Caderno de Gestão Por Processos Blog Analistadeprocessos

8/16/2019 Caderno de Gestão Por Processos Blog Analistadeprocessos

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PROCESSOINTERFUNCIONAL “COMPRA DE MATERIAIS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS”

Material elaborado durante a fase de Levantamento e Modelagem do projeto BPMS na Companhia Paulista deTrens Metropolitanos – CPTM, sob a coordenação da GRQ – Gerencia da Qualidade e GFI – Gerencia de Informática.


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Objetivo: Automação e racionalização dos processos para melhoria contínua no tratamento de informações donegócio, especialmente dos itens geradores de custo, pertencentes ao modelo do Mapa de ProcessosInterfuncionais da Gestão Corporativa.

Apresentação das melhorias resultantes da implantação do Projeto de implementação da ferramentaBPMS.

Justificativa:• Necessidade de mapear o processo de Suprimentos visualizando as melhorias

provenientes da implantação do ambiente BPMS.Período de execuçãodos trabalhos:

• Julho a Outubro/2005

Ferramentas eDocumentação:

• Entrevistas In-loco• Descritivo de rotinas e potenciais de melhoria• Diagramação BPMS• Apresentação e validação pelos envolvidos• A ferramenta Fuego utiliza a representação gráfica DIAGRAMA DE ESTADOS,

conforme a metodologia UML.

Produto:

• Levantamento das atividades realizadas pelas áreas envolvidas no processo deCompras de Materiais e Contratação de Serviços.

• Diagrama Macro do processo de Compras de Materiais e Contratação deServiços - EMPRESA, elaborado na ferramenta FUEGO.


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G ESTÃOC ORPORATIVA PARA A P RESTAÇÃO DES ERVIÇO DOT REM M ETROPOLITANO

ÍNDICE GERALSITUAÇÃO ATUALG ESTÃO POR P ROCESSOS- M ACRO P ROCESSOS I NTERFUNCIONAIS EMPRESA _______________________________________________ 5 ESCOLHA DO P ROCESSO I NTERFUNCIONAL PARA M APEAMENTO ___________________________________________________________ 6 ESTRUTURAO RGANIZACIONAL DAS Á REAS E NTREVISTADAS ______________________________________________________________ 7

SUB

P ROCESSOS

M APEADOS

_______________________________________________________________________________________ 8 R EQUISITOS DEC OMPLIANCE ______________________________________________________________________________________ 8 SUB P ROCESSOS X I NTEGRAÇÕES COM A B ASE DE D ADOS( SISTEMAS ) _______________________________________________________ 9 D IAGRAMA M ACRO DE R ELACIONAMENTOS DO P ROCESSO _______________________________________________________________ 10 F LUXO DAS ATIVIDADES _________________________________________________________________________________________ 11 ANALISE DAS OPORTUNIDADES L IMITES DO P ROCESSO E F ATORESC RÍTICOS _________________________________________________________________________ 17 I DENTIFICAÇÃO DE N ECESSIDADES DET ROCA DE I NFORMAÇÕES ENTRE AS ÁREAS DO P ROCESSO ________________________________ 20 MAPEAMENTO GRÁFICO / INDICADORES PROPOSTOSS ITUAÇÃO P ROPOSTA“ C OMO D EVERIAS ER” ________________________________________________________________________ 23 I DENTIFICAÇÃO DE R EQUISITOS DE I NDICADORES DE D ESEMPENHO DO P ROCESSO ___________________________________________ 44

ANÁLISE DA GESTÃOC ADERNO DE AÇÕES – G ESTÃO POR P ROCESSOS _______________________________________________________________________ 52

PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO


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1. SITUAÇÃO ATUAL

2. ANÁLISE DAS OPORTUNIDADES

3. MAPEAMENTO GRÁFICO / INDICADORES4. ANÁLISE DA GESTÃO

5. PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO


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GESTÃOPOR PROCESSOS- MACROPROCESSOSINTERFUNCIONAISEMPRESAVárias gerências estão desenvolvendo trabalhos para melhorar os resultados em suas áreas de atuação, dando seqüência ao “Ciclo dePrestação de Serviço do Trem Metropolitano da EMPRESA”.

Atualmente, o Ciclo se encontra na fase chamada de “Gestão por Processos”, onde são definidos os processos considerados “críticos”para a obtenção de resultados. Também estão sendo revisados os principais indicadores dos “Atributos de Serviço da EMPRESA”, quesão regularidade, segurança pública, confiabilidade, segurança operacional e atendimento.

• Mapa de Processos Interfuncionais EMPRESA


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ESCOLHA DOPROCESSOINTERFUNCIONAL PARAMAPEAMENTO

Identificados os processos críticos, foi decididas a escolha de um processo crítico da área de Compras –Compras e Movimentação deMateriais e Contratação de Serviços , que apontou grande possibilidade de ser mapeado e automatizado com a utilização da ferramentaBPM.

Essa decisão foi baseada nos seguintes pontos:• Experiência do grupo;• Alinhamento Corporativo;•

Ciclo de Prestação de Serviços;• Plano de Ação – Gestão por Processos


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ESTRUTURAORGANIZACIONAL DASÁREASENTREVISTADAS

Denominação SiglaPRESIDÊNCIA PR

Gabinete da Presidência PRGGerência de Contratações e Compras GRCDepartamento de Compras DRCPDepartamento de Contratações DRCT

Gerência Jurídica GRJDepartamento Jurídico Consultivo DRJS

DIRETORIA DE OPERAÇÃO E MANUTENÇÃO DO1. Gerência de Manutenção de Instalações Fixas GOF2. Gerência de Manutenção de Material Rodante GOR

DIRETORIA ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA DF3. Gerência de Finanças e Controle Orçamentário GFF

Departamento de Controle e Orçamento DFFO4. Gerência de Administração do Patrimônio GFP

Departamento de Materiais DFPMDIRETORIA DE ENGENHARIA E OBRAS DE

5. Gerência de Engenharia de Infra-Estrutura GEE6. Gerência de Engenharia de Sistemas GES7. Gerência de Coordenação GEC

8. Gerência de Obras e Montagens GEO


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SUBPROCESSOSMAPEADOS 1. Ciclo de Movimentação de Materiais,2. Emissão e Solicitação de Contratação;3. Planejamento e Emissão de SC’s Materiais;4. Aprovação em RD;5. Reserva de Verba;6. IX, DL, Aditivos e convênios;7. Criação do Processo;

8. Preparação da Aquisição de Materiais;9. Preparação de Edital;10. Parecer Jurídico;

• Parecer do Edital;• Análise Impugnação da Licitação;• Análise Recurso – Licitação;• Análise de IX, DL, Aditivos e convênios.

11. Processo Licitatório;• Pregão;•

Habilitação;• Proposta Técnica;• Proposta Comercial;• Homologação.

12. Distribuição do Contrato;13. Registro Financeiro do Contrato/OF e Empenho;14. Recebimento, Inspeção e Armazenamento de Materiais;

REQUISITOS DECOMPLIANCE

As atividades do processo de Compras e Contratação de Serviços são regulamentadas pelos seguintes instrumentos legislativosprincipais:

• Lei nº 8.666, 21 de junho de 1993Estabelece normas gerais sobre licitações e contratos administrativos pertinentes a obras, serviços (inclusive de publicidade),compras, alienações e locações no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.

• MP.03/006 – Compras e Contratação de Materiais, Bens, Equipamentos, Serviços, Obras e outros;• NG/003 – Delegação de Competências


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SUBPROCESSOS XINTEGRAÇÕES COM ABASE DEDADOS(SISTEMAS)Diagrama que demonstra como o processo mapeado se relaciona com os sistemas e banco de dados em suas respectivasatividades.


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DIAGRAMAMACRO DERELACIONAMENTOS DOPROCESSOMapa Interfuncional do Processo Atual

O instrumento utilizado para mapeamento do processo atual é o Mapa Interfuncional do Processo, que é um fluxogramadas atividades executadas para se completar o processo, colocadas numa grade onde se pode visualizar que área oufunção na organização executa cada atividade. Desta forma, pode-se visualizar também o fluxo de informações entre asáreas. O Mapa Interfuncional do Processo de Compras de Materiais e Contratação de Serviços pode ser visto na figura a

seguir.


