natildeo confie na sua memoacuteria porque ela normalmente falha princi-palmente porque sempre estamos fazendo vaacuterias coisas ao mesmo tempo Natildeo eacute educado vocecirc perguntar de novo Qual eacute o seu nome mesmo Fala para que eu possa te ver - Soacutecrates Espero que de alguma forma essa mensagem possa ajudaacute-la em seu dia-a-dia Um bom atendimento

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Modelos de Curriacuteculo

(colocar na parte superior da folha no centro em negrito)

Objetivo Deve conter o cargo e a aacuterea pretendida de forma clara e simples Nunca coloque opccedilotildees de cargos e aacutereas num mesmo curriacuteculo para natildeo passar a impressatildeo de estar aceitando qualquer proposta Se houver interesse em mais de uma aacuterea opte pelo curriacuteculo flexiacutevel Qualificaccedilotildees Abrange tempo no mercado atividades e experiecircncias profissionais O quecirc vocecirc realizou implantaccedilatildeo de sistemas programas e projetos aumento nos lucros ou produccedilatildeo etc Destaque as experiecircncias ligadas agrave funccedilatildeo pretendida Experiecircncia Profissional Estatildeo relacionadas agraves empresas nas quais vocecirc trabalhou Comece da uacuteltima para a pri-meira empresa colocando dados como nome da organizaccedilatildeo cargo tempo de trabalho e atividades resultados Coloque as datas de entrada e saiacuteda Serviccedilos temporaacuterios devem ser citados deixando clara essa temporariedade Para profissionais com mais de 20 anos no mercado de trabalho geralmente natildeo haacute necessidade de citar as primeiras empresas em que trabalhou Formaccedilatildeo Acadecircmica Escolaridade Pode vir logo abaixo do objetivo quando a formaccedilatildeo acadecircmica representar um grande diferencial Neste item estatildeo o curso nome da instituiccedilatildeo e ano de conclusatildeo As informa-ccedilotildees devem estar de forma decrescente do uacuteltimo curso para o primeiro Natildeo haacute necessidade de citar a escola em que fez o primeiro e o segundo graus nem ane-xar coacutepias de diplomas e atestados Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Idiomas Indique o idioma colocando ao lado seu grau de conhecimento baacutesico intermediaacuterio e fluente O inglecircs eacute fundamental para a maioria dos cargos principalmente nos niacuteveis ge-renciais Ao mencionaacute-lo provavelmente vocecirc passaraacute por um teste praacutetico Informaacutetica Outro requisito fundamental hoje em dia Relacione os aplicativos que domina Cursos Complementares Inicie mencionando os cursos mais condizentes com o seu objetivo Coloque em ordem decrescente o nome do curso a instituiccedilatildeo ano e duraccedilatildeo Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Natildeo deixe de mencionar cursos que natildeo te-nham a ver com sua aacuterea desde que cite como eles contribuiacuteram para seu desenvolvi-mento Por exemplo como o curso de teatro ajudou-o a perder o medo e a inibiccedilatildeo de falar em puacuteblico e em reuniotildees

Nome

Endereccedilo Idade

TelefonecelularPagere-mail Estado civil

(lado esquerdo) (lado direito)

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Carta a uma resposta negativa da empresa

Eu sei eacute duro responder positivamente a uma empresa que acaba de dizer que natildeo quer saber de vocecirc Mas acredite eacute um excelente exerciacutecio para elevar a auto-estimae para manter as portas abertas a novas oportunidades na proacutepria empresa Vocecirc pode se mostrar decepcionado mas natildeo deixe transparecer amargura E sem ser ufanista em demasia pode terminar a carta dizendo que vocecirc ainda se considera o me-lhor candidato para o cargo A Carlos Santos Recrutamento e Seleccedilatildeo Internet do Brasil Prezado Carlos Foi com bastante decepccedilatildeo ndash natildeo vou negar ndash que recebi a sua comunicaccedilatildeo informan-do que natildeo fui selecionado para ocupar o cargo de analista de sistemas da empresa Depois das vaacuterias etapas pelas quais passei no processo de seleccedilatildeo conhecendo natildeo soacute os profissionais de RH mas tambeacutem os responsaacuteveis pelo Departamento de Tecno-logia realmente achei que seria o escolhido uma vez que acredito ter o perfil adequado para a vaga Se fosse possiacutevel gostaria de saber quais os criteacuterios utilizados para definir a escolha final pois este fato pode ser muito importante para eu melhorar minha performance pro-fissional De qualquer forma agradeccedilo a atenccedilatildeo que me foi dispensada por todos com quem entrei em contato Participar deste processo foi uma experiecircncia muito enriquecedora faltando ldquoapenasrdquo a contrataccedilatildeo para ser perfeita Espero ter novas oportunidades em breve pois realmente me considero o analista ideal para resolver os problemas do departamento e tambeacutem para acrescentar um importan-te diferencial de mercado agrave empresa Mais uma vez obrigado por tudo Atenciosamente Juliano Silva (Assine)

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Modelo de carta de apresentaccedilatildeo

Roberto Gomes Gerente de Recrutamento PGF Ltda Av do Chaacute Satildeo Paulo - SP Brasil 18 de maio 2000 Prezado Sr Gomes Li recentemente sobre os planos de expansatildeo de sua companhia Tenho extremo interes-se em trabalhar no desenvolvimento do mercado do seu novo projeto para 2001 Comple-tarei meu mestrado em Administraccedilatildeo de Empresas com especializaccedilatildeo em Marketing na PUC em maio de 2000 Tenho consideraacutevel experiecircncia em marketing em duas grandes multinacionais - Johnson amp Johnson e American Express - onde tive a oportunidade de participar do lanccedilamento de vaacuterios produtos locais aleacutem de ser responsaacutevel pelo treinamento da equipe de vendas O trabalho em multinacionais tambeacutem contribuiu para aumentar minhas habilidades em co-municaccedilatildeo e lideranccedila Meu curriacuteculo em anexo apresenta as minhas qualificaccedilotildees em detalhe Seria um prazer ter a oportunidade de discuti-las pessoalmente Estou certa de que a minha performance seraacute eficaz e coerente com o alto padratildeo da PGF Ltda assim que tiver a chance de de-monstraacute-la Atenciosamente Luciana Oliveira

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COMO CONFECCIONAR ATAS

1 OBJETIVO

O objetivo deste documento eacute instruir os secretaacuterios quanto agrave confecccedilatildeo de atas utilizando-se de um meio eletrocircnico (entenda-se computador) Surgiu face agrave ausecircncia de normas oficiais para este assunto uma vez que as resoluccedilotildees baixadas pelo Supremo Conciacutelio referem-se apenas agrave confecccedilatildeo de atas manualmente ou com uso de maacutequina de escrever

2 REFEREcircNCIAS

O presente documento tomou por base e eacute complementado pelas resoluccedilotildees SC90 BP doc 151 e Manual de Regu-lamentaccedilatildeo Geral que tratam respectivamente da confecccedilatildeo de atas com o uso de maacutequina de escrever manualmen-te

3 INSTRUCcedilOtildeES

O documento deveraacute ter seu layout definido segundo as seguintes especificaccedilotildees

31 TAMANHO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas de tamanho padratildeo do mercado tais como Carta (216 x 279 mm) A4 (210 x 297 mm) Ofiacutecio (216 x 315 mm) e outras Natildeo poderatildeo ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm

32 TIPO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas soltas ou contiacutenuas No caso do uso de folhas contiacutenuas apoacutes a impressatildeo a remalina deveraacute ser destacada

33 COR DO PAPEL

Poderaacute ser utilizada a cor branca Natildeo poderatildeo ser utilizadas cores berrantes que dificultam a leitura e tra-zem cansaccedilo aos olhos A cor branca no entanto eacute a recomendada por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto

34 MARGENS

Deveraacute ser utilizada a medida de trecircs centiacutemetros para as margens direita esquerda superior e inferior a partir da borda do papel No caso de se utilizar folhas contiacutenuas a largura da remalina deveraacute ser desconsi-derada sendo a margem contada a partir da borda real do papel Essa medida refere-se ao resultado final isto eacute pode ser necessaacuterio informar ao software valores diferentes de 3 cm no caso de natildeo conformidade dos valores informados aos softwares em relaccedilatildeo agrave impressatildeo propri-amente dita

35 DIRECcedilAtildeO DA IMPRESSAtildeO

O documento deveraacute ser impresso na sua posiccedilatildeo vertical (RETRATO ou PORTRAIR) Cada paacutegina seraacute impressa em apenas um dos lados (o verso deveraacute permanecer EM BRANCO)

36 BORDAS

Poderatildeo ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha

37 FORMATACcedilAtildeO

371 Fonte (tipo da letra)

As fontes a ser utilizada deveraacute ser uma fonte que propicie faacutecil leitura de tamanho natildeo menor que 3 mm e natildeo maior que 5 mm As seguintes fontes satildeo sugeridas Normal

Roman 12 Roman 14 Courier 12 Courier 14

True Type Arial 12 Arial 14 Times New Roman 12

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Times New Roman 14 ATM

Universe 12 Universe 14

372 Formataccedilatildeo do caractere

Deve-se formatar o caractere sem uso das caracteriacutesticas MAIUacuteSCULAS (uppercase) NE-GRITO (bold) SUBLINHADO (underline) e ITAacuteLICO (italic) O uso desses recursos de forma-taccedilatildeo fica restrito aos seguintes casos Maiuacutesculas utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra ou para tiacutetulos e subtiacutetulos no corpo da ata Negrito idem ao formato MAIUacuteSCULO com maior ecircnfase Sublinhado idem ao formato MAIUacuteSCULO com menor ecircnfase Itaacutelico nas citaccedilotildees ou transcriccedilotildees de textos e diaacutelogos entre aspas Essas formataccedilotildees diferenciadas podem ser combinadas Deve-se procurar no entanto evi-tar o uso constante dessas caracteriacutesticas o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formataccedilotildees Ao mesmo tempo deve haver uniformidade de formataccedilatildeo e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas

373 Espaccedilamento do caractere

Deveraacute ser utilizado o espaccedilamento normal da fonte

374 Cor do caractere

Deveraacute ser utilizada preferencialmente a cor preta por permitir maior contraste No caso de se optar por caracteres de outra cor devem-se utilizar cores que contrastem com o papel como azul escuro vermelho escuro verde escuro Cores muito brilhantes claras ou em tons pasteacuteis tendem a um maior esforccedilo da vista e devem ser evitadas

38 FORMATACcedilAtildeO DO PARAacuteGRAFO

381 Deslocamento da margem

O paraacutegrafo deveraacute ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem

382 Alinhamento

O Paraacutegrafo deveraacute se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens Na ausecircncia desse recurso de justificaccedilatildeo de paraacutegrafo no software utilizado pode-se utilizar o alinha-mento agrave esquerda Natildeo eacute permitido o alinhamento agrave direita e ao centro

383 Colunamento

O texto deveraacute ser composto por apenas uma coluna

384 Fluxo do Texto

O texto de cada ata deveraacute iniciar-se na primeira linha da paacutegina O texto deveraacute ser composto de um uacutenico paraacutegrafo O texto de cada ata deveraacute ocupar totalmente uma paacutegina No caso do texto da ata por si soacute natildeo completar a paacutegina ateacute a sua uacuteltima linha a(s) linha(s) restante(s) logo apoacutes a assinatu-ra do secretaacuterio deveraacute (atildeo) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hiacutefen (lsquo-rsquo) repetido em sequumlecircncia sem espaccedilos vazios

39 REDACcedilAtildeO

391 Iniacutecio da ata

ldquoAta nuacutemero (nuacutemero da ata) da Assembleacuteia Geral (extraordinaacuteria ou ordinaacuteria ou ainda solene e histoacuterica) da (nome da igreja) reunida no dia (dia) de (mecircs) de (ano) no (local da igreja) sito agrave (Endereccedilo Rua nuacutemero bairro) neste municiacutepio de (cidade e estado) A Assembleacuteia Geral foi presidida por (nome do presidente da reuniatildeo ou Assembleacuteia Ge-ral normalmente o pastor da Igreja) Estavam presentes os senhores membros A reuniatildeo ou Assembleacuteia Geral teve iniacutecio agraves (horaacuterio) com (exerciacutecio espiritual) Menciona-se o texto lido da liturgia e quem o fezrdquo

392 Teacutermino da ata

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ldquoNatildeo havendo mais nada para ser tratado encerrou-se a presente (horaacuterio do teacutermino) com uma oraccedilatildeo pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido) E eu (nome do secretaacuterio) secretaacuterio da igreja a tudo presente lavrei e assino a presente atardquo

393 Destaque de textos

O texto com o conteuacutedo propriamente dito da ata deveraacute ser sempre que possiacutevel dividido em itens bem definidos desta feita permitindo uma melhor utilizaccedilatildeo dos recursos de forma-taccedilatildeo de caractere (maiuacutesculas negrito itaacutelico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes permitindo uma raacutepida pesquisa posterior de informaccedilotildees no texto

394 Regras Gerais

Os nomes mencionados na ata deveratildeo sempre constar completos na primeira vez em que satildeo citados Posteriormente poder-se-aacute utilizar apenas o nome proacuteprio ou uma reduccedilatildeo que permita identificaccedilatildeo uacutenica Os numerais poderatildeo ser representados na forma de algarismos No caso de valores mone-taacuterios que seja de relevante importacircncia eacute conveniente completar a representaccedilatildeo por alga-rismos com o valor expresso por extenso As abreviaturas consagradas podem ser usadas Alguns exemplos seguem

Quando se tratar de inclusatildeo de membros deveratildeo ser mencionados os seguintes dados Modo da recepccedilatildeo Nome Complet

4 RESUMO ANOTACcedilOtildeES E OBSERVACcedilOtildeES

O uso de resumo anotaccedilotildees e observaccedilotildees satildeo obrigatoacuterios uma vez que completam eou facilitam a recupe-raccedilatildeo de informaccedilotildees da ata substituindo as anotaccedilotildees marginais na lavratura de atas Para esse fim deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPEacute (footnotes) presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade

5 AS NOTAS DE RODAPEacute

1 Deveratildeo ser referenciadas no texto por nuacutemero sequumlenciais iniciando e 1 em cada ata

2 Deveratildeo utilizar agrave mesma fonte do corpo da ata mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 25 mm) como

por exemplo ARIAL 10 TIMES NEW ROMAN 10 etc

3 Deveratildeo ser separadas do corpo da ata por um traccedilo contiacutenuo com aproximadamente 10 cm de extensatildeo

(ou seja natildeo deveraacute estender-se por toda a largura da paacutegina)

4 Esse recurso quando bem utilizado permitiraacute uma busca raacutepida de quaisquer informaccedilotildees que se deseje

obter que esteja contida na ata

Art Artigo

CD Coacutedigo de Disciplina

CIIPB Constituiccedilatildeo da Igreja

diaacutec Diaacutecono

N Nuacutemero

pf proacuteximo futuro

pp proacuteximo passado

Pr Pastor

Pres Presidente

Presb Presbiacutetero

Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro

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5 As seguintes notas deveratildeo sempre existir na ata

Nuacutemero da ata data e hora de iniacutecio da reuniatildeo ou assembleacuteia geral Pastores e diaacuteconos presentes Leitura e aprovaccedilatildeo de relatoacuterios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reuniatildeo ou assembleacuteia geral com referecircncia resumida Nuacutemero da ata data e hora de teacutermino da reuniatildeo ou assembleacuteia geral

6 DIVISOtildeES DO TEXTO DA ATA

As seguintes divisotildees do texto da ata satildeo sugeridas

1 ASSUNTOS INTERNOS

Informaccedilotildees da Tesouraria Congregaccedilotildees Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria

2 ASSUNTOS EXTERNOS

Pastores e Outros Conciacutelios Correspondecircncias Recebidas

7 TRANSCRICcedilOtildeES

As transcriccedilotildees de documentos tais como Atas da Assembleacuteia Estatutos etc quando necessaacuterias deveratildeo ser feitas obedecendo-se os mesmos criteacuterios para confecccedilatildeo das atas exceccedilatildeo feita agraves assinaturas que natildeo deveratildeo constar

8 NUMERACcedilAtildeO DAS PAacuteGINAS

Cada paacutegina seraacute numerada sequumlencialmente sendo que a primeira paacutegina de cada livro teraacute o nuacutemero UM A numeraccedilatildeo deveraacute ser informada no canto inferior ou superior direito de cada paacutegina sendo que a fonte teraacute o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata e seraacute formatada apenas com negrito Os termos de abertura e encerramento natildeo seratildeo numerados

9 ASSINATURAS

Ao final de cada ata imediatamente apoacutes o texto da ata o secretaacuterio deveraacute assinar a ata com caneta preta ou azul Cada paacutegina da ata seraacute devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretaacuterio proacuteximo ao nuacute-mero da paacutegina Os termos de encerramento e abertura seratildeo tambeacutem devidamente assinados e rubricados conforme CIIPB 10 INCLUSAtildeO DOS TERMOS DE ABERTURA ENCERRAMENTO E APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE

ATAS

101 TERMO DE ABERTURA

Na primeira paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ABERTURA A redaccedilatildeo eacute a seguinte

102 TERMO DE ENCERRAMENTO

Na uacuteltima paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ENCERRAMENTO A redaccedilatildeo sugeria eacute a seguinte

TERMO DE ABERTURA

Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviraacute para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presidente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeo anexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema de grampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeo Deveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

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saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

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Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

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Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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Antigamente quando uma empresa fabricava - por exemplo - sabatildeo em poacute ela colocava no final da esteira de produccedilatildeo um pessoal encarregado de reti-rar as caixas de sabatildeo que estivessem defeituosas ou com o peso errado Mais tarde com a evoluccedilatildeo da tecnologia esse pessoal foi substituiacutedo por ceacute-lulas fotoeleacutetricas Ou seja a caixa fora dos padrotildees era automaticamente descartada Entretanto com o passar dos anos percebeu-se que mesmo evitando-se que o produto defeituoso chegasse ao consumidor as perdas jaacute haviam ocorrido Era preciso colocar o controle de qualidade natildeo no final da linha mas no co-meccedilo de tudo A qualidade natildeo comeccedila quando a empresa compra a mateacuteria-prima ou em qualquer dessas etapas Ela se inicia no primeiro telefonema - ou na primeira conversa - a respeito de um projeto Tudo e todos tecircm de estar envolvidos com a qualidade desde o princiacutepio Esse conceito foi criado por dois norte-americanos A Juran e E Deming a partir dos avanccedilos de produtividade e qualidade durante a Segunda Guerra Mundial Em 1951 eles foram ensinar os japoneses e estes aprimoraram mui-tos dos sistemas e estrateacutegias do que se chamou de Total Quality Control Dentro do TQC eacute preciso saber que a etapa subsequumlente eacute cliente da prece-dente Eacute uma cadeia de atendimento com excelecircncia que percorre cada pes-soa e cada local da organizaccedilatildeo Hoje com o avanccedilo da prestaccedilatildeo de servi-ccedilos (mesmo quem produz industrialmente agora tem que se preocupar mais com os serviccedilos que presta) eacute nessa aacuterea que a qualidade total tem que apa-recer Leia discuta e proponha debates na sua empresa sobre a qualidade total U-ma pessoa soacute pode matar o esforccedilo de uma empresa inteira O que pode a-contecer por pura falta de informaccedilatildeo e natildeo por maacute vontade Secretaacuteria faccedila uma autocriacutetica seu trabalho eacute feito dentro do conceito de qualidade total

Qualidade Total DICA 1 O QUE Eacute QUALIDADE TOTAL

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DICA 2 - AS PALAVRAS PROIBIDAS Proibidas talvez seja um exagero Palavras que devem ser evitadas dependendo das cir-cunstacircncias Elas podem significar inseguranccedila viacutecios de linguagem falta de credibilidade etc Faz parte da qualidade total no atendimento nos preocuparmos com a postura a voz as palavras o comportamentoe por aiacute afora Comecemos com estas seis palavrinhas perigosas 1) MAS - Quando eacuteramos crianccedilas nossos pais - quando estavam com pouco dinheiro - diziam mais ou menos o seguinte Vocecirc se comportou bem estaacute indo bem na escola masneste Natal natildeo podemos comprar o presente que vocecirc pediu Depois crescemos e o(a) namorado(a) certo dia chega e diz Vocecirc tem sido muito bacana comigo tem feito tudo o que eu gosto maseu estou precisando dar um tempo Aiacute crescemos mais um pouquinho e quem estaacute agrave nossa frente eacute o gerente do Banco com a seguinte explicaccedilatildeo Vocecirc tem um bom cadastro eacute um bom cliente masa diretoria suspendeu todas as ope-raccedilotildees desse tipo Eacute assim que a palavra mas se incorpora em nosso subconsciente como algo negativo Tente substituir o mas pelo e sempre que possiacutevel Por exemplo ao inveacutes de dizer O Dr Fulano estaacute mas se encontra em reuniatildeo afirme Ele se encontra na empresa e estaacute no momento numa reuniatildeo Posso ajudaacute-lo 2) TALVEZ - Seja mais assertiva Declare Vamos fazer Faremos todo o esforccedilo Vamos consultar todas as alternativas e certamente iremos dar um jeito adequadamen-te O talvez denota vacilaccedilatildeo inseguranccedila 3) NAtildeO QUER - Pergunte ao cliente o que ele deseja e natildeo aquilo que ele natildeo quer O Sr Natildeo quer ligar numa outra hora Resposta Natildeo quero uma soluccedilatildeo agora As ve-zes vocecirc entra numa loja e a balconista desavisada logo pergunta Natildeo quer levar uma camisa Adivinha qual eacute a resposta 4) FACcedilA ISSO - Natildeo decirc ordens ao cliente Ligue amanhatilde que iremos atendecirc-lo Preencha o formulaacuterio e nos envie o ano que vem Peccedila solicite sugira decirc indicaccedilotildees Seja cordial amaacutevel e simpaacutetica Jamais ordene 5) GERUacuteNDIO - Este tempo verbal eacute o paraiacuteso das secretaacuterias Inventado no Brasil (sim porque em Portugal eles desconhecem essa declinaccedilatildeo Laacute eles dizem estou a comer e natildeo estou comendo) o geruacutendio invadiu os escritoacuterios como uma praga Geralmente eacute utilizado pelas esforccediladas secretaacuterias na esperanccedila de estarem sendo gentis e delicadas Soacute que viraram um estigma Denotam falta de firmeza Meu chefe vai estar chegando a-manhatilde entatildeo estarei falando com ele e em seguida pretendo estar retornando a sua liga-ccedilatildeo E eu aqui do outro lado da linha vou estar me irritando Prefira assim O Alfredo chegaraacute amanhatilde de manhatilde Falo com ele o mais raacutepido possiacutevel e em seguida retornarei sua ligaccedilatildeo Estaacute bom assim 6) UM MINUTINHO - No mundo inteiro essa unidade de tempo passou a existir Agora e-xiste a hora o minuto o segundo eo minutinho que geralmente leva mais de uma hora Veja a dia das estatiacutesticas Ningueacutem aguumlenta mais esperar no telefone Se for demorar por favor avise mais ou menos quanto tempo e caso seja muito peccedila para retornar a liga-ccedilatildeo depois

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Antes de mais nada vamos dar uma olhada em quais satildeo as expectativas do cliente quando fazem negoacutecios com as nossas empresas Com o tempo iremos aprofundar um pouco cada um desses itens Por ora nos atemos agrave questatildeo do atendimento telefocircnico Como vimos dois itens satildeo neste caso muito in-teressantes Descaso e Despreparo de quem atende Isso chateia o cliente A secretaacuteria que demonstra desconhecer os produtos e serviccedilos da empresa atende de forma desaforada que se limita a dizer ao consumidor que aqui-lo natildeo eacute com ela O atendimento telefocircnico eacute fundamental no processo de fidelizaccedilatildeo dos clientes E tam-beacutem para o ambiente de produtividade Entatildeo vamos agraves dicas que vocecirc natildeo pode des-prezar 1) Lembre-se ao atender um chamado telefocircnico vocecirc eacute o departamento ou a empre-sa Quem estaacute do outro lado da linha vai formar uma imagem do setor ou da organiza-ccedilatildeo a partir do seu comportamento 2) Credibilidade soacute prometa o que vocecirc pode cumprir Responsabilize-se pelo encami-nhamento seguro do problema caso ele natildeo seja atinente agrave sua aacuterea 3) Boa receptividade seja cordial Deixe transparecer um sorriso na sua voz Tenha boa disposiccedilatildeo e bom acircnimo ao telefone 4) Empatia mostre aos clientes (internos e externos) que o problema deles eacute tambeacutem o seu 5) Seguranccedila natildeo vacile ao dar a resposta ou encaminhar a questatildeo Demonstre que vocecirc sabe onde com quem e porque estaacute trabalhando ali 6) Atenda no maacuteximo ao terceiro toque Pode ser que ao soar a campainha pela quar-ta vez o cliente jaacute se dirigiu ao concorrente 7) Utilize os recursos de transferecircncias de chamadas da secretaacuteria eletrocircnica e tudo o mais que possa deixaacute-la mais agrave vontade na empresa Mas controle tudo Os retornos tecircm que ser raacutepidos as pessoas incluiacutedas nas transferecircncias tecircm de ser bem orienta-das 8) Atenda com seu nome o nome da empresa e do departamento Depois ofereccedila ajuda a quem ligou 9) PADRONIZE por uacuteltimo queremos lembrar a necessidade de uma padronizaccedilatildeo Se a organizaccedilatildeo que vocecirc trabalha ainda natildeo tomou essa providecircncia faccedila-o pelo menos no seu departamento Como atender como preparar os recados por escrito quem se responsabiliza pelo que

Qualidade Total DICA 3 A IMPORTAcircNCIA DO ATENDIMENTO

TELEFOcircNICO

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Sempre que devo falar com algueacutem importante sinto certo nervosismo mesmo que a pes-soa esteja esperando meu telefonema Passar pela secretaacuteria costuma ser um constrangi-mento Ligo por exemplo para um amigo executivo Dou meu nome Ouccedila a pergunta - De onde o senhor eacute - De marte acabo de aterrissar Eacute impressionante o nuacutemero de vezes que jaacute me perguntaram de onde sou Dizer o que Onde nasci Outras fazem o gecircnero iacutentimo mas mais falso do que uma jiboacuteia ao sorrir pa-ra um coelhinho - Oi querido Um instantinho meu amor Ele natildeo pode atender coraccedilatildeo Natildeo sou de fer-ro adoro ser chamado de meu amor Imagino a desconhecida do outro lado Dentinhos separados como os da Zeacutelia (que sempre teve um bioacutetipo perfeito para secretaacuteria) Cabelos loiros no tom da Rosane Collor (outra que) Oacuteculos como os da Erundina De-sisto Sei que chama a todos de meu amor a melosa Tambeacutem natildeo faltam as riacutegidas que ultrapassam o limite da gafe para a indelicadeza total Um amigo acaba de se separar Ligo para dar solidariedade Ouccedilo um rosnado e uma voz metaacutelica - Poderia me adiantar o assunto - Eacute particular A voz ganha um tom mais irritado - Ele natildeo gosta que eu passe a ligaccedilatildeo sem saber do que se trata - Explique que eacute sobre sexo Ouccedilo um suspiro nervoso Logo ela retorna a voz melodiosa Descobriu que sou amigo do chefe - Jaacute vou passar para eeeeeeele Soacute falta oferecer cafezinho pelo telefone Reflito como eacute falsa a humanidade Mas fran-queza tambeacutem eacute fogo - Vou ver se ele pode atender Eacute possiacutevel uma resposta mais fina mais elegante do que essa Nem mamatildee dinossauro seria tatildeo sutil Se existisse lei para o comportamento das secretaacute-rias algumas mereceriam um bom processo Como as que perguntam - O senhor eacute da parte de quem - De mim mesmo faz favor Quanto mais importante o figuratildeo mas importantes algumas secretaacuterias se sentem Ficam tatildeo esnobes quanto a rainha da Inglaterra Algumas gastam todo o salaacuterio em roupas de seda cabeleireiro bijuterias caras e perfumes importados - ateacute andam mais bem vestidas do que a mulher do patratildeo mesmo que o saldo no banco atinja o vermelho e vivam numa roleta financeira com os crediaacuterios Nervosas atendem ao telefone como se estivessem deitadas em um sofaacute de veludo - Eu natildeo sei se ele vai poder falar Estaacute muito ocupado Muitos homens eacute verdade adoram ter secretaacuterias tatildeo arrumadas quanto um poodle e com o comportamento de um dobermann Outros sofrem Sabe-se que satildeo comuns as secretaacute-rias com ciuacutemes do chefe Odeiam voz de mulher - Mas ele pediu que eu ligasse para combinar sobre hoje agrave noite - Deixe recado eacute melhor Ele estaacute falando com a esposa

