Curso Microsoft Project 2010 / 2013

CURSO

GESTÃO DE PROJETOS COM O MICROSOFT

PROJECTDimitri CampanaPMP, CSM, PRINCE

12/2016

Dimitri Campana, é consultor empresarial, professor em MBAs e gerente de projetos no Instituto de Inovação do SESI SC. Graduado como Bacharel em Sistemas de Informação com especialização em Gestão de Projetos pela University of La Verne/CA. Possui certificações internacionais na área de Projetos (PMP/PMI e PRINCE2), em Gestão de Mudanças Organizacionais (HCMP) além de outras credenciadas pela Microsoft e Scrum Alliance. Tem como especialidade a gestão de projetos complexos de TI e formação de equipes de alta performance.

CONTEÚDO PROGRAMÁTICO1. Introdução ao Gerenciamento de Projetos2. Softwares para Gerenciamento de

Projetos e o Microsoft Project3. Planejamento: Tarefas4. Planejamento: Recursos5. Monitoração e Controle6. Extras

1. Macros2. Análise de Valor Agregado

1. INTRODUÇÃO AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

O QUE É UM PROJETO?

“Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto,

serviço ou resultado único”

Fonte: Guia PMBOK 5a ed.

A TRIPLA RESTRIÇÃO PRESENTE EM TODOS OS PROJETOS

O PMI® – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE

Organização de maior credibilidade mundial na área de GP

•Presente em 125 países•Associados•Publicações e Congressos•Certificações: PMP, CAPM

www.pmisc.org e www.pmi.org

Curitiba, Ju

nho 2017

PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE – GUIA PMBOK

• Guia ou conjunto de boas práticas reconhecido mundialmente

• Genérico• Uma grande ‘caixa de ferramentas’ (canivete suíço –

você não usará tudo a toda hora)• Define “o que” deve ser feito e não “o como”

• Atualmente na 5ª edição: 2012

CERTIFICAÇÕES9

Gerente deProjetos

Gerente de Portfolio

Membro de Equipe

Gerente de ProgramasEm 1999, o PMI tornou-se

a primeira organização no mundo a ter seu

Programa de Certificação reconhecido pela (ISO)

9001

O GERENTE DE PROJETOS• Responsável direto pelo sucesso/fracasso• Sustenta-se em 2 pilares

Conheci-mento de

Técnicas

Habilidades Inter-

pessoais

Gestão de Projetos

O GERENTE DE PROJETOSEstrategista, é acostumado a tomar decisões. Gerencia várias ‘frentes de batalha’ ao mesmo tempo. Habilidades de liderança, relacionamento.

OPÇÃO PARA VISÃO DE ALTO NÍVEL: PMCANVAS – PROJECT MODEL CANVAS

Construído de forma colaborativa com os Stakeholders

OS GRUPOS DE PROCESSOS

VISÃO GERAL

1. Iniciação

2. Planejamento

3. Execução

5. Encerramento

4. M

onit

oram

ento

e

Cont

role

• Existem 47 processos mapeados no Guia PMBOK

• Estes processos são agrupados de 2 formas:• Em 5 grupos

temporais; e• Em 10 Áreas de

conhecimento

Os 5 Grupos Temporais (ocorrem ao longo do tempo):

OS 47 PROCESSOShttp://bit.ly/pmbok5th

AS 10 ÁREAS DE CONHECIMENTO

O Gerente de Projeto trabalha com 10 Áreas de Conhecimento distintas. O descuido em alguma delas pode determinar o fracasso do projeto.

Integração

Escopo (o que fazer)

Tempo (quando está pronto?)

Custos (quanto)

Qualidade (ficou bom?)

RH (quem faz)Comunicação(está claro?)

Riscos (e se der

problema?)

