CONTAS A PAGAR EM UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR
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JOSÉLIO CARREIRO LUCAS EDUARDO PORTES RICARDO RIBEIRO WILLIAN OTO REICHEL CONTAS A PAGAR EM UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR CURITIBA 2016
Transcript of CONTAS A PAGAR EM UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR
JOSÉLIO CARREIRO
LUCAS EDUARDO PORTES
RICARDO RIBEIRO
WILLIAN OTO REICHEL
CONTAS A PAGAR EM UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR
CURITIBA
2016
ESIC BUSINESS & MARKETING SCHOOL
JOSÉLIO CARREIRO LUCAS
EDUARDO PORTES
RICARDO RIBEIRO
WILLIAN OTO REICHEL
CONTAS A PAGAR EM UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR
Projeto integrador Il realizado como requisito
parcial para aprovação de graduação do Curso
Superior Tecnólogo de Gestão Financeira,
Instituição ESIC Bussines & Marketing School.
Orientador: Msc Elizabeth Franco
CURITIBA
2016
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LISTA DE ABREVIATURA
BI – BUSINESS INTELLIGENCE
CETEC – CENTRO TECNICO EDUCACIONAL
CNE – CENTRO NACIONAL DE EDUCAÇÃO CPA – COMISSÃO PRÓPRIA DE
AVALIAÇÃO
CRM - CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT
ERP – ENTERPRISE RESOURCE PLANNING EAD – ENSINO A DISTANCIA
FAEL – FACULDADE EDUCACIONAL DA LAPA
FTSE - FINANCIAL TIMES STOCK EXCHANGE
IES – INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR
IPECE – INSTITUTO DE PESQUISA E ESTRATÉGICA ECONOMICA DO
CEARÁ MEC – MINISTERIO DA EDUCAÇÃO
NFSE – NOTA FISCAL DE SERVIÇO ELETRONICA
PROUNI – PROGRAMA UNIVERSAIDADE PARA TODOS
R.H – RECURSOS HUMANOS
SINAES – SISTEMA NACIONAL DE AVALIAÇÃO DA EDUCAÇÃO
SUPERIOR S/A – SOCIEDADE ANONIMA
T.I – TECNICO DA INFORMAÇÃO
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LISTA DE TABELA
DIAGRAMA 1: SUBDVISÃO DE FINANÇAS CORPORATIVAS...........................15
DIAGRAMA 2: HIERARQUIA DA CONTROLADORIA NA ADMINSITRAÇÃO… 18
FLUXGRAMA 1: PROCESSO DO DEPARTAMENTO DO CONTAS A PAGAR..24 FLUXOGRAMA 2: PROCESSO DE REPASSE ENTRE OS POLLOS.................25
FLUXOGRAMA 3: NOVO PROCESSO DE REPASSE ENTRE OS POLLOS….29
FLUXOGRAMA 4: NOVO PROCESSO DE DESPESAS......................................30
5
SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO .............................................................................................................. 7
1.1 TEMA .................................................................................................................. 7
1.2 PROBLEMA DE PESQUISA ............................................................................... 8
1.3 OBJETIVO .......................................................................................................... 8
1.3.1 Objetivo Geral .................................................................................................. 8
1.3.2 Objetivos Específicos ................................................................................ 8
1.4 JUSTIFICATIVA ...................................................................................................... 9
1.5 METODOLOGIA ...................................................................................................... 9
1.6 TIPO DE PESQUISA ............................................................................................. 10
1.6.1 Definições e Conceito de Pesquisa ............................................................. 10
2 REFERENCIAL TEÓRICO ......................................................................................... 12
2.1 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA .......................................................................... 12
2.1.1 As Funções da Administração Financeira .................................................. 12
2.2 GESTÃO FINANCEIRA ......................................................................................... 13
2.2.1 As Funções da Gestão Financeira ............................................................... 13
2.3 FINANÇAS ............................................................................................................ 14
2.3.1 Finanças Corporativas .................................................................................. 14
2.3.2 Finanças Pessoais ........................................................................................ 15
2.4 FLUXO DE CAIXA ................................................................................................. 15
2.4.1 Fluxo de Caixa no Contexto da Administração Financeira ....................... 15
2.5 CONTROLE INTERNO ......................................................................................... 16
2.5.1 A importância do Controller no Controle Interno ...................................... 18
2.5.2 Funções do Controller. ................................................................................. 18
2.5.3 Limitações do Controle Interno ................................................................... 18
2.6 SETOR EDUCACIONAL ....................................................................................... 19
2.6.1 Distribuição Das Instituições De Ensino Superior Por Estados Da Federação ............................................................................................................... 19
2.6.2 A Gestão Financeira Nas Instituições De Ensino ...................................... 19
2.6.3. Os Desafios do Gestor Financeiro Para Um Ambiente Hipercompetitivo - Segmento Educacional .......................................................................................... 19
2.6.4 Historia Da FAEL ........................................................................................... 21
2.6.4.1 Missão, Visão e Valores. ............................................................................ 22
3.1.1 Processo De Pagamento Despesas Gerais ................................................ 25
3.1.2 Processo Para Pagamento De Parceiros (Polos) ....................................... 26
6
3.2 RISCOS ................................................................................................................. 27
3.3 PROPOSTAS DE MELHORIA. ............................................................................. 28
3.4 SOBRE A SAGE ................................................................................................... 29
3.5 PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO ............................................................................ 30
3.6 TREINAMENTOS .................................................................................................. 32
3.7 PLANOS DE CONTINGENCIA ............................................................................. 33
3.8 NOVO PROCESSO DE REPASSE AOS POLOS ................................................. 34
3.8 NOVO PROCESSO DE PAGAMENTOS DE DESPESAS GERAIS ...................... 35
CONCLUSÃO ................................................................................................................ 37
REFERÊNCIAIS ............................................................................................................. 38
7
1 INTRODUÇÃO
Nota-se que a gestão financeira quando bem gerenciada traduz um redimento
de eficiência e eficácia organicional que traduz em uma gestão pró-ativa com recursos
mais controlados e de fácil gerência.
Contudo neste projeto o setor em questão necessita de processos e
ferramentas que agilizem o controle da gestão das contas a pagar com maior
eficiência, portanto o objetivo condiz em apresentar quais são os caminhos a serem
tomados, a fim de alinhar as informações com setores diferentes.
O cenário atual tem imposto várias mudanças na economia, forçando as
empresas a reverem suas políticas de desenvolvimento para se encaixarem à nova
realidade. Segundo Porter (1989), esta nova ordem traz novos desafios à gestão dos
negócios, levando as empresas a reverem suas políticas gerenciais.
