• Conhecimentos Específicos

Brasília

2010

A1-AS15419/4/2010

© 2010 Vestcon Editora Ltda.

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Título da obra: Adendo – SES-GO – Técnico de Saúde –Conhecimentos Específicos

Autor:Anderson Lopes

DIRETORIA EXECUTIVANorma Suely A. P. Pimentel

DIREÇÃO DE PRODUÇÃOMaria Neves

SUPERVISÃO DE PRODUÇÃODinalva Fernandes

EDITORAS DE TEXTOReina Terra AmaralLílian L. S. Alves Queiroz

CAPABertoni DesignAgnelo Pacheco

EDITORAÇÃO ELETRÔNICARobson Alves Santos

REVISÃOKátia Ribeiro

SEPN 509 Ed. Contag 3º andar CEP 70750-502 Brasília/DFSAC: 0800 600 4399 Tel.: (61) 3034 9576 Fax: (61) 3347 4399

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Publicação em 19/4/2010(A1-AS154)

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ORGANIZAÇÃO E ATRIBUIÇÃO: PROTOCOLO, ARQUIVO, ALMOXARIFADO

PROTOCOLO

A atividade de protocolo é responsável por registrar e arquivar toda a documen-tação, prestar informações sobre o andamento dos processos e providenciar guias de recolhimento. Além disso, é responsável por realizar o trânsito interno de papéis, documentoseexpedientedecaráteroficial,quandodeterminadopelosórgãoscom-petentes, mantendo, para isso, um registro de entrega.

Nafasedorecebimento,érealizadaumaverificaçãoseodocumentodeveterentrada naquele protocolo. Em seguida, deve-se garantir ao interessado o devido comprovante de recebimento, habitualmente denominado cartão de protocolo.

Todo e qualquer documento interno ou externo é recebido pelo protocolo que osdirecionaaosseusdestinatários.Oserviçodeprotocoloseencarregadeverificarque não seja expedido qualquer documento, sem visto do responsável da área de competênciaàqualomesmoserefira,eencaminharaorespectivodestinotodacor-respondênciaoficial,mantendo,paraessafinalidade,umregistrodesaída;guardareconservarosdocumentosdoarquivomorto;organizar,sistematicamente,acata-logação do que estiver sob sua guarda, de modo que se encontrem, com rapidez, os documentos procurados.

Os documentos não sigilosos ou de natureza ostensiva serão em seguida lidos eanalisados,nãosóparaasoperaçõesdejuntadaouanexação,quandoforocaso,mastambémparaaclassificaçãodoassuntodequetratam.

Quantoaorecebimentoeclassificação,pode-seadotaraseguinterotina:• receberacorrespondência;• separaracorrespondência;• distribuiracorrespondênciaparticular;• separaracorrespondênciaoficialdecaráterostensivodadecarátersigiloso;• encaminharacorrespondênciaoficialsigilosa;• abriracorrespondênciaostensiva;• tomarconhecimentodacorrespondênciaostensiva,verificandoaexistência

deantecedentes;• requisitaraoArquivoosantecedentes.Seosantecedentesnãoestiveremno

Arquivo,oSetordeRegistroeMovimentaçãoinformaráondeseencontrameossolicitaráparaquesejafeitaajuntada;

• interpretareclassificaracorrespondência;• aporcarimbodeprotocolonocantosuperiordireitododocumento;• anotarabaixodonúmeroedadataaprimeiradistribuiçãoeocódigode

assunto,seforocaso;• elaboraroresumodoassuntoaserlançadonafichadeprotocolo;e• encaminharospapéisaoSetordeRegistroeMovimentação.

