Como automatizar sua loja

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COMO AUTOMATIZAR SUA LOJA

Sumário

A única coisa que tem valor dentro de qualquer empresa é a informação, ela é a base do gerenciamento eficiente e eficaz, que mantém o negócio e traz condições de crescimento sustentável, fazendo frente a concorrência e permitindo um planejamento adequado a situação de mercado.

A automação comercial deve ser encarada como um importante investimento pelo comerciante “empreendedor” que pretende, por meio de um controle efetivo de suas operações comerciais, melhorar sua gestão melhorando a qualidade de seu atendimento e permitindo que compre e venda cada vez melhor.

Um software de automação vai permitir ao empresário empreendedor:

– conhecer melhor seus clientes, saber suas preferencias e rotinas; – conhecer melhor sua empresa – conseguir tomar decisões mais rápidas e assertivas – corrigir falhas ou fazer uma melhor negociação – ter indicadores de eficiência e desempenho – planejar o estoque nas sazonalidades – ter um controle financeiro eficaz – reduzir custos e aumentar a eficiência

Introdução

Na velocidade em que a tecnologia esta crescendo, ter uma automação dentro do comercio ou indústria é fator predominante para que a empresa consiga sobreviver no mercado cada vez mais agressivo chamado “concorrência”.

A informação precisar estar disponível em qualquer tecnologia móvel com integração nos mais diversos tipos como: – GPS (Global Positioning System ou Sistema de Posicionamento global) – Smartphones – Internet – Tablets –Notebook/Netbook – Computadores

Objetivo

O grande desafio é encontrar a solução adequada ao negócio, pois a falta de conhecimento em tecnologia, a ansiedade em automatizar o estabelecimento e a falta de critérios na escolha do software pode levar o comerciante a adquirir soluções que serão motivo de frustração.

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Aplicação O objetivo da Gigatron é tentar direcionar ao empresário e desenvolver um projeto de automação dentro de seu estabelecimento auxiliando na identificação da melhor solução em relação aos equipamentos e tecnologias ideias para seu negócio. É muito importante definir os objetivos da automação e entendendo quais são os resultados esperados pelo empresário, para posteriormente poder colher as informações relativas à evolução das atividades e quais os benefícios obtidos com a automação. Montar um cronograma de implantação definindo datas e objetivos da implantação irá fazer com que a implantação não seja traumática e assim conseguir um excelente resultado. O cronograma deverá seguir critérios pois é impossível implantar uma solução completa em um curto espaço de tempo.

Abaixo temos um exemplo de cronograma dividindo a automação em pequenas partes, fazendo com que seja possível o empresário acompanhar os resultados alcançados, e assim visualizar todo o processo da automação. Exemplo:

Objetivo Requisito Prazo Resultado alcançado GERENCIAME

NTO DE VENDA

Diminuir o tempo de

check-out para atender o

cliente mais rápido

1-Cadastrar produtos genéricos 2-Cadastrar clientes 3-Cadastrar vendedores

Imediato 1-Produtos mais e menos vendido (por grupos) 2-Controle de comissões 3-Controle de crediário 4-Emissão de Nota Promissória 5-Emissão de Duplicatas 6-Emissão de Carnes 7-Emissão de Boleto bancário 8-Comparativo de vendas entre períodos 9-Preferencias e frequência do cliente 10-Geração de arquivos para o FISCO

GERENCIAMENTO

FINANCEIRO

Gerenciar a entrada e saída de dinheiro

(pagamentos e recebimentos)

1-Cadastrar plano de conta 2-Cadastrar fornecedor 3-Cadastrar centro de custo 4-Gerenciamento de venda * 5-Cadastrar cheques em carteira 6-Movimento de banco

30 dias

1-Relatórios de títulos a pagar e pago 2-Relatórios de títulos a receber e recebido 3-Fluxo de caixa 4-Disponibilidade financeira 5-Controle de contas bancárias 6-Controle de juros e descontos por títulos 7-Envio/Recebimento de arquivos bancários

