Arquivologia Aula 5

7/31/2019 Arquivologia Aula 5

1/31

L U A N A O L I V E I R A D E J E S U S , C P F : 8 2 6 1 4 7 8 4 5 9 1

Ponto dos Concursos

www.pontodosconcursos.com.br

Ateno.

O contedo deste curso de uso exclusivo do aluno matriculado, cujonome e CPF constam do texto apresentado, sendo vedada, porquaisquer meios e a qualquer ttulo, a sua reproduo, cpia,divulgao e distribuio.

vedado, tambm, o fornecimento de informaes cadastraisinexatas ou incompletas nome, endereo, CPF, e-mail - no ato damatrcula.

O descumprimento dessas vedaes implicar o imediatocancelamento da matrcula, sem prvio aviso e sem devoluo devalores pagos - sem prejuzo da responsabilizao civil e criminal doinfrator.

Em razo da presena da marca d gua, identificadora do nome e

CPF do aluno matriculado, em todas as pginas deste material,recomenda-se a sua impresso no modo econmico da impressora.


2/31


Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPUProfessores: Davi Barreto e Fernando Graeff

Aula 05

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1

Introduo ........................................................................................ 01Reviso dos principais tpicos de Arquivologia ....................................... 02Simulado .......................................................................................... 12

Resoluo de questes ....................................................................... 17Bibliografia ....................................................................................... 30

I n t r o d u o

Prezado Aluno,

Finalmente chegamos nossa ltima aula.

Nosso objetivo, hoje, revisar tudo que aprendemos e avaliar, por meio de umsimulado, se esse conhecimento est sedimentado.

Assim, comearemos nossa aula com uma rpida reviso dos principais tpicosde arquivologia. Posteriormente queremos que tente resolver, sem consultarnada, 30 questes que ainda no trabalhamos em nossas aulas.

Finalmente, queremos que veja as questes que acertou/erro e,principalmente, entenda o porqu dos seus acertos/erros. Para isso,comentamos essas questes no final da aula.

Preparado?

Pois chega de papo e mos a obra!


3/31



Aula 05


Rev i s o dos p r i nc i pa i s t p i cos de Arq u ivo log i a

Faremos, agora, uma breve reviso dos principais conceitos que vimos nosltimos dias.

Dentro do tpico conceitos fundamentais de arquivologia, a banca sempretraz questes envolvendo a definio de Arquivo. Portanto, temos que ter emmente que:

Arquivo pode ser definido como a designao genrica de um c o n j u n t o d edocumen tos p rod u z id o s e r e ce b ido s po r uma pe s soa f s i c a ou j u r d i ca ,pb l i c a ou p r i va d a , c a r ac t e r i z ad o pe l a na tu r eza o rgn i ca de suaacumulao e c o n se r v ado po r e s s a s pe s soas ou po r s eus suce s so re s ,p a r a f i n s d e p r o v a o u i n f o r m a o .

Guarde, especialmente, os dois pontos destacados acima:

1. O arquivo caracterizado pela natureza orgnica que existe entre seusdocumentos, que surge em funo das atividades da administrao. Nose compreende o documento de arquivo fora do meio que o produziu.

2. Os documentos servem de prova das transaes realizadas pelainstituio.

Ateno : d o c u m e n t o s d e a r q u i v o n o p o d e m s e r c o l e c i o n a d o s , poisfazem parte de um conjunto orgnico. Portanto, uma coleo particular,reunida por uma pessoa ou instituio (ex.: museus e bibliotecas) no podeser considerada como arquivo.

Outro ponto sempre cobrado nas provas se refere ao valor primrio e ao valorsecundrio dos arquivos.

O v a l o r p r i m r i o atribudo ao documento em f u n o d o i n t e r e s s e q u ep o s s a t e r p a r a a e n t i d a d e p r o d u t o r a , l e v a n d o - s e e m c o n t a a s u au t i l i dade pa r a f i n s adm in i s t r a t i v o s , l ega i s e f i s ca i s .

O v a l o r s e c u n d r i o atribudo ao v a l o r h i s t r i c o , p r o b a t r i o ei n f o r m a t i v o , q u e o d o c u m e n t o c o n s e r v a p a r a a e n t i d a d e q u e op r o d u z i u e p a r a t e r c e i r o s .

Um assunto que est diretamente relacionado ao valor do arquivo a Teoria

das Trs Idades. Sobre isso, voc tem que saber quais so as caractersticasdos arquivos correntes, intermedirios e permanentes.


4/31



Aula 05


A r q u i v o c o r r e n t e (=primeira idade): documentos c om v a l or p r i m r i oe c o n s u l t a d o s f r e q u e n t e m e n t e , conservados nos escritrios ou nasreparties que os receberam e os produziram ou em dependncias

prximas de fcil acesso. A r q u i v o i n t e r m e d i r i o (=segunda idade, limbo, purgatrio):

documentos q u e a i n d a c o n s e r v a m s e u v a l o r p r i m r i o , m a sd e i x a r a m d e s e r c o n s u l t a d o s f r e q u e n t e m e n t e , aguardam suadestinao final.

A r q u i v o P e r m a n e n t e (=terceira idade): documentos que p e r d e r a m t o d o v a l o r p r i m r i o , q u e s e c o n s e r v a m e m r a z o d e s e u v a l o rs ecund r io , constituindo, assim, meios de conhecer o passado e aevoluo da organizao e da sociedade.

Ateno : d o c u m e n t o s d e v a l o r p e r m a n e n t e s o i n a l i e n v e i s ei m p r e s c r i t v e i s .

O CESPE, em suas questes, adora associar os conceitos de valor dosdocumentos com as diferentes idades do arquivo. Pode ter certeza, que umaquesto sobre isso certa na sua prova!