O presente projeto foi elaborado com o objetivo de identificar falhas e sugerir uma
solução para estas. O aumento da competitividade cobra das empresas maior eficiência
na gestão de seus recursos, e como parte integrante do sistema buscam cumprir seu
papel junto à sociedade. Esta busca pela melhoria e eficiência na aplicação dos
recursos, induz os responsáveis pela gestão empresarial, a avaliarem suas decisões
embasadas em informações consistentes.
1.1 TEMA
O presente projeto tem como tema de pesquisa, a Gestão Financeira do setor
de Contas a Pagar nas instituições de ensino superior.
O aumento da competitividade e os desafios do segmento educacional privado exigem das instituições de ensino a aplicação de um sistema estratégico e complexo de administração. (Menossi Jr., Marino. et. al. 2013 p. Apresentação)
As mudanças que vêm ocorrendo na política como nos negócios, impulsionam
as instituições de ensino superior, à busca de qualidade no controle interno nas
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informações gerenciais, o que demonstra ser um determinante aspecto para a sua
sobrevivência e continuidade no Mercado.
Este projeto aborda as necessidades da administração financeira utilizando a
gestão financeira para acompanhar o desempenho da empresa através de sua
capacidade de geração de caixa e controles internos, no qual se destaca o Fluxo de
Caixa e os controles internos para um instrumento que possibilita o planejamento e o
controle dos recursos financeiros, proporcionando uma visão da administração de seu
capital de giro.
1.2 PROBLEMA DE PESQUISA
Diante da temática definida, o presente projeto visa responder ao seguinte
problema de pesquisa: quais vantagens competitivas podem ser obtidas por meio da
qualificação dos processos de gestão do setor de Contas a Pagar?
1.3 OBJETIVO
A seguir serão apresentados objetivo geral e objetivos específicos para
possibilitar meio a serem implantados para buscar as vantagens competitivas
1.3.1 Objetivo Geral
Para responder ao problema de pesquisa, o projeto tem objetivo avaliar as
vantagens competitivas que podem ser obtidas por meio da qualificação dos processos
de gestão do setor de Contas a Pagar em uma instituição de ensino superior.
1.3.2 Objetivos Específicos a) Apresentar os principais conceitos sobre a Gestão Financeira e Contas a Pagar.
b) Analisar a gestão do setor de Contas a Pagar em uma instituição de
ensino Superior.
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c) Avaliar a implantação para a qualificação dos processos do setor de Contas a
Pagar, através de um novo software de gestão empresarial.
1.4 JUSTIFICATIVA
Segundo Menossi Jr (2013, p.141) com o objetivo de atingir metas as instituições
de ensino superior possuem um sistema complexo de administração, por possuirem
uma missão, um modelo de gestao e uma estrutura organizacional.
A busca pela melhoria dos controles de Contas a Pagar e a qualificação
operacional são instrumentos que podem contribuir para o melhor controle das finanças
das instituições.
A ideia se baseia sobre a importância de Contas a Pagar na IES no seu controle
interno: Na programação de obrigações, padronização de informações contábeis e
fiscais, conciliação de dados.
Com esta ferramenta de gestão, a instituição tem a possibilidade de conhecer
suas reais necessidades, podendo arcar com suas obrigações diárias de curto, médio
e longo prazo.
Para a prevenção dos possíveis problemas que possam ocorrer, a implantação
de um sistema ERP pode trazer benefícios na conciliação de dados e a qualificação de
uma pessoa para função de Controller serão de grande importância e isso será
explicado no referencial teórico do projeto
Desta forma, espera-se que, após o desenvolvimento do projeto, possam ser
extraidos algumas conclusões e benefícios para a IES utilizar como vantagens
competitivas por meio da qualificação de Contas a Pagar.
1.5 METODOLOGIA
Metodologia consiste em estudar os métodos e as etapas de um processo
minucioso e rigoroso para o objeto de estudo, explicando-se a técnica utilizada no tipo
de pesquisa, quanto aos meios e fins utilizados no trabalho da pesquisa.
10
1.6 TIPO DE PESQUISA
1.6.1 Definições e Conceito de Pesquisa
É um procedimento racional e sistemático que pretende com seu objetivo
proporcionar respostas aos problemas que estão propostos. É desenvolvida mediante
junção de conhecimentos disponíveis e a utilização minuciosa de métodos, técnicas e
outros procedimentos científicos, ao longo de um processo que envolve inúmeras
fases, com o início da formulação do problema até a sua apresentação dos resultados
(Gil, Antônio Carlos, 1996, p.19).
É sabido que toda e qualquer classificação, se faz mediante algum critério. Com relação às pesquisas, é usual a classificação com base em seus objetivos gerais. Assim, é possível classificar as pesquisas em três grandes grupos:
Exploratórias, descritivas e explicativas (Gil, 1996 p.45).
Para a classificação da pesquisa, usando conceitos apresentada por Vergara
(1990 p.41), que utiliza critérios básicos para pesquisa: Quanto aos fins; E quanto
aos meios
Para responder ao problema de pesquisa, o projeto tem com objetivo geral:
Avaliar as vantagens competitivas que podem ser obtidas por meio da qualificação dos
processos de gestão do setor de Contas a Pagar em uma IES.
Quanto aos fins – trata-se de uma pesquisa descritiva e metodológica.
Descritiva, pois visa descrever sugestões do setor administrativo da IES, para uma
melhor qualificação do setor de Contas a Pagar e metodológica, pois utilizar-se-ão
questionários, formulado pela equipe devidamente orientados, criando procedimentos,
modelos para avaliar o grau de descentralização decisória de uma organização, para
manipular a realidade e alcançando determinado fim.
Quanto aos meios – a pesquisa será documental e bibliográfica, pois será
feito uso de documento de trabalho e relatórios criados por nós, não disponíveis ao
público.
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Pesquisa documental e bibliográfica serão realizados de documentos de
trabalhos e relatórios. Pesquisas bibliográficas, pois recorrerá através de material
acessível ao público em geral, como livro, artigos etc. (Vergara, 1990. p. 46),
Os objetivos específicos, que dependem do atingimento da proposta para
alcançar o objetivo geral. Serão utilizados os tipos de pesquisa para o primeiro objetivo
específico: Apresentar os principais conceitos sobre a Gestão Financeira e Contas a
Pagar.
Quanto aos fins: Pesquisa explicativa, visa, portando esclarecer quais fatores
contribuem, quais os conceitos da Gestão Financeira influenciam na boa gestão do
setor de Contas a Pagar.
Quanto aos meios: Utilizar-se-á a pesquisa bibliográfica, que será
desenvolvida através de livros, revistas, jornais e internet.
