FATORES ORGANIZACIONAIS INTERNOS QUE DIFICULTAM OU FACILITAM INVENTÁRIOS DE ESTOQUE E SUA MENSURAÇÃO EFICAZ: ESTUDO EM UMA

EMPRESA DE EQUIPAMENTOS ELETRÔNICOS.

INTERNAL ORGANIZATIONAL FACTORS THAT DIFFICULT OR FACILITATE STOCK INVENTORIES AND THEIR EFFECTIVE MEASUREMENT: STUDY IN AN

ELECTRONIC EQUIPMENT COMPANY.Francisco Tiago Araújo Barbosa – tiago.barbosaaraujo@gmail.com

MBA Gestão Financeira, Controladoria e Auditoria – Uninassau.MBA em Logística e Cadeia de suprimentos – Universidade Norte do Paraná.

RESUMO

A gestão e aplicação de modelos de qualidades dispostos na literatura e já aplicados em outras empresas que tenham sua eficácia comprovada nos processos são essenciais para os avanços organizacionais no mundo globalizado e competitivo, à distância é mera barreira geográfica diante dos avanços tecnológicos, no construto do trabalho apresenta-se a aplicação prática do 5S na arrumação de armazém de produtos de auto risco, conceitos de estoque, gestão de estoque, buscando-se o repasse de informações que engrandeceram a experiência. O adequado gerenciamento dos estoques podem auxiliar na minimização da variabilidade dos efeitos dos custos operacionais melhorando o nível de serviços e rentabilidade da empresa. O método da pesquisa foi qualitativo descritivo de gênero empírico e abordagem exploratória com estudo de caso único em empresa de produtos descritos como de auto risco por seu valor agregado. Os resultados da pesquisa sugerem que a utilização do modelo de gestão da qualidade 5s no gerenciamento de estoques é importante para o gestor, por meio da gestão integrada ao 5S foi possível observar e identificar uma grande quantidade de itens/produtos que não deviam fazer mais parte do estoque, uma vez identificados os gargalos passa-se a ser possível a maximização dos espaços físicos para o acondicionamento e armazenamento dos produtos, estoques, evitando percas desnecessárias resultantes em ônus financeiros.

Palavras-chave: Contagem. Estoques. Gestão eficiente. Organização. Qualidade.

ABSTRACT

The management and application of models of qualities arranged in the literature and already applied in other companies that have their proven efficacy in the processes are essential for the organizational advances in the globalized and competitive world, the distance is mere geographic barrier in front of the technological advances, in the construct of the This paper presents the practical application of 5S in the storage of self-risk products, stock concepts and stock management, seeking to pass on information that has magnified the experience. Proper inventory management can help minimize the variability of operating cost effects by improving the level of service and profitability of the company. The research method was qualitative descriptive of empirical gender and exploratory

1

approach with a single case study in company of products described as self-risk by its added value. The results of the research suggest that the use of the 5s quality management model in inventory management is important for the manager, through the 5S integrated management it was possible to observe and identify a large quantity of items / products that should not be part of inventory, once the bottlenecks have been identified, it is possible to maximize the physical spaces for the storage and storage of products, inventories, avoiding unnecessary losses resulting from financial burdens.

Keywords: Efficient management. Organization. Score. Stocks. Quality

INTRODUÇÃO

Os estoques fazem parte do ativo da empresa e representam uma parte

fundamental de qualquer organização seja ela de qual for o seguimento, comercial,

varejo, indústria ou mesmo negócios de microempreendedores voltados para a

revenda de produtos e distribuição em pequenas escalas, tomando-se o conceito

simplificado de estoque, estoque é uma parcela importante da empresa em se

tratando de disponibilidade e atendimento ao cliente final, dessa maneira o trabalho

que se segue busca contribuir com a expertise de melhoria de layout visando e

oportunizando os levantamentos de estoques e seus respectivos ajustes.

Ao falar-se em percas operacionais se está falando de perder capital da

empresa, ou seja, perder dinheiro, nenhuma instituição com fins comerciais e que

vise a lucratividade, ponto essencial para a manutenção de quaisquer negócio, os

mesmos não podem dar-se ao luxo de ter percas operacionais desnecessárias, o

que implicaria na sua morte em sentido literal com o fechamento de suas portas.

