APOSTILA_EVENTOS

7/23/2019 APOSTILA_EVENTOS

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FACULDADE DE TECNOLOGIA DE SO PAULO

TECNOLOGIA EM SECRETARIADO

Profa. Me. Maria do Carmo Ferreira Lima

APOSTILA DE GESTO DE EVENTOS EM SECRETARIADO

TEC SEC IIINTEGRAL

TEC SEC IV - NOTURNO


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GESTO DE EVENTOS NA REA SECRETARIAL

Esta apostila tem como principal objetivo apresentar o conceito de eventos, bem como

os aspectos tcnicos do tema sob o ponto de vista da rea Secretarial. O Planejamento e

organizao de eventos uma atividade complexa e rica em detalhes. Por isso, ao aceitar atarefa de realizar um evento organizacional, vale a pena considerar quais so as atribuies da

profisso e, principalmente, do cargo na empresa em que o profissional trabalha. Assim, o

primeiro passo a ser dado a observao do Artigo 4 das Leis 7377/85 e 9261/96, ele define

quais so as atribuies do Secretrio Executivo. H que se considerar ainda que hoje as

exigncias profissionais superam aquelas apresentadas na Lei, ampliando e aprofundando a

necessidade de conhecimentos gerais e especficos que conduziro a uma melhor

desempenho comportamental e tcnica tambm.

Desse modo, do ponto de vista desta autora, eventos em secretariado so parte de

um imenso leque atividades, para a qual este profissional ter que desenvolver habilidades

especficas.

Primeiramente, optou-se por conceituar eventos e para isso trabalhou-se com a

definio de Zanella (2010, p. 10), segundo o qual:

Os eventos so reunies realizadas por um grupo de pessoas ouempresas em locais e datas definidos, tendo como objetivo celebraracontecimentos importantes e significativos ou estabelecer contatosde natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa,cientfica, etc.

Logo, segundo esta definio uma simples reunio de diretoria um evento, da mesmaforma que uma Feira de Negcios, uma Exposio de Arte, Torneios esportivos, Congressos

Acadmicos ou Cientficos, entre tantos outros tipos de eventos. E, cada evento um

acontecimento impar, especial, com significados objetivos e subjetivos diversos para cada

participante.

Empreendendo Esforos em prol de eventos bem sucedidos

Na realizao de um evento, podemos afirmar que o resultado tende a ser proporcional

ao esforo dispensado, aos conhecimentos, as habilidades e as atitudes de seus realizadores.

Assim, quanto maior for o comprometimento de quem realiza, maior ser a chance de atingir as

metas que foram propostas. Importante lembrar que um evento caracteriza-se por ser uma

atividade momentnea, ao ocorrer alguma falha provvel que no haja a possibilidade de

correo. Imagine a ausncia do fotgrafo em um casamento. Ou do animador infantil na

festinha de aniversrio de uma criana. Em ambos os casos o evento ocorrer. Porm, a

programao sofrer grandes mudanas e haver muita frustrao.


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Pr-ativo ou Reativo

Alm disso, alteraes reativas demonstram despreparo, desorganizao. Por outro

lado, ter um plano B demonstra justamente planejamento. Ou seja, ter uma carta na manga

caso ocorra algum imprevisto. Mas provavelmente no existir um plano B para todas as

situaes que podem falhar. Assim, planejar detalhadamente por meio do desenvolvimento euso dos instrumentos de eventos e aplicao das tcnicas especficas levar a um resultado

melhor.


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EVENTOS COMO UM PROCESSO

O que um processo de trabalho? No? Ento vamos definir: um conjunto de

etapas, que permitem a evoluo desde o conceito, nesse caso desde a ideia do evento, at a

finalizao, no caso de eventos com prestao de contas, encerramento de contratos,avaliao, realimentarem checklist, cartas de agradecimento, e outras aes que forem

necessrias.

Para que este processo (evento) seja mais bem executado, ele se divide em trs

grandes etapas, para fins didticos vamos precisar nome-las, ok? Ento, vamos cham-las de

Pr-Evento, Trans-Evento e Ps-Evento. Poderamos chamar de antes do evento , durante o

evento e aps o evento . Mas, outros autores j definiram como Pr, Trans e Ps. Ento,

vamos manter esta linguagem, tudo bem?

Bem, o que importa de fato que perceba que a realizao de um evento um

processo, quanto melhor planejado ele for, mais chance de sucesso. Mas no precisa entrar

em pnico. Com uma boa lista de checagem (checklist) revista e atualizada constantemente e

separada por etapas (Pr, Trans e Ps) tudo fica mais fcil.

TRS ETAPAS DE EVENTOS

Pr-Evento : a etapa que exige maior dedicao, trata-se do planejamento.

Procura responder perguntas como: O que fazer? Para quem ser feito? Como

vamos fazer? Em qual local? Quem vai fazer? Qual data? Deve estabelecer um

cronograma de atividades, utilizar o checklist.

Transevento: a etapa em que o evento est acontecendo, o perodo que ele

ocorre. Neste momento ser realizado o controle: O planejado est sendo

realizado? Em caso negativo, as falhas devem ser corrigidas.

O local est limpo, arejado.

Os horrios foram cumpridos.

Os equipamentos esto em ordem. As equipes de trabalho assumiram seus postos.

Ps-Evento: Evento encerrado o momento de fazer a prestao de contas,

encerrar contratos, tabular e analisar avaliaes do evento, realimentar

checklist, enviar cartas de agradecimento, e outras aes que forem

necessrias no fechamento do evento.


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FERRAMENTAS DE EVENTOS

O briefingde eventos uma espcie de Roteiro que deve criar, o qual conter

um conjunto de informaes sobre o processo que vai desenvolver. Ou seja,

um conjunto de informaes sobre o evento que ser planejado, organizado,dirigido e controlado. No briefingpode incluir o histrico do evento, quando ele

ocorre, quem participar (pblico alvo), como e onde ser divulgado, onde

ocorrer, qual a verba disponvel, materiais e equipamentos que sero

necessrios, qual o objetivo.

O checklist uma lista detalhada das aes que deve adotar no evento,

separadas pelas etapas deste. O ideal utilizar um verbo no infinitivo indicando

qual ao ser tomada, pois h itens que se repetem nas trs etapas: pr,

trans e ps-evento.

O Budget o planejamento oramentrio do evento. Ou seja, ele indica a

verba disponvel para realizar o evento.


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EVENTOS MAIORES: USE AS COMISSES

Na organizao de um evento maior provvel que seja lder de uma Comisso, ou

quem sabe Coordenador do evento. Uma confraternizao de natal, ou a comemorao de

uma meta que foi superada, ou um dia de comemorao de uma profisso so eventos queexigem conhecimento e habilidade tcnica na elaborao, j que as atividades demandam

maior tempo de preparao e conhecimentos especficos. Por isso, importante considerar as

competncias de cada profissional envolvido no planejamento, para constituir as comisses

responsveis pelas atividades.

Tabela1. Comisses e Atividades de um Congresso Mdico

Comisso Atividades

Servio de manutenodas instalaes e

equipamentos

Checar se os aparelhos esto funcionando.Verificar iluminao, ventilao, som, acesso a internet, etc.

Acompanhar a montagem e desmontagem de equipamentos.

Cerimonial e Protocolo Elaborar a sequencia dos acontecimentos do evento.

Solicitar currculos de todos que apresentaro trabalhos.

Organizar o cerimonial e protocolo do evento, seguindo a ordem

hierrquica.

Providenciar bandeiras.

Verificar como o Hino ser executado.

Secretaria Executiva Realizar as inscries dos participantes.

Confeccionar ficha de inscrio, convites, certificados, materiais

didticos, contratos, crachs, ficha de avaliao do evento, etc.

Verificar materiais que devem ser entregues aos congressistas.

Montar as pastas que sero entregues.

Distribuir crachs.

Entregar certificados ao final do evento.

Solicitar Alimentos e bebidas.

Acompanhar as atividades que esto acontecendo, verificando

reposio de alimentos e bebidas.

Solicitar e verificar a limpeza, decorao, etc.Captao de Patrocnio Fazer a previso oramentria do evento.

Fazer a diviso de cotas;

Elaborar a carta de solicitao de patrocnio;

Elaborar o contrato do patrocnio;

Acompanhar todo o tramite com o(s) patrocinador (es).

Cerimonial e Protocolo Contratar mestre de cerimnias.

Elaborar o roteiro do evento.

Elaborar o discurso.

Confirmar autoridades que participaro.

Fonte: Adaptado de Zanella, 2010: p.21-31.


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Num Congresso, por exemplo, provvel que faa parte de uma comisso que est

organizando e o Coordenador seja algum com especializao em Eventos.

Nesse caso, cada uma das comisses tem uma srie de atribuies que vai demandar

conhecimentos e habilidades especficas, ou seja, num evento ter que contar com recursoshumanos capacitados e competentes.


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PR-EVENTO

Vamos falar agora de algumas atividades que devem ser adotadas no pr-evento.

Observe a tabela com itens que fazer parte do pr-evento. Lembre-se, a lista no acabada,

ela ampliada e revista a cada evento. Perceba tambm que sempre h um verbo de aoindicando o que ser feito.

Tabela 2: ChecklistPr-Evento

Definir o motivo Definir pblico alvo Levantar espaos

disponveis

Cotar valores dos

possveis espaos

Elaborar

programao

Elaborar e enviar

convites.

Verificar se precisa

de traduo

simultnea.

Cotar Buffet (ou

Alimentos e Bebidas)

Elaborar questionrio

de avaliao do

evento

Convidar autoridades Divulgar

programao

Convidar ou contratar

palestrantes.

Verificar

equipamentos que

sero necessrios

Definir o traje da

recepo.

Redigir contratos. Identificar meios de

transporte.

Elaborar crachs de

identificao

Confeccionar

certificados,declaraes, mapas

Montar pastas que

sero entregues

Cotar e comprar

brindes

Preparar e orientar

recepcionistas para

receber os

convidados e os

acompanhantes.

Solicitar assessoria de

imprensa (press-

releases, fotos e

folhetos).

Definir e cotar

decorao

Cotar servio de vdeo,

som, luz, fotografia

Contatar e contratar

mestre de cerimnia;

Elaborar o cerimonial

em conjunto.

