Apresentação Plano de Comunicação SLTI

MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO

Departamento de Governo Eletrônico

DGE/SLTI/MP


Brasília, janeiro de 2011

Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação

MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTOMINISTÉRIO DO PLANEJAMENTOSecretaria de Logística e Tecnologia da Informação

Proposta de Plano de Comunicação Integrada para SLTI

• O que entendemos por Comunicação?

• Comunicação Integrada

• Objetivos

• Análise de ambientes

• Análise de públicos

• Estratégias

• Políticas de segurança e conteúdo

• Sugestões


Comunicação

• Derivada do latim communicare, significa tornar comum, partilhar, repartir (informações, ideias, atitudes).

Isso implica em participação, interação, troca de mensagens, emissão ou recebimento de informações novas.

“Comunicação significa informação que passade um lugar para outro.” (G. Miller)


O que queremos com um Plano de Comunicação?• Promover na SLTI a cultura comunicacional do fluxo de informação e

integração entre os diferentes departamentos;

• Tornar visíveis as ações e políticas de Governo Eletrônico;

• Mobilizar os servidores da Secretaria para apoiar e colaborar no desenvolvimento das estratégias deste plano como um processo contínuo e de responsabilidade de todos;

• Alcançar de forma eficiente o público-alvo das ações de Governo Eletrônico;

• Tornar o público-alvo partícipe das políticas de Governo Eletrônico;

• Prover um meio de feedback para as ações de Governo Eletrônico;

• Servir de ferramenta para avaliar a implementação dos projetos de Governo Eletrônico e sua eficácia ao cidadão.

MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTOAnálise de ambientes (SWOT) - Externo


OPORTUNIDADES AMEAÇAS

Grandes eventos (COPA 2014 e Olimpíada 2016) Transição de governo

Dependência crescente da TI Perda e migração de servidores

Transição do Governo Dependência do Serpro para mudanças

Demanda para integração das políticas públicasDesconhecimento do Programa de GovernoEletrônico por grande parte da APF

Destaque da agenda de Governança de TIResistência de alguns órgãos em implementar iniciativa de e-gov

Decreto CidadãoExistência de mais de um portal com informações sobre governo eletrônico

Institucionalização e reconhecimento do SPB junto à APF e à sociedade.

Não existe um local único para concentrar asinformações mais requeridas pela sociedade

Destaque da Interoperabilidade na agenda Internacional

PNBL

Dados Abertos

Conscientização da população sobre a necessidade e possibilidade de participar daspolíticas públicas por intermédio das Consultas Públicas

Parcerias com centros de pesquisa, institutos e Universidades


Análise de ambientes (SWOT) - InternoSecretaria de Logística e Tecnologia da Informação

PONTOS FORTES PONTOS FRACOS

Existência de padrões de TIC para governo (e-MAG e e-PING)

Processo de comunicação e divulgação

Rede de parceiros Integração entre os departamentos da SLTI

Reconhecimento da IN 04 como referência para processos de TIC no governo federal

Integração com a Ascom do Ministério

Reconhecimento do processo de logística do governo

Entendimento entre os dirigentes da SLTI para unificação das ações de Governo Eletrônico

Alta capacidade de recursos humanos / novos concursados

Comunicação e interação entre os públicos dessas ações

Coordenação Executiva de Ações e Programas de Governo

Público interno não tem acesso às ferramentas digitais de comunicação que trazem informações sobre o próprio Ministério do Planejamento, como youtube e twitter.

Competência formal para definir normas e políticas de TIC

Não há utilização de outra mídia, além da internet, ou realização de campanha para divulgação das ações da SLTI

Contato com gestores de Tecnologia e assessores de comunicação


Comunicação Integrada

A Comunicação Integrada consiste no conjunto articulado de esforços, ações, estratégias e produtos de comunicação, planejados e desenvolvidos por uma empresa ou instituição, com o objetivo de agregar valor à sua marca ou de consolidar sua imagem a públicos específicos ou à sociedade como um todo.

Implica na utilização de várias ferramentas de comunicação, como

internet, rádio, tv e publicidade.

Comunicação integrada também se refere ao processo de

trabalhar em conjunto com todos os membros da instituição.


Análise de Públicos

Legalmente o público do programa a sociedade como um todo, usuária de serviços públicos eletrônicos oferecidos pela Administração Pública Federal, visto o objetivo de promoção da cidadania.