Nesse contesto busca-se as melhores práticas para a redução de gaps ou

chamados popularmente de gargalos operacionais.

A empresa estudada não tinha planos direcionados as percas operacionais,

plano de ação para se evitar reincidências por parte dos responsáveis pelos seus

estoques, sendo necessário primeiramente um trabalho de conscientização sobre as

percas operacionais, o trabalho que se segue foca nas mudanças físicas do estoque

e a introdução de acompanhamento mensal, inventários cíclicos e rotativos, ou seja,

contagem e ajustes de estoque quando há percas operacionais.

Para outras organizações de maior porte, tais como multinacionais que visam

a redução de quaisquer perdas, a introdução ou melhoria dos fatores internos que

corroboram para o desenvolvimento das atividades cotidianas e seus procedimentos

2

operacionais padrões não tem como inovação a introdução e modificações no layout

e das auditorias de estoques como inovações, porém, pode-se considerar inovação

importante quando ela aumenta a competitividade das organizações, perseguir

modelos já existentes que maximizem os resultados das empresas menores é sem

dúvida um grande fator de competitividade e adequação as inovações.

O objetivo da ação foi reduzir as quebras operacionais e os objetivos

específicos foram: i) melhoria no armazenamento seguindo padrão para inventários

cíclicos de maneira eficiente e eficaz, ii) identificação de falhas operacionais que

resultem em quebras, iii) acondicionamento e movimentação, iv) reposição e, por

último a elaboração de uma ferramenta de controle diário sem ônus de tempo para o

indivíduo realizar o levantamento das condições do departamento diariamente, v)

checklist operacional.

Os procedimentos de contagem devem-se ser elaborados com o máximo de

precisão possível, para isso a arrumação e aplicação dos conceitos da ferramenta

5s no desenvolvimento das estratégias de prevenção de quebras operacionais e

padrão de inventários devem ser instituídos e aplicados com a máxima eficiência

possível, planejando a sua aplicação, introduzindo e atuando em cima das possíveis

falhas no processo.

Partindo dos pressupostos abordados a seção 1 após essa introdução

concentrasse em uma revisão da literatura sobre estoques e a inovação e introdução

dos processos supracitados, posteriormente o método da pesquisa e os resultados

qualitativos respectivamente nas seções 2 e 3 por fim na seção 4 as conclusões.

1 GESTÃO DE ESTOQUES

A gestão de estoques é fundamental para o controle do ativo circulante das

empresas por serem parte essencial das operações comerciais, desde a retirada da

matéria prima, sua industrialização e a entrega ao cliente final, dessa forma

conhecer os conceitos e a importância do gerenciamento eficaz de materiais

colabora para o bom desempenho logístico tornando-se uma vantagem competitiva.

Em decorrência da globalização e desenvolvimento as empresas tem

buscado meios de se manterem vivas no mercado investindo em estratégias de para

reduzir os desperdícios e otimizarem suas receitas, a gestão de estoque torna-se um

meio indispensável de redução de custos e controle.

3

1.1.Entrada e saída de materiais

A entrada e saída dos materiais, compra e venda de itens, nesse sentido é

necessário o acompanhamento minucioso por parte do gestor, a entrada de produto

e sua saída são diferentes, assim o estoque deve funcionar como amortecedor,

sendo ele elemento regulador de fluxos de materiais e movimentação.

Constituem estoques tanto produtos acabados que aguardam o seu

faturamento, sua venda ou distribuição como matérias que aguardam seu benefício

e transformação (MOREIRA, 1996 apud BORGES et al,2010).

Diante da diversificação e em detrimento aos métodos de operações puxadas,

ou produção enxuta, todas as atividades comerciais necessitam de estoques para

manterem usas atividades gerando uma variedade de estoques armazenados.A gestão de estoques visa elevar o controle de custos e melhorar a

qualidade dos produtos guardados na empresa. As teorias sobre o

tema normalmente ressaltam a seguinte premissa: é possível definir

uma quantidade ótima de estoque de cada componente e dos

produtos da empresa, entretanto, só é possível defini-la a partir da

previsão da demanda de consumo do produto (DIAS, 2010).

