Aula Política de Eventos
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POLÍTICAS DE EVENTOS
POLÍTICA DE EVENTOS
1. DEFINIÇÃO DE EVENTO2. PROCESSO DE APROVAÇÃO DE DESPESAS EM
EVENTO3. PREPARAÇÃO /FORMALIZAÇÃO DO EVENTO4. CONTRATAÇÃO5. PLANEJAMENTO LOGÍSTICO6. PROCESSO DE PAGAMENTO7. FERRAMENTAS DO PROCESSO8. POLÍTICAS CORPORATIVAS APLICÁVEIS
DEFINIÇÃO DE EVENTO – Tamanho
• número de participantes– Despesa
• volume do dinheiro gasto, classificação de orçamento– Necessidades do local
• Sede própria, local externo, acomodação para pernoite, local, instalações
– Serviço de apoio• Planejamento de evento, áudio-visual, transporte terrestre,
segurança– Propósito do evento
• Treinamento, incentivo etc
ESTRUTURA EM TORNO DO EVENTO
CONTROLAR TODAS AS ATIVIDADES
CARGA DE TRABALHO DA
EQUIPE
DADOS SUFICIENTES
E SIGNIFICATIVOS
RECURSOS DISPONÍVEIS PARA OBTER
DADOS
PROCESSO DE APROVAÇÃO DE DESPESAS EM EVENTOS
QUEM ???????
É importante definir o que o processo de Aprovação permite e que nível de detalhamento é exigido.
Isto evita a mudança de rumo e Aumento de custos indevidos.
NOME, CARGO E ASSINATURA
• PREPARAÇÃO /FORMALIZAÇÃO DO EVENTO
NEM POUCA INFORMAÇÃO
NEM MUITA INFORMAÇÃO
O segredo é encontrar o equilíbrio correto entre uma base de dados significativaQue possa permitir uma maior flexibilidade para o PLANEJAMENTO DO EVENTO
• PREPARAÇÃO /FORMALIZAÇÃO DO EVENTO
• – Produtos e serviços
Revisados Aprovados Firmados
Atribuir
responsabilidade e a tomada de
decisão
• AUTORIDADE PARA ASSINATURA• NEGOCIAÇÕES DE CONTRATOS• DETALHES DAS NECESSIDADES DO NEGOCIO• TERMOS E CONDIÇÕES• NÍVEL DE RISCO• NÍVEL DE DESPESAS• ADMINISTRATAÇÃO DE CONTRATOS• CONSERVAÇAO E ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS
Diálogo profundo com os responsáveis pelas aplicações financeiras da empresa na área Jurídica e de compras, no que diz respeito a contrato, riscos e níveis de gastos. O apoio de cada setor é essencial para criar um processo saudável e bem aceito.
• CONTRATAÇÃO
Diálogo profundo com os responsáveis pelas aplicações financeiras da empresa na área Jurídica e de compras, no que diz respeito a
contrato, riscos e níveis de gastos.
O apoio de cada setor é essencial para criar um processo saudável e bem aceito.
• RESPONSÁVEL
PELA EXECUÇÃOE SUPERVISÃO DOS DETALHES LOGÍSTICOS DURANTE O PROCESSO
DE PLANEJAMENTO DO EVENTO
FUNCIONÁRIOS E TERCERIZADOS
• PLANEJAMENTO LOGÍSTICO
– Identificar claramente o processo e as diretrizes relativas ao pagamento de eventos
– Assim é possível coletar as informações de gastos reais assim que acabar o evento
– O pagamento dos eventos seja claramente diferenciado das viagens de negócios individuais, que muitas vezes são feitos com cartão corporativo.
• PROCESSO DE PAGAMENTO• PROCESSO DE PAGAMENTO
• FERRAMENTAS DO PROCESSO
• Tecnologia de registros de eventos• Ferramentas de administração de despesas• Ferramentas de compras• Ferramentas e serviços de viagens online e offline• Ferramentas de gestão de participantes
• POLÍTICAS CORPORATIVAS APLICÁVEIS
Revisar todas as outras políticas corporativas para determinar se há superposição e conflitos.
ACEITAÇÃO DE PRESENTES
USO DO NOME DA EMPRESA E
IMAGEM
PROGRAMAS DE RECOMPENSA
DE FORNECEDOR
POLITICAS DE VIAGENS PARA PASSAGEIROS INDIVIDUAIS