COLETÂNEA DE ORIENTAÇÕES BÁSICAS SOBRE GESTÃO DE...

COLETÂNEA

DE ORIENTAÇÕES BÁSICAS

SOBRE GESTÃO DE ARQUIVOS

DE ORGANIZAÇÕES MILITARES

2013

COLETÂNEA DE ORIENTAÇÕES BÁSICAS SOBRE GESTÃO DE ARQUIVOS DE ORGANIZAÇÕES MILITARES – AHEx

Edição 2013 Fl. 2 / 145

NOTA

Solicita-se aos usuários dessa coletânea a apresentação de sugestões que tenham por objetivo

aperfeiçoá-la ou que se destinem à supressão de eventuais incorreções.

As observações apresentadas devem ser feitas diretamente ao Arquivo Histórico do Exército

em sua página eletrônica - www.ahex.ensino.eb.br.

http://www.ahex.ensino.eb.br/


Edição 2013 Fl. 3 / 145

APRESENTAÇÃO

Este trabalho foi elaborado para atender às necessidades básicas dos arquivos das

organizações militares do Exército e que, por várias razões, não podem contar com a assistência

técnica de profissionais das áreas de história, arquivologia e museologia. Trata-se de uma coletânea

de vários artigos e por observações feitas pelo Arquivo Histórico do Exército, AHEx.

É importante ressaltar que as informações apresentadas estão focadas na realidade dos

arquivos das Organizações Militares do Exército Brasileiro e que os conhecimentos aqui contidos não

excluem a necessidade da assistência dos profissionais já mencionados.

Por fim, é dever de cada Organização Militar de conservar e manter a memória institucional,

operacional e dos integrantes do Exército Brasileiro por meio do recebimento e o correto

processamento arquivístico dos acervos escritos, cartográficos e iconográficos.

EXÉRCITO BRASILEIRO

BRAÇO FORTE ! MÃO AMIGA !


Edição 2013 Fl. 4 / 145

ÍNDICE

1 CONCEITOS BÁSICOS

1.1 ACERVO............................................................................................................................... 9

1.2 ARQUIVAMENTO................................................................................................................. 9

1.3 ARQUIVO............................................................................................................................. 9

1.4 ARQUIVOLOGIA.................................................................................................................. 10

1.5 ARRANJO............................................................................................................................. 10

1.6 COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO EXÉRCITO (CPADEx)............................................................................................................................. 10

1.7 DESINFECÇÃO.................................................................................................................... 10

1.8 DESINFESTAÇÃO................................................................................................................ 10

1.9 DOCUMENTAÇÃO............................................................................................................... 10

1.10 DOCUMENTO...................................................................................................................... 11

1.11 JAQUETA............................................................................................................................. 11

1.12 PRAZOS DE GUARDA, FASE CORRENTE, FASE INTERMEDIÁRIA E GUARDA PERMANENTE..................................................................................................................... 11

1.13 ORIGINAL............................................................................................................................. 12

1.14 PAPEL NEUTRO.................................................................................................................. 12

1.15 SUPORTE............................................................................................................................. 12

1.16 TABELA BÁSICA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS NO ÂMBITO DO EXÉRCITO (TBTEx)........................................................................................ 13

1.17 TEORIA DAS TRÊS IDADES............................................................................................... 13

2 ARQUIVOS DAS OM

2.1 CONSIDERAÇÕES INICIAIS.................................................................................... 15

2.2 FINALIDADES DOS ARQUIVOS DAS OM............................................................... 15

2.3 MISSÕES DOS ARQUIVOS DAS OM (CORRENTE E GERAL).............................. 16

2.4 ARQUIVOS PREVISTOS NAS OM.......................................................................... 16

2.5 ARQUIVO CORRENTE............................................................................................ 18

2.6 ARQUIVO GERAL.................................................................................................... 19

2.7 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO.................................................................................... 20

2.8 ARQUIVO DE GUARDA PERMANENTE................................................................. 21

2.9 RESPONSÁVEIS PELOS ARQUIVOS DAS OM...................................................... 21

2.10 ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO GERAL............................................................ 22


Edição 2013 Fl. 5 / 145

2.11

CARACTERÍSTICAS DO LOCAL ADEQUADO PARA SE MONTAR UM ARQUIVO GERAL....................................................................................................

22

2.12 PREPARAÇÃO DO LOCAL...................................................................................... 23

2.13 ORGANIZAÇÃO DO LOCAL.................................................................................... 24

2.14 ORGANIZAÇÃO DO ACERVO................................................................................. 24

2.15 CONTROLE DA DOCUMENTAÇÃO........................................................................ 25

2.16 CUIDADOS COM O ARQUIVAMENTO.................................................................... 27

2.17 ACESSO AO ARQUIVO GERAL.............................................................................. 28

2.18 MEDIDAS COMPLEMENTARES.............................................................................. 28

2.19 FONTES DE CONSULTA......................................................................................... 29

3 PESSOAL

3.1 PESSOAL NECESSÁRIO PARA ADMINISTRAR UM ARQUIVO DE OM............... 31

3.2 CUIDADOS COM A SELEÇÃO E TREINAMENTO DO PESSOAL.......................... 31

4 DOCUMENTAÇÃO

4.1 CUIDADOS COM A DOCUMENTAÇÃO.................................................................. 34

4.2 DOCUMENTOS SIGILOSOS.................................................................................... 34

4.3 ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO CORRENTE DURANTE O ANO CORRENTE (ANO “A”) 35

4.4 ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO CORRENTE COM DOCUMENTOS ELABORADOS NOS ANOS ANTERIORES (ANOS: “A-1”, “A-2”, “A-3”, “A-4” E “A-5”)................................. 37

4.5 ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO INTERMEDIÁRIO COM DOCUMENTOS ELABORADOS EM “A-6”.......................................................................................... 38

5 CONSERVAÇÃO

5.1 PAPÉIS..................................................................................................................... 45

5.2 ACONDICIONAMENTO............................................................................................ 45

5.3 MOBILIÁRIO............................................................................................................. 47

5.4 EMBALAGENS......................................................................................................... 49

5.5 PARTES DO LIVRO.................................................................................................. 51

5.6 TÉCNICAS DE MANUSEIO...................................................................................... 51

5.7 OUTRAS RECOMENDAÇÕES................................................................................. 53

5.8 PRESERVAÇÃO....................................................................................................... 55

5.9 CONSERVAÇÃO...................................................................................................... 55

5.10 CONSERVAÇÃO PREVENTIVA.............................................................................. 56

5.11 RESTAURAÇÃO....................................................................................................... 56


Edição 2013 Fl. 6 / 145

5.12 CUIDADOS NECESSÁRIOS PARA CONSERVAR OS DOCUMENTOS................ 57

5.13 HIGIENIZAÇÃO DE DOCUMENTOS....................................................................... 60

5.14 TÉCNICA DE HIGIENIZAÇÃO MECÂNICA A SECO DE LIVROS E DOCUMENTOS........................................................................................................ 63

5.15 HIGIENIZAÇÃO DO ACERVO DA OM..................................................................... 65

5.16 LIMPEZA DE UM DEPÓSITO (ARQUIVO)............................................................... 69

5.17 PLANO DE MANUTENÇÃO PERIÓDICA................................................................. 69

5.18 PROCEDIMENTOS EM CASOS DE DANOS........................................................... 71

5.19 AGENTES DE DEGRADAÇÃO DO PAPEL............................................................. 72

5.20 ILUSTRAÇÕES......................................................................................................... 79

5.21 MEDIDAS IMPORTANTES PARA O CONTROLE DE PRAGAS............................. 80

6 SEGURANÇA

6.1 CONCEITO............................................................................................................... 82

6.2 VISTORIA AMBIENTAL............................................................................................ 82

6.3 VISTORIA BIOLÓGICA............................................................................................. 82

6.4 CHECK LIST............................................................................................................. 83

6.5 CONTROLE DE ACESSO E MONITORAMENTO POR CÂMERAS........................ 86

7 GESTÃO DOCUMENTAL

7.1 GESTÃO DOCUMENTAL......................................................................................... 89

7.2 FINALIDADE DAS IG 11-03 (INSTRUÇÕES GERAIS PARA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO EXÉRCITO).............................................................................

89

7.3 OBJETIVOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS.................................................. 89

7.4 COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO EXÉRCITO (CPADEx)..............................................................................................

90

7.5 MISSÃO DA CPADEX.............................................................................................. 90

7.6 ESTRUTURA DAS SCPAD...................................................................................... 90

7.7 MISSÕES DAS SCPAD DE OM............................................................................... 91

7.8 ATRIBUIÇÕES DE UMA SCPAD DE OM................................................................. 91

7.9 TABELA BÁSICA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS NO ÂMBITO DO EXÉRCITO (TBTEx)...................................................................... 92


Edição 2013 Fl. 7 / 145

8 LEGISLAÇÃO E DIVERSOS

8.1 PRINCIPAIS CONSEQUÊNCIAS DE UMA MÁ GESTÃO DOS ARQUIVOS........... 95

8.2 LEGISLAÇÕES SOBRE SANÇÕES PASSÍVEIS PELA MÁ ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS..................................................................................................................... 95

8.3 ACESSO E SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS............................................ 97

8.4 DOCUMENTOS DE VALOR HISTÓRICO................................................................ 109

8.5 DOCUMENTOS SEM VALOR ARQUIVÍSTICO..................................................... 109

8.6 DOCUMENTOS DIGITAIS...................................................................................... 110

8.7 DIGITALIZAÇÃO X MICROFILMAGEM................................................................. 111

8.8 LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA BRASILEIRA......................................................... 112

8.9 ROTEIRO PARA MENSURAÇÃO DE DOCUMENTOS TEXTUAIS...................... 116

9 AUTO DIAGNÓSTICO DO ARQUIVO DA OM

9.1 AUTO DIAGNÓSTICO DO ARQUIVO GERAL DA OM.......................................... 120

10

10.1

10.2

GLOSSÁRIO/BIBLIOGRAFIA

GLOSSÁRIO........................................................................................................IBIBLIOGRAFIA.......................................................................................................

140

144


Edição 2013 Fl. 8 / 145

Capítulo 1

CONCEITOS BÁSICOS


Edição 2013 Fl. 9 / 145

1.1. ACERVO

O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como:

Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.

1.2. ARQUIVAMENTO

As IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como:

Art. 19 É uma sequência de operações que tem por finalidade a guarda ordenada de

documentos textuais, iconográficos, audiovisuais (filmo gráficos e sonoros), micro gráficos,

cartográficos, informatizados, etc.


Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos.

Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua

tramitação.

1.3. ARQUIVO

O Dicionário Aurélio define como:

Conjunto de documentos, como papéis oficiais, impressos, manuscritos, cartas e fotografias

sobre determinado assunto. &151; Os arquivos existem desde a invenção da escrita, na Antiguidade.

Egípcios, assírios, persas, gregos e romanos possuíram arquivos. Na Europa, foi, sobretudo a partir da

Idade Média, que se organizaram os grandes arquivos nacionais. Devido ao grande número de

documentos acumulados no passado e a produção cada vez maior de novos documentos, foi-se

aperfeiçoando a arquivologia, que é o conjunto de técnicas de organização e manipulação de

arquivos, os Estados Unidos e a ex-União Soviética, que atualmente possuem os mais completos

arquivos nacionais do mundo, somente começaram a organizá-los no princípio deste século (Sec XX).


Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou

privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do

suporte.

Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a

conservação e o acesso a documentos.

Instalações onde funcionam arquivos.

Móvel destinado à guarda de documentos.


Edição 2013 Fl. 10 / 145

1.4. ARQUIVOLOGIA


Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na

produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também chamada

Arquivística.

1.5. ARRANJO


Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um

arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.

Resumindo, fisicamente é a forma como o acervo está organizado nas estantes ou armários. Conhecer o arranjo é muito

importante, pois isso permite localizar os documentos com facilidade.

1.6. COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO

EXÉRCITO (CPADEx)


Art. 3º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Exército (CPADEx) é o órgão

central do sistema destinado à análise, avaliação, seleção e arquivamento de documentos no âmbito

de todo o Exército, sendo integrada por Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos

(SCPAD), distribuídas e escalonadas em três níveis hierárquicos, conforme a estrutura do Exército.

1.7. DESINFECÇÃO


Processo de destruição ou inibição da atividade de microrganismos.

1.8. DESINFESTAÇÃO


Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos.

1.9. DOCUMENTAÇÃO


Conjunto de documentos.

Ato ou serviço de coleta, processamento técnico e disseminação de informações e documentos.


Edição 2013 Fl. 11 / 145

1.10. DOCUMENTO


Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.

1.11. JAQUETA


Invólucro de plástico ou material similar, contendo um ou mais bolsos, nos quais se inserem

micro formas.

1.12. PRAZOS DE GUARDA, FASE CORRENTE, FASE INTERMEDIÁRIA E

GUARDA PERMANENTE


Art. 10 Para efeito de conceituação, atentar para as seguintes observações e legendas abaixo:

I - “Prazos de Guarda”: refere-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos, nas

fases corrente e intermediária, tempo este contado a partir da data de elaboração do documento.

Conforme conceituação do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), o prazo de guarda, na fase

intermediária, não inclui o tempo previsto da fase corrente; logo:

II – “Fase Corrente”: refere-se ao período em que o documento é frequentemente consultado;

III – “Fase Intermediária”: relaciona-se ao período em que o documento tem que cumprir o

prazo de guarda previsto e é consultado com menor frequência.

IV – .......... Guarda Permanente, quando as informações contidas no documento são

consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa, ...


Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que

documentos, deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no intermediário, ao fim do qual a

destinação é efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção.

“PRAZOS DE GUARDA”

“PRAZO DA FASE

CORRENTE”

“PRAZO DA FASE

INTERMEDIÁRIA”


Edição 2013 Fl. 12 / 145

1.13. ORIGINAL


Art. 12 Por “exemplar original” entende-se:

I - todos aqueles documentos que possuem a assinatura de próprio punho da autoridade

signatária e recebidos pelo destinatário;

II - os documentos assinados por delegação e recebidos pelo destinatário;

III - no caso de documentos circulares, são consideradas originais, todas as primeiras vias

recebidas pelos destinatários; e

IV - todas as segundas vias de documentos que permanecem com o expedidor.


Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar.

Versão final de um documento, já na sua forma apropriada.

1.14. PAPEL NEUTRO


Papel de pH neutro ou ligeiramente alcalino, de degradação mais difícil.

Outros tipos de papéis:

- papel alcalino: pH acima de 7; e

- papel ácido: pH abaixo de 7.Os tipos mais comuns são: papel pardo, papel jornal, papelão e

cartolinas em geral.

Devem ser utilizados somente papéis neutros ou alcalinos no acondicionamento de

documentos. Quando for adquiri-los, verifique com o fornecedor se os escolhidos são do tipo neutro

ou alcalino.

Existe disponível no mercado uma caneta própria para medir o pH do papel.

1.15. SUPORTE


Material no qual são registradas as informações.

Ex: papel, papel fotográfico, fita VHS, DVD, CD, película de microfilme, etc.


Edição 2013 Fl. 13 / 145

1.16. TABELA BÁSICA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE

DOCUMENTOS NO ÂMBITO DO EXÉRCITO (TBTEx)


Art. 9º A “Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos no Âmbito do

Exército” (TBTEx) é um instrumento de destinação, aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos

(CONARQ), que determina prazos de guarda, transferência, recolhimento ou eliminação de

documentos.

1.17. TEORIA DAS TRÊS IDADES


Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou

permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de

seus valores primário e secundário.

Nota do AHEx:

O Ministério da Defesa expedirá em breve uma Tabela Básica de

Temporalidade e Destinação de Documentos específica para todos os órgãos do

Ministério. Com isso, provavelmente a TBTEx será revogada.

Outros conceitos e definições poderão ser encontrados no Capítulo 8

(8.11. – GLOSSÁRIO).


Edição 2013 Fl. 14 / 145

Capítulo 2

ARQUIVOS DAS OM


Edição 2013 Fl. 15 / 145

2.1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS

Os arquivos de uma organização militar devem, antes de tudo, ser limpos e organizados. A

partir desta situação inicial, outras medidas poderão ser adotadas.

Nessa fase inicial, os conhecimentos necessários são aqueles inerentes a qualquer unidade

militar que tenha espírito de manutenção. Não são necessários grandes conhecimentos arquivísticos.

Com boa vontade e bom senso, qualquer militar ou servidor civil designado para organizar os

arquivos cumprirá satisfatoriamente a missão.

As outras medidas são aquelas que visam dar maior tempo de vida ao acervo (preservação) e

melhorar as condições das instalações do arquivo. Para realizá-las, os responsáveis pelos arquivos

poderão consultar especialistas ou acessar a literatura disponível.

Sugestões de literaturas disponíveis:

- Legislação Arquivista Brasileira-

(www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm)

- Publicações digitais - (www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm)

- Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos – CPBA - (www.arqsp.org.br/cpba/)

2.2. FINALIDADES DOS ARQUIVOS DAS OM

Centralizar em um local determinado os documentos produzidos e recebidos que tenham valor

administrativo, jurídico e histórico. Essa medida facilitará as futuras consultas.

Os arquivos das OM são muito consultados pelos militares da reserva, reformados e

pensionistas. Eles são fontes de informações para pesquisas históricas, comprovação de direitos, etc.

Uma grande cliente dos arquivos das OM é a Justiça Federal. Suas solicitações, feitas por ofício

aos comandantes das OM, solicitam informações administrativas que, geralmente, estão

relacionadas à Defesa da União. Nesses casos, a precisão e a rapidez no atendimento ao solicitado

evitarão futuros problemas para a OM.

80% Limpeza e Organização

20% Outras Medidas

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm


http://www.arqsp.org.br/cpba/


Edição 2013 Fl. 16 / 145

Além disso:

Servir a administração

- fornecendo informações e documentos necessários ao desenvolvimento das

atividades;

- facilitando o acesso aos documentos;

- preservando a documentação da OM; e

- possibilitando o controle da produção de documentos.

Servir à História

- fornecendo informações e/ou documentos para reconstituir ou escrever a história

da OM e do Exército;

- servindo de memória da OM; e

- constituindo fontes de pesquisa.

Permitir a

acessibilidade

- colocando à disposição dos usuários (sociedade) documentos que forneçam

informações de caráter probatório ou simplesmente informativo.

2.3. MISSÕES DOS ARQUIVOS DAS OM (CORRENTE E GERAL)

- Arquivar os documentos, visando à recuperação da informação.

- Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua guarda definitiva ou sua eliminação.

- Preservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a

sua perda.

- Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na OM.

2.4. ARQUIVOS PREVISTOS NAS OM

As IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) estabelecem que:

Art. 20 Em cada OM deverão existir:

I – Arquivo Corrente; e

II – Arquivo Geral da OM.

As IG 10-42 (Instruções Gerais para a Correspondência, as Publicações e os Atos Administrativos no

Âmbito do Exército), definem como:


Edição 2013 Fl. 17 / 145

CAPÍTULO V

DO ARQUIVAMENTO E DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 17. Em toda OM, haverá um arquivo onde será guardada, depois de chegar ao fim de sua

tramitação, a correspondência oficial que lhe disser respeito.

§ 1º Os expedientes serão arquivados onde tiver sede o destinatário ou a autoridade que emitir

o despacho final.

§ 2º Os documentos de qualquer procedência que não devam ter andamento serão arquivados.

Art. 18. Determinado pela autoridade competente o arquivamento de qualquer documento,

serão tomadas providências no sentido de que, na capa ou na primeira folha, seja indicada a solução

proferida antes do arquivamento [exemplo: publicado no BI nº .... de ..... ou respondido em Of (Rad)

nº .... , de......], manuscrita, datilografada ou sob a forma de carimbo, seguida da expressão “Arquive-

se”, data e assinatura.

Art. 19. Além das prescrições contidas nestas Instruções, quanto ao arquivamento, ao acesso e

à eliminação de documentos, serão observados, também, a Política Nacional de Arquivos Públicos e

Privados, a legislação que trata de assuntos sigilosos e o previsto no Regulamento Interno e dos

Serviços Gerais (RISG) e nas Instruções Gerais para a Avaliação de Documentos no Exército (IG 11-03).

Art. 20. As prescrições atinentes aos documentos de natureza sigilosa (controlados) constam da

legislação que trata da salvaguarda dos assuntos sigilosos do Exército.

Art. 21. Serão arquivados no órgão de direção setorial (ODS) referente a pessoal, depois de

solucionados, os processos oriundos de requerimentos dirigidos ao Ministro da Defesa ou ao

Comandante do Exército por militares ou ex-militares, bem como os processos de transferência para

a reserva ou afastamento do serviço ativo, quaisquer que sejam o destinatário e a espécie do

documento inicial.

O R1/RISG (Regulamento Interno e dos Serviços Gerais), de 19 de dezembro de 2003,

estabelece que:

Art. 175. Do original do BI são extraídas tantas cópias, todas autenticadas pelo S Cmt U,

quantas forem necessárias à distribuição às SU, às dependências internas e à autoridade a que estiver

a unidade imediatamente subordinada, observando-se, a respeito, as seguintes disposições:

VII - mesmo informatizados, os originais dos boletins e seus aditamentos, com a assinatura de

próprio punho do comandante são colecionados e periodicamente encadernados ou brochados em


Edição 2013 Fl. 18 / 145

um volume com um índice de nomes e outro por assuntos, organizado pela 1ª seção, sendo

guardados no arquivo da unidade; e

Art. 360. As cópias de todos os documentos expedidos pela unidade e os originais dos BI devem

ser arquivados, sendo periodicamente encadernados ou brochados.

§ 1º Aplicam-se às SU e dependências internas as prescrições deste artigo.

§ 2º Os documentos, conforme seu tipo, formam obrigatoriamente, coleções distintas.

§ 3º Os documentos arquivados são conservados em armários ou gavetas adequadas, sob

guarda e responsabilidade dos respectivos detentores.

Art. 362. Os documentos de qualquer procedência que não devam ser encaminhados, depois

de solucionados, são arquivados.

Art. 363. O arquivista não pode ser desviado de suas funções, tendo um ou dois auxiliares em

condições de substituí-lo nos seus impedimentos eventuais.

2.5. ARQUIVO CORRENTE


Art. 21. É um local, normalmente na própria Seção, destinado ao depósito de todos os

documentos que estão cumprindo o “prazo mínimo de arquivamento obrigatório de cinco anos”.

São ordenados, normalmente, de acordo com o ano de elaboração.

Em todas as seções e repartições deve haver um arquivo corrente, nos quais são arquivados

todos os documentos recebidos e expedidos. Dependendo do tamanho da seção ou repartição,

podem ser poucos ou muitos documentos. As OM podem adotar procedimentos próprios para

aperfeiçoar o arquivamento de documentos em função das instalações disponíveis, do volume de

documentos e do pessoal existente.

Por exemplo, no nível Pelotão, são arquivadas as partes expedidas. No nível subunidade, são

arquivados dentre outros, os requerimentos, as partes, os QTS, etc.

Também, de acordo com as IG 11-03, anualmente, no mês de abril, os documentos que

completaram os 5 (cinco) anos de guarda obrigatória serão submetidos à avaliação para serem

eliminados ou enviados ao Arquivo Geral da OM (Gestão Documental).

Essa documentação pode ser guardada em uma simples pasta, uma gaveta, um móvel ou um

armário, dependendo da quantidade.

Os cuidados com a guarda e preservação da documentação, dentro das devidas proporções,

são os mesmos adotados no Arquivo Geral da OM.


Edição 2013 Fl. 19 / 145


Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de

consultas frequentes pela entidade que a produziu, a quem compete a sua administração.

Arquivo responsável pelo arquivo corrente.

2.6. ARQUIVO GERAL

É uma Seção, subordinada geralmente à 1ª Seção, Ajudância Geral ou Secretaria, responsável

pela guarda de toda documentação intermediária e de guarda permanente expedida ou recebida

pela OM.

A expressão “DEPÓSITO DE DOCUMENTOS” é utilizada também para designar o local onde são

guardados os arquivos intermediários e de guarda permanente.