ConheCimentos espeCífiCosAnderson Lopes

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ARQUIVO

A função de um arquivo é guardar a documentação, mas principalmente fornecer aos interessados as informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura. Nestesentido,aclassificaçãodosdocumentosdearquivosdeveserfeitaapartirdeummétododearquivamentoaserdefinido,levandoemconsideraçãoaestruturadaempresa,suasfunçõeseanaturezadeseusdocumentos.Nãoháumúnicométodoválido para arquivar documentos. Na prática, inclusive, faz-se uso da combinação de umoumaismétodos.Osmétodosmaiscomunssãoosqueclassificamosdocumentosporassunto,seguidosdeumaclassificaçãosecundáriaporordemalfabética,crono-lógicaougeográfica.Oagrupamentodosdocumentosporassunto,entretanto,deveatenderàsnecessidadesdaempresa,suascaracterísticaseprioridades.

Ométododearquivamentoadotadopelaempresapúblicaouprivada,assimcomo os cuidados de conservação e os procedimentos de eliminação, transferência e recolhimento, quando for o caso, devem ser repassados para todas as unidades administrativas,paraqueessasfiquemcientes,possamseadequaraométodoeefe-tivamente implantá-lo, pois a organização dos arquivos, como foi exposto, inicia-se com a produção dos documentos, assim como a responsabilidade pela organização das informações, em diferentes graus, diz respeito a todos os funcionários.

Arquivo é o instrumento principal para servir de controle à ação administrativa dequalquerinstituição,empresa,públicaouprivada.É,porassimdizer,um“CentroAtivo de Informações”. Abriga os documentos resultantes de uma atividade, os quais são conservados como comprovantes.

Oarquivodeveadaptar-seaoórgãopúblico,empresaouinstituiçãoobedecendoa um plano racional e tecnicamente orientado. Arquivos organizados sem orientação técnicasetransformamemverdadeirosdepósitosdedocumentos.

O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetições desne-cessárias de experiências, diminui a duplicidade de trabalho, revela o que está para serfeito,oquejáfoifeitoeoresultadoobtido.Constituifontedepesquisaparatodos os ramos administrativos e auxilia o administrador na tomada de decisões.

Arquivamento

Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.

Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica em relação àqualosdocumentosdevemserarranjados.Osdocumentospodemsereficazmen-te arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. Qualquer sistema de arquivamento,nãoimportaqualseja,podeapresentarresultadossatisfatóriosseforadequadamenteaplicado.Ainsuficiênciadoarquivamentodeve-se,commaisfrequência, às falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um método dearquivamento,devem-selevaremconsideraçãotrêspremissasbásicas:osistemaescolhido deve ser simples, flexível e admitir expansões.

Cadaumdessesmétodospertenceadoisgrandessistemas:diretoeindireto.• Sistemadireto–éaqueleemqueabuscaéfeitadiretamente,semaneces-

sidadedeseconsultarumíndice.

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• Sistemaindireto–éaqueleemque,paraselocalizarodocumento,éprecisoantesconsultarumíndiceouumcódigo.

• Métodoalfanumérico–combinaçãodeletrasenúmeros.Nãoseincluinasclassesde métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto.

Método Alfabético (Método Básico)Métodoalfabéticoéomaissimples.Éummétododireto.Nessemétodo,as

fichasoupastassãodispostasemordemrigorosamentealfabética,respeitadasasnormas gerais para alfabetação.

Asnotaçõesnasguiaspodemserabertasoufechadas;simplesoucompostas.Notações simplesabertas:A, B, C Ab, Ac etc.;notaçõescompostase fechadas:Aa-Al, Am-Az etc.

Suadesvantageméaaltaincidênciadeerrosdearquivamentoquandoovolumededocumentosémuitogrande,devidoaocansaçovisualeàvariedadedegrafiados nomes.

Método GeográficoOmétodogeográficoéumsistemaderecuperaçãodiretaemqueachavede

recuperaçãoéaprocedênciaoulocal.Podemosordenaraspastasdeduasmaneiras:nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondência) ou nome da cidade, estado e correspondente.

Método Numérico SimplesO método numérico simples é um método indireto, pois exige a consulta a

um índice alfabético.Nestemétodo, atribui-se a cada entrada umanumeraçãosequencial sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. Além disso, seránecessárioumregistroparacontroledanumeraçãoutilizadanaspastasafimde impedir duplicidades.