Qualidade Total DSICA 4

ATENDIMENTO TELEFOcircNICO PARA SECRETAacuteRIA

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Enfrentar situaccedilotildees de saia justa faz parte do dia-a-dia da secretaacuteria Talvez por isso atu-em como se cada telefonema fosse um ataque inimigo Evitar as gafes natildeo faz mal a nin-gueacutem Um ex-prefeito de Satildeo Paulo certa vez ligou pessoalmente a um empresaacuterio e se anunciou agrave secretaacuteria A moccedila morreu de rir - Essa eacute boa Diz quem eacute Estou reconhecendo essa voizinha Estaacute procurando emprego ateacute hoje E natildeo ri nem em show humoriacutestico Vocecirc se identificou com algum dos exemplos colocados pelo autor Eacute essencial que noacutes profissionais de secretariado busquemos a excelecircncia no atendimen-to porque as nossas accedilotildees muitas vezes refletem na imagem da empresa Abaixo algu-mas dicas para um atendimento telefocircnico adequado 1) Natildeo pergunte quem estaacute falando o que vocecirc quer saber natildeo eacute o nome da pessoa que estaacute falando entatildeo pergunte - Por favor qual o seu nome 2) De onde eacute como disse o autor sou de marte qual a informaccedilatildeo que vocecirc deseja sa-ber - Qual eacute a sua empresa - Para qual empresa o senhor trabalha 3) O senhor pode me adiantar o assunto Tire esta frase do seu vocabulaacuterio eacute arrogante ou aquela o meu diretor soacute atende se souber o assunto simplesmente diga - o senhor gostaria de me adiantar o assunto - o Sr (nome do seu chefe) jaacute tem conhecimento do assunto Se a pessoa natildeo quiser adiantar o assunto natildeo force a barra diga ao seu chefe que a pessoa natildeo quis adiantar o assunto ou disse que o ele o seu chefe jaacute sabe do que as-sunto 4) Evite usar um instantinho um momentinho um segundinho estas palavras natildeo combinam com um bom atendimento o correto eacute dizer um momento por favor e ao retor-nar agradeccedila a pessoa por ter aguardado 5) Sempre use as palavras maacutegicas por favor obrigada - Sr(nome) Sra(nome) desculpe 6) E natildeo se esqueccedila de permitir permissatildeo para falar ou transferir seu chefe se vocecirc ligar para o celular de qualquer pessoa 7) Crie um padratildeo para o seu atendimento nome da empresa departamento seu nome e saudaccedilatildeo Ex Secretariando - Operacional - Kaacutetia - Bom Dia 8) Sempre trate a pessoa formalmente somente mude o tratamento quando ela permitir ou lhe pedir Muito Importante anote tudo assim que ele disser o nome anote anote o nome da em-presa anote o assunto natildeo confie na sua memoacuteria porque ela normalmente falha princi-palmente porque sempre estamos fazendo vaacuterias coisas ao mesmo tempo Natildeo eacute educado vocecirc perguntar de novo Qual eacute o seu nome mesmo Fala para que eu possa te ver - Soacutecrates Espero que de alguma forma essa mensagem possa ajudaacute-la em seu dia-a-dia Um bom atendimento

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Modelos de Curriacuteculo

(colocar na parte superior da folha no centro em negrito)

Objetivo Deve conter o cargo e a aacuterea pretendida de forma clara e simples Nunca coloque opccedilotildees de cargos e aacutereas num mesmo curriacuteculo para natildeo passar a impressatildeo de estar aceitando qualquer proposta Se houver interesse em mais de uma aacuterea opte pelo curriacuteculo flexiacutevel Qualificaccedilotildees Abrange tempo no mercado atividades e experiecircncias profissionais O quecirc vocecirc realizou implantaccedilatildeo de sistemas programas e projetos aumento nos lucros ou produccedilatildeo etc Destaque as experiecircncias ligadas agrave funccedilatildeo pretendida Experiecircncia Profissional Estatildeo relacionadas agraves empresas nas quais vocecirc trabalhou Comece da uacuteltima para a pri-meira empresa colocando dados como nome da organizaccedilatildeo cargo tempo de trabalho e atividades resultados Coloque as datas de entrada e saiacuteda Serviccedilos temporaacuterios devem ser citados deixando clara essa temporariedade Para profissionais com mais de 20 anos no mercado de trabalho geralmente natildeo haacute necessidade de citar as primeiras empresas em que trabalhou Formaccedilatildeo Acadecircmica Escolaridade Pode vir logo abaixo do objetivo quando a formaccedilatildeo acadecircmica representar um grande diferencial Neste item estatildeo o curso nome da instituiccedilatildeo e ano de conclusatildeo As informa-ccedilotildees devem estar de forma decrescente do uacuteltimo curso para o primeiro Natildeo haacute necessidade de citar a escola em que fez o primeiro e o segundo graus nem ane-xar coacutepias de diplomas e atestados Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Idiomas Indique o idioma colocando ao lado seu grau de conhecimento baacutesico intermediaacuterio e fluente O inglecircs eacute fundamental para a maioria dos cargos principalmente nos niacuteveis ge-renciais Ao mencionaacute-lo provavelmente vocecirc passaraacute por um teste praacutetico Informaacutetica Outro requisito fundamental hoje em dia Relacione os aplicativos que domina Cursos Complementares Inicie mencionando os cursos mais condizentes com o seu objetivo Coloque em ordem decrescente o nome do curso a instituiccedilatildeo ano e duraccedilatildeo Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Natildeo deixe de mencionar cursos que natildeo te-nham a ver com sua aacuterea desde que cite como eles contribuiacuteram para seu desenvolvi-mento Por exemplo como o curso de teatro ajudou-o a perder o medo e a inibiccedilatildeo de falar em puacuteblico e em reuniotildees

Nome

Endereccedilo Idade

TelefonecelularPagere-mail Estado civil

(lado esquerdo) (lado direito)

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Carta a uma resposta negativa da empresa

Eu sei eacute duro responder positivamente a uma empresa que acaba de dizer que natildeo quer saber de vocecirc Mas acredite eacute um excelente exerciacutecio para elevar a auto-estimae para manter as portas abertas a novas oportunidades na proacutepria empresa Vocecirc pode se mostrar decepcionado mas natildeo deixe transparecer amargura E sem ser ufanista em demasia pode terminar a carta dizendo que vocecirc ainda se considera o me-lhor candidato para o cargo A Carlos Santos Recrutamento e Seleccedilatildeo Internet do Brasil Prezado Carlos Foi com bastante decepccedilatildeo ndash natildeo vou negar ndash que recebi a sua comunicaccedilatildeo informan-do que natildeo fui selecionado para ocupar o cargo de analista de sistemas da empresa Depois das vaacuterias etapas pelas quais passei no processo de seleccedilatildeo conhecendo natildeo soacute os profissionais de RH mas tambeacutem os responsaacuteveis pelo Departamento de Tecno-logia realmente achei que seria o escolhido uma vez que acredito ter o perfil adequado para a vaga Se fosse possiacutevel gostaria de saber quais os criteacuterios utilizados para definir a escolha final pois este fato pode ser muito importante para eu melhorar minha performance pro-fissional De qualquer forma agradeccedilo a atenccedilatildeo que me foi dispensada por todos com quem entrei em contato Participar deste processo foi uma experiecircncia muito enriquecedora faltando ldquoapenasrdquo a contrataccedilatildeo para ser perfeita Espero ter novas oportunidades em breve pois realmente me considero o analista ideal para resolver os problemas do departamento e tambeacutem para acrescentar um importan-te diferencial de mercado agrave empresa Mais uma vez obrigado por tudo Atenciosamente Juliano Silva (Assine)

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Modelo de carta de apresentaccedilatildeo

Roberto Gomes Gerente de Recrutamento PGF Ltda Av do Chaacute Satildeo Paulo - SP Brasil 18 de maio 2000 Prezado Sr Gomes Li recentemente sobre os planos de expansatildeo de sua companhia Tenho extremo interes-se em trabalhar no desenvolvimento do mercado do seu novo projeto para 2001 Comple-tarei meu mestrado em Administraccedilatildeo de Empresas com especializaccedilatildeo em Marketing na PUC em maio de 2000 Tenho consideraacutevel experiecircncia em marketing em duas grandes multinacionais - Johnson amp Johnson e American Express - onde tive a oportunidade de participar do lanccedilamento de vaacuterios produtos locais aleacutem de ser responsaacutevel pelo treinamento da equipe de vendas O trabalho em multinacionais tambeacutem contribuiu para aumentar minhas habilidades em co-municaccedilatildeo e lideranccedila Meu curriacuteculo em anexo apresenta as minhas qualificaccedilotildees em detalhe Seria um prazer ter a oportunidade de discuti-las pessoalmente Estou certa de que a minha performance seraacute eficaz e coerente com o alto padratildeo da PGF Ltda assim que tiver a chance de de-monstraacute-la Atenciosamente Luciana Oliveira

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COMO CONFECCIONAR ATAS

1 OBJETIVO

O objetivo deste documento eacute instruir os secretaacuterios quanto agrave confecccedilatildeo de atas utilizando-se de um meio eletrocircnico (entenda-se computador) Surgiu face agrave ausecircncia de normas oficiais para este assunto uma vez que as resoluccedilotildees baixadas pelo Supremo Conciacutelio referem-se apenas agrave confecccedilatildeo de atas manualmente ou com uso de maacutequina de escrever

2 REFEREcircNCIAS

O presente documento tomou por base e eacute complementado pelas resoluccedilotildees SC90 BP doc 151 e Manual de Regu-lamentaccedilatildeo Geral que tratam respectivamente da confecccedilatildeo de atas com o uso de maacutequina de escrever manualmen-te

3 INSTRUCcedilOtildeES

O documento deveraacute ter seu layout definido segundo as seguintes especificaccedilotildees

31 TAMANHO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas de tamanho padratildeo do mercado tais como Carta (216 x 279 mm) A4 (210 x 297 mm) Ofiacutecio (216 x 315 mm) e outras Natildeo poderatildeo ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm

32 TIPO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas soltas ou contiacutenuas No caso do uso de folhas contiacutenuas apoacutes a impressatildeo a remalina deveraacute ser destacada

33 COR DO PAPEL

Poderaacute ser utilizada a cor branca Natildeo poderatildeo ser utilizadas cores berrantes que dificultam a leitura e tra-zem cansaccedilo aos olhos A cor branca no entanto eacute a recomendada por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto

34 MARGENS

Deveraacute ser utilizada a medida de trecircs centiacutemetros para as margens direita esquerda superior e inferior a partir da borda do papel No caso de se utilizar folhas contiacutenuas a largura da remalina deveraacute ser desconsi-derada sendo a margem contada a partir da borda real do papel Essa medida refere-se ao resultado final isto eacute pode ser necessaacuterio informar ao software valores diferentes de 3 cm no caso de natildeo conformidade dos valores informados aos softwares em relaccedilatildeo agrave impressatildeo propri-amente dita

35 DIRECcedilAtildeO DA IMPRESSAtildeO

O documento deveraacute ser impresso na sua posiccedilatildeo vertical (RETRATO ou PORTRAIR) Cada paacutegina seraacute impressa em apenas um dos lados (o verso deveraacute permanecer EM BRANCO)

36 BORDAS

Poderatildeo ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha

37 FORMATACcedilAtildeO

371 Fonte (tipo da letra)

As fontes a ser utilizada deveraacute ser uma fonte que propicie faacutecil leitura de tamanho natildeo menor que 3 mm e natildeo maior que 5 mm As seguintes fontes satildeo sugeridas Normal

Roman 12 Roman 14 Courier 12 Courier 14

True Type Arial 12 Arial 14 Times New Roman 12

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Times New Roman 14 ATM

Universe 12 Universe 14

372 Formataccedilatildeo do caractere

Deve-se formatar o caractere sem uso das caracteriacutesticas MAIUacuteSCULAS (uppercase) NE-GRITO (bold) SUBLINHADO (underline) e ITAacuteLICO (italic) O uso desses recursos de forma-taccedilatildeo fica restrito aos seguintes casos Maiuacutesculas utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra ou para tiacutetulos e subtiacutetulos no corpo da ata Negrito idem ao formato MAIUacuteSCULO com maior ecircnfase Sublinhado idem ao formato MAIUacuteSCULO com menor ecircnfase Itaacutelico nas citaccedilotildees ou transcriccedilotildees de textos e diaacutelogos entre aspas Essas formataccedilotildees diferenciadas podem ser combinadas Deve-se procurar no entanto evi-tar o uso constante dessas caracteriacutesticas o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formataccedilotildees Ao mesmo tempo deve haver uniformidade de formataccedilatildeo e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas

373 Espaccedilamento do caractere

Deveraacute ser utilizado o espaccedilamento normal da fonte

374 Cor do caractere

Deveraacute ser utilizada preferencialmente a cor preta por permitir maior contraste No caso de se optar por caracteres de outra cor devem-se utilizar cores que contrastem com o papel como azul escuro vermelho escuro verde escuro Cores muito brilhantes claras ou em tons pasteacuteis tendem a um maior esforccedilo da vista e devem ser evitadas

38 FORMATACcedilAtildeO DO PARAacuteGRAFO

381 Deslocamento da margem

O paraacutegrafo deveraacute ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem

382 Alinhamento

O Paraacutegrafo deveraacute se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens Na ausecircncia desse recurso de justificaccedilatildeo de paraacutegrafo no software utilizado pode-se utilizar o alinha-mento agrave esquerda Natildeo eacute permitido o alinhamento agrave direita e ao centro

383 Colunamento

O texto deveraacute ser composto por apenas uma coluna

384 Fluxo do Texto

O texto de cada ata deveraacute iniciar-se na primeira linha da paacutegina O texto deveraacute ser composto de um uacutenico paraacutegrafo O texto de cada ata deveraacute ocupar totalmente uma paacutegina No caso do texto da ata por si soacute natildeo completar a paacutegina ateacute a sua uacuteltima linha a(s) linha(s) restante(s) logo apoacutes a assinatu-ra do secretaacuterio deveraacute (atildeo) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hiacutefen (lsquo-rsquo) repetido em sequumlecircncia sem espaccedilos vazios

39 REDACcedilAtildeO

391 Iniacutecio da ata

ldquoAta nuacutemero (nuacutemero da ata) da Assembleacuteia Geral (extraordinaacuteria ou ordinaacuteria ou ainda solene e histoacuterica) da (nome da igreja) reunida no dia (dia) de (mecircs) de (ano) no (local da igreja) sito agrave (Endereccedilo Rua nuacutemero bairro) neste municiacutepio de (cidade e estado) A Assembleacuteia Geral foi presidida por (nome do presidente da reuniatildeo ou Assembleacuteia Ge-ral normalmente o pastor da Igreja) Estavam presentes os senhores membros A reuniatildeo ou Assembleacuteia Geral teve iniacutecio agraves (horaacuterio) com (exerciacutecio espiritual) Menciona-se o texto lido da liturgia e quem o fezrdquo

392 Teacutermino da ata

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ldquoNatildeo havendo mais nada para ser tratado encerrou-se a presente (horaacuterio do teacutermino) com uma oraccedilatildeo pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido) E eu (nome do secretaacuterio) secretaacuterio da igreja a tudo presente lavrei e assino a presente atardquo

393 Destaque de textos

O texto com o conteuacutedo propriamente dito da ata deveraacute ser sempre que possiacutevel dividido em itens bem definidos desta feita permitindo uma melhor utilizaccedilatildeo dos recursos de forma-taccedilatildeo de caractere (maiuacutesculas negrito itaacutelico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes permitindo uma raacutepida pesquisa posterior de informaccedilotildees no texto

394 Regras Gerais

Os nomes mencionados na ata deveratildeo sempre constar completos na primeira vez em que satildeo citados Posteriormente poder-se-aacute utilizar apenas o nome proacuteprio ou uma reduccedilatildeo que permita identificaccedilatildeo uacutenica Os numerais poderatildeo ser representados na forma de algarismos No caso de valores mone-taacuterios que seja de relevante importacircncia eacute conveniente completar a representaccedilatildeo por alga-rismos com o valor expresso por extenso As abreviaturas consagradas podem ser usadas Alguns exemplos seguem

Quando se tratar de inclusatildeo de membros deveratildeo ser mencionados os seguintes dados Modo da recepccedilatildeo Nome Complet

4 RESUMO ANOTACcedilOtildeES E OBSERVACcedilOtildeES

O uso de resumo anotaccedilotildees e observaccedilotildees satildeo obrigatoacuterios uma vez que completam eou facilitam a recupe-raccedilatildeo de informaccedilotildees da ata substituindo as anotaccedilotildees marginais na lavratura de atas Para esse fim deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPEacute (footnotes) presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade

5 AS NOTAS DE RODAPEacute

1 Deveratildeo ser referenciadas no texto por nuacutemero sequumlenciais iniciando e 1 em cada ata

2 Deveratildeo utilizar agrave mesma fonte do corpo da ata mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 25 mm) como

por exemplo ARIAL 10 TIMES NEW ROMAN 10 etc

3 Deveratildeo ser separadas do corpo da ata por um traccedilo contiacutenuo com aproximadamente 10 cm de extensatildeo

(ou seja natildeo deveraacute estender-se por toda a largura da paacutegina)

4 Esse recurso quando bem utilizado permitiraacute uma busca raacutepida de quaisquer informaccedilotildees que se deseje

obter que esteja contida na ata

Art Artigo

CD Coacutedigo de Disciplina

CIIPB Constituiccedilatildeo da Igreja

diaacutec Diaacutecono

N Nuacutemero

pf proacuteximo futuro

pp proacuteximo passado

Pr Pastor

Pres Presidente

Presb Presbiacutetero

Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro

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5 As seguintes notas deveratildeo sempre existir na ata

Nuacutemero da ata data e hora de iniacutecio da reuniatildeo ou assembleacuteia geral Pastores e diaacuteconos presentes Leitura e aprovaccedilatildeo de relatoacuterios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reuniatildeo ou assembleacuteia geral com referecircncia resumida Nuacutemero da ata data e hora de teacutermino da reuniatildeo ou assembleacuteia geral

6 DIVISOtildeES DO TEXTO DA ATA

As seguintes divisotildees do texto da ata satildeo sugeridas

1 ASSUNTOS INTERNOS

Informaccedilotildees da Tesouraria Congregaccedilotildees Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria

2 ASSUNTOS EXTERNOS

Pastores e Outros Conciacutelios Correspondecircncias Recebidas

7 TRANSCRICcedilOtildeES

As transcriccedilotildees de documentos tais como Atas da Assembleacuteia Estatutos etc quando necessaacuterias deveratildeo ser feitas obedecendo-se os mesmos criteacuterios para confecccedilatildeo das atas exceccedilatildeo feita agraves assinaturas que natildeo deveratildeo constar

8 NUMERACcedilAtildeO DAS PAacuteGINAS

Cada paacutegina seraacute numerada sequumlencialmente sendo que a primeira paacutegina de cada livro teraacute o nuacutemero UM A numeraccedilatildeo deveraacute ser informada no canto inferior ou superior direito de cada paacutegina sendo que a fonte teraacute o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata e seraacute formatada apenas com negrito Os termos de abertura e encerramento natildeo seratildeo numerados

9 ASSINATURAS

Ao final de cada ata imediatamente apoacutes o texto da ata o secretaacuterio deveraacute assinar a ata com caneta preta ou azul Cada paacutegina da ata seraacute devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretaacuterio proacuteximo ao nuacute-mero da paacutegina Os termos de encerramento e abertura seratildeo tambeacutem devidamente assinados e rubricados conforme CIIPB 10 INCLUSAtildeO DOS TERMOS DE ABERTURA ENCERRAMENTO E APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE

ATAS

101 TERMO DE ABERTURA

Na primeira paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ABERTURA A redaccedilatildeo eacute a seguinte

102 TERMO DE ENCERRAMENTO

Na uacuteltima paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ENCERRAMENTO A redaccedilatildeo sugeria eacute a seguinte

TERMO DE ABERTURA

Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviraacute para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presidente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeo anexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema de grampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeo Deveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

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saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

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Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

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Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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DICA 2 - AS PALAVRAS PROIBIDAS Proibidas talvez seja um exagero Palavras que devem ser evitadas dependendo das cir-cunstacircncias Elas podem significar inseguranccedila viacutecios de linguagem falta de credibilidade etc Faz parte da qualidade total no atendimento nos preocuparmos com a postura a voz as palavras o comportamentoe por aiacute afora Comecemos com estas seis palavrinhas perigosas 1) MAS - Quando eacuteramos crianccedilas nossos pais - quando estavam com pouco dinheiro - diziam mais ou menos o seguinte Vocecirc se comportou bem estaacute indo bem na escola masneste Natal natildeo podemos comprar o presente que vocecirc pediu Depois crescemos e o(a) namorado(a) certo dia chega e diz Vocecirc tem sido muito bacana comigo tem feito tudo o que eu gosto maseu estou precisando dar um tempo Aiacute crescemos mais um pouquinho e quem estaacute agrave nossa frente eacute o gerente do Banco com a seguinte explicaccedilatildeo Vocecirc tem um bom cadastro eacute um bom cliente masa diretoria suspendeu todas as ope-raccedilotildees desse tipo Eacute assim que a palavra mas se incorpora em nosso subconsciente como algo negativo Tente substituir o mas pelo e sempre que possiacutevel Por exemplo ao inveacutes de dizer O Dr Fulano estaacute mas se encontra em reuniatildeo afirme Ele se encontra na empresa e estaacute no momento numa reuniatildeo Posso ajudaacute-lo 2) TALVEZ - Seja mais assertiva Declare Vamos fazer Faremos todo o esforccedilo Vamos consultar todas as alternativas e certamente iremos dar um jeito adequadamen-te O talvez denota vacilaccedilatildeo inseguranccedila 3) NAtildeO QUER - Pergunte ao cliente o que ele deseja e natildeo aquilo que ele natildeo quer O Sr Natildeo quer ligar numa outra hora Resposta Natildeo quero uma soluccedilatildeo agora As ve-zes vocecirc entra numa loja e a balconista desavisada logo pergunta Natildeo quer levar uma camisa Adivinha qual eacute a resposta 4) FACcedilA ISSO - Natildeo decirc ordens ao cliente Ligue amanhatilde que iremos atendecirc-lo Preencha o formulaacuterio e nos envie o ano que vem Peccedila solicite sugira decirc indicaccedilotildees Seja cordial amaacutevel e simpaacutetica Jamais ordene 5) GERUacuteNDIO - Este tempo verbal eacute o paraiacuteso das secretaacuterias Inventado no Brasil (sim porque em Portugal eles desconhecem essa declinaccedilatildeo Laacute eles dizem estou a comer e natildeo estou comendo) o geruacutendio invadiu os escritoacuterios como uma praga Geralmente eacute utilizado pelas esforccediladas secretaacuterias na esperanccedila de estarem sendo gentis e delicadas Soacute que viraram um estigma Denotam falta de firmeza Meu chefe vai estar chegando a-manhatilde entatildeo estarei falando com ele e em seguida pretendo estar retornando a sua liga-ccedilatildeo E eu aqui do outro lado da linha vou estar me irritando Prefira assim O Alfredo chegaraacute amanhatilde de manhatilde Falo com ele o mais raacutepido possiacutevel e em seguida retornarei sua ligaccedilatildeo Estaacute bom assim 6) UM MINUTINHO - No mundo inteiro essa unidade de tempo passou a existir Agora e-xiste a hora o minuto o segundo eo minutinho que geralmente leva mais de uma hora Veja a dia das estatiacutesticas Ningueacutem aguumlenta mais esperar no telefone Se for demorar por favor avise mais ou menos quanto tempo e caso seja muito peccedila para retornar a liga-ccedilatildeo depois

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Antes de mais nada vamos dar uma olhada em quais satildeo as expectativas do cliente quando fazem negoacutecios com as nossas empresas Com o tempo iremos aprofundar um pouco cada um desses itens Por ora nos atemos agrave questatildeo do atendimento telefocircnico Como vimos dois itens satildeo neste caso muito in-teressantes Descaso e Despreparo de quem atende Isso chateia o cliente A secretaacuteria que demonstra desconhecer os produtos e serviccedilos da empresa atende de forma desaforada que se limita a dizer ao consumidor que aqui-lo natildeo eacute com ela O atendimento telefocircnico eacute fundamental no processo de fidelizaccedilatildeo dos clientes E tam-beacutem para o ambiente de produtividade Entatildeo vamos agraves dicas que vocecirc natildeo pode des-prezar 1) Lembre-se ao atender um chamado telefocircnico vocecirc eacute o departamento ou a empre-sa Quem estaacute do outro lado da linha vai formar uma imagem do setor ou da organiza-ccedilatildeo a partir do seu comportamento 2) Credibilidade soacute prometa o que vocecirc pode cumprir Responsabilize-se pelo encami-nhamento seguro do problema caso ele natildeo seja atinente agrave sua aacuterea 3) Boa receptividade seja cordial Deixe transparecer um sorriso na sua voz Tenha boa disposiccedilatildeo e bom acircnimo ao telefone 4) Empatia mostre aos clientes (internos e externos) que o problema deles eacute tambeacutem o seu 5) Seguranccedila natildeo vacile ao dar a resposta ou encaminhar a questatildeo Demonstre que vocecirc sabe onde com quem e porque estaacute trabalhando ali 6) Atenda no maacuteximo ao terceiro toque Pode ser que ao soar a campainha pela quar-ta vez o cliente jaacute se dirigiu ao concorrente 7) Utilize os recursos de transferecircncias de chamadas da secretaacuteria eletrocircnica e tudo o mais que possa deixaacute-la mais agrave vontade na empresa Mas controle tudo Os retornos tecircm que ser raacutepidos as pessoas incluiacutedas nas transferecircncias tecircm de ser bem orienta-das 8) Atenda com seu nome o nome da empresa e do departamento Depois ofereccedila ajuda a quem ligou 9) PADRONIZE por uacuteltimo queremos lembrar a necessidade de uma padronizaccedilatildeo Se a organizaccedilatildeo que vocecirc trabalha ainda natildeo tomou essa providecircncia faccedila-o pelo menos no seu departamento Como atender como preparar os recados por escrito quem se responsabiliza pelo que