No Arquivo Geral da OM encontramos, em princípio, documentos desde o seu primeiro dia de

funcionamento (criação) até os dias atuais. Se a OM for oriunda de outra (Ex: transformação do 1º

Batalhão de Saúde em 21º Batalhão Logístico), provavelmente o arquivo da OM de origem também

estará guardado nesse depósito. Os documentos podem ser ofícios, IPM, sindicâncias,

requerimentos, boletins internos, etc. Também podem ser arquivadas fotografias, cartas

topográficas, plantas das instalações da OM, etc.


Inciso II do Art. 20 Arquivo Geral da OM, subdividido em dois arquivos:

a) Intermediário; e

b) De Guarda Permanente.

As IG 10-42 (Instruções Gerais para a Correspondência, as Publicações e os Atos Administrativos no

Âmbito do Exército), de 22 de fevereiro de 2002, estabelecem que:

Nota do AHEx:

De acordo com a tabela de temporalidade do CONARQ, alguns documentos,

com pelo menos um ano de guarda, poderão ser eliminados. No entanto, o

Exército adotou como norma o “prazo mínimo de arquivamento obrigatório de

cinco anos”.


Edição 2013 Fl. 20 / 145

CAPÍTULO V

DO ARQUIVAMENTO E DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 17. Em toda OM, haverá um arquivo onde será guardada, depois de chegar ao fim de sua

tramitação, a correspondência oficial que lhe disser respeito.

§ 1º Os expedientes serão arquivados onde tiver sede o destinatário ou a autoridade que emitir

o despacho final.

§ 2º Os documentos de qualquer procedência que não devam ter andamento serão arquivados.

Art. 18. Determinado pela autoridade competente o arquivamento de qualquer documento,

serão tomadas providências no sentido de que, na capa ou na primeira folha, seja indicada a solução

proferida antes do arquivamento [exemplo: Publicado no BI nº .... de ..... ou respondido em Of (Rad)

nº .... , de......], manuscrita, datilografada ou sob a forma de carimbo, seguida da expressão “Arquive-

se”, data e assinatura.

Art. 19. Além das prescrições contidas nestas Instruções, quanto ao arquivamento, ao acesso e

à eliminação de documentos, serão observados, também, a Política Nacional de Arquivos Públicos e

Privados, a legislação que trata de assuntos sigilosos e o previsto no Regulamento Interno e dos

Serviços Gerais (RISG) e nas Instruções Gerais para a Avaliação de Documentos no Exército (IG 11-03).

Art. 20. As prescrições atinentes aos documentos de natureza sigilosa (controlados) constam da

legislação que trata da salvaguarda dos assuntos sigilosos do Exército.

2.7. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO


Inciso II do Art. 21 É destinado à guarda de documentos originais já analisados pela

Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos (SCPAD), oriundos do “Arquivo Corrente” que

estão cumprindo o prazo de guarda previsto na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de

Documentos no Âmbito do Exército (TBTEx). Tais documentos deverão ser reorganizados em função

Nota do AHEx:

ATENÇÃO! Existem documentos que devem permanecer no arquivo

intermediário por mais de 100 anos. Esses documentos apesar de não serem

classificados como de guarda permanente, acabam sendo tratados como se

assim fossem tendo em vista o longo prazo de guarda obrigatória.


Edição 2013 Fl. 21 / 145

do ano previsto para a sua eliminação (e não mais do ano de elaboração), a fim de possibilitar o seu

rápido acesso.

Parágrafo único. Os Arquivos Intermediários deverão estar em um local apropriado,

denominado “Arquivo Geral da OM”.


Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente que

aguarda destinação.

Arquivo responsável pelo arquivo intermediário. Também chamado pré-arquivo.

Depósito de arquivos intermediários.

2.8. ARQUIVO DE GUARDA PERMANENTE


Inciso II do Art. 21 É um local destinado à custódia de documentos de rara consulta e que

devem ser permanentemente arquivados, por serem de grande valor histórico para a OM.

Parágrafo único Os arquivos de Guarda Permanente deverão estar em um local apropriado,

denominado “Arquivo Geral da OM”.


Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.

Arquivo responsável pelo arquivo permanente. Também chamado arquivo histórico.

2.9. RESPONSÁVEIS PELOS ARQUIVOS DAS OM

Arquivo Intermediário e de Guarda Permanente:

O RISG (Regulamento Interno dos Serviços Gerais) regula que:

Art. 24. O ajudante-secretário é um auxiliar imediato do Cmt U, incumbindo-lhe:

Inciso VI – manter, em dia e em ordem, o arquivo da documentação da unidade, de acordo com

as normas em vigor.

Nota do AHEx:

No arquivo de guarda permanente são guardados documentos de grande

valor histórico e administrativo e não somente os de rara consulta.

1. ATENÇÃO: OS DOCUMENTOS NELE GUARDADOS NÃO PODERÃO SER ELIMINADOS!


Edição 2013 Fl. 22 / 145



Arquivo Corrente:

Os chefes de todas as seções e repartições que expedirem ou receberem documentos. Ex. Cmt

Pel, Cmt SU, Ch Seção, Ch Divisão, etc.

2.10. ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO GERAL

Com a finalidade de orientar a organização adequada do Arquivo Geral da OM, apresentamos

uma sugestão de fases a serem seguidas de acordo com as possibilidades e a realidade de cada OM.

1ª - Levantamento do acervo existente.

2ª - Escolha do local.

3ª - Escolha do pessoal.

4ª - Preparação do local.

5ª - Organização do local.

6ª - Execução da Gestão Documental.

7ª - Aquisição do mobiliário.

8ª - Aquisição das embalagens e invólucros.

9ª - Higienização do acervo.

10ª - Organização do acervo.

11ª - Verificação das medidas de segurança.

12ª - Confecção do Plano de Manutenção Periódica.

13ª - Estabelecimento das normas de acesso ao Arquivo Geral.

14ª - Estabelecimento das normas de controle de entrada e saída de documentos.

15ª- Realização de vistorias ambientais e biológicas.

2.11. CARACTERÍSTICAS DO LOCAL ADEQUADO PARA SE MONTAR UM

ARQUIVO GERAL

O local destinado para ser o Arquivo Geral da OM deve atender a requisitos que possam

oferecer segurança contra as ações de estranhos, do fogo, da água e de agentes de deterioração do

papel (insetos, roedores, poeira, excesso de luminosidade, etc), altamente nocivos ao acervo.

Requisitos a serem observados:


Edição 2013 Fl. 23 / 145

- Escolher um local com tamanho adequado, que no futuro ofereça condições de expansão,

caso necessário.

- Escolher um local em piso mais elevado em relação ao solo e com boas condições de

drenagem, no caso do arquivo ser em andar térreo.

- Evitar locais com tubulações hidráulicas, caixas d’água ou quadros de energia elétrica.

- Evitar locais próximos ao posto de combustível, paiol, rancho, depósito de gêneros, cantina,

instalações de animais (baias, canis, etc) ou lixeiras.

- Evitar, principalmente, locais nos subsolos ou porões, em razão do grande risco de

inundações, dando preferência a terrenos mais elevados, distanciados do lençol freático.

- Preferir locais arejados e secos, sem umidade ou infiltrações.

- Preferir locais com ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial com soluções de

baixo custo, inclusive com a disposição adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo do ar.

- Verificar se o prédio oferece condições estruturais de resistência à carga adequadas ao peso

do acervo, caso esteja localizado no piso superior.

2.12. PREPARAÇÃO DO LOCAL

A preparação do local destinado para ser o Arquivo Geral consiste em realizar, entre outras, as

seguintes ações:

- dedetização;

- fixação das estantes nas paredes;

- instalação de grades nas portas e janelas, se for necessária;

- instalação de persianas, cortinas ou película, tipo insulfilm nas janelas;

- isolamento das instalações hidráulicas;

- limpeza do piso e do mobiliário;

- pintura;

- retirada de todos os materiais estranhos ao acervo (material de obra, material em processo de

descarga, material inservível, etc);

- revisão da parte elétrica;

- substituição das fechaduras; e

- verificação do telhado, se for o caso.


Edição 2013 Fl. 24 / 145

2.13. ORGANIZAÇÃO DO LOCAL

O mobiliário no Arquivo Geral de documentos deve estar disposto adequadamente oferecendo

um melhor aproveitamento do espaço disponível, da luminosidade e da ventilação naturais

existentes.

Não devem ser guardados materiais estranhos ao acervo no interior do arquivo.

Deve ser verificado se existem móveis ou documentos embaixo de janelas, de aparelhos de ar

condicionado ou em situações que possam provocar algum tipo de dano ao acervo.

Deve ser verificado se as caixas, pastas e livros estão acondicionados de forma correta e

funcional no mobiliário.

O pessoal não deve cumprir o expediente no interior do arquivo. O ideal é que o local de

guarda de documentos seja separado do local de trabalho, sendo utilizado apenas para pesquisas.

2.14. ORGANIZAÇÃO DO ACERVO

Os documentos deverão ser armazenados separadamente, de acordo com o seu suporte e suas

especificidades, a saber:

- documentos textuais, como manuscritos e impressos;

- documentos encadernados;

- documentos textuais de grande formato;

- documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas;

- documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes;

- documentos em meio micro gráfico;

- documentos fotográficos;

- documentos sonoros;

- documentos cinematográficos; e

- documentos em meios magnéticos e ópticos.

Obs: os filmes em suportes de nitrato de celulose devem ser armazenados separadamente, de acordo

com sua base e condição de preservação.

Nota do AHEx:

ATENÇÃO! O filme cujo suporte é o nitrato de celulose poderá estar sujeito à

combustão espontânea.


Edição 2013 Fl. 25 / 145

2.15. CONTROLE DA DOCUMENTAÇÃO

Para se evitar o extravio de documentos e facilitar a sua guarda e localização é muito

importante registrar SEMPRE no livro de cautelas a entrada ou saída de qualquer documento do

arquivo (depósito).

Outro importante artifício é o GUIA-FORA.

GUIA-FORA: É uma ficha usada para indicar quando o documento é retirado da caixa ou

prateleira. Ela é colocada no lugar do documento retirado, contendo as seguintes informações: nome

do consulente, data e a descrição da documentação pesquisada. Pode ser produzida em 1/2 folha de

papel A4 e é confeccionado em duas vias. Uma via é colocada na caixa, pasta ou estante na qual foi

retirado o documento até a sua devolução, quando será destruída. A outra via fica arquivada por

medida de controle.

Estas medidas evitam o extravio de documentos e facilitam a sua guarda e localização.


Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para

assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma.


Edição 2013 Fl. 26 / 145

SUGESTÃO DE MODELO DE GUIA-FORA (FANTASMA OU FICHA-FANTASMA)

85º Batalhão de Infantaria de Selva

1ª Seção

Arquivo Geral

GUIA-FORA DE DOCUMENTOS

SOLICITANTE

POSTO/

GRAD NOME DE GUERRA SEÇÃO RAMAL MOTIVO

1º Sgt João 1ª Seção 4355 Sindicância

DOCUMENTO

ASSUNTO: Inspeção de saúde

TIPO DE DOCUMENTO: Boletins Internos de 1987 Qtde: 12 livros

encadernados

DESTINO: 1ª Seção

LOCALIZAÇÃO: Estante 10; prateleira 3

OBSERVAÇÕES: os livros encontram-se completos e em bom estado e de conservação.

Data de Saída: 10/ 05/ 1998 Data de Entrada: 15/ 05/ 1998

Responsável pela entrega do documento: 3º Sgt Pedro – Responsável pelo Arquivo Geral

(a) do solicitante: Antonio João da Silva


Edição 2013 Fl. 27 / 145

2.16. CUIDADOS COM O ARQUIVAMENTO

Os documentos devem estar adequadamente identificados, classificados e controlados para

que as ações de localização e devolução ao local de depósito sejam realizadas de forma ágil e sem

riscos de danos ou extravios. Para que esses procedimentos sejam efetivos e possam assegurar a

manutenção das condições de acesso, eles devem ser regularmente revistos.

É importante que os registros relativos aos documentos sejam incorporados a um sistema de

informações, como um banco de dados.


Art. 23 É necessário muito cuidado quanto ao arquivamento, pois um documento arquivado

erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação:

I - estes documentos deverão ser arquivados, de modo adequado, em pasta, fichário, estante,

armário, prateleira, caixa, gaveta, embalagem, estojo, mapoteca, banco de dados, etc.;

II - deve-se evitar, na medida do possível, os efeitos da deterioração de documentos, causados

por agentes ambientais, biológicos, humanos e desastres naturais, conforme o que estabelece o

capítulo n° 3 (Preservação do Acervo), da “Orientação para Preservação e Difusão do Acervo Cultural

do Exército Brasileiro”, elaborada pela Diretoria de Assuntos Culturais; e...

III - para tanto, deve-se atentar para os seguintes procedimentos de arquivamento de

documentos:

a) ............

b) quanto à instalação:

1. selecionar o melhor local para a instalação do arquivo, de modo que ele ofereça boas

condições à preservação dos documentos;

2. selecionar os métodos de arquivamento mais adequados, tais como: por assunto,

cronológico, tipo de documento, de base alfabética, de base numérica, geográfico, ou a combinação

deles;

3. estabelecer a quantidade de pastas, estantes, prateleiras e armários necessários, de acordo

com o método de arquivamento selecionado;

4. identificar, de maneira visível, as pastas, gavetas, armários, caixas, etc, por meio de

anotações registradas do lado de fora das mesmas, para facilitar a consulta; e

5. para os documentos que serão arquivados além do prazo mínimo de arquivamento

obrigatório (5 anos), deverá ser elaborada uma “Folha de Referência” para cada conjunto

documental.


Edição 2013 Fl. 28 / 145

2.17. ACESSO AO ARQUIVO GERAL

O Arquivo Geral deve ser um local de acesso permitido somente às pessoas que nele

trabalham. Esta medida evita o extravio de documentos e a entrada de alimentos. Devem ser

estabelecidas normas rígidas definindo quem pode ter acesso.

2.18. MEDIDAS COMPLEMENTARES

Após a execução das fases sugeridas no Capítulo 2 (2.10.- ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO

GERAL), algumas medidas complementares podem ser efetivadas. Dentre elas, destacamos:

- aquisição de novos mobiliários de metal;

- aumento do efetivo do pessoal que trabalha no arquivo;

- digitalização ou microfilmagem dos documentos mais importantes ou mais consultados;

- encadernação de livros;

- implantação de sistema informatizado de controle do acervo;

- instalação de aparelhos desumidificadores, vaporizadores, termo higrômetros (pode ser o de

bulbo seco e úmido), exaustores e ventiladores, conforme a necessidade;

- instalação de telas nos acessos de roedores e insetos ao arquivo;

- levantamento das faltas no acervo;

- levantamento dos acervos que necessitam de restauração;

- mapeamento da localização do acervo (inventário topográfico);

- melhoria do sistema de Prevenção e Combate a Incêndios;

- substituição das embalagens/invólucros (caixas e pastas);

- substituição das fechaduras;

- transferência do arquivo para local mais adequado; e

- demais medidas julgadas necessárias pelos responsáveis pelo arquivo.

Nota do AHEx:

O arquivo da OM deverá, além de GUARDAR OS DOCUMENTOS, também ter

condições de RESGATAR A INFORMAÇÃO com rapidez e precisão.


Edição 2013 Fl. 29 / 145

2.19. FONTES DE CONSULTA

a. Responsabilidade:

- R1/RISG (Regulamento Interno e dos Serviços Gerais), de 19 de dezembro de 2003

b. Gestão Documental:

- Normas para Recolhimento de Acervos ao Arquivo Histórico do Exército (Port Nº 835 – Cmt Ex,

de 14 Nov 07)

- Eliminação de documentos (Of N° 014 CPADEx, de 03 Abr 09)

- Tabela de Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às

Atividades-Fim do Exército Brasileiro (TBTEx)

- Tabela de Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as

Atividades-Meio da Administração Pública (CONARQ - Resolução nº 14, de 24 out 01)

- Tabela de Temporalidade da Subclasse 080 Militares (CONARQ - Resolução nº 21, de 04 ago 04)

- IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército), de 29 de maio de 2001

- IG 10-42 (Instruções Gerais para a Correspondência, as Publicações e os Atos Administrativos

no Âmbito do Exército), de 22 de fevereiro de 2002

c. Preservação:

- Normas para Utilização dos Arquivos, Bibliotecas e Museus por parte de Historiadores e

outros estudiosos (Port Min nº 2449, de 27 set 79)

- Normas para a Preservação e Difusão do Patrimônio Cultural do Exército Brasileiro (Port Nr

114 – DEP, de 24 Nov 04)

- Legislação Arquivista Brasileira -

(www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm)

- Publicações digitais - (www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm)

- Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos – CPBA - (www.arqsp.org.br/cpba/)



http://www.arqsp.org.br/cpba/


Edição 2013 Fl. 30 / 145

Capítulo 3

PESSOAL


Edição 2013 Fl. 31 / 145

3.1. PESSOAL NECESSÁRIO PARA ADMINISTRAR UM ARQUIVO DE OM

a. Arquivo Corrente

O próprio expedidor do documento será o responsável pelo seu arquivo corrente.

Em uma SU, o sargenteante será o responsável.

Em uma Seção do Estado-Maior da OM, um militar poderá ser designado pelo chefe para

controlar os documentos daquela Seção.

b. Arquivo Geral da OM (Intermediário e Permanente)

O efetivo do Arquivo Geral deve ser suficiente para atender às necessidades da OM (Art 363 do

RISG). Além disso, o pessoal deve conhecer a legislação existente sobre o assunto e o acervo sob sua

responsabilidade.

Fatores que influenciam na escolha do pessoal:

- a demanda por pesquisas;

- as condições das instalações;

- o estado de conservação do acervo; e

- o tamanho do acervo.

O R1/RISG (Regulamento Interno e dos Serviços Gerais), de 19 de dezembro de 2003,

estabelece que:



3.2. CUIDADOS COM A SELEÇÃO E TREINAMENTO DO PESSOAL


Art. 23 É necessário muito cuidado quanto ao arquivamento, pois um documento arquivado


I - ............

II - ...........


documentos:

a) selecionar e treinar pessoal capacitado para desenvolver as seguintes atividades no

gerenciamento de documentos:

Atenção: É recomendável que os militares escolhidos para trabalhar

nos arquivos gerais das OM não sejam fumantes e nem portadores de

problemas de saúde, principalmente os relacionados a processos

alérgicos.


Edição 2013 Fl. 32 / 145

1. recebimento e expedição: consiste no serviço de protocolo da documentação. Engloba as

seguintes atividades: recebimento, registro, distribuição e expedição de documentos;

2. classificação: consiste na atividade de avaliar o conteúdo dos documentos, após

protocolados, direcionando-os aos respectivos responsáveis; e

3. arquivamento: consiste na disposição ordenada da documentação, após cessada sua

tramitação, para posterior e oportuna consulta.


Edição 2013 Fl. 33 / 145

Capítulo 4

DOCUMENTAÇÃO


Edição 2013 Fl. 34 / 145

4.1. CUIDADOS COM A DOCUMENTAÇÃO

Todos os documentos devem ser preservados em condições adequadas ao seu uso, pelos

prazos de guarda estabelecidos nas respectivas tabelas de temporalidade e destinação de

documentos.

A documentação deve estar adequadamente identificada, classificada e controlada, para que as

ações de localização e devolução ao local de depósito sejam realizadas de forma ágil e sem riscos de

danos ou extravios.


Art. 3º É necessário muito cuidado quanto ao arquivamento, pois um documento arquivado


I - ............

II - ...........


documentos:

a) ............

b) ..........

c) quanto à documentação:

1. durante o ano corrente (Ano “A”);

2. anos anteriores (Anos: “A-1”, “A-2”, “A-3”, “A-4” e “A-5”); e

3. documentos elaborados em “A-6”.

4.2. DOCUMENTOS SIGILOSOS

As Instruções Gerais para Salvaguarda de Assuntos Sigilosos – IGSAS (Port Nr 011, de 10 Jan

2001) estabelece que:

Documento Sigiloso Controlado (DSC) é aquele que, por sua importância, requer medidas

adicionais de controle, entre elas: identificação dos destinatários em protocolo, lavratura do termo

de custódia, lavratura anual do termo de inventário e lavratura do termo de transferência.

Para guarda de DSC deve ser dada atenção especial em relação ao local, com a utilização de

cofres ou arquivos com chave, conforme o previsto nos Art 73 e 78 das Instruções Gerais para

Salvaguarda de Assuntos Sigilosos (IGSAS).

Os detentores de DSC/MSC deverão remeter, até 30 de junho de cada ano, uma cópia do

Termo do Inventário ao Órgão Controlador. Sempre que houver a substituição do detentor indireto


Edição 2013 Fl. 35 / 145

de DSC/MSC, este deverá proceder à passagem de custódia dos DSC/MSC para o seu substituto e

remeter o Termo de Transferência de Guarda de Documento e/ou Material Sigiloso Controlado ao

Órgão Controlador.

Transcrito do informativo Fique Atento !, do CIEx, nº 4, de abril de 2011.

4.3. ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO CORRENTE DURANTE O ANO

CORRENTE (ANO “A”)


Nr 1 da letra c, do inciso III do Art. 23

(a) inicialmente, verificar se o documento se encontra

completo e com todos os anexos constantes da referência (se

houver);

(b) conferir se foi protocolado;

(c) verificar o teor do documento, pessoal envolvido e

respectivos despachos, bem como se todas as ações e

providências foram ou estão sendo tomadas;

(d) relacionar o assunto do documento com a pasta mais apropriada para o arquivamento

deste, confirmando a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto e/ou

caso). Não existindo nenhuma pasta referente ao assunto do documento, criar uma nova para

arquivamento;

Exemplo:

Pasta nº 1 - Ofícios recebidos Pasta nº 8 - QTS

Pasta nº 2 - Ofícios expedidos Pasta nº 9 - Ordens de Instrução

Pasta nº 3 - Partes recebidas Pasta nº 10 - Ordens de serviço

Pasta nº 4 - Partes expedidas Pasta nº 11 - Adt Cia

Pasta nº 5 - Rádios recebidos Pasta nº 12 - Bol Intr

Pasta nº 6 - Rádios expedidos Pasta nº 13 - NE

Pasta nº 7 - MDO Pasta nº “n” - etc


Edição 2013 Fl. 36 / 145

(e) arquivar o documento no local adequado, evitando dobrá-lo, bem como colocando-o na

ordem cronológica decrescente, de tal forma que o mais recente esteja em primeiro lugar e o mais

antigo à retaguarda;

(f) o documento, cujo conteúdo se refira a dois ou mais assuntos, deverá ser arquivado em uma

pasta, referenciada ao assunto julgado principal, sem que se deixe de registrar todos os outros em

folhas destinadas a futuras consultas;

(g) os anexos, quando volumosos, deverão ser arquivados em caixa apropriada, identificando-se

externamente o seu conteúdo, anotando-se a respectiva localização nos documentos que os

encaminharam; e

(h) os documentos audiovisuais, cartográficos, micro gráficos e informáticos deverão ser

acondicionados em estojos ou caixas de material apropriado (inerte e sem acidez).

Of nº13 – S1, de 10/06/2009

Of nº 20 – S1, de 17/07/2009

Of nº 03 – S1, de 4/01/2010

Of nº 22 – S1, de 20/03/2010


Edição 2013 Fl. 37 / 145

4.4. ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO CORRENTE COM DOCUMENTOS

ELABORADOS NOS ANOS ANTERIORES (ANOS: “A-1”, “A-2”, “A-3”, “A-4” E

“A-5”):


Nr 2 da letra c), do inciso III do Art. 23

(a) no final do ano corrente, mantendo-se a mesma sistemática de arquivamento adotada pela

Seção, passar todos os arquivos de documentos daquele ano para a prateleira / gaveta de baixo,

disponibilizando, assim, a prateleira superior para o arquivamento dos documentos do ano que se

inicia; e

(b) realizar procedimento idêntico com as prateleiras/gavetas dos anos anteriores,

aproveitando-se a oportunidade para limpá-las e verificar se todos os documentos retirados para

consulta foram recolocados nos devidos lugares.