Controlar o estoque de

produto

1-Cadastrar produtos específicos 2-Cadastrar pedido de compra 3-Cadastrar NF de entrada 4-Gerenciamento de venda *

60 dias 1-Integração com o contas a pagar 2-Gerenciamento por código de barra 3-Controle do estoque por fornecedor 4-Controle do estoque por marca 5-Controle do estoque por grupos, grades e cor 6-Controle de compra/venda (fluxo de estoque) 7-Controle do que comprou e não chegou




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Razões para automatizar sua loja (Custo x Benefícios)

Certamente ficou muito claro que automatizar uma empresa tem muitos benefícios, porém é importante fazer uma analise de todos os pontos esclarecendo as dúvidas antes de começar a automação.

Em relação aos obstáculos, o empresário deve pensar coisas do gênero: – O investimento deve ser alto! – Eu não entendo nada de informática, como vou fazer? – Vou ter que mudar muita coisa por aqui? – Meus clientes não vão se acostumar! – Por onde devo começar? – Em time que se ganha, não se mexe!!! Por que devo mudar?

Lista de benefícios que pode conseguir com a automação

A) Operacionais 1. Racionalização de tarefas (menos tarefas manuais) 2. Eliminação de atividades que não agregam valor ao consumidor, ou seja, atividade que representam custos adicionais para o varejista, mas que o cliente não percebe como um serviço importante 3. “Fidelização” do cliente pela melhoria e individualização do atendimento 4. Captação, processamento e uso de informações confiáveis e baratas 5. Redução dos custos de atendimento, logística e compras 6. Melhor comunicação com o cliente, emissão de cupons fiscais discriminando os produtos comprados, exibição clara e correta de preços e condições 7. Segurança e rapidez no pagamento com cartões de crédito ou débito 8. Segurança e agilidade na devolução e troca de produtos 9. Redução de erros devido à captação automática de dados, eliminação de transcrições e uso de fontes cadastrais únicas 10. Eficiência em serviços tais como: entrega domiciliar e venda por encomenda 11. Comunicação ágil e segura com fornecedores por meio da comunicação eletrônica B) Gestão 1. Redução de volume de papéis 2. Facilidade para a apuração de margens, giro de estoque, descontos, etc 3. Segurança e rapidez no inventário de mercadorias e no controle físico e financeiro dos estoques 4. Redução de custos, aumento da segurança e agilidade da contabilização 5. Mais eficiência na administração do fluxo de caixa 6. Agilidade na avaliação de risco de crédito, inadimplência 7. Organização interna (posicionamento de produtos em prateleiras) 8. Maior velocidade na entrada de dados (EDI - Electronic Data Interchange - significa troca estruturada de dados através de uma rede de dados qualquer) 9. Otimização da gestão de preços 10. Informações mais rápidas e precisas



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C) Conformidades legais 1. Apuração correta de impostos 2. Integração com os escritório de contabilidade 3. Representação segura das operações perante o fisco 4. Redução de custos na apuração e controle de tributos 5. Mais eficiência no planejamento tributário 6. Atendimento às exigências legais (Convênios ICMS)

D) Qualidade 1. Melhoria no atendimento do cliente 2. Modernização dos serviços prestados 3. Menores erros no processo 4. Melhora na comunicação garantindo a qualidade da informação

E) Produtividade 1. Mais vendas 2. Redução de custos 3. Menor margem de erro 4. Aumento da eficiência no ponto de venda 5. Maior LUCRO

Roteiro para automação da loja – PROJETO O que o empresário deve ter em mente é que o tempo e dinheiro despendidos no conhecimento e implantação das ferramentas da automação comercial, permitirá uma gestão eficiente e lucrativa do negócio. O ideal é tirar o máximo de proveito da automação maximizando o investimento, revertendo em ganho real e competitividade, atendendo com qualidade às expectativas de seu cliente.