Qualidade Total DICA 3 A IMPORTAcircNCIA DO ATENDIMENTO

TELEFOcircNICO

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Sempre que devo falar com algueacutem importante sinto certo nervosismo mesmo que a pes-soa esteja esperando meu telefonema Passar pela secretaacuteria costuma ser um constrangi-mento Ligo por exemplo para um amigo executivo Dou meu nome Ouccedila a pergunta - De onde o senhor eacute - De marte acabo de aterrissar Eacute impressionante o nuacutemero de vezes que jaacute me perguntaram de onde sou Dizer o que Onde nasci Outras fazem o gecircnero iacutentimo mas mais falso do que uma jiboacuteia ao sorrir pa-ra um coelhinho - Oi querido Um instantinho meu amor Ele natildeo pode atender coraccedilatildeo Natildeo sou de fer-ro adoro ser chamado de meu amor Imagino a desconhecida do outro lado Dentinhos separados como os da Zeacutelia (que sempre teve um bioacutetipo perfeito para secretaacuteria) Cabelos loiros no tom da Rosane Collor (outra que) Oacuteculos como os da Erundina De-sisto Sei que chama a todos de meu amor a melosa Tambeacutem natildeo faltam as riacutegidas que ultrapassam o limite da gafe para a indelicadeza total Um amigo acaba de se separar Ligo para dar solidariedade Ouccedilo um rosnado e uma voz metaacutelica - Poderia me adiantar o assunto - Eacute particular A voz ganha um tom mais irritado - Ele natildeo gosta que eu passe a ligaccedilatildeo sem saber do que se trata - Explique que eacute sobre sexo Ouccedilo um suspiro nervoso Logo ela retorna a voz melodiosa Descobriu que sou amigo do chefe - Jaacute vou passar para eeeeeeele Soacute falta oferecer cafezinho pelo telefone Reflito como eacute falsa a humanidade Mas fran-queza tambeacutem eacute fogo - Vou ver se ele pode atender Eacute possiacutevel uma resposta mais fina mais elegante do que essa Nem mamatildee dinossauro seria tatildeo sutil Se existisse lei para o comportamento das secretaacute-rias algumas mereceriam um bom processo Como as que perguntam - O senhor eacute da parte de quem - De mim mesmo faz favor Quanto mais importante o figuratildeo mas importantes algumas secretaacuterias se sentem Ficam tatildeo esnobes quanto a rainha da Inglaterra Algumas gastam todo o salaacuterio em roupas de seda cabeleireiro bijuterias caras e perfumes importados - ateacute andam mais bem vestidas do que a mulher do patratildeo mesmo que o saldo no banco atinja o vermelho e vivam numa roleta financeira com os crediaacuterios Nervosas atendem ao telefone como se estivessem deitadas em um sofaacute de veludo - Eu natildeo sei se ele vai poder falar Estaacute muito ocupado Muitos homens eacute verdade adoram ter secretaacuterias tatildeo arrumadas quanto um poodle e com o comportamento de um dobermann Outros sofrem Sabe-se que satildeo comuns as secretaacute-rias com ciuacutemes do chefe Odeiam voz de mulher - Mas ele pediu que eu ligasse para combinar sobre hoje agrave noite - Deixe recado eacute melhor Ele estaacute falando com a esposa

Qualidade Total DSICA 4

ATENDIMENTO TELEFOcircNICO PARA SECRETAacuteRIA

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Enfrentar situaccedilotildees de saia justa faz parte do dia-a-dia da secretaacuteria Talvez por isso atu-em como se cada telefonema fosse um ataque inimigo Evitar as gafes natildeo faz mal a nin-gueacutem Um ex-prefeito de Satildeo Paulo certa vez ligou pessoalmente a um empresaacuterio e se anunciou agrave secretaacuteria A moccedila morreu de rir - Essa eacute boa Diz quem eacute Estou reconhecendo essa voizinha Estaacute procurando emprego ateacute hoje E natildeo ri nem em show humoriacutestico Vocecirc se identificou com algum dos exemplos colocados pelo autor Eacute essencial que noacutes profissionais de secretariado busquemos a excelecircncia no atendimen-to porque as nossas accedilotildees muitas vezes refletem na imagem da empresa Abaixo algu-mas dicas para um atendimento telefocircnico adequado 1) Natildeo pergunte quem estaacute falando o que vocecirc quer saber natildeo eacute o nome da pessoa que estaacute falando entatildeo pergunte - Por favor qual o seu nome 2) De onde eacute como disse o autor sou de marte qual a informaccedilatildeo que vocecirc deseja sa-ber - Qual eacute a sua empresa - Para qual empresa o senhor trabalha 3) O senhor pode me adiantar o assunto Tire esta frase do seu vocabulaacuterio eacute arrogante ou aquela o meu diretor soacute atende se souber o assunto simplesmente diga - o senhor gostaria de me adiantar o assunto - o Sr (nome do seu chefe) jaacute tem conhecimento do assunto Se a pessoa natildeo quiser adiantar o assunto natildeo force a barra diga ao seu chefe que a pessoa natildeo quis adiantar o assunto ou disse que o ele o seu chefe jaacute sabe do que as-sunto 4) Evite usar um instantinho um momentinho um segundinho estas palavras natildeo combinam com um bom atendimento o correto eacute dizer um momento por favor e ao retor-nar agradeccedila a pessoa por ter aguardado 5) Sempre use as palavras maacutegicas por favor obrigada - Sr(nome) Sra(nome) desculpe 6) E natildeo se esqueccedila de permitir permissatildeo para falar ou transferir seu chefe se vocecirc ligar para o celular de qualquer pessoa 7) Crie um padratildeo para o seu atendimento nome da empresa departamento seu nome e saudaccedilatildeo Ex Secretariando - Operacional - Kaacutetia - Bom Dia 8) Sempre trate a pessoa formalmente somente mude o tratamento quando ela permitir ou lhe pedir Muito Importante anote tudo assim que ele disser o nome anote anote o nome da em-presa anote o assunto natildeo confie na sua memoacuteria porque ela normalmente falha princi-palmente porque sempre estamos fazendo vaacuterias coisas ao mesmo tempo Natildeo eacute educado vocecirc perguntar de novo Qual eacute o seu nome mesmo Fala para que eu possa te ver - Soacutecrates Espero que de alguma forma essa mensagem possa ajudaacute-la em seu dia-a-dia Um bom atendimento

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Modelos de Curriacuteculo

(colocar na parte superior da folha no centro em negrito)

Objetivo Deve conter o cargo e a aacuterea pretendida de forma clara e simples Nunca coloque opccedilotildees de cargos e aacutereas num mesmo curriacuteculo para natildeo passar a impressatildeo de estar aceitando qualquer proposta Se houver interesse em mais de uma aacuterea opte pelo curriacuteculo flexiacutevel Qualificaccedilotildees Abrange tempo no mercado atividades e experiecircncias profissionais O quecirc vocecirc realizou implantaccedilatildeo de sistemas programas e projetos aumento nos lucros ou produccedilatildeo etc Destaque as experiecircncias ligadas agrave funccedilatildeo pretendida Experiecircncia Profissional Estatildeo relacionadas agraves empresas nas quais vocecirc trabalhou Comece da uacuteltima para a pri-meira empresa colocando dados como nome da organizaccedilatildeo cargo tempo de trabalho e atividades resultados Coloque as datas de entrada e saiacuteda Serviccedilos temporaacuterios devem ser citados deixando clara essa temporariedade Para profissionais com mais de 20 anos no mercado de trabalho geralmente natildeo haacute necessidade de citar as primeiras empresas em que trabalhou Formaccedilatildeo Acadecircmica Escolaridade Pode vir logo abaixo do objetivo quando a formaccedilatildeo acadecircmica representar um grande diferencial Neste item estatildeo o curso nome da instituiccedilatildeo e ano de conclusatildeo As informa-ccedilotildees devem estar de forma decrescente do uacuteltimo curso para o primeiro Natildeo haacute necessidade de citar a escola em que fez o primeiro e o segundo graus nem ane-xar coacutepias de diplomas e atestados Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Idiomas Indique o idioma colocando ao lado seu grau de conhecimento baacutesico intermediaacuterio e fluente O inglecircs eacute fundamental para a maioria dos cargos principalmente nos niacuteveis ge-renciais Ao mencionaacute-lo provavelmente vocecirc passaraacute por um teste praacutetico Informaacutetica Outro requisito fundamental hoje em dia Relacione os aplicativos que domina Cursos Complementares Inicie mencionando os cursos mais condizentes com o seu objetivo Coloque em ordem decrescente o nome do curso a instituiccedilatildeo ano e duraccedilatildeo Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Natildeo deixe de mencionar cursos que natildeo te-nham a ver com sua aacuterea desde que cite como eles contribuiacuteram para seu desenvolvi-mento Por exemplo como o curso de teatro ajudou-o a perder o medo e a inibiccedilatildeo de falar em puacuteblico e em reuniotildees

Nome

Endereccedilo Idade

TelefonecelularPagere-mail Estado civil

(lado esquerdo) (lado direito)

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Carta a uma resposta negativa da empresa

Eu sei eacute duro responder positivamente a uma empresa que acaba de dizer que natildeo quer saber de vocecirc Mas acredite eacute um excelente exerciacutecio para elevar a auto-estimae para manter as portas abertas a novas oportunidades na proacutepria empresa Vocecirc pode se mostrar decepcionado mas natildeo deixe transparecer amargura E sem ser ufanista em demasia pode terminar a carta dizendo que vocecirc ainda se considera o me-lhor candidato para o cargo A Carlos Santos Recrutamento e Seleccedilatildeo Internet do Brasil Prezado Carlos Foi com bastante decepccedilatildeo ndash natildeo vou negar ndash que recebi a sua comunicaccedilatildeo informan-do que natildeo fui selecionado para ocupar o cargo de analista de sistemas da empresa Depois das vaacuterias etapas pelas quais passei no processo de seleccedilatildeo conhecendo natildeo soacute os profissionais de RH mas tambeacutem os responsaacuteveis pelo Departamento de Tecno-logia realmente achei que seria o escolhido uma vez que acredito ter o perfil adequado para a vaga Se fosse possiacutevel gostaria de saber quais os criteacuterios utilizados para definir a escolha final pois este fato pode ser muito importante para eu melhorar minha performance pro-fissional De qualquer forma agradeccedilo a atenccedilatildeo que me foi dispensada por todos com quem entrei em contato Participar deste processo foi uma experiecircncia muito enriquecedora faltando ldquoapenasrdquo a contrataccedilatildeo para ser perfeita Espero ter novas oportunidades em breve pois realmente me considero o analista ideal para resolver os problemas do departamento e tambeacutem para acrescentar um importan-te diferencial de mercado agrave empresa Mais uma vez obrigado por tudo Atenciosamente Juliano Silva (Assine)

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Modelo de carta de apresentaccedilatildeo

Roberto Gomes Gerente de Recrutamento PGF Ltda Av do Chaacute Satildeo Paulo - SP Brasil 18 de maio 2000 Prezado Sr Gomes Li recentemente sobre os planos de expansatildeo de sua companhia Tenho extremo interes-se em trabalhar no desenvolvimento do mercado do seu novo projeto para 2001 Comple-tarei meu mestrado em Administraccedilatildeo de Empresas com especializaccedilatildeo em Marketing na PUC em maio de 2000 Tenho consideraacutevel experiecircncia em marketing em duas grandes multinacionais - Johnson amp Johnson e American Express - onde tive a oportunidade de participar do lanccedilamento de vaacuterios produtos locais aleacutem de ser responsaacutevel pelo treinamento da equipe de vendas O trabalho em multinacionais tambeacutem contribuiu para aumentar minhas habilidades em co-municaccedilatildeo e lideranccedila Meu curriacuteculo em anexo apresenta as minhas qualificaccedilotildees em detalhe Seria um prazer ter a oportunidade de discuti-las pessoalmente Estou certa de que a minha performance seraacute eficaz e coerente com o alto padratildeo da PGF Ltda assim que tiver a chance de de-monstraacute-la Atenciosamente Luciana Oliveira

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COMO CONFECCIONAR ATAS

1 OBJETIVO

O objetivo deste documento eacute instruir os secretaacuterios quanto agrave confecccedilatildeo de atas utilizando-se de um meio eletrocircnico (entenda-se computador) Surgiu face agrave ausecircncia de normas oficiais para este assunto uma vez que as resoluccedilotildees baixadas pelo Supremo Conciacutelio referem-se apenas agrave confecccedilatildeo de atas manualmente ou com uso de maacutequina de escrever

2 REFEREcircNCIAS

O presente documento tomou por base e eacute complementado pelas resoluccedilotildees SC90 BP doc 151 e Manual de Regu-lamentaccedilatildeo Geral que tratam respectivamente da confecccedilatildeo de atas com o uso de maacutequina de escrever manualmen-te

3 INSTRUCcedilOtildeES

O documento deveraacute ter seu layout definido segundo as seguintes especificaccedilotildees

31 TAMANHO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas de tamanho padratildeo do mercado tais como Carta (216 x 279 mm) A4 (210 x 297 mm) Ofiacutecio (216 x 315 mm) e outras Natildeo poderatildeo ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm

32 TIPO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas soltas ou contiacutenuas No caso do uso de folhas contiacutenuas apoacutes a impressatildeo a remalina deveraacute ser destacada

33 COR DO PAPEL

Poderaacute ser utilizada a cor branca Natildeo poderatildeo ser utilizadas cores berrantes que dificultam a leitura e tra-zem cansaccedilo aos olhos A cor branca no entanto eacute a recomendada por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto

34 MARGENS

Deveraacute ser utilizada a medida de trecircs centiacutemetros para as margens direita esquerda superior e inferior a partir da borda do papel No caso de se utilizar folhas contiacutenuas a largura da remalina deveraacute ser desconsi-derada sendo a margem contada a partir da borda real do papel Essa medida refere-se ao resultado final isto eacute pode ser necessaacuterio informar ao software valores diferentes de 3 cm no caso de natildeo conformidade dos valores informados aos softwares em relaccedilatildeo agrave impressatildeo propri-amente dita

35 DIRECcedilAtildeO DA IMPRESSAtildeO

O documento deveraacute ser impresso na sua posiccedilatildeo vertical (RETRATO ou PORTRAIR) Cada paacutegina seraacute impressa em apenas um dos lados (o verso deveraacute permanecer EM BRANCO)

36 BORDAS

Poderatildeo ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha

37 FORMATACcedilAtildeO

371 Fonte (tipo da letra)

As fontes a ser utilizada deveraacute ser uma fonte que propicie faacutecil leitura de tamanho natildeo menor que 3 mm e natildeo maior que 5 mm As seguintes fontes satildeo sugeridas Normal

Roman 12 Roman 14 Courier 12 Courier 14

True Type Arial 12 Arial 14 Times New Roman 12

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Times New Roman 14 ATM

Universe 12 Universe 14

372 Formataccedilatildeo do caractere

Deve-se formatar o caractere sem uso das caracteriacutesticas MAIUacuteSCULAS (uppercase) NE-GRITO (bold) SUBLINHADO (underline) e ITAacuteLICO (italic) O uso desses recursos de forma-taccedilatildeo fica restrito aos seguintes casos Maiuacutesculas utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra ou para tiacutetulos e subtiacutetulos no corpo da ata Negrito idem ao formato MAIUacuteSCULO com maior ecircnfase Sublinhado idem ao formato MAIUacuteSCULO com menor ecircnfase Itaacutelico nas citaccedilotildees ou transcriccedilotildees de textos e diaacutelogos entre aspas Essas formataccedilotildees diferenciadas podem ser combinadas Deve-se procurar no entanto evi-tar o uso constante dessas caracteriacutesticas o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formataccedilotildees Ao mesmo tempo deve haver uniformidade de formataccedilatildeo e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas

373 Espaccedilamento do caractere

Deveraacute ser utilizado o espaccedilamento normal da fonte

374 Cor do caractere

Deveraacute ser utilizada preferencialmente a cor preta por permitir maior contraste No caso de se optar por caracteres de outra cor devem-se utilizar cores que contrastem com o papel como azul escuro vermelho escuro verde escuro Cores muito brilhantes claras ou em tons pasteacuteis tendem a um maior esforccedilo da vista e devem ser evitadas

38 FORMATACcedilAtildeO DO PARAacuteGRAFO

381 Deslocamento da margem

O paraacutegrafo deveraacute ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem

382 Alinhamento

O Paraacutegrafo deveraacute se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens Na ausecircncia desse recurso de justificaccedilatildeo de paraacutegrafo no software utilizado pode-se utilizar o alinha-mento agrave esquerda Natildeo eacute permitido o alinhamento agrave direita e ao centro

383 Colunamento

O texto deveraacute ser composto por apenas uma coluna

384 Fluxo do Texto

O texto de cada ata deveraacute iniciar-se na primeira linha da paacutegina O texto deveraacute ser composto de um uacutenico paraacutegrafo O texto de cada ata deveraacute ocupar totalmente uma paacutegina No caso do texto da ata por si soacute natildeo completar a paacutegina ateacute a sua uacuteltima linha a(s) linha(s) restante(s) logo apoacutes a assinatu-ra do secretaacuterio deveraacute (atildeo) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hiacutefen (lsquo-rsquo) repetido em sequumlecircncia sem espaccedilos vazios

39 REDACcedilAtildeO

391 Iniacutecio da ata

ldquoAta nuacutemero (nuacutemero da ata) da Assembleacuteia Geral (extraordinaacuteria ou ordinaacuteria ou ainda solene e histoacuterica) da (nome da igreja) reunida no dia (dia) de (mecircs) de (ano) no (local da igreja) sito agrave (Endereccedilo Rua nuacutemero bairro) neste municiacutepio de (cidade e estado) A Assembleacuteia Geral foi presidida por (nome do presidente da reuniatildeo ou Assembleacuteia Ge-ral normalmente o pastor da Igreja) Estavam presentes os senhores membros A reuniatildeo ou Assembleacuteia Geral teve iniacutecio agraves (horaacuterio) com (exerciacutecio espiritual) Menciona-se o texto lido da liturgia e quem o fezrdquo

392 Teacutermino da ata

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ldquoNatildeo havendo mais nada para ser tratado encerrou-se a presente (horaacuterio do teacutermino) com uma oraccedilatildeo pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido) E eu (nome do secretaacuterio) secretaacuterio da igreja a tudo presente lavrei e assino a presente atardquo

393 Destaque de textos

O texto com o conteuacutedo propriamente dito da ata deveraacute ser sempre que possiacutevel dividido em itens bem definidos desta feita permitindo uma melhor utilizaccedilatildeo dos recursos de forma-taccedilatildeo de caractere (maiuacutesculas negrito itaacutelico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes permitindo uma raacutepida pesquisa posterior de informaccedilotildees no texto

394 Regras Gerais

Os nomes mencionados na ata deveratildeo sempre constar completos na primeira vez em que satildeo citados Posteriormente poder-se-aacute utilizar apenas o nome proacuteprio ou uma reduccedilatildeo que permita identificaccedilatildeo uacutenica Os numerais poderatildeo ser representados na forma de algarismos No caso de valores mone-taacuterios que seja de relevante importacircncia eacute conveniente completar a representaccedilatildeo por alga-rismos com o valor expresso por extenso As abreviaturas consagradas podem ser usadas Alguns exemplos seguem

Quando se tratar de inclusatildeo de membros deveratildeo ser mencionados os seguintes dados Modo da recepccedilatildeo Nome Complet

4 RESUMO ANOTACcedilOtildeES E OBSERVACcedilOtildeES

O uso de resumo anotaccedilotildees e observaccedilotildees satildeo obrigatoacuterios uma vez que completam eou facilitam a recupe-raccedilatildeo de informaccedilotildees da ata substituindo as anotaccedilotildees marginais na lavratura de atas Para esse fim deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPEacute (footnotes) presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade

5 AS NOTAS DE RODAPEacute

1 Deveratildeo ser referenciadas no texto por nuacutemero sequumlenciais iniciando e 1 em cada ata

2 Deveratildeo utilizar agrave mesma fonte do corpo da ata mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 25 mm) como

por exemplo ARIAL 10 TIMES NEW ROMAN 10 etc

3 Deveratildeo ser separadas do corpo da ata por um traccedilo contiacutenuo com aproximadamente 10 cm de extensatildeo

(ou seja natildeo deveraacute estender-se por toda a largura da paacutegina)

4 Esse recurso quando bem utilizado permitiraacute uma busca raacutepida de quaisquer informaccedilotildees que se deseje

obter que esteja contida na ata

Art Artigo

CD Coacutedigo de Disciplina

CIIPB Constituiccedilatildeo da Igreja

diaacutec Diaacutecono

N Nuacutemero

pf proacuteximo futuro

pp proacuteximo passado

Pr Pastor

Pres Presidente

Presb Presbiacutetero

Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro

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5 As seguintes notas deveratildeo sempre existir na ata

Nuacutemero da ata data e hora de iniacutecio da reuniatildeo ou assembleacuteia geral Pastores e diaacuteconos presentes Leitura e aprovaccedilatildeo de relatoacuterios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reuniatildeo ou assembleacuteia geral com referecircncia resumida Nuacutemero da ata data e hora de teacutermino da reuniatildeo ou assembleacuteia geral

6 DIVISOtildeES DO TEXTO DA ATA

As seguintes divisotildees do texto da ata satildeo sugeridas

1 ASSUNTOS INTERNOS

Informaccedilotildees da Tesouraria Congregaccedilotildees Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria

2 ASSUNTOS EXTERNOS

Pastores e Outros Conciacutelios Correspondecircncias Recebidas

7 TRANSCRICcedilOtildeES

As transcriccedilotildees de documentos tais como Atas da Assembleacuteia Estatutos etc quando necessaacuterias deveratildeo ser feitas obedecendo-se os mesmos criteacuterios para confecccedilatildeo das atas exceccedilatildeo feita agraves assinaturas que natildeo deveratildeo constar

8 NUMERACcedilAtildeO DAS PAacuteGINAS

Cada paacutegina seraacute numerada sequumlencialmente sendo que a primeira paacutegina de cada livro teraacute o nuacutemero UM A numeraccedilatildeo deveraacute ser informada no canto inferior ou superior direito de cada paacutegina sendo que a fonte teraacute o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata e seraacute formatada apenas com negrito Os termos de abertura e encerramento natildeo seratildeo numerados

9 ASSINATURAS

Ao final de cada ata imediatamente apoacutes o texto da ata o secretaacuterio deveraacute assinar a ata com caneta preta ou azul Cada paacutegina da ata seraacute devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretaacuterio proacuteximo ao nuacute-mero da paacutegina Os termos de encerramento e abertura seratildeo tambeacutem devidamente assinados e rubricados conforme CIIPB 10 INCLUSAtildeO DOS TERMOS DE ABERTURA ENCERRAMENTO E APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE

ATAS

101 TERMO DE ABERTURA

Na primeira paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ABERTURA A redaccedilatildeo eacute a seguinte

102 TERMO DE ENCERRAMENTO

Na uacuteltima paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ENCERRAMENTO A redaccedilatildeo sugeria eacute a seguinte

TERMO DE ABERTURA

Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviraacute para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presidente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeo anexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema de grampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeo Deveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

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saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

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Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

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Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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Antes de mais nada vamos dar uma olhada em quais satildeo as expectativas do cliente quando fazem negoacutecios com as nossas empresas Com o tempo iremos aprofundar um pouco cada um desses itens Por ora nos atemos agrave questatildeo do atendimento telefocircnico Como vimos dois itens satildeo neste caso muito in-teressantes Descaso e Despreparo de quem atende Isso chateia o cliente A secretaacuteria que demonstra desconhecer os produtos e serviccedilos da empresa atende de forma desaforada que se limita a dizer ao consumidor que aqui-lo natildeo eacute com ela O atendimento telefocircnico eacute fundamental no processo de fidelizaccedilatildeo dos clientes E tam-beacutem para o ambiente de produtividade Entatildeo vamos agraves dicas que vocecirc natildeo pode des-prezar 1) Lembre-se ao atender um chamado telefocircnico vocecirc eacute o departamento ou a empre-sa Quem estaacute do outro lado da linha vai formar uma imagem do setor ou da organiza-ccedilatildeo a partir do seu comportamento 2) Credibilidade soacute prometa o que vocecirc pode cumprir Responsabilize-se pelo encami-nhamento seguro do problema caso ele natildeo seja atinente agrave sua aacuterea 3) Boa receptividade seja cordial Deixe transparecer um sorriso na sua voz Tenha boa disposiccedilatildeo e bom acircnimo ao telefone 4) Empatia mostre aos clientes (internos e externos) que o problema deles eacute tambeacutem o seu 5) Seguranccedila natildeo vacile ao dar a resposta ou encaminhar a questatildeo Demonstre que vocecirc sabe onde com quem e porque estaacute trabalhando ali 6) Atenda no maacuteximo ao terceiro toque Pode ser que ao soar a campainha pela quar-ta vez o cliente jaacute se dirigiu ao concorrente 7) Utilize os recursos de transferecircncias de chamadas da secretaacuteria eletrocircnica e tudo o mais que possa deixaacute-la mais agrave vontade na empresa Mas controle tudo Os retornos tecircm que ser raacutepidos as pessoas incluiacutedas nas transferecircncias tecircm de ser bem orienta-das 8) Atenda com seu nome o nome da empresa e do departamento Depois ofereccedila ajuda a quem ligou 9) PADRONIZE por uacuteltimo queremos lembrar a necessidade de uma padronizaccedilatildeo Se a organizaccedilatildeo que vocecirc trabalha ainda natildeo tomou essa providecircncia faccedila-o pelo menos no seu departamento Como atender como preparar os recados por escrito quem se responsabiliza pelo que

Qualidade Total DICA 3 A IMPORTAcircNCIA DO ATENDIMENTO

TELEFOcircNICO

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Sempre que devo falar com algueacutem importante sinto certo nervosismo mesmo que a pes-soa esteja esperando meu telefonema Passar pela secretaacuteria costuma ser um constrangi-mento Ligo por exemplo para um amigo executivo Dou meu nome Ouccedila a pergunta - De onde o senhor eacute - De marte acabo de aterrissar Eacute impressionante o nuacutemero de vezes que jaacute me perguntaram de onde sou Dizer o que Onde nasci Outras fazem o gecircnero iacutentimo mas mais falso do que uma jiboacuteia ao sorrir pa-ra um coelhinho - Oi querido Um instantinho meu amor Ele natildeo pode atender coraccedilatildeo Natildeo sou de fer-ro adoro ser chamado de meu amor Imagino a desconhecida do outro lado Dentinhos separados como os da Zeacutelia (que sempre teve um bioacutetipo perfeito para secretaacuteria) Cabelos loiros no tom da Rosane Collor (outra que) Oacuteculos como os da Erundina De-sisto Sei que chama a todos de meu amor a melosa Tambeacutem natildeo faltam as riacutegidas que ultrapassam o limite da gafe para a indelicadeza total Um amigo acaba de se separar Ligo para dar solidariedade Ouccedilo um rosnado e uma voz metaacutelica - Poderia me adiantar o assunto - Eacute particular A voz ganha um tom mais irritado - Ele natildeo gosta que eu passe a ligaccedilatildeo sem saber do que se trata - Explique que eacute sobre sexo Ouccedilo um suspiro nervoso Logo ela retorna a voz melodiosa Descobriu que sou amigo do chefe - Jaacute vou passar para eeeeeeele Soacute falta oferecer cafezinho pelo telefone Reflito como eacute falsa a humanidade Mas fran-queza tambeacutem eacute fogo - Vou ver se ele pode atender Eacute possiacutevel uma resposta mais fina mais elegante do que essa Nem mamatildee dinossauro seria tatildeo sutil Se existisse lei para o comportamento das secretaacute-rias algumas mereceriam um bom processo Como as que perguntam - O senhor eacute da parte de quem - De mim mesmo faz favor Quanto mais importante o figuratildeo mas importantes algumas secretaacuterias se sentem Ficam tatildeo esnobes quanto a rainha da Inglaterra Algumas gastam todo o salaacuterio em roupas de seda cabeleireiro bijuterias caras e perfumes importados - ateacute andam mais bem vestidas do que a mulher do patratildeo mesmo que o saldo no banco atinja o vermelho e vivam numa roleta financeira com os crediaacuterios Nervosas atendem ao telefone como se estivessem deitadas em um sofaacute de veludo - Eu natildeo sei se ele vai poder falar Estaacute muito ocupado Muitos homens eacute verdade adoram ter secretaacuterias tatildeo arrumadas quanto um poodle e com o comportamento de um dobermann Outros sofrem Sabe-se que satildeo comuns as secretaacute-rias com ciuacutemes do chefe Odeiam voz de mulher - Mas ele pediu que eu ligasse para combinar sobre hoje agrave noite - Deixe recado eacute melhor Ele estaacute falando com a esposa

