FAFIT-FACIC – Disciplina de Gestão de Projetos

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AULA -6

Iniciando o Projeto

Decidiu-se por um projeto de acordo com os critérios de seleção especificados. Sua

próxima etapa é o processo de iniciação. É nesse momento que se decide a realização do

projeto ou não, se escolhe quais projetos deve realizar e em qual ordem, e publica o

termo de abertura do projeto.

Não há qualquer regra formal para a iniciação, a não ser publicar o termo de abertura do

projeto e documentar uma definição de alto nível dos objetivos do projeto. O gráfico a

seguir mostra como funciona o processo de iniciação

Necessidades

ou ExigênciasTermo de abertura do

projeto

Iniciação do

Projeto

Documento Conceitual do Projeto

Resume os objetivos e as metas de alto nível do projeto. Usado no processo de seleção

para determinar se o projeto deve ser aprovado ou rejeitado.

Na Primeira pagina do documento conceitual do projeto, deve-se registrar informações

gerais, inclusive os objetivos e o resumo do projeto, para que os membros da comissão

de analise possam decidir se devem dar início ao projeto e qual tem mais prioridade em

comparação com outros projetos da organização. A análise e a priorização consistem no

segundo passo do processo e, na realidade isso acontece antes de começar o projeto.

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O documento conceitual do projeto é o primeiro modelo abordado no processo de

iniciação do projeto. Talvez haja necessidade de fazer alterações neste modelo para

adequá-lo às necessidades de sua organização. O intuito deste documento é coletar

detalhes suficientes para iniciar um projeto e determinar se seus benefícios valem a

pena. Descrições detalhadas e objetivos serão solicitados mais tarde, no termo de

abertura do projeto e declaração do escopo. Este documento não deve ter mais que duas

páginas.

Não se sabe se a comissão de seleção vai aprovar o projeto. O documento conceitual

deve conter informação suficiente para a tomada de decisão sim/não, mas não deve

detalhar cada requisito do projeto. Caso se tenha feito um estudo de viabilidade, as

informações são utilizadas neste documento.

O formulário do documento conceitual do projeto deve conter três elementos básicos:

Solicitante do projeto, nome do departamento ou da empresa e informações de

contato.

Data da solicitação.

Nome do projeto. Espaço para o número do projeto.

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Justificativa empresarial. Deve conter as necessidades e demandas que geraram a

criação do projeto e responder à pergunta, “Que problema a empresa terá se o

projeto não for realizado. Também deve conter informações financeiras adequadas,

tais como retorno do investimento, análise de custo/benefício ou taxa interna de

retorno para justificar o projeto e ajudar a comissão de seleção a tomar uma decisão

sobre o projeto.

Descrição do projeto. É uma visão geral breve dos objetivos do projeto e dos

resultados que o solicitando espera alcançar com esse projeto. Deve conter uma lista

de objetivos de alto nível que o projeto deve cumprir para ser considerado bem-

sucedido.

Custos do projeto. Essa informação pode estar disponível neste momento ou não. Se

o solicitante tiver uma quantia de orçamento limitada, isso deve ser anotado aqui. Se

o solicitante souber que este projeto vai precisar de fornecedor ou será necessário

adquirir serviços externos à organização, deve anotar a estimativa de custo inicial

que, se souber o valor.

Data solicitada ou exigida para o término.

A segunda página tem 2 partes. Uma é para o gerente de projetos (ou gerente funcional,

caso não tenha sido designado gerente do projeto), preencher. Essa seção deve conter

estimativas de planejamento de alto nível. Assim, a comissão de análise terá idéia de

quanto tempo o projeto vai levar para terminar. Também deverá conter lista de outras

áreas de negócios da organização que serão afetadas, caso o projeto se realize.

A segunda parte destina-se à comissão de análise. Esta parte tem uma área indicando

que a comissão de análise analisou e a data se o projeto foi aprovado ou negado. Existe

uma área para assinaturas.