Ainda dentro de conceitos fundamentais de arquivologia, outro pontobastante explorado a c l a s s i f i c ao dos documen tos com r e l ao n a t u r e z a d o a ss u n t o , que pode ser:

D o c u m e n t o o s t e n s i v o : trata de assunto s e m q u a l q u e r r e s t r i o legal de acesso.

D o cu m e n t o s i g i lo s o : aquele que, pela natureza de seu contedo, deves er d e c on h e c i m e n t o r e s t r i t o .

Lembre, ainda, que os documentos sigilosos se subdividem em quatro graus desigilo: reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto, sendo esse graucrescente do primeiro para o ltimo.

Continuando nesse contexto, o CESPE costuma elaborar questes sobre osdireitos de acesso aos documentos sigilosos.

Sobre isso, temos que saber que, mesmo que o contedo de um documentoseja sigiloso, o c idad o p ode ace s sa r e s s e documen to em duas s i t uaes :

Naqu i lo que d iga r e spe i t o s ua pe s soa , ao seu interesse particularou do interesse coletivo ou geral, mediante r e q u e r i m e n t o a o r g o o ue n t i d a d e c o m p e t e n t e ; e


5/31



Aula 05


N a q u i l o q u e n o d i g a r e s p e i t o p r p r i a p e s s o a , ao seu interesse

particular ou ao interesse coletivo ou geral, mas que seja indispensvel

defesa de seu direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal,mediante au t o r i z a o j u d i c i a l .

Finalmente, um ltimo destaque, dentro do primeiro tpico do edital, so asq u e s t e s q u e m i s t u r a m o s c o n c e i t o s d e a r q u i v o e s p e c i a l c o m a r q u i v oespec ia l i zado . Portanto, tenha em mente essa diferena:

A rqu i vo e s p eci a l Arqu ivo e speci a l i z ado

documentos de f o rma s f s i c a s diversas (iconogrficos, cartogrficos,audiovisuais etc.) ou de s u p o r t e sespec f i cos (CD, DVD, microfilme etc.)

documentos de d e t e r m i n a d oa s s u n t o , independentemente da formafsica, como arquivos mdicos, deimprensa e militares.

Vamos passar, agora, para o tpico gerenciamento da informao e a gestode documentos. Aqui temos que prestar ateno, principalmente, s trsfases bsicas da gesto de documentos.

1. Produ o : elaborao dos documentos em decorrncia das atividadesde um rgo ou setor.

2. Uti l i zao : atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro,distribuio e tramitao), expedio, organizao e arquivamento dedocumentos em fase corrente e intermediria. Alm disso, nessa fase,so elaboradas as normas de acesso documentao e recuperao deinformaes.

3. Ava l i a o e d e s t i n a o : anlise dos documentos para estabelecer seusprazos de guarda, determinando quais sero recolhidos ao arquivopermanente e quais sero eliminados.

Queremos que voc t o m e b a s t a n t e c u i d a d o , principalmente, com as duasltimas fases. Um tipo de pegadinha muito comum do CESPE misturaratividades e fases, dizendo, por exemplo, que a classificao faz parte da fasede avaliao ou que a tramitao faz parte da fase de destinao.

Ainda brincando com as diferentes atividades de cada fase, a banca costumaexplorar bastante o que faz parte do Protocolo.

Portanto, guarde bem: o p r o t o c o l o e x e c u t a o s p r o c e d i m e n t o s d er e c eb i m e n t o , c l a ss i f i ca o , r e g i s t r o e m o v i m e n t a o dos documentos.


6/31



Aula 05


Vejamos um quadro que ilustra as diferentes fases do arquivo...

Dentro da gesto de documentos, h outro assunto que muito cobrado nasprovas: arquivamento, mais precisamente, os mtodos de arquivamento.

Os mtodos de arquivamento tm a tarefa de organizar o arquivo, de acordocom a natureza dos documentos e com a estrutura da entidade, de forma apermitir que os documentos sejam eficientemente acessados.

Esses mtodos podem pertencer a dois grandes sistemas: d i r e t o (busca dadocumentao feita diretamente no local onde est guardado) ou i n d i r e t o (busca feita mediante consulta de um ndice ou cdigo)

Algo importante para a sua prova saber quais so os diferentes mtodosexistentes.

M t o d o sEl e m e n t o p r i n c i p al a

s er c o n su l t a d o n oa rqu ivo . ..

S i s t e m a

Bsicos

Alfabtico Nome direto

Geogrfico procedncia ou local direto

Numrico Nmero direto e indireto

Ideogrfico Assunto indireto


7/31



Aula 05


PadronizadosVariadex, Automtico, Soundex, Rneo eMenmnico

indireto

Aproveitando o embalo, vamos relembrar as r eg r a s de a l f abe t ao .Acreditamos que esse seja o principal detalhamento, entre os mtodos dearquivamento, cobrado em provas de concurso.

So 13 regras que precisamos saber (no se assuste com a quantidade, pois amaioria delas bem intuitiva):

1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois

o prenome.

Barbosa, Joo Cabral, Pedro Teixeira, Anbal Teixeira, Bernardo

A teno : quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordemalfabtica do prenome.

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados porhfen no se separam.

Castelo Branco, Vitor Monte Alegre, Carlos Villa- Lobos, Heit or

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguema regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Santa Rita, Flvia So Paulo, Carlos So Pedro, Felipe

4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao desobrenomes iguais.

Silveira, R.Silveira, Ricardo Silveira, Roberto


8/31



Aula 05


5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no soconsiderados.

Albuquerque, Rosana d Almeida, Pedro de Couto, Arnaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior,Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome,mas no so considerados na ordenao alfabtica.