Qualidade Total DSICA 4

ATENDIMENTO TELEFOcircNICO PARA SECRETAacuteRIA

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Enfrentar situaccedilotildees de saia justa faz parte do dia-a-dia da secretaacuteria Talvez por isso atu-em como se cada telefonema fosse um ataque inimigo Evitar as gafes natildeo faz mal a nin-gueacutem Um ex-prefeito de Satildeo Paulo certa vez ligou pessoalmente a um empresaacuterio e se anunciou agrave secretaacuteria A moccedila morreu de rir - Essa eacute boa Diz quem eacute Estou reconhecendo essa voizinha Estaacute procurando emprego ateacute hoje E natildeo ri nem em show humoriacutestico Vocecirc se identificou com algum dos exemplos colocados pelo autor Eacute essencial que noacutes profissionais de secretariado busquemos a excelecircncia no atendimen-to porque as nossas accedilotildees muitas vezes refletem na imagem da empresa Abaixo algu-mas dicas para um atendimento telefocircnico adequado 1) Natildeo pergunte quem estaacute falando o que vocecirc quer saber natildeo eacute o nome da pessoa que estaacute falando entatildeo pergunte - Por favor qual o seu nome 2) De onde eacute como disse o autor sou de marte qual a informaccedilatildeo que vocecirc deseja sa-ber - Qual eacute a sua empresa - Para qual empresa o senhor trabalha 3) O senhor pode me adiantar o assunto Tire esta frase do seu vocabulaacuterio eacute arrogante ou aquela o meu diretor soacute atende se souber o assunto simplesmente diga - o senhor gostaria de me adiantar o assunto - o Sr (nome do seu chefe) jaacute tem conhecimento do assunto Se a pessoa natildeo quiser adiantar o assunto natildeo force a barra diga ao seu chefe que a pessoa natildeo quis adiantar o assunto ou disse que o ele o seu chefe jaacute sabe do que as-sunto 4) Evite usar um instantinho um momentinho um segundinho estas palavras natildeo combinam com um bom atendimento o correto eacute dizer um momento por favor e ao retor-nar agradeccedila a pessoa por ter aguardado 5) Sempre use as palavras maacutegicas por favor obrigada - Sr(nome) Sra(nome) desculpe 6) E natildeo se esqueccedila de permitir permissatildeo para falar ou transferir seu chefe se vocecirc ligar para o celular de qualquer pessoa 7) Crie um padratildeo para o seu atendimento nome da empresa departamento seu nome e saudaccedilatildeo Ex Secretariando - Operacional - Kaacutetia - Bom Dia 8) Sempre trate a pessoa formalmente somente mude o tratamento quando ela permitir ou lhe pedir Muito Importante anote tudo assim que ele disser o nome anote anote o nome da em-presa anote o assunto natildeo confie na sua memoacuteria porque ela normalmente falha princi-palmente porque sempre estamos fazendo vaacuterias coisas ao mesmo tempo Natildeo eacute educado vocecirc perguntar de novo Qual eacute o seu nome mesmo Fala para que eu possa te ver - Soacutecrates Espero que de alguma forma essa mensagem possa ajudaacute-la em seu dia-a-dia Um bom atendimento

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Modelos de Curriacuteculo

(colocar na parte superior da folha no centro em negrito)

Objetivo Deve conter o cargo e a aacuterea pretendida de forma clara e simples Nunca coloque opccedilotildees de cargos e aacutereas num mesmo curriacuteculo para natildeo passar a impressatildeo de estar aceitando qualquer proposta Se houver interesse em mais de uma aacuterea opte pelo curriacuteculo flexiacutevel Qualificaccedilotildees Abrange tempo no mercado atividades e experiecircncias profissionais O quecirc vocecirc realizou implantaccedilatildeo de sistemas programas e projetos aumento nos lucros ou produccedilatildeo etc Destaque as experiecircncias ligadas agrave funccedilatildeo pretendida Experiecircncia Profissional Estatildeo relacionadas agraves empresas nas quais vocecirc trabalhou Comece da uacuteltima para a pri-meira empresa colocando dados como nome da organizaccedilatildeo cargo tempo de trabalho e atividades resultados Coloque as datas de entrada e saiacuteda Serviccedilos temporaacuterios devem ser citados deixando clara essa temporariedade Para profissionais com mais de 20 anos no mercado de trabalho geralmente natildeo haacute necessidade de citar as primeiras empresas em que trabalhou Formaccedilatildeo Acadecircmica Escolaridade Pode vir logo abaixo do objetivo quando a formaccedilatildeo acadecircmica representar um grande diferencial Neste item estatildeo o curso nome da instituiccedilatildeo e ano de conclusatildeo As informa-ccedilotildees devem estar de forma decrescente do uacuteltimo curso para o primeiro Natildeo haacute necessidade de citar a escola em que fez o primeiro e o segundo graus nem ane-xar coacutepias de diplomas e atestados Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Idiomas Indique o idioma colocando ao lado seu grau de conhecimento baacutesico intermediaacuterio e fluente O inglecircs eacute fundamental para a maioria dos cargos principalmente nos niacuteveis ge-renciais Ao mencionaacute-lo provavelmente vocecirc passaraacute por um teste praacutetico Informaacutetica Outro requisito fundamental hoje em dia Relacione os aplicativos que domina Cursos Complementares Inicie mencionando os cursos mais condizentes com o seu objetivo Coloque em ordem decrescente o nome do curso a instituiccedilatildeo ano e duraccedilatildeo Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Natildeo deixe de mencionar cursos que natildeo te-nham a ver com sua aacuterea desde que cite como eles contribuiacuteram para seu desenvolvi-mento Por exemplo como o curso de teatro ajudou-o a perder o medo e a inibiccedilatildeo de falar em puacuteblico e em reuniotildees

Nome

Endereccedilo Idade

TelefonecelularPagere-mail Estado civil

(lado esquerdo) (lado direito)

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Carta a uma resposta negativa da empresa

Eu sei eacute duro responder positivamente a uma empresa que acaba de dizer que natildeo quer saber de vocecirc Mas acredite eacute um excelente exerciacutecio para elevar a auto-estimae para manter as portas abertas a novas oportunidades na proacutepria empresa Vocecirc pode se mostrar decepcionado mas natildeo deixe transparecer amargura E sem ser ufanista em demasia pode terminar a carta dizendo que vocecirc ainda se considera o me-lhor candidato para o cargo A Carlos Santos Recrutamento e Seleccedilatildeo Internet do Brasil Prezado Carlos Foi com bastante decepccedilatildeo ndash natildeo vou negar ndash que recebi a sua comunicaccedilatildeo informan-do que natildeo fui selecionado para ocupar o cargo de analista de sistemas da empresa Depois das vaacuterias etapas pelas quais passei no processo de seleccedilatildeo conhecendo natildeo soacute os profissionais de RH mas tambeacutem os responsaacuteveis pelo Departamento de Tecno-logia realmente achei que seria o escolhido uma vez que acredito ter o perfil adequado para a vaga Se fosse possiacutevel gostaria de saber quais os criteacuterios utilizados para definir a escolha final pois este fato pode ser muito importante para eu melhorar minha performance pro-fissional De qualquer forma agradeccedilo a atenccedilatildeo que me foi dispensada por todos com quem entrei em contato Participar deste processo foi uma experiecircncia muito enriquecedora faltando ldquoapenasrdquo a contrataccedilatildeo para ser perfeita Espero ter novas oportunidades em breve pois realmente me considero o analista ideal para resolver os problemas do departamento e tambeacutem para acrescentar um importan-te diferencial de mercado agrave empresa Mais uma vez obrigado por tudo Atenciosamente Juliano Silva (Assine)

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Modelo de carta de apresentaccedilatildeo

Roberto Gomes Gerente de Recrutamento PGF Ltda Av do Chaacute Satildeo Paulo - SP Brasil 18 de maio 2000 Prezado Sr Gomes Li recentemente sobre os planos de expansatildeo de sua companhia Tenho extremo interes-se em trabalhar no desenvolvimento do mercado do seu novo projeto para 2001 Comple-tarei meu mestrado em Administraccedilatildeo de Empresas com especializaccedilatildeo em Marketing na PUC em maio de 2000 Tenho consideraacutevel experiecircncia em marketing em duas grandes multinacionais - Johnson amp Johnson e American Express - onde tive a oportunidade de participar do lanccedilamento de vaacuterios produtos locais aleacutem de ser responsaacutevel pelo treinamento da equipe de vendas O trabalho em multinacionais tambeacutem contribuiu para aumentar minhas habilidades em co-municaccedilatildeo e lideranccedila Meu curriacuteculo em anexo apresenta as minhas qualificaccedilotildees em detalhe Seria um prazer ter a oportunidade de discuti-las pessoalmente Estou certa de que a minha performance seraacute eficaz e coerente com o alto padratildeo da PGF Ltda assim que tiver a chance de de-monstraacute-la Atenciosamente Luciana Oliveira

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COMO CONFECCIONAR ATAS

1 OBJETIVO

O objetivo deste documento eacute instruir os secretaacuterios quanto agrave confecccedilatildeo de atas utilizando-se de um meio eletrocircnico (entenda-se computador) Surgiu face agrave ausecircncia de normas oficiais para este assunto uma vez que as resoluccedilotildees baixadas pelo Supremo Conciacutelio referem-se apenas agrave confecccedilatildeo de atas manualmente ou com uso de maacutequina de escrever

2 REFEREcircNCIAS

O presente documento tomou por base e eacute complementado pelas resoluccedilotildees SC90 BP doc 151 e Manual de Regu-lamentaccedilatildeo Geral que tratam respectivamente da confecccedilatildeo de atas com o uso de maacutequina de escrever manualmen-te

3 INSTRUCcedilOtildeES

O documento deveraacute ter seu layout definido segundo as seguintes especificaccedilotildees

31 TAMANHO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas de tamanho padratildeo do mercado tais como Carta (216 x 279 mm) A4 (210 x 297 mm) Ofiacutecio (216 x 315 mm) e outras Natildeo poderatildeo ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm

32 TIPO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas soltas ou contiacutenuas No caso do uso de folhas contiacutenuas apoacutes a impressatildeo a remalina deveraacute ser destacada

33 COR DO PAPEL

Poderaacute ser utilizada a cor branca Natildeo poderatildeo ser utilizadas cores berrantes que dificultam a leitura e tra-zem cansaccedilo aos olhos A cor branca no entanto eacute a recomendada por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto

34 MARGENS

Deveraacute ser utilizada a medida de trecircs centiacutemetros para as margens direita esquerda superior e inferior a partir da borda do papel No caso de se utilizar folhas contiacutenuas a largura da remalina deveraacute ser desconsi-derada sendo a margem contada a partir da borda real do papel Essa medida refere-se ao resultado final isto eacute pode ser necessaacuterio informar ao software valores diferentes de 3 cm no caso de natildeo conformidade dos valores informados aos softwares em relaccedilatildeo agrave impressatildeo propri-amente dita

35 DIRECcedilAtildeO DA IMPRESSAtildeO

O documento deveraacute ser impresso na sua posiccedilatildeo vertical (RETRATO ou PORTRAIR) Cada paacutegina seraacute impressa em apenas um dos lados (o verso deveraacute permanecer EM BRANCO)

36 BORDAS

Poderatildeo ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha

37 FORMATACcedilAtildeO

371 Fonte (tipo da letra)

As fontes a ser utilizada deveraacute ser uma fonte que propicie faacutecil leitura de tamanho natildeo menor que 3 mm e natildeo maior que 5 mm As seguintes fontes satildeo sugeridas Normal

Roman 12 Roman 14 Courier 12 Courier 14

True Type Arial 12 Arial 14 Times New Roman 12

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Times New Roman 14 ATM

Universe 12 Universe 14

372 Formataccedilatildeo do caractere

Deve-se formatar o caractere sem uso das caracteriacutesticas MAIUacuteSCULAS (uppercase) NE-GRITO (bold) SUBLINHADO (underline) e ITAacuteLICO (italic) O uso desses recursos de forma-taccedilatildeo fica restrito aos seguintes casos Maiuacutesculas utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra ou para tiacutetulos e subtiacutetulos no corpo da ata Negrito idem ao formato MAIUacuteSCULO com maior ecircnfase Sublinhado idem ao formato MAIUacuteSCULO com menor ecircnfase Itaacutelico nas citaccedilotildees ou transcriccedilotildees de textos e diaacutelogos entre aspas Essas formataccedilotildees diferenciadas podem ser combinadas Deve-se procurar no entanto evi-tar o uso constante dessas caracteriacutesticas o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formataccedilotildees Ao mesmo tempo deve haver uniformidade de formataccedilatildeo e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas

373 Espaccedilamento do caractere

Deveraacute ser utilizado o espaccedilamento normal da fonte

374 Cor do caractere

Deveraacute ser utilizada preferencialmente a cor preta por permitir maior contraste No caso de se optar por caracteres de outra cor devem-se utilizar cores que contrastem com o papel como azul escuro vermelho escuro verde escuro Cores muito brilhantes claras ou em tons pasteacuteis tendem a um maior esforccedilo da vista e devem ser evitadas

38 FORMATACcedilAtildeO DO PARAacuteGRAFO

381 Deslocamento da margem

O paraacutegrafo deveraacute ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem

382 Alinhamento

O Paraacutegrafo deveraacute se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens Na ausecircncia desse recurso de justificaccedilatildeo de paraacutegrafo no software utilizado pode-se utilizar o alinha-mento agrave esquerda Natildeo eacute permitido o alinhamento agrave direita e ao centro

383 Colunamento

O texto deveraacute ser composto por apenas uma coluna

384 Fluxo do Texto

O texto de cada ata deveraacute iniciar-se na primeira linha da paacutegina O texto deveraacute ser composto de um uacutenico paraacutegrafo O texto de cada ata deveraacute ocupar totalmente uma paacutegina No caso do texto da ata por si soacute natildeo completar a paacutegina ateacute a sua uacuteltima linha a(s) linha(s) restante(s) logo apoacutes a assinatu-ra do secretaacuterio deveraacute (atildeo) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hiacutefen (lsquo-rsquo) repetido em sequumlecircncia sem espaccedilos vazios

39 REDACcedilAtildeO

391 Iniacutecio da ata

ldquoAta nuacutemero (nuacutemero da ata) da Assembleacuteia Geral (extraordinaacuteria ou ordinaacuteria ou ainda solene e histoacuterica) da (nome da igreja) reunida no dia (dia) de (mecircs) de (ano) no (local da igreja) sito agrave (Endereccedilo Rua nuacutemero bairro) neste municiacutepio de (cidade e estado) A Assembleacuteia Geral foi presidida por (nome do presidente da reuniatildeo ou Assembleacuteia Ge-ral normalmente o pastor da Igreja) Estavam presentes os senhores membros A reuniatildeo ou Assembleacuteia Geral teve iniacutecio agraves (horaacuterio) com (exerciacutecio espiritual) Menciona-se o texto lido da liturgia e quem o fezrdquo

392 Teacutermino da ata

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ldquoNatildeo havendo mais nada para ser tratado encerrou-se a presente (horaacuterio do teacutermino) com uma oraccedilatildeo pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido) E eu (nome do secretaacuterio) secretaacuterio da igreja a tudo presente lavrei e assino a presente atardquo

393 Destaque de textos

O texto com o conteuacutedo propriamente dito da ata deveraacute ser sempre que possiacutevel dividido em itens bem definidos desta feita permitindo uma melhor utilizaccedilatildeo dos recursos de forma-taccedilatildeo de caractere (maiuacutesculas negrito itaacutelico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes permitindo uma raacutepida pesquisa posterior de informaccedilotildees no texto

394 Regras Gerais

Os nomes mencionados na ata deveratildeo sempre constar completos na primeira vez em que satildeo citados Posteriormente poder-se-aacute utilizar apenas o nome proacuteprio ou uma reduccedilatildeo que permita identificaccedilatildeo uacutenica Os numerais poderatildeo ser representados na forma de algarismos No caso de valores mone-taacuterios que seja de relevante importacircncia eacute conveniente completar a representaccedilatildeo por alga-rismos com o valor expresso por extenso As abreviaturas consagradas podem ser usadas Alguns exemplos seguem

Quando se tratar de inclusatildeo de membros deveratildeo ser mencionados os seguintes dados Modo da recepccedilatildeo Nome Complet

4 RESUMO ANOTACcedilOtildeES E OBSERVACcedilOtildeES

O uso de resumo anotaccedilotildees e observaccedilotildees satildeo obrigatoacuterios uma vez que completam eou facilitam a recupe-raccedilatildeo de informaccedilotildees da ata substituindo as anotaccedilotildees marginais na lavratura de atas Para esse fim deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPEacute (footnotes) presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade

5 AS NOTAS DE RODAPEacute

1 Deveratildeo ser referenciadas no texto por nuacutemero sequumlenciais iniciando e 1 em cada ata

2 Deveratildeo utilizar agrave mesma fonte do corpo da ata mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 25 mm) como

por exemplo ARIAL 10 TIMES NEW ROMAN 10 etc

3 Deveratildeo ser separadas do corpo da ata por um traccedilo contiacutenuo com aproximadamente 10 cm de extensatildeo

(ou seja natildeo deveraacute estender-se por toda a largura da paacutegina)

4 Esse recurso quando bem utilizado permitiraacute uma busca raacutepida de quaisquer informaccedilotildees que se deseje

obter que esteja contida na ata

Art Artigo

CD Coacutedigo de Disciplina

CIIPB Constituiccedilatildeo da Igreja

diaacutec Diaacutecono

N Nuacutemero

pf proacuteximo futuro

pp proacuteximo passado

Pr Pastor

Pres Presidente

Presb Presbiacutetero

Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro

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5 As seguintes notas deveratildeo sempre existir na ata

Nuacutemero da ata data e hora de iniacutecio da reuniatildeo ou assembleacuteia geral Pastores e diaacuteconos presentes Leitura e aprovaccedilatildeo de relatoacuterios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reuniatildeo ou assembleacuteia geral com referecircncia resumida Nuacutemero da ata data e hora de teacutermino da reuniatildeo ou assembleacuteia geral

6 DIVISOtildeES DO TEXTO DA ATA

As seguintes divisotildees do texto da ata satildeo sugeridas

1 ASSUNTOS INTERNOS

Informaccedilotildees da Tesouraria Congregaccedilotildees Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria

2 ASSUNTOS EXTERNOS

Pastores e Outros Conciacutelios Correspondecircncias Recebidas

7 TRANSCRICcedilOtildeES

As transcriccedilotildees de documentos tais como Atas da Assembleacuteia Estatutos etc quando necessaacuterias deveratildeo ser feitas obedecendo-se os mesmos criteacuterios para confecccedilatildeo das atas exceccedilatildeo feita agraves assinaturas que natildeo deveratildeo constar

8 NUMERACcedilAtildeO DAS PAacuteGINAS

Cada paacutegina seraacute numerada sequumlencialmente sendo que a primeira paacutegina de cada livro teraacute o nuacutemero UM A numeraccedilatildeo deveraacute ser informada no canto inferior ou superior direito de cada paacutegina sendo que a fonte teraacute o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata e seraacute formatada apenas com negrito Os termos de abertura e encerramento natildeo seratildeo numerados

9 ASSINATURAS

Ao final de cada ata imediatamente apoacutes o texto da ata o secretaacuterio deveraacute assinar a ata com caneta preta ou azul Cada paacutegina da ata seraacute devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretaacuterio proacuteximo ao nuacute-mero da paacutegina Os termos de encerramento e abertura seratildeo tambeacutem devidamente assinados e rubricados conforme CIIPB 10 INCLUSAtildeO DOS TERMOS DE ABERTURA ENCERRAMENTO E APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE

ATAS

101 TERMO DE ABERTURA

Na primeira paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ABERTURA A redaccedilatildeo eacute a seguinte

102 TERMO DE ENCERRAMENTO

Na uacuteltima paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ENCERRAMENTO A redaccedilatildeo sugeria eacute a seguinte

TERMO DE ABERTURA

Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviraacute para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presidente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeo anexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema de grampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeo Deveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

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saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

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Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

53

Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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Sempre que devo falar com algueacutem importante sinto certo nervosismo mesmo que a pes-soa esteja esperando meu telefonema Passar pela secretaacuteria costuma ser um constrangi-mento Ligo por exemplo para um amigo executivo Dou meu nome Ouccedila a pergunta - De onde o senhor eacute - De marte acabo de aterrissar Eacute impressionante o nuacutemero de vezes que jaacute me perguntaram de onde sou Dizer o que Onde nasci Outras fazem o gecircnero iacutentimo mas mais falso do que uma jiboacuteia ao sorrir pa-ra um coelhinho - Oi querido Um instantinho meu amor Ele natildeo pode atender coraccedilatildeo Natildeo sou de fer-ro adoro ser chamado de meu amor Imagino a desconhecida do outro lado Dentinhos separados como os da Zeacutelia (que sempre teve um bioacutetipo perfeito para secretaacuteria) Cabelos loiros no tom da Rosane Collor (outra que) Oacuteculos como os da Erundina De-sisto Sei que chama a todos de meu amor a melosa Tambeacutem natildeo faltam as riacutegidas que ultrapassam o limite da gafe para a indelicadeza total Um amigo acaba de se separar Ligo para dar solidariedade Ouccedilo um rosnado e uma voz metaacutelica - Poderia me adiantar o assunto - Eacute particular A voz ganha um tom mais irritado - Ele natildeo gosta que eu passe a ligaccedilatildeo sem saber do que se trata - Explique que eacute sobre sexo Ouccedilo um suspiro nervoso Logo ela retorna a voz melodiosa Descobriu que sou amigo do chefe - Jaacute vou passar para eeeeeeele Soacute falta oferecer cafezinho pelo telefone Reflito como eacute falsa a humanidade Mas fran-queza tambeacutem eacute fogo - Vou ver se ele pode atender Eacute possiacutevel uma resposta mais fina mais elegante do que essa Nem mamatildee dinossauro seria tatildeo sutil Se existisse lei para o comportamento das secretaacute-rias algumas mereceriam um bom processo Como as que perguntam - O senhor eacute da parte de quem - De mim mesmo faz favor Quanto mais importante o figuratildeo mas importantes algumas secretaacuterias se sentem Ficam tatildeo esnobes quanto a rainha da Inglaterra Algumas gastam todo o salaacuterio em roupas de seda cabeleireiro bijuterias caras e perfumes importados - ateacute andam mais bem vestidas do que a mulher do patratildeo mesmo que o saldo no banco atinja o vermelho e vivam numa roleta financeira com os crediaacuterios Nervosas atendem ao telefone como se estivessem deitadas em um sofaacute de veludo - Eu natildeo sei se ele vai poder falar Estaacute muito ocupado Muitos homens eacute verdade adoram ter secretaacuterias tatildeo arrumadas quanto um poodle e com o comportamento de um dobermann Outros sofrem Sabe-se que satildeo comuns as secretaacute-rias com ciuacutemes do chefe Odeiam voz de mulher - Mas ele pediu que eu ligasse para combinar sobre hoje agrave noite - Deixe recado eacute melhor Ele estaacute falando com a esposa

Qualidade Total DSICA 4

ATENDIMENTO TELEFOcircNICO PARA SECRETAacuteRIA

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Enfrentar situaccedilotildees de saia justa faz parte do dia-a-dia da secretaacuteria Talvez por isso atu-em como se cada telefonema fosse um ataque inimigo Evitar as gafes natildeo faz mal a nin-gueacutem Um ex-prefeito de Satildeo Paulo certa vez ligou pessoalmente a um empresaacuterio e se anunciou agrave secretaacuteria A moccedila morreu de rir - Essa eacute boa Diz quem eacute Estou reconhecendo essa voizinha Estaacute procurando emprego ateacute hoje E natildeo ri nem em show humoriacutestico Vocecirc se identificou com algum dos exemplos colocados pelo autor Eacute essencial que noacutes profissionais de secretariado busquemos a excelecircncia no atendimen-to porque as nossas accedilotildees muitas vezes refletem na imagem da empresa Abaixo algu-mas dicas para um atendimento telefocircnico adequado 1) Natildeo pergunte quem estaacute falando o que vocecirc quer saber natildeo eacute o nome da pessoa que estaacute falando entatildeo pergunte - Por favor qual o seu nome 2) De onde eacute como disse o autor sou de marte qual a informaccedilatildeo que vocecirc deseja sa-ber - Qual eacute a sua empresa - Para qual empresa o senhor trabalha 3) O senhor pode me adiantar o assunto Tire esta frase do seu vocabulaacuterio eacute arrogante ou aquela o meu diretor soacute atende se souber o assunto simplesmente diga - o senhor gostaria de me adiantar o assunto - o Sr (nome do seu chefe) jaacute tem conhecimento do assunto Se a pessoa natildeo quiser adiantar o assunto natildeo force a barra diga ao seu chefe que a pessoa natildeo quis adiantar o assunto ou disse que o ele o seu chefe jaacute sabe do que as-sunto 4) Evite usar um instantinho um momentinho um segundinho estas palavras natildeo combinam com um bom atendimento o correto eacute dizer um momento por favor e ao retor-nar agradeccedila a pessoa por ter aguardado 5) Sempre use as palavras maacutegicas por favor obrigada - Sr(nome) Sra(nome) desculpe 6) E natildeo se esqueccedila de permitir permissatildeo para falar ou transferir seu chefe se vocecirc ligar para o celular de qualquer pessoa 7) Crie um padratildeo para o seu atendimento nome da empresa departamento seu nome e saudaccedilatildeo Ex Secretariando - Operacional - Kaacutetia - Bom Dia 8) Sempre trate a pessoa formalmente somente mude o tratamento quando ela permitir ou lhe pedir Muito Importante anote tudo assim que ele disser o nome anote anote o nome da em-presa anote o assunto natildeo confie na sua memoacuteria porque ela normalmente falha princi-palmente porque sempre estamos fazendo vaacuterias coisas ao mesmo tempo Natildeo eacute educado vocecirc perguntar de novo Qual eacute o seu nome mesmo Fala para que eu possa te ver - Soacutecrates Espero que de alguma forma essa mensagem possa ajudaacute-la em seu dia-a-dia Um bom atendimento

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Modelos de Curriacuteculo

(colocar na parte superior da folha no centro em negrito)

