Centros de Preservação de RegistrosGUIAS DE HISTÓRIA DA IGREJAC O L E T A R ,

P R E S E R V A R E C O M P A R T I L H A R

A   H I S T Ó R I A D A I G R E J A

Publicado por A Igreja de Jesus Cristo dos Santos dos Últimos Dias Salt Lake City, Utah

© 2018 Intellectual Reserve, Inc. Todos os direitos reservados. Versão: 10/18 Tradução de Church History Guides: Records Preservation Centers Portuguese PD50035893 059 Impresso no Brasil

Centros de Preservação de RegistrosGUIAS DE HISTÓRIA DA IGREJA

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Sumário

(À direita) Centro de preservação de registros na Cidade do México, México.

Introdução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

O que é um centro de preservação de registros? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Por que ter um centro de preservação de registros? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Estabelecer e operar um centro de preservação de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Como selecionar o local do centro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Estratégia para acessar os registros de história da Igreja e o relacionamento com os centros de história da Igreja . . . . . . . . . . . . . . . 3

Organização e formação da equipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Treinamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Entrar em contato com o Departamento de História da Igreja para obter ajuda . . . . . . . . 4

Recebimento e processamento de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Controle intelectual e físico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Arquivos de caso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Locais de armazenamento para preservação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Organizar as áreas de preservação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

Condições ambientais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

Cuidado e conservação da coleção . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Cuidados com as coleções . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

Trabalho de conservação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

Digitalizar registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

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IntroduçãoO Departamento de História da Igreja segue um mandamento contido nas escrituras de preser-var os registros de importância histórica para as futuras gerações (ver Doutrina e Convênios 21:1; 69:3, 8; 85:1–2). Para cumprir esse man-damento da melhor maneira, os registros são catalogados e armazenados em uma instalação segura e ambientalmente controlada. Desde os primórdios da Igreja, os registros têm sido reu-nidos na sede da Igreja para serem salvaguarda-dos. Em 2012, a Primeira Presidência autorizou o armazenamento de registros históricos em instalações descentralizadas em todo o mundo. Essas instalações são conhecidas como centros de preservação de registros (CPR).

O que é um centro de preservação de registros?Um CPR é um local fora da sede da Igreja, onde registros historicamente significativos podem ser recebidos, digitalizados e preservados, em um ambiente seguro e protegido.

Todos os registros armazenados em um CPR são de propriedade da Igreja e considerados parte da coleção do Departamento de História da Igreja. O propósito de um CPR é preservar registros e facilitar o acesso online no site history.LDS.org, para que os pesquisadores em todo o mundo possam visualizá- los.

Definição de um registroEm um sentido mais amplo, um registro é composto de informações dispostas de uma maneira pré- estabelecida, que documenta as experiências de uma pessoa ou relata a história de um deter-minado lugar, uma unidade da Igreja ou um evento. Os registros podem ser compostos de itens físicos ou de arqui-vos eletrônicos. Manuscritos, fotografias, gravações em vídeo, livros publicados, obras de arte e objetos são exemplos de diferentes tipos de registros.

Um CPR pode ser grande ou pequeno, em desen-volvimento ou bem estabelecido. Um centro em desenvolvimento pode começar em um armário ou em uma sala pequena. Ele pode não estar habi-litado ainda para cumprir todos os padrões lista-dos neste guia. No entanto, dentro de poucos anos, os centros em desenvolvimento devem evoluir para centros estabelecidos. Um centro bem esta-belecido tem espaço para processar e digitalizar registros recém- adquiridos e inclui uma sala fisi-camente reservada e segura para armazenamento e preservação. O espaço para processamento dos registros tem um ou mais computadores, acesso à internet, equipamento de digitalização, um espaço para guardar suprimentos e uma mesa grande onde os registros recém- adquiridos podem ser colocados enquanto são processados. Outros equipamentos, como impressora e copiadora, também serão necessários. De preferência, a sala de armazenamento deve ser espaçosa, com cerca

O centro de preservação de registros bem estabelecido da Cidade do México, México.

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de 20 metros quadrados ou maior, com controles ambientais independentes e, se possível, com estantes móveis. Independentemente do tamanho e do tipo, todos os centros devem ter espaços exclusivos, destinados a salvaguardar os registros a contento do Departamento de História da Igreja.

Os centros devem ter sinalização que os identi-fiquem como um CPR. A placas de sinalização devem seguir as normas estabelecidas para os edifícios da Igreja e podem ser solicitadas pelo supervisor de manutenção. Se tiver dúvidas, fale com seu contato no Departamento de História da Igreja para receber assistência.

Por que ter um centro de preservação de registros?Ter um CPR é uma parte importante da estraté-gia de coleta e compartilhamento de registros de uma área. É mais fácil pedir que as pessoas doem registros quando elas sabem que eles serão digitali-zados ou preservados dentro da área. Além disso, fica mais fácil para os funcionários e para os forne-cedores da área acessar os registros físicos armaze-nados localmente ao criar produtos e atividades.

Estabelecer e operar um centro de preservação de registros A decisão de estabelecer um CPR na área é um compromisso importante e deve ser aprovado pelo Departamento de História da Igreja, pela presidência de área e pelo diretor de assuntos temporais. O tipo, o tamanho e a quantidade de centros que uma área pode ter depende da necessidade, da capacidade da área de formar uma equipe e de fornecer recursos, e da capaci-dade do Departamento de História da Igreja de oferecer suporte.

A área vai ter que garantir que possui um orçamento adequado para operar o centro. As despesas relativas a material de escritório, equipamentos, estantes, móveis e manutenção da instalação são cobertas pela área. O Depar-tamento de História da Igreja cobrirá as des-pesas com materiais de arquivamento e alguns equipamentos especializados aprovados (veja a lista dos materiais disponíveis no formulário de Pedido de Fornecimento, no site history.LDS.org/adviser). Trabalhe com o controller da área para ter certeza de que haja fundos adequados para cobrir as despesas previstas.

