UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIAPRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO

COORDENAÇÃO DE MATERIAL E PATRIMÔNIONúcleo de Patrimônio

CARTILHA CONHECENDO A ROTINADE PATRIMÔNIO

Salvador2018

REITORJoão Carlos Salles Pires da Silva

VICE REITORPaulo César Miguez de Oliveira

PRÓ-REITORA DE ADMINISTRAÇÃODulce Maria Carvalho Guedes

COORDENADORA DE MATERIAL E PATRIMÔNIOElieide Santos Orrico

CHEFE NÚCLEO DE PATRIMÔNIOAntonio Cezar Brito Oliveira

Equipe:Denilson de Souza

Aloisio de JesusMaria ElísiaMaria Edite

Suraya ChagasElisabeth Pereira

Colaboradores:Katia CastilhoAdriana SouzaAndré Musse

Marcelo

CARO USUÁRIO,

O contexto de modernização do marco conceitual-norma-

tivo da Contabilidade Aplicada ao Setor Público (Casp) fez

com que as práticas contábeis do setor público fossem

revistas: antes dedicada, sobretudo, ao controle dos regis-

tros da gestão orçamentária,  a contabilidade passa tam-

bém a ser utilizada para o adequado controle do patrimônio.

Vários ajustes já foram realizados, conforme prazos apre-

sentados pela Portaria STN nº 634/2013, dentre os quais se

destacam a implementação do Plano de Contas Aplicado

ao Setor Público (PCASP) e das Demonstrações Contábeis

Aplicadas ao Setor Público (DCASP). Na sequência das

reformas contábeis, e de modo a seguir as orientações

da Portaria STN nº 634/2013, a STN editou o Plano de

Implantação dos Procedimentos Contábeis Patrimoniais

(PIPCP), dando continuidade ao processo de convergência

da Casp aos padrões internacionais.

A Pró-Reitoria de Administração, no que tange ao patri-

mônio móvel, definiu como uma das diretrizes de gestão o

aperfeiçoamento da administração do patrimônio. Coube,

então, ao Núcleo de Patrimônio da Coordenação de Material

e Patrimônio (CMP) intensificar a revisão dos processos de

tombamento, de guarda, de avaliação e de depreciação dos

bens. Contudo ainda serão necessários grandes ajustes pa-

trimoniais para regularizar pendências nos controles admi-

nistrativo e contábil que se acumularam ao longo dos anos.

Esses ajustes de suma importância exigem colaboração

para a realização do Inventário físico geral que abrange as

seguintes atividades: a atualização dos registros e contro-

les administrativo e contábil; a comprovação da espécie, a

quantidade, o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada

Unidade e Órgão; a identificação das condições de conser-

vação dos equipamentos e materiais permanentes em uso

e suas necessidades de manutenção e reparos; e ainda a

constatação se o bem móvel é necessário àquela Unidade.

O propósito de realizar um Inventário é fazer o levantamen-

to de todos os bens armazenados em determinado local

para manter a compatibilidade entre o que está registrado

(estoque lógico) e o que realmente existe (estoque físico).

Em 2017, a CMP realizou um amplo inventário na Faculdade

de Educação, a título de projeto piloto, e o resultado foi

muito satisfatório. A partir dessa experiência, a equipe do

Núcleo de Patrimônio orientará os dirigentes e servidores

responsáveis a conduzir seus inventários gerais e atualizar

os registros patrimoniais sob sua responsabilidade.

Esta cartilha tem como finalidade orientar e esclarecer,

além das atividades concentradas no Núcleo de Patrimônio,

aquelas inerentes à gestão descentralizada do patrimônio.

Fique por dentro das novas regras e procedimentos para

evitar transtornos e auxiliar a proteger nosso patrimônio

público.

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TERMOS MAIS UTILIZADOS EM PATRIMÔNIO

UNIDADE ADMINISTRATIVA

setor constante no Organograma e no Decreto

de Estrutura Organizacional do órgão ou

entidade, tais como Superintendências,

Coordenadorias, Gerências, dentre outros.

UNIDADE DE LOCALIZAÇÃO

menor unidade administrativa ou endereço do

setor onde o bem está localizado/situado, tais

como sala de reunião, copa, galpão e outros

espaços físicos.

MATERIAL designação genérica de qualquer bem, seja

este permanente ou de consumo.

BENS PERMANENTES

aqueles que, em razão do seu uso corrente,

não perdem a sua identidade física e/ou tem

durabilidade superior a dois anos.