Aquisições/Contratações

Stakeholders ouPartes Interessadas

PROJETO

DECOMPOSIÇÃO DO (ESCOPO) DO PROJETO

A ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (EAP)

Tradução livre da sigla WBS - Work Breakdown Structure

Decomposição hierárquica orientada às entregas do projeto

Ela organiza e define o escopo total, sem exceção

Envolve todo o trabalho necessário

Produto, Resultado ou

Serviço é “quebrado” em partes menores

O conjunto das partes formará o

produto final do Projeto

NIVEL 1

NIVEL 2

NIVEL 3

1.Gerenciamento do Projeto

1.1 Comunicação

1.2 Encerramento

2. Estrutura

2.1 Local e Mobiliário

2.3 Decoração

2.4 Audiovisual e

Wi-fi

2.5 Ônibus

2.6 Tenda

2.7 Sonorização /

Iluminação

3. Lazer

3.1 Karaokê

3.2 Jogos

3.3 Banda

3.4 Brindes

4. Alimentação e Bebidas

4.1 Almoço

4.2 Café da Manhã

4.3 Café da Tarde

5. Liberações

5.1 Arts

5.2 Vigilância Sanitária

5.3 Floran

5.4 ECAD

5.5 Bombeiro

6. Comunicação

6.1 Convites

6.2 Comunicação

Visual

6.3 Pesquisa de Satisfação

7. Pessoal

7.1 Palestrante

7.2 Churrasqueiro

7.3 Ambulância

7.4 Equipe Limpeza

7.5 Equipe Apoio

7.6 Fotógrafo

A caixa que não tiver mais sub-diviões é

chamada de “pacote de trabalho”

A profundidade depende do tamanho e complexidade do projeto.

Uso de Substantivos

FESTA DE FINAL DE

ANO

Numeração

EXEMPLOS REAIS

GERENCIAMENTO DO TEMPO

Assegurar a conclusão do Projeto dentro do prazo previsto e aprovado

DEFINIR AS ATIVIDADES (TAREFAS)

Detalhar o último nível da EAP em atividades

Atribuir um código identificando cada uma

Tipicamente cada atividade torna-se uma linha em Softs de auxílio ao Gerenc. de Projetos.

SEQUENCIAR AS ATIVIDADES (VINCULAR)

Diagrama de Rede - Ilustra as dependências e fluxo ou ordem das atividades

Verificar se existe dependência entre elas

Dar uma sequência lógica às atividades para suas execuções

DIAGRAMA DE REDE

Dependências

Atividades

Tipo de dependência mais comum: Término para Início

Instalar Módulo 1

Testar Módulo 1

Instalar Módulo 2

Testar Módulo 2

Testar Integração

dos Módulos

Homologar com o Cliente

ESTIMAR DURAÇÃO• Dias• Semanas• Meses• Anos

PESSOASNomes ou

FunçõesNúmero e

especialidades

EQUIPAMENTOS

Descrição e quantidades

MATERIAIS DE CONSUMODescrição e

quantidades

ESTIMAR OS RECURSOS DAS ATIVIDADES

ESTIMAR ESFORÇO OU TRABALHO

Esforço é ≠ de Duração

Exemplo (esforço fixo) - Pintar uma paredePintor 1: 4h de esforço e 2 dias de duraçãoPintor 2: 4h de esforço e 1 dia de duração

Quantas horas? Ajuda a calcular o custo...

Quantos dias? Ajuda a montar o cronograma

DESENVOLVER O CRONOGRAMADeterminar as datas de início e término das atividades

Consultar ‘restrições’ com relação a datas impostas

Aplicação de Calendário: Considerar o calendário da empresa ou organização

Atenção para férias coletivas, feriados, ‘pontes”!!