Este é o primeiro documento que você vai arquivar no caderno do projeto. É um

documento oficial do projeto que pode ser compartilhado por qualquer pessoa. Alguns

elementos vão ser usados novamente no termo de abertura do projeto. O termo de

abertura não pode ser redigido antes de sua aprovação, somente após a comissão de

seleção lhe der carta branca.

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Documentação das funções e das responsabilidades dos stakeholders

Cada stakeholders tem uma função diferente no projeto, e o gerente de projetos deve

entender e documentar claramente essas funções. Isso vai diminuir a confusão e servirá

de referência para a equipe do projeto, quando mais tarde surgirem questões no projeto

sobre quem faz o quê. Essa informação deve ficar arquivada no caderno do projeto, para

que faça parte de sua documentação. Quando a informação é anotada, prova que cada

pessoa do projeto entende a sua função, e não há perigo de esquecer a informação,

porque, pois a mesma está registrada.

Tente manter uma lista com um numero razoável de stakeholders. Por exemplo, um

representante da empresa do fornecedor pode ser o único a ser listado. Mas você deve

incluir todos os gerentes funcionais que vão contribuir com entregas ou fornecer os

serviços de seus departamentos ao projeto.

Abaixo temos uma lista de stakeholders com suas respectivas responsabilidades. Pode

montar um lista mais específica de responsabilidades.

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Tenha sempre à mão a lista de seus stakeholders durante todo o projeto. Os stakeholders

podem mudar ao longo do projeto, ou alguns podem participar do projeto somente

algumas vezes. Atualize a lista de seus stakeholders, e de suas funções e

responsabilidades periodicamente, para que todos estejam a par do que se espera de

cada um. É uma boa idéia conferir a lista dos stakeholders de vez em quando.

Como os stakeholders provêm de diversas áreas da organização, eles têm necessidades e

interesses divergentes. Os stakeholders têm muitas outras responsabilidades próprias,

além desse projeto, que tomam o tempo e a atenção deles. E, infelizmente, às vezes nem

todos são favoráveis ao projeto.

Seu trabalho como gerente de projetos é conhecer os stakeholders e estabelecer um

ambiente de descontração e confiança tão logo seja possível. Se sentirem que você está

realmente tentando compreender e lidar com as preocupações deles e os tratar com

respeito, eles agirão de forma recíproca. Tente entender os stakeholders, porque isso vai

ajudá-lo mais tarde a tomar decisões com relação ao agendamento das atividades e aos

requisitos de recurso no processo de planejamento.

Criação do termo de abertura do projeto

Adquirimos muitas informações antes de chegarmos ao termo de abertura do projeto.

O projeto foi proposto e especificado, passou pela comissão de seleção e foi

finalmente aprovado.

Você já sabe que é o patrocinador

É bem provável que, a essa altura já conheça os principais stakeholders e tenha

uma idéia da função que eles desempenharão no projeto. À medida que você vai

se familiarizando com o processo de planejamento do projeto, vão aparecendo

mais stakeholders que você gostaria de adicionar à sua lista.

Agora, chegou a hora de criar o termo de abertura do projeto.

O termo de abertura do projeto é um documento escrito oficial que reconhece a

existência do projeto. É muito importante que o termo de abertura seja publicado por

um gerente do alto escalão, porque dará mais peso e autoridade ao documento, além de

demonstrar o compromisso e o apoio da gerência ao projeto.

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O termo de abertura do projeto contém informações sobre o projeto mais abrangentes do

que as do documento conceitual do projeto, mas não são tão detalhadas quanto as que

estão na declaração de escopo. Fizemos um apanhado geral no documento conceitual,

mas agora vamos analisar o termo de abertura do projeto mais de perto e esclarecer

melhor alguns elementos. Quando chegarmos à declaração do escopo do projeto, vamos

conhecer todos os requisitos exatos do projeto e quais elementos serão usados para

determinar se ele será concluído com sucesso.

Antes de vermos os detalhes que compõem o termo de abertura do projeto,

examinaremos algumas das finalidades do termo de abertura do projeto.