Nenhum CPR será estabelecido nos Estados Uni-dos e no Canadá; todos os registros coletados nos Estados Unidos e no Canadá devem ser enviados ao Departamento de História da Igreja em Salt Lake City, Utah, para armazenamento. Todos os registros digitais e audiovisuais, onde quer que sejam coletados, serão enviados ao Departamento de História da Igreja em Salt Lake City, onde equi-pamentos e sistemas especializados foram desen-volvidos para preservar esse tipo de registros.

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Como selecionar o local do centroO local de um CPR também deve ser aprovado pelo Departamento de História da Igreja, pela presidência de área e pelo diretor de assuntos temporais da área. De preferência, os CPRs devem ser estabelecidos em edifícios de pro-priedade da Igreja, que estejam regularmente ocupados e em regiões onde não haja alagamen-tos. Devem ser seguros e ficar longe de substân-cias nocivas ou inflamáveis.

Os centros devem ficar localizados em regiões seguras e acessíveis aos membros da equipe. A menos que esteja associado a um centro de história da Igreja (ver Guias de História da Igreja: Centros de História da Igreja), um CPR não precisa ter acesso fácil ao público em geral; no entanto, um CPR esta-belecido em um local onde os membros da Igreja frequentam (perto de um templo por exemplo), talvez facilite doações de registros não solicitadas.

Estratégia para acessar os registros de história da Igreja e o relacionamento com os centros de história da IgrejaO acesso online é o principal método para com-partilhar os registros históricos da Igreja. Milhões de imagens estão acessíveis ao público no site history.LDS.org, com um grande número de ima-gens disponíveis mediante solicitação, por meio de acesso online temporário e individual.

Além disso, alguns centros de história da Igreja foram estabelecidos em todo o mundo para dar acesso público aos registros de história da Igreja, auxiliar os pesquisadores e receber doações de registros (ver Guias de História da Igreja: Centros de História da Igreja). Ao contrário dos centros de história da Igreja, os CPRs não fornecem acesso público aos registros. Porém, quando um CPR funcionar no mesmo lugar que um centro de his-tória da Igreja, os registros armazenados no CPR ficarão disponíveis em uma área segura de acesso a eles, dentro do centro de história da Igreja. Quando um CPR não estiver associado a um cen-tro de história da Igreja, o acesso aos registros será raro. Contudo, um acesso monitorado pode ser concedido, mediante a autorização do diretor do centro (ver “Retirada temporária dos registros dos locais de armazenamento”, na página 16). Nesses

casos, os registros não devem ser levados para fora do centro e os visitantes nunca devem ficar desacompanhados (para mais informações assista ao vídeo “Retirada de um Registro do Local de Armazenamento”, que se encontra na seção Cen-tros de Preservação de Registros, no site history.LDS.org/adviser).

Organização e formação da equipeSob a orientação da presidência de área, um diretor e uma equipe competente devem ser chamados para trabalhar em um CPR. O número necessário de membros em uma equipe dependerá da atividade do centro. Entretanto, por motivo de segurança, é melhor ter um número suficiente de membros na equipe, para que haja ao menos duas pessoas no local quando alguém visitar o centro.

O diretor do centro normalmente reporta ao consultor de história da Igreja da área e, de preferência, serve no cargo por três anos ou mais. Devido à natureza técnica desse trabalho, o Departamento de História da Igreja providen-ciará orientação, treinamento e suporte contínuos. Os centros de preservação pequenos podem não precisar de um diretor; a responsabilidade de supervisionar esses centros pode ser dada ao especialista de história da Igreja local. Quando um CPR funcionar no mesmo lugar que um centro de história da Igreja, o diretor do centro de história da Igreja supervisiona as duas orga-nizações (ver Guias de História da Igreja: Centros de História da Igreja).

Com a aprovação da presidência da área, os membros da equipe são indicados pelo dire-tor do centro e chamados pelos presidentes de estaca locais como missionários de serviço da Igreja, seguindo o processo normal de escolha e chamado desses missionários. Missionários seniores de tempo integral, inclusive casais, também podem ser designados quando houver trabalho suficiente que justifique o serviço deles. Recomenda- se que os membros da equipe sejam chamados por períodos de 12, 18 ou 24 meses para que o diretor do centro possa se adaptar mais facilmente às mudanças de necessidades e circunstâncias. Alguns membros da equipe podem ser chamados para servir diversas vezes, se as circunstâncias permitirem. As mudanças na equipe devem ser cuidadosamente programadas

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para evitar a perda de todas as pessoas experien-tes ao mesmo tempo.

Os membros da equipe devem estar muito bem familiarizados com computadores porque vão usar programas de computador, scanners e câme-ras digitais, e enviar informações pela internet. Seria bom se a equipe tivesse experiência anterior com bibliotecas e arquivos, mas não é necessário. Fazer com que os membros da equipe trabalhem em horários regulares vai ajudá- los a ganhar e manter habilidades e conhecimentos.

TreinamentoO Departamento de História da Igreja provi-denciará treinamento e suporte contínuos para aqueles que trabalham em CPRs. Os materiais de treinamento podem ser acessados no site history.LDS.org/adviser. Os consultores de história da Igreja da área e os diretores do CPR devem assegurar- se de que todos os membros da equipe aprendam suas responsabilidades e que concluam o treinamento disponível.

Entrar em contato com o Departamento de História da Igreja para obter ajudaOs padrões deste guia têm o propósito de pro-teger os registros e os recursos da Igreja; porém, pode ser que esses padrões não abordem todas as situações. Se este guia não fornecer informações suficientes, ou quando for necessário abrir uma exceção, entre em contato com o Departamento de História da Igreja para mais orientações.

Os diretores do CPR devem assegurar-se de que todos os membros da equipe aprendam suas responsabilidades.

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Recebimento e processamentode registros

O processamento inclui organizar e cata-logar os registros para que possam ser preservados e futuramente acessados.

Ele é feito sob a direção do Departamento de História da Igreja. Exige tempo e muitas pessoas são envolvidas em diversos locais. O proces-samento depende das informações coletadas quando os registros são adquiridos. Os registros adquiridos por um especialista em história da Igreja e entregues ou enviados para um centro de preservação de registros (CPR) devem ser tratados de acordo com as instruções contidas no material Guias de História da Igreja: Coleta de Registros. Essas instruções se aplicam também aos registros doados em um CPR.