Uma vez aprovado, o cronograma servirá como linha de base para controle

A principal saída deste processo é o Cronograma que

pode ter vários formatos

DESENVOLVER O CRONOGRAMA

GERENCIAMENTO DE CUSTOS

• Assegurar a conclusão do Projeto dentro do orçamento aprovado

ESTIMAR OS CUSTOS• UTILIZAR COMO BASE A EAP Custos:

- Horas da Equipe(valor hh)

- Equipamentos. Compra. Aluguel

- Terceiros

- Materiais

SOFTWARES PARA GERENCIAMENTO DE PROJETOS E O MICROSOFT PROJECT

BENCHMARKING

• http://pmsurvey.org/

http://pmsurvey.org/

BENCHMARKING

TIPOS

PESSOAIS COLABORATIVOS INTEGRADOS

Vantagens x Desvantagens

BENCHMARKING

MS-PROJECTOUTROS

SOFTWARES MAIS SIMPLES

ESCOPO

Kanban Comunicação

CUSTOS

Público

Uso individual e GPs em tempo parcialGPs em tempo integral

PMOs

O MS PROJECT 2010 NOS AJUDA NOS AUXILIA A ORGANIZAR OS

SEGUINTES PROCESSOS:• 1.2. Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto• 2.4. Criar a EAP• 3.1 Planejar o gerenciamento do cronograma• 3.2. Definir as atividades• 3.3. Sequenciar atividades• 3.4. Estimar os recursos das Atividades• 3.5. Estimar as durações das atividades• 3.6. Desenvolver o Cronograma• 4.2. Estimar custos• 4.3. Determinar o orçamento• 6.1. Planejar o gerenciamento dos recursos humanos• 1.4. Monitorar e controlar o trabalho do projeto• 3.7. Controlar o cronograma• 4.4. Controlar os custos

PROPÓSITOS DO MS PROJECT 2010

• Gerenciar tarefas, custos, trabalho e recursos em qualquer nível, de acordo com as necessidades de cada projeto;

• Consultar dados do plano de projeto em vários modos de exibição; Compartilhar dados dos projetos com outras pessoas;

• Criar e extrair relatórios personalizados e específicos; Compartilhar e gerenciar recursos entre diversos projetos.

FUNCIONALIDADES NOVAS EM RELAÇÃO A VERSÃO

ANTERIOR• Agendamento manual de tarefas;• Modo de exibição “Linha do Tempo”;• Salvar como PDF ou XPS;• Inativação de tarefas (somente na versão Professional);• Integração com as Listas de Tarefas do SharePoint

(somente na versão Professional); • Relatórios visuais;• Realce de alterações;• Detalhamento sobre períodos não úteis em calendários; • Interface amigável e intuitiva.

CONCEITOS E DEFINIÇÕES APLICADOS NO MICROSOFT PROJECT

CONCEITOS E JARGÕESAlguns são iguais ao Guia PMBOK, outros, específicos do MS Project.

• Atividades = Tarefas• Esforço = Trabalho = Empenho (em horas)• Duração (em dias, semanas, anos)• Datas de Início e Fim• Sequenciar = Vincular

• Marcos ou Milestones = Etapa (v 2010)• Recursos

• Pessoas = Tipo Trabalho• Custos• Linha de Base ou baseline

VISÃO GERAL

MODOS DE EXIBIÇÃO

Gráfico de Gantt

Gantt de Controle

MODOS DE EXIBIÇÃO

Uso da Tarefa(Task Usage)

Diagrama de Rede(NetworkDiagram)

MODOS DE EXIBIÇÃO

Calendá(Calendar)

Linha doTempo(Timeline)

MODOS DE EXIBIÇÃO

Planejadorde Equipe(versão Pro)

Uso dos Recursos(Resource Usage)

MODOS DE EXIBIÇÃO USO DO RECURSO POR MÊS

MODOS DE EXIBIÇÃO Planilha de Recursos(Resource Sheet)

Gráfico de Recursos(Resource Graphic)

2 MODOS DE EXIBIÇÃO AO MESMO TEMPO

CRIANDO UM NOVO PROJETO

• Projeto em branco: pelo menu Arquivo > Novo,

• clicar em “Projeto em branco”.• Ou; clicar em “Modelos recentes” ou “Meus modelos”• Ou; “Novo a partir de existente”.

