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80 CAPITULO IV “DISEÑO DE UN MANUAL PARA LA INTEGRACION DE PROCESOS DE LA UNIDAD FINANCIERA, QUE CONTRIBUYA A LA MODERNIZACION DE LA GESTION FINANCIERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE COATEPEQUE, DEPARTAMENTO DE SANTA ANA” GENERALIDADES En la actualidad en la alcaldía existen áreas destinadas al manejo de las actividades relacionadas con la presupuestación, gestión de pagos y al tratamiento contable, dichas áreas deben funcionar de forma ordenada y organizada que permita un mejor desempeño en sus funciones financieras y por consiguiente mejorar los servicios a los usuarios internos y externos de la alcaldía. Para concretizar de forma rápida y eficaz las actividades de la gestión financiera, se requiere que el personal de las áreas involucradas se encuentre debidamente capacitado con el propósito de cumplir con las exigencias legales que rigen a las entidades gubernamentales, lo cual requiere que la unidad financiera de la Alcaldía se encuentre bien estructurada, esto implica que cuente con un manual que reorganice los procesos de las diferentes áreas para facilitar el resultado a obtener. La presente propuesta proporciona una herramienta que ha sido elaborada de acuerdo a criterios legales aplicables a las Alcaldías Municipales; es decir, que cualquier alcaldía pueda adoptarla en el momento que se considere necesaria.
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CAPITULO IV
“DISEÑO DE UN MANUAL PARA LA INTEGRACION DE PROCESOS DE LA UNIDAD FINANCIERA, QUE CONTRIBUYA A LA
MODERNIZACION DE LA GESTION FINANCIERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE COATEPEQUE, DEPARTAMENTO DE SANTA ANA”
GENERALIDADES En la actualidad en la alcaldía existen áreas destinadas al manejo de las actividades
relacionadas con la presupuestación, gestión de pagos y al tratamiento contable,
dichas áreas deben funcionar de forma ordenada y organizada que permita un mejor
desempeño en sus funciones financieras y por consiguiente mejorar los servicios a
los usuarios internos y externos de la alcaldía.
Para concretizar de forma rápida y eficaz las actividades de la gestión financiera, se
requiere que el personal de las áreas involucradas se encuentre debidamente
capacitado con el propósito de cumplir con las exigencias legales que rigen a las
entidades gubernamentales, lo cual requiere que la unidad financiera de la Alcaldía
se encuentre bien estructurada, esto implica que cuente con un manual que
reorganice los procesos de las diferentes áreas para facilitar el resultado a obtener.
La presente propuesta proporciona una herramienta que ha sido elaborada de
acuerdo a criterios legales aplicables a las Alcaldías Municipales; es decir, que
cualquier alcaldía pueda adoptarla en el momento que se considere necesaria.
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A. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA 1. GENERAL
Proporcionar un manual para la integración de los procesos de la unidad
financiera que contribuya a la modernización de la gestión financiera de la
Alcaldía Municipal de Coatepeque.
2. ESPECIFICOS
Dar a conocer los procesos que se ejecutan en el área financiera de la
alcaldía, para determinar las necesidades que existe de contar con un manual
de procesos.
Servir de orientación para establecer e implementar el diseño adecuado del
manual de integración de procesos.
Proponer un manual de integración de procesos para el área financiera
utilizando las bases adecuadas para modernización de la gestión financiera en
la Alcaldía Municipal de Coatepeque.
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B. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA
El presente trabajo constituye un importante aporte para la alcaldía en estudio, ya
que a través del manual de integración de procesos que contribuya a la
modernización de la gestión financiera, se pretende superar las limitaciones
detectadas que limitan el desempeño rápido y eficaz de las áreas financieras.
Además representa un aporte que contribuirá con la educación de futuros
profesionales.
C. BENEFICIOS DE LA PROPUESTA
El beneficio obtenido de la propuesta será que la Alcaldía Municipal de
Coatepeque por medio del uso del manual de integración de procesos, podrá
contar con un documento en el cual se detallan los procesos de la gestión y
permitirá identificar pasos innecesarios en los procesos que realiza la unidad
financiera y eliminarlos; situación que generará mejorar la eficiencia en los
mismos, logrando que las funciones sean realizadas por las personas indicadas y
capacitadas para ello.
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D. CONTENIDO DEL MANUAL PARA LA INTEGRACION DE PROCESOS 1. ESQUEMA DEL MANUAL PARA LA INTEGRACION DE PROCESOS
FASE I “FUNCIONES DE LA UNIDAD FINANCIERA”
AREA DE PRESUPUESTO
AREA DE TESORERIA
AREA DE CONTABILIDAD
FASE II “CONTROL PRESUPUESTARIO”
PRESUPUESTO VOTADO
PROGRAMACION EJECUCION
PRESUPUESTARIA COMPROMISO
PRESUPUESTARIO MODIFICACIONES
PRESUPUESTARIAS
INGRESOS
GASTOS
FASE III “EJECUCION PRESUPUESTARIO”
INGRESOS PRESUPUESTARIOS GASTOS
PRESUPUESTARIOS
DEVENGADO Y PERCIBIDO
PAGADO
DEVENGADO
FASE IV “CIERRE CONTABLE Y GENERACION DE INFORMACION”
VALIDACION DE DATOS
CIERRE CONTABLE
CIERRE MENSUALCIERRE ANUAL
CONCILIACION BANCARIA
CIRCULARIZACION SALDOS
VALIDACION INVENTARIOS
GENERACION DE INFORMES
PLAN DE IMPLEMENTACION PRESUPUESTO CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION
RETROALIMENTACION
CIERRE Y APERTURA
ANUAL
PRELIMINAR
Elaborado por equipo de tesis
ORGANIZACIÓN UNIDAD FINANCIERA
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“MANUAL DE PROCESOS DE LA UNIDAD FINANCIERA DE LA
ALCALDIA MUNICIPAL DE COATEPEQUE”
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2 OBJETIVOS 2.1 GENERAL
Proporcionar a la Unidad Financiera de la Alcaldía Municipal de Coatepeque un
manual que desarrolle de forma ordenada integrada e interrelacionados los
procesos que conlleva la gestión financiera.
2.2 ESPECÍFICOS
Proveer a la institución de un instrumento técnico y metodológico que
permita identificar en forma secuencial las diferentes actividades a
desarrollar en los procesos de la unidad financiera, para guiarla en el
desarrollo de estas y evitar pasos innecesarios o repetitivos.
Detallar los aspectos generales de los procesos de la unidad financiera con
el fin de que todo el personal que integra las áreas de esta, conozca las
actividades que se desarrollan desde el inicio hasta la finalización de los
procesos y su responsabilidad en los mismos.
