Capítulo 4 sigc

4 Elementos de Sistemas

Neste capítulo, trataremos de sistemas, abordando os seguintes assuntos:

• conceitos e fundamentos de sistemas;

• sistemas de informação, ilustrando com exemplos em ambiente de empresas;

• sistema de informação contábil/financeiro em organizações;

• análise de sistema, destacando o método estruturado;

• tópicos da atividade de desenvolvimento de sistemas.

No final, propomos um conjunto de exercícios sobre sistemas, questões para debate e estudos de casos propostos e resolvidos.

4.1 CONCEITOS D E SISTEMAS

Segundo Dias (10), estamos vivendo atualmente o que poderíamos chamar a "Idade dos Sistemas", em decorrência do enfoque global por que os problemas passaram a ser estudados. Agora, em vez de se estudar o todo a partir das partes, estas é que começam a ser explicadas em função do todo, a exemplo do processo de globalização da economia, conhecida e vivenciada por todos nós.

4.1.1 Teoria geral de sistemas

Das teorias que abordam sistemas, a mais conhecida é a Teoria Geral de Sistemas (TGS) ou, simplesmente, Teoria de Sistemas, formalizada pelo biólogo alemão Ludwig von Bertalanffy, que emitiu os princípios seguintes:

Elementos de Sistemas 85

1. Há uma tendência geral no sentido da integração das várias ciências naturais e sociais.

2. Tal integração parece ser centrada em uma teoria geral de sistemas.

3. Essa teoria pode ser um meio importante para conseguir uma teoria exata nos campos não físicos da ciência.

4. Desenvolvendo os princípios unificadores, essa teoria nos leva mais próximo da meta da unicidade da ciência.

5. Pode levar à integração da educação científica.

Dois conceitos expressos por Bertalanffy (02) facilitam o entendimento de sistema e sua integração com o ambiente:

• equidade, segundo a qual um mesmo estado final pode ser alcançado partindo de diferentes condições iniciais e por maneiras diferentes;

• entropia negativa, que mostra o empenho dos sistemas para se organizarem para a sobrevivência, por meio de maior ordenação.

O mesmo autor preconiza que:

".. . do ponto de vista físico, o estado característico de um organismo vivo é o de um sistema aberto. Um sistema é fechado se nenhum material entra ou deixa-o, é aberto se há importação e, consequentemente, mudança dos componentes".

Os sistemas abertos envolvem a ideia de que determinados inputs são introduzidos no sistema e, transformados, geram certos outputs. Portanto, a empresa é considerada um sistema aberto, pois utiliza recursos materiais, humanos e tecnológicos e os transforma em bens ou serviços.

Para Kwasnicka (24), os principais efeitos da TGS sobre a teoria administrativa das organizações foram:

• visão da empresa como "sistema aberto", contrapondo às demais abordagens da teoria clássica;

• possibilidade de um método natural de análise das partes que compõem o sistema social organizado, sem perder a noção do todo;

• conhecimento do ambiente externo e análise de todos os elementos que o compõem;

• reconhecimento da organização como um sistema vivo;

• introdução do conceito de troca de energia entre os elementos que compõem o sistema social da organização.

86 Informática na Empresa • Santos

A TGS procura agregar todas as ciências de forma integrada, o que permite o estudo interdisciplinar de várias áreas de conhecimento. Alguns autores afirmam que essa teoria é, antes de tudo: uma filosofia, uma forma de olhar as coisas. Além disso, tem a preocupação de definir procedimentos teóricos inter-relacionados que podem ser aplicados ao estudo de sistemas abertos, nos quais os sistemas sociais, as empresas e os sistemas de informação se enquadram.

4.1 .2 Sistema

Algumas definições de sistema:

• conjunto de objetos, juntamente com as relações entre os objetos e seus atributos, ligados ou relacionados entre si e também a seu meio ambiente exterior, de tal maneira que forme um todo;

• conjunto de partes que interagem de modo a atingir determinado fim, de acordo com um plano ou princípio;

• um conjunto de partes em constante interação, construindo um todo orientado para determinados fins e em permanente relação de interdependência com o ambiente externo (ressalta os aspectos de sistema aberto, inter-relação e interdependência das partes, abordadas na TGS);

• conjunto de leis ou princípios que regulam certa ordem de fenómeno (Física);

• órgãos que, coletivamente, contribuem de maneira especial para funções vitais complexas (Biologia);

• um conjunto de vias, usualmente com características diferentes, de propriedade ou controle comum (Transporte).

A definição de sistema depende do interesse de quem pretende analisá-lo. Focalizando a área em que atua, o profissional pode idealizar, conceituar e "modelar" seus próprios sistemas.

4.1.3 Representação de sistemas

A representação genérica de sistema aberto pode ser assim expressa (Figura 4.1):


Ambiente

L Entradas Transformação Saídas Ambiente (Input) (Black Box) • (Output) •

L

Avaliação e Realimentação Controle

(Feedback)

Figura 4.1 Esquema genérico de sistema.

Onde:

• entradas (inputs: recursos, insumos, dados): conjunto de objetos fornecidos ao sistema: pessoal, equipamentos, energia, recursos financeiros etc;

• transformação: processamento organizado sobre as entradas para produzir as saídas;

• saídas (outputs: produtos, resultados, informações): objetos produzidos pelo sistema: produtos e serviços, bens, tributos, taxas, dividendos, informação etc, ou seja, os outputs que podem ter o objetivo de realimentação e interação do sistema com o ambiente;

• realimentação: com base em comparação de saídas com resultados esperados, pode ocorrer modificação de entradas para fins de reorganização do sistema;

• ambiente: é o meio externo que envolve o sistema; • avaliação e controle: processo de análise das saídas em relação aos re

sultados esperados, objetivando a aplicação de medidas corretivas (controles), para a reorganização do sistema. Sistemas que possuem controle e feedback são algumas vezes denominados sistemas "cibernéticos", em decorrência de suas autofunções de monitoramento e reorganização.

Por exemplo, um sistema que calcula (transformação) índices de mortalidade infantil (saídas) de uma cidade ou estado. Caso os índices calculados sejam superiores ao esperado (avaliação/controle), os agentes do sistema devem estabelecer medidas para modificar os dados das novas entradas (realimentação), visando obter índices mais baixos nos próximos processamentos do sistema.


4.1.4 Hierarquia de sistemas

Os pressupostos da TGS recomendam considerar no estudo de sistema as seguintes interrogações:

• O sistema em estudo pertence a qual sistema mais amplo e em que ele contribui para as características do sistema mais amplo?

• Quais os outros sistemas que constituem juntamente com ele o sistema mais amplo?

• Quais os sistemas que constituem o sistema em estudo?

Conforme ilustra a Figura 4.2 e com essa perspectiva, Oliveira (35) afirma que: "o executivo ao focalizar determinado sistema em sua organização, deve considerar, no mínimo, três níveis: do sistema, dos subsistemas que o formam e do supersistema de que faz parte".

Figura 4.2 Níveis hierárquicos de sistema.

4.1.5 Modelos

Segundo Guerreiro (19), um modelo pode ser caracterizado como um artifício para expressar a teoria de forma clara e conveniente. E uma representação simplificada, construída com base na realidade do sistema.