Objetivo Deve conter o cargo e a aacuterea pretendida de forma clara e simples Nunca coloque opccedilotildees de cargos e aacutereas num mesmo curriacuteculo para natildeo passar a impressatildeo de estar aceitando qualquer proposta Se houver interesse em mais de uma aacuterea opte pelo curriacuteculo flexiacutevel Qualificaccedilotildees Abrange tempo no mercado atividades e experiecircncias profissionais O quecirc vocecirc realizou implantaccedilatildeo de sistemas programas e projetos aumento nos lucros ou produccedilatildeo etc Destaque as experiecircncias ligadas agrave funccedilatildeo pretendida Experiecircncia Profissional Estatildeo relacionadas agraves empresas nas quais vocecirc trabalhou Comece da uacuteltima para a pri-meira empresa colocando dados como nome da organizaccedilatildeo cargo tempo de trabalho e atividades resultados Coloque as datas de entrada e saiacuteda Serviccedilos temporaacuterios devem ser citados deixando clara essa temporariedade Para profissionais com mais de 20 anos no mercado de trabalho geralmente natildeo haacute necessidade de citar as primeiras empresas em que trabalhou Formaccedilatildeo Acadecircmica Escolaridade Pode vir logo abaixo do objetivo quando a formaccedilatildeo acadecircmica representar um grande diferencial Neste item estatildeo o curso nome da instituiccedilatildeo e ano de conclusatildeo As informa-ccedilotildees devem estar de forma decrescente do uacuteltimo curso para o primeiro Natildeo haacute necessidade de citar a escola em que fez o primeiro e o segundo graus nem ane-xar coacutepias de diplomas e atestados Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Idiomas Indique o idioma colocando ao lado seu grau de conhecimento baacutesico intermediaacuterio e fluente O inglecircs eacute fundamental para a maioria dos cargos principalmente nos niacuteveis ge-renciais Ao mencionaacute-lo provavelmente vocecirc passaraacute por um teste praacutetico Informaacutetica Outro requisito fundamental hoje em dia Relacione os aplicativos que domina Cursos Complementares Inicie mencionando os cursos mais condizentes com o seu objetivo Coloque em ordem decrescente o nome do curso a instituiccedilatildeo ano e duraccedilatildeo Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Natildeo deixe de mencionar cursos que natildeo te-nham a ver com sua aacuterea desde que cite como eles contribuiacuteram para seu desenvolvi-mento Por exemplo como o curso de teatro ajudou-o a perder o medo e a inibiccedilatildeo de falar em puacuteblico e em reuniotildees

Nome

Endereccedilo Idade

TelefonecelularPagere-mail Estado civil

(lado esquerdo) (lado direito)

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Carta a uma resposta negativa da empresa

Eu sei eacute duro responder positivamente a uma empresa que acaba de dizer que natildeo quer saber de vocecirc Mas acredite eacute um excelente exerciacutecio para elevar a auto-estimae para manter as portas abertas a novas oportunidades na proacutepria empresa Vocecirc pode se mostrar decepcionado mas natildeo deixe transparecer amargura E sem ser ufanista em demasia pode terminar a carta dizendo que vocecirc ainda se considera o me-lhor candidato para o cargo A Carlos Santos Recrutamento e Seleccedilatildeo Internet do Brasil Prezado Carlos Foi com bastante decepccedilatildeo ndash natildeo vou negar ndash que recebi a sua comunicaccedilatildeo informan-do que natildeo fui selecionado para ocupar o cargo de analista de sistemas da empresa Depois das vaacuterias etapas pelas quais passei no processo de seleccedilatildeo conhecendo natildeo soacute os profissionais de RH mas tambeacutem os responsaacuteveis pelo Departamento de Tecno-logia realmente achei que seria o escolhido uma vez que acredito ter o perfil adequado para a vaga Se fosse possiacutevel gostaria de saber quais os criteacuterios utilizados para definir a escolha final pois este fato pode ser muito importante para eu melhorar minha performance pro-fissional De qualquer forma agradeccedilo a atenccedilatildeo que me foi dispensada por todos com quem entrei em contato Participar deste processo foi uma experiecircncia muito enriquecedora faltando ldquoapenasrdquo a contrataccedilatildeo para ser perfeita Espero ter novas oportunidades em breve pois realmente me considero o analista ideal para resolver os problemas do departamento e tambeacutem para acrescentar um importan-te diferencial de mercado agrave empresa Mais uma vez obrigado por tudo Atenciosamente Juliano Silva (Assine)

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Modelo de carta de apresentaccedilatildeo

Roberto Gomes Gerente de Recrutamento PGF Ltda Av do Chaacute Satildeo Paulo - SP Brasil 18 de maio 2000 Prezado Sr Gomes Li recentemente sobre os planos de expansatildeo de sua companhia Tenho extremo interes-se em trabalhar no desenvolvimento do mercado do seu novo projeto para 2001 Comple-tarei meu mestrado em Administraccedilatildeo de Empresas com especializaccedilatildeo em Marketing na PUC em maio de 2000 Tenho consideraacutevel experiecircncia em marketing em duas grandes multinacionais - Johnson amp Johnson e American Express - onde tive a oportunidade de participar do lanccedilamento de vaacuterios produtos locais aleacutem de ser responsaacutevel pelo treinamento da equipe de vendas O trabalho em multinacionais tambeacutem contribuiu para aumentar minhas habilidades em co-municaccedilatildeo e lideranccedila Meu curriacuteculo em anexo apresenta as minhas qualificaccedilotildees em detalhe Seria um prazer ter a oportunidade de discuti-las pessoalmente Estou certa de que a minha performance seraacute eficaz e coerente com o alto padratildeo da PGF Ltda assim que tiver a chance de de-monstraacute-la Atenciosamente Luciana Oliveira

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COMO CONFECCIONAR ATAS

1 OBJETIVO

O objetivo deste documento eacute instruir os secretaacuterios quanto agrave confecccedilatildeo de atas utilizando-se de um meio eletrocircnico (entenda-se computador) Surgiu face agrave ausecircncia de normas oficiais para este assunto uma vez que as resoluccedilotildees baixadas pelo Supremo Conciacutelio referem-se apenas agrave confecccedilatildeo de atas manualmente ou com uso de maacutequina de escrever

2 REFEREcircNCIAS

O presente documento tomou por base e eacute complementado pelas resoluccedilotildees SC90 BP doc 151 e Manual de Regu-lamentaccedilatildeo Geral que tratam respectivamente da confecccedilatildeo de atas com o uso de maacutequina de escrever manualmen-te

3 INSTRUCcedilOtildeES

O documento deveraacute ter seu layout definido segundo as seguintes especificaccedilotildees

31 TAMANHO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas de tamanho padratildeo do mercado tais como Carta (216 x 279 mm) A4 (210 x 297 mm) Ofiacutecio (216 x 315 mm) e outras Natildeo poderatildeo ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm

32 TIPO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas soltas ou contiacutenuas No caso do uso de folhas contiacutenuas apoacutes a impressatildeo a remalina deveraacute ser destacada

33 COR DO PAPEL

Poderaacute ser utilizada a cor branca Natildeo poderatildeo ser utilizadas cores berrantes que dificultam a leitura e tra-zem cansaccedilo aos olhos A cor branca no entanto eacute a recomendada por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto

34 MARGENS

Deveraacute ser utilizada a medida de trecircs centiacutemetros para as margens direita esquerda superior e inferior a partir da borda do papel No caso de se utilizar folhas contiacutenuas a largura da remalina deveraacute ser desconsi-derada sendo a margem contada a partir da borda real do papel Essa medida refere-se ao resultado final isto eacute pode ser necessaacuterio informar ao software valores diferentes de 3 cm no caso de natildeo conformidade dos valores informados aos softwares em relaccedilatildeo agrave impressatildeo propri-amente dita

35 DIRECcedilAtildeO DA IMPRESSAtildeO

O documento deveraacute ser impresso na sua posiccedilatildeo vertical (RETRATO ou PORTRAIR) Cada paacutegina seraacute impressa em apenas um dos lados (o verso deveraacute permanecer EM BRANCO)

36 BORDAS

Poderatildeo ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha

37 FORMATACcedilAtildeO

371 Fonte (tipo da letra)

As fontes a ser utilizada deveraacute ser uma fonte que propicie faacutecil leitura de tamanho natildeo menor que 3 mm e natildeo maior que 5 mm As seguintes fontes satildeo sugeridas Normal

Roman 12 Roman 14 Courier 12 Courier 14

True Type Arial 12 Arial 14 Times New Roman 12

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Times New Roman 14 ATM

Universe 12 Universe 14

372 Formataccedilatildeo do caractere

Deve-se formatar o caractere sem uso das caracteriacutesticas MAIUacuteSCULAS (uppercase) NE-GRITO (bold) SUBLINHADO (underline) e ITAacuteLICO (italic) O uso desses recursos de forma-taccedilatildeo fica restrito aos seguintes casos Maiuacutesculas utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra ou para tiacutetulos e subtiacutetulos no corpo da ata Negrito idem ao formato MAIUacuteSCULO com maior ecircnfase Sublinhado idem ao formato MAIUacuteSCULO com menor ecircnfase Itaacutelico nas citaccedilotildees ou transcriccedilotildees de textos e diaacutelogos entre aspas Essas formataccedilotildees diferenciadas podem ser combinadas Deve-se procurar no entanto evi-tar o uso constante dessas caracteriacutesticas o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formataccedilotildees Ao mesmo tempo deve haver uniformidade de formataccedilatildeo e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas

373 Espaccedilamento do caractere

Deveraacute ser utilizado o espaccedilamento normal da fonte

374 Cor do caractere

Deveraacute ser utilizada preferencialmente a cor preta por permitir maior contraste No caso de se optar por caracteres de outra cor devem-se utilizar cores que contrastem com o papel como azul escuro vermelho escuro verde escuro Cores muito brilhantes claras ou em tons pasteacuteis tendem a um maior esforccedilo da vista e devem ser evitadas

38 FORMATACcedilAtildeO DO PARAacuteGRAFO

381 Deslocamento da margem

O paraacutegrafo deveraacute ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem

382 Alinhamento

O Paraacutegrafo deveraacute se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens Na ausecircncia desse recurso de justificaccedilatildeo de paraacutegrafo no software utilizado pode-se utilizar o alinha-mento agrave esquerda Natildeo eacute permitido o alinhamento agrave direita e ao centro

383 Colunamento

O texto deveraacute ser composto por apenas uma coluna

384 Fluxo do Texto

O texto de cada ata deveraacute iniciar-se na primeira linha da paacutegina O texto deveraacute ser composto de um uacutenico paraacutegrafo O texto de cada ata deveraacute ocupar totalmente uma paacutegina No caso do texto da ata por si soacute natildeo completar a paacutegina ateacute a sua uacuteltima linha a(s) linha(s) restante(s) logo apoacutes a assinatu-ra do secretaacuterio deveraacute (atildeo) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hiacutefen (lsquo-rsquo) repetido em sequumlecircncia sem espaccedilos vazios

39 REDACcedilAtildeO

391 Iniacutecio da ata

ldquoAta nuacutemero (nuacutemero da ata) da Assembleacuteia Geral (extraordinaacuteria ou ordinaacuteria ou ainda solene e histoacuterica) da (nome da igreja) reunida no dia (dia) de (mecircs) de (ano) no (local da igreja) sito agrave (Endereccedilo Rua nuacutemero bairro) neste municiacutepio de (cidade e estado) A Assembleacuteia Geral foi presidida por (nome do presidente da reuniatildeo ou Assembleacuteia Ge-ral normalmente o pastor da Igreja) Estavam presentes os senhores membros A reuniatildeo ou Assembleacuteia Geral teve iniacutecio agraves (horaacuterio) com (exerciacutecio espiritual) Menciona-se o texto lido da liturgia e quem o fezrdquo

392 Teacutermino da ata

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ldquoNatildeo havendo mais nada para ser tratado encerrou-se a presente (horaacuterio do teacutermino) com uma oraccedilatildeo pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido) E eu (nome do secretaacuterio) secretaacuterio da igreja a tudo presente lavrei e assino a presente atardquo

393 Destaque de textos

O texto com o conteuacutedo propriamente dito da ata deveraacute ser sempre que possiacutevel dividido em itens bem definidos desta feita permitindo uma melhor utilizaccedilatildeo dos recursos de forma-taccedilatildeo de caractere (maiuacutesculas negrito itaacutelico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes permitindo uma raacutepida pesquisa posterior de informaccedilotildees no texto

394 Regras Gerais

Os nomes mencionados na ata deveratildeo sempre constar completos na primeira vez em que satildeo citados Posteriormente poder-se-aacute utilizar apenas o nome proacuteprio ou uma reduccedilatildeo que permita identificaccedilatildeo uacutenica Os numerais poderatildeo ser representados na forma de algarismos No caso de valores mone-taacuterios que seja de relevante importacircncia eacute conveniente completar a representaccedilatildeo por alga-rismos com o valor expresso por extenso As abreviaturas consagradas podem ser usadas Alguns exemplos seguem

Quando se tratar de inclusatildeo de membros deveratildeo ser mencionados os seguintes dados Modo da recepccedilatildeo Nome Complet

4 RESUMO ANOTACcedilOtildeES E OBSERVACcedilOtildeES

O uso de resumo anotaccedilotildees e observaccedilotildees satildeo obrigatoacuterios uma vez que completam eou facilitam a recupe-raccedilatildeo de informaccedilotildees da ata substituindo as anotaccedilotildees marginais na lavratura de atas Para esse fim deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPEacute (footnotes) presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade

5 AS NOTAS DE RODAPEacute

1 Deveratildeo ser referenciadas no texto por nuacutemero sequumlenciais iniciando e 1 em cada ata

2 Deveratildeo utilizar agrave mesma fonte do corpo da ata mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 25 mm) como

por exemplo ARIAL 10 TIMES NEW ROMAN 10 etc

3 Deveratildeo ser separadas do corpo da ata por um traccedilo contiacutenuo com aproximadamente 10 cm de extensatildeo

(ou seja natildeo deveraacute estender-se por toda a largura da paacutegina)

4 Esse recurso quando bem utilizado permitiraacute uma busca raacutepida de quaisquer informaccedilotildees que se deseje

obter que esteja contida na ata

Art Artigo

CD Coacutedigo de Disciplina

CIIPB Constituiccedilatildeo da Igreja

diaacutec Diaacutecono

N Nuacutemero

pf proacuteximo futuro

pp proacuteximo passado

Pr Pastor

Pres Presidente

Presb Presbiacutetero

Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro

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5 As seguintes notas deveratildeo sempre existir na ata

Nuacutemero da ata data e hora de iniacutecio da reuniatildeo ou assembleacuteia geral Pastores e diaacuteconos presentes Leitura e aprovaccedilatildeo de relatoacuterios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reuniatildeo ou assembleacuteia geral com referecircncia resumida Nuacutemero da ata data e hora de teacutermino da reuniatildeo ou assembleacuteia geral

6 DIVISOtildeES DO TEXTO DA ATA

As seguintes divisotildees do texto da ata satildeo sugeridas

1 ASSUNTOS INTERNOS

Informaccedilotildees da Tesouraria Congregaccedilotildees Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria

2 ASSUNTOS EXTERNOS

Pastores e Outros Conciacutelios Correspondecircncias Recebidas

7 TRANSCRICcedilOtildeES

As transcriccedilotildees de documentos tais como Atas da Assembleacuteia Estatutos etc quando necessaacuterias deveratildeo ser feitas obedecendo-se os mesmos criteacuterios para confecccedilatildeo das atas exceccedilatildeo feita agraves assinaturas que natildeo deveratildeo constar

8 NUMERACcedilAtildeO DAS PAacuteGINAS

Cada paacutegina seraacute numerada sequumlencialmente sendo que a primeira paacutegina de cada livro teraacute o nuacutemero UM A numeraccedilatildeo deveraacute ser informada no canto inferior ou superior direito de cada paacutegina sendo que a fonte teraacute o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata e seraacute formatada apenas com negrito Os termos de abertura e encerramento natildeo seratildeo numerados

9 ASSINATURAS

Ao final de cada ata imediatamente apoacutes o texto da ata o secretaacuterio deveraacute assinar a ata com caneta preta ou azul Cada paacutegina da ata seraacute devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretaacuterio proacuteximo ao nuacute-mero da paacutegina Os termos de encerramento e abertura seratildeo tambeacutem devidamente assinados e rubricados conforme CIIPB 10 INCLUSAtildeO DOS TERMOS DE ABERTURA ENCERRAMENTO E APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE

ATAS

101 TERMO DE ABERTURA

Na primeira paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ABERTURA A redaccedilatildeo eacute a seguinte

102 TERMO DE ENCERRAMENTO

Na uacuteltima paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ENCERRAMENTO A redaccedilatildeo sugeria eacute a seguinte

TERMO DE ABERTURA

Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviraacute para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presidente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeo anexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema de grampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeo Deveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

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saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

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Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

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Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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Enfrentar situaccedilotildees de saia justa faz parte do dia-a-dia da secretaacuteria Talvez por isso atu-em como se cada telefonema fosse um ataque inimigo Evitar as gafes natildeo faz mal a nin-gueacutem Um ex-prefeito de Satildeo Paulo certa vez ligou pessoalmente a um empresaacuterio e se anunciou agrave secretaacuteria A moccedila morreu de rir - Essa eacute boa Diz quem eacute Estou reconhecendo essa voizinha Estaacute procurando emprego ateacute hoje E natildeo ri nem em show humoriacutestico Vocecirc se identificou com algum dos exemplos colocados pelo autor Eacute essencial que noacutes profissionais de secretariado busquemos a excelecircncia no atendimen-to porque as nossas accedilotildees muitas vezes refletem na imagem da empresa Abaixo algu-mas dicas para um atendimento telefocircnico adequado 1) Natildeo pergunte quem estaacute falando o que vocecirc quer saber natildeo eacute o nome da pessoa que estaacute falando entatildeo pergunte - Por favor qual o seu nome 2) De onde eacute como disse o autor sou de marte qual a informaccedilatildeo que vocecirc deseja sa-ber - Qual eacute a sua empresa - Para qual empresa o senhor trabalha 3) O senhor pode me adiantar o assunto Tire esta frase do seu vocabulaacuterio eacute arrogante ou aquela o meu diretor soacute atende se souber o assunto simplesmente diga - o senhor gostaria de me adiantar o assunto - o Sr (nome do seu chefe) jaacute tem conhecimento do assunto Se a pessoa natildeo quiser adiantar o assunto natildeo force a barra diga ao seu chefe que a pessoa natildeo quis adiantar o assunto ou disse que o ele o seu chefe jaacute sabe do que as-sunto 4) Evite usar um instantinho um momentinho um segundinho estas palavras natildeo combinam com um bom atendimento o correto eacute dizer um momento por favor e ao retor-nar agradeccedila a pessoa por ter aguardado 5) Sempre use as palavras maacutegicas por favor obrigada - Sr(nome) Sra(nome) desculpe 6) E natildeo se esqueccedila de permitir permissatildeo para falar ou transferir seu chefe se vocecirc ligar para o celular de qualquer pessoa 7) Crie um padratildeo para o seu atendimento nome da empresa departamento seu nome e saudaccedilatildeo Ex Secretariando - Operacional - Kaacutetia - Bom Dia 8) Sempre trate a pessoa formalmente somente mude o tratamento quando ela permitir ou lhe pedir Muito Importante anote tudo assim que ele disser o nome anote anote o nome da em-presa anote o assunto natildeo confie na sua memoacuteria porque ela normalmente falha princi-palmente porque sempre estamos fazendo vaacuterias coisas ao mesmo tempo Natildeo eacute educado vocecirc perguntar de novo Qual eacute o seu nome mesmo Fala para que eu possa te ver - Soacutecrates Espero que de alguma forma essa mensagem possa ajudaacute-la em seu dia-a-dia Um bom atendimento

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Modelos de Curriacuteculo

(colocar na parte superior da folha no centro em negrito)

Objetivo Deve conter o cargo e a aacuterea pretendida de forma clara e simples Nunca coloque opccedilotildees de cargos e aacutereas num mesmo curriacuteculo para natildeo passar a impressatildeo de estar aceitando qualquer proposta Se houver interesse em mais de uma aacuterea opte pelo curriacuteculo flexiacutevel Qualificaccedilotildees Abrange tempo no mercado atividades e experiecircncias profissionais O quecirc vocecirc realizou implantaccedilatildeo de sistemas programas e projetos aumento nos lucros ou produccedilatildeo etc Destaque as experiecircncias ligadas agrave funccedilatildeo pretendida Experiecircncia Profissional Estatildeo relacionadas agraves empresas nas quais vocecirc trabalhou Comece da uacuteltima para a pri-meira empresa colocando dados como nome da organizaccedilatildeo cargo tempo de trabalho e atividades resultados Coloque as datas de entrada e saiacuteda Serviccedilos temporaacuterios devem ser citados deixando clara essa temporariedade Para profissionais com mais de 20 anos no mercado de trabalho geralmente natildeo haacute necessidade de citar as primeiras empresas em que trabalhou Formaccedilatildeo Acadecircmica Escolaridade Pode vir logo abaixo do objetivo quando a formaccedilatildeo acadecircmica representar um grande diferencial Neste item estatildeo o curso nome da instituiccedilatildeo e ano de conclusatildeo As informa-ccedilotildees devem estar de forma decrescente do uacuteltimo curso para o primeiro Natildeo haacute necessidade de citar a escola em que fez o primeiro e o segundo graus nem ane-xar coacutepias de diplomas e atestados Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Idiomas Indique o idioma colocando ao lado seu grau de conhecimento baacutesico intermediaacuterio e fluente O inglecircs eacute fundamental para a maioria dos cargos principalmente nos niacuteveis ge-renciais Ao mencionaacute-lo provavelmente vocecirc passaraacute por um teste praacutetico Informaacutetica Outro requisito fundamental hoje em dia Relacione os aplicativos que domina Cursos Complementares Inicie mencionando os cursos mais condizentes com o seu objetivo Coloque em ordem decrescente o nome do curso a instituiccedilatildeo ano e duraccedilatildeo Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Natildeo deixe de mencionar cursos que natildeo te-nham a ver com sua aacuterea desde que cite como eles contribuiacuteram para seu desenvolvi-mento Por exemplo como o curso de teatro ajudou-o a perder o medo e a inibiccedilatildeo de falar em puacuteblico e em reuniotildees

Nome

Endereccedilo Idade

TelefonecelularPagere-mail Estado civil

(lado esquerdo) (lado direito)

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Carta a uma resposta negativa da empresa

Eu sei eacute duro responder positivamente a uma empresa que acaba de dizer que natildeo quer saber de vocecirc Mas acredite eacute um excelente exerciacutecio para elevar a auto-estimae para manter as portas abertas a novas oportunidades na proacutepria empresa Vocecirc pode se mostrar decepcionado mas natildeo deixe transparecer amargura E sem ser ufanista em demasia pode terminar a carta dizendo que vocecirc ainda se considera o me-lhor candidato para o cargo A Carlos Santos Recrutamento e Seleccedilatildeo Internet do Brasil Prezado Carlos Foi com bastante decepccedilatildeo ndash natildeo vou negar ndash que recebi a sua comunicaccedilatildeo informan-do que natildeo fui selecionado para ocupar o cargo de analista de sistemas da empresa Depois das vaacuterias etapas pelas quais passei no processo de seleccedilatildeo conhecendo natildeo soacute os profissionais de RH mas tambeacutem os responsaacuteveis pelo Departamento de Tecno-logia realmente achei que seria o escolhido uma vez que acredito ter o perfil adequado para a vaga Se fosse possiacutevel gostaria de saber quais os criteacuterios utilizados para definir a escolha final pois este fato pode ser muito importante para eu melhorar minha performance pro-fissional De qualquer forma agradeccedilo a atenccedilatildeo que me foi dispensada por todos com quem entrei em contato Participar deste processo foi uma experiecircncia muito enriquecedora faltando ldquoapenasrdquo a contrataccedilatildeo para ser perfeita Espero ter novas oportunidades em breve pois realmente me considero o analista ideal para resolver os problemas do departamento e tambeacutem para acrescentar um importan-te diferencial de mercado agrave empresa Mais uma vez obrigado por tudo Atenciosamente Juliano Silva (Assine)

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Modelo de carta de apresentaccedilatildeo

Roberto Gomes Gerente de Recrutamento PGF Ltda Av do Chaacute Satildeo Paulo - SP Brasil 18 de maio 2000 Prezado Sr Gomes Li recentemente sobre os planos de expansatildeo de sua companhia Tenho extremo interes-se em trabalhar no desenvolvimento do mercado do seu novo projeto para 2001 Comple-tarei meu mestrado em Administraccedilatildeo de Empresas com especializaccedilatildeo em Marketing na PUC em maio de 2000 Tenho consideraacutevel experiecircncia em marketing em duas grandes multinacionais - Johnson amp Johnson e American Express - onde tive a oportunidade de participar do lanccedilamento de vaacuterios produtos locais aleacutem de ser responsaacutevel pelo treinamento da equipe de vendas O trabalho em multinacionais tambeacutem contribuiu para aumentar minhas habilidades em co-municaccedilatildeo e lideranccedila Meu curriacuteculo em anexo apresenta as minhas qualificaccedilotildees em detalhe Seria um prazer ter a oportunidade de discuti-las pessoalmente Estou certa de que a minha performance seraacute eficaz e coerente com o alto padratildeo da PGF Ltda assim que tiver a chance de de-monstraacute-la Atenciosamente Luciana Oliveira

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COMO CONFECCIONAR ATAS

1 OBJETIVO

O objetivo deste documento eacute instruir os secretaacuterios quanto agrave confecccedilatildeo de atas utilizando-se de um meio eletrocircnico (entenda-se computador) Surgiu face agrave ausecircncia de normas oficiais para este assunto uma vez que as resoluccedilotildees baixadas pelo Supremo Conciacutelio referem-se apenas agrave confecccedilatildeo de atas manualmente ou com uso de maacutequina de escrever

2 REFEREcircNCIAS

O presente documento tomou por base e eacute complementado pelas resoluccedilotildees SC90 BP doc 151 e Manual de Regu-lamentaccedilatildeo Geral que tratam respectivamente da confecccedilatildeo de atas com o uso de maacutequina de escrever manualmen-te

3 INSTRUCcedilOtildeES

O documento deveraacute ter seu layout definido segundo as seguintes especificaccedilotildees

31 TAMANHO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas de tamanho padratildeo do mercado tais como Carta (216 x 279 mm) A4 (210 x 297 mm) Ofiacutecio (216 x 315 mm) e outras Natildeo poderatildeo ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm

32 TIPO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas soltas ou contiacutenuas No caso do uso de folhas contiacutenuas apoacutes a impressatildeo a remalina deveraacute ser destacada

33 COR DO PAPEL

Poderaacute ser utilizada a cor branca Natildeo poderatildeo ser utilizadas cores berrantes que dificultam a leitura e tra-zem cansaccedilo aos olhos A cor branca no entanto eacute a recomendada por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto

34 MARGENS

Deveraacute ser utilizada a medida de trecircs centiacutemetros para as margens direita esquerda superior e inferior a partir da borda do papel No caso de se utilizar folhas contiacutenuas a largura da remalina deveraacute ser desconsi-derada sendo a margem contada a partir da borda real do papel Essa medida refere-se ao resultado final isto eacute pode ser necessaacuterio informar ao software valores diferentes de 3 cm no caso de natildeo conformidade dos valores informados aos softwares em relaccedilatildeo agrave impressatildeo propri-amente dita

