Compras - Contratos Terceiros
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Suprimentos e Logstica Pg. 1 de 7
Procedimento Especfico de Contratos
Data da emisso inicial: 10.08.2011 Data da ltima reviso: 30.07.2012
Cdigo: SSL.SUP.NPI.013 Verso: 10
Elaborado por: Revisado por: Aprovado por:
Coordenador de Suprimentos Coordenadora de Qualidade e
Meio Ambiente Gerente de Suprimentos e
Logstica
Data: 30.07.2012 Data: 30.07.2012 Data: 30.07.2012
SUMRIO
1 OBJETIVO .............................................................................................................................. 2 2 ABRANGNCIA / NVEL DE DISTRIBUIO ........................................................................ 2 3 SIGLAS UTILIZADAS ............................................................................................................. 2 4 GLOSSRIO / CONCEITOS ................................................................................................... 2 5 DOCUMENTOS DE REFERNCIA ........................................................................................ 2 6 CONTEDO ........................................................................................................................... 3 7 ANEXOS ................................................................................................................................. 7 8 HISTRICO DE ALTERAES DO DOCUMENTO ............................................................... 7
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Suprimentos e Logstica Pg. 2 de 7
Procedimento Especfico de Contratos
Data da emisso inicial: 10.08.2011 Data da ltima reviso: 30.07.2012
Cdigo: SSL.SUP.NPI.013 Verso: 10
Elaborado por: Revisado por: Aprovado por:
Coordenador de Suprimentos Coordenadora de Qualidade e
Meio Ambiente Gerente de Suprimentos e
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Data: 30.07.2012 Data: 30.07.2012 Data: 30.07.2012
1 OBJETIVO
Estabelecer a sistemtica de formalizao de contratos pelo Ncleo de Compras.
2 ABRANGNCIA / NVEL DE DISTRIBUIO
Este documento aplicvel ao Ncleo de Compras e Ncleo de Relacionamento com Fornecedores do Setor de Suprimentos e Logstica, sendo que ficar disponvel fisicamente conforme Lista Mestra de Documentos do setor e eletronicamente via mdulo ISODOC do Sistema ISOSYSTEM.
3 SIGLAS UTILIZADAS
APC Associao Paranaense de Cultura
DSC Diretoria de Servios Compartilhados
NRF Ncleo de Relacionamento com Fornecedores
OC Ordem de Compra
4 GLOSSRIO / CONCEITOS
Aladas Valores predefinidos por nvel de responsabilidade.
Benner Sistema Corporativo de gesto de Suprimentos (Compras), Materiais (Estoque), Contabilidade e Financeiro.
Contrato Documento que estabelece os direitos e obrigaes da APC/ ISCMC e do fornecedor contratado
Cotao Resposta dada pelo fornecedor a um pedido de oramento.
Iger Sistema Interno para gerenciamento/troca de informaes.
Ordem de Compra Documento emitido pelo Benner que, aps a devida equalizao e negociao junto ao fornecedor, formaliza e confirma a aprovao de uma cotao;
Papirus Ferramenta do IGER. Documento numerado gerado pelo IGER.
5 DOCUMENTOS DE REFERNCIA
5.1 Referncias Externas
No aplicvel a este documento.
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Procedimento Especfico de Contratos
Data da emisso inicial: 10.08.2011 Data da ltima reviso: 30.07.2012
Cdigo: SSL.SUP.NPI.013 Verso: 10
Elaborado por: Revisado por: Aprovado por:
Coordenador de Suprimentos Coordenadora de Qualidade e
Meio Ambiente Gerente de Suprimentos e
Logstica
Data: 30.07.2012 Data: 30.07.2012 Data: 30.07.2012
5.2 Referncias Internas
SSL.SUP.NPI.001 - Sistemtica de Desenvolvimento de Fornecedores
SSL.SUP.NPI.003 - Procedimento Especfico para a Contratao de Obras
SSL.SUP.NPI.027 Manual do Processo de Compras
SSL.SUP.POP.007 Tabela Controle de Registro Ncleo de Compras
SSL.SUP.POP.025 Tabela Controle de Registro Ncleo de Relacionamento com
Fornecedores.
5.3 Documentos Complementares
SSL.SUP.FOR.005 Parecer Comercial
SSL.SUP.FOR.018 - Planilha de Itens de fornecimento de Contratos para Memorial Descritivo
6 CONTEDO
Tem como finalidade normatizar o processo de aquisio de obras, servios e/ou materiais
que necessitem da formalizao via contrato, considerando: alto volume de demanda, valor
financeiro acima de R$ 60.000,00 e riscos para a Instituio
As solicitaes devem ser encaminhadas ao Setor de Suprimentos e de acordo com a
especificao da contratao, sendo:
Obras e reformas;
Prestao de servios demanda pontual;
Prestao de servios e fornecimentos demanda constante;
6.1 Contratos de Obras e Reformas
Para obras e/ou reformas com valor acima de R$ 60.000,00 dever ser formalizado contrato, conforme Procedimento Especfico de Contratao de Obras SSL.SUP.NPI.003.
6.2 Prestao De Servios Demanda Pontual, Superior A R$ 60.000,00
Este o tipo de contrato para ser utilizado em um ou mais tipos de servios, estes pr-estabelecidos por meio da Solicitao de compra e/ou Memorial, com local e data pr-definidos.
Para estes servios a rea solicitante dever inserir no Papirus a informao da documentao exigida ao Fornecedor pela rea de Segurana do trabalho, conforme tipo de servio a ser executado.