Finalidades do termo de abertura

O termo de abertura do projeto tem as seguintes finalidades:

Reconhece que o projeto deve começar

Consigna recursos ao projeto

Assegura que todos estão no mesmo barco

Designa o gerente de projeto

Fornece uma visão geral do projeto e suas metas

Tudo isso nos remete à boa habilidade de comunicação. Um termo de abertura do

projeto bem documentado mantém a equipe informada e auxilia a concentração no

propósito do projeto. Não se esqueça de que o termo de abertura do projeto é publicado

em nome do patrocinador do projeto ou gerente executivo, porém muitas vezes quem o

elabora é o gerente de projetos. Lembrando que o propósito deste documento é

reconhecer o projeto, nomear o gerente do projeto, isto precisa vir de um executivo que

tenha autoridade para atribuir trabalho às pessoas.

Elementos essenciais do termo de abertura do projeto

Para redigir um bom termo de abertura de projeto, você ou o patrocinador vão precisar

de outros documentos à sua disposição, além do documento conceitual do projeto:

Declaração de trabalho (DT). descreve os produtos ou serviços que o projeto

tenciona criar. O solicitante do projeto ou o patrocinador geralmente preparam

uma declaração do trabalho quando o projeto é da própria organização. Quando

o projeto é externo à organização, a DT é geralmente fornecida pelo cliente,

como parte da solicitação para o processo de licitação.

Descrição do escopo do produto. Define o produto do projeto. Os detalhes e as

características do produto ou serviço do projeto são descritos neste documento.

Não é obrigatoriamente um documento oficial do projeto. A descrição do escopo

do produto é geralmente finalizada na mesma época que o documento conceitual

do projeto, embora antes do termo de abertura do projeto. Por meio dela, você

vai começar a conhecer alguns objetivos do projeto. A descrição do escopo deve

ser clara e concisa.

Plano estratégico. Contém informações importantes sobre o rumo geral da

empresa. O gerente de projetos deve considerar essa informação com base nas

metas do projeto.

O termo de abertura do projeto tem elementos semelhantes ao documento conceitual do

projeto, porém deve conter mais detalhes. Todos os documentos do projeto devem ter

uma seção com informações gerais contendo o nome, número e data do projeto, e talvez

campos para a data em que o documento foi modificado ou número de versão e o autor.

As seções do termo de abertura incluem:

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Resumo do projeto. O resumo deve incluir o propósito do projeto (registrado no

documento conceitual do projeto) e explicar a razão para a sua realização.

Também deve descrever o produto ou serviço do projeto e mencionar a

descrição do escopo do produto.

Objetivos do projeto. Devem incluir fatores que ajudaram a determinar se o

projeto é um sucesso.

Requisitos Os requisitos de projeto nessa fase são de alto nível. A seção de

requisitos também deve definir as necessidades e expectativas do cliente, do

patrocinador e dos stakeholders, e como elas serão atingidas.

Justificativa empresarial É uma boa idéia reiterar a justificativa empresarial do

projeto no termo de abertura do projeto, inclusive a sua justificativa financeira.

O documento conceitual não está oficialmente assinado pelos stakeholders

importantes, ao passo que o termo de abertura do projeto sim, portanto copie a

informação na seção de justificativa empresarial do documento conceitual para o

termo de abertura. Não se esqueça de que essa seção descreve o problema ou a

questão que o projeto vai solucionar. Isto inclui descrever os benefícios que a

organização terá ao realizar esse projeto, e os impactos que pode vir a sofrer se

não o realizar.

Estimativas de recurso e custo Se você tiver estimativas de custo inicial, anote-

as nesta seção. Esta seção pode incluir o custo do estudo de viabilidade, caso

algum tenha sido feito, e os custos das alternativas propostas. Vamos estabelecer

um orçamento de projeto e um plano de gerenciamento de recurso depois, no

processo de planejamento que vai detalhar os custos.

Funções e responsabilidades Incluem um quadro de funções de

responsabilidades com os nomes dos participantes embaixo do título. Lembre

que você vai ter apenas um gerente de projetos e um patrocinador, mas pode

haver várias entradas para gerentes funcionais, fornecedores, clientes, e assim

por diante. Esta é a seção que lhe dá oficialmente autoridade para iniciar o

projeto e adquirir os recursos necessários para a execução.