E. AMBITO DE APLICACIÓN
El manual es de aplicación para la conformación y gestión de procesos de la
Unidad Financiera de la Alcaldía Municipal de Coatepeque.
1- ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD FINANCIERA
La unidad financiera dada la integración e interrelación en que se desarrollan las
actividades presupuestarias, contables, y de control de endeudamiento, lo
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recomendable es que las diferentes áreas relacionadas estén físicamente en un
mismo lugar, con el objetivo de generar condiciones que permitan una gestión ágil
y eficiente.
La unidad financiera será estructurada como una unidad de segundo nivel de
organización.
De acuerdo a la decisión del Consejo Municipal dicho cargo puede adoptar la
denominación de” gerente, director, jefe, etc.”
La asignación de funciones a las áreas que conforman la unidad financiera debe
tomarse en cuenta el principio de separación de funciones y su naturaleza con el
objetivo de garantizar el control interno de las operaciones.
Los procesos de la Unidad Financiera comprenden los siguientes capítulos:
FASE I “FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD FINANCIERA” A. AREA DE PRESUPUESTO
1. Elaborar el Proyecto de Presupuesto Institucional, de cada ejercicio financiero
fiscal, para lo cual deberá coordinarse con las diferentes unidades operativas de
la alcaldía municipal.
ALCALDE MUNICIPAL
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
JEFE UNIDAD FINANCIERA ALCALDIA MUNICIPAL
TESORERIA PRESUPUESTO
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2. Elaborar la Programación de la Ejecución Presupuestaria (PEP), distribuyendo
en el ejercicio financiero fiscal, los créditos presupuestarios y las estimaciones
de ingresos y egresos aprobados en el presupuesto municipal.
3. Elaborar las modificaciones presupuestarias que sean necesarias durante la
ejecución del presupuesto, previo a la adquisición de un compromiso con los
proveedores.
4. Verificar la disponibilidad de las asignaciones presupuestarias, a solicitud de la
Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional o Unidad designada
para tal efecto y emitir la certificación correspondiente, previo al inicio de los
procesos de adquisiciones y contrataciones.
5. Llevar controles de los compromisos presupuestarios que garanticen la
disponibilidad presupuestaria, para cumplir con las obligaciones que se originen
en la ejecución del presupuesto.
6. Dar seguimiento y evaluar los resultados obtenidos durante la ejecución
presupuestaria.
7. Generar información presupuestaria, para su respectivo análisis y toma de
decisiones.
8. Desarrollar y cumplir con otras funciones que sean establecidas por las
autoridades de la alcaldía.
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B. ÁREA DE TESORERIA
1. Efectuar el pago de las obligaciones legalmente exigibles, adquiridas por la
Alcaldía Municipal.
2. Manejar las cuentas bancarias abiertas para la administración de los recursos
financieros de conformidad a las disposiciones legales y técnicas vigentes y
aplicables a la Alcaldía.
3. Llevar el control de la información de los Anticipos de Fondos, Obligaciones por
Pagar (Corriente y Años Anteriores) y Libro de Bancos.
4. Coordinar el manejo de las inversiones monetarias de la Alcaldía Municipal.
5. Entregar quedan a los proveedores o suministrantes, posteriormente a la
verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos, para iniciar el
proceso de pago.
6. Validar la correcta aplicación de los descuentos establecidos por Ley y otros
derivados de compromisos adquiridos por los empleados, en la planilla para el
pago de remuneraciones, así como su retención y pago a las instituciones y
entidades beneficiarias.
7. Desarrollar y cumplir con otras funciones que sean establecidas por las
autoridades de la alcaldía.
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C. ÁREA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
1. Mantener actualizado el sistema de contabilidad de acuerdo con los
requerimientos internos y dentro del marco general que se establezca para el
Subsistema de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Hacienda.
2. Someter a la aprobación de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental
del Ministerio de Hacienda la actualización del plan.
3. Registrar diaria y cronológicamente, todas las transacciones que modifiquen la
composición de los recursos y obligaciones de la alcaldía.
4. Preparar los informes que se proporcionarán a las autoridades de la Alcaldía y
otros entes.
5. Comprobar que la documentación que respalda las operaciones contables cumpla
con los requisitos exigibles en el orden legal y técnico.
6. Preparar informes en la forma, contenido y plazos que establezca el Ministerio de
Hacienda y otras entidades.
7. Desarrollar y cumplir con otras funciones que sean establecidas por las
autoridades de la alcaldía.
FASE II “CONTROL PRESUPUESTARIO” A- PRESUPUESTO VOTADO
De acuerdo al Art. 72 del Código Municipal: “Los municipios están obligados a
desarrollar su actuación administrativa y de gobierno, por un Presupuesto de
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Ingresos y Egresos aprobado con iguales formalidades que las ordenanzas y con el
voto de los dos tercios de los Concejales.
El Presupuesto se inicia el primero de enero y termina el treinta y uno de diciembre
de cada año.”
El referido documento deberá contener lo siguiente:
- Política
- Propósitos
- Metas e indicadores
- Detalle de las fuentes de ingreso
- Detalle de los gastos
B- PROGRAMA DE LA EJECUCION PRESUPUESTARIA (PEP) El Programa de Ejecución Presupuestaria será el instrumento por medio del cual el
Jefe de la Unidad Financiera de la alcaldía autoriza el uso de los créditos
presupuestarios y refleja la estimación de los compromisos a realizarse en los meses
que comprende el ejercicio financiero fiscal, en función de las metas y propósitos
definidos en el Plan Anual de Trabajo. (Ver Modelo Anexo 2)
La PEP atendiendo el principio del equilibrio presupuestario, actuará como elemento
regulador para compatibilizar el flujo de egresos con las disponibilidades que ofrece
el flujo de los ingresos financieros.
Criterios para la Programación de la Ejecución Presupuestaria (PEP) El objetivo es autorizar el límite de disponibilidad para la adquisición de compromisos
de egresos con cargo a las asignaciones presupuestarias.
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i) La Programación de Ejecución Presupuestaria se elaborará tomando en cuenta
aspectos como: la Unidad Presupuestaria, Línea de Trabajo, Fuente de
Financiamiento, Fuente de Recursos.
ii) La alcaldía al elaborar la PEP deberán distribuir en el ejercicio financiero, los
límites autorizados en el Presupuesto Municipal, distribuyéndolos cuando se
estima adquirir el compromiso. En caso que se estime que un compromiso será
devengado en más de un período mensual durante el ejercicio en ejecución, la
PEP deberá distribuir el monto total del compromiso en los meses que se estima
producir el devengamiento de la obligación.
iii) La alcaldía para la elaboración de la PEP deberán tomar en cuenta las
Autorizaciones de los nombramientos del personal, Compensación Adicional
(Aguinaldo), Plan anual de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes,
Construcción de Obras y Contratación de Servicios no Personales; el Plan Anual
de Inversión y la Programación del pago de la Deuda Municipal (Intereses,
comisiones y amortizaciones).