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O processamento envolve o estabelecimento do controle intelectual e físico sobre os registros. O trabalho de processamento que você fará no CPR pode incluir: digitalizar os registros, alojá- los em recipientes de armazenamento aprovados, rotular os recipientes e guardar os registros na área de armazenamento apropriada. Sempre que uma nova doação for recebida no centro, avise seu con-tato do Departamento de História da Igreja e ele vai instrui- lo sobre como proceder. É importante seguir as instruções à risca e perguntar sempre que tiver dúvidas sobre o que fazer.

Aconselha- se que o processamento de uma doa-ção seja feito em tempo hábil, geralmente dentro de alguns dias depois de receber as orientações do Departamento de História da Igreja. Não pro-cesse mais de uma doação de cada vez. Proces-sar uma de cada vez reduz o risco de misturar registros de diferentes doações e permite que você incorpore as instruções recebidas do Depar-tamento de História da Igreja.

Se tiver dúvidas durante o processamento de uma doação, entre em contato com o Departamento de História da Igreja. Isso inclui dúvidas sobre como organizar a doação, o que fazer se encontrar regis-tros na doação que não se encaixam no escopo da coleção ou outros problemas semelhantes.

Controle intelectual e físico Para preservar e acessar os registros adequada-mente, o arquivo deve ter controle intelectual e físico de seus registros. O controle intelectual ajuda a entender a natureza do registro e inclui informações como: título, resumo, criador, des-crição física e tipo de material. Ele facilita a busca e a identificação dos registros que possam ser de interesse para as pessoas.

O controle físico ajuda a entender os atribu-tos físicos dos registros e saber onde eles estão localizados a qualquer momento. Ele inclui informações como: tamanho do registro, local de armazenamento e se alguém o transferiu tem-porariamente desse local. As informações de con-trole intelectual e físico da coleção de registros históricos da Igreja são armazenadas no Catálogo de História da Igreja. Como a equipe de CPR não consegue visualizar todas as informações arma-zenadas no Catálogo de História da Igreja, cada CPR também deve manter uma lista de controle

de inventário (consulte a página 16 para obter mais detalhes). Para mais informações, assista ao vídeo “A Importância da Catalogação”, no site history.LDS.org/adviser.

Todos os registros recém- adquiridos passarão por um processo de controle intelectual e físico. Durante o processo, o Departamento de História da Igreja vai designar um número de identifica-ção. O número de identificação é uma combinação única de letras e números usada para identificar um item, facilitar o armazenamento e a recupera-ção. Cada CPR possui um identificador próprio designado pelo Departamento de História da Igreja, e todos os registros armazenados nesse centro recebem um número de identificação que começa com esse identificador. Por exemplo, todos os registros armazenados no primeiro CPR na Argentina receberão um número de identificação que começa com AR- 01. Para completar o número de identificação, um número sequencial específico seguirá o prefixo (por exemplo, AR- 01- 00001, AR- 01- 00002 e assim por diante).

Ao processar os registros, o novo número de identificação é escrito nas pastas que contém os registros. Os registros que não podem ser coloca-dos em pastas recebem uma etiqueta. O número de identificação também é escrito na parte externa

(À direita) O processamento exige tempo e é feito sob a direção do Departamento de História da Igreja.

Para preservar e acessar os registros adequadamente, o arquivo deve ter um controle intelectual e físico de seus registros.

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da caixa de armazenamento, para identificar os registros armazenados nela. Todos os registros armazenados em um CPR devem ser armazena-dos e rotulados adequadamente (ver “Garantir que todos os registros sejam armazenados e rotu-lados corretamente”, na página 14 deste guia, para mais detalhes).

Arquivos de casoToda a documentação relacionada às doações deve ser guardada em um arquivo de caso. A documentação inclui: os termos de cessão de direitos assinados, anotações, correspondências, e assim por diante.

Cada doação deve ter seu próprio arquivo. O arquivo será guardado no mesmo edifício onde os registros doados estão sendo preservados.

As doações enviadas por especialistas em história da Igreja para um CPR devem ser entregues com um arquivo já criado. As doações feitas direta-mente ao CPR devem ter um arquivo criado por um membro da equipe do CPR. Use uma pasta de escritório colorida ao criar um arquivo para que ele não seja confundido com um arquivo de registro. Coloque uma etiqueta no arquivo de caso com o nome do doador, deixando espaço para colocar o número de identificação posterior-mente. O número de identificação será fornecido pelo Departamento de História da Igreja.

Os registros obtidos em cópia impressa devem ter um arquivo para cópia impressa, que será entregue ou enviado com os registros físicos para

o centro de preservação de registros ou para o Departamento de História da Igreja. Quando enviar as doações para o Departamento de Histó-ria da Igreja, como material audiovisual, coloque a pasta do arquivo na mesma caixa que os registros. Os arquivos de caso que ficam no CPR devem ser guardados por ordem de número de identificação em um lugar seguro, perto ou dentro do local de armazenamento, em um armário ou caixa.

Os registros adquiridos em formato digital devem ter um arquivo digital, que será transmitido com os registros digitais ao Departamento de História da Igreja. Talvez seja preciso escanear ou fotografar o termo de cessão de direitos, capturando frente e verso, e alguns outros documentos para criar um arquivo digital mais completo. Os termos de ces-são de direitos originais devem ser guardados no CPR para fins legais. O nome de cada documento no arquivo digital deve incluir o nome do doador e uma breve descrição do que o arquivo contém, como demonstrado a seguir:

Santos, Marta_termo.pdf

Santos, Marta_notas.docx

O uso de pastas coloridas para os arquivos vai ajudar a evitar confusão no arquivamento. Não guarde os arquivos na mesma caixa dos arquivos de registro.