Verificar se ser

necessrio

estacionamento e/ou

manobrista.

Cotar e reservar

local para o evento.

Muitas outras

atividades


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PBLICO-ALVO:

Assim como aspectos que foram apresentados antes, a definio do pblico-alvo

depender do tipo de evento, do objetivo proposto, se ser cobrada a inscrio ou no, da

regio geogrfica, de qual pblico pretende atingir.Na identificao do pblico-alvo de um evento deve investigar quem o pblico, o que

ele faz, onde mora, qual seu poder aquisitivo, quanto estaria disposto a gastar por aquele

evento.

Classificao do pblico em:

Convidados e pblico em geral

Convidados Vips

Autoridades

Palestrantes

Expositores (patrocinadores e apoiadores)

Fornecedores

Com esta classificao definir o que cada um deles espera do evento e ter mais

chances de atender as necessidades, uma vez que saber que a expectativa do convidado

geral diferente daquela que o patrocinador tem. Neste sentido, so inversamente

proporcionais os desejos: o patrocinador que atingir o convidado e este quer saber o que h de

novo naquela rea, segmento, setor. O palestrante quer apresentar seu trabalho para um

pblico interessado, talvez at divulgando um livro, uma nova tcnica de trabalho e o

convidado quer ter acesso a estas novidades.Vamos ver agora dois exemplos de pblico geral, num congresso mdico e numa

empresa que est comemorando o Dia do Administrador.

Congresso Mdico:

O pblico-alvo so os mdicos integrantes daquela Sociedade e os

Residentes daquela especialidade.

Homenagem pelo Dia do Admin istrador: em uma empresa de grande porte,

nacional ou multinacional, o critrio para definir quem participar poder ser:

Todos os gestores, independente do nvel que ocupam na estrutura da

empresa (Estratgico, Ttico ou Operacional).

Apenas Gestores dos nveis mais altos, ou seja Estratgico e Ttico

(Presidncia, Diretoria, Gerentes).

Todos que trabalhem na empresa e sejam formados em

Administrao.

Cada empresa estabelece seu critrio com base, entre outras coisas, no budget, ou

seja na verba disponvel valor que poder ser gasto neste evento.


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Banco de Dados:

Banco de dados uma ferramenta utilizada para armazenar informaes separadas

por grupo. O banco de dados pode ser feito num software especfico ou at manualmente,utilizando fichas. No caso de eventos, pode criar, por exemplo, um banco de dados para:

Convidados; Scios; Patrocinadores; Fornecedores; etc..

Objetivo: Apresentar e discutir a captao de patrocnio.

J fez ou participou de vrios eventos ao longo da vida, quer sejam eles pessoais ou

profissionais. Muito provavelmente j sabe que todo evento gera custos. Num evento

corporativo no diferente. Entretanto, alguns geram custos muito altos, o que efetivamente

pode inviabilizar sua realizao. Por isso, vamos discutir agora a importncia da captao de

patrocnio.

O primeiro passo a adotar saber qual o custo do evento. Por isso, uma planilha com

estimativas de custos de mo de obra, equipamentos, salas, alimentos, entre outros, deve ser

realizado. Com isso, ser possvel definir a forma com que cada patrocinador poder participar.


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PATROCNIO DE EVENTOS:

Patrocinar eventos uma das estratgias de marketing que as organizaes utilizampara divulgar sua marca, produto e/ou servio. As grandes empresas e que tm tradio em

patrocnio incluem na Previso Oramentria Anual um item relacionado ao patrocnio. Por

isso, algumas recebem solicitaes de patrocnio apenas de um ano para o outro. E, tambm,

por isso, a antecedncia se faz necessria e deve ser um dos itens do planejador do evento.

De acordo com Neto (2001:p.92) o patrocnio de eventos um investimento de retorno

garantido para seus investidores: muda as atitudes dos consumidores em relao s suas

marcas.

Segundo Goeldner, Ritchie e Mcintosh (2002) os patrocnios tm se tornado um

ingrediente essencial aos festivais e eventos. A maioria dos eventos, sejam eles locais,

nacionais ou internacionais, teria dificuldade de existir sem eles. O patrocnio acontece quando

algum fornece fundos ou contribuies em espcie aos promotores de eventos. Os

patrocnios se transformaram em grandes negcios e envolvem o direito de utilizar logotipos e

identificar-se com o evento.

Aps a elaborao do briefing, ou seja da idealizao do evento, inicia-se a venda do

patrocnio s empresas interessadas em promover sua marca naquele segmento, por meio de

um evento expressivo. Existem vrias formas de comercializar um evento, tais como: venda

das cotas de patrocnio ou co-patrocnio; venda do direito de uso da marca do evento; venda

do licenciamento; venda de estandes, venda de publicidade no local em que o evento ocorre,

entre outras. Vamos tratar de cotas de patrocnio ou co-patrocnio e da venda de estandes que

so as mais comuns em Congressos.

A venda de cotas feita da seguinte forma: aps o evento ter sido orado, o valor total

dividido em cotas e estas so oferecidas aos potenciais interessados. Usualmente as cotas

so divididas em trs grupos e ao elaborar o instrumento (carta) de captao de patrocnio,

cada uma das cotas deve estabelecer claramente ao que o patrocinador ter direito e quais

sero seus deveres. Deve informar tambm questes relacionadas exclusividade nopatrocnio, ou sobre a permisso de concorrentes patrocinarem o evento.

As cotas podem ser, por exemplo: Ouro, Prata e Bronze. Cada uma delas,

diferenciando-se pela contrapartida que oferecem, sendo a ouro a que oferece maior

visibilidade da marca, produto e/ou servio. E, justamente, por isso, tambm a que ter o

valor mais alto. Por outro lado, a bronze oferecer menos visibilidade e ter o custo menor.

Quanto venda dos estandes, neste caso, o patrocinador compra o direito de expor

sua marca e produtos naquele evento, por meio de um estande.

importante ter em mente que a busca por patrocnio no uma solicitao de favor ,

mas sim uma oportunidade de estabelecer uma relao de parceria, que gera uma


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interdependncia entre as partes. Compreendendo que por meio da divulgao do

produto/servio da empresa patrocinadora durante o evento, os consumidores faro

associao necessria no momento da compra de produtos ou servios daquela empresa,

melhorando a imagem junto ao consumidor e conquistando novos consumidores.

Ao abordar um patrocinador em potencial, faa-o com segurana. Tenha um bommaterial em mos para apresentar: fotos, briefing, informaes gerais sobre o evento. Desta

forma, a chance de sucesso ser maior.

Em eventos de grande porte, a Comisso responsvel pela captao de patrocnio

poder identificar patrocinadores e parceiros oficiais, o primeiro responsvel pelo apoio

financeiro e o segundo pela gesto do evento, com o fornecimento de produtos ou servios que

sero de grande importncia no evento. H tambm as empresas agregadas, aquelas que por

meio de convnio oferecem servios para os participantes do evento, tais como transporte,

hospedagem, etc.

Por exemplo, na Copa FIFA 2014, h uma srie de patrocinadores oficiais da Copa de

2014 e outra quantidade de apoiadores da FIFA, para saber mais acesse o link:

http://pt.fifa.com/worldcup/index.html.
http://pt.fifa.com/worldcup/index.htmlhttp://pt.fifa.com/worldcup/index.htmlhttp://pt.fifa.com/worldcup/index.html


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VISITA TCNICA AO LOCAL DO EVENTO

Bem, definida a data, local escolhido, pblico alvo definido, instrumento de controle de

reunies elaborado hora de agendar uma visita tcnica ao local em que o evento ocorrer.

O primeiro passo para que a visita tcnica ao auditrio reservado acontea entrar emcontato com a rea responsvel pelo espao.

O coordenador do evento orientar quanto ao que as comisses devem checar. A

sugesto que verifiquem, entre outras coisas: formato das carteiras, iluminao, eletricidade,

sinalizao de rotas de fuga, equipamentos de segurana, espao para expositores que esto

patrocinando ou apoiando o evento, se existe sala VIP, Copa, pontos para decorao, onde ser

montada a secretaria para entrega de materiais. Dimenses do espao em relao ao pblico

alvo, conservao e limpeza. Para que a visita no seja subjetiva, discutam antes quais pontos

so mais relevantes. Definam se h a necessidade de produzir um relatrio com o resultado da

visita tcnica. Em caso positivo, verificar qual a responsabilidade de cada comisso na

elaborao deste.

O objetivo da visita tcnica levar o aluno ao local em que o evento ocorrer, sobre o

qual ele j tem conhecimentos prvios, a fim de fazer o detalhamento por tarefas que cada

comisso realizar, por meio do estudo, anlise e avaliao do espao. O conhecimento e a

pesquisa do local tem incio nas aulas, por meio de informaes e esclarecimentos de dvidas

via frum. A visita esta inserida no plano de aula, pois o aluno participa de todas as etapas que

envolvem a realizao de um evento.


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ALIMENTOS E BEBIDAS

Vamos discutir agora a importncia de alimentos e bebidas em um evento, embora

nem todo evento precise vir acompanhado de alimentos e bebidas. Para que A&B estejam

presentes depender no mnimo da durao, perodo em que ocorre e da verba disponvel.Vamos considerar ainda que entre diversidade, qualidade e quantidade, na maioria das

vezes ser melhor optar pela qualidade e quantidade. Por qu? Porque em muitos eventos, a

uma grande diversidade de alimentos, mas pequenas quantidades de cada um destes. E,

aqueles que so mais aceitos, acabam esgotando-se rapidamente, passando uma mensagem

de insuficincia e planejamento mal feito.

A definio do que servir e qual nome dar ao evento paralelo que ocorrer, depender

do horrio. Por exemplo, se o encontro iniciar s 9h da manh, pode-se optar por servir um

Caf da Manh de boas vindas, entre 8h30 e 9h.

J no caso de um evento que ocorrer a partir das 14h, voc poder optar por um

coffee-break por volta das 15h30 se ele for encerrar as 17h30 . E, no caso de um evento que

durar at s 21h, pode-se optar por um coquetel que poder ocorrer s 19h.