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BENS DE CONSUMO

aqueles que, em razão do seu uso corrente,

perdem sua identidade física em dois anos e/ou

têm sua utilização limitada a esse período.

BEM OCIOSO uma das classificações de bem inservível.

Ocorre quando, embora em perfeitas condições

de uso, não estiver sendo aproveitado pelo

serviço público.

BEM RECUPERÁVEL

ocorre quando a recuperação do bem for

possível e economicamente viável.

BEM ANTIECONÔMICO

ocorre esta classificação quando a manutenção

do bem for excessivamente onerosa, ou

seu rendimento precário, em virtude de

uso prolongado, desgaste prematuro ou

obsoletismo.

BEM IRRECUPERÁVEL

ocorre quando o bem não mais puder ser

utilizado para o fim a que se destina devido à

perda de suas características ou em razão de

inviabilidade econômica de sua recuperação.

CESSÃO modalidade de movimentação de material,

com transferência de posse e troca de

responsabilidade pela guarda e uso, entre

órgãos públicos.

COMPRA é o ato que gera a incorporação de um bem que

tenha sido adquirido pelo ente, de acordo com

os critérios estabelecidos em instrumentos

legais que regem o assunto, em especial a Lei

nº 8.666/93.

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VALOR DE AQUISIÇÃO

soma do preço de compra do bem e gastos

acrescidos direta ou indiretamente para

colocá-lo em condição de uso;

DOAÇÃO transferência voluntária da posse e propriedade

de material para terceiros.

TRANSFERÊNCIA repasse gratuito da posse e propriedade do

material, com troca de responsabilidade, de

caráter definitivo, entre unidades da UFBA

ou órgãos da Administração Direta do Poder

Executivo.

AVALIAÇÃO PATRIMONIAL

atribuição de valor monetário a itens do ativo

e do passivo decorrentes de julgamento,

fundamentado em consenso, entre as partes, e

que traduza com razoabilidade a evidenciação

dos atos e dos fatos administrativos.

ALIENAÇÃO é toda e qualquer hipótese de voluntária

disposição total ou parcial de direitos.

VIDA ÚTIL período de tempo que o órgão ou entidade

espera utilizar o ativo.

DEPRECIAÇÃO é a redução do valor dos bens tangíveis pelo

desgaste ou perda de utilidade por uso, ação da

natureza ou obsolescência.

CARGA PATRIMONIAL

é o conjunto dos bens que estão sob

responsabilidade direta do responsável por

uma unidade administrativa (setor) do campus

da UFBA.

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DETENTOR DE CARGA

PATRIMONIAL

ocupante de cargo de direção e chefia de

unidade administrativa, ou servidor designado

em Unidade de Localização, responsável pelo

uso, guarda e conservação dos bens.

INCORPORAÇÃO é o ato de registro no sistema informatizado

de gestão patrimonial do material adquirido e a

consequente variação positiva do patrimônio de

cada unidade gestora.

REGISTRO PATRIMONIAL

procedimento administrativo que consiste

em cadastrar no patrimônio de cada unidade

gestora as características, especificações,

número de tombamento, valor de aquisição e

demais informações sobre um bem adquirido.

TOMBAMENTO consiste em identificar cada material

permanente com um número único de

registro patrimonial, denominado Número

de Tombamento, Número de Patrimônio ou

Registro Geral de Patrimônio.

INVENTÁRIO é o procedimento administrativo realizado por

meio de levantamento, in-loco, que consiste

na verificação da existência física do bem,

identificado pelo respectivo número de

patrimônio e descrição.

SIPAT Sistema Integrado de Gestão Patrimonial da

UFBA.

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O QUE SÃO BENS PATRIMONIAIS?

Aqueles chamados bens permanentes que, por possuírem maior durabi-

lidade e valor, são controlados pelo Regulamento de Gestão Patrimonial.

Esses bens compõem o acervo patrimonial da Instituição.

BENSSão bens tudo o que possui valor econômico e que pode ser convertido

em dinheiro, sendo utilizado na realização do objetivo principal de seu

proprietário. São as coisas úteis, capazes de satisfazer as necessida-

des das pessoas e das organizações. Os bens classificam-se em: bens

móveis, bens imóveis, bens tangíveis e bens intangíveis. Os bens fazem

parte do ativo (patrimônio bruto).

BENS MÓVEISSão móveis os bens passíveis de remoção sem danos, seja por força

própria ou por força alheia. Ou seja, objetos concretos, palpáveis, físi-

cos, que não são fixos ao solo. Ex.: dinheiro, veículos, móveis, utensílios,

máquinas, estoques, animais (que possuem movimentos próprios, se-

moventes) etc.

