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IDENTIFICAÇÃO

Diretoria Diretoria de Planejamento, Controladoria e Finanças

Setor Setor de Finanças – Núcleo de Contas a Pagar

Título / Assunto Instrução Normativa para Fundo Fix o

Data 01/03/2011 Versão 4.0

Emitido por: Andressa Lorandi / Fernando Zanlorenzi

Revisado por: Sandra Ribeiro da Silva Hamann

Aprovado por: Moacir Gomes da Silva

Setor de Finanças – Núcleo de Contas a Pagar Pág. 1 de 28

Instrução Normativa para Fundo Fixo Emissão: 01/03/2011

Alterado em Cancela a de: 31/10/2009 Versão: 4.0

ÍNDICE

1. OBJETIVO ....................................................................................................................... 2

2. NÍVEL DE DISTRIBUIÇÃO E ÂMBITO DE APLICAÇÃO ................................................. 2

3. SIGLAS ............................................................................................................................ 2

4. GLOSSÁRIO .................................................................................................................... 3

5. DEFINIÇÕES ................................................................................................................... 3

5.1 Compras de Pequeno Valor ....................................................................................... 3 5.2 Fundo Fixo ................................................................................................................. 4

6. FINALIDADE DO FUNDO FIXO ...................................................................................... 4

7. MODALIDADES DO FUNDO FIXO ................................................................................. 4

8. LIMITES ........................................................................................................................... 5

9. DA VIGÊNCIA .................................................................................................................. 6

10. DA RESPONSABILIDADE ............................................................................................. 6

11. DA SOLICITAÇÃO DE ABERTURA .............................................................................. 7

12. DO ENCAMINHAMENTO DA SOLICITAÇÃO DE ABERTURA ..................................... 8

13. DA LIBERAÇÃO DO RECURSO ................................................................................... 8

14. DA GUARDA DO RECURSO ........................................................................................ 8

15. DOS COMPROVANTES DAS DESPESAS / GASTOS ................................................. 9

16. DA PRESTAÇÃO DE CONTAS ................................................................................... 10

17. DA PERIODICIDADE DA PRESTAÇÃO DE CONTAS ................................................ 11

18. DO INDEFERIMENTO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS E DO REEMBOLSO ............. 12

19. DO REEMBOLSO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS ..................................................... 12

20. DA REDUÇÃO DO LIMITE DO GASTO ...................................................................... 13

21. DO APORTE DO LIMITE DE GASTO ......................................................................... 15

22. DA TRANSFERÊNCIA ................................................................................................. 16

23. DO ENCERRAMENTO ................................................................................................ 17

24. DA ATUALIZAÇÃO DE DADOS .................................................................................. 18

25. DA AUDITORIA INTERNA E EXTERNA ..................................................................... 19

26. ANEXOS ...................................................................................................................... 20

27. APROVAÇÕES ............................................................................................................ 20




1. OBJETIVO

Atualizar instrução normativa de uso de recursos financeiros por meio de Fundo

Fixo, para viabilizar o processo de Descentralização de Compras de Pequeno Valor.

2. NÍVEL DE DISTRIBUIÇÃO E ÂMBITO DE APLICAÇÃO

• Setor de Finanças – APC;

• Setor de Suprimentos;

• Setor Fiscal;

• Comissões Financeiras das Unidades de Negócio;

• Departamentos ou Setores da APC, ISCMC, Fundações Nossa Sra. do

Rocio e Champagnat que tenham necessidade de efetuar compras de

pequeno valor;

3. SIGLAS

APC: Associação Paranaense de Cultura

CNPJ: Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica

FNSR: Fundação Nossa Senhora do Rocio

FCH: Fundação Champagnat

IN: Instrução Normativa

ISCMC: Irmandade Santa Casa de Misericórdia de Curitiba

NF: Nota Fiscal

RPA: Recibo de Pagamento a Autônomo




4. GLOSSÁRIO

-Área corporativa: Área localizada na matriz APC, ou com CNPJ final 1, que presta

serviços a suas respectivas filiais, além de outras empresas do grupo como: ISCMC,

FNSR e FCH.