Um projeto de automação depende da dedicação e perseverança do empresário, uma vez que normalmente não é um processo simples. Para obter-se sucesso com um projeto de automação é necessário que o empresário tome alguns cuidados, que se comprometa e exija o comprometimento de seus funcionários com o processo de automação. O principal objetivo do projeto é identificar a solução adequada ao negócio, atingindo as diretrizes determinadas para a sua realização. O gerenciamento de cada etapa do projeto e seu fiel cumprimento garantem o resultado positivo esperado.

Etapas do projeto de automação

O projeto de automação divide-se em três etapas distintas: PLANEJAMENTO, PREPARAÇÃO e IMPLANTAÇÃO, que serão detalhadas a seguir:



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PLANEJAMENTO Nesta etapa deve estar bem claro “ O QUE SOMOS” e “ O QUE QUEREMOS SER”, para poder determinar como a automação levará seu negócio “até lá” Essa etapa vai permitir desenvolver um cronograma mais favorável com um menor desembolso.

Analise do Negócio

A primeira coisa a fazer é identificar as necessidades gerenciais e operacionais da empresa, ou seja, definirmos quem somos e onde pretendemos chegar com a automação. É importante que haja a definição dos objetivos específicos da automação, quais os resultados que queremos alcançar com a automação do estabelecimento.

Estudo da situação atual

É um levantamento de todas as atividades realizadas na loja, desde a frente de caixa até a retaguarda. É necessário analisar e descrever seus processos atuais. Algumas perguntas que podem ajudar a fazer o estudo. 1. Já existe alguma informatização? 2. Quem executa cada processo? 3. Por que é executado dessa forma?

Exemplo de análise da situação atual

Tópico do problema Descrição do problema

Fornecedores 1-Produtos sem código de barras2-Notas Fiscais com erros

Administração 1-Descontrole do fluxo de caixa ou falta dele 2-Falta de cadastro de fornecedores 3-Plano de conta não definido 4-Sem controle das despesas e receitas

Consumidor 1-Trocas e devoluções não controladas 2-O consumidor muda o hábito e a loja não acompanha 3-Gerenciamento da inadimplência

Frente de Caixa 1-Filas no balcão 2-Falta ou inconsistência no cadastro de produtos 3-Falta ou inconsistência no registro de vendas 4-Preenchimento manual de carnês, duplicatas ou notas promissórias

Retaguarda 1-Falta de controle de estoque 2-Inventário nunca bate 3-Furtos e perdas



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Estudo da situação desejada Quantifique as atividades atuais, exemplo:

1. Quantos clientes são atendidos por dia e por hora? 2. Quantos cheques são recebidos? 3. Quantos itens comercializamos? 4. Quantos recebimentos de mercadorias temos por dia? 5. Quantas devoluções? 6. Quantas trocas? 7. Quantas pessoas costumam ficar na fila? 8. Qual o tempo médio que uma pessoa fica na fila? 9. Qual o critério para abrir o crediário?

É necessário também prever o que se deseja fazer no futuro, exemplo: 1. Lista de noivas 2. Televendas 3. Entrega domiciliar 4. Reposição automática 5. Orçamentos e Condicionais 6. Serviços

Análise dos Riscos Os riscos devem levar em conta todo o projeto de automação, no início do projeto os riscos são maiores, mas conforme vai passando o tempo, os riscos são reduzidos ao final da implementação, alguns fatores que devem ser analisados:

Custo X Beneficio Os custos da automação devem ser compatíveis com os benefícios esperados num período de tempo mínimo para que ocorra o retorno do investimento.



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Adesão da equipe O risco de resistência dos funcionários é bastante alto, que deve ser contornado por meio do envolvimento e treinamento contínuo deles: O que automatizar?