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BENS IMÓVEISSão imóveis os bens que não podem ser retirados de seu lugar natural

(solo e subsolo) sem destruição ou dano, ou seja, aqueles que, para se-

rem deslocados, terão de ser total ou parcialmente destruídos (pois são

fixos ao solo). Ex.: árvores, edifícios, terrenos, construções etc.

BENS TANGÍVEISTambém chamados de bens corpóreos e bens materiais, são tangíveis os

bens que constituem uma forma física, bens concretos, que podem ser to-

cados. Ex.: veículos, terrenos, dinheiro, móveis e utensílios, estoques etc.

BENS INTANGÍVEISTambém chamados de bens incorpóreos e bens imateriais, são intangí-

veis os bens que não constituem uma realidade física e que não podem

ser tocados. Ex.: nome comercial (marca), patente de invenção, ponto

comercial, o domínio de internet etc.

São exemplos de bens patrimoniais: móveis (armários, cadeiras, mesas,

sofá), alguns equipamentos de informática (computador, impressora,

scanner, data show), alguns materiais de escritório (calculadora, copia-

dora, aparelho de FAX), entre outros.

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GESTÃO DE PATRIMÔNIO

Diz respeito ao registro, controle, guarda, conservação, movimentação,

baixa e ao inventário do patrimônio da instituição.

Principais atribuições do Núcleo de Patrimônio da CMP

• Gerenciamento do Sistema Integrado de Patrimônio (SIPAT);

• Emissão de etiquetas com número patrimonial para

identificação de todos os bens da UFBA;

• Realização de cadastros e baixas patrimoniais;

• Classificação de bens de consumo ou permanente;

• Conciliação da movimentação de bens patrimoniais com o

contábil;

• Recolhimento, redistribuição e apoio à alienação de bens;

• Guarda de bens no Depósito do Patrimônio;

• Treinamento das Subcomissões de Patrimônio sobre como

proceder o Inventário na UFBA;

• Participação na Comissão de Gestão de Patrimônio da UFBA.

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DEVERES DOS SERVIDORES

• Zelar pela boa conservação dos bens e diligenciar no sentido

da recuperação daquele que se avariar;

• Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade

pelo desaparecimento do material que lhe for confiado

para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou

culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob

sua guarda;

• Todo servidor público deve contribuir continuamente para a

realização dos inventários;

• Todo servidor, ao ser desvinculado do cargo, função ou

emprego, deverá passar a responsabilidade do material sob

sua guarda a outrem, salvo em casos de força maior, quando:

a) impossibilitado de fazer, pessoalmente, a passagem de

responsabilidade do material, poderá o servidor delegar

a terceiros essa incumbência; ou b) não tendo o servidor

procedido conforme mencionado anteriormente, poderá

esta tarefa ser designada, pela chefia imediata ou direção da

unidade, à Subcomissão de Patrimônio de sua Unidade, nos

casos de cargas mais vultosas, para conferência e passagem

do material a outrem.

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• Caberá à chefia imediata ou direção geral da Unidade, cujo

servidor estiver deixando o cargo, função ou emprego,

tomar as providências preliminares para a troca de

responsabilidade, indicando, inclusive, o nome do seu

substituto ao Núcleo de Patrimônio.

• O servidor deve comunicar, formalmente, à chefia imediata,

sempre que houver a retirada de bens patrimoniais para

manutenção, ou conserto fora das dependências da UFBA

– quando forem identificados o desaparecimento ou dano

do material, o detentor da carga patrimonial, ou quem

o constatar, deverá comunicar à chefia imediata para

as providências de abertura do Termo Circunstanciado

Administrativo (TCA) ou Sindicância, caso o valor seja limitado

a R$8 000,00 ou abertura de processo investigativo;

DEVERES DOS DIRIGENTES

• Conhecer e acompanhar os bens que estão sob a

responsabilidade da unidade;

• Instituir controle interno de movimentação dos bens;

• Promover o inventário anual;

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ALGUMAS DICAS

• Todo bem permanente deve estar identificado com etiqueta

padrão UFBA (Figura 1), contendo o número de tombo, ou, na

falta dela, outra do tipo comum (autocolante), contendo sua

identificação.

FIGURA 1

• Atrás das portas de todas as salas, deve constar uma lista

com os bens patrimoniais nela locados e o contato do Núcleo

de Patrimônio.

• Todo bem permanente está vinculado a uma determinada

sala, que é identificada por um código.

