Introdução

No presente trabalho vamos falar das estratégias e actividades focadas na comunicação,

sabemos que as acções das empresas devem ter sentido para as pessoas, sendo

necessário que encontrem no processo de comunicação as justificativas para o seu

posicionamento e comprometimento. Sabemos que na comunicação interna nas

organizaçõess, é necessário evidenciar não só os mecanismos, mas os processos efetivos

a fim de que a área decomunicação possa conhecer e envolver os colaboradores da

organização, buscando entendimento, consciência, compreensão, respeito, enfim,

participação e comprometimento.

O factor fundamental de sucesso nas empresas tem sido uma comunicação clara,

verdadeira e direta, evidenciando objetivos e rumos, demonstrando o progresso e as

dificuldades a serem enfrentadas. Esta postura empresarial chama à participação,

compromete os funcionários, torna a empresa conhecida e transparente.

As Empresas são como pessoas. Possuem vida própria. São diferentes umas das outras.

Cada Empresa possui uma cultura própria que está diretamente relacionada ao

comportamento das pessoas que vivem nela.

Como é já sabido, o nosso trabalho tem como tema as actividades e estratégias focadas

na comunicação interna. Várias são as dificuldades que os líderes tem para desenvolver

a comunicação nas organizações. Portanto os lideres precisam de traçar algumas

estratégias e actividades focadas na comunicação interna .

O nosso objectivo neste trabalho são:

Procurar entender de que forma as reuniões influem nas actividades e estratégias no

ambiente interno de uma empresa.

Identificar as principais actividades focadas na comunicação interna.

Como teoria de base para o presente trabalho foi usado como método de pesquisa a

revisão bibliográfica que consistiu na recolha e compilação sistemática de dados.

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A Comunicação

A palavra comunicar está associada à idéia de convivência, comunidade, relação de

grupo, sociedade. O homem é aquilo que consegue comuciar aos seus semelhantes.

Todo acto de comunicação constitui um processo que tem por objetivo a transmissão de

uma mensagem e como todo processo, apresenta alguns elementos fundamentais, são:

Emissor, Código, canal de Comunicação, Mensagem, Receptor, Referente, entre outros.

A Comunicação Interna

O conceito de comunicação interna é comumente usado no contexto das organizações

empresariais para designar o conjunto de políticas e processos de troca de informação

entre diretoria e funcionários, tendo como crença a idéia de que essas relações sociais

estão circunscritas em um ambiente delimitado pelo território geográfico e pela

configuração física e estável das empresas.

Dessa forma, tal conceito pressupõe a existência de uma fronteira separando o

ambiente interno da empresa de um ambiente externo a ela, e essa demarcação do

espaço é tomada como referência para a ordenação das relações estabelecidas pelas

organizações com grupos sociais de interesse.

Entretanto, no contexto contemporâneo é imprescindível considerar as influências da

tecnologia digital sobre o modo de vida em sociedade e, por extensão, nas organizações

empresariais. São visíveis as transformações culturais decorrentes da superação do

espaço, em seu conceito geográfico, e da reconfiguração do tempo, em seu sentido

cronológico.

Segundo Juarez Bahia (1995), a comunicação interna deriva de transmitir ao público da

casa, com frequência e clareza, o pensamento e acção da empresa, destacando-se as

posições que assumem seus dirigentes e a consciência da função social que têm.

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A mudança da representação desses dois vetcores transformou o modo de vida em fluxo

contínuo de informações e imagens, abolindo as fronteiras que tradicionalmente

delimitavam as esferas do trabalho e do tempo livre. Por esta razão, cabe refletir sobre

as consequências que a dinâmica cultural do capitalismo avançado produziu para o

conceito da comunicação interna, uma vez que este compõe o ambiente em que se

processam as mediações sociais.

A comunicação interna é um meio de integrar todos que fazem parte da organização,

transmitindo claramente as missões, os valores e os princípios da organização.

É através da comunicação interna que circulam as informações, fazendo com que a

organização tome decisões que visem à satisfação dos clientes. Os funcionários devem

estar bem informados e capacitados para desenvolver a missão, os objetivos e as metas

da organização, além disso, eles podem dar opinião e falar sobre a organização no

ambiente externo.