Segundo objetivo específico: Analisar a gestão do setor de Contas a Pagar em
uma IES
Quanto aos fins: Pesquisa descritiva e metodológica, porque vai descreverá
percepções e sugestão do técnico-administrativo que faz parte do departamento de
Contas a Pagar da FAEL- Faculdade Educacional da Lapa
Quanto aos meios; Pesquisa de campo, será realizada onde ocorre a gestão do
setor de Contas a Pagar. Além disso, serão aplicados questionários para analisar a
gestão.
Terceiro objetivo específico: Mostrar que os controles internos bem
implementados ajudam a gerar mais confiança na parte operacional na gestão de
Contas a Pagar.
Quanto aos fins: Será utilizada pesquisa descritivas, pois vai descrever a
importância de um software bem implatado para um o bom controle de Contas a Pagar.
Quanto aos meios: Será pesquisa de campo, verificando minuciosamente nos
processos do departamento de contas a pagar da instituição, fazendo um
acompanhamento detalhado especialmente no ERP atual da empresa.
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2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA
Segundo Assaf Neto (2002, p.32) administração financeira é uma área de
estudo teórico e prático, que tem como objetivo principal, o melhor e mais eficiente
processo empresarial de captação e distribuição de recursos.
Administração Financeira, o objetivo econômico das empresas é a maximização de seu valor de mercado, pois dessa forma estará sendo aumentada a riqueza de seus proprietários. Os proprietários de empresas privadas esperam que seu investimento produza um retorno compatível com o risco assumido, por meio de geração de resultados econômicos e Financeiros (lucro e caixa) adequados por longo prazo (Hoji Massakazu, 2004, p.21)
Assaf Neto (2014. p.8) afirma que para um maior e mais eficiente processo de
captação de financiamentos e alocação de investimentos de recursos é necessário o
estudo da administração financeira tanto na parte prática quanto teórica.
Gitman (1997, p.4) afirma que o principal enfoque da administração financeira,
na atualidade, deve ser o processo decisório e as ações que afetam este processo, e
seu objetivo deve ser a valorização do negócio da empresa.
Para melhor compreensão do objetivo liquidez é imprescindível o conhecimento
do Fluxo de Caixa porque através dele terá uma melhor visão econômico-financeira da
empresa.
Jose Eduardo afirma que a Administração Financeira é a centralização na captação, na aplicação dos recursos necessários e na distribuição eficiente dos mesmos, para que a empresa possa operar de acordo com os objetivos e as metas a que se propõe a sua cúpula diretiva. (Zdanowicz,1986, p. 22)
2.1.1 As Funções da Administração Financeira
As funções da administração financeira dentro do ambiente empresarial, voltam-
se para as seguintes funções: Planejamento Financeiro, Controle Financeiro,
Administração de Ativos, Administração de Passivos.
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Planejamento Financeiro, procura evidenciar as necessidades de crescimento
da empresa, identificar eventuais dificuldades e desajustes futuros. Por meio de
planejamento ainda é possível selecionar, com maior margem de segurança,
as
operações mais rentáveis com os negócios da empresa, de forma de estabelecer
uma rentabilidade mais satisfatória sobre os investimentos.
O Controle Financeiro, dedica-se avaliar o desempenho Financeiro,
acompanhando custos e despesas, margens de ganhos, volume de vendas, liquidez
de caixa, endividamento, assim como proposta de medida corretivas necessárias, são
algumas funções do Controle Financeiro.
A Administração de Ativos, deve analisar os riscos e retornos, dos investimentos
de ativos e manter um gerenciamento eficiente de seus valores. Administração dos
ativos também envolue inconsistências que podem ocorrer entre entradas e saídas de
dinheiros do caixa, o que é geralmente associado à gestão do capital de giro.
Assaf Neto (2014. p.9) afirma que a administração de passivos, se volta para a
contratação financiamentos e o gerenciamento de seu capital próprio e de terceiros,
procurando definir a estrutura de capital mais adequada em termo de liquidez, redução
de seus custos e riscos financeiro.
2.2 GESTÃO FINANCEIRA
A Gestão Financeira carrega em sua essência um conjunto de ações e
procedimento administrativos que visam maximizar os resultados econômicos e
financeiros da empresa, que tem como sua principal finalidade, aumentar o patrimônio,
através de resultados. (Portal do SEBRAE/PR. Gestão Financeira, 2012. p.1).
2.2.1 As Funções da Gestão Financeira
As funções da Gestão Financeira voltam-se para as seguintes funções:
Planejamento dos recursos e da movimentação financeira, Controle das
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movimentações financeiras planejadas, análise de efetividade do planejamento,
replanejamentos para ajustes dos desvios ocorridos, envolvendo os setores
operacionais da empresa, orientações e determinação de replanejamento a todos os
setores internos envolvidos.
2.3 FINANÇAS
Por Finanças compreende-se o estudo da circulação de dinheiro entre os
particulares, as empresas e famílias. As finanças surgem como um ramo que se dedica
a avaliar como são obtidos e geridos os fundos.
2.3.1 Finanças Corporativas
Finanças corporativas se adaptaram às evoluções do mundo contemporâneo em
seu escopo. Seus métodos assumiram um caráter mais abrangente, elevando sua
importância para as empresas.
FINANÇAS
MERCADO
FINANCEIRO
FINANÇAS
CORPORATIVAS
FINANÇAS PESSOAIS
1: Subdivisão de finanças corporativas,
2014
Fonte: Assaf neto, 014,p.1
Assaf Neto (2014. p.1) explica que basicamente. A finanças corporativas são
subdividas e m t r ê s á r e a s d e grandes segmentos: mercado Financeiro, finanças
corporativas e finanças pessoais, conforme demonstra o diagrama
15
2.3.2 Finanças Pessoais
Finanças pessoais no cenário atual, e principalmente, no Brasil, com a
instabilidade da moeda, as pessoas estão aprendendo a mensurar o valor do dinheiro
que ganham e, com isso estão planejando melhor as suas sobras financeiras que
possuem, visando uma melhor aplicação no future, gerando de forma eficaz os ganhos
e as despesas individuais de cada pessoa.
2.4 FLUXO DE CAIXA
Definição de Fluxo de Caixa, a expressão caixa quer dizer ‘’ moeda’’ e todos os
valores que possam ser convertidos em moedas, tais como depósitos bancários,
cheques que possam ser depositados imediatamente, e aplicados em curtíssimo
tempo.
Sá (2012. p.11) diz que Fluxo de Caixa é o método de captura e registro
dos fatos e valores que provocam alterações no saldo do caixa, podendo
ser apresentados em relatórios estruturados de forma para sua compreensão e análise.
