Controlador Geral do Município - €¦ · Figura 2 2.1.2 Descrição das atividades Nivelar o...

Controlador Geral do Município

Vinicius da Costa Rocha Viana

Subcontroladora de Integração de Controles

Márcia Andréa Peres

Coordenadora de Orientação e Aperfeiçoamento de Controles Internos

Denise dos Santos Ferreira

Gerente de Normatização e Aperfeiçoamento de Controles Internos

Maurício Cabreira Esquerdo

Equipe Técnica

Renata Borges Nunes dos Santos

Mônica Tavares Silva Telles

Bernadethe Ferreira do Nascimento

Sumário

1 Apresentação ................................................................................................. 3

2 Fases ............................................................................................................... 4

2.1 Análise do Problema .................................................................................. 5

2.1.1 Macro Visão da Fase ......................................................................... 5

2.1.2 Descrição das atividades ................................................................... 5

2.1.3 Produtos da fase ................................................................................ 6

2.2 Elaboração do PACI ................................................................................... 7



2.2.3 Produtos da fase ................................................................................ 8

2.3 Execução das Ações do PACI pelos Responsáveis ................................... 9



2.3.3 Produtos da fase ................................................................................ 9

2.4 Acompanhamento da Execução do PACI ................................................ 10

2.4.1 Macro Visão da Fase ....................................................................... 10

2.4.2 Descrição das atividades ................................................................. 10

2.4.3 Produtos da fase .............................................................................. 10

2.5 Suporte à Execução das Ações do PACI ................................................. 11

2.5.1 Macro Visão da Fase ....................................................................... 11

2.5.2 Descrição das atividades ................................................................. 11

2.5.3 Produtos da fase .............................................................................. 11

3 Anexos – Formulários ................................................................................. 12

3.1 Documento de Causas do Problema ........................................................ 12

3.2 Plano de Solução de Problema e Aperfeiçoamento de Controles Internos – PACI ............................................................................................................... 12

4 Glossário ...................................................................................................... 13

5 Referências Bibliográficas .......................................................................... 14

3

1 Apresentação

Visando aprimorar sua função orientadora e apoiar os gestores municipais na solução de problemas inerentes ao controle interno, a Controladoria Geral do Município (CGM), através da Subcontroladoria de Integração de Controles (CG/SIC), desenvolve projetos em parceria com os Órgãos e Entidades da Administração Municipal para a elaboração de Planos de Solução de Problema e Aperfeiçoamento de Controles Internos (PACI). A Coordenadoria de Orientação e Aperfeiçoamento de Controles Internos (CG/SIC/CCI) da Subcontroladoria de Integração de Controles recebeu a atribuição de orientar os gestores na elaboração dos PACIs.

O PACI tem como objetivo propor ações a serem realizadas pelos

órgãos/entidades para solucionar problemas identificados pelas áreas da CGM e implementar melhorias nos controles internos.

Atenta ao fato de que metodologias e procedimentos bem definidos e

documentados conferem consistência e confiabilidade aos trabalhos, a CG/SIC criou então a presente metodologia para orientar a elaboração dos PACIs. A essa metodologia deu o nome de: Metodologia de Solução de Problemas e Aperfeiçoamento de Controles Internos.

Ressaltamos que a cada projeto poderão ser escolhidas e combinadas

ferramentas sugeridas nessa metodologia ou outras que deverão ser utilizadas da melhor forma, a fim de se alcançar os resultados esperados.

4

2 Fases

A Metodologia de Solução de Problemas e Aperfeiçoamento de Controles Internos utilizada pela CG/SIC/CCI é estruturada em fases que envolvem a análise do problema identificado e priorizado pela CGM para tratamento e a elaboração do PACI para resolução do referido problema (Figura 1).

Com o PACI elaborado, dá-se início à execução das ações previstas e o seu acompanhamento, cabendo ressaltar que a fase de suporte à execução das ações só será necessária quando o Órgão/Entidade não tiver condições de executar as ações por conta própria e necessitar de apoio da CGM.