A continuación se detallan los aspectos que deberán considerar para la
programación de cada rubro:
Remuneraciones: De forma constante se distribuirán los gastos por sueldos y contribuciones patronales
en cada uno de los meses que comprende el ejercicio financiero fiscal, la
compensación adicional deberá programarse en el último mes del año.
Prestaciones a la Seguridad Social: Los gastos correspondientes a este rubro, deberán distribuirse en cada uno de los
meses del ejercicio financiero fiscal, de acuerdo a los compromisos de la Alcaldía
Municipal.
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Bienes y Servicios: Para programar los gastos, la alcaldía deberá considerar el mes en que se estima
adquirir el compromiso, o recibir el bien o servicio, conforme a los plazos
establecidos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
Los servicios básicos y arrendamientos deberán programarse en forma constante
para cada uno de los meses del ejercicio financiero fiscal en forma mensual de
acuerdo a lo pactado en los contratos o convenios suscritos.
Gastos Financieros y Otros: En este rubro, los gastos deberán programarse en el mes correspondiente de
conformidad a lo estipulado en los contratos o convenios correspondientes.
Transferencias Corrientes: Las transferencias deberán programarse de acuerdo a lo establecido en convenios u
autorizaciones del Consejo Municipal que determinen el compromiso adquirido con
las entidades y personas naturales o jurídicas que reciben los recursos.
Inversión en Activos Fijos: La alcaldía deberá programar los egresos correspondientes a este rubro, de
conformidad a sus necesidades, debiendo considerar el mes en que se estima
recibir el bien.
Para el caso de los bienes de capital, proyectos de inversión y estudios de pre-
inversión, debe tenerse en consideración la modalidad de ejecución. Si es por
administración directa, la programación deberá formularse de acuerdo a los criterios
definidos anteriormente, si es por contrato, el anticipo para el inicio de la obra,
deberá programarse en el mes correspondiente al otorgamiento y los demás
desembolsos de conformidad a la calendarización del avance físico de la obra.
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Transferencias de Capital: Las transferencias al sector público deberán programarse en forma mensual de
conformidad a lo establecido en las disposiciones que dieron origen a las mismas o a
lo pactado en los convenios o contratos suscritos.
Las transferencias al sector privado deberán programarse de acuerdo a lo
establecido en las leyes, convenios u otro tipo de documentos que determinen el
compromiso adquirido con las entidades y personas naturales o jurídicas que reciben
los recursos.
Inversiones Financieras: Las inversiones financieras se establecerán de acuerdo a los Planes de inversión
financiera avalados por las autoridades de la Alcaldía Municipal.
Amortización de Endeudamiento Público: Deberá realizarse distribuyendo los montos en los meses correspondientes, de
acuerdo al Plan Anual del Servicio de la Deuda Pública de la Alcaldía Municipal.
Asignaciones por Aplicar: Deberán programarse en el mes que la alcaldía estime conveniente, mientras no se
define su destino.
Procedimiento para elaborar la Programación de la Ejecución Presupuestaria (PEP) Se desarrollará el siguiente procedimiento:
El Área de Presupuesto, se basará en los Programas Físicos de las
actividades específicas, los plazos y montos establecidos en el Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones y las metas plasmadas en el Plan Anual de
Trabajo, a fin de relacionar los propósitos con los recursos, que le servirán de
referencia para el seguimiento y evaluación presupuestaria.
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C- COMPROMISO PRESUPUESTARIO El Compromiso Presupuestario se define como la operación administrativa por medio
del cual la alcaldía afectará preventivamente su presupuesto cuyo uso ha sido
autorizado en la PEP, al originarse un acto administrativo debidamente documentado
en el cual se identifica la persona natural o jurídica con quien se adquiere el
compromiso de egreso y el objeto del mismo. (Modelo Anexo 3).
Criterios para el Control del Compromiso Presupuestario El objetivo es responder con la disponibilidad presupuestaria para cumplir con la
obligación que se origine.
i) La alcaldía deberá efectuar el registro por el total del monto
comprometido, distribuido en los meses en que se estima ejercer el gasto;
documentándolo con los requisitos correspondientes, según sea la
Elaborará y programará en la PEP los
recursos financieros, considerando las
asignaciones aprobadas en el Presupuesto
Municipal y los criterios anteriormente
descritos.
El Jefe de la Unidad Financiera verificará y validará
la compatibilidad de la información con respecto al
Plan Anual de Trabajo, el Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones, así como cualquier
otro tipo de información que considere pertinente.
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naturaleza del gasto a realizar. Con esto se afectará la disponibilidad
presupuestaria.
ii) Para el caso de las remuneraciones, el control del compromiso
presupuestario deberá efectuarse en forma mensual con base en la
planilla definitiva a pagar y los descuentos legales de cada empleado.
iii) El registro del compromiso presupuestario de anticipos de fondos
reflejados en los contratos o convenios deberá efectuarse por el monto
equivalente al anticipo más las estimaciones adicionales que pudiesen
existir en el ejercicio financiero fiscal no aplicables a la justificación del
mismo.
iv) La vigencia del compromiso presupuestario será desde la fecha de su
registro hasta el 31 de diciembre de cada año y se afectará con el
devengamiento de cada obligación adquirida.
v) Solo podrá modificarse el compromiso presupuestario cuando existiere
una de las siguientes situaciones:
Cuando existen saldos en el registro del compromiso, debido a que el monto
por el cual se devengó la obligación fue menor.
Cuando se prescinda totalmente del compromiso, por las causas establecidas
en los capítulos IV y V de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del
Administración Pública u otras causas legales que incidan directamente en el
mismo.
En estos casos será necesario que la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones de
la Alcaldía emita una comunicación escrito de la modificación.
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Procedimiento para el Registro del Compromiso Presupuestario
Para el control del compromiso presupuestario el Área de Presupuesto
recibirá del encargado de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones
Institucional (UACI) la orden de compra, orden de suministro, contrato o
el documento que respalde y que identifica los bienes o servicios a
adquirir, así como el suministrante seleccionado. En el caso de
remuneraciones, recibirá de la Unidad de Recursos Humanos la
información de las planillas definitivas a pagar y su respectivo resumen.
El control del compromiso presupuestario para los servicios básicos se
efectuará tomando de base los recibos o facturas recibidos.