Método Numérico CronológicoNestemétodo,alémdaordemnumérica,deve-seobservaradata.Éummétodo

adotadoemquasetodasasrepartiçõespúblicas.Numera-seodocumentoenãoapasta. Depois de autuado, o documento é colocado em uma capa de cartolina, pas-sandoaserchamado,daíemdiante,deprocesso.Nestemétodo,tambémépossívelo reaproveitamento de numeração, desde que seja da mesma data.

Método Dígito-TerminalEste método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no

arquivamentodegrandevolumededocumentos,cujoelementoprincipaldeidentifi-caçãoéonúmero.Osdocumentossãonumeradossequencialmente,massualeituraapresentaumapeculiaridadequecaracterizaométodo:osnúmeros,dispostosemtrêsgruposdedoisdígitoscadaum,sãolidosdadireitaparaaesquerda,formandopares.Exemplo:onúmero831.423serálido23.14.83.

Quandoonúmeroforcompostodemenosdeseisdígitos,serãocolocadoszerosàsuaesquerdaparafinsdecomplementação.Sãovantagensdométododígito-terminala redução de erros de arquivamento e rapidez na localização e arquivamento.

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Etapas de Arquivamento

São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção, estudo, classificação,codificação,ordenaçãoeguardadosdocumentos.

• Inspeção–consistenoexame,porintermédiodaleitura,dodocumentoparaverificarseomesmosedestinaaoarquivamento.

• Estudo–consistenaleituracuidadosadecadadocumentoparaverificaraentradaquelhedeveráseratribuída,aexistênciadeantecedentes,bemcomoa necessidade de serem feitas referências cruzadas.

• Classificação–consistenadeterminaçãodaentradaedasreferênciascru-zadasquelheserãoatribuídasatravésdeumprocessointerpretativo.

• Codificação–consistenaaposiçãodossímboloscorrespondentesaométododearquivamento adotado.

• Ordenação–éoagrupamentodosdocumentosdeacordocomaclassificaçãoecodificaçãoadotadas.Suafinalidadeéagilizaroarquivamentoeracionalizaro trabalho.

• Guardadosdocumentos–éoarquivamentopropriamentedito.

Emrelaçãoaoseuvalor,osdocumentospodemser:• Permanentesvitais–aquelesquedevemserconservadosindefinidamente

por serem de importância vital para a organização.• Permanentes–sãoosque,pelainformaçãoquecontêm,devemserconser-

vadosindefinidamente.• Temporários–quandosepodedeterminarumprazooudeterminadadata

em que cessa o valor do documento.

ALMOXARIFADO

OAlmoxarifado(Armazenagem)éosubsistemaresponsávelpelagestãofísicados estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservação, embalagem, recepção e expedição de material, segundo determinadas normas e métodos de ar-mazenamento.OAlmoxarifadoéoresponsávelpelaguardafísicadosmateriaisemestoque,comexceçãodosprodutosemprocesso.Éolocalondeficamarmazenadosos produtos, para atender a produção e os materiais entregues pelos fornecedores.

ARMAZENAGEM DE MATERIAIs

O espaço e o layout de uma área de armazenamento deve ser estruturado de formaquesejapossívelutilizaraomáximoasuaáreatotal.Osespaçosdevemseraproveitados inteiramente, mediante o uso de prateleiras, estruturas porta-paletes, empilhamento de materiais ou a combinação destas formas de armazenamento.