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FLUXO DASATIVIDADES

As áreas identificam a necessidade de Aquisição demateriais /Contratação de Serviços

A área deMateriais inseredados no sistemaAPOLO e colhe asautorizações em

papel

A área deCompras controlaos processos

gerados ecadastra no

sistema ACCESS

A áreaFinanceiraefetua a

Reserva deVerba e o

Empenho eregistra o

contrato paraa aquisição

A área Jurídicaanalisa editais;impugnações e

recursos.

A área deComprasrealiza osProcessos

Licitatórios egera os

Contratos

A Diretoriaanalisa eaprova as

solicitaçõesem RD

MateriaisServiços

Tempo decorrido: de 30 a360 dias até o atendimento

da necessidade deaquisição.

A área de Materiais recebe,inspeciona e registra no

sistema APOLO o materialadquirido.


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Área : Manutenção Localização: P.AltinoAtividades executadas:

Os técnicos anotam nas Ordens de Serviço quais os materiais são necessários para a manutençãoAo retirar o item no Almoxarifado Delegado, são anotados, em folha avulsa, os dados da retirada, caso não exista o item nomomento, será anotada a falta na OS e esta alimentada no sistema de controle da área (em Delphi).

O supervisor é responsável por controlar as faltas e providenciar a pesquisa para encontrar o item em outro almoxarifado oucomunicar a falta para o departamento de materiais.

O estoque mantido no Almoxarifado Delegado é abastecido através da emissão de MM de Transferência (o item não é contabilizadocomo consumo, apenas transferido de local).

Nos casos onde o item necessário não se encontra disponível no Almoxarifado Delegado e nem no Central (estoque zero), os itensserão agrupados e enviados, via e-mail, a um responsável encarregado de negociar junto ao Alm.Central o atendimento a necessidade.

Área : Almoxarifados Central Localização: P.AltinoAtividades executadas:

Fluxo da requisição de materiais:- Recepção das MM,- Atendimento (separação, conferencia, liberação (web) para retirada),

- Entrega ao solicitante,- Tramite de assinaturas da MM (autorizador, separação, entrega e retirada);- Registro no sistema ERP (baixa),Devolução de MMTransferência de MM para Almoxarifados Delegados (ERP)Recepção e armazenamento de materiais:-Conferência; inspeção de qualidade; aprovação; registro no sistema ERP – Modulo Materiais.

Área : Almoxarifados Delegados Localização: P.Altino/LapaAtividades executadas:

Identificação de necessidade de materiais (reabastecimento, necessidades específicas).Emissão de MM – Movimentação de Materiais (acesso, consultas, preenchimento, acompanhamento do pedido)Sistema em Access para controle do estoque de materiais no Alm.DelegadoAcompanhamento do pedido de suprimento (retirada, conferencia, etc)Emissão de PCM (Pedido de Cadastramento de Materiais), Emissão de PCA (Previsão Anual de Consumo)


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Área : DFPM - Departamento de Materiais Localização: P.AltinoAtividades executadas:

Emissão de SC:- pesquisa de preço,- preenchimento da SC,- elaboração de Relatório Técnico (especificações, desenho, termo de referencia, etc)- posicionamento orçamentário da GFFCadastro de Materiais novos (análise de PCA, PCM)Acompanhamento dos processos de aquisição,Registro de Notas Fiscais e OF – Ordem de Fornecimento, para pagamento, sistema ERP Modulo Materiais.

Registro do Termo de Recebimento Definitivo.Elaboração dos relatórios gerenciais (tempo de atendimento de MM, etc.)

Área : GRC - Compras e Contratação Localização: Boa VistaAtividades executadas:

Recebimento, registro e montagem do processo da SC, fases:. Análise preliminar,. Abertura do processo,. Pesquisa de preço / mercado,. Definição de modalidade,. Elaboração de edital,. Divulgação / publicação,. Publicação do julgamento,. Envio para consulta no jurídico,. Elaboração e tramite da Ordem de Fornecimento ou .Contrato,. Homologação,. Elaboração de aditamento,. Reexame.Área de Controle GRC (Registro de entrada, arquivo dos processos, distribuição, etc)Relatórios Gerenciais.


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Área : GRJ Jurídico Consultivo Localização: Boa VistaAtividades executadas:

Recepção dos processos (Registro do protocolo no Access)Distribuição ao departamento, de acordo com o assunto,Análise pelo Gerente do Depto.Designação do Advogado para o parecer (retorna ao protocolo para inserir no Access e distribuição aos advogados)Registro da devolução dos processos com o parecer dos advogados; (registro no protocolo Access)Avaliação dos pareceres e chancelas atribuídas (pelo gerente do depto)Liberação para a área solicitante (volta ao protocolo para registro no Access e distribuição ao solicitante.)

Área: GFF - DFFO Financeiro Orçamentário Localização: Boa VistaAtividades executadas:

Recepção do processoCadastro o processo de aquisição nos sistemas- ERP – Controle de Orçamento e Controle de OF ou Contrato- SIAFEM – (Controle de Orçamento do Estado – Registro, Nota de Reserva)- Estabelecimento de cronograma de desembolso (econômico e financeiro), registro no sistema de acordo com a competência (no

ERP e no SIAFEM)Devolução do processo para abertura da licitação GRCAcompanhamento da Aquisição (cumprimento dos prazos previstos), em caso de não cumprimento de prazos é realizada a Rolagemde Cotas no SIAFEM .(Após a contratação) Recepção das OF – Ordem de Fornecimento ou Contratos firmados após a licitação; registro no sistema ERP(dados da contratada – razão social, CNPJ, vencimento, condições de pagamento, valores, etc.)Obs.: sem este cadastro, a área de materiais não conseguirá lanças as NF recebidas.Gerar o Empenho no SIAFEM (reserva orçamentária).Recepção das Notas Fiscais para pagamento (conferencia e acompanhamento do contrato firmado com o fornecedor, liberação dopagamento), recebimento e registro do Termo de Recebimento Definitivo.É de responsabilidade da DFFO o controle e distribuição da numeração de SCs para os solicitantes , quando se tratar deContratação de Serviços (série 8000).


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Área: Centro de Documentação Técnica Localização: Boa VistaAtividades executadas:

Área responsável pela guarda, controle da identificação, atualização do banco de dados e disponibilização de informações dosdocumentos técnicos, através do software ISODOCDisponibilização dos arquivos na Intranet para acesso dos usuários.Controle do cadastro de novos desenhos e atualização dos desenhos do acervo.A visualização dos documentos acessados via web, é possível através dos visualizadores Voloview, Image, Wordview

Área: DE – Diretoria de Engenharia e Obras Localização: Boa VistaAtividades executadas:

GEE/GES/GEOo Levantamento de Necessidades; Definições Técnicas; Elaboração de Espec.Técnica e Planilha de Quantidades, Elaboração

de RTD (Rel.Técnico a Diretoria)GEC

o Elaboração do TR (Termo de Referencia): Espec.Técnica; Planilha Quantidade; Cronograma Físico; Subsídios.o Verificação de Recursos Orçamentários junto à GFFo Elaboração da PRD (Proposição de Resolução de Diretoria).o Emissão da SC após a aprovação pela RD

GEC após a contratação:o Emissão de Ordem de Serviços (em caso de contratos da DE) o Administração Financeira e administrativa do contrato.


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1. SITUAÇÃO ATUAL





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LIMITES DOPROCESSO EFATORESCRÍTICOS

Fatores críticos de sucesso são pontos do projeto que devem correr bem, a fim de não comprometer o resultado e aqualidade da implementação. Os FCS podem ser entendidos também como os fatores necessários para garantir o sucesso ea qualidade da implementação de um sistema .

Em uma interpretação mais geral, podemos considerar que os FCS (Fatores Críticos do Sucesso) são os fatores-chavemínimos que a organização dever ter ou precisar.