Arquivo Corrente do ano em curso

VAZIA

DURANTE O ANO CORRENTE

Documentos que estão cumprindo o “prazo mínimo de arquivamento obrigatório de 5

anos”

A - 1

A - 2

A - 3

A - 4

A

NO FINAL DO ANO CORRENTE

A - 1

A - 2

A - 3

A - 4

A - 5

A

A - 5


Edição 2013 Fl. 38 / 145

4.5. ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO INTERMEDIÁRIO COM

DOCUMENTOS ELABORADOS EM “A-6”:


Nr 3 da letra c) do inciso III do Art. 23

(a) aqueles documentos que durante o ano corrente (ano “A”) completaram o seu 5° ano de

arquivamento (documentos elaborados no ano “A-6”) serão submetidos à análise da SCPAD da OM

no início do Ano “A” (em princípio, no mês de abril);

(b) a SCPAD da OM selecionará os documentos que:

- serão eliminados de imediato; e

- terão que prosseguir arquivados até cumprirem o prazo de guarda previsto na TBTEx.

(c) o “Arquivo Intermediário” será organizado conforme o ano previsto para a eliminação dos

documentos (de acordo com a TBTEx) e por “conjuntos documentais”, constituídos pelos

documentos com os mesmos códigos de assuntos previstos na TBTEx ...

SCPAD/OM

NO ANO SEGUINTE – ANO A

A - 6 A - 5

NO ANO

ANTERIOR

Abril

Aguardar a

publicação do

Edital de

Eliminação.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

SCPAD/OM

ELIMINAÇÃO

IMEDIATA

A - 6


Edição 2013 Fl. 39 / 145

........ e acompanhados da Folha de Referência (ver Anexo A – “Folha de Referência”);


Edição 2013 Fl. 40 / 145

(d) deve ser também organizado pela SCPAD da OM um protocolo (em princípio um banco de

dados informatizado) de todos os documentos existentes no Arquivo Intermediário e no Arquivo de

Guarda Permanente, que possibilitem os seguintes tipos de acesso:

- pelo número código de assuntos;

- pelo número, tipo do documento, origem ou destinatário;

- pelo ano de elaboração;

- pelo fim do prazo de guarda; e

- pelo ano de eliminação (ou a referência a sua Guarda Permanente).

(e) as medidas anteriormente citadas visam a identificar, com rapidez, o conjunto documental

(ou número da folha de referência), o local (armário, prateleira, escaninho, pasta, etc...) onde

qualquer documento está arquivado e também a facilitar a rápida recuperação do documento

quando for necessária uma pesquisa futura e a sua destinação final.

(f) para fins destas Instruções, considerar o seguinte exemplo: os documentos de “Operação e

Instrução”, elaborados ao longo do ano “A – 6”, previstos para serem guardados até o final do ano de

“A + 2” (prazo de guarda de oito anos previsto na TBTEx), deverão constituir um conjunto

documental com o “Código de Assunto 120” (“Operação e Instrução”), que será arquivado num

compartimento específico, junto com todos os demais conjuntos documentais elaborados em anos

anteriores, mas que têm previsão de guarda até o final do ano “A + 2” e eliminação a partir de “A + 3”

(ver no exemplo abaixo);

A - 6

120 Operação e Instrução

GUARDAR

ATÉ

A + 2

120 Operação e Instrução

ELIMINAR A

PARTIR DE

A+ 3


Edição 2013 Fl. 41 / 145

(g) a SCPAD da OM, quanto aos documentos a serem eliminados, para os quais a TBTEx não

especifica um prazo de guarda definido no Arquivo Intermediário (“Enquanto Vigorar” ou “Enquanto

se Prestar para Consulta”), deve organizá-los também em conjuntos documentais e mantê-los no

“Arquivo Intermediário”, em compartimento especial, aguardando a época oportuna para sua

eliminação, ou seja, tão logo deixem de vigorar, ou não mais se prestem para consulta;

(h) os documentos elaborados em “A – 6” que foram selecionados pela SCPAD da OM (ano “A”)

para serem guardados permanentemente, porém sem uma previsão de temporalidade para o

“Arquivo Intermediário”, serão encaminhados diretamente para o “Arquivo de Guarda Permanente

da OM” (ou para outra OM com atribuições arquivísticas) sem passarem pelo “Arquivo

Intermediário” da respectiva OM;

(i) os documentos elaborados em “A – 6” que foram selecionados pela SCPAD da OM para

serem guardados permanentemente, mas que ainda tem a cumprir um prazo de guarda

intermediária serão encaminhados para o “Arquivo Intermediário”. Eles serão organizados em

conjuntos documentais identificados como de “Guarda Permanente” e arquivados no mesmo

compartimento previsto para os conjuntos documentais a serem eliminados;

COMPARTIMENTO ESPECIAL: destinado para aqueles

documentos com prazo de guarda na “fase intermediária”

não especificados (ENQUANTO VIGORAR/ ENQUANTO SE

PRESTAR PARA CONSULTA).

Guarda Permanente

COM previsão de

temporalidade

Arquivo

Intermediário

SCPAD/OM

Guarda Permanente

SEM previsão de

temporalidade

Arquivo de Guarda

Permanente da OM

SCPAD/OM


Edição 2013 Fl. 42 / 145

(j) o “Arquivo de Guarda Permanente” deve ser organizado também por conjuntos

documentais, por código de assuntos, porém sem referência a prazos de guarda. Este arquivo deve

ser controlado e organizado com vistas a preservar o documento e permitir futuras pesquisas;

(l) todos os conjuntos documentais arquivados no “Arquivo Intermediário” e que não tem um

prazo previsto para eliminação (“Enquanto Vigorar” ou “Enquanto se Prestar para Consulta”) devem

ser reavaliados, periodicamente, para se evitar que sejam acumulados desnecessariamente no

“Arquivo Intermediário”;

(m) alguns documentos pertencentes ao “Arquivo Intermediário” e que são de interesse da

Seção, podem, a critério da SCPAD da OM, permanecer arquivados no “Arquivo Corrente”, porém

submetidos aos mesmos procedimentos de controle adotados no “Arquivo Intermediário”;

010

Organização

e

Funcionamen

to

030

Material

020

Pessoal

0nn

XXXXXX

0nn

XXXXXX

Arquivo

INTERMEDIÁRIO

Arquivo

CORRENTE Documentos de

interesse da

Seção

“ENQUANTO

VIGORAR” OU

“ENQUANTO SE

PRESTAR PARA

CONSULTA

REAVALIAÇÃO

SCPAD/OM

REAVALIAÇÃO

“ENQUANTO

VIGORAR” OU

“ENQUANTO SE

PRESTAR PARA

CONSULTA


Edição 2013 Fl. 43 / 145

(n) para melhor entendimento do cronograma de arquivamento e avaliação de um documento, ver o

seguinte exemplo:

- um documento elaborado em 95 (ano corrente, na ocasião);

- inicia a contagem do arquivamento obrigatório (5 anos) no início de 96;

- finaliza o prazo de 5 anos no arquivo corrente, no final de 2000;

- é submetido à SCPAD da OM, no início de 2001, e encaminhado para o “Arquivo

Intermediário”, onde completará o prazo de guarda de 10 anos (por exemplo) previsto na TBTEx;

- completa o prazo de guarda previsto (5 anos obrigatórios mais 5 anos no “arquivo

intermediário”) ao final, de 2005; e

- é novamente submetido à avaliação da SCPAD da OM no início de 2006 e eliminado ainda no

decorrer deste ano.

ANO EXEMPLO EVENTO LOCAL

TEMPO TOTAL

DE GUARDA

A 1995 Elaboração do documento

Arquivo Corrente

-

A+1 1996 1º ano do Prazo Mínimo de Arquivamento

Obrigatório de 5 anos 1 ano


Obrigatório de 5 anos 2 anos





A+5 2000 5º e último ano do Prazo Mínimo de Arquivamento


A+6

2001

(Abril)

Submetido à avaliação pela SCPAD/OM

Decisão: Prazo de guarda total de 10 anos

conforme previsto na TBTEx

6º ano do total de 10 anos

6 anos

A+7 2002 7º ano do total de 10 anos

Arquivo

Intermediário

7 anos

A+8 2003 8º ano do total de 10 anos 8 anos



A+11

2006

(Abril)

Submetido à avaliação pela SCPAD/OM

Será eliminado no decorrer deste ano -


Edição 2013 Fl. 44 / 145

Capítulo 5

CONSERVAÇÃO


Edição 2013 Fl. 45 / 145

5.1. PAPÉIS

As Normas para Preservação e Difusão do Patrimônio Cultural do Exército Brasileiro definem

como:

Acredita-se que o papel tenha surgido na China há aproximadamente dois mil anos, mas o

Ocidente só veio a conhecê-lo, provavelmente, no século VIII.

O papel é uma pasta de constituição complexa, produzida a partir do beneficiamento de

matérias fibrosas oriundas, em geral, de vegetais como o eucalipto e outros.

A celulose é o seu principal componente. A estrutura da maioria dos tipos de papel é

semelhante, qualquer que seja a fibra utilizada.

A celulose é sintetizada pelos vegetais por meio do processo de fotos- síntese e, embora

insolúvel em água, apresenta com ela grande afinidade. Essa característica é a responsável pelos

movimentos de alongamento e encurtamento do papel em face das variações da umidade relativa no

ambiente em que ele se encontra. Além disso, ela se caracteriza por apresentar uma grande

reatividade química, cujas consequências se refletem nas propriedades físicas e químicas do papel.

O papel propriamente dito é, normalmente, apenas parte do objeto ou, como se diz

corriqueiramente, ele é o “suporte”. Igualmente importante é o que ele contém: a tinta, o crayon, o

grafite etc.

5.2. ACONDICIONAMENTO

O Manual de Noções Básicas de Conservação Preventiva de Documentos do Laboratório de

Conservação Preventiva de Documentos do Centro de Informação Científica e Tecnológica da

FIOCRUZ define como:

O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em

boas condições contra agentes externos e ambientais ou para a proteção daqueles que foram

restaurados a favor da manutenção da integridade física da obra, armazenando-os de forma segura.

O acondicionamento protege os documentos da luz, da migração de acidez de um documento

para o outro e dos desastres, como pequenos incêndios e inundações. No caso de ser necessário

utilizar amarras, não é recomendado o uso de barbantes, mas de cadarços de algodão crus de 1,5 cm.


Edição 2013 Fl. 46 / 145

Atenção! Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.

Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que

assegurem sua preservação. A escolha deve ser feita observando-se as características físicas e a

natureza de cada suporte.

Os documentos de valor permanente que

apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e

cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em

mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados

sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e

acondicionados em armários ou gavetas. Sempre que for

possível, evite enrolar os documentos.

As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas

longe de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento

será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestático.


Edição 2013 Fl. 47 / 145

5.3. MOBILIÁRIO

O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos,

químicos e mecânicos.

Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras,

apropriados a cada suporte e formato.

Estantes: de preferência as de aço. Caso não tenha, pode-se usar mobiliário de madeira,

desde que haja um efetivo controle contra infestação de cupins.

A disposição das estantes na área de guarda deve sempre ser pensada de modo a facilitar a

constante renovação do ar, observando-se os seguintes procedimentos:

- mobiliário disposto de forma perpendicular às janelas;

- intervalo mínimo de 70 cm entre as estantes;

- prateleiras, de preferência, com as seguintes

dimensões: 1,00 m de comprimento e 0,40 m

de profundidade;

- fixação das estantes na parede;

- distância mínima de 7 cm entre a estante e a

parede com a finalidade de permitir a

ventilação (utilizar parafusos longos e calços

de madeira).

70 cm


Edição 2013 Fl. 48 / 145

10 cm

2,20 m

- estantes com altura máxima de 2,20 m para

evitar tombamento;

- distância mínima de 10 cm entre a última

prateleira e o piso para favorecer a circulação do ar,

facilitar a limpeza e evitar molhar os documentos

em caso de inundações; e

- estantes com furos a cada 5 cm para permitir

a regulagem das prateleiras, que poderão receber

documentos acondicionados em diversos tipos de

embalagens.

Armários e prateleiras: de preferência os de aço. Caso não tenha, pode-se usar

mobiliário de madeira, desde que haja um efetivo controle contra infestação de cupins.

Mesa de Higienização: Mobiliário tipo; pequena estante aberta, com sistema de sucção

ao fundo do compartimento para documentos que tem como finalidade absorver os dejetos durante

a higienização do documento.

Furos

Piso

7 cm

Parede


Edição 2013 Fl. 49 / 145

Atenção : As caixas utilizadas para

acondicionar gêneros não

deverão ser

reaproveitadas.

Evita contaminação

5.4. EMBALAGENS

As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais, minimizam as

variações externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por água e fogo

em casos de desastre.

Todos os materiais usados para o

armazenamento de documentos permanentes

devem manter-se quimicamente estáveis ao longo do

tempo, não podendo provocar quaisquer reações

que afetem a preservação dos documentos.

Caixas: as caixas de arquivo devem ser

resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e

à pressão, caso tenham de ser empilhadas. Precisam

ser mantidas em boas condições de conservação e

limpeza, de forma a proteger os documentos.

Os papéis e cartões empregados na produção

de caixas e invólucros devem ser alcalinos e

corresponder às expectativas de preservação dos

documentos.

Recomenda-se sempre o uso de invólucros

internos de papel alcalino, para evitar o contato

direto do documento com materiais instáveis.

As medidas de caixas devem respeitar formatos padronizados, e devem ser sempre superiores

às dos documentos que irão abrigar.

Apesar de terem um custo elevado, o ideal é que sejam utilizadas as caixas plásticas

(poliondas), de preferência as incolores. Existem estudos que relatam que as caixas coloridas

possuem pigmentos a base de produtos químicos que podem afetar o papel. Também podem ser

usadas as de papelão próprias para arquivo de documentos.


Edição 2013 Fl. 50 / 145

Pastas: as pastas de papel cartão devem ser com grampo plástico, haste plástica ou metal

não oxidável. Os de metal comum deterioram os documentos.

As medidas das pastas ou envelopes devem respeitar formatos padronizados, e devem ser

sempre superiores às dos documentos que irão abrigar.

Amarrações: as pastas e os maços de papel devem ser amarrados com cadarços de algodão

cru de 1,5 cm de largura.

Atenção! O barbante não deverá ser utilizado para amarrar maços de

documentos. Eles poderão danificar as folhas de papel.


Edição 2013 Fl. 51 / 145

5.5. PARTES DO LIVRO

5.6. TÉCNICAS DE MANUSEIO

O manuseio abrange todas as ações de tocar no documento.

As Normas para Preservação e Difusão do Patrimônio Cultural do Exército Brasileiro definem

como:

c. Técnicas de manuseio

– as mãos devem estar sempre limpas e calçadas com luvas;

– ao manusear gravuras, impressos, mapas, e etc, usar sempre as duas

mãos;

– documentos, gravuras etc. nunca devem ser colocados diretamente uns

sobre os outros, sem uma proteção. Usar papel neutro ou previamente

desacidificado para separá-los;


Edição 2013 Fl. 52 / 145

– nunca usar fitas adesivas, em virtude da composição química da cola,

pois ela, com o tempo, penetra nas fibras de papel desencadeando uma

ação ácida irreversível;

– não dobrar o papel, pois isso acarreta o rompimento das fibras;

– nunca usar colas plásticas (PVA) que, devido ao seu alto teor de acidez,

geram reações ácidas e manchas irreversíveis;

– evitar enrolar documentos, gravuras etc. O ideal é confeccionar

embalagens com material neutro, nas medidas necessárias;

– nunca retirar um livro da estante puxando-

o pela borda superior da lombada.

O ideal é manter os volumes nas estantes,

observando-se uma folga entre eles, o que

possibilita sua retirada segurando-os com

firmeza pela parte mediana da

encadernação;

– nunca umedecer os dedos com saliva

ou qualquer outro tipo de líquido para

virar as páginas de um livro, pois essa

ação pode desencadear reações ácidas

(manchas) comprometedoras. Virar a

página pela parte superior da folha;


Edição 2013 Fl. 53 / 145

– nunca apoiar os cotovelos sobre os volumes de médio e grande

porte durante leituras ou pesquisas. Esse procedimento acarreta

uma pressão nas costuras dos cadernos e nas lombadas que pode

provocar o rompimento e o desmembramento dos cadernos do

volume;

– os livros devem ser acondicionados nas

estantes em posição vertical; quando não

for possível, por possuírem grande porte,

colocá-los na posição horizontal;

– nunca acondicionar os livros com a lombada voltada para cima e o

corte lateral voltado para baixo, pois essa posição acarreta o

enfraquecimento das costuras. O ideal é mantê-los sobrepostos

horizontalmente (no máximo três volumes), quando suas

dimensões superarem o espaço a eles reservados na estante;

– evitar trazer qualquer tipo de alimento e realizar refeições nas

áreas destinadas ao trabalho e manuseio de objetos de papel;

– evitar guardar qualquer tipo de guloseimas dentro de gavetas e

armários em áreas destinadas ao acondicionamento e consulta de

obras.

5.7. OUTRAS RECOMENDAÇÕES

- não colocar os dedos sobre as

imagens e negativos de uma fotografia.

Usar sempre luvas, de preferência as

de algodão. Esse procedimento previne

manchas e impressões digitais sobre as

imagens;


Edição 2013 Fl. 54 / 145

- não empilhar muitos livros ou pastas para evitar que eles fiquem

deformados;

- não fazer anotações particulares em

papéis avulsos colocados entre as

páginas de um livro e nem anotações

ou grifos nos textos. Com isso, evitam-

se marcas provocadas pela força

exercida durante o ato de escrever,

seja com lápis ou com caneta;

- não fazer dobras nas folhas com o objetivo de sinalizar a página.

As dobras quebram as fibras e com o tempo rasgam o papel.

Utilize marcadores de páginas para este fim;

- não forçar a abertura de livros ou pastas. Esse procedimento

evita que os livros ou as pastas sejam desmontados, em particular,

nos casos dos livros colados;

- não deixar embalagens de alimentos nas lixeiras, principalmente

copinhos descartáveis sujos de café ou latas de refrigerantes. As

embalagens sujas atraem insetos;

- forrar as lixeiras com sacos plásticos. Com isso, evita-se que

permaneça algum resíduo de sujeira. Periodicamente devem-se

lavar as lixeiras;

- utilizar escadas seguras para a

retirada de documentos das estantes,

bem como carrinhos, para o seu

transporte visando à segurança no

trabalho e à integridade dos

documentos; e


Edição 2013 Fl. 55 / 145

- utilizar sílica em gel nas estantes e armários dos depósitos de

documentos para reduzir os efeitos da elevada umidade relativa

do ar.

5.8. PRESERVAÇÃO

O Manual de Noções Básicas de Conservação Preventiva de Documentos do Centro de

Informação Científica e Tecnológica da FIOCRUZ define como:

É o conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que

contribuem direta ou indiretamente para a proteção do patrimônio. Ex.: Leis, Campanhas,

Congressos etc.


Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental

e/ou tratamento físico e/ou químico.

5.9. CONSERVAÇÃO


Promoção da preservação e da restauração dos documentos.



É o levantamento, estudo e controle das causas de degradação, permitindo a adoção de

medidas de prevenção. É um procedimento prático aplicado na preservação. Ex.: Diagnóstico,

monitoramento ambiental, vistoria, etc.

Conservar documentos é defendê-los da ação dos agentes físicos, químicos e biológicos.

O principal objetivo da conservação é o de estender a vida útil dos documentos, dando aos

mesmos o tratamento correto. Para isso é necessária permanente fiscalização das condições

ambientais, manuseio e armazenamento.

Conservar e preservar para não restaurar.

Um programa de conservação preventiva de objetos de papel inclui os seguintes

procedimentos:


Edição 2013 Fl. 56 / 145

– monitoramento e controle da dependência;

– práticas de técnicas conscientes de manuseio e conservação;

– uso de técnicas apropriadas de embalagem e guarda; e

– utilização de equipamentos adequados para a guarda de acervos (armários, estantes, etc).

5.10. CONSERVAÇÃO PREVENTIVA



São intervenções diretas, feitas com a finalidade de resguardar o objeto, prevenindo possíveis

malefícios. Ex.: Higienização, pequenos reparos, acondicionamento, etc.

5.11. RESTAURAÇÃO


Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados

e danificados.



É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou

químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não

comprometer sua integridade e seu caráter histórico.

A restauração exige profissionais capacitados e laboratórios de restauração com equipamentos próprios

para esse tipo de trabalho. O recomendável é que ela seja realizada por especialistas.

Em caso de dúvidas ou se o documento tiver grande importância para o acervo da OM, não tente por

conta própria realizar sua restauração. Procure alguém especializado.


Edição 2013 Fl. 57 / 145

Principais problemas detectados nos livros e documentos dos arquivos das OM:

- lombadas soltas;

- capas soltas;

- costura "arrebentada";

- costura "frouxa";

- folhas rasgadas;

- reparos parciais; e

- livros riscados.

5.12. CUIDADOS NECESSÁRIOS PARA CONSERVAR OS DOCUMENTOS

- acondicionar em pastas os documentos em folhas soltas.

Deve ser colocada nas pastas a quantidade de folhas

compatível com as dimensões destas. Evitar exceder essa

capacidade. As folhas não deverão ficar comprimidas no

interior das pastas;


Edição 2013 Fl. 58 / 145

- acondicionar os materiais de grandes dimensões (desenhos

arquitetônicos, plantas e cartazes) em mapotecas ou caixas

grandes;

- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios

magnéticos e ópticos em condições climáticas especiais, de

baixa temperatura e umidade relativa;

- colocar os livros muito grandes, pesados e estruturalmente

fracos ou danificados na posição horizontal, a fim de que

encontrem o apoio que requerem. Devem ser empilhados

apenas no caso de absoluta necessidade, e as pilhas devem

conter poucos volumes;

- controlar a temperatura e a umidade dos depósitos;

- embalar os documentos de forma apropriada, protegendo-os

e facilitando seu manuseio;

- encadernar em livros os Boletins e outros documentos;

- evitar infiltrações e goteiras;

- evitar lavatórios dentro dos depósitos;


Edição 2013 Fl. 59 / 145

- evitar o armazenamento em salas fechadas e porões, devido

às dificuldades na ventilação e aos elevados níveis de umidade

relativa;

- evitar objetos metálicos em contato

com os papéis e fotografias (clipes,

grampos, alfinetes, etc). Os clipes

aceleram o processo de oxidação do

papel, tendo em vista que o metal

enferruja e também deixa marcas e

manchas nos livros. Utilize presilhas de

plástico ou de metal não oxidável;

- guardar os documentos em ambientes bem ventilados para

evitar umidade e proliferação de microrganismos;

- guardar os documentos em mobiliário próprio e em áreas que

lhe são destinadas;

- manter as estantes afastadas de 10 a 15 cm do piso;

- manter os livros a distância de 7 cm da parede no caso das

estantes e no caso de ser armazenado em armários fechados,

deve-se manter esta mesma distancia entre o documento e o

fundo do armário e ainda entre o armário e a parede. Os

armários fechados devem ser periodicamente ventilados;

7 cm

Fundo da estante ou da parede ou parede


Edição 2013 Fl. 60 / 145

- não colocar documentos maiores em cima de menores para

evitar deformação do suporte;

- não colocar plantas, principalmente as aquáticas; próximo ao

acervo;

- não permitir que sejam colocados guarda-chuvas, capas

molhadas no interior do depósito de documentos; e

- proteger os documentos e suas embalagens da incidência

direta de luz solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas.

5.13. HIGIENIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

A higienização do acervo é um dos procedimentos mais significativos existentes no processo de

conservação de materiais de arquivos, uma vez que irá retirar dos documentos os agentes

responsáveis pela sua deterioração tais como: poeira, detritos de inseto e outros materiais estranhos

aos documentos - prendedores metálicos (clipes), etiquetas, fitas adesivas, papéis, cartões ácidos,

etc, através de técnicas apropriadas.


Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à

preservação dos documentos.



3.4 - Higienização

A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. Quando conjugada a

condições ambientais inadequadas, provoca reações de destruição de todos os suportes no acervo.