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Os arquivos devem ser guardados na ordem dos números de identificação, perto ou dentro do local de armazenamento para preservação. 8

Locais de armazenamento para preservação

O local de armazenamento é usado para armazenar registros de valor histórico duradouro. O acesso ao local de armaze-

namento dos registros deve se limitar às pessoas autorizadas. Quando possível, duas pessoas devem estar presentes sempre que esse local for acessado. Os zeladores ou funcionários da manutenção não devem ter acesso sem o devido acompanhamento. Não é permitido comer nem beber no local de armazenamento. As portas e as janelas do local de armazenamento devem ser protegidas com fechaduras chaveadas de maneira independente das outras portas do prédio. As chaves devem ser cuidadosamente controladas e entregues ao menor número de pessoas possível. Os registros nunca devem ser deixados sem supervisão em locais não seguros.

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Organizar as áreas de preservação Dentro da área de preservação, designe um espaço para armazenar registros de tamanho normal. De modo geral, todos os registros serão armazenados neste espaço. Os itens que não couberem em uma caixa de arquivamento padrão, mas em caixas maiores, devem ser arma-zenados em uma seção para itens de tamanho grande. Locais de armazenamento adicionais, como armários, arquivos de mapas ou estantes para obras de arte, também podem ser neces-sários. Os livros devem ser armazenados em caixas de arquivo dentro das seções de tamanho normal ou de tamanho grande e não devem ser mantidos nas prateleiras. Entre em contato com o Departamento de História da Igreja ao organi-zar sua área de preservação.

Para reduzir o risco de incêndio, todos os equipamentos na área de armazena-mento devem ficar desligados quando não estiverem em uso.

Ocupe cada prateleira, gaveta e estante dentro de um local de armazenamento seguindo uma sequência lógica e na ordem do número de identificação. Não sobrecarregue um local e não armazene os registros de acordo com o assunto ou a geografia. Nosso método de armazenamento simples é eficaz e aproveita bem o espaço disponí-vel. Não crie um método alternativo para armaze-nar os registros, mesmo se o centro for pequeno.

Os registros devem ser guardados na ordem dos números de identificação, dentro de cada seção do local de armazenamento. Como a maioria dos centros terá várias seções de armazenamento (uma seção de itens de tamanho grande e uma seção de itens de tamanho normal, por exemplo), pode ser que alguns números de identificação ou itens vinculados a um número de identificação pareçam estar faltando em uma seção especí-fica. Para evitar mal- entendidos, os membros da equipe devem criar uma lista de controle de inventário ou um registro de local (consulte a página 16 para obter mais informações sobre listas de controle de inventário).

Condições ambientaisCondições ambientais adequadas são fundamen-tais para o cuidado das coleções e a preservação de longo prazo. Quando os registros são arma-zenados em ambientes inadequados, as chances de perda ou deterioração aumentam muito. Condições indesejáveis levam a infestações por fungos, insetos e roedores, reações quími-cas adversas e outras situações potencialmente prejudiciais. Quando os registros são tratados adequadamente, conforme descrito nesta seção, eles podem durar muitos anos.

O diretor do centro deve trabalhar criteriosa-mente com o supervisor de manutenção e com o Departamento de História da Igreja para garan-tir que os padrões descritos nesta seção sejam seguidos. No caso de falta de energia, falhas nos equipamentos ou outras interrupções inevitáveis por mais de 72 horas, entre em contato com o Departamento de História da Igreja, assim que possível. Se um centro não for capaz de manter os padrões ambientais aceitáveis, é provável que alguns dos registros tenham de ser transferidos para outro lugar.

CPRs bem organizados têm espaço designado para um local de trabalho da equipe e um local de armazenamento separados.

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MESA DE TRABALHO

Área de trabalho da equipe

ITENS GRANDES

(À direita) Seguir as instruções deste guia resultará em um local de armazenamento bem organizado e eficiente.

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CONDIÇÃO CENTROS ESTABELECIDOS CENTROS NOVOS E EM DESENVOLVIMENTO

Substâncias nocivas

Comida e bebidas não são permitidas nos locais de traba-lho ou preservação. Restos de comida ou bebida podem atrair insetos ou danificar os registros. Animais vivos e plantas também não são permitidos, pois podem trazer insetos e vermes, que são muito prejudiciais aos registros.

Os registros não devem ser armazenados de maneira que fiquem expostos à umidade ou a outros elementos dano-sos. Descarte o lixo e os materiais inflamáveis desnecessá-rios diariamente.

Mesmo padrão.

Qualidade do ar

O ar nos locais de armazenamento deve ser filtrado e livre de agentes contaminantes. Isso é possível com um bom sistema de aquecimento, ventilação e ar condicio-nado (HVAC) de qualidade. Trabalhe com o supervisor de manutenção para garantir que o sistema funcione ade-quadamente e receba a manutenção necessária, incluindo a substituição dos filtros. Recomendamos o uso de um filtro com classificação MERV 11 (Minimum Efficiency Rating Value – um padrão da indústria para comunicar o quanto um filtro captura e retém de sujeira e poeira).

Evite fontes de contaminação, como poeira, pintura, construções, garagens de estacionamento, cozinhas e lugares próximos a produtos químicos. O processamento de registros recém- adquiridos também pode trazer conta-minação e não deve ser feito no local de armazenamento.

Os padrões de qualidade do ar aceitáveis para outros edifícios da Igreja nas proximidades são geralmente admissíveis a curto prazo.

Fluxo de ar O ar fresco deve circular regularmente dentro e fora do local de armazenamento. O movimento do ar fresco pode ajudar a impedir a proliferação de mofo e pode impedir parcialmente os perigos das altas temperatu-ras e da alta umidade relativa do ar. Ar parado, quente e umidade alta podem estimular o desenvolvimento de mofo dentro de 72 horas.

Mesmo padrão.

Iluminação A iluminação natural e artificial nas salas de armaze-namento deve ser mínima, porque a luz causa desbo-tamento nos registros e pode acelerar a deterioração química. A total escuridão é mais apropriada para o armazenamento de registros. Os sistemas de ilumina-ção devem ser desligados quando a área estiver deso-cupada. É recomendado o uso de um interruptor que desliga automaticamente. Evite armazenar registros perto de janelas. Se não for possível evitar, use filtros UV e películas de proteção solar nas janelas a fim de manter os níveis de raios UV abaixo de 75 µW/l. Não armazene registros diretamente sob uma fonte de luz.