ÁREAS DE MANUTENÇÃO - USUÁRIOS DE MATERIAIS Onde o processo inicia Onde o processo termina Fatores Críticos do Sucesso

Requisição de material para utilização;Necessidade de abastecimento doAlmoxarifado Delegado (identificadoatravés de programa em Access quecontrola as manutenções realizadaspelas OS – Ordens de Serviços)

Disponibilidade do Material noAlmoxarifado Delegado para retirada eaplicação.

Em virtude da distribuição física (distância) dos almoxarifados(central e delegados), a atividade de solicitação de materiais(atendimento da MM) deverá ser rápida e os dados confiáveis.

CEDOC – CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO Onde o processo inicia Onde o processo termina Fatores Críticos do Sucesso

Recebimento dos desenhos enviadospelas áreas de engenharia (atráves demidia e confeccionados em CAD –arquivos .dwf)

Arquivos cadastrados no Isodoc,disponibilizados na Web e atualizados.

A cada atualização do ISODOC todo o acervo deve ser carregadonovamente na nova versão.Proteção dos documentos disponibilizados, através de controle deacesso.


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GFP – DFPM DEPARTAMENTO DE MATERIAISnde o processo inicia Onde o processo termina Fatores Críticos do Sucesso

Atendimento de MM – Movimentação demateriais.Necessidade de Reposição de Estoque(Emissão de SC), identificado atravésde relatórios de emissão do Modulo deMateriais ERP.

Armazenamento e Registro do Termo deRecebimento Definitivo.\Transferência para AlmoxarifadosDelegados.

Controle eficiente e confiável dos volumes físicos em contrapartidaao saldo contábil, disponibilizado no sistemaElaboração dos relatórios gerenciais (tempo de atendimento de MM,etc.)Identificação da Gestão de Estoque ideal, deliberada pela direçãoda EMPRESA (ex: Curva ABC com base na movimentação deestoque)Integração do Módulo de Estoque ao Módulo Financeiro /OrçamentárioIdentificação sistêmica de relatórios gerenciais com base nosindicadores de desempenho da área.

GRC – COMPRAS e CONTRATAÇÃO Onde o processo inicia Onde o processo termina Fatores Críticos do Sucesso

Recebimento dos processos de SC –Solicitação de Comercialização –referentes a compras de materiais.Cliente: área de materiais Elaboração e tramite da Ordem de

Fornecimento ou Contrato, homologação

Solicitações de Compras de Materiais e / ou Contratação de Serviçosatendendo às especificações técnicas necessárias e corretamenteidentificadas na SC, bem como assegurando que a compra /contratação seja realizada dentro dos critérios orçamentários, prazose fornecedores confiáveis.

Recebimento dos processos de SC –Solicitação de Comercialização deContratação de ServiçosClientes: Engenharia, demais áreaspara contratação de serviços diversos.

GRC - CADASTRO E CONTROLE DE PROCESSOSOnde o processo inicia Onde o processo termina Fatores Críticos do Sucesso

Recebimento dos Processos deCompras e Contratação para inclusãono sistema CONTROLE DEPROCESSOS (sistema em Access)

Pasta do processo montada e devidamentecadastrada no sistema de controle deprocessos a cada fase do andamento.Sistema Controle de Processos atualizado.

Acompanhamento atualizado dos processos de compras econtratação, em cada fase do mesmo.Manter o Cadastro de Fornecedores atualizado, bem como ocadastro dos dados de empresas com CRC – Certificado deRegistro Cadastral.


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GFF – FINANCEIRO ORÇAMENTOOnde o processo inicia Onde o processo termina Fatores Críticos do Sucesso

Recebimento de Processos de SCspara avaliação orçamentária, antes deenvio a RD

O contrato será considerado encerradoquando do pagamento da última parcela;quando o saldo de estoque estiver zeradoou ainda quando houver clausulacontratual que exija o recebimento do TRD – Termo de Recebimento Definitivo.

Dados cadastrais confiáveis e corretamente inseridos no sistemaValores reservados e emprenhados, devidamente contratados.Cumprimento dos prazos de acordo com as modalidades deprocessos e cronograma de desembolso inserido no sistema econtrole do Estado (SIAFEM)Utilização adequada da reserva orçamentária disponível para aEMPRESA.

GRJ – CONSULTIVOOnde o processo inicia Onde o processo termina Fatores Críticos do SucessoEntrada de processos para análise jurídica e chancela de editais deprocessos de compras.

Processo chancelado e despachado paraos solicitantes, dentro dos prazos previstos.

Pareceres jurídicos encaminhados dentro dos prazos legais para asações necessárias para o andamento do processo de aquisição.

DE – ENGENHARIA DE OBRASOnde o processo inicia Onde o processo termina Fatores Críticos do Sucesso

GEE/GES/GEO

o Levantamento de Necessidades;Definições Técnicas; Elaboração deEspecificação Técnica e Planilha deQuantidades, Elaboração de RTD(Relatório Técnico a Diretoria)

GEC após a contratação :

o Emissão de Ordem de Serviços (em casode contratos da DE)

o Emissão do Termo de Recebimento pelogestor e envio ao Financeiro.

Contratação correta do serviço necessário para a obra emandamento, dentro dos prazos.


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IDENTIFICAÇÃO DENECESSIDADES DETROCA DEINFORMAÇÕES ENTRE AS ÁREAS DOPROCESSO O processo deverá permitir a troca de informações entre as seguintes áreas:

DFPM

ÁREA INFORMAÇ ES DISPONIBILIZADAS PELA DFPM INFORMAÇ ES UTILIZADAS PELA DFPMGFP

Política de Estoque Política de EstoqueALMOXARIFADO CENTRAL eDELEGADOS

Indicadores de Desempenho, planejamento dasaquisições;

Saldo efetivo dos itens em estoque; Consumo médio dos itens; Identificação da necessidade de aquisição;

GRC – COMPRAS,CONTRATAÇÃO E APOIO.

Solicitações de Comercialização emitidas eaprovadas.

Itens das SCs agrupados por tipo de fornecedor SCs que não contenham itens de valor inferior ao

limite para aquisição via fundo fixo.

Fases de acompanhamento da solicitação gerada. Famílias de materiais que atendam as necessidades de

agrupamento da área de compras. Orientação para a correta atualização de preços dos

itens incluídos nas SCs.GFF – DFFO Item orçamentário Item orçamentárioPR – PRG Relatório Técnico á Diretoria e Proposta de RD Acompanhamento do Resultado de RD

GRC (COMPRAS / CONTRATAÇÃO / APOIO)

ÁREA INFORMAÇ ES DISPONIBILIZADAS PELA GRC INFORMAÇ ES UTILIZADAS PELA GRC

GFP - DFPM

Acompanhamento (via Intranet) do andamento dos

processos licitatórios registrados. Orientação quanto à correta forma de atualização depreços dos itens. Orientação para o correto agrupamento das famíliasde materiais na confecção das SCs.

Dados das SCs imputadas no sistema ERP – ERP eatualização de preços dos item a serem adquiridos.

GRJ – JURÍDICO CONSULTIVO Editais e Contratos impressos e enviados paraemissão de chancela. Documentos analisados e chancelados pela GRJ

GFF – DFFO Informação do enquadramento de modalidade paraos processos em andamento. Número da Reserva de Verba dos processos emandamento.

ÁREAS EMITENTES DE SC DESERVIÇOS

Acompanhamento (via Intranet) do andamento dosprocessos licitatórios registrados.

Documentação completa das SCs encaminhadas (Termode Referencia e Anexos)


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GFF - DFFO Departamento Financeiro e Orçamentário

ÁREA INFORMAÇ ES DISPONIBILIZADAS PELO DFFO INFORMAÇ ES UTILIZADAS PELO DFFOGFP - DFPM

Registro no sistema ERP ERP, dos contratosefetivados;

Dados das notas fiscais lançadas no sistema ERP ERP; Item orçamentário;

GRC – COMPRAS,CONTRATAÇÃO E APOIO

Modalidade do Processo Licitatório para a aquisição

Dados completos do fornecedor a ser contratado

(Contrato devidamente chancelado)ÁREAS EMITENTES DE SC DESERVIÇOS

SC preenchida corretamente, contendo todos os dadosda aquisição; Item Orçamentário;

GRJ - DRJS -Departamento Jurídico Consultivo

ÁREA INFORMAÇ ES DISPONIBILIZADAS PELO DRJS INFORMAÇ ES UTILIZADAS PELO DRJS

GRC - COMPRAS,CONTRATAÇÃO

Retorno de Editais e Contratos devidamentechancelados após analise da área.