Portanto, a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção de bibliotecas ou

arquivos, sendo assim, podemos dizer que é conservação preventiva por excelência. Isto aumenta


Edição 2013 Fl. 61 / 145

sensivelmente sua vida útil. A limpeza deve ser feita em intervalos regulares, cuja frequência é

determinada pela velocidade com que a poeira se acumula nos espaços de armazenagem.

O método mais simples é a remoção do pó e demais sujidades a seco, denominada higienização

mecânica a seco. Este procedimento consiste na remoção do pó das lombadas e partes externas dos

livros com aspirador de pó, utilizando-se baixa potência, com proteção na sucção. Para a limpeza das

folhas utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão.

Uma limpeza mais eficiente e sem riscos poderá ser feita com pó de borracha, que é aplicado

em pequenas quantidades, fazendo suaves movimentos circulares sobre as superfícies desejadas. Em

seguida, deve-se removê-lo, com um pincel ou trincha, que deverá ser manuseada no sentido de

baixo para cima, direcionando todos os resíduos, para que seja feita a sucção existente na mesa

própria de higienização de livros. Nesta etapa, deverão ser removidos os corpos estranhos à obra,

tais como: prendedores metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos, etc. Serão

identificados também os possíveis ataques de insetos, caso ocorram.

A poeira é considerada a grande inimiga da conservação dos documentos, uma vez que contém

partículas de areia que cortam e arranham; fuligem, mofo e inúmeras impurezas, atraem a umidade e

degradam o papel. Desta forma, a poeira depositada dia após dia sobre os livros e documentos, causa

sérios danos para a conservação do acervo. O seu acumular na superfície das obras interfere no seu

aspecto estético e constitui-se numa fonte de acidez e degradação. Desta forma, a higienização deve

ser executada de forma sistemática, com o objetivo de manter o acervo livre dessa fonte contínua de

acidez, deixando-o o mais saudável possível.

Deve ser realizada uma criteriosa avaliação do estado de degradação do documento. Há

documentos que, por mais que necessitem de limpeza, não podem ser manipulados durante um

procedimento de higienização, porque o tratamento seria muito mais nocivo à sua integridade, que é

o item mais importante a preservar, do que a eliminação da sujidade.


Edição 2013 Fl. 62 / 145

Os materiais mais utilizados no processo de higienização são:

- pincéis, escovas, escova

tipo “bigodes”, trinchas;

- flanelas;

- aspirador de pó;

- bisturi, pinça, espátula;

- borrachas de vinil;

- lápis de borracha;

- lupa;

- extrator de grampos;

- luvas de látex e de algodão; e

- equipamentos de proteção

individual (máscaras, toucas, luvas,

guarda-pó ou avental).

]

Atenção!

A proteção individual da pessoa que está realizando a

higienização evita diversas manifestações alérgicas (rinite,

irritação ocular e problemas respiratórios) e impede que ela tenha

contato com vírus, bactérias e produtos químicos que possam ter

sido utilizados no passado e muitas das vezes, cancerígenos.


Edição 2013 Fl. 63 / 145

5.14. TÉCNICA DE HIGIENIZAÇÃO MECÂNICA A SECO

DE LIVROS E DOCUMENTOS

Esse procedimento consiste na remoção do pó e outros tipos de resíduos das lombadas e

partes internas e externas dos livros e documentos com um pincel ou escova macia.

PASSOS A SEREM SEGUIDOS

1. Retirar os materiais estranhos ao documento (anotações,

marcadores de página, papéis diversos, etc).

2. Retirar todos os objetos de metais oxidáveis existentes (clips,

grampos, trilhos, alfinetes, etc).

3. Colocar o livro sobre uma mesa forrada com papel de tonalidade

clara para possibilitar a identificação da sujidade removida.

4. Passar um pincel, trincha ou trincha tipo “bigode” de maciez

adequada, página por página, empurrando suavemente a poeira no

sentido contrário ao operador.

5. Limpar principalmente na borda superior próximo à lombada, pois

geralmente é onde há um maior acúmulo de sujidades. Deve-se segurar

o livro pelo centro, na posição horizontal, com a lombada voltada para

cima, para evitar que o pó penetre pelas folhas.

6. Fazer a limpeza da parte externa dos volumes com

flanela seca, de cor clara ou com uma trincha estreita

e macia, tendo o cuidado de manter o volume bem

fechado para que o pó não infiltre ou aconteçam

rasgos nas páginas.


Edição 2013 Fl. 64 / 145

7. Oxigenar, quando necessário, os volumes folheando o livro em forma

de leque, da direita para a esquerda e vice-versa.

8. Reforçar, quando necessário, a limpeza no centro das folhas do livro.

Trata-se do local preferido pelos microrganismos para se

desenvolverem e atacar o papel. Deve-se essencialmente ao fato da

lombada do livro ser coberta com uma espessa camada de cola,

normalmente de base protéica, que se torna uma fonte potencial de

alimento para os microrganismos.

9. Remover os insetos, restos de alimentos ou outras sujidades

aderidas ao documento com o auxilio de um bisturi e de uma lupa,

tendo o máximo cuidado possível.

Atençâo!

- Esses procedimentos devem ser realizados em ambiente ventilado e

afastado do local onde os documentos serão guardados para evitar que a poeira

contamine os demais.

- Os livros e documentos que forem recém-incorporados ao acervo devem

ter prioridade no processo de higienização.

- Documentos confeccionados com tinta ferro–gálica não devem ser

higienizados com esta técnica. A acidez dessa tinta, com o passar do tempo,

provoca danos irreversíveis no papel (corta o papel).


Edição 2013 Fl. 65 / 145

5.15. HIGIENIZAÇÃO DO ACERVO DA OM

A higienização do acervo da OM deve seguir um planejamento detalhado que contemple todas

as medidas necessárias. O tempo de execução, dependendo do tamanho do acervo e de seu estado,

será extenso, não se preocupe. Um bom trabalho possibilitará à OM conhecer o seu acervo e a

levantar os problemas e necessidades relacionados à sua preservação.

A seguir, apresentaremos uma sugestão de atividades a serem realizadas:


Edição 2013 Fl. 66 / 145

1. Identificação do acervo 2. Verificação do arranjo existente

(forma como os documentos

estão dispostos nas estantes)

3. Remoção do acervo das estantes 4. Verificação da ação de

agentes biológicos

5. Limpeza das estantes com

desinfetante

6. Higienização mecânica do acervo com

utilização de pincéis ou trinchas


Edição 2013 Fl. 67 / 145

7. Realização de pequenos reparos (fita

adesiva especial, tesoura, estilete e

cola própria para restaurações)

8. Verificação do conteúdo (leitura do

conteúdo verificando os assuntos,

períodos, etc)

9. Embalagem de livros e maços de

documentos, quando necessária

(folha de poliéster, papel alcalino e

Cadarço de algodão)

10. Substituição das caixas e invólucros,

quando necessária (caixas box e pastas)

11. Identificação das caixas ou livros,

quando necessária (etiquetas)

12. Organização de novo arranjo,

caso necessária


Edição 2013 Fl. 68 / 145

13. Devolução do acervo às

estantes

14. Levantamento das dimensões

do acervo (metro linear)

15. Confecção de mapa de

localização (inventário topográfico)

16. Inserção dos dados coletados

em planilha informatizada e confecção

de relatório


Edição 2013 Fl. 69 / 145

5.16. LIMPEZA DE UM DEPÓSITO (ARQUIVO)

A limpeza do espaço físico dos arquivos deve ser da seguinte forma:

Piso:

Utilizar aspirador de pó (comum ou com filtro d’água). Na impossibilidade

de usar o aspirador, usar uma vassoura revestida com um pano levemente

umedecido.

Passar um pano macio levemente embebido numa solução de água e

antibactericida (5 partes de água e 1 parte de antibactericida).

Evitar o uso da vassoura, pois ela faz com que a poeira se desloque para

as estantes e documentos.

Os panos utilizados devem conter o mínimo de água possível.

Mobiliário:

Utilizar aspirador de pó (comum ou com filtro d’água).

Passar um pano macio levemente embebido numa solução

de antibactericida (90% de álcool comum e 10% de lysoform).

Evitar o uso de espanador, pois ele faz com que a poeira se

desloque para as demais estantes e documentos.

Evitar o uso de pano com água no mobiliário, pois ela

demora a secar. O álcool evapora mais rápido.

5.17. PLANO DE MANUTENÇÃO PERIÓDICA

Para manter o arquivo sempre limpo e organizado é necessária a confecção de um Plano de

Manutenção Periódica. Este plano deve ser simples e de fácil execução. Devem ser previstas ao longo do ano

diversas ações com a periodicidade julgada necessária, de acordo com as particularidades de cada OM.

Além disso, deve-se aproveitar a oportunidade para verificar a possível ação de agentes de deterioração

de documentos, as condições de segurança do arquivo e as alterações no acervo.

Na confecção do Plano é muito importante que seja levada em consideração a realidade da OM. O plano

não deve ser utilizado para enfeitar paredes. Se o efetivo não atender às necessidades de limpeza do arquivo,

ao invés de limpar o piso semanalmente, limpe-o mensalmente. O que importa é que a limpeza deve ser

realizada periodicamente.

http://www.google.com/imgres?imgurl=http://nacoplast.com.br/ecommerce/images/Espanador de Pena 40.jpg&imgrefurl=http://nacoplast.com.br/ecommerce/popup_image.php?pID=559&usg=__J1Ddp_Q1ZGhhuygc9NbrE-p-tiU=&h=500&w=500&sz=57&hl=pt-BR&start=1&um=1&itbs=1&tbnid=SMLO2gz-bLXnUM:&tbnh=130&tbnw=130&prev=/images?q=espanador&um=1&hl=pt-BR&tbs=isch:1


Edição 2013 Fl. 70 / 145

Sugestões de aspectos a serem observados:

ASPECTO ITEM A SER MANUTENIDO E/OU VERIFICADO PERIODICIDADE

CONTROLE DOS DOCUMENTOS Verificação da entrada e saída de documentos Diária

LIMPEZA

Piso Semanal

Mobiliário em geral (mesas, cadeiras, etc) Semanal

Teto e paredes (teias de aranha, etc) Mensal

Janelas (vidros) Mensal

Parte interna do mobiliário arquivístico (prateleiras e gavetas) Semestral

Parte externa do mobiliário arquivístico Mensal

Persianas ou cortinas Trimestral

Equipamentos elétricos (ventiladores, exaustores, etc) Trimestral

HIGIENIZAÇÃO Acervo (documentos) Anual

SEGURANÇA

Verificação do sistema elétrico (tomadas, interruptores, equipamentos elétricos, lâmpadas, etc)

Semanal

Verificação das chaves, fechaduras e trancas Semanal

Verificação do estado e da validade dos equipamentos de combate a incêndio

Semanal

CONTROLE BIOLÓGICO Verificação da presença ou vestígios de agentes biológicos Mensal

Dedetização Anual

CONTROLE AMBIENTAL Verificação da temperatura ambiente e da umidade relativa do ar Diária

Verificação de sinais de infiltração ou vazamentos Semanal

ORGANIZAÇÃO Verificação da arrumação do acervo Semanal

Modelo adotado pelo AHEx


Edição 2013 Fl. 71 / 145

5.18. PROCEDIMENTOS EM CASOS DE DANOS

a. Danos provocados por ação da água:

Dependendo do tipo e da quantidade de documentos danificados, existem

diferentes procedimentos a serem adotados. O mais simples e seguro é colocar o

documento para secar ao ar, na sombra.

Outros tipos de procedimentos: uso de secador de cabelos e

armazenamento em freezer.

Na dúvida, solicite orientação a um técnico.

b. Danos provocados por ação de cupins, baratas e

outras pragas:

Quando uma infestação é descoberta, devemos adotar imediatamente as

seguintes medidas:

- isolar o material infestado, identificar a praga, levantar a extensão da infestação e determinar

a origem do problema;

- procurar orientação e os serviços de um profissional especializado;

- tratar o problema; e

- rever o programa de prevenção.

No caso de ataque de cupim, não há como solucionar o problema sozinho. O ideal é buscar

auxílio com um profissional especializado na área de conservação de acervos para cuidar dos

documentos atacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermínio dos cupins que estão

na parte física da dependência.

c. Danos provocados por ação de outros agentes (fogo, agentes

químicos, vandalismo, etc):

Procurar a orientação de um especialista ou entrar em contato com o AHEx.

Atenção!

Os documentos não devem ser eliminados ou destruídos!


Edição 2013 Fl. 72 / 145

5.19. AGENTES DE DEGRADAÇÃO DO PAPEL



2. AGENTES DE DEGRADAÇÃO DO PAPEL

2.1 Internos

Estão ligados diretamente a composição do papel tais como: tipo de fibras, tipo de encolagem,

resíduos químicos não eliminados, partículas metálicas, ou seja, todos os componentes que fazem

parte do papel.

2.2 Externos

São os agentes físicos e biológicos, tais como: radiação ultravioleta, temperatura e umidade

relativa, poluição, microrganismos, insetos, roedores, o homem, etc.

2.2.1 - AGENTES FÍSICOS

a) Luz

Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiação nociva, do tipo infravermelho e

ultravioleta, ambos causadores de danos ao papel. A ação da radiação ultravioleta sobre o papel é

irreversível e prolonga-se mesmo terminado o período de irradiação, contribuindo para a oxidação da

celulose.

A luz tem dois efeitos sobre o papel, ambos contribuindo para a sua degradação. O primeiro

efeito caracteriza-se por apresentar uma ação clareadora, que causa o desbotamento ou o

escurecimento de alguns papéis e algumas tintas. O segundo efeito apresenta-se como uma

acelerada degradação da lignina (componente natural responsável pela firmeza e solidez do conjunto

de fibras, agindo como uma espécie de cimento) que porventura esteja presente no papel, tornando-

a progressivamente escura. As fibras do papel se rompem em unidades cada vez menores, até se

tornarem insuficientes para manterem a folha unida. As reações invisíveis produzem uma quebra na

estrutura molecular do papel, resultando no seu enfraquecimento, ou seja, acelera o processo de

envelhecimento deste tipo de material.

b) Temperatura e umidade relativa.

O desequilíbrio da temperatura e da umidade relativa provoca no acervo uma dinâmica de

contração e alongamento dos elementos que compõem o papel, além de favorecer a proliferação de

agentes biológicos, tais como: fungos, bactérias, insetos e roedores. Quanto mais baixa for a

temperatura, maior será a permanência e durabilidade do papel. A umidade também afeta


Edição 2013 Fl. 73 / 145

seriamente o papel: se muito elevada, apressa a degradação ácida e se for muito baixa, facilita o

ataque de agentes biológicos.

A temperatura tem influência determinante nas alterações da umidade do ar. A umidade

relativa (UR) exprime a razão da quantidade de vapor de água contido em um determinado volume

de ar a dada temperatura (T) e a quantidade máxima de água que este volume poderia conter sem

verificar o fenômeno de condensação.

Quanto mais alta a temperatura, mais alta é a quantidade de água contida no ar. A queda

brusca da temperatura causa a redução de quantidade de água que o ar suporta, ocasionando a

condensação de umidade e a formação de gotas de água.

Uma regra geral estabelece que as reações químicas dobram a cada elevação de temperatura

de 10º C. No caso especial da celulose, mostrou-se que testes artificiais de envelhecimento indicam

que cada aumento de 5º C quase dobra a taxa de deterioração, mesmo na ausência de luz, poluentes

ou outros fatores. Por outro lado, são materiais higroscópicos, isto é, que possuem propriedade de

perda ou aquisição de água.

2.2.2 - AGENTES QUÍMICOS

a) Poluição ambiental

O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conservação de acervos. Os

poluentes contribuem pesadamente para a deterioração de materiais de bibliotecas e arquivos.

O ar dos centros urbanos e industriais contém uma grande diversidade de partículas e gases. As

partículas compõem a parte sólida de dimensões microscópicas dos poluentes. Reúnem

especialmente o pó, a fuligem e os esporos dos microrganismos. Os gases formam os poluentes mais

reativos e perigosos para os documentos.

O dióxido de enxofre é lançado na atmosfera, principalmente pela queima dos combustíveis

fósseis empregados nos fornos industriais e nos automóveis. Ele também se combina com o oxigênio,

transformando-se em trióxido de enxofre. Tal reação química é catalisada por pequenas partículas

metálicas. A combinação do trióxido de enxofre e a água, seja a do ar ou do papel, formará o ácido

sulfúrico, que provoca manchas e escurecimento do papel, além da perda de sua resistência.

O ozônio é um poderoso agente oxidante. Atua sobre os materiais orgânicos, causando o

rompimento das ligações entre os átomos de carbono.

Outros poluentes podem decorrer da volatilização de solventes de pinturas e de produtos de

limpeza que contenham derivados de petróleo. Entretanto, frequentemente observamos a liberação

destes resíduos químicos, o que se constitui num problema que se agrava quando o edifício conta


Edição 2013 Fl. 74 / 145

com um sistema de ar condicionado central, o qual reutiliza o ar contaminado. Alguns gases

poluentes

não são tão perigosos por si mesmos, mas fazem mal ao papel, ao se combinarem com elevada

umidade relativa para a formação de ácidos. Portanto, a providência mais elementar para a

conservação dos acervos é reduzir a umidade relativa e a temperatura, sendo esta responsável pela

aceleração das reações químicas.

b) Poeira

No pó estão contidas partículas de substâncias químicas cristalinas e amorfas, como terra,

areia, fuligem e grande diversidade de microrganismos, além de resíduos ácidos e gasosos

provenientes da combustão em geral e de atividades industriais.

O pó não modifica apenas a estética dos documentos. Quando observamos a sujeira retida nos

papéis, como os excrementos dos insetos, colas e poluentes atmosféricos, observamos a ação

destrutiva. As pequenas partículas possuem ação cortante e abrasiva. A aderência do pó não é

apenas superficial, mas também no interior da fibra, que é absorvida por meio de ligações químicas.

2.2.3 - AGENTES FÍSICOS MECÂNICOS

a) Guarda inadequada

Encadernações mal realizadas ou em mal estado, não protegem os documentos e permitem a

penetração do pó e de poluentes. Nos documentos avulsos, o peso dificulta a retirada das caixas das

prateleiras. A superlotação das caixas ocasiona também a compactação dos papéis que, além de

sofrerem rasgos e amassarem durante a retirada e reposição, favorecem a infestação de insetos e

microrganismos.

As embalagens não devem ser feitas de papel ácido, tipo kraft, que contém lignina, enxofre e

acidez, os quais migram para os documentos. As amarrações com barbante provocam tensão e

favorecem o corte das margens dos documentos.

b) Manuseio incorreto

Os problemas de manuseio não se limitam apenas no momento em que os documentos estão

nas mãos do usuário. Deve ser analisado todo o percurso, de ida e volta, entre a estante, a sala de

consultas e de reprodução. Isto depende do treinamento de funcionários e usuários, ou seja, de todo

um planejamento de conservação.


Edição 2013 Fl. 75 / 145

c) Desastres

Os desastres constituem os fatores de maior gravidade na destruição dos documentos. Danos

provocados pelo fogo e água podem estar ligados a causas naturais, como terremotos, vulcões,

furacões ou fortes tempestades. Raios e descargas elétricas podem causar incêndios. Do rompimento

de tubulações de água, do destelhamento, da obstrução de calhas e com a elevação dos leitos de rios

podem surgir inundações.

O fogo, em virtude da sua rápida ação, pode causar danos irreparáveis. Nos casos de incêndios,

a temperatura no interior do edifício costuma chegar a níveis altíssimos. Os documentos, quando não

são queimados, podem ser afetados de maneira irreversível. A fumaça e a fuligem se espalham por

toda a área, manchando, inclusive, documentos que tenham escapado do fogo. A Instalação de

equipamentos modernos de detecção de fumaça e controle do fogo deve ter prioridade nos prédios

antigos e modernos que abrigam acervos. Também deve ser priorizados a execução constante de

manutenção e um exercício pleno de monitoramento do prédio com auxílio de brigadas

antiincêndios. Por outro lado, na tentativa de controlar as chamas, a água pode ampliar a extensão

dos estragos.

Documentos molhados tornam-se imediatamente vulneráveis a graves danos. Além da

deformação causada nas encadernações, existe o perigo de escorrimento das tintas e o

apodrecimento pelo ataque microbiológico. De acordo com a origem da inundação, a água pode

estar contaminada por fatores químicos agressivos, de grande diversidade de impurezas e de

microrganismos. A ação de salvamento deve, portanto, ser rápida e eficaz. Para isto, deverá ser

previamente planejada. Por esta razão, é essencial que arquivos e bibliotecas elaborem um plano de

emergência, onde estejam definidos todos os problemas que signifiquem riscos em potencial. Ao

mesmo tempo, deve ser determinada uma estratégia para o salvamento do acervo, no caso de

acidentes.

O maior perigo num incêndio é o dano causado pela água de combate ao fogo, promovendo os

mesmos efeitos de uma catástrofe por inundação.

Os livros molhados aumentam de volume, os impressos em papel tipo cuchê, com revestimento

brilhante, em geral usado para impressão de ilustrações, transformam-se em verdadeiros tijolos com

suas páginas coladas umas nas outras.

Em virtude da umidade excessiva, ocasionada pela água utilizada na tentativa de se apagar o

fogo de um incêndio, ou mesmo por inundação, o mofo começa a invadir o acervo. Os esporos são


Edição 2013 Fl. 76 / 145

capazes de difundir-se rapidamente a outras partes do imóvel que não foram atingidas por esses

eventos.

2.2.4 - AGENTES BIOLÓGICOS

a) Microrganismos

Encontramos uma enorme variedade de seres microscópicos no ar. O papel é vulnerável aos

ataques microbiológicos, pois seu principal constituinte, a celulose, sofre degradação provocada por

diferentes espécies de fungos e bactérias. A ação de microrganismos no papel se manifesta pelo

aparecimento de manchas de várias cores, intensidades e conformações. As enzimas, que são

produzidas como resultado do metabolismo de diferentes espécies de fungos e bactérias, aceleram

os processos de degradação da celulose e de colas. A consequência é a transformação das

características físicas e químicas do suporte, que fica com um aspecto filtroso e fragmentado.

1 - Bactérias

As bactérias compõem-se de uma só célula, ou podem se associar a células similares, formando

colônias. As células das bactérias não se diferenciam como as dos fungos e se classificam, de acordo

com o tipo de conformação das colônias. Normalmente sua reprodução se faz a partir da divisão de

uma célula em duas iguais. Em condições desfavoráveis, certas bactérias também produzem esporos

como forma de resistência. Neste caso, há formação de um esporo por célula.

Embora as bactérias possam crescer numa ampla faixa de temperatura (de 0 a 80ºC), as

condições ideais estão na temperatura de 20º a 37ºC. A umidade é indispensável tanto ao

desenvolvimento das bactérias, como dos fungos. Os ambientes que possuem elevada umidade

relativa favorecem seu crescimento e multiplicação.

2 - Fungos

Os fungos constituem-se de duas partes diferenciadas: a vegetativa que é composta de hifas

que servem de fixação e absorção de alimentos; e a reprodutiva, onde se encontra uma célula que

produz vários esporos. Com poucas exceções, sua reprodução se faz por esporulação. Os esporos são

células ovais, altamente resistentes aos ambientes desfavoráveis. Portanto, além de ser uma forma

de reprodução, a esporulação também é uma forma de resistência. Neste caso, há a formação de

somente um esporo por célula que, em condições ideais, volta a se desenvolver. As condições ideais

para o crescimento dos fungos estão entre 22º a 30ºC, sendo que este desenvolvimento pode

também ocorrer em condições de 0º a 62ºC.

No papel, as colônias de fungos costumam ser identificadas por manchas de cor amarela, mais

escuras no centro e mais claras nos contornos. Dependendo da espécie de fungo, as manchas se


Edição 2013 Fl. 77 / 145

ampliam e se apresentam sob diversas tonalidades. Em condições muito favoráveis, formam bolores

e seus esporos, em grande quantidade, dão a impressão de um pó.

b) Insetos

Os danos que os insetos causam aos acervos são bastante conhecidos. Produzem estragos de

grande intensidade, durante tempos relativamente curtos. A ação destrutiva é maior nas regiões de

clima tropical, cujas condições de calor e umidade relativa elevadas provocam numerosos ciclos

reprodutivos anuais e desenvolvimento embrionário mais rápido. São pouco afetados pelo controle

ambiental interno de acervos, uma vez que possuem uma grande capacidade de adaptação às

transformações ambientais. Além disso, podem adquirir resistência aos inseticidas com o passar do

tempo.