Mesmo padrão.

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Temperatura A temperatura nas áreas de preservação deve ser ajus-tada e estabilizada entre 12°C e 21°C. Depois de se esta-belecer um ponto de ajuste de temperatura constante, ela não deve variar mais do que ±3°C. Geralmente, quanto mais frio o ambiente, maior será a duração do registro; mas manter uma temperatura estável dentro do intervalo especificado é mais importante do que atingir temperaturas mais baixas de modo inconstante.

Mesmo padrão, se pos-sível. No entanto, níveis de temperatura estáveis, superiores aos requeridos para um centro estabele-cido, podem ser tempo-rariamente aceitáveis, se forem compensados por fluxo de ar adequado.

Umidade A umidade relativa do ar deve ser mantida entre 30% e 55%. Níveis de umidade abaixo de 30% causarão o encolhimento, enrugamento ou desgaste de materiais orgânicos como papel ou couro. Níveis de umidade acima de 55% favorecerão a proliferação de mofo. A umidade não deve variar mais do que ± 5% em um período de 24 horas.

Pode ser que seja necessário o uso de umidificado-res, desumidificadores ou dessecantes (produtos que retiram a umidade do ar) para a manutenção de níveis adequados de umidade.

Mesmo padrão, se pos-sível. No entanto, níveis de umidade estáveis, superiores aos exigidos para um centro estabele-cido, podem ser tempo-rariamente aceitáveis, se compensados por fluxo de ar adequado.

Monitores ambientais devem ser usados para medir a temperatura e a umidade ao longo do tempo

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O cuidado e a conservação da coleção são esforços separados, mas muito impor-tantes para a preservação do registro.

As tarefas de cuidados da coleção são preventi-vas e quando realizadas ajudam a reduzir o risco de danos aos registros. O trabalho de conserva-ção consiste em restaurar ou estabilizar os regis-tros para assegurar que durem e mantenham seu estado original pelo maior tempo possível. Isso pode custar caro e deve ser feito por profissio-nais treinados. Reparos feitos por pessoas sem treinamento, mesmo que bem- intencionadas (especialmente com o uso de fitas adesivas e cola), pode causar danos irreparáveis.

Cuidado e conservação da coleção

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Cuidados com as coleçõesAs tarefas de cuidados com as coleções incluem:

• Garantir que todos os registros sejam armaze-nados e rotulados adequadamente.

• Administrar a coleção para assegurar que todos os itens sejam contabilizados e estejam presentes.

• Manusear os registros adequadamente. • Monitorar as condições ambientais como: tem-

peratura, umidade e exposição à luz.• Observar sinais de problemas e buscar a ajuda

do Departamento de História da Igreja.

Garantir que todos os registros sejam armazenados e rotulados adequadamente.

Recipientes de armazenamentoO armazenamento adequado em recipientes de qualidade reduz o risco de danos aos registros. Portanto, a maioria dos registros deve ser arma-zenada em recipientes com qualidade para arqui-vamento, como pastas ou caixas livres de ácido e envelopes plásticos apropriados para fotografias. Pode ser que alguns registros grandes não cai-bam em recipientes de armazenamento disponí-veis. Entre em contato com o Departamento de História da Igreja para resolver essas situações. Recipientes de armazenamento com qualidade para arquivamento estão disponíveis no Depar-tamento de História da Igreja. Um suprimento razoável de recipientes de armazenamento deve ser mantido no centro de preservação de registros (CPR), para que os registros recém- adquiridos sejam processados sem demora.

Armários e estantes para armazenamentoOs armários e as estantes para armazenamento dos recipientes devem ser de aço esmaltado ou com pintura eletrostática. As superfícies devem ser macias e não abrasivas, livres de bordas afiadas e protrusões potencialmente prejudiciais. Madeira, especialmente a manufaturada, deve ser evitada, pois produz gases que podem danificar os regis-tros. Os armários e as estantes devem estar bem firmes e presas no chão e no teto para evitar que balancem ou tombem. A parte mais baixa da pra-teleira deve estar de 10 a 15 centímetros acima do chão para proteger os registros de danos causados pela água, em caso de alagamento.

Os armários são uma boa opção para armazenar objetos grandes que não cabem em uma caixa. Um arquivo de mapas (às vezes chamado de arquivo plano) é uma boa opção para armazenar grandes quantidades de mapas, desenhos, pôs-teres, documentos de tamanho grande ou itens semelhantes. Os armários devem permitir uma boa circulação de ar; o excesso de vedação pode gerar microclimas dentro do armário que causam danos aos registros. Os armários utilizados fora de um local de armazenamento seguro devem ter um mecanismo de fechamento de segurança (com o uso de chave), como o sistema de barra dupla.

Armários de aço para arquivos não são recomendados para armazenamento porque as partes que deslizam podem danificar os documentos.

As caixas e os registros não devem ultrapassar a borda de uma prateleira. Os recipientes de arma-zenamento devem encaixar bem na prateleira.

O armazenamento adequado de registros usando reci-pientes com qualidade para arquivamento reduz o risco de danos a eles.

(À direita) O trabalho de conservação deve ser feito por profissionais treinados. 14

Normalmente, as prateleiras devem ter no mínimo 40 centímetros de profundidade e 1,05 metros de largura. Entretanto, em uma área designada a itens grandes, seria conveniente ter prateleiras de apro-ximadamente 90 centímetros de profundidade e 90 centímetros de largura, para facilitar o manuseio desses itens maiores. A altura de cada fileira deve ser aproximadamente 5 centímetros maior do que o item mais alto armazenado nela.

Estante para obras de arteOs centros que têm uma quantidade significativa de obras de arte emolduradas devem construir ou comprar um móvel para armazenar vertical-mente essas peças. Os móveis para obras de arte podem ser de madeira, mas devem ser pintados com tinta de poliuretano a base de água e dei-xados de um a dois meses para secar e perder o gás. Para mais informações, acesse o site history.