Além disso, controla os eventuais desvios identificados, prevê possíveis aplicações ineficientes dos recursos disponíveis, apresenta a liquidez imediata da empresa, entre outros. (ESAGIR. A importância do Fluxo de Caixa. 2014. P.1)
2.4.1 Fluxo de Caixa no Contexto da Administração Financeira
O Fluxo de Caixa é uma das ferramentas que são utilizada na administração
financeira, podendo dar auxilio nas tomadas de decisões e melhorar o desempenho
Financeiro, através da sua otimização e na alocação de seus recursos (ESAGJR. 2014.
p.1)
16
2.5 CONTROLE INTERNO
O Controle Interno compreende todos os meios planejados em uma empresa
para dirigir, restringir, governar e conferir suas várias atividades com o propósito de
fazer cumprir os seus objetivos.
Attie (1998, p. 112) explica que o Controle Interno envolve imensa gama de
procedimentos e práticas que em conjunto possibilitam a consecução de determinado
fim, ou seja, controlar.
O Controle Interno dispõe-se da continuidade do fluxo de operações e
informações, transformando simples dados em informações das quais os
administradores se utilizam nas suas decisões vistas no objetivo comum da entidade.
Os Controles Internos entenderam todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio. (FRANCO, 2001, p.267).
Sendo assim, o principal meio de Controle de que dispõe uma administração é
a Contabilidade.
O Controle interno compreende o plano de organização e o conjunto
coordenado dos métodos e medidas adotados pela entidade para verificar e fornecer
dados à contabilidade com exatidão.
O Controle Interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. (Almeida, 1996 p.63).
Além do conceito, o autor afirma ainda que o Controle interno funciona como
uma peneira na detecção de erros e irregularidades.
O Controle interno está relacionado ao desenvolvimento e direcionamento de
proteção ao ativo e informações confiáveis pela contabilidade, para a eficiência
no
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desempenho das análises obtendo eficácia dos negócios operacionais
e administrativos.
Controle interno é um conjunto de normas, procedimentos, instrumentos e ações adotadas de forma sistemáticas pelas empresas, que devem estar em constante evolução, assegurando o atingimento dos resultados conforme objetivos preestabelecidos, protegendo patrimônio e garantindo a transparência às operações. Esse deve garantir a eficiência operacional e permitir a melhoria dos processos e seus resultados (PALEIAS apud PADOVEZE, Clovis Luíz.
2012, p. 39).
No entanto, o Controle interno delimita determinado fim, ou seja, controlar.
Também é preciso da continuidade de dados e operações para transformá-las em
informações sendo assim, repassem para os administradores para tomada de
decisões.
Há necessidade de decisões em toda fase de processo de gestão: Decisões do Planejamento Estratégico, no Planejamento Operacional, na Programação, na Execução e no Processo de Controle. ” (PADOVEZE, 2012, p. 31).
Segundo Franco (2001, p. 267) “Os Controles internos abrangem todos os
instrumentos da organização a vigilância, fiscalização e verificação administrativa que
permite prever observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro
da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio”.
Verificar e assegurar os cumprimentos, às políticas e normas da companhia, incluindo o código de éticas nas relações comerciais e profissionais; obter informações adequadas, confiáveis, de qualidade e em tempo hábil, que sejam realmente úteis para as tomadas de decisões; prevenir erros e fraudes. Em caso de ocorrência dos mesmos, possibilitar a descoberta o mais rápido possível, determinar sua extensão e atribuições de corretas responsabilidades; registrar adequadamente as diversas operações, de modo a assegurar a eficiente utilização dos recursos da empresa; assegurar o processamento correto das transações da empresa, bem como a efetiva autorização de todos os gastos incorridos no período (OLIVEIRA. 2002, p. 84).
18
2.5.1 A importância do Controller no Controle Interno
O controller atua em diversos setor e sua hierarquia varia de uma empresa a
outra, tendo uma visão proativa e permanentemente voltada para o futuro. Sendo
essencial para a compreensão apropriada sobre a função de controladoria, tomando
conhecimento sobre os dados Financeiros. Traz um balanço do planejamento
administrativo e o sistema de Controle, com enfoque de sempre olhar para a frente.
Controladoria é a unidade administrativa dentro da empresa que, por meio da ciência Contábil e do Sistema de Informação de Controladoria, é responsável pela coordenação de gestão econômica do sistema da empresa (PADOVEZE, 2012, p.33).
2.5.2 Funções do Controller.
Horngren (1985 p. 14) descreve que as funções do controller são as seguintes:
Planejamento e Controle; Relatórios Internos; Avaliação e Consultoria; Relatórios
Externos; Proteção dos Ativos; Avaliação econômica.
Entende-se que o controller tem grande importância, não somente na função de
Controle e reporte, mas em uma posição de apoio na alta administração da empresa e
sendo responsável pelo planejamento, avaliações, proteção de ativos e todo
processamento da informação contábil da organização
2.5.3 Limitações do Controle Interno
Conforme Crepaldi (2002, p. 213) as principais limitações do Controle interno
são: As principais limitações do Controle interno são: Exigência da administração por
abuso de responsabilidade; Falta de informações.
19
2.6 SETOR EDUCACIONAL
2.6.1 Distribuição Das Instituições De Ensino Superior Por Estados Da Federação
Segundo o Istituto De Pesquisa e Estratégica Economica do Ceará (IPECE) a
partir dos dados do Censo da Educação Superior 2011, a concentração das IES por
estados, o b s e r v o u - s e que o estado de São Paulo detém 24,4% dessas
instituições, seguido por Minas Gerais com 15,01% e Paraná com 7,82%. Os
estados do Nordeste melhores colocados em termos de participação são Bahia, com
4,86% e Pernambuco com 3,97%, ao passo que na região Norte o estado que detém a
melhor participação é Tocantins, com 1,44%.
2.6.2 A Gestão Financeira Nas Instituições De Ensino
Menossi Jr. (2013 p. 141) afirma que as instituições de ensino possuem
elementos diferenciados em sua gestão: Idealismo Humano, e sua atividade fim é parte
integrante de obrigatoriedade constitucional. Quando tratamos de Gestão Financeira,
esses elementos não podem deixar de fazer parte do processo de planejamento e
decisão.
Para dar suporte à Gestão Financeira e seu processo decisório, as instituições
de ensino deverão estruturar, adequadamente, o sistema de informações para que
consiga determinar com precisão as prioridades de atuação.
2.6.3. Os Desafios do Gestor Financeiro Para Um Ambiente Hipercompetitivo - Segmento Educacional
Os gestores Financeiros enfrentam, em seu cotidiano, cobranças para a
redução de custo e aumento das margens operacionais.
