arquivos_administrativos

5/10/2018 arquivos_administrativos - slidepdf.com

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APRESENTAÇÃO

1. INTRODUÇÃO

2. OS DOCUMENTOS

2.1. O que é um documento de arquivo?

2.2. Distinção entre documento de arquivo e documento de biblioteca

2.3. Unidades arquivísticas

2.4. Unidades de instalação

3. OS ARQUIVOS

3.1. O ciclo de vida dos documentos e os três tipos de arquivo 3.1.1. Arquivos Correntes ou Administrativos

3.1.2. Arquivo Intermédio

3.1.3. Arquivo Histórico ou Definitivo

3.2. A articulação entre o Arquivo Administrativo, Intermédioe Definitivo – uma perspectiva integrada

3.2.1. A remessa da documentação

3.2.2. A requisição de documentos e pedidos de informação

3.2.3. A eliminação

4. A ORGANIZAÇÃO

4.1. Definição de organização arquivística 4.1.1. A ordenação

4.1.2. A classificação

4.2. Tipos de classificação

4.2.1 Classificação orgânica

4.2.2 Classificação funcional

4.3. Boas práticas de classificação

4.4. Planos de classificação: considerações gerais

5. CONCLUSÃO

Bibliografia

1. O NOVO AMBIENTE DIGITAL

2. A ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM COMPUTADOR

3. APLICAÇÕES INFORMÁTICAS EM ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS

Bibliografia



Texto

Francisco d’Orey Manoel, Maria Luísa Guterres Barbosa Colene Nelson Moreira AntãoTécnicos do Arquivo Histórico da Santa Casa da Misericórdia deLisboa

FotografiaCarlos Sousa e Mafalda Ferro



dos pelas organizações como uma mais-valia que,não sendo facilmente perceptível ou palpável, se

revela como essencial. Esta mais-valia deverá ser en-carada, pelos responsáveis dos vários Serviços, comoum insubstituível instrumento de preparação das res-postas que, no dia-a-dia, o seu Serviço tem que daràs solicitações internas e externas. Uma boa políticade gestão documental é tão importante como umaboa política de gestão de recursos humanos ou derecursos financeiros.

A informação é, pois, um bem essencial à boa ges-tão de qualquer Serviço. Quem dispõe de informaçãoorganizada detém conhecimento, decide melhor epossui um inst rumento que lhe permite ter uma visão

mais global das questões e das respostas a adoptar.Deste modo, as organizações devem, cada vez

mais, pugnar pela reestruturação dos seus arquivose pela introdução de uma organização documentalracional, devidamente orientada por critérios de efi-ciência e de eficácia.

Um arquivo bem organizado permite poupar tem-po, porque disponibiliza, de forma rápida e quase au-tomática, um importante manancial de informaçãoindispensável à gestão diária do respectivo Serviço.Possibilita tomar decisões e fundamentá-las commaior segurança.

Assim, uma organização coerente da documenta-ção contribui para uma maior qualidade e eficáciados serviços prestados pelas Instituições.

Em conclusão, devemos sempre perspectivar a or-ganização da documentação como um investimentoe não como uma perda de tempo.

Tendo em conta as exigências de uma Sociedadeem que, cada vez mais, o acesso à informaçãose deseja célere e eficaz, pretende-se, com o

presente Manual , sensibilizar todas as pessoas e,de um modo particular, os colaboradores da SantaCasa da Misericórdia de Lisboa (SCML) que lidamdiariamente com arquivos administrativos, para asvantagens de os organizarem e de os manterem or-ganizados.

O aumento exponencial da documentação produzi-da, o crescimento do nível de exigência da Sociedadee a imposição legal de facultar, em tempo útil, infor-

mação administrativa aos cidadãos, tornam impres-cindível uma atitude mais pró-activa por parte dosfuncionários, no sentido de serem criados arquivosorganizados de modo mais racional. Estes arquivospermitem uma eficiente e rápida recuperação dainformação, de forma a dar uma resposta eficaz àsdiversas solicitações.

Procurar-se-á, assim, abordar uma série de noçõesbásicas e transmitir um conjunto de procedimentose boas-práticas que, sendo aplicados por todos,visam garantir uma melhor gestão e tratamentoda documentação/informação.

A questão da gestão documental1, bem como a sis-tematização e racionalização dos arquivos adminis-trativos2 das Instituições, ganha especial pertinênciase tivermos em linha de conta que, cada vez mais,vivemos numa “sociedade da informação” marcadapor um acentuado aumento da informação produzi-da e consumida, a qual circula com grande rapidez.

Este facto tem como consequência o crescimento dadocumentação armazenada (em suporte3 digital4 etradicional5) por indivíduos e Instituições.

Neste sentido, a informação e o seu eficaz trata-mento (apesar de constituírem um bem dificilmentemensurável) devem ser, cada vez mais, perspectiva-

1. A gestão documental consiste num conjunto de normas destinadas a produzir e preservar os documentos, de forma a assegurar o fácil acesso àinformação (ao longo do tempo), evitando também a sua dispersão ou elim inação inadevertida.2. Também d esignados de arquivos correntes.3. Material no qual é apost a ou registada, de forma mais ou menos p erdurável, uma determinada informação.4. Por exemplo, CD, disquete ou DVD.5. Por exemplo papel, pergaminho, pedra ou fita magnética.



6. Por exemplo, uma ficha com elementos de um funcionário (mesmo que muito ilustre) não tem valor arquivístico, apesar de poder ter grande valorcomercial. Essa ficha deve estar integrada num processo, este na s érie ou conjunto de processos, e esta estar relacionada com o Serviço produtor, o qual,por sua vez, se integra numa Organização.

De um modo geral, podemos afirmar que um do-

cumento é constituído por qualquer informação epelo suporte onde a mesma está registada.

São documentos um livro de uma biblioteca, uma

ficha clínica, o processo de um funcionário, umapintura, um cartaz, uma medalha, uma agenda, umaplanta arquitectónica, um mapa, um diário, uma gra-vação áudio, vídeo ou digital, entre outros.

Para além de responder aos dois requisitos ante-

riormente enunciados (suporte + informação), umdocumento de arquivo define-se também pela exis-tência de um terceiro elemento: o contexto. Ou seja,um documento de arquivo não existe isoladamente,está sempre relacionado com outros, tendo “nasci-

do” para iniciar um determinado processo ou pararesponder às questões relacionadas com um assuntoespecífico. Por si só, não possui valor arquivístico,uma vez que este valor só existe quando o documen-to se encontra relacionado com outros6, isto é, sótem significado quando integrado num contexto, ouquando informar.

Por exemplo: uma fotografia de um álbum integrado num

processo de divulgação das acções desenvolvidaspor um determinado Serviço (vide figura 6).

uma pintura retratando um benemérito, só por

si, não tem valor arquivístico, mas se relacionadacom a documentação relativa à sua encomenda,execução, doação, restauro, etc., já faz parte de umprocesso e, portanto, é também um documento dearquivo com informação relevante.

Os documentos de arquivo possuem uma verten-te prática. São criados para iniciar, dar resposta ouinformar sobre determinada questão ou processo,relacionados com os objectivos específicos da Insti-tuição, isto é, com a sua missão.

Os referidos documentos caracterizam-se tambémpelo seu valor probatório, uma vez que, devidamen-

te validados, const ituem factor de prova da actuaçãoda Instituição produtora, podendo ser utilizados pa-ra testemunhar ou titular direitos e obrigações, bemcomo para atestar ou justificar situações ou opçõestomadas.

Em suma, produzimos diariamente documentos dearquivo porque eles permitem responder a questões



práticas, relacionadas com a gestão de determinadoServiço ou Instituição e, também, porque constituemfactor de prova relativamente às acções efectuadas.

O documento de arquivo distingue-se do documen-

to de biblioteca7 porque o primeiro se insere semprenum contexto, não existe isoladamente, relaciona-se sempre com outros documentos. Pelo contrário,um exemplar de biblioteca existe e define--se por sisó. Além disso, o documento de arquivo é semprecriado com o objectivo de “provar ou informar umprocedimento administrativo ou judicial”8. Por estesmotivos, o múltiplo é o domínio dos documentosde biblioteca (existem vários originais com o mesmovalor)9. Por exemplo, uma edição de Os Maias , de

Eça de Queirós, contempla a publicação de váriosexemplares, todos eles com valor de original.

Pelo contrário, os documentos de arquivo são úni-cos (existindo um só original10) adquirindo, por isso,valor probatório.

No entanto, se um exemplar de Os Maias , perten-cente ao espólio pessoal de um benemérito, doadoà Misericórdia, estiver relacionado com outros do-cumentos (nomeadamente, a proposta de venda doalfarrabista, a factura de compra, o relatório de inter-venção de restauro e encadernação, anotações e co-mentários à obra), faz parte de um contexto. Estamos,

por isso, na presença de um documento de arquivo.Um documento isolado tem informação e valor,

mas, arquivist icamente, “não conta a história toda”,uma vez que, para isso, ele tem que estar inseridonum contexto, ou seja, estar devidamente integradonum processo. Este último deve fazer parte de umconjunto mais vasto de processos que constituemuma série documental. Por sua vez, esta é produzidapor uma determinada unidade orgânica (Departa-mento, Serviço, Unidade, etc.) que se insere numaInstituição específica. Em arquivo, a referência atodos estes níveis de inter-relacionamento deve ser

tida, obrigatoriamente, em conta.O espólio de uma biblioteca é susceptível de ser

descrito com maior pormenor e rapidez, dado que

7. Os documentos de biblioteca são geralmente impressos; é o ca so dos livros, revist as e jornais.8. Cf. Ivone Alves, Margarida Ortigão Ramos, Maria Madalena Garcia, [et al.] – Dicionário de terminologia arquivística. Lisboa: Instituto da BibliotecaNacional e do Livro, 1993. p. 38.9. Com muita frequência, as colecções de Diários da República são erradamente encaradas como um conjunto de documentos de arquivo. Contudo, o DRé um documento de biblioteca, pois é uma publicação periódica (de grande tiragem e, para algumas s éries e anos, já acessível na Internet). Estas colecçõesde DR ocupam, muit as vezes, espaço nas prateleiras destinadas ao arquivo e, frequentemente, despendem-se verbas na encadernação de vários exemplaresrepetidos.10. Existem a lgumas excepções, como no caso dos contratos, em que cada uma das partes fica com um original. Também as públicas formas, ou as cópiasautenticadas, possuem valor de original.