LDS.org/adviser e assista ao vídeo “Armazena-mento para Preservação de Pinturas”.

Identificar os registrosO número de identificação de cada doação arma-zenada em uma caixa de arquivo deve ser escrito na parte de fora da caixa. Desse modo, ficará mais fácil encontrar onde estão os números de identifi-cação. Não inclua informações adicionais na parte externa da caixa, pois isso dificultará o controle dos números de identificação.

Para salvaguardar os registros no centro e man-ter um entendimento de propriedade, o Departa-mento de História da Igreja fornece um carimbo de propriedade. Carimbe cada pasta colocando o carimbo no centro da parte externa. Se possível, carimbe cada marcador de livro e etiqueta. Não carimbe os registros.

Um adesivo de propriedade, também fornecido pelo Departamento de História da Igreja, deve ser colocado do lado de fora de todas as caixas de arquivo. Os adesivos são usados em caixas, enquanto os carimbos são usados em pastas. Colo-que o adesivo do lado de fora da tampa, na parte

Artefatos grandes que não caibam nas caixas de armaze-namento devem ser armazenados em uma estante ou em um armário.

Carimbe cada pasta, marcador de livro e etiqueta com o carimbo do Departamento de História da Igreja.

Um adesivo de propriedade e um número de identificação devem ser colocados do lado de fora de todas as caixas de arquivo.

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superior ou em um local semelhante Certifique- se de que o adesivo possa ser visto quando a caixa estiver armazenada em uma prateleira.

Administrar a coleção para assegurar- se de que todos os itens sejam contabilizados e estejam presentes.Todos os registros no centro devem ser catalo-gados e armazenados adequadamente. Como os registros são armazenados em uma sequência numérica, ao saber o número de identificação, você geralmente vai encontrar o registro asso-ciado a ele. No entanto, como os itens grandes são armazenados separadamente dos itens de tamanho normal, localizar os registros em cen-tros com coleções grandes e diversificadas pode ser um desafio. Portanto, será muito útil manter uma lista de controle de inventário atualizada dos registros no centro.

Lista de controle do inventárioA lista de controle do inventário, também cha-mada de lista de localização de registro, deve conter, no mínimo, as seguintes informações de cada registro armazenado no CPR:

• Número de identificação do CPR: o número de registro designado pelo Departamento de História da Igreja.

• Local de armazenamento: onde o registro está armazenado no CPR, como uma prateleira ou estante, armário ou sala. Algumas coleções, como as de tamanho grande, podem estar armazenadas em diversos locais.

• Doador: o indivíduo ou organização que doou o registro para o Departamento de História da Igreja.

• Título (idioma original do registro): o título do registro no idioma de origem do registro.

• Título traduzido (inglês): onde necessário, será colocado um título traduzido do registro para o inglês.

• Notas: outras informações úteis que a equipe do CPR deseje registrar.

Auditoria anualRealize uma auditoria pelo menos uma vez por ano para garantir que todos os registros do centro estejam contabilizados e em seus locais

apropriados. O Departamento de História da Igreja verificará se todas as doações relaciona-das na sua lista de controle de inventário foram devidamente catalogadas. Você verificará se todas as doações relacionadas na sua lista de controle de inventário estão no local correto do centro. Durante a auditoria, procure sinais de atividade de insetos, roedores ou bolor (con-sulte a página 19 para obter mais informações). Os problemas identificados durante a auditoria devem ser corrigidos com o auxílio do Departa-mento de História da Igreja.

Retirada temporária dos registros dos locais de armazenamentoOs registros não devem ser retirados de um centro. No entanto, o diretor do centro pode autorizar indivíduos que trabalham no escritório da Igreja a ter acesso supervisionado aos regis-tros. Por exemplo: o gerente do Departamento de Publicações da área, um membro da Igreja que está escrevendo uma história para o site da área ou um funcionário do Departamento de Bens Imóveis. Nesses casos, os registros não devem ser retirados do centro. Os visitantes nunca devem ficar desacompanhados (para mais informações assista ao vídeo “Retirada de um Registro do Local de Armazenamento”, que se encontra na seção Centros de Preservação de Registros, no site history.LDS.org/adviser).

Encontrar e recuperar um registroÉ possível procurar um registro por meio da lista de inventário ou do Catálogo de História da

Busque a orientação do Departamento de História da Igreja para criar uma lista de controle do inventário.

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Igreja (ver no site churchhistorycatalog.LDS.org). No catálogo, comece digitando o nome do cria-dor, o título ou palavras- chave. Normalmente, a pesquisa vai gerar uma lista de possíveis resul-tados. Procure na lista até encontrar o registro desejado, que normalmente terá um número de identificação do CPR. Ao achar o registro cor-reto, escreva o número de identificação. Procure o número de identificação correspondente na parte externa da caixa de arquivamento, no local de armazenamento de tamanho normal, ou em uma caixa, marcador de livro ou etiqueta em uma das áreas de armazenamento alternativas. Os registros estão armazenados na ordem dos números de identificação, dentro de cada local de armazenamento.

Ao retirar um registro de seu local de armazena-mento, a caixa onde ele está armazenado deve ser retirada da prateleira. Um pedaço de papel indicando o número de identificação, a data e o nome da pessoa que solicitou o registro deve ser colocado no lugar vago. O registro deve ser reti-rado da caixa e entregue ao solicitante. Quando a pessoa terminar de examinar o registro, o mesmo deverá ser inspecionado para verificar possíveis perdas ou danos, colocado de volta na caixa apro-priada e devolvido ao mesmo local de armazena-mento. O papel com as informações de retirada deve ser recolhido e guardado indefinidamente para comprovar quem acessou o registro (para mais informações assista ao vídeo “Retirada de um Registro do Local de Armazenamento”, que se encontra na seção Centros de Preservação de Registros, no site history.LDS.org/adviser).