El Área de Presupuesto emitirá un reporte correspondiente al control
presupuestario efectuado, que servirá como un comprobante para garantizar la
disponibilidad presupuestaria y de esa forma las unidades correspondientes
podrán continuar con el proceso de compras, el pago de remuneraciones o las
transferencias respectivas.
Cuando no exista disponibilidad presupuestaria para un determinado
compromiso el Responsable del Área de Presupuesto informará al Jefe de la
Unidad Financiera para que determine la urgencia o prioridad del gasto, lo
cual permitirá establecer la conveniencia o no de realizar una modificación
presupuestaria, de conformidad a lo establecido en las disposiciones de la
Alcaldía Municipal.
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D- MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Las modificaciones presupuestarias que resultaren necesarias durante la ejecución
del presupuesto votado, quedaran sujetas a lo establecido en las disposiciones
aprobadas por el Consejo Municipal, sin embargo, es necesario considerar los
criterios siguientes:
i) El área de presupuesto podrá efectuar reprogramaciones a la PEP, sin
mediar intervención de las autoridades municipales en los casos
siguientes:
a. En el tiempo; cuando las modificaciones sean necesarias durante
diferentes meses en el mismo ejercicio financiero fiscal.
b. Entre específicos de una misma cuenta y entre cuentas de un mismo
rubro.
c. Toda vez que un traslado de recursos de sueldos, salarios y
contribuciones patronales entre sí, no sea de una forma de pago a otra,
cuando éstos se aumenten, tomando fondos de otros específicos.
ii) Los ajustes entre rubros de agrupación, podrán realizarse dentro de una
misma línea de trabajo, previa autorización del Jefe de la Unidad
Financiera. Si los ajustes afectan las metas y propósitos aprobados en
Presupuesto Municipal y la formación de bienes de capital, deberá
cumplirse lo establecido por el Consejo Municipal.
iii) Para toda modificación presupuestaria que requiera aprobación del
Consejo Municipal, la unidad financiera deberá remitir al Secretario
Municipal copia impresa de la pro forma con sus justificaciones
respectivas.
iv) Las transferencias de recursos entre asignaciones de una misma
institución (entre unidades presupuestarias o entre líneas de trabajo de
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una misma unidad presupuestaria), se harán por medio de acuerdo
ejecutivo del Ramo de Hacienda.
Procedimiento para efectuar Modificaciones Presupuestarias
FASE III “EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA” A. INGRESOS PRESUPUESTARIOS 1. PERCEPCION DE LA TRANSFERENCIA DE FONDOS FODES Es la acción mediante la cual los recursos solicitados son recibidos en las Cuentas
bancarias de la alcaldía y cuyo registro contable constituye el reconocimiento de la
disponibilidad de los fondos.
Criterios para la Percepción de la Transferencia de Fondos
i) La información complementaria deberá ser ingresada en el Libro de
Bancos, tomando de base la Nota de Abono del banco comercial, previo al
registro contable del percibido de la transferencia de fondos, las
instituciones deberán verificar la información relacionada con las
El Área de Presupuesto procederá a
registrar las modificaciones
presupuestarias tales como: Ajustes,
reprogramaciones y transferencias de
recursos a nivel objeto específico del
gasto en la PEP. El Jefe UFI verificará y
validará la compatibilidad de
las modificaciones con la
disponibilidad de las
asignaciones
presupuestarias a modificar;
de no existir ninguna
observación procederá a
firmarla.
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transacciones bancarias, que se han generado automáticamente producto
de la transferencia.
ii) El registro contable del percibido de la transferencia de fondos, deberá
efectuarse con la Nota de Abono que respalda el depósito de los fondos en
la Cuenta Bancaria correspondiente.
Procedimiento la Percepción de la Transferencia de Fondos del FODES El procedimiento a seguir para efectuar la percepción de la transferencia de fondos
es:
El Área de Tesorería, recibirá el monto por el cual fue
autorizada la transferencia; por su parte el banco dará
aviso al tesorero del depósito efectuado el mismo día de
recibida la autorización de la transferencia de fondos;
además recibirá nota de abono por parte del banco
comercial que respalda el depósito de los fondos.
El área de tesorería llevará un Libro de
Bancos, y registrará los datos contenidos en
la Nota de Abono del Banco Comercial, tales
como: nombre del banco, número de cuenta
del banco, monto y tipo de transacción, etc.
Al ingresar los datos en el Libro de Bancos, entregará al Área Contable la nota de
abono en original, para que ésta valide que el registro contable del percibido de la
transferencia de fondos cumpla con los aspectos legales y técnicos establecidos,
de existir observaciones sobre el registro efectuado por el Área de Tesorería, el
Área Contable, informará de las observaciones efectuadas, para que en el Área
de Tesorería se efectúen las correcciones del caso.
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2. DEVENGADO Y PERCIBIDO DE INGRESOS La Alcaldía devengará y percibirá ingresos provenientes de Impuestos Municipales,
Tasas Municipales y Contribución Especial, recuperación de inversiones financieras,
donaciones, empréstitos internos y empréstitos externos; efectuarán el registro
contable de los mismos.
Siguiendo el procedimiento que se describe a continuación:
El área de tesorería llevará un Libro de
Bancos, y registrará los datos contenidos en la
Nota de Abono del Banco Comercial, tales
como: nombre del banco, número de cuenta
del banco, monto y tipo de transacción, etc.
El comprobante contable respectivo será
impreso por el área contable, al cual
anexará los documentos probatorios que
dieron origen al registro, los cuales
deberán ser archivados de acuerdo a la
normativa vigente.
Recibida la documentación de respaldo, el Área Contable, haciendo uso de alguna
aplicación informática, efectuará el registro contable del devengado de los ingresos e
imprimirá el comprobante contable, al cual le anexará los documentos de respaldo
que dieron origen al registro, para su resguardo de acuerdo a la normativa vigente.
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El Área de Tesorería, recibirá la documentación probatoria que respalda el ingreso de
las diferentes operaciones financieras (facturas por la venta, recibos de ingreso,
comprobantes de crédito fiscal, etc.), del encargado de recolectar los fondos; así
como los contratos, convenios de préstamos, acuerdos de donaciones, cartas de
desembolsos, etc., los cuales trasladará al Contador Institucional.
Es importante señalar que la Unidad Financiera, a través del Área de Tesorería definirá
los procedimientos internos que determinen el mecanismo de coordinación para que el
registro de los hechos económicos, a fin de que se realicen en forma oportuna, además
deberá determinarse el traslado de la documentación probatoria del ingreso a la UFI.
Posterior al registro contable del devengado de los ingresos y
después de la percepción de los fondos en las cuentas bancarias
de la institución, el Área de Tesorería, recibirá los documentos
probatorios del ingreso (nota de abono del banco comercial,
remesa, etc.) y los trasladará al Área Contable.
