Dicas de como se comportar em Auditorias

Dica número 1

A auditoria é normalmente dividida em duas etapasa avaliação da documentação que normalmente éfeita em escritório e a avaliação da prática erespeito aos procedimentos escritos quenormalmente é f eita nos postos de trabalho .Quando um auditor estiver ao seu lado em um postode trabalho, saiba que ele já estudou adocumentação que orienta o seu trabalho. Respondade acordo como está escrito no seu documento detrabalho.

Dica número 2

O processo de avaliação é dividido em três f ases:Reunião de abertura, coleta de evidências e reuniãopós-auditoria.Geralmente o auditor vai até o seu posto de trabalhodurante a coleta de evidências. Ele estará sendosempre acompanhado de um guia indicado pela chefiaou gerência da sua área. Qualquer dúvida sobre aavaliação e f orma de perguntar pode ser esclarecidacom o guia. O guia é seu suporte para responder asperguntas.

Dica número 3

Você está em seu posto de trabalho, portanto levagrande vantagem sobre o auditor. Sinta-se a vontadepois você está qualificado para a função que estádesempenhando.

Dica número 4

Prepare-se para ser avaliado. O ponto mais básico para a auditoria é a utilização de documentos oficiais e atualizados. Certifique-se que Você possui todos os documentos necessários e que esses estejam na versão correta. Certifique-se, além disto que os registros gerados pela sua área estejam sendo coletados, armazenados, indexados, enfim, controlados de forma adequada.Nota: Registros são dados ou informações geradas a partir da operação dos processos, servindo como base para a avaliação da efetiva implementação dos procedimentos.

Dica número 5

• O auditor utiliza as perguntas diretas a Você como meio de avaliar o quanto seu trabalho está de acordo com o procedimento. Tome o cuidado de responder apenas o que o auditor perguntou. Não fale de assuntos que vão além do necessário. Não adote também uma postura de poucas palavras ou respostas do tipo sim e não pois isto pode levar o auditor a pensar que você conhece ou não conhece muito bem a atividade ou está tentando esconder algo. Além disto lembre-se que quando alguém está sendo entrevistado, qualquer interferência, palpite ou sugestão pode levar a assuntos que não deveriam estar sendo discutidos. Desta forma, não tente dar palpite na auditoria de seu colega a não ser que ele te peça uma ajuda direta.

Dica número 6

Receba bem o auditor. Educação, gentileza eobjetividade são aspectos básicos.Não entre em discussões ou conf rontações com oauditor. Esta situação pode causar a irritação elevar a atitudes f ora do normal. O auditor é umprofissional como outro qualquer e respeita, acimade tudo, o seu trabalho como profissional. Você nãoestá brigando com o auditor, apenas mostrandocomo é o seu trabalho.

Dica número 7

Durante a entrevista com você, ocasionalmente podeacontecer de ser constatado que o trabalho estásendo realizado de f orma dif erente do que estádefinido no documento, ou então, que f alta umprocedimento escrito para disciplinar uma atividade.Neste instante o auditor vai informar que f oiobservada uma não-conformidade. Não fiquepreocupado ou irritado com este f ato.Não é raro que alguma pequena irregularidade ocorrano nosso sistema da qualidade. Concentre-se norestante da entrevista. O guia que estáacompanhando a auditoria já está tomandoprovidências para que este pequeno problema sejarapidamente resolvido.

Dica número 8

O auditor pode solicitar que você desempenhe o seutrabalho normalmente, para que seja observado seestá de acordo com o que está defi nido nodocumento. Não fique nervoso, inseguro ou ansioso.Estes sentimentos podem fazer com que Você erredurante a operação ou então esqueça algoimportante.Trabalhe normalmente como todos os dias.Concentre-se no trabalho e simplesmente esqueçaque tem alguém observando.

Dica número 9

Muitas vezes as perguntas dos auditores sãoobjetivas ou de dif ícil entendimento. Não hesite emsolicitar ao auditor que esclareça melhor a perguntaantes de começar a f alar sobre o assunto que Vocênem sabe se é correto. Quando você entender apergunta não se af obe em responder. Respondapausadamente, de f orma objetiva e clara. Se tiverque buscar alguma evidência como um documento ouregistro, não tenha pressa. Vá calmamente até olocal onde estão armazenadas as suas evidências elocalize o assunto desejado. Apresente finalmenteas evidências naturalmente.

Dica número 10

Se você leu com bastante atenção as dicasanteriores e assimilou as mensagens, podemos dizerque Você está bem preparado para ser auditado.Sugerimos agora que você olhe a seu redor, no seuposto de trabalho, em sua mesa, em seu ambiente,enfim em toda empresa. Observe se existe algumacoisa f ora do lugar, alguém precisando de orientaçãoou então se existe uma oportunidade de melhoria.Você se lembra dos conceitos ligados ao“housekeeping”, como manter a casa limpa eorganizada? I dentificou algo importante? Então nãoespere mais, entre em contato com sua chefia,gerência ou então com a área de Sistema daQualidade ... e vamos arrumar a casa.