O gerenciamento de estoque deve observar não apenas os produtos que

estão em estoque, mas os produtos que se encontram nas prateleiras sendo

oferecidos aos clientes, gerenciar estoque é buscar o controle dos produtos que

chegam input, e dos produtos que saem output, o controle da entrada, sua

movimentação, armazenagem, exposição e finalmente sua venda e parte da gestão

de estoque, diferente muitas vezes da sua aplicação apenas dos primeiros itens

descritos por parte dos gestores, constituindo-se um erro capaz de gerar inúmeros

problemas, dentre eles a venda de produtos trocados, assim sendo até a venda do

produto e retirada do mesmo output comercial o processo faz parte concisa do

gerenciamento de estoques, nesses pontos os produtos que ficam no estoque ou

expostos fazem parte integrante dos estoques. A gestão de estoques tem

importância no papel operacional e financeiro das empresas e merecem um grande

cuidado na sua gestão (PROVIN; SELLITTO,2011).

1.2.Definição simplificada de estoque.

Na literatura tem-se as mais diversas definições de estoques, se tendo como

partida muitas vezes a visão do pesquisador e a sua área de atuação, a

multidisciplinaridade das abordagem tornam o tema uma área bastante explorada,

4

porém, suas definições não esgotam as possibilidades de novos estudos e

abordagens.

Para Ballou (2006), estoques são pilhas de matérias-primas, insumos,

componentes, produtos em processo e produtos acabados que aparecem em

numerosos pontos por todos os canais logísticos e de produção da empresa.

Martins e Campos (2009), afirmam que estoque é o acúmulo armazenado de

recursos materiais em um sistema de produção e ou operações.

Uma empresa que trabalha com o processo de transformação ou

industrialização possui estoques distintos de empresas que comercializam ou

distribuem, nesse sentido pode-se entender como estoque os produtos físicos

acabados ou produtos a serem processados e transformados, no caso da empresa

estudada o trabalho com estoque é focado em produtos acabados para o

atendimento ao cliente.

1.3.Conceitos 5s e aplicação prática.

Para se obter melhores resultados operacionais deve-se descartar os

elementos inúteis e que não contribuem para organização e operação.

Programa de qualidade que se consolidou no Japão e posteriormente foi

pulverizado pelo mundo como sendo ferramenta prática de organização e

maximização dos resultados é um excelente meio de se conseguir mudanças

comportamentais, pelo envolvimento dos colaboradores e gestores em modificar o

ambiente de trabalho, já que são as pessoas fator decisivo na colocação e

implementação de qualquer mudanças organizacionais.

Nesse momento deixa-se o conceito básico de 5S para que se entenda na

sequência do construto e sua aplicação prática para a melhoria da arrumação e

padronização do armazenamento de telefonia, informática, eletros existentes,

importantes para levantamentos de estoques.

O programa objetiva administrar de forma participativa e melhorar o ambiente

de trabalho, proporcionando qualidade de vida e serviço e facilidade na implantação

de outros programas de melhoria:Os 5S's foram interpretados como “sensos” não só para manter o

nome original do programa, mas porque refletem melhor a ideia de

profunda mudança comportamental. É preciso “sentir” a necessidade

de fazer. Assim, adotou-se: senso de utilização, para seiri; senso de

ordenação, para seiton; senso de limpeza, para seisou; senso de

5

saúde, para seiketsu e senso de autodisciplina, para shitsuke. Outros

termos encontrados na literatura com certa frequência são:

organização, arrumação ou seleção, para seiri; ordenação,

arrumação, organização e sistematização, para seiton; higiene,

asseio ou padronização para seiketsu e disciplina, educação e

comprometimento para shitsuke. Limpeza tem sido adotada sem

variações para seisou. (SILVA, 1994, p. 14-15).

Pode-se definir organização como a separação e descarte dos itens, moveis,

produtos avariados, ou seja, sua aplicação prática consistiu em descarte de, rack,

produtos que estavam com problemas, avarias, e a liberação de espaços para o

bom transito. (Seiri: Organização).

A utilização do senso Seiton que significa ordenamento, essa ferramenta foi

utilizada na arrumação dos espaços buscando a maximização e antecipação de

problemas como, a compra de materiais extras. Seu conceito simplificação atende

perfeitamente a necessidade de acondicionamento dos itens estocados por serem

em sua maioria produtos de auto valor agregado. Foi melhorado a organização dos

materiais estocados, melhorando o tempo de procura e esforço na localização dos

itens, reduzindo-se os acidentes, por queda e mau acondicionamento. (Seiton:

Ordenamento).