Retorno de Impugnações e Recursos devidamenteanalisados e contendo o parecer jurídico.

Retorno de analises da documentação de Aditivos,IX, Dl e Convênios

Editais e Contratos para efetivação de chancela da área jurídica.

Documentação referente a Impugnações e Recursosreferentes a processos licitatórios em andamento.

Documentações referentes às Solicitações de Aditivos,IX, DL e Convênios.


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1. SITUAÇÃO ATUAL





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ÃOATU

SITUAÇÃOPROPOSTA“ COMODEVERIASER”

Redesenho e Modelagem para Automação - BPMS

Consiste nos modelos gráficos do redesenho dos processos (utilizando a ferramenta BPM), aqui entendidos como revisão,otimização ou reestruturação, focados em seus diversos componentes - pessoas, procedimentos e tecnologia - visando

basicamente:• Demonstrar graficamente o fluxo de atividades interativas ou automáticas a serem desempenhadas pela ferramenta

de automação (BPM) adquirida pela EMPRESA;• Otimizar os processos em termos de objetivo, tempo e esforço, com vistas à melhoria na prestação de serviços a

seus clientes e no cumprimento de suas funções;• Dar suporte a definição e desenvolvimento técnico do sistema de informação (BPM) a ser implantado;• Gerar indicadores de desempenho para cada subprocesso.


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A - Modelo Macro do Processo – Ciclo de Compras de Materiais e Contratação de Serviços


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B - Modelo Macro do Processo - Ciclo de Movimentação de Materiais


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Detalhamento dos Sub Processos mapeados:Sub Processo: Atualização do Cadastro de Materiais


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Sub Processo: Abastecimento dos Almoxarifados Delegados


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Sub Processo: Movimentação de Materiais


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Sub Processo: Abastecimento do Almoxarifado Central


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Sub Processo: Planejamento e Emissão de SCs de Materiais


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Sub Processo: Emissão de SCs de Contratação de Serviços


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Sub Processo: Reserva de Verba


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Sub Processo: Aprovação em RD


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Sub Processo: Criação do Processo


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Sub Processo: Preparação da Aquisição de M ateriais


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Sub Processo: Preparação do Edital

G Ã C P Ã S T M


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Sub Processo: Parecer Jurídico

Macro Análise Jurídica do Edital

G Ã C P Ã S T M


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Análise da Impugnação

GESTÃOCORPORATIVA PARA APRESTAÇÃO DESERVIÇO DOTREMMETROPOLITANO


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Análise de Recurso



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Sub Processo: Processo Licitatório

Habilitação Proposta Comercial



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Proposta Técnica Homologação Pregão

Sub Processo: Distribuição do Contrato



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Sub Processo: IX, DL , ADITIVOS E CONVENIOS

Parecer Jurídico IX, DL, AD, CONVENIOS



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Sub Processo: Registro do Contrato e Empenho

Sub Processo: Recebimento, Inspeção e Armazenamento



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Ç Ç

IDENTIFICAÇÃO DEREQUISITOS DEINDICADORES DEDESEMPENHO DOPROCESSO

Conceituação

Os indicadores são ferramentas básicas para o gerenciamento do Sistema Organizacional e asinformações que fornecem são essenciais para o processo de tomada de decisão.Podem ser obtidos durante a realização de um processo ou ao seu final e possuem como principais premissas:

• Dados coletados automaticamente

•

Versões para os vários gestores envolvidos no processo;• Corrigir gargalos;• Visão das atividades em andamento;• Melhoria do processo através de análise do histórico;

Umindicador é definido como um valor quantitativo realizado ao longo do tempo (uma função estatística) que permite obterinformações sobre características, atributos e resultados de um produto ou serviço, sistema ou processo.

Foram considerados os seguintes índices propostos, abaixo detalhados:

- Tempo de Ciclo de Solicitação de Comercialização de Trajes- Índices de Produtividade- Índices de Capacidade- Índices de Efetividade do Processo



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Ç Ç

Í NDICE DECOMPROMISSOSEMPRESA – AQUISIÇÃO/ CONTRATAÇÃO

Definição do Indicador: Percentual de confirmação de verbas reservadas (valores empenhados) para a Aquisição demateriais ou Contratação de Serviços.

Finalidade do Indicador: Demonstrar o percentual de registros de empenho (referentes a processos de materiais e serviços)em relação ao valor total de reservas Fórmula de Cálculo do Indicador: K = N /Y x 100Definição dos Parâmetros (Regras

de Negocio) para o cálculo doindicador:

K = INDICE

N = Valor total de empenhos registrados no períodoY = Valor total de reservas de verba registradas no período.Periodicidade de Apuração: MensalVisões Hierárquicas do Indicador(quem visualiza): Estratégico (Diretoria/Gestor) Gerencial OperacionalMeta : Empenhar XX % dos valores reservados

Áreas Interessadas: GRC; GFF; GRQ; Gestor do Processo

Observações Finais:

Os valores referentes a Reservas de Verba e Empenho são obtidos no sistema ERP (ERP)No ERP há uma correlação entre os valores reservados com os valores empenhados (a reserva éa previsão de valor a ser gasto pela CPMT, esse valor será alimentado no sistema do Estado –SIAFEM – Sistema de Controle Orçamentário do Estado, posteriormente, quando do empenho dovalor - confirmação do comprometimento).

Fonte/Base de Dados ERP ERP / BASE ORACLE



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Í NDICE DECUMPRIMENTO DEPRAZOS DELICITAÇÃO Definição do Indicador: Resultados Alcançados (Prazos) por Modalidade de Aquisição (Contratações e Compras deMateriais).Finalidade do Indicador: Medir os prazos de aquisição de Contratações e Compras de Materiais, de acordo com cadamodalidade.Fórmula de Cálculo do Indicador:Definição dos Parâmetros (regraspara o cálculo do indicador):

P = Prazo alcançado de aquisiçãoA = Data do encerramento da licitaçãoA1 = Data da criação do processo de licitação

Periodicidade de Apuração:Visões Hierárquicas do Indicador(quem visualiza): Estratégico (Diretoria/Gestor) Gerencial OperacionalMeta : Cada modalidade possui um prazo médio (em dias) e a meta é atender 90% dentro do prazo.

reas Interessadas:Fonte/Base de Dados

TEMPO DECICLO DESOLICITAÇÃO DECOMERCIALIZAÇÃO Definição do Indicador: Numero de dias necessários desde a emissão da solicitação de um material / serviço até aefetivação do contrato (registro do empenho).

Finalidade do Indicador:

Apuração do tempo gasto (em dias) nas atividades:

1.Materiais: Tempo necessário desde a identificação da necessidade de compra do material (MMnão atendida) - emissão da SC do material necessário até o recebimento deste pelo almoxarifado

(TRecebimento).2.Serviços: Tempo necessário desde a emissão da SC de Serviços pelo solicitante até o registrodo contrato/empenho no ERP.

Fórmula de Cálculo do Indicador:1.TM = (dt_rectr) – (dt_esc)Ex: TM = 10/05/2006 – 10/10/2005 = 212 dias

2.TS = (dt_emp) – (dt_escs)Definição dos Parâmetros (regras



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para o cálculo do indicador): TM = Tempo do ciclo solicitação de materiais (em dias)Dt_rectr = Data do registro do Termo de Recebimento do MaterialDt_esc = Data da emissão da SC onde conste o material

TS = Tempo do ciclo de solicitação de contratação (em dias)Dt_emp = Data do registro do empenhoDt_escs = Data da emissão da SC de Contratação

Periodicidade de Apuração:Visões Hierárquicas do Indicador(quem visualiza): Estratégico (Diretoria/Gestor) Gerencial OperacionalMeta :

reas Interessadas: GRCFonte/Base de Dados ERP – ERP / Base de Dados Fuego.