O trabalho necessário para o desenvolvimento e a implantação de PACI será sempre organizado como projeto.

Figura 1

A seguir, apresentamos cada fase, descrevendo seu objetivo, atividades e produtos gerados.

Análise

do

Problema

Elaboração

do

PACI

Suporte à Execução

das Ações do PACI

Gerência de Projeto

Acompanhamento

Execução do PACI

Execução das Ações

do PACI pelos Responsáveis

Análise

do

Problema

Elaboração

do

PACI


das Ações do PACI

Gerência de Projeto

Acompanhamento

Execução do PACI

Execução das Ações


5

2.1 Análise do Problema

Esta fase tem início com a aprovação da proposta1 de PACI pelos patrocinadores2 e tem por objetivo identificar as causas que deram origem ao problema.

2.1.1 Macro Visão da Fase

Figura 2

2.1.2 Descrição das atividades

Nivelar o conhecimento da equipe mediante levantamento e estudo das legislações, documentos e sistemas correlacionados ao problema, como por exemplo: leis, decretos, resoluções, portarias, manuais, mapa de integração de sistemas, relatórios, etc.;

Validar a estrutura organizacional da área3 afetada pelo problema mediante levantamentos e confronto da estrutura real com a estrutura organizacional formal;

Analisar o mapeamento do processo afetado pelo problema para conhecer detalhes operacionais que possam ajudar no entendimento de todo o contexto. Caso o processo não tenha sido mapeado, efetuar o mapeamento mediante fluxograma;

1 A proposta de PACI é um produto de outro processo de trabalho da CG/SIC/CCI denominado

“Identificação e Avaliação de Problemas”. 2 Representantes da CGM e do Órgão/Entidade afetado pelo problema que firmou parceria para

desenvolvimento do projeto de elaboração do PACI. 3 Setores dentro de um Órgão/Entidade afetados pelo problema.

Entradas:

• Proposta assinada

• Organograma da área

• Fluxograma do processo

Análise

do

Problema

Saídas:

• Organograma da área validado

• Fluxograma do processo analisado

• Diagrama de Causa e Efeito

• Documento de Causas do Problema

Atividades:

• Nivelar conhecimento da equipe

• Validar a estrutura organizacional da área

• Analisar o mapeamento do processo

• Identificar as causas do problema

Entradas:

• Proposta assinada

• Organograma da área

• Fluxograma do processo

Análise

do

Problema

Saídas:





Atividades:

• Nivelar conhecimento da equipe

• Validar a estrutura organizacional da área

• Analisar o mapeamento do processo

• Identificar as causas do problema

6

Identificar as causas possíveis do problema por meio de reuniões utilizando ferramentas tais como: Brainstorming, Diagrama de Causa e Efeito etc.;

Validar com o Órgão/Entidade4 as causas do problema e elaborar o “Documento de Causas do Problema” (Anexo 3.1 Documento de Causas do Problema).

2.1.3 Produtos da fase

Organograma da área validado

Fluxograma do processo analisado

Diagrama de Causa e Efeito

Documento de Causas do Problema

4 Órgão/Entidade afetado pelo problema e que firmou parceria com a CGM para execução do projeto de

elaboração de PACI.

7

2.2 Elaboração do PACI

Esta fase tem início com as causas do problema identificadas e tem por finalidade elaborar o Plano de Solução de Problema e Aperfeiçoamento de Controles Internos – PACI (Anexo 3.2 Plano de Solução de Problemas e Aperfeiçoamento de Controles Internos - PACI), documento onde são definidas as ações a serem realizadas pelo Órgão/Entidade para solucionar o problema, bem como para implementar melhorias nos controles internos.