Na implantação do layoutdeumalmoxarifado/depósitodeve-sepreverepro-gramaroseguinte:

• adisponibilidadedosequipamentosadequadosparafacilitaracargaedes-carga dos materiais (empilhadeiras, guindastes, carregadores, paletes, docas, escadasmóveisetc.);

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• atécnicadearmazenagemaserutilizada;• aquantidadeeostiposdemateriaisaarmazenar;• osespaçosdasportasdevemsersuficientementelargosealtos;• alturadaplataformadedesembarquedeformaafacilitaracargaedescarga,

emconformidadecomaalturadoscaminhões;• resistênciadopisosuficienteparaamovimentaçãodeequipamentoseo

empilhamentodemateriais;• aalturamáximapermitidaparaaspilhas;• fluxodetrânsitodosmateriaisemveículostransportadores;• dimensionamentoeinstalaçãodeequipamentosparacombateaincêndios,

conformenormasdaABNTedoCorpodeBombeiros;• medidasdesegurançaparaevitaracidentesdetrabalho;• alturaadequadaquepermitaventilaçãodoambiente.

NORMAs DE EsTOCAGEM

Cadamaterialtemsuascaracterísticasprópriase,consequentemente,normasapropriadas. Alguns necessitam de ambientes especiais para sua conservação (carnes, explosivos,produtosquímicos,gazesetc.),outrospodemseracondicionadossema necessidade de cuidados especiais, no entanto, é de fundamental importância que sejamrespeitadasascaracterísticasindividuaisdecadaumdosmateriais.

Aprincípiodeve-searmazenarobedecendoaclassificaçãodosgruposdemate-riais, depois deve-se observar as normas de armazenamento inerentes a cada produto.

Movimentação de Materiais

Todas as movimentações de materiais devem ser efetuadas por meio das notas fiscaisoudocumentosinternosparamovimentaçãodemateriais.

Existemtrêstiposdemovimentações:Entrada,SaídaeTransferência.• Entrada:éamovimentaçãodemateriaisqueentramnoestoquedaempresa.

Estasentradassãoregistradaspormeiodocadastrodasnotasfiscaisemitidaspelosfornecedores;

• Saídas:éabaixadoestoqueregistradapormeiodaemissãodenotasfiscaisde vendas ou, em se tratando de movimentações internas, via requisições de materiais.

• Transferências:sãomovimentaçõesdemateriaisefetuadasentrealmoxari-fadosoufiliaisdamesmaempresa.Estaoperaçãogeradébitoecréditoentreasunidadesdaempresa,masnãoafetaoresultadofinaldosaldodoestoquegeral.Oregistrodestaoperaçãoéefetuadoviaemissãodenotasfiscaisdetransferência ou por documento interno de requisição de materiais.

Os documentos que comprovam as movimentações dos materiais dão origem a lançamentos no cadastro de movimento do sistema de controle do estoque, que devepossuiropçõesespecíficasparadigitaçãodecadaumadasmodalidadesdemovimentação de materiais. Por outro lado, estes documentos fornecem elementos decontroleaosórgãosdecustoe/ouàcontabilidadedaempresa.

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RECEBIMENTO E LOCALIZAÇÃO DOs MATERIAIs

O recebimento verifica o cumprimento do acordofirmado entre a área decompras e o fornecedor. Por esse motivo, é uma rotina de grande importância para a gestão dos estoques. Para isso, é necessário que seja obedecida a rotina de rece-bimento de materiais estabelecida pela empresa.

O recebimento inclui todas as atividades envolvidas no fato de aceitar mate-riais para serem estocados. O processamento imediato é o principal objetivo dessa função,quegeralmenteenvolve:

• controleeprogramaçãodasentregas;• obtençãoeprocessamentodetodasasinformaçõesparaocontroledeesto-

cagem especial, localização do estoque existente, considerações contábeis (PEPS–PrimeiraqueEntraePrimeiraqueSaiouUEPS–ÚltimoaEntrarPrimeiroaSair);

• análisedosdocumentosenvolvidos;• programaçãoecontrole;• sinalizaçãoparaadescarga;• descarga.

No recebimento dos materiais solicitados, alguns principais aspectos deverão serconsiderados,como:

• Especificação técnica: conferência das especificações pedidas com asrecebidas.