IMPORTANTE:

Hoje comum que o servio seja disposto em mesas maiores, separados por

alimentos doces e salgados, bebidas quentes e frias. Neste caso, o melhor que as mesas

(ilhas) estejam a uma razovel distncia umas das outras, permitindo a circulao e evitando

que os participantes aglomerem-se em frente a qualquer uma delas.

Distribua os pratos e tigelas no incio da mesa. Procure colocar alimentos j fatiados,

com o talher de servir e identificados. Se for servir torradas ou mini-pezinhos coloque os

acompanhamentos prximos, por exemplo, requeijo, margarina ou manteiga, pats, geleias.

No outro lado da mesa, coloque os guardanapos.

Com relao s bebidas quentes, inicie pelas xcaras. Em seguida coloque as garrafas

trmicas identificando cada uma delas. Lembre-se de colocar saches de adoante e acar, e

pequenas pazinhas para misturar. Faa algo semelhante com as bebidas frias, colocando

primeiro os copos e depois as garrafas com suco.

O ideal seria contar com mesas e cadeiras para todos se acomodarem e, num eventoformal, isso uma exigncia. Porm, por exemplo, num Congresso com a participao de um

grande contingente de participantes, talvez isso no seja possvel. Neste caso, sugere-se

distribuir algumas mesas um pouco mais altas que possam servir de apoio em alguns

momentos e, alimentos que possam ser consumidos facilmente, sem auxlio de talher, uma vez

que o participante estar segurando tambm a bebida.

Com relao s bebidas quentes, tome cuidado para a temperatura no estar muito

elevada, ao ponto de queimar se um participante esbarrar no outro. Pode no ser muito

agradvel tomar um caf no to quente, mas com certeza queimar-se com ele ser pior.


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Quanto quantidade depender do perodo. Pela manh a maioria das pessoas no

tem o hbito de se alimentar, o faro pela disponibilidade do alimento. Porm, tarde,

costumam beliscar. Alm disso, a quantidade ser influenciada pela durao do evento. Um

caf da manh que dure 30 minutos, para 30 pessoas, poder contar com: seis unidades de

alimento (exemplo: po de queijo, mini-croissant, mini misto frio, muffins, carolinas, bolos) porpessoa. E aproximadamente 8 litros de leite e 4 litros de caf. E entre 10 e 12 litros de suco.

A apresentao do alimento deve ser bem planejada, uma mesa bonita destacar o

que ser servido, independente da quantidade.Vamos verificar os possveis horrios para Caf

da Manh, Coffee break da manh e tambm o da tarde.

Atividade Horrio

Caf da manh Entre 7h e 8h ou 8h e 9h

Coffee break Entre 10h e 11h / 15h e 17h

Observe que o Caf da Manh pode iniciar bem cedo ou num horrio intermedirio,

mais adequado para que o pblico no necessite acordar to cedo. O objetivo do Caf da

Manh de Boas Vindas, como est implcito no nome, justamente saudar, receber aos

convidados.

Trata-se de uma forma gentil de dizer: Reconhecemos seu esforo para estar conosco

a esta hora da manh . Alm disso, sabemos que a maioria das pessoas no tem por hbito

tomar o caf da manh, sobretudo durante a semana. Porm, por volta das 10h comum que

a fome se manifeste e o individuo fique um pouco menos concentrado.

Assim, ao oferecer o Caf da manh por volta das 8h30 , considerando o espao entre

a residncia do convidado e o local do evento provvel que o estomago j tenha acordado .

E, como na h o hbito de comer muito nesta refeio, o Coffee break pela manh, por volta

das 10h30 adequado para complementar o primeiro Caf. O Coffee break proporciona uma

pausa nos trabalhos e um novo despertar , sobretudo se for seguido por uma dinmica que

tenha esta finalidade.Com estes cuidados, seu evento tender a ser bem sucedido. Mas uma preocupao

pode ser o que servir em ambos, sobretudo por serem to prximos um do outro? Na

realidade, pode-se optar por servir os mesmos itens, ou o primeiro ser um pouco mais

reforado e o segundo apenas com bolachinhas doces ou salgadas, ou bolos e tortas fatiados,

ou ainda bolos fatiados e pes de queijo. O suco bem vindo em ambos os momentos. E,

caf, leite, chocolate e ch no devem faltar. O ideal servi-los sem acar e deixar ao lado

saches para que cada convidado se sirva de acordo com seu gosto pessoal.

Alm dos alimentos e bebidas, uma bonita decorao deve complementar ambos os

servios (Caf da Manh e Coffee Break), assim arranjos florais da estao, toalhas de mesa


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alegres em tons leves, guardanapos bonitos, loua caprichada enriquecero o momento. Com

relao quantidade depender do tempo de durao.

Sugesto: Calcule 400 ml de bebida por convidado e entre 8 e 10 itens entre doces e

salgados, se a durao do evento for entre 20 e 30 minutos. Quanto ao sanduche de metro,duas pores o suficiente por convidado. Oferecer muita variedade pode levar ao

desperdcio. Na nsia de experimentar de tudo, muita coisa vai sendo deixada pela metade

sobre as mesas.

Tabela 1. Opo de Alimentos para um evento de um dia.

Caf da manh

8h30

Coffee break

10h30

Almoo

13h

Coffee break

16h30

Caf, leite, suco,

chocolate quente,

ch, gua.

Alguns tipos de

Pes, torradas e

bolachas salgadas.

Queijos, frios,

manteigas e

geleias.

Petit-fours

Bolos e tortas

doces

Frutas.

Caf, ch, leite, gua

mineral, petit fours e

mini bolinhos

1 tipo de massa,

2 ou 3 tipos de

carnes.

Saladas variadas

Arroz.

Frutas

Doce

Caf

Caf, ch, leite, gua

mineral, petit fours e

mini bolinhos, mini

tortas salgadas.


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A ARTE DE CONVIDAR

A maioria das pessoas j participou de eventos, quer seja no mbito pessoal,

acadmico ou profissional. Neste caso, j recebemos vrios convites. Tambm provvel quej tenhamos enviado vrios convites, pois tambm maioria de ns j organizou festas,

comemoraes, reunies.

O convite pode marcar tanto pela beleza e qualidade, quanto pela falta de qualidade e

ausncia de beleza. Outro aspecto que devemos considerar a antecedncia para formalizar

um convite. Mas como avaliar o prazo?

Imagine que foi convidado para uma formatura, ou para um casamento, ou para um

evento de confraternizao na empresa ou para uma festa junina da empresa, ou para um

congresso acadmico. Tente verificar com qual roupa est vestido. Pense agora: Voc tem

esta roupa? E os acessrios, sapatos? Na imagem formulada estavam mais ou menos

elaborados?

Estes so os aspectos que nos fazem refletir sobre o tempo de antecedncia com que

devemos formular um convite. H dois riscos que corremos:

Quando convidamos com muita antecedncia e no reformulamos o convite

periodicamente, corremos o risco de que o convite caia no esquecimento. Por outro lado,

quando convidamos muito prximo a data deixamos o convidado numa saia justa para

conseguir o traje adequado, a menos que o evento seja muito informal.

Assim, os aspectos que deve considerar no convite so o prazo e os aspectos visuais

deste. No vai se preocupar com data, hora, local, porque isso no definido na hora de

preparar o convite, ao contrrio, a deciso destes itens tomada na concepo do evento, cm

bastante antecedncia.

Se o evento estiver ocorrendo na empresa, saiba que o aval sobre a lista de

convidados deve ser do principal lder da rea que est promovendo o evento.

Quando houver autoridades presente ao evento, considerar que isso aumentar o

nmero de convidados. Caso deseje divulgao, convide alguns jornalistas.

Quanto parte fsica do convite, o nome do convidado constar apenas no envelope,

uma vez que o convite tem o texto padronizado para todos os participantes.H papis que so mais adequados para a impresso de um convite, assim como

fontes, cores, gravuras. Faa testes antes de definir qual utilizar. Neste tpico vale a pena se

estender um pouco mais discutindo com a equipe, fazendo um brainstorming ou solicitando

opinio sobre os modelos sugeridos.

Na maioria dos casos, talvez no seja o profissional de secretariado o responsvel por

elaborar o convite, mas provvel que tenha que opinar, dar sua contribuio ou decidir entre

os modelos sugeridos. Fique atento (a), para que este aspecto tambm seja bem planejado.


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v RSVP

Para ter mais segurana sobre o nmero de participantes de um evento, pode adotar o

servio de confirmao de presena como o RSVP ( a abreviatura de Rpondez S'il Vous Plat,

expresso francesa que significa "Responda por favor") pode ser ativo, ou seja, os organizadores

ligam para os convidados, ou passivo, quando os convidados entram em contato com quem convida.

Para isso preciso disponibilizar linha telefnica para as confirmaes e estipular uma data limite

para o retorno.

v Mini cards

So pequenos convites, com um tamanho aproximado de 3x4 ou 4x6 e podem indicar

onde ser servido o Buffet, por exemplo.

v Servio deterceiros

Caso precise utilizar uma grfica, solicite provas antes da impresso final. E para a

impresso conte com um prazo de entrega entre 14 e 20 dias.
http://pt.wikipedia.org/wiki/L%C3%ADngua_francesahttp://pt.wikipedia.org/wiki/L%C3%ADngua_francesa


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AVAL IAO.

Toda avaliao serve para medir aspectos positivos e negativos de alguma coisa e

propor melhorias, possibilitando a correo do rumo. Com eventos no diferente. O objetivoda avaliao no apontar os erros de forma a causar incomodo, mas fornecer mais uma

forma de opinio.

A avaliao de um evento serve mais como uma pesquisa de opinio, procurando

verificar itens tais como: Escolha do tema, apresentao de trabalhos, debates, secretaria,

recepo, coffee break, pontualidade, material de apoio, limpeza, segurana, entre outros

aspectos.

Na escala podemos utilizar palavras como: timo, bom, regular, ruim e pssimo. Ou

podemos utilizar uma escala de nmeros, indicando o que significa cada nmero. Por exemplo,

6 seria pssimo, 7 seria ruim, 8 seria regular, 9 corresponde a bom e 10 corresponde a timo.

O mais importante que a escala permita uma boa tabulao dos dados, pois a partir dela ser

possvel realizao da anlise.

Faa uma avaliao que no se torne cansativa, por isso no encha de itens.