Todas as atividades da instituição de ensino, sem exceção, são revistadas
periodicamente, na busca por uma maior produtividade.
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Atualmente, outra tendência vem confirmando-se: a necessidade de elevar a
função da área administrativa e financeira ao nível mais estratégico possível,
agregando mais valor. Desenvolver habilidades proativas começa a ser determinante
para o novo papel dos gestores em todo o segmento educacional.
Segundo Menossi Jr. (2013, p. 142), com esse novo perfil os gestores serão
capazes de entender todo o ambiente no segmento educacional e variáveis externas,
ou seja, o Mercado, porque é onde se encontram as oportunidades e inovação, e assim
tornando um verdadeiro gestor Financeiro.
• Perfil do gestor Financeiro:
• Pensamento sistemático
• Inovador
• Liderança e constância de propósitos
• Gerador de Valor
• Conhecimento sobre o cliente e o Mercado
• Responsabilidade social e sustentabilidade
• Ter alto poder de concentração nos seus objetivos e metas
Algumas questões terão que ser acompanhadas, sistematicamente e
controladas e apresentaram algumas recomendações:
Caixa é fundamental.
Manter situação financeira e capital de giro sempre em ordem, protegendo a
liquidez, sempre revendo os empréstimos e financiamentos (Grifo nosso)
Focar no que realmente é importante
Avaliar quais produtos, serviços, clientes e canais de comunicação geram
resultados significativos. Fazer avaliação quase que constante em programas de
investimentos e seus respectivos retornos e quais iniciativa deverão ser revistas ou
postergadas.
Gerenciar a estrutura de custos
Não praticar reduções de custos horizontais, buscar reduções efetivas em seus
processos específicos.
21
Realizar diagnóstico econômico e Financeiro com ênfase na análise de
potencial mercadológico. Identificando propriedade e sintomas de gestão
inadequadas.
Aproveitar oportunidades
Não interromper os processos de inovação ou os investimentos nas áreas de
crescimento que estão acontecendo no Mercado. Reavaliar as oportunidades de
investimentos estratégicos. Negociar condições mais favoráveis de relacionamento. E
sempre olhar para o futuro
Ação com determinação
Segundo Menossi Jr. (2013, p. 142), Diante da incertezas e volatilidade
crescente, é importante as tomadas de decisões rápidas e focar, unicamente, no que
gera resultados e nos principais riscos que podem estar acontecendo na instituição de
ensino.
2.6.4 Historia Da FAEL
A Sociedade Técnica Educacional da Lapa S/A, tem como nome fantasia
Faculdade, teve início em 1996, por meio de uma parceria entre o médico Dr. Luiz
Carlos Borges da Silveira com outros empresários. Após a organização dos projetos
educacionais, a faculdade começou a ser conhecida como Centro Técnico Educacional
(CETES). Em agosto de 1999, o CETES passou a ser chamado de, nomeado pelos
próprios alunos da instituição, através de votação realizada no Centro Educacional.
A instituição estabeleceu o propósito de permitir o acesso ao conhecimento e
educação de qualidade por intermédio do ensino à distância. Porém possui um campus
presencial localizado na cidade da Lapa, no estado do Paraná, possui planos
pedagógicos atualizados e corpo docente composto por professores, doutores, mestres
e especialistas.
22
Desta forma, oferece cursos qualificados de graduação e pós-graduação além
de parceria com o Prouni (programa universidade para todos). No campus da Lapa são
ofertados os cursos presenciais de Administração e Pedagogia, já à distância, os
cursos são Administração, Pedagogia, Ciências Contábeis, Matemática e Sistema da
Informação, todos com duração de 4 anos cada.
A Faculdade possui 25 cursos de pós-graduação, sendo todos a distância, nas
áreas de Administração e Pedagogia, com duração de 6 meses a 01 ano. Hoje a
empresa conta com 400 colaboradores, sendo 50%, assistentes de sala com funções
administrativas que trabalham nos polos localizados em todos os estados do Brasil,
25% professores e os outros 25% administrativo da faculdade e da produtora que
cria o vídeo aulas à distância.
2.6.4.1 Missão, Visão e Valores.
A Faculdade tem como missão oferecer educação com seriedade, competência
e dedicação ao ensino, firmando compromisso com a sociedade, mediante a formação
de cidadãos éticos e dinâmicos, capazes de atuar no processo de melhoria da
qualidade de vida da sociedade brasileira. A instituição procura estimular a criação
cultural e o desenvolvimento científico, formando profissionais competentes para o
mercado de trabalho e para um bom relacionamento em sociedade.
Sua Visão é a democratizar o ensino, valorização e respeito pela diversidade
cultural, formação integral e permanente do cidadão.
Seus valores são regidos por princípios éticos que norteiam suas atividades,
sendo eles:
Legalidade: As atividades desenvolvidas pela instituição devem sempre respeitar
a legislação vigente, baseando-se na observância dos princípios expressamente
instituídos pela lei. No âmbito educacional, também atua de acordo com as normas
estabelecidas pelo Ministério da Educação (MEC) e pelas diretrizes nacionais dos
cursos, estabelecidas pelo Conselho Nacional de Educação (CNE).
Qualidade: Visando proporcionar a satisfação de seus clientes e prestando
serviços que atendam às expectativas de todos os envolvidos em seus processos,
23
desde colaboradores, fornecedores e parceiros, a comprometesse com a gestão de
qualidade no desenvolvimento de suas atividades.
Custo: No desenvolvimento de suas atividades, a instituição tem como objetivo
a redução de custos dos processos administrativos. O intuito é de aperfeiçoar os
procedimentos realizados, reduzindo gastos, sem comprometer a qualidade e a
eficiência dos serviços.
Entretanto, essa redução não pode, em momento algum, violar a legalidade
das ações e a qualidade dos serviços e dos produtos que são entregues aos clientes.
A sede estudada neste projeto é a administrativa, localizada no centro de Curitiba,
na Avenida Silva Jardim, conta atualmente com o quadro de 37 colaboradores, sendo
1 no setor de compras e 3 no contas à pagar, e os demais divididos entre marketing,
jornalismo comercial, TI, RH e contabilidade. A Faculdade possui hoje 10 mil alunos,
devido a autorização do MEC para atender 5 novos cursos que aconteceu em agosto
de 2013. E tem para 2015 a expectativa de alcançar 50 mil alunos matriculados, com
a previsão da abertura de 3 novos cursos tecnólogos.
DESCRIÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS
Para verificar os problemas que existem no setor do Contas a Pagar da FAEL, foi
elaborado o seguinte questionário com os diferentes níveis do setor, sendo eles:
Operacional, Tático e Estratégico. Utilizando um critério: Não possui, parcialmente e
plenamente para saber em quais áreas precisam de mais atenção.