5. DEFINIÇÕES

5.1 Compras de Pequeno Valor

Para efeitos desta IN, Compras de Pequeno Valor são pequenos gastos com bens

e serviços que não ultrapassem o valor de R$ 200,00 (duzentos reais) em cada aquisição

e R$ 100,00 (cem reais) por item.

Os critérios que estabelecem a compra de pequeno valor são:

- Deve ser item de custeio, bem ou serviço;

- Não deve ser bens e serviços classificados como ativo imobilizado ou de investimentos;

- Não deve ser bens e serviços objeto de contratos;

- Não deve ser bens controláveis em estoque, isto é, não estar classificado no banco de

dados do Sistema Benner, como item de estoque;

- Não deve ser itens do marketing, treinamentos, TI e Banner.

Nota: Especificamente para o Setor de manutenção, os gastos com bens e

serviços não deverão ultrapassar o valor de R$ 500,00 (quinhentos reais) em cada

aquisição e R$ 100,00 (cem reais) por item.




5.2 Fundo Fixo

Fundo fixo é um sistema de controle de caixa com objetivo de facilitar o

atendimento das necessidades de pagamento de pequenas despesas de uma entidade.

Uma determinada quantia fixa é colocada à disposição do responsável pelo caixa, para

pagar esses pequenos gastos, por um determinado período de tempo.

O que caracteriza o Fundo Fixo é o saldo permanente, devendo sempre

corresponder ao dinheiro em caixa mais o total dos comprovantes dos pagamentos

efetuados e ainda não reembolsados. Cada pagamento é comprovado por meio de

documento fiscal e/ou contábil.

O saldo é recomposto por meio de prestações de contas periódicas.

6. FINALIDADE DO FUNDO FIXO

Para efeitos desta IN, o Fundo Fixo tem por finalidade suportar o pagamento das

Compras de Pequeno Valor conforme Procedimento Específico de Descentralização de

Compras de Pequeno Valor (SUP.PRS.012), não podendo em hipótese alguma, gerir

movimentação de recebimentos de vendas de produtos ou prestação de serviços, ou

qualquer outra forma de entrada de recurso financeiro.

7. MODALIDADES DO FUNDO FIXO

Visando atender as necessidades da Instituição, o Fundo Fixo terá duas

modalidades:

• Fundo Fixo para Áreas Corporativas: Esta modalidade se aplica às

diretorias corporativas da APC, para suprir necessidades de pagamentos

das unidades de negócios ou de outras diretorias, cujos gastos são

geridos por ela.




Quando solicitado, o Fundo Fixo será disponibilizado sempre em favor da

matriz de cada uma das empresas do grupo, conforme necessidade, sob a

responsabilidade da área corporativa solicitante.

Embora num primeiro momento todos os gastos sejam pagos com recursos

da matriz, eles serão apropriados na filial ou unidade que efetivamente foi

beneficiada pelo recurso, por ocasião da prestação de contas. A cada

fechamento de mês, quando da conciliação das contas de Fundo Fixo,

essas unidades restituirão a matriz, no montante dos valores pagos, por

meio de transferências bancárias.

• Fundo Fixo para Unidades de Negócio: Esta modalidade se aplica

exclusivamente à unidade solicitante, para suprir suas próprias

necessidades de pagamentos. É vedado aplicar o recurso financeiro para

pagamento de gastos de outras filiais ou unidades de negócio.

Permite-se o pagamento de gastos de centros de resultados diferentes ao

solicitado, desde que na mesma filial de origem do Fundo Fixo.

8. LIMITES

Tendo em vista que esta IN tem por objetivo atender as Áreas de Suprimentos e

Financeira, a responsabilidade de deliberações de limites é compartilhada entre as duas.

São dois os tipos de limites:

Limite de Gasto: Refere-se ao valor limite de compras mensais de bens e serviços

de pequeno valor. É de responsabilidade do Setor de Suprimentos estabelecer o

limite para cada área solicitante de Fundo Fixo.

Limite de Fundo: Refere-se ao valor de recursos financeiros, em espécie, que

será disponibilizado a título de Fundo Fixo. Caberá ao Setor de Finanças deliberar




o valor utilizando como parâmetro o Limite de Gastos definido pela Área de

Suprimentos. Por medida de segurança, o valor a ser disponibilizado não

ultrapassará R$ 1.000,00 (mil reais), para cada área solicitante, exceto para áreas

que tenham limite de gasto acima de R$ 2.000,00 (dois mil reais) e que comprovem

a existência de cofre para a guarda do recurso financeiro.