NOVO PROJETO• SEMPRE parametrizar ou configurar alguns dados ANTES

de iniciar a construção do cronograma:• Projeto >

• Informações sobre o Projeto > data de início• Propriedades > Alterar Período de Trabalho

Data de Início Calendário

O MS Project NÃO vem com as datas comemorativas e feriados configurados.

3. PLANEJAMENTO: TAREFAS

FORMATOS DE TAREFAS

1. Tarefas (simples ou recorrentes)2. Tarefas Resumo ou pacotes de

trabalho (WBS); ou agrupadores – aparecem em negrito

• dica: Formato > 3. Etapas/Marcos/Milestones

FORMAS DE AGENDAMENTO DE TAREFAS

1. Automática: Project calcula datas de início, término e duração e em um re-planejamento, altera em efeito cascata

2. Manual (novidade): não faz nada automático; barra em outra coloração no Gantt; aceita texto na duração; não faz efeito dominó.

Recomendado trabalhar no modo automático!

CONFIGURANDO O AGENDAMENTO AUTOMÁTICO

Arquivo > Opções

TAREFA MARCO OU MILESTONE

• pontos de controle dentro do projeto• momentos importantes (ex. final de uma fase)• possui “Duração” e “Trabalho” (horas) = zero• no MS Project, é o mesmo que “Etapa”.

v 2010

TAREFA MARCO OU MILESTONE

• pontos de controle dentro do projeto• momentos importantes (ex. fim das fases)• possui “Duração” e “Trabalho” (horas) = zero

EXERCITE!

CRIAÇÃO DE TAREFAS (BOAS PRÁTICAS)• Utilize Nomes de fácil compreensão• Expressar ações. Verbo deve estar no

infinitivo, como “Revisar ...”, “Desenvolver ...”;

• Marcos/milestones devem estar no particípio, como “Revisão concluída”, “Modelo da capa desenvolvido”

• A granularidade de cada tarefa deve possuir o tamanho ideal para que possa ser controlada: nem tão grande para que não se perca o seu controle, nem tão pequena para que não se faça microgerenciamento (de 8 a 80 horas)

TAREFAS RECORRENTES

Se uma tarefa se repete em intervalos definidos, insira-a como uma tarefa recorrente. Exemplo: reuniões de comitê do projeto ou reuniões de equipe.

SEQUENCIAR OU VINCULAR TAREFAS

• Buscar respostas para as seguintes perguntas:

• Quais atividades devem ser realizadas antes?• Quais atividades podem ser realizadas simultaneamente?

• Quais atividades devem ser realizadas depois?

TAREFAS LIGADAS = DIAGRAMA DE REDE

MDP –Método do Diagrama de Precedência

Dependências

Tarefas

O diagrama de redes estabelece o relacionamento lógico entre diversas tarefas

TIPOS DE VÍNCULOS OU DEPENDÊNCIAS

TI

II

TT

IT

Testes e correções devem terminar juntos

A compra de 2 materiais relacionados

A sucessora não pode ser concluída até a predecessora ser iniciada

FORMAS DE VINCULAR TAREFAS1. Preenchendo o campo

“predecessora” (abreviações do tipo funcionam {TT;TI..})

2. Selecionar 2 ou mais tarefas e clicar no ícone

3. Janela “Informações sobre a tarefa”4. Com o mouse arrastando e

soltando

FORMAS DE EDITAR OU EXCLUIR VÍNCULOS

1. Editando o campo “predecessora” 2. Ícone

3. Janela “Informações sobre a tarefa”4. Com o mouse; clique duplo sobre a

mesmaEXERCITE!

VINCULAR TAREFAS: DICAS!

• Antes de “amarrar” as tarefas, tome como premissa que você tem MUITAS PESSOAS disponíveis, ou 1 pessoa diferente e adisposição para executar cada um das suas tarefas.