Manusear os registros adequadamenteO manuseio inadequado dos registros apresenta um grande risco à preservação de longo prazo. Quanto mais o item for manuseado, maior a possibilidade de sofrer danos. Seguem- se algumas diretrizes para ajudar a diminuir os riscos. Anual-mente, todos os membros da equipe que trabalham no centro devem assistir aos cursos online sobre o manuseio adequado de vários tipos de registros, que se encontram na seção Centros de Preservação de Registros, no site history.LDS.org/adviser

ArranhõesMantenha objetos afiados como joias, crachás, fivelas e tesouras longe dos registros. Algu-mas obras de arte e alguns artefatos podem se

beneficiar do uso de material de embalagem, como papel de seda, forro de polietileno ou flanela de algodão limpa, quando forem transportados ou armazenados. Certifique- se de consultar o Departamento de História da Igreja sobre o uso de materiais de embalagem, porque alguns deles podem ser prejudiciais aos registros.

ContaminaçõesSempre limpe as mãos antes de manusear regis-tros. Evite que cremes hidratantes para o corpo e fluidos passem para os registros. Comida, bebidas e plantas não devem ser guardados ou consumi-dos perto dos registros porque podem manchá- los ou atrair insetos, roedores e outras pragas. Evite pregar adesivos (papeizinhos autocolantes) nos documentos ou restaurar os materiais com fita adesiva ou cola. Não é necessário o uso de luvas para manusear documentos de papel. No entanto, use algodão, nitrila ou luvas de látex bem ajus-tadas e limpas quando for manusear fotografias, obras de arte e artefatos. Evite tocar o rosto, os olhos ou o cabelo enquanto estiver usando luvas, já que isso pode contaminar as luvas.

DanosExamine os objetos cuidadosamente antes de manuseá- los. Identifique os pontos firmes e frágeis e evite apertar quaisquer pontos frágeis. Evite empilhar itens, ou abarrotar a prateleira ou o carrinho usado para transportá- los. Use lápis em vez de caneta ao trabalhar próximo de regis-tros para reduzir o risco de marcá- los permanen-temente, sem intenção de fazê- lo.

Não force a capa de um livro ao abri- lo para não danificar a lombada. Isso acontece com frequên-cia quando se faz fotocópias. Entre em contato com o Departamento de História da Igreja para receber orientação se encontrar papéis ou itens extras inseridos em um livro encadernado.

Desdobre ou desenrole os registros e os arma-zene horizontalmente em uma caixa ou gaveta de tamanho apropriado. Dobrar ou enrolar pode causar danos permanentes. Entre em contato com o Departamento de História da Igreja quando estiver lidando com registros que são muito gran-des para serem armazenados ou que não ficarão planos depois de serem desenrolados.

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Material de filme pode deteriorar com o tempo.

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no site history.LDS.org/adviser, na seção Cen-tros de Preservação de Registros. Ao enviar esses dados, será possível ao Departamento de Histó-ria da Igreja monitorar as condições ambientais, identificar os problemas e trabalhar com o super-visor de manutenção para solucionar rapida-mente qualquer preocupação.

Observar sinais de problemas e buscar a ajuda do Departamento de História da Igreja.Inspecione os itens recém- adquiridos para verificar possíveis danos e sinais de atividade de insetos, roedores ou mofo. Se encontrar sinais de pro-blemas, isole o material e entre em contato com o Departamento de História da Igreja imediata-mente. Ao menos uma vez por ano, inspecione os itens abrindo cada caixa e recipiente, observando se há sinais de problemas. Os sinais de problemas incluem: a presença de insetos, vivos ou mortos; traços de pele ou partes do corpo; marcas de mas-tigação e orifícios de saída; cabelo, pelos ou penas; sujeiras ou excrementos produzidos por insetos (geralmente um material macio em pó); pelotas ou manchas fecais; manchas secas ou crescimento difuso; e cheiros estranhos. Relate quaisquer des-cobertas suspeitas ao Departamento de História da Igreja ao fazer contato.

QuedasNão tenha pressa ao manusear os registros. Manuseie apenas um item de cada vez, mesmo se for pequeno. Sempre use as duas mãos. Use um carrinho para transportar os registros grandes ou pesados. Nenhuma parte do item deve ultrapassar a beirada do carrinho. Procure ajuda se um item for muito pesado ou difícil de ser manuseado por você sozinho. Nunca arraste um item pelo chão ou o deslize pela mesa. Além de observar as diretrizes acima ao manusear os registros, nunca os pegue pela alça, borda ou em alguma parte saliente. Pegue- os pela parte mais firme. Mova o item o mais lentamente possível para mantê- lo estável. Nunca ande de costas e assegure- se de que seu caminho esteja visível e desobstruído.

Monitorar as condições ambientais como: temperatura, umidade e exposição à luzOs centros devem usar um monitor ambiental oferecido pelo Departamento de História da Igreja para registrar a temperatura e a umidade relativa do ar na área de preservação. Todos os meses será necessário enviar os dados desse dispositivo para o site eclimatenotebook.com. As instruções para esse procedimento se encontram

Relate quaisquer sinais de insetos, roedores ou mofo, como a atividade de insetos vista neste livro.19

O mofo pode ser perigoso para sua saúde, por isso, seja cauteloso quando desconfiar da presença dele. Entre em contato com o Departamento de His-tória da Igreja para relatar descobertas suspeitas e receber instruções.

Trabalho de conservaçãoO trabalho de conservação consiste em restau-rar ou estabilizar os registros para assegurar que durem e mantenham seu estado original pelo maior tempo possível. Esse tipo de traba-lho, em geral, não será feito em um CPR.

É normal que registros antigos mostrem sinais de uso.

É comum haver danos nos registros, que incluem: páginas rasgadas, livros com a lom-bada estragada, arranhões, rachaduras, fitas adesivas indesejadas ou outros adesivos e até peças quebradas. Se descobrir que um item tem essas falhas, tire várias fotos, envie- as para o Departamento de História da Igreja e siga as instruções que receber. Na maioria dos casos, você será orientado a simplesmente devolver o item não consertado e as peças quebradas ao recipiente de armazenamento.

