1. Para bem se entender a problemtica atual dos arquivos, preciso compreender o sculo X sob um novo paradigma que atenda rapidez da evoluo tecnolgica. suficiente lembrar dos vrios interlocutores, cada qual trazendo sua influncia e moldando a sociedade com novos valores, inserindo novos cenrios. A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se chegada da fotocopiadora, da eletrnica, da televiso, dos satlites, e, sobretudo dos computadores. A partir da dcada de 1970, a telemtica, ou seja, o computador conectado a outros computadores via linhas telefnicas, mudou profundamente as possibilidades de comunicao de documentos. Depois de muitos anos, a disciplina de arquivstica conheceu desenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas tcnicas de organizao e nos mtodos de trabalho no sentido de viabilizar com maior rapidez o acesso informao e garantir formas de preservao e conservao de arquivos institucionais, pois por meio desses documentos podemos remontar uma nova histria, no apenas com a verso hegemnica do poder. O presente trabalho destina-se a subsidiar o estudo sobre noes de arquivologia e tcnicas de arquivo, com a apresentao de conceitos bsicos da moderna arquivstica, e compilao de teoria baseada nos maiores autores da rea. Alm disso, dispe de questes de concursos, legislao arquivstica, norma ISAD(g) e glossrio de termos arquivsticos. ... proponho que assumamos, agora e aqui, o compromisso de conceber e fabricar uma arca da memria, capaz de sobreviver ao dilvio atmico. Uma garrafa de nufragos siderais lanada aos oceanos do tempo, para que a nova humanidade de ento saiba por ns o que as baratas no lhes contaro... Gabriel Garcia Marquez A origem dos arquivos incerta. Alguns afirmam ter surgido da antiga Grcia arch, atribuda ao palcio dos magistrados, evoluindo para archeion, local de guarda e depsito dos documentos. Ramiz Galvo (1909) considera archivum o mesmo que arquivo, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros ttulos. As definies antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos como depsitos de documentos e papis de qualquer espcie, tendo sempre relao com os direitos das instituies ou indivduos. Estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando no atendiam mais a estas exigncias, eram transferidos para museus e bibliotecas. Da surge idia de arquivo administrativo e arquivo histrico. Informao: no tem sido considerada como objeto privilegiado da Arquivologia, mas sim a conseqncia do documento de arquivo que, por sua vez, visto como o elemento do arquivo.

2. Importa muito que no percamos de vista a trplice dimenso do objeto da Arquivologia e sua ordem: Arquivos documentos de arquivos informao. Segundo o Dicionrio Internacional de Terminologia Arquivstica, publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA), um arquivo o conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, de direito pblico ou privado, no desempenho de suas atividades (1984, p. 25). O manual de Arquivologia publicado pela Direo dos Arquivos de Frana, em conjunto com a Associao dos Arquivistas Franceses define arquivos como sendo o conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa fsica ou jurdica, tenha automtica e organicamente reunido, em razo mesmo de suas funes e atividades . Para a Lei n 8.159, de 8/1/1991 que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados: Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. A comparao de tais definies com o conceito de arquivo, vigente desde o final do sculo XIX at meados deste sculo resulta no seguinte: Conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado rgo administrativo ou por um de seus funcionrios, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custdia deste rgo ou funcionrio.2 A partir da segunda metade do sculo X, so referidos os dois pontos bsicos: a) uso, cada vez mais extensivo, de novos suportes documentais, eliminando da definio de arquivo qualquer tentativa de delimitar os possveis suportes dos registros arquivsticos; b) o surgimento dos princpios da Gesto de Documentos, a partir de reformas administrativas, ocorridas nos Estados Unidos e Canad, No final da dcada de 40, buscam a economia e a eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final dos documentos. Originrios da impossibilidade de se lidar, de acordo com os moldes tradicionais, com as massas cada vez maiores de documentos produzidos pelas administraes, inauguram, entre outras, as prticas de avaliao, seleo e eliminao de documentos de arquivos. superada a idia predominante de que os arquivos constituem conjuntos de documentos destinados a permanecer sob custdia permanente das instituies, estabelecida a noo de que os documentos de arquivo podem, de acordo com seus valores probatrios e informativos, ser eliminados. 3. Assim, o conceito de arquivo mantm inalteradas as suas caractersticas bsicas de conjunto orgnico produzido por uma dada atividade jurdico-administrativa, salientando-se o carter testemunhal do conjunto documental arquivstico, conservado em sua organicidade. Nova viso: Arquivos tm, conseqentemente, uma estrutura, uma articulao e uma natural relao entre suas partes, as quais so essenciais para sua significao. A qualidade de um arquivo s sobrevive em sua totalidade se sua forma e relaes originais forem mantidas. A informao contida no documento de arquivo isoladamente. A contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua forma, em sua estrutura, revela sobre a instituio ou sobre a pessoa que o criou. entre os arquivistas canadenses que se vem consolidando o conceito de informao arquivstica e preconiza-se uma maior relao entre a Arquivologia e Cincia da Informao. Por se constiturem em instrumentos e subprodutos das atividades institucionais e pessoais, os documentos arquivsticos so fontes primordiais de informao e prova para as suposies e concluses relativas a estas atividades, sua criao, manuteno, eliminao ou modificao. Segundo Duranti (1994, p.51), dois pressupostos bsicos determinam a habilitao probatria e informativa dos documentos arquivsticos: os registros documentais atestam aes e transaes; sua veracidade depende das circunstncias de sua criao e preservao. Slon Buck, ex-arquivista dos EUA, definiu: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Segundo o Dicionrio Internacional de Terminologia Arquivstica, publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos, arquivo : O conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, de direito pblico ou privado, no desempenho de suas atividades (1984, p.25). O Manual de arquivologia publicado pela Direo dos Arquivologia publicado pela Direo dos Arquivos de Frana, em com conjunto a Associao dos Arquivistas franceses, afirma que os arquivos so: O conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa fsica ou jurdica, tenha automtica e organicamente reunido, em razo mesmo de suas funes e atividades (1970, p.23). Exclusividade de criao e recepo por uma repartio, firma ou instituio. No se considera arquivo uma coleo de manuscritos histricos, reunidos por uma pessoa. 4. Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transaes realizadas. Carter orgnico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. uma disciplina, tambm denominada Arquivologia, que tem por objetivo a natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao. Termos como equivalentes: archival science (Ingls), archivistique (Francs); archivstica (Espanhol). A Arquivologia tem como finalidade ltima o acesso informao, objetiva a organizao dos dados com vistas informao e possui como objeto a informao. A Lei n 8.159, de 8/1/1991, dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas. O termo arquivo pode tambm ser usado para designar: conjunto de documentos; mvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental dever ser conservado; rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao; ttulos de peridicos geralmente no plural, devido influncia inglesa e 1. COMUNICAO = ATENDIMENTO AO PBLICO Funo arquivstica que consiste em colocar os documentos disposio dos usurios que os solicitem, dentro de normas estabelecidas. O termo comunicao indubitavelmente, mais adequado para caracterizar o processo de trocas entre os indivduos, ou seja, no sentido lato, as relaes interindividuais e coletivas, bem como os mtodos que a se empregam... 2. GESTO DOCUMENTAL Conjunto de medidas e rotinas visando a racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos. 3. INFORMAO Todo e qualquer elemento referencial contido num documento. A informao tudo o que pode ser emitido e recebido. Compreende uma mensagem, idia, noo, notcia sobre algum ou algo. Pode ser passada atravs da fala, escrita, imagem e representao, sendo uma categoria abstrata que se materializa quando registrada e representa uma sucesso de atos ou fragmentos que possam ser definidos como fatos. a noo, idia ou mensagem contida em um documento. 5.1 INFORMAO ARQUIVSTICA 5. A interpretao das informaes registradas depende da relao das mesmas com o contexto de sua produo. 4. DOCUMENTO qualquer elemento grfico, iconogrfico, plstico ou fnico pelo qual o homem se expressa. o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatrio, o processo, o dossi, a correspondncia, a legislao, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magntica, etc. tudo que produzido por razes funcionais, jurdicas, cientficas, tcnicas, culturais ou artsticas pela atividade humana. O documento todo e qualquer suporte material no qual pode ser registrada, de modo arbitrrio, cientfico ou no, a existncia de um contedo informacional. Costuma ser entendido como tudo aquilo que pode registrar uma mensagem, uma idia ou um acontecimento. 6.1 DOCUMENTO DE ARQUIVO So todos os documentos que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao. Formam um conjunto orgnico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exerccio de suas funes. A classificao dos documentos compreende o suporte, formato, gnero, espcie, tipo, forma e natureza. 6.1.3 Formato Configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex.: caderno, mapa, rolo de filme, livro, cartaz, cdice, diapositivo, ficha, fita perfurada, folha, microficha, planta, rolo, tira de filme, tira de microfilme, ultra-ficha. 6.1.4 Gnero Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo. a linguagem usada, a forma como a informao est registrada no documento. Classifica-se em: textuais manuscritos, datilografados e impressos (linguagem bsica a escrita); audiovisuais filmes, cinema, videoclipes e CDs de msica (associao do som e da imagem); cartogrficos mapas, plantas e projetos; Iconogrficos desenhos, gravuras, painis e fotografias (linguagem bsica a imagem); documentos imagticos; 6. Multimdia rene em um mesmo documento: animao, som e hipertexto. Espcie a linguagem formal como se apresenta o documento. A configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas, tais como: ata exposio do que ocorreu durante uma reunio ou sesso; aviso correspondncia entre Ministros ou Governadores de Estado; carta correspondncia entre empresas, instituies e particulares em geral; certido documento emitido por autoridade pblica onde se atesta que algo se verificou de acordo com o que se encontrava j registrado em algum outro documento ou registro; circular correspondncia impressa e enviada simultaneamente a vrios destinatrios; decreto ato de natureza legislativa; despacho manifestao escrita, de autoridade, sobre assunto de sua competncia; edital ordem oficial afixado nos lugares pblicos; formulrio relatrio padronizado onde se preenchem os campos previamente definidos; lei norma jurdica escrita pelo poder competente, com carter de obrigatoriedade. Cria, extingue ou modifica direito; memorando correspondncia interna de um rgo; ofcio correspondncia entre autoridades; ordem de servio documento autorizando a execuo de algum servio; portaria ato escrito que determina providncias de carter administrativo, d instrues sobre a execuo de uma lei ou servio, entre outros; regimento conjunto de princpios e normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de um rgo; regulamento conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execuo de uma lei; relatrio documento expondo, para autoridade superior, o desenvolvimento de um trabalho num determinado perodo; requerimento documento em que se faz pedido autoridade competente solicitao solicitao de um servio. 7. Tipo/Tipologia documental Estudo dos tipos documentais, a Arquivstica mostra que tipo documental a configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Desta forma, a configurao que assume uma tipologia documental varia de acordo com a atividade que a gerou. Por exemplo: boletim de ocorrncia; certido de casamento; certido de nascimento; relatrio de atividades. Suporte Materiais sobre os quais as informaes so registradas: papel livro, cartaz, mapa, revista, manuscrito, fotografia, jornal e encadernao; mdia magntica e ptica fita vdeo, fita K7, fita magntica, disquete e CD; filme fotogrfico microfilme, fotograma, cromo, negativo e filme cinematogrfico; metal, argila, madeira, tecido medalha, monumento, escultura, tela, etc. Forma Consiste no estgio de preparao e de transmisso de documentos. Constitui-se em: original; cpia; rascunho. Categoria Decreto n 2.134, de 24/1/1997 (Dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles e d outras providncias): Art. 2 para fins deste Decreto, considera-se os seguintes conceitos: I - Acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arquivo. I - Classificao: atribuio de grau de sigilo de documentos. I - Credencial de segurana: certificado concedido por autoridade competente, que habilita uma pessoa a ter acesso a documentos sigilosos. IV - Custdia: responsabilidade pela guarda de documentos. V - Desclassificao: atividade pela qual a autoridade responsvel pela classificao de documentos sigilosos os torna ostensivos consulta pblica. 