O modelo de um sistema deve ser confrontado continuamente com a realidade, mediante critérios preestabelecidos. A confrontação deve ser não só de entradas com saídas (exatidão da proposta técnica), mas, primordialmente, entre os objetivos e as realizações (atendimento dos propósitos reais do usuário/empresa).

Elementos de Sistemas HV

Modelos de sistema podem ter a classificação da Figura 4.3:

Figura 4.3 Classificação de modelos de sistemas.

Um sistema é geralmente representado em mais de um tipo de modelo. A Informática, normalmente, usa modelos gráficos obtidos com base em elementos descritivos e/ou gráficos que, após implementados, produzem modelos computacionais.

Uma das técnicas utilizadas na construção de modelos computacionais de sistemas é a prototipação. Um protótipo é um "modelito" que serve para demonstrar funções básicas do sistema a ser construído.

Areas da ciência têm seus tipos de modelos próprios. Exemplos: • a Física, a Matemática, a Estatística: dispõem de conjuntos de equações

para estudar suas realidades; • a Contabilidade: afirma Guerreiro (19): ".. . toda estrutura de contabilidade é um modelo para descrever em termos mmíetanos as operações de uma empresa", e acrescenta: "a literatura tem enfatizado que a contabilidade tem proporcionado um dos mais antigos e mais integrados modelos de um negócio". E conclui: "o sistema contábil consiste de um modelo que sumariza relacionamentos de um grande número de modelos menores presumivelment^para-pror^sitos^speaficos".

9 0 1111 i . n u . i 11,1 E m p r e s a • S a n t o s

Aponta modelos dessa área: "balanço, demonstração de resultados, origem e aplicação de recursos".

Definindo um modelo sistémico de empresas agrícolas, no enfoque dos aspectos do modelo e das informações contábeis, Libonati (26) destaca:

"O modelo de informação expõe as características das informações a serem processadas e apresentadas pelo sistema de informação. Neste sentido, o modelo de informação é influenciado pelos modelos de gestão, de decisão e de mensuração. Com base no funcionamento do sistema de informação, os papéis são invertidos, ou seja, a informação é que influencia a tomada de decisão."

Alguns exemplos de sistemas amplamente estudados, com base em modelos conhecidos e formalizados:

• Sistemas Políticos: cientistas políticos desenvolveram um modelo dinâmico usando os enfoque de entrada, saída e realimentação;

• Sistemas Sociais: em nível de macroescala, os sociólogos consideram o sistema sociedade contendo como subsistemas a comunidade e a família;

• Sistemas Económicos: os economistas usam geralmente o conceito de insumo-produto na avaliação de uma economia;

• Sistemas Educacionais: os conceitos de sistemas têm sido usados do ponto de vista teórico, em que as ideias de TGS são utilizadas para dar uma perspectiva nova aos processos de ensino, como também do ponto de vista prático, quando várias técnicas têm sido empregadas no processo de ensino-aprendizagem;

• Sistemas Administrativos: a abordagem sistémica na área administrativa veio substituir o enfoque da eficiência da administração tradicional, que sugere desdobrar o sistema em partes e torná-las eficientes. O enfoque sistémico, por outro lado, procura otimizar o todo, pois otimizando as partes que compõem o sistema, muitas vezes não se otimiza o todo;

• Sistemas Atmosféricos: a atmosfera, envoltura gasosa da Terra, pelas leis físicas, oferece-nos os mais bonitos sistemas da natureza. Desde os primórdios, os estudiosos buscaram respostas para interrogações como: Quais os fatores que determinam direções e velocidades dos ventos? Como se processa o ciclo das águas que permite as chuvas? Como se formam e se dissipam as frentes frias e os tornados? Que é chuva de granizo (pedras de gelo)? Por que ocorrem secas periódicas em certas regiões da Terra, a exemplo do Nordeste brasileiro?

Elementos de Sistemas 9 1

A meteorologia é a parte da física que estuda e procura predizer estes e outros fenómenos atmosféricos, por meio da formulação dos modelos físicos que os representam. São sistemas complexos que interagem formando o sistema atmosférico global.

O mais conhecido desafio dos meteorologistas era prever o tempo com grau de acerto aceitável. Em decorrência de frequentes erros, a previsão do tempo não era levada a sério. Como esses sistemas tratam um grande número de variáveis e equações físicas, só recentemente, com a operação rotineira de satélites meteorológicos captando dados e com os avanços dos modernos computadores, foi possível processar os dados desses sistemas com a rapidez necessária à obtenção de previsões do tempo com razoáveis graus de acertos.

4.2 SISTEMAS D E I N F O R M A Ç Ã O

Os sistemas de informação têm aplicado a seus problemas, com maior frequência, os ensinamentos gerados pela Cibernética (controle e comunicação da informação) e pela TGS, que vem sendo aplicada na solução de problemas ge-renciais nas organizações.

Segundo Dias (10), sistema de informação é "um esforço organizado para prover informações que permitam à organização decidir e operar". E 0'Brien (34) assim o define: "um conjunto de recursos, procedimentos e pessoas que coletam, transformam e disseminam informação em uma organização". De formaxesumi-da, pode-se dizer que é um sistema queacessa dados como recursos de entrada e os transforma em produtos de informação como saída. A Figura 4.4 ilustra esses conceitos.

Empresa

Figura 4.4 Modelo genérico de um sistema de informação.


4.2.1 Conceito de dado e informação

Dado é a matéria-prima para a elaboração da informação. E representado por um conjunto de caracteres, dígitos ou símbolos que, tomados isoladamente, não transmitem nenhum conhecimento, não contêm um significado intrínseco. Oliveira (35) define: "dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação". No entanto, é bom esclarecer que o output (informação) de determinado sistema pode ser input (dado) em outro, o que nos leva a refletir sobre o conceito de "forma bruta" dessa definição. O mesmo autor define: "informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões".

Exemplo: Cia X, R$ 30.000,00, Saldo Devedor. Nota-se que esses valores não transmitem conhecimento ou informação, portanto, são apenas dados.

Porém, depois de associados em sentença como: CiaX- Saldo Devedor = R$ 30.000,00, transmitem conhecimento; logo, é uma informação, conforme ilustra Bio (03).

Portanto, informação é o significado atribuído aos dados valendo-se de símbolos convencionais utilizados para representá-los. Em sistema de informação, esse vocábulo designa tudo o que constitui o objeto ou o resultado de um processamento.

De acordo como a Figura 4.4, para elaborar a informação, os dados de entrada, uma vez coletados, são transportados até o ponto de processamento (manual, mecânico ou eletrônico), onde são transformados em informação. Portanto, dado é "insumo" e informação é o "produto" obtido do processamento.

4.2.2 Sistema de informação de empresa

Segundo Guerreiro (19), a empresa vista como um sistema apresenta os subsistemas fundamentais:

Subsistema Institucional (crenças, valores e princípios); Subsistema Físico (recursos físicos e tecnológicos); Subsistema Social (pessoas); Subsistema Formal (estrutura de organização); Subsistema de Gestão (processos operacionais e gerenciais); Subsistema de Informação (informações).