Contudo, entendemos que o público-alvo direto do Programa seja a própria

Administração Pública Federal, já que deve implementar as iniciativas de e-

gov dentro de cada instituição.

Sendo assim, a sociedade seria público-alvo indireto, beneficiária da

implementação das ações de governo eletrônico. O que nos permite dividir o

público de nossas ações de comunicação em público direto e indireto.


Público Interno

Internamente, temos como participantes do Programa os ministros da Casa Civil e do Ministério do Planejamento, secretários, diretores e coordenadores, responsáveis pelas tomadas de decisões e pela própria existência do Programa de Governo Eletrônico.

Ainda no âmbito interno, devemos buscar fortalecer o vínculo dos

servidores que desenvolvem seus trabalhos na SLTI.

Trabalhar com o público interno deve ser visto como prioridade, para que,

estimulados, possam melhor desenvolver suas atividades, instigando

também profissionais de outras instituições a aderirem aos projetos de

governo eletrônico, como e-PING e e-MAG.


Primeiro, os gestores responsáveis por ações de governo eletrônico em cada instituição pública, pois devem ser continuamente incentivados a desenvolver, pesquisar e se atualizar sobre iniciativas de e-gov.

Ao mesmo tempo, temos o cidadão. O qual requer pesquisas constantes para que

os coordenadores do Programa de Governo Eletrônico possam saber se as

iniciativas atendem ao que a sociedade espera, se estão tendo o efeito desejado e

realmente facilitam a vida do cidadão.

Outro público externo de interesse ao Programa são as universidades, institutos de

educação e órgãos de pesquisa de tecnologia da informação e comunicação. Muitas

delas podem ser parceiras no desenvolvimento de projetos, proporcionando uma

análise mais técnica e pontual das ações, sem a qual dificulta o desenvolvimento do

processo.

Público Externo


Estratégias

Comunicação Interna

A comunicação interna é planejada em torno de propósitos

claramente definidos, para viabilizar toda a interação possível

entre a organização e seus colaboradores, a fim de estabelecer

uma efetiva relação com este público.

MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTOSecretaria de Logística e Tecnologia da Informação

Como implementar

Os diretores da SLTI deverão indicar, ao menos, um servidor e um suplente para um trabalho coordenado de comunicação junto ao DGE e/ou Gabinete.

Esses sevidores indicados serão os agentes de comunicação de suas repartições e deverão manter a equipe de comunicação da Secretaria informada sobre os respectivos projetos e atividades em andamento que sejam passíveis de divulgação - mesmo que eles ainda não estejam concluídos - de modo a gerar informação continuamente.

Essas informações serão transformadas em notícias e irão alimentar os sites do Ministério e do Governo Eletrônico, como também, as redes sociais e outros canais de comunicação dos quais fazemos parte.

Trabalho coordenado entre os departamentos da SLTI


Tendo em vista que o portal do Governo Eletrônico é o principal canal de

difusão de informações do Programa, não é desejável que o controle total

deste fique sob responsabilidade de um órgão externo.

Como implementar

Sugerimos a migração do portal - que hoje se encontra na tecnologia

Zope/Plone e responsabilidade do SERPRO - para o sistema WordPress, um

software livre e gratuito. Além de reduzir custos, a mudança proporcionará

flexibilidade e economia de tempo para a equipe criar, modificar, atualizar

diversas informações e funcionalidades do portal, possibilitando a

melhoria da qualidade na comunicação junto à sociedade.

Controle total sobre o Portal e-GOV


• Padronização no uso das siglas

• Criar e-mail institucional para a Secretaria;

• Elaborar assinatura-padrão para uso dos servidores da SLTI;

• Identidade visual – criação de logomarca para a Secretaria;

• Padronização visual dos ambientes virtuais: portais e sistemas

sob responsabilidade do MP.

Padronização de ferramentas de comunicação interna:


EstratégiasComunicação Externa

Criação de um comitê para discussão de iniciativas de governo eletrônico dentro do

portal e-GOV

Como implementar

Utilizando o canal já existente dentro do portal e-GOV.

Ao menos duas pessoas devem ficar responsáveis por gerenciá-lo, de preferência,

dois Analistas em Tecnologia da Informação, que serão responsáveis por moderar o

fórum, incluir e excluir participantes, tirar dúvidas dos gestores cadastrados e manter

viva discussões sobre tema de e-gov, fomentando o canal com novidades pelo menos

uma vez por semana. Esperamos que os próprios participantes mantenham as

discussões, perguntando, sugerindo e tirando dúvidas.