8. VI - Grau de sigilos: graduao atribuda classificao de um documento sigiloso, de acordo com a natureza de seu contedo e tendo em vista a convenincia de limitar sua divulgao s pessoas que tm necessidade de conhec-lo. VII - Reclassificao: atividade pela qual autoridade responsvel pela classificao dos documentos altera a sua classificao. Natureza Corresponde classificao de segurana ao acesso dos documentos. Quanto natureza, portanto, os documentos se subdividem em: Ostensivos ou Ordinrios a sua divulgao no prejudica organizao, sem qualquer restries ao acesso. Sigilosos aqueles que devem ser de conhecimento restrito. Segundo o Decreto n 60.471, de 1/3/67, so assuntos sigilosos aqueles que, por sua natureza devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguardar sua custdia e divulgao. De acordo com a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que pode circular, so quatro os graus de sigilo: a) Ultra-Secreto de excepcional segurana, cujo teor s deve ser de conhecimento de agentes pblicos ligados ao seu estudo e manuseio. So documentos referentes soberania e integridade territorial nacional, Planos, projetos de guerra ou cientficos, negociao para aliana poltica ou militar, cuja divulgao coloca em risco a segurana da sociedade e do Estado. Classificao: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio Federais. Prazo de permanncia: 30 anos Ex.: planos militares, frmula da Coca-cola. b) Secreto s pessoas ligadas ao estudo ou manuseio podem ter conhecimento. Classificao: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio Federal, Governadores e Ministros de Estado ou, ainda, por quem haja recebido delegao. Prazo de permanncia: 20 anos Ex.: documentos que registram a vida particular do funcionrio. c) Confidencial no requerem alto grau de segurana, mas seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou entidade. Classificao: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio Federais, Governadores e Ministros de Estado, titulares dos rgos da Administrao Pblica Federal, do DF, dos Estados e Municpios ou, ainda, por quem haja recebido delegao para esse fim. Prazo de permanncia: 10 anos. 9. Ex.: exames finais, correspondncia entre autoridades cujo assunto envolva interesses financeiros e polticos. d) Reservado o contedo no deve ser tornado pblico. So aqueles cuja divulgao, quando ainda em trmite, comprometa as operaes ou objetivos neles previstos. Classificao: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio Federais, Governos dos Estados e Municpios, Agentes Pblicos formalmente encarregados da execuo de projetos, planos e programas ou, ainda, por que haja recebido delegao para esse fim. Prazo de permanncia: 5 anos. Por se constiturem em instrumentos e subprodutos das atividades institucionais e pessoais, os documentos de arquivos so fontes primordiais de informao e provam as suposies e concluses relativas a estas atividades, sua criao, manuteno, eliminao e modificao. Tipo de suporte Manuscritos, impressos, audiovisuais, exemplar nico/mltiplos Objetos bi/tridimensionais, exemplar nico Audiovisuais (reprodues) exemplar nico/mltiplo Tipo de conjunto Fundos, documentos unidos pela origem Coleo, documentos unidos pelo contedo ou pela funo Produtor A mquina administrativa Atividade humana individual e coletiva Atividade humana, a natureza Fins de produo Administrativos, jurdicos, funcionais, legais Culturais, cientficos, tcnicos, artsticos, educativos Culturais, artsticos, funcionais Cientficos Objetivo Provar, testemunhar Instruir, informar, entreter Entrada de documentos 10. Passagem natural de fonte geradora nica Compra, doao, permuta, de fontes mltiplas Compra, doao, pesquisa Processamento tcnico Registro, arranjo, descrio: guias, inventrios, catlogos, etc. Tombamento, classificao, catalogao, fichrios ou computador Pblico; Administrador e pesquisador Grande pblico e pesquisador Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoa fsica ou jurdica, no decurso de suas atividades, independentemente de data, suporte material ou formato fsico. Centros de Documentao Um centro de documentao pode ser formado por rgos de documentao, de acordo com as caractersticas dos documentos que sero armazenados. Estes rgos podem ser um arquivo, uma biblioteca ou um museu. Arquivo Arquivo o conjunto de documentos organicamente acumulados (produzidos e recebidos), por pessoa jurdica ou fsica, pblica ou privada no exerccio de suas atividades, independente do suporte ou de sua natureza. O documento do arquivo serve como prova e/ou informao. Biblioteca o conhecimento genrico e produzido por terceiros. Corresponde ao conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta com objetivos culturais. O documento de biblioteca instrui e ensina. Museu o conjunto de objetos coletados nas mais variadas fontes e que contam a histria de um povo, sendo sua finalidade essencialmente cultural. Consiste em uma coleo de peas e objetos de valor cultural, reunidos, conservados e colocados disposio do pblico. Autenticidade: est ligada ao processo de criao, manuteno e custdia; os documentos so produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada funo, ou consecuo de alguma atividade, e so autnticos quando so criados e conservados de acordo 11. com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir destas rotinas estabelecidas. Naturalidade: os registros arquivsticos no so coletados artificialmente, mas acumulados de modo natural nas administraes, em funo dos seus objetivos prticos; os registros arquivsticos se acumulam de maneira contnua e progressiva, so como sedimentos de estratificaes geolgicas, e isto dota de um elemento de coeso espontnea, embora estruturada. Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relaes no decorrer do andamento das transaes para as quais foram criados, os documentos esto ligados por um elo que criado no momento em que so produzidos ou recebidos, os registros arquivsticos so um conjunto indivisvel de relaes. Unicidade: cada registro documental assume um lugar nico na estrutura documental do grupo ao qual pertence. Princpios da legalidade: os registros arquivsticos so provas confiveis das aes e que se referem e devem esta confiabilidade s circunstncias de sua criao e s necessidades de prestar contas. Os arquivos podem ser classificados quanto entidade mantenedora, evoluo, natureza dos documentos, finalidade do acervo e extenso da atuao. Quanto Entidade Mantenedora, o arquivo pode ser: pblico federal, estadual e municipal; privado comercial, institucional, familiar ou pessoal. Quanto Natureza dos Documentos, o arquivo pode ser especial devido ao suporte diferente que merece um tratamento especial. Ex.: arquivo de discos, fitas, microfilmes e slides; especializado aquele em que predomina um assunto especfico. Ex.: arquivos mdicos, engenharia e imprensa. Quanto Finalidade do Acervo, de acordo com a finalidade da guarda dos documentos, o arquivo pode ser: funcional aqueles que servem administrao (1 e 2 idades). Ex.: arquivo administrativo, documentos consultados com alguma freqncia; cultural aqueles que servem histria e cultura (3 idade). Ex.: arquivo histrico, documentos como fonte de pesquisa. Quanto extenso: setorial so arquivos originados em um setor determinado da instituio. Ex.: arquivo do 12. departamento de pessoal, do setor financeiro, do setor de recursos humanos, etc.; geral arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais. Ex.: arquivo geral de uma instituio. Obs.: havendo centralizao, no existiro arquivos setoriais. O CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO / TEORIA DAS 3 IDADES Para que os arquivos possam desempenhar suas funes, torna-se indispensvel que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usurio com preciso e rapidez. A metodologia a ser adotada dever atender s necessidades da instituio a que serve, como tambm a cada estgio de evoluo por que passam os arquivos. Essas fases so definidas como as trs idades dos arquivos: corrente, intermedirio e permanente. A teoria das trs idades um dos pilares da Arquivstica. Elaborada na dcada de 40 nos Estados Unidos, ela prope a diviso dos arquivos em trs fases, que so complementares, de acordo com o seu uso, no importando qual o suporte dos documentos: ARQUIVO CORRENTE ATIVOS DINMICOS ADMINISTRATIVOS 1 IDADE Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para as quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitao, se conservam junto s unidades produtoras em razo de sua vigncia e da freqncia com que so consultados. Podem ser centrais ou setoriais, mas devem estar sempre prximos ao usurio, de modo a facilitar o acesso. Os documentos passam, aproximadamente, 1 ano em arquivo setorial e 5 a 10 anos no arquivo central. ARQUIVO INTERMEDIRIO SEMI-ATIVO 2 IDADE Constitudo de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco freqente, que aguardam destinao final em depsito de armazenamento temporrio. No h necessidade de serem conservados prximos s unidades produtoras. So mantidos nessa fase por um prazo mdio de 20 anos. Corresponde ao arquivamento transitrio, assegurando a preservao de documentos que no so utilizados com freqncia, mas devem ser conservados por razes administrativas, e que aguardam destinao final, devendo estar devidamente classificados e disposio para consultas. A destinao poder ser a eliminao ou o recolhimento ao arquivo permanente. ARQUIVO PERMANENTE INATIVO HISTRICO 3 IDADE Constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de seu valor documental legal ou histrico e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. A sua funo conservar e disponibilizar para consulta documentos teis para fins administrativos e pesquisas histricas, tendo por objetivo torn-los acessveis e colocar disposio dos usurios a experincia adquirida com o tempo. 13. Os documentos de idade permanente e proveniente de uma mesma fonte (setor ou rgo) devem estar reunidos, em um mesmo grupo, sendo realizado o arranjo do material. CORRENTE (possui valor administrativo) no setor, perto do usurio Arquivo Corrente ou Arquivo Setorial INTERMEDIRIA (aguarda destinao final) no setor ou em local (sala ou mvel) especfico Arquivo Intermedirio ou Arquivo Central PERMANENTE (possui valor histrico) em local (sala) especfico e centralizado Arquivo Central ou Arquivo Inativo ou Arquivo Permanente o recolhimento, anlise, avaliao, seleo e eliminao de documentos. a) Recolhimento: o deslocamento de um documento do Arquivo Intermedirio para o Arquivo Permanente. Quando o descolamento feito do arquivo corrente para o intermedirio, chamado de transferncia, que pode ser permanente (intervalos irregulares) ou peridica (intervalos determinados); b) Anlise: estudos dos documentos recebidos; c) Seleo: triagem dos documentos que devem permanecer no arquivo; d) Avaliao: Verificao do valor probatrio (de prova) ou informativo, de pesquisa dos documentos e estabelecimentos de prazos de vida dos documentos; e) Eliminao: destruio, doao ou venda de documentos julgados destitudos do valor permanente, feito por uma Comisso Permanente de Avaliao. COMPOSIO DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO Arquivista ou responsvel pela guarda dos documentos. Servidores das unidades organizacionais s quais se referem os documentos a serem destinados, com o profundo conhecimento das atividades desempenhadas. Historiador ligado rea de pesquisa de que se trata o acervo; Profissional da rea jurdica, responsvel pela avaliao do valor legal dos documentos. Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto de avaliao (economistas, socilogo, engenheiro, mdico e outros.). a. Tabela de temporalidade: a tabela de temporalidade um instrumento arquivstico resultante da avaliao, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinao de documentos, com vistas a garantir o acesso informao a quantos dela necessitem. Sua estrutura bsica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, a destinao final eliminao ou guarda permanente alm de um campo para observao necessrias sua compreenso e aplicao. 14. 0 ADMINISTRAO GERAL 001 MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA PROJETOS, ESTUDOS, NORMAS E SIMILARES 5 anos 9 anos Guarda Permanente 002 PLANOS E PROGRAMAS DE TRABALHO: 5 anos 9 anos Guarda Permanente 003 RELATRIOS DE ATIVIDADES: 5 anos 9 anos Guarda Permanente So pssveis de eliminao os relatrios cujas as informaes encontram-se recapituladas em outros 004 ACORDOS, AJUSTES, CONTRATOS CONVNIOS: Enquanto vigora 10 anos Guarda Permanente 005 JURISPRUDNCIA: 10 anos 10 anos Guarda Permanente 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO NORMAS, REGULAMENTAES: 5 anos 5 anos Guarda Permanente 010.1 REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES Enquanto vigora Eliminao Tabela 2: Modelo da Tabela de Temporalidade CONARQ.: b. Lista de eliminao: a relao especfica de documentos que sero eliminados de uma vez e de tem de ser aprovada pela autoridade competente. Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros documentos de uma maneira mais completa. Cpias cujos originais estejam preservados. Documentos de pura formalidade. Documentos que cumpram datas especficas. Documentos que se tornem obsoletos. O objetivo deste tpico nortear os arquivistas para o caso infelizmente, ainda mais freqente e usual no Brasil de uma possvel triagem no interior de uma acumulao de papis nos chamados arquivos mortos, quando pra tal acumulao no se obedeceu a nenhum critrio de prazos de guarda ou destruio, pela simples inexistncia de tais tabelas. Para o Arquivo Nacional brasileiro so considerados documentos de guarda permanente os de valor probatrio com relao a direitos, tanto de pessoas fsicas ou jurdicas, como de coletividade 15. e os valores informativos sobre pessoas, fatos ou fenmenos cuja memria, em termos histricos, seja considerada relevante (em entidades pblicas ou privadas). Sero documentos histricos os documentos referentes origem, aos direitos e aos objetivos da instituio, tais como: atos de criao: leis, decretos, resolues; atos constitutivos: estatutos, contratos sociais; direitos Patrimoniais: escrituras; documentos que reflitam o desenvolvimento da Instituio: regulamentos, regimentos, planos, projetos; programas que tratem das atividades-fins da instituio: atos e relatrios da direo, correspondncias de delegao de poderes; registros visuais e sonoros: que reflitam a vida da instituio; documentos que firmem jurisprudncia; documentos concernentes administrao de pessoal; documentos que respondam as questes tcnico-cientficas relativas s atividades especficas da instituio; documentos de divulgao produzidos para promoo da instituio; documentos artstico e cultural. Importante: O processo avaliatrio nunca feito documento por documento, mas sempre dentro de uma contextualizao. o princpio segundo o qual os arquivos pblicos, prprios de um PRINCPIO DE TERRITORIALIDADE territrio, seguem o destino deste ltimo. De incio, este princpio no releva da arquivstica mas sim do direito aplicado propriedade. Serve para exprimir o direito que o vencedor tem de exigir ao vencido a deposio dos documentos relativos s terras conquistadas no momento da assinatura de uma rendio ou de um tratado de paz. Com o tempo, a outorga dos documentos de um pas generalizou-se a todas as atividades de transmisso, de jurisdio ou de transferncia de mandato. Esse modo de funcionamento torna-se oficial com a adoo da Conveno Nacional das Naes Unidas, Conveno de Viena, sobre a Sucesso dos Estados em matria de Bens, Arquivos e Dvidas de Estado. Alm disso, o princpio de territorialidade foi aplicado restituio de certos fundos de arquivo a instituies ou a centros de arquivo situados perto do local de criao, e que tinham sido deslocados por diversas razes. A ttulo de exemplo, foi em parte com base nesse princpio que se efetuou a regionalizao Archives 16. Nationales du Quebec, nas diferentes regies administrativas das provncias entre os anos de 1970 a 1980. O fundo abarca papis gerados/recebidos por entidades fsicas ou jurdicas, necessrios sua criao, ao seu funcionamento e ao exerccio das atividades que justifiquem a sua existncia, descartando-se, assim, a caracterizao de coleo (papis reunidos por razes cientficas, artsticas, de entretenimento ou quaisquer outras que no as administrativas). Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relao orgnica entre si, constituindo uma unidade distinta, como frisa Schellenberg, no podendo seus componentes ser separados, vindo a constituir outros agrupamentos aleatrios. A noo de fundo est estritamente ligada ao prprio rgo gerador dos documentos. Respeitar-se o rgo de origem, no deixando que seus documentos se misturem aos de outro rgo. Respeitar-se a ordem estrita em que os documentos vieram da repartio de origem, na seqncia original de sries, mesmo que deturpada pelas baixas decorrentes da tabela de temporalidade. Possuir nome, ter sua existncia jurdica resultante de lei, decreto, resoluo, etc. Ter atribuies precisas e subordinao determinadas por lei. Ter um chefe com poder de deciso dentro de sua rea legal de ao. Ter uma organizao interna fixa. o conjunto de documentos ao qual vo continuar a juntar-se documentos. Exemplo: os arquivos de um ministrio que continua a existir, pois sua administrao continua a trabalhar. o conjunto de arquivo ao qual no iro juntar-se mais documentos. Exemplo: instituio extinta, ou personalidade falecida. Denominao atribuda classificao dos documentos, ou seja, identificao da fase a que pertence o documento. Ordenao dos conjuntos documentais remanescentes das eliminaes (ditadas pelas tabelas de temporalidade e executadas nos arquivos intermedirios), obedecendo a critrios que respeitem o carter orgnico dos conjuntos (interna e externamente). uma operao ao mesmo tempo intelectual e prtica: organizar documentos uns em relao aos outros; as sries, uma em relao s outras; os fundos, uns em relao aos outros; dar nmeros de identificao aos documentos; coloc-los em pastas, caixas ou latas; orden-los nas estantes. 17. O Arquivista que deseja estruturar um volume x de informao orgnica aplicar a Noo de Fundo em funo de uma abordagem minimalista ou maximalista, ou seja, do menor para o maior, ou do maior para o menor, dependendo da complexidade do fundo. Patrimnio Arquivstico Comum composto pelos arquivos que formam uma parte do patrimnio nacional de um ou vrios Estados, que no podem ser divididos sob pena de perderem o seu valor administrativo, legal ou histrico. Arquivos de um Estado Totalidade dos documentos de carter poltico, cientfico, econmico, social e cultural pertencentes ao Estado, sujeitos a um registro central e devendo ser conservados nos arquivos do Estado. Arquivos de um Organismo Conjunto de pessoas que tm como finalidade a realizao de objetivos comuns ligados a uma mesma misso, quer esta seja pblica ou privada. Grupo de Arquivos Trata-se do conjunto de fundos (de arquivos) de natureza idntica, dotado de um sistema idntico de cotao num quadro de classificao. Fundo de Arquivo Pode ser subdividido em subfundo (ou fundos secundrios) ou quando se tratar de unidades administrativas subordinadas. Srie Diviso de peas ou de unidades de instalao cobrindo os aspectos de uma mesma funo, atividade ou assunto, no interior de um dado fundo, definida por um quadro de classificao. Unidade de Instalao uma unidade de organizao e de inventrio dos arquivos (cassete, caixa, registro, mao, dossier, capa, rolo, bobina, disco, disco ptico, volume, disquete, etc). Dossier Unidade documental em que se renem informalmente documentos de natureza diversa, para uma finalidade especfica; tal termo equivale a processo. Pea A menor unidade arquivstica, indivisvel; pode ser constituda por uma ou mais folhas, por um caderno ou um volume. (uma pea pode s vezes conter vrios documentos). Documento (de arquivo) um conjunto constitudo por um suporte (pea) e pela informao que ele contm, utilizveis para efeito de consulta ou como prova. Dado A menor representao convencional e fundamental de uma informao (fato, noo, objeto, nome prprio, nmero, estatstica, etc.) Permitem a comunicao da informao orgnica no mbito da organizao junto dos utilizadores, tanto do seu valor primrio como do secundrio (administradores, investigadores e cientistas, etc.). A escolha dos instrumentos de descrio documental ou de referncia deve ser sempre efetuada depois de uma anlise das unidades de trabalho a ser descritas, bem como das necessidades gerais ou particulares dos utilizadores reais ou potenciais. 18. Patrimnio Arquivstico Guia de Arquivos de Instituies organizacionais. Comum Anurio internacional de Arquivos Bibliografia internacional dos anurios e guias dos servios de arquivo. Arquivos de Estado Anurio dos servios de arquivo. Guia por servios de arquivo. Catlogo dos arquivos. Arquivos de um Organismo Documental Catlogo dos fundos; Estado geral dos fundos; Guia do servio de Arquivo; Bibliografia dos instrumentos de descrio documental. ndice Geral. Grupos de Arquivos Guia grupo de arquivos ou subgrupo de arquivos. Fundos Guia temtico Guia por fundo Tabela de equivalncia Srie Guia por srie Guia por subsrie Guia por subsubsrie Dossi Unidade de instalao Repertrio Sumrio Repertrio numrico simples Repertrio numrico detalhado Repertrio cronolgico Pea Inventrio sumrio Inventrio analtico Documento ndice onomstico/geogrfico ndice assunto/matria ndice cronolgico Dado ndice, lista, etc. Tabela 3: ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica. p. 139. O arranjo em fundos torna o arquivo permanente organizado e lgico, a descrio a nica maneira de possibilitar que os dados contidos nas sries e/ou unidades documentais possam ser alcanados pelos pesquisadores. O processo da descrio consiste na elaborao de instrumentos de pesquisa que possibilitem identificar, rastrear, localizar dados, seja via sumria, seja pela via sumria, pela analtica. 19. Catlogo: instrumento de descrio documental de ordem geral que apresenta a informao por ordem alfabtica do tipo: catlogo dos arquivos; catlogo dos fundos. Guia: O mais abrangente e popular, no sentido de estar vazado numa linguagem que pode atingir tambm o grande pblico e no especialmente os grandes pesquisadores de arquivo: historiadores e administradores. Fornece informaes bsicas. Tem por finalidade dar uma viso de conjunto dos acervos de arquivo de modo a permitir ao pesquisador saber quais so seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, os instrumentos de pesquisa de que dispem, quais so as fontes complementares. um instrumento de pesquisa descritivo e feito com esprito prtico. Guia por grupo de arquivos, subgrupo e de arquivos ou fundo: instrumento de descrio fundamental que fornece uma viso de conjunto de um grupo de arquivos, de um subgrupo de arquivos ou de um fundo redigido de modo a apresentar a estrutura, a articulao, bem como a diversidade dos recursos que ele oferece aos investigadores. Guia temtico (guia especializado ou guia por tema de pesquisa): instrumento de descrio documental que apresenta os fundos e as colees de um ou vrios servios de arquivos relativos a temas, perodos, espaos geogrficos, tipos de documentos particulares e predeterminados. Guia por srie, subsrie: instrumento de descrio documental que fornece uma viso de conjunto de uma srie, subsrie de documentos que possuam uma grande amplitude. Repertrio sumrio: instrumento de descrio documental destinado a apresentar a documentao de um fundo quando as unidades de instalao que o compem so homogneas. Repertrio numrico simples: instrumento de descrio documental que apresenta uma a uma as unidades de instalao de um fundo, resumindo o contedo de cada uma delas num ttulo. Repertrio numrico detalhado: instrumento de descrio documental que enumera as unidades de instalao heterognea de um fundo e que apresenta uma anlise que caracteriza o conjunto dos documentos de que elas so constitudas. Repertrio cronolgico: lista que inumera unidades de instalao por ordem cronolgica, por vezes, independentemente da ordem primitiva. ndice (onomstico, geogrfico ou por assunto): listagem ordenada de nomes de pessoas, de locais, de assuntos, de matrias ou, ainda, de datas que permitam acessar a informao contida numa unidade arquivstica. Inventrio catlogo: instrumento de descrio documental destinado a enunciar de modo exato a documentao de um fundo ou de uma coleo ao nvel de peas. 20. Inventrio sumrio: instrumento de descrio documental que descreve, atravs de aspectos exteriores ao documento, cada uma das peas de um fundo ou de uma coleo de arquivo. Inventrio analtico: instrumento de descrio documental que descreve de modo preciso cada uma das peas de um fundo ou de uma coleo, analisando o contedo do documento. Tabela de equivalncia: mostra a equivalncia entre antigas notaes e as novas adotadas. Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente. A gesto de documentos operacionalizada atravs do planejamento, da organizao, do controle, da coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de racionalizar e simplificar o ciclo documental. Assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos. Garantir que a informao institucional esteja disponvel quando e onde seja necessria instituio e aos cidados. Assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica. Assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao. Contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histrico e cientfico. Produo de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de uma rea ou Setor. Nesta fase, deve-se otimizar a criao de documentos, evitando- se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo, assim, o uso adequado dos recursos de reprografia e de automao. Utilizao dos documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite. Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao. Desenvolvese, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao. Destinao de documentos: envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais 21. a serem preservados permanentemente. A cada uma dessas fases que so complementares , corresponde uma maneira de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada. Extenso da atuao do arquivo Quanto abrangncia de sua atuao, os arquivos podem ser setoriais, gerais ou centrais. Setoriais: so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. Gerais ou centrais: so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. Valorao dos Documentos Valor Primrio: valor administrativo, legal ou fiscal. Valor Secundrio: valores probatrio e informativo. Probatrio: prova. Aspectos ligados organizao e funcionamento do rgo que o produziu. Exs.: estatutos, regimentos, normas legais, programas, relatrios (arquivo permanente). Informativo: de grande importncia para o pesquisador, valor ditado pelo contedo. Mtodos de arquivamento A escolha do mtodo de arquivamento deve considerar as caractersticas dos documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento mais freqentemente consultado. Dois parmetros devem ser considerados para a escolha do mtodo de arquivamento: Como foi produzida ou acumulada a documentao; Como ser solicitada a informao. Nos arquivos, o sistema decimal de classificao por assuntos constitudo por um cdigo numrico que reflete a hierarquia funcional e as atividades desempenhadas pelo rgo. As dez classes principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs algarismos, como se segue: Classe 0 Classe 100 Classe 200 Classe 300 Classe 400 Classe 500 Classe 600 Classe 700 Classe 800 Classe 900 As classes principais correspondem s grandes funes desempenhadas pelo rgo. Elas so divididas em subclasses e estas em grupos e subgrupos, os quais recebem cdigos numricos, 22. seguindo-se o mtodo decimal. Dessa forma, tomando-se como exemplo a classe 0, tem-se: Note-se que os cdigos numricos refletem a subordinao dos subgrupos aos grupos, dos grupos s subclasses e destas s classes. Essa subordinao representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados. Avaliao e Seleo de documentos Processo de anlise e seleo de documentos que visa a estabelecer prazos para sua guarda nas fases correntes e intermedirias e sua destinao final, ou seja, eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Planejando a organizao de um Setor de Documentao I Analisar a estrutura da Instituio: conhecer organograma/fluxograma da instituio; saber o objetivo da instituio na organizao dos documentos. Conscientizao/sensibilizao de dirigentes/usurios envolvidos no processo de organizao do arquivo: Classe 0 ADMINISTRAO GERAL Subclasse 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO Grupo 012 COMUNICAO SOCIAL Subgrupos 012.1 RELAES COM A IMPRENSA o que se pretende atingir com a organizao dos documentos. Planejando a organizao de um Setor de Documentao I Diagnstico da situao: levantar espao/fluxo/volume/situao de guarda/usurios; criar uma Comisso de Avaliao de Documentos (grupo de trabalho criado com o objetivo de buscar idias e solues para o arquivo); levantamento de tipologia/assuntos/produo documental. Planejando a organizao de um Setor de Documentao I Elaborao da Tabela de Temporalidade: quem faz? um processo de avaliao que deve ser feito por rea. Cada rea cria um grupo de trabalho para elaborar a primeira verso da tabela. Elaborada a tabela, ela submetida avaliao da Comisso para verificar se factvel. Ouvem-se opinies e/ou sugestes. Planejando a organizao de um Setor de Documentao IV Como feita? a) pesquisa da estrutura organizacional; b) entrevista com funcionrios; c) 23. pesquisa dos dispositivos legais; d) avaliao das sries e indicao de prazos de guarda levantados: * prazos legais existentes; * usos reais potenciais para outros usurios; * interesse cultural. Como se aplica? Cada rea ir aplic-la em seu mbito de atuao, promovendo as eliminaes e transferncias de documentos nos prazos estabelecidos. Planejando a organizao de um Setor de Documentao V Que resultado esperado? a) eliminao de papelada intil com a conseqente liberao de espao; b) reaproveitamento peridico da rea ocupada com armazenamento de documentos, por meio da transferncia regular para o arquivo intermedirio/permanente; c) melhoria da recuperao da informao gerencial. Por que e como deve ser atualizada? a) deve ser atualizada porque a organizao no esttica; b) reas e servios podem ser criados ou suprimidos; c) possvel haver alterao de competncias e funes; d) novos documentos podem ser criados e outros podem ser extintos; e) mudana