• Qualidadedosmateriais:conferenciafísicadomaterialrecebido.• Quantidade:executarcontagemfísicadosmateriais,ouutilizartécnicas

de amostragem quando for inviável a contagem um a um.• Preço.• Prazodeentrega:conferênciaseoprazoestádentrodoestabelecidono

pedido.

Nadefiniçãodalocalizaçãoadequadaparaoarmazenamentodevemosconsiderar:• volumedasmercadorias/espaçodisponível;• resistência/tipodasmercadorias(itensdefinoacabamento);• númerodeitens;• temperatura,umidade,incidênciadesol,chuvaetc.;• manutençãodasembalagensoriginais/tiposdeembalagens;• velocidadenecessárianoatendimento;• osistemadeestocagemescolhidodeveseguiralgumastécnicasimprescindíveis

naadministraçãodemateriais.Asprincipaistécnicasdeestocagemsão:– carga unitária: dá-se o nomede carga unitária à carga constituída de

embalagens de transporte que arranjam ou acondicionam uma certa quantidade de material para possibilitar o seu manuseio, transporte e ar-mazenamento como se fosse uma unidade. A formação de carga unitária se dá através de pallets (pallet é um estrado de madeira padronizado, de diversasdimensões.Suasmedidasconvencionaisbásicassão1.100mmx1.100mm,comopadrãointernacionalparaseadequaraosdiversosmeiosdetransportesearmazenagem);

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– caixasougavetas:éatécnicadeestocagemidealparamateriaisdepeque-nasdimensões,comoparafusos,arruelasealgunsmateriaisdeescritório,materiais em processamento, semiacabados ou acabados. Os tamanhos e materiais utilizados na sua construção serão os mais variados em função dasnecessidadesespecíficasdecadaatividade;

– prateleiras:éumatécnicadeestocagemdestinadaamateriaisdetamanhosdiversos e para o apoio de gavetas ou caixas padronizadas. Assim como ascaixas,poderãoserconstruídasdediversosmateriaisconformeacon-veniência da atividade. As prateleiras constituem o meio de estocagem maissimpleseeconômico;

– empilhamento: trata-se de umavariante da estocagemde caixas paraaproveitamento do espaço vertical. As caixas ou pallets são empilhados uns sobre os outros, obedecendo a uma distribuição equitativa de cargas.

EMBALAGENs DE PROTEÇÃO

As embalagens em um produto possuem um impacto relevante sobre o custo e a produtividadedossistemaslogísticos.Acomprademateriaisdeembalagem,aexecuçãode operações automatizadas ou manuais de embalagem e a necessidade subsequente de descartaraprópriaembalagemrepresentamoscustosmaisevidentes.Oquenãoéimedia-tamente notado, contudo, é que os custos de compra e de eliminação das embalagens são absorvidos pelas empresas nas pontas extremas do canal de distribuição e que os ganhos deprodutividadegeradospelaembalagemsãodiluídosportodoosistemalogístico.Assim,oimpactodaembalagempassafacilmentedespercebidooué,nomínimo,subestimado.

Asembalagenssãogeralmenteclassificadasemdoistipos:embalagemparaocon-sumidor, com ênfase em marketing,eembalagemindustrial,comênfasenalogística.

• Embalagemparaoconsumidor(ênfaseemmarketing)–oprojetofinaldaembalagem é frequentemente baseado nas necessidades de fabricação e de marketing,negligenciandoasnecessidadesdelogística.Oprojetodaemba-lagem de consumo dever ser voltado para a conveniência do consumidor, ter apelo de mercado, boa acomodação nas prateleiras dos varejistas e dar proteção aoproduto.Geralmente,embalagensideaisdeconsumo(porexemplo,gran-des embalagens e tamanhos inusitados, que aumentam a visibilidade para o consumidor)sãomuitoproblemáticasdopontodevistalogístico.Umprojetoadequadodeembalagemdeveconsiderar todas asnecessidades logísticasligadas a ela. Para isso, deve ser feito um estudo de como a embalagem é influenciadaportodososcomponentesdosistemalogístico.