Não possui: Empresa não utiiza em seu processo de gestão
Possui parcialmente: A empresa utiliza apenas de vez em quando não utilizando
ordináriamente no processo de gestão
Parcialmente: Utilzada sempre no seu processo de gestão
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Nota-se que á gargalos com a falta de alinhamento com setores pertinentes,
mesmo os stakeholders estratégicos como o sitema bancário. Além da falta de
controle dos rateios realizados com o lançamento das duplicatas, por fim a
automatização e a falta de um agente responsável na conciliação contábil.
SEQ. OPERACIONAL NÃO POSSUI PARCIALMENTE PLENAMENTE
1 o sistema de pagamentos é integrado com o sistema bancário? X 2 internamente, existe nível para aprovação de pagamentos?
3 existe conferência prévia das notas ficais e boletos a serem pagos? X
4 no sistema, a liberação dos pagamentos é autorizada por mais de uma pessoa? X
5 existem senhas de acesso ao sistema de contas a pagar? X
6 há revisão dos pagamentos de duplicatas? X
7 há verificação diária dos pagamentos a serem efetuados? X
8 os comprovantes são anexados às duplicatas pagas? X
9 há relatórios de contas pagar diárias/semanal? X X
10 as duplicatas são arquivadas junto aos documentos financeiro?
11 as devoluções de mensalidades recebidas em duplicidade são registradas? X 12 há conciliação bancária diária com o contas a pagar? X 13 existe um rígido controle da inadimplência? X 14 os comprovantes são baixados no sistema diariamente? X
15 os documentos são arquivados após dado a baixa? X
Tático NÃO POSSUI PARCIALMENTE PLENAMENTE
1 existe conferência entre os contratos firmados e respectivos pagamentos? X
2 a empresa emite algum tipo de relatório diário de controle dos pagamentos a serem realizados? X
3 a empresa possui orçamento de caixa? X
5 a empresa possui políticas claras sobre os métodos de compras? X
6 a empresa possui um sistema que supri suas necessidades contábil? X
7 existem normas que evitem pagamento em atraso? X
8 possui políticas sobre pagamentos de professores (folha ou nf) X
9 a contabilidade verifica os cálculos dos impostos antes dos pagamentos serem efetuados? X
10 os rateios são supervisionados antes dos lançamentos de duplicatas? X
Estratégico NÃO POSSUI PARCIALMENTE PLENAMENTE
1 são estabelecidas pesquisas de fornecedores? X
2 há planejamento de longo prazo? X
3 há previsão de despesas? X
4 o sistema de pagamento alimenta o sistema financeiro dando baixa automática nos títulos? X 5 o sistema de pagamentos alimenta automaticamente o sistema contábil? X
6 há um sistema de auditoria para controle dos pagamentos efetuados? X
7 o responsável pelo contas a pagar também e responsável pela conciliação contábil X 8 contata bancos ou fornecedores para solução de pendências relacionadas a pagamentos? X
9 o controle de pagamentos é realizado diariamente? X
25
3.1.1 Processo De Pagamento Despesas Gerais
Para que os pagamentos possam ser aprovados, os mesmos precisam passar
por níveis diferentes de avaliação e aprovação, onde o processo iniciasse pelo setor
que faz a solicitação.
Em seguida o setor Administrativo efetua a cotação dos produtos ou serviços
solicitados, que após esta analise emite a ordem de compra que é enviada ao gestor
responsável pelo setor que emitiu a requisição.
Se o pedido estiver dentro do orçamento a requisição é aprovada pelo gestor
da área e a compra é confirmada pelo setor Administrativo.
Após o lançamento detalhado da nota fiscal no sistema pelo setor efetuado pelo
administrativo, o setor de contas a pagar confirma o recebimento da nota e confere o
lançamento da nota no sistema e as datas programadas conforme a ordem de compra.
Neste processo também é visto se as despesas foram lançadas nas “contas
contábeis” corretas e no “Centro de Custo” devido, para que tenham a devida
contabilização e não ocorra retrabalho de correção.
Sempre verificando se o fornecedor cadastrado será pago através de boleto
ou deposito bancário. Se as informações do documento não estiverem completas é
devolvida até que seja regularizado.
E em seguida os documentos são arquivados por ordem data de pagamento,
para que na data do pagamento possa efetuar o controle dos pagamentos agendados.
Na data de pagamento das despesas o assistente do setor de contas, emite o
relatório de contas a serem pagos na data presente, conferindo cada documento com
o que foi programado no sistema.
Após a análise do fluxo de caixa efetuada pelos gestores do setor de Contas a
Pagar os pagamentos são agendados no banco, sendo eles boletos ou depósitos
bancários, e em seguida liberados para pagamento.
No dia seguinte aos pagamentos os comprovantes de pagamento são
anexados aos documentos fiscais para controle interno, e já em seguida é feito a baixa
dos pagamentos no sistema ERP.
26
Neste mesmo período o responsável pelos pagamentos emite o extrato
bancário do dia anterior para que o analista do Contas a Pagar possa efetuar os
lançamentos das taxas e possa efetuar a “conciliação bancária” de todos os
pagamentos efetuados e baixados no sistema ERP.
Fluxograma 1; Processo do departamento de contas a pagar.
Fonte: Elaborado pelos Autores 2016.
Depois de todo o processo de lançamento de notas, baixa de pagamentos,
conciliação bancaria, e lançamento de taxas bancárias os documentos são arquivados
e enviados para Contabilidade para que inicie um novo processo.
3.1.2 Processo Para Pagamento De Parceiros (Polos)
A faculdade tem como parceiros os polos de ensino a distancia que estão
distribuídos entre diversas partes do Brasil.
Estes recebem os pagamentos da FAEL com base na quantidade de aluno
captados e no percentual estipulado em contrato sobre o valor de mensalidade paga
pelos alunos.
Conforme os alunos efetuam o pagamento da mensalidade e de taxas os
parceiros recebem no mês subsequente os valores de direito.
27
Esses valores são pagos em duas parcelas sendo 70% no início do mês e o
restante no dia 20 de cada mês, sendo que somente irá receber os 30% após emitir
a Notas e encaminhar ao setor de contas a pagar.
Fluxograma 2: Processo de Repasse entre os pollos
Fonte: Elaborado pelo Autores 2016
Após o recebimento das notas fiscal o setor de contas libera o pagamento da
segunda parte do repasse e compensa adiantamento efetuando no início do mês para
que não haja pagamento em duplicidade.
Antes que o documento fiscal seja arquivado no dia 20 é verificado se a conta
corrente do parceiro está correta para que não haja atrasos.