35 DIRECcedilAtildeO DA IMPRESSAtildeO

O documento deveraacute ser impresso na sua posiccedilatildeo vertical (RETRATO ou PORTRAIR) Cada paacutegina seraacute impressa em apenas um dos lados (o verso deveraacute permanecer EM BRANCO)

36 BORDAS

Poderatildeo ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha

37 FORMATACcedilAtildeO

371 Fonte (tipo da letra)

As fontes a ser utilizada deveraacute ser uma fonte que propicie faacutecil leitura de tamanho natildeo menor que 3 mm e natildeo maior que 5 mm As seguintes fontes satildeo sugeridas Normal

Roman 12 Roman 14 Courier 12 Courier 14

True Type Arial 12 Arial 14 Times New Roman 12

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Times New Roman 14 ATM

Universe 12 Universe 14

372 Formataccedilatildeo do caractere

Deve-se formatar o caractere sem uso das caracteriacutesticas MAIUacuteSCULAS (uppercase) NE-GRITO (bold) SUBLINHADO (underline) e ITAacuteLICO (italic) O uso desses recursos de forma-taccedilatildeo fica restrito aos seguintes casos Maiuacutesculas utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra ou para tiacutetulos e subtiacutetulos no corpo da ata Negrito idem ao formato MAIUacuteSCULO com maior ecircnfase Sublinhado idem ao formato MAIUacuteSCULO com menor ecircnfase Itaacutelico nas citaccedilotildees ou transcriccedilotildees de textos e diaacutelogos entre aspas Essas formataccedilotildees diferenciadas podem ser combinadas Deve-se procurar no entanto evi-tar o uso constante dessas caracteriacutesticas o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formataccedilotildees Ao mesmo tempo deve haver uniformidade de formataccedilatildeo e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas

373 Espaccedilamento do caractere

Deveraacute ser utilizado o espaccedilamento normal da fonte

374 Cor do caractere

Deveraacute ser utilizada preferencialmente a cor preta por permitir maior contraste No caso de se optar por caracteres de outra cor devem-se utilizar cores que contrastem com o papel como azul escuro vermelho escuro verde escuro Cores muito brilhantes claras ou em tons pasteacuteis tendem a um maior esforccedilo da vista e devem ser evitadas

38 FORMATACcedilAtildeO DO PARAacuteGRAFO

381 Deslocamento da margem

O paraacutegrafo deveraacute ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem

382 Alinhamento

O Paraacutegrafo deveraacute se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens Na ausecircncia desse recurso de justificaccedilatildeo de paraacutegrafo no software utilizado pode-se utilizar o alinha-mento agrave esquerda Natildeo eacute permitido o alinhamento agrave direita e ao centro

383 Colunamento

O texto deveraacute ser composto por apenas uma coluna

384 Fluxo do Texto

O texto de cada ata deveraacute iniciar-se na primeira linha da paacutegina O texto deveraacute ser composto de um uacutenico paraacutegrafo O texto de cada ata deveraacute ocupar totalmente uma paacutegina No caso do texto da ata por si soacute natildeo completar a paacutegina ateacute a sua uacuteltima linha a(s) linha(s) restante(s) logo apoacutes a assinatu-ra do secretaacuterio deveraacute (atildeo) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hiacutefen (lsquo-rsquo) repetido em sequumlecircncia sem espaccedilos vazios

39 REDACcedilAtildeO

391 Iniacutecio da ata

ldquoAta nuacutemero (nuacutemero da ata) da Assembleacuteia Geral (extraordinaacuteria ou ordinaacuteria ou ainda solene e histoacuterica) da (nome da igreja) reunida no dia (dia) de (mecircs) de (ano) no (local da igreja) sito agrave (Endereccedilo Rua nuacutemero bairro) neste municiacutepio de (cidade e estado) A Assembleacuteia Geral foi presidida por (nome do presidente da reuniatildeo ou Assembleacuteia Ge-ral normalmente o pastor da Igreja) Estavam presentes os senhores membros A reuniatildeo ou Assembleacuteia Geral teve iniacutecio agraves (horaacuterio) com (exerciacutecio espiritual) Menciona-se o texto lido da liturgia e quem o fezrdquo

392 Teacutermino da ata

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ldquoNatildeo havendo mais nada para ser tratado encerrou-se a presente (horaacuterio do teacutermino) com uma oraccedilatildeo pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido) E eu (nome do secretaacuterio) secretaacuterio da igreja a tudo presente lavrei e assino a presente atardquo

393 Destaque de textos

O texto com o conteuacutedo propriamente dito da ata deveraacute ser sempre que possiacutevel dividido em itens bem definidos desta feita permitindo uma melhor utilizaccedilatildeo dos recursos de forma-taccedilatildeo de caractere (maiuacutesculas negrito itaacutelico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes permitindo uma raacutepida pesquisa posterior de informaccedilotildees no texto

394 Regras Gerais

Os nomes mencionados na ata deveratildeo sempre constar completos na primeira vez em que satildeo citados Posteriormente poder-se-aacute utilizar apenas o nome proacuteprio ou uma reduccedilatildeo que permita identificaccedilatildeo uacutenica Os numerais poderatildeo ser representados na forma de algarismos No caso de valores mone-taacuterios que seja de relevante importacircncia eacute conveniente completar a representaccedilatildeo por alga-rismos com o valor expresso por extenso As abreviaturas consagradas podem ser usadas Alguns exemplos seguem

Quando se tratar de inclusatildeo de membros deveratildeo ser mencionados os seguintes dados Modo da recepccedilatildeo Nome Complet

4 RESUMO ANOTACcedilOtildeES E OBSERVACcedilOtildeES

O uso de resumo anotaccedilotildees e observaccedilotildees satildeo obrigatoacuterios uma vez que completam eou facilitam a recupe-raccedilatildeo de informaccedilotildees da ata substituindo as anotaccedilotildees marginais na lavratura de atas Para esse fim deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPEacute (footnotes) presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade

5 AS NOTAS DE RODAPEacute

1 Deveratildeo ser referenciadas no texto por nuacutemero sequumlenciais iniciando e 1 em cada ata

2 Deveratildeo utilizar agrave mesma fonte do corpo da ata mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 25 mm) como

por exemplo ARIAL 10 TIMES NEW ROMAN 10 etc

3 Deveratildeo ser separadas do corpo da ata por um traccedilo contiacutenuo com aproximadamente 10 cm de extensatildeo

(ou seja natildeo deveraacute estender-se por toda a largura da paacutegina)

4 Esse recurso quando bem utilizado permitiraacute uma busca raacutepida de quaisquer informaccedilotildees que se deseje

obter que esteja contida na ata

Art Artigo

CD Coacutedigo de Disciplina

CIIPB Constituiccedilatildeo da Igreja

diaacutec Diaacutecono

N Nuacutemero

pf proacuteximo futuro

pp proacuteximo passado

Pr Pastor

Pres Presidente

Presb Presbiacutetero

Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro

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5 As seguintes notas deveratildeo sempre existir na ata

Nuacutemero da ata data e hora de iniacutecio da reuniatildeo ou assembleacuteia geral Pastores e diaacuteconos presentes Leitura e aprovaccedilatildeo de relatoacuterios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reuniatildeo ou assembleacuteia geral com referecircncia resumida Nuacutemero da ata data e hora de teacutermino da reuniatildeo ou assembleacuteia geral

6 DIVISOtildeES DO TEXTO DA ATA

As seguintes divisotildees do texto da ata satildeo sugeridas

1 ASSUNTOS INTERNOS

Informaccedilotildees da Tesouraria Congregaccedilotildees Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria

2 ASSUNTOS EXTERNOS

Pastores e Outros Conciacutelios Correspondecircncias Recebidas

7 TRANSCRICcedilOtildeES

As transcriccedilotildees de documentos tais como Atas da Assembleacuteia Estatutos etc quando necessaacuterias deveratildeo ser feitas obedecendo-se os mesmos criteacuterios para confecccedilatildeo das atas exceccedilatildeo feita agraves assinaturas que natildeo deveratildeo constar

8 NUMERACcedilAtildeO DAS PAacuteGINAS

Cada paacutegina seraacute numerada sequumlencialmente sendo que a primeira paacutegina de cada livro teraacute o nuacutemero UM A numeraccedilatildeo deveraacute ser informada no canto inferior ou superior direito de cada paacutegina sendo que a fonte teraacute o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata e seraacute formatada apenas com negrito Os termos de abertura e encerramento natildeo seratildeo numerados

9 ASSINATURAS

Ao final de cada ata imediatamente apoacutes o texto da ata o secretaacuterio deveraacute assinar a ata com caneta preta ou azul Cada paacutegina da ata seraacute devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretaacuterio proacuteximo ao nuacute-mero da paacutegina Os termos de encerramento e abertura seratildeo tambeacutem devidamente assinados e rubricados conforme CIIPB 10 INCLUSAtildeO DOS TERMOS DE ABERTURA ENCERRAMENTO E APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE

ATAS

101 TERMO DE ABERTURA

Na primeira paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ABERTURA A redaccedilatildeo eacute a seguinte

102 TERMO DE ENCERRAMENTO

Na uacuteltima paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ENCERRAMENTO A redaccedilatildeo sugeria eacute a seguinte

TERMO DE ABERTURA

Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviraacute para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presidente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeo anexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema de grampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeo Deveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

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saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

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Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

53

Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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Modelos de Curriacuteculo

(colocar na parte superior da folha no centro em negrito)

Objetivo Deve conter o cargo e a aacuterea pretendida de forma clara e simples Nunca coloque opccedilotildees de cargos e aacutereas num mesmo curriacuteculo para natildeo passar a impressatildeo de estar aceitando qualquer proposta Se houver interesse em mais de uma aacuterea opte pelo curriacuteculo flexiacutevel Qualificaccedilotildees Abrange tempo no mercado atividades e experiecircncias profissionais O quecirc vocecirc realizou implantaccedilatildeo de sistemas programas e projetos aumento nos lucros ou produccedilatildeo etc Destaque as experiecircncias ligadas agrave funccedilatildeo pretendida Experiecircncia Profissional Estatildeo relacionadas agraves empresas nas quais vocecirc trabalhou Comece da uacuteltima para a pri-meira empresa colocando dados como nome da organizaccedilatildeo cargo tempo de trabalho e atividades resultados Coloque as datas de entrada e saiacuteda Serviccedilos temporaacuterios devem ser citados deixando clara essa temporariedade Para profissionais com mais de 20 anos no mercado de trabalho geralmente natildeo haacute necessidade de citar as primeiras empresas em que trabalhou Formaccedilatildeo Acadecircmica Escolaridade Pode vir logo abaixo do objetivo quando a formaccedilatildeo acadecircmica representar um grande diferencial Neste item estatildeo o curso nome da instituiccedilatildeo e ano de conclusatildeo As informa-ccedilotildees devem estar de forma decrescente do uacuteltimo curso para o primeiro Natildeo haacute necessidade de citar a escola em que fez o primeiro e o segundo graus nem ane-xar coacutepias de diplomas e atestados Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Idiomas Indique o idioma colocando ao lado seu grau de conhecimento baacutesico intermediaacuterio e fluente O inglecircs eacute fundamental para a maioria dos cargos principalmente nos niacuteveis ge-renciais Ao mencionaacute-lo provavelmente vocecirc passaraacute por um teste praacutetico Informaacutetica Outro requisito fundamental hoje em dia Relacione os aplicativos que domina Cursos Complementares Inicie mencionando os cursos mais condizentes com o seu objetivo Coloque em ordem decrescente o nome do curso a instituiccedilatildeo ano e duraccedilatildeo Cursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Natildeo deixe de mencionar cursos que natildeo te-nham a ver com sua aacuterea desde que cite como eles contribuiacuteram para seu desenvolvi-mento Por exemplo como o curso de teatro ajudou-o a perder o medo e a inibiccedilatildeo de falar em puacuteblico e em reuniotildees

Nome

Endereccedilo Idade

TelefonecelularPagere-mail Estado civil

(lado esquerdo) (lado direito)

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Carta a uma resposta negativa da empresa

Eu sei eacute duro responder positivamente a uma empresa que acaba de dizer que natildeo quer saber de vocecirc Mas acredite eacute um excelente exerciacutecio para elevar a auto-estimae para manter as portas abertas a novas oportunidades na proacutepria empresa Vocecirc pode se mostrar decepcionado mas natildeo deixe transparecer amargura E sem ser ufanista em demasia pode terminar a carta dizendo que vocecirc ainda se considera o me-lhor candidato para o cargo A Carlos Santos Recrutamento e Seleccedilatildeo Internet do Brasil Prezado Carlos Foi com bastante decepccedilatildeo ndash natildeo vou negar ndash que recebi a sua comunicaccedilatildeo informan-do que natildeo fui selecionado para ocupar o cargo de analista de sistemas da empresa Depois das vaacuterias etapas pelas quais passei no processo de seleccedilatildeo conhecendo natildeo soacute os profissionais de RH mas tambeacutem os responsaacuteveis pelo Departamento de Tecno-logia realmente achei que seria o escolhido uma vez que acredito ter o perfil adequado para a vaga Se fosse possiacutevel gostaria de saber quais os criteacuterios utilizados para definir a escolha final pois este fato pode ser muito importante para eu melhorar minha performance pro-fissional De qualquer forma agradeccedilo a atenccedilatildeo que me foi dispensada por todos com quem entrei em contato Participar deste processo foi uma experiecircncia muito enriquecedora faltando ldquoapenasrdquo a contrataccedilatildeo para ser perfeita Espero ter novas oportunidades em breve pois realmente me considero o analista ideal para resolver os problemas do departamento e tambeacutem para acrescentar um importan-te diferencial de mercado agrave empresa Mais uma vez obrigado por tudo Atenciosamente Juliano Silva (Assine)

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Modelo de carta de apresentaccedilatildeo

Roberto Gomes Gerente de Recrutamento PGF Ltda Av do Chaacute Satildeo Paulo - SP Brasil 18 de maio 2000 Prezado Sr Gomes Li recentemente sobre os planos de expansatildeo de sua companhia Tenho extremo interes-se em trabalhar no desenvolvimento do mercado do seu novo projeto para 2001 Comple-tarei meu mestrado em Administraccedilatildeo de Empresas com especializaccedilatildeo em Marketing na PUC em maio de 2000 Tenho consideraacutevel experiecircncia em marketing em duas grandes multinacionais - Johnson amp Johnson e American Express - onde tive a oportunidade de participar do lanccedilamento de vaacuterios produtos locais aleacutem de ser responsaacutevel pelo treinamento da equipe de vendas O trabalho em multinacionais tambeacutem contribuiu para aumentar minhas habilidades em co-municaccedilatildeo e lideranccedila Meu curriacuteculo em anexo apresenta as minhas qualificaccedilotildees em detalhe Seria um prazer ter a oportunidade de discuti-las pessoalmente Estou certa de que a minha performance seraacute eficaz e coerente com o alto padratildeo da PGF Ltda assim que tiver a chance de de-monstraacute-la Atenciosamente Luciana Oliveira

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COMO CONFECCIONAR ATAS

1 OBJETIVO

O objetivo deste documento eacute instruir os secretaacuterios quanto agrave confecccedilatildeo de atas utilizando-se de um meio eletrocircnico (entenda-se computador) Surgiu face agrave ausecircncia de normas oficiais para este assunto uma vez que as resoluccedilotildees baixadas pelo Supremo Conciacutelio referem-se apenas agrave confecccedilatildeo de atas manualmente ou com uso de maacutequina de escrever

2 REFEREcircNCIAS

O presente documento tomou por base e eacute complementado pelas resoluccedilotildees SC90 BP doc 151 e Manual de Regu-lamentaccedilatildeo Geral que tratam respectivamente da confecccedilatildeo de atas com o uso de maacutequina de escrever manualmen-te

3 INSTRUCcedilOtildeES

O documento deveraacute ter seu layout definido segundo as seguintes especificaccedilotildees

31 TAMANHO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas de tamanho padratildeo do mercado tais como Carta (216 x 279 mm) A4 (210 x 297 mm) Ofiacutecio (216 x 315 mm) e outras Natildeo poderatildeo ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm

32 TIPO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas soltas ou contiacutenuas No caso do uso de folhas contiacutenuas apoacutes a impressatildeo a remalina deveraacute ser destacada

33 COR DO PAPEL

Poderaacute ser utilizada a cor branca Natildeo poderatildeo ser utilizadas cores berrantes que dificultam a leitura e tra-zem cansaccedilo aos olhos A cor branca no entanto eacute a recomendada por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto

34 MARGENS

Deveraacute ser utilizada a medida de trecircs centiacutemetros para as margens direita esquerda superior e inferior a partir da borda do papel No caso de se utilizar folhas contiacutenuas a largura da remalina deveraacute ser desconsi-derada sendo a margem contada a partir da borda real do papel Essa medida refere-se ao resultado final isto eacute pode ser necessaacuterio informar ao software valores diferentes de 3 cm no caso de natildeo conformidade dos valores informados aos softwares em relaccedilatildeo agrave impressatildeo propri-amente dita

35 DIRECcedilAtildeO DA IMPRESSAtildeO

O documento deveraacute ser impresso na sua posiccedilatildeo vertical (RETRATO ou PORTRAIR) Cada paacutegina seraacute impressa em apenas um dos lados (o verso deveraacute permanecer EM BRANCO)

36 BORDAS

Poderatildeo ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha

37 FORMATACcedilAtildeO

371 Fonte (tipo da letra)

As fontes a ser utilizada deveraacute ser uma fonte que propicie faacutecil leitura de tamanho natildeo menor que 3 mm e natildeo maior que 5 mm As seguintes fontes satildeo sugeridas Normal

Roman 12 Roman 14 Courier 12 Courier 14

True Type Arial 12 Arial 14 Times New Roman 12

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Times New Roman 14 ATM

Universe 12 Universe 14

372 Formataccedilatildeo do caractere

Deve-se formatar o caractere sem uso das caracteriacutesticas MAIUacuteSCULAS (uppercase) NE-GRITO (bold) SUBLINHADO (underline) e ITAacuteLICO (italic) O uso desses recursos de forma-taccedilatildeo fica restrito aos seguintes casos Maiuacutesculas utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra ou para tiacutetulos e subtiacutetulos no corpo da ata Negrito idem ao formato MAIUacuteSCULO com maior ecircnfase Sublinhado idem ao formato MAIUacuteSCULO com menor ecircnfase Itaacutelico nas citaccedilotildees ou transcriccedilotildees de textos e diaacutelogos entre aspas Essas formataccedilotildees diferenciadas podem ser combinadas Deve-se procurar no entanto evi-tar o uso constante dessas caracteriacutesticas o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formataccedilotildees Ao mesmo tempo deve haver uniformidade de formataccedilatildeo e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas

373 Espaccedilamento do caractere

Deveraacute ser utilizado o espaccedilamento normal da fonte

374 Cor do caractere

Deveraacute ser utilizada preferencialmente a cor preta por permitir maior contraste No caso de se optar por caracteres de outra cor devem-se utilizar cores que contrastem com o papel como azul escuro vermelho escuro verde escuro Cores muito brilhantes claras ou em tons pasteacuteis tendem a um maior esforccedilo da vista e devem ser evitadas

38 FORMATACcedilAtildeO DO PARAacuteGRAFO

381 Deslocamento da margem

O paraacutegrafo deveraacute ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem

382 Alinhamento

O Paraacutegrafo deveraacute se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens Na ausecircncia desse recurso de justificaccedilatildeo de paraacutegrafo no software utilizado pode-se utilizar o alinha-mento agrave esquerda Natildeo eacute permitido o alinhamento agrave direita e ao centro

383 Colunamento

O texto deveraacute ser composto por apenas uma coluna

384 Fluxo do Texto

O texto de cada ata deveraacute iniciar-se na primeira linha da paacutegina O texto deveraacute ser composto de um uacutenico paraacutegrafo O texto de cada ata deveraacute ocupar totalmente uma paacutegina No caso do texto da ata por si soacute natildeo completar a paacutegina ateacute a sua uacuteltima linha a(s) linha(s) restante(s) logo apoacutes a assinatu-ra do secretaacuterio deveraacute (atildeo) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hiacutefen (lsquo-rsquo) repetido em sequumlecircncia sem espaccedilos vazios

39 REDACcedilAtildeO

391 Iniacutecio da ata

ldquoAta nuacutemero (nuacutemero da ata) da Assembleacuteia Geral (extraordinaacuteria ou ordinaacuteria ou ainda solene e histoacuterica) da (nome da igreja) reunida no dia (dia) de (mecircs) de (ano) no (local da igreja) sito agrave (Endereccedilo Rua nuacutemero bairro) neste municiacutepio de (cidade e estado) A Assembleacuteia Geral foi presidida por (nome do presidente da reuniatildeo ou Assembleacuteia Ge-ral normalmente o pastor da Igreja) Estavam presentes os senhores membros A reuniatildeo ou Assembleacuteia Geral teve iniacutecio agraves (horaacuterio) com (exerciacutecio espiritual) Menciona-se o texto lido da liturgia e quem o fezrdquo

392 Teacutermino da ata

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ldquoNatildeo havendo mais nada para ser tratado encerrou-se a presente (horaacuterio do teacutermino) com uma oraccedilatildeo pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido) E eu (nome do secretaacuterio) secretaacuterio da igreja a tudo presente lavrei e assino a presente atardquo

393 Destaque de textos

O texto com o conteuacutedo propriamente dito da ata deveraacute ser sempre que possiacutevel dividido em itens bem definidos desta feita permitindo uma melhor utilizaccedilatildeo dos recursos de forma-taccedilatildeo de caractere (maiuacutesculas negrito itaacutelico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes permitindo uma raacutepida pesquisa posterior de informaccedilotildees no texto

394 Regras Gerais

Os nomes mencionados na ata deveratildeo sempre constar completos na primeira vez em que satildeo citados Posteriormente poder-se-aacute utilizar apenas o nome proacuteprio ou uma reduccedilatildeo que permita identificaccedilatildeo uacutenica Os numerais poderatildeo ser representados na forma de algarismos No caso de valores mone-taacuterios que seja de relevante importacircncia eacute conveniente completar a representaccedilatildeo por alga-rismos com o valor expresso por extenso As abreviaturas consagradas podem ser usadas Alguns exemplos seguem

Quando se tratar de inclusatildeo de membros deveratildeo ser mencionados os seguintes dados Modo da recepccedilatildeo Nome Complet

4 RESUMO ANOTACcedilOtildeES E OBSERVACcedilOtildeES

O uso de resumo anotaccedilotildees e observaccedilotildees satildeo obrigatoacuterios uma vez que completam eou facilitam a recupe-raccedilatildeo de informaccedilotildees da ata substituindo as anotaccedilotildees marginais na lavratura de atas Para esse fim deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPEacute (footnotes) presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade

5 AS NOTAS DE RODAPEacute

1 Deveratildeo ser referenciadas no texto por nuacutemero sequumlenciais iniciando e 1 em cada ata

2 Deveratildeo utilizar agrave mesma fonte do corpo da ata mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 25 mm) como

por exemplo ARIAL 10 TIMES NEW ROMAN 10 etc

3 Deveratildeo ser separadas do corpo da ata por um traccedilo contiacutenuo com aproximadamente 10 cm de extensatildeo

(ou seja natildeo deveraacute estender-se por toda a largura da paacutegina)

4 Esse recurso quando bem utilizado permitiraacute uma busca raacutepida de quaisquer informaccedilotildees que se deseje

obter que esteja contida na ata

Art Artigo

CD Coacutedigo de Disciplina

CIIPB Constituiccedilatildeo da Igreja

diaacutec Diaacutecono

N Nuacutemero

pf proacuteximo futuro

pp proacuteximo passado

Pr Pastor

Pres Presidente

Presb Presbiacutetero

Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro

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5 As seguintes notas deveratildeo sempre existir na ata

Nuacutemero da ata data e hora de iniacutecio da reuniatildeo ou assembleacuteia geral Pastores e diaacuteconos presentes Leitura e aprovaccedilatildeo de relatoacuterios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reuniatildeo ou assembleacuteia geral com referecircncia resumida Nuacutemero da ata data e hora de teacutermino da reuniatildeo ou assembleacuteia geral

6 DIVISOtildeES DO TEXTO DA ATA

As seguintes divisotildees do texto da ata satildeo sugeridas

1 ASSUNTOS INTERNOS

Informaccedilotildees da Tesouraria Congregaccedilotildees Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria

2 ASSUNTOS EXTERNOS

Pastores e Outros Conciacutelios Correspondecircncias Recebidas

7 TRANSCRICcedilOtildeES

As transcriccedilotildees de documentos tais como Atas da Assembleacuteia Estatutos etc quando necessaacuterias deveratildeo ser feitas obedecendo-se os mesmos criteacuterios para confecccedilatildeo das atas exceccedilatildeo feita agraves assinaturas que natildeo deveratildeo constar

8 NUMERACcedilAtildeO DAS PAacuteGINAS

Cada paacutegina seraacute numerada sequumlencialmente sendo que a primeira paacutegina de cada livro teraacute o nuacutemero UM A numeraccedilatildeo deveraacute ser informada no canto inferior ou superior direito de cada paacutegina sendo que a fonte teraacute o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata e seraacute formatada apenas com negrito Os termos de abertura e encerramento natildeo seratildeo numerados

9 ASSINATURAS

Ao final de cada ata imediatamente apoacutes o texto da ata o secretaacuterio deveraacute assinar a ata com caneta preta ou azul Cada paacutegina da ata seraacute devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretaacuterio proacuteximo ao nuacute-mero da paacutegina Os termos de encerramento e abertura seratildeo tambeacutem devidamente assinados e rubricados conforme CIIPB 10 INCLUSAtildeO DOS TERMOS DE ABERTURA ENCERRAMENTO E APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE

ATAS

101 TERMO DE ABERTURA

Na primeira paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ABERTURA A redaccedilatildeo eacute a seguinte

102 TERMO DE ENCERRAMENTO

Na uacuteltima paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ENCERRAMENTO A redaccedilatildeo sugeria eacute a seguinte

TERMO DE ABERTURA

Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviraacute para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presidente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeo anexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema de grampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeo Deveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

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saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

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Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

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Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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Carta a uma resposta negativa da empresa

Eu sei eacute duro responder positivamente a uma empresa que acaba de dizer que natildeo quer saber de vocecirc Mas acredite eacute um excelente exerciacutecio para elevar a auto-estimae para manter as portas abertas a novas oportunidades na proacutepria empresa Vocecirc pode se mostrar decepcionado mas natildeo deixe transparecer amargura E sem ser ufanista em demasia pode terminar a carta dizendo que vocecirc ainda se considera o me-lhor candidato para o cargo A Carlos Santos Recrutamento e Seleccedilatildeo Internet do Brasil Prezado Carlos Foi com bastante decepccedilatildeo ndash natildeo vou negar ndash que recebi a sua comunicaccedilatildeo informan-do que natildeo fui selecionado para ocupar o cargo de analista de sistemas da empresa Depois das vaacuterias etapas pelas quais passei no processo de seleccedilatildeo conhecendo natildeo soacute os profissionais de RH mas tambeacutem os responsaacuteveis pelo Departamento de Tecno-logia realmente achei que seria o escolhido uma vez que acredito ter o perfil adequado para a vaga Se fosse possiacutevel gostaria de saber quais os criteacuterios utilizados para definir a escolha final pois este fato pode ser muito importante para eu melhorar minha performance pro-fissional De qualquer forma agradeccedilo a atenccedilatildeo que me foi dispensada por todos com quem entrei em contato Participar deste processo foi uma experiecircncia muito enriquecedora faltando ldquoapenasrdquo a contrataccedilatildeo para ser perfeita Espero ter novas oportunidades em breve pois realmente me considero o analista ideal para resolver os problemas do departamento e tambeacutem para acrescentar um importan-te diferencial de mercado agrave empresa Mais uma vez obrigado por tudo Atenciosamente Juliano Silva (Assine)