El Área Contable, haciendo uso de la aplicación
informática SAFI, procederá a efectuar el registro
contable del percibido de los ingresos e imprimirá el
comprobante contable, al cual anexará los documentos
probatorios que dieron origen al registro, para su
resguardo de acuerdo a la normativa vigente.
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B. GASTO PRESUPUESTARIO 1- DEVENGADO De acuerdo al Principio Contable del devengado de la Contabilidad Gubernamental
se establece que los hechos económicos en el momento que se generen,
independientemente de la percepción o pago de dinero, y siempre que sea posible su
cuantificación representará la aplicación concreta de los recursos a los fines
establecidos en el Presupuesto Municipal, ya que en esta fase se reconoce el
surgimiento de una obligación de pago a los suministrantes, por la recepción y
aceptación de conformidad de los bienes o servicios previamente contratados.
El Devengado implica la afectación definitiva de los respectivos compromisos
presupuestarios, aprobados en su oportunidad.
Criterios para el Devengado del Egreso Los objetivos son el de Registrar la obligación económica en el momento que se
genera, a fin de presentar la información financiera confiable y oportuna, y elaborar el
registro de la obligación para presentar el devengado del presupuesto.
i) Cuando se ha registrado el compromiso presupuestario se procederá al
ingreso de datos de cada hecho económico en los auxiliares de Anticipos
de Fondos y de Obligaciones por Pagar.
ii) Deberá contarse con la documentación probatoria que cumpla con los
requisitos legales y técnicos, a fin de justificar o respaldar el hecho
económico, para el registro del devengado del egreso
iii) Los documentos que respalden la adquisición deberán contar con el sello y
firma de recibido de conformidad por la Unidad o Dependencia responsable
de la recepción del bien o servicio, o en su defecto estarán acompañados
de una copia del Acta de Recepción de Conformidad, según sea el caso.
Asimismo, deberá detallarse en dichos documentos el número de orden de
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compra o contrato que respalda la adquisición y el Nº de Compromiso
Presupuestario que la ampara. El Área de Tesorería será responsable de
entregar el quedan al proveedor o suministrante, previa recepción de la
factura o recibo correspondiente
Procedimiento para el Devengado de Egresos y Registro Contable El procedimiento a seguir para elaborar los registros del devengado de egresos será
el siguiente:
UACI o la unidad responsable entregará al Área de Tesorería las facturas, recibos u
otros documentos que respalden al bien o servicio recibido y la planilla
correspondiente si se trataré de remuneraciones definitivas para el período a pagar;
cuando la obligación corresponda a transferencias corrientes y de capital recibirá el
requerimiento de fondos, la solicitud de transferencia o la autorización de pago,
debidamente firmada por la persona designada, según sea el caso.
Se hará uso de un formato llamado “Póliza para
concentración de obligaciones”, cuando el número
de operaciones sea igual o mayor a diez y que estas
coincidan en el NIT y en el objeto del gasto; a fin de
facilitar su registro. (Modelo anexo 4)
Para el control de los Fondos Circulante de Monto Fijo, el tesorero municipal
recibirá del encargado de dichos fondos la póliza de reintegro de estos, la
cual será amparada con la documentación de respaldo, dicha póliza deberá
contar con un número específico que la identifique en todo el proceso, para
garantizar44el control interno de las operaciones que contenga. (Modelo
anexo 5).
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2. PAGADO 2.1 PAGO DE OBLIGACIONES Al momento recibir el bien o servicio producto de la obligación adquirida por la
alcaldía procede a realizar el desembolso económico y procede a registrar
contablemente el egreso.
El área de tesorería entregará al área
contable los documentos de respaldo
originales, para que esta valide los
movimientos y se registre el
devengado del egreso.
El área contable entregará
los registros al área de
tesorería en caso de que
ésta tenga inconsistencias
en la documentación
probatoria, ésta deberá ser
remitida a la misma área
para su verificación.
El compromiso presupuestario que respalda la información se verá afectado
cuando sea registrado el devengado del egreso. Si los montos son menores que
el registrado en el presupuesto, el encargado de la Unidad de Adquisiciones y
Contrataciones Institucional (UACI) o de la Unidad responsable del trámite que
originó el compromiso, podrá solicitar a la Unidad Financiera que el saldo restante
sea reintegrado a la PEP para su posterior reprogramación.
El archivo correspondiente al devengado del egreso deberá
contener un comprobante contable impreso al cual se anexará
los documentos probatorios que dieron origen al registro. (Modelo
de Comprobante contable anexo 6)
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Criterios para el Pago de Obligaciones i) La alcaldía deberá efectuar el registro contable del devengado del egreso
correspondiente a la obligación a pagar, previo a efectuar el pago de las
obligaciones.
ii) El respaldo del pago de toda obligación será la disponibilidad de fondos en
la Cuentas bancarias abiertas en el banco comercial.
iii) La alcaldía podrá definir para el pago de los salarios líquidos sus propios
procedimientos, de acuerdo a las disposiciones legales e instrumentos
técnicos emitidos.
iv) El pago de obligaciones podrá efectuarse por medio de cheques o abono
a cuenta bancaria. Si el pago será por medio de abono a cuenta, la UACI
al momento de emitir la Orden de Compra o suscribir el Contrato deberá
especificar el nombre del banco, así como el número y nombre de la
cuenta a la cual será efectuado el depósito. Asimismo, el Área de
Tesorería incluirá dichos datos al momento de elaborar el quedan
correspondiente, el cual contendrá una leyenda indicando que dicho
documento quedará sin efecto, al momento que sea abonado el monto por
el cual ha sido emitido, en la cuenta indicada por el suministrante y
detallada en el mismo, de conformidad a lo establecido en el Art. 651 del
Código de Comercio.
v) Los formatos de cheques a utilizar para el pago de obligaciones, constarán
de original y dos copias, dicho formato no deberá incluir ningún tipo de
comprobante de pago o detalle de la operación realizada.
vi) Los cheques que emitidos deberán hacerse a nombre de la razón social o
comercial de las personas jurídicas o del representante legal si fuera el
caso, así como de personas naturales que hayan brindado el servicio a la
institución.
vii) Los registros contables referentes al pago de las obligaciones deberán
efectuarse inmediatamente después de haber entregado del cheque o
abono a cuenta del beneficiario, previa validación de los movimientos en el
Auxiliar de Obligaciones.
106
Procedimiento para el pago de obligaciones y registro contable: Para registrar el pago de obligaciones la alcaldía deberá seguir el siguiente
procedimiento:
2.2 PAGO DE REMUNERACIONES
Se emitirá los cheques de los empleados o el listado de abono a
cuentas para ser enviado al banco este contendrá por lo menos:
Nombre del empleado, Nº de cuenta bancaria del empleado, el
monto del líquido a pagar y fecha del listado (Modelo anexo Nº
7), tomando de base la planilla definitiva a pagar, este paso será
elaborado por al área de tesorería.