Alguns itens muito valiosos podem justificar os custos de um trabalho de restauração mais elabo-rado. Se você tiver dúvidas sobre itens específicos, entre em contato com o Departamento de História da Igreja. Os curadores do departamento e espe-cialistas em cuidados com as coleções determina-rão as providências adequadas a serem tomadas, e quando o trabalho de conservação for considerado necessário, o Departamento de História da Igreja pagará por esse trabalho.

Suporte à conservaçãoOs restauradores do Departamento de História da Igreja estão à disposição para instruir a respeito de qualquer problema relacionado à condição de um registro ou ao ambiente de arma-zenamento, bem como, esclarecer dúvidas sobre este guia. Entre em contato com eles por meio do ende-reço history.LDS.org/adviser. Inclua fotografias, conforme necessário, e um número de telefone para que eles possam entrar em contato.

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Digitalizar registros

Uma das mais eficientes maneiras de ofe-recer um acesso mais amplo aos registros de história da Igreja é por meio da digi-

talização. Dessa forma, eles ficam disponíveis na biblioteca online do Departamento de História da Igreja (acesse o site history.LDS.org). As ima-gens digitais são mais bem preservadas quando transferidas para o Departamento de História da Igreja, em Salt Lake City, Utah e armazenadas no sistema de preservação de registros digitais da Igreja. As áreas não devem desenvolver métodos alternativos para armazenar e acessar registros digitais. Porém, ao enviar arquivos digitais, será necessário armazenar uma cópia temporariamente até que o Departamento de História da Igreja confirme que a transferência foi bem- sucedida.

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O Departamento de História da Igreja digi-talizou milhões de imagens por meio de sua robusta operação digital em Salt Lake City. No entanto, a menos que um centro de preservação de registros (CPR) desenvolva a capacidade de digitalização, os registros armazenados nesse local ficarão inacessíveis para a maioria dos pes-quisadores. Portanto, é desejável que os CPRs tenham capacidade de digitalizar registros. Isso permite que:

• Os registros armazenados no centro fiquem disponíveis para pesquisadores em todo o mundo por meio do Catálogo de História da Igreja.

• Uma cópia duplicada seja criada, reduzindo assim o risco de perda de informação se algo acontecer com o registro original.

• A Igreja adquira uma versão digital do regis-tro, em vez do original (a cópia física).

Existem várias opções para possibilitar a digita-lização de registros em um CPR, como: o envio periódico de equipamentos para o centro; o envio periódico de equipamentos e de um operador para o centro; o uso de um fornecedor local ou o estabelecimento de uma operação contínua de digitalização. Independentemente da opção sele-cionada, a digitalização requer uma coordenação cuidadosa com o Departamento de História da Igreja. Os princípios descritos nesta seção ajudarão a evitar a duplicação e garantirão que as imagens

digitais criadas tenham valor duradouro. Detalhes adicionais, como formatos de arquivo aceitáveis, configuração de equipamentos, técnicas de digi-talização, práticas de nomenclatura de arquivos e padrões de qualidade, podem ser encontrados no documento “Registro digital e padrões de digita-lização”, no site history.LDS.org/adviser, na seção Centros de Preservação de Registros.

AprovaçãoNão digitalize os registros mantidos no CPR sem obter a aprovação do Departamento de História da Igreja. Capturar a imagem (digitalização) é uma pequena parte de um grande e complexo processo, que envolve vários grupos de trabalho dentro do Departamento de História da Igreja. Sem coordenação e planejamento cuidadoso, é muito provável que as imagens digitalizadas não sejam usadas. Também é necessário um equipa-mento especializado para garantir que os padrões de qualidade e os formatos de imagem necessá-rios possam ser alcançados. O Departamento de História da Igreja pagará pelos custos associados ao trabalho aprovado.

TreinamentoAs pessoas que estiverem fazendo a digitali-zação dos registros devem estar bem familiari-zadas com computadores e tecnologia. Mesmo assim, será necessário muito treinamento sobre

A digitalização requer uma coordenação cuidadosa com o Departamento de História da Igreja.

(Acima) A digitalização de registros ajuda a torná- los aces-síveis para pesquisadores em todo o mundo.

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como capturar imagens de acordo com as neces-sidades do Departamento de História da Igreja. Quando o equipamento e as pessoas estiverem prontos, organize o treinamento com o Depar-tamento de História da Igreja. O treinamento provavelmente será feito por videoconferência e levará algumas horas para ser concluído.

TestesComece com uma pequena quantidade de traba-lho e teste o processo do começo ao fim. Trabalhe com o Departamento de História da Igreja para avaliar a qualidade da imagem e o fluxo de tra-balho. Resolva todos os problemas que surgirem antes de continuar.

ImplementaçãoEstabeleça um plano de digitalização com o Departamento de História da Igreja e siga o plano à risca. Faça a transferência das imagens para o Departamento de História da Igreja regularmente, conforme determinado no plano. Monitore o pro-cesso com cuidado e comunique- se com frequên-cia com o Departamento de História da Igreja para garantir que tudo corra bem.

Transferência Consulte o Departamento de História da Igreja para determinar o melhor método de transfe-rência de imagens digitalizadas criadas a partir de registros armazenados ou emprestados ao seu CPR. O envio eletrônico de registros digi-tais é o método preferido, mas se tiver proble-mas persistentes de conexão à internet, você pode enviar os registros digitalizados por meio de mídia de transferência. O Departamento de História da Igreja fornece os meios de trans-ferência. Alguns deles incluem: discos rígidos externos (para grandes coleções), pendrives, CDs ou DVDs. Certifique- se de que esse mate-rial esteja empacotado de forma segura antes de enviá- lo pelo correio. Use um serviço de correio aprovado pelo escritório da área. O Departa-mento de História da Igreja devolverá os discos rígidos usados para a transferência de imagens, mas não devolverá outras mídias de transferên-cia. Mantenha ao menos uma cópia de qualquer registro digitalizado até receber a confirmação do Departamento de História da Igreja de que eles baixaram com sucesso o registro no sistema de preservação de registros digitais. Depois de receber a confirmação, você pode excluir sua cópia (ou cópias).

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