(contrariamente ao que sucede com os documentosde arquivo), uma obra não está relacionada comoutras espécies. Pode, por isso, ser descrita de for-ma individual, sem contemplar a análise dos níveisde inter-relacionamento e do contexto de produção(secção, sub-fundo, fundo), tal como sucede no trata-mento arquivístico. Desta forma, nas bibliotecas, são

normalmente criados catálogos que analisam cadapeça individualmente. Por seu turno, nos arquivos, otrabalho consiste, sobretudo, no tratamento da docu-



11. Guia é o inst rumento de descrição documental mais genérico. Dispon ibiliza informação sobre a entidade detentora da documentação, bem comosobre os fundos documentais existentes. Fornece também elementos acerca da história institu cional e administrativa das entidades produtoras e sobre aorganização dada à documentação.12. Inventário é o instr umento de descrição documental que descreve um fundo até ao nível das séries, especificando a s várias unidades de inst alação,tendo em vista a re cuperação da informação.

mentação e na elaboração de guias11 e de inventários12

(instrumentos que disponibilizam uma descriçãogenérica de grandes conjuntos documentais). Tal fica

a dever-se, em regra, ao facto de o volume de docu-mentação ser, geralmente, muito extenso, bem comoà obrigatoriedade de referir e enquadrar cada unidadearquivística no respectivo contexto de produção.

As unidades arquivísticas podem ser definidas

como conjuntos de documentos reunidos por umaentidade produtora comum (ou seja, por qualquerServiço que produza e/ou receba um documento),agrupados em função da sua própria organização eestrutura. Exemplos de unidades arquivísticas:

é a unidade arquivística que correspon-de à maior unidade orgânica. É composta por todosos documentos produzidos e acumulados por umamesma entidade (por exemplo SCML, Ministério daSaúde, Casa Pia de Lisboa, etc.).

conjunto de documen-tos produzidos dentro de um fundo, por uma dassuas unidades orgânicas (ou seja, administrativas).

Constituem sub-fundos da SCML os conjuntos do-cumentais produzidos, por exemplo, pelo Departa-mento de Gestão Imobiliária e Património (DGIP),pela Direcção de Recursos Humanos (DIRH), peloDepartamento de Jogos (DP), entre outras unidadesorgânicas.

conjunto de documentos organizadosegundo um determinado procedimento adminis-trativo e que, normalmente, é o resultado de umamesma actividade ou procedimento. Esse conjuntode documentos corresponde à mesma actividade ou

função do Serviço ou Departamento. Por exemplo,a série “Processos clínicos de utentes” da Unidadede Saúde do Castelo inclui todos os processos desaúde individuais abertos por essa unidade orgâni-ca, num determinado período de tempo.



13. Ou seja, com o object ivo de se re cuperar e consultar rapidamente uma determinada informação.14. Entende-se por tipologia documental o conjunto de características formais d e um documento (forma como foi elaborado) e do fim para que foi criado(ou seja, a sua função). Por exemplo, ofício, parecer, proposta, etc.

divisão de uma série de modo aespecificar ou tornar clara a existência de acçõesdiversas no desenvolvimento da actividade/funçãodescrita na série. Por exemplo:

Série: Processos clínicos

Sub-série: processos clínicos de saúde maternaSub-série: processos clínicos de saúde infantil.

unidade arquivística composta porum conjunto de documentos, reunidos em função deuma determinada actividade, acção ou procedimentoadminis trativo, próprios de um Serviço específico.

conjunto de documentos, agrupadosartificialmente, para efeitos de referência13, segundouma mesma característica comum – a sua tipologia14,

o seu conteúdo informativo, entre outras.

Por exemplo: um dossier de legislação específicaé reunido para se trabalhar um determinado as-sunto; um dossier com deliberações de Mesa sobreum determinado Equipamento é criado para que osServiços do mesmo possam aceder rapidamente àsobrigações e final idades que lhe estão atribuídas; umcopiador de correspondência expedida, reunindo vá-rias tipologias e diversos assuntos, é utilizado paraconsulta rápida de toda a correspondência remetidapelo Serviço; um conjunto de plantas arquitectónicasreunido num local específico, para melhor conserva-ção, uma vez que estes documentos são geralmente

de grandes dimensões.

unidade arquivística básica. Po-dem, no entanto, coexistir vários documentos nummesmo suporte: um documento principal e váriosdocumentos apostos. Por exemplo, uma propostaque recebe despachos, pareceres, informações, namesma folha de papel.

As unidades de instalação podem ser definidas

como os diversos modos de acondicionar os docu-

mentos, sendo também utilizadas para os referen-ciar espacialmente. Por exemplo, dizemos que talprocesso está no depósito 1, estante 3, prateleira 2,acondicionado nas seguintes unidades de instala-ção: caixa 15, pasta 5. Todos estes elementos podemfazer parte da chamada cota arquivística.

Exemplos de unidades de insta lação:Caixa (cx.)

Maço (mç.)Livro (liv.)Pasta (pt.)Disquete (disq.)Compact disk (CD)[…]



Como vimos, um documento de arquivo é criado e/ ou recebido por uma entidade (indivíduo ou Inst itui-ção) no decurso da sua actividade e para alcançar osfins inerentes à sua missão. Esse documento possuium valor informativo (transmite uma determinadainformação) e, também, um valor probatório (cons-titui prova da actuação da Instituição ou da pessoaque o produz).

O ciclo de vida do documento, ou conjunto de

documentos, é determinado pela maior ou menorfrequência da sua utilização. São de consulta fre-quente os documentos ou conjunto de documentosque pertencem a processos que ainda não se encon-tram finalizados. Por este motivo, designam-se pordocumentos em fase corrente ou administrativa,porque, precisamente, são necessários para assegu-rar uma eficaz gestão diária do serviço15.

O espaço físico onde é acondicionada a documen-

15. Os documentos nes ta fase devem, por isso, s er de fácil e pronta localização/recuperação, uma vez que são necessários para a resolução de questõesque, na maior parte dos casos, requerem uma resposta rápida e eficaz.



tação em fase corrente ou administrativa designa-sede arquivo corrente e situa-se, normalmente, juntodo Serviço que produz a documentação, para que aconsulta e a recuperação da informação pretendidaseja mais rápida.

Objectivos dos arquivos correntes:■ Dispor de informação organizada de forma a dar

resposta rápida e pertinente a solicitações de dadose de informações requeridos interna ou externamen-te.■ Simplificar os procedimentos burocráticos, isto

é, evitar a repetição de tarefas, aumentando a quali-dade dos documentos16e reduzindo a documentaçãoem circulação (optimização burocrática).■ Diminuir, mais tarde, as despesas inerentes ao

tratamento documental, tanto no arquivo intermé-

dio, como no arquivo histórico17.

Boas-práticas para garantir o correcto funciona-mento dos arquivos correntes:■ Organizar e manter a ordem da documentação

produzida e recebida, para evitar os riscos de disper-são da informação.■ Constituir sempre processos, em detrimento de

uma colecção aleatória de documentos. Uma colec-

ção só deverá ser constituída para efeitos de refe-rência, não invalidando a obrigatoriedade de formarprocessos18.■ Arquivar tudo o que seja pertinente para o pro-

cesso (incluindo, também, e-mails ).■ Atribuir a cada documento produzido um título

significativo ou especificar o assunto que o docu-mento trata.

16. Deve-se intervir na elaboração de formulários. Estes devem conter: a identificação correcta da Instituição, do Serviço produtor, da finalidade doimpresso, o qual deve ser claro para quem o preenche e utiliza. Os formulários devem possuir toda a informação que se considerar pertinente, identificandoe eliminando, nos impressos exis tentes, a informação redundante. D everão, igualmente, incluir espaço para autorizações/validações, local para a inscriçãoda data e um número de referência. Será importa nte definir t ambém os circuitos da documentação.17. Consulte as definições de arquivo intermédio e histórico nos pontos 3.1.2. e 3.1.3.18. Ninguém deve desintegrar os processos de arquivo, pela mesma lógica de que ninguém desmembra um livro arrancando-lhe as páginas referentes aLisboa, só porque se encontra a estudar assuntos sobre a capita l. Se subtraísse as páginas retiraria informação essencial ao livro, inutilizando-o. Deve serfeita uma indexação (por exemplo, “referências a Lisboa nas páginas 6 a 9, 24 e 42”) ou copiar as páginas que forem consideradas úteis ( vide figura 7).



■ Fazer apenas um ofício (ou documento de comuni-cação interna) por cada assunto a tratar. Ou seja, a um

ofício deve corresponder um, e apenas um, assunto,garantindo que este segue os seus trâmites normais(evitando duplicados e triplicados). O assunto deveser destacado numa zona específica do documento,para facilitar a sua inclusão no processo correcto, asua conveniente classificação e recuperação.■ Redigir o conteúdo de cada documento de modo

a que a informação seja transmitida de forma clara,inteligível e unívoca (isto é, que não origine diferentesinterpretações). Só assim se garante que um deter-minado processo (composto por vários documentos)“fale por si”, sem necessitar de intérprete.

