Comissão de Gestão Fazendária - COGEF

2015

Espaço de Trabalho Corporativo

Sobre o Serviço ETC

• O ETC é um ambiente colaborativo baseado em sítios (locais virtuais) específicos chamados de Espaços de Trabalho que centralizam informações e tarefas de forma dinâmica e organizada.

• O ambiente pode ser utilizado por qualquer servidor para compartilhar, comunicar, participar, aprender, descobrir, criar e analisar dados de interesse comum.

Sobre o Serviço ETC

• Uma das propostas do ambiente era se descolar do modelo departamental e hierárquico, porém, o uso é livre para se adequar da melhor forma às necessidades da Sefaz e às de seus servidores.

• Atualmente, temos desde um uso departamental até usos relacionados a atividades multisetoriais, englobando tanto atividades de nível estratégico quanto atividades operacionais.

• Muitos dos Espaços de Trabalho são voltados para a Gestão do Conhecimento de uma área ou de uma atividade.

Sobre o Serviço ETC

• A administração dos sítios é descentralizada, onde cada Espaço de Trabalho tem um Dono de Site, que é o responsável pela administração e definição das regras de uso desses Espaços, inclusive, das permissões de acesso.

• O Dono de Site pode ser um servidor de qualquer área da SEFAZ, porém, deve participar dos cursos específicos da Fazesp.

Sobre o Serviço ETC

• Entre as principais funcionalidades, podemos citar: Compartilhamento de documentos (com

versionamento e auditoria); Compartilhamento de calendários; Criação de fóruns de discussão; Criação de fluxos de trabalho automatizados; Criação, preenchimento e guarda de formulários

assinados digitalmente; Publicação de notícias para públicos específicos;

Sobre o Serviço ETC

• O Serviço ETC utiliza a plataforma SharePoint e funciona na Sefaz desde junho de 2013, evoluindo constantemente em funcionalidades oferecidas, capacitação e suporte.

• Algumas vantagens da ferramenta são o ganho de produtividade e eficiência, a eliminação de redundâncias e a possibilidade de reunir visões diferentes sobre uma mesma situação.

Portal ETC

• O Serviço ETC oferece um Portal com diversos canais para ajudar os usuários, entre eles: Diretório dos Espaços de Trabalho; Governança; Aprender; FAQ; Indicadores; Central de Busca.

Portal ETC – Diretório dos ETs

• O Diretório dos Espaços de Trabalho permite a visualização de todos os Espaços existentes, bem como seus Objetivos, Donos de Site e endereço.

• Além disso, permite a localização de um Espaço específico através de diversos filtros e também por um mecanismo de busca específico.

• No caso de Espaços de Trabalho fechados, é possível solicitar acesso ao Dono de Site através do endereço disponibilizado nesse Diretório.

Portal ETC – Governança

• O canal sobre Governança explica as regras do Serviço e inclui: Visão Geral sobre Governança; Papéis e Responsabilidades; Comitês de Governança; Políticas de Governança;

Portal ETC – Aprender e FAQ

• O canal Aprender fornece informações sobre os cursos disponíveis para o ETC. Além disso, disponibiliza: Apostilas dos cursos; Tutoriais em Vídeo; Tutoriais Escritos;

• A FAQ disponibiliza respostas para as dúvidas mais frequentes feitas pelos usuários.

Portal ETC – Indicadores

• O canal de Indicadores do Serviço ETC permite acompanhar a evolução dos seguintes itens ao longo do tempo (em parênteses os valores em nov/15): Total de Donos de Site Treinados (314); Total de Espaços de Trabalho (295); Número de Page Views Mensais (518 mil); Volume de Dados Armazenados (115 GB).

Portal ETC – Central de Busca

• A Central de Busca permite: Pesquisar sobre pessoas da organização; Pesquisar informações contidas na Sefaznet

(Intranet), ETC (Ambiente Colaborativo) e EPM (Ambiente para Projetos);

Filtrar as pesquisas por ambiente, tipo de documento, autor e data.

ETC e Gestão do Conhecimento

• As diversas funcionalidades do Serviço ETC, principalmente as relacionadas com Buscas e Filtros dos conteúdos armazenados, auxiliam a Sefaz em diversas iniciativas de Gestão do Conhecimento, tanto de áreas quanto de atividades multisetoriais.

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2015

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