Segundo Ribeiro (1994) limpar é eliminar a sujeira, inspecionando para

descobrir e atacar as fontes de problemas. A limpeza deve ser encarada como uma

oportunidade de inspeção e de reconhecimento do ambiente, o repositor

responsável pelo P.A.R, produtos de auto risco, acondiciona, movimenta e repõe,

sendo ele o indivíduo responsável pela limpeza do ambiente.

Nessa etapa envolveu-se a limpeza do P.A.R, rotinas como o armazenamento

de itens fora das caixas másters, com exposição dos seus códigos de barras, EANS,

para o usuário, seja a reposição, seja o dono, sejam os clientes, devendo descartar

plásticos ou papelão das embalagens imediatamente, para que não haja a poluição

do ambiente, melhorando a segurança e satisfação do cliente interno e externo a

atividade, (Seiso: Limpeza).

Seiketsu: asseio, para o autor Ribeiro (1994) manter o asseio é conservar a

higiene, tendo o cuidado para que os estágios de organização, ordem e limpeza, já

alcançados, não retrocedam. Isto é executado através da padronização de hábitos,

normas e procedimentos.

6

Nessa etapa foram passadas as diretrizes de organização, o colaborador é

responsável pela manutenção dos três primeiros pontos, e sua implementação

diária.

Ao final de sua aplicação obteve-se: Padronização das atividades, as

importações e sinalizações são claras, respeito da higiene, ambientes e organização

sinalizadas com cartazes.

Por último a disciplina ou Shitsuke, consiste em cumprir com o estabelecido

as normas elaboradas e aplicadas para a manutenção do ambiente, cumprir com as

mesmas é sem dúvidas respeitar o ambiente de trabalho e o esforço da equipe,

pessoas, para a realização e maximização dos resultados.

Nessa etapa exige-se empenho pessoal e comprometimento ético com o

trabalho e suas funções, cada membro do grupo é responsável pela manutenção e

evolução dos princípios adotados.

Obteve-se avanços significativos não apenas na aplicação no modelo de

qualidade, mas na mudança de postura dos indivíduos participantes, todos unidos

em prol do resultado final.

2 METODOLOGIA DA PESQUISA

Pesquisa qualitativa de cunho exploratório descritivo realizada por meio de

pesquisa de campo, in loco.

O estudo de caso foi realizado em uma empresa da Paraíba no município de

Campina Grande, levando em consideração as operações de acompanhamento e

execução das atividades e possíveis causas dos problemas apontados pelo gestor.

À coleta das informações através de visitas, in Loco, levantamento de documentos,

estatísticos e analise dos discursos, apresentação de modelos de qualidade

observados na literatura e com resultados comprovados em ambientes corporativos

(ENSSLIN et al, 2001, GOODE; HATT, 1973, SELLTIZ, 1965).

Levantamento de referências condizentes com o contexto da proposta do

trabalho, a análise da produção recente de um determinado campo de conhecimento

permiti uma avaliação do seu atual grau de desenvolvimento (MACHADO; CUNHA;

AMBONI, 1990, VERGARA, 2005).

7

Após a coleta dos artigos em levantamento bibliográfico sobre a temática

abordada deu-se início as etapas para a construção do trabalho dispostas na tabela

1. Tabela 1: Passos da pesquisa

Fonte: AutorCada etapa proposta foi revisada e observado se o novo conhecimento se

condiz com as expectativas e objetivos do trabalho, após verificação minuciosa

pode-se montar e sequenciar a classificação da pesquisa.

O método da pesquisa foi qualitativo descritivo de gênero empírico e

abordagem exploratória com estudo de caso único em empresa de produtos

descritos como de auto risco por seu valor agregado.

3 RESULTADOS E DISCUSSÕES

De acordo com Scovell (1996) a auditoria logística no nível macro deve ser

estruturada para responder as seguintes questões:

1- Os atuais objetivos estratégicos do sistema logístico são consistentes com

as estratégias de negócio, de marketing e de produção da corporação?

2- Como a empresa está agindo com respeito aos desejos e preferências do

cliente?