Afirma que:

"o objetivo do Subsistema de Informação é dar o adequado suporte informativo ao Subsistema de Gestão, tanto a nível gerencial, planejamento e controle, bem como a nível da execução das atividades operacionais".

Elementos de Sistem.r.

Conforme apresenta a Figura 4.5, o Sistema Global de Informações (SGI) da empresa é formado pelo Sistema de Informações Externas (SIE) e pelo Sistema de Informações Internas (SII). Oliveira (35) lembra que o Sistema de Informações Gerenciais (SIG) aborda apenas parte das informações do sistema global, ou seja, somente aquelas utilizadas na estrutura decisória da empresa.

(SGI)

Sistema Global de Informações

Ambiente Empresarial Sistema de Informações

Externas (SIE)

Ambiente da Empresa

Sistema de Informações Internas

(SII)

(Parte)

Ambiente da Empresa

Sistema de Informações Gerenciais

(SIG)

Figura 4.5 Sistema global de informações de empresa.

O sistema de informação da empresa é, por sua vez, composto de um conjunto de subsistemas menores inter-relacionados e interdependentes (Figura 4.6).

94 Informática na Empresa * Santos

Clientes

Acionistas

Financiadores

Fornecedores

Figura 4.6 Modelo hipotético de sistema de informação de empresa.

4.2.3 Sistema de informação contábil/financeiro

A Figura 4.7, segundo sugere Gil (17), apresenta o Sistema de Informação Contábil/Financeiro como subsistema do sistema de informação de determinada


empresa, geralmente composto por sistemas menores como: Faturamento, Folha de Pagamento, Contabilidade, Controle de Estoques, Contas a Pagar-Receber.

Ambiente da

Figura 4.7 Modelo hipotético de sistema de informação contábil/financeiro.

As relações de interdependências e inter-relacionamentos entre os subsistemas resultam em troca de informações entre si. Exemplo: uma nota fiscal pode conter informações dos subsistemas: faturamento, contabilidade e contas a receber.

De acordo com Gil (17), o sistema de informação contábil deve produzir informações que possam atender a:

• níveis empresariais: estratégico, tático e operacional; • ciclo administrativo: planejamento, execução e controle, conforme ilustra

do na Figura 4.8.


Figura 4.8 Níveis empresariais e ciclo administrativo.

Lembra que o sistema de informação operacional pode conter ou não informação operacional de natureza contábil, donde ser o sistema de informação operacional contábil um subsistema do sistema de informação operacional. Exemplos de informações contábeis operacionais: Diário, Razão.

Analogamente, o sistema de informação gerencial pode conter ou não informação de natureza contábil, donde ser o sistema de informação gerencial contábil um subsistema do sistema de informação gerencial. Exemplos de informações contábeis gerenciais: Balanços, Balancetes, Lucros e Perdas.

E o sistema de informação gerencial tem sempre como base o sistema de informação operacional, contábil ou não. Portanto, o sistema de informação operacional é um subsistema do sistema de informação gerencial (Figura 4.9).

Gil (17) aponta como produtos desses sistemas: • informação operacional: relatório com informações de desempenho das

unidades de negócios; • informação gerencial: relatório de nomes dos maiores inadimplentes; • informação gerencial contábil: relatório sobre receitas financeiras e fe

chamento do resultado contábil; • informação operacional contábil: relatório sobre estoques e rentabili

dade.

Elementos de Sistemas (>7

Sistema de Informação Gerencial ^ (SIG)

Sistema de Informação Gerencial Contábil

(SIOC)

Sistema de Informação Operacional Contábil

(SIOC)

Sistema de Informação Operacional (SIO)

Figura 4.9 Relacionamentos do sistema contábil, operacional e gerencial.

O sistema de informação gerencial possui banco de dados referentes a todas as operações da empresa. Esses dados são tratados e transformados em relatórios diversos que servem de apoio à tomada de decisão.

4.3 ANALISE D E SISTEMAS

Definições de análise de sistemas:

• processo lógico de construção de modelos para ajudar na tomada de decisão;

• a seleção de elementos, seus relacionamentos e procedimentos para obtenção de objetivos específicos.

A análise de sistemas usou, a princípio, o enfoque "tradicional", que dependia de habilidades inerentes ao profissional de sistemas (imaginação, experiência, organização, criatividade etc) .

4.4 A N Á L I S E ESTRUTURADA D E SISTEMAS

Os métodos estruturados surgiram em decorrência dos problemas vivencia-dos pelos profissionais no uso da abordagem tradicional, conforme relatamos. A


partir das técnicas estruturadas, o desenvolvimento de sistemas, antes encarado como arte, transformou-se em processo de engenharia de sistemas. Escolhemos esse método porque, no contexto deste livro, a Análise Estruturada apresenta-se como o método mais adequado e de fácil assimilação pelo usuário final.

A maioria das técnicas estruturadas surgiram ou passaram da teoria à prática na década de 70. Foram elas:

• programação modular: partição de grandes programas ou programas complexos em módulos, rotinas (a partir do início de 1970);

• programação estruturada: implementação de programas com apenas três tipos de estruturas: sequência, seleção, repetição (Dijkstra, Wirth e Parnas, 1970);

• diagrama de entidades e relacionamentos (DER): modelagem dos dados e seus inter-relacionamentos (Peter Chen, 1970);

• projeto estruturado de sistemas: desenvolvimento do sistema, hierarquicamente, de forma estruturada (Constantine, Yordon, 1975);

• análise estruturada de sistemas: trata o problema do geral para o particular, de cima para baixo (top-down). Permite o desenho do modelo de dados e funções, o que veio facilitar a compreensão do sistema e a consequente inserção do usuário como elemento importante nas atividades do sistema (Tom De Marco, Chris Gane e Sarson, 1980);

• análise essencial de sistemas ou análise estruturada moderna: usa a técnica de partição por eventos, o que permitiu resolver o problema da delimitação das fronteiras entre o projeto lógico e o projeto físico (John Palmer e McMenamim, 1984).

Ganham preferência as técnicas orientadas a objetos, análise e programação, que se adaptam muito bem aos ambientes gráficos, a exemplo do Windows.

4.4.1 Ferramentas

As principais ferramentas utilizadas são:

• diagrama de fluxo de dados (DFD), para especificar o modelo das funções do sistema;

• diagrama de entidades e relacionamentos (DER), para representar os dados e seus inter-relacionamentos;

• diagrama de estrutura de processos (DEP), para representar a hierarquia e a ordem de execução dos processos (ou funções);


• dicionário de dados (DD), para representar nomes e tipos de dados; • macrolinguagem estruturada, para descrever a lógica das funções do

sistema; • tabela de decisão e árvore de decisão, para seleção de alternativas lógi

cas do processamento.

Nesta obra, só exploraremos até os níveis macro de DFD e DER. Além disso, as informações tornam-se mais técnicas e fogem ao escopo do livro.

4.4.2 Diagrama de fluxo de dados (DFD)

Para representar diagramas de fluxo de dados (DFD), são utilizados os seguintes elementos:

4.4.2.1 Entidade externa

Origem ou destino de informações situadas fora das fronteiras do sistema. Símbolo (Figura 4.10):

Símbolo: En <

Nome

referência

nome da entidade indicador de repetição (se necessário)

Figura 4.10 Símbolo de entidade externa.