A comunicação dedicada a públicos internos deve ser vista como variável estratégica e

objecto de programas específicos devem criar alternativas focadas e produtivas,

utilizando recursos como mural, jornais, relatórios, blogs, boletins, ente outras

ferramentas.

Funcionários são parceiros da empresa e quanto mais bem informados estiverem, mais

envolvidos com a empresa vão ficar e desempenhará com mais eficiência suas tarefas.

A comunicação com o público interno deve ser considerada tão importante quanto à

realizada com os consumidores, afinal eles estão e contato com os clientes. O processo

de comunicação interna é algo prioritário, é necessário que haja uma boa comunicação e

interação entre as pessoas. É fundamental que haja um bom entrosamento entre a

empresa e os funcionários, pois muitas vezes acontece nas empresas a inexistência desse

entrosamento causando falhas na comunicação. É de grande importância a comunicação

interna ela faz total diferença dentro de uma organização, pois os empregados estando

bem informados acabam se sentindo mais valorizados e conseqüentemente mais

envolvidos com a empresa.

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Portanto, a comunicação interna deve ser priorizada, pois é um instrumento estratégico

para benefícios na empresa. Os participantes poderão actualizar os conceitos que

orientam as políticas e os processos de comunicação.

A mudança da representação desses dois vectores transformou o modo de vida em fluxo

contínuo de informações e imagens, abolindo as fronteiras que tradicionalmente

delimitavam as esferas do trabalho e do tempo livre. Por esta razão, cabe refletir sobre

as consequências que a dinâmica cultural do capitalismo avançado produziu para o

conceito da comunicação interna, uma vez que este compõe o ambiente em que se

processam as mediações sociais.

Os participantes poderão atualizar os conceitos que orientam as políticas e os processos

de comunicação interna, repensando seus repertórios teóricos e suas práticas

profissionais. Dessa forma, equipes bem informadas, motivadas e comprometidas

certamente estarão mais bem preparadas a contribuírem para o sucesso de suas

empresas. Um dos principais desafios da Comunicação Interna é atingir todos os

colaboradores e engajá-los nas decisões estratégicas da organização.

Actividades focadas na comunicação interna

“O fator fundamental de sucesso nas empresas tem sido uma comunicação clara,

verdadeira e direta, evidenciando objetivos e rumos, demonstrando o progresso e as

dificuldades a serem enfrentadas. Esta postura empresarial chama à participação,

compromete os funcionários, torna a empresa conhecida e transparente.”

Uma das actividades que é usada em qualquer empresa são as Reuniões. Pois esta é uma

prática que coloca os membros da organização informados e actualizados com a

situação da empresa.

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Reuniões

As reuniões têm uma tarefa fundamental a cumprir diante das estratégias de relações

Publicas: a participação programada – um método excelente para democratizar os

relacionamentos das organizações no qual não há delegações, porem a observação

constante do transcorrer dos fatos.”Complexos e sofisticados meios de comunicação

estão presentes em nossa sociedade, mas isso não e suficiente para que consiga uma

linguagem comum e clara, capaz de dar condições para o dialogo aberto e produtivos.”

Participar e uma modalidade de comportamento das pessoas que se caracteriza pelo

“tomar parte”, uma Vaz que presença física garante a concentração plena em

determinado episódio. Nas reuniões, o uso da palavra e relevante, assim como o poder

de argumentação para o convencionalmente reflectido e o contra-argumento, impelindo

a raciocínio mais amplos e bem elaborados. Esgota se assunto não pela redundância,

mais pelo debate de ideias, no qual ninguém e representado, todos estão presentes

manifestando, pela oral suas opiniões e seus conceitos.

Estimular a participação programada dos públicos “em todas as organizações, publicas

ou privadas reflecte uma mudança em todos os domínios, no sentido de estabelecer e

manter a maior compreensão e melhor comunicação entre pessoas e grupos sócias. Essa

forma primeira de entendimento se traduz pelo desejo de chegar-se ao universo de

debate, para que o diálogo se torne realidade, nesse mundo da comunicação tecnológica

e da comunicação humana”.