Por meio do sistema de prestação de conta, o recurso financeiro será recomposto,

desde que não exceda o limite de gasto mensal aprovado.

Eventuais aumentos dos limites, somente após aprovação das gerências do Setor

de Suprimentos e/ou Setor Financeiro.

9. DA VIGÊNCIA

A presente Instrução Normativa para Fundo Fixo entra em vigor a partir da data de

aprovação da Diretoria de Planejamento, Controladoria e Finanças, tornando assim sem

efeito a Instrução Normativa para Fundo Fixo versão 3.0 e Instrução Normativa para

Caixa de Pagamentos do Setor de Manutenção – DSC.

10. DA RESPONSABILIDADE

A responsabilidade pela emissão da Política do Fundo Fixo é da Diretoria de

Controle e Finanças. O cumprimento desta política é de responsabilidade de todas as

unidades que possuírem um Fundo Fixo ativo.

Haverá obrigatoriamente três responsáveis por cada Fundo Fixo.

O Diretor/Gerente da área que possui ou está solicitando o Fundo Fixo será

denominado GESTOR RESPONSÁVEL , e terá como atribuições a boa guarda do recurso

financeiro, aprovação da prestação de contas, solicitação de aportes, além de nomear

dois funcionários que serão responsáveis pelo Fundo Fixo, por meio do Termo de




Responsabilidade do Gestor Responsável e Designação de Funcionários Responsáveis

pelo Fundo Fixo (Anexo II). O Gestor Responsável também será responsável por qualquer

diferença do recurso financeiro em espécie do Fundo Fixo, mesmo que essa advenha dos

funcionários designados responsáveis, conforme previsão do termos de responsabilidade.

1º) O Funcionário Designado Responsável pelo Fundo Fixo deverá assinar o

Termo de Responsabilidade – Funcionário Designado Responsável (anexo III), e terá

como atribuições e responsabilidades sacar, controlar, movimentar, guardar e prestar

contas do recurso do Fundo Fixo, bem como zelar pelo aspecto formal e legal dos

documentos, cumprindo com os critérios e normas estabelecidos nesta IN.

2º) O Funcionário Designado Responsável Substituto pelo Fundo Fixo deverá

assinar o Termo de Responsabilidade – Funcionário Designado Responsável Substituto

(anexo IV), onde SOMENTE na ausência do 1º Funcionário terá autorização, atribuições e

responsabilidades para sacar, controlar, movimentar, guardar e prestar contas do recurso

do Fundo Fixo, bem como zelar pelo aspecto formal e legal dos documentos, cumprindo

com os critérios e normas estabelecidos nesta Política.

É de responsabilidade dos Responsáveis pelo Fundo Fixo informar imediatamente

e impreterivelmente ao setor de Finanças/Contas a Pagar o afastamento de qualquer um

dos responsáveis, seja por motivo de transferência de responsabilidade, afastamento por

doença ou licença maternidade, rescisão do contrato de trabalho ou mudança de

área/setor/cargo.

Ressalta-se que é proibido o empréstimo do recurso do Fundo Fixo a terceiros.

11. DA SOLICITAÇÃO DE ABERTURA

A solicitação para abertura e primeira liberação do recurso do Fundo Fixo será

efetuada mediante o preenchimento do formulário (Anexo I – Formulário Geral para Fundo

Fixo) e do Termo de Responsabilidade para Fundo Fixo (Anexo II) disponibilizados no

IGER.




12. DO ENCAMINHAMENTO DA SOLICITAÇÃO DE ABERTURA

O Formulário Geral para Fundo Fixo (Anexo I) e o Termo de Responsabilidade para

Fundo Fixo (Anexo II, III e IV) deverão ser preenchidos eletronicamente e impressos em

duas vias. Após carimbo e a coleta das assinaturas dos Funcionários Designados

Responsáveis pelo Fundo Fixo e do Gestor Responsável, os mesmos deverão ser

protocolados no Setor de Suprimentos. O Setor de Suprimentos terá o prazo de 05 dias

úteis para analisar o valor limite de gasto mensal solicitado. Após aprovação, o Setor de

Suprimentos enviará os documentos ao Setor de Finanças – APC para análise e

aprovação, o qual dará retorno ao solicitante em até 24 horas, via e-mail, sobre a

aprovação do Fundo Fixo, bem como a nomenclatura que será aplicada ao referido Fundo

Fixo.