Se possvel, solicite a avaliao tambm das comisses que participaram, dos

palestrantes, dos fornecedores, e de todos os outros agentes de um evento e no apenas dos

convidados.

Importante estar preparado para o retorno. H situaes em que o pblico tende a ser

muito honesto , beirando a agressividade.

A avaliao serve ainda como instrumento de captao de patrocnio em eventos

futuros, uma vez que pode apontar os pontos positivos atraindo o interesse dos potenciais

patrocinadores e apoiadores.

Alm das questes objetivas, nas quais ser apenas assinalada a opo, faa tambm

algumas questes abertas, tais como:

Qual tema sugere para um prximo evento?

O que considerou melhor neste evento?

O que considerou pior neste evento?

Observaes gerais:

A quantidade e o assunto da pergunta vai variar de acordo com o porte do evento. Por

exemplo, h situaes que ser necessria incluso de aspectos como: hospedagem,

transporte, lazer, entre outros. A avaliao fornece informaes para a melhoria dos prximos

eventos. Leve esta etapa a srio e ter uma boa opinio (retorno) quanto ao que foi bom e o

que deve ser melhorado.


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RECEPO

Voc j deve ter ouvido a frase: A recepo o carto de visitas de uma empresa. Do

mesmo modo, a recepo a primeira imagem que um convidado ter de um evento. Quando

falamos da recepo no estamos nos referindo aos aspectos fsicos, embora eles tambmdevam ser considerados. Ns vamos discutir agora a preparao dos recepcionistas de um

evento.

No dia a dia do trabalho j existe uma preocupao quanto ao traje que deve ser

utilizado. Algumas pessoas costumam s vezes esquecem que o ambiente de trabalho deve

ser respeitado e que o traje usado influencia muito na imagem que os outros funcionrios,

fornecedores e clientes formaro a respeito do individuo e, tambm da empresa.

Se esta preocupao j existe no ambiente empresarial, o que dir num evento, onde a

empresa estar mais exposta? Assim, se a imagem que se pretende passar de honestidade,

seriedade, comprometimento, cuide para que a aparncia dos recepcionistas corresponda a

esta realidade.

Desse modo, no caso das mulheres: Adotar o terninho, tanto pode ser com cala,

quanto com saia. Ou ainda o vestido na altura dos joelhos, sem decotes. Acessrios discretos,

podendo ser o tradicional colar e brinco de prola ou uma bonita echarpe. Unhas limpas e, de

preferncia, com esmalte discreto. Mas tambm pode se optar por um esmalte que combine

com a cor da roupa escolhida. Por exemplo, se a opo foi por um vestido tubinho vermelho e

o terninho preto, pode-se optar por unhas com esmalte vermelho.

Para os homens, sugerimos o terno completo quando o evento for mais formal, ou a

camisa social acompanhada de gravata quando for menos formal. As meias tanto podem

acompanhar a cor dos sapatos, quanto da cala. Barba e bigodes feitos, cabelos limpos e bem

penteados, sapatos escovados.

Importante destacar que a recepo deve ser uniforme, ou seja, no pode haver

diferena de trajes entre os membros. Se a deciso for por uma cor e modelo, todos devem

usar o que foi definido. Ainda que um ou outro no goste muito da escolha feita, deve ter em

mente que apenas para aquela situao, que logo vai passar e aceitar da melhor forma,

evitando cara feia durante o evento.

Quanto ao comportamento e postura, sugere-se: falar em tom de voz baixo, ser sempreCortez, gentil, mesmo quando no concorda com o que est ouvindo. Postura corporal correta,

um leve sorriso.

Ateno durante a recepo equipe no pode pousar para fotos, reunir-se em

grupinhos para discutir assuntos quer sejam eles profissionais ou no. Se de fato for

necessrio discutir algum assunto, dirigir-se a uma sala reservada para esta finalidade.

Sugiro ainda que a equipe chegue com antecedncia para conhecer melhor o local do

evento, de forma que possa esclarecer dvidas de localizao aos convidados/participantes.

O vocabulrio deve ser limpo, ou seja, no pode conter grias. Mas, no precisa ser

formal demais, ou rebuscado.


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CERIMONIAL E PROTOCOLO

Vivemos numa sociedade regida pela hierarquia, seja no mbito pessoal ou

profissional. Um exemplo de hierarquia na famlia seria a figura do pai no topo da hierarquia,

em seguida a me e abaixo os filhos. Numa organizao formal, como uma empresa, a

hierarquia se divide em trs grandes nveis j comentados nas aulas anteriores: No topo dahierarquia est o Estratgico, no meio o Ttico e na base o Operacional.

Se voc j foi a um casamento ou batizado j teve chance de ver a hierarquia num

evento religioso. Se j foi a uma formatura, viu a hierarquia num evento acadmico. Se

participou da abertura de um Congresso tambm. Se esteve num evento solene de uma

empresa, j viu a hierarquia num evento de negcios. Enfim, a hierarquia faz parte das nossas

vidas. Estamos de certa forma acostumados com ela. importante entender este conceito,

porque ele est diretamente relacionado com a definio de Protocolo.

Voc observou que nestas ocasies havia espcies de rituais, de roteiros a serem

seguidos, de ordem dos acontecimentos. Neste momento estamos relacionando esses fatos

com o Cerimonial. Assim, temos que:

Cerimonial considerado um conjunto de formalidades que norteiam

atos pblicos e solenes.

Protocolo a regra estabelecida por decreto pela qual a cerimnia

organizada.

Decreto Lei 70.274 de maro de 1972.

Voc sabia que no Brasil existe um Decreto que estabelece o protocolo em eventos

oficiais? Estamos falando do Decreto Lei 70.274 de maro de 1972. Pois , ele tem 40 anos de

existncia e continua valendo at hoje. Neste decreto constam informaes sobre o cerimonial

e o protocolo que deve ser utilizado pelos Chefes de Estado nos eventos oficiais (consulte o

Decreto, o link consta nas referncias).

Quando no protocolo a precedncia muito importante, ter que aplicar os princpios

de precedncia que constam no Decreto 70.274/72. Precedncia significa preeminncia ou

antecedncia em uma ordem determinada, est relacionada com o lugar mais importante, um

lugar de destaque.

Numa composio de Mesa Solene, a precedncia seria dada a quem vai presidir ostrabalhos. Neste caso, a pessoa de maior hierarquia do rgo ou empresa. H situaes

difceis de solucionar, uma delas seria quando uma autoridade se faz representar. Neste caso,

o representante ocupar o lugar reservado a autoridade que representa?

Numa situao semelhante a esta ter que consultar o Decreto 70274, de 9 de maro

de 1972 (art. 18) que diz que o representante do Presidente da Repblica e por paridade dos

poderes, o Governador do Estado tambm, quando representado em solenidades, ter assento

direita da autoridade que a presidir. Mas, ainda nos pargrafos 1 e 2, deste mesmo artigo,

observa-se que os representantes dos poderes Legislativo e Judicirio s tero a colocao

que compete aos respectivos presidentes se membros forem destes poderes. Logo, neste


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caso, tero a precedncia os ocupantes dos respectivos cargos em detrimento dos

representantes. Sempre que for organizar um evento deste tipo, o ideal que esteja com o

Decreto em mos e consulte-o.

Precedncia :

Como j mencionamos num evento de rgo pblico seguir exatamente o que

consta no Decreto. O que vamos discutir aqui se aplica as empresas privadas, como uma

Instituio de Ensino Superior, por exemplo.

O Cerimonial em empresas privadas no tem regras rgidas ou fixas sobre o que

certo ou errado. Na maioria dos casos, as empresas se baseiam no cerimonial oficial (no

decreto) e elaboram seu roteiro considerando a hierarquia da empresa.

Desconsiderar detalhes, usar tratamentos no adequados a uma pessoa que

autoridade na empresa, ou desorganizao da cerimnia causaro uma impresso muito

negativa. Por isso, atente aos detalhes.

S para relembrar:

Cerimonial considerado um conjunto de formalidades que norteiam

atos pblicos ou privados formais e solenes.

Protocolo o conjunto de normas ou regras estabelecidas

relacionadas Diplomacia, por decreto e que norteia a organizao e

conduo da cerimnia.

O Cerimonial Pblico regula o trato nas relaes pblicas, entre autoridades em

seu prprio territrio e tambm com outras naes. Alguns autores classificam o cerimonial em

estrangeiro, diplomtico e chancelaria. Para utiliz-los ter que estudar um pouco mais este

assunto. Assim, verifique o vale a pena saber mais . E para elaborao e conduo da

cerimnia atribuies devem ser divididas entre os participantes da comisso de cerimonial e

protocolo, alm da contratao do mestre de cerimnias. Vamos ver um pouco do que feito

em Cerimonial e Protocolo.

Chefe do Cerimonial

O Chefe do Cerimonial a pessoa que planeja, organiza, dirige e controla o

evento, nas trs etapas que comentamos, ou seja, no pr, trans e ps evento. Deve ser uma

pessoa com formao especfica em eventos, bons conhecimentos do cerimonial e protocolo e

com esprito de liderana para conduzir a equipe. Em parceria com o Mestre de Cerimnias,

elabora o Roteiro e o discurso. Os detalhes com o cerimonial iniciam antes da cerimnia, no

convite a autoridades e definio de lugares na mesa solene, por exemplo.

Mestre de Cerimnias


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O mestre de cerimnias deve ser uma pessoa com boa dico, aparncia bem

cuidada, sem traje chamativo. A figura do Mestre de Cerimnias histrica, desde a

antiguidade anunciavam os grandes torneios, as festas, entre outros eventos que ocorriam. O

Mestre de Cerimnias inicia, conduz e conclui a cerimnia. Deve ser comunicativo e ter a

capacidade de solucionar problemas no previstos, de sair de situaes embaraosas. Algumque tenha traquejo e jogo de cintura.

Sequencia de Cerimonial

Aps a recepo dos convidados, em muitos casos por meio de um coquetel ou

Wellcome Coffee, o Mestre de Cerimnias convida a todos os participantes para ocuparem

seus assentos. Ele se apresenta de forma breve, sem chamar a ateno para si. Apresenta o

objetivo do Evento. Em seguida, saudar aos convidados. Na sequencia, poder nominalmente

agradecer patrocinadores, apoiadores, etc.. Aps este prembulo, ele convidar as autoridades

presentes para comporem a mesa Solene, seguindo a ordem de precedncia estabelecida.