Í NDICES DEPRODUTIVIDADE Definição do Indicador: Tratam da utilização dos recursos para a geração de produtos e serviços. Servem para identificar eprevenir problemas nos processos, estando ligados intimamente aos indicadores de qualidade.


GRCNr. Total de Processos Abertos / Nr. de recusos utilizados para as atividades de cadadepartamento (DRCT -Contratação/ DRCP Compras) – ver: Relatório Gerencial do Access

GFF/DFFONr. Total de processos com reserva de verba confirmada / Nr. De recursos utilizados para aatividade

Fórmula de Cálculo do Indicador: O índice de produtividade se dará pela formula:Índice Obtido / Índice Previsto Definição dos Parâmetros (regras

para o cálculo do indicador):Periodicidade de Apuração:Visões Hierárquicas do Indicador(quem visualiza):

Estratégico (Diretoria/Gestor) Gerencial Operacional

Meta : Cada modalidade possui um prazo médio (em dias) e a meta é atender 90% dentro do prazo.reas Interessadas:

Fonte/Base de Dados Oracle



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Í NDICES DECAPACIDADE Definição do Indicador: Medem a capacidade de resposta de um processo por meio da relação entre as saídas produzidas

por unidade de tempo.Finalidade do Indicador:

Fórmula de Cálculo do Indicador:

GRC –1. Nr de processos de Compra de Materiais cadastrados por mês.2 .Nr. de processos de Serviços cadastrados por mês.3. Nr. de Processos de IX, DL, ADITIVOS E CONVENIOS cadastrados por mês.4. Quantidade Total de Itens Contratados (serviços)e Adquiridos (materiais).5. Total de Itens por Diretoria6. Instrumentos Contratuais (CN/OF) formalizados.7. Processos de Contratações e Compras em Andamento.8. Licitações Concluídas por Modalidade.

GFF/DFFO -1. Nr. de processos (Serviços e Materiais) reservados no sistema ERP no mês.2. Nr de processos empenhados no sistema ERP no mês.

GRJ – CONSULTIVO –1. Analises de Edital realizadas no período.2. Impugnações analisadas no período;3. Recursos analisados no período.4. Solicitações de IX, DL, ADITIVOS E CONVENIOS analisados no período.

Definição dos Parâmetros (regraspara o cálculo do indicador):Periodicidade de Apuração:Visões Hierárquicas do Indicador

(quem visualiza):Estratégico (Diretoria/Gestor) Gerencial Operacional

Meta : . reas Interessadas:

Fonte/Base de Dados Fuego



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Í NDICES DEEFETIVIDADE DOPROCESSO Definição do Indicador: Focam as conseqüências dos produtos / serviços. Fazer a coisa certa da maneira certa



Materiais:Nr itens de materiais empenhados / nr itens de materiais solicitados via SC x 100

Serviços:Nr. de contratos de serviço empenhados / nr. de serviços solicitados via SC x 100

Definição dos Parâmetros (regraspara o cálculo do indicador):Periodicidade de Apuração:Visões Hierárquicas do Indicador(quem visualiza): Estratégico (Diretoria/Gestor) Gerencial OperacionalMeta :

reas Interessadas:Fonte/Base de Dados ERP ERP - Fuego

Í NDICE- NATUREZA DORECURSO

Definição do Indicador: Representa o fluxo de caixa por Natureza do Recurso x Natureza da SC

Finalidade do Indicador:Identificar o fluxo de valores movimentado pela EMPRESA, através do processo de Aquisição deMateriais e Contratação de Serviços, que representa o compromisso EMPRESA com ofornecedor contratado.


Apurar a quantidade de SC’s cruzando os campos do banco de dados: Natureza do Recurso(Custeio, Investimento e Receita) com a Natureza da SC (material de estoque, outros materiais,serviços, etc).Dentro dessas quantidades, apurar o R$ total das respectivas SC/Itens que possuem Contratoassinado (registro do empenho), confirmando assim o compromisso EMPRESA com ofornecedor contratado.

Definição dos Parâmetros (regraspara o cálculo do indicador):Periodicidade de Apuração:Visões Hierárquicas do Indicador(quem visualiza): Estratégico (Diretoria/Gestor) Gerencial Operacional

Meta :



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reas Interessadas:Fonte/Base de Dados Fuego

Í NDICE DEAPROVAÇÃO DEPRDS (PROPOSTA DERD) DECOMPRAS/SERVIÇOS

Definição do Indicador: Este indicador procura avaliar o percentual de Propostas RD aprovadas dentre as propostassubmetidas à autorização das autoridades competentes em RD.Finalidade do Indicador:Fórmula de Cálculo do Indicador: (N_PRD_A /N_PRD_SUB) x 100.Definição dos Parâmetros (regras

para o cálculo do indicador):

N_PRD_A =Nº de PRD aprovadas

N_PRD_SUB = Nº de PRDs submetidas às autoridades Periodicidade de Apuração:Visões Hierárquicas do Indicador(quem visualiza): Estratégico (Diretoria/Gestor) Gerencial OperacionalApresentação Gráfica dosResultados:Meta :

reas Interessadas: PRG, Gestor do Processo, reas Solicitantes.Fonte/Base de Dados Fuego


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CADERNO DEAÇÕES – GESTÃO PORPROCESSOS

Tendo como parâmetros os dados do levantamento do processo de Compra de Materiais e Contratação de Serviços, foram selecionados osprincipais assuntos que necessitam de atenção especial para a melhoria do processo.

O Caderno de Ações propõe uma coletânea de providencias que visam a solução/melhoria das vulnerabilidades identificadas e devem serdiscutidas entre os gestores envolvidos nas atividades do processo.

No contexto da análise, foram identificados:44 - Assuntos / Vulnerabilidades do Processo;65 - Propostas de Melhoria, das quais serão implementadas as ações de solução.

Sub-Processo 1 - MOVIMENTAÇÃO DEMATERIAIS Nº Foco / Análise da Gestão Recomendações de Melhorias Ação Resultado Esperado

1. DEFINIÇÃO DE PRAZOS:1.1. Persistente ausência / falta de material para atendimento

das necessidades,

1. Melhor definição dos prazos de aquisição; quantidades no tempo e

prazos de reposição;

Otimização dasaquisições

2. LOCALIZAÇÃO DE MATERIAIS2.1. Existência de ‘depósitos’ contendo alguns materiais que

podem ser usados, mas não fazem parte do estoque.

2. Continuidade da desativação dos depósitos e transferências dessesmateriais para o almoxarifado central, entrada sistêmica no estoque edisponibilidade para uso dos usuários.

Organização

3. CONTROLE DO ESTOQUE GERAL3.1. Os almoxarifados delegados não são controlados pelo

Almoxarifado Central, sendo de responsabilidade da

área onde o mesmo se localizar.3.2. Dificuldade na obtenção do saldo real de estoque dos

itens nos almoxarifados.

3.1.1. Estabelecimento de efetiva delegação de responsabilidades

3.1.2.Centralização do controle do estoque da empresa, seja dentro dealmoxarifados delegados ou do almoxarifado central.

3.2.1. Padronização da estratégia, bem como da gestão de estoque deacordo com os padrões de mercado.

3.2.2. Integração de sistema de gestão de processos ao ERP, para oefetivo controle da movimentação e atualização dos saldos.

AdequaçãoOrganizacional

Espaço Físico e

OrganizaçãoConsolidação daPolítica

Minimização de Erros



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Sub-Processo 1 - MOVIMENTAÇÃO DEMATERIAIS Nº Foco / Análise da Gestão Recomendações de Melhorias Ação Resultado Esperado

4. SALDO REAL DISPONÍVEL NO ESTOQUE

4.1. A indicação no sistema ERP de que a MM estáATENDIDA, não necessariamente significa estardisponível, pode ocorrer que o estoque do itemencontra-se zerado e usuário somente terá essainformação quando se deslocar ao local e verificar queo material não pode ser atendido.