FRENTE DE CAIXA

Processo Atividade

Vendas 1-Registro da venda ao consumidor 2-Emissão de nota / cupom fiscal 3-Preenchimento / Liberação de cheques 4-Pesagem de produtos 5-Cartão de Crédito / Débito 6-Devoluções / Trocas 7-Promoções / Descontos

Serviços 1-Concessão de crédito 2-Entrega domiciliar 3-Televendas 4-Listas de casamentos 5-Projetos de decoração

Informação 1-Preços e condições de pagamento 2-Tíquete discriminado 3-Promoções

RETAGUARDA

Processo Atividade

Suprimentos 1-Pedido de compra e reposição automática e contínua (Decisão, controle e comunicação via EDI) 2-Recepção de mercadorias automática 3-Distribuição para as rede de lojas 4-Armazenamento e movimentação

Precificação 1-Margens / Mark-up 2-Rentabilidade / Lucratividade 3-Alterações / Descontos

Controle 1-Controle de estoque 2-Controle de caixa geral 3-Integração com contabilidade 4-Inventário 5-Registros fiscais 6-Contas a pagar / a receber

Marketing 1-Gestão de categorias de produtos 2-Resultados de campanhas 3-Comparativo de vendas x condicional 4-Comparativo de vendas x orçamentos 5-Perfil de cliente e mala-direta de ofertas, promoções, aniversário... 6-Produtividade de tráfego, de pessoal da área de vendas



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Escolha do equipamento (HARDWARE) A escolha do equipamento adequado fica sob responsabilidade da Gigatron, assim não haverá erro no dimensionamento do produto, e será dimensionado de acordo com o projeto de automação.

Exemplos de equipamentos utilizados em uma automação

Tipo de loja Produtos utilizados

Loja de calçados -Computador -No-break -Impressora fiscal térmica -Impressora laser -Leitor de código de barra

Loja de Brinquedos -Computador -No-break -Impressora fiscal térmica -Impressora laser -Leitor de código de barra

Açougue -Computador -No-break -Impressora fiscal térmica -Impressora laser -Leitor de código de barra -Balança

Supermercado -Computador -No-break -Impressora fiscal térmica -Impressora laser -Leitor de código de barra -Balança -Terminal de consultas -Coletor de dados de rádio frequência

Livraria -Computador -No-break -Impressora fiscal térmica -Impressora laser -Leitor de código de barra -Balança -Terminal de consultas

Check-list para começar a implantação

Tarefas que devem ser efetuadas nesta etapa do Projeto de Automação – Elaborar cronograma detalhado das tarefas e quem vai ser responsável – Instalações físicas devem estar adaptada e instalada (Tomadas, telefone, iluminação, mesas, cadeiras, balcões...) – Equipamentos e periféricos deverão esta disponíveis, instalados e testado – Os procedimentos será determinados pela franquia Gigatron – Treinamentos aos funcionários serão dados pela franquia Gigatron – Os insumos dos equipamentos deverão estar disponíveis (papeis, canetas, toner)





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*A IMPLANTAÇÃO é uma atividade contínua e exige dedicação do empresário. As alterações necessárias ao acompanhamento da evolução da tecnologia, dos requisitos legais e da satisfação do empresário deve ser constante.

Fatores críticos de sucesso na automação

1. Capacitação dos usuários: já dissemos sobre a necessidade de treinamento dos usuários que participam das atividades automatizadas. Reforçamos que não há como a automação funcionar adequadamente se os usuários não alimentarem os processos corretamente. 2. Manutenção dos equipamentos: Apesar do custo envolvido a manutenção é indispensável para o funcionamento adequado dos equipamentos e softwares. 3. Aspectos culturais: A automação faz com que se altere fundamente o “como as coisas são feitas”. A adaptação a novas tarefas enfrenta resistências, sempre presentes e que não podem ser negligenciadas. Todas as resistências devem ser tratadas de forma a não prejudicar a automação da loja. Existem várias formas de fazê-lo, por meio de motivação, realocação de pessoal para outras atividades, integração das pessoas contrárias para participar ativamente do projeto. 4. Tratamento das informações: Há uma demanda por cadastros eficientes. Isso implica a necessidade de um rigoroso planejamento e administração desses cadastros – alinhamento de dados. Se os cadastros viabilizam os benefícios da automação, eles exigem em compensação, uma férrea disciplina e tempo adicional das pessoas. Inicialmente ocorre uma sobrecarga de informações, dado o volume de informação, mas com o tempo esse volume diminui facilitando todo o trabalho.



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