Onde: • referência: letra maiúscula "E" seguida de um número sequencial que

identifica a entidade no gráfico. Exemplo: El, E3, E6; • nome da entidade: nome de pessoa, setor qualquer da organização, ór

gão, sistema. Exemplo: Caixa, Presidência, Setor de Vendas, Cliente, Banco Central, Sistema de Contabilidade;

100 Informática na Empresa » Santos

• indicador de repetição: quantas vezes a entidade está repetida no gráfico. Exemplo: se a entidade está presente em três locais diferentes do gráfico, seu símbolo deverá ter dois indicadores.

4.4.2.2 Depósito de dados

Repositório temporário de dados (Figura 4.11):

Símbolo: Dn «• Nome < indicador de repetição nome do depósito referência

Figura 4.11 Símbolo de depósito de dados.

Onde:

• referência: letra maiúscula "D" seguida de um número. Exemplo: D3 significa que é a entidade 3 do gráfico;

• indicador de repetição: quantas vezes o depósito está repetido no gráfico. Exemplo: se o depósito está presente em dois locais diferentes do gráfico, seu símbolo deverá ter um indicador;

• nome do depósito: nome formado pela agregação dos nomes significativos do título do depósito de dados, separados com hífen. (Não há necessidade de colocar preposições.) Exemplo: o nome do depósito de dados "Plano de Contas" será "Plano-Contas".

4.4.2.3 Fluxo de dados

Conduto por onde são transportadas as informações (Figura 4.12).

Símbolo: Nome ^ Exemplo: "Salário-Bruto-Empregado"

Figura 4.12 Símbolo de fluxo de dados.

E l e m e n t o s d e S i s t e i n . r , l o l

Normas:

• o nome do fluxo de dados é formado pela composição de nomes significativos do título do dado, separados com hífen. Exemplo: o nome do fluxo de dados de título "Movimento das Vendas a Varejo" poderá ser "Mov-Vendas-Varejo". O nome não deve ser muito grande, mas deve representar a essência do significado do título;

• o nome do fluxo é dispensável quando o mesmo transporta informação de/para elementos autoexplicativos. Exemplo: se o fluxo sai do depósito de dados Cadastro de Empregados é porque ele transporta os dados de um empregado.

4.4.2.4 Função (ou processo)

Representa transformação de fluxos de dados (Figura 4.13).

referência

nome de função

Figura 4.13 Símbolo de função.

Onde:

• referência: a letra maiúscula "F" seguida do código de indicação hierárquica da função ou da decomposição da função. Exemplo: F2 (macro-função não decomposta), F2.1 (primeira decomposição de F2), F2.1.3 (terceira decomposição de F2.1);

• nome da função: verbo na terceira pessoa do singular e objeto. Exemplos: Calcula Salário líquido, critica lançamentos contábeis, processa relatórios do mês.

4.4.2.5 Notações não permitidas no DFD

Símbolo:

A função é o único elemento ativo do DFD, pois só à função é permitido iniciar ações do sistema. Entidade externa, depósito e fluxo de dados são consi-


derados passivos. Uma ligação isolada no DFD envolve três elementos: o fluxo de dados que estabelece a ligação e os extremos. Numa ligação, pelo menos um dos extremos deve ser ativo, portanto, uma função. Daí, conclui-se que as ligações possíveis são: entre funções, de função com entidade externa ou de função com depósito de dados. A Figura 4.14 exemplifica ligações não permitidas.

Ei (a)

Ei — ^ ^

Ej

Ei (b)

Ei ^ r - ^ » -

^ 1J_ | Dj Ei

Dj

ÍIÍÍ

Di • Dj

Figura 4.14 Notações não permitidas no DFD.

4.4.3 Diagrama de entidades e relacionamentos (DER)

Trabalhando com profissionais de informática e estudantes de pós-gradua-ção em banco de dados, muitas vezes implementávamos tabelas (arquivos) em softwares gerenciadores de bancos de dados, a exemplo do SQL (IBM) ou Access (Microsoft) e no final o grupo geralmente concluía: "é fácil implementar, mas é difícil entender relacionamentos". O que faltava então?! O desenho prévio do modelo ou diagrama das entidades de dados e seus relacionamentos (DER), que facilita muito o entendimento da implementação. Queríamos queimar etapas, mas concluíamos que seguir a técnica seria melhor.

Conceitos

Entidade (conceito de arquivo): item relevante da empresa, sobre o qual há um conjunto de dados correlatos. Pode ser pessoa, objeto, evento, lugar, conceito. Exemplos: Empregado, Dependente, Cliente, Acionista, Município, Fornecedor, Voo etc.

Atributo (conceito de campo de dado): um dos elementos de dado da entidade. Exemplo: CPF, CGC, código do projeto, lotação do empregado, placa do carro, salário do empregado, nome do município etc.

Ocorrência (conceito de registro), um dos elementos da entidade: um conjunto de atributos correlacionados. Exemplo: uma ocorrência da entidade Cliente pode ser formada por um valor de cada campo de: código do banco, código da agência, código da conta, tipo da conta, saldo, data. (Exemplo de cada linha em tabela e planilha.)

Identificador (conceito de chave): um ou mais atributos que determinam a identificação da ocorrência. Exemplo: código da conta do cliente para identificar os dados de determinado correntista da entidade cliente.

Valor: o conteúdo armazenado do dado do atributo ou campo. Exemplos:

• "1702" para o atributo data de aniversário do empregado;

• "KGH0725" para o atributo placa do carro;

• "1270,50" para o atributo salário líquido do empregado.

Relacionamento: associação entre conjuntos de dados ou entidades. O grau de relacionamento pode ser:

• 1:1- um para um. Exemplo: diretor x diretoria; • 1 : N -um para muitos. Exemplo: município x habitantes; • N: M- muitos para muitos. Exemplo: especialidades x médicos.

Ilustração: suponha as entidades de dados Empresa, Cliente, Empregado, Esporte e Instrutor. Poderiam ser criados relacionamentos como:

• uma empresa possui vários clientes (ou vários clientes comercializam com uma empresa);

• uma empresa possui vários empregados (ou vários empregados trabalham numa só empresa);

• um instrutor ensina um esporte (ou um esporte é ensinado por um instrutor).

• um empregado pratica vários esportes (ou vários esportes são praticados por um empregado;

A Figura 4.15 fornece um exemplo de modelo de dados (DER) mostrando relacionamentos.

Considerando o relacionamento entre as entidades Empresa e Cliente, a leitura poderia ser: "uma empresa possui N clientes"; ou, "N clientes comercializam com uma empresa".


1:N

(possui)

(ensinado) 1:1

Instrutor

Figura 4.15 Exemplo de diagrama de entidades e relacionamentos (DER).

4.4.3.1 Implementação de relacionamentos (DER)

Os softwares de gerenciamento de banco de dados possuem ferramentas que permitem ao usuário operacionalizar facilmente um modelo de dados simples, a exemplo do DER apresentado. Para ilustrar o uso, implementamos no Access (Microsoft) o relacionamento Empresa-Cliente. O processo se resumiu em:

• criar a tabela de Empresa (nomes, tipos, tamanhos dos campos); • criar a tabela de Cliente (nomes, tipos, tamanhos dos campos); • criar o relacionamento Empresa-Cliente.