■ Estruturar e organizar convenientemente cadaprocesso, de modo a permitir uma fácil localizaçãoe uma rápida recuperação da informação, por partede todos os colaboradores, sempre que esta for so-licitada.■ Construir mecanismos que permitam um acesso

mais rápido à informação (por exemplo, índices deprocessos, listagens com os nomes dos utentes, rela-ções de números mecanográficos dos funcionários,copiador de correspondência expedida, registo decorrespondência entrada/saída).■ Abster-se de guardar documentos apenas no

computador, uma vez que, dessa forma, não seassegura uma eficaz recuperação e preservação dainformação. Saliente-se que um documento guarda-do apenas no computador pode ser facilmente apa-gado de forma inadvertida; podem surgir tambémproblemas técnicos como ataques de vírus, avariado disco rígido e perda de dados. Por outro lado,

os documentos gravados no computador pessoalnão estão geralmente validados, uma vez que nãose encontram assinados. Além disso, a tecnologiaevolui em pouco tempo, impossibilitando a leiturade documentos com alguns anos.

■ Registar todos os contactos efectuados, que sejam pertinentes, identificando os seus interlocutorese respect ivos cargos, assinalando a data, referindo oassunto tratado e a fase em que se encontra o pro-cesso. Este procedimento aplica-se às situações quenão são habitualmente registadas em papel, comopor exemplo um telefonema ou uma conversa oca-sional.■ Colocar sempre na lombada das pastas a iden-

tificação da Instituição (referência ao nome e, sepossível, inclusão do logótipo ou brasão). Referirtambém o Serviço ao qual pertencem as pastas e

incluir uma designação sumária do conteúdo (quepode ser constituída por título e subtítulo, como porexemplo, título: “Formação”, subtítulo: “Acções deformação interna”). Indicar também as datas dosprocessos, com registo da mais antiga e da mais re-cente (datas extremas) – vide figura 27.■ Elaborar um registo de toda a correspondência

enviada (ofícios, pareceres, informações, memoran-do, propostas, faxes, circulares, etc.), atribuindo-lheum número sequencial. Em complemento, poderátambém ser criado um copiador19, com uma cópia decada documento expedido, arquivado cronológica e

sequencialmente.■ Elaborar um protocolo para comprovar a entrega

dos documentos cuja recepção necessite ser assegu-rada posteriormente.■ Impedir que os técnicos se apoderem dos pro-

cessos como sendo documentação particular, umavez que a mesma pertence sempre à Instituição.■ Se o arquivo do Serviço estiver centralizado e

diversos colaboradores efectuarem requisições deprocessos, deve ser levado a cabo um registo paracontrolo da localização da documentação.■ Abster-se de eliminar documentação, tarefa que

cabe exclusivamente ao Arquivo Intermédio.■ Preparar a documentação a ser transferida para

o arquivo intermédio (tendo em conta os respecti-vos prazos de conservação definidos na Portaria509/2004, de 14 de Maio), não sendo permitida a suadestruição no arquivo corrente, nomeadamente porfalta de espaço ou pelo carácter confidencial20 que a

19. O copiador perm ite-nos identificar rapidamente um d eterminado documento exp edido, a sua data, referência e conteúdo informativo geral, sem quetenhamos de consultar todo o processo.20. Só pelo facto de ser confidencial, a documentação nunca pode ser dest ruída, podendo s er transferida para o Arquivo, uma vez que qualquer funcionárioque a ela aceder tem o dever de sigilo (Lei n.º7/2009, de 12 de Fevereiro).



documentação possa ter. Essas remessas devem serpreviamente agendadas com o Arquivo Intermédio.■ Efectuar pedidos de informação e requisições

de processos ao arquivo intermédio, pugnando peladevolução da documentação a partir do momentoem que esta já não for necessária 21.■ Não intervir na organização da documentação

mais antiga sem ter uma noção exacta de como amesma está organizada. Doutra forma, pode des-

truir-se a sua ordem original, ou seja, deixar de seperceber o sistema de organização que o Serviçocriou para aquela documentação quando a produziu/ recebeu22, dificultando o acesso à informação exis-tente nessa documentação mais antiga.■ Adquirir pastas e estantes adequadas, que de-

vem ser instaladas num espaço arejado, com possi-bilidade de controlo de luz e sem grandes oscilaçõesde temperatura e humidade.■ Preservar a documentação, através de um bom

acondicionamento e evitando a utilização de “agra-fos acobreados23”, clipes24, fita-cola, elásticos e mi-

cas25. Utilização de tintas e suportes (papel) de boaqualidade para garantir a sua maior durabilidade.Assegurar a limpeza periódica das estantes e insta-lações. Colocar armadilhas26 para capturar insectos e

21. Para este fim, cada Serviço deverá remeter ao Arquivo His tórico, uma list a com o nome e assinatura dos funcionários habilitados a requisitar docu-mentação.22. Não se devem retirar documentos antigos das suas past as para os colocar directamente em pa stas dos p rocessos correntes (deve-se optar por recolherdados ou t irar fotocópias para colocar no processo mais re cente).23. Este material oxida com maior facilidade que os “agrafos prateados”, pelo que deteriora mais facilmente os documentos.24. Devem ser ut ilizados, preferencialmente, os clipes com revestimento plastificado.25. Os especialistas em cons ervação referem que poderão ser utilizadas micas d e poliéster.26. Estas armadilhas retêm os insectos, atraindo-o s através de isco. Deste modo, podemos cons tatar o número/quantidade e o tipo de espécies capturadas,bem como determinar a ne cessidade de proceder a uma desinfest ação.



27. Cf. Decreto-Lei 235/2008, de 3 de Dezembro, n.º 1 do art.º 1.º, do Cap. I.28. A tramitação admin istrativa corresponde aos procedimentos que os Serviços levam a cabo para garantirem o andamento dos processos.

rastejantes nocivos para a documentação, de modo apoderem ser detectados a tempo e serem implemen-tadas as medidas mais adequadas.

Recomendações sobre o acesso e disponibilizaçãoda informação patente nos documentos

A SCML, enquanto pessoa colectiva de direitoprivado de utilidade pública administrativa27, estásujeita às disposições de diversos diplomas legaisrelativos à confidencialidade e comunicabilidade dainformação.

Com a consagração do princípio da “Administraçãoaberta”, todas as organizações que produzam ou de-tenham documentos administrativos (e que se encon-

tram abrangidas pelas disposições da Lei 46/2007,de 24 de Agosto), têm a obrigação de facultar a suaconsulta, em tempo útil, sempre que tal for solicita-do pelos cidadãos, como forma de garantir a totaltransparência da tramitação administrativa28. Esteprincípio aplica-se mesmo que não se encontre emcurso qualquer procedimento que diga directamenterespeito ao cidadão que solicita a informação.



No entanto, no caso de documentos administrati-vos de carácter nominativo29, só poderão ser facul-tados ao titular desses dados.

Em determinados casos, legalmente previstos, adocumentação nominativa poderá ser fornecida a

terceiros, desde que estes obtenham autorização dopróprio ou, à falta desta, que demonstrem ter inte-resse legítimo e pertinente no acesso à informação(por exemplo, grau de parentesco directo). Assim,a título exemplificativo, o Serviço de Acção Socialsó poderá fornecer informação sobre um utente, aopróprio ou a um terceiro devidamente credenciado.

Desta forma, os Serviços devem ter um cuidadoredobrado com a informação relacionada com pro-cessos disciplinares ou de inquérito; processos deutentes da Acção Social; processos clínicos; delibe-rações sigilosas ou outras decisões confidenciais30.

Estes documentos poderão, eventualmente, ser re-produzidos e fornecidos para consulta de terceiros,mediante legítimo interesse do requerente e sempreque os dados de carácter mais confidencial possamser truncados31, sem perigo de identificação do titu-lar ou da informação sigilosa – vide figura 11.

Saliente-se que, por exemplo, um documento com50 ou mais anos pode ainda ser confidencial, porqueum dos intervenientes, ou algum dos seus familiaresdirectos, podem ainda encontrar-se vivos e seremlesados com a divulgação dos dados.

Por seu turno, a informação que, por qualquer

motivo, for considerada pelo Serviço ou Inst ituiçãocomo sendo sigilosa, deve circular fechada ou em sa-cos devidamente selados32. As normas e a legislaçãoem vigor prevêem sanções para os funcionários queviolarem o seu dever de confidencialidade.

O colaborador que trabalhe diariamente com do-cumentação de cariz administ rativo, deve ter semprepresente que, mediante as ressalvas inerentes aosdados de carácter nominativo e sigiloso, os cidadãostêm o direito de aceder, consultar e pedir certidões

29. Todo e qualquer documento que contenha informação de cariz privadoou íntimo, que transmit a ou possa levar a transmitir qualquer apreciação, juízo de valor ou descriminação sobre um determinado indivíduo.30. O colaborador deve ter em especial atenção que o facto de um docu-mento estar classificado como confidencial, não significa que tenha que serdestr uído após terminada a sua tramitação. Pode tratar-se de um documentocom informação susceptível de possu ir valor histórico e, portanto, não deveser eliminado pelo arquivo corrente.31. Truncar significa omitir ou suprimir determinada informação da cópiado documento que é fornecida ao requerente, de modo a ocultar elemen-tos que perm itam relacionar a informação com determinado cidadão (porexemplo, nome, número de bilhete de identidade, morada, fotografia,número de telefone, entre outros).32. Existe no mercado material específico que pode vir a ser adquiridopara este fim. Esta documentação sigilosa poderá ser transferida para oArquivo Intermédio, mantendo-se selada p elo prazo que for consideradonecessário.



de documentos33. A resposta a estes pedidos deve

ser dada pelos Serviços num curto prazo, razão pelaqual se revela indispensável que os arquivos admi-nistrativos existentes se encontrem devidamenteorganizados. Só assim se garante uma forma eficazde recuperar toda a informação pretendida e dar res-posta em tempo adequado.