• NÃO crie links entre as fases ou tarefas resumo ! Somente entre tarefas simpes ou pacotes de trabalho que não tenham tarefas abaixo.

ESTIMAR DURAÇÃO DAS TAREFAS

• A duração é a diferença entre a data início e a data fim de uma tarefa.

• Geralmente exibida em dias, mas pode ser exibida em minutos, horas, semanas ou meses

Abreviação Descriçãom Minutoh Horad Diadd Dias decorridoss Semana

me Mês

TIPOS DE TAREFAS

Fórmula: Trabalho = Duração x Unidades

Fixe uma variável, forneça a outra e o MS Project calcula a terceira..

Duração (tempo de

execução da tarefa)

Trabalho (empenho ou esforço para realização da

tarefa)

Unidades (recursos de

trabalho)

Cada tarefa do projeto poderá requerer um comportamento diferente, dadas suas características.

Duração Fixa

Trabalho Fixo

Unidade Fixa

VAR

IÁVE

ISTI

POS

TA

REF

A

TAREFA “CONTROLADA PELO EMPENHO/ESFORÇO”

• Tarefas marcadas desta forma, possibilitam o Project calcular durações menores (menor prazo) quando incluídos mais recursos!

• Atividades não controladas pelo esforço: quando inserimos novos recursos, a quantidade total de trabalho aumenta.

• Atividades controladas pelo esforço: quando inserimos novos recursos, a quantidade total de trabalho envolvido não muda e é rateada entre os recursos (pulverizada).

TAREFAS DE “DURAÇÃO FIXA”• Exemplo 1: Participação em um Evento Externo

• Associando mais recursos a este tipo de atividade, as horas (trabalho) da mesma aumentam pois é a soma das horas alocadas de cada recurso

• Simule a participação de José também nesta atividade e perceba o que acontece.

1. Agendamento da Tarefa: Automático2. Nome da Tarefa: Participar do Evento X3. Tipo de Tarefa: Duração Fixa4. Duração: 2 dias (all day)5. Recursos: João e Maria6. [calculado] Horas de Trabalho: 32h

TAREFAS DE “DURAÇÃO FIXA”• Exemplo 2: Escala de trabalho para ter 1 pessoa cuidando de

um stand em um congresso

• Associando mais recursos a este tipo de atividade, as horas (trabalho) totais permanecem as mesmas porém são rateadas entre todos os recursos.

• Simule a participação de Garcia também nesta atividade e perceba o que acontece.

1. Agendamento da Tarefa: Automático2. Nome da Tarefa: Representar empresa

no evento com o stand3. Tipo de Tarefa: Duração Fixa4. Controlada pelo empenho: SIM5. Duração: 2 dias (all day)6. Recursos: Pedro7. [calculado] Horas de Trabalho: 16h

TAREFAS DE “UNIDADE FIXA”• Exemplo 3: Criar relatório final de consultoria

• Associando mais recursos a este tipo de atividade, as horas (trabalho) da mesma aumentam pois é a soma das horas alocadas de cada recurso

• Simule a participação de Antonio também nesta atividade e perceba o que acontece.

1. Agendamento da Tarefa: Automático2. Nome da Tarefa: Criar relatório final3. Tipo de Tarefa: Unidade Fixa4. Duração: 2 dias (all day)5. Recursos: Andrey e Mateus6. [calculado] Horas de Trabalho: 32h

TAREFAS DE “UNIDADE FIXA”• Exemplo 4: Pintar a casa – efeito mutirão


• Simule a participação de Elias também nesta atividade e perceba o que acontece.