Criar um relacionamento no Access é, basicamente, arrastar com o mouse o campo de relacionamento de Empresa para o campo de relacionamento de Cliente e indicar o tipo do relacionamento (1:1, 1:N, M:N). Note que o Access representa N pelo símbolo infinito (um oito deitado, Figura 4.16). Daí em diante, o usuário pode inserir dados nas tabelas e dispor de informações de consultas, formulários ou relatórios, que podem também ser facilmente assimilados.

Elementos de S i s i rm . r . I "

t=* I Relacionamentos

Empresas Clientes

IR5EBB1S53MI CórJgoEmptesa RazaoSocial CódigoCliente MorneFantasia NomeCliente CargoDoContato Catgo Endereço Teiefone Cidade Fax Estado Email CEP FoneContato

Figura 4.16 Exemplo de relacionamento de DER no Access.

4.5 T Ó P I C O S D E DESENVOLVIMENTO D E SISTEMAS

Entende-se por desenvolvimento de sistema as ações realizadas do momento em que o usuário inicia contatos com a área de sistema da empresa, na intenção de elaboração de um sistema, até o momento em que ele tem o sistema disponível para utilização.

Antes de desenvolver um sistema, é necessário traçar um plano para identificar a área de abrangência do mesmo no ambiente sistémico da empresa (deve-se até extrapolar efeitos do sistema para o meio externo à empresa). Guerreiro (19) sugere os seguintes passos:

• definição dos objetivos e premissas gerenciais da empresa; • definição dos conceitos do sistema; • concepção do sistema de informação; • concepção do sistema automatizado.

4.5.1 Ciclo de vida do sistema

O ciclo de vida de um sistema inclui seu ciclo de desenvolvimento, conforme apresenta a Figura 4.17.

106 Informática na Empresa - Santos

4.5.2 Atividades de desenvolvimento de sistemas

A título de informação do leitor, apresentamos a seguir as principais ativida des de desenvolvimento de sistemas. Enfatizamos que os conceitos mais técnico: não foram tratados no livro, para não fugir de seu objetivo.

a) Estudo

• Objetivos: • identificar o problema ou a oportunidade; • identificar e recomendar solução

• Produtos: • descrição do problema; • lista de soluções alternativas; • solução escolhida.


b) Projeto lógico

• Objetivo:

• Produtos:

• detalhar com o usuário a solução aprovada, abstraindo-se de limitações tecnológicas.

• modelo estruturado do sistema composto de: - propósitos do sistema; - DFD (Diagrama de Fluxo de Dados), níveis macro; - DER (Diagrama de Entidades e Relacionamentos); - DD (Dicionário de Dados) do DFD e do DER; - DEP (Diagrama de Estrutura de Processos), níveis macro; - anteprojeto de modelos de documentos de entrada/saída.

c ) Projeto físico

• Objetivo:

• Produtos:

• detalhar a solução considerando o ambiente sistémico da empresa e os recursos tecnológicos disponíveis.

• modelo de implementação do sistema composto de: - DFD, DER e DEP detalhados; - projeto de telas e relatórios; - projeto de arquivos de dados; - especificação de módulos e tarefas; - especificação de recursos de redes; - matriz: módulos x arquivos (Creafe, Read, Write, Deiete); - modelo de processadores.

d) Implementação

• Objetivo: • Produtos:

• implementar e testar programas, módulos e o sistema. • plano da implementação; • programas em linguagem-fonte; • plano de testes: da implementação e do usuário; • manual do usuário e manual do sistema.

e) Implantação

• Objetivo: • Produtos:

• disponibilizar o sistema para o usuário. • manual do usuário e do sistema finalizados. Sistema em produção.

4.5^$ Importância da participação do usuário

No estudo e no projeto lógico do sistema, o usuário deverá envolver-se ou até conduzir a equipe mista (usuários e analistas), formada para tocar as atividades de desenvolvimento. Com a difusão da Informática, o usuário qualificou-se ou é possível treiná-lo rapidamente com técnicas que ele vai usar e precisa saber.


Sobre a importância da participação do usuário no desenvolvimento Dias (10) afirma:

"A participação do usuário no processo de especificação de sistemas é fundamental, pois é ele quem conhece as necessidades da organização e é ele que, futuramente, utilizará as informações do sistema para a tomada de decisão e operação da empresa."

E bom ter em mente que o usuário é o maior especialista no problema, que é dele. É quem melhor entende de detalhes de dados e funções com que trabalha. Portanto, nas fases do estudo e do projeto lógico do sistema, que o usuário conhece muito bem, a atuação do analista deve ser mais no sentido de apoiar e redirecionar as ações de desenvolvimento do sistema.

Em Pernambuco, esse trabalho conjunto é uma experiência que vem dando excelentes resultados junto a profissionais de empresas, entre elas Chesf e Sude-ne, bem como nos cursos académicos da UFPE. Não importa a formação básica do usuário. Temos comprovado isso em trabalhos com profissionais de quase todas as áreas.

O usuário não deve envolver-se diretamente no projeto físico e na implementação. Deve delegar essas tarefas aos especialistas de informática. O projeto físico de um sistema é uma obra de engenharia (de sistemas). Análogo a um projeto de construção civil (casa, edifício, viaduto). Quando aparecem "entendidos" que se acham capazes de substituírem os especialistas que estudaram para executar esse tipo de obra (engenheiros, arquitetos, técnicos em edificações), o resultado o leitor já conhece: constroem-se "obras" que não são obras, sem esquecer os prejuízos materiais e até perdas de vidas humanas.

Na área de Informática, acontece coisa semelhante: a atuação, no mercado, de amadores ou pessoas de qualificação duvidosa tem produzido projetos "capengas", sistemas de "vida curta", outros "rejeitados" pelo usuário no nascedouro, fora prejuízos financeiros para empresas.

A partir dos testes de implementação e de implantação, a participação do usuário volta a ser importante. Nessas fases, ele deverá fornecer dados e participar fortemente da análise dos resultados. Após o sistema implantado, em operação, o usuário passa a ser seu verdadeiro proprietário, ficando a equipe de informática responsável somente pelas alterações (manutenção), ocasionadas por possíveis erros do projeto, pela dinâmica da empresa ou interferências externas (mercado, novas leis, planos económicos e t c ) .

4.5.4 Roteiro de desenvolvimento de anteprojeto de sistema

Como enfatizamos, existem fases do projeto do sistema em que é imprescindível a participação do usuário (até o projeto lógico) e que daí em diante ele não

Elementos de Sistemas 1 0 9

deve envolver-se no projeto técnico. Para destacar o espaço do usuário, ilustramos a seguir as atividades que ele deve desenvolver ou em que deve participar diretamente. (Veja os estudos de casos resolvidos.)

4.5.4.1 Estudo e identificação da área de abrangência de sistema

Neste tópico, deve ser estudado o problema ou a oportunidade e recomendada uma solução. A partir dos objetivos (também chamados "negócio") da organização e da visão do sistema global de informação, deve-se identificar e delimitar, com objetividade e clareza, a abrangência e as interfaces da aplicação com os subsistemas existentes, permitindo assim, a integração da nova aplicação com o sistema de informação da organização (Figura 4.18).

