A poltica de compras baseia-se na orientao baseiaque deve ser seguida em relao qualidade / preo pretendida, assim como, da poltica de pagamentos estabelecida e o tipo de especificidade em determinados artigos, tais como a sua origem, denominao de origem ou estado (fresco, congelado, vcuo).

A seleco dos artigos e produtos pode ser efectuada consultando diversas fontes, destacandodestacando-se a pesquisa selectiva em livros, pginas amarelas, anurios de fornecedores, catlogos recolhidos, feiras da especialidade, Internet, visitas a estabelecimentos da concorrncia ou com semelhanas ao conceito pretendido, reunies e conversas com vendedores, entre outros.

Como tal, torna-se necessrio seleccionar os tornaprodutos e artigos que, priori, parecem estar de acordo com o conceito pretendido. Sero, depois, sujeitos a uma avaliao mais detalhada, de preferncia com a respectiva ficha de produto.

Antes de mais, sugere-se que a relao com os sugerefornecedores deve ser encarada numa ptica de realizar o melhor tipo de negcio para o ERB. Todavia, deve estabelecer-se uma relao com os estabelecerfornecedores onde ambas as partes ganhem, isto , criar relaes de ganhar-ganhar . ganhar-

Por outro lado, os fornecedores devem ser vistos como parceiros do negcio, podendo transmitir informaes e sinais preciosos relativamente ao mercado e aos concorrentes.

Na angariao de fornecedores, deve fazer-se fazeruma recolha geogrfica alargada, dado que, hoje em dia, com as facilidades de distribuio, importa conhecer quais as condies e preos que diversos fornecedores apresentam. O fornecedor vizinho do lado ou da zona poder no ter a melhor proposta. Para terminar, de destacar que devemos ter mais de um fornecedor por produto ou conjunto de produtos.

Critrios para seleccionar os fornecedores

Notoriedade e prestgio do fornecedor no mercado; mercado; Conhecer as suas instalaes (higiene, organizao, controlo, recursos humanos, meios de transporte disponveis, etc.); etc.);

Relao qualidade / preo dos artigos fornecidos; Relao da quantidade consumida por produto no ERB; Assiduidade e pontualidade nas entregas; Nmero de entregas semanais;

Possibilidade de fazer entregas de emergncia (SOS); Prazos de pagamento;> Descontos de pronto pagamento ou rappel. rappel.

Evitar o favoritismo dos fornecedores primordial, ou seja, no permitir que se dependa apenas de um fornecedor. Auscultar diferentes fornecedores pode permitir a aquisio de bens com a mesma qualidade e especificidade a preos inferiores

O ERB deve possuir um dossier com as fichas de fornecedores, onde devem estar inscritas todas as informaes (nome, moradas, contactos, nmero de contribuinte, alvars sanitrios e veterinrios etc.).

Nesta ficha, devem anotar-se todas as anotarocorrncias (datas, horas e motivos) que foram sendo recolhidas ao longo do ano, tais como, atrasos, falhas nas entregas, enganos, produto no conforme, entre outros, de modo a que no final do ano se possa fazer uma avaliao dos fornecedores.

Encomendas

fundamental saber qual o produto e quantidade em stock a serem encomendados. Como tal, deve ter-se tera garantia que o produto a adquirir de facto necessrio e ir ser consumido antes da Data Limite de Consumo (DLC), ou seja, no prazo de validade.

Nesse sentido, e para facilitar as encomendas, indispensvel a existncia de documentos prprios, os quais devero ser fceis de preencher, bastando colocar as quantidades necessrias, evitando o preenchimento em folhas isoladas por pessoas com caligrafias diferentes que podem induzir a enganos nas encomendas efectuadas

RecomendaRecomenda-se a elaborao de listas de encomendas, devidamente preenchidas e com espaos em branco para acrescentar produtos novos.

As encomendas dependem sempre do tipo de produto (maior ou menor perecibilidade), espao disponvel nos armazns (prateleiras ou frio), necessidades dirias, dias para a prxima entrega, stock mnimo, ponto de encomenda, rotao de stocks, dias limite estabelecidos para as encomendas e periodicidade das entregas

Por outro lado, a sazonalidade da procura (clientes) implica alteraes significativas no volume de vendas e tem uma influncia directa nas encomendas.

No se deve investir em matrias-primas, matriasespecialmente nas perecveis, quando no se tem uma forte convico de que venham a ser consumidas antes da sua data limite de consumo.