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Modelo de carta de apresentaccedilatildeo

Roberto Gomes Gerente de Recrutamento PGF Ltda Av do Chaacute Satildeo Paulo - SP Brasil 18 de maio 2000 Prezado Sr Gomes Li recentemente sobre os planos de expansatildeo de sua companhia Tenho extremo interes-se em trabalhar no desenvolvimento do mercado do seu novo projeto para 2001 Comple-tarei meu mestrado em Administraccedilatildeo de Empresas com especializaccedilatildeo em Marketing na PUC em maio de 2000 Tenho consideraacutevel experiecircncia em marketing em duas grandes multinacionais - Johnson amp Johnson e American Express - onde tive a oportunidade de participar do lanccedilamento de vaacuterios produtos locais aleacutem de ser responsaacutevel pelo treinamento da equipe de vendas O trabalho em multinacionais tambeacutem contribuiu para aumentar minhas habilidades em co-municaccedilatildeo e lideranccedila Meu curriacuteculo em anexo apresenta as minhas qualificaccedilotildees em detalhe Seria um prazer ter a oportunidade de discuti-las pessoalmente Estou certa de que a minha performance seraacute eficaz e coerente com o alto padratildeo da PGF Ltda assim que tiver a chance de de-monstraacute-la Atenciosamente Luciana Oliveira

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COMO CONFECCIONAR ATAS

1 OBJETIVO

O objetivo deste documento eacute instruir os secretaacuterios quanto agrave confecccedilatildeo de atas utilizando-se de um meio eletrocircnico (entenda-se computador) Surgiu face agrave ausecircncia de normas oficiais para este assunto uma vez que as resoluccedilotildees baixadas pelo Supremo Conciacutelio referem-se apenas agrave confecccedilatildeo de atas manualmente ou com uso de maacutequina de escrever

2 REFEREcircNCIAS

O presente documento tomou por base e eacute complementado pelas resoluccedilotildees SC90 BP doc 151 e Manual de Regu-lamentaccedilatildeo Geral que tratam respectivamente da confecccedilatildeo de atas com o uso de maacutequina de escrever manualmen-te

3 INSTRUCcedilOtildeES

O documento deveraacute ter seu layout definido segundo as seguintes especificaccedilotildees

31 TAMANHO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas de tamanho padratildeo do mercado tais como Carta (216 x 279 mm) A4 (210 x 297 mm) Ofiacutecio (216 x 315 mm) e outras Natildeo poderatildeo ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm

32 TIPO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas soltas ou contiacutenuas No caso do uso de folhas contiacutenuas apoacutes a impressatildeo a remalina deveraacute ser destacada

33 COR DO PAPEL

Poderaacute ser utilizada a cor branca Natildeo poderatildeo ser utilizadas cores berrantes que dificultam a leitura e tra-zem cansaccedilo aos olhos A cor branca no entanto eacute a recomendada por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto

34 MARGENS

Deveraacute ser utilizada a medida de trecircs centiacutemetros para as margens direita esquerda superior e inferior a partir da borda do papel No caso de se utilizar folhas contiacutenuas a largura da remalina deveraacute ser desconsi-derada sendo a margem contada a partir da borda real do papel Essa medida refere-se ao resultado final isto eacute pode ser necessaacuterio informar ao software valores diferentes de 3 cm no caso de natildeo conformidade dos valores informados aos softwares em relaccedilatildeo agrave impressatildeo propri-amente dita

35 DIRECcedilAtildeO DA IMPRESSAtildeO

O documento deveraacute ser impresso na sua posiccedilatildeo vertical (RETRATO ou PORTRAIR) Cada paacutegina seraacute impressa em apenas um dos lados (o verso deveraacute permanecer EM BRANCO)

36 BORDAS

Poderatildeo ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha

37 FORMATACcedilAtildeO

371 Fonte (tipo da letra)

As fontes a ser utilizada deveraacute ser uma fonte que propicie faacutecil leitura de tamanho natildeo menor que 3 mm e natildeo maior que 5 mm As seguintes fontes satildeo sugeridas Normal

Roman 12 Roman 14 Courier 12 Courier 14

True Type Arial 12 Arial 14 Times New Roman 12

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Times New Roman 14 ATM

Universe 12 Universe 14

372 Formataccedilatildeo do caractere

Deve-se formatar o caractere sem uso das caracteriacutesticas MAIUacuteSCULAS (uppercase) NE-GRITO (bold) SUBLINHADO (underline) e ITAacuteLICO (italic) O uso desses recursos de forma-taccedilatildeo fica restrito aos seguintes casos Maiuacutesculas utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra ou para tiacutetulos e subtiacutetulos no corpo da ata Negrito idem ao formato MAIUacuteSCULO com maior ecircnfase Sublinhado idem ao formato MAIUacuteSCULO com menor ecircnfase Itaacutelico nas citaccedilotildees ou transcriccedilotildees de textos e diaacutelogos entre aspas Essas formataccedilotildees diferenciadas podem ser combinadas Deve-se procurar no entanto evi-tar o uso constante dessas caracteriacutesticas o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formataccedilotildees Ao mesmo tempo deve haver uniformidade de formataccedilatildeo e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas

373 Espaccedilamento do caractere

Deveraacute ser utilizado o espaccedilamento normal da fonte

374 Cor do caractere

Deveraacute ser utilizada preferencialmente a cor preta por permitir maior contraste No caso de se optar por caracteres de outra cor devem-se utilizar cores que contrastem com o papel como azul escuro vermelho escuro verde escuro Cores muito brilhantes claras ou em tons pasteacuteis tendem a um maior esforccedilo da vista e devem ser evitadas

38 FORMATACcedilAtildeO DO PARAacuteGRAFO

381 Deslocamento da margem

O paraacutegrafo deveraacute ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem

382 Alinhamento

O Paraacutegrafo deveraacute se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens Na ausecircncia desse recurso de justificaccedilatildeo de paraacutegrafo no software utilizado pode-se utilizar o alinha-mento agrave esquerda Natildeo eacute permitido o alinhamento agrave direita e ao centro

383 Colunamento

O texto deveraacute ser composto por apenas uma coluna

384 Fluxo do Texto

O texto de cada ata deveraacute iniciar-se na primeira linha da paacutegina O texto deveraacute ser composto de um uacutenico paraacutegrafo O texto de cada ata deveraacute ocupar totalmente uma paacutegina No caso do texto da ata por si soacute natildeo completar a paacutegina ateacute a sua uacuteltima linha a(s) linha(s) restante(s) logo apoacutes a assinatu-ra do secretaacuterio deveraacute (atildeo) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hiacutefen (lsquo-rsquo) repetido em sequumlecircncia sem espaccedilos vazios

39 REDACcedilAtildeO

391 Iniacutecio da ata

ldquoAta nuacutemero (nuacutemero da ata) da Assembleacuteia Geral (extraordinaacuteria ou ordinaacuteria ou ainda solene e histoacuterica) da (nome da igreja) reunida no dia (dia) de (mecircs) de (ano) no (local da igreja) sito agrave (Endereccedilo Rua nuacutemero bairro) neste municiacutepio de (cidade e estado) A Assembleacuteia Geral foi presidida por (nome do presidente da reuniatildeo ou Assembleacuteia Ge-ral normalmente o pastor da Igreja) Estavam presentes os senhores membros A reuniatildeo ou Assembleacuteia Geral teve iniacutecio agraves (horaacuterio) com (exerciacutecio espiritual) Menciona-se o texto lido da liturgia e quem o fezrdquo

392 Teacutermino da ata

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ldquoNatildeo havendo mais nada para ser tratado encerrou-se a presente (horaacuterio do teacutermino) com uma oraccedilatildeo pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido) E eu (nome do secretaacuterio) secretaacuterio da igreja a tudo presente lavrei e assino a presente atardquo

393 Destaque de textos

O texto com o conteuacutedo propriamente dito da ata deveraacute ser sempre que possiacutevel dividido em itens bem definidos desta feita permitindo uma melhor utilizaccedilatildeo dos recursos de forma-taccedilatildeo de caractere (maiuacutesculas negrito itaacutelico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes permitindo uma raacutepida pesquisa posterior de informaccedilotildees no texto

394 Regras Gerais

Os nomes mencionados na ata deveratildeo sempre constar completos na primeira vez em que satildeo citados Posteriormente poder-se-aacute utilizar apenas o nome proacuteprio ou uma reduccedilatildeo que permita identificaccedilatildeo uacutenica Os numerais poderatildeo ser representados na forma de algarismos No caso de valores mone-taacuterios que seja de relevante importacircncia eacute conveniente completar a representaccedilatildeo por alga-rismos com o valor expresso por extenso As abreviaturas consagradas podem ser usadas Alguns exemplos seguem

Quando se tratar de inclusatildeo de membros deveratildeo ser mencionados os seguintes dados Modo da recepccedilatildeo Nome Complet

4 RESUMO ANOTACcedilOtildeES E OBSERVACcedilOtildeES

O uso de resumo anotaccedilotildees e observaccedilotildees satildeo obrigatoacuterios uma vez que completam eou facilitam a recupe-raccedilatildeo de informaccedilotildees da ata substituindo as anotaccedilotildees marginais na lavratura de atas Para esse fim deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPEacute (footnotes) presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade

5 AS NOTAS DE RODAPEacute

1 Deveratildeo ser referenciadas no texto por nuacutemero sequumlenciais iniciando e 1 em cada ata

2 Deveratildeo utilizar agrave mesma fonte do corpo da ata mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 25 mm) como

por exemplo ARIAL 10 TIMES NEW ROMAN 10 etc

3 Deveratildeo ser separadas do corpo da ata por um traccedilo contiacutenuo com aproximadamente 10 cm de extensatildeo

(ou seja natildeo deveraacute estender-se por toda a largura da paacutegina)

4 Esse recurso quando bem utilizado permitiraacute uma busca raacutepida de quaisquer informaccedilotildees que se deseje

obter que esteja contida na ata

Art Artigo

CD Coacutedigo de Disciplina

CIIPB Constituiccedilatildeo da Igreja

diaacutec Diaacutecono

N Nuacutemero

pf proacuteximo futuro

pp proacuteximo passado

Pr Pastor

Pres Presidente

Presb Presbiacutetero

Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro

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5 As seguintes notas deveratildeo sempre existir na ata

Nuacutemero da ata data e hora de iniacutecio da reuniatildeo ou assembleacuteia geral Pastores e diaacuteconos presentes Leitura e aprovaccedilatildeo de relatoacuterios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reuniatildeo ou assembleacuteia geral com referecircncia resumida Nuacutemero da ata data e hora de teacutermino da reuniatildeo ou assembleacuteia geral

6 DIVISOtildeES DO TEXTO DA ATA

As seguintes divisotildees do texto da ata satildeo sugeridas

1 ASSUNTOS INTERNOS

Informaccedilotildees da Tesouraria Congregaccedilotildees Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria

2 ASSUNTOS EXTERNOS

Pastores e Outros Conciacutelios Correspondecircncias Recebidas

7 TRANSCRICcedilOtildeES

As transcriccedilotildees de documentos tais como Atas da Assembleacuteia Estatutos etc quando necessaacuterias deveratildeo ser feitas obedecendo-se os mesmos criteacuterios para confecccedilatildeo das atas exceccedilatildeo feita agraves assinaturas que natildeo deveratildeo constar

8 NUMERACcedilAtildeO DAS PAacuteGINAS

Cada paacutegina seraacute numerada sequumlencialmente sendo que a primeira paacutegina de cada livro teraacute o nuacutemero UM A numeraccedilatildeo deveraacute ser informada no canto inferior ou superior direito de cada paacutegina sendo que a fonte teraacute o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata e seraacute formatada apenas com negrito Os termos de abertura e encerramento natildeo seratildeo numerados

9 ASSINATURAS

Ao final de cada ata imediatamente apoacutes o texto da ata o secretaacuterio deveraacute assinar a ata com caneta preta ou azul Cada paacutegina da ata seraacute devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretaacuterio proacuteximo ao nuacute-mero da paacutegina Os termos de encerramento e abertura seratildeo tambeacutem devidamente assinados e rubricados conforme CIIPB 10 INCLUSAtildeO DOS TERMOS DE ABERTURA ENCERRAMENTO E APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE

ATAS

101 TERMO DE ABERTURA

Na primeira paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ABERTURA A redaccedilatildeo eacute a seguinte

102 TERMO DE ENCERRAMENTO

Na uacuteltima paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ENCERRAMENTO A redaccedilatildeo sugeria eacute a seguinte

TERMO DE ABERTURA

Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviraacute para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presidente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeo anexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema de grampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeo Deveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

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saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

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Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

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Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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Modelo de carta de apresentaccedilatildeo

Roberto Gomes Gerente de Recrutamento PGF Ltda Av do Chaacute Satildeo Paulo - SP Brasil 18 de maio 2000 Prezado Sr Gomes Li recentemente sobre os planos de expansatildeo de sua companhia Tenho extremo interes-se em trabalhar no desenvolvimento do mercado do seu novo projeto para 2001 Comple-tarei meu mestrado em Administraccedilatildeo de Empresas com especializaccedilatildeo em Marketing na PUC em maio de 2000 Tenho consideraacutevel experiecircncia em marketing em duas grandes multinacionais - Johnson amp Johnson e American Express - onde tive a oportunidade de participar do lanccedilamento de vaacuterios produtos locais aleacutem de ser responsaacutevel pelo treinamento da equipe de vendas O trabalho em multinacionais tambeacutem contribuiu para aumentar minhas habilidades em co-municaccedilatildeo e lideranccedila Meu curriacuteculo em anexo apresenta as minhas qualificaccedilotildees em detalhe Seria um prazer ter a oportunidade de discuti-las pessoalmente Estou certa de que a minha performance seraacute eficaz e coerente com o alto padratildeo da PGF Ltda assim que tiver a chance de de-monstraacute-la Atenciosamente Luciana Oliveira

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COMO CONFECCIONAR ATAS

1 OBJETIVO

O objetivo deste documento eacute instruir os secretaacuterios quanto agrave confecccedilatildeo de atas utilizando-se de um meio eletrocircnico (entenda-se computador) Surgiu face agrave ausecircncia de normas oficiais para este assunto uma vez que as resoluccedilotildees baixadas pelo Supremo Conciacutelio referem-se apenas agrave confecccedilatildeo de atas manualmente ou com uso de maacutequina de escrever

2 REFEREcircNCIAS

O presente documento tomou por base e eacute complementado pelas resoluccedilotildees SC90 BP doc 151 e Manual de Regu-lamentaccedilatildeo Geral que tratam respectivamente da confecccedilatildeo de atas com o uso de maacutequina de escrever manualmen-te

3 INSTRUCcedilOtildeES

O documento deveraacute ter seu layout definido segundo as seguintes especificaccedilotildees

31 TAMANHO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas de tamanho padratildeo do mercado tais como Carta (216 x 279 mm) A4 (210 x 297 mm) Ofiacutecio (216 x 315 mm) e outras Natildeo poderatildeo ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm

32 TIPO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas soltas ou contiacutenuas No caso do uso de folhas contiacutenuas apoacutes a impressatildeo a remalina deveraacute ser destacada

33 COR DO PAPEL

Poderaacute ser utilizada a cor branca Natildeo poderatildeo ser utilizadas cores berrantes que dificultam a leitura e tra-zem cansaccedilo aos olhos A cor branca no entanto eacute a recomendada por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto

34 MARGENS

Deveraacute ser utilizada a medida de trecircs centiacutemetros para as margens direita esquerda superior e inferior a partir da borda do papel No caso de se utilizar folhas contiacutenuas a largura da remalina deveraacute ser desconsi-derada sendo a margem contada a partir da borda real do papel Essa medida refere-se ao resultado final isto eacute pode ser necessaacuterio informar ao software valores diferentes de 3 cm no caso de natildeo conformidade dos valores informados aos softwares em relaccedilatildeo agrave impressatildeo propri-amente dita

35 DIRECcedilAtildeO DA IMPRESSAtildeO

O documento deveraacute ser impresso na sua posiccedilatildeo vertical (RETRATO ou PORTRAIR) Cada paacutegina seraacute impressa em apenas um dos lados (o verso deveraacute permanecer EM BRANCO)

36 BORDAS

Poderatildeo ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha

37 FORMATACcedilAtildeO

371 Fonte (tipo da letra)

As fontes a ser utilizada deveraacute ser uma fonte que propicie faacutecil leitura de tamanho natildeo menor que 3 mm e natildeo maior que 5 mm As seguintes fontes satildeo sugeridas Normal

Roman 12 Roman 14 Courier 12 Courier 14

True Type Arial 12 Arial 14 Times New Roman 12

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Times New Roman 14 ATM

Universe 12 Universe 14

372 Formataccedilatildeo do caractere

Deve-se formatar o caractere sem uso das caracteriacutesticas MAIUacuteSCULAS (uppercase) NE-GRITO (bold) SUBLINHADO (underline) e ITAacuteLICO (italic) O uso desses recursos de forma-taccedilatildeo fica restrito aos seguintes casos Maiuacutesculas utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra ou para tiacutetulos e subtiacutetulos no corpo da ata Negrito idem ao formato MAIUacuteSCULO com maior ecircnfase Sublinhado idem ao formato MAIUacuteSCULO com menor ecircnfase Itaacutelico nas citaccedilotildees ou transcriccedilotildees de textos e diaacutelogos entre aspas Essas formataccedilotildees diferenciadas podem ser combinadas Deve-se procurar no entanto evi-tar o uso constante dessas caracteriacutesticas o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formataccedilotildees Ao mesmo tempo deve haver uniformidade de formataccedilatildeo e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas

373 Espaccedilamento do caractere

Deveraacute ser utilizado o espaccedilamento normal da fonte

374 Cor do caractere

Deveraacute ser utilizada preferencialmente a cor preta por permitir maior contraste No caso de se optar por caracteres de outra cor devem-se utilizar cores que contrastem com o papel como azul escuro vermelho escuro verde escuro Cores muito brilhantes claras ou em tons pasteacuteis tendem a um maior esforccedilo da vista e devem ser evitadas

38 FORMATACcedilAtildeO DO PARAacuteGRAFO

381 Deslocamento da margem

O paraacutegrafo deveraacute ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem

382 Alinhamento

O Paraacutegrafo deveraacute se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens Na ausecircncia desse recurso de justificaccedilatildeo de paraacutegrafo no software utilizado pode-se utilizar o alinha-mento agrave esquerda Natildeo eacute permitido o alinhamento agrave direita e ao centro

383 Colunamento

O texto deveraacute ser composto por apenas uma coluna

384 Fluxo do Texto

O texto de cada ata deveraacute iniciar-se na primeira linha da paacutegina O texto deveraacute ser composto de um uacutenico paraacutegrafo O texto de cada ata deveraacute ocupar totalmente uma paacutegina No caso do texto da ata por si soacute natildeo completar a paacutegina ateacute a sua uacuteltima linha a(s) linha(s) restante(s) logo apoacutes a assinatu-ra do secretaacuterio deveraacute (atildeo) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hiacutefen (lsquo-rsquo) repetido em sequumlecircncia sem espaccedilos vazios

39 REDACcedilAtildeO

391 Iniacutecio da ata

ldquoAta nuacutemero (nuacutemero da ata) da Assembleacuteia Geral (extraordinaacuteria ou ordinaacuteria ou ainda solene e histoacuterica) da (nome da igreja) reunida no dia (dia) de (mecircs) de (ano) no (local da igreja) sito agrave (Endereccedilo Rua nuacutemero bairro) neste municiacutepio de (cidade e estado) A Assembleacuteia Geral foi presidida por (nome do presidente da reuniatildeo ou Assembleacuteia Ge-ral normalmente o pastor da Igreja) Estavam presentes os senhores membros A reuniatildeo ou Assembleacuteia Geral teve iniacutecio agraves (horaacuterio) com (exerciacutecio espiritual) Menciona-se o texto lido da liturgia e quem o fezrdquo

392 Teacutermino da ata

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ldquoNatildeo havendo mais nada para ser tratado encerrou-se a presente (horaacuterio do teacutermino) com uma oraccedilatildeo pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido) E eu (nome do secretaacuterio) secretaacuterio da igreja a tudo presente lavrei e assino a presente atardquo

393 Destaque de textos

O texto com o conteuacutedo propriamente dito da ata deveraacute ser sempre que possiacutevel dividido em itens bem definidos desta feita permitindo uma melhor utilizaccedilatildeo dos recursos de forma-taccedilatildeo de caractere (maiuacutesculas negrito itaacutelico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes permitindo uma raacutepida pesquisa posterior de informaccedilotildees no texto

394 Regras Gerais

Os nomes mencionados na ata deveratildeo sempre constar completos na primeira vez em que satildeo citados Posteriormente poder-se-aacute utilizar apenas o nome proacuteprio ou uma reduccedilatildeo que permita identificaccedilatildeo uacutenica Os numerais poderatildeo ser representados na forma de algarismos No caso de valores mone-taacuterios que seja de relevante importacircncia eacute conveniente completar a representaccedilatildeo por alga-rismos com o valor expresso por extenso As abreviaturas consagradas podem ser usadas Alguns exemplos seguem

Quando se tratar de inclusatildeo de membros deveratildeo ser mencionados os seguintes dados Modo da recepccedilatildeo Nome Complet

4 RESUMO ANOTACcedilOtildeES E OBSERVACcedilOtildeES

O uso de resumo anotaccedilotildees e observaccedilotildees satildeo obrigatoacuterios uma vez que completam eou facilitam a recupe-raccedilatildeo de informaccedilotildees da ata substituindo as anotaccedilotildees marginais na lavratura de atas Para esse fim deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPEacute (footnotes) presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade

5 AS NOTAS DE RODAPEacute

1 Deveratildeo ser referenciadas no texto por nuacutemero sequumlenciais iniciando e 1 em cada ata

2 Deveratildeo utilizar agrave mesma fonte do corpo da ata mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 25 mm) como

por exemplo ARIAL 10 TIMES NEW ROMAN 10 etc

3 Deveratildeo ser separadas do corpo da ata por um traccedilo contiacutenuo com aproximadamente 10 cm de extensatildeo

(ou seja natildeo deveraacute estender-se por toda a largura da paacutegina)

4 Esse recurso quando bem utilizado permitiraacute uma busca raacutepida de quaisquer informaccedilotildees que se deseje

obter que esteja contida na ata

Art Artigo

CD Coacutedigo de Disciplina

CIIPB Constituiccedilatildeo da Igreja

diaacutec Diaacutecono

N Nuacutemero

pf proacuteximo futuro

pp proacuteximo passado

Pr Pastor

Pres Presidente

Presb Presbiacutetero

Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro

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5 As seguintes notas deveratildeo sempre existir na ata

Nuacutemero da ata data e hora de iniacutecio da reuniatildeo ou assembleacuteia geral Pastores e diaacuteconos presentes Leitura e aprovaccedilatildeo de relatoacuterios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reuniatildeo ou assembleacuteia geral com referecircncia resumida Nuacutemero da ata data e hora de teacutermino da reuniatildeo ou assembleacuteia geral

6 DIVISOtildeES DO TEXTO DA ATA

As seguintes divisotildees do texto da ata satildeo sugeridas

1 ASSUNTOS INTERNOS

Informaccedilotildees da Tesouraria Congregaccedilotildees Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria

2 ASSUNTOS EXTERNOS

Pastores e Outros Conciacutelios Correspondecircncias Recebidas

7 TRANSCRICcedilOtildeES

As transcriccedilotildees de documentos tais como Atas da Assembleacuteia Estatutos etc quando necessaacuterias deveratildeo ser feitas obedecendo-se os mesmos criteacuterios para confecccedilatildeo das atas exceccedilatildeo feita agraves assinaturas que natildeo deveratildeo constar

8 NUMERACcedilAtildeO DAS PAacuteGINAS

Cada paacutegina seraacute numerada sequumlencialmente sendo que a primeira paacutegina de cada livro teraacute o nuacutemero UM A numeraccedilatildeo deveraacute ser informada no canto inferior ou superior direito de cada paacutegina sendo que a fonte teraacute o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata e seraacute formatada apenas com negrito Os termos de abertura e encerramento natildeo seratildeo numerados

9 ASSINATURAS

Ao final de cada ata imediatamente apoacutes o texto da ata o secretaacuterio deveraacute assinar a ata com caneta preta ou azul Cada paacutegina da ata seraacute devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretaacuterio proacuteximo ao nuacute-mero da paacutegina Os termos de encerramento e abertura seratildeo tambeacutem devidamente assinados e rubricados conforme CIIPB 10 INCLUSAtildeO DOS TERMOS DE ABERTURA ENCERRAMENTO E APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE

ATAS

101 TERMO DE ABERTURA

Na primeira paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ABERTURA A redaccedilatildeo eacute a seguinte

102 TERMO DE ENCERRAMENTO

Na uacuteltima paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ENCERRAMENTO A redaccedilatildeo sugeria eacute a seguinte

TERMO DE ABERTURA

Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviraacute para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presidente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeo anexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema de grampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeo Deveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

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saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

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Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

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Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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COMO CONFECCIONAR ATAS

1 OBJETIVO

O objetivo deste documento eacute instruir os secretaacuterios quanto agrave confecccedilatildeo de atas utilizando-se de um meio eletrocircnico (entenda-se computador) Surgiu face agrave ausecircncia de normas oficiais para este assunto uma vez que as resoluccedilotildees baixadas pelo Supremo Conciacutelio referem-se apenas agrave confecccedilatildeo de atas manualmente ou com uso de maacutequina de escrever

2 REFEREcircNCIAS

O presente documento tomou por base e eacute complementado pelas resoluccedilotildees SC90 BP doc 151 e Manual de Regu-lamentaccedilatildeo Geral que tratam respectivamente da confecccedilatildeo de atas com o uso de maacutequina de escrever manualmen-te

3 INSTRUCcedilOtildeES

O documento deveraacute ter seu layout definido segundo as seguintes especificaccedilotildees

31 TAMANHO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas de tamanho padratildeo do mercado tais como Carta (216 x 279 mm) A4 (210 x 297 mm) Ofiacutecio (216 x 315 mm) e outras Natildeo poderatildeo ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm

32 TIPO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas soltas ou contiacutenuas No caso do uso de folhas contiacutenuas apoacutes a impressatildeo a remalina deveraacute ser destacada

33 COR DO PAPEL

Poderaacute ser utilizada a cor branca Natildeo poderatildeo ser utilizadas cores berrantes que dificultam a leitura e tra-zem cansaccedilo aos olhos A cor branca no entanto eacute a recomendada por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto

34 MARGENS

Deveraacute ser utilizada a medida de trecircs centiacutemetros para as margens direita esquerda superior e inferior a partir da borda do papel No caso de se utilizar folhas contiacutenuas a largura da remalina deveraacute ser desconsi-derada sendo a margem contada a partir da borda real do papel Essa medida refere-se ao resultado final isto eacute pode ser necessaacuterio informar ao software valores diferentes de 3 cm no caso de natildeo conformidade dos valores informados aos softwares em relaccedilatildeo agrave impressatildeo propri-amente dita

