Gerenciamento das Comunicaes em Projetoshttp://blog.mundopm.com.br/2014/01/31/gerenciamento-das-comunicacoes-em-projetos/Mario H. Trentim, MSc

Comunicao (ou a falta de comunicao) uma das 10 Razes para o Fracasso de um Projeto (podcast), segundo Ricardo Vargas. Pinto e Mantel (1990), assim como outros estudos, salientam a importncia de um bom gerenciamento das comunicaes em projetos. Mas como fazer isso? Este ser o nosso assunto neste e no prximo post.Todo gerente de projetos deve ser um bom comunicador.Alguns chegam a dizer que o gerente de projetos passa 90% do seu tempo comunicando-se (e-mails, reunies, telefonemas, relatrios etc.). Porm, muitos enxergam a comunicao como um processo natural, que no exige grande esforo. A verdade que o gerenciamento das comunicaes nos projetos envolve muita disciplina, planejamento e proatividade.No basta simplesmente ser um bom contador de histrias,fazer relatrios bonitos e ser uma pessoa extrovertida.

Figura 1 Forrest Gump, O Contador de HistriasO gerente do projeto precisa dedicar tempo e esforo suficientes s comunicaes nos projetos.

De acordo com o PMI Pulse of the Profession, 55% dos gerentes de projetos concordam que comunicar-se efetivamente com os stakeholders o mais importante fator crtico de sucesso nos projetos. O estudo aponta ainda que as comunicaes respondem por quase metade do risco nos projetos. Segundo o PMI, para cada US$1bilho investido em projetos, US$135milhes esto em risco, sendo US$75milhes devido a problemas de comunicao!Algumas questes importantes no que tange Comunicao nos projetos: O que eu quero comunicar? Para quem eu quero comunicar? Como eu quero comunicar? Qual obackground/ experincia dos meus interlocutores? O que osstakeholdersesperam? Quais seus interesses? Quais informaes osstakeholdersquerem receber?Obviamente, outras questes precisam ser levantadas e respondidas. As partes interessadas do projeto, em especial a equipe, podem ter grande diversidade e variedade (localizao, cultura, formao, lngua etc), o que torna o gerenciamento das comunicaes ainda mais complexo.

Figura 2 Gerenciamento das comunicaes em projetos (Disponvel em CSE-325/INPE)

Para ser efetiva, a comunicao deve ser eficaz e eficiente, o que nos leva regra 20/80. Isto , poderamos dizer que 20% do tempo do gerente do projeto deve ser direcionado para atividades transformacionais, tais como liderana e comunicao, que preveniriam 80% das causas de fracasso nos projetos. Se voc tentar comunicar TUDO para TODOS, deixar de ser efetivo. Alm disso, o esforo (tempo, pessoas, recursos financeiros, meios, infraestrutura) gastos com o gerenciamento da comunicao pode se tornar proibitivo.Portanto, devemos SEMPRE priorizar a comunicao a partir da identificao eanlise das partes interessadas luz dos objetivos do projeto.No prximo post, veremos os processos de gerenciamento da comunicaes sugerido pelo Guia PMBOK 5a edio, bem como os processos de gerenciamento das partes interessadas, que esto intrinsecamente relacionados comunicao. At l!