Por outro lado, imprescindvel ter um conhecimento aprofundado sobre a popularidade e rentabilidade do menu (engenharia de menus), de forma a elaborar mapas de produo, tendo em conta o histrico das vendas, se h confirmao de vendas a grupos, bem como aquilo que mais se vende em mdia. Nem todos os pratos tm a mesma venda.

Existem diversas formas de efectuar as encomendas: telefone, fax, pessoalmente ou correio electrnico. Dever optar-se pela mais eficiente, ou seja, optaraquela que melhor funciona com o menor custo de comunicao. As comunicaes so caras, como tal, devem ser reduzidas ao mnimo indispensvel.

No entanto, aconselhaaconselha-se o fax e o correio electrnico, visto que permitem o registo das encomendas. Este registo que considerado como a nota de encomenda e servir para confrontar com a guia de remessa que acompanha a mercadoria.

Stocks necessrios

O stock um mal necessrio, dado que representa um empate de capital. Como num ERB existem centenas de produtos, o valor que os stocks representam muito significativo. Por outro lado, o gestor tem interesse em conhecer de forma rpida a evoluo e variao dos stocks, sem ter de despender muito tempo na observao de longas listas de produtos.

Esta fase de definio de stocks envolve uma interessante anlise do conceito e das necessidades de produtos previstas, por forma a ser efectuada uma correcta distribuio e atribuio do espao disponvel, permitindo um correcto armazenamento e controlo das matrias-primas e consumveis. matrias-

Uma correcta distribuio dos espaos importante para a manuteno dos stocks, tendo em linha de conta a popularidade de vendas das diversas iguarias e menus. Por fim, a correcta arrumao dos produtos revelarevela-se extraordinariamente importante para uma maior rapidez na realizao dos inventrios.

Qual o interesse de calcular o stock mnimo?

O interesse garantir que, partida e de acordo com o histrico, determinado produto no entre em ruptura de stock, garantindo a sua existncia at ao dia da entrega seguinte. Igualmente, a rotao de produtos em armazm fundamental. Assim, para uma correcta rotao, importa definir o stock mnimo para cada produto, de modo a conhecer o seu ponto de encomenda, evitando a ruptura de stocks.

Para calcular o stock mnimo utiliza-se a frmula: Stock mnimo = Consumo mdio dirio X Perodo de aprovisionamento

Nota: o perodo de aprovisionamento compreende o dia da encomenda at ao dia da entrega da encomenda.

Ao conhecer-se o stock mnimo, tambm conhecerconhecido como stock de alerta estamos tambm a definir o ponto de encomenda, ou seja, o momento em que se deve fazer a encomenda.

Nos produtos perecveis comum considerar-se uma margem de considerarsegurana de modo a prever que uma percentagem (%) do produto possa no estar em condies de ser utilizada. Neste caso, a frmula ser: Stock mnimo = Consumo mdio dirio X Perodo Aprovisionamento + Margem Segurana

A margem de segurana calculada como uma percentagem (%) do consumo mdio dirio. Convm salientar que as encomendas tm de se adaptar s quantidades das embalagens, grades, etc. Isto , por vezes, tem de se ajustar para cima o nmero de produtos encomendados para respeitar a quantidade das embalagens comercializadas.

Stock mximo

o valor a partir do qual no se justifica econmica e fisicamente (espao) a compra de determinado produto. Excepcionalmente, poder ultrapassarultrapassar-se o stock mximo quando houver uma oportunidade muito vantajosa de comprar determinado produto a um preo baixo, com um prazo de validade elevado e que tenha possibilidades de se valorizar ao longo do tempo.

Rotao de stocks

A rotao de stock um bom indicador sobre a quantidade de vezes que um produto roda no armazm ao longo de um ms. Com isto, interessa ter rotaes elevadas, dado que pressupem que o produto comprado diversas vezes durante o ms, o que nos garante que o empate de capital minimizado. Por outro lado, pretende-se que no inventrio pretendemensal a quantidade de produtos seja a menor possvel.

