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ARQUIVOLOGIA Prof. Lucas Andrade

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Sumário

.......................................................................................................................................... 1

1 - GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS: ....... 3

1.1 - INTRODUÇÃO: ................................................................................................... 3

1.2 - FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS: ...................................................... 4

1.3 - AVALIAÇÃO: ......................................................................................................... 7

1.4 - PROTOCOLO: ..................................................................................................... 8

1.5 - DIAGNÓSTICO: .................................................................................................. 9

1.6 - GESTÃO DE DOCUMENTOS / ARQUIVO CORRENTE: ............................ 10

1.7 - GESTÃO DE DOCUMENTOS / ARQUIVO INTERMEDIÁRIO:...................... 11

QUESTÕES DE CONCURSO ....................................................................................... 12

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: .......................................................................... 14




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1 - GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E GESTÃO DE

DOCUMENTOS:

1.1 - INTRODUÇÃO:

A Gestão da informação e mais especificamente a Gestão de Documentos

refletem as técnicas e processos relacionados à produção, tramitação, uso, avaliação e

arquivamento de documentos que ocorrem nas fases corrente e intermediária. A

só pode ser alcançada através da adequada utilização dos

recursos disponíveis e como o próprio nome diz caro aluno Monster, “gestão”, nada

mais é do que gerir (administrar) os documentos e consequentemente suas informações,

de forma que o fluxo das mesmas e o objetivo de tais documentos possam ser

alcançados com eficácia e principalmente com eficiência. Para tanto, é necessário que

haja planejamento, organização, direção e controle quanto aos colaboradores envolvidos

e quanto aos recursos materiais e físicos relacionados ao ciclo de vida documental.

A Lei 8.159/1991 traz o conceito de GESTÃO DE DOCUMENTOS, conforme

pode aparecer em sua prova, já que as bancas gostam de cobrar trechos das leis e por

vezes trocar palavras para confundir o candidato, assim, segue abaixo a definição:

A Gestão de documentos não pode ser confundida com a Teoria das 3 idades,

visto que os dois temas tratam do ciclo documental e estão diretamente relacionados,

por isso devemos ter cuidado para não confundir os conceitos em prova. Não custa

recordar o conceito de “Documento”, já que estamos tratando do assunto Gestão de

documentos.

Segundo Marilena Paes a Gestão documental possui como objetivos: Trazer

eficiência na produção, administração, manutenção e destinação de documentos, de




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maneira que a informação esteja disponível no tempo adequado. Além disso, garante o

uso da micrografia e do processamento automatizado dos dados, juntamente com o

acesso e preservação dos documentos a serem guardados permanentemente, por fim

permite também a eliminação adequada dos documentos sem valor administrativo,

legal, probatório e histórico.

No intuito de tornar viável o gerenciamento das informações e

consequentemente a Gestão dos documentos, deve-se utilizar de técnicas de gestão que

forneçam padronização no tratamento dos arquivos por meio de um programa de

gerenciamento das informações organizacionais, utilizando-se dentre vários

instrumentos, principalmente do “Plano de Classificação de Documentos”, da “Tabela

de Temporalidade e Destinação dos Documentos” e da “Lista de Eliminação”. No

decorrer do material falaremos melhor destes instrumentos.

1.2 - FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS:

A Doutrina traz a conceituação das fases referentes à Gestão dos documentos e

dentre os principais autores, Marilena Paes trata do tema de uma maneira que fica fácil

identificar em prova o que está correto ou não quanto a este ponto. Sem mais delongas

vamos às fases:




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Caro aluno Monster, as fases esquematizadas acima são importantes para sua

prova, por isso memorize a sequência apresentada. Após a produção dos documentos de

arquivo que acontece na fase corrente, aparece a segunda fase que diz respeito à

utilização dos mesmos, podendo a mesma acontecer nos arquivos ditos correntes e

intermediários. Neste momento da 2ª fase destaca-se a atividade do Protocolo, que a

depender da questão de prova, pode abordá-lo na concepção de um “setor físico” ou de

uma “atividade” propriamente dita.

Na definição de setor ele é caracterizado como um local que recebe

correspondências e documentos, normalmente em instituições de caráter público são

responsáveis pelas atividades de registro e distribuição dos documentos

(correspondências) ali produzidos ou recebidos ao longo das atividades dos órgãos ou

organizações. Como nos arquivos correntes o acesso aos documentos deve ser rápido e

os mesmos necessitam estar próximos ou mesmo nos setores onde as funções

administrativas mais frequentes acontecem, consequentemente, a atividade de protocolo

está relacionada à fase corrente dos arquivos.