Os documentos entram na sua fase intermédia

quando a consulta já não é efectuada com granderegularidade pelo Serviço produtor. No entanto,eles têm de ser conservados por um determinado

período de tempo, por razões de ordem legal ounecessidade do Serviço. A documentação pode seralvo de consulta esporádica ou de novos procedi-mentos administ rativos e os processos podem aindaser reabertos ou utilizados a título informativo. Porexemplo, a Direcção de Recursos Humanos tem derequerer o processo individual de um funcionário,para o reactivar, sempre que um colaborador regres-se à SCML, depois de ter trabalhado noutra Insti-tuição. Também um processo antigo de um utentetem de ser pedido ao arquivo intermédio, quando oServiço necessita de aceder a essa informação.

Por norma, o arquivo intermédio situa-se num espa-ço diferente ou mais afastado daquele que é ocupadopelo arquivo administ rativo do Serviço34, uma vez quea sua consulta já não é tão constante. Os responsáveispelo arquivo intermédio devem responder aos even-tuais pedidos de documentação dos Serviços, sempre

33. Será importa nte ter presente a Lei 46/2007, de 24 de Agosto, a qual deuorigem à 342.ª Deliberação da 133.ª Sessão Ordinária da Mesa da SCML(de 20 de Março de 2008), que aprovou as “Normas e procedimentos paragarantir o acesso e a reutilização dos documentos administrativos”.34. Ou, mantendo-se no mesmo espaço, é composto por aquelas pastas/ dossiers que só esporadicamente são consultados.



que estes necessitem de aceder às informações paten-

tes na documentação em fase intermédia.Apesar da documentação não se encontrar junto

ao Serviço produtor, este continua a ser o “proprie-tário” dos processos, pelo que só ele pode aceder edar autorização para consulta da informação.

Cabe ao arquivo intermédio organizar, avaliar eseleccionar a documentação transferida do arquivocorrente, eliminando aquela que não possui valorsecundário e transferindo para o Arquivo Históricoos documentos de conservação permanente.

Devemos destacar que os processos de avaliaçãoe eliminação são tão importantes como preservar e

conservar a documentação. Muitos arquivos contêm informação repetida que,

após uma correcta avaliação, pode ser destruída, umavez que todos esses elementos se encontram sinteti-zados noutros documentos (por exemplo, nos relató-rios de actividades, contas de gerência, entre outros).Existe também documentação que não possui inte-resse histórico e que perde rapidamente o seu valoradministrativo (por exemplo, notas de marcação dereunião, apontamentos pessoais, guias de entrega dematerial, requisições de obras ou de transporte, etc).

Ao eliminar toda esta massa documental acumula-

da, geralmente volumosa, liberta-se espaço essencialpara acondicionar convenientemente a documentaçãoa ser preservada. Com este procedimento, poupam-se recursos financeiros e humanos que poderão seraplicados no tratamento arquivístico dos documen-tos. Deste modo, a selecção e eliminação documen-tal assumem-se como condições essenciais para umbom funcionamento dos arquivos administrativos,assim como para o tratamento e conservação efica-zes da informação com interesse histórico-cultural.

No entanto, antes de destruir documentação, o ar-

quivo intermédio organiza um processo, solicitandoparecer ao arquivo corrente sobre a documentação aeliminar. Este procedimento destina-se a validar a inu-tilização dos documentos, confirmando-se que o Ser-viço produtor já não necessita daquela informação.

Poder-se-á efectuar, para alguma documentação,uma transferência de suporte, nomeadamente atra-vés de microfilmagem, processo que terá de contarsempre com a coordenação técnica do Arquivo His-

tórico da SCML. Este sistema permite: poupar espaço; facilitar a pesquisa documental; melhorar a difusão da informação; introduzir um factor adicional de segurança, ao

facilitar a reprodução e a guarda de várias cópias emlocais diferentes;

manter o valor probatório da documentação,enquanto ainda não é reconhecido valor legal a ou-tros métodos de transferência de suporte (como adigitalização ou a fotografia).



A documentação entra na sua fase histórica ou defi-

nitiva quando deixa de ter valor administrativo, ou seja, quando os processos se encontram findos e já nãocontribuem para a eficaz gestão do Serviço. O acesso

à documentação deixou de ser urgente, no sentido defornecer informação de forma rápida para fins admi-nistrativos. De um modo geral, o arquivo histórico oudefinitivo, onde são incorporados estes documentos,é, por vezes, denominado de “arquivo morto”. Trata-se, na verdade, de uma designação errada. O arquivonão se encontra “morto”, uma vez que os documentosque guarda, apesar de terem perdido o seu valor admi-nistrativo, conservam o seu valor histórico e cultural.

Os documentos nesta fase são preservados e tra-tados arquivisticamente com o objectivo de seremdisponibilizados a utilizadores/investigadores para

elaboração de estudos de carácter histórico, socioló-gico, económico, etc. Por outro lado, esta documen-tação constitui o testemunho da actuação da pessoaou Instituição que a produziu, fornecendo elementosinformativos aos cidadãos, no geral. Os documentosem fase definitiva permitem construir uma maiorconsciência da missão do Organismo, da sua actuaçãoe evolução ao longo do tempo.

Os arquivos definitivos constituem-se como umagarantia da memória da Instituição e como um repo-sitório da sua experiência acumulada, que, ao ser tidaem conta, poderá ajudar a delinear rumos de actuação

ou de resposta face às exigências e oportunidadesexternas.

Assim, os colaboradores devem contribuir para aconstrução e preservação desta memória, deste re-positório de experiência, levando a cabo, nos seusServiços, boas práticas de organização e registo dainformação.

Os documentos em fase definitiva podem readqui-rir, esporadicamente, o seu valor administrativo. É ocaso dos registos de baptismo (quando um indivíduosolicita a sua consulta para comprovar a sua ascen-dência), das testamentarias (consultadas para provar,

em contenda cível, a posse de um determinado bemou para confirmar obrigações definidas pelo testador),dos processos de obras (quando se torna necessárioobter informação sobre os elementos de um prédio),entre outros.

O arquivo definitivo tem, pois, como missão: a conservação permanente de todos os docu-

mentos que, findo o seu valor administ rativo35, pos-

35. Uma vez que já não são consultados pela Administração ou Serviçoprodutor.



suem, contudo, interesse histórico ou cultural (razãopela qual não podem ser eliminados);

o tratamento arquivístico, tendo em vista umaeficaz comunicação e disponibilização dos docu-mentos à sua guarda, fundamentalmente para fins

de investigação.

Os três tipos de arquivo devem estar sempre emarticulação constante para que a documentação (àmedida que vai completando o seu ciclo de vida),receba o tratamento arquivístico adequado.

Em cada fase dos documentos (sobretudo na fasecorrente ou administrativa e na intermédia), os téc-nicos responsáveis pelo arquivo devem levar a cabo

as tarefas que lhe estão adstritas, de modo a que,em fases posteriores, não seja necessário proceder aoperações que deviam já estar concluídas.

Os documentos existentes nos Serviços da SCML,

referentes a inúmeros processos, não são utilizadospara sempre, vão perdendo a sua utilidade no arquivocorrente/administrativo (ou porque ficaram concluídose não vão ser reabertos, ou porque a informação nelescontida já não é, por qualquer motivo, indispensávelpara a gestão e administração quotidiana do Serviço).

Por esta razão, e tendo em consideração as semprepresentes questões relacionadas com a falta de es-paço, a documentação pode transitar para o arquivointermédio, onde será preservada até serem conclu-ídos os prazos legais de conservação. A remessa dedocumentos para o arquivo intermédio só deverá serefectuada quando cumpridos os prazos mínimos le-gais de permanência da documentação em arquivocorrente, estabelecidos na Portaria 509/2004, de 14de Maio (que aprova o Regulamento Arquivístico daSanta Casa da Misericórdia de Lisboa)36.

Para além de determinar os prazos obrigatórios

de conservação dos documentos, o referido diplomalegal constitui um importante instrumento de traba-lho para os diversos Serviços da SCML porque, aodefinir as principais séries documentais produzidaspor cada um deles, facilita a tarefa de organizaçãodos documentos37.

36. Os prazos de conservação da documentação em arquivo corrente, estabelecidos na Portaria, podem ser ampliados consoante as necessidades doServiço produtor da documentação. Portaria disponível na Intranet em: “Documentos internos”>”Regulamentos”>”Secretaria-Geral”>”Regulamento ar-quivístico da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa”.37. Na Portaria 509/2004, as séries documentais estão ordenadas p or Serviços e, entre as páginas 3071 e 3072, figuram as séries comuns produzida s portodas as un idades orgânicas da SCML.

Os elementos a transferir para o arquivo intermédiodevem respeitar o princípio da proveniência (man-tendo-se separado o que foi produzido e arquivadoem Serviços distintos), e da ordem original (manten-do a organização que a documentação possuía noarquivo corrente).



A remessa de documentação deve fazer-se acom-panhar sempre de uma guia de remessa38, que deveser utilizada pelos Serviços para enumerar e descre-ver as séries documentais a t ransferir, a sua dimen-são (em metros lineares39), a natureza do suporte da

informação, o tipo de unidades de instalação ondeesta se encontra acondicionada e as respectivas da-tas extremas. As restantes formalidades da remessade documentos encontram-se definidas no Regula- mento Interno do Arquivo Histórico da SCML .

Como já referimos anteriormente, a documentaçãoque foi remetida, do arquivo corrente para o arquivointermédio, continua a pertencer e a estar acessívelao Serviço produtor. Sempre que este pretenda ob-

ter uma determinada informação ou processo, poderequisitá-lo. Para tal basta preencher os respectivosformulários (“Pedido de Informação” ou “Requi-sição de Documentação”), disponibilizados peloArquivo Histórico.