Essa estratégia será melhor efetivada se houver um compartilhamento do mailing list

do SISP e do DGE.


Estratégias

Comunicação Externa

Difusão do canal de contato do C3S:

Como implementar

Preparar e realizar divulgação nos sites do Ministério do Planejamento,

do e-GOV, no Boletim Informativo de Governo Eletrônico; e ainda, entre

os contatos da lista do SISP e do DGE, providenciando assim, que o

maior número de pessoas saiba da existência dos canais de contato (e-

mail e telefones) com a SLTI e possam acessá-los mais facilmente.

Podemos divulgar em outros canais eletrônicos além da internet.



Utilização de mídias sociais para divulgação de boas práticas

Como implementar

• Criação de uma conta na mídia “Slide share” – permitirá divulgar

todos os documentos, normativos e apresentações de eventos. O

acesso aos documentos pelos internautas será gratuito, sem

necessidade de efetuar login ou realizar download.

• Criação de conta na mídia youtube para divulgação de eventos e

informações sobre as diversas ações da SLTI;

• Criação de conta no canal Twitter;

• Criação do Blog do Governo Eletrônico,

• Independência de fornecedores.



Utilização de outras mídias para difusão do Programa de Governo Eletrîonico e ações

Como implementar

● Realizar campanhas institucionais a serem veiculadas em mídia

televisiva e cibernética.

● No caso da criação de um Blog ou reformulação do Portal e-GOV, além de

servir como difusão das ações da Secretaria/Programa, ajudará ao

próprio cidadão a navegar e entender a ferramenta.

● Ex: Vídeo institucional - Portal eletrônico do Senado Federal


EstratégiasExemplo: Levantamento de casos de boas práticas em governo

eletrônico

- Criar uma seção específica no portal e-GOV que contenha uma lista de exemplos e casos de boas práticas na administração pública, informando a identificação do órgão, endereço eletrônico para contato da equipe, explicação de como se realizou a ação.

- Agrupar no portal do Governo Eletrônico um banco de dados com casos de boas práticas e centralizar uma gama de informações interessantes e necessárias num só local.

- Analisar a acessibilidade dos 37 portais ministeriais hoje existentes e fazer uma classificação. Relacionar os 5 melhores e divulgá-los através de matérias no portal do MP, do e-GOV e da Newsletter. Enviar cada análise a seu respectivo ministério e propor ajuda, primeiramente, aos mais críticos.

- Além de repercutir na divulgação do Programa e ações do Ministério, instiga maior interesse dos gestores por uma boa avaliação, tornando assim o site, uma referência para pesquisas relativas ao tema.

- Divulgar a relação de melhores práticas de e-gov e acessibilidade às mídias tradicionais


Políticas de segurança e de conteúdo

Deve-se definir se o público interno será participante da estratégia de

comunicação. Por isso, as políticas de segurança devem estar

alinhadas às políticas de gerenciamento de conteúdo, para que, ao mesmo

tempo, nem os servidores e funcionários da instituição sejam excluídos,

nem as informações e a integridade dos sistemas do Ministério colocadas

em risco.

Que política queremos?

As políticas devem ser revistas periodicamente para assegurar que

reflitam as mudanças estratégicas e prioritárias da instituição.


O caminho

O caminho para uma comunicação ideal é fazer com que os servidores

comuniquem-se de maneira contínua e informal com os escalões

superiores, inferiores e de mesmo nível hierárquico, e compartilhem a

mesma informação sobre as atividades da instituição junto à sociedade.


Razões para planos não funcionarem

• Miopia dos dirigentes sobre resultados a médio e longo prazos;

• Planejamentos são conversados, planos elaborados, mas nunca

executados;

• Deficiência de integração entre setores da organização;

• Desentendimento financeiro, logístico, estrutural sobre as

necessidades do plano e outras áreas de interesse;

• Falta de proatividade da equipe em propor novos planos;

• Ineficiência sobre o acompanhamento por parte da organização

sobre os planos elaborados;

• Utilização de dados, informações e pesquisas desatualizados;

• Demora na implementação do plano;

• Depender dos outros para implementá-lo.


Obrigado!


Marcus Bennett e Cleonaldo Freire

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