Os grandes predadores de documentos e livros se classificam como: Tisanuros (traças),

Blattoideas (baratas), Isópteros (Cupins) e os Coleópteros (besourinhos, carunchos, brocas).

Alcançam os depósitos através de janelas, forros, ralos, etc. Também podem ser introduzidas por

meio de aquisição de acervos ou objetos já infestados.

1 - Traças

Os Tisanuros se desenvolvem sem metamorfose, isto é, do ovo atingem sua conformação já

completa, e vão aumentando de tamanho até a fase adulta. Não ultrapassam a 2 cm de

comprimento, sem contar com as antenas e filamentos caudais. Possuem corpo mole, recoberto por

minúsculas escamas finas de cor cinzenta e brilho prateado. Desbastam couros, papéis e fotografias

pela superfície,

se instalando e se desenvolvendo em locais escuros e especialmente úmidos. Sua configuração plana

lhes permite penetrar os espaços entre as folhas e por detrás dos móveis, junto às paredes.

2 - Baratas

As Blattoideas fazem uma metamorfose incompleta, passando do ovo para a ninfa e a seguir à

fase adulta. Preferem os locais escuros, quentes e úmidos. Em geral se desenvolvem nos depósitos e

nos condutores de instalações hidráulicas e elétricas. São atraídas para os ambientes pelos resíduos

alimentares. Tal como as traças, causam danos nas superfícies e nas margens de documentos e das

encadernações.

3 - Cupins

Os Isópteros se alimentam da celulose da madeira e dos papéis. São muito resistentes e vivem

em colônias muitas organizadas. Classificam-se em dois grupos: os de solo e os de madeira. Os dois

tipos atacam igualmente as coleções documentais.


Edição 2013 Fl. 78 / 145

Os cupins de solo formam colônias subterrâneas e chegam às edificações através de canais (galerias),

que constroem pelas bases de madeira e mesmo de concreto, aproveitando suas falhas estruturais para

protegê-los da luz, uma vez que não possuem proteção epitelial.

Os cupins de madeira vivem dentro da madeira de móveis, portas, forros, etc. Passam para livros e

documentos que se encontram em armários, estantes e gavetas infestadas.

Têm aversão à luz, uma vez que não possuem pelo. Procuram exatamente os conjuntos compactos de

papéis. Apesar de se alimentarem da celulose do papel, preferem as madeiras e por isso mesmo, algumas

vezes as coleções de documentos são usadas apenas como caminho para que possam alcançar seu alimento.

Seus estragos desenvolvem-se internamente, sobretudo através de furos.

4 - Brocas

Os Coleópteros possuem metamorfose completa: passam do ovo para a larva, desta para a pupa e,

finalmente, ao inseto adulto. Suas espécies variam de acordo com as condições climáticas de cada região. São

vulgarmente denominados de brocas, carunchos ou besourinho. Estes insetos perfuram as folhas compactadas

ou de encadernados, até rendilhá-las, impossibilitando a leitura do texto.

5 - Piolhos

Os Psocópteros, vulgarmente conhecidos como piolho de livros, pequenos insetos de cor amarelo-

avermelhada, são frequentemente encontrados entre as folhas. Sobrevivem em locais muito úmidos, pois são

insetos que não atacam diretamente o documento, porém alimentam-se dos fungos e de restos de outros

insetos mortos, e pode causar danos nos livros, roendo as encadernações, formando pequenos orifícios de

contorno irregular.

c) Roedores

Adaptam-se a quase todas as condições climáticas e alimentam-se de matéria orgânica, geralmente

restos de alimentos. Preferem ambientes quentes, úmidos e escuros. Para manterem-se aquecidos, utilizam

papéis, couro, tecidos, plásticos picados, principalmente na confecção dos ninhos para reprodução, que ocorre

até dez vezes por ano. A invasão nos depósitos pode ser feita pelos porões, portas, janelas, forros, tubulações

etc. Além dos estragos nas coleções, os ratos oferecem o risco de transmissão de doenças ao homem, como

leptospirose, hidrofobia, etc.

d) O Homem

O homem, consciente ou inconscientemente, é um dos maiores agressores do papel. O simples uso

normal é o suficiente para degradar este material. A acidez e a gordura do suor das mãos, em contato com o

papel, produzem acidez e manchas. Também são nocivos os maus tratos como: rasgar, riscar, dobrar, escrever,

marcar, colocar clipes, grampos metálicos, colar fitas, etc. Essas atitudes são comuns, tendo-se tornado um

hábito entre as pessoas que não pensam na preservação do documento e que se importam apenas com a

informação contida no mesmo, não levando em consideração os danos, muitas vezes irreversíveis, que estão

causando.


Edição 2013 Fl. 79 / 145

5.20. ILUSTRAÇÕES

CUPIM

AÇÃO DO CUPIM NO LIVRO

BARATA

AÇÃO DA BARATA NO LIVRO

RATO

AÇÃO DO RATO NO LIVRO

TRAÇA

AÇÃO DA TRAÇA NO LIVRO

BROCA

PÓ PRODUZIDO PELA BROCA

PIOLHO

AÇÃO DO FUNGO NO LIVRO


Edição 2013 Fl. 80 / 145

5.21. MEDIDAS IMPORTANTES PARA O CONTROLE DE PRAGAS

- Arejar os armários onde os livros estejam guardados, deixando suas portas abertas por

algumas horas.

- Colocar telas protetoras contra insetos nas janelas situadas em local com muita vegetação.

- Examinar, cuidadosamente, todo o material que for incorporado ao acervo.

- Fazer dedetização periódica das instalações, pisos, ralos e rodapés.

- Manter a temperatura e umidade relativa do ar controlada.

- Manter fechadas, na medida do possível, janelas, portas e respiradouros, principais acessos

dos insetos e roedores.

- Não aplicar nenhum produto químico sobre os documentos.

- Não comer, nem guardar alimentos no local do acervo, assim como em suas proximidades.

- Realizar frequentemente a limpeza dos livros, documentos e locais de armazenamento.

- Realizar vistorias periódicas e quanto houver presença de insetos, verificar onde se aninham

ou de onde vem e eliminar essa passagem.

- Retirar o lixo do dia no final do expediente, em especial copinhos descartáveis de café e

embalagens de alimentos.

- Substituir os vidros quebrados das janelas.

- Usar sempre, quando possível, estantes e armários de aço.


Edição 2013 Fl. 81 / 145

Capítulo 6

SEGURANÇA


Edição 2013 Fl. 82 / 145

6.1. CONCEITO

As medidas de segurança não são apenas contra incêndios, inundações, etc, devem ser também

para evitar o vandalismo (destacar páginas), o roubo ou furto de documentos, outros procedimentos

criminosos e, principalmente, oferecer proteção à saúde das pessoas que venham a ter contato com

o acervo.

6.2. VISTORIA AMBIENTAL

A vistoria ambiental visa verificar as condições do ambiente onde os documentos são

guardados. Basicamente são verificações na rede elétrica, luminosidade, temperatura, umidade,

infiltrações e possíveis acessos dos agentes de deterioração.

A temperatura ambiente e a umidade relativa do ar devem permanecer sempre estáveis.

A temperatura deve ser controlada com o uso de ventiladores, condicionadores de ar,

exaustores ou abertura controlada das janelas, dependendo do caso.

A umidade relativa do ar deve ser controlada com o uso de desumidificadores, vaporizadores

ou abertura controlada das janelas, dependendo do caso.

No arquivo não deve haver cheiros de mofo, de materiais em decomposição ou produtos

químicos.

No caso do uso de aparelhos de ar condicionado é importante ressaltar que o papel, de uma

maneira geral, não aceita grandes variações de temperatura e umidade. O aparelho deve ser utilizado

de forma regular e com muito cuidado com a sua instalação elétrica e a possibilidade de vazamento

de água.

6.3. VISTORIA BIOLÓGICA

A vistoria biológica tem como principal objetivo identificar a presença e a ação de fungos,

bactérias, insetos, aves, roedores ou algum outro tipo de animal (morcegos, gatos, etc) no interior

dos arquivos (depósitos de documentos).


Edição 2013 Fl. 83 / 145

6.4. CHECK-LIST

a. Instalações

1) Verifique as condições de segurança das janelas.

Existem trancas?

Elas funcionam?

Existem vidros quebrados?

Existe a necessidade de se instalar grades nas portas e janelas?

2) Verifique as condições de segurança das portas e placas de

alertas.

Elas têm fechaduras? Estão funcionando? Quem mais

possui cópias das chaves das portas?

Existem placas restringindo o acesso?

3) Verifique se existe excesso de luminosidade.

Existem persianas ou cortinas?Películas de insufilm?

As lâmpadas permanecem acessas desnecessariamente

durante muito tempo ?

4) Verifique as condições de segurança da rede elétrica.

Existem fios desencapados (risco de curto-circuito)?

Vários equipamentos elétricos estão ligados na mesma

tomada (extensão elétrica improvisada)?

Os militares que trabalham no arquivo conhecem a

localização dos disjuntores e da chave geral de energia?

5) Verifique as condições de segurança das instalações

hidráulicas.

Existem vazamentos?

Existem infiltrações?


Edição 2013 Fl. 84 / 145

6) Verifique as condições de segurança dos meios de combate a

incêndio.

Existem extintores de incêndio? Mangueira de incêndio?

A quantidade é suficiente?

O tipo de extintor é adequado? Lembrar que

nosarquivos são guardados papéis. Devem existir extintores para

combater o fogo de origem elétrica e o fogo em papéis.

Os extintores de incêndio estão carregados e dentro do

prazo de validade?

Estão em locais de fácil acesso?

Os militares que trabalham no arquivo sabem operar as

mangueiras e os extintores de incêndio?

7) Não permita a guarda de qualquer material estranho ao

acervo no interior do arquivo.

8) Verifique os níveis de vulnerabilidade dos materiais que

compõem o acervo.

Existem filmes de nitrato, documentos raros, etc.

b. Pessoal

1) Só permita a entrada no arquivo de pessoas autorizadas. Evite

a entrada de estranhos.

2) Verifique se os militares que trabalham no arquivo são

fumantes ou possuem problemas de saúde (alergias). Não os selecione

para a OM.

3) Verifique se os responsáveis pelo arquivo não estão sendo

desviados de função.


Edição 2013 Fl. 85 / 145

c. Documentos

1) Mantenha os documentos mais importantes guardados em

armários com chave.

2) Utilize o livro de cautelas e o Guia-Fora para controlar a

entrada e saída de documentos.

3) Verifique as condições dos documentos recém chegados para

a guarda intermediária ou permanente (existência de pragas).

4) Verifique se os documentos estão acondicionados de forma

correta.

5) Verifique se todo o acervo documental está identificado e

inventariado.

d. Equipamentos de Proteção Individual (EPI)

1) O uso de EPI deve ser obrigatório. Além da poeira, existem

relatos de arquivos contaminados com urina de ratos (leptospirose),

com produtos químicos cancerígenos, vírus e bactérias altamente

nocivas.

2) Entre os EPI, destacamos o uso das luvas, máscaras,

toucas, óculos e aventais.


Edição 2013 Fl. 86 / 145

3) É muito importante também se criar o hábito de sempre

lavar bem as mãos antes e depois das consultas e manuseios aos

acervos. Antes, para preservar o documento e, depois, para

proteger a própria saúde. Utilize sabão antibactericida.

e. Pragas

1) Verifique permanentemente a existência de pragas

(baratas, ratos, cupim, traças, etc).

2) Não permita o consumo e guarda de alimentos no

interior do arquivo.

3) Lave semanalmente as lixeiras do arquivo ou então

utilize sacos plásticos para forrá-las.

6.5. Controle de Acesso e Monitoramento por Câmeras

Muitas das vezes não há como se evitar o furto de documentos dentro das instalações. Umas

das medidas de segurança a ser implementada nas instalações onde os arquivos se encontram, e nos

locais de acesso às mesmas é o sistema de monitoramento por câmeras aliado ao controle de acesso.

a. Possibilidades

Este sistema permite: controlar o acesso nas instalações ficando registrado, quem acessou, o

dia e o horário; o acesso de determinadas pessoas em determinados períodos, autorizado pelo

operador do sistema; registra a entrada e saída de pessoas e a movimentação diurna ou noturna

durante 24 horas; permite a gravação das imagem com o áudio dos ambientes; permite o acesso das

imagens em computador de qualquer lugar fora da instituição que possua internet pelas pessoas

autorizadas; e armazena os dados e imagens pela quantidade de tempo, de acordo com a capacidade

do equipamento adquirido.

Atenção!

Não permita copinhos descartáveis sujos de café, latas

de refrigerantes ou embalagens de alimentos nas lixeiras do

arquivo de documentos.


Edição 2013 Fl. 87 / 145

b. Equipamento

1) Câmera para passadiço externo.

2) Câmera para áreas internas ou depósitos.

3) Controle de acesso.

4) Dispositivo de Abertura e Travamento das Portas.

5) Controladora.

6) Equipamento de gravação (NVR) e equipamento de monitoramento (sala de monitores)


Edição 2013 Fl. 88 / 145

Capítulo 7

GESTÃO

DOCUMENTAL


Edição 2013 Fl. 89 / 145

7.1. GESTÃO DOCUMENTAL

A gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos é dever de todo órgão

público desde 1991. No Exército Brasileiro, o Sistema de Avaliação de Documentos foi ativado pela

Port nº 256, de 29 de maio de 2001, que aprovou as Instruções Gerais para Avaliação de Documentos

do Exército (IG 11-03). O processo de gestão documental existe formalmente desde 2001.

A gestão documental é um processo de redução seletiva de documentos, conservando apenas

o que é essencial. Assim, a gestão eficiente e eficaz, além de aumentar o grau de segurança orgânica,

reduz espaços de guarda da documentação e proporciona maior rapidez na recuperação da

informação.

Uma vez cumprido o ciclo de vida do documento, ele deve ser eliminado de acordo com a

referida legislação, definindo-se os meios e locais para isso.

Ao final do mês de abril, a documentação ostensiva do Exército, que tenha completado o prazo

mínimo de arquivamento obrigatório, deve ser analisada pela Subcomissão Permanente de Avaliação

de Documentos (SCPAD) das OM, recebendo a destinação adequada.

Dar tratamento adequado aos documentos produzidos ou recebidos nas OM é

responsabilidade de todos que lidam com a documentação, mas principalmente dos Cmt/Ch/Dir.

Transcrito do informativo Fique Atento!, do CIEx, nº 4, de abril de 2011.

7.2. FINALIDADE DAS IG 11-03 (INSTRUÇÕES GERAIS PARA

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO EXÉRCITO)


Art. 1º A finalidade das presentes Instruções é a de normatizar o gerenciamento da

documentação ostensiva do Exército, buscando-se adequar a legislação militar às disposições legais

sobre arquivos públicos.

7.3. OBJETIVOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


Art. 2º Os objetivos da avaliação de documentos são:

I - orientar e coordenar o processo de arquivamento, análise, avaliação e seleção da

documentação elaborada e acumulada no âmbito do Exército, com vistas à sua destinação final; e


Edição 2013 Fl. 90 / 145

II - estimular a implantação de uma mentalidade de manutenção e preservação de

documentos, em especial dos que devem compor o acervo histórico-cultural da Força.

7.4. COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO

EXÉRCITO (CPADEx)


Art. 3° A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Exército (CPADEx) é o órgão

central do sistema destinado à análise, avaliação, seleção e arquivamento de documentos no âmbito

de todo o Exército, sendo integrada por Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos

(SCPAD), distribuídas e escalonadas em três níveis hierárquicos, conforme a estrutura do Exército.

7.5. MISSÃO DA CPADEx


§ 1º do Art. 5° Sua missão é orientar e coordenar o processo de arquivamento, análise,

avaliação e seleção de documentos no âmbito do Exército, tendo em vista a identificação daqueles

destinados à guarda permanente e à eliminação dos destituídos de valor;

7.6. ESTRUTURA DAS SCPAD


Art. 6° Sob a supervisão do Chefe, Diretor, Comandante ou Secretário, a SCPAD é estruturada

segundo os níveis abaixo discriminados:

I - nível A - neste nível (EME, Órgãos de Direção Setorial, Gab Cmt Ex, SGEx, CIEx e C Com S Ex) é

constituída a “SCPAD/A”, ........,

II - nível B - a “SCPAD/B” é constituída, em princípio, pelo oficial superior designado como

representante na “SCPAD/A.........; e

III - nível C - cada OM deverá constituir a sua “SCPAD/C”, exceto as que possuem atribuição de

constituir as de nível ‘A’ ou ‘B’, pois, nesse caso, estas assumem também a incumbência das de nível

C, de acordo com as seguintes considerações:

a) a “SCPAD/C” será constituída pelo oficial designado como representante na “SCPAD/B”, se

houver, bem como pelos Chefes de Setor ou Seção, Cmt SU e por outros profissionais (militares ou

civis) especialistas ou técnicos, julgados convenientes;

b) nos Cmdo Mil Área, G Cmdo, GU e OM comandadas por Oficial-General, o presidente da

SCPAD será um oficial superior (podendo ser o Chefe do Estado-Maior, Subchefe do Estado-Maior ou


Edição 2013 Fl. 91 / 145

outro oficial superior) e será integrada pelos Chefes de Seção ou Escalão e outros profissionais

(militares ou civis) especialistas ou técnicos, julgados convenientes; e

c) para as OM de valor Unidade e Subunidade Isolada, o Cmt, Chefe ou Diretor deverá ser o

presidente da “SCPAD/C”.

§ 1º A composição das SCPAD (Presidente e integrantes) e as datas de reunião devem ser

publicadas em Boletim Interno (BI) da OM.

§ 2º Os Cmdo Mil de Área, os G Cmdo (em especial as RM) e GU, apesar de não constituírem

SCPAD níveis A e B, devem colaborar com o funcionamento do sistema, incluindo em suas visitas ou

inspeções, a verificação do processo de implantação das SCPAD de suas OM subordinadas e o

cumprimento das presentes IG.

7.7. MISSÕES DAS SCPAD DE OM


Art. 7º A missão das SCPAD é:

I - realizar o processo de análise, avaliação, seleção e arquivamento de documentos que, de

acordo com a TBTEx, são considerados importantes para a guarda permanente e aqueles que devam

ser eliminados, por serem destituídos de valor probatório e informativo, conforme assevera o § 3° do

art. 8° da Lei n° 8159/91; e

II - orientar, coordenar e controlar o processo de avaliação dos documentos nos escalões

imediatamente subordinados.

7.8. ATRIBUIÇÕES DE UMA SCPAD DE OM


Art. 8º As SCPAD possuem as seguintes atribuições:

I - comuns a todas as SCPAD:

a) difundir, no mais curto prazo, no âmbito de sua competência, as diretrizes e normas

estabelecidas pelo Comandante do Exército, zelando pelo fiel cumprimento das mesmas;

b) apresentar, sempre que julgado oportuno, as propostas que se fizerem necessárias, para

atualização da TBTEx;

c) comunicar à CPADEx ou SCPAD de nível superior, para as devidas providências, os atos

julgados lesivos ao patrimônio arquivístico do Exército e aos direitos individuais ou coletivos;

d) implementar e racionalizar as atividades arquivísticas, de forma a preservar a integridade do

ciclo documental do Exército, garantindo a guarda e o rápido acesso aos documentos;


Edição 2013 Fl. 92 / 145

e) avaliar quaisquer documentos que, mesmo não definidos claramente na TBTEx, forem

considerados importantes por seus detentores, definindo o prazo de guarda ou concluindo pela

eliminação, caso não possuam valor arquivístico;

f) elaborar e encaminhar diretamente ao Arquivo Histórico do Exército (Arq H Ex) a listagem dos

documentos a serem eliminados; e

g) avaliar os documentos no âmbito da própria OM.

II - específicas:

a) SCPAD/A: .................

b) SCPAD/B: ...............

c) SCPAD/C:

1. avaliar os documentos no âmbito da respectiva OM; e

2. ligar-se às SCPAD/A e B dos escalões superiores, no que se refere a documentos que são a

elas vinculados pelo canal técnico (ou sistêmico), a fim de solicitar orientação sobre a guarda ou

eliminação daqueles que não estão perfeitamente identificados na TBTEx ou que apresentem dúvidas

quanto ao seu valor arquivístico.

7.9. TABELA BÁSICA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE

DOCUMENTOS NO ÂMBITO DO EXÉRCITO (TBTEx)


Art. 9º A “Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos no Âmbito do

Exército” (TBTEx) é um instrumento de destinação, aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos

(CONARQ), que determina prazos de guarda, transferência, recolhimento ou eliminação de

documentos.

Nota do AHEx:

O Ministério da Defesa expedirá em breve uma Tabela Básica de

Temporalidade e Destinação de Documentos específica para todos os órgãos do

Ministério. Com isso, provavelmente a TBTEx será revogada.


Edição 2013 Fl. 93 / 145

Nota do AHEx:

Para efeito de atualização e compreensão desta coletânea, ressalta-se que

para a realização da avaliação de documentos no âmbito do Exército, o Art. 9º das

IG 11-30 prevê a utilização da Tabela Básica de Temporalidade do Exército (TBTEx),

elaborada como tabela das atividades-fim da instituição. No entanto, essa tabela

não foi aprovada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e encontra-se sem

amparo legal.

Quando solicitada a utilização da TBTEx, deve-se utilizar os documentos na

seguinte ordem:

a. Peculiares às atividades no âmbito (atividades-fim/específicas) do Exército

Brasileiro.

- Tabela Básica de Temporalidade do Exército (TBTEx); e

- Tabela de Temporalidade referente à Subclasse 080 - Pessoal Militar

(complementa a TBTEx).

b. Comuns as atividades-meio da Administração Pública (Resolução do

CONARQ nº 14, de 24 de outubro de 2001).

- Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos Relativos as

Atividades-Meio da Administração Pública.

Atividades - Meio

IGUAL Para TODOS os órgãos públicos

Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de

Documentos Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública

(Resolução do CONARQ nº 14, de 24 de outubro de 2001)

O Exército utiliza as Subclasses:

020 – pessoal civil (Resolução do CONARQ nº 14, de 24 de outubro de 2001)

080 – pessoal militar (Resolução do CONARQ nº

21, de 4 de agosto de 2004)

Atividades - Fim

Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de

Documentos no Âmbito do Exército (TBTEx)

Não está aprovada pelo CONARQ

ESPECÍFICA Para cada órgão público

Encontra-se em fase de análise e aprovação a

Tabela de Temporalidade de Atividades-Fim do Ministério da Defesa

Não apresenta os documentos específicos da atividade institucional, por isso há limitações para

classificá-los e avaliá-los.


Edição 2013 Fl. 94 / 145

Capítulo 8

LEGISLAÇÃO

DIVERSOS


Edição 2013 Fl. 95 / 145

8.1. PRINCIPAIS CONSEQUÊNCIAS DE UMA MÁ GESTÃO DOS

ARQUIVOS

- Dificuldade na recuperação de informações.

- Negação de direitos aos cidadãos ou militares da ativa e reserva.

- Perda de documentos de valores históricos, culturais e administrativos da OM e da Força.

- Prejuízo para a administração pública.

8.2. LEGISLAÇÕES SOBRE SANÇÕES PASSÍVEIS PELA MÁ

ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS

a. Constituição da República Federativa do Brasil, 1988

CAPÍTULO II

DA UNIÃO

Art. 23. É competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios:

I - ..........................................;

II - ..........................................;

III - proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os

monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos;

IV - .....................................................

b. Lei Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (LEI DE ARQUIVOS)

Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em

vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de

interesse público e social.

c. Lei Nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998

“Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao

meio ambiente, e dá outras providências.


Edição 2013 Fl. 96 / 145

CAPÍTULO V

Seção IV

DOS CRIMES CONTRA O ORDENAMENTO URBANO E O PATRIMÔNIO

CULTURAL

Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar:

I – bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial;

II – arquivo, registro, museu, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato

administrativo ou decisão judicial;

Pena: reclusão, de um a três anos, e multa.

Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um ano de detenção, sem

prejuízo da multa.

(D.O.U., 13 de fevereiro de 1998 e retificada em 17 de fevereiro de 1998).

d. Decreto Nº 3.179, de 21 de setembro de 1999 (Revogado pelo Decreto

nº 6514/08)

“Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas

ao meio ambiente, e dá outras providências.

CAPÍTULO II

Seção IV

DAS SANÇÕES APLICÁVEIS ÀS INFRAÇÕES CONTRA OORDENAMENTO URBANO E O

PATRIMÔNIO CULTURAL


I – bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial;

II – arquivo, registro, museu, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato

administrativo ou decisão judicial;

Multa de R$ 10.000 (dez mil reais) a R$ 500.000 (quinhentos mil reais).

(D.O.U., 22 de setembro de 1999).


Edição 2013 Fl. 97 / 145

e. DECRETO Nº 6.514, DE 22 DE JULHO DE 2008.

“Dispõe sobre as infrações e sanções administrativas ao meio ambiente,e estabelece o processo administrativo federal para apuração destas infrações, e dá outras providências”

CAPÍTULO I

DAS INFRAÇÕES E SANÇÕES ADMINISTRATIVAS AO MEIO AMBIENTE

Subseção IV

Das Infrações Contra o Ordenamento Urbano e o Patrimônio Cultural


I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; ou

II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial:

Multa de R$ 10.000,00 (dez mil reais) a R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais).

Este texto não substitui o publicado no DOU de 23.7.2008

8.3. ACESSO E SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

a. Constituição da República Federativa do Brasil, 1988.

TÍTULO II

Dos Direitos e Garantias Fundamentais

CAPÍTULO I

DOS DIREITOS E DEVERES INDIVIDUAIS E COLETIVOS

Art. 5º Todos são iguais perante a lei, sem distinção de qualquer natureza, garantindo-se aos

brasileiros e aos estrangeiros residentes no País a inviolabilidade do direito à vida, à liberdade, à

igualdade, à segurança e à propriedade, nos termos seguintes:

(...)

X - são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o

direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação;

(...)

http://legislacao.planalto.gov.br/legisla/legislacao.nsf/Viw_Identificacao/DEC%206.514-2008?OpenDocument


Edição 2013 Fl. 98 / 145

XIV - é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando

necessário ao exercício profissional;

(...)

XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse

particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de

responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do

Estado; (Regulamento)

XXXIV - são a todos assegurados, independentemente do pagamento de taxas:

a) o direito de petição aos Poderes Públicos em defesa de direitos ou contra ilegalidade

ou abuso de poder;

b) a obtenção de certidões em repartições públicas, para defesa de direitos e

esclarecimento de situações de interesse pessoal;

(...)

b. Lei Nº 11.111, DE 5 DE MAIO DE 2005. (Revogada pela Lei nº

12.527/11)

Regulamenta a parte final do disposto no inciso XXXIII

do caput do art. 5o da Constituição Federal e dá

outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu

sanciono a seguinte Lei:

Art. 1o Esta Lei regulamenta a parte final do disposto no inciso XXXIII do caput do art. 5o

da Constituição Federal.

Art. 2o O acesso aos documentos públicos de interesse particular ou de interesse coletivo

ou geral será ressalvado exclusivamente nas hipóteses em que o sigilo seja ou permaneça

imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, nos termos do disposto na parte final do inciso

XXXIII do caput do art. 5o da Constituição Federal.

Art. 3o Os documentos públicos que contenham informações cujo sigilo seja

imprescindível à segurança da sociedade e do Estado poderão ser classificados no mais alto grau de

sigilo, conforme regulamento.

Art. 4o O Poder Executivo instituirá, no âmbito da Casa Civil da Presidência da República,

Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas, com a finalidade de decidir sobre a

http://legislacao.planalto.gov.br/legisla/legislacao.nsf/Viw_Identificacao/lei%2011.111-2005?OpenDocument

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constitui�ao.htm#art5xxxiii






Edição 2013 Fl. 99 / 145

aplicação da ressalva ao acesso de documentos, em conformidade com o disposto nos parágrafos do

art. 6o desta Lei.

Art. 5o Os Poderes Legislativo e Judiciário, o Ministério Público da União e o Tribunal de

Contas da União disciplinarão internamente sobre a necessidade de manutenção da proteção das

informações por eles produzidas, cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do

Estado, bem como a possibilidade de seu acesso quando cessar essa necessidade, observada a Lei no

8.159, de 8 de janeiro de 1991, e o disposto nesta Lei.

Art. 6o O acesso aos documentos públicos classificados no mais alto grau de sigilo poderá

ser restringido pelo prazo e prorrogação previstos no § 2o do art. 23 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro

de 1991.

§ 1o Vencido o prazo ou sua prorrogação de que trata o caput deste artigo, os

documentos classificados no mais alto grau de sigilo tornar-se-ão de acesso público.

§ 2o Antes de expirada a prorrogação do prazo de que trata o caput deste artigo, a

autoridade competente para a classificação do documento no mais alto grau de sigilo poderá

provocar, de modo justificado, a manifestação da Comissão de Averiguação e Análise de Informações

Sigilosas para que avalie se o acesso ao documento ameaçará a soberania, a integridade territorial

nacional ou as relações internacionais do País, caso em que a Comissão poderá manter a

permanência da ressalva ao acesso do documento pelo tempo que estipular.

§ 3o Qualquer pessoa que demonstre possuir efetivo interesse poderá provocar, no

momento que lhe convier, a manifestação da Comissão de Averiguação e Análise de Informações

Sigilosas para que reveja a decisão de ressalva a acesso de documento público classificado no mais

alto grau de sigilo.

§ 4o Na hipótese a que se refere o § 3o deste artigo, a Comissão de Averiguação e Análise

de Informações Sigilosas decidirá pela:

I - autorização de acesso livre ou condicionado ao documento; ou

II - permanência da ressalva ao seu acesso.

Art. 7o Os documentos públicos que contenham informações relacionadas à intimidade,

vida privada, honra e imagem de pessoas, e que sejam ou venham a ser de livre acesso poderão ser

franqueados por meio de certidão ou cópia do documento, que expurgue ou oculte a parte sobre a

qual recai o disposto no inciso X do caput do art. 5o da Constituição Federal.

Parágrafo único. As informações sobre as quais recai o disposto no inciso X do caput do

art. 5o da Constituição Federal terão o seu acesso restrito à pessoa diretamente interessada ou, em

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8159.htm


http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8159.htm#art23�2


http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constitui�ao.htm#art5x





Edição 2013 Fl. 100 / 145

se tratando de morto ou ausente, ao seu cônjuge, ascendentes ou descendentes, no prazo de que

trata o § 3o do art. 23 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 8o Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 5 de maio de 2005; 184o da Independência e 117o da República.

LUIZ INÁCIO LULA DA SILVA

Marcio Thomaz Bastos

José Dirceu de Oliveira e Silva

Jorge Armando Felix

Álvaro Augusto Ribeiro Costa

Este texto não substitui o publicado no D.O.U. de 6.5.2005.

c. Lei Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Dispositivos revogados

pela Lei nº 12.527/11 e pelo Decreto nº 7.724/12)

(...)

“CAPÍTULO V

DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.

Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos

públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.

§ 1° Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado,

bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da

honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos.

§ 2° O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será

restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse

prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.

§ 3° O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será

restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.

Art. 24 Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de

qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou

esclarecimento de situação pessoal da parte.

Parágrafo único. “Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo

a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.”



Edição 2013 Fl. 101 / 145

d. LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011.

“Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências”.

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1o Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal.

Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei:

I - os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público;

(...)

Art. 3o Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes:

I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção;

II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações;

(...)

Art. 4o Para os efeitos desta Lei, considera-se:

I - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;

(...)

III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;

IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;

(...)

http://legislacao.planalto.gov.br/legisla/legislacao.nsf/Viw_Identificacao/lei%2012.527-2011?OpenDocument

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm#art5xxxiii



http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm#art37%C2%A73ii

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm#art216%C2%A72


Edição 2013 Fl. 102 / 145

VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema;

(...)

CAPÍTULO II

DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO

Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:

(...)

II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e

III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.

Art. 7o O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter:

(...)

II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos;

(...)

§ 1o O acesso à informação previsto no caput não compreende as informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

§ 2o Quando não for autorizado acesso integral à informação por ser ela parcialmente sigilosa, é assegurado o acesso à parte não sigilosa por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo.

(...)

CAPÍTULO III

DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO

Seção I

Do Pedido de Acesso

Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso imediato à informação disponível.


Edição 2013 Fl. 103 / 145

§ 1o Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias:

I - comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão;

II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou

III - comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informação.

§ 2o O prazo referido no § 1o poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justificativa expressa, da qual será cientificado o requerente.

(...)

Seção II

Dos Recursos

Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua ciência.

CAPÍTULO IV

DAS RESTRIÇÕES DE ACESSO À INFORMAÇÃO

(...)

Seção III

Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas

Art. 25. É dever de o Estado controlar o acesso e a divulgação de informações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção.

§ 1o O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classificada como sigilosa ficarão restritos a pessoas que tenham necessidade de conhecê-la e que sejam devidamente credenciadas na forma do regulamento, sem prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados por lei.

(...)


Edição 2013 Fl. 104 / 145

Seção V

Das Informações Pessoais

Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.

§ 1o As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem:

I - terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e

II - poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por terceiros diante de previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que elas se referirem.

§ 2o Aquele que obtiver acesso às informações de que trata este artigo será responsabilizado por seu uso indevido.

(...)

Art. 46. Revogam-se:

I - a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005; e

II - os arts. 22 a 24 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 47. Esta Lei entra em vigor 180 (cento e oitenta) dias após a data de sua publicação.

Brasília, 18 de novembro de 2011; 190o da Independência e 123o da República.

Este texto não substitui o publicado no DOU de 18.11.2011 - Edição extra

e. DECRETO Nº 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012

Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2004-2006/2005/Lei/L11111.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8159.htm#art22

http://legislacao.planalto.gov.br/legisla/legislacao.nsf/Viw_Identificacao/DEC%207.724-2012?OpenDocument


Edição 2013 Fl. 105 / 145

CAPÍTULO I


Art. 1o Este Decreto regulamenta, no âmbito do Poder Executivo federal, os procedimentos para a garantia do acesso à informação e para a classificação de informações sob restrição de acesso, observados grau e prazo de sigilo, conforme o disposto na Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição.

Art. 2o Os órgãos e as entidades do Poder Executivo federal assegurarão, às pessoas naturais e jurídicas, o direito de acesso à informação, que será proporcionado mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão, observados os princípios da administração pública e as diretrizes previstas na Lei no 12.527, de 2011.

CAPÍTULO IV

DA TRANSPARÊNCIA PASSIVA

Seção II

Do Pedido de Acesso à Informação

Art. 11. Qualquer pessoa, natural ou jurídica, poderá formular pedido de acesso à informação.

§ 1o O pedido será apresentado em formulário padrão, disponibilizado em meio eletrônico e físico, no sítio na Internet e no SIC dos órgãos e entidades.

§ 2o O prazo de resposta será contado a partir da data de apresentação do pedido ao SIC.

§ 3o É facultado aos órgãos e entidades o recebimento de pedidos de acesso à informação por qualquer outro meio legítimo, como contato telefônico, correspondência eletrônica ou física, desde que atendidos os requisitos do art. 12.

§ 4o Na hipótese do § 3o, será enviada ao requerente comunicação com o número de protocolo e a data do recebimento do pedido pelo SIC, a partir da qual se inicia o prazo de resposta.

Art. 12. O pedido de acesso à informação deverá conter:

I - nome do requerente;

II - número de documento de identificação válido;

III - especificação, de forma clara e precisa, da informação requerida; e

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/Lei/L12527.htm





http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm#art216%C2%A72

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/Lei/L12527.htm


Edição 2013 Fl. 106 / 145

IV - endereço físico ou eletrônico do requerente, para recebimento de comunicações ou da informação requerida.

Art. 13. Não serão atendidos pedidos de acesso à informação:

I - genéricos;

II - desproporcionais ou desarrazoados; ou

III - que exijam trabalhos adicionais de análise, interpretação ou consolidação de dados e informações, ou serviço de produção ou tratamento de dados que não seja de competência do órgão ou entidade.

Parágrafo único. Na hipótese do inciso III do caput, o órgão ou entidade deverá, caso tenha conhecimento, indicar o local onde se encontram as informações a partir das quais o requerente poderá realizar a interpretação, consolidação ou tratamento de dados.

Art. 14. São vedadas exigências relativas aos motivos do pedido de acesso à informação.

Seção III

Do Procedimento de Acesso à Informação

Art. 15. Recebido o pedido e estando a informação disponível, o acesso será imediato.

§ 1o Caso não seja possível o acesso imediato, o órgão ou entidade deverá, no prazo de até vinte dias:

I - enviar a informação ao endereço físico ou eletrônico informado;

II - comunicar data, local e modo para realizar consulta à informação, efetuar reprodução ou obter certidão relativa à informação;

III - comunicar que não possui a informação ou que não tem conhecimento de sua existência;

IV - indicar, caso tenha conhecimento, o órgão ou entidade responsável pela informação ou que a detenha; ou

V - indicar as razões da negativa, total ou parcial, do acesso.

(...)

Art. 16. O prazo para resposta do pedido poderá ser prorrogado por dez dias, mediante justificativa encaminhada ao requerente antes do término do prazo inicial de vinte dias.

(...)


Edição 2013 Fl. 107 / 145

CAPÍTULO VII

DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS

Art. 55. As informações pessoais relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem detidas pelos órgãos e entidades:

I - terão acesso restrito a agentes públicos legalmente autorizados e a pessoa a que se referirem, independentemente de classificação de sigilo, pelo prazo máximo de cem anos a contar da data de sua produção; e

II - poderão ter sua divulgação ou acesso por terceiros autorizados por previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que se referirem.

Parágrafo único. Caso o titular das informações pessoais esteja morto ou ausente, os direitos de que trata este artigo assistem ao cônjuge ou companheiro, aos descendentes ou ascendentes, conforme o disposto no parágrafo único do art. 20 da Lei no 10.406, de 10 de janeiro de 2002, e na Lei no 9.278, de 10 de maio de 1996.

Art. 56. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.

Art. 57. O consentimento referido no inciso II do caput do art. 55 não será exigido quando o acesso à informação pessoal for necessário:

I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou legalmente incapaz, e para utilização exclusivamente para o tratamento médico;

II - à realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou geral, previstos em lei, vedada a identificação da pessoa a que a informação se referir;

III - ao cumprimento de decisão judicial;

IV - à defesa de direitos humanos de terceiros; ou

V - à proteção do interesse público geral e preponderante.

Art. 58. A restrição de acesso a informações pessoais de que trata o art. 55 não poderá ser invocada:

I - com o intuito de prejudicar processo de apuração de irregularidades, conduzido pelo Poder Público, em que o titular das informações for parte ou interessado; ou

II - quando as informações pessoais não classificadas estiverem contidas em conjuntos de documentos necessários à recuperação de fatos históricos de maior relevância.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/2002/L10406.htm#art20p





Edição 2013 Fl. 108 / 145

Art. 59. O dirigente máximo do órgão ou entidade poderá, de ofício ou mediante provocação, reconhecer a incidência da hipótese do inciso II do caput do art. 58, de forma fundamentada, sobre documentos que tenha produzido ou acumulado, e que estejam sob sua guarda.

§ 1o Para subsidiar a decisão de reconhecimento de que trata o caput, o órgão ou entidade poderá solicitar a universidades, instituições de pesquisa ou outras entidades com notória experiência em pesquisa historiográfica a emissão de parecer sobre a questão.

§ 2o A decisão de reconhecimento de que trata o caput será precedida de publicação de extrato da informação, com descrição resumida do assunto, origem e período do conjunto de documentos a serem considerados de acesso irrestrito, com antecedência de no mínimo trinta dias.

§ 3o Após a decisão de reconhecimento de que trata o § 2o, os documentos serão considerados de acesso irrestrito ao público.

§ 4o Na hipótese de documentos de elevado valor histórico destinados à guarda permanente, caberá ao dirigente máximo do Arquivo Nacional, ou à autoridade responsável pelo arquivo do órgão ou entidade pública que os receber, decidir, após seu recolhimento, sobre o reconhecimento, observado o procedimento previsto neste artigo.

Art. 60. O pedido de acesso a informações pessoais observará os procedimentos previstos no Capítulo IV e estará condicionado à comprovação da identidade do requerente.

Parágrafo único. O pedido de acesso a informações pessoais por terceiros deverá ainda estar acompanhado de:

I - comprovação do consentimento expresso de que trata o inciso II do caput do art. 55, por meio de procuração;

II - comprovação das hipóteses previstas no art. 58;

III - demonstração do interesse pela recuperação de fatos históricos de maior relevância, observados os procedimentos previstos no art. 59; ou

IV - demonstração da necessidade do acesso à informação requerida para a defesa dos direitos humanos ou para a proteção do interesse público e geral preponderante.

Art. 61. O acesso à informação pessoal por terceiros será condicionado à assinatura de um termo de responsabilidade, que disporá sobre a finalidade e a destinação que fundamentaram sua autorização, sobre as obrigações a que se submeterá o requerente.

§ 1o A utilização de informação pessoal por terceiros vincula-se à finalidade e à destinação que fundamentaram a autorização do acesso, vedada sua utilização de maneira diversa.

§ 2o Aquele que obtiver acesso às informações pessoais de terceiros será responsabilizado por seu uso indevido, na forma da lei.


Edição 2013 Fl. 109 / 145

Art. 62. Aplica-se, no que couber, a Lei no 9.507, de 12 de novembro de 1997, em relação à informação de pessoa, natural ou jurídica, constante de registro ou banco de dados de órgãos ou entidades governamentais ou de caráter público.

CAPÍTULO XI

DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS

(...)

Art. 75. Aplica-se subsidiariamente a Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999, aos procedimentos previstos neste Decreto.

Art. 76. Este Decreto entra em vigor em 16 de maio de 2012.

Brasília, 16 de maio de 2012; 191º da Independência e 124º da República.

Este texto não substitui o publicado no DOU de 16.5.2012 - Edição extra e retificado em 18.5.2012

8.4. DOCUMENTOS DE VALOR HISTÓRICO

As Tabelas de Temporalidades são os documentos que definem, tanto na Administração Publica

quanto nas Forças Armadas, os documentos de valor histórico que deverão se mantidos em guarda

permanente.

8.5. DOCUMENTOS SEM VALOR ARQUIVÍSTICO


Art. 14 Documentos sem valor arquivístico são documentos, mesmo “ORIGINAIS”, que:

I - tratem de assuntos que são recapitulados em outros documentos de maior hierarquia;

II - não possuam valor histórico;

III - não respaldem direitos, obrigações e/ou comprometimento legal ou fiscal;

IV - não exigem imposição de temporalidade por outros órgãos de controle e da administração

pública; e

V - não se prestam para consultas futuras.

Parágrafo único. Esses documentos, ao fim do ‘prazo mínimo de arquivamento obrigatório’, de

5 anos, e após avaliação pela SCPAD da OM, serão, em princípio, eliminados, ou, em casos

excepcionais, poderão ser conferidos aos mesmos, novos prazos de guarda.



http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Ret/Dec7724-Ret.doc


Edição 2013 Fl. 110 / 145

8.6. DOCUMENTOS DIGITAIS


Art 32 A gestão de documentos tramitados pelos meios eletrônicos e de microfilmagem é

regulada por legislação específica.

A Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007 (E-Arq Brasil - Dispõe sobre a adoção do Modelo de

Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil

pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR) aponta uma série de

requisitos para a criação de Arquivos Digitais que devem portar dados passiveis de serem inseridos na

Classificação e Gestão Documental, incluindo a recuperação das informações no futuro.

A atual legislação brasileira que garante autenticidade, a integridade e a validade jurídica de

documentos em forma eletrônica e digitais encontram-se em processo de regulamentação, segundo

o CONARQ.

ATENÇÃO: A guarda de documentos nos diversos tipos de suporte digitais exige cuidados

especiais. Dentre eles, destacamos:

- não manter a mídia próxima de locais com campo

magnético ou sob ação do calor ou de raios solares;

- controle das condições de temperatura;

- verificar a existência de softwares e hardwares

compatíveis com as mídias existentes; e

- fazer cópia de segurança.

Nota do AHEx:

Todos os documentos originais recebidos ou expedidos deverão ser

arquivados em suporte de papel.


Edição 2013 Fl. 111 / 145

8.7. DIGITALIZAÇÃO X MICROFILMAGEM

Existem várias correntes de pensamento sobre o assunto. Os objetivos dos dois processos são

os mesmos: preservar a informação e evitar o manuseio dos documentos originais. O mais

importante é que nada substitui o suporte de papel. Ele não pode ser substituído e nem destruído.

A Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ),

publicada no Diário Oficial da União, Edição nº 82, de 03 de maio de 2010, dispõe sobre a adoção das

Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes, com a finalidade de

propiciar o acesso e a disseminação dos documentos custodiados pelos arquivos por meio da

digitalização. O referido documento está disponível em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br.

a. Microfilmagem:

VANTAGENS DESVANTAGENS

- evita que o usuário manuseie o documento

original.

- maior tempo de conservação (300 anos).

- processo simples.

- a cópia de microfilme é aceita como documento

original.

- baixo custo nos serviços terceirizados.

- facilita a consulta ao acervo.

- alto custo na aquisição dos equipamentos de

microfilmagem, leitura e copiadora.

- exige capacitação técnica do pessoal para operar

os equipamentos.

- necessidade de local climatizado para guarda dos

microfilmes originais.

b. Digitalização:

VANTAGENS DESVANTAGENS

- baixo custo para aquisição dos equipamentos de

digitalização para documentos do formato A4.

- processo simples.

- permite disponibilizar as informações na

INTERNET.

- válido para pequenos acervos.

- evita que o usuário manuseie o documento

original.

- pode ser feita pelo próprio pessoal da OM.

- facilita a consulta ao acervo.

- menor tempo de conservação (depende dos

softwares e hardwares disponíveis).

-não é aceito como documento original.

- exige permanente verificação do estado de

conservação das mídias ou dos arquivos de dados.

- exige cuidados especiais com a conservação dos

dados.

- O EB ainda não possui sistema de certificação

digital de documentos.

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/


Edição 2013 Fl. 112 / 145

8.8. LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA BRASILEIRA - LEI Nº 8.159, DE 8 DE

JANEIRO DE 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a

seguinte Lei:

CAPÍTULO I


Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de

arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e

como elementos de prova e informação.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos

e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência

do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da

informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e

intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular

ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo

da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança

da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da

imagem das pessoas.

Art. 5º A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da lei.

Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da

violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.


Edição 2013 Fl. 113 / 145

CAPÍTULO II

DOS ARQUIVOS PÚBLICOS

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no

exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e

municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições

de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício

de suas atividades.

§ 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o

recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à

instituição sucessora.

Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e

permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem

movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos

órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou

recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e

informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições publicas de caráter público

será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de

competência.

Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III

DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos

por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.


Edição 2013 Fl. 114 / 145

Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse

público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e

desenvolvimento científico nacional.

Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser

alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na

aquisição.

Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público

e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser

depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à

vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV

DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES

ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS

Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às

instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 1º São arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder

Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do

Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do

Ministério da Aeronáutica.

§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o

arquivo do Poder Judiciário.

§ 3° São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder

Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 4° São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

§ 5° Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-

jurídica.


Edição 2013 Fl. 115 / 145

Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e

recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob

sua guarda, e acompanhar e programar a política nacional de arquivos.

Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar

unidades regionais.

Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos

documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem

como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos

documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções,

tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso

aos documentos sob sua guarda.

Art. 21. Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de

organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos

documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei.

CAPÍTULO V

DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.

Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos

públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.

§ 1° Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado,

bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da

honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos.

§ 2° O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será

restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse

prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.

§ 3° O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será

restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.


Edição 2013 Fl. 116 / 145

Art. 24 Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de

qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou

esclarecimento de situação pessoal da parte.

Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a,

por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação

em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como

de interesse público e social.

Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo

Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de

Arquivos – SINAR.

§ 1° O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e

integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.

§ 2° A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em

regulamento.

Art. 27. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170° da Independência e 103° da República. – FERNANDO

COLLOR, Jarbas Passarinho.

(D.O.U. de 9 de janeiro de 1991)

8.9. ROTEIRO PARA MENSURAÇÃO DE DOCUMENTOS TEXTUAIS

Texto elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) a fim de fornecer subsídios

para quantificação de acervos.

Disponível em:

www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20mensuracao%20de%20docu

mento


Edição 2013 Fl. 117 / 145

I- Documentação em posição vertical e horizontal

Considerando os documentos acondicionados na posição vertical (caixas de papelão ou de

plástico, pastas "A" a "Z" ou suspensas etc), a metragem linear tem por base o comprimento das

estantes e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos de aço.

Exemplos:

1- documentos acondicionados em caixas nas estantes:

- medir a extensão de cada prateleira ocupada e

multiplicar a medida pelo número das mesmas;

- os espaços vazios devem ser desprezados.

Prateleira (a) - 6 X 0,90 m = 5,40 metros

lineares

Prateleira (b) - 1 X 0,60 m = 0,60 metros

lineares

TOTAL A + B = 6 metros lineares

2- documentos empilhados ou empacotados em estantes:

- medir a altura das pilhas de documentos

0,30 m + 0,25 m = 0,55 metros lineares

3- documentos encadernados, livros ou pastas "A" a "Z" em estantes:

- medir na extensão das estantes, se estiver

na vertical, e a altura da pilha, se estiver na

horizontal.

0,40 m + 0,20 m = 0,60 metros lineares

4- documentos em arquivos ou fichários de aço:

- medir a profundidade ocupada de cada

gaveta.

1 m + 0,30 m = 1,30 metros lineares

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3

Fig. 4


Edição 2013 Fl. 118 / 145

II - Documentação empacotada e amontoada

Para a documentação empacotada, amarrada ou amontoada utilizar-se-á a metragem cúbica,

ou seja: comprimento X altura X largura das pilhas de documentos. Para conversão em metros

lineares, multiplique o resultado obtido em m³ por 12.

Exemplos:

Para se obter a quantificação total dos documentos textuais,proceder ao somatório dos resultados

obtidos na mensuração dos documentos em posição verti1- documentos empacotados, amontoados

ou em caixas de diversos tamanhos, fora de estantes.

- medir o comprimento, a altura e a largura de

cada pacote, amontoado ou caixa. Multiplicar as

medidas, para obter a metragem cúbica.

– converter o resultado encontrado multiplicando

o resultado encontrado em m³ por 12.

0,30 m X 0,50 m X 0, 40 m= 0,06 m³

0,06 m³ X 12= 0,72 metros lineares

0,50 m X 0,50 m X 0,30 m = 0,075 m³

0,075 m³ X 12 = 0,90 metros lineares

III- Quantificação total

Para se obter a qualificação total dos documentos textuais, proceder ao somatório dos

resultados obtidos na mensuração dos documentos em posição vertical e horizontal e dos

documentos empacotados e amontoados:

6 m lineares (fig. 1) + 0,55 m lineares (fig. 2) + 0,60 m lineares (fig. 3) + 1,30 m lineares (fig. 4) + 0,72 m

lineares (fig. 5) + 0,90 m lineares (fig. 6) = 10,07 metros lineares.

Fig. 5

Fig. 6


Edição 2013 Fl. 119 / 145

Capítulo 9

AUTO DIAGNÓSTICO

DO ARQUIVO DA OM


Edição 2013 Fl. 120 / 145

9.1. AUTO DIAGNÓSTICO DO ARQUIVO GERAL DA OM (MODELO DE

CHECK-LIST)

A própria OM pode realizar o auto diagnóstico do seu arquivo. A seguir, apresentamos um

modelo de ficha de verificação com sugestões de correções dos diversos aspectos a serem

observados.

AUTO DIAGNÓSTICO DO ARQUIVO GERAL DA OM

1. ACERVOS EXISTENTES NA OM

a. Período da documentação existente: desde ____ até os dias atuais (+ de ____ anos de História).

b. Acervos de outras OM guardados no Arquivo (mesma árvore genealógica, outros motivos, etc):

OM PERÍODO OBS

c. Tipos de acervos existentes:Documentos escritos, bibliográficos, fotografias, mapas, gravuras,

filmes, slides, DVD/ CD, fitas VHS, outros.

2. GESTÃO DOCUMENTAL

ASPECTOS PONTOS FORTES PONTOS FRACOS– SUGESTÕES

SCPAD/OM A OM possui SCPAD. Ela realiza seus

trabalhos conforme previsto nas IG 11-03.

A OM não possui a SCPAD.

As IG 11-03 regulam o funcionamento das

Subcomissões Permanentes de Avaliação de

Documentos (SCPAD), cujo Comandante ou

Diretor é o presidente nos casos de OM de

valor Unidade e Subunidade isolada. O objetivo

das SCPAD é de forma regulamentar, avaliar

quais os documentos que poderão ser

eliminados.

A SCPAD não realiza seus trabalhos

conforme previsto nas IG 11-03.

RESPONSÁVEL O responsável pelos trabalhos da

SCPAD conhece as IG 11-03.

O responsável pelos trabalhos da

SCPAD desconhece as IG 11-03.


Edição 2013 Fl. 121 / 145

3. PESSOAL

ASPECTOS PONTOS FORTES PONTOS FRACOS – SUGESTÕES

EFETIVO O efetivo que trabalha no arquivo é

suficiente para atender às necessidades.

O efetivo que trabalha no arquivo é

insuficiente para atender às necessidades.

CONHECIMENTO

DA LEGISLAÇÃO

O pessoal tem conhecimento da

legislação existente sobre o assunto.

O pessoal não tem conhecimento da

legislação existente sobre o assunto.

O pessoal tem conhecimento parcial da

legislação existente sobre o assunto. Conhecem

apenas as IG 11-03, as IG 10-42, o RISG, a Tabela

de Temporalidade de Documentos, a Coletânea de

Orientações Básicas de Gestão de Arquivos

Militares.

FUMANTES Não são fumantes.

São fumantes.

Um dos responsáveis é fumante.

O ideal é que as pessoas que trabalham

diretamente em arquivos não sejam fumantes.

Sempre existe um potencial risco provocado pelas

pontas de cigarro. Se possível, substitua o militar

ou reforce as recomendações necessárias.

PROBLEMAS DE

SAÚDE

Não possuem problemas de saúde

(alergias, etc).

Possuem problemas de saúde (alergias,

etc).

O ambiente de depósitos de documentos, por mais

que seja limpo e arejado, é inadequado para

pessoas com histórico de problemas alérgicos e

respiratórios. Se possível, substitua o militar ou

oriente para que procure um médico.

TEMPO DE

TRABALHO

Trabalham no arquivo / depósito de

documentos a mais de_____ anos. Possuem

muita experiência e conhecem bem o acervo

sob sua responsabilidade.

Trabalham no arquivo / depósito de

documentos há pouco tempo.

A experiência, o conhecimento do acervo e os

cuidados necessários são fundamentais. Oriente o

pessoal nesse sentido.

MUDANÇA DE

FUNÇÃO

Não há previsão dos atuais

responsáveis serem mudados de função.

Há previsão dos atuais responsáveis

serem mudados de função.

Procure, logo que possível, designar um substituto

para que possa receber a função com tempo

suficiente para dominar os conhecimentos

necessários.


Edição 2013 Fl. 122 / 145

4. CARACTERÍSTICAS DO DEPÓSITO DE DOCUMENTOS/ARQUIVO


INUNDAÇÃO Não está sujeito a inundações.

Está sujeito a inundações.

Verificar a possibilidade de evitá-las. Se for o

caso, o arquivo / depósito de documentos

deverá ser deslocado para outro local.

VENTILAÇÃO É ventilado.

Não é ventilado.

Essa característica provoca o aumento da

temperatura, da umidade e os casos de alergia.

TAMANHO O tamanho é adequado.

O tamanho não é adequado.

Verifique a possibilidade de ocupar outra

dependência.

INFILTRAÇÃO Não possui infiltrações, mofos,

bolores, etc.

Possui infiltrações, mofos, bolores, etc.

Levantar urgentemente as causas. Essa situação

pode oferecer sérios riscos ao acervo.

ILUMINAÇÃO O local é iluminado adequadamente.

O local não é iluminado

adequadamente.

Isso prejudica os trabalhos de pesquisa, limpeza

e vistoria.

EXCESSO DE

LUMINOSIDADE

Não existe excesso de luminosidade

prejudicial ao acervo.

Existe excesso de luminosidade

prejudicial ao acervo (lâmpadas muito próximas

dos documentos, a falta de cortinas e persianas,

etc). Quais?

LOCALIZAÇÃO

Não está localizado no subsolo.

Está localizado no subsolo.

Verificar permanentemente as condições de

umidade e temperatura.

Verificar os riscos de inundação. Se for o caso, o

arquivo / depósito de documentos deverá ser

deslocado para outro local.

Fica distante do rancho.

Fica próximo do rancho.

Essa situação pode permitir a atração de

roedores, insetos, etc.

Fica distante da lixeira.

Fica próximo da lixeira.

Essa situação pode permitir a atração de

roedores, insetos, etc.


Edição 2013 Fl. 123 / 145


LOCALIZAÇÃO

(continuação)

Fica distante do posto de

combustível.

Fica próximo do posto de

combustível.

Essa situação pode oferecer sérios riscos ao

arquivo. Devido sua importância, os

depósitos de documentos devem ficar

distantes de locais que ofereçam elevado

potencial de risco.

Fica distante do paiol.

Fica próximo ao paiol.

Essa situação pode oferecer sérios riscos ao

arquivo. Devido sua importância, os

depósitos de documentos devem ficar

distantes de locais que ofereçam elevado

potencial de risco.

PESO O piso suporta o peso do acervo.

O piso aparenta não suportar o peso

do acervo.

É preciso solicitar a avaliação da Comissão

Regional de Obras (CRO) ou de um

engenheiro. Se for o caso, o arquivo /

depósito de documentos deverá ser

deslocado para outro local.

TETO O teto é de laje.

O teto é de telhado.

Essa condição do arquivo / depósito de

documentos oferece riscos de infiltrações em

casos de destelhamento ou telhas quebradas

e a possibilidade de acesso de estranhos. O

telhado deve ser periodicamente vistoriado,

principalmente nos períodos chuvosos.

TELAS NAS

JANELAS Possui proteção de telas.

Não possui proteção de telas.

Essa medida evita a entrada de aves,

roedores, insetos e outros agentes biológicos

responsáveis pela degradação do acervo.


Edição 2013 Fl. 124 / 145

5. ORGANIZAÇÃO DO DEPÓSITO


DISPOSIÇÃO DO

MOBILIÁRIO

Foi verificado que o mobiliário está

disposto adequadamente. Em consequência,

existe um melhor aproveitamento do espaço

disponível, da luminosidade e da ventilação.

O mobiliário não está disposto

adequadamente.

Essa simples medida permite um melhor

aproveitamento do espaço disponível, da

luminosidade e da ventilação.

MATERIAIS

ESTRANHOS

Não existem materiais estranhos ao

acervo no interior do depósito.

Existem materiais estranhos ao acervo no

interior do depósito (materiais de obra, peças de

viaturas, geladeira, forno de microondas, fogão,

combustível, tintas, gêneros, etc). Quais?

O arquivo / depósito de documentos deve ser

destinado apenas para a guarda de documentos.

Qualquer outro material demonstra que não é

dada a devida importância ao acervo e que outras

pessoas têm acesso àquele local.

SITUAÇÃO DE

RISCO

Não foram observados móveis e

acervos embaixo de janelas, aparelhos de ar

condicionado ou situações que pudessem

oferecer danos.

Foi verificada a existência de móveis e

acervos embaixo de janelas, aparelhos de ar

condicionado (Quais?) ou situações que possam

provocar danos.

A proximidade da janela ou do aparelho de ar

condicionado oferece um potencial risco de o

acervo ser molhado por ação da água.

ARRUMAÇÃO

DOS

INVÓLUCROS

As caixas, pastas e livros estão

acomodados de forma correta e funcional no

mobiliário.

As caixas, pastas e livros (Quais?) não

estão acomodadas de forma correta e funcional

no mobiliário.

Existe uma técnica própria para organizar as caixas

e pastas no mobiliário.

EXPEDIENTE

O pessoal responsável não cumpre o

expediente no interior do depósito. O

depósito é separado do local de trabalho,

sendo utilizado somente para pesquisas e

manutenção.

Foi verificado que o pessoal cumpre

expediente no interior do depósito.

O ideal é que o depósito seja separado do local de

trabalho.

MATERIAL DE

ALOJAMENTO

Não foram encontrados materiais de

alojamento no depósito.

Foi verificada a existência de material de

alojamento no depósito.

Provavelmente o pessoal utiliza o depósito como

vestiário ou dormitório. Situação desaconselhada.


Edição 2013 Fl. 125 / 145

6. MOBILIÁRIO


ESTANTES As estantes são de metal.

As estantes são de madeira.

O ideal é que esse mobiliário seja substituído

por de metal. Se, no momento, não houver

recursos previstos para adquiri-los, realizar

permanente vistoria biológica, principalmente

para verificar a presença de cupins.

As estantes são de alvenaria.

Esse tipo de estante oferece riscos de excesso

umidade. Isolar o acervo da alvenaria

utilizando-se material isolante.

ARMÁRIOS Os armários são de metal.

Os armários são de madeira.






PRATELEIRAS As prateleiras são de metal.

As prateleiras são de madeira.






ARQUIVOS Os arquivos tipo “fichário” ou

“pastas suspensas” são de metal.

Os arquivos tipo “fichário” ou “pastas

suspensas são de madeira.






PESO O mobiliário suporta o peso.

O mobiliário não suporta o peso.

Diminuir a quantidade de material ou reforçar

sua estrutura.

QUANTIDADE O mobiliário é suficiente e adequado

para a guarda do material.

O mobiliário não é suficiente e nem

adequado para a guarda do material.

A única solução é substituí-los.


Edição 2013 Fl. 126 / 145


FIXAÇÃO NAS

PAREDES

As estantes estão fixadas nas

paredes.

As estantes não estão fixadas nas

paredes.

Essa medida simples evita o seu

tombamento. Fixe-as com parafusos e

buchas.

OUTROS MÓVEIS Ó mobiliário “não” arquivístico é de

metal.

Existem outros móveis (mesas e

cadeiras, etc.) que não são de metal e nem

necessários à guarda dos documentos.

O ideal é que esses móveis sejam

substituídos por outros de metal Se, no

momento, não houver recursos previstos

para adquiri-los, realizar permanente vistoria

biológica, principalmente para verificar a

presença de cupins.

Se os móveis não forem necessários para o

trabalho no arquivo, retire-os o mais rápido

possível.


Edição 2013 Fl. 127 / 145

7. ORGANIZAÇÃO DO ACERVO


ARQUIVO GERAL

Existe um Arquivo Geral da OM no

qual estão guardados os acervos

intermediários e permanentes.

O acervo está descentralizado. Cada

seção ou subunidade possui seu próprio

arquivo.

Essa medida coloca em risco o acervo. Verificar

as IG 11-03.

PRAZOS DE

GUARDA

O acervo está organizado

corretamente por prazos de guarda.

O acervo não está organizado por

prazos de guarda (corrente, intermediário e

permanente).

Esse procedimento regulamentar (IG 11-03)

permite que o acervo de maior valor para a

OM, documentos com longo prazo de guarda

ou de guarda permanente, fiquem em um único

local com condições mais adequadas e sob a

responsabilidade de um militar com

conhecimentos necessários para sua melhor

conservação e controle.

EMBALAGENS O acervo está acondicionado em

pastas e caixas tipo “Box”.

O acervo não está acondicionado em

pastas ou caixas tipo “Box”.

As embalagens protegem os documentos

contra a poeira e danos acidentais, minimizam

as variações externas de temperatura e

umidade relativa e reduzem os riscos de danos

por água e fogo em casos de desastre.

ENCADERNAÇÃO O acervo está encadernado.

O acervo não está encadernado.

O RISG orienta que os Boletins Internos das OM

devem ser encadernados. Essa medida protege

os documentos, evitando-se que fiquem folhas

soltas (avulsas) do documento mais importante

produzido pela OM. Nos boletins das OM

encontramos toda sua vida, principalmente os

atos administrativos que são os maiores alvos

de interesse da Justiça.

IDENTIFICAÇÃO O acervo está identificado.

O acervo não está identificado.

É muito importante identificar o acervo. Essa

medida permite um maior controle e facilita as

pesquisas.


Edição 2013 Fl. 128 / 145


ARRUMAÇÃO

A arrumação das caixas está correta.

A arrumação das caixas não está correta.

As caixas não devem ser empilhadas

aleatoriamente umas sobre as outras. O peso

danifica as caixas.

A arrumação das pastas está correta.

A arrumação das pastas não está correta.

As pastas devem ser organizadas em caixas ou em

arquivos suspensos.

CAPACIDADE DO

MOBILIÁRIO

As prateleiras estão com a

quantidade adequada de caixas, pastas e

livros.

As prateleiras estão com excesso de

caixas, pastas e livros.

As prateleiras devem receber a quantidade

adequada de caixas, pastas e livros. O excesso

pode deformar a prateleira ou até mesmo

derrubá-la. O excesso de livros em prateleiras, por

sua vez, dificulta a sua retirada e acaba

danificando-os no momento da sua retirada.

ORGANIZAÇÃO

DOS

DIFERENTES

SUPORTES

Os diferentes tipos de suportes de

documentos estão organizados corretamente

(papéis, livros, mapas, filmes, fotografias,

etc).

Os diferentes tipos de suportes de

documentos não estão organizados corretamente

(papéis, livros, mapas, filmes, fotografias, etc).

Quais?

Cada tipo de suporte deve estar em um lugar

específico. Não podemos misturar os acervos.

EXCESSO DE

DOCUMENTOS

Não existe excesso de documentos

de guarda desnecessária (Gestão

Documental).

Existe excesso de documentos.

Se não houver espaço e mobiliário suficientes, a

solução é realizar a Gestão Documental. Ver as IG

11-03.

Existem documentos de guarda não

obrigatória (NE, BI de outras OM, etc). Quais?

Em princípio, a prioridade para as OM é guardar

os documentos produzidos por elas próprias. Eles

são originais e possuem valor histórico e

probatório. O material oriundo de outras OM é de

responsabilidade delas próprias guardarem,

exceto aqueles previstos na Tabela de

Temporalidade. Se não houver espaço e mobiliário

suficientes, a solução é realizar a Gestão

Documental. Ver as IG 11-03.


Edição 2013 Fl. 129 / 145

8. CONTROLE DOS DOCUMENTOS


CONTROLE DE

ENTRADA E

SAÍDA DE

DOCUMENTOS

Existe algum tipo de controle de

entrada e saída de documentos. É utilizado o

livro registro / cautela / guia-fora, etc. Qual?

Não existe nenhum tipo de controle

de entrada e saída de documentos (livro

registro, cautela, guia-fora, etc).

É importante, o mais rápido possível, adotar

um sistema de controle.

CONTROLE DO

ACERVO

Existe algum tipo de controle do

acervo existente. O responsável pelo arquivo

/ depósito de documentos tem um

levantamento de todos os documentos

existentes.

Não existe nenhum tipo de controle

do acervo existente (tipo, quantidade, faltas,

etc).

Não é aceitável ser responsável por um

acervo sem ter conhecimento exato do seu

tamanho, tipo e valor.

TAMANHO DO

ACERVO O acervo está medido.

O acervo não está medido.

Com isso, não é possível se ter uma

noção do tamanho do acervo. Sugerimos o

levantamento do tamanho do acervo

existente. Para maiores detalhes, verifique

item 8.9 ROTEIRO PARA MENSURAÇÃO DE

DOCUMENTOS TEXTUAIS.

LEVANTAMENTO

DA QUANTIDADE

DE

DOCUMENTOS

O responsável pelo arquivo /

depósito de documentos tem um

levantamento da quantidade de documentos

existentes.

Não possui.

É importante saber o que se tem e qual a

quantidade. Realize um levantamento,

mesmo que sumário.

LEVANTAMENTO

DAS FALTAS

O responsável pelo arquivo /

depósito de documentos tem um

levantamento das faltas de documentos

previstos.

Não possui.

As faltas no acervo devem ser conhecidas.

Procure levantá-las.


Edição 2013 Fl. 130 / 145

9. SEGURANÇA


PORTAS E

JANELAS

Possui portas / janelas que oferecem

segurança adequada.

As portas / janelas não oferecem

segurança adequada. São fracas/Estão

danificadas/Não possuem fechaduras.

Providenciar a substituição ou o reforço.

GRADES Possui grades nas portas / janelas. Não possui grades nas portas / janelas.

Verificar se realmente são necessárias.

ACESSO AO

DEPÓSITO

Somente o pessoal autorizado tem

acesso ao arquivo / depósito de documentos.

Não existe um controle das pessoas que

têm acesso ao arquivo / depósito de documentos.

Essa situação favorece um descontrole do acervo

como perdas, extravios e guarda em locais errados.

Somente o pessoal autorizado pode ter acesso ao

arquivo/ depósito de documentos.

CHAVE DO

DEPÓSITO

Somente o responsável possui a

chave do arquivo / depósito de documentos.

Não existe um controle das pessoas que

têm a chave do arquivo / depósito de documentos.

Somente o responsável deve possuir a chave do

arquivo / depósito de documentos.

FECHADURA A fechadura está em bom estado. A fechadura não está em bom estado.

Procurar repará-la ou substituí-la.

ACESSO PELO

TETO Não existe acesso pelo teto (forro).

Existe acesso pelo teto (forro).

É importante verificar se não existe a possibilidade

de alguém ou um animal acessar o arquivo /

depósito de documentos.

PREVENÇÃO E

COMBATE A

INCÊNDIOS

Existem equipamentos de combate a

incêndio em tipo e quantidade adequados.

Não existem equipamentos de combate a

incêndio.

Essa providência deve ser prioritária.

INSTALAÇÕES

ELÉTRICAS

Não existem instalações elétricas

que ofereçam riscos.

Existem instalações elétricas que

oferecem riscos (fios desencapados).Quais?

Realizar urgentemente uma revisão na parte

elétrica. Essa situação pode causar sérios danos ao

arquivo / depósito de documentos.

EXTENSÕES

ELÉTRICAS

Não existem extensões elétricas,

benjamins ou aparelhos ligados na mesma

tomada.

Existem extensões elétricas, benjamins e

aparelhos ligados na mesma tomada, que geram

aquecimento e sobrecarga na rede elétrica. Quais?

Retirá-los imediatamente.


Edição 2013 Fl. 131 / 145


INSTALAÇÕES

HIDRÁULICAS

Não existem instalações hidráulicas

que ofereçam riscos (vazamento).

Existem instalações hidráulicas que

oferecem risco (vazamento). Quais?

Interditar urgentemente essas instalações. Essa

situação pode causar sérios danos ao arquivo /

depósito de documentos.

FECHADURA DO

MOBILIÁRIO

Os armários, fichários e outros

móveis possuem fechaduras que funcionam.

Somente o responsável possui as respectivas

chaves.

Os armários, fichários e outros móveis

não possuem fechaduras. Quais?

Esse mobiliário não oferece segurança

adequada para a guarda de documentos de

elevado valor.

As fechaduras dos armários, fichários e

outros móveis não funcionam. Quais?

Procurar repará-las ou substituí-las.

QUADRO DE LUZ O quadro de luz está identificado e

sinalizado.

O quadro de luz não está identificado e

sinalizado.

Essa medida é muito importante em casos de

sinistros. Procure identificá-lo e sinalizá-lo o

mais rápido possível.

PROXIMIDADE

DE LOCAIS QUE

OFEREÇAM

RISCO

O acervo não está próximo do solo,

de janelas, de lâmpadas ou locais que

ofereçam riscos.

O acervo está muito próximo do solo,

de janelas, de lâmpadas, locais que oferecem

riscos. Quais?