3- Qual é o verdadeiro custo total da função logística? Como ele se posiciona

em relação a outras empresas concorrentes?

4- A empresa usa a capacidade e os recursos logísticos efetivamente?

5- A empresa gerência efetivamente o fluxo de materiais através da sua

Supply Chain?

6- O sistema de informação e a tecnologia utilizados atendem as

necessidades dos usuários, do negócio e dos clientes?

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Logicamente esses pontos não são obrigatórios nem todas as questões são

igualmente importantes para todas as empresas, mas de qualquer forma pode-se

utiliza-las como um check list no planejamento de uma auditoria logística.

Nesse ponto sugere-se a empresa a tomada de checklist para o

gerenciamento das suas atividades, mesmo uma pequena organização deve ter

seus processos bem desenvolvidos e sem margem para dúvidas em sua execução.

Em segundo, a aplicação de checklist tornará mais clara para o empresário

os pontos de melhoria do seu negócio, é fundamental a responsabilização da gestão

do departamento modificado e renovado com a aplicação das ferramentas propostas

no construto desse trabalho, ao haver anomalias de estoques, como; quebras,

furtos, ou qualquer outra, devesse ser feito documento de ocorrência e saída de

sistema, para facilitarem as contagens de estoque, motivo pelo qual buscou-se a

introdução e aplicação dos conceitos de gerenciamento de estoques e qualidade.

Se houverem reincidências o gestor responsável deve elaborar plano de ação

e justificar por que houveram quebras ou desgaste dos modelos auferidos a

organização dos estoques, com correções administrativas dentro da jurisprudência

existente.

3.1 Aplicação de 5s no deposito de produtos de auto risco P.A.R

Após verificação das possibilidades de melhorias e sua melhor aplicação

iniciou-se a introdução dos conceitos em reunião com a reposição e envolvidos.Figura 2: Deposito antes da operação.

Fonte: Autor

9

Observou-se que existia uma rack ocupando espaços desnecessariamente,

além de estar cobrindo a visão da câmera, como pode ser observado na figura 1,

qualquer indivíduo que tivesse do lado direito a câmera da esquerda não tinha

alcance, quando se tivesse do lado esquerdo a câmera da direita não tinha alcance

devido a rack com produtos, criando pontos cegos que facilitavam o extravio de

produtos, ou a não verificação de quebras propositais ou não.

Itens de pequeno porte estando em pontos escondidos e mal acondicionados,

gerando faltas constantes, itens com códigos de barras, EANS invisíveis dentro de

caixas de fornecedores diferentes e reagrupados.

Sequência de atividades:

1. Retirar a rack e desobstruir o alcance das câmeras.

2. Sinalizar os espaços onde os produtos iriam ficar.

3. Separação por departamento, grupo e marca. Exemplo: Telefonia > Telefones

Moveis > Marca Alfa. Informática > Notebook > Marca Beta.

4. Retirar produtos de caixas de fornecedores.

5. Retirar produtos de caixas másters.

6. Limpeza.

7. Higienização.

8. Organização.

9. Acondicionamento.

10.Liberar o espaços para movimentação confortável.

Os resultados dos conceitos da qualidade e a aplicação de 5S como

ferramenta de maximização dos espaços e critério de organização, facilitou o

objetivo de levantamentos cíclicos de estoque, melhor reposição e compra

consciente.

A retirada da rack proporciona melhor alcance das câmeras, reduzindo e

inibindo ações que pudessem resultar em furtos.

A retirada dos produtos de caixas másters e caixas falsas, ou seja caixa de

marcas diferentes de seu conteúdo, exposição de códigos de barras, Eans,

departamentização, agrupamento e separação por tipo de produto e marca, facilitará

o objetivo de contagens e gerenciamento eficaz e eficiente dos estoques da

empresa.

Na figura 3, tem-se a exposição dos fatores organizacionais internos

melhorados para a exposição, acondicionamento e aplicação das ferramentas

10

propostas.Figura 3: Resultado pós aplicação das ferramentas propostas pelo trabalho.

Fonte: Autor

Observa-se nas figuras posteriormente a ação e introdução das ferramentas,

a primeira sendo os conceitos de gestão de estoque, sua aplicação e benefícios, a

segunda a introdução do 5S, com a mesma finalidade.