El área de tesorería elaborará una nota de autorización de transferencia de
fondos de la cuenta corriente para remuneraciones a las respectivas cuentas
de los empleados, la cual será firmada por él y el refrendario de la cuenta,
para su posterior remisión al banco comercial.
Los cheques ó las constancias del depósito en la cuenta de cada
empleado o funcionario se entregarán a cada uno de ellos, además
entregará a cada empleado una boleta de pago con el detalle del sueldo
devengado y los descuentos efectuados, contra la firma en la planilla de
remuneraciones.
107
Constituyendo ésta en el documento probatorio del pago. Al momento de
entregar dichos cheques o constancias tesorería deberá registrar la información
correspondiente a dicho pago y archivará una copia de la planilla de
remuneraciones firmada y el triplicado de los cheques o copia de abonos a
cuenta autorizado y de la nota de cargo por el monto total de abonos efectuados
a los empleados, según sea el caso.
El de tesorería entregará al área de contable, la planilla de remuneraciones
debidamente firmada por los empleados, los duplicados de los cheques
pagados y la nota de cargo del banco comercial por los abonos a cuenta
efectuados, para que contabilidad valide que el registro contable del pago
cumpla con los aspectos legales y técnicos establecidos.
De existir observaciones sobre el registro efectuado, el Área
Contable remitirá el registro observado al área de Tesorería, para
que en ésta se efectúen las correcciones del caso, si las
inconsistencias corresponden a la documentación de respaldo,
deberá remitirse al Área de Tesorería para su verificación.
Posteriormente el Área Contable imprimirá el comprobante
contable respectivo y le anexará los documentos
probatorios que dieron origen al registro, los cuales deberán
ser archivados de acuerdo a la normativa vigente.
108
Cuando la alcaldía por la naturaleza de su gestión, considere necesario efectuar los
pagos de salarios en concepto de jornales o trabajo de desalojo por medio de una
empresa privada, se efectuará el procedimiento siguiente:
El Área de Tesorería, emitirá el listado del líquido a pagar y las respectivas
boletas de pago por cada empleado y las remitirá a la empresa privada
contratada para efectuar el pago, la firmará como responsable y tramitará la
firma del refrendario respectivo. Así mismo remitirá al banco comercial, la nota
de autorización de transferencia de fondos de la cuenta corriente subsidiaria
institucional para remuneraciones a la cuenta bancaria de la firma privada.
El Área Contable recibirá del Área de Tesorería, la nota de cargo del
banco comercial, así como el listado del líquido a pagar, efectuará el
registro contable del otorgamiento del anticipo y emitirá el comprobante
contable al cual le anexará los documentos de respaldo que dieron
origen al registro, para su resguardo.
El Área de tesorería recibirá la liquidación de fondos por parte de la firma
contratada y trasladará la documentación al área contable.
El Área Contable recibirá del Área de Tesorería, los documentos
correspondientes a la liquidación del anticipo y efectuará el
registro contable de la liquidación del anticipo y emitirá el
comprobante contable al cual le anexará los documentos de
respaldo que dieron origen al registro, para su resguardo.
109
Asimismo, recibirá del Área de Tesorería la planilla de remuneraciones
debidamente firmada por los empleados, los duplicados de los cheques pagados
y la nota de cargo del banco comercial por los abonos a cuenta efectuados, para
que valide que el registro contable del pago cumpla con los aspectos legales y
técnicos establecidos.
De existir observaciones sobre la
documentación, remitirá al área de Tesorería,
para que en ésta se efectúen las correcciones
del caso.
El Área Contable imprimirá el comprobante contable respectivo y le anexará
los documentos probatorios que dieron origen al registro, los cuales deberán
ser archivados de acuerdo a la normativa vigente.
El Área de Tesorería efectuará el pago de los descuentos mensuales
de ley a las instituciones que corresponda, de conformidad con los
valores retenidos en las planillas de remuneraciones y conforme a
los períodos establecidos en las leyes y contratos vigentes, los
cuales podrán efectuarse por medio de cheque o abono a cuenta.
Posterior a la entrega de los cheques o la
recepción de la nota de cargo por el abono a
cuenta autorizado, y remitirá la documentación al
Área Contable.
110
2.3 PAGO DE BIENES Y SERVICIOS
El procedimiento a seguir para realizar el pago de bienes y servicios que constituyen
las erogaciones a favor de terceros por la adquisición de bienes y servicios, cuyo
pago se realizará por medio de cheque o por abono a cuenta bancaria, será el
siguiente:
El Área Contable con la nota de cargo correspondiente al abono de cuenta
autorizado o copia del cheque entregado y copia de los listados
correspondientes a los descuentos remitidos a las diferentes instituciones,
procederá a efectuar el registro contable e imprimirá el comprobante
contable del mismo, al cual anexará los documentos probatorios para su
resguardo.
Tesorería emitirá los cheques para efectuar el pago de bienes y servicios de acuerdo
a las fechas de pago pactadas con los proveedores o suministrantes, los que serán
firmados por él y el refrendario de la cuenta bancaria; posterior a la impresión de los
formatos de cheques, deberá emitir inmediatamente el Reporte de Cheques a Pagar,
el cual servirá como documento probatorio del pago efectuado y la entrega de cheque
al beneficiario.
El proveedor o suministrante deberá firmar el reporte de cheques a
pagar que llevará el área de tesorería esto al momento de recibir el
cheque original junto con el quedan respectivo. De estas dos copias la
primera será enviada al área contable y la segunda quedará en el área
de tesorería para posteriores rendimientos de cuentas.
111
Ver modelo de anexos Nº 8 Listado de Abonos a Cuenta a Proveedores y Nº 9
Listado de Cheques a Pagar; con su correspondiente descripción de contenido.
El área de Tesorería en caso que el pago de bienes y servicios sea realizado por medio
de abono a cuenta, emitirá el Listado de Abonos a la Cuenta de Proveedores este
deberá contener por lo menos: nombre del proveedor, número de cuenta bancaria,
monto a abonar, y fecha de emisión del listado; elaborará nota de autorización de
transferencia de fondos de la cuenta corriente para bienes y servicios a cada una de las
cuentas de los proveedores o suministrantes, dicha nota será firmada por el Tesorero
Municipal y el refrendario de la cuenta bancaria, para ser remitida al banco comercial.