Se o parceiro não enviar a nota fiscal até o dia 15 o pagamento é programado
7 dias úteis após o recebimento da nota fiscal.
3.2 RISCOS
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Pelo Sistema atual ERP se tratar de grandes dimensões, que mexe com toda a
estrutura da Instituição, este pode apresentar alguns riscos, são eles:
Perdas de Informações: As perdas de informações no momento de
cadastro do aluno e/ou fornecedores acarretavam em problemas mais a
frente na hora da cobrança ou pagamento.
Inadimplência: Os alunos inadimplentes quando não efetuavam o
pagamento de sua mensalidade o sistema não gerava a cobrança do
aluno, mostrando sua inadimplência.
Retrabalho: As informações que se perdiam na hora do cadastro
ocasionavam um retrabalho para preenche-las novamente, e as vezes
não tinha as informações para completar o cadastro ficando incompleto.
Multa e encargos financeiros por atraso: O sistema não
pontuava/sinalizava os títulos perto de seu vencimento ou atrasos, caso
não tivesse um acompanhamento diário nos títulos para pagamento,
poderia ocorrer um atraso nos mesmos sem que o sistema mostrasse.
Falta de informações por relatórios: O relatório mostra muita pouca
informação do que exigida para conciliação, envio a contabilidade e
tomada de decisão.
Erro ao integrar dados com a contabilidade: Por o sistema ser de forma
genérica e não de forma especifica em sua base falta informações que a
contabilidade necessita.
Pagamento em duplicidade: O sistema deixa o lançamento do mesmo
título com o mesmo número de documento diversas vezes.
3.3 PROPOSTAS DE MELHORIA.
Em conjunto com o gestor da área do setor Financeiro, foram analisados
alguns softwares que possam aperfeiçoar o processo do setor de Contas a Pagar, e
consequentemente o dos outros setores.
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A implantação deste software tem como objetivo principal otimizar os
processos do setor de contas a pagar evitar falhas de processamento e retrabalhos.
Foram analisados alguns requisitos que são imprescindíveis na aquisição
deste novo software. Pois devem conter alguns módulos de gestão empresarial e
que deve integrar uns com os outros, e estes módulos são:
Finanças
Contabilidade
Contole patrimonial
Recursos humanos
Projetos
Orçamento
Planejamento
Help Desk
CRM
Workflow
BI (Business Inteligence)
Na análise dos ERP’s foram apresentadas algumas empresas que poderiam
participar do processo de escolha, estas são: SAP, Sage, Datasul, Microsiga, TOTVS,
CIGAM.
Em conjunto com a equipe de consultoria e os diretores da faculdade, foi optado
pelo sistema empresarial X3 da empresa SAGE.
3.4 SOBRE A SAGE
A Sage é líder no mercado de contabilidade integrada, folha de pagamento e
sistemas de pagamento, apoiando a ambição de empreendedores pelo mundo.
30
A Sage tem como objetivor simplifica a contabilidade das empresas por meio de
novas tecnologias, trabalhando com uma próspera comunidade de empreendedores,
empresários, comerciantes, contadores, parceiros e desenvolvedores.
A empresa trabalha com uma rede próspera de empreendedores, donos de
negócios, comerciantes, contadores, parceiros e desenvolvedores que conduzem a
economia global e oferecem aos clientes do Grupo produtos e suporte em áreas como
contabilidade, recursos humanos, folha de pagamento, planejamento de recursos da
empresa e pagamentos. Com 14 mil empregados e operações em 24 países, a Sage faz
parte do FTSE 100, índice que reúne as 100 ações mais representativas da Bolsa de
Valores de Londres. A Sage chegou ao Brasil em 2012 com a aquisição das empresas
IOB, Folhamatic, EBS e Cenize, além de já atuar no país com a operação da SageXRT
desde 2007.
A Sage Group anunciou a disponibilidade da solução Sage ERP X3 Online,
oferecendo às empresas uma nova experiência de usabilidade e mobilidade
Em pesquisa apresentada pela Sage mostra que as empresas de média dimensão
têm como prioridade três fatores: conquistar novos clientes, reduzir custos operacionais
e aumentar proveitos. Enquanto solução baseada na Cloud, o Sage ERP X3 online é
destinado às empresas que valorizam a facilidade e rapidez de implementação,
acessibilidade, administração simplificada e baixo custo de propriedade através de um
serviço online, sem comprometer a funcionalidade e a escalabilidade do Sage ERP X3.
3.5 PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO
Como o processo de implementação é demorado e não se pode implantar de uma
única vez e parar todo o programa de uma única vez, foi estabelecido que serão
acrescentados os módulos e as ferramentas de utilização gradualmente, de acordo com
a infra-estrutura da empresa.
O processo de implementação foi dividido em duas fases distintas, iniciando-se
pelo projeto piloto:
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Fase 1: O processo de implementação seguiu a experimentada e
testada metodologia de implantação do ERP SAGE X3 Standard Edition, constituinte de
análise, design, instalação e configuração, para a implantação e operação do sistema.
Todos os modulos ( Finanças, contabilidade, Controle Patrimonial, RH, Projetos,
Orçamento, Planejamento, Help Desk, CRM, Workflow, BI) são operacionais e até a data
são requisitados no minimo 5 horas de suporte presencial.
Abaixo está uma repartição do tempo exigido por estágio:
Análise: O processo de analise leva pelo menos 6 dias, devido ao
planejamento sobre a estrutra de rede da empresa.
Configurações: Neste processo é feito a implantação do banco de dados da
empresa.
Implantação: Neste sequencia é verificado todos os parâmetros a serem
utilizados pela empresa.
Operacionalização: Na operacionalização são feitos todos os testes
possíveis para se verificar se existem algumas inconsistências.
Fase 2: A implementação do sistema operacional leva pelo menos 17 dias para
ser entregue.
Durante este período, a equipe de implementação concluí um complexo processo
de analise e completa extensos testes do sistema para garantir a integridade dos
processos de dados.
32
Análise: O processo de analise leva pelo menos 5 dias, devido ao
planejamento sobre a estrutra de rede da empresa.
Configurações: Neste processo é manutenção do banco de dados da
empresa.
Implantação: Neste sequencia é verificado todos os parâmetros a serem
utilizados e corrigidos pela empresa.
Operacionalização: Na operacionalização são refeitos todos os testes
possíveis para se verificar se existem algumas inconsistências.
Todo o processo de implantação pode levar até 3 meses para ser concluído. 3.6 TREINAMENTOS Os treinamentos dos módulos variam entre 2 a 5 dias, onde são inicialmente presenciais. Após todos treinamentos concluídos a SAGE disponibiliza vídeos, pelo site
www.sageead.com.br, para reciclagem e também para conhecimento de novas
ferramentas disponibilizada após atualização de novas versões do sistema.