Nas empresas, a direcção programa participação dos públicos a fim de angariar o seu

apoio e suporte antes de enfrentar os problemas. E preciso manter o entendimento,

assegurara a efectividade do diálogo com funcionários; o público misto inclina-se a

cooperar visando ao sucesso dos vários parceiros; e o publico e externo descobre a

proeminência da companhia em face do panorama local, regional e nacional.

As reuniões admitem diversas conformações, sujeitas ao tamanho e a identificação dos

grupos a serem alcançados a dinâmica do debate a ser instalado e aos resultados

pretendidos.

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Tantos encontros de pequenos portes realizados na empresa, promovidos, por exemplo

com o fito de esquadrinhamas potencialidades metodológicas de algum produto ou

serviço, quanto aos eventos organizados para grandes grupos são classificados como

reuniões diálogos, demarcadas em cinco categorias distintas.

Reuniões informativas

Dedicadas a exposição e a colecta de informações, especialmente daquelas que

raramente tem oportunidade de expressar as sua ideias e seus conhecimentos.

Compreendem:

Conferama conferência, convenção de revendedores entre - vista colectiva, palestra,

sabatina seminário ou jornada sessão de criatividade simpósio.

As reuniões informativas estimulam a comunicação recíproca entre as componentes das

equipes formadas para superar obstáculos, motivando a multiplicação de suas

capacidades individuais, de forma activa e vivencial.

Reuniões Instrutivas

Distingue-se pela informação e aprendizagem. Abrangem ARM - Reunião, aula círculo

de estudos, curso, dramatização, estudo de caso grupo de verbalização e observação,

jogos de empresa, oficina workshop.

Tem a particularidade da influência marcante do coordenador que fornece as instruções

e não faculta aos presentes muitas argumentações ou criticas ao temário. São

comunicados, por exemplo rotinas de atendimento ao público em geral e esclarecimento

sobre o funcionamento de equipamentos disponíveis na empresa.

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Colabora com a educação formal dos empregados, atestando o recebimento de novos

informes para que o conteúdo seja completamente assimilado pelos membros.

Reuniões Questionadoras

Contemplam a informação e discussão para estabelecer opiniões. Abarcam:

conferências com debate, congresso, debatem, encontro municipal, fórum, mesa –

redonda, painel, painel técnico.

Tem em vista ajustar contribuições dos participantes o que permite inclui-las no parecer

final, que conterá a media de pensamento de todos os componentes do grupo. Cabe ao

líder da reunião exprimir a situação da maneira clara e abrangente, e dar as pessoas total

liberdade de manifestar-se.

Na empresa, as reuniões questionadoras criam o publico interno, se existir o

encaminhamento de soluções das pendências oriundas dos funcionários, as quais devem

ser assumidas pela directoria da companhia, em busca de conquista palpáveis.

Reuniões Deliberativas

Destacam-se pela discussão e deliberação. Estão divididas em: assembleia de

accionistas, assembleia de condóminos, assembleia de sócios, comissão de júri,

comissão de trabalho conclave, convenção partidária, junta.

Quase uma continuação das reuniões questionadoras, seus resultados é o próximo passo

em direcção a acção conjugada dos públicos. Delineia-se o problema o grupo examina

seus diferentes ângulos as opções exequíveis para resolve-lo procede-se no

encerramento a uma votação que da respaldo a decisão e, a despeito de não ser unânime,

constitui, o mínimo, o juízo da maioria.

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Reuniões dialécticas

Marcado pela discussão e votação, são utilizadas quanto se procura a verdade. São

exemplos: parlamento, tribunal júri.Discute-se e vota-se conforme preceitos legais, e o

resultado da reunião implica uma acção aprovação de uma lei ou condenação de um réu.

Dadas as suas características, essas reuniões tem empresas praticamente nulas nas

organizações empresárias, executando quando são promovidas em ter o mesmo

significado ou forca decisória. Nesses casos, nas empresas são aplicados as reuniões

deliberativas.