Figura 3


Elaborar o PACI, propondo ações para solução do problema e aperfeiçoamento dos controles internos identificando inicialmente: “Para que”, “Como” e o “Produto”;

Validar as ações propostas com os setores da CGM envolvidos no contexto, visando avaliar a sua adequação;

Validar e priorizar com o Órgão/Entidade as ações propostas, definindo “Quem” e “Quando” e concluindo assim o PACI;

Definir procedimentos e indicadores de acompanhamento da execução do PACI;

Entradas:





Saídas:

• PACI

• Relatório de Encaminhamento do

PACI

• Procedimentos e indicadores de

acompanhamento da execução do

PACI

Elaboração do

PACI

Atividades:

• Elaborar PACI

• Validar as ações propostas com setores da CGM

• Validar e priorizar com o Órgão/Entidade as ações propostas

• Definir procedimentos e indicadores de acompanhamento da

execução do PACI

• Elaborar Relatório de Encaminhamento do PACI

Entradas:





Saídas:

• PACI

• Relatório de Encaminhamento do

PACI

• Procedimentos e indicadores de

acompanhamento da execução do

PACI

Elaboração do

PACI

Atividades:

• Elaborar PACI

• Validar as ações propostas com setores da CGM

• Validar e priorizar com o Órgão/Entidade as ações propostas

• Definir procedimentos e indicadores de acompanhamento da

execução do PACI

• Elaborar Relatório de Encaminhamento do PACI

8

Elaborar e encaminhar ao Órgão/Entidade o Relatório de Encaminhamento do PACI.


PACI

Relatório de Encaminhamento de PACI

Procedimentos e indicadores de acompanhamento da execução do PACI

9

2.3 Execução das Ações do PACI pelos Responsáveis

Esta fase será executada pelo Órgão/Entidade a partir do recebimento do Relatório de Encaminhamento do PACI, e tem por objetivo a realização das ações propostas para resolução do problema e para o aperfeiçoamento dos controles internos.


Figura 4


Executar as ações previstas no PACI. As ações serão executadas pelos responsáveis do Órgão/Entidade indicados na coluna “Quem”.

A CG/SIC/CCI irá acompanhar, concomitantemente, a execução destas ações pelos Órgãos/Entidades e poderá dar suporte às mesmas, caso necessário.


PACI executado

Entradas:

• Relatório de Encaminhamento

do PACI

Saídas:

• PACI executadoExecução das Ações


Atividades:

• Executar as ações previstas no PACI.

Entradas:

• Relatório de Encaminhamento

do PACI

Saídas:

• PACI executadoExecução das Ações


Atividades:

• Executar as ações previstas no PACI.

10

2.4 Acompanhamento da Execução do PACI

Esta fase será realizada pela CG/SIC/CCI, a partir da execução, pelo Órgão/Entidade, das ações propostas no PACI para resolução do problema, com o objetivo de garantir o alcance dos resultados esperados.


Figura 5


Implementar os procedimentos e os indicadores para o acompanhamento da execução do PACI;

Realizar acompanhamento da execução das ações previstas no PACI seguindo os procedimentos e os indicadores implementados;

Elaborar e encaminhar relatórios de acompanhamento, sugerindo ações corretivas quando necessário.


Relatório de Acompanhamento do PACI.

Entradas:

• PACI

• Procedimentos e indicadores

de acompanhamento da

execução do PACI

Saídas:

• Relatório de Acompanhamento

do PACI

Acompanhamento da

Execução do PACI

Atividades:

• Implementar procedimentos e indicadores para acompanhamento

• Realizar acompanhamento

• Elaborar e encaminhar relatórios de acompanhamento

Entradas:

• PACI

• Procedimentos e indicadores

de acompanhamento da

execução do PACI

Saídas:

• Relatório de Acompanhamento

do PACI

Acompanhamento da

Execução do PACI

Atividades:

• Implementar procedimentos e indicadores para acompanhamento

• Realizar acompanhamento

• Elaborar e encaminhar relatórios de acompanhamento

11

2.5 Suporte à Execução das Ações do PACI

Esta fase será realizada pela CG/SIC, na eventualidade do Órgão/Entidade não ter condições de executar as ações do PACI por conta própria e necessitar de apoio da CGM para implementá-las, com o objetivo de garantir o alcance dos resultados esperados.


Figura 6


Definir forma de suporte5 à execução das ações previstas no PACI;

Executar o suporte;

Emitir o Relatório de Suporte Executado.


Relatório de Suporte Executado.