1. Agendamento da Tarefa: Automático2. Nome da Tarefa: Criar relatório final3. Tipo de Tarefa: Unidade Fixa4. Controlada pelo empenho: SIM5. Duração: 5 dias (all day)6. Recursos: Tonhão7. [calculado] Horas de Trabalho: 40h

TAREFAS DE “TRABALHO FIXO”• Exemplo 5: Ministrar Curso de 16h


• Simule a participação de Juca também nesta atividade e perceba o que acontece.

1. Agendamento da Tarefa: Automático2. Nome da Tarefa: Criar relatório final3. Tipo de Tarefa: Trabalho Fixo4. Controlada pelo empenho: SIM5. Horas de Trabalho: 16h6. Recursos: Rodrigo7. [calculado] Duração: 2 dias (all day)

RESTRIÇÕES (CONSTRAINT) DE

DATA OU DATAS FIXAS

• O mesmo que DATAS FIXAS.• Estas datas permanecerão inalteradas

independente de qualquer outro fator de cálculo. Por exemplo, se você está planejando uma reunião externa com a sua equipe e reservou um local numa data específica, por exemplo, 15/06/2017. Esta data é “fixa” e não pode alterar em função de qualquer outro fator do seu cronograma no Microsoft Project.

RESTRIÇÕES DE DATA

RESTRIÇÕES DE DATA• Não é recomendada a

utilização destes campos sem uma boa justificativa e os devidos conhecimentos de suas implicações.

• A inserção desavisada de datas específicas diretamente nos campos Start e Finish altera os campos citados.

• Dica: sempre evite digitar ou definir as datas!

LATÊNCIA EM TAREFAS – ESTUDO DE CASO

• Você está agendando duas tarefas. Uma tarefa é chamada "Realizar pintura interna", e a outra tarefa é chamada "Realizar pintura externa".

• Você precisa que a tarefa "Realizar pintura externa" inicie 3 dias úteis após a data de término da "Realizar pintura interna". Você precisa criar uma dependência entre estas duas tarefas. O que você deve fazer?

LATÊNCIA EM TAREFAS• Tempo de latência é um tempo que pode adiantar ou

atrasar 2 tarefas que estão vinculadas ou dependentes• Para adicionar tempo de avanço, digite um número

negativo ou uma porcentagem negativa (por exemplo, –50%).

• Para adicionar tempo de retardo, digite um número ou uma porcentagem positiva (por exemplo, 2d).

DIVISÃO DE TAREFAS (SPLIT TASK)

CAMINHO CRÍTICO• A análise do caminho crítico é uma das atividades

mais importantes do gerenciamento de projetos!• Sequência de tarefas que definem/impactam

diretamente a data de término do projeto• Não possuem margem de atraso • Margens de atraso• todas as tarefas devem possuir tarefas

predecessoras e duração

Caminho Crítico

Determina a duração do Projeto. É o caminho de maior duração : 39s. Qualquer atraso sob o mesmo impactará a duração final.

Visto na linha do tempo (Cronograma):

02/10 ou39 semanas

Este projeto levará quantas semanas para ser concluído?

EXIBIR CAMINHO CRÍTICO

• guia Formato > Tarefas Críticas• guia Formato > Margem de Atraso

EXIBIR CAMINHO CRÍTICO• guia Exibição > Gantt de Controle (Tracking

Gantt)• guia Exibição > Modos de Exibição da Tarefa

> Outros Modos de Exibição > Mais Modos de Exibição

• > Gantt detalhado (exibe junto das barras a margem de atraso permitida)

• > Diagrama de Rede

DESTACAR CAMINHO CRÍTICO NAS TABELAS

• Exibir tarefas que fazem parte do Caminho:• Exibição > Dados > Realce > Crítica.


• Exibir tarefas que fazem parte do Caminho:

• Exibição > Dados > Filtro > Crítica.



• Exibição > Dados > Agrupar Por > Crítica.



• Formato > Formatar > Estilos de Texto > Tarefas Críticas.