Caso sejam detectadas quaisquer irregularidades como, rasuras, campos sem

preenchimento, o pedido de abertura do Fundo Fixo (Anexo I) será indeferido e devolvido

à área de origem.

13. DA LIBERAÇÃO DO RECURSO

Após a análise, validação e deferimento do Formulário Geral para Fundo Fixo

(Anexo I), a liberação do recurso será autorizada de acordo com valor fixo (Fundo Fixo).

O recurso será liberado por meio de Ordem de Pagamento, encaminhada ao Banco

HSBC, em agência indicada pelo Funcionário Designado Responsável pelo Fundo Fixo

em até 05 (cinco) dias úteis após a aprovação do mesmo pelo Setor de Finanças.

14. DA GUARDA DO RECURSO

O numerário deverá ser guardado em local seguro, com acesso restrito, com

chave, sendo esta de posse do Funcionário Designado Responsável pelo Fundo Fixo,

preferencialmente em cofre ou gaveta, não podendo ser depositado em conta corrente

pessoa física ou jurídica.




15. DOS COMPROVANTES DAS DESPESAS / GASTOS

Serão aceitos para a comprovação das despesas os seguintes documentos:

A - Notas fiscais (M-1 ou consumidor);

B - Cupons Fiscais;

C - Recibos (com CNPJ do emitente impresso ou carimbado), sendo esses

somente nos casos de o estabelecimento estar dispensado de emissão de

nota fiscal;

Obs.: Não há obrigatoriedade da emissão de nota fiscal estabelecimentos

que não contemplem em seu objeto social atividades onerosas de prestação

de serviço ou comercialização de produtos. Ex.: ONGS, Associações,

Sindicatos, etc.

Em todos os comprovantes originais deverá conter (sem rasura):

• A data da realização da despesa;

• Valor correspondente ao gasto;

• Descrição das despesas (campo destinado à discriminação dos

produtos/serviços na NF);

• CNPJ e razão social da filial a que se refere o gasto (somente nos casos

A e C )

⇒ ORIENTAÇÕES ESPECÍFICAS

A. No caso de NF’s ou Recibos, para cada pagamento efetuado, deverá ser exigido

que o documento seja emitido na razão social da filial correspondente ao gasto

efetuado, de forma legível, sem rasuras e borrões. O campo destinado à descrição

dos serviços ou produtos deverá ser detalhado;

OBS: Não serão aceitas NF´s emitidas em nome de pessoa física (com ou sem

vínculo com a Instituição).




B. Na aquisição de material de consumo e/ou serviços em geral, solicitar nota Fiscal,

contendo sempre a discriminação dos serviços prestados;

C. Na prestação de serviço de transporte, solicitar nota fiscal de Serviço de

Transporte, Conhecimento de Transporte de Carga. Caso não seja obrigatória a

emissão dos documentos citados anteriormente, deverá ser solicitado recibo

contendo a descrição dos serviços prestados. Em se tratando de transporte de

passageiros, obrigatório emissão de nota fiscal;

D. Desconto ou abatimento no preço deve ser demonstrado no respectivo documento,

indicando o valor líquido do pagamento efetuado;

Quaisquer erros identificados nos comprovantes de despesas poderão ser motivos

de questionamentos e glosas por parte da Instituição, podendo o Setor Fiscal solicitar

esclarecimentos, bem como efetuar devoluções a qualquer momento para que a referida

prestação de contas seja corrigida.

16. DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

A prestação de contas será feita por meio de formulário específico disponível no

IGER (Anexo V) de acordo com a modalidade do Fundo Fixo:

� Áreas Corporativas: Deverão utilizar o Formulário de Prestação de Contas

de Fundo Fixo, disponível no IGER. O Mesmo deverá ser acessado com

senha específica que será divulgada no momento da abertura do Fundo

Fixo.