Na etapa de “Destinação” as fases de análise, seleção e fixação dos prazos de

guarda dos documentos visam determinar o que será feito com os documentos, qual será

sua destinação final. Para tanto, os documentos devem ser classificados quanto ao seu

valor em:




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Ainda na etapa de “Destinação” fica claro para nós que este processo não deve

ser realizado de qualquer maneira, devemos sempre levar em consideração fatores como

os custos de reprodução do documento; sua importância administrativa, histórica,

probatória, legal, dentre outras; disponibilidade de espaço, equipamentos e custos

arquivamento; também a possibilidade de existência de prazos prescricionais e

decadência de direitos de terceiros ou da instituição. Após cumprir os requisitos acima,

o documento deve ainda, caso seja de organização pública ou de caráter público, receber

autorização da instituição arquivística responsável para que ocorra sua eliminação, se

for o caso, conforme determina a Lei nº 8.159/1991.

Para que se realize a atividade de avaliação/destinação é necessário o uso de

instrumentos específicos para a destinação dos documentos, sendo os principais: Tabela

de Temporalidade e Destinação, além da Lista de Eliminação. Estes documentos fixam

diretrizes relacionadas ao tempo e local de guarda dos documentos, portanto, de posse

destas informações vamos estudar tais instrumentos:

A elaboração da Tabela de Temporalidade e Destinação normalmente leva em

consideração a visão de um conjunto de profissionais responsáveis por áreas distintas,

devido ao fato de representar documentos importantes para a instituição e que englobam

diferentes atividades, indo desde atividades meio até as atividades-fim da organização.

Podem participar de seu processo de criação as autoridades administrativas, o

arquivista, o responsável jurídico e financeiro da instituição, além de profissionais

relacionados ao campo do conhecimento específico do documento analisado.

Em seguida, como consequência da indicação da Tabela de Temporalidade e

Destinação acerca da eliminação do documento, segue a Lista de Eliminação,

especificada abaixo:




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1.3 - AVALIAÇÃO:

Os principais processos e rotinas na Destinação Final envolvem os aspectos

relacionados à “Análise”, “Seleção” e “Avaliação” (mais importante etapa da

Destinação Final) dos documentos, explicitada abaixo:

Não posso deixar de frisar caro aluno Monster que a etapa de avaliação dentro

da Destinação Final deve ser realizada com prévia classificação dos documentos em sua

devida classe (de acordo com o “Plano de Classificação de Documentos”), já que o

arquivamento correto gera eficiência administrativa. Aliás, a avaliação dos documentos

em si já traz benefícios como: melhora na eficácia e também eficiência administrativa,

elimina documentos não úteis à organização, gera agilidade na recuperação e acesso aos

documentos, além de permitir identificação prévia aos documentos do Arquivo

Permanente. Ao fim de tudo isso, os documentos podem ser transferidos, recolhidos ou

eliminados.




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1.4 - PROTOCOLO:

Quanto à sua definição no contexto de atividade a ser desenvolvida, o protocolo

pode ser conceituado como um conjunto de procedimentos, processos e operações a

cerca do controle dos documentos que tramitam na instituição, ou seja, controle de

movimentação. Com isso, se pode garantir a localização e recuperação de determinado

documento de arquivo, permitindo desta maneira o acesso ao mesmo. Como dito

anteriormente, o protocolo é uma atividade típica do arquivo corrente.

As atividades típicas do Protocolo descritas são: produção/recebimento,

registro/autuação, classificação, expedição/distribuição e controle da

movimentação/tramitação. Há de se ressaltar dentre as atividades do protocolo a parte

de registro e autuação, em que os procedimentos ali adotados recebem denominações

que podem ser objeto de prova e frequentemente são utilizados pelas bancas

examinadoras para tentar confundir o candidato, mas meu objetivo aqui é esclarecer e

retirar do seu caminho estas cascas de banana . Seguem tais definições e alguns dos

processos adotados no registro e autuação:




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Procedimentos: Autuação e Tramitação

1) Autuação: Durante a transformação do documento em um processo algumas

ações específicas sobre o mesmo são realizadas, tais quais: adição capa, número

identificação processual, número de páginas, e outras formatações processuais

específicas.