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Caso você encontre um bem permanente sem identificação, ou uma sala sem a lista de bens fixada atrás da porta, informe ao

Núcleo de Patrimônio!

Todos os servidores têm o dever de zelar pela economia e a conservação do

patrimônio público.

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Devem zelar pelos bens patrimoniais da Universidade os servidores técnico-administrativos e docentes no âmbito da UFBA e, no que couber, os alunos,

pesquisadores, prestadores de serviços do campus e os parceiros institucionais.

Não retire ou movimente de sala um móvel, equipamento ou qualquer bem permanente

sem autorização do responsável pelo patrimônio ou do Núcleo de Patrimônio!

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DOAÇÃO DE BENS PERMANENTES

Para receber qualquer tipo de bem em doação, deverá ser avaliada a

conveniência e feita consulta ao Núcleo de Patrimônio/CMP.

Obs.: quando se tratar de doação de equipamentos de informática ou de

ar condicionado, o deferimento da doação ficará submetido a parecer

favorável emitido pela Coordenação de Material e Patrimônio.

QUAIS OS PROCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS PARA O RECEBIMENTO DE MATERIAIS PERMANENTES EM DOAÇÃO?

Ofício formalizado pela pessoa responsável ou entidade doadora, con-

tendo:

• Nome e identificação completa do doador (se pessoa jurídica,

o CNPJ);

• Descrição completa dos bens (modelo, marca, nº de série,

caso haja);

• Assinatura do doador responsável;

• Data da doação.

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ATENÇÃO!

Anexar nota fiscal de aquisição do bem em nome do doador ou o respectivo cupom fiscal. Caso o doador seja uma

entidade de natureza associativa, anexar ata da eleição e posse do responsável,

atualizada, e cópia do Estatuto.

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RESPONSABILIDADE PATRIMONIAL

A responsabilidade patrimonial tem início com a assinatura do Termo

de Responsabilidade Patrimonial, que atribui uma carga patrimonial

para aquele servidor, e termina com a transferência dessa responsa-

bilidade para outro servidor, através do Termo de Movimentação de

Responsabilidade Patrimonial, ou da Baixa Patrimonial.

INVENTÁRIO: É o procedimento de levantamento dos bens permanentes

que compõem o patrimônio da UFBA, realizado por Comissão nomeada

especialmente para tal. A Orientação Técnica PROAD/CMP/NGGP nº 001/2017 estabelece os procedimentos para a realização do Inventário

anual.

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BOLSA DE MATERIAIS

É uma iniciativa da PROAD em criar um local de “trânsito” ao qual serão

vinculados os bens permanentes que já não possuem utilidade para a

unidade administrativa de origem, mas que ainda possam ser utilizados

por outras unidades. Os bens alocados na Bolsa de Materiais estarão

listados na página www.proad.ufba.br e poderão ser requisitados pelas

unidades interessadas, mediante solicitação ao Núcleo de Patrimônio,

que será a responsável pela sua administração.

Após a permanência dos bens por mais de seis meses na Bolsa de Materiais sem que nenhuma unidade da UFBA tenha manifestado inte-

resse, os mesmos serão disponibilizados para desfazimento objetivando

atender outras instituições na forma da lei através de doações, transfe-

rências externas ou leilão.

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Antes de adquirir um bem permanente, consulte a Bolsa de Materiais. Nela você

pode encontrar um bem que atenderá imediatamente a sua necessidade, economizando tempo e recursos!

Informe ao Núcleo de Patrimônio sobre bens permanentes que não estejam sendo utilizados na sua unidade administrativa.

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PRINCIPAIS PROCEDIMENTOS

TRANSFERÊNCIA DE BENS Para transferir um bem permanente de uma sala ou setor para outro,

você deverá solicitar a movimentação ao Núcleo de Patrimônio por meio

do modelo de memorando disponível na página https://proad.ufba.br/

cga/formularios. Na página da SUPAD (https://supad.ufba.br/manual-

-procedimentos), você encontrará, também, o procedimento que será

adotado para a movimentação.

DESTRUIÇÃO/ ROUBO/ FURTO/ DESAPARECIMENTO DE BENSSe um bem permanente for destruído / roubado / furtado ou desapare-

cer, por qualquer motivo o evento deverá ser imediatamente informado

à direção da unidade que encaminhará ofício à Polícia Federal para aber-

tura de inquérito e concomitantemente à COSEG. Em seguida o Núcleo

de Patrimônio deverá ser informado para as devidas providências e re-

gistros. Na página da internet https://proad.ufba.br/cga/formularios,

você encontra os modelos de memorandos que deverão ser utilizados e

o procedimento que será adotado.