Através destes treinamentos podem ser percebidos vários beneficios, entre eles:
Maior aproveitamento dos recursos do sistema
Capacitação dos operadores para a ideal utilização
Redução do tempo de adaptação do sistema
Maior impacto positivo nas operações
Adequação de ferramentas para o negócio da empresa
Aumento da produtividade da quipe
33
Todo processo de treinamento deve ser mensurado o desempenho da participação
e também da forma com que está sendo retido o conhecimento. Para tanto a medida de
controle do treinamento do software, será feita mediante a necessidade de utilização e
também um responsável pelo acompanhamento das dúvidas como multiplicador do
processo.
Os funcionários do setor de contas a pagar serão treinados de forma rotatória, a
fim de não gerar ausência do processo de trabalho, pois o mesmo deve continuar gerando
suas atividades padrão.
3.7 PLANOS DE CONTINGENCIA
Como plano de contingência foi definido que a empresa volta a utilizar os sistemas
anteriores por precaução.
34
Pois mesmo com a alteração de sistema a empresa ainda possui um tempo para
continuar a utilizar o sistema anterior onde existem informações salvar como “backup” de
dados.
3.8 NOVO PROCESSO DE REPASSE AOS POLOS
Com a implantação do ERP SAGE X3 houve uma melhora visível e significativa no
processo de contas a pagar.
Ao ser gerado o valor de repasse para o parceiro do polo, o valor é lançado de forma
automatizada no sistema.
O programa identifica se houve baixa e envio do título do mês anterior, quando o
mesmo está correto, o sistema libera o pagamento dos 70% do repasse para que seja
autorizado pelo supervisor da área.
Outra melhoria desenvolvida pelo programa é quando ao emitir as notas fiscais de
serviços eletrônicas o parceiro deve encaminhar para o e-mail do responsável do setor, o
sistema reconhece a mesma devido a ferramenta de sincronização.
Desta forma ao receber a NFSE o sistema compensa o adiantamento efetuado ao
polo e libera o pagamento para a próxima data.
Fluxograma 3: Novo Processo de Repasse entre os pollos
Fonte: Elaborado pelos autores 2016.
35
Em todo o processo de pagamento o sistema efetua os pagamentos por lote via
banco, não necessitando mais efetuar um a um. E após o pagamento o sistema baixo o
pagamento e concilia de forma automática.
3.8 NOVO PROCESSO DE PAGAMENTOS DE DESPESAS GERAIS
Buscando uma melhoria no fluxo dos processos das despesas gerais da
Faculdade, o sistema ERP trouxe uma eficiência maior no desempenho melhorando
efetividade de documentos pagos.
Fluxograma 4: Novo Processo de Despesas
Fonte: Elaborado pelos autores 2016.
Embora o processo tenha se mantido o mesmo, a automatização de cada
etapa reduziu o tempo em que um operador nessecitaria para concluir desde o
lançamento até a baixa do pagamento.
Com a qualificação e treinamento adequado o operador pode otimizar cada
vez mais o processo.
36
A partir do momento da compra o colaborar tem a opção de importar as notas
fiscais emitidas pelo fornecedor, através de arquivos no formato xml e ou chaves de
acessos disponibilizadas no arquivo
Com está automatização previnesse que seja informado códigos fiscais
incorretos e ou valores indevidos, melhorando a analise das despesas da faculdade
através de relatórios mais confiáveis.
Já na data de pagamento todo o processo é feito forma integrada entre os
bancos, através de liberação de lotes. Sendo desta forma um processo menos
demorado e mais confiável, reduzindo também a cobrança excessiva de taxas dos
bancos.
Após concretização dos pagamentos o sistema permite que seja feito a baixa
automatica dos títulos pagos e também a conciliação bancária. Promovendo em todo
processo segurança e agilidade.
37
CONCLUSÃO
Conclui-se que para o setor de contas a pagar da Instituição FAEL há grandes
possibilidades de gestão eficiente do processo, a fim de gerar maiores fontes de ações
estratégicas com os stakeholders.
Nota-se que a utilização de um sistema ERP em um setor de contas a pagar,
como ferramenta de gestão para controle do fluxo interno, podem prever eventuais
necessidades, bem como demonstrar resultados financeiros de forma mais clara.
Antes de apresentar a solução para melhoria foram discutidas varias opções,
para que houvesse o resultado esperado.
Em uma empresa de médio a grande porte, pode-se perceber que a influência
de um sistema facilitador pode gerar resultados positivos se gerido de forma correta.
E atualmente empresas de softwares tem proporcionado esta melhoria contínua,
pois a todo momento a competitividade entre as empresas tendem a crescer e o
gestores financeiros precisam analisar os dados de forma cada vez mais analíticas.
Portanto o presente projeto contribui com o levantamento dos fatores frágeis do
setor, além de gerar possíveis softwares que estão inseridos no contexto
organizacional, para finalizar com um roteiro de implementação, treinamento e
descrição detalhada do processo atual e com o novo cenário gerencial.
O potencial de controle redobra as ações de gestão e também de
posicionamento estratégico com os Polos de apoio presencial da Instituição, principais
fornecedores do sistema administrativo, por fim o alinhamento foi de extrema
importância em todos os âmbitos organizacionais.
38
REFERÊNCIAIS
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Paulo: Atlas, 1996.
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matemática financeira aplicada. Estratégias financeiras. Analise, planejamento e
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para uma gestão de sucesso. 1 ed. São Paulo: Acerplan Consultoria & Assessoria
Educacional. 2013
OLIVEIRA, L. M. de; PEREZ JR, J. H.; SILVA, C. A. S. Controladoria estratégica. São
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UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO GRANDE
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ZDANOWICZ, José Eduardo. Fluxo de Caixa: Uma decisão de Planejamento e
Controles Financeiros. 1. ed. Porto Alegre: D.C Luzzatto Editores ME, 1986.
40
TERMO DE APROVAÇÃO
JOSÉLIO CARREIRO
LUCAS EDUARDO PORTES
RICARDO RIBEIRO
WILLIAN OTO REICHEL
CONTAS A PAGAR EM UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR
Projeto Integrador I I aprovado como requisito parcial para obtenção
do grau de TECNÓLOGO em GESTÃO FINANCEIRA da ESIC - Business
Marketing School, pela seguinte banca examinadora:
Orientador (a) Professor (a)_____________________________________________________
(nome/assinatura)
Banca Avaliadora: Professor (a).______________________________________________________
(nome/assinatura)
Professor (a)______________________________________________________ (nome/assinatura)
Curitiba, ____ de _____________ de 20_____.