de funcionrios de gerncia, implicando alterao de prazos de uso da documentao gerada; f) mudana da legislao. Para iniciar a organizao de um dado acervo, o primeiro passo o conhecimento da instituio, sua finalidade e estrutura. Para isso, necessrio, alm da leitura de todos os documentos que existam sobre a estrutura formal, a coleta de informaes que possam evidenciar a estrutura real (informal) em que os documentos so gerados e/ou acumulados. Acerca dos dados da pesquisa para o tratamento arquivstico, escreveu Lopes: O principal dado a ser coletado nas organizaes a descrio de suas atividades e da relao das mesmas com o fluxo das informaes contidas nos documentos. Captar esta relao nem sempre um tarefa fcil, porque usual que no exista conscincia da vinculao do que se faz com as informaes em movimento. O processo de alienao gerado pelo trabalho muitas vezes impede que se perceba a sua dialtica, imaginando-se que as informaes contidas nos documentos so um outro problema. Precisa-se tecer a imagem do passado e do presente das atividades, reconstruir o trmite e construir o objeto de pesquisa para alm de suas aparncias.15 Visitar o local fsico dos arquivos dos documentos, observando as condies de acesso e de remoo. Identificar os dados do acervo atual e seu crescimento. 24. Identificar os dados para a movimentao/tramiatao dos documentos. Identificar os dados principais dos documentos produzidos pela instituio. Caracterizar fisicamente os documentos, levantando dados sobre suporte, conservao e preservao dos documentos. Mapear o contedo dos documentos, identificando as funes que geram os documentos. Identificar as dificuldades atuais relativas a acesso e utilizao dos documentos Identificar as condies ambientais de armazenamento e acondicionamento da documentao. Identificar os materiais utilizados no acondicionamento da documentao. Identificar os objetivos e metas com o Projeto de Arquivo. Elaborar o documento de Levantamento e Caracterizao do Acervo de Documentos. Elaborar relatrio de diagnstico 15 LOPES, Luis Carlos. A Nova arquivstica na modernizao administrativa. Consiste em adotar metodologia para a guarda dos documentos, por meio de um plano preestabelecido, visando a rapidez no acesso s informaes. A escolha do mtodo de arquivamento a ser utilizado determinada pela natureza dos documentos, freqncia de consulta, sistema de recuperao das informaes e estrutura da organizao, devendo ser simples e de fcil entendimento pelos usurios. De acordo com o mtodo adotado, o modo de recuperao do documento pode ser pelo sistema direto ou indireto: Sistema direto busca o documento diretamente do local arquivado; Sistema indireto necessita de um sistema auxiliar para recuperar o documento pelo Mtodo Alfabtico ou visando as caractersticas do acervo na adequao da seo. Ex.: Setor Financeiro Contas a pagar pelo mtodo cronolgico (datas de vencimentos/fatuas). O sistema de busca direto se d pelos nomes das pastas que so colocadas em ordem alfabtica. um mtodo rpido, direto e fcil e pode ser usado como mtodo auxiliar. Como exemplo tem-se a ordenao de dossis de funcionrios. Deve-se estabelecer critrios que sero seguidos durante o processo de ordenao alfabtica, considerando as caractersticas da organizao e utilizao do acervo, devendo ser de conhecimento de todos os profissionais responsveis pelo processo e os usurios. Cabe ressaltar que til ter uma lista com o alfabeto completo para auxiliar no arquivamento. REGRAS DE ORDENAO Algumas regras bsicas de ordenao devem ser observadas, como: 25. no considerar artigos e preposies como a, o, de e da; no considerar sobrenome que exprima grau de parentesco, como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho. Somente deve ser utilizado como critrio de desempate; considerar como precedente as iniciais abreviativas de prenomes na classificao de sobrenomes iguais; os ttulos devem ser colocados aps o nome completo; nomes de empresa devem ser considerados como se apresentam. A ordenao pode ser letra por letra ou palavra por palavra consideradas na seqncia em que aparecerem. Maria Machado Mariana Fernandes Mariana Pereira Maria Santos MTODO GEOGRFICO Caractersticas O sistema de busca direto e as pastas so colocadas na ordem alfabtica. um mtodo de fcil manuseio que considera a procedncia ou local. aconselhado para ser usado em organizaes que atuem em outras regies, cidades, estados, etc. Melhores Ordenaes Nome por estado cidade assunto: ordenar a capital antecedendo as demais cidades independentemente de sua ordem, quando a ordenao for por estado. Por cidade estado assunto: considerar a capital na ordem seqencial, no antecedendo as cidades. Identificar o estado na pasta para facilitar a recuperao por existirem cidades com o mesmo nome. Por Pas cidade assunto: ordenar os pases em ordem alfabtica. O sistema de busca indireto, uma vez que necessita de ndice alfabtico. Considera o nmero da pasta, um mtodo seguro, simples e de fcil manuseio, sendo usado quando houver necessidade de sigilo das informaes. Tem ampla aplicao em arquivos especiais e especializados. Como exemplo de utilizao desse mtodo podemos citar o arquivo de desenhos de engenharia e fotografias. MTODO NUMRICO DUPLEX Consiste na diviso da automao em classes conforme os assuntos, partindo do geral para o especfico. Permite a abertura de novas classes sempre que for necessrio, no devendo ser abertas novas como primrias, quando os assuntos j existirem como subclasses. 26. MTODO ALFANUMRICO Consiste na soma de dois mtodos, alfabtico e numrico, utilizando a simplicidade de um e a exatido e rapidez no arquivamento do outro. Tem larga utilizao em arquivos de catlogos de fornecedores. MTODO CRONOLGICO O sistema de busca direto, considera a data e o documento no numerado. Nesse mtodo a disposio das pastas e dos documentos, dentro da pasta, fica na ordem cronolgica. Pode ser utilizado como mtodo auxiliar. Usado para controle de pagamentos, compromissos e controle de pedidos. A Poltica Nacional de Arquivos, segundo os princpios tericos da moderna Arquivologia, compreende a definio e a adoo de um conjunto de normas e procedimentos tcnicos e administrativos, para disciplinar as atividades relativas aos arquivos pblicos e estimular a organizao e a proteo especial aos arquivos privados. Suas finalidades, em ltima instncia, consistem em assegurar a preservao do patrimnio documental brasileiro e garantir, no que diz respeito aos arquivos pblicos, o direito irrestrito de acesso s informaes governamentais, compatibilizando com as questes inerentes segurana do estado e da sociedade, bem como a privacidade dos cidados. Vasquez (1994, p. 93) sublinha a importncia dos sistemas de arquivos como instrumentos de racionalizao arquivstica, sejam estes nacionais, estaduais, municipais, de instituies estatais ou empresas privadas. Na sua perspectiva, um sistema integrado de arquivos um conjunto orgnico de arquivos, vinculados por uma direo central que normaliza os processos arquivsticos e focaliza a informao em um ponto acessvel consulta interna e externa. VASQUEZ ressalta ainda a distino entre subsistemas e sistemas coordenados: Subsistemas so partes do Sistema Integrado que gozam da autonomia para manejar os documentos que se encontram em sua fase administrativa, mas que dependem da direo no que se refere seleo para guarda permanente. Sistemas coordenados so sistemas completos e independentes