� Unidades de Negócio: Deverão utilizar o Formulário de Prestação de Contas

de Fundo Fixo disponível no IGER.

Para reembolso das despesas apresentadas na prestação de contas, a mesma

deverá atender os seguintes critérios:




A. O formulário deverá ser preenchido eletronicamente, carimbado e assinado pelo

Funcionário Designado Responsável pelo Fundo Fixo e o Ordenador do Gasto

(Gestor Responsável pelo Setor);

B. Todos os comprovantes das despesas deverão ser originais, de acordo com as

regras constantes nesta Instrução Normativa;

C. Toda documentação comprobatória que compõe a prestação de contas deverá ser

justificada no verso individualmente. Esta justificativa deve ser o motivo pelo qual a

compra foi efetuada ou o serviço foi prestado.

Ex.: NF de refeição, no verso da NF deverá constar a justificativa que trata-se de

um gasto referente a almoço de negócios.

A prestação de contas deverá ser protocolada na respectiva comissão financeira,

que terá o prazo de 1 (um) dia útil para analisar, deferir e encaminhar a prestação de

contas ao Setor de Suprimentos. Este por sua vez terá o prazo de 2 (dois) dias úteis para

realizar um trabalho de análise dos tipos de gastos efetuados, conforme previsto no

Procedimento Específico para Descentralização de Compras de Pequeno Valor

(SUP.PRS.012). Posteriormente, o Setor de Suprimentos enviará a prestação de contas

ao Setor Fiscal, que terá a responsabilidade de validar a documentação em conformidade

com as normas neste Instrumento estabelecidas e programar o reembolso de acordo com

o calendário financeiro.

Todas as NF´s, cupons fiscais e recibos emitidos até o dia 20 de cada mês devem

ter a prestação de contas no mês corrente, respeitando a competência.

17. DA PERIODICIDADE DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Para áreas que tiverem o limite de gasto mensal de até R$ 1.000,00 (Mil reais) a

prestação de contas estará limitada a duas mensais. Para as áreas que tiverem o limite

de gasto mensal superior a R$ 1.000,00 (Mil reais) não haverá restrição quanto a

quantidade de prestações de contas no mês. Para ambas as condições a data limite para

entrega da prestação de contas à respectiva comissão financeira será até 2º dia útil após

a data de corte (20 de cada mês).




Obs.: A prestação de contas é obrigatória e mensal, independente do total gasto no mês.

18. DO INDEFERIMENTO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS E DO RE EMBOLSO

A Prestação de Contas será negada e/ou devolvida ao seu responsável para

posteriores esclarecimentos e/ou reapresentá-la com as devidas correções quando:

• Quando o CR da despesa não corresponde à filial informada na Prestação

de Contas;

• For detectada a utilização do recurso do Fundo Fixo para benefício próprio;

• For identificado não conformidades perante a presente IN;

• NF´s de despesa com data anterior à primeira liberação do Fundo Fixo;

Nesse caso toda devolução de prestação de contas seguirá mediante orientação,

via e-mail, constando o que deverá ser corrigido para reapresentação da prestação de

contas. Sendo que a partir da quarta anomalia identificada, acompanhada de orientação

corretiva, será analisado o caso, podendo ser solicitado a alteração do Funcionário

Designado Responsável pelo Fundo Fixo ou até mesmo encerramento do Fundo Fixo.

19. DO REEMBOLSO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

O reembolso será efetuado por meio de Ordem de Pagamento disponibilizada em

qualquer agência do HSBC informada no Formulário Geral para Fundo Fixo no momento

da solicitação e na prestação de contas, conforme calendário financeiro considerando a

data que o Setor de Suprimentos entregará a prestação na Recepção do 7º andar.

OBS: O recurso em espécie ficará liberado para retirada no banco HSBC 1 (Um)

dia após a emissão da Ordem de Pagamento efetuada pelo Setor de Finanças.




Caso o recurso não seja retirado em 30 dias o valor será devolvido para a conta

corrente de origem da Instituição.

20. DA REDUÇÃO DO LIMITE DO GASTO

A redução do valor do limite de gasto mensal poderá ocorrer:

• DE FORMA ARBITRÁRIA: Quando o Setor de Suprimentos identificar que o

limite de gasto mensal não esta sendo utilizado em sua totalidade, com base no

controle interno adotado e previsto no Procedimento Específico para

Descentralização de Compras de Pequeno Valor (SUP.PRS.012), nesse caso o

Setor de Suprimentos irá informar ao Setor de Finanças. Este por sua vez

estará analisando a necessidade de reduzir ou não o limite do valor fixo (Fundo

Fixo), podendo desencadear nas situações abaixo e respectivas ações:

� Redução do valor limite de gasto mensal, acompanhad o da redução

do valor fixo (Fundo Fixo): O Setor de Finanças encaminhará um e-

mail ao Funcionário Designado Responsável pelo Fundo Fixo e Gestor

Responsável pelo Setor informando da redução de ambos os valores,

bem como dados bancários da Instituição e valor para depósito em

função da redução. O Formulário Geral para Fundo Fixo, disponibilizado

no IGER deverá ser preenchido com a opção REDUÇÃO, bem como os

novos valores de limite de gasto mensal e Fundo Fixo. O mesmo deverá

ser impresso, carimbado, assinado e encaminhado juntamente com o

comprovante de depósito ao Setor de Finanças para atualização das

informações e arquivo do documento atualizado. Após o Setor de

Finanças estará informando ao Setor de Suprimentos e Setor Fiscal

quanto a atualização dos limites.




� Somente redução do valor limite do gasto mensal: O Setor de

Finanças encaminhará um e-mail ao Funcionário Designado

Responsável pelo Fundo Fixo e Gestor Responsável pelo Setor

informando da redução do valor limite de gasto mensal. O Formulário

Geral para Fundo Fixo, disponibilizado no IGER deverá ser preenchido

com a opção REDUÇÃO, bem como o novo valor de limite de gasto

mensal. O mesmo deverá ser impresso, carimbado, assinado e

encaminhado ao Setor de Finanças para atualização das informações e

arquivo do documento atualizado. Após o Setor de Finanças estará

informando ao Setor de Suprimentos e Setor Fiscal quanto a atualização

do limite.

• DE FORMA VOLUNTÁRIA: Quando o Gestor Responsável pelo Setor identificar

a necessidade da redução do valor limite de gasto mensal. Nesse caso deverá

formalizar via e-mail ao Setor de Finanças o interesse em efetuar a redução do

valor limite de gasto mensal. O Setor de Finanças estará analisando a

necessidade de reduzir ou não o limite do valor fixo (Fundo Fixo), podendo

desencadear nas situações abaixo e respectivas ações:

� Redução do valor limite de gasto mensal, acompanhad o da redução

do valor fixo (Fundo Fixo): O Setor de Finanças encaminhará um e-

mail ao Funcionário Designado Responsável pelo Fundo Fixo e Gestor

Responsável pelo Setor informando da redução de ambos os valores,

bem como dados bancários da Instituição e valor para depósito em

função da redução. O Formulário Geral para Fundo Fixo, disponibilizado

no IGER deverá ser preenchido com a opção REDUÇÃO, bem como os

novos valores de limite de gasto mensal e Fundo Fixo. O mesmo deverá

ser impresso, carimbado, assinado e encaminhado juntamente com o

comprovante de depósito ao Setor de Finanças para atualização das

informações e arquivo do documento atualizado. Após o Setor de






� Somente redução do valor limite do gasto mensal: O Setor de

Finanças encaminhará um e-mail ao Funcionário Designado

Responsável pelo Fundo Fixo e Gestor Responsável pelo Setor

informando da redução do valor limite de gasto mensal. O Formulário

Geral para Fundo Fixo, disponibilizado no IGER deverá ser preenchido

com a opção REDUÇÃO, bem como o novo valor de limite de gasto

mensal. O mesmo deverá ser impresso, carimbado, assinado e

encaminhado ao Setor de Finanças para atualização das informações e

arquivo do documento atualizado. Após o Setor de Finanças estará

informando ao Setor de Suprimentos e Setor Fiscal quanto a atualização

do limite.