4.2. As MM’s são emitidas com base no estoque consultadono sistema, podendo ocorrer solicitação simultânea domesmo material, por outro usuário.

4.1.Possibilidade de visualização do saldo real do estoque disponívelpara consumo.

4.2.Possibilidade de alertar ao solicitante que outro usuário já está emprocesso de requisição do material e que o sa ldo total estácomprometido.


5. CONTROLE DAS ORDENS DE SERVIÇO

5.1. É utilizado um programa em Delphi para o registro dasOrdens de Serviço diárias com uma funcionalidade deapuração que indica a falta de um material noalmoxarifado central para a continuidade do serviço.Também se realiza apuração mensal das Ordens deServiço paralisadas por falta de disponibilidade demateriais.

5.1. Desenvolvimento de um sistema padronizado e corporativo quepermita:

. realização de consultas e impressão de relatórios periódicos.

. visualização do saldo real do estoque disponível para consumo.

. garantia e confiabilidade dos dados armazenados.

Otimização do Processo

Sub-Processo 2 - PLANEJAMENTO EEMISSÃO DESC DEMATERIAIS Nº Foco / Análise da Gestão Recomendações de Melhorias Ação Resultado Esperado

6. PLANEJAMENTO DAS NECESSIDADES DEAQUISIÇÃO

6.1. Morosidade na identificação das necessidades deaquisição

6.1.Especificações mais completas e melhor planejamento dassolicitações6..2.Regras de Negócio e Política de Estoque, claras e normatizadas.6..3.Acompanhamento sistêmico dos processos de aquisição e dosefetivos saldos de estoque


7. LOTES ECONOMICOS PARA AQUISIÇÃO

7.1. Forma de aquisição (quantidade X lote Xacondicionamento X custo-benefício)

7. 1.Planejamento da Aquisição7..2.Gestão do Contrato – Vigência e Aditamento7..3. Indicação de casos e histórico

Consolidação Política



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8. AQUISIÇÃO DE ITENS ESPECÍFICOS:comprar umitem normal ou essencial para uma ‘necessidade específica’ou a aquisição de um material ‘eventual’ (aqueles que sãocomprados eventualmente e que não fazem parte do controlede estoque).

8.1. A necessidade de aquisição específica é negociada junto à área de Planejamento de Materiais através de e-mail, ou outra forma de contato.

8.2. As áreas usuárias também solicitam a aquisição, quandoidentificam ‘saldo zero’ ou requisição (MM) não atendidapor falta do material no estoque.

8.3. A solicitação de aquisição da primeira compra de itensespecíficos, é acionada através da emissão do formuláriode cadastro do item - PCM e PCA (registro no ERP), apartir daí, o item será incluído como estoque e controladopelo ponto de reposição, porém podem não maisnecessitar a aquisição (consumo imediato)

8.1.Automatizar o processo de identificação das necessidades econtrole das requisições;

8.2. O sistema deve oferecer confiabilidade no saldo de estoque.

8.3. Não considerar como consumo de estoque.



Fidelidade àinformação

9. RELATÓRIO DE REPOSIÇÃO DE ESTOQUE (A emissão do relatório proporciona a identificação dos itense respectivas quantidades que necessitam ser adquiridas

para suprimento do estoque EMPRESA). 9.1. Para indicar que um determinado item está em ponto de

reposição de estoque (regra de negócio de Gestão deSuprimentos), a área de materiais analisa os dados dosistema ERP – ERP como base para o planejamento dacompra (estudo que utiliza regras de reposição deestoques com base na média de consumo e o tempo deaquisição dos itens)

9.2. Descaracterização da análise do histórico de consumoanual de cada item pela defasagem na autorização deaquisição durante o ano e pela inclusão de itens deconsumo eventual na apuração. A análise do consumo éutilizada para a decisão de compra do material emestoque.

9.1.Permitir a realização de consultas e relatórios a respeito dasituação atual e de encerramentos de diversos meses anteriores.

9.2.Ajustes sistêmicos no ERP que permitam a indicação dasdiscrepâncias de valores históricos, facilitando a tomada dedecisão.


Fidelidade daInformação



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10. REGISTRO DAS SCs NO ERP - AGRUPAMENTO

10.1. Inclusão de materiais de naturezas diferentes e junçãode itens de prateleira com itens de desenvolvimento nopreenchimento das SCs.

10.2. Inclusão de itens de valor inferior ao estipulado comolimite para aquisição via fundo fixo.

10.1.1. A emissão das SCs deve seguir a regra de agrupamento dositens, evitando que possa ocorrer a inclusão de um item de famíliadiferente da maioria que compõem a SC, ou com valor inferior aolimite para aquisição via fundo fixo:

• material de mesma natureza,• separação de itens de prateleira dos itens de desenvolvimento

em SC diferentes,• indicação do preço de referencia com a fonte e a base atualizada

de pesquisa e,• indicação do gestor.

10.1.2.Ajustes sistêmicos no ERP a fim de permitir o cadastramentode itens classificados por grupos de vários níveis (tipo, especialidadedo fornecedor).

10.2. Orientar os responsáveis pela emissão de SCs quanto aodirecionamento efetivo das compras até o limite para Fundo Fixo deCaixa.

Seleção de itens de acordo com a natureza / especialidade, facilitando e reduzindo otempo de trabalho (DFPM e GRC). Tempo de Processo.

Fidelidade daInformação;

Redução de Erros edevoluções.


11. NOVAS TECNOLOGIAS11.1. Quando da aquisição de novas tecnologias pela

EMPRESA, há necessidade que as áreas especialistas seantecipem, solicitando sua inclusão no cadastro demateriais em tempo hábil, anterior à entrada em operaçãodos novos sistemas ou equipamentos.

11. Normatização do procedimento e orientação aos responsáveis pelaatividade.


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S b P 3EMISSÃO DESCDECONTRATAÇÃO DESERVIÇOS


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Sub-Processo 3 - EMISSÃO DESC DECONTRATAÇÃO DESERVIÇOS Nº Foco / Análise da Gestão Recomendações de Melhorias Ação Resultado Esperado

17. CONTROLE DAS SC DE SERVIÇOS17.1. É de responsabilidade da DFFO o controle e

distribuição da numeração de SCs para contratação deserviços.. Esse controle é manual e as solicitações são realizadasvia e-mail, telefone, etc, não havendo um padrão decontato;. A numeração segue a estrutura estabelecida pelaEMPRESA, apenas diferenciando os cinco primeirosdígitos (série 8000);

17.2. Caso o solicitante reserve uma numeração de SC e,posteriormente solicite que a mesma seja cancelada, ocancelamento somente será possível caso a numeraçãoseqüencial ainda não tenha sido fornecida para outra área.

17.1. Criação sistêmica e automática do número de SC de Serviços(série 8000), quando da emissão pelo solicitante, eliminando otrabalho de controle manual realizado pela área de Orçamento.

17.2. Implementar a possibilidade de priorizar atividades de acordocom a urgência / necessidade de cumprimento de prazos e regras.

Projeto BPM - Compra de materiais eContratação de Serviços em fase dedesenvolvimento das interfaces ecomponentes



Tempo de Processo

Sub-Processo 4 – Aprovação em RD (Resolução de Diretoria)Nº Foco / Análise da Gestão Recomendações de Melhorias Ação Resultado Esperado

18. CÓPIAS DAS SCS A SEREM APROVADAS EM RD

18.1. As SCs a serem colocadas em RD, são xerocopiadas(07 cópias emitidas pela área solicitante), e as cópiasdistribuídas a cada diretor;

18.2. Os ajustes solicitados pela Diretoria para a liberaçãoda SC podem significar a troca dos documentos (RTD ePRD) ou apenas uma retificação textual nos mesmos, edeve ser uma atividade realizada pela área solicitante;

18.3. A numeração das RDs (ATAS) é controladamanualmente pelos responsáveis no Gabinete daPresidência;

18. Desenvolvimento de sistema de gestão que permita a automaçãodo processo, viabilizando a validação e aprovação ‘ sistêmica’ dassolicitações de comercialização.