Assinatura Esta seção é muito importante. Deixe espaço para as assinaturas do

patrocinador do projeto, dos stakeholders fundamentais, dos clientes, e de

qualquer outra pessoa relacionada a esse projeto.

Anexos Anexe qualquer outra documentação que possa ajudá-lo a esclarecer o

projeto, inclusive a descrição do escopo do produto e o estudo de viabilidade,

caso algum tenha sido feito.

Algumas especificações sobre a liberação do projeto.

O termo de abertura do projeto não está completo até que esteja assinado. Dentre as

assinaturas essenciais, estão as do patrocinador do projeto, do gerente de projetos, dos

stakeholders fundamentais, dos gerentes seniores e do cliente. Outras assinaturas

também podem ser adicionadas. Verifique com o patrocinador do projeto sobre quem

deve assinar o documento, caso não tenha certeza.

A assinatura é importante porque garante que todas as pessoas que assinaram leram o

termo de abertura e entendem a importância de suas assinaturas. Pode demorar bastante

para se colherem as assinaturas do documento, se os stakeholders tiverem perguntas ou

conceitos errados sobre o termo de abertura (ou o projeto). A reunião vai dar a você e

aos stakeholders uma oportunidade para fazer perguntas, apresentar problemas e

esclarecer equívocos.

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Após obter todas as assinaturas, seu próximo passo será entregar uma cópia do termo de

abertura para todos os que assinaram como também para os stakeholders restantes que

não assinaram o termo de abertura. Deve-se então anexar uma copia do termo de

abertura do projeto ao caderno de projeto.

Modelo de termo de abertura do projeto

Podem-se fazer alterações que supram as necessidades do seu projeto. Quem sabe

adicionar o logo da sua empresa.

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Realização da reunião de início do projeto

O projeto começou oficialmente. O termo de abertura foi publicado e distribuído, o

gerente de projeto foi nomeado e você está pronto para o próximo passo- a reunião de

início do projeto.

O propósito da reunião de início do projeto é verbalizar o que você pôs no papel, ou

seja, comunicar o objetivo e o propósito do projeto, ganhar apoio e captação de recursos

para o projeto, além de explicar as funções e responsabilidades dos principais

stakeholders.

Quando você anunciar o horário e local da reunião divulgue a pauta com o comunicado.

A partir de agora, isso deve tornar-se regra para todas as reuniões do projeto. Divulgar a

pauta é sempre uma boa prática. Todo mundo sabe o que esperar da reunião e, se você

espera que os participantes da reunião venham preparados com algum tipo de

informação, anote isso na pauta.

Modelo de Pauta de reunião de início do projeto

A primeira providência a tomar é apresentar os principais personagens. Mesmo

que essas pessoas já tenham trabalhado juntas há algum tempo, não fará mal

algum perder uns dois minutos para escrever os nomes e descrever suas funções

dentro da organização.

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O próximo passo é a visão geral do projeto. Descreva o intuito do projeto em

suas próprias palavras. Inclua o propósito e os objetivos do projeto em sua visão

geral para o grupo.

Em seguida, aborde cada seção do termo de abertura passo a passo e faça

perguntas no final de cada seção. Também pergunte sobre entradas e

preocupações que possam ter conforme explica cada seção do termo de abertura.

Gaste mais tempo quando chegar à seção de funções e responsabilidades. Você

precisa ter certeza de que todos saiam da reunião ciente da função que terão de

desempenhar ao longo do projeto. É hora de esclarecer quaisquer divergências e

encaminhá-los na direção certa.

O item de fechamento da pauta para essa reunião é uma sessão de perguntas e

respostas. Dê a todos a oportunidade de fazer perguntas e expressar

preocupações. Se surgirem perguntas durante a reunião que você não saiba

responder, anote-as e avise que serão respondidas em outra hora. Faça-o quanto

antes.

“O termo de abertura do projeto bem documentado é um ótimo ponto de partida para

o projeto. Também vai facilitar muito o seu trabalho no momento de desenvolver a

declaração do escopo.”