• Embalagemindustrial(ênfaseemlogística)–produtosepeçassãoembaladosgeralmente em caixas de papelão, sacos, pequenas caixas ou mesmo barris, paramaioreficiêncianomanuseio.Essasembalagenssãousadasparaagruparprodutos e são chamadas embalagens secundárias. Naturalmente, considera-çõeslogísticasnãopodemdominarinteiramenteoprojetodasembalagens.

A utilidade de uma embalagem está ligada à forma como ela afeta tanto a produ-tividadequantoaeficiêncialogística.Todasasoperaçõeslogísticassãoafetadaspela

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utilidadedaembalagem–desdeocarregamentodocaminhãoeaprodutividadenase-paraçãodepedidosatéautilizaçãodoespaçocúbiconoarmazenamentoenotransporte.

INVENTáRIO

O inventário dos estoques é um procedimento de controle que deve ser executado com periodicidade semestral, trimestral, mensal e até mesmo semanal oudiária,conformecadaempresaeaconfiabilidadeatribuídaaoscontroles,oupelomenosumavezaoano,quandoéobrigatório.

Este procedimento consiste na contagem dos materiais de um determinado grupo oudetodososmateriaisemestoque,avaliandoeidentificandopossíveiserrosnasmo-vimentações.Antesouapósasoperaçõesdeinventáriotambémdevemserrealizadasarrumação e limpeza da área de armazenamento e manutenção dos itens estocados.

Seusobjetivosbásicossão:• realizarauditoriasobreserviçosdesenvolvidospelaÁreadeEstoques;• levantamentorealdasituaçãodosestoques,paracomporobalancetedaempresa;• identificareeliminaritenssemmovimentação;• identificareeliminarmateriaiscomdefeitoe/oudanificados;• sugeriropçõesdemelhoriadosmétodosdecontroledosestoques;• identificarecorrigirerrosnasmovimentaçõesdosmateriais.

Inventário Físico

Oinventáriofísicoconsistenacontagemfísicadositensdeestoque.Casohajadiferençasentreoinventáriofísicoeosregistrosdocontroledeestoques,devemserfeitososajustesconformerecomendaçõescontábeisetributárias.Oinventáriofísicoéacontagemdetodososestoquesdaempresa,paraverificaçãoseasquantidadescorrespondem aos controles do estoque. Essa contagem também deve ser efetuada emcomponentes,aguardandodefiniçãodaqualidadeparaseremrejeitados.Obe-nefíciodosinventárioséaverificaçãodeeventuaisdesviosnocontrole–estoquesde peças rejeitadas, cujos controles não são lançados por alguma falha.

Essas faltas não registradas e não controladas podem causar problemas de atrasos nas entregas de pedidos aos clientes, pois o planejamento de compras não irá suprir a faltadessesmateriaisporfalhanasinformações.Omaiorbenefícioéterosestoquescom as quantidades corretas. Hoje, em empresas que trabalham com volumes de estoquespequenos,pratica-seo inventáriocontínuo,noqualsãofeitascontagenssemanaisdeumpequenoporcentualdouniversodepeçasparaverificaçãodedife-rençasdepeçasentreofísicoeocontrole.Essapráticaédenominadaverificação de acuracidade do estoque, na qual até um determinado porcentual de desvio é aceito, mas, acima desse valor, ações são imediatamente tomadas para corrigir os desvios.

Oinventáriofísicoégeralmenteefetuadodedoismodos:periódicoourotativo.• Inventáriorotativo–oinventáriorotativoéummétododeinventáriofísico

emqueoestoqueécontadoemintervalosregulares,dentrodeumexercício. Essesintervalos(ouciclos)dependemdocódigodeinventáriorotativodefinidopara os materiais. O inventário rotativo permite que os artigos de alta rotatividade sejam contados com maior frequência do que os de baixa rotatividade.

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• Inventárioperiódico–oinventárioperiódicoocorreemdeterminadosperío-dos,normalmentenoencerramentodosexercíciosfiscais,ouduasvezesporanofaz-seacontagemfísicadetodosositensemestoque.Nessasocasiões,coloca-seumnúmeromaiordepessoascomafunçãoespecíficadecontarositens.Éumaforça-tarefadesignadaexclusivamenteparaessefim,jáquetalcontagemdeveserfeitanomenorespaçodetempopossível(geralmente de1a3dias).

• Inventárioscontábeisdoimobilizado–constituem-senapesquisadadocumen-taçãocontábilexistente,taiscomo:– diárioserazãoauxiliar;– notasfiscais;– fichaspatrimoniais;– guiasdeimportação.

Inicia-se com a constituição da empresa ou a partir da data em que existirem documentosatéadataatual,cujossaldosconstamdorazãoauxiliaroudoúltimobalançodeencerramentofiscal.

• Acuráciadosestoques–umavezterminadooinventário,pode-secalculara acurácia dos controles, que mede a porcentagem de itens corretos, tanto emquantidadequantoemvalor,ouseja:– Acurácia=númerodeitenscomregistroscorretos/númerototaldeitens;

ou ainda– Acurácia=valordeitenscomregistroscorretos/valortotaldeitens.

EXERCÍCIOs

1. Assinale aopção emque adefiniçãodo termo“protocolo”diz respeito aocontrole de documentos recebidos e/ou expedidos.a) Acordo entre duas ou mais nações, menos importante que o tratado ou a convenção.b)Versãopreliminardeumacordoentrepaíses,denominadaprotocolodeintenções.c)Conjuntodenormascerimoniaisreguladorasdeatospúblicos.d)Registrodeumaconferênciainternacionalounegociaçãodiplomática.e)Livroderegistrodacorrespondênciaoficialdeumaempresaouinstituição.

2. Assinaleaafirmativaincorreta a respeito dos arquivos.a)Existemtrêstiposdearquivos:deprimeiraidadeoucorrente,desegunda

idade ou intermediário e de terceira idade ou permanente.b) Os documentos e papéis que são consultados com menos frequência devem

ser arquivados em separadodaquelesdeusocontínuo.c) Os documentos em curso ou de uso frequente devem ser conservados na

sededasempresasqueosproduziramouemdependênciaspróximas.d) De acordo com a frequência de consulta, existem tipos diferentes de arquivos,

e para cada um deles há uma forma distinta de organizar, conservar e tratar os documentos.

e)Devemserdestruídostodososdocumentosquetêmapenasvalorhistóricoouquepassaramaserconsideradosinúteisouimprestáveis.

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3. Das atividades abaixo, assinale a que não se caracteriza como atividade de arquivo corrente. a) Análise. b) Ordenação. c) Descrição. d) Arquivamento. e) Empréstimo.

4. Tendo em vista a gestão dos arquivos correntes, julgue os itens apresentados. I–Sãoaquelescujosdocumentosencontram-seemcursoouque,mesmosemmovimentação, são objeto de consultas frequentes. II–Seusdocumentosapresentamvalorprimárioesecundário,podendoser,ovalorsecundário,probatórioouinformativo.III–Seusdocumentosnãoestãosujeitosaempréstimo,devendosercopiadosquando do pedido de informação. IV–Osdocumentosdenaturezaostensivadeverãoserabertoseanalisados,osde natureza sigilosa serão encaminhados aos chefes de serviço.

A quantidade de itens corretoséiguala:a)0.b)1.c)2.d) 3.e) 4.

5. Entre as atividades apresentadas a seguir, assinale aquela que não corresponde a uma atividade desenvolvida nos serviços de protocolo. a)Registro.b) Avaliação. c) Autuação. d) Expedição. e)Recebimento.

6. Receber de vários setores documentos a serem redistribuídos é uma rotinacaracterísticade:a) protocolo. b) arquivo corrente. c) arquivo intermediário. d) arquivo permanente. e) sala de consulta.

GABARITO

1.e2.e

3. c4. b

5. b6. a