Aps a composio da mesa realizada pelo Mestre de Cerimnias, este convidar

o pblico a ficar de p para execuo do Hino Nacional. Todos os presentes voltam-se para o

local onde est bandeira nacional e em posio de respeito acompanhar a execuo do Hino.

Aps o Hino, o Diretor far a abertura oficial do evento.

Dado por aberto os trabalhos, o mestre de cerimnias solicitar que os membros

da Mesa ocupem seus lugares no palco. Assim, que estes retornarem, o Mestre de Cerimnias

convidar ao primeiro palestrante do dia, apresentando primeiramente este por meio de um

breve currculo. E assim, segue a cerimnia at o encerramento dos trabalhos.

conveniente que o mestre de cerimnias solicite que os presentes desliguem os

celulares, assim que inicia o evento. deselegante chamar a ateno de algum da plateia

que esteja fazendo barulho. Entretanto, h situaes em que isso absolutamente necessrio.

Neste caso, algum recepcionista, discretamente, dirige-se com todo respeito ao individuo e,

gentilmente, solicita ateno ao que est sendo exposto.

Ordem de Precedncia

A precedncia num evento tem uma utilidade e baseia-se na aceitao e

reconhecimento daquela hierarquia, o que a valida ou no. Assim, para estabelecer aprecedncia podemos nos basear no organograma da empresa. Para determinar a

precedncia num mesmo nvel (nvel horizontal) voc pode considerar o tempo de casa.

Vamos utilizar o exemplo da IES que est organizando um evento em Comemorao

ao Dia do Profissional de Secretariado. Este evento organizado pelos alunos do curso, sob a

coordenao de um professor.

Cabe ao Chefe do Cerimonial fazer as recomendaes de precedncia e conduo das

cerimnias universitrias. A figura do Chefe do Cerimonial no a mesma que a do mestre de

cerimnias. O primeiro algum com conhecimentos especficos sobre a elaborao e


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conduo do cerimonial e protocolo. O segundo algum com desenvoltura para conduzir os

trabalhos a partir do plpito.

Num evento como este a figura mais importante a do Reitor da Instituio de Ensino

Superior que est organizando o evento. Ele tem precedncia sobre todas as demais

autoridades presentes a um ato oficial da instituio. A nica exceo no caso do eventocontar com a presena do Presidente ou do Vice-Presidente da Repblica. Em nenhum outro

caso ele cede precedncia. Isso significa que ele presidir todos os atos e solenidades aos

quais estiver presente.

Bandeiras

No artigo 31 do Decreto 70.274/72 encontramos algumas normas para hastear a

Bandeira Nacional, veja a transcrio do artigo:

Art 31. A Bandeira Nacional em todas as apresentaes no territrionacional ocupa lugar de honra, compreendido como uma posio: I -Central ou a mais prxima do centro e direita deste, quando comoutras bandeiras pavilhes ou estandartes, em linha de mastros,panplias, escudos ou peas semelhantes; II - Destacada frente deoutras bandeiras, quando conduzida em formaturas ou desfiles; III - direita de tribunais, plpitos, mesas de reunio ou de trabalho.Pargrafo nico. Considera-se direita de um dispositivo de bandeira adireita de uma pessoa colocada junto a ele e voltada para a rua, paraa platia ou de modo geral, para o pblico que observa o dispositivo.(Fonte: Decreto 70.274/72)

O posicionamento das Bandeiras neste evento acadmico tambm seguir uma

sequencia por importncia. Neste caso, se contar com a Bandeira do Brasil, a Bandeira do

Estado e a Bandeira da IES, dever colocar a primeira ao centro, a do estado direita e a da

IES esquerda, considerando que est de frente para a platia. As bandeiras ficam direita

do plpito. Assim, quem estiver na platia olhando para o Auditrio, ver as bandeiras

esquerda.

Se o nmero for par, a bandeira do Brasil ficar imediatamente direita da que estiver

mais prxima do centro. Assim, entre quatro ela ser a terceira, entre seis ser a bandeira do

Brasil ser a quarta. A definio sobre o nmero de bandeiras hasteadas depender dequantas bandeiras a empresa dispem e de quais so os convidados ou homenageados. Por

exemplo, se a empresa for uma multinacional de origem estrangeira, pode-se optar por

hastear a Bandeira Nacional, a do pas de origem, a do estado e a da empresa. Ou apenas a

dos dois pases e a da empresa. Neste caso, mesmo a empresa matriz sendo de outro pas, a

bandeira que deve ter a soberania no territrio brasileiro a bandeira nacional. Neste caso, a

bandeira do Brasil ocupar o lugar central.

Hino


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O Hino Nacional tem a precedncia mesmo em eventos que contem com mais de um

Estado (pas) presente. Porm, de acordo com o Artigo 20, do Decreto 70.274 de maro de

1972, pelo principio de cortesia precedncia ser dada ao pas homenageado ou visitante.


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TRANSEVENTO

Vamos falar um pouco mais sobre o Transevento. Ou seja, evento planejado, agora ele

vai acontecer. Tudo que fez contribuiu para chegar at aqui. Para que ele se mantenha em

ordem deve acompanhar de perto as providncias do transevento. Por isso, na aula de verum modelo de checklist para esta etapa.

Cada uma das comisses ter uma srie de itens a verificar. provvel que todos

estejam bastante ocupados . A Secretaria do evento estar realizado novas inscries,

distribuindo pastas do evento, prestando informaes, entregando certificados, checando

materiais que sero entregues aos palestrantes.

A recepo uniformizada e identificada estar recebendo a todos os convidados,

orientando-os no que for preciso. Talvez estejam auxiliando tambm na sala VIP (recepo

autoridades, homenageados). Os recepcionistas devem ter as listas de convidados para

checagem.

O pessoal de infraestrutura verificar todos os equipamentos com antecedncia, mas

tambm alguns minutos antes do incio.

A equipe de alimentos e bebidas deve verificar a pontualidade do servio que est

sendo prestado, confirmar se os alimentos que esto sendo dispostos no local reservado para

esta finalidade conferem com o solicitado.

A equipe de decorao deve ter concludo a pouco suas atividades, quando colocou

toalhas, arranjos florais, e tudo o mais que estava sob sua responsabilidade.

O coordenador do evento estar supervisionado e dando suporte a todas as comisses.

Tambm estar em contato direto com o mestre de cerimnias, resolvendo dvidas e eventuais

problemas de ltima hora. Tem um importante papel como anfitrio, recebendo as autoridades

e convidados mais importantes do evento.

O evento terminou. A sensao de que podemos relaxar, descansar agora Mas na

verdade, esta hora de tabular e analisar avaliaes, de encerrar contratos comerciais, de

dar e receber opiniode patrocinadores e apoiadores, de fazer pagamentos finais.

Nesta etapa, as avaliaes que podero ser tanto dos participantes (convidados),

quanto dos organizadores, patrocinadores, fornecedores, serviro de apoio aos prximos

eventos.Em muitas empresas so realizados relatrios das atividades, relatrios de receita e

despesas. Nestes relatrios constam informaes que serviro de base para a elaborao de

eventos futuros, inclusive na captao de patrocnios.

Em Congressos Cientficos aps o evento so elaborados e enviados os anais gerados

pelos trabalhos apresentados. Muitas notcias so divulgadas aps o evento, apresentando

resultados do evento.

As instalaes tambm devem ser entregues de acordo com o que foi acordado, se o

contrato previa a limpeza do local esta deve ser providenciada. O transporte de materiais e

eventos deve ser acompanhado desde a sada do local do evento, at o respectivo destino.


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Desse modo, sugiro que :

Realize reunies para avaliao do desempenho de cada comisso,

tanto da equipe, quanto individual quando possvel.

Acompanhe a desmontagem das instalaes, devoluo de

equipamentos e materiais. Desenvolva um levantamento estatstico com informaes como

nmero de participantes, alimentos e bebidas servidos, recursos

humanos que foram empregados;

Faa o relatrio de divergncias entre o programando e o realizado;

Realize a avaliao estatstica em relao ao ano anterior, enviar

cartas de agradecimento.

Verificar os critrios para seleo de participantes internos, diviso de

tarefas, formao de comisses.


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MODELOS:

BRIEFING:

Ttulo INTERSEC ENCONTRO DE SECRETARIADO

Tipo Evento Acadmico

ComissesorganizadorasDo pr-evento

Secretaria, Infraestrutura e apoio, Decorao, Alimentos e bebidas,Programao e cronograma, Comunicao e Marketing.

Pblico alvo Alunos do curso de Tecnologia em Secretariado e afins.Tema Gesto do ConhecimentoData: Dias e msLocal: AuditrioTemas secundrios Sistemas de informao como ferramentas da Gesto do Conhecimento

Perfil do lder que promove e facilita a Gesto do ConhecimentoComo desenvolver uma cultura organizacional favorvel Gesto doConhecimento

Atividades

complementares

Exposio cultural

Sorteio de brindesAlimentos e Bebidas(A & B)

Coquetel de abertura do evento

Autoridadesconvidadas

Reitoria, Diretoria, Coordenao, Professores.

Mesa Solene Maior autoridade presente ao centro e far a abertura dos trabalhos.Alternar direita e a esquerda as demais autoridades presentes

Comunicao eMarketing

Institucional. Entrar em contato com o Departamento de Marketing.

Equipamentos eacessrios

Data show, telo, computador, aparelho de som, caixas de som,bandeiras, microfones.