4. PLANEJAMENTO: RECURSOS

TIPOS DE RECURSO

TrabalhoPessoas ou Equipamen-

tos

MaterialItens tangíveis de consumo:

tinta, cimento, argamassa,

carne

CustoPrestar conta:

passagem, hospedagem,

refeição

PLANILHA DE RECURSOS

• Guia Recurso > Exibir > Planejador de Equipe > Planilha de Recursos;

• Guia Exibição > Modos de Exibição de Recursos > Planilha de Recursos.

• Nesta planilha vamos detalhar todos os recursos necessários para completar e as tarefas do projeto até a entrega do produto ou serviço. Nosso foco está na coluna “Tipo”.

PLANILHA DE RECURSOS

RECURSOS – UNIDADE MÁXIMA• Ao especificar 100% “Unid. Máxima”, significa que o

recurso está disponível durante todo o seu período útil.• Aplica-se somente a Recursos do Tipo “Trabalho” • Recursos que representam grupos de pessoas ou várias

unidades de um mesmo equipamento (exemplo: Redatores, Pintores, Fornos, etc.), o aumento da capacidade é recomendado.

• O campo “Unid. máximas” trabalha pode ser configurado para trabalhar com valores decimais (0,1; 1; 2,5). Menu Arquivo > Opções > Cronograma > Mostrar unidades de atribuição como, e selecionar a opção “Decimal”.

RECURSOS – TAXA PADRÃO E “ACUMULAR”• A unidade de controle de Taxa Padrão é a hora, mas

podem-se utilizar outras, de acordo com o tipo de trabalho que o recurso irá realizar (dias, mês, etc.).

• Taxa Padrão aplica-se somente a Recursos do Tipo “Trabalho” e “Material”. Recursos do tipo “Custo” são informados durante a execução do projeto (no momento em que ele é associado à tarefa)

• A coluna “Acumular” permite que os custos sejam aplicados no início, fim ou diluídos no decorrer do projeto (rateado). Útil no caso de um relatório de fluxo de caixa.

RECURSOS – SITUAÇÃO• João foi atribuído a uma tarefa que está em

andamento e este recurso recebeu um aumento salarial, logo o custo deste recurso vai aumentar em seu projeto. Você precisa atualizar o custo deste recurso, de modo que o valor atual permaneça para as datas passadas e o novo valor fique valendo para datas futuras. sem a necessidade de ajustes manuais.

• Solução: personalizar as tabelas de “Taxas de Custo” do recurso.

RECURSOS – VARIAÇÃO DE TAXA AO LONGO DO PROJETO

• Os recursos podem ter tabelas de taxas variáveis (taxa, hora extra e custo por uso), designando em cada uma delas

• em Recurso > Propriedades > Informações, ou com um duplo clique sobre o recurso

RECURSOS – EXEMPLO “CUSTO POR USO”

• Você trabalha em um projeto de construção que requer propano como fonte de combustível para o seu equipamento. O propano custa US $ 5,00 por litro, e o tanque tem capacidade para 500 litros de propano. Cada vez que o tanque for reabastecido, você deve pagar uma taxa de US $ 20. É necessário introduzir os custos de propano em seu cronograma do projeto .

• Solução: Criar um recurso material com uma etiqueta de material de litros. Digite $ 20 no custo por uso e $ 5,00 da taxa normal.e o recurso

RECURSOS – USANDO AS TABELAS DE CUSTO

• modos de exibição > “Uso da Tarefa” ou “Uso do Recurso” e incluir a coluna “Tabela de Taxas de Custo”; ou

• modos de exibição > “Uso da Tarefa ou “Uso do Recurso” e depois Formato > Atribuição > Informações > aba Geral > caixa “Tabelas de taxas de custo”.

CALENDÁRIO DOS RECURSOS

• Pode ser configurado um calendário de disponibilidade exclusivo para cada recurso.

• Apenas Recurso do tipo Trabalho (Pessoas e Equipamentos) tem Calendário de disponibilidade.

• guia Projeto > Propