Apostila_Noçoes_Arquivologia_2008

8/22/2019 Apostila_Nooes_Arquivologia_2008

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Noes de Arquivologia Prof. MardemCosta

1 - CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

a guarda com tcnica de qualquer espcie de documento, visando preservao e a facilidade de encontrarquando procurado. (necessidade da conservao dos documentos recebidos os produzidos por um rgo, para execuo de

suas atividades.) Tambm conhecido como Centro de Documentao (CEDOC). um sistema de recebimento, seleo, guarda, conservao, consulta e destruio de documentos produzidos e/ou

recebidos por uma entidade, no decorrer de suas atividades.

Guardar um hbito. Arquivar uma tcnica.

1 . 1 - Finalidade do Arquivo servir administrao, tendo como instrumento de apoio os documentos por ele protegidos e preservados,

visando a sua utilizao. Quando o documento no mais servir Administrao, pode ser selecionado para servir de fontepara a Histria e a memria da instituio.

OBS.: Para efeito desse estudo, adotaremos as normas da lei Federal de Arquivos n 8.159 de 08 de janeiro de 1991, quedispem sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.

2- TIPOS DE ARQUIVO

2.1 - Quanto entidade Criadora (Mantenedora), os arquivos classificam em:

a) Pblicos - conjunto de documentos que pode ser definido de acordo com o rgo produtor, ou seja, como dembito federal, estadual ou municipal;

b) Privados - conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas (Institucionais,Familiares ou Pessoais.)

Institucional est relacionado, por exemplo, s instituies educacionais, igrejas, corporaes no-lucrativas,sociedade e associaes.

Comercial Arquivo de firmas, corporaes e companhias.Famlia ou Pessoal diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas,

individualmente.

2.2 - Quanto ao prazo de reteno (freqncia de utilizao)

Tudo comeou nos Estados Unidos em 1973 quando Jean-Jacques Valete definiu o ciclo vital dos documentos,dividindo em trs fases os arquivos que em seu conjunto denomina-se Teoria das 3 Idades, adotada no Brasil, definidascomo : Corrente, Intermediria e Permanente.

a) Correntes : so aqueles que esto em curso, isto , tramitando, ou que foram arquivados, mas que pelo seu valorprimrio so objeto de consultas freqentes pela entidade que os produziu; eles podem ser conservados nos locais ondeforam produzidos sob a responsabilidade rgo produtor; respeitando os prazos de arquivamentos. (Tambm conhecidocomo vivo, Futuro, Ativo ou atual).

b) Intermedirio diz respeito ao perodo em que o documento ainda e necessrio administrao (por razes deinteresse administrativo), porem com menor freqncia de uso, podendo ser transferido para uma outra rea a sua guarda,organizao e conservao. Esses documentos aguardam sua eliminao ou recolhimento instituio arquivstica(Tambm conhecido como de espera, transitrio, semi-ativo e provisrio)

c) Permanente so conjuntos de documentos que devem ser definitivamente preservados, respeitada a destinaoestabelecida pela Tabela de Temporalidade Documental, em decorrncia de seu valor probatrio, informativo, Histrico,cientifico ou cultural. Eles no so mais necessrios ao cumprimento das atividades da administrao. ( Tambm conhecidocomo morto, inativo, eterno ou histrico)

Probatrio quando comprova a existncia, o funcionamento e as aes da instituio; Informativo quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para fins de estudo

ou pesquisa (Schellenberg, 1994, p. 152-154).

Arquivo corrente o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foramproduzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos rgosprodutores em razo de sua vigncia e da freqncia com que so por eles consultados.

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Perodo de atividade - o perodo durante o qual os documentos so indispensveis manuteno das atividadesquotidianas de uma administrao. Devem permanecer o mais perto possvel do utilizador ou, se estiverem em memria decomputador, ser fcil e rapidamente acessveis.

Conforme se pode entender, o arquivo corrente o comeo de tudo. nesta fase que tudo pode ser feito para alcanar aqualidade na informao que vai servir de base a toda tomada de deciso da Organizao. nesta fase que: Se escolhe o mtodo de arquivamento; Se classifica; Se avalia; Se transfere ou Se elimina.

Conforme vimos, denominamos o arquivo corrente o conjunto de documentos que por vrios motivos permanece prximode ns, prximo e de fcil acesso. Os motivos mais citados so:

Documentos cujos assuntos no esto encerrados, esto em litgio ou simplesmente em andamento; Documentos cujo volume e assunto no justifica transferir para ARQUIVO INTERMEDIRIO ou CENTRAL;

Documentos consultados com freqncia como leis, regulamentos, manuais, plantas, etc. Documentos que servem de instrumentos como catlogos, ndices, listas, relatrios, etc.

A principal caracterstica dos arquivos correntes serem de uso freqente, serem documentos que necessitam estar pertopara auxiliar nossas atividades do dia-a-dia, por isso, sua localizao fsica deve ser o mais prximo possvel de seuusurio, e no fora do setor de trabalho.

Importante: Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados quando se dispensaateno aos documentos desde sua criao at o monumento em que so transferidos para um arquivo de custdia

permanente ou so eliminados.

2.3 - Quanto a local de arquivamento

a) Centralizados - Num nico local fsico para economia de espao e reduo de custos.

b) Descentralizado Em vrios locais para atender s necessidades de cada usurio (por exemplo, ter o arquivointermedirio na terceira gaveta e o permanente na quarta, reservando as duas primeiras para o arquivo corrente).

A prpria localizao fsica dos arquivos correspondentes s trs idades dos documentos j demonstra suasespecificidades.

Primeiro deve situar-se junto ao produtor-administrador, tem de ser gil, seguindo classificao e cdigo deassuntos de acordo com as funes administrativas; deve ser reservado como informao pblica.

O segundo, o arquivo intermedirio, pouco consultado pela administrao, que dele no mais necessita; podeestar em local afastado.

Os arquivos de terceira idade interessam muito mais aos investigadores do que aos administradores, devem estarlocalizados junto s universidades ou centro culturais.

2.4 - Quanto forma, os arquivos podem ter os seguintes tipos:

a) Arquivos verticais - Onde os documentos, dentro de pastas, ficam dispostos verticalmente, atrs ou ao lado deoutros; de baixo custo, so fceis de ser operados e atualizados. So conhecidos como sistema de 4 gavetas.

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b) Arquivos Horizontais Onde os documentos ficam deitados sobre os posteriores; de fcil atualizao emanipulao, exigem certos conhecimentos tcnicos. So conhecidos como sistema Kardex.

c) Arquivos Rotativos Onde os documentos ficam apoiados em bandejas presas a um eixo horizontal ou vertical epossuem movimento circulatrio. As bandejas permitem que os documentos fiquem deitados ou de p.

d) Outros - Fichrios de Mesa (madeira, ao, acrlico ou misto) ou mdulos portteis, Estantes e armrios (de aoou madeira) Caixas de arquivos permanentes ou transferncia (utilizadas para guarda de documentos, podem serde lata ou de papelo ou mesmo de madeira compensada).

2.5 - Quanto ao Grau de Acesso (natureza do contedo do assunto)

O acesso a possibilidade de consulta aos documentos de arquivo e podem ser classificados em:

Documento Ostensivo :documento cujo acesso irrestrito (franqueado, de livre acesso);

Documento Sigiloso: documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto,requeiram medidas especiais de acesso, salvaguarda para a sua custdia e divulgao;

De acordo com a Lei 8.159/91, Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado,bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem daspessoas so originariamente sigilosos.

O Poder Executivo editou o Decreto n 5.301, de 9 de dezembro de 2004, visando regulamentar o disposto naquela medida.

Quanto aos prazos de sigilo, o art. 7 do Decreto 5.301, de 2004, altera o art. 7 do Decreto n 4.553, de 2002,estabelecendo grau de sigilo, classificando os documentos pblicos em quatro categorias, a saber::

Quadro 1: Categorias e caractersticas de documentos sigilosos

CATEGORIAS CONCEITO CARACTERSTICAS

ultra-secretos Mximo de 30 (trinta anos);

Documentos que requeiram excepcionais

Documentos referentes soberania e integridadeterritorial nacionais, planos de guerra e relaesinternacionais do pas, cuja divulgao ponha em

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medidas de segurana e cujo teor s deva ser doconhecimento de agentes pblicos ligados ao seuestudo e manuseio.

risco a segurana da sociedade e do Estado.

secretos Mximo de 20 (vinte anos);

Documentos que requeiram rigorosas medidas desegurana e cujo teor ou caracterstica possam serdo conhecimento de agentes pblicos que,embora sem ligao ntima com seu estudo oumanuseio, sejam autorizados a deles tomaremconhecimento em razo de sua responsabilidadefuncional.

Documentos referentes a planos ou detalhes deoperaes militares, a informaes que indiqueminstalaes estratgicas e aos assuntosdiplomticos que requeiram rigorosas medidasde segurana cuja divulgao ponha em risco asegurana da sociedade e do Estado.

confidenciais Mximo de 10 (dez anos);

Documentos cujo conhecimento e divulgao

possam ser prejudiciais ao interesse do pas.

Aqueles em que o sigilo deva ser mantido porinteresse do governo e das partes e cujadivulgao prvia possa vir a frustrar seus

objetivos ou ponha em risco a segurana dasociedade e do Estado.

reservados Mximo de 05 (cinco anos).

Documentos que no devam, imediatamente, serdo conhecimento do pblico em geral.

Aqueles cuja divulgao, quando ainda emtrmite, comprometa as operaes ou objetivosneles previstos.

A estas categorias correspondem segmentos da administrao pblica dotados de poderes classificatrios e prazos de sigilo.

Quadro 2: Agentes classificadores e prazos de sigilo

CATEGORIAS DESIGILO

AGENTES CLASSIFICADORES PRAZOS DECLASSIFICAO

Ultra-secreto Chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio. At 30 anos

Secreto As autoridades acima, governadores e ministros (ou por quem hajarecebido delegao)

At 20 anos

Confidencial As autoridades acima e titulares dos rgos da AdministraoFederal, Estados, Municpios (ou que haja recebido delegao para

tal)

At 10 anos

Reservado As autoridades acima e os agentes pblicos encarregados daexecuo de projetos, programas e planos.

At 5 anos

2.6 - Quanto a NaturezaDependendo das caractersticas dos documentos que compem os arquivos, podem ser:

a) Arquivo Especial guarda documento de variadas formas fsicas como discos, fitas, disquetes, fotografias, microformas(fichas microfilmadas), slides, filme, entre outros ; Eles merecem tratamento adequado no apenas quanto aoarmazenamento das peas, mas tambm quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservao.

b) Arquivo Especializado tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de um campo especifico comoo hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. So chamados, inadequadamente, de arquivos tcnicos;

2.7 - Quanto ao gnero

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Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto , o gnero dos documentos de um arquivo,eles podem ser bem variados, como abaixo:

a) Grficos - So os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos, documento escrito ou

textual. Quando seu enfoque baseado em linguagem escrita;b) Iconogrficos - So os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens

estticas (quando enfoca figuras e imagens). Ex: desenhos, gravuras, fotografias (diapositivos(slides), ampliaes e negativos fotogrficos), quadro;

c) Cartogrficos Quando reproduz em escalas menores uma rea geogrfica. So os documentos em formatos edimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Ex:

plantas arquitetnicas, Atlas geogrficos e mapas;

Quando so feitos de material especial e registram som e imagem e podem ser divididos:

d) Audiovisuais - Filmogrficos: so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas deimagem (types), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis,contendo imagens em movimento. Ex. Filmes e fitas videomagnticas

- Sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registrosFonogrficos. Ex. Discos e fitas audiomagnticas. Ex: discos, CD, fitas.

e) Informticos - Documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Ex: disco flexvel (disquete),disco rgido (winchester) e disco ptico.

3- Acessrios para arquivamento

a) Guias - so cartes resistentes, do tamanho das pastas ou fichas que so usadas para separar as varias sees nasgavetas;

b) Guia-Fora - destinada a substituir a pasta que retirada temporariamente do arquivo, para marcar seu lugar echamar a ateno do arquivista;

c) Tiras de insero - so pequenos rtulos que so encaixados nas janelas das porta-fixas, trazendo aidentificao.

d) Pastas material de consumo, tipo suspensa, sanfonada, classificadora (conhecida como A/Z).

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Pasta Suspensa Pasta A/Z

4- Sistema de arquivamento

1- Significa o ato de guardar os documentos nas respectivas pastas ou lugares. Existem trs sistemas, a saber:

a) Sistema Direto - quando o arquivamento ou consulta podem ser feitos diretamente sem auxilio de um ndice ouqualquer outra referencia. o caso do mtodo alfabtico, que no requer nenhum tipo de dicionrio ou ndice dearquivamento.

b) Sistema Indireto - quando o arquivamento ou a consulta depende de um ndice a ser consultado. o caso domtodo numrico, no qual o mtodo numero 001 significa as cartas enviadas, o 002 cartas recebidas, o 003 cliente tal, o004 cliente tal, etc.

c) Sistema semi-indireto - quando o arquivamento ou consulta podem dispensar o ndice, mas exige uma tabela queest sempre a mo do arquivista. A tabela pode estar em um carto colado ao prprio arquivo, ou colado na primeira pasta,ou na frente do arquivista.

2- A escolha do sistema adequado requer um mtodo que para proceder a esse fim. As etapas do sistema dearquivamento, avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento acontecem ao aceso a esses documentos deacordo com o fluxo abaixo:

a) Anlise - estudo de cada documento remetido, com vista a revisar sob que cdigo dever ser classificado.b) Classificaro material de acordo com o mtodo adotado.c) Codificar- Atribuio de cdigo numrico de acordo com o assunto de que se trata o documento.d) Cadastramento - so lanamentos efetuados com dados acima, no sistema arquivo que armazenar as informaes que

alimentar a Tabela de Temporalidade.e) Arquivamento - fase em que se efetiva a guarda do documento no local devido, facilitando assim sua recuperao.

Avaliao Processo de anlise de documentos, visando a estabelecer sua destinao de acordo com os valores que lhesforem atribudos.

Destinao Encaminhamento dos documentos, em decorrncia da avaliao, guarda temporria ou permanente, eliminao e/ou mudana de suporte.

Transferncia a passagem do documento da fase corrente para a fase intermediria.

Recolhimento A passagem do documento para a fase permanente chamada de recolhimento e, por conseguinte, apenasos documentos de valor probatrio, informativo, Histrico, cientifico ou cultural.

Transferncia Recolhimento

Recolhimento

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ArquivoCorrente

Eliminao

ArquivoIntermedirio

Eliminao

ArquivoPermanente

Histrico


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5- Tcnicas de ArquivamentoOs sistemas bsicos de arquivamento conhecidos so Alfabtico, numrico e alfabtico - numrico (tambm

conhecido como alfanumrico) que comporta as diversas variaes de arquivamento.

- Alfabtico subdivide em:

a) Mtodo Nominal- prevalece os critrios dos nomes;b) Mtodo Geogrfico - por rea geogrfica ;c)Mtodo Enciclopdico - por assunto e ordenados por importncia (Adm. de Materiais);d)Mtodo Dicionrio - rigorosa ordenao alfabtica de ttulos sem ser preciso fazer decomposies.

- Numricoa) Comum ou ordinrio - atribui um n. a cada assunto;

b) Decimal - parte de 10 assuntos e subdivide os campos sempre de 10 em 10;c) Dplex - idntico ao decimal, porm, no possui a limitao de dez classes.

- Alfanumrico:

Constitui na combinao das vantagens dos dois mtodos anteriores. A diviso alfabtica subdividida numericamente,ou seja, a classificao principal alfabtica, mas dentro de cada classificao principal alfabtica, mas dentro de cadaclassificao (seja nome. Assunto a localizao), h um desdobramento numrico.

Os mtodos tradicionais de arquivamento so conhecidos e classificados como:

Alfabtico: utilizado quando o elemento principal a ser considerado o nome, pode ser chamado de sistema direto pois, a

pesquisa feita diretamente no arquivo por ordem alfabtica. Este mtodo bastante rpido, direto e de fcil utilizao.

Numrico:Este mtodo deve ser utilizado quando o elemento principal um numero, sendo considerado sistema indireto, pois,

para localizar um documento faz-se necessrio recorrer a um ndice, que fornecer o nmero sob o qual o documento foiorganizado. Pode ser dividido em trs tipos: o numrico simples (para cada cliente existe um Rev. ACB: Biblioteconomiaem Santa Catarina, v. 8/9, p. 117 , 2003/2004 numero), o mtodo numrico cronolgico (alm do numero observa-setambm a data do documento) outro exemplo comum, so os processos, onde a pasta recebe um protocolo/nmero na capae todos os demais documentos que entrarem recebe o mesmo nmero;, e o mtodo dgito-terminal (os documentos sonumerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo, ou seja os nmeros sodispostos em trs grupos de dois dgitos cada um e so lidos da direita para a esquerda, formando pares). Este mtodo geralmente utilizado em arquivos com grande volume de documentos com elemento principal nmero.

Alfanumrico:Que atribui um nmero a determinados elementos que formam o arquivo, intercalando letras e nmeros. Limitante e

pouco verstil, no permite fceis modificaes ou expanses, a no ser com reclassificaes e adies de letras ounmeros. Por exemplo, as placas dos veculos.

Geogrfico ou territorial: tambm dosistema direto, onde a busca realizada pelos elementos procedncia ou local, que esto organizados

em ordem alfabtica. uma variao do nominal e alfabtico, utiliza as reas geogrficas para indicar a procedncia dodocumento e para arquivar cpias de documentos enviados. Pode ser por pas, estado, cidade, bairro, zona, rua ou regio.Em alguns casos (como em mala direta), o CEP utilizado com sucesso.

Assuntos ou enciclopdico (Ideogrfico):Este mtodo bastante utilizado, porm, no de fcil aplicao porque depende de interpretao dos documentos

sob analise e diante disso requer grande conhecimento das atividades institucionais e da utilizao de vocabulrioscontrolados. Podem ser apresentados alfabtica ou numericamente. No caso da apresentao alfabtica, utiliza-se a ordemalfabtico-enciclopdica, quando os assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente; ou aordem dicionrio, que ocorre quando os assuntos so dispostos alfabeticamente, seguindo-se a ordem seqencial das letras.

CDD (Classificao Decimal de Dewey):Devemos esclarecer que a administrao pblica federal adotou o mtodo decimal, baseado na tcnica de

Melvil Dewey, naturalmente inspirada nas prticas arquivsticas norte-americanas. O mtodo decimal, como se sabe,divide os assuntos em dez classes principais e estas, por sua vez, em outras dez subclasses, e assim sucessivamente.

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As classes principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs algarismos (000, 100, 200, 300, 400,500, 600, 700, 800 e 900), e correspondem s grandes funes desempenhadas pelo rgo (Prefeitura ou Cmara deVereadores), que se subdividem, por sua vez, em grupos e subgrupos.

Utilizando em bibliotecas, divide o conhecimento da humanidade em dez grandes classes ( conforme abaixo) as quais

se subdividem de 10 em 10, sucessivamente, sempre partindo do geral para o especfico. Em arquivos, pode-seadaptar este sistema, desde que estabeleam 10 assuntos principais para a empresa e depois os seus desdobramentos.

CLASSES000 Obras gerais100 Filosofia200 Religio300 Cincias Sociais400 Lingstica (Filologia)500 Cincias Puras600 Cincias Aplicadas700 Artes e Divertimento (Belas Artes)800 Literatura

900 Histria, Geografia e Biografia.

SUBDIVISAO DA CLASSE 600600 Cincias Aplicadas610 Medicina620 Engenharia

SUBDIVISAO DA SUBCLASSE 610610 Medicina611 Anatomia612 Fisiologia Humana

Dplex:O agrupamento de assuntos neste mtodo feito em classes, tendo capacidade ilimitada. A diviso dos assuntos

tambm parte do geral para o especfico e as novas classes podem ser abertas medida que houver necessidade.. Atribui aos assuntos divididos em classes uma numerao seqencial e, dentro destas classes, forma subclassestambm ordenadas por nmeros.

Colorido:Que indica por intermdio de cores os assuntos arquivados. Indicado para poucos documentos. Por exemplo, pasta

verde: Recursos Humanos; amarela: Vendas, etc. Conhecido tambm, porvariadex.

Mistos: Devido s peculiaridades da empresa, criam sistemas hbridos dos anteriores; a anlise das vantagens e desvantagens de

cada um dever ser um guia par a esta iniciativa. A criatividade e os conhecimentos tcnicos devero ser colocados nummanual de arquivo ou em norma de procedimento especfica.

Especiais: Com a utilizao do computador, algumas formas de arquivo tambm esto sendo utilizadas para classificao dedocumentos e semelhantes. o caso de controle de frmulas de produo (que os operrios no necessitam conhecer) oucontrole de aumentos de salrios.

03 - REGRAS DE ALFABETAO

O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao, que so as seguintes:

1 Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.

Exemplo: Joo BarbosaPedro lvares Cabral

Arquivam-se: Barbosa, JooCabral, Pedro lvares

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Paulo SantosMaria Lusa Vasconcelos

Santos, PauloVasconcelos, Maria Lusa

Obs. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.Exemplo: Anbal Teixeira

Marilda TeixeiraPaulo TeixeiraVtor Teixeira

Arquivam-se: Teixeira, AnbalTeixeira, MarildaTeixeira, PauloTeixeira, Vtor

2 Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam.Exemplo: Camilo Castelo Branco

Paulo Monte VerdeHeitor Villa-Lobos

Arquivam-se: Castelo Branco, CamiloMonte Verde, PauloVilla-Lobos, Heitor

3 Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por umadjetivo e um substantivo.

Exemplo: Waldemar Santa RitaLuciano Santo CristoCarlos So PauloJorge Santo Antnio

Arquivam-se: Santa Rita, WaldemarSanto Cristo, LucianoSo Paulo, CarlosSanto Antonio, Jorge

4 As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.

Exemplo: J. VieiraJonas VieiraJos Vieira

Arquivam-se: Vieira, JVieira, JonasVieira, Jos

5 Os artigos e preposies tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9).

Exemplo: Pedro de AlmeidaRicardo dAndradeLcia da Cmara

Arnaldo do Couto

Arquivam-se: Almeida, Pedro deAndrade, Ricardo dCmara, Lcia daCouto, Arnaldo do

6 Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrantedo ltimo sobrenome, mais no so considerados na ordenao alfabtica.

Exemplo: Antnio Almeida FilhoPaulo Ribeiro JniorJoaquim Vasconcelos SobrinhoHenrique Viana Neto

Arquivam-se: Almeida Filho, AntnioRibeiro Jnior, PauloVasconcelos Sobrinho, JoaquimViana Neto, Henrique

Obs. Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de elemento de distino.Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho

Jorge de Abreu Neto

Jorge de Abreu Filho

Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge deAbreu Neto, Jorge de

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Abreu Sobrinho, Jorge de

7 Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses.

Exemplo: Ministro Milton Campos

Professor Andr FerreiraGeneral Paulo PereiraDr. Paulo Teixeira

Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro)

Ferreira, Andr (Professor)Pereira, Paulo (General)Teixeira, Paulo (Dr.)

8 Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (vertambm regras n 10 e 11).

Exemplo: Georges AubertWinston ChurchillPaul MllerJorge SchmidtJohn E. Bingham.

George W. Bush

Arquivam-se: Aubert, GeorgesChurchill, WinstonMller, PaulSchmidt, JorgeBingham, John E

Bush, George W.

9 As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parteintegrante do nome, quando escritas com letra maiscula.

Exemplo: Giulio di CapriEsteban De PenedoCharles Du PontJohn Mac AdamGordon OBrienMaria Luiza O'Hara

Arquivam-se: Capri, Giulio diDe Penedo, EstebanDu Pont, CharlesMac Adam, JohnOBrien, GordonO'hara, Maria Luiza

10 Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da famlia do pai.

Exemplo: Jos de Oviedo y BaosFrancisco de Pina de Mello

Angel del Arco y MolineroAntonio de los Ros

Arquivam-se:Arco y Molinero, Angel delOviedo y Baos, Jos dePina de Mello, Francisco deRos, Antonio de los

11 Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam.

Exemplo: Al Ben-HurLi YutangAdib Hassib

Arquivam-se: Al Ben-HurLi YutangAdib Hassib

12 Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no seconsiderando, porm para fins de ordenao, os artigos e preposies que se constituem. Admite-se, para facilitar aordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome.

Exemplo: Embratellvaro Ramos & Cia.Fundao Getlio VargasA ColegialThe Library of CongressCompanhia Progresso GuanabaraBarbosa Santos Ltda.

Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia.Barbosa Santos Ltda.Colegial (A)Companhia Progresso GuanabaraEmbratelFundao Getulio VargasLibrary of Congress (The)

13 Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ouescritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.

Exemplo: II Conferncia de Pintura Moderna Arquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II)

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Quinto Congresso de Geografia3. Congresso de Geologia

Congresso de Geografia (Quinto)Congresso de Geologia (3.)

Estas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critrioe faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras.

Exemplo: Jos Peregrino da Rocha FagundesJniorJosFlix Alves Pacheco

Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:Peregrino Jnior, JosFlix Pacheco, Jos

Colocam-se remissivas em:Fagundes Jnior, Jos Peregrino da RochaPacheco, Jos Flix Alves

04 - GESTO DE DOCUMENTOS

Conforme o artigo 3 da Lei n 8159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivospblicos e privados, "considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes suaproduo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ourecolhimento para guarda permanente."

Visa tambm atender as deficincias existentes na gesto de documentos e no ciclo vital (desde sua criao,passando pelas atividades de recebimento, registro, cadastramento, tramitao, expedio, classificao, recuperao atsua destinao final).

Possui trs fases bsicas para o manuseio da documentao:

1. Produo

2. Utilizao

3. Destinao

AProduo que a elaborao dos documentos relacionados com a especificidade do rgo: elaborao e gestode fichas e formulrios, controle da produo e difuso dos documentos de carter normativo e utilizao de processadorasde palavras e textos. (referente parte inicial do processo criao e classificao);

A Utilizao que diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos e sua necessidade para o cumprimento de suafuno administrativa. (trmite)

A terceira fase a da Destinao que envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dosdocumentos. (avaliao).

A aplicabilidade de um programa de Gesto de Documentos tornou-se fundamental, na medida que define os

nveis de aplicao:

O primeiro o Nvel Mnimo, aonde estabelece que o governo deve contar com programas de reteno eeliminao de documentos e procedimentos para recolhimento ao Arquivo Nacional daqueles de valor

permanente;

O segundo oNvel Mnimo Ampliado que complementa o primeiro, com a existncia de um ou mais centros dearquivamento intermedirio;

O terceiro o Nvel Intermedirio, que compreende os dois primeiros e, a adoo de programas bsicosrelacionados com a elaborao e gesto de formulrios, elaborao de sistemas de arquivos correntes, gesto decorrespondncia e documentos vitais, etc.

O quarto o Nvel Mximo, que inclui todas as atividades j descritas, complementadas por gesto de diretrizes

administrativas, de correspondncia e telecomunicaes, de mquinas copiadoras, uso de recursos de automao,etc...

4.1 Caractersticas da Avaliao Documental e Seleo de Documentos (Destinao)

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Ainda com relao ao processo de avaliao documental necessrio visualizar as suas caractersticas, levando emconta os seus Prazos de Guarda:

Guarda Eventual,

Guarda Temporria Guarda Permanente.

Define-se com Eventual queles documentos de interesse passageiro e no chegam a constituir valoradministrativo e jurdico para o rgo.

Como Guarda Temporria, esto aqueles aonde prevalece o interesse administrativo como determinante do seuvalor e, do seu prazo de reteno.

E, como Guarda Permanente aqueles de valor probatrio, ou seja, que constituem os direitos de pessoas fsicasou jurdicas e da coletividade; e tambm de valor informativo, sobre pessoas, fatos ou fenmenos considerados relevantes eque jamais sero eliminados pois so usados como referncia

Com relao guardaPermanente, nos rgos pblicos estes documentos dizem respeito origem dos rgos, suaorganizao e desenvolvimento ; a relatos da vida desse rgo; com tambm jurisprudncia e a administrao de pessoal.Devem tambm responder a questes tcnico-cientficas com relao s atividades especficas do rgo; divulgao e

promoo da instituio e, ao valor artstico e cultural.

. Quanto s diferenas relativas ao valor e freqncia de uso temos: avaliao, seleo e eliminao.

4.2 Anlise, avaliao, seleo e eliminao.

. Essa seqncia de operaes consiste em estabelecer o prazo de vida para os documentos, de acordo com seusvalores probatrio ou informativo.. O valor do documento determinado em funo de todas suas possveis finalidades e tambm do tempo devigncia dessas finalidades.. A eliminao no deve simplesmente basear-se em datas ou perodos rgidos, mas basear-se nos valoresatribudos aos diversos documentos de acordo com seu contedo, com as informaes neles contidas, jamais emrazo da espcie documental ou a apresentao fsica.. Criar Comisso Permanente de Avaliao de Documentos para elaborar instrumentos de destinao, que so atosnormativos nos quais so fixadas diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos.. Tabela de Temporalidade: o instrumento de destinao que determina os prazos que os documentos devem ser

mantidos nos arquivos correntes, intermedirios, ou recolhidos aos arquivos, permanentes, estabelecendo critrios paramicrofilmagem e eliminao. Descreve os documentos de forma clara para evitar interpretaes errneas, especialmentequando se tratar de sua eliminao;

.Lista de Eliminao (descarte): uma relao de documentos a serem eliminados numa nica operao.

4.3 Transferncia, recolhimento

. Transferncia: trata-se da passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermedirios.

.Recolhimento: trata-se da passagem dos documentos para os arquivos permanentes.

.Arquivo Corrente: local onde so guardados os documentos de uso freqente e aqueles em que o ato administrativoainda no terminou.. Arquivo Intermedirio: onde so guardados os documentos cuja freqncia de uso espordica e que soconservados em razo de seu valor histrico, probatrio ou informativo: a permanncia nesses arquivos transitria..Arquivo Permanente: onde so guardados dos documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, quese conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e suaevoluo.. a transferncia e o recolhimento so feitos em razo da freqncia de uso e no do valor do documento.. Facilita o arquivamento e a localizao de documentos, liberando e otimizando espao fsico.. Definir calendrio de transferncia, e no deve ser alterado o mtodo de arquivamento. Emitir lista dos documentos transferidos (ttulo das pastas, datas-limite e quantidade, podendo indicar os prazosfixados para sua conservao ou eliminao).. Promover a desinfestao e restaurao dos documentos.

05- PROTOCOLO12


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Como a entrada do documento na instituio deve ser realizada pela unidade orgnica de protocolo, preciso darrealce a esse patamar inicial, em que esto compreendidas as operaes de recebimento, classificao, registro, distribuio,tramitao (movimentao) e expedio.

Essa correspondncia aps o recebimento dever obedecer o seguinte fluxo:

- aberta, classificada, registrada, ter a devida numerao pela ordem de entrada e encaminha a seu destino.

Na fase do recebimento, h de ser preliminarmente verificado se o documento deve ter entrada naquele protocolo.Em seguida, procede-se autuao, se for o caso, garantindo-se ao interessado o devido comprovante de recebimento,habitualmente denominado carto de protocolo. Os requerimentos e outros documentos de andamento breve, ou seja, detrato e efeito imediato, no so objeto de autuao, devendo haver normas a esse respeito por parte dos rgos de origem.

Conceito

a denominao atribuda aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao eexpedio de documentos. tambm o nome atribudo ao nmero de registro dado ao documento ou, ainda, ao livro deregistro de documentos expedidos e recebidos.

As atividades de protocolo so caracterizadas no recebimento, que o ato de receber os documentos procedentesde outras entidades ou de pessoas fsicas; a classificao, que uma operao intelectual que consiste em analisar edeterminar o assunto de um documento atravs de um cdigo de classificao por assuntos; o registro, autuao emovimentao que uma espcie de identificao, um carimbo do protocolo como forma de preparar a ficha de protocolo eencaminhar a documentao atravs de guias, e encaminhamento destas a fim de proceder a atualizao e controle damovimentao; e expedio aonde a correspondncia recebida para expedio, e analisada.

Protocolo - Setor encarregado do recebimento, classificao, registro, distribuio, expedio e tramitao dedocumentos.

Autuao - Transformao do documento em processo.

O registro se refere s anotaes que servem de base para o controle da tramitao (fichas, guias de remessa etc.), operao

que poder ser realizada em tantas vias quantas forem necessrias para o tipo de informao requerida.

Na distribuio, preparam-se os documentos para o devido encaminhamento aos respectivos destinatrios, inclusive paraexpedio. Note-se que a distribuio no deve ser feita antes de se verificar se no faltam folhas, anexos, numerao, datae encaminhamento de cpias do documento unidade de arquivo.

A movimentao consiste no controle dos documentos em tramitao, visando garantir no s a sua imediata localizao,mas, sobretudo o acesso s informaes neles contidas durante essa fase. Destaque-se que as operaes de protocolo podemser informatizadas. Nesse caso, devero ser estabelecidos normas e procedimentos adequados adoo dessa tecnologia.

Classificao

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Recebe

ClassificaPROTOCOLO

Registra

Distribui

Expede


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Numa conceituao simples, classificar consiste em distribuir as matrias tratadas nos documentos em classes e/ou grupossegundo o sistema de classificao adotado (por assunto, geogrfico, numrico), admitidas s necessrias subdivises,hierarquicamente coordenadas.

Ao longo do processamento arquivstico podem ser usados diversos mtodos de classificao, numricos ou alfabticos,

subordinada a escolha ao tipo de informao visada.

Elementos como nome, local, data e assunto podem determinar essa opo. O assunto, no entanto, constitui um fator derecuperao dos mais importantes, como se ver adiante.

A classificao comea a ter relevncia desde a fase inicial do protocolo, ligada que est s atividades de recebimento,tramitao, expedio, arquivamento e recuperao das informaes contidas nos documentos.

Ela efetuada mediante leitura e interpretao do contedo do documento, visando ao enquadramento do mesmo no planode classificao previamente elaborado. Nessa operao preciso distinguir se h assunto principal e assunto(s)secundrio(s), recorrendo-se, se for o caso, a referncias cruzadas.

5.1. Recepo

a acolhida da correspondncia, examinando, conferido e registrando todos os papis entregues e autuando-os, se for ocaso.

5.2. Classificao

Para efeito de sua tramitao e arquivamento a correspondncia pode ser classificada como:

a) Da natureza- particular- comercial- oficial

b) Do grau de sigilo- sigiloso- no sigiloso

c) Do prazo de tramitao- normais- urgente- sujeito a prazo

d) da procedncia- interno- externo

e) do valor da guarda- corrente- intermedirio- permanente

5.3. Registro

Consiste em receber as correspondncias e demais documentos dirigidos a qualquer parte do rgo ou empresa,examinando-as e registrando-as, em fichas prprias, cujo registro dever retratar a localizao e a tramitao interna ouexterna do documento, desde a entrada at o seu arquivamento.

5.4. Distribuio

a expedio, de acordo com o destino indicado, da correspondncia em seu poder. Caso seja processo, antes deserem encaminhadas ao rgo de destino devero ter todas as peas ordenadas, numeradas rubricadas e ganhar uma capa,tal procedimento chama-se autuao, que o ato pelo qual o documento recebido em protocolo se constitui num processo.

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Processo o desenvolvimento de um expediente que, recebendo informaes, pareceres, anexos e despachos, segue oscanais competentes, ou seja, sua tramitao. (o termo Processo tem sentido de seguimento ou andamento de umexpediente).

6 - VALORAO DOS DOCUMENTOS

Os documentos, na sua fase inicial, apresentam valor primrio. "Chama-se primrio o valor que o documentoapresenta para a consecuo dos fins explcitos a que se prope; secundrios so aqueles que, embora j implcitos notempo em que so gerados os documentos, avultam com o correr dos anos." Este valor secundrio vai desde o elementoinformativo para anlise critica da administrao at, em perspectiva, os aspectos sociais e polticos generalizados que, nomesmo documento, o historiador puder detectar.

Dois conceitos norteiam o processo de avaliao: valor primrio e secundrio dos documentos.

Valor primrio refere-se aos aspectos gerenciais do documento e demanda de uso que este recebe por contada administrao que o produziu. Detectar o valor primrio dos documentos , como tal, identificar seu potencialde uso no mbito do processo decisrio, considerando suas dimenses gerenciais, legais e financeiras.

Valor secundrio diz respeito s possibilidades de utilizao do documento por usurios que o procuram porrazes distintas e posteriores quelas do seu produtor. Um registro civil, um documento de recrutamento militar,

por exemplo, contm, independentemente dos motivos pelos quais foram geradas, informaes sobrealfabetizao, nvel cultural e estado de sade da populao. A literatura tende a considerar o valor secundriomais relativo que o primrio: a apreciao atribuda hoje sobre o interesse a longo prazo de certos documentosem funo de conhecimentos e temas de pesquisa atuais no est a salvo de uma retomada de questionamento nofuturo (Petillat, l994, p.22, traduo nossa).

Dotado de valor primrio ou secundrio, todo documento de arquivo apresenta um valor de prova enquantotestemunhos privilegiados e objetivos de todos os componentes da vida da pessoa fsica ou jurdica que os constituiu(Couture, 1994, p.13, traduo nossa) ou, conforme Shellemberg (ibid., p. 153), so decorrentes da prova que contm daorganizao e funes do rgo que o produziu.

Valor Administrativo: Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o gerador doarquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais . o valor pelo qual odocumento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isto est presente em tododocumento quando de sua criao. Este valor tambm conhecido de valor funcional, em virtude de suascaractersticas. Tambm chamado de primrio.

Funcional Jurdica Administrativa Financeira Contbil Comercial Tecnolgica Etc

Valor documental:

Valor administrativo: documentos produzidos pela administrao como testemunho das atividades e tarefas; Valor legal: documentos que servem como testemunho perante a lei; Valor jurdico: documentos que derivam de direitos ou obrigaes legais, regulados pelo direito comum;

Valor contbil: documentos que servem para justificar e explicar as operaes relacionadas ao controleoramentrio (MARTN-PALOMINO; BENITO; TORRE MERINO, 2000, p.36).

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Valor Administrativo


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Valor Histrico: Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda permanente de documentos emarquivo. Conjunto de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente

preservados. Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor. O documento,aps perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, quando passa a ser considerado fontede pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao.

Obs.: Enquanto o documento tiver valor administrativo, ele ser arquivado, em uma instituio que aplique a Teoria das 3idades nas fases correntes ou intermediria. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, desdeque no possua valor histrico, ou ser recolhido fase permanente.

7 - SUPORTES DOCUMENTAIS

Microfilme uma tcnica de reduo fotogrfica de documentos em escalas que pode variar de 20 e 48 vezes.O microfilme substitui o armazenamento de papis proporcionando uma reduo de espao fsico que pode chegar a 98 %do espao anteriormente exigido pelo arquivo. A microfilmagem um processo reprogrfico autorizado pela Lei 5.433/68 e

pelo decreto 1.799/96, que confere ao microfilme o mesmo valor legal do documento original. A razo para justificar o usodo microfilme a economia de espao.

O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e prtico,proporcionando acesso eficiente, rpido, limpo e seguro s informaes arquivadas e a baixo custo.

O Brasil possui legislao federal especfica, que autoriza as atividades de microfilmagem no pas, estabelecendo que omicrofilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados aps amicrofilmagem.

Para a adoo da microfilmagem, deve-se considerar vrios elementos, tais como, custo/benefcio, vantagens edesvantagens de sua utilizao como instrumento tecnolgico para auxiliar no s na preservao dos originais, mastambm na garantia da segurana do acervo e agilizar a utilizao. Para que o servio de micrografia seja implantado comeficincia/eficcia se faz necessrio antes de tudo a organizao arquivstica dos documentos, com a utilizao de catlogos(eletrnicos ou manuais) para a organizao destes, bem como a implantao de critrios para a avaliao e seleo do

acervo.Vive-se em plena em plena era da exploso da produo da informao e as espcies documentais mensurveis porunidade, vm se avolumando em quantidades impressionantes, dentre elas os negativos e as ampliaes fotogrficas, osmapas e as plantas, os vdeos, os filmes os disquetes as fitas magnticas de som e as de computador e at mesmo omicrofilme (LOPES, 1993).

A microfilmagem apresenta para a preservao dos documentos vantagens incontestveis, mas em relao ao acessoexistem alguns problemas, que podem ser considerados graves, tais como a questo de que somente podem ser utilizadosem locais onde se possua equipamento especfico, sua leitura morosa, existem dificuldades de manuseio dos documentose as cpias tm qualidade inferior ao original.

Por esta razo que sistemas hbridos que conjugam a micrografia com os atuais sistemas eletrnicos para armazenamento

de documentos vm cada vez mais sendo utilizados, pois, a utilizao de meios eletrnicos para guarda de documentosainda no totalmente segura.

Aplicaes da Microfilmagem Bancos - principalmente para a microfilmagem de cheques. Seguradoras - microfilmagem dos processos de seguros. Receita Federal - imposto de renda Meios de comunicao - Centro de Documentao Bibliotecas - micropublicaes. Empresas Comerciais - Documentos diversos Indstria Automobilista - desenhos tcnicos e plantas. Companhias de Energia Eltrica - desenhos tcnicos e plantas. Metalurgia e siderurgia - desenhos de peas. Aeronutica - Manuais de manuteno dos avies. Prefeituras - Cadastros, pessoal, contabilidade, etc.

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Universidades - D.Pessoal, Acadmica, Hospital, Protocolo, etc.

GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos, uma tecnologia da computao que visa captar, armazenar,recuperar e gerenciar informaes de forma eletrnica. Os documentos originais (em papel) so convertidos para o formatode imagens eletrnicas, indexados (gerao ndices de pesquisa) e arquivados em equipamentos com capacidade alta dearmazenamento. Esta converso feita utilizando-se equipamento denominado (scaner) que faz a varredura do documento,transformando o mesmo em uma informao digital que ser reconhecida pelo computador.

Em seguida esta imagem sofre um processo de compresso para ocupar menos espao no sistema de armazenamento.

Durante o processo de armazenamento poder ser feita a gerao dos ndices de pesquisa da imagem digital dodocumento. Esta gerao poder ser manual (digitao) ou executando tcnicas de reconhecimento tico de caracteres. Estatcnica visa reconhecer o contedo do documento em partes (definio de campos fixos) ou na forma total do documento(recuperao por qualquer palavra).

Aps a organizao de toda a documentao no formato digital, o sistema permitir a distribuio e consulta para

diversas pessoas ao mesmo tempo.Passos de um arquivamento pelo Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)

PAPEL DIGITALIZAO ARMAZENAMENTO DISPONIBILIZAO DAIMAGEM

OBS.: Cabe ressaltar que apesar das facilidades que GED propicia, deve-se considerar impreterivelmente a questo legaldestes arquivos ou documentos, que at o momento no possuem regulamentao devido a sua vulnerabilidade e, porconseguinte, no asseguram o valor probatrio legal dos documentos. Outra questo a durabilidade dos materiaisempregados e sua rpida superao no que tange a atualizao destes softwares de gerenciamento.

8 - TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL

o registro esquemtico do ciclo de vida documental do rgo, sendo elaborada aps a anlise da documentaoe aprovada pela autoridade competente. A Tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente,sua transferncia ao arquivo intermedirio, os critrios para a microfilmagem, a eliminao ou o recolhimento aoarquivo permanente.

dados bsicos a serem includos na Tabela de Temporalidade nome do rgo e da unidade administrativa: espcie e assunto do documento; existncia de vias e/ou reprodues em outros setores; prazos de guarda nos arquivos correntes e intermedirios; destinao; observaes;

resultados da aplicao da Tabela de Temporalidade facilidade em distinguir os documentos de guarda temporria dos de guarda permanente; eliminao imediata de documentos cuja guarda no se justifique; racionalizao, principalmente em termos econmicos, das atividades de transferncia e recolhimento;

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implementao de um programa de destinao de documentos.

recomendaes quanto ao uso da Tabela de Temporalidade aprovao por dirigente do rgo e pela instituio arquivstico pblica na sua esfera de competncia; publicao do Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, no Dirio Oficial da Unio;

atualizao em conseqncia da produo ou supresso de documentos, bem como de alteraes na estruturaadministrativa;

tabulao de dados visando a apurar a porcentagem dos documentos e suas respectivas formas de destinao; evitar o uso de siglas, a menos que conste da tabela a denominao correspondente; elaborao de relatrio, justificando os critrios adotados e as modalidades de destinao propostas.

Ex. 1: Tabela de Temporalidade do Ministrio da Sade

9 - ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Aps o final de seu ciclo de vida, os documentos devero ser destrudos, antes, os mesmo sero relacionados noTermo de eliminao de documentos, publicados no Dirio Oficial e s ento ser destrudo.