Costa Filho, Jorge da

Costa Neto, Jorge Damasceno Sobrinh o, Carlos

A teno : os graus de parentesco da alfabetao s sero consideradosquando servirem de elemento de distino.

7. Os ttulos no so considerados na alfabetao, sendo colocados aps onome completo, entre parnteses.

Helena, Maria (Doutora)Marques, Armando (Juiz)Marques, Slvia

8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvonos casos de nomes espanhis e orientais (veja as regras 10 e 11)

Boy, John Freud, Sigm und Jung, Carl Gustav

9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. Omais comum consider-las como parte integrante do nome quandoescritas com letra maiscula.

Capri, Guilio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles OBrian, Michael

A teno : muito cuidado para no confundir com a regra 5.


9/31



Aula 05


10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome,que corresponde ao sobrenome de famlia do pai.

Arco y Molinero, Angel Del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Fran cisco de Rios, Anton io de los

11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes soregistrados como se apresentam.

Li Xian Xin

Li Yutang Yong Po Yuan

12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgosgovernamentais devem ser transcritos como se apresentam, no seconsiderando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposiesque os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigossejam colocados entre parnteses aps o nome.

Colegial (A)Embratel Fundao Getlio Vargas Librar y of Congress (The)Monte Verde Peas e Acessrios

13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias eassemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extensodevero aparecer no fim, entre parnteses.

Conferncia de Cirurgia Cardaca (IV)Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo)Congresso de Geologia (3)

Ainda no segundo tpico, outro ponto muito importante refere-se s normascriadas pela instituio para fixar diretrizes e prazos para destinao dosdocumentos, denominadas i n s t r u m e n t o s d e d es t i n a o .

Existem dois principais instrumentos de destinao: t a b e l a d e

t e m p o r a l i d a d e e l i st a d e e l i m i n a o .


10/31



Aula 05


Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que osdocumentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ouintermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes. Guarde

bem esse instrumento, pois o preferido do CESPE.

A ten o : n o h u m p r a z o g e n r i c o p r - d e f i n i d o p a r a q u e o sd o c u m e n t o s p e r m a n e a m n o s a r q u i v o s c o r r e n t e s ei n t e r m e d i r i o s . Cada c aso um ca so .

Lista de Eliminao: consiste em uma relao especfica dedocumentos a serem eliminados de uma s vez (necessitaaprovao da autoridade competente).

Dentro da fase de avaliao e destinao, outro ponto que merece destaque a diferena entre transferncia e recolhimento.

Tr a n s f e r n c i a p a s s a g e m d o a r q u i v o c o r r e n t e p a r a o i n t e r m e d i r i o er e c o lh i m e n t o p a ss ag e m p a r a o ar q u i v o p e r m a n e n t e .

No que se refere ao tpico do edital arquivo permanente, o queimporta saber so as suas funes: r e u n i r , c o n se r v a r , a r r a n j a r , d e s cr e v e re f a c il i t a r a c o n su l t a aos documentos sob sua custdia.

E mais importante ainda, o que quer dizer cada uma delas.

Arranjo: consiste na r e u n i o e o rdenao adequada dosdocumentos no arquivo permanente.

Descrio e publicao: so instrumentos de pesquisa para alocalizao dos documentos no acervo, que p e r m i t e m a c o n su l t ae d i v u lg a o .

Conservao: m e d i d a s d e p r o t e o dos documentos e do seulugar de guarda.

Referncia: consiste nas pol t i cas de acesso e uso dosdocumentos.

Mais uma vez, no podemos confundir o que quer dizer cada atividade. Porexemplo, uma pegadinha clssica dizer que referncia se refere aosinstrumentos de pesquisa. No erre isso!


11/31



Aula 05


Ateno : a o t r a t a r d o a r q u i v o p e r m a n e n t e , d e v e - s e s e m p r e l e v a r e mcons ide r ao o p r i n c p io d a p r ove n i nc i a (=respeito aos fundos).

J no ltimo tpico do edital, tipologias documentais e suportes fsicos,destacamos alguns pontos importantes sobre m i c r o f i l m a g e m .

Microfilmagem um processo reprogrfico autorizado pela Lei 5.433/68 e peloDecreto 1.799/96, que consiste na produo de imagens fotogrficas de umdocumento em formato altamente reduzido.

As principais vantagens desse processo so a reduo sensvel de espao; oacesso fcil e rpido; a segurana e a garantia da confidencialidade dasinformaes; e a durabilidade.

Ateno : m i c r o f i l m e t e m o m e s m o v a l o r l e g a l d o d o c u m e n t o o r i g i n a l .(Art. 1, 1, da Lei 5.433/68)

Ainda sobre esse assunto, u m p o n t o q u e p o d e c o n f u n d i r o c a n d i d a t o af a l s a i m p r e s s o q u e o s d o c u m e n t o s c o m v a l o r d e g u a r d a p e r m a n e n t ep o d e r o s e r e l i m i n a d o s , a p s a m i cr o f i l m a g e m . Isso no verdade, pelomenos para os documentos oficiais e pblicos, que devero ser recolhidos aoarquivo pblico ou preservados pelo prprio rgo detentor.

A p r e s e r v a o d e d o c u m e n t o s e n v o l v e t r s a t i v i d a d e s :

1. Conservao : estender a vida til dos documentos, procurando mant-los o mais prximo possvel do estado fsico em que foram criados;

2. A r m a z e n a m e n t o : guardar ou acondicionar documentos em depsitos;

3. Res t au ra o : revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do

documento.

No que se refere conservao, h quatro principais tcnicas de tratamentousualmente cobradas pelo CESPE:

Des in f e s t a o : Processo de destruio ou inibio da atividade deinsetos.

Hig i en i za o ou l im pez a : Retirada, por meio de tcnicas apropriadas,de poeira e outros resduos.