21. DO APORTE DO LIMITE DE GASTO

O aporte de limite de gasto poderá ocorrer quando:

• O Gestor Responsável pelo Setor no qual está lotado o Funcionário designado

Responsável pelo Fundo Fixo entender que o valor de limite de gasto mensal

disponibilizado não é suficiente para suprir os gastos mensais. Nesse caso

deverá preencher o Formulário Geral para Fundo Fixo, disponibilizado no IGER,

com a opção APORTE, observando necessidade de aumento do valor de limite

de gasto mensal, bem como valor do Fundo Fixo. Após impresso, carimbado e

assinado, o formulário deverá ser encaminhado ao Setor de Suprimentos para

análise do aumento de limite de gasto solicitado, que após deferimento

encaminhará ao Setor de Finanças. O Setor de Finanças estará analisando o

valor do Fundo Fixo, caso esse tenha aumentado, em conformidade com a

presente IN para posterior aprovação.




� No caso de aporte do valor limite de gasto mensal,

acompanhado do aporte do valor fixo (Fundo Fixo): Após

aprovação do aporte para ambos os limites o Setor de Finanças

programará a liberação do aporte do valor do Fundo Fixo, que deverá

ocorrer de acordo com o calendário financeiro, considerando a partir

da data de entrada do documento no Setor de Finanças. O Setor de



� No caso de aporte somente do valor limite do gasto mensal:

Após recebimento do formulário e aprovação do mesmo, o Setor de


quanto a atualização do limite.

22. DA TRANSFERÊNCIA

Essa opção aplica-se para transferência do Funcionário Designado Responsável,

Funcionário Designado Responsável Substituto e do Gestor Responsável pelo Fundo

Fixo, e poderá ocorrer quando:

• Um dos Funcionários designados Responsáveis por sacar, gerir, movimentar,

guardar e prestar contas do recurso do Fundo Fixo se ausentar da Instituição

por motivo de licença, afastamento, ou rescisão de contrato. Nesse caso o

Gestor Responsável pelo Setor deverá providenciar o formulário geral para

Fundo Fixo e Termo de Responsabilidade para Fundo Fixo, ambos

disponibilizados no IGER. O formulário, bem como o termo de responsabilidade,

deverão ser preenchidos com os dados do novo funcionário designado

responsável ou Responsável Substituto pelo Fundo Fixo, carimbados,

assinados e encaminhados ao Setor de Finanças para atualização das




informações. Após o Setor de Finanças deverá comunicar ao Setor de

Suprimentos e Setor Fiscal quanto à transferência.

É de responsabilidade do gestor responsável pelo setor conferir, validar e garantir a

transferência do recurso em espécie do Fundo Fixo do responsável atual para o novo

responsável pelo Fundo Fixo.

• Alterar o Gestor Responsável pela Área. Nesse caso o novo Gestor

Responsável pela Área deverá providenciar o formulário geral para Fundo Fixo

e Termo de Responsabilidade para Fundo Fixo, ambos disponibilizados no

IGER. O formulário, bem como o termo de responsabilidade, deverão ser

preenchidos com os dados do novo gestor responsável pela área, carimbados,

assinados e encaminhados ao Setor de Finanças para atualização dos dados.

Após o Setor de Finanças deverá comunicar ao Setor de Suprimentos e Setor

Fiscal quanto a transferência.

23. DO ENCERRAMENTO

O encerramento do Fundo Fixo poderá ocorrer quando:

• O recurso do Fundo Fixo não for utilizado com periodicidade de no mínimo 06

(seis) meses. Neste caso, o Setor de Finanças poderá solicitar esclarecimentos

quanto aos motivos da não utilização. Se for constatado que não existe a

necessidade do recurso do Fundo Fixo, o Setor de Finanças solicitará ao

Funcionário Designado Responsável pelo Fundo Fixo o encerramento do

mesmo, informando via e-mail em qual conta corrente deverá ocorrer o depósito

do valor total do Fundo Fixo. O Formulário Geral para Fundo Fixo,

disponibilizado no IGER deverá ser preenchido com a opção

ENCERRAMENTO. O comprovante do depósito juntamente com o novo

formulário preenchido, carimbado e assinado deverão ser encaminhados ao

Setor de Finanças para que o encerramento seja efetuado. Após o Setor de




Finanças estará informando ao Setor de Suprimentos e Setor Fiscal quanto ao

encerramento.

• For constatado pelo Setor de Finanças qualquer tipo de fraude, mau uso ou

utilização a benefício próprio;

• O Gestor Responsável pelo Setor no qual esta lotado o Funcionário designado

Responsável pelo Fundo Fixo entender que não existe mais a necessidade

deste recurso. Neste caso deverá solicitar ao Setor de Finanças os dados

bancários para depósito do Fundo Fixo e providenciar o Formulário Geral para

Fundo Fixo, disponibilizado no IGER, preenchido com a opção

ENCERRAMENTO. O comprovante do depósito e o formulário devidamente

carimbado e assinado deverão ser encaminhados ao Setor de Finanças para

que o encerramento seja efetuado. Após o Setor de Finanças estará informando

ao Setor de Suprimentos e Setor Fiscal quanto ao encerramento.

24. DA ATUALIZAÇÃO DE DADOS

A atualização dos dados do Fundo Fixo poderá ocorrer quando:

• O Setor de Finanças anualmente efetuará a validação dos dados presentes no

formulário atual de cada Fundo Fixo. Nesse caso o Setor de Finanças

encaminhará um e-mail solicitando a atualização dos dados acompanhado do

scanner do último formulário preenchido para que o Gestor Responsável pelo

Setor e/ou Funcionário Designado Responsável pelo Fundo Fixo verifique se

existem alterações a serem efetuadas. No caso de existirem alterações, o

Formulário geral para Fundo Fixo, disponibilizado no IGER, deverá ser

preenchido com a opção ATUALIZAÇÃO, impresso, carimbado, assinado e

encaminhado ao Setor de Finanças para atualização do mesmo. Caso não

tenha nenhum dado a ser alterado o e-mail deve ser respondido ao Setor de

Finanças informando tal situação. Após o Setor de Finanças deverá comunicar

ao Setor de Suprimentos e Setor Fiscal quanto a atualização, caso haja.




• O Funcionário designado Responsável pelo Fundo Fixo ou Gestor Responsável

pelo Setor identificar que alguma informação esta desatualizada e há a

necessidade de atualização dos dados no Formulário Geral para Fundo Fixo.

Nesse caso o Formulário geral para Fundo Fixo, disponibilizado no IGER,

deverá ser preenchido com a opção ATUALIZAÇÃO, impresso, carimbado,

assinado e encaminhado ao Setor de Finanças. O formulário antigo

permanecerá no arquivo do Financeiro, no entanto tornar-se-á sem efeito. Após

o Setor de Finanças deverá comunicar ao Setor de Suprimentos e Setor Fiscal

quanto a atualização.

25. DA AUDITORIA INTERNA E EXTERNA

Poderá a qualquer momento ser realizada auditoria sobre as regras, fluxos e

processos estabelecidos nesta Instrução Normativa para Fundo Fixo seja pelo setor de

Auditoria Interna, Auditoria externa ou pelo Setor de Finanças – APC Núcleo de Contas a

Pagar.

Após realizada a auditoria, se houver constatação de irregularidades, o

responsável pelo Fundo Fixo juntamente com seu superior imediato serão notificados a

prestarem os devidos esclarecimentos.




26. ANEXOS

ANEXO I – Formulário Geral para Fundo Fixo

Anexo II – Termo de Responsabilidade do Gestor Responsável e Designação de Responsáveis pelo Fundo Fixo

Anexo III – Termo de Responsabilidade – Funcionário Designado Responsável

Anexo IV – Termo de Responsabilidade – Funcionário Designado Responsável Substituto

27. APROVAÇÕES

Aprovações

Setor e Responsabilidades Data Assinaturas




Setor de Finanças APC

Núcleo de Contas a Pagar

(Responsável pela Emissão)

01.03.2011

Andressa Lorandi

Fernando Zanlorenzi

Setor de Finanças APC

(Responsável pela Revisão)

01.03.2011

Sandra Ribeiro da Silva Hamann

Diretoria de Planejamento,

Controladoria e Finanças

(Responsável pela Aprovação)

01.03.2011

Moacir Gomes da Silva

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