De acordo com a legislao em vigor, nenhum documento pblico poder ser eliminado se no tiver sidosubmetido avaliao e se no constar da Tabela de Temporalidade do rgo, devidamente aprovada por autoridadecompetente e oficializada. Mesmo os documentos microfilmados no podero ser eliminados antes de se definir suadestinao final.

A eliminao de documentos definida aps anlise da Comisso Setorial de Avaliao, que julga os valoresprimrio e secundrio dos documentos.

Segundo a Resoluo Federal n 7, de 20/05/97, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, oregistro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio de:

a) Listagem de Eliminao de Documentos

b) Edital de Cincia de Eliminao de Documentos;c) Termo de Eliminao de Documentos;

A Tabela de Temporalidade dever indicar o local em que ser processada a eliminao:

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na prpria unidade

no arquivo central ou

no arquivo intermedirio

10 - CONSERVAO, PRESERVAO E RESTAURAO DE DOCUMENTOS

Assim como o Homem, os livros e documentos sofrem alteraes resultantes de agentes tais comomicroorganismos, insetos, roedores que se alimentam dos elementos nutritivos encontrados no suporte do papel (amido,gelatina, etc) e a poluio atmosfrica que causa a oxidao da celulose.

Umidade, Temperatura e luminosidade inadequadas e alteraes qumicas das substncias que entram nacomposio do papel tambm causam a sua degenerao. Mas os maiores danos que podem ser ocasionados aos livros edocumentos so os decorrentes de acidentes e dos maus tratos que recebem por parte do Homem que dele se utiliza.

O conhecimento das causas que diminuem a vida do livro ou documento vai permitir que se tome deciso nosentido de criar condies favorveis de armazenagem e uso para reduzir ao mximo os fatores causadores de suadegradao.

Todos os materiais orgnicos so extremamente frgeis e facilmente deteriorveis por agentes fsicos, qumicos ebiolgicos.

Conceito de Preservao, Conservao e Restaurao

Num arquivo ou museu 03 (trs) reas devem ser enfocadas: a de conservao, preservao e a de restaurao.

a) Preservao: uma conscincia, mentalidade, poltica (individual ou coletiva, particular ou institucional) com oobjetivo de proteger e salvaguardar o Patrimnio. Resguardar o bem cultural, prevenindo possveis malefcios e

proporcionando a estes condies adequadas de sade. o controle ambiental, composto por tcnicas preventivas queenvolvam o manuseio, acondicionamento, transporte e exposio;

b) Conservao: o conjunto de intervenes diretas, realizadas na prpria estrutura fsica do bem cultural, com afinalidade de tratamento, impedindo, retardando ou inibindo a ao nefasta ocasionada pela ausncia de umapreservao. composta por tratamentos curativos, mecnicos e/ou qumicos, tais como: higienizao ou desinfestaode insetos ou microorganismos, seguidos ou no de pequenos reparos;

c) Restaurao: um tratamento bem mais complexo e profundo, constitudo de intervenes mecnicas e qumicas,estruturais e/ou estticas, com a finalidade de revitalizar um bem cultural, resgatando seus valores histricos e artsticos.Respeitando-se, ao mximo, a integridade e as caractersticas histricas, estticas e formais do bem cultural, deve serfeito por especialistas.

Portanto, fazendo-se um paralelo com a rea da sade, a sade do bem cultural, pode ser assim definida:a) Preservao profilaxia, conscientizao.

b) Conservao medicamento, curativos.

c) Restaurao cirurgia feita por especialistas

10.1 - AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS

1. FSICOS

Iluminao : a radiao ultravioleta (luz solar e lmpadas fluorescentes) so prejudiciais ao papel, a celulose oxida.E as reaes de mudanas na cor e composio dos materiais continuam mesmo aps removida a causa os danosso cumulativos. Portanto, no existe iluminao ideal; - a luz um dos fatores mais agravantes no processo dedegradao dos materiais bibliogrficos.

Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condies de conservao sejam boas. O papelfica com sua cor original alterada e se torna frgil e isto se chama envelhecimento natural. A temperatura ideal

para reservas tcnicas 12C. Entretanto, sabe-se que, geralmente, no existe uma sala apenas para o acervo,portanto, a temperatura ideal para sala de reserva mais sala de consulta deve ficar entre 18-22C. As portas ejanelas devem permanecer fechadas, evitando mudanas climticas. As variaes trmicas causadas por ar

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condicionados ligados durante o dia e desligados a noite, so mais prejudiciais ao acervo do que uma temperaturamais alta, porm, constante;

Umidad e - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficincia de gua. Quando a umidade menor de 40% o papel torna-se quebradio. Uma sugesto, respeitando-se as dificuldades com insetos, seria

colocar baldes com gua prximo ao acervo. Quando a umidade maior de 60% existe a proliferao de fungos. Ondice ideal umidade relativa do ar de 45-55%. Regies midas: no abrir janelas dias chuvosos; no deixarguarda-chuva molhado junto ao acervo; evitar plantas aquticas; evitar infiltraes e goteiras; arejar o ambientecom auxlio de ventiladores. Regies secas: espalhar recipientes com plantas aquticas; no abrir as janelas emdias mais secos;

2. QUMICOS

Acidez do Papel - Os papis brasileiros apresentam um ndice de acidez elevado (pH 5 em mdia) e, portanto umapermanncia duvidosa. Somemos ao elevado ndice de acidez, o efeito das altas temperaturas predominante nospases tropicais e subtropicais e uma variao da umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavorvel na

conservao de documentos em papel. Dentre as causas de degradao do papel, podemos citar as de origemintrnseca e as de origem extrnsecas.

Poluio Atmosfrica - A poluio composta por partculas de poeira, microorganismos, substncias qumicas.Estes se acumulam nos materiais causando manchas e danos. Procure colocar filtros no ar condicionado. Acelulose atacada pelos cidos, ainda que nas condies de conservao mais favorveis. A poluio atmosfrica uma das principais causas da degradao qumica.

Tintas - a tinta um dos compostos mais importantes na documentao. Foi e usada para escrever em papis,pergaminhos e materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avano tcnico ecultural, e ainda indispensvel para a criao de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vidadiria.

3. BIOLGICOS

Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas, destruindo colees edocumentos preciosos. Os principais insetos so:

o Anobideos (brocas ou carunchos)o Thysanura (traa)o Blatta orientalis (barata)

Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem pigmentos que mancham o papel.

Roedores - A luta contra ratos mais difcil que a preveno contra os insetos. Eles podem provocar desgastes de

at 20% do total do documento.

4. AMBIENTAIS

Ventilao - um outro fator a considerar como elemento que favorece o desenvolvimento dos agentesbiolgicos, quando h pouca aerao.

Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biolgicos sobre os materiais grficos, a presena de p.

5. HUMANOS

O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos um outro inimigo dos livros e documentos, embora devssemos

imaginar que ele seria ser o mais cuidadoso guardio dos mesmos. O homem danifica os materiais atravs de manuseioincorreto, acondicionamento inadequado. Existem sugestes simples, porm eficazes, para a preveno desses danos, comoprogramas de conscientizao e treinamento, como o uso de cartazes,folders, marcadores de livro, etc.;

11 - LEGISLAO BRASILEIRA (Poltica de Arquivos no Brasil)20


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A legislao de arquivos no Brasil foi homologado pela Lei n 8.159 de janeiro de 1991 , cabendo aoConselho Nacional de Arquivos (CONARG), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa poltica como rgocentral do Sistema Nacional de arquivos (SINAR), ambos criados pro fora de seu artigo 26 e regulamentados pelosdecretos n/s 1.173 de 29 de junho de 1994 e 1.461 de 25 de abril de 1995.

No Brasil, a instituio arquivo definida pelo artigo 2, captulo I da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 queDispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e entidades privadas e da outras providncias, onde subescreve-se:

Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidospor rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia doexerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte dainformao ou a natureza dos documentos.

No que diz respeito aos arquivos pblicos, de acordo com o Art. 8 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, estessubdividem-se em arquivos correntes, intermedirios e permanentes.

LEI N. 8.159 - DE 8 DE JANEIRO DE 1991

Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias

O Presidente da RepblicaFao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPTULO IDisposies Gerais

Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumentode apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.

Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgospblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bemcomo por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo,tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento paraguarda permanente.

Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ougeral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadasaquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, davida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5 A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta Lei.

Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, semprejuzo das aes penal, civil e administrativa.

CAPTULO II

Dos Arquivos Pblicos

Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por

rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funesadministrativas, legislativas e judicirias.

1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, porentidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.

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2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.

Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes.

1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto deconsultas freqentes.

2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razesde interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem serdefinitivamente preservados.

Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada medianteautorizao da instituio arquivsticas pblica, na sua especfica esfera de competncia.

Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.

O atributo dos arquivos pblicos que, derivado de sua relao com a soberania de um Estado, impede que sejam cedidos aterceiros, chama-se: Inalienabilidade;

CAPTULO III

Dos Arquivos Privados

Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas oujurdicas, em decorrncia de suas atividades.

Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde quesejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.

Art. 13 Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ouperda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio.

Art. 14 O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder serfranqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.

Art. 15o. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel,ou doados a instituies arquivsticas pblicas.

Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam

identificados como de interesse pblico e social.

CAPTULO IV

Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas

Art. 17 A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais,estaduais, do Distrito Federal e municipais.

1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional, os do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do PoderJudicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio dasRelaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.

2 So Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do PoderJudicirio.

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3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do PoderJudicirio.

4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica.

Art. 18 Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo PoderExecutivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a

poltica nacional de arquivos.

Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais.

Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos erecebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aosdocumentos sob sua guarda.

Art. 20 Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos erecebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios esecretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 21 Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivosestaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal enesta Lei.

CAPITULO V

Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos

Art. 22 assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.

Art. 23 Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dosdocumentos por eles produzidos.

1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessriosao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamentesigilosos.

2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximode 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual

perodo.

3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de

100 (cem) anos, a contar da data de sua produo.

Art. 24 Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso,sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.

Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringiro disposto neste artigo.

Disposies Finais

Art. 25 Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele quedesfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social.

Art. 26 Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ -, rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir apoltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR -.

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1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado porrepresentantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.

2 A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento.

Art. 27 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao.

Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.

Fernando Collor - Presidente da Repblica. Jarbas Passarinho

TERMOS TCNICOS

Acervo - Totalidade dos documentos conservados num arquivo.

Arquivar - Seqncia de operaes que visam guarda ordenada de documentos.

Arquivo corrente - Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seu valor primrio, seja objeto de consultasfreqentes pela unidade organizacional que o produziu ou recebeu, a quem compete a sua administrao.

Arquivo intermedirio - Conjunto de documentos, de uso pouco freqente, originrio dos arquivos correntes dasunidades organizacionais, que aguarda a destinao final.

Arquivo permanente - Conjunto de documentos que devem ser preservados em carter definitivo em razo de seu valor.Tambm chamado de arquivo histrico.

Arquivo pblico - Conjunto de documentos acumulados em decorrncia das funes executivas, legislativas e judiciriasdo poder pblico no mbito federal, estadual e municipal, bem como o conjunto de documentos de entidades de direito

privado encarregadas de servios pblicos.

Atividade-fim - Expresso que designa o conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituio para o desempenho desuas competncias especficas.

Atividade-meio - Expresso que designa o conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituio para auxiliar eviabilizar o desempenho de suas competncias especficas.

Autos Base fsica do processo.

Avaliao - Processo de anlise de documentos, visando a estabelecer sua destinao de acordo com os valores que lhesforem atribudos.

Ciclo vital de documentos Sucesso de fases por que passam os documentos, desde o momento em que so criados at

a sua destinao final.

Classificar - Seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funes e atividades daentidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de um arquivo.

Codificar Atribuio do cdigo numrico correspondente ao assunto de que trata o documento.

Datas-limite Elemento de identificao cronolgica em que so mencionados os anos de incio e trmino doperodo abrangido por um conjunto de documentos.

Devoluo Retorno dos documentos emprestados.

Diretrio / pasta Subdiviso lgica de uma unidade eletrnica de armazenamento secundrio, tais como disco rgidoe disco flexvel, que visa agrupar arquivos ou outros diretrios de mesmo tipo ou de mesmo assunto para fins deorganizao.

Documento - Unidade de registro de informao em um suporte material, suscetvel de ser utilizada para consulta, estudo,prova e pesquisa.

Documento de arquivo - Unidade de registro de informao em um suporte material que, produzida e/ou recebida por

uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitui elemento de prova ou deinformao. Forma um conjunto orgnico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus

produtores no exerccio de suas funes.

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Documento pblico Documento de qualquer suporte ou formato, produzido e/ou recebido por um rgo governamentalna conduo de suas atividades, por instituies de carter pblico ou por entidades privadas responsveis pela execuo deservios pblicos.

Emprstimo Retirar documentos de um arquivo, encaminh-los ao solicitante e realizar o devido controle.

Fundo - o acervo arquivstico produzido, recebido e acumulado em processo natural por uma mesma instituio,entidade ou pessoa.

Gesto de documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso,avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento paraguarda permanente.

Guia Formulrio que relaciona os documentos transferidos.

Informao Toda base de conhecimento, fixada materialmente, suscetvel de estudo, prova ou confronto.

Ordenar Dispor os documentos de acordo com a codificao.

Suporte Material sobre o qual as informaes so registradas.

Teoria das trs idades - Teoria baseada no ciclo vital dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser correntes,intermedirios e permanentes.

Termo de eliminao Registro dos documentos que foram eliminados.

Transferncia Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio.

Unidade de arquivamento -O menor conjunto de documentos, pertinentes a um determinado assunto ou pessoa, tambmchamado de dossi.

EXERCCIOS / 2008

01 . Sobre o arquivamento, INCORRETO afirmar: Prova Agente Adm. SANEAGO 2008a) O mtodo de arquivamento geogrfico considera a data do documento como elemento principal.b) O mtodo de arquivamento alfabtico considera o nome como elemento principal.c) Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.d) O mtodo de arquivamento numrico pode ser dividido em numrico simples e cronolgico.

02. Sobre as tcnicas de arquivo, INCORRETO afirmar: Prova Agente Adm. SANEAGO 2008a) Arquivo toda coleo de documentos conservados visando utilidade que poder oferecer futuramente.b) O arquivo morto guarda toda documentao que pode ser consultada ocasionalmente.c) As funes do arquivo so preservar, organizar e classificar a documentao, disponibilizando informaes.d) H trs tipos de arquivo: ativo, intermedirio, inativo ou histrico.

03. Quais aspectos devem ser considerados quando se trata de um arquivo organizado? Prova Agente Adm.SANEAGO 2008a) Tamanho considervel, possvel manuseio, acesso por meio eletrnico.

b) Tamanho mnimo, consulta manual e informaes ordenadas.c) Tamanho adequado, consulta manual e informaes ordenadas.d) Tamanho adequado, fcil manuseio, acessibilidade ao usurio e boa visibilidade.

04. A respeito do Servio de Protocolo, INCORRETO afirmar: Prova Agente Adm. SANEAGO 2008a) a denominao atribuda aos setores encarregados pelo recebimento, pelo registro, pela distribuio e pelamovimentao de documentos.b) tambm o nome atribudo ao documento ou, ainda, ao livro de registro de documentos recebidos e expedidos.c) Para facilitar a classificao de documentos os servios de protocolo devem ser separados dos servios dearquivo.d) As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitao e expedio de correspondncias.

05. Um Tcnico de Arquivo, lotado no Protocolo do Banco Social e Econmico, confere alguns malotes de

documentos e percebe que vrios deles referem-se a solicitaes de financiamentos. Esses documentosdevem ser distribudos pelos diversos setores. Assim, sabendo-se que o Setor de Protocolo integra-se aosarquivos correntes, o referido Protocolo, para atingir a sua misso, desenvolver as seguintes funesprincipais: PROVA TECNICO DE ARQUIVO BNDES 2008a) recebimento, classificao, registro e movimentao.

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b) organizao, avaliao, anotao e seleo.c) identificao, processamento, expedio e controle.d) circulao, implantao, avaliao e descrio.e) destinao, acesso, anotao e tramitao.

06. Em uma reunio de trabalho, o arquivista orienta os Tcnicos de Arquivo sobre o entendimentoconceitual a respeito da teoria arquivstica. Inicia, comentando que nos arquivos correntes que se mantmos documentos durante seu uso funcional; nos arquivos intermedirios, os papis que j ultrapassaram seuprazo de validade jurdico-administrativo mas que ainda podem ser utilizados pelo produtor e, nos arquivospermanentes, os documentos conduzidos para a preservao definitiva. Aps a reunio, os Tcnicos emArquivos concluem corretamente que o tema central referia-se ao():a) Cdigo de classificao de documentos.b) Ciclo vital de documentos.c) Tipologia central dos arquivos.d) Anlise diplomtica de documentos.e) Categoria de arranjo dos arquivos.

07. Uma empresa necessita organizar os seus documentos e, aps a organizao, pretende utilizar umatecnologia nova para preservao e acesso aos documentos, visando otimizao da recuperao da

informao. Assim, busca na rea arquivstica uma orientao para a melhor tecnologia a usar. Estaorientao direciona para o uso de escaner, visando a converter documentos convencionais (papel) emimagens eletrnicas, codificadas, e que so apropriadas para armazenamento magntico ou tico, o quecompe a tcnica de:a) desmodulao.b) descompactao.c) integralizao.d) masterizao.e) digitalizao.

08 . Em uma reunio com o Diretor do Departamento de Recursos Humanos, o Tcnico de Arquivo, trata dasdiretrizes para a sistemtica arquivstica do Banco Costa Verde e apresenta o seguinte formulrio.

O formulrio acima a representao da tabela dea) Temporalidade.b) Classificao.c) Avaliao.

d) Arquivamento.e) Eliminao

09 Arquivo Corrente o conjunto de documentos em tramitao ou no, que pelo seu valor primrio objetivo de consultas freqentes pela entidade que o produziu, a quem compete sua administrao. Este tipode arquivo considera o perodo durante o qual os documentos so indispensveis manuteno dasatividades quotidianas de uma administrao, devendo: PROVA AUXILIAR ADM. PREF. VASSOURAS / 2007a) Permanecer fisicamente no interior da organizao que o produziu;b) Ser deslocado assim que houver interesse de instncias superiores;c) Permanecer fisicamente no interior da entidade a quem compete sua administrao;d) Ser enriquecido para uso em atividades no quotidianas;e) Permanecer o mais perto possvel do usurio.