Deberá llevar un archivo en el que al momento de recibir la nota de cargo del banco
por la transferencia de fondos a los proveedores o sumistrantes que contenga: copia
del reporte de cheques a pagar y el triplicado de los cheques pagados o en su
defecto, del listado de abonos a cuenta a proveedores o suministrantes con la copia
de los quedan respectivos, además ingresara los datos al libro de bancos.
Posteriormente entregará al Área Contable la nota de cargo correspondiente a
los abonos a cuenta autorizados o copia del cheque entregado, copia del
reporte de cheques a pagar y listados de abonos a cuenta a los proveedores o
suministrantes, así como copia de los quedan respectivos; para que se valide
que el registro contable del pago cumpla con los aspectos legales y técnicos
establecidos.
Al existir observaciones por parte del área contable,
devolverá el registro al área de tesorería para realizar las
correcciones respectivas.
112
FASE IV “CIERRE CONTABLE Y GENERACION DE INFORMACIÓN” A. CIERRE CONTABLE. 1. CIERRE CONTABLE MENSUAL Este proceso se realizará al finalizar cada período mensual, con el objeto de
presentar información financiera y presupuestaria a nivel institucional, que sirva de
base para la toma de decisiones, así como para remitir a las diferentes instancias.
Criterios para efectuar el Cierre Contable Mensual i) El Contador Municipal verificará y autorizará los registros contables de los hechos
económicos, que se hayan generado en el mes correspondiente, si estos son
correctos; caso contrario deberá dar instrucciones para que se agilicen las
acciones administrativas respectivas, a fin de realizar los ajustes pertinentes,
luego realizará el cierre mensual de las operaciones.
ii) Además deberá asegurarse de haber mayorizado todas las partidas contables
correspondientes al período que está por cerrar.
iii) Deben generarse mensualmente los estados y reportes contables y
presupuestarios para efectos legales, técnicos y comparativos esto para que la
alcaldía pueda obtener información en el momento que lo requiera, de acuerdo a
sus necesidades.
iv) A la fecha del cierre todas las transacciones deberán encontrarse debidamente
contabilizadas.
Procedimiento para efectuar el Cierre Contable Mensual
El contador emitirá los reportes que
considere necesarios para verificar
y analizar los saldos de las
cuentas.
113
2. CIERRE CONTABLE ANUAL El cierre contable anual se realizará al finalizar el ejercicio financiero fiscal, después
de cerrado el mes de diciembre del año que corresponda, dicho proceso incluye los
cierres de los auxiliares definidos. Toda la información que se genere como resultado
del mismo, servirá de base para la toma de decisiones y para evaluar la ejecución del
ejercicio financiero fiscal, así como para remitirla a las diferentes instancias.
También emitirá los informes que le sirvan para revisar los datos que
contiene la estructura de las partidas contables, a efecto de detectar
inconsistencias que se hayan generado en el proceso de registro; así como
los correspondientes a los movimientos de las cuentas que reflejan las
operaciones del mes a cerrar, para revisar la consistencia de los saldos
presentados en el mismo.
De existir diferencias y después de analizada y revisada la
información, procederá a efectuar los ajustes y correcciones
pertinentes.
Efectuará el cierre contable del mes e imprimirá los estados financieros:
Situación Financiera, Rendimiento Económico, Flujo de Fondos y
Ejecución Presupuestaria, Además imprimirá el Libro Diario, el Libro
Mayor y el Balance de Comprobación, los cuales deberán ser archivados
de acuerdo a lo establecido en la normativa contable vigente así como las
Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Alcaldía Municipal.
114
Criterios para efectuar el Cierre Contable Anual i) Se realizará el Cierre Contable Anual, en forma secuencial en los tres
procesos siguientes: Cierre Preliminar (mes 13), Cierre Anual (mes 14) y
Cierre y Apertura (mes 15).
ii) El contador de la Alcaldía verificará que hayan sido aplicados procesos
automáticos para los traslados de obligaciones y derechos que pasarán ser
de ejercicios anteriores.
iii) El contador deberá asegurarse de haber registrado las depreciaciones,
ajustes contables y provisiones, los cuales deberán quedar cerrados y
cuadrados con la contabilidad en el proceso del cierre preliminar. Y
asegurarse de la veracidad de los cierres mensuales.
iv) Todas las transacciones a la fecha del cierre deberán encontrarse
debidamente contabilizadas.
v) Los Estados Financieros Básicos deberán ser incluidos, en cada proceso
definido, diferenciados de acuerdo a su propia naturaleza, presentando
movimientos acumulados o simplemente saldos al cierre del período.
vi) Y elaborará el cierre anual de acuerdo a lo establecido en las disposiciones
legales y técnicas vigentes, el establecimiento de los resultados del ejercicio,
así como los tratamientos especiales para los proyectos que pertenecen los
diferentes presupuestos.
115
2.1 PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR EL CIERRE CONTABLE ANUAL 2.1.1 CIERRE CONTABLE ANUAL PRELIMINAR (MES 13)
2.1.2 CIERRE CONTABLE ANUAL DEFINITIVO (MES 14) El Contador, dentro de los trece primeros días hábiles del mes de enero del ejercicio
financiero fiscal posterior al que se está cerrando efectuará en forma automática el
cierre anual definitivo de las cuentas de ingreso y gastos, el traslado de los saldos
de las cuentas de acreedores y deudores monetarios a las cuentas de acreedores
monetarios por pagar o deudores monetarios por percibir, según corresponda; por
Proyecto, Fuente de Recursos, Agrupación Operacional, etc.
El Contador, después de cerrado el mes de diciembre correspondiente al año en
ejecución, procederá a registrar las depreciaciones, el traslado del costo contable
de proyectos, los ajustes necesarios y las provisiones de acuerdo a la normativa
vigente; así como al registro de otras operaciones especiales, por lo que los
auxiliares quedarán cerrados y cuadrados con la contabilidad, a partir de ese
momento, no se podrá ingresar ningún movimiento del ejercicio a liquidar.
El Contador deberá generar los estados financieros básicos y de
acuerdo a la naturaleza de los mismos, presentará movimientos
acumulados o simplemente saldo al cierre del período, a más
tardar dentro de los primeros once días hábiles del mes de enero
del ejercicio financiero fiscal posterior al que se está cerrando.
116
2.1.3 CIERRE Y APERTURA (MES 15)
B. VALIDACION DE DATOS CONTABLES 1. CONCILIACION BANCARIA. El propósito de la Conciliación bancaria es comparar los movimientos registrados
por el banco y los registros contables efectuados en la alcaldía, con el fin de
conciliar los saldos y revelar cualquier error o transacción no registrada por el banco
o la alcaldía. Constituye una parte fundamental del control interno.
El Contador deberá asegurarse, al inicio de cada ejercicio
financiero fiscal, que el módulo de obligaciones no tenga ningún
movimiento registrado.