2) Tramitação: Fase em que o órgão ou instituição pode adotar procedimentos

administrativos específicos, como por exemplo: Despacho (Decisão de autoridade

administrativa favorável ou não ao pedido ou solicitação, deferido e indeferido

respectivamente) e Diligência (Devolução processo ao órgão ou setor para que seja

corrigida ou completada formalidades processuais em desacordo).

Outra conceituação que já foi abordada na aula anterior e que não custa

relembrar é o conceito de Protocolo Central e Setorial, mas é bem simples, veja só:

1.5 - DIAGNÓSTICO:

O Diagnóstico é uma atividade arquivística relacionada à análise minuciosa

dos aspectos ligados ao funcionamento do Arquivo da organização, com o objetivo

de identificar problemas, falhas e/ou lacunas no processo de arquivamento, adotando

posteriormente medidas corretivas e preventivas que proporcionam melhora na

eficácia e eficiência dos Arquivos. Os possíveis problemas e lacunas existentes são,

dentre outros:

Problemas nas instalações físicas e condições de armazenamento: Mofo,

infiltrações, poeira e poluição, luz do sol.




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Condições ambientais: Temperatura, umidade, luminosidade.

Espaço físico ocupado, volume documental, estado de conservação dos

documentos.

Controle de empréstimos: Frequência de consultas, entradas e saídas de

documentos.

Recursos humanos: Número de pessoal, nível de capacitação e escolaridade,

formação profissional específica ou não.

Disponibilidade de acesso à informação, Gênero dos documentos.

Acondicionamento adequado ou não: Se invólucros, envelopes, caixas, pastas

e outras formas.

Arranjo e classificação dos documentos: Métodos de arquivamento adotados.

O Diagnóstico, dessa forma, detecta falhas e problemas no processo de

arquivamento que dificultam o funcionamento eficiente do arquivo e consequentemente

permite que o Arquivista ou responsável proponha soluções aos intercorrentes

identificados.

1.6 - GESTÃO DE DOCUMENTOS / ARQUIVO CORRENTE:

As normas para o tratamento e gestão de documentos na Fase Corrente

fazem com que haja melhor aproveitamento das informações disponíveis para

tomada de decisões e também melhora na utilização dos recursos materiais e

humanos da instituição. Essas normas permitem:

Os documentos em Fase Corrente possuem grande movimentação estando

relacionados às atividades rotineiras da organização e os processos e operações

técnicas realizadas, (Exemplos: classificação, registro, autuação, expedição e

arquivamento) que objetivam facilitar o acesso às informações neles contidas. Tais

operações e procedimentos caracterizam a importante Gestão dos documentos de

Arquivo corrente.




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1.7 - GESTÃO DE DOCUMENTOS / ARQUIVO INTERMEDIÁRIO:

Documentos na Fase Corrente que cumpriram seu prazo de guarda, mas

ainda possuem valor primário ou administrativo, segundo a Tabela de

Temporalidade da organização e respeitados todos os seus critérios, terão como

destinação a eliminação ou a transferência ao Arquivo Intermediário. Isso se

justifica por questões administrativas, legais, custo e manutenção dos arquivos na

Fase Corrente (custo mais elevado para mantê-los, já que os arquivos intermediários

não movimentam tanto mais, quanto os arquivos correntes). Com tais ações

racionaliza-se o espaço físico armazenando-os em um depósito intermediário,

equipamentos e também a própria recuperação da informação. A Gestão dos

documentos em Fase Intermediária permite:

O Depósito onde se localiza o Arquivo Intermediário deve possuir condições

adequadas ao arquivamento, garantindo assim que a gestão dos mesmos seja

finalizada de forma eficiente, isso porque situações como incêndios, desastres

ambientais e outras condições naturais podem afetar os documentos de arquivo.




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QUESTÕES DE CONCURSO

QUESTÃO 1 - A respeito da gestão de documentos, julgue o item a seguir. A

gestão de documentos compreende a definição da política arquivística, a designação

de responsabilidades, o planejamento do programa de gestão e a implantação do

programa de gestão.

QUESTÃO 2 - A respeito da gestão de documentos, julgue o item a seguir. Para

que os documentos de arquivo tenham a capacidade de apoiar e registrar a

elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão, é necessário elaborar um

quadro arranjo.