10 Arquivo Intermedirio o conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, que aguarda

destinao e com uso pouco freqente considerado perodo de semi-atividade, que inclui a faixa de tempodurante o qual os documentos devam ser conservados, mesmo sem ser utilizados, para assegurar asatividades quotidianas da administrao, por razes:a) De custo;b) De segurana ou modernizao;

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c) Administrativas, legais ou financeiras;d) Comesinhas ou confidencialidade;e) Jurdicas.

11 O atributo dos arquivos pblicos que, derivado de sua relao com a soberania de um Estado, impedeque sejam cedidos a terceiros chama-se.a) Inalienabilidade;b) Imprescritibilidade;c) Permanncia;d) Custdia;e) Indivisibilidade.

12 - Com base na Lei Federal n. 8.159, de 08.01.91, o conjunto de procedimentos e operaes tcnicasreferentes s atividades de produo, tramitao , uso, avaliao e arquivamento de documentos em fasecorrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente, passou a serchamado de:a) Manipulao de documentos;

b) Implementao de documentos;c) Tratamento de documentos;d) Gesto de documentos;e) Manuseio de documentos.

13 A Atividade do setor de protocolo que consiste na elaborao de instrumento de controle da entrada dedocumentos e da sua tramitao, mesmo que a entrada de documentos tenha ocorrido por transferncia,recolhimento, reintegrao, compra, arrematao, doao, legado, depsito, transferncia ou arrematao chamada de:a) Reforo;b) Reforma;c) Reduo;d) Recuperao;

e) Registro14 A sistematizao das caractersticas dos arquivos correntes, intermedirios e permanentes quanto suagnese, tratamento documental e utilizao segue o princpio de que todo documento orgnico tem um ciclode vida. Em outras palavras, o ciclo de vida dos documentos definido em corrente, intermedirio epermanente, sendo conhecido como:a) Vida til;b) Ciclo PDCA;c) Teoria das trs idades;d) Teoria das fases vitais;e) Ciclo presumido.

15. A adoo da teoria das trs idades, a partir da segunda metade do sculo XX, revolucionou as tcnicasarquivsticas e, em conseqncia, a arquivologia e o uso dos arquivos. Segundo essa teoria, os arquivos

passam por trs estgios distintos de arquivamento de acordo com o uso que se faz do documento: TJ/GO -a) Pblico, institucional e comercialb) Executivo, legislativo e judicirioc) Central, regional e federald) Corrente, intermedirio e permanente

16 . A tabela de temporalidade um instrumento da gesto de documentos e tem como caracterstica ser :a) esttica, necessitando da elaborao de tabela complementar para incorporar novos conjuntos documentais emudanas que ocorrerem na legislao.b) permanente, sendo ilegal a atualizao de conjuntos documentais incorporados ou mudanas que ocorrerem nalegislao.c) primria, podendo ser alterada a qualquer tempo, eliminando os registros anteriores sobre a incorporao dosconjuntos documentais e mudanas na legislao.d) dinmica, precisando atualizaes peridicas para incorporar novos conjuntos documentais e mudanas que

ocorrerem na legislao.

17. A lei que dispe sobre a poltica nacional dos arquivos pblicos e privados no Brasil a:a) Lei n. 5.324, de 4 de maro de 2000.b) Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

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c) Lei n. 6.176, de 31 de outubro de 1998.d) Lei n. 6.666, de 14 de setembro de 1995.

18. Nos pases de clima tropical, a temperatura e a umidade relativa do ar recomendadas para reas deguarda do acervo so, respectivamente, de:

a) -12 a 05C e 35 a 90%b) 15 a 20C e 60 a 90% c) 30 a 35C e 18 a 20%d) 18 a 22C e 40 a 60%

19. A seo de preservao, conservao e restaurao de documentos devem tomar medidas e controle depreveno, para tanto, necessrio observar as condies ideais do ambiente. Assinale a alternativa queno apresenta essas condies:a) A luz do dia deve ser aproveitada 100%, a fim de diminuir o excesso de luz artificial.b) O ar seco o menos indicado, pois enfraquece as fibras de papel.c) Umidade entre 45 a 58 %.d) Temperatura entre 20 C e 22C, sem oscilaes.

20. Arquivo especial e arquivo especializado so conceitos bsicos de documentos classificados quanto:a) Ao acesso.b) natureza.

c) A funo.d) extenso de sua atuao

21. Os documentos de uma instituio so importantes para a tomada de decises e para a garantia dedireitos e deveres, entre outros aspectos. Acerca dos arquivos de documentos, julgue os seguintesitens.PROVA AGENTE ADM. MP/AM cespe - 2008I. O arquivo, cujo principal objetivo ser um instrumento de apoio administrao, constitui, com o decorrer

do tempo, base do conhecimento da histria da instituio a que pertence. CII. Quanto extenso de sua atuao, os arquivos classificam-se como centralizados e descentralizados. EIII. Arquivo intermedirio, caracterizado como um estgio de evoluo do arquivo de uma organizao, pode ser

corretamente definido como o conjunto de documentos sujeito a eliminao ou a recolhimento para guardapermanente. C

Esto corretos os seguintes itensa) I, II e II.

b) I e II

c) I e III

d) II e IIe)

22 . No que se refere a arquivamento de documentos e a procedimentos administrativos, julgue os itens aseguir. PROVA AGENTE ADM. MP/AM cespe - 2008

I. O mtodo de arquivamento determinado apenas pela espcie dos documentos. EII. Segundo as regras de alfabetao utilizadas no mtodo de arquivamento alfabtico, os sobrenomes

compostos no devem ser separados. CIII. No arquivamento de fichas por nome de pessoas, quando aparecem sobrenomes iguais, deve

prevalecer a ordem alfabtica do prenome. CIV. Alm do setor de protocolo, todas as demais unidades de um rgo pblico tm responsabilidade pela

expedio de documentos. E

Esto corretos os seguintes itensa) I, II e IVb) I e IIc) I, II e IIId) II e III

23 . A Lei N. 8.159/1991 definiu arquivo como o conjunto de documentos produzidos e recebidos porrgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio deatividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou anatureza dos documentos. Em relao a esse conceito, julgue os itens seguintes. PROVA PC/TO- 2008

I. Os documentos podem servir como objeto de prova de transaes realizadas.II. Os documentos de arquivo podem ser acumulados pelas atividades-meio e fim do rgo pblico ou

instituio.III. A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em

base para o conhecimento da histria.IV. Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes.Esto corretos os seguintes itensa) I, II e IVb) I, II e III

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c) I, II, III e IVd) Todas esto corretas

24 . Acerca de arquivo, julgue os seguintes itens.I. Papel, microfilme e papel fotogrfico so gneros documentais. E

II. Recebimento e classificao, registro e movimentao e conservao e preservao so rotinas deprotocolo. EIII. Os prazos de prescrio e decadncia de direitos, que podem ser verificados na legislao em vigor, so

elementos importantes para o trabalho de avaliao de documentos. CIV. O mtodo alfabtico um dos mtodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal

elemento a ser considerado. CEsto corretos os seguintes itensa) I, II e IVb) I, II e IIIc) III e IVd) Todas esto corretas

25. Dentre as atividades desenvolvidas pelos servios de protocolo incluem-se:

a) a redao de ofcios e seu encaminhamento.b) a elaborao de tabelas de temporalidade e a eliminao de documentos desprovidos de valor.c) o calendrio de eventos e a programao cultural da instituio.d) a microfilmagem e a digitalizao de arquivos de valor intermedirio.e) o registro e a movimentao de documentos.

26. Assinale a afirmativa incorreta a respeito dos arquivos: PROVA ASSISTENTE ADM LIQUIGAS - 2007

a) Devem ser eliminados todos os documentos de valor histrico ou que passaram a ser considerados inteis ouimprestveis.

b) Os documentos e papis que so consultados com menor freqncia devem ser arquivados separadamentedaqueles de uso contnuo.

c) Os documentos em curso ou de uso freqente devem ser conservados na sede da empresa que os produziramou em dependncias prximas.

d) De acordo com a freqncia de consulta, existem tipos diferentes de arquivos e, para cada um deles, h umaforma distinta de organizar, conservar e tratar os documentos.e) Existem trs tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou intermedirio e de terceira

idade ou permanente.

27. Assinale a alternativa em que a definio do termo protocolo diz respeito ao controle de documentosde uma empresa.a) Acordo entre duas ou mais naes, menos importante que o tratado ou a conveno.b) Livro de registro de uma conferncia internacional ou negociao diplomtica.c) Verso preliminar de um acordo entre pases, denominada protocolo de intenes.d) Livro de registro de acordo entre dois ou mais interessados em um mesmo objetivo.e) Setor encarregado do recebimento, distribuio e tr

Apostila_Noçoes_Arquivologia_2008

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