Para aquellos casos que no se utilice el auxiliar de obligaciones (Agrupaciones
operacionales 2, 4 y 5), cuando al final del ejercicio se efectúe el traslado de saldos
de los Acreedores Monetarios a Acreedores Monetarios por Pagar de ejercicios
anteriores, el sistema automáticamente identificará la obligación desagregando la
cuenta 42451, al último nivel de desagregación que presente la cuenta 413
correspondiente, dicha desagregación no deberá exceder de 14 dígitos.
El proceso de cierre y
apertura se ejecutará
utilizando los tipos de
comprobante contable “7
Liquidación Anual” y, “8
Cierre y Apertura”.
Posteriormente al proceso del
cierre anual, el Contador,
deberá generar los informes
contables respectivos, de
conformidad a la normativa
vigente.
117
Criterios para la elaboración de las Conciliaciones Bancarias:
i) Dentro de los cinco primeros días hábiles del mes siguiente de manera que
faciliten revisiones posteriores. La Conciliación Bancaria deberá elaborarse
considerando lo establecido en las Normas Técnicas de Control Interno
Específicas de la Alcaldía Municipal.
ii) La Alcaldía Municipal deberá efectuar los registros contables correspondientes a
la percepción de los impuestos, tasas y a las transferencias recibidas, así como
los pagos y transferencias efectuados. Previo a efectuar las conciliaciones
bancarias.
iii) La Alcaldía Municipal deberá contar con los estados de cuenta bancarios
correspondientes al mes que se ha de conciliar, a más tardar el tercer día hábil
del mes siguiente, con la finalidad de contar con un margen de tiempo
considerable para efectuar la conciliación.
Procedimiento para la elaboración de las Conciliaciones Bancarias: Para la elaboración de la conciliación bancaria se efectuará de acuerdo al siguiente
procedimiento:
El responsable de efectuar la conciliación bancaria, recibirá del
Tesorero los estados de cuenta que ha emitido el banco comercial.
Posteriormente, haciendo uso de una aplicación u hoja electrónica, ingresará los
datos de las transacciones bancarias contenidas en el estado de cuentas y
procederá a generar la conciliación respectiva. La incorporación de dicha
información podrá efectuarse digitando los movimientos presentados en los
estados de cuenta o mediante la carga de datos proporcionados vía magnética,
por los bancos comerciales.
118
2. CIRCULARIZACION DE SALDOS Durante el ejercicio contable el Área de Contabilidad deberá aplicar e implementar
procedimientos que aseguren la existencia real de los recursos, activos y
obligaciones con terceros o pasivos y que estos cuenten con controles o registros
auxiliares que permitan respaldar los saldos de las cuentas de mayor y por
consiguientes del Estado Financiero respectivo.
3. VALIDACION DE INVENTARIOS El Área Contable deberá gestionar que el Área Administrativa realice anualmente un
inventario físico de bienes muebles e inmuebles, así como de las existencias de
Al existir diferencias en la conciliación bancaria por transacciones registradas
en la contabilidad de la institución y no reflejadas en el estado de cuenta del
banco, o caso contrario y simplemente registradas con valores diferentes, etc.;
el responsable de la Conciliación Bancaria hará las investigaciones necesarias
y ajustes correspondientes debidamente documentados, luego imprimirá el
reporte de la conciliación bancaria efectuada, la cual deberá ser firmada por
él y por su jefe inmediato, anexando el estado de cuentas para su archivo.
Posterior a la emisión y firma del
reporte deberá remitir copia impresa
al Jefe de la Unidad Financiera, si
fuera el caso, para su conocimiento
y seguimiento a los resultados
presentados.
119
bienes de consumo que permita respaldar los saldos de las mencionadas cuentas del
Estado Financiero.
4. GENERACION DE INFORMES El Área Contable deberá generar información que permita cumplir con los
requerimientos de la misma, para el cumplimiento de las disposiciones legales tales
como revisión de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental y otros entes
gubernamentales.
Asimismo para documentar trámites que requiera realizar el Alcalde o Consejo
Municipal; incluyendo información que apoye el proceso de toma de decisiones del
Alcalde y Consejo Municipal que les permita detectar desviaciones y efectuar las
correcciones del caso.
La Unidad Financiera de la Alcaldía será la responsable de preparar Informes y
Estados sobre la marcha económico-financiero y presupuestaria que contribuya a
apoyar el proceso de toma de decisiones, en la forma y contenido que lo soliciten las
entidades y organismos.
De acuerdo a la Norma establecida en el Manual Técnico del SAFI, la Alcaldía
deberá preparar al 30 de junio y al 31 de diciembre de cada año los Estados
Financieros siguientes:
Estado de Situación Financiera
Estado de Rendimiento Económico
Estado de Ejecución Presupuestaria
Estado de Flujo de Fondos
120
Dichos Estados Financieros deberán incluir notas explicativas que formarán parte de
ellos, cuyo propósito es proporcionar información complementaria que contribuya a la
adecuada interpretación de la información, incluyendo el período el inmediato
anterior como comparativo.
F. PLAN DE IMPLEMENTACION
IMPLEMENTACION DE PROPUESTA
POLÍTICA
OBJETIVO
RESPONSABLE
PRESUPUESTO
CRONOGRAMA
121
1. OBJETIVO Propiciar que la Alcaldía Municipal de Coatepeque, apruebe la creación de una
Unidad financiera y que esta apoye su trabajo, basado en el Manual para la
Integración de Procesos de la Gestión Financiera.
2. POLÍTICA La Alcaldía Municipal deberá divulgar al personal de las áreas de la Unidad
Financiera el Manual propuesto.
3. RESPONSABLE Para la implementación del Manual en la Unidad Financiera de la Alcaldía Municipal
se requiere la aprobación, involucramiento y apoyo de los miembros del Consejo
Municipal a fin de lograr que la reforma planteada sea de impacto y que contribuya al
proceso de modernización de la Alcaldía Municipal de Coatepeque.
4. PRESUPUESTO
Nº ACTIVIDAD MONTO
1 Asesores $ 1,900.00
2 Reproducción de Documento de Manual
$ 500.00
3 Arrendamiento de Equipo audiovisual $ 100.00
4 Arrendamiento de local $ 200.00
Sub-total $ 2,700.00
Imprevistos $ 300.00
TOTAL $ 3,000.00
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5. CRONOGRAMA
CRONOGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADES DE IMPLEMENTACIÓN Nº ACTIVIDAD/SEMANA 1 2 3 4 5 61 Planificación de Capacitación
2 Presentar propuesta a Consejo Municipal
3 Ajustes de propuesta 4 Charla y divulgación a personal de Unidad Financiera