12/31



Aula 05


A l i s a m e n t o : consiste em colocar os documentos em bandejas de aoinoxidvel e exp-los ao do ar com forte percentagem de umidade,durante uma hora e, em seguida, pass-los a ferro, folha por folha.

Res t au ra o o u r epa r o : Conjunto de procedimentos especficos pararecuperao e reforo de documentos deteriorados e danificados.

Ateno : apesar de alguns autores considerarem restaurao comoatividade distinta da conservao, o CESPE segue a doutrinadoraMarilena Leite Paes, que considera essa atividade como parte daconservao de documentos.

Podemos citar ainda outras tcnicas:

Cl imat izao : Processo de adequar, por meio de equipamentos, atemperatura e a umidade relativa do ar a parmetros favorveis preservao dos documentos.

Desac id i f i cao : Processo pelo qual o valor do pH do papel elevado aum mnimo de 7, com vistas sua preservao.

Encapsu lao : Processo de preservao no qual o documento

protegido entre folhas de polister transparente, cujas bordas soseladas.

Fumiga o : Exposio de documentos a vapores qumicos, geralmenteem cmaras especiais, a vcuo ou no, para destruio de insetos,fungos e outros microorganismos.


13/31



Aula 05


S i m u l a d o

Bom, agora que voc j fez uma rpida reviso dos conceitos que tratamos aolongo do curso, nossa sugesto que tente resolver essas 30 questes sempesquisar o restante do material.

Tudo bem?

Depois, veja seu resultado, confira com a resoluo proposta nas pginasposteriores e, finalmente, visualize que tpicos da matria precisam serrevisitados com mais calma.

Vamos l!

01 (CESPE De fe n so r i a Pb l i c a da Un io - Arqu iv i s t a 2010 -A d a p t a d a ) O acervo arquivstico acumulado pelas empresas pblicas e pelassociedades de economia mista considerado, de acordo com a legislao,arquivo pblico.

02 . ( Cespe Min i s t r i o da I n t eg rao Ass i st en t e Tcn i co -A d m i n i s t r a t i v o 2 0 0 9 ) - Os arquivos correntes so constitudos dedocumentos com pouca frequncia de uso que, pelo valor informativo queapresentam, so mantidos prximos de quem os recebe ou os produz.

03 . (CESPE De f ens o r i a Pb l i c a da Un io - Arqu iv i s t a 2010 -A d a p t a d a ) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve,pelas caractersticas dessa fase, ser centralizado em um nico lugar no rgopblico ou empresa privada.

0 4 . ( CESPE SEPLAG/ DFTRANS - An a l i s t a d e Tran spor t esU r b an o s / A r q u i v i st a - 2 0 0 8 ) - Guarda temporria sinnimo de arquivointermedirio.

05 . (CESPE De f ens o r i a Pb l i c a da Un io - Arqu iv i s t a 2010 -A d a p t a d a ) Os arquivos intermedirios so formados por documentossemiativos, que no precisam ser mantidos prximos aos usurios diretos.

06 . ( Cespe Po l i c i a Fede r a l Escr i v o 2009 ) - O documento dearquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e oseu conjunto tem de retratar a estrutura e as funes do rgo que acumulou

esse documento.


14/31



Aula 05


07 . ( CESPE SECAD/ TO Pap i loscopis t a 20 08 ) - Manuscritoscolecionados por uma instituio podem ser considerados arquivos.

08 . ( CESPE SECAD/ TO Pap i loscopis t a 20 08 ) - A principal finalidadedos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer dotempo, em base para o conhecimento da histria.

09 . ( Cespe Po l i ci a Fed e r a l Escr i v o 2 009 ) - O princpio de respeitoaos fundos fundamental para a ordenao dos acervos arquivsticos deterceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento daadministrao so os elementos que guiam o arranjo dos documentos.

10 . (CESPE De f ens o r i a Pb l i c a da Un io - Arqu iv i s t a 2010 -A d a p t a d a ) As funes de criao, avaliao, aquisio, classificao,descrio, difuso e preservao se fundamentam no princpio arquivstico daprovenincia.

11 . (CESPE De f ens o r i a Pb l i c a da Un io - Arqu iv i s t a 2010 -A d a p t a d a ) Os objetivos de produo dos arquivos esto relacionados squestes administrativas, funcionais e legais.

12 . (Cespe P o l i c i a F ede ra l Esc r i vo 2009 ) - Documentosiconogrficos so aqueles em formatos e dimenses variveis, comrepresentaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia.

13 . (CESPE M M A - Age n t e A dmin i s t r a t i vo 2009 ) - A gesto dedocumentos aplicada originalmente na idade permanente.

14 . (CESPE De f ens o r i a Pb l i c a da Un io - Arqu iv i s t a 2010 -A d a p t a d a ) A gesto de documentos um dos elementos da gesto dainformao em um rgo pblico ou empresa privada e se distingue dos outrosestoques informacionais pela natureza e pelas caractersticas do documento dearquivo.

15 . (CESPE MMA - Agen t e A d min i s t r a t i vo 2009 ) - Na gesto dedocumentos, a fase de produo refere-se elaborao de documentosresultantes de atividades de um rgo ou setor e contribui para que sejamcriados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicaoe a emisso de vias desnecessrias.

16 . (CESPE De f ens o r i a Pb l i c a da Un io - Arqu iv i s t a 2010 -A d a p t a d a ) A passagem pelo arquivo intermedirio indica que o documento vaiter como destinao final a eliminao.


15/31



Aula 05


17 . (CESPE MM A - Agen t e A dm i n i s t r a t i vo 2009 ) A incluso de dadossobre o documento em uma base de dados conhecida como registro dedocumentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos

correntes.

18 . (CESPE D e fen so r i a Pb l i c a da Un io Agen t e Admin i s t r a t i vo 2 0 1 0 - A d a p t a d a ) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades declassificao, registro, avaliao e emprstimo de documentos.

19 . (CESPE De f ens o r i a Pb l i c a da Un io - Arqu iv i s t a 2010 -A d ap t a d a ) O curso do documento desde a sua produo ou recepo at ocumprimento de sua funo conhecido como distribuio.

20 . (CESPE De f ens o r i a Pb l i c a da Un io - Arqu iv i s t a 2010 -A d ap t a d a ) - A principal funo da avaliao a eliminao de documentos.

21 . (Cespe Po l i c i a F ede ra l Esc r i vo 2009 ) - O acesso aosdocumentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, restrito, eesses documentos podem ser consultados apenas com autorizao dainstituio que os acumulou.

22 . ( CESPE SECAD/ TO Pap i loscopis t a 2 00 8) - Os prazos deprescrio e decadncia de direitos, que podem ser verificados na legislaoem vigor, so elementos importantes para o trabalho de avaliao dedocumentos.

2 3 . ( CESPE T RE/ GO - T cn i c o Jud i c i r i o / Adm in i s t r a t i v a 200 9 -A d a p t a d a ) Os processos de passagem de documentos do arquivo correntepara o intermedirio e deste para o permanente so denominados,respectivamente, arquivamento e acondicionamento.

24 . (CESPE D e fen so r i a Pb l i c a da Un io Agen t e Admin i s t r a t i vo 2 0 1 0 - A d a p t a d a ) Os documentos na fase intermediria, ou segunda idadedos arquivos so recebidos por transferncia dos arquivos correntes.

25 . ( CESPE SEPLAG/ DFTRANS - Ana l i s t a de Transpo r t esU r b an o s / A r q u i v i st a - 2 0 0 8 ) - Os documentos de guarda temporria devemser mantidos por cinco anos.

26 . ( CESPE ANVI SA -Tcn i co Adm in i s t r a t i v o 2 007 ) - Arranjo,descrio, publicao, preservao, avaliao, criao e referncia soatividades desenvolvidas nos arquivos permanentes.


16/31



Aula 05


27 . (CESPE D e fen so r i a Pb l i c a da Un io Agen t e Admin i s t r a t i vo 2 0 1 0 - A d a p t a d a ) Considere que os documentos de um determinado setor daDPU estejam organizados com base na procedncia ou local. Nessa situao, o

mtodo de arquivamento adotado denomina-se onomstico.28 . ( CESPE TRE/ M G - T cn i co J ud i c i r i o Adm in i s t r a t i v a 2 009 A d a p t a d a ) - De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinteapresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo:DAlmeida, PauloDAndrade, RobertoDCarmo, Ansio

29 . (Cespe Po l i c i a F ede ra l E s c r i vo 2009 ) - A microfilmagem

grande aliada da reduo de espao ocupado pelos documentos arquivsticosem papel, bem como da preservao dos documentos originais. Entretanto, nocaso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem nopermite a eliminao dos documentos originais.

30 . (CESPE D e fen so r i a Pb l i c a da Un io Agen t e Admin i s t r a t i vo 2 0 1 0 - A d a p t a d a ) Acondicionamento a sequncia de operaes intelectuaise fsicas que corresponde guarda ordenada de documentos.


17/31



Aula 05


GABARI TO:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

C E E C C C E C C C11 12 13 14 15 16 17 18 19 20C E E C C E E E E E

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30E C E C E E E E


18/31



Aula 05


Res o lu o d e qu es te s

01 (CESPE De fe n so r i a Pb l i c a da Un io - Arqu iv i s t a 2010 - A d a p t a d a ) O acervo arquivstico acumulado pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista considerado, de acordo com a legislao,arquivo pblico.

Reso luo :

O arquivo acumulado pela administrao indireta, incluindo empresas estatais, considerado arquivo pblico, logo a questo est correta.

02 . ( Cespe Min i s t r i o da I n t eg rao Ass i st en t e Tcn i co - A d m i n i s t r a t i v o 2 0 0 9 ) - Os arquivos correntes so constitudos de documentos com pouca frequncia de uso que, pelo valor informativo que apresentam, so mantidos prximos de quem os recebe ou os produz.

Reso luo :

Guarde bem: Os arquivos correntes so constitudos de documentos em cursoou consultados frequentemente, ao contrrio do que afirma o enunciado.Portanto, item errado.

03 . (CESPE De f ens o r i a Pb l i c a da Un io - Arqu iv i s t a 2010 - A d a p t a d a ) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve,pelas caractersticas dessa fase, ser centralizado em um nico lugar no rgo pblico ou empresa privada.

Reso luo :

Apesar de os arquivos correntes poderem ser centralizados, essa no necessariamente a regra.

Lembre que nessa fase os documentos so frequentemente acessados eportanto, a descentralizao pode ser utilizada para dar maior agilidade gesto dos documentos.

Finalmente, no esquea que, em suas fases, intermediria e permanente, osarquivos devem ser centralizados, embora possam existir depsitos dedocumentos fisicamente separados.


19/31



Aula 05


I d ad e d oa r q u i v o

Valorp r e d o m i n a n t e

Frequ nc i a deu so Local izao

Corrente Primrio Alta Prximo aos

escritriosIntermedirio Primrio Mdia Distante dosescritrios

Permanente Secundrio Baixa Distante dosescritrios O item est, portanto, errado.

0 4 . ( CESPE SEPLAG/ DFTRANS - An a l i s t a d e Tran spor t es U r b an o s/ A r q u i v i st a - 2 0 0 8 ) - Guarda temporria sinnimo de arquivo

intermedirio.Reso luo :

Exatamente. A permanncia dos documentos no arquivo intermedirio transitria, portanto, temporria. Lembre-se, por isso, o arquivo intermedirio tambm chamado de limbo ou purgatrio.

Os documentos so mantidos no a r q u i v o i n t e r m e d i r i o , onde a g u a r d a m asua e l i m i n a o o u r e c o lh i m e n t o para guarda permanente.

05 . (CESPE De f ens o r i a Pb l i c a da Un io - Arqu iv i s t a 2010 - A d a p t a d a ) Os arquivos intermedirios so formados por documentos semiativos, que no precisam ser mantidos prximos aos usurios diretos.

Reso luo :

Correto. Os arquivos intermedirios so aqueles que ainda possuem valorprimrio, mas no so utilizados com frequncia, no precisando, portanto, sermantidos prximos aos usurios.

06 . ( Cespe Po l i c i a Fede r a l Escr i v o 200 9 ) - O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funes do rgo que acumulou esse documento.

Reso luo :

O enunciado est perfeito. O documento de arquivo s tem sentido serelacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividadesdo rgo ou instituio que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas

atividades. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funes do rgogerador / acumulador. Portanto, item correto.


20/31



Aula 05


07 . ( CESPE SECAD/ TO Pap i loscopi s ta 20 08 ) - Manuscritos colecionados por uma instituio podem ser considerados arquivos.

Reso luo :J percebeu onde est o erro?

Ora, no h possibilidade de coleo nos arquivos, pois f u n d a m e n t a l ar e l a o o rg n i c a e n t r e s e u s e l e m e n t o s , os documentos de arquivos u r g e m o b r i g a t o r i a m e n t e dentro das f unes e a t i v idades de umaadministrao.

Uma das caractersticas bsicas dos arquivos que o conjunto de documentosdeve ter relao orgnica e origem em decorrncia do exerccio de atividadesespecficas das entidades que os produziram e receberam.

Portanto, no se considera arquivo uma coleo particular, reunida por umapessoa ou instituio.

A questo est errada.

08 . ( CESPE SECAD/ TO Pap i loscopis t a 20 08 ) - A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tem po, em base para o conhecim ento da histria.

Reso luo :

Outra questo que cobra o conhecimento do art. 1 da Lei n 8.159, de 1991.

Mas, vamos um pouquinho alm.

Inicialmente, devemos salientar que o 3 do art. 8 da Lei n 8.159, de1991, dispe que os conjuntos de d o c u m e n t o s p b l i c o s d e v al o r h i s t r i c o ,p r o b a t r i o e i n f o r m a t i v o d e v e m s e r d e f i n i t i v a m e n t e p r e s e r v a d o s .(arquivos permanentes, lembra-se?)

Vamos recordar tambm os valores dos documentos:

O v a lo r p r i m r i o atribudo ao documento em funo do interesse que possater para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para finsadministrativos, legais e fiscais.

J, o v a l o r s ec u n d r i o atribudo a um documento em funo do interesseque possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a

sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmenteproduzido.


21/31



Aula 05


Nesse sentido, tendo em vista o valor primrio, os arquivos tm comofinalidade principal, apoiar a administrao a qual pertencem, promovendoprogramas de gesto de documentos, para que estes cumpram com suas

finalidades.Em um segundo momento, os arquivos tm a finalidade de recolher, preservare dar acesso aos documentos que possuam um valor histrico, cultural,informativo, de prova etc. (valor secundrio)

Portanto, a questo est certa.

09 . ( Cespe Po l i ci a Fed e r a l Escr i v o 2 00 9 ) - O princpio de respeito aos fundos fundamental para a ordenao dos acervos arquivsticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administrao so os elementos que guiam o arranjo dos documentos.

Reso luo :

Ao se tratar de arquivo permanente (=terceira idade), deve-se sempre levarem considerao o princpio da provenincia, ou seja, o respeito aos fundos.

O arranjo, por sua vez, consiste na reunio e ordenao adequada dosdocumentos no arquivo permanente.

Desta forma, respeitando-se o princpio da provenincia, o arranjo feito deverespelhar a estrutura e a administrao do rgo que os produziu. Portanto, oitem est certo.

10 . (CESPE De f ens o r i a Pb l i c a da Un io - Arqu iv i s t a 2010 - A d a p t a d a ) As funes de criao, avaliao, aquisio, classificao,descrio, difuso e preservao se fundamentam no princpio arquivstico da provenincia.

Resoluo :

A gesto de documentos dentro de um arquivo deve objetivar a manutenoda individualidade, do carter orgnico desse arquivo (=respeito aos fundos).Ou seja, estamos falando do princpio da provenincia, portanto, o item estcorreto.

11 . (CESPE De f ens o r i a Pb l i c a da Un io - Arqu iv i s t a 2010 - A d a p t a d a ) Os objetivos de produo dos arquivos esto relacionados s questes administrativas, funcionais e legais.

Resoluo :


22/31



Aula 05


Perfeito. O objetivo primordial da produo dos arquivos est relacionado aoseu v a l or p r i m r i o , ou seja, s questes administrativas, funcionais e legais.

Logo, o item est correto.12 . (Cespe P o l i c i a F ede ra l Esc r i vo 2009 ) - Documentos iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia.

Reso luo :

Documentos iconogrficos: suporte sinttico, em papel emulsionado, comofotografias, diapositivos, desenhos etc.; documentos cartogrficos:representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia (mapas, plantas,perfis etc.). Portanto, item errado.

13 . (CESPE M M A - Age n t e A dmin i s t r a t i vo 2009 ) - A gesto de docum entos aplicada originalm ente na idade perm anente.

Reso luo :

A idade permanente corresponde ltima fase do ciclo de vida do documento,portanto, a gesto documental no comea a, lgico.