Figura 4.18 Delimitação de abrangência ou fronteiras de sistema.

4.5.4.2 Identificação de entradas/origens de saídas/destinos

Outra tarefa importante do usuário é o levantamento dos dados que alimentarão o sistema e as informações que serão produzidas. O quadro de entrada/saída é um recurso prático utilizado para listar todas as entradas e locais de origens (Quadro 4.1).

110 Informática na Empresa e Santos

Quadro 4.1 Modelo de quadro de entrada/saída de sistema.

Entrada Saída

Nome Origem Nome Destino

Nome-Fluxo-Entrada Local-Origem Nome-Fluxo-Saída Local-Destino

4.5.4.3 Definição de conteúdos defluxos de dados

Identificados os fluxos de dados de entrada: formulários, boletins, imagens, telas, que alimentarão o sistema, é necessário detalhar os conteúdos dos campos desses veículos de dados. A definição pode ser no próprio documento ou em tabela que poderá ter o nome do campo, tamanho em caracteres, tipo (numérico-N, alfanumérico-X, alfabético-A, conforme exemplificado no Quadro 4.2).

Quadro 4.2 Modelo de tabela de descrição de dados.

Nome do Documento: Cadastro de Empregados

Nome Campo Tamanho Tipo Valor/Intervalo Descrição

Matrícula 7 N 1 a 99999 Matrícula do empregado Nome 40 X - Nome do empregado Salário Bruto 12,2 N 0 a 10.000 Salário com 2 decimais etc.

Campos de documentos de saída são derivações ou imagens das entradas. Portanto, dispensam maiores detalhamentos. Podem ser definidos nos próprios documentos.

4.5.4.4 Elaboração de diagrama de contexto

O diagrama de contexto (Figura 4.19) é o DFD de nível 0 que representa, graficamente, o quadro de entrada/saída. E a função maior que representa o sistema. Sua grande utilidade é mostrar, visualmente, o contexto do sistema, possibilitando discussões sobre os relacionamentos das entradas e das saídas com as entidades externas do sistema, quando devem ser debatidos necessidades, compromissos e responsabilidades dos fornecedores e/ou usuários dessas informações.

Elementos de Sistemas 1 1 1

Fluxo-1

Fluxo-2

Fluxo-3

Fluxo-4

Fluxo-5

F 0

Fluxo-7

Fluxo-8

Título do

Sistema

Fluxo-9

Fluxo-10

Fluxo-6 Fluxo-11

Figura 4.19 Modelo de diagrama de contexto.

4.5.4.5 Elaboração de macrodiagrama

O macrodiagrama (Figura 4.20) é o DFD de nível 1 , que identifica as macro-funções ou subsistemas, os depósito de dados e os relacionamentos dos fluxos de dados internos do sistema.

Figura 4.20 Modelo de macrodiagrama.

1 1 2 Informática na Empresa • Santos

„•. • - - .

4.5.4.6 Elaboração de diagrama de entidades e relacionamentos

Mostra as entidades de dados (tabelas ou arquivos) e seus relacionamentos. E projetado com base nas necessidades de informações da organização. Exemplo: considerando um cadastro de Empresas e outro de Clientes, onde cada empresa pode ter até JV clientes e um cliente pode comprar em mais de uma empresa cadastrada, é possível que se façam perguntas como:

Que clientes estão em débito com mais de uma empresa? Qual a relação de empresas por Estado da federação? Quais as duplicatas que vencerão nos próximos 60 dias, por empresa? Quais os clientes que liquidaram mais de 50% de seus débitos? Qual o faturamento e o débito de cada empresa? Quais os maiores clientes de cada empresa?

Estes e outros questionamentos podem ser representados no DER em que figuram as duas tabelas e o relacionamento (M para N, Figura 4.21). O DER pode ser facilmente implementado em software de banco de dados, conforme ilustramos com o Access (Figura 4.16).

Figura 4.21 Exemplo de diagrama de entidades e relacionamentos (DER).

4.5.4.7 Proposta de documentos das entradas/saídas

Conhecedor das informações, o usuário pode muito bem organizá-las, tanto as entradas como as saídas. Se necessário, profissional de sistemas poderá orientá-lo.

Para fins de ilustração, são exemplificados a seguir uma proposta de um documento de entrada e outro de saída (Figuras 4.22 e 4.23, respectivamente).


Nome:

Empresa Cupido: Rapidez na Promoção de Casamentos Fone (081) 000-0000 / Fax (081) 999-9999 - Recife/PE

Sistema de Controle de Matrimónios

CADASTRO DE CLIENTES

Sexo (M,F) Matrícula:

Endereço:

Bairro:

CEP:

. NQ

Município:. Estado:.

Tel:( )

Natural Cidade

Grau de Instrução:

( ) Próprio ( ) Recado Data Nasc.: / /_

Estado: Nacionalidade:

Salário Base: Profissão

Estado Civil: Solteiro ( ) Viúvo ( ) Divorciado ( ) Outros

1. Informações pessoais (características físicas, gostos, virtudes, defeitos, manias etc.) Retrato 5 x 7 :

corpo inteiro, de frente, distância

máxima 3 m

Como quer seu companheiro(a)? (Item 1: características físicas, gostos, virtudes, defeitos, manias, idade etc.)

Data: / / Funcionário:

Figura 4.22 Exemplo de proposta de documento de entrada.

114 Informática na Empresa ' Santos

Pág. ZZ9 EMPRESA COMERCIAL ABC Ltda.

Avenida Rui Barbosa, 120 - Salvador/BA Data' 99/99/99 CGC 33.333.333/0001-33

Fone (071) 000-0000 Fax (071) 999-9999 SISTEMA DE PAGAMENTO

PROGRAMAÇÃO DE FÉRIAS DE EMPREGADOS

MATRÍCULA NOME EMPREGADO: ENDEREÇO: FÉRIAS: INÍCIO / FIM DIAS: VLR. RECEBER:

999.999-9 XXX... (30)...XXX XXX... (40)... XXX 99/99/99 - 99/99/99 Z9 ZZZ.ZZ9.99


Logotipo da empresa

em cores claras

(até 40 empregados por página)


TOTAL: ZZZ.ZZZ.ZZZ9.99

Figura 4.23 Exemplo de proposta de documento de saída.

E X E R C Í C I O S

1 . Por que a empresa pode ser vista como um sistema aberto? Descreva as interações que uma empresa pode estabelecer com o meio externo.

2. Que são modelos? Exemplifique. 3. Como e por que podemos usar a teoria de sistemas no estudo de empresas? 4. Com base em um modelo genérico de sistema, explique o que você entende por: en

tradas, saídas, transformação (ou processamento), realimentação, avaliação e controle.

5. Qual a importância do conceito de avaliação, controle e feedback na reorganização de sistema? Exemplifique.

Elementos de Sistemas 11.5

• ' • " f f " ,

6. Defina e exemplifique dado e informação.

7. Defina e comente: (a) sistema; (b) sistema aberto; (c) sistema de informação; (d) sistema de informação contábil/financeiro; (e) sistema gerencial de informações; (f) sistema operacional.