5 Caso a ação prevista no PACI seja complexa, o suporte a ser executado pela CGM/SIC poderá

ser tratado como um Projeto.

Entradas:

• PACI

Saídas:

• Relatório de Suporte Executado


das Ações do PACI

Atividades:

• Definir forma de suporte à execução das ações;

• Executar suporte;

• Emitir Relatório de Suporte Executado.

Entradas:

• PACI

Saídas:

• Relatório de Suporte Executado


das Ações do PACI

Atividades:

• Definir forma de suporte à execução das ações;

• Executar suporte;

• Emitir Relatório de Suporte Executado.

12

3 Anexos – Formulários

3.1 Documento de Causas do Problema

3.2 Plano de Solução de Problema e Aperfeiçoamento de Controles Internos – PACI

13

4 Glossário

Brainstorming – Ferramenta de criatividade em grupo, na qual se busca a geração de idéias que isoladamente ou associadas, estimulem novas idéias e subsídios direcionados à solução de um problema.

Controle Interno - Compreende o plano de organização e o conjunto integrado de métodos e procedimentos adotados pelos órgãos ou entidades municipais na proteção do patrimônio público e ainda a promoção da confiabilidade e tempestividade dos registros e informações e da eficácia e eficiência operacionais.

Diagrama de Causa e Efeito – Também conhecido como Diagrama de Ishikawa ou "Espinha-de-peixe", é uma ferramenta gráfica que foi desenvolvida para representar a relação entre o "efeito" e todas as possibilidades de 'causa' que podem contribuir para esse efeito. É desenhado para ilustrar claramente as várias causas que afetam um processo, por classificação e relação das causas, dentro de categorias tais como as 6 Ms: método, mão-de-obra, matéria-prima, máquinas, mensuração e meio ambiente.

Fluxograma – Figura feita com símbolos padronizados que serve para documentar e identificar a sequência lógica das atividades e as interfaces dos órgãos ou atores envolvidos em cada fase de um processo. Permite ter uma ampla visualização do processo e facilita a participação das pessoas, sendo muito útil no entendimento de um problema.

PACI – Plano de Solução de Problema e de Aperfeiçoamento de Controles Internos. Instrumento desenvolvido pela Controladoria Geral do Município, através da Subcontroladoria de Integração de Controles, para aprimorar sua função orientadora e apoiar os gestores públicos na solução de problemas inerentes ao controle interno. Contando com a parceria dos órgãos municipais para a sua elaboração, o documento tem por objetivo propor ações a serem realizadas pelos órgãos para solucionar problemas identificados e para implementar melhorias nos controles internos.

Problema – Não-conformidade, defeito, falha, enfim, divergência, diante de um requisito ou especificação. As normas de qualidade, as técnicas de gestão, os métodos de trabalho, equipamentos e tantos outros recursos são criados com a intenção de que os problemas não ocorram e, muito menos venham a se repetir.

Processo – Conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas), como bens ou serviços.

14

5 Referências Bibliográficas

RIO DE JANEIRO. Decreto nº 29.970, de 13 de outubro de 2008. Aprova o Regimento Interno da Controladoria Geral do Município e dá outras providências. Informa: site de consulta on-line, Procuradoria Geral do Município do Rio de Janeiro, Diretoria de Documentação. BRASIL. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de Gestão. Guia D Simplificação. 2ª ed. – Brasília: MPOG/SEGES, 2006. ROSSATO, I.de F. Uma metodologia para a análise e solução de problemas. 1996. Dissertação (Mestrado em Engenharia) - Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção e Sistema, Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis. MARIANI, C. A. Método PDCA e ferramentas da qualidade no gerenciamento de processos industriais: um estudo de caso. RAI - Revista de Administração e Inovação, São Paulo, v. 2, n. 2, p. 110-126, 2005.

Controlador Geral do Município - €¦ · Figura 2 2.1.2 Descrição das atividades Nivelar o...

Documents

Transcript of Controlador Geral do Município - €¦ · Figura 2 2.1.2 Descrição das atividades Nivelar o...