A gesto documental deve envolver todas as fases do ciclo de vida dodocumento. Ou seja, comear do comeo na fase corrente.

Portanto a assertiva est errada.

14 . (CESPE De f ens o r i a Pb l i c a da Un io - Arqu iv i s t a 2010 - A d a p t a d a ) A gesto de documentos um dos elementos da gesto da informao em um rgo pblico ou empresa privada e se distingue dos outros estoques informacionais pela natureza e pelas caractersticas do documento de arquivo.

Reso luo :

Perfeito. Item correto.

A gesto de documentos realmente faz parte da gesto de informaes de umainstituio, guardando as peculiaridades inerentes arquivologia quediscutimos ao longo do nosso curso.

15 . (CESPE MMA - Agen t e A d min i s t r a t i vo 2009 ) - Na gesto de

documentos, a fase de produo refere-se elaborao de documentos resultantes de atividades de um rgo ou setor e contribui para que sejam


23/31



Aula 05


criados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias.

Reso luo :

Essa questo trata da fase de p r o d u o de documentos. Pelo que jestudamos, fica fcil respond-la, no?

Veja s...

Vimos que a fase de produo refere-se e l abo rao de documen tos emrazo da s a t i v ida d es e spe c f i c a s d e um rgo ou s e to r . Alm disso,

falamos que uma importante caracterstica dessa fase a o t i m i z a o d ac r i a o d e d o c u m e n t o s , evitando duplicaes e a emisses de viasdesnecessrias.

Portanto, o item c o r r e t o .

16 . (CESPE De f ens o r i a Pb l i c a da Un io - Arqu iv i s t a 2010 - A d a p t a d a ) A passagem pelo arquivo intermedirio indica que o documento vai ter como destinao final a eliminao.

Resoluo :

Opa... calma a...

A passagem pelo arquivo intermedirio no indica necessariamente que odocumento vai ser eliminado, pois seu destino pode ser tambm a guarda noarquivo permanente.

Logo, questo errada.

17 . (CESPE MM A - Agen t e A dm i n i s t r a t i vo 2009 ) A incluso de dados sobre o documento em uma base de dados conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes.

Reso luo :

Temos que checar se as atividades so do tipo RE-CLA-RE-MO. Lembra dessemnemnico? So as atividades de Receb imen to , Class i f i cao , Regis t ro e

M o v i m e n t a o dos documentos

Nessa questo, temos:


24/31



Aula 05


Recebimento e Classificao Registro e Movimentao Conservao e preservao (?)

Conservar e preservar os documentos no fazem parte das atividades derecebimento, classificao, registro ou movimentao.

Portanto, o item est e r r a d o .

18 . (CESPE D e fen so r i a Pb l i c a da Un io Agen t e Admin i s t r a t i vo 2 0 1 0 - A d a p t a d a ) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de

classificao, registro, avaliao e emprstimo de documentos.

Reso luo :

Mais uma questo sobre as atividades do protocolo...

Lembre do Re-Cla-Re-Mo!

Pois bem, avaliao no faz parte das atividades do protocolo, logo o item este r r a d o .

19 . (CESPE De f ens o r i a Pb l i c a da Un io - Arqu iv i s t a 2010 - A d ap t a d a ) O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo conhecido como distribuio.

Reso luo :

O curso do documento desde sua produo at o cumprimento da sua funoconstitui toda a gesto do documento corrente e no somente a distribuio

que uma das atividades do protocolo.Portanto, item incorreto.

20 . (CESPE De f ens o r i a Pb l i c a da Un io - Arqu iv i s t a 2010 - A d ap t a d a ) - A principal fun o da avaliao a elimin ao de docum entos.

Reso luo :

A avaliao o processo de analisar o valor e a frequncia de uso do

documento, com objetivo de definir sua destinao.


25/31



Aula 05


Essa destinao, como vimos, pode ser a guarda no arquivo permanente ou aeliminao. Dessa forma, est e r r a d o falar que a principal funo da avaliao a eliminao de documentos.

21 . (Cespe Po l i c i a F ede ra l Esc r i vo 2009 ) - O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorizao da instituio que os acumulou.

Reso luo :

Ora, por natureza, os documentos mantidos nos arquivos permanentes soprovidos de valor histrico-cultural, ou seja, servem para consulta. Portanto, oitem est e r r a d o .

22 . ( CESPE SECAD/ TO Pap i loscopis t a 2 00 8) - Os prazos de prescrio e decadncia de direitos, que podem ser verificados na legislao em vigor, so elementos importantes para o trabalho de avaliao de documentos.

Reso luo :

Vimos que a avaliao o processo de anlise de documentos, visando aestabelecer sua destinao (guarda temporria ou permanente, oueliminao), de acordo com os valores primrios e secundrios que lhes soatribudos.

Alm disso, tambm falamos de alguns pontos-chave que devem serconsiderados nesse processo. Um deles refere-se aos prazos de prescrio edecadncia de direitos.

Ora, isso tudo bem lgico, no?

Temos que levar em contas os prazos prescricionais e decadenciais antes deeliminar um documento. Pense no seu imposto de renda. Voc no tem queguardar todos os documentos por, pelo menos, cinco anos?

Portanto, o item est c e r t o .

2 3 . ( CESPE T RE/ GO - T cn i c o Jud i c i r i o / Adm in i s t r a t i v a 200 9 - A d a p t a d a ) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente


26/31



Aula 05


para o intermedirio e deste para o permanente so denominados,respectivament e, arquivam ento e acondicionamento.

Reso luo :

Arquivamento e Acondicionamento? Nada a ver!