Tabela 1. Briefing


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CHECKLIST COM ATRIBUIES DAS COMISSES

Etapas do Evento

Atividade Responsvel Pr Trans Ps

Definir tema do Evento Coordenador do Evento XFormar comisses Coordenador do Evento X

Definir Pblico alvo Coordenador do Evento X

Elaborar o convite Secretaria X

Enviar Convite Secretaria X

Confirmar presenas Secretaria X

Levantar os custos (budget) Comisso de budget X

Verificar custos reais do evento Comisso de budget X

Conferir notas fiscais no momento de

entrega dos produtos/servios

Comisso de budgetX

Fazer pagamentos e planilhas de

custos

Comisso de budgetX

Elaborar certificados Secretaria X

Entregar certificados Recepcionistas da Secretaria X

Elaborar Avaliao do Evento Secretaria X

Distribuir Avaliaes Recepcionistas da Secretaria X

Recolher Avaliaes Recepcionistas da Secretaria X

Tabular dados das avaliaes Secretaria XRealimentar o sistema com as

informaes obtidas das avaliaes

Secretaria

X

Definir cardpio A & B Comisso de A & B X

Cotar preos de A & B Comisso de A & B X

Contratar empresa de A & B Comisso de A & B X

Verificar se o contrato com A & B est

sendo cumprido

Comisso de A & BX

Encerrar contrato de A & B Comisso de A & B X

Convidar autoridades Secretaria X

Confirmar presena de autoridades Secretaria X

Recepcionar Autoridades Recepo VIP da Secretaria X

Fazer pronunciamentos Mestre de Cerimnias X

Verificar limpeza do local Comisso de infraestrutura X X X

Reservar equipamentos Comisso de infraestrutura X

Testar equipamentos Comisso de infraestrutura X X

Captar Patrocnio e apoio Comisso de Captao de Patrocnio

e apoio X


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Tabela 2. Checklist

BUDGET

BUDGET

Valor Estimado Valor Real

LocalAluguel de sales $0,00Equipe do local $0,00Equipamentos $0,00Total $0,00 $0,00DecoraoFlores $350,00Outros $150,00Total $500,00 $0,00Publicidade

Grfica $150,00Fotocpias/Impresses $150,00Total $300,00 $0,00Alimentos e BebidasComida $1.500,00Bebidas $300,00Toalhas de Mesa $100,00Total $1.900,00 $0,00

Valor Total Estimado Valor Real$2.700,00 $0,00


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CHECKLIST DE PR-EVENTO

EVENTO: INTERSEC

DATA: 08/11/2012 PERODO: NOTURNO LOCAL: AUDITRIO FATEC

Pr-Evento Responsvel DataDefinir tema do Evento Coordenador do Evento 03/09/12

Formar comisses Coordenador do Evento 03/09/12

Defini r Pblico alvo Coordenador do Evento 03/09/12

Elaborar o cronograma Coordenador do Evento 04/09/12

Apresentar o cronograma s Comisses Coordenador do Evento 10/09/12

Elaborar o convi te Comisso de Secretaria 16/09/12

Apresentar o convite pronto Comisso de Secretaria 17/09/12

Save the date Comisso de Secretaria 21/09/12-05/10/12

19/10/12

Entregar Convites Comisso de Secretaria 22/10/12

Confi rmar presenas Comisso de Secretaria 26/10/12

Levantar o budget Comisso de budget 04/09/12

Apresentar o budget Comisso de budget 10/09/12

Elaborar certif icados Comisso de Secretaria 22/10/12

Elaborar Avaliao do Evento Comisso de Secretaria 22/10/12Defini r cardpio A & B Comisso de A & B 04/09/12

Apresentar Cotao de preos de A & B Comisso de A & B 10/09/12

Contratar empresa de A & B Comisso de A & B 25/09/12

Elaborar Scrip t da Cerimnia Comisso de Protocolo e

Cerimonial

22/10/12

Captar Patrocnio e apoio Comisso de Captao de

Patrocnio e apoio

11/09/12

Apresentar patrocinadores Comisso de Captao de

Patrocnio e apoio

22/10/12

Cotar flores e toalhas de mesa Comisso de Decorao 04/09/12

Fechar contrato com floricultura Comisso de Decorao 08/09/12

(obs.: A data apresentada se refere concluso da atividade)

Outra observao que o budget para ser feito depende de informaes das

comisses de A & B, e de Decorao. E captar patrocnio e apoio, depende da informao de

budget.


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CHECKLIST TRANSEVENTO

EVENTO: INTERSEC


Transevento ResponsvelAcionar plano B sempre que for necessrio Coordenador do Evento

Atender aos Patrocinadores e

Apoiadores

Comisso de Captao de

Patrocnio e apoio

Checar equipamentos Comisso de infraestrutura

Conferir notas fiscais no momento de entrega dos

produtos/servios

Comisso de budget

Conferir se os membros da secretaria e recepcionistasesto com maquiagem e acessrios discretos.

Coordenador do Evento

Conferir se os membros das comisses esto

presentes


Confirmar a ordem dos trabalhos com o mestre de

cerimnias.


Confirmar se as listas de convidados esto distribudas

nas mesas

Comisso de Recepo

Distribuir Avaliaes Comisso de Recepo

Efetuar credenciamento Comisso de Secretaria

Entregar certificados Comisso de Secretaria

Entregar pastas Comisso de Secretaria

Fazer pronunciamentos Mestre de Cerimnias

Fornecer o apoio de palco Comisso de Recepo

Realizar sorteio de brindes Comisso de Recepo

Recepcionar Autoridades Recepo VIP da Secretaria

Recepcionar os participantes, convidados e

autoridades

Comisso de Recepo

Recolher Avaliaes Comisso de Recepo

Supervisionar todas as Comisses Coordenador do Evento

Testar iluminao e som Comisso de infraestrutura

Verificar limpeza do local Comisso de infraestrutura

Verificar necessidades dos palestrantes Comisso de Recepo

Verificar se o contratado de A & B est sendo cumprido Comisso de A & B

Verificar se os membros da secretaria e recepcionistasesto todos uniformizados;


Verificar se todos tm o crach de identificao; Coordenador do Evento


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CHECKLISTTRANSEVENTO

EVENTO: INTERSEC


ATRIBUIES DOCOORDENADOR:

Conferir se os membros das comisses esto presentes

Supervisionar todas as Comisses

Acionar plano B sempre que for necessrio

Confirmar a ordem dos trabalhos com o mestre de cerimnias.

Verificar se os membros da secretaria e recepcionistas esto todos uniformizados;

Verificar se todos tm o crach de identificao;

Conferir se os membros da secretaria e recepcionistas esto com maquiagem e acessriosdiscretos.

ATRIBUIES DA

COMISSO DE SECRETARIA

Efetuar credenciamentoPrestar informaes aos convidadosEntregar pastas

Entregar materiais solicitados pelos palestrantes

Checar a limpeza do local da secretaria

Solicitar limpeza em caso de necessidadeEntregar certificados

ATRIBUIES DA COMISSO DE

RECEPO

Verificar se as placas sinalizadoras esto dispostas nos devidos locais.

Recepcionar os participantes, convidados e autoridades

Verificar necessidades dos palestrantes

Fornecer o apoio de palco

Realizar sorteio de brindes

Distribuir Avaliaes

Recolher Avaliaes

Checar a limpeza do local da recepo

Solicitar limpeza em caso de necessidade

ATRIBUIES DA COMISSO DE

A & B

Verificar se o contratado de A & B est sendo cumprido

Verificar se h necessidade de repor alimentos ou bebidas

Separar itens de A & B para convidados Vips


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Checar a limpeza do local onde sero servidos A & B

Solicitar limpeza em caso de necessidade

Cuidar manuteno da limpeza da rea de A & B

ATRIBUIES DE INFRA-ESTRUTURA

Verificar limpeza da recepoTestar iluminao e som

Instalar equipamentos

Fornecer apoio logstico

Checar ar condicionado

Instalar cadeiras da mesa solene

Checar equipamentos em geral


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CARTA DE SOLICITAO DE PATROCNIO

So Paulo, data, ano

Ref.: Solici tao de Patrocnio para Encontro de Secretariado: INTERSEC

Prezado(a)s Senhores,

O INTERSEC um evento que ocorre anualmente em comemorao ao Dia do

Profissional de Secretariado um evento tradicional do curso de Automao de Escritrios e

Secretariado da FATEC_SP, realizado pelos alunos.

A programao composta por palestrantes especialistas na rea de Secretariado e

afins, o que torna possvel a interao entre mercado de trabalho e mundo acadmico. Nas

palestras o enfoque sobre os temas de interesse dessa rea, e tende a apresentar tanto a

realidade quanto as perspectivas e tendncias.

Elaboramos o programa de patrocnio de forma a oferecer uma oportunidade especial

de mdia dirigida e marketing de relacionamento, em face sua importncia e ao seleto pblico

participante junto rea de Secretariado.

Desta forma, os patrocinadores podero desfrutar de um bom programa de benefcios

que valoriza e agrega valor aos seus negcios, por meio da exposio da empresa junto ao

pblico alvo, com oportunidade de apresentao e divulgao de produtos e servios a um

pblico especializado e formador de opinio. Desenvolvemos trs modalidades de patrocnio

sendo: bronze, prata e ouro e temos certeza que uma delas se adequar a sua disponibilidade,

conforme segue:

Bronze:so patrocinadores com menor vinculao de marca, restrita a exposio do logo no

banner do evento e no Power point de abertura do evento. Valor da cota: R$xxx,00 00 (em

espcie ou produtos);

Prata: so patrocinadores que alm da exposio do logo no banner do evento e no Power

point de abertura do evento, podero distribuir filipetas para preenchimento do pblico alvo,compondo sua mala direta. Valor da cota: R$xxx,00 (em espcie ou produtos);

Ouro: so patrocinadores cuja presena institucional abranger exposio do logo no banner

do evento e no Power Point de abertura do evento, distribuio de filipetas para preenchimento

do pblico alvo, compondo sua mala direta e colocao de seu banner institucional (*)em local

de circulao do pblico alvo. Valor da cota: R$xxx,00 (em espcie ou produtos);

Agradecemos sua ateno.

Comisso Organizadora


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AVALIAO DO LOCAL DE EVENTO

Item Observao Pontuao de

1 a 5

Facilidade de acesso Distncia de aeroportos e terminaisrodovirios ou estaes de trem e metr.

Facilidade de hospedagem para

diferentes classes sociais

participantes

Custos de hospedagem. Distncia entre o

local do evento e o local de hospedagem.

Outros eventos na regio no mesmo

perodo

Quais eventos esto ocorrendo

concomitantemente?

Qual a concentrao de pblico alvo

na regio

A maior parte do pblico alvo est prxima

quela regio?

Espao para expositor O espao atende a necessidade dos

expositores em funo da quantidade e de

pontos de energia? (entre outros aspectos)

possvel acomodar o equipamento

de traduo simultnea

Deve ser possvel instalar e operar o

equipamento.

Espao Alimentos e Bebidas O espao para alimentos e bebidas conta com

margem para circulao? Existe local para

montar uma copa?

H pontos de energia para ligar micro-ondas,frigobar, freezer e fornos eltricos?

Eles podem ser utilizados?

Espao para Secretaria O espao para montar a secretaria

adequado, com pontos de energia e facilidade

de acesso aos participantes?

Sanitrios Qual o nmero de sanitrios existentes? O

acesso fcil? H sanitrios para

cadeirantes?

Sinalizao A sinalizao dos itens de segurana,

sanitrios so suficientes

Segurana As rotas de fuga atendem ao exigido em lei?

H portas corta-fogo? A largura das portas

suficiente para sada em caso de emergncia.

H brigada de incndio no local?

Estacionamento Existe estacionamento prprio? O

estacionamento conveniado? No existe

estacionamento prximo?Comrcio H pontos comerciais nas redondezas? So


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comercializadas roupas, sapatos, artigos de

papelaria, floricultura, souvenires?

Imagem De uma maneira geral a imagem do local

adequada para o evento?

Demais equipamentos e servios Telefone, gua, coleta de lixo atendem aonecessrio?

Custos Preos da regio so competitivos e atrativos?

H servios tursticos Caso o visitante queira estender a viagem h

locais tursticos para visitao?

Salas As salas existentes atendem ao nmero de

palestras, mesas redonda, fruns que

ocorrero?

Outros pontos relevantes Quais diferenciais o local oferece?


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AVALIAO DO LOCAL DE EVENTO

Checklist de itens para avaliao do espao de eventos Data:

Comisso Responsvel: Infraestrutu ra - Participantes: Todas as comisses

ITEM TICAR SEOK

OBSERVAO

Formato das carteiras Formato auditrio (exemplo de

conferncia)

Iluminao

Pontos de eletricidade

Sinalizao de rotas de fuga

Equipamentos de segurana

Espao para expositores

Sala vip

Copa

Espao para decorao

Local da secretaria

Local para recepo

Dimenses do espao em relao ao

pblico alvo,

Estado de conservao e limpeza.


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ROTEIRO PARA O INTERSEC

INTERSEC

19h Recepo dos convidados com um coquetel de boas vindas

Durante a recepo, executar msica suave de fundo. Se possvel o telo no saguo

do Auditrio deve estar projetando imagens relacionadas ao evento, tanto de patrocinadores e

apoiadores, como o making of (cenas de bastidores)do evento.

19h30 Incio dos Trabalhos:

Saudao de boas vindas e agradecimentos

Composio da mesa solene

Execuo do Hino Nacional (apenas na abertura e encerramento

do evento)

Abertura do evento

20h Primeira palestra

20h55 Sorteio de brindes

21h05 Coquetel com Mostra cultural

21h30 Segunda palestra

22h20 Sorteio de brindes

22h40 Encerramento do Evento


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SCRITP

Agora vamos ver um SCRIPT. No modelo que vamos ver agora, h espao para

incluso de nome e adaptao de gnero masculino/feminino. Este modelo foi feito para serapresentado por dois oradores. Esta prtica til quando os cerimonialistas so alunos,

proporcionando mais segurana e conforto por saber que est amparado por um colega. Este

modelo est bem detalhado, incluindo inclusive espao para palmas.

================================================================Cerimonial do INTERSEC

Mestre de Cerimnias 1:Senhoras e Senhores em nome da Comisso Organizadora do INTERSEC desejamos a todosuma boa noite e informamos que daremos incio aos trabalhos. Eu sou a Mestre de Cerimnias1: e meu colega o Mestre de Cerimnias 2. Juntos, ns conduziremos o Cerimonial nesta

noite. Primeiramente, agradecemos presena de todos e pedimos a gentileza de desligaremos celulares e equipamentos eletrnicos.

Mestre de Cerimnias 2:Agradecemos especialmente aos nossos patrocinadores: falar todos os nomes dospatrocinadores. Iniciamos informando que O INTERSEC um evento acadmico planejado,organizado e realizado pelos alunos do 3 semestre do curso de Tecnologia em Secretariadoda FATEC. Acontece semestralmente e estamos realizando a XXX. Edio, sob a coordenaodo prof. XXXX.

Mestre de Cerimnias 1:O INTERSEC pretende proporcionar o inter-relacionamento entre discentes, docentes eprofissionais atuantes na rea de secretariado e especialistas de mercado, cumprindo o

objetivo de fornecer aos discentes deste curso uma viso mais realista do mercado de trabalho,conciliando teoria e prtica. Ou seja, o aluno aprende fazendo. Na atualidade, o profissionalde Secretariado um profissional polivalente, que assume diversas funes e atua como braodireito dos gestores em todos os nveis organizacionais. Para isso, necessrio atualizaocontinua e profissionalismo.

Mestre de Cerimnias 2:Assim, vamos iniciar a abertura oficial do INTERSEC. Convidamos para compor a Mesa, oProf..........................., nosso(a) ilustrssimo(a) Diretor(a).(aguardar palmas)

Mestre de Cerimnias 2:Convidamos o (a) Prof. XXXXXXXX Coordenador(a) do Curso de Tecnologia em

Secretariado.

Mestre de Cerimnias 1:Convidamos o (a) Prof. XXXXXXXX Orientador(a) do INTERSEC

Mestre de Cerimnias 2:Convidamos o (a) Prof. XXXXXXXX Representante do corpo docente.

Mestre de Cerimnias 1:Convidamos o (a) acadmico (a) XXXXXXXX Representante do corpo discente.

Mestre de Cerimnias 2:Pedimos a todos os presentes que se levantem para execuo do Hino Nacional (APENAS NA

ABERTURA E ENCERRAMENTO).


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Aps o Hino a abertura feita pelo Presidente da Mesa. E apenas ele(a) deve se pronunciar.Por isso, informe aos demais membros que esta a sequencia a ser seguida.

Mestre de Cerimnias 1:Neste momento, convidamos profa. , para oficializar a abertura desteevento.

(Aguardar do Diretor, aproximadamente 5 Minutos)

Mestre de Cerimnias 2:Ilustrssimo (a) Prof. XXXXXXXX agradecemos a sua presena e palavras de incentivo. Muitoobrigado(a).

(aguardar palmas)

Mestre de Cerimnias 1:Solicitamos aos membros da Mesa que ocupem seus lugares reservados na primeira fileiradeste auditrio.

Mestre de Cerimnias 2:Abrindo os trabalhos deste evento, convidamos o (a) Sr. (a) . XXXXXXXX: (ler currculo)..

(Aguardar palmas). Aguardar o discorrer da palestra.

Mestre de Cerimnias 1:Senhor (a) XXXXXXXX:, agradecemos sua contribuio em compartilhar conosco seusconhecimentos e convidamos o (a) aluno(a) XXXXXXXX: para entregar uma lembrana doINTERSEC.

(aguardar palmas)

Mestre de Cerimnias 2:

Dando continuidade aos trabalhos, faremos o sorteio de alguns brindes. E aps o sorteio,faremos uma pausa e retornaremos nossas atividades s 21h20 (adaptar caso ocorramatrasos).

Mestre de Cerimnias 1:Boa noite. Dando continuidade aos trabalhos do INTERSEC convidamos Senhor (a)

XXXXXXXX (ler currculo).

(Aguardar palmas). Aguardar o discorrer da palestra. (informar com placa 15 minutos e 5cinco minutos)

Mestre de Cerimnias 2:Senhor (a) XXXXXXXX, agradecemos sua contribuio em compartilhar conosco seus

conhecimentos. E convidamos o (a) aluno(a) XXXXXXXX, para entregar uma lembrana doINTERSEC.

Mestre de Cerimnias 1:Agradecemos a todos os presentes: patrocinadores, convidados, alunos, professores,Coordenadores, Diretores, em especial ao () nosso (a) professor (a) orientador (a):XXXXXXXX. Temos a certeza de que o INTERSEC foi bastante enriquecedor e nos motivou ainvestir na Profisso de Secretariado.

Mestre de Cerimnias 2:Muito obrigado(a) em nos prestigiar e boa noite a todos.


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LISTA DE POSSVEIS CONTRATOS QUE SERO REALIZADOS

SERVIO SER UTILIZADO?

Art is tas

Brigada de incndioBuffet

Comunicao visual

Decoradores

Divulgadores

Equipamentos

Equipe de limpeza

Garons

Jornalista

Mestre de cerimnias

Patrocinadores

Programadores visuais

Seguranas

Servio de decorao

Servio de recepo

Servio de txi

Servios grficos

Tradutor

Assistncia mdica

Banco

Seguro

Como estabelece direitos e deveres nos contratos? Primeiramente, preciso definir

o que espera do fornecedor, quer seja pessoa fsica ou jurdica. Neste caso, se pretende

contratar o servio de recepcionistas, quais critrios estabelecer? Avalie o que mais

importante em funo do evento. Pode ser que a pontualidade, ou a capacitao, ou a

aparncia, ou um mix disso e muito mais. Talvez a idade conte, talvez o sexo, talvez o porte

fsico. Enfim, os critrios podem variar de evento para evento. Por exemplo, se estiver

contratando uma equipe de recepcionistas, ter que estabelecer como critrios: pontualidade,

nvel de capacitao, cordialidade, simpatia, aparncia, postura, higiene e limpeza, entre outros

aspectos.


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MODELO DE CONTRATO PARA PRESTAO DE SERVIOS:

CONTRATO DE PRESTAO DE SERVIOS

NOME DO CONTRATANTE: Sr(a). _________________________________________nacionalidade, residncia e domiclio ______________________, n________, Cidade de

_________________, Estado ___________________, portador do RG:

__________________e do CPF ou CNPJ: _____________________.

CONTRATADO (Prestador(a) de Servios): Sr(a).

_________________________________________ nacionalidade, residncia e domicilio

______________________, n________, Cidade de _________________, Estado

___________________, portador do RG: __________________e do CPF ou CNPJ:

_____________________._____________________.

Contrato de prestao de Servios do tipo: Buffet para servir coffee breake coquetel, no dia

XX/XX/XXXX s XX h. Alm dos alimentos constantes na ficha anexa, rubricada por ambas as

partes, dever fornecer o servio de mo de obra para servir, limpeza, organizao e

manuteno do ambiente onde os servios sero prestados, especificamente no que tange aos

alimentos e bebidas e resduos oriundos destes.

O pagamento ser de R$ ________,____,

(_________________________________________)(valor por extenso), a ser depositado na

conta corrente do contratado no dia XX, XX, XXXX.

O contratado fornecer ainda: as ferramentas, materiais e equipe de pessoal suficiente para

atender ao pblico composto de XXX pessoas, considerando o tempo de 30 minutos para cada

um dos servios contratados. A multa por no atender a qualquer um dos itens constantes

neste contrato ser de 30% do valor acordado. Em caso de atraso, ser cobrado 10% do valor

acordado. O contratado responder ainda por danos que resultem da impercia ou negligncia

sua ou de seus empregados, segundo os princpios gerais de responsabilidade. As partes

elegem o foro de _____________, ____ para dirimirem quaisquer dvidas decorrentes do

presente contrato.

Testemunha 1: _______________________________________________

Testemunha 2: _______________________________________________Contratante e contratado concordam e esto ajustados com todas as normas e clausulas

estipuladas neste contrato e assim assinam o presente termo em 2 (duas) vias de igual teor, os

quais passam a ter fora legal entre as partes.

Local e Data: _____________________,____ de ________________ de 20___.

___________________________________

Assinatura do CONTRATANTE

Lembre-se, este um modelo. Pode adapt-lo livremente, seguindo as orientaes do

professor e as observaes da aula de Cerimonial e Organizao de Eventos.


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CONVITE AO PALESTRANTE:

LOCAL, DATA

Ilmo(a) Sr(a).

NOME PALESTRANTEEspecialista em ..............................

Assunto: Convite para apresentao no INTERSEC ENCONTRO DE SECRETARIADO

Prezado(a)(a) Sr(a)

com grande satisfao que convidamos V. Sa para participar do INTERSEC na qualidade depalestrante. Caso gentilmente aceite nosso convide, gostaramos de consult-lo(a) sobre a possibilidade

de apresentar a palestra sobre o tema ______________________________________________, ou outrotema de vossa sugesto.

O INTERSEC um evento tradicional realizado pelos alunos de Tecnologia em Automao deEscritrios e Secretariado, e objetiva realizar a interface entre Mundo Acadmico e Mundo do Trabalho,por meio de palestras realizadas por profissionais renomados. O evento no tem fins lucrativos.

Data: XX de XXXXX de XXXX.

Local: XXXXXXXXXXXXXXXXXX

Pblico alvo: Alunos de Tecnologia em Secretariado.

Sugerimos o horrio de 19h45as 20h30para sua palestra.

Certos de contar com a ateno de V. Sa colocamo-nos a disposio para esclarecimentos que foremnecessrios.

Comisso Organizadora


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Na vimos um modelo de convite ao palestrante. Agora vamos ver um modelo para o

pblico. Inclua figuras, use cores leves, discretas, mas que contrastem com as letras e, em

conjunto, destaquem o convite.

CONVITE

Os alunos do 3 Semestre do Curso de Tecnologia em Secretariado da FATEC -

Universidade Nove de Julho tm a honra de convid-lo (a) para o evento que ocorrer no

dia............., ms, ano, horas , no Campus .......................................

PROGRAMAO

v 19:00 Recepo

v 19h25 Composio da Mesa Solenev 19h45 Palestra ...........................

v 20h35 Sorteio de Brindes

v 20h50 Intervalo

v 21h20 Palestra: ...............................

v 22h10 Sorteio de Brindes e Agradecimentos

v 22h30 Encerramento

Prestigie o curso de Tecnologia em Secretariado. Venha trocar experincias com

profissionais da rea.

Participe!


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Save the date

O save the datefoi criado nos Estados Unidos onde os filhos costumam mudar-se para

estudar ou trabalhar e distanciam-se da famlia, indo para outras cidades ou estados. Assim,

os noivos encontraram uma forma de antecipadamente informarem aos familiares a data do

casamento. Eles usam o pr-convite. Se tiver oportunidade assista ao filme: Noivas emGuerra, neste filme eles falam do pr-convite com frequncia.

Aqui no to comum em eventos sociais, porm nos corporativos tem se tornado uma

constante. Neste caso, o objetivo atrair a ateno por meio de pequenas chamadas que aos

poucos vo esclarecendo do que tratar o evento. uma forma das pessoas no esquecerem

a data. Inicie com cerca de 50 dias antes do evento e v semanalmente ou quinzenalmente

reforando o convite. Em cada um que enviar, faa pequenas alteraes, enriquea a

informao.

Modelos:

SAVE THE DATE 1 (45 Dias antes)

Fique atento(a), em breve ocorrer o INTERSEC Encontro de Secretariado. Reserve

esta data em sua agenda: XX, XX. XXXX.

Comisso Organizadora.

==============

SAVE THE DATE 2 (30 dias antes)

Quer trocar ideias, esclarecer dvidas, debater temas de interesse da rea de

secretariado? Ento, no pode perder o INTERSEC Encontro de Secretariado. Reserve esta

data em sua agenda: XX, XX. XXXX.


=================

SAVE THE DATE 3 (20 dias antes)

Est chegando. No perca a oportunidade de assistir a uma palestra com

........................................................................, profissional da rea ................................. Ter

a oportunidade de aprender mais sobre ...................................... Contamos com sua presena.

Local, data, horrio.



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AVAL IAO DE EVENTOS:

Prezado(a) congressista (adapte para evento)

Com o intuito de aperfeioarmos os trabalhos, oferecendo um evento cada vez melhor,

solicitamos sua especial gentileza no preenchimento deste questionrio.Gratos.

Escolha do

Localtimo Bom Regular Ruim

Data

Espao fsico

Alimentos

Bebidas

Brindes

Recepo

Cerimonial e

Protocolo

Mestre de

Cerimnias

Palestra 1

Palestrante 1

Palestra 2Palestrante 2

Limpeza

Limpeza

banheiros

Decorao

Divulgao

O Evento em

geral foi

1. Sugestes, crticas:

(reservar algumas linhas para esta questo).


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CARTA DE AGRADECIMENTO

Carta de Agradecimento: Convidados

Local, data, ano.

Ficamos honrados em contar com sua presena em nosso evento, pois o objetivo foi

oferecer uma programao que pudesse ampliar seus conhecimentos sobre

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

No prximo ano, no perodo de XXXXXXXXXXXXXX no local xxxxxxxxxxxxxxxxxx,

desejamos contar novamente com sua presena.

Cordialmente,

Comisso organizadora.

=======================================================================

Carta de Agradecimento: palestrante

Local, data, ano.

Ficamos honrados em contar com sua contribuio como palestrante em nosso evento.

Graas a iniciativas como a sua, tornasse possvel oferecermos um contedo de

qualidade aos nossos convidados.

Desejamos contar novamente com sua participao em eventos futuros.

Cordialmente,


=======================================================================


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Em algumas situaes elegante enviar uma carta de agradecimento pela presena do

visitante, ou ao palestrante, ou ao patrocinador, ou aos colaboradores. As normas gramaticais,

ortografia, pontuao e esttica aprendeu em outras disciplinas. Agora vamos apresentar

modelos que podem ser utilizados para convidados, palestrantes, autoridades, colaboradores,

patrocinadores. Iniciaremos nesta aula e aremos continuidade na prxima.

========================================================================

Agradecimento ao Patrocinador

Local, data, ano.

A Comisso Organizadora do INTERSEC agradece sua contribuio como

patrocinador do evento. Graas a iniciativas como esta, tornasse possvel a elaborao de um

evento com mais qualidade e o desenvolvimento discente.

Desejamos contar novamente com sua participao em eventos futuros.

Cordialmente,


========================================================================


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Agradecimento ao Colaborador (Professor Orientador)

Local, data, ano.

Prezado(a)(a) Colaborador(a) (Professor orientador),

Conclumos mais um evento. Voc nos acompanhou desde o incio da idealizao

deste evento. Percebeu nossas dificuldades, esclareceu dvidas, participou de cada uma das

decises que foram sendo tomadas. Com dedicao nos ajudou a concretizar este evento,

compartilhando conosco seus conhecimentos. Por isso, o corpo discente que compem a

Comisso Organizadora do INTERSEC agradece sua contribuio como orientador deste

evento.

Obrigado(a) professor(a)!

Cordialmente,

Discentes da Comisso Organizadora do INTERSEC.

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Quando conclumos um evento a sensao que temos de dever cumprido, no

mesmo? Mas para garantir o sucesso de eventos futuros essencial fazer a tabulao e

anlise dos resultados do evento. Com isso, a chance de sucesso em eventos futuros bem

maior.

Por isso, para cada pergunta faa o grfico e verifique se a resposta corresponde aoobjetivo pretendido. Com as respostas, alimentar o checklist de outro evento. Isso fazer a

Gesto do Conhecimento em eventos. Ou seja, dados transformados em informao que

serviro de aprendizado para outros eventos.

Caso tenha dificuldades na anlise estatstica, procure ajuda com professores e/ou

colegas que dominem o assunto.


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BIBLIOGRAFIA

LEO, Clia Pereira de Souza.Boas Maneiras de A a Z Algumas dicas bsicas para

um comportamento social adequado.14 Ed . So Paulo: STS, 1997.

OLIVEIRA, J.B. Como Promover Eventos Cerimonial e Protocolo na Prtica. SoPaulo: Madras, 2001.

ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organizao de Eventos Planejamento eOperacionalizao. 4 Ed. So Paulo: Atlas, 2010.

GOELDNER, Charles R., RITCHIE, Brente, MCINTOSH, Robert W; trad. Roberto

Cataldo Costa. Turismo: princpios, prticas e filosofias. 8.ed. Porto Alegre: Bookman,

2002.

NETO, Franscisco Paulo de Melo.Marketing de Eventos. Rio de Janeiro: 2001.

http://pt.fifa.com/worldcup/index.html.

http://veja.abril.com.br/noticia/esporte/fifa-confirma-novo-patrocinador-para-copa-2014
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