Para ser considera veículo de comunicação dirigida, cada reunião abraça uma ampla

gama de possibilidades, tem sua finalidade delimitada, e seus objectivos são

quantificados e qualificados.

Alêm das reuniões diálogos existem as reuniões coloquiais, subdivididas em recreativas

e sócias.”As primeiras abarcam: sessões de pequenos jogos, jogos de salão e excursões,

enquanto as segundas abrangem festas, bailes, visitas e tertúlia. Podem contribuir para a

realização das reuniões dialogais, como desanuvia dores de tensão, para recuperação de

energias e superação de bloqueios, facilitando assim a sociabilidade que deve reinar em

qualquer tipo de reunião.”

São reuniões coloquiais com fins de relações publicas o café da manha de directores ou

funcionários cafezinhos nas empresas e durante os eventos, almoço com lideranças

comunitárias e de imprensa e outras formas simples empreendidas par estabelecer o

dialogo entre a organização e seus públicos.

No momento em que se constata a dilatação de possibilidades de reuniões no ambiente

empresarial, a informática introduz as reuniões realizadas em ambiente virtual sem que

se perca o preceito da participação programada que deve ser preservado.

Por serem restritas as empresas que dispunham dos equipamentos necessários

são:”coisas do passado” as reuniões de grupo para instruções e debates pela televisão

em circuitos fechado e /ou por satélite. Quando audiências espalhadas por todos pais

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compareciam em auditórios pré determinados e por meio de telex e por viva voz faziam

perguntas e debatiam as questões apresentadas.

Reunião ideal

Encontra se o tipo ideal de reunião para determinada circunstancia quando se reflecte

sobre:

O assunto e sua relevância para a empresa e para os públicos envolvidos.

A metodologia dos trabalhos a ser praticada

Os apresentadores de tema e os moderadores das discussões

O local;

O matérias de apoio as sessões;

O sistema utilizado para as suas divulgações;

O regulamento das intervenções das insistências;

O tempo estimado para conseguir a conclusão;

O somatório dessas variáveis é que prescreve, orienta e controla o modelo de;

organizações a ser implantado isto é o tipo d ideal de reunião existe exclusivamente;

durante a vigência dos trabalhos.

As estratégias focadas na comunicação interna

A empresa também recorre a programas que visam estimular a comunicação integrar os

funcionários e dentre esses, integram-se:

Presidente On-line

Canal de comunicação direto entre os colaboradores e o presidente da Refrescos

Guararapes, o qual pode ser feito por e-mail ou carta. Tudo é respondido pelo próprio

presidente e a iniciativa tem bastante credibilidade entre os funcionários.

Em algumas empresas, uma vez por mês o presidente e cada um dos diretores convidam

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funcionários de todos os sectores para conversarem, durante a primeira refeição do dia,

sobre temas diversos que incluem sugestões, críticas, problemas e possíveis soluções

para a empresa. Na ocasião, um representante da área de Comunicação anota tudo em

ata e após uma semana, os participantes do café recebem todos os seus questionamentos

respondidos.

Detalhe: no encontro, não participam subordinados e chefes diretos.

Programa Novas idéias

As melhores idéias, apresentadas pelos funcionários para reduzir custos e despesas ou

que tragam incremento à qualidade de vida para os colaboradores, podem valer prêmios.

Programa Portas Abertas

A cada reunião mensal da alta administração da empresa, é promovida uma plenária, da

qual funcionários e estagiários podem participar como ouvintes. O objetivo dessa ação é

fortalecer a política de transparência, a comunicação interna e a cultura da empresa.

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Bibliografia

FORTES, Waldyr G.; Relações Públicas processos, funções tecnologias e estratégicas

BAHIA, Jurez; Introdução à comunicação empresarial; Rio de Janeiro; Mavad,1995

ROBBINS, S. (2005) Comportamento Organizacional 11ª Edição. Editora Aplicada

LOVEJOY S (1996) Como Obter Resultados Positvos Sistematicamente S/d Editora:

MdcRom Books

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