8. Defina e comente: (a) sistema global de informações; (b) sistema de informações externas; (c) sistema de informações internas.

9. Explique as inter-relações do sistema contábil versus sistema operacional mostradas na Figura 4.9. Dê um exemplo de cada tipo de informação: (a) operacional; (b) gerencial; (c) operacional contábil; (d) gerencial contábil.

10. Mencione e comente quatro tipos de usuários da informação contábil externos à empresa.

1 1 . Que importância tem o SIG na vida da empresa? Comente.

12. Exemplifique tipos de informações dos níveis estratégico, tático e operacional da empresa que você mais conhece.

13. Que relação você estabelece entre o sistema de contabilidade e o sistema de informação da empresa? Represente graficamente e comente as relações encontradas.

14. Muitos sistemas têm seu ciclo de vida encurtado por seu mau funcionamento na empresa. Por que isso ocorre? Que medidas poderiam minimizar esse problema?

15. Tomando como base uma empresa real ou hipotética: (a) defina sua área de atuação, (b) relacione suas principais atividades, (c) desenhe seu organograma, (d) elabore o esquema de seu sistema de informação, identificando e destacando seus principais subsistemas e suas interligações internas e externas à organização.

Sugestão de procedimentos a seguir na resolução: • eleger uma organização qualquer (de preferência real) e indicar seu "negócio",

ou seja, ramo de atuação (a); listar as principais atividades-fins dessa organização (b); representar sua estrutura organizacional (c);

• modelar seu sistema de informação (d) :

i) dentificar os sistemas/subsistemas tradicionais (sistemas-meios), tais como sistema de informações Contábeis/Financeiros, Patrimonial, Controle de Estoques, Recursos Humanos, Contas a Pagar-Receber, Marketing etc;

ii) identificar os sistemas gerados a partir das atividades-fins;

ii i) tabelecer as relações internas (inter-relações) dos sistemas identificados;

iv) finalmente, estabelecer as relações externas do modelo interno com o meio ambiente (ligações a entidades externas: governos, bancos, clientes, acionistas, f i nanciadores, outras empresas e t c ) .

116 Informática na Empresa Santos

16. Considerando os dados da questão anterior, destaque um subsistema do modelo do sistema de informação da empresa e relacione suas principais entradas (dados) e saídas (informações);

17. Sendo o modelo a seguir parte do sistema de informação de determinada empresa:

Subsistema de Marketing

(a)

Subsistema de Contabilidade

(c)

Subsistema de Faturamento

(b)

Exemplifique:

a) três entradas de subsistema (a); b) duas saídas do subsistema (a) que possam ser entradas de (b); c) uma saída do subsistema (b) que possa ser entrada de (c); d) uma saída de (c) .

18. Defina, exemplifique e desenhe o símbolo dos seguintes elementos do DFD: (a) entidade externa; (b) fluxo de dados; (c) função; (d) depósito de dados.

19. Rascunhe um relatório gerencial para sua atividade decisória e outro para um dos executivos da organização onde você trabalha ou que você conhece. Analise e comente os dois relatórios.

20. Qual a importância da elaboração do anteprojeto do sistema pelo dono da informação, o usuário? Quais as vantagens e as desvantagens? De que atividades ele deve, e de quais ele não deve participar? Comente.

Q U E S T Õ E S PARA DEBATE

Debata as seguintes questões e m grupo e apresente propostas:

1 . Que paralelo poderia ser feito entre conceito de sistemas/subsistemas e o processo internacional de globalização da economia? Qual o motivo do aparecimento de blocos económicos de interesses idênticos, a exemplo do MCE, bloco de países do Mercado Comum Europeu (França, Inglaterra, Alemanha, Espanha, Itália, Portugal e t c ) , do Nafta na América do Norte (Canadá, Estados Unidos, México), do Mercosul (Brasil, Argentina, Uruguai, Paraguai) e a mais recente proposta dos Estados Unidos, que é juntar o Nafta e o Mercosul num bloco só, a Alca (Área de Livre Comércio das Américas)? Na ótica de sistemas, como se explica o interesse de países de fora que-

Elementos de Sistemas I 17

rerem entrar nesse tipo de parceria comercial? Por que parte dos países querem ficar de fora? Que motivos levam os Estados Unidos a urgenciar a implantação da Alca?

2. Considerando a premissa de que cada pessoa tem em mente a ideia e até a forma de seus próprios modelos, proponha e debata um modelo para o sistema com que você está mais familiarizado, seja de seu ambiente de convivência ou de organização que mais conhece.

3. Debata o tema: tal como o dinheiro, a informação époder; logo, a informação deve ser tratada como um recurso valioso da organização.

4. Considerando o ambiente de uma empresa que você conhece, esquematize e debata o modelo de um sistema comercial exemplificando entradas, processamentos, saídas. Se necessário, escreva fórmulas para expressar cálculos.

5. Esquematize e debata o modelo de um sistema da área contábil/financeira, exemplificando e associando o conceito de dados e informações ao desenho. Analogamente, proponha e debata o modelo de sistema de outra área que não seja contábil/ financeira.

6. Considerando o ciclo de vida de um sistema, em que fases seria importante a participação do usuário desse sistema? Se você já participou desse tipo de atividade, discuta com o grupo. Ressalte os pontos positivos e os negativos encontrados.

7. O que você entende da expressão "auditoria de sistema"? Discuta as atividades que poderiam ser realizadas ao auditar um sistema contábil/fmanceiro. E, se esse sistema fosse automatizado, como você realizaria o trabalho de coleta de dados e processamentos para geração de informações para suas análises?

8. Que papel deverão ter as empresas brasileiras no Mercosul? Que mercados terão melhores resultados no Mercosul: Norte? Nordeste? Centro-Oeste? Como deverão comportar-se as empresas brasileiras? E as regionais?

9. Como resolver o problema do desemprego no Brasil? Que propostas poderiam ser apresentadas para seu Estado e sua Cidade?

10. Como os assuntos deste capítulo poderiam ser aplicados em seu trabalho ou em empresa que você conhece? (Mande cópia de suas propostas para o autor!)

ESTUDOS D E CASOS PROPOSTOS

Na solução dos estudos de casos a seguir, sugerimos elaborar os seguintes documentos (antes, veja os estudos de casos resolvidos dos apêndices A e B, respectivamente) :

• quadro de entrada/saída (todas as entradas/origens e saídas/destinos); • diagrama de contexto do sistema (DFD: representação gráfica do quadro

de entrada/saída);


• macrodiagrama do sistema (DFD: representação gráfica dos módulos o u subsistemas);

• propostas de documentos de entrada; • propostas de documentos de saída .

Os macrodiagramas, por serem u m pouco mais técnicos para o nível do p ú -blico-alvo, podem ser considerados opcionais.

1. Sistema de Controle de Veículos

Entradas: formulário dos dados do veículo/proprietário; bilhete pago da taxa rodoviária única (TRU).

Saídas: certificado de registro e licenciamento de veículo; bilhetes da TRU para pagamento; relação de veículos cadastrados; veículos com TRU em atraso; veículos roubados, veículos fora de circulação.

As informações devem ser encaminhadas para o Departamento de Controle de Veículos (entidade de origem e destino das informações).