Após cumpridos os prazos legais de conservação,

a documentação existente no arquivo intermédio de-verá ser alvo de um processo de avaliação e selecção.Estas tarefas têm em vista determinar que documen-tação irá transitar para o arquivo definitivo, tendo

por base o seu valor histórico, informativo e cultural.Toda a documentação que não se revestir des te valordeverá ser eliminada. No entanto, esta eliminaçãosó poderá ser efectuada no arquivo intermédio, ouatravés do seu acompanhamento técnico. Os Servi-ços não podem eliminar, por iniciativa própria, a suadocumentação. Todas as séries documentais elimina-das devem constar de um Auto de Eliminação, queespecifica os seus títulos, dimensões, unidades deacondicionamento, datas extremas e tipo de suporteem que a informação se encontra registada.

Para garantir que a informação a ser destruída não

contém algum elemento pertinente, o arquivo inter-médio remeterá uma lista com as séries documentaisa serem destruídas, a fim de se obter uma nova con-firmação do Serviço produtor.

Deve ser tido em conta que, quanto maior for onível de organização de um arquivo (logo na suafase corrente), mais fáceis e rápidas se tornarão as

tarefas ligadas à avaliação, selecção e eliminação dadocumentação, bem como o trabalho de descrição edifusão a desenvolver quando os documentos passa-rem para a sua fase definitiva e forem incorporadosno Arquivo Histórico.

Uma boa organização inicial aumenta a eficiênciae a capacidade de resposta do arquivo face às solici-tações quotidianas do Serviço, evitando, numa faseposterior, a duplicação do trabalho e perdas de tempodesnecessárias, no arquivo intermédio e histórico.

O conceito de organização é constituído por duas

realidades distintas: por um lado, aordenação dos do-cumentos e, por outro, a classificação dos mesmos.

Por ordenação entendemos o processo de organi-

zação física, pelo qual colocamos os documentossegundo uma determinada ordem. Para garantir umaeficiente recuperação da informação, a ordenaçãoque damos aos documentos que produzimos e/ourecebemos nunca poderá ser ingénua e aleatória,tendo que haver sempre uma decisão, ou seja, umaintervenção da nossa parte.

Desta forma, os documentos podem ser sequen-ciados tendo em vista diversos critérios. A título de

exemplo, a ordenação pode ser: (ex. copiador de correspondência

expedida, ordenado por datas); (ex. processos de funcionários orde-

nados pelo número mecanográfico); (ex. pastas de aquisições de mo-

biliário, de material de escritório, de equipamentoinformático, etc.);

(ex. pasta de aquisições, com osprocessos de compra ordenados do mais prioritário,para o menos urgente);

(ex. processos de utentes ordena-

dos pela ordem alfabética do nome); (ex. pasta de aquisições de

mobiliário com o código MOB, em que o primeiroprocesso será MOB1, o segundo MOB2, e assim su-cessivamente).

Deverá ser escolhido o tipo de ordenação que me-lhor se ajuste às características da documentação em

38. Formulário (Mod. 001 SG) disponível na Intranet em: “Documentos interno s” > “Formulários” > “Secretaria-Geral” > “Guia” e respectivas “Instru-ções”.39. Número de metros que a documentação ocupa nas prateleiras.



causa, assim como às necessidades de pesquisa ede recuperação da informação por parte do Serviço.Em suma, deve-se escolher uma ordenação que seja,simultaneamente, prática, lógica e adequada aoconteúdo informativo dos documentos.

A ordenação permite facilitar as tarefas de recupe-ração da informação, de arquivagem, de avaliação e de descrição, uma vez que atribui aos documentosde arquivo (e suas unidades de instalação) uma se-quência lógica e coerente. Por exemplo, demora-semuito menos tempo a procurar o processo de umutente numa caixa com 500 processos, quando osmesmos se encontram ordenados numericamente.Se a ordenação não for adequada, ou se o conjuntodocumental estiver, pura e simplesmente, desor-denado, a busca de informação torna-se caótica edemorada.

Sempre que o critério de ordenação for alterado,os colaboradores deverão registar o sistema an-terior, para que não se perca a lógica organizativadas pastas mais antigas e seja possível recuperar ainformação.

Para exemplificar uma forma de ordenação, podemosreferir o caso dos copiadores40 de correspondênciaexpedida, organizada cronológica e numericamente,ou seja, ordenada pela data e, num mesmo dia, pelonúmero sequencial atribuído a cada documento .

Exemplo:Deve ser elaborado um copiador de todos os do-

cumentos que saem do Serviço, os quais têm de ser

acabam por dar mais valor a uma colecção desconexade documentação. Deve ser também tido em contaque mesmo os documentos que dão entrada no Servi-ço e que não são respondidos (por tal não ser neces-sário ou possível), têm de ser incluídos num processoe não podem ser eliminados, colocados em pastas de“Diversos” ou arquivados no copiador.

Relativamente à documentação que dá entrada noServiço, não é necessário fazer copiador, uma vezque a informação deve ser arquivada apenas no pro-

cesso respectivo. Se necessário, pode ser efectuadoum registo de correspondência recebida, atribuindoa data e um número sequencial de chegada a cadadocumento. Geralmente, só os Serviços de grandesdimensões (que possuem um maior movimento do-cumental), ou que centralizem a recepção e distr ibui-ção de correspondência é que recorrem à utilizaçãode registos de entradas.

Em resumo, um copiador não serve para recuperartoda a informação de um processo (que, normalmen-te, é formado por diversos documentos, de diferen-tes tipologias41, elaborados em datas distintas e com

intervenção de várias entidades). Se o copiador forutilizado para arquivar todos os documentos queformam um processo, torna-se muito difícil (pratica-mente impossível) reunir e recuperar toda a informa-ção relativa a um mesmo assunto/processo.

A classificação é o processo intelectual de or-

ganização da documentação que consiste em criarregras pré-estabelecidas para agrupar os documen-tos, consoante a sua proveniência, ou tendo por40. Vide nota 19.

41. Vide nota 14.

devidamente numerados de forma sequencial. Paraalém disso, estes documentos devem, obrigatoria-

mente, ser arquivados no respectivo processo ou,caso este ainda não exista, abrir um novo. Por vezes,muitos Serviços só fazem copiadores de correspon-dência saída organizados por tipologias, separandofaxes, informações, pareceres, etc., o que dificultabastante a recuperação da informação. Nalguns ca-sos, arquivam, erradamente, os documentos originaisnos copiadores e não constituem processos, porque



base o conteúdo temático-funcional da informaçãoque veicula. A classificação serve, pois, para orga-nizar e recuperar a documentação (os processos).A classificação funcional é, actualmente, a maisindicada, podendo ser definida como o conjunto de

regras, claramente estabelecidas, que promovem aorganização dos documentos de arquivo corrente,consoante as várias actividades da Instituição ouServiço (as quais se reflectem no tipo de documen-tação produzida).

Uma Instituição desenvolve actividades e cadauma destas gera diversas funções. Para o cumpri-mento dessas funções é necessário criar e receberdocumentação, logo, todos os documentos estãoassociados a uma actividade e a uma função desen-volvidas pela Instituição.

Por sua vez, o tema é o conteúdo do documento,

o seu assunto, ou seja, o elemento que nos vai per-mitir enquadrá-lo numa determinada actividade oufunção desenvolvida pela Organização42.

Em conclusão, classificar pode definir-se como aoperação que consiste em organizar a documentaçãopor grandes áreas temáticas e, dentro destas, porassuntos, estabelecendo uma ligação hierárquica en-tre eles e atribuindo para cada activ idade, função eassunto, um código numérico ou alfanumérico.

Por exemplo, o processo “Acção de formação dofuncionário A, sobre fotografia”, insere-se na:

Actividade “gestão de recursos humanos”, na

qual, uma das funções associadas é a formação.Neste caso específico, o tema será “fotografia” (queconstitui o assunto da referida acção de formação).

Existem vários sistemas de classificação, que

agrupam a informação de forma distinta. Os maiscomuns são:

É o tipo de classificação que estabelece os diversos

grupos de documentos de acordo com a procedência

da documentação, isto é, de acordo com o Serviço ouentidade que a produziu. Os planos de classificaçãode tipo orgânico reflectem, por isso, o organogramadas Instituições.

Não se aconselha a utilização de planos de clas-sificação orgânicos, porque os mesmos apresentamalgumas desvantagens que é importante realçar:

Exis tem assuntos muito diversos que estão “mis-turados” numa mesma pasta, só porque têm umamesma proveniência. A recuperação da informação é, consequente-mente, menos eficaz e mais morosa. Com bastante frequência, muitas Instituições ouServiços extinguem-se ou sofrem reestruturações,alterando as suas designações e competências, sen-do necessária uma constante actualização do quadrode classificação utilizado.

Neste tipo de classificação, o agrupamento da do-

cumentação e a sua recuperação são efectuados portema e por função, ou seja, reflecte sempre as váriasactividades desenvolvidas pela Instituição ou Sector.

O conteúdo do documento, isto é, o assunto, deveser o critério classificador, possibilitando agruparespécies documentais distintas (ofícios, memoran-dos, recibos, etc.), que tratam do mesmo assunto,num mesmo dossier, processo ou pasta, indepen-dentemente da proveniência do documento. Destaforma, os planos de classificação funcionais estão

mais dependentes das actividades desenvolvidaspela Instituição, as quais se mantêm mais estáveisao longo do tempo.

■ Elaborar um estudo profundo do Serviço ou

entidade produtora da documentação (neste caso,

42. No fundo, trata-se de uma lógica organizativa semelhante àquela que encontramos numa livraria. Quando nos deslocamos a um destes est abelecimen-tos, não nos dirigimos à secção de Desporto (tema ou grande área temática) para comprar o livro Santa Casa da Misericórdia de Lisboa: subsídios para asua história – 1498-1898 . Sabemos, de antemão, que para este assunto específico, devemos procurar na secção de livros de História.



a Misericórdia), fazendo um levantamento das suas

competências e de todas as actividades que leva acabo para atingir os seus fins estatutários.■ Fazer um levantamento exaustivo dos processos

produzidos, dos documentos de circulação internae dos formulários/impressos em utilização nos Ser-viços.■ Definir o circuito dos processos relativos a cada

uma das act ividades desenvolvidas pela Misericórdia.■ Com base nesta recolha de informação prévia,

elaborar a estrutura de um quadro de classificaçãoque reflicta, o mais fielmente possível, a actividadeda Instituição (ou de um Serviço) e a documentação

produzida no decurso dessa actividade, permitindoarquivá-la de forma clara e sistemática. Deverão serevitados, nas classes, termos genéricos como “diver-sos”, “assuntos gerais” ou “outros”.■Uma vez elaborado um quadro de classif icação, a

documentação deverá ser arquivada no nível inferiorda hierarquia, que deve corresponder a um dossierou pasta no arquivo (com essa referência na lomba-da) acompanhada do título da série (consultar, paraisso, a Portaria 509/2004) e, se possível, das datasextremas. Podem, como complemento, ser utilizadascores. Por exemplo, escolher a cor azul para todos os

dossiers relativos a Recursos Humanos.■ A classificação deve ser clara, inequívoca e não

deve estar dependente de interpretações subjectivas.Aquilo que se anexa a uma determinada classe ousérie, nunca poderá ser anexado a outra, independen-temente da pessoa ou altura em que se classifica.

■ O trabalho de organização de um arquivo cor-

rente não termina com a adopção de um quadro de



classif icação, uma vez que este é apenas um elemen-to constitutivo de uma realidade mais vasta, ou seja,de um plano de classificação.■ Um quadro de classificação não pode ser criado

e aplicado, sem que seja levado a cabo um estudo

prévio exaustivo que analise a produção documen-tal, as características, os objectivos e a forma deorganização da Instituição em causa.■ Um quadro de classificação tem de ser sempre

elaborado com base na realidade organizacionalespecífica de cada Instituição ou Serviço, uma vezque deve reflectir a documentação produzida e,esta última, varia de Instituição para Inst ituição (deServiço para Serviço), consoante as competências eespecificidades da actuação de cada uma delas.■A uma unidade orgânica (Serviço) deve correspon-

der apenas um plano de classificação. Este não é apli-

cável a outra realidade organizacional. Por exemplo,um pintor, para produzir um retrato de uma pessoa,não pode utilizar como modelo outro indivíduo quenão aquele que pretende retratar, apesar de ambospossuírem dois olhos, uma boca, um nariz, etc.■ Por sua vez, o plano de classificação é um docu-

mento que engloba, não só a relação hierárquica dasáreas temáticas, actividades, funções e processosdesenvolvidos pela Instituição (quadro de classifi-cação), como também deve incluir a explicação dosprocedimentos de classificação dos documentos,a definição de cada classe e dos processos/docu-

mentos que nela deverão ser incluídos. Será aindaessencial que estabeleça critérios de ordenação dosdocumentos e que contenha índices remissivos paramelhor determinar a classe a que um documentopertence, assim como o código a atribuir-lhe.



43. Ou s eja, ao responder a um pedido, há que fornecer a informação adequada às solicitações dos utiliz adores, isto é, não se deve pecar por excesso nempor falta de elementos, factores que podem pôr em causa a s atisfação do utente.44. Estes preceitos estão contemplados em diversos diplomas legais, de entre os quais se destaca o Decreto-Lei 442/91, de 15 de Novembro, com alteraçõesintroduzidas pelo Decreto-Lei 6/96, de 31 de Janeiro, artigo 10.º. Os Dez Princípios Éticos da Administração Pública prevêem que “os funcionários devemprestar informação e/ou esclarecimentos de forma clara, simples, cortês e rápida” (Princípio da Informação e da Qualidade).

Com o presente texto sobre organização de ar-quivos administrativos, procurámos alertar todos oscolaboradores da Misericórdia de Lisboa, que diaria-

mente lidam com documentação, para uma série deboas-práticas destinadas a alcançar uma organizaçãomais eficaz dos documentos.

Esta racionalização da gestão documental deveráconstituir, cada vez mais, uma prioridade de actua-ção das Instituições, numa Sociedade pautada, demodo crescente, pela necessidade de acesso rápido eimediato à informação. As várias Entidades públicase privadas terão de acompanhar as novas exigências,organizando os seus sistemas de arquivo e sistema-tizando a sua produção documental. Esta será umaboa forma de acompanharem e responderem ade-

quadamente à referida evolução, não se constituindocomo um óbice à mesma, disponibilizando conve-nientemente a informação pertinente43.

Por outro lado, nesta nova “Sociedade da Infor-mação”, os cidadãos passaram a aceder de formamuito mais facilitada à informação, encontrando-secada vez mais conscientes dos seus direitos e garan-tias, exigindo, por isso, que os serviços prestadospor Instituições públicas ou privadas melhorem emtermos qualitativos. Já não se trata apenas de exigirque se cumpram as suas tarefas “mecanicamente”,mas que o serviço seja pautado por critérios de efici-

ência, eficácia e qualidade44.Ora, um arquivo administrativo devidamente

organizado contribui de forma significativa paraum aumento da qualidade do serviço prestado,ao melhorar a comunicação e troca de informaçãoentre os Serviços (actuação conjunta e integrada) eao optimizar os procedimentos burocráticos. Estesfactores permitirão, consequentemente, diminuirdespesas e reduzir o tempo de respos ta às solicita-ções internas (Serviços) e externas (utentes, forne-cedores, investigadores, etc.), optimizando, assim,a capacidade de actuação da Instituição.

Por outro lado, a organização dos arquivos admi-nistrativos e o cumprimento de todos os procedi-mentos relacionados com as remessas documentaispara o arquivo intermédio (observância dos prazoslegais de conservação dos documentos), contribuide forma decisiva para a protecção e preservação

da documentação com interesse histórico, essencialpara a construção de uma memória institucional epara uma consciencialização do percurso e da ex-periência acumulada da Instituição.

No entanto, para alcançar esta gestão documental

mais eficaz, ao nível dos arquivos administrativos,é inevitável investir em instalações, equipamentos,material apropriado, assim como no estabelecimentode regras e de metodologias de trabalho adequadas.Por outro lado, é fundamental apostar na formaçãodos recursos humanos que, diariamente, têm de lidarcom a documentação e com a sua organização. Foi,precisamente, este pressuposto que presidiu à ideiade elaborar um Manual que divulgasse uma série depequenos, mas importantes, conselhos teóricos epráticos, que constituíssem a base de futuras acçõesde formação a serem ministradas, internamente, pe-

lo Arquivo Histórico da SCML.Procurou-se que o texto fosse simples e acessível,

não descurando, contudo, a transmissão e explicita-ção de alguns conceitos teóricos arquivísticos, indis-pensáveis para que os conselhos práticos propostos,fossem devidamente justificados e contextualizados.Longe de pretender ser um texto técnico-científico,desejou-se, antes, elaborar um instrumento de tra-balho que os colaboradores pudessem consultar fre-quentemente, sempre que surja alguma dúvida maisimediata em relação à gestão ou organização dedocumentação. No entanto, a sua leitura não exclui,

de forma alguma, a necessidade dos colaboradoresparticiparem em futuras acções de formação sobreesta temática.

Esperamos que o presente Manual constitua umestímulo para que todos os colaboradores adoptemuma atitude pró-activa no que respeita à gestão dadocumentação administrativa dos seus Serviços,no sentido de, em conjunto, contribuirem para umaumento da rapidez e da capacidade de resposta daSanta Casa perante as solicitações crescentes do seupúblico-alvo.

Resta-nos salientar que os técnicos do Arquivo

Histórico se encontram totalmente disponíveis parao esclarecimento de qualquer dúvida que possa sur-gir, nomeadamente relacionada com a gestão docu-mental, com transferências de documentação para oarquivo intermédio, com pedidos de informação ourequisições de documentação. ■



• DIPLOMAS LEGAISDECRETO-LEI 322/91, de 26 de Agosto. «D.R. I Série-A». N.º 195.

DECRETO-LEI 442/91, de 15 de Novembro. «D.R. I Sé-rie -A». N.º 263.

DECRETO-LEI 6/96, de 31 de Janeiro. «D.R. I Série-A».N.º 26.

PORTARIA 509/2004, de 14 de Maio. «D.R. I Série- B».N.º 113.

LEI 46/2007, de 24 de Agosto. «D.R. I Série». N.º 163.

DECRETO-LEI 335/2008, de 3 de Dezembro. «D.R. ISérie». N.º 234.

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Texto

Rafael AntónioDocente do Mestrado em Ciências da Documentaçãoe Informação (Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa)



nizações disponibilizam computadores (estações detrabalho) aos seus colaboradores, para a execuçãode variadas tarefas de comunicação e produção dedocumentos que circulam através das redes de co-

municações.O acesso às páginas da Internet, o Correio Elec-

trónico e o Processamento de Texto são, assim,ferramentas tão banais que seria impensável deixarde recorrer a estes meios para cumprir as tarefas ad-ministrativas de cada posto de trabalho. Para alémdessas ferramentas, estão igualmente disponíveisnumerosas aplicações destinadas à Gestão do Apro-visionamento, à Gestão Financeira e Contabilísticaou à Gestão de Recursos Humanos.