QUESTÃO 3 - De acordo com o Manual de padronização da organização de

escritórios, publicado pela Agência Estadual de Defesa Agropecuária do Maranhão

em outubro de 2017, os documentos técnicos e administrativos gerados pelos

escritórios de atendimento devem ser repassados aos chefes das Unidades

Regionais. Estes, por sua vez, devem encaminhá-los para a Unidade Central, onde

serão distribuídos aos respectivos destinatários pelo serviço de:

a) almoxarifado

b) protocolo

c) marketing

d) cadastramento

e) fiscalização

QUESTÃO 4 - No que se refere ao protocolo, julgue o item subsequente. O

protocolo providencia a tramitação dos documentos de arquivo e toma decisões

sobre as demandas contidas neles.

QUESTÃO 5 - No que se refere ao protocolo, julgue o item subsequente. Em um

sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, a atividade de registro

de protocolo é realizada no procedimento de captura.

QUESTÃO 6 - No que concerne às funções arquivísticas, julgue o item

subsecutivo. A função aquisição de documentos está relacionada diretamente com a

função classificação, pois a aquisição resulta do processo classificatório.

QUESTÃO 7 - Na organização de documentos, um processo consiste em:

a) um conjunto de documentos que se relacionam entre si por assunto, constituindo

uma unidade de arquivamento.

b) uma representação de documentos ou informações por termos ou descritores que

propiciem a recuperação da informação.




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c) um conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação

administrativa ou judicial.

d) uma unidade documental fisicamente indivisível.

e) uma unidade de arquivamento que contém o registro de informações sobre

arquivos com vistas ao controle físico e intelectual desses arquivos.

QUESTÃO 8 - A respeito da análise tipológica de documentos e do arranjo em

arquivos permanentes, julgue o item que se segue. A ordenação interna do fundo de

arquivo obedece ao princípio da ordem original.

QUESTÃO 9 - A respeito da gestão de documentos, julgue o próximo item. Depois

de receber um ofício, a atividade seguinte do setor de protocolo é a de registrar o

documento, o que pode ser feito manualmente ou diretamente em um sistema

informatizado.

QUESTÃO 10 - Com relação à gestão da informação e à ética do profissional de

arquivo, julgue o próximo item. A gestão da informação favorece a celeridade ao

acesso a documentos mantidos em arquivos, a otimização de atividades e contribui

para a excelência no atendimento.

GABARITO:

1) CORRETO 6) INCORRETO

2) INCORRETO 7) Letra C

3) Letra B 8) CORRETO

4) INCORRETO 9) CORRETO

5) CORRETO 10) CORRETO




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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:

Arquivística - Temas Contemporâneos, 3ª Edição - Editora Senac, 2012 - Vanderlei

Batista dos Santos.

Arquivo, Teoria e Prática, 3ª Edição, FGV, 2015 - Marilena Leite Paes.

Arquivos Permanentes. Tratamento documental, 4ª Edição, 2006 - Heloísa

Liberalli Bellotto.

Decreto 7.845 de 2012 - Regulamenta a Lei 8.159 de 1991, disponível em:

http://www.planalto.gov.br/ccivil03/ Ato2011-2014/2012/Decreto/D7845.htm#art60

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA) - Disponível em:

http://conarq.gov.br/publicacoes-2/26

Gestão em Arquivologia - Abordagens Múltiplas, Eduel, 2008 - Linete Bartalo,

Nádia Aparecida Moreno.

Lei federal 8.159 de 1991 - Política Nacional de Arquivos, disponível em:

http://www.planalto.gov.br/ccivil 03/Leis/L8159.htm.

Arquivos Modernos - Princípios e Técnicas, Editora FGV 2006 - Schellenberg,

T.R.

Arquivo Nacional - Classificação, Temporalidade e Destinação de documentos de

arquivo - Acessado em 25 de Junho de 2018. Disponível em:

http://www.siga.arquivonacional.gov.br/imagens/publicacoes/cctt_meio.pdf e

http://www.siga.arquivonacional.gov.br/imagens/publicacoes/cctt_fim.pdf


http://www.planalto.gov.br/ccivil03/%20Ato2011-2014/2012/Decreto/D7845.htm%23art60

http://conarq.gov.br/publicacoes-2/26

http://www.planalto.gov.br/ccivil%2003/Leis/L8159.htm

http://www.siga.arquivonacional.gov.br/imagens/publicacoes/cctt_meio.pdf

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