Em andamento: previsão de início dos testescom usuários: 12/06/2006


Fidelidade daInformação.

Redução do tempo deprocessamento dasinformações.



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Sub-Processo 5 – Reserva de VerbaNº Foco / Análise da Gestão Recomendações de Melhorias Ação Resultado Esperado

19. MP - MANIFESTAÇÃO PRÉVIA

19.1. Os processos de valor superior a R$ 1.000.000,00devem ser comunicados a órgãos externos através doenvio de solicitação de MP, a resposta a essacomunicação deverá estar em poder da EMPRESA atéa realização da elaboração do contrato.

19. Desenvolvimento de sistema de gestão que permita a automaçãodo processo, viabilizando o envio automático de notificações (aosenvolvidos) de processos que necessitem de Manifestação Prévia.

Projeto BPM em fase de desenvolvimentodas interfaces e componentes

Segurança

Tempo de Processo

Otimização

20. REGISTRO DA RESERVA NO SIAFEM

20.1. O registro da reserva da verba solicitada para as

aquisições / contratações é realizado no sistema ERPERP e no SIAFEM (Controle do Estado).

20.2. Nas ocorrências em que a reserva de verbaultrapassar o prazo do orçamento anual, o SIAFEM nãopermite que seja emitida uma nota de reserva para oano seguinte.

20.1. Os dados cadastrados devem ser compatíveis com os dadosutilizados para a efetivação do empenho (quando do registro do

contrato aprovado).20.2. A reserva deverá possuir a indicação da modalidade de aquisiçãoa ser atribuída ao processo que está sendo reservado no sistema (ERPe SIAFEM).

- A responsabilidade pela atribuição da modalidade ao processo deveser da área de compras GRC.


21. ACOMPANHAMENTO EFETIVO DOS PRAZOS DECONTRATAÇÃO

21.1. A DFPM deve realizar o acompanhamento docronograma de desembolso, a fim de que os eventuaisatrasos sejam reconhecidos e possibilitem a rolagem decotas.

21. Acompanhamento sistêmico do processo, através da automaçãodos procedimentos e de indicadores de tempos do processo,

permitindo o acompanhamento efetivo de prazos e notificando osenvolvidos, sempre que necessário.

Projeto BPM em fase de desenvolvimentodas interfaces e componentes

Otimização



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Sub-Processo 8 – PREPARAÇÃO DOEDITAL Nº Foco / Análise da Gestão Recomendações de Melhorias Ação

Resultado Esperado

29. VALIDAÇÃO / DIVULGAÇÃO DOS EDITAIS

29.1. Os editais são elaborados com base no Termo deReferencia encaminhado pela área solicitante.

29.2. A GRC encaminha os editais para validação echancela pela jurídica, em caso de alteraçõessolicitadas, a GRC pode alterar o documento oumesmo substituir apenas uma de suas folhas.

29.3. A divulgação dos editais determina o início dacontagem de prazos legais para manifestações pelos

interessados e recebimento de propostas.29.4. A GRC deve publicar e disponibilizar os editais nosinstrumentos de divulgação, de acordo com o tipo deprocesso licitatório a ser realizado e dentro dos prazosprevistos em lei.

29. Implantação de sistema corporativo que permita a automação daexecução da atividade.



30. DESIGNAÇÃO DA COMISSÃO ESPECIAL DELICITAÇÃO / PREGOEIRO

30.1. A comissão / pregoeiro é validada e designada pelasautoridades através de ATO ADMINISTRATIVO e oregistro dos componentes é efetuado no sistemaAccess.

30. Controle sistêmico dos componentes da comissão Projeto BPM em fase de desenvolvimentodas interfaces e componentes.

Facilidade de consultada informação

31. INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS PARA AELABORAÇÃO DO EDITAL

31.1. As solicitações devem conter especificações edocumentação técnicas elaboradas com precisão pelosemitentes, evitando atrasos que impliquem nocomprometimento dos prazos legais.

31. Orientar os emitentes quanto à necessidade da documentação deanálise:

Escopo; qualificação técnica; prazos; qualificação econômica efinanceira; critérios de medição e pagamento; planilhas dequantidades e preços estimados (com indicação de data base);garantias; informações da legislação específica sobre o objeto dacontratação.


Capacitação de Pessoal

Minimização de Erros edevoluções



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Sub-Processo 9 – PARECER JURÍDICO(Parecer Edital / Analise Impugnação / Análise Recursos / Parecer IX,DL,Aditivos,Convênios) Nº Foco / Análise da Gestão Recomendações de Melhorias Ação

Resultado Esperado

32. PARECER JURÍDICO DA DOCUMENTAÇÃOENVIADA PELA GRC

32.1. Os documentos físicos referentes a Editais eContratos, são analisados e chancelados pela área jurídica . Na análise dos editais podem ocorrer váriostipos de incorreções: grafia de termos jurídicos;conceitos e disposições; erros conceituais que ferem alei; etc.

32.2. Caso as alterações propostas pelo jurídico tenham umcunho que afete a formulação do edital, gerando anecessidade de republicação do edital..

32. Automatizar a troca de arquivos entre a GRC e a GRJ, paracorreção e ajustes solicitados pela área jurídica, permitindo:

. Garantir que o documento analisado seja versionado e que asalterações propostas sejam efetuadas corretamente.

. Minimizar a incidência de incorreções de digitação,padronizando-se os modelos, reduzindo o tempo de analise edevoluções de arquivos para ajustes.




32.3. As alterações apontadas pela área jurídica, sãoefetivadas pela GRC e o documento impresso éretornado para revisão dos ajustes solicitados.

32.4. O tramite dos documentos impressos, é feito entre asduas áreas até que seja efetivada a chancela e/oudevolução dos mesmos pela GRJ contendo os devidospareceres.

32.5. O parecer e análise pela GRJ devem atender aosprazos legais de cada tipo de documentação a seravaliada.

33. IMPUGNAÇÕES E RECURSOS

33.1. A GRC realiza o controle do recebimento deImpugnações e Recursos, dando andamento aosdocumentos de acordo com os prazos de recebimento.

33. Automatizar o registro e controle das solicitações de impugnaçãoou recursos e o controle dos prazos legais de resposta.

Projeto BPM em fase de desenvolvimentodas interfaces e componentes.


Tempo de Distribuição

34. CONTROLE DOS DOCUMENTOS EM ANÁLISEPELO JURÍDICO

34.1. O registro da localização dos documentos em análisepelo jurídico é efetuado em programa MS Access.

34. Implantação de sistema corporativo que contenha dados dos

documentos e processos em fase de análise na área jurídica.

Acompanhamento daInformação



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Sub-Processo 10 – PROCESSOLICITATÓRIO Nº Foco / Análise da Gestão Recomendações de Melhorias Ação

Resultado Esperado

35. LEI Nº 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993

35.1. Estabelece normas gerais sobre licitações econtratos administrativos pertinentes a obras,serviços, inclusive de publicidade, compras,alienações e locações no âmbito dos Poderes daUnião, dos Estados, do Distrito Federal e dosMunicípios.

35. Disponibilização do conteúdo da Lei 8.666 para consulta dosenvolvidos no processo.


Capacitação de Pessoal

Sub-Processo 11 – DISTRIBUIÇÃO DOCONTRATO Nº Foco / Análise da Gestão Recomendações de Melhorias Ação Resultado Esperado36. EMISSÃO DE FORMULÁRIOS

36.1. Depois do processo aprovado e assinado, o mesmoserá distribuído através da emissão de OF (Ordem deFornecimento) pelo Access (caso seja contrato osanalistas preenchem modelos em MS-Word)

36.2. Após a assinatura das OF, Contratos e Aditamentos,os mesmos retornam para alimentação no sistema dosdados de controle do contrato (número do contratopassa a ter 12 dígitos). Também será obtido dessesistema, o extrato do contrato que será publicado.