Diariamente, é produzido em Word ou noutrosprogramas um grande número de documentos digi-

tais. Em muitos casos, estes apenas se destinam aser impressos e enviados a outros departamentos ouentidades externas. No entanto, a alternativa ofere-cida pelo recurso ao Correio Electrónico veio modifi-car esta realidade, permitindo uma maior facilidadena comunicação da informação. São muitas as situ-ações em que esses documentos constituem anexosde mensagens trocadas entre diferentes pessoas queos reconhecem como válidos para o procedimentoadministrativo.

O recurso às Tecnologias da Informação coloca-nos no limiar de uma mudança cultural que importa

analisar para não prejudicar a organização dos arqui-vos administrativos.

Para obter um melhor desempenho dos compu-tadores, somos obrigados a compreender os funda-mentos do seu funcionamento. Tratam-se, à partida,de equipamentos electrónicos (semelhantes a tantosoutros), compostos por um conjunto de componen-tes que, para o utilizador vulgar, apenas são dife-

Uma nova cultura digital tem vindo a emergir nasociedade actual, por força do permanente apareci-mento de novos conceitos e soluções, anteriormenteconhecidos pelo termo genérico de «informática».

As Tecnologias de Informação são hoje uma desig-nação mais abrangente que engloba os equipamentos,programas, infra-estruturas e serviços necessáriospara criar, armazenar, procurar e manipular a infor-mação escrita, sonora ou visual. Os equipamentos,ligados entre si por redes de comunicações, utilizamprogramas específicos (sistema operativo) para gerire controlar as suas partes componentes. Os progra-

mas, destinados a executar acções e rotinas concre-tas, são utilizados nestes equipamentos para levar acabo as mais variadas actividades.

Estas tecnologias, transformadas em bens de con-sumo, estão acessíveis a todos os cidadãos que aspodem facilmente adquirir e utilizar sem que lhesseja exigida uma competência especial. Devemos, noentanto, diferenciar este tipo de utilização, daquelaque é feita pelos profissionais que têm a seu cargoa responsabilidade da instalação e manutenção decomplexas infra-estruturas.

Os Sistemas de Informação1 destinam-se à aplica-

ção das tecnologias da informação através do recursoa técnicas da ciência da computação e da adminis-tração e gestão de empresas. Envolvem, entre outrosaspectos, o estudo dos processos de negócio2, a to-mada de decisão e o planeamento estratégico. O seufim último é o desenvolvimento social e económico,em que a satisfação das necessidades dos cidadãose das empresas desempenha um papel central naactividade económica, na criação de riqueza, na de-finição da qualidade de vida dos cidadãos e nas suaspráticas culturais.

Podemos interrogarmo-nos sobre a importância

da aplicação dos Sistemas de Informação aos ar-quivos administrativos, dado que à primeira vistaas preocupações de organização e manutenção dedocumentos, ainda em suporte papel, parecem estardistantes do mundo das Tecnologias de Informação.

Comecemos então pelas componentes mais sim-ples e observemos a actividade que se desenrolaao nível de cada unidade administrativa. As orga-

1. Os Sistemas de Informação constit uem uma área própria no âmbito da gestão e organização de empresa s.2. Processos de negócio são as actividades específica s desenvolvidas por uma determ inada instit uição, para atingir os seus objectivos.



renciados pelos elementos externos a ele ligados:monitor, teclado, rato e impressora.

Por razões evidentes estes elementos externos, es-senciais para a entrada e leitura de dados, estão maispróximos dos utilizadores, mas o disco rígido (por

se encontrar incorporado na unidade central) só évalorizado quando deixa de funcionar e tudo pára.

No disco rígido estão guardados os trabalhos pro-duzidos ao longo de meses ou até de anos e o seudesaparecimento poderá constituir um prejuízo quesó a partir desse momento será tido em conta. Ocuidado individual de executar cópias de segurançaé por vezes descurado e só depois de um acidentegrave ficamos atentos a tal facto.

Por força do acesso à Internet e do uso de aplica-ções de gestão, as organizações dispõem actualmen-te de redes de comunicações, ligando as estações de

trabalho entre si, assim como aos servidores aplica-cionais3 e aos servidores de f icheiros4; ambos podemguardar os dados produzidos por cada utilizador.Estando garantidas as seguranças periódicas, istoé, se os ficheiros forem regularmente transferidosou guardados nesses servidores, será minimizado orisco de uma eventual perda de dados.

Os documentos administrativos são essenciais

para as organizações, não apenas por constituíremprova de uma actividade e/ou tomada de decisão,mas ainda por conterem conhecimentos transmi-tidos através de conteúdos produzidos pelos seusautores.

Um dos valores mais importantes de qualquer ins-tituição é, precisamente, o capital intelectual que écriado permanentemente pelos seus colaboradores.Revestindo-se este capital de tanta importância, asua existência terá de ser garantida e preservada aolongo do tempo, através do recurso aos mecanismosde segurança de dados já referidos.

A importância da informação impõe que se esta-beleçam formas de acesso baseadas numa organiza-ção racional dos documentos administrativos pois,apesar das muitas facilidades tecnológicas, esseacesso depende sempre do modo como a documen-tação está arrumada e descrita. Sabemos que ao fimde algum tempo, os ficheiros guardados em cadacomputador começam a ser de difícil acesso, porquenos esquecemos do seu nome ou porque existemdiversas versões com nomes muito semelhantes.Quando aumenta o número de pastas onde vamosguardando informação, a situação complica-se e,

se o mesmo equipamento for partilhado por váriaspessoas, então pode mesmo transformar-se numlabirinto. A experiência das regras de classificaçãode documentos de arquivo pode aqui desempenharum papel importante e constituir uma boa ajuda,por vezes ignorada.

3. Entende-se por servidor aplicacional um equipamento onde estão instaladas aplicações que servem toda a organização e que são compostas porprogramas e bases de dados.4. Os servidores de ficheiros, como o nome indica, constituem um espaço onde é armazenada informação organizada em ficheiros, passando a constit uirmais uma unidade de disco, partilhada ou não por cada ut ilizador.



Através de um levantamento orgânico-funcionalde identificação dos diferentes assuntos tratados eda análise das tipologias documentais, os técnicosde arquivo poderão fornecer um plano que permitaarrumar os documentos em pastas electrónicas, de

forma semelhante à que deve ser feita em pastascom documentos em papel. Só que, neste caso, éainda possível adicionar elementos (por exemploautor, destinatário, remetente, assunto e data) paraserem pesquisados quando é necessário procurar ainformação.

Esta organização das pastas electrónicas podee deve ser efectuada por cada grupo de trabalho(unidade orgânica) que partilhe documentos pro-duzidos pelos vários colaboradores pois, apesar deterem uma origem individual, são património daorganização onde se inserem. Para tal ser possível,

recomenda-se a adopção de políticas que passampela disponibilização de áreas nos servidores de fi-cheiros, acedidos através da rede local, com regrasde segurança de acesso e permissões bem definidas.Tais políticas dependem de cada unidade orgânicae, simultaneamente, dos responsáveis pelas tecnolo-gias de informação (que devem garantir os aspectosde segurança de dados) e dos técnicos de arquivo(que devem estabelecer os planos de classificação,assim como os prazos de conservação e destino fi-nal).

Com estes procedimentos reduzem-se as dificul-

dades de acesso à informação e melhora-se a suacirculação e salvaguarda. Cada estação de trabalhopassa a constituir um ponto de produção e acesso,onde os documentos podem residir temporariamente(numa fase de elaboração dos conteúdos), mas que,logo que concluídos, serão de imediato copiados parauma área do servidor. Este facto não elimina a possi-bilidade de, também no disco local, serem aplicadosos mesmos planos de classificação que irão facilitara arrumação e recuperação dos documentos.

Abordámos até agora a questão dos documentosadministrativos produzidos digitalmente, mas não

podemos esquecer que o aparecimento do correioelectrónico veio aumentar o volume da produçãodocumental e a necessidade de uma organizaçãoracional. Muitas inst ituições dispõem de sistemas dearquivo automático das mensagens mas a sua classi-ficação e acesso continuam a ser um aspecto aindapor resolver. Não se trata apenas de uma questãotecnológica mas principalmente legal, por envolvervalores relativos ao direito de privacidade das pes-soas e de sigilo das instit uições.

Quais os limites de aplicação de regras de gestão

documental aplicadas ao correio electrónico de cadafuncionário? Embora alguns colaboradores sintam anecessidade de organizar os documentos em pastas,

segundo critérios próprios, é importante que essaorganização respeite, mais do que um critério pes-soal, uma est rutura genérica e comum definida pelainstituição. Deste modo, será possível racionalizara organização/classificação dos documentos, agoraem suporte digital.

Para além da importância de estabelecer regras declassificação, também é essencial definir os prazosde conservação. Este último aspecto pode passardespercebido para aqueles que tenham uma visãocentrada apenas naquilo que vulgarmente se deno-



mina de “arquivo administrativo”. Acontece porémque a acumulação sucessiva de documentos (agoraem discos magnéticos nos servidores), tem tambémlimites que obrigam a uma eliminação periódicaquando termina o seu valor legal ou quando deixam

de constituir informação relevante.Os técnicos de informática, na sua actividade de

garantir a segurança física da informação, encaramos ficheiros como dados sem qualquer nexo ou valor,preocupam-se apenas em assegurar a sua preserva-ção nos respectivos suportes. Compete ao serviçode arquivo de cada instituição definir o valor dosdocumentos e, por conseguinte, realizar os procedi-mentos de eliminação da informação que consideredesnecessária, segundo as normas internas aprova-das e as portarias legais de eliminação.