A r q u i v a m e n t o , como vimos, uma das fases da gesto de documentos, queconsiste no c o n j u n t o d e o p e r a e s d e s t i n a d a s a o a c o n d i c i o n a m e n t o ea o a r m a z en a m e n t o d e d o cu m e n t o s .

A c o n d i c i o n a m e n t o so as f o r m a s d e e m b a l a g e m o u g u a r d a de

documentos visando sua preservao e acesso.

Sabemos que os processos de passagem de documentos do arquivocorrente para o i n t e r m e d i r i o e deste para o p e r m a n e n t e so denominados,respectivamente, t r a n s f e r n ci a e r e c o l h i m e n t o .


24 . (CESPE D e fen so r i a Pb l i c a da Un io Agen t e Admin i s t r a t i vo 2 0 1 0 - A d a p t a d a ) Os documentos na fase intermediria, ou segunda idade dos arquivos so recebidos por transferncia dos arquivos correntes.

Reso luo :

Vamos lembrar da diferena entre t r a n s f e r n c i a e r e c o l h i m e n t o .

Transferncia: passagem do arquivo corrente para o i n t e r m e d i r i o .

Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o p e r m a n e n t e .


27/31



Aula 05


Valo r Fr e q u nc i a de u so Dest i no

com valor primrio alta permanece no arquivocorrente

com valor primrio baixatransferncia para o

arquivo intermedirio

sem valor primrio, mascom valor secundrio

baixarecolhimento para oarquivo permanente

sem valor primrio e

secundrio- eliminao

Logo o item est correto.

25 . ( CESPE SEPLAG/ DFTRANS - Ana l i s t a de Transpo r t es U r b an o s/ A r q u i v i st a - 2 0 0 8 ) - Os documentos de guarda temporria devem ser mantidos por cinco anos.

Reso luo :

Os prazos de guarda so baseados em estimativas de uso, em que documentosdevero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, ao fimdos quais a destinao efetivada (recolhimento para guarda permanente oueliminao).

Esses prazos so definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordocom o tipo de documento em questo.

Portanto, est errado afirmar genericamente que o prazo de guarda temporria(arquivo intermedirio) de 5 anos.

Logo, questo errada.

26 . ( CESPE ANVI SA -T cn i co Adm in i s t r a t i vo 200 7 ) - Arranjo,descrio, publicao, preservao, avaliao, criao e referncia so atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes.

Reso luo :

Lembra do nosso mnemnico com as funes do arquivo permanente? De-Co-Re-Ar ?


28/31



Aula 05


Pois bem... Essa mais uma questo sobre as atividades desenvolvidas nosarquivos permanentes.

Vejamos:

ar ranjo d e scrio e publicao preservao (= co nservaco) avaliao (?) criao (?) r e ferncia

Avaliao e criao no so atividades do arquivo permanente (no fazemparte do nosso De-Co-Re-Ar), so fases da gesto de arquivos correntes.


27 . (CESPE D e fen so r i a Pb l i c a da Un io Agen t e Admin i s t r a t i vo 2 0 1 0 - A d a p t a d a ) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedncia ou local. Nessa situao, o m todo de arquivament o adotado denom ina-se onom stico.

Reso luo :

Vimos e revimos que o mtodo de arquivamento que toma como base aprocedncia ou o local denominado geogrfico.

Logo, a assertiva est e r r a d a .

28 . ( CESPE TRE/ M G - Tcn i co Jud i c i r i o Adm in i s t r a t i v a 2 009 A d a p t a d a ) - De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinte

apresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo: DAlmeida, Paulo DAndrade, Roberto DCarmo, Ansio

Reso luo :

Lembra da regra 5 de alfabetao?

Os a r t i gos e p r epos i es, t a i s com o a , o , de , d , do , e , um , um a , noso cons ide r a dos .


29/31



Aula 05


A ordenao deveria ser:

Almeida, Paulo D

Andrade, Roberto D Carmo, Ansio D

Veja que a simples aplicao da regra. Portanto, leia e releia essas regras, tlegal?

O item est e r r a d o .

29 . (Cespe Po l i c i a F ede ra l E s c r i vo 2009 ) - A microfilmagem grande aliada da reduo de espao ocupado pelos documentos arquivsticos em papel, bem com o da preservao dos documentos originais. Ent retant o, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem no permite a eliminao dos documentos originais.

Reso luo :

A primeira e mais importante razo para justificar o uso da microfilmagem aeconomia de espao.

Ela tambm possibilita a preservao dos originais. Segundo a legislaoarquivstica: os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guardapermanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo serrecolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados peloprprio rgo detentor.

Portanto, item c o r r e t o .

30 . (CESPE D e fenso r i a Pb l i c a da Un io Arqu iv i s t a 2010 - A d a p t a d a ) Acondicionamento a sequncia de operaes intelectuais e fsicas que corresponde guarda ordenada de documentos.

Resoluo :

Errado!

Acondicionamento consiste nas formas de embalagem ou guarda dedocumentos visando sua p re se rv a o .

Ento, amigo, vamos parar por aqui.

Esperamos ter conseguido ajud-lo a entender os principais pontos dadisciplina e, dessa forma, contribuir para seu sucesso na prova.


30/31



Aula 05


Estamos sempre disposio, seja pelo frum de dvidas, seja pelos nossos e-mails:

[email protected]; [email protected]

Bons estudos e boa sorte!

Davi Barreto e Fernando Graeff


31/31



Aula 05

B i b l i o g r a f i a

BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionrio Brasileiro deTerminologia Arquivstica.

BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Riode Janeiro: Ed. FGV, 2004.

Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002.

Decreto n 1.171/1994 (e suas atualizaes).

Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002.

SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princpios e tcnicas. Rio de Janeiro,Ed. FGV, 2005.

Arquivologia Aula 5

Documents

Transcript of Arquivologia Aula 5