Retire o acervo desses locais. Se for possível,

mude o mobiliário de posição.

EQUIPAMENTOS

DE PROTEÇÃO

INDIVIDUAL

O pessoal utiliza equipamentos de

proteção individual (luvas, máscara, avental,

etc).

O pessoal não utiliza equipamentos de

proteção individual (luvas, máscara, avental,

etc).

O acervo pode, muitas das vezes, está

contaminado com urina de ratos, dejetos de

insetos, fungos, bactérias ou, até mesmo, com

produtos químicos cancerígenos utilizados no

passado no combate às pragas. O uso de

equipamentos de proteção individual (EPIs) é

imprescindível. O custo é relativamente

pequeno em comparação com os benefícios

oferecidos.


Edição 2013 Fl. 132 / 145

10. LIMPEZA DO MOBILIÁRIO E DAS INSTALAÇÕES


PISO O piso está limpo.

O piso está sujo, com excesso de

poeira e outros resíduos.

Plano de Manutenção Periódica.

MOBILIÁRIO As prateleiras estão limpas. As prateleiras estão sujas.


TÉCNICA DE

LIMPEZA

Utilizam pano, água, álcool e

desinfetante (lysoform), como materiais de

limpeza.

Não utilizam nenhum tipo de produto

de limpeza.

O ideal é que sejam utilizados o álcool e

desinfetantes.

Não utiliza vassoura na limpeza,

apenas pano úmido. Nas prateleiras utiliza

também pano úmido e aspirador de pó.

Varrem o chão.

Esse procedimento faz com que a poeira se

desloque do chão para as prateleiras, sujando

os documentos. A técnica correta é apenas

passar um pano levemente úmido no chão ou

aspirar o piso com aspirador de pó.

PLANO DE

MANUTENÇÃO

PERIÓDICA

O arquivo / depósito de documentos

possui um Plano de Manutenção Periódica.

Não existe um Plano de Manutenção

Periódica.

O planejamento dessa atividade permite que o

arquivo / depósito de documentos esteja

sempre limpo e protegido contra a ação dos

agentes de degradação.

A última limpeza foi realizada em

(quando ?)__________.

É desconhecida a data da última

limpeza realizada.



Edição 2013 Fl. 133 / 145

11. VISTORIA AMBIENTAL


CLIMATIZAÇÃO O local é climatizado.

Esse aspecto deve ser analisado caso a caso. O

importante é não haver grandes variações de

temperatura e umidade.

UMIDADE

RELATIVA DO AR

A umidade relativa do ar é

adequada.

A umidade relativa do ar é alta.

Ela deverá ser reduzida ou eliminada com a

adoção das seguintes medidas: troca do local do

depósito, utilização de desumidificadores ou

abertura controlada das janelas para aumentar a

ventilação.

A umidade relativa do ar é baixa.

Não chegando a níveis extremos, ela não prejudica

o acervo. Caso contrário, devem-se utilizar

umidificadores.

A umidade relativa do ar não foi medida.

Procure adquirir um aparelho termo higrômetro.

Seu custo é baixo.

TEMPERATURA

AMBIENTE

A temperatura ambiente é

adequada.

A temperatura ambiente é alta.

Ela deverá ser reduzida ou eliminada com a

adoção das seguintes medidas: troca do local do

depósito, utilização de ventiladores ou abertura

controlada das janelas para aumentar a

ventilação.

A temperatura ambiente é baixa.

Não chegando a níveis extremos, ela não prejudica

o acervo. Caso contrário, devem-se procurar

soluções com pessoal técnico.

A temperatura ambiente não foi medida.

Procure adquirir um aparelho termo higrômetro.

Seu custo é baixo.

MOFO/ MATERIAL

EM

DECOMPOSIÇÃO/

MATERIAL

QUÍMICO

Não possui cheiro de mofo, material

em decomposição e nem de material

químico.

Foi verificado forte cheiro de mofo,

material em decomposição ou de material químico.

Deverá ser identificada a causa. Ele poderá ser

reduzido ou eliminado com a adoção das seguintes

medidas: troca do local do depósito, limpeza

periódica, o uso de ventiladores ou abertura

controlada das janelas para aumentar a ventilação.


Edição 2013 Fl. 134 / 145


DESUMIDIFICAD

OR Possui aparelhos desumidificadores.

Verificar se o depósito necessita da

instalação de desumidificadores em função

da elevada umidade relativa do ar.

APARELHO DE

AR

CONDICIONADO

Possui aparelho de ar condicionado.

É importante ressaltar que o papel, de uma

maneira geral, não aceita grandes variações

de temperatura e umidade. O aparelho

deverá ser utilizado de forma regular. Deve-

se ter cuidado com a instalação elétrica e a

possibilidade de vazamento de água.


instalação de aparelho de ar condicionado

em função da elevada temperatura do ar.

É importante ressaltar que o papel, de uma

maneira geral, não aceita grandes variações

de temperatura e umidade. O aparelho

deverá ser utilizado de forma regular. Deve-

se ter cuidado com a instalação elétrica e a

possibilidade de vazamento de água.

VENTILADOR Possui ventiladores.


instalação de ventiladores em função da

temperatura elevada.

EXAUSTOR Possui exaustores.


instalação de exaustores em função da

necessidade de ventilação forçada.

PERIODICIDADE

DA VISTORIA

A OM periodicamente realiza a

vistoria ambiental no seu arquivo.

A OM não realiza a vistoria ambiental

no seu arquivo.

A vistoria ambiental é muito importante para

a preservação do acervo. A detecção da ação

de agentes ambientais em sua fase inicial

permite resolver o problema de forma

simples, barata e sem maiores danos ao

acervo. A demora pode significar perda total

do acervo.


Edição 2013 Fl. 135 / 145

12. VISTORIA BIOLÓGICA


INSETOS Não foram identificados vestígios ou

presença de insetos.

Foram identificados vestígios ou

presença de insetos. Quais?

Os insetos são agentes de degradação do acervo,

em particular do papel. No caso das baratas, elas

se alimentam das colas existentes nas

encadernações dos livros. Devem ser tomadas

medidas para evitá-las. Dentre elas destacamos:

instalação de telas nas janelas e ralos, dedetização

e retirada de resíduos de alimentos. Em casos de

dúvidas, procure um especialista.

ROEDORES Não foram identificados vestígios ou

presença de roedores.


presença de roedores (ratos). Quais?

Os roedores, em particular os ratos, se alimentam

de papel e utilizam caixas para fazerem seus

ninhos. Devem ser tomadas medidas para evitá-

los. Dentre elas destacamos: instalação de telas

nas janelas e ralos, desratização e retirada de

resíduos de alimentos.

AVES

Não foram identificados vestígios ou

presença de aves (pombos, pássaros em

geral).


presença de aves (pombos, pássaros em geral).

Quais?

As aves procuram locais escuros e sem presença

de pessoas para fazerem seus ninhos. Devem ser

tomadas medidas para evitá-las. Dentre elas

destacamos: instalação de telas nas janelas e

retirada de resíduos de alimentos.

OUTROS

ANIMAIS

Não foram identificados vestígios ou

presença de nenhum outro tipo de animal

(morcegos, gatos, etc).


presença de algum tipo de animal (morcegos,

gatos, etc). Quais?

Os gatos e morcegos são agentes de degradação

do acervo, em particular o papel. Eles procuram

ambientes escuros e pouco frequentados para

fazerem seus ninhos. Devem ser tomadas medidas

para evitá-los. Dentre elas destacamos: instalação

de telas nas janelas e retirada de resíduos de

alimentos.


Edição 2013 Fl. 136 / 145


TELAS Os ralos e janelas possuem telas que

impedem o acesso de insetos e animais.

Os ralos e janelas não possuem telas que

impeçam o acesso de insetos e animais.

Os ralos são os principais acessos de roedores e

insetos rastejantes. Instale telas.

ALIMENTOS Não foram identificados vestígios ou

presença de alimentos.


presença de alimentos. Quais?

Os alimentos atraem insetos e diversos outros

tipos de animais. O arquivo / depósito de

documentos não é local para se fazer refeições.

Não permita a entrada de alimentos no Arquivo.

Mantenha as lixeiras próximas ao Arquivo limpas,

principalmente de copos descartáveis de café,

latas de refrigerante e outros tipos de alimentos e

suas embalagens.

DEDETIZAÇÃO A última dedetização ainda está

válida.

Não é conhecida a data da última

dedetização, ou mesmo se ela foi realizada.

É muito importante dedetizar adequadamente o

arquivo / depósito de documentos. Cuidado com

os produtos químicos utilizados diretamente sobre

o acervo. Nunca faça isso! Peça orientação a um

especialista.

HISTÓRICO DE

PRAGAS

Não foi relatado de que alguma vez

tenha sido observada a presença de

roedores, aves, animais, baratas, etc.

Já foi observada, pelo menos uma vez, a

presença de roedores, aves, animais e baratas no

interior do arquivo / depósito de documentos.

Quais?

Mantenha a observação. Identifique qual o acesso

que eles utilizam. Caso continuem aparecendo,

adote medidas para evitá-los.

PERIODICIDADE

DA VISTORIA

A OM periodicamente realiza a

vistoria biológica no seu arquivo.

A OM não realiza a vistoria biológica no

seu arquivo.

A vistoria biológica é muito importante para a

preservação do acervo. A detecção da ação de

agentes biológicos em sua fase inicial permite

resolver o problema de forma simples, barata e

sem maiores danos ao acervo. A demora pode

significar perda total do acervo.


Edição 2013 Fl. 137 / 145

13. ESTADO DO ACERVO


DOCUMENTOS

AVULSOS

Não foi observada a existência de

documentos avulsos.

Foi verificada a existência de

documentos avulsos.

Documentos avulsos correm o sério risco de se

perderem. Todo documento deve estar

acondicionado em pastas ou caixas. Verificar o

RISG (Inciso VII do Art 172).

ESTADO DOS

INVÓLUCROS

As pastas e caixas estão em bom

estado de conservação.

Foram identificadas pastas e caixas em

mau estado de conservação. Quais?

As pastas e caixas em mau estado deixam de

oferecer a proteção adequada. Não é só uma

questão de apresentação, é uma questão de

preservação.

LOMBADAS DOS

LIVROS

Os livros estão com a lombada sem

danos.

Foram identificados livros com a

lombada danificada.

A existência de livros com a lombada

danificada significa que os usuários daquele

acervo não sabem como manuseá-lo

corretamente. Verifique o item 5.6 TÉCNICAS DE

MANUSEIO.

MAPAS

ENROLADOS

Não foram encontrados mapas

enrolados ou dobrados.

Foram identificados mapas enrolados e

/ou dobrados.

Enrolar os mapas não está totalmente errado,

porém guardá-los abertos sobre uma superfície

plana oferece uma proteção maior contra

dobras e vincos. Se puder guardá-los abertos,

prefira essa técnica.

SUPORTE

MAGNÉTICO

Os acervos em suporte magnético

estão acondicionados corretamente em local

adequado.

O acervo com suporte em meio

magnético encontra-se em local inadequado

(móvel de metal). Qual?

Esse tipo de acervo é extremamente sensível.

Por isso, deve ser guardado em locais com

proteção contra corrente eletrostática

(madeira, papelão, isopor, plástico, etc).


Edição 2013 Fl. 138 / 145


SUJEIRA NO

ACERVO

Não foi observado excesso de sujeira

no acervo.

Foi verificado excesso de sujeira no

acervo.

O papel é extremamente sensível à ação da

poeira. O acervo necessita de permanente

higienização. A higienização sumária de um

acervo é uma atividade bem simples. Verifique

o item 5.14. TÉCNICA DE HIGIENIZAÇÃO

MECÂNICA A SECO DE LIVROS E DOCUMENTOS.

NECESSIDADE

DE

RESTAURAÇÃO

Não foi observado acervo

necessitando de restauração.

Foi verificado que parte do acervo

necessita de restauração.

A restauração de documentos, em particular se

eles estiverem muito danificados, tem um custo

muito elevado. Procure a orientação de um

profissional da área ou entre em contato com o

AHEx.

MIMEOGRAFO

Não foi observada a existência de

documentos confeccionados em

mimeógrafos.

Foram identificados documentos

confeccionados em mimeógrafos.

A desvantagem desse tipo de documento é que

com o tempo a tinta se apaga e as informações

ficam perdidas.

BARBANTE Não foi observada a existência de

documentos amarrados com barbante.

Existem maços de documentos

amarrados com barbante.

O barbante por ser fino, acaba cortando as

folhas e pastas de papel. O material mais

adequado é o cordão largo de algodão.

FITA ADESIVA Não foi observada a existência de

documentos restaurados com fita adesiva.

Existem documentos restaurados com

fita adesiva.

A fita adesiva comum é inadequada para

pequenas restaurações, tendo em vista que sua

cola atrai agentes biológicos de degradação do

papel (baratas).

PAPEL PARDO Não foram observados documentos

embalados em papel pardo.

Foram observados documentos

embalados em papel pardo.

O papel pardo é extremamente ácido. Seu

contato com os documentos é nocivo. Substitua

o papel pardo por papel neutro ou alcalino.


Edição 2013 Fl. 139 / 145

Capítulo 10

GLOSSÁRIO

BIBLIOGRAFIA


Edição 2013 Fl. 140 / 145

10.1. GLOSSÁRIO

Extrato do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística:

Acervo - Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.

Acesso - Possibilidade de consulta a documentos e informações. Função arquivística destinada a tornar

acessíveis os documentos e a promover sua utilização.

Acondicionamento - Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso.

Armazenamento - Guarda de documentos em depósitos.

Arquivamento– Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua

tramitação.

Arquivista - Profissional de nível superior, com formação em arquivologia ou experiência reconhecida

pelo estado.

Arquivo - Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou

privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

Arquivo Corrente - Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é

objetivo de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

Arquivo Intermediário - Conjuntos de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco

frequente, que aguarda destinação.

Arquivo Permanente - Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu

valor. Também chamado de arquivo histórico.

Arquivologia - Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados

na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos.

Atividade-fim - Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição.

Atividade-meio - Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição.

Avaliação - Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a

destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

Catálogo - Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos

ou geográficos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de

forma sumária ou analítica.

Classificação - Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de

classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.

Climatização – Processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a umidade relativa do

ar a parâmetros favoráveis à preservação dos documentos.

Coleção - Conjunto de documentos com características comuns, reunidos intencionalmente.

Comissão de avaliação e destinação - Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos

de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de temporalidade.


Edição 2013 Fl. 141 / 145

Consulta - Busca direta ou indireta de informações.

Controle ambiental - Conjunto de procedimentos para criação e manutenção de ambiente de

armazenamento propício à preservação, correspondendo controle de temperatura, da umidade relativa, da

qualidade do ar, da luminosidade, bem como prevenção de infestação biológica, procedimentos de

manutenção, segurança e proteção contra fogo e danos por água.

Custódia - Responsabilidade jurídica, temporária ou definitiva de guarda e proteção de documentos dos

quais não se detém, a propriedade.

Depósito- local de guarda de documentos.

Destinação - decisão com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda

permanente, descarte ou eliminação.

Digitalização - Processo de conversão de um documento para formato digital por meio de dispositivo

apropriado, como um escâner.

Documento bibliográfico - Gênero documental integrado por impressos, como livros, folhetos e

periódicos.

Documento cartográfico - gênero documental integrado por documentos que contêm representações

gráficas da superfície terrestre ou de corpos celestes e desenhos técnicos, como mapas, plantas, perfis,

fotografias aéreas.

Documentos eletrônicos - Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou

somente acessível por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.

Documento iconográfico - Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens fixas,

impressas, desenhadas ou fotografadas, como fotografias e gravuras.

Documento Impresso - documento textual impresso ou multigrafado.

Documento ostensivo - documento sem qualquer restrição de acesso.

Documento sigiloso - documento que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso.

Documento textual - gênero documental integrado por documentos manuscritos, datilografados ou

impressos, como atas de reunião, cartas, decretos, livros de registro, panfletos e relatórios.

Eliminação - destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente.

Encadernação–Fixação de folhas, entre capas, por costura ou cola, com vistas a mantê-las numa ordem

determinada e a assegurar a sua proteção.

Encolagem – Aplicação interna ou superficial de substância adesiva em papel ou cartão.

Fichário – Conjunto de fichas ordenadas segundo critérios preestabelecidos, utilizadas para fins de

controle e recuperação de documentos e informações.

Móvel utilizado para guarda de fichas.

Filme - película ou filme de plástico capaz de fixar em positivo ou negativo.


Edição 2013 Fl. 142 / 145

Filme de acetato - filme com base composta de acetato de celulose, utilizado em substituição ao filme

de nitrato por oferecer maior segurança contra a inflamabilidade.

Filme de nitrato - filme cujo suporte é o nitrato de celulose, não mais utilizado por estar sujeito à

combustão espontânea.

Filme de sais de prata – Filme em que a camada fotossensível é composta de halogenetos de prata,

permitindo reproduções mais duráveis.

Filme de segurança – Filme que, ao contrário do filme de nitrato, possui uma base relativamente não

inflamável, como acetato, diacetato, triacetato e poliéster.

Filme de diazo – Filme sensibilizado com sais diazóicos, em que a imagem é obtida após exposição à luz

ultravioleta, sendo utilizado em cópias de microfilme para consulta. Também chamado cópia diazo.

Fundo - Conjunto de documentos de uma mesma proveniência.

Gestão de documentos - conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,

tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua

eliminação ou recolhimento.

Guia - instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em

um ou mais arquivos.

Guia-fora - indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para

assinalar a sua remoção temporária.

Higienização - retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à

preservação dos documentos.

Indexação – Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-

chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.

Índice – relação sistemática de nomes, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em

instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização.

Instrumento de Pesquisa - meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou a

informações neles contidas. Expressão normalmente empregada em arquivos permanentes.

Inventário - instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de

arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá

refletir ou não a disposição física dos documentos.

Listagem de Eliminação - relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade

competente. Também chamada de lista de eliminação.

Livro de registro - livro que recebe, de maneira sistemática, anotações referentes às atividades da

entidade produtora, em geral apresentando termo de abertura e termo de encerramento e folhas numeradas

e rubricadas.

Manuscrito - Texto escrito à mão. Termo que, utilizado genericamente, engloba textos datilografados e

digitados.


Edição 2013 Fl. 143 / 145

Mensuração - aferição da dimensão física de um acervo, total ou parcial, obtida pelo cálculo do

comprimento de sua disposição em estantes (metro linear), por seu volume (metro cúbico) ou pela área

ocupada (metro quadrado). Medição ou aferição das dimensões planas ou tridimensionais de um documento.

Método de arquivamento – Sequência de operações que determina a disposição dos documentos de

um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.

Metro Linear: Unidade convencional de medida utilizada para determinar o espaço ocupado pelos

documentos nas estantes.

Microfilme - filme resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meios

fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por meio de leitor de

microformas.

Microforma – termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens.

Planificação - aplainamento mediante pressão, de documentos dobrados, enrolados ou amarrotados.

Prazo de eliminação - prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não

considerados de valor permanente deverão ser eliminados.

Prazo de guarda - prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que

documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a

destinação é efetivada.

Preservação - prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle

ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.

Privacidade – Direito que protege os indivíduos da divulgação não autorizada de informações de caráter

pessoal.

Protocolo - serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da

tramitação e expedição de documentos.

Recolhimento - operação pela qual um conjunto de documento passa do arquivo intermediário para o

arquivo permanente.

Restauração - conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos

deteriorados e danificados.

Sistema de gestão de documentos - conjuntos de procedimentos e operações técnicas cuja interação

permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de

documentos.

Tabela de temporalidade - instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que

determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação

de documentos.

Termo de doação - instrumento legal particular que define e formaliza uma doação a arquivo.


Edição 2013 Fl. 144 / 145

Termo de eliminação - instrumento do qual consta o registro de informações sobre documentos

eliminados após terem cumprido a prazo de guarda.

Topográfico - instrumento de controle ou gestão de depósito destinado a indicar a localização física das

unidades de arquivamento nós depósitos.

Umidade relativa - razão entre a quantidade de vapor d água e a quantidade necessária para a

saturação da atmosfera à mesma temperatura. A umidade relativa do ar é expressa percentualmente.

Usuário - pessoa física ou jurídica que consulta arquivos. Também chamada consulente, leitor ou

pesquisador.

Valor intrínseco - valor que um documento possui em razão de seu conteúdo, das circunstâncias de sua

produção, de suas assinaturas ou selos.

Valor Legal - valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um

direito.

Valor permanente - valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um

documento em um arquivo. Também chamado valor arquivístico ou valor histórico.

Valor primário - valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade

produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

Valor probatório - valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal.

Valor secundário - valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a

entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os

quais foi originalmente produzido.

Velatura - processo de restauração que consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido em qualquer

face de uma folha.

Volume - folhas encadernadas sejam manuscritas, datilografadas ou impressas.

10.2. BIBLIOGRAFIA

ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro, 2005.

BELLOTO, Heloisa Liberal li. Arquivos Permanentes. Tratamento Documental. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2008.

COSTA, Marilene Fraga. Manual de Noções Básicas de Conservação Preventiva de Documentos do Laboratório de

Conservação Preventiva de Documentos do Centro de Informação Científica e Tecnológica da FIOCRUZ. 2003

CRESPO FILHO, Jayme Moreira. Preservação e Difusão do Patrimônio Cultural do Exército Brasileiro. Biblioteca do

Exército Editora: Rio de Janeiro, 2005.

GARLICK, Karen e OGDEN, Shoreline. Planejamento e Prioridades. Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e

Arquivos, 2 ed, 2001.

HAZEN, Daniel et all. Planejamento de preservação e gerenciamento de programas. Projeto Conservação

Preventiva em Bibliotecas e Museus.


Edição 2013 Fl. 145 / 145

MINISTERIO DA DEFESA. Instruções Gerais para a Correspondência, as Publicações e os Atos Administrativos no

Âmbito do Exército (IG 10-42). Brasília-DF, 2002.

MINISTERIO DA DEFESA. Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército (IG 11-03). Brasília-DF, 2001.

MINISTERIO DA DEFESA. Normas para a Preservação e Difusão do Patrimônio Cultural do Exército Brasileiro. 1 ed,

2005.

MINISTERIO DA DEFESA. Regulamento Interno e dos Serviços Gerais (RISG). Brasília-DF, 2003.

MUSEU DE ASTRONOMIA E CIÊNCIAS AFINS & MUSEU VILLA-LOBOS. Política de Segurança para Arquivos,

Bibliotecas e Museus. Rio de Janeiro, 2006.

OGDEN, Sherelyn. Armazenagem e manuseio. Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, 2 ed,

2001.

OGDEN, Sherelyn. Secagem de livros e documentos molhados. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional / The Commission

on Preservation & Access,1997. (Caderno Técnico, Administração de Emergências, 22)

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3 ed, Rio de Janeiro: Editora FGV, 2008.

SCHELLENBERG. T.R. Arquivos Modernos. Ri o de Janeiro: Editora FGV, 1974.

SEBERA, Donald K. Isopermas: uma ferramenta para o gerenciamento ambiental. Projeto Conservação Preventiva

em Bibliotecas e Arquivos, 2 ed, 2001.

SENADO FEDERAL. Manual de Assistência Técnica Arquivística. Brasília, 2006.

SPINELLI, Jayme. Introdução à Conservação de Acervos Bibliográficos. Experiência da Biblioteca Nacional. Rio de

Janeiro: Fundação Biblioteca Nacional. 1995.

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS. Manual Técnico. Organização de Arquivos Correntes e Intermediários.

Campinas, s/d.

Versão de 01 outubro de 2013

Trabalho realizado pelo Arquivo Histórico do Exército, AHEx.

A primeira edição foi publicada em 2010.

Para maiores esclarecimentos, entre em contato conosco

www.ahex.ensino.eb.br

http://www.ahex.ensino.eb.br/

COLETÂNEA DE ORIENTAÇÕES BÁSICAS SOBRE GESTÃO DE...

Documents

Transcript of COLETÂNEA DE ORIENTAÇÕES BÁSICAS SOBRE GESTÃO DE...