que, mediante convnios e acordos, normalizam ou compatibilizam a circulao da informao e os procedimentos administrativos entre si. (ibid, p.94) legislao normalizadora de aspectos interiores e exteriores ao sistema, dos direitos e obrigaes de usurios e do patrimnio documental; os arquivos; os documentos, conforme o ciclo vital; a informao em seu circuito interno (no mbito da organizao produtora) e externo (outros arquivos e centros de informao). A perspectiva sistmica encontra-se, porm, expressa nos trabalhos de ROBERGE (1992), que parte da organizao como um sistema, no mbito do qual o subsistema de gesto de documentos 27. ou sistema de gesto da informao administrativa encontra-se assim representado. Documentos produzidos e recebidos. Organizao no organizada Arquivamento Classificao Descrio Indexao Utilizao Transferncia Recolhimento Eliminao Informao organizada Dossiers A Constituio Federal de 1998, e particularmente a Lei n. 8.159 de 1991, delegaram ao Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial aos documentos de arquivo. De acordo com esta Lei, as aes com vistas consolidao da Poltica Nacional de Arquivos devero ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da referida Lei n. 8.159/91. Competncias delegadas ao rgo Definir normas gerais e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. Promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas. Zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiem o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos. Estimular programas de gesto e de preservao de documentos produzidos e recebidos por rgos e entidades, no mbito federal, estadual e municipal, em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria. Subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados. 28. Estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Legislativo e Judicirio, bem como nos Estados, no DF e nos Municpios. Declarar como de interesse pblico e social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a histria e o desenvolvimento nacionais. SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS SINAR16 A iniciativa de promover o intercmbio permanente entre os arquivos pblicos e privados do Pas, objetivando a modernizao e a integrao sistmica das atividades e dos servios arquivsticos, motivou a criao do SINAR, em 1978. O Decreto n. 1.173 de 29/06/1994 dispe sobre a competncia e o funcionamento do SINAR, prev tambm que os arquivos privados institucionais e de particulares podem aderir ao sistema mediante convnio com o rgo central. 16 importante o acesso ao site w.arquivonacional.gov.br, onde se encontram todas as Resolues, Leis e decretos sobre Arquivos. Consiste na interpretao de documentos. A classificao dispe-se conforme a funo de criao do documento. O seu objetivo , basicamente, dar visibilidade s funes e s atividades do organismo produtor do documento de arquivo, deixando claras as ligaes entre os documentos. PROCEDIMENTOS DE CLASSIFICAO Inicialmente deve-se analisar os documentos de um produtor, e a partir dai criar categorias e classes genricas que correspondam s funes e atividades detectadas. A classificao considera a forma e as razes que determinaram a existncia do documento (como e por que foram produzidos), sendo condio para a sua compreenso plena tanto para quem organiza como para quem consulta. Chamamos este procedimento de elaborao do plano de classificao do arquivo na fase corrente. Exemplo de Plano de Classificao: Administrao Recursos Humanos Admisso Demisso Falta Frias Transporte Aluguel de carros Viagem Manuteno Cultura Biblioteca Conferncia Curso Palestra Finanas Contabilidade Balancete Contas a pagar Contas a receber Tesouraria Oramento A classificao no arquivo corrente deve abranger todos os tipos documentais produzidos/acumulados pela organizao, sendo assim o plano de classificao ser extremamente til a elaborao da tabela de temporalidade. 29. O plano de classificao pode ser estrutural considerando setores, divises, departamentos e funcional considerando as funes. Cabe ao profissional que for elaborar escolher aquele que melhor atender a organizao. O importante que ele seja simples, de fcil compreenso, flexvel e que permita expanso. O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento acumulado (produzido ou recebido) por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos. Isto porque o trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A classificao define, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao. Para a Administrao pblica, adotou-se o modelo de Cdigo de Classificao Decimal, baseado na tcnica de Mevil Dewey, que constitui-se em um cdigo numrico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs algarismos. Consiste na separao e agrupamento de um conjunto de documentos de acordo com a classificao definida. Acelera o arquivamento e minimiza possibilidades de erros. O objetivo bsico da ordenao facilitar e agilizar a consulta aos documentos. Consiste em definir a melhor maneira de dispor os documentos (ordem numrica, cronolgica e alfabtica), considerando a maneira como os documentos so procurados e o tipo documental. ARQUIVAMENTO a colocao do documento no local devido, segundo critrios de ordenao previamente estabelecidos. Devemos ter em mente que um documento mal arquivado ficar perdido embora esteja guardado dentro do mvel de arquivo. Tipos de arquivamento: horizontal e vertical. EMPRSTIMO OU CONSULTA Quando um documento retirado do arquivo para emprstimo, consulta, fornecimento de informao ou juntada, usa-se o guia-fora em substituio ao documento retirado. Este guia-fora deve indicar quem retirou, data, setor ou, no caso de juntada, n do processo da juntada. AVALIAO Consiste na definio do valor do documento que pode ser administrativo, fiscal, legal e histrico e a importncia de sua preservao, tendo como objetivo a preservao da memria da organizao e descarte do material desnecessrio. A aplicao da tecnologia produo documental favoreceu o crescimento em grandes 30. propores dos papis nos escritrios. O espao fsico nunca seria suficiente nas organizaes. O prprio usurio/cliente perderia tempo na pesquisa pois papis sem importncia estariam misturados a documentos de valor. Por isso, necessrio adotar critrios para racionalizar o acervo, isto , avaliar cada documento quanto ao seu destino que pode ser: Descarte = Eliminao Reciclagem Arquivamento Corrente, Intermedirio e Central. CRITRIOS DE AVALIAO I A avaliao da necessidade de arquivamento do documento realizada atravs da leitura do documento, verificando antecedentes e observando a finalidade com que foi enviado, que pode no ser destinado somente ao arquivamento, e sim solicitar ou comunicar uma informao, ser anexado a outro ou obedecer uma rotina. A avaliao feita pelo assunto e no pelo documento. Inicialmente devem ser realizadas entrevistas com profissionais com conhecimento do tipo e fluxo dos documentos dentro da organizao para elaborao do levantamento documental, necessidades de consulta e guarda dos documentos. O resultado da avaliao deve passar pela comisso de avaliao para a aprovao final, aps serem verificados os prazos administrativo, legal, fiscal e da legislao trabalhista em vigor. Entre os documentos que podem ser descartados por no apresentarem valor para a organizao, citamos: cartas anexando documento; documentos que o texto estiver reproduzido em outros; convites; flderes;