Apesar deste maravilhoso mundo digital, a reali-

dade das nossas organizações continua dependentedos documentos administrativos em suporte papel,que irão subsistir em paralelo com outros suportes.Começa já a surgir uma nova abordagem tecnológicaque passa pela digitalização dos documentos. Estaacção possibilita a sua circulação entre as várias ca-deias de decisão; no entanto levará algum tempo atéque essa opção constit ua uma rotina.

Desde logo, importa sa lientar que a digitalização éuma opção a que se recorre devido à necessidade dacirculação e acesso aos documentos através das redesdigita is e, nunca com o objectivo de substituir os res-

pectivos originais. Esta é uma questão essencial pois,além das limitações tecnológicas relacionadas com apreservação a longo prazo (fundamental em docu-mentos administrativos), ainda não é comummenteaceite em tribunal a apresentação de uma cópia digi-tal para substituição do original em papel.

É necessário ter alguma cautela no que respeita àdigitalização dos documentos administrativos, no-meadamente no que concerne à certificação digital,à definição de uma política de preservação digital, àdeterioração dos suportes digitais e à obsolescência5 dos equipamentos.

A observação da realidade de várias instituiçõespermite constatar que se mantém, ainda, a separaçãoentre as funções tradicionalmente percebidas como deArquivo e aquelas que, em termos mais comuns, sãodenominadas por Gestão de Correspondência, Gestãode Expediente, Seguimento de Processos, etc.

Juntando a tudo isto, a diversidade de programasque vão sendo adquiridos (quando se pretende res-ponder a problemas usando apenas tecnologias,mas esquecendo as questões organizacionais),deparamo-nos com situações complexas e difíceis deultrapassar que colocam em risco o valor de prova

e de informação contido nos documentos adminis-trativos.

O objectivo de uma Gestão Integrada dos Docu-mentos de Arquivo (desde a fase da produção até àsua eliminação ou salvaguarda para memória futura),não tem ainda merecido, por parte da Sociedade, acompreensão da sua importância no contexto dosSistemas de Informação. Se juntarmos o apareci-mento e crescimento exponencial de uma multipli-cidade de novos suportes e meios de transmitir ainformação (de que o correio electrónico é um bomexemplo), melhor se compreende a necessidade de

mudança da situação actual.A sociedade em rede, que hoje se nos depara,

obriga a moderna gestão a novos desafios, e aindaa que as tecnologias de informação sejam reposicio-nadas como instrumentos ao serviço das políticasde gestão. Hammer e Champy, conceituados autoresneste domínio, afirmam que «…o verdadeiro poderdas tecnologias não está em conseguir melhorar os

5. Desactualiz ação da tecnologia que ocorre geralmente num curto espaço de tempo.



antigos processos de trabalho mas sim permitir àsorganizações romperem com as velhas regras e criarnovas formas de funcionamento».

No que respeita aos documentos administrativos,estas novas formas de funcionamento começam a

ser implementadas por cada colaborador, quandoproduz documentos e os arruma segundo planos declassificação coerentes e estruturados. Se for esta-belecida como regra (no momento de guardar umdocumento em computador), a opção do preenchi-mento obrigatório, de campos descritivos contendoo Título, Assunto, Autor, Categoria, Palavras-chavee Comentários, posteriormente será mais fácil a suapesquisa e o rápido acesso à informação. Através dorecurso a uma simples folha de cálculo, poderá ain-da registar-se a entrada e saída de documentos comtodo o movimento ocorrido.

Este tipo de soluções triviais, recorrendo a fer-ramentas simples, permite resolver desde logo asnecessidades de controlo dos documentos admi-nistrativos, sem implicar o desenvolvimento deprogramas locais, que mais tarde se podem mostrarincompatíveis ou de difícil integração. O recurso àcriação de bases de dados locais (no caso de exis-tirem técnicos disponíveis e com experiência nestedomínio), pode tornar-se numa obra inacabada oude manutenção complexa e dar origem ao apareci-mento de «ilhas de informação». Por isso, muitasinstituições (confrontadas com tal necessidade),

decidem adquirir programas adaptáveis a todas asunidades orgânicas, destinados ao registo da cor-respondência e ao seguimento de despachos. Sãoaplicações simples e de fácil instalação que, embo-ra numa perspectiva racional pareçam ser as maisadequadas, condicionam o futuro desenvolvimentoharmónico dum Sistema de Gestão Documental. Porse tratar de um processo complexo que envolve to-das as estruturas e procedimentos internos, e por seprolongar muito para além da duração dos própriosequipamentos e suportes digitais onde irá funcio-nar, não pode ser perspectivado como mera solução

imediatista.Os Sistemas de Gestão de Documentos de Arqui-

vo (que não possuam mecanismos de certificaçãoque garantam a auditoria e a rastreabilidade6), po-dem tornar-se «caixas negras» onde se introduzemdados que não controlamos nem sabemos comose organizam internamente. Os resultados obtidos

podem ser esteticamente interessantes mas, semuma verificação e controle permanente por técnicoscompetentes, dificilmente oferecem uma garantia dasua qualidade.

As aplicações informáticas em arquivos adminis-

trativos implicam, assim, uma reflexão e estudo pré-vio de todos os circuitos documentais que envolvemo levantamento das competências, das funções decada instituição, dos tipos de documentos produ-zidos e recebidos, bem como uma eventual refor-mulação dos procedimentos em vigor. Trata-se deuma verdadeira acção de reengenharia de processosque tem em vista melhorar as condições de acessoà informação.

6. Isto é, garantir a análise e avaliação do desempenho dos sistemas informáticos de gestão documental.7. Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS) Manual. [Em linha]. [Consult. 30 Julho 2008]. Disponível em WWW <URL:http://www.naa.gov.au/records-management/publications/DIRKS-manual.aspx>8. Desde a fase de p rodução até à selecção dos documentos de conservação permanente.

Não foi por acaso que surgiram várias metodolo-gias para este efeito, como por exemplo a elaboradapelos Arquivos Nacionais da Austrália, expressano manual DIRKS (Designing and Implementing Record-Keeping Systems 7) e referida pela NormaPortuguesa NP 4438-2:2005 , tradução da ISO 15489.Estas normas constituem um valioso auxiliar, porpermitirem compreender a actividade da organiza-ção e o ambiente regulatório e social em que são pro-duzidos os documentos do arquivo administ rativo.

Uma boa e t ransparente Administração requer quea gestão documental seja eficaz e permita justificar

todos os seus actos8, de modo a que estes sejamsignificativos, precisos, fidedignos, legíveis e cons-tituam uma evidência durável de todas as acções edecisões.

É de salientar que os processos existentes no ar-quivo administrativo devem ser guardados enquantoforem necessários para a gestão corrente. No entan-



Avaliaçãopreliminar

Análisedas actividadesda Instituição

Identificarexigências

arquivo

Identificarestratégias

arquivo

Desenharsistemaarquivo

Implementaçãodo sistema

Avaliação/revisão

da implementação

do sistema

Examinarsistemasexistentes

Desenho

Implementação

Políticas

Normas

sentido, é importantesalientar a necessidadede que estes programasse baseiem em forma-tos abertos, de forma

a que (em qualquer mo-mento), os dados sejamlegíveis, não dependamde cada versão insta-lada, nem obriguem atransferências e conver-sões sempre falíveis.

Será importante real-çar que é fundamentalestabelecer uma po-lítica de preservação

digital, que estabeleça as normas e procedimentos

precisos para evitar os problemas de perda de da-dos, provocada pela obsolescência tecnológica9. Istoimplica que um serviço com competência técnica seresponsabilize pela transferência da informação parasistemas e suportes mais actualizados que garantama continuidade de acesso à informação. Este serviçoterá também de se responsabilizar pela inutilizaçãoda informação que for seleccionada para eliminação,tendo por base a legislação em vigor.

Em resumo, queremos destacar que a aplicação dainformática aos arquivos administrativos é, em pri-meiro lugar, um processo organizacional que tem de

começar muito antes da ut ilização de qualquer pro-grama. Tal como nos Sistemas de Gestão Financeira,onde existe uma estrutura central essencial baseadano Plano de Contabilidade, também nos Sistemasde Gestão Documental tem de existir um Plano deClassificação, sem o qual este não poderá funcionareficazmente.

Por isso mesmo, e até que seja realizado um es-tudo profundo da Entidade e da documentação queproduz, é preferível recorrer a ferramentas simples,disponíveis nos actuais ambientes de trabalho de ca-da utilizador, de forma a não hipotecar o futuro com

soluções avulsas e de difícil integração. Deste modo,consegue-se uma melhor transparência dos proces-sos de gestão, salvaguardando a memória e a provados actos e da actividade de cada Inst ituição. ■

to, o valor informativo e probatório desses processosnão se extingue de imediato, devendo por isso sermantido durante os prazos estabelecidos por lei.Desta forma, deve ter-se presente que a maioria des-tes prazos ultrapassa a longevidade dos programas eequipamentos informáticos. A aplicação da portarialegal de eliminação de documentos depende de umconjunto de critérios que, se não forem respeitados,irão obrigar, a posteriori , a uma reformulação da es-tru tura organizativa da documentação e respect ivosprocessos.

Consequentemente, o cuidado com a preservação

dos documentos revela-se essencial quando se abor-da a escolha de aplicações informáticas, pois umSistema de Gestão Documental tem como principalobjectivo a organização dos documentos de arquivo(qualquer que seja o suporte em que se encontrem)através do recurso a equipamentos electrónicose a programas desenvolvidos para o efeito. Neste

9. A título de exemplo, podemos referir que muitos dos documentos gravados no início dos anos 90, em formato Word, podem já não ser legíveis nos com-putadores ac tuais. Por outro lado, muita dest a informação encontra-se guardada em disquetes, sendo que, hoje em dia, a maior parte dos computadores já não possuem unidade de leitu ra deste suporte.



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