35 DIRECcedilAtildeO DA IMPRESSAtildeO

O documento deveraacute ser impresso na sua posiccedilatildeo vertical (RETRATO ou PORTRAIR) Cada paacutegina seraacute impressa em apenas um dos lados (o verso deveraacute permanecer EM BRANCO)

36 BORDAS

Poderatildeo ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha

37 FORMATACcedilAtildeO

371 Fonte (tipo da letra)

As fontes a ser utilizada deveraacute ser uma fonte que propicie faacutecil leitura de tamanho natildeo menor que 3 mm e natildeo maior que 5 mm As seguintes fontes satildeo sugeridas Normal

Roman 12 Roman 14 Courier 12 Courier 14

True Type Arial 12 Arial 14 Times New Roman 12

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Times New Roman 14 ATM

Universe 12 Universe 14

372 Formataccedilatildeo do caractere

Deve-se formatar o caractere sem uso das caracteriacutesticas MAIUacuteSCULAS (uppercase) NE-GRITO (bold) SUBLINHADO (underline) e ITAacuteLICO (italic) O uso desses recursos de forma-taccedilatildeo fica restrito aos seguintes casos Maiuacutesculas utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra ou para tiacutetulos e subtiacutetulos no corpo da ata Negrito idem ao formato MAIUacuteSCULO com maior ecircnfase Sublinhado idem ao formato MAIUacuteSCULO com menor ecircnfase Itaacutelico nas citaccedilotildees ou transcriccedilotildees de textos e diaacutelogos entre aspas Essas formataccedilotildees diferenciadas podem ser combinadas Deve-se procurar no entanto evi-tar o uso constante dessas caracteriacutesticas o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formataccedilotildees Ao mesmo tempo deve haver uniformidade de formataccedilatildeo e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas

373 Espaccedilamento do caractere

Deveraacute ser utilizado o espaccedilamento normal da fonte

374 Cor do caractere

Deveraacute ser utilizada preferencialmente a cor preta por permitir maior contraste No caso de se optar por caracteres de outra cor devem-se utilizar cores que contrastem com o papel como azul escuro vermelho escuro verde escuro Cores muito brilhantes claras ou em tons pasteacuteis tendem a um maior esforccedilo da vista e devem ser evitadas

38 FORMATACcedilAtildeO DO PARAacuteGRAFO

381 Deslocamento da margem

O paraacutegrafo deveraacute ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem

382 Alinhamento

O Paraacutegrafo deveraacute se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens Na ausecircncia desse recurso de justificaccedilatildeo de paraacutegrafo no software utilizado pode-se utilizar o alinha-mento agrave esquerda Natildeo eacute permitido o alinhamento agrave direita e ao centro

383 Colunamento

O texto deveraacute ser composto por apenas uma coluna

384 Fluxo do Texto

O texto de cada ata deveraacute iniciar-se na primeira linha da paacutegina O texto deveraacute ser composto de um uacutenico paraacutegrafo O texto de cada ata deveraacute ocupar totalmente uma paacutegina No caso do texto da ata por si soacute natildeo completar a paacutegina ateacute a sua uacuteltima linha a(s) linha(s) restante(s) logo apoacutes a assinatu-ra do secretaacuterio deveraacute (atildeo) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hiacutefen (lsquo-rsquo) repetido em sequumlecircncia sem espaccedilos vazios

39 REDACcedilAtildeO

391 Iniacutecio da ata

ldquoAta nuacutemero (nuacutemero da ata) da Assembleacuteia Geral (extraordinaacuteria ou ordinaacuteria ou ainda solene e histoacuterica) da (nome da igreja) reunida no dia (dia) de (mecircs) de (ano) no (local da igreja) sito agrave (Endereccedilo Rua nuacutemero bairro) neste municiacutepio de (cidade e estado) A Assembleacuteia Geral foi presidida por (nome do presidente da reuniatildeo ou Assembleacuteia Ge-ral normalmente o pastor da Igreja) Estavam presentes os senhores membros A reuniatildeo ou Assembleacuteia Geral teve iniacutecio agraves (horaacuterio) com (exerciacutecio espiritual) Menciona-se o texto lido da liturgia e quem o fezrdquo

392 Teacutermino da ata

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ldquoNatildeo havendo mais nada para ser tratado encerrou-se a presente (horaacuterio do teacutermino) com uma oraccedilatildeo pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido) E eu (nome do secretaacuterio) secretaacuterio da igreja a tudo presente lavrei e assino a presente atardquo

393 Destaque de textos

O texto com o conteuacutedo propriamente dito da ata deveraacute ser sempre que possiacutevel dividido em itens bem definidos desta feita permitindo uma melhor utilizaccedilatildeo dos recursos de forma-taccedilatildeo de caractere (maiuacutesculas negrito itaacutelico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes permitindo uma raacutepida pesquisa posterior de informaccedilotildees no texto

394 Regras Gerais

Os nomes mencionados na ata deveratildeo sempre constar completos na primeira vez em que satildeo citados Posteriormente poder-se-aacute utilizar apenas o nome proacuteprio ou uma reduccedilatildeo que permita identificaccedilatildeo uacutenica Os numerais poderatildeo ser representados na forma de algarismos No caso de valores mone-taacuterios que seja de relevante importacircncia eacute conveniente completar a representaccedilatildeo por alga-rismos com o valor expresso por extenso As abreviaturas consagradas podem ser usadas Alguns exemplos seguem

Quando se tratar de inclusatildeo de membros deveratildeo ser mencionados os seguintes dados Modo da recepccedilatildeo Nome Complet

4 RESUMO ANOTACcedilOtildeES E OBSERVACcedilOtildeES

O uso de resumo anotaccedilotildees e observaccedilotildees satildeo obrigatoacuterios uma vez que completam eou facilitam a recupe-raccedilatildeo de informaccedilotildees da ata substituindo as anotaccedilotildees marginais na lavratura de atas Para esse fim deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPEacute (footnotes) presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade

5 AS NOTAS DE RODAPEacute

1 Deveratildeo ser referenciadas no texto por nuacutemero sequumlenciais iniciando e 1 em cada ata

2 Deveratildeo utilizar agrave mesma fonte do corpo da ata mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 25 mm) como

por exemplo ARIAL 10 TIMES NEW ROMAN 10 etc

3 Deveratildeo ser separadas do corpo da ata por um traccedilo contiacutenuo com aproximadamente 10 cm de extensatildeo

(ou seja natildeo deveraacute estender-se por toda a largura da paacutegina)

4 Esse recurso quando bem utilizado permitiraacute uma busca raacutepida de quaisquer informaccedilotildees que se deseje

obter que esteja contida na ata

Art Artigo

CD Coacutedigo de Disciplina

CIIPB Constituiccedilatildeo da Igreja

diaacutec Diaacutecono

N Nuacutemero

pf proacuteximo futuro

pp proacuteximo passado

Pr Pastor

Pres Presidente

Presb Presbiacutetero

Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro

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5 As seguintes notas deveratildeo sempre existir na ata

Nuacutemero da ata data e hora de iniacutecio da reuniatildeo ou assembleacuteia geral Pastores e diaacuteconos presentes Leitura e aprovaccedilatildeo de relatoacuterios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reuniatildeo ou assembleacuteia geral com referecircncia resumida Nuacutemero da ata data e hora de teacutermino da reuniatildeo ou assembleacuteia geral

6 DIVISOtildeES DO TEXTO DA ATA

As seguintes divisotildees do texto da ata satildeo sugeridas

1 ASSUNTOS INTERNOS

Informaccedilotildees da Tesouraria Congregaccedilotildees Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria

2 ASSUNTOS EXTERNOS

Pastores e Outros Conciacutelios Correspondecircncias Recebidas

7 TRANSCRICcedilOtildeES

As transcriccedilotildees de documentos tais como Atas da Assembleacuteia Estatutos etc quando necessaacuterias deveratildeo ser feitas obedecendo-se os mesmos criteacuterios para confecccedilatildeo das atas exceccedilatildeo feita agraves assinaturas que natildeo deveratildeo constar

8 NUMERACcedilAtildeO DAS PAacuteGINAS

Cada paacutegina seraacute numerada sequumlencialmente sendo que a primeira paacutegina de cada livro teraacute o nuacutemero UM A numeraccedilatildeo deveraacute ser informada no canto inferior ou superior direito de cada paacutegina sendo que a fonte teraacute o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata e seraacute formatada apenas com negrito Os termos de abertura e encerramento natildeo seratildeo numerados

9 ASSINATURAS

Ao final de cada ata imediatamente apoacutes o texto da ata o secretaacuterio deveraacute assinar a ata com caneta preta ou azul Cada paacutegina da ata seraacute devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretaacuterio proacuteximo ao nuacute-mero da paacutegina Os termos de encerramento e abertura seratildeo tambeacutem devidamente assinados e rubricados conforme CIIPB 10 INCLUSAtildeO DOS TERMOS DE ABERTURA ENCERRAMENTO E APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE

ATAS

101 TERMO DE ABERTURA

Na primeira paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ABERTURA A redaccedilatildeo eacute a seguinte

102 TERMO DE ENCERRAMENTO

Na uacuteltima paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ENCERRAMENTO A redaccedilatildeo sugeria eacute a seguinte

TERMO DE ABERTURA

Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviraacute para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presidente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeo anexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema de grampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeo Deveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

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saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

52

Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

53

Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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Times New Roman 14 ATM

Universe 12 Universe 14

372 Formataccedilatildeo do caractere

Deve-se formatar o caractere sem uso das caracteriacutesticas MAIUacuteSCULAS (uppercase) NE-GRITO (bold) SUBLINHADO (underline) e ITAacuteLICO (italic) O uso desses recursos de forma-taccedilatildeo fica restrito aos seguintes casos Maiuacutesculas utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra ou para tiacutetulos e subtiacutetulos no corpo da ata Negrito idem ao formato MAIUacuteSCULO com maior ecircnfase Sublinhado idem ao formato MAIUacuteSCULO com menor ecircnfase Itaacutelico nas citaccedilotildees ou transcriccedilotildees de textos e diaacutelogos entre aspas Essas formataccedilotildees diferenciadas podem ser combinadas Deve-se procurar no entanto evi-tar o uso constante dessas caracteriacutesticas o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formataccedilotildees Ao mesmo tempo deve haver uniformidade de formataccedilatildeo e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas

373 Espaccedilamento do caractere

Deveraacute ser utilizado o espaccedilamento normal da fonte

374 Cor do caractere

Deveraacute ser utilizada preferencialmente a cor preta por permitir maior contraste No caso de se optar por caracteres de outra cor devem-se utilizar cores que contrastem com o papel como azul escuro vermelho escuro verde escuro Cores muito brilhantes claras ou em tons pasteacuteis tendem a um maior esforccedilo da vista e devem ser evitadas

38 FORMATACcedilAtildeO DO PARAacuteGRAFO

381 Deslocamento da margem

O paraacutegrafo deveraacute ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem

382 Alinhamento

O Paraacutegrafo deveraacute se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens Na ausecircncia desse recurso de justificaccedilatildeo de paraacutegrafo no software utilizado pode-se utilizar o alinha-mento agrave esquerda Natildeo eacute permitido o alinhamento agrave direita e ao centro

383 Colunamento

O texto deveraacute ser composto por apenas uma coluna

384 Fluxo do Texto

O texto de cada ata deveraacute iniciar-se na primeira linha da paacutegina O texto deveraacute ser composto de um uacutenico paraacutegrafo O texto de cada ata deveraacute ocupar totalmente uma paacutegina No caso do texto da ata por si soacute natildeo completar a paacutegina ateacute a sua uacuteltima linha a(s) linha(s) restante(s) logo apoacutes a assinatu-ra do secretaacuterio deveraacute (atildeo) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hiacutefen (lsquo-rsquo) repetido em sequumlecircncia sem espaccedilos vazios

39 REDACcedilAtildeO

391 Iniacutecio da ata

ldquoAta nuacutemero (nuacutemero da ata) da Assembleacuteia Geral (extraordinaacuteria ou ordinaacuteria ou ainda solene e histoacuterica) da (nome da igreja) reunida no dia (dia) de (mecircs) de (ano) no (local da igreja) sito agrave (Endereccedilo Rua nuacutemero bairro) neste municiacutepio de (cidade e estado) A Assembleacuteia Geral foi presidida por (nome do presidente da reuniatildeo ou Assembleacuteia Ge-ral normalmente o pastor da Igreja) Estavam presentes os senhores membros A reuniatildeo ou Assembleacuteia Geral teve iniacutecio agraves (horaacuterio) com (exerciacutecio espiritual) Menciona-se o texto lido da liturgia e quem o fezrdquo

392 Teacutermino da ata

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ldquoNatildeo havendo mais nada para ser tratado encerrou-se a presente (horaacuterio do teacutermino) com uma oraccedilatildeo pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido) E eu (nome do secretaacuterio) secretaacuterio da igreja a tudo presente lavrei e assino a presente atardquo

393 Destaque de textos

O texto com o conteuacutedo propriamente dito da ata deveraacute ser sempre que possiacutevel dividido em itens bem definidos desta feita permitindo uma melhor utilizaccedilatildeo dos recursos de forma-taccedilatildeo de caractere (maiuacutesculas negrito itaacutelico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes permitindo uma raacutepida pesquisa posterior de informaccedilotildees no texto

394 Regras Gerais

Os nomes mencionados na ata deveratildeo sempre constar completos na primeira vez em que satildeo citados Posteriormente poder-se-aacute utilizar apenas o nome proacuteprio ou uma reduccedilatildeo que permita identificaccedilatildeo uacutenica Os numerais poderatildeo ser representados na forma de algarismos No caso de valores mone-taacuterios que seja de relevante importacircncia eacute conveniente completar a representaccedilatildeo por alga-rismos com o valor expresso por extenso As abreviaturas consagradas podem ser usadas Alguns exemplos seguem

Quando se tratar de inclusatildeo de membros deveratildeo ser mencionados os seguintes dados Modo da recepccedilatildeo Nome Complet

4 RESUMO ANOTACcedilOtildeES E OBSERVACcedilOtildeES

O uso de resumo anotaccedilotildees e observaccedilotildees satildeo obrigatoacuterios uma vez que completam eou facilitam a recupe-raccedilatildeo de informaccedilotildees da ata substituindo as anotaccedilotildees marginais na lavratura de atas Para esse fim deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPEacute (footnotes) presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade

5 AS NOTAS DE RODAPEacute

1 Deveratildeo ser referenciadas no texto por nuacutemero sequumlenciais iniciando e 1 em cada ata

2 Deveratildeo utilizar agrave mesma fonte do corpo da ata mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 25 mm) como

por exemplo ARIAL 10 TIMES NEW ROMAN 10 etc

3 Deveratildeo ser separadas do corpo da ata por um traccedilo contiacutenuo com aproximadamente 10 cm de extensatildeo

(ou seja natildeo deveraacute estender-se por toda a largura da paacutegina)

4 Esse recurso quando bem utilizado permitiraacute uma busca raacutepida de quaisquer informaccedilotildees que se deseje

obter que esteja contida na ata

Art Artigo

CD Coacutedigo de Disciplina

CIIPB Constituiccedilatildeo da Igreja

diaacutec Diaacutecono

N Nuacutemero

pf proacuteximo futuro

pp proacuteximo passado

Pr Pastor

Pres Presidente

Presb Presbiacutetero

Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro

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5 As seguintes notas deveratildeo sempre existir na ata

Nuacutemero da ata data e hora de iniacutecio da reuniatildeo ou assembleacuteia geral Pastores e diaacuteconos presentes Leitura e aprovaccedilatildeo de relatoacuterios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reuniatildeo ou assembleacuteia geral com referecircncia resumida Nuacutemero da ata data e hora de teacutermino da reuniatildeo ou assembleacuteia geral

6 DIVISOtildeES DO TEXTO DA ATA

As seguintes divisotildees do texto da ata satildeo sugeridas

1 ASSUNTOS INTERNOS

Informaccedilotildees da Tesouraria Congregaccedilotildees Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria

2 ASSUNTOS EXTERNOS

Pastores e Outros Conciacutelios Correspondecircncias Recebidas

7 TRANSCRICcedilOtildeES

As transcriccedilotildees de documentos tais como Atas da Assembleacuteia Estatutos etc quando necessaacuterias deveratildeo ser feitas obedecendo-se os mesmos criteacuterios para confecccedilatildeo das atas exceccedilatildeo feita agraves assinaturas que natildeo deveratildeo constar

8 NUMERACcedilAtildeO DAS PAacuteGINAS

Cada paacutegina seraacute numerada sequumlencialmente sendo que a primeira paacutegina de cada livro teraacute o nuacutemero UM A numeraccedilatildeo deveraacute ser informada no canto inferior ou superior direito de cada paacutegina sendo que a fonte teraacute o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata e seraacute formatada apenas com negrito Os termos de abertura e encerramento natildeo seratildeo numerados

9 ASSINATURAS

Ao final de cada ata imediatamente apoacutes o texto da ata o secretaacuterio deveraacute assinar a ata com caneta preta ou azul Cada paacutegina da ata seraacute devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretaacuterio proacuteximo ao nuacute-mero da paacutegina Os termos de encerramento e abertura seratildeo tambeacutem devidamente assinados e rubricados conforme CIIPB 10 INCLUSAtildeO DOS TERMOS DE ABERTURA ENCERRAMENTO E APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE

ATAS

101 TERMO DE ABERTURA

Na primeira paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ABERTURA A redaccedilatildeo eacute a seguinte

102 TERMO DE ENCERRAMENTO

Na uacuteltima paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ENCERRAMENTO A redaccedilatildeo sugeria eacute a seguinte

TERMO DE ABERTURA

Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviraacute para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presidente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeo anexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema de grampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeo Deveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

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saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

52

Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

53

Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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ldquoNatildeo havendo mais nada para ser tratado encerrou-se a presente (horaacuterio do teacutermino) com uma oraccedilatildeo pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido) E eu (nome do secretaacuterio) secretaacuterio da igreja a tudo presente lavrei e assino a presente atardquo

393 Destaque de textos

O texto com o conteuacutedo propriamente dito da ata deveraacute ser sempre que possiacutevel dividido em itens bem definidos desta feita permitindo uma melhor utilizaccedilatildeo dos recursos de forma-taccedilatildeo de caractere (maiuacutesculas negrito itaacutelico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes permitindo uma raacutepida pesquisa posterior de informaccedilotildees no texto

394 Regras Gerais

Os nomes mencionados na ata deveratildeo sempre constar completos na primeira vez em que satildeo citados Posteriormente poder-se-aacute utilizar apenas o nome proacuteprio ou uma reduccedilatildeo que permita identificaccedilatildeo uacutenica Os numerais poderatildeo ser representados na forma de algarismos No caso de valores mone-taacuterios que seja de relevante importacircncia eacute conveniente completar a representaccedilatildeo por alga-rismos com o valor expresso por extenso As abreviaturas consagradas podem ser usadas Alguns exemplos seguem

Quando se tratar de inclusatildeo de membros deveratildeo ser mencionados os seguintes dados Modo da recepccedilatildeo Nome Complet

4 RESUMO ANOTACcedilOtildeES E OBSERVACcedilOtildeES

O uso de resumo anotaccedilotildees e observaccedilotildees satildeo obrigatoacuterios uma vez que completam eou facilitam a recupe-raccedilatildeo de informaccedilotildees da ata substituindo as anotaccedilotildees marginais na lavratura de atas Para esse fim deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPEacute (footnotes) presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade

5 AS NOTAS DE RODAPEacute

1 Deveratildeo ser referenciadas no texto por nuacutemero sequumlenciais iniciando e 1 em cada ata

2 Deveratildeo utilizar agrave mesma fonte do corpo da ata mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 25 mm) como

por exemplo ARIAL 10 TIMES NEW ROMAN 10 etc

3 Deveratildeo ser separadas do corpo da ata por um traccedilo contiacutenuo com aproximadamente 10 cm de extensatildeo

(ou seja natildeo deveraacute estender-se por toda a largura da paacutegina)

4 Esse recurso quando bem utilizado permitiraacute uma busca raacutepida de quaisquer informaccedilotildees que se deseje

obter que esteja contida na ata

Art Artigo

CD Coacutedigo de Disciplina

CIIPB Constituiccedilatildeo da Igreja

diaacutec Diaacutecono

N Nuacutemero

pf proacuteximo futuro

pp proacuteximo passado

Pr Pastor

Pres Presidente

Presb Presbiacutetero

Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro

45

5 As seguintes notas deveratildeo sempre existir na ata

Nuacutemero da ata data e hora de iniacutecio da reuniatildeo ou assembleacuteia geral Pastores e diaacuteconos presentes Leitura e aprovaccedilatildeo de relatoacuterios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reuniatildeo ou assembleacuteia geral com referecircncia resumida Nuacutemero da ata data e hora de teacutermino da reuniatildeo ou assembleacuteia geral

6 DIVISOtildeES DO TEXTO DA ATA

As seguintes divisotildees do texto da ata satildeo sugeridas

1 ASSUNTOS INTERNOS

Informaccedilotildees da Tesouraria Congregaccedilotildees Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria

2 ASSUNTOS EXTERNOS

Pastores e Outros Conciacutelios Correspondecircncias Recebidas

7 TRANSCRICcedilOtildeES

As transcriccedilotildees de documentos tais como Atas da Assembleacuteia Estatutos etc quando necessaacuterias deveratildeo ser feitas obedecendo-se os mesmos criteacuterios para confecccedilatildeo das atas exceccedilatildeo feita agraves assinaturas que natildeo deveratildeo constar

8 NUMERACcedilAtildeO DAS PAacuteGINAS

Cada paacutegina seraacute numerada sequumlencialmente sendo que a primeira paacutegina de cada livro teraacute o nuacutemero UM A numeraccedilatildeo deveraacute ser informada no canto inferior ou superior direito de cada paacutegina sendo que a fonte teraacute o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata e seraacute formatada apenas com negrito Os termos de abertura e encerramento natildeo seratildeo numerados

9 ASSINATURAS

Ao final de cada ata imediatamente apoacutes o texto da ata o secretaacuterio deveraacute assinar a ata com caneta preta ou azul Cada paacutegina da ata seraacute devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretaacuterio proacuteximo ao nuacute-mero da paacutegina Os termos de encerramento e abertura seratildeo tambeacutem devidamente assinados e rubricados conforme CIIPB 10 INCLUSAtildeO DOS TERMOS DE ABERTURA ENCERRAMENTO E APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE

ATAS

101 TERMO DE ABERTURA

Na primeira paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ABERTURA A redaccedilatildeo eacute a seguinte

102 TERMO DE ENCERRAMENTO

Na uacuteltima paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ENCERRAMENTO A redaccedilatildeo sugeria eacute a seguinte

TERMO DE ABERTURA

Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviraacute para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presidente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeo anexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema de grampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeo Deveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

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saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

52

Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

53

Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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5 As seguintes notas deveratildeo sempre existir na ata

Nuacutemero da ata data e hora de iniacutecio da reuniatildeo ou assembleacuteia geral Pastores e diaacuteconos presentes Leitura e aprovaccedilatildeo de relatoacuterios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reuniatildeo ou assembleacuteia geral com referecircncia resumida Nuacutemero da ata data e hora de teacutermino da reuniatildeo ou assembleacuteia geral

6 DIVISOtildeES DO TEXTO DA ATA

As seguintes divisotildees do texto da ata satildeo sugeridas

1 ASSUNTOS INTERNOS

Informaccedilotildees da Tesouraria Congregaccedilotildees Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria

2 ASSUNTOS EXTERNOS

Pastores e Outros Conciacutelios Correspondecircncias Recebidas

7 TRANSCRICcedilOtildeES

As transcriccedilotildees de documentos tais como Atas da Assembleacuteia Estatutos etc quando necessaacuterias deveratildeo ser feitas obedecendo-se os mesmos criteacuterios para confecccedilatildeo das atas exceccedilatildeo feita agraves assinaturas que natildeo deveratildeo constar

8 NUMERACcedilAtildeO DAS PAacuteGINAS

Cada paacutegina seraacute numerada sequumlencialmente sendo que a primeira paacutegina de cada livro teraacute o nuacutemero UM A numeraccedilatildeo deveraacute ser informada no canto inferior ou superior direito de cada paacutegina sendo que a fonte teraacute o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata e seraacute formatada apenas com negrito Os termos de abertura e encerramento natildeo seratildeo numerados

9 ASSINATURAS

Ao final de cada ata imediatamente apoacutes o texto da ata o secretaacuterio deveraacute assinar a ata com caneta preta ou azul Cada paacutegina da ata seraacute devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretaacuterio proacuteximo ao nuacute-mero da paacutegina Os termos de encerramento e abertura seratildeo tambeacutem devidamente assinados e rubricados conforme CIIPB 10 INCLUSAtildeO DOS TERMOS DE ABERTURA ENCERRAMENTO E APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE

ATAS

101 TERMO DE ABERTURA

Na primeira paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ABERTURA A redaccedilatildeo eacute a seguinte

102 TERMO DE ENCERRAMENTO

Na uacuteltima paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ENCERRAMENTO A redaccedilatildeo sugeria eacute a seguinte

TERMO DE ABERTURA

Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviraacute para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presidente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeo anexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema de grampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeo Deveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

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saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

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Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

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Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeo anexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema de grampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeo Deveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

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saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

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Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

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Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE

2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerente ainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seu chefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecirc acaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer que ele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante de vocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ou simplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colega de trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estilo da chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porque vocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observe os que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponha de lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamento novo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquo a carta que vocecirc acabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do que as suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquo a em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre

48

As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

49

saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

50

Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

51

Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

52

Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

53

Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo

10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenha base para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeo eacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que tem um telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila o seguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e a frase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para um visitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo e ele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivo

vocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-

so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-

fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor que

largue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca

49

saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

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Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

51

Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

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Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

53

Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

54

49

saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacute que tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito e sabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de como demonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consiste nele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o que entendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Seja sempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seu nome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresa lembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo

Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica

19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam de suas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientes e ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoas que o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendo mantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Como elemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com que natildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa

50

Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

51

Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

52

Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

53

Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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50

Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-

dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOS O verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singular

Desta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTES Haver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja o

correto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADES Ao contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem a mesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretos Existem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-

nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZER Antes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronome

ldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-

cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteS Tanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anos

atraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar a

correr

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULO Verbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vai

ao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITA O adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-

nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGA A conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-

mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

52

Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

53

Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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Como Ser Eficiente

data 22022000

autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-

presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibra

oferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-

sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo e

accedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdido

Aleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam a

mesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar

-se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-

fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute pode

trabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quando

vocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-

lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-

cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos de

um encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar e

a data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com ele

que vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-

nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-

res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento e

sabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias

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Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

ce a agir agora

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Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministeacuterio da Justiccedila Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica Contabilidade Elloacutes - Sra Luciene Dourado Advogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro Lima Escritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio 2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas Juriacutedicas Cartoacuterio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauaacute Prefeitura Municipal de Santo Andreacute Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd Luzitano Rua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSP CNPJ 743353810001-04 Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573

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Faccedila agora Natildeo deixe para depois Todos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais

problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-

xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucesso A mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisas

natildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisas

diferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quando

vocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-

lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-

crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-

ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildees

de superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essas

coisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeo

importantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de

baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um

prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar uma

accedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-

nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar

nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exige

de sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere

4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto mais

vocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-se

mais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-

nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existe

um tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacute

acrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-

maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudo

natildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismoNatildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-

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