A rotao pode ser calculada da seguinte forma: Rotao produtos = Consumo mensal : stock mdio

Recepo de mercadorias

Esta fase de elevada importncia dado que se d autorizao de entrada da quantidade e qualidade do produto no ERB. Caso no seja respeitada esta fase, todo o ciclo pode ficar em causa

imprescindvel verificar se o produto entregue corresponde ao produto encomendado (verificar nota de encomenda). Por outro lado, tem de existir a garantia de que foi transportado nas melhores condies de higiene e temperatura (gneros alimentcios perecveis e congelados). Importa, ainda, verificar se os produtos apresentam datas limites de consumo (prazos de validade) razoveis.

Na recepo de mercadorias tm de se considerar as dimenses dos veculos que fazem as entregas, de modo a facilitar sempre que possvel a aproximao dos veculos entrada dos ERB. Esta uma fase onde podem ocorrer acidentes de trabalho, dado existir manuseamento de recipientes ou caixas com pesos elevados.

Convm salientar que a verificao dos pesos e quantidades no pode, de forma alguma, ser descurada dado que pode haver erros na pesagem, em especial, nos artigos comprados a peso. Por isso, deve sempre, mas sempre, verificar-se os pesos. verificar-

Na prtica, as pessoas que fazem as entregas so quase sempre as mesmas e, como tal, existem relaes de confiana e amizade que se vo criando com os colaboradores do estabelecimento. Algumas vezes, esta relao favorece o facilitismo , a no verificao das encomendas. Este facto, pode dever-se a atrasos nas deverentregas, as quais podem coincidir com a hora da refeio dos colaboradores, fazendo com que a rapidez na recepo no permita a verificao adequada dos produtos recebidos.

Qual a importncia da guia de remessa ou factura?

o documento que acompanha a mercadoria que o vendedor remete ao comprador na qual especfica as designaes e quantidades para efeitos de conferncia no acto da entrega. Esta deve indicar o nome e morada do cliente, o local de descarga, hora prevista da entrega e matrcula da viatura que transporta a mercadoria

Em que consiste a nota de crdito?

Consiste num documento emitido pelo fornecedor, mais concretamente a pessoa que faz a entrega, onde inscrita a rectificao para menos do valor apresentado na guia de remessa ou a inscrio de uma devoluo total ou parcial da mercadoria entregue.

Por outro lado, as encomendas nem sempre vm de acordo com o pedido, quer por enganos internos do fornecedor quer por falhas na entrega pelo distribuidor ou por algum acidente que poder ocorrer no transporte ou descarga da mercadoria. Nesta ocasio, deve ser sempre ser pedida uma nota de crdito relativamente ao produto em falta, danificado, fora da validade ou que no respeite os padres acordados com o ERB

Em que consiste a nota de dbito?

Ao contrrio da nota de crdito, pode haver enganos no sentido inverso, ou seja, os preos que constam na factura ou guia de remessa so inferiores aos acordados, ou na verificao das quantidades apercebeapercebe-se que existe mercadoria em quantidade superior inscrita na guia de remessa ou factura. Nestes casos, emitida uma nota de dbito.

Resumindo, que cuidados devemos ter na recepo de mercadorias?

> Verificar se a entrega est a ser realizada no perodo do dia e hora estabelecida; > Comparar e conferir a quantidade (peso, unidades ou embalagens); > Conferir se a qualidade est de acordo com o estabelecido;

> Verificar se a especificao do produto a acordada, isto , pode ter sido feita uma encomenda de robalos com um peso aproximado de 1 kg/unidade, e o pescado entregue, embora nas melhores condies, apresentar um peso de 0,4 kg/unidade, no correspondendo ao pedido; > Confirmar se o estado (fresco, congelado, em vcuo, etc.) do produto pedido corresponde ao entregue;

> Verificar se as embalagens no se encontram danificadas ou abertas, ou se existem produtos sem rtulo; > No caso dos produtos refrigerados e congelados verificar a temperatura em que foram transportados, de modo a avaliar se houve quebras na rede de frio, podendo ter danificado a qualidade do produto. Os gelados so um exemplo de um produto muito sensvel a oscilaes de temperatura;

> Guardar rapidamente os produtos de acordo com a perecibilidade destes, ou seja, dar prioridade aos produtos congelados e refrigerados; > Guardar todas etiquetas que vm coladas nas embalagens dos produtos, de modo a permitir o rpido reconhecimento da origem e do lote de determinado produto (carne, peixe, etc.);

> Garantir que nesta fase no haja desvios ou roubos. O facto de as mercadorias se encontrarem porta de um ERB aumenta a probabilidade de um eventual furto.