Encaminhar Papirus ao Ncleo de Compras por meio de requisio via Sistema
IGER como Solicitao de Compra ou Solicitao de Compra Corporativo;
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Procedimento Especfico de Contratos
Data da emisso inicial: 10.08.2011 Data da ltima reviso: 30.07.2012
Cdigo: SSL.SUP.NPI.013 Verso: 10
Elaborado por: Revisado por: Aprovado por:
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Data: 30.07.2012 Data: 30.07.2012 Data: 30.07.2012
Enviar um e-mail para o comprador com os seguintes itens em anexo: Memorial
Descritivo, Planilha Oramentria, Projeto Contrato de Servio Pontual e tipo de
Contratao global ou parcial, quando aplicvel;
Aps Negociao dos servios e emisso do Parecer Comercial o processo ser
digitalizado e enviado eletronicamente ao gestor do contrato para trmites de
assinaturas junto ao Ncleo de Contratos da Diretoria de Planejamento,
Controladoria e Finanas;
Os Processos de compras finalizados so arquivados conforme cita a Tabela
Controle de Registro Ncleo de Compras SSL.SUP.POP.007.
O Fluxo a seguir demonstra melhor este processo:
Figura 01 Fluxo para Contrato Firmado para a Execuo de um nico Evento
No
Sim
Fim
Anexar Memorial.
Obs.: de
Segurana do
Trabalho quando
aplicvel.
Incio
Envia Papirus ao Ncleo de
Compras.
Solicitante ( cliente interno)
Recebe o Papirus, verifica se
existem Fornecedores Homologados.
Ncleo de Compras
H Fornecedores
Homologados?
Busca Fornecedores, solicita
Documentos, Preenche Ficha
de Solicitao de
Homologao SUP.FOR.031 e encaminha
para o NRF
Ncleo de Compras
Realiza a negociao, emite a OC
elabora a montagem do processo
eletronicamente, tramita pelas
aladas de aprovaes do Compras,
e encaminha ao gestor do contrato o
processo digitalizado.
Ncleo de Compras
Aps o Processo finalizado, arquiva-
o conforme Tabela Controle de
Registro SUP.PRO.007.
Ncleo de Compras
Realiza a Homologao de
Fornecedores e faz a
atualizao da Planilha de
Fornecedores Homologados
e comunica o Ncleo de
Compras sobre a incluso.
NRF
SSL.SUP.POP.007
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6.3 Contrato De Prestaes De Servios E Fornecimentos Demanda Constante
Contrato firmado para a execuo de uma srie de eventos de um ou mais tipos e/ou fornecimentos de materiais e produtos, por perodo definido, que pode vigorar de 06 (seis) a 12 (doze) meses ou ainda, por prazo superior desde que seja justificado pela negociao.
A necessidade de contratao identificada pela rea demandante ou pelo prprio comprador devido ao perodo de utilizao do item e volume de demanda.
necessrio que seja preenchido a Planilha de Itens de Fornecimento de Contratos para Memorial Descritivo _SSL.SUP.FOR.018, com todas as especificaes dos itens contratar. A planilha deve ser validada pelo Ncleo de Planejamento SSL, sendo que, na validao verificada a nomenclatura dos itens, cadastro no sistema e especificao do item. Aps validao, o Ncleo de Planejamento ir devolver ao solicitante, eletronicamente, a planilha aprovada, para que seja anexado o Memorial Descritivo no ato do envio para o NRF. O Fluxo para Contrato de Prestao de Servios e Fornecimento, explica melhor todo processo de contratao em suas etapas. Figura 02.
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Figura 02 Fluxo para Contrato de Prestao de Servios e Fornecimento e suas etapas.
SSL.SUP.POP.025
SSL
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6.4 Controles Internos Do Processo De Contratao
Todo Processo fsico das contrataes de Prestaes de Servios e Fornecimentos so arquivados conforme cita a Tabela Controle de Registro Ncleo de Relacionamento com Fornecedores SSL.SUP.POP.025. Os documentos necessrios para a elaborao da Minuta do Contrato sero digitalizados e enviados ao Gestor do contrato. So Eles:
SSL.SUP.FOR.014 - Formulrio de Check List de Homologao de Fornecedor;
SSL.SUP.FOR.005 - Formulrio - Parecer Comercial;
Equalizao;
ltima Proposta dos Fornecedores.
6.5 Critrios Para Formalizao De Contrato
Todos os processos de contrataes devem possuir ao menos trs cotaes, conforme Manual do Processo de Compras SSL.SUP.NPI.027, salvo situaes pertinentes a fornecedores nicos ou exclusivos.
Toda e qualquer contratao somente poder ser realizada com fornecedores homologados conforme Procedimento Especfico: Sistemtica de Desenvolvimento de Fornecedores SSL.SUP.NPI.001.
7 ANEXOS
No Aplicvel a este documento.
8 HISTRICO DE ALTERAES DO DOCUMENTO
HISTRICO DE ALTERAES
DESCRIO (item alterado)
06.12.2011 Em funo da Ro 2724: excludo o formulrio SUP.FOR.014_Formulrio de Avaliao Comercial do Fornecedor.
10.02.2012 - Adequado todo contedo do fluxo para Contrato de Prestao de Servios e Fornecimento e suas etapas. - Adequado nome do formulrio SUP.FOR.018, no item 6.3 e no Fluxo (Figura02). - Alterado o valor de R$10.000,00 para R$60.000,00, nos itens 6, 6.1 e 6.2.
30.07.2012 Adequao do procedimento para o novo padro institucional.