2. Sistema de Administração do Crediario

A Loja Para Todos resolveu modernizar seus serviços por meio da implantação do Sistema de Administração do Crediario. Para isso, adotou um formulário de solicitação de crédito, a ser preenchido no Setor de Crediario por quem deseja comprar a crédito. Os pagamentos são feitos no caixa da loja, de acordo com os vencimentos dos carnes produzidos com base nos dados do formulário.

O sistema deverá emitir relações diárias dos créditos processados para a Contabilidade e dos pagamentos recebidos para a Contabilidade e para a Gerência. Semanalmente, deverá sair para a Gerência um resumo mostrando, por dia, os totais dos créditos concedidos x pagamentos recebidos.

3. Empresa Comercial ABC Ltda.

A Comercial ABC tem em seu organograma a Gerência (Vendas), o Setor de Vendas e o Almoxarifado com as seguintes funções:

Vendas

Nesse setor, o cliente faz seu pedido de compra pelo preenchimento do formulário de reserva de produtos, após consulta do vendedor ao estoque.

Elementos de Sistemas 11'

Gerência

Quando o cliente se apresenta na Gerência com seu pedido confirmado, é emi tida a fatura dos produtos, que é paga para liberação. A Gerência também respondi pelo pagamento das faturas dos fornecedores de compras a vista ou a prazo, cujo produtos devem ser incorporados ao estoque (no ato da entrega no Almoxarifado). / Gerência deve receber do sistema as seguintes informações: totais dos pagamentos, recebimentos diários; posição geral do estoque, semanalmente, e consulta de iten do estoque, quando necessário.

Almoxarifado

No ato de apresentação de fatura pelo despachante, o Almoxarifado libera o produtos correspondentes. Produtos são adicionados ao estoque no ato de recebi mento. O Almoxarifado precisa das seguintes informações: posição geral do estoque também recebido pela Gerência; pontos de reposição de produtos, diariamente, par; efeitos de compra; produtos do estoque, para consulta.

4. Sistema de Contabilidade

A firma "São Francisco Agropecuária Ltda.", que comercializa produtos industriai para a agropecuária do vale do São Francisco, pretende automatizar sua contabilidade hoje processada manualmente. Para tal , solicitou aos técnicos do Setor de Contabili dade um anteprojeto envolvendo Quadro de Entrada/Saída, Diagrama de Contexto • Macrodiagrama do sistema, para discussão e aprovação pelas gerências.

O sistema deverá ser alimentado pelos dados diários dos lançamentos contábeis Devem ser estruturados e atualizados pelo sistema um Plano de Contas e uma Tabel de Históricos compatíveis com as atividades da firma. Esses dados serão fornecido pelo Setor de Contabilidade, exceto o movimento dos lançamentos contábeis qu poderão ser alimentados também pelo Setor de Vendas, de Pagamento e por vende dores externos.

O sistema deverá produzir as saídas contábeis conhecidas: Diário, Razão, Balan cetes, Balanço. Deverá também emitir: valores diários de conta, quando solicitado; total de débitos/créditos de dia especificados, bem como listagens dos cadastros relação de lançamentos processados. Todas essas saídas serão destinadas ao Seto de Contabilidade. O último relatório deverá ser remetido também para o Diretor. A gerências precisam consultar valores de qualquer lançamento contábil, para fins d verificação. Os estornos só serão feitos pelo Setor de Contabilidade.

5. Sistema de Controle do IPTU A Prefeitura Municipal de Pau d'Arco, situad no interior nordestino, decidiu organizar e melhor administrar a cobrança de se IPTU. Embora não represente recursos de grande monta, o Departamento Financeir (DF), responsável pela gerência desses recursos, acha que a decisão de implanta um controle efetivo sobre o cadastro de imóveis e a cobrança do imposto poderá se convertida em obras e benefícios para a população da cidade.

O chefe do DF solicitou a seus técnicos, incluindo os da Seção de Contabilidt de, o levantamento dos dados e a elaboração de um anteprojeto lógico do sisteim

120 Informática t ia Empresa • Santos

envolvendo Quadro de Entrada/Saída, o Diagrama de Contexto e o Macrodiagrama correspondente. (Rascunhe também um documento de entrada e um de saída.) As informações básicas do sistema são relacionadas a seguir:

Após o estudo inicial, os técnicos decidiram elaborar um Formulário de Cadas-tramento de Imóvel, que conterá os principais dados do imóvel e de seu proprietário. Baseados nesses dados, anualmente serão emitidos os carnes do IPTU, que poderão ser pagos em única parcela (vencimento em 30/03) ou até em 10 parcelas (vencimento de 30/03 a 30/12), reajustadas pela UFIR. Está prevista em Lei municipal a dispensa de IPTUs de proprietários carentes. Os pedidos devem ser encaminhados à Prefeitura até o dia 15/03, por meio de requerimento anexo ao carne. A partir de 1V07, os débitos até o ano em curso deverão ser listados e remetidos ao Cartório local para cobrança judicial .

Outras saídas do sistema devem ser previstas, tais como: cadastro de imóveis/proprietários por distrito; parcelas do IPTU vencidas x quitadas até a data; imóveis/IPTU pagos e não pagos, acumulados por distrito; imóveis por tipo de construção (tijolo, tijolo cru, taipa, tábua e t c ) ; imóveis com IPTU em cobrança judicial; imóveis/proprietários com IPTU dispensados por ano e distrito.

Se achar necessário, proponha outras saídas. Justifique. As duas últimas saídas devem ser remetidas também para a Câmara de Vereadores e Prefeito.

Implantando e Operacionalizando Sistema de Contabilidade

5.1 I N T R O D U Ç Ã O

Neste capítulo, utilizamos um sistema de contabilidade informatizado, o Paradigma, hoje instalado para práticas contábeis no Laboratório de Informática do Departamento de Ciências Contábeis da UFPE. A Mult Informática, proprietária do produto, gentilmente nos cedeu uma cópia do sistema para que pudéssemos demonstrar, de forma didática, a utilização de um software de contabilidade.

Embora focalizando um programa específico, ressaltamos que todos os sistemas similares, forçados pelas regras contábeis que precisam explicitar, geralmente implementam sistemas de estruturas parecidas. Portanto, o material aqui apresentado é oportuno e permite ajudar o leitor que queira familiarizar-se com esse tipo de atividade.

Seguindo os princípios contábeis, Marcelo Girard e Márcio Henrique Maciel, do curso de Ciências Contábeis da UFPE (1997), sob nossa orientação, fizeram as práticas deste capítulo. Os resultados são exibidos no final, para fins de comparação, caso o leitor decida praticar o sistema.

Este capítulo mostra, no item 5.3, passo a passo, todos os procedimentos de utilização do sistema: instalação, implantação e operacionalização.

A prática foi elaborada considerando as características de sistema contábil com custeio permanente, ou seja, apropriação do custo das mercadorias feita à medida que ocorrem as saídas do estoque. Embora saibamos que, na prática, a grande maioria das empresas utiliza o sistema de custeio periódico (simplificado), no qual os custos das mercadorias só são apropriados no final do exercício ou em data determinada para balanço.

Capítulo 4 sigc

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