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PRODUÇÃO INTERNACaso um bem patrimonial seja produzido no próprio campus, o Núcleo

de Patrimônio deverá ser informado para providenciar a identificação,

registro e demais providências.

RECOLHIMENTO DE BENSSempre que um bem permanente perder a utilidade para um determina-

do setor, seja por ter se tornado obsoleto, antieconômico, desgaste, fim

da vida útil ou qualquer outra razão, o Núcleo de Patrimônio deverá ser

informado para providenciar o recolhimento do mesmo. Na página da in-

ternet https://supad.ufba.br/manual-procedimentos, você encontrará

o formulário de bens inservíveis que deverá ser utilizado para relacio-

nar os bens e os procedimentos a serem adotados para o desfazimento

dos mesmos.

Obs.: Foram criados procedimentos de movimentação temporária de

bens para atendimento de eventos, como vestibulares, congressos,

seminários ou outras circunstâncias eventuais. Consulte o Núcleo de

Patrimônio e a página da internet da CMP para maiores informações.

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PARÂMETROS EXCLUDENTES – CLASSIFICAÇÃO DE BENS MÓVEIS

Alguns bens públicos geram dúvidas quanto à sua correta classificação.

Nesse caso, deverão ser observadas algumas características para que

possam ser classificados adequadamente conforme o tipo e condições

de uso a que se destinam, podendo estes ser classificados como bem

permanente ou de consumo, como por exemplo:

I. Colchão: via de regra é classificado como um bem permanen-

te. Contudo, se adquirido para utilização em um movimentado

hospital, este poderá ter deterioração acelerada com perda

de suas características normais de uso, sendo afetado ainda

por modificações físicas ou químicas, o que permite ser

enquadrado no fator excludente de perecibilidade. Nesse

caso, o bem deverá ser classificado como de consumo, e não

permanente, tendo em vista a sua perecibilidade no prazo

máximo de dois anos.

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II. Jarra de vidro: tem durabilidade superior a dois anos. Porém,

quando adquirida para utilização em uma escola e por ser

frágil, poderá perder totalmente a sua identidade, o que a

torna passível de classificação como um bem de consumo,

pelo critério de fragilidade.

III. Placa de memória: em caso de substituição da placa de me-

mória, esta não pode ser classificada como uma despesa de

natureza permanente, tendo em vista o critério da incorpo-rabilidade, logo, as peças adquiridas para reposição deverão

ser classificadas como bem de consumo.

IV. Mesa para escritório: classificada como material permanen-

te, contudo a aquisição de madeira e peças para a sua con-

fecção deverá ser classificada como bem de consumo, tendo

em vista o critério da transformabilidade. Por uma razão

lógica, haverá a construção de um bem de capital, que, inclu-

sive, será incorporado ao patrimônio. Dessa forma, trata-se

de materiais de consumo, pelo critério da transformabilidade

que contribuem para a formação de um bem de capital.

FIGURA 2

Perecibilidade Fragilidade Incorporabilidade Transformabilidade

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MANUTENÇÃO DE BENS

Nos casos de transferência de bens permanentes para manutenção, o

Núcleo de Patrimônio deverá ser informado para elaboração do Termo

de Movimentação para Manutenção.

BASE LEGAL UTILIZADA

Instrução Normativa SEDAP nº 142/83. Disponível em: <http://inmetro.gov.br/legislacao/laf/pdf/LAF000168.pdf>.

IN 205/88 da Presidência da República

Secretaria de Administração Pública. Instrução Normativa SEDAP Nº 205/88. Disponível em: <http://www.comprasnet.gov.br/ legislação/in/in205_88.htm>.

BRASIL. Presidência da República. Decreto 99.658/90. Disponível em: <Http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/antigos/D99658.htm>.

Portaria STN n° 448/2002

Ministério da Fazenda. Secretaria do Tesouro Nacional. Portaria Nº 448, de 13 de setembro de 2002. Disponível em: <http://www3.tesouro.fazenda.gov.br/legislacao/download/contabilidade/Port_448_2002.pdf>.

Portaria STN nº 634/2013

Manual de Contabilidade Aplicado ao Setor Público – MCASP – V.2017

EM CASO DE DÚVIDA, ENTRE EM CONTATO COM O

NÚCLEO DE PATRIMÔNIO:

(71) 3283-6084 / 3283-6984

Assuntos diversos:

acezar@ufba.br

denilsons@ufba.br

Convênios:

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