Observa-se nas figuraras a colocação de cartaz mostrando a localização de

cada departamento e grupo de produtos, buscando a rápida identificação e

localização de seus Itens, pode-se identificar o padrão de inventário na arrumação

com a exposição dos itens, sem fundo falso, sem produtos desagrupados.

A aplicação do 5s conforme descrito no item 1.3 do trabalho, seus benefícios

e aplicações por senso, a principal preocupação foi a organização com espaços para

a reposição de itens, todos os itens tem espaços para o crescimento e

acondicionamento dentro de padrões específicos para os levantamentos cíclicos que

haverá.

Os itens de pequeno porte foram agrupados e colocado em sexto seguindo o

mesmo padrão, departamento>Grupo>marca, facilitando a reposição, localização e

contagem posteriores, auferindo melhores índices de acuracidade e proporcionando

um controle melhor de suas saídas e entradas.

Os estudos que analisam esta relação sugerem que a redução dos volumes

de estoques, assim como outras ações associadas, à exemplo de: redução de

crédito ou tempo de concessão de crédito oferecido aos clientes e aumento do

tempo de pagamento dos estoques; podem melhorar consideravelmente a

rentabilidade das empresas (PAIS; GAMA, 2015). Oferecer uma venda confiável,

11

podendo contar com estoques seguros, melhora a satisfação do cliente, aumenta o

giro dos produtos e a redução dos estoques existentes, trazendo a necessidade de

uma cadeia de abastecimento melhorada, várias pesquisas têm sido desenvolvidas

com a construção de modelos que elucidam quantidades econômicas, estoques de

segurança (ESMAEILIKIA et al., 2014; BRAGLIA; GABBRIELLI; ZAMMORI, 2013),

efeitos da variabilidade, ( YANG; ZHANG, 2015; WANG; DISNEY, 2016;), taxas de

desempenhos e custos relacionados (LARSEN; THORSTENSON, 2014; BIJVANK; VIS,

2011; CARDOSO et al., 2014;), efeitos da obsolescência dos estoques (PINÇE;

DEKKER, 2011).

CONCLUSÃO

A implantação do 5S, ou cinco sensos, seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke,

respectivamente, organização, ordenamento, limpeza, asseio e disciplina tiveram

resultados significativos e imediatos após sua introdução, como: Entrosamento da

equipe, higienização do setor, limpeza do setor, proporcionando sensação de bem

estar e conforto no ambiente de trabalho, organização, acondicionamento e

movimentação, espaços de locomoção, melhoria do layout, padronização da

armazenagem e maximização do controle.

A aplicação da ferramenta 5S na gestão de estoques visando a melhoria dos

processos de auditoria, contagens e consequentemente o melhor atendimento ao

cliente, redução das percas operacionais causada pela desorganização do

departamento, sendo a gestão de estoques parte substancial já que aborda e trata

da gestão dos estoques como ativo da empresa, se houveram disparidades ou

falhas a empresa passa a ter prejuízos e a não gerar lucros, sendo ponto de

fundamental importância a gestão adequada de materiais, estoques para não

gerarem ônus para a organização, atendendo as mudanças de fatores internos que

pudessem causar gargalos.

Dessa forma os resultados da pesquisa sugere que a utilização do modelo de

gestão da qualidade 5s no gerenciamento de estoques é importante para o gestor,

por meio da gestão integrada ao 5S foi possível observar e identificar uma grande

quantidade de itens/produtos que não deviam fazer mais parte do estoque, uma vez

identificados os gargalos passa-se a ser possível a maximização dos espaços físicos

para o acondicionamento e armazenamento dos produtos, estoques. Quanto a este

12

ponto sugere-se a atuação constante na aplicação das ferramentas apresentadas,

5S e checklist operacional.

O estudo apresentado não esgota as possiblidades e analises de tais

ferramentas, mas, sim, que a utilização dos modelos presentes no construto do

trabalho ajuda a melhorar os resultados operacionais, organizacionais e de custos.

Para a ampliação desta temática recomenda-se a aplicação do checklist,

gestão de estoques e seus conceitos, além da gestão e introdução dos sensos de

qualidade em almoxarifados e armazéns das mais diversas atividades em

comparação com esse trabalho, ampliando os conhecimentos da temática.

REFERÊNCIAS

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