36.3. O fornecedor será convocado para comparecimentona data estipulada para a assinatura do contrato.

36. Emissão otimizada e automatizada da ORDEM DEFORNECIMENTO e demais formulários emitidos pelo programa MSACCESS na GRC.


Segurança dos Dados



Sub-Processo 12 – REGISTRO DOCONTRATO EEMPENHO Nº Foco / Análise da Gestão Recomendações de Melhorias Ação Resultado Esperado

37. CADASTRAMENTO DA ENTIDADE NO ERP

37.1. Após a contratação, o processo será registrado noERP (Cadastro da Entidade): razão social, endereço,vigência, prazos, multas, juros, cronograma, etc).Caso ocorra uma divergência, o DFFO efetua essaconsulta no site da Receita Federal.

37. Implantação de sistema corporativo que contenha dados cadastraiscompletos do fornecedor.Projeto BPM em fase de desenvolvimentodas interfaces e componentes.



Redução do retrabalho


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S b P 13 R I Ã A M


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Sub-Processo 13 – RECEBIMENTO, INSPEÇÃO EARMAZENAMENTO DEMATERIAIS Nº Foco / Análise da Gestão Recomendações de Melhorias Ação

Resultado Esperado

43. FASE DE INSPEÇÃO DE MATERIAIS

43.1. Os materiais em fase de laudo técnico, não sãodisponibilizados para consulta pois ainda não estãocontabilizados no saldo do estoque até que o mesmoesteja aprovado e emitido o Termo de Recebimento.

43.2. O usuário, não visualizando os materiais que estãonessa condição (no Recebedor), e necessitando domesmo com urgência, emite nova solicitação de

comercialização com caráter de urgência. 43.3. Necessidade de se ter a certeza que o material está

sendo inspecionado de acordo com as exigênciasatualizadas.

43. Controle automatizado das inspeções e laudo técnico,bem como das regras para a realização da atividade, como acompanhamento do andamento da execução dasmesmas, visualizado pelas áreas solicitantes.

Facilidade nadeterminação doSTATUS da requisiçãode material, bem comosua localização dentrodo fluxo de atividadesdo processo.

Sub-Processo 14 – SOLICITAÇÕES DEIX, DL, ADITIVOS E CONVENIOS Nº Foco / Análise da Gestão Recomendações de Melhorias Ação Resultado Esperado

44. ATESTADOS PARA DISPENSA / IX44.1. É necessário que o solicitante atente as

informações e atestados para a dispensa ouinexigibilidade, encaminhando: justificativa técnicada escolha do fornecedor e justificativa de preço.

44. Implantação de sistema corporativo que possibilite aautomação do processo de solicitação de IX, DL,AD,Convênios.

Projeto BPM em fase de desenvolvimento das interfaces ecomponentes.






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1. SITUAÇÃO ATUAL





PLANO DEIMPLEMENTAÇÃO DEMELHORIAS


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Objetivo:

O Plano de Implementação visa orientar às ações para se alcançar determinado objetivo específico, identificando o tempo de execuçãode cada atividade.

Esta fase corresponde à execução das atividades para implementação das melhorias previstas no Caderno de Gestão por Processos,que devem ser executadas pelas equipes envolvidas nas ações.Nesta etapa inicia-se o Gerenciamento de Mudanças pela GRQ , mantendo assim uma continuidade coerente e concisa do trabalho.

Estratégia: 1. O projeto de implementação deverá ser explanado com clareza, detalhes e transparência aos envolvidos, objetivando que todossaibam exatamente qual será a Nova Arquitetura do Processo em análise e obter sinergia e comprometimento durante aimplementação.

2. O processo de implantação das melhorias dar-se-á de maneira gradativa, de acordo com as definições estabelecidas em reuniõespara debate de cada item do plano, entre as áreas envolvidas e o prazo de execução estabelecido:

a. Curto Prazo = ações que dependem apenas definição gerencial da regra a ser aplicadab. Médio Prazo = ações de complexidade média, que dependam de definições gerenciais agregadas a atividades especiais a serem

realizadas.c. Longo Prazo = ações de complexidade mais elaborada, que dependam de desenvolvimento sistêmico e implantação de projeto

paralelo para serem consideradas concluídas.

3. A evolução desse processo, será comunicada às áreas envolvidas, no sentido de estabelecer as articulações necessárias àimplantação em nível Corporativo.

4. Caberá à área gestora da implementação (GRQ):a. A convocação das áreas com vistas à organização dos procedimentos para atingir o resultado esperado por cada item do plano.b. A divulgação das melhorias obtidas pós-implementação, sempre subsidiada pelo Owner do Processoc. O acompanhamento das atividades executadas, bem como a atualização do Caderno de Gestão por Processos.

5. Implementado o Novo Modelo de Processo, o mesmo sofrerá periodicamente uma análise de desempenho para certificação desua integridade e melhorias contínuas.


ESTRUTURA DOPLANO DEIMPLEMENTAÇÃO


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ESTRUTURA DOPLANO DEIMPLEMENTAÇÃO

Processo:GESTOR CORPORATIVO DO PROCESSO EQUIPE DE AN LISE GESTOR DO PROCESSO

GRQ - Gerencia de Gestão da Qualidade GRQ e GFI GRC – Gerência de ComprasLegenda:(*) EX = Executar e Acompanhar PA = Participar e Acompanhar PR = Promover e Acompanhar E = Executar(**) Curto / Médio / Longo Prazo

Nº FOCO DE ANÁLISEÁREAS /

RESPONSABILIDADES(*)

PRAZO DEEXECUÇÃO

(**)PROVIDÊNCIAS / REQUISITOS ESTIMATIVA

1DEFINIÇÃO DE PRAZOS:

Persistente ausência / falta de material para atendimento dasnecessidades,

Resultado Esperado:

.

2 LOCALIZAÇÃO DE MATERIAISExistência de ‘depósitos’ contendo alguns materiais quepodem ser usados, mas não fazem parte do estoque.

Resultado Esperado:

3

CONTROLE DO ESTOQUE GERAL

Os almoxarifados delegados não são controlados peloAlmoxarifado Central, sendo de responsabilidade da áreaonde o mesmo se localizar.

Dificuldade na obtenção do saldo real de estoque dos itensnos almoxarifados.

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SALDO REAL DISPONÍVEL NO ESTOQUE

A indicação no sistema ERP de que a MM estáATENDIDA, não necessariamente significa estar disponível,pode ocorrer que o estoque do item encontra-se zerado eusuário somente terá essa informação quando se deslocar aolocal e verificar que o material não pode ser atendido.

As MM’s são emitidas com base no estoque consultado nosistema, podendo ocorrer solicitação simultânea do mesmomaterial, por outro usuário.

Resultado Esperado:

5

CONTROLE DAS ORDENS DE SERVIÇO

É utilizado um programa em Delphi para o registro dasOrdens de Serviço diárias com uma funcionalidade deapuração que indica a falta de um material no almoxarifadocentral para a continuidade do serviço.

Também se realiza apuração mensal das Ordens de Serviçoparalisadas por falta de disponibilidade de materiais.

Resultado Esperado:

6PLANEJAMENTO DAS NECESSIDADES DEAQUISIÇÃO

Morosidade na identificação das necessidades de aquisição

Resultado Esperado:

7LOTES ECONOMICOS PARA AQUISIÇÃO

Forma de aquisição (quantidade X lote X acondicionamentoX custo-benefício)

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AQUISIÇÃO DE ITENS ESPECÍFICOS:

A necessidade de aquisição específica é negociada junto àárea de Planejamento de Materiais através de e-mail, ououtra forma de contato.

As áreas usuárias também solicitam a aquisição, quandoidentificam ‘saldo zero’ ou requisição (MM) não atendidapor falta do material no estoque.

A solicitação de aquisição da primeira compra de itensespecíficos, é acionada através da emissão do formulário de

cadastro do item - PCM e PCA (registro no ERP), a partirdaí, o item será incluído como estoque e controlado peloponto de reposição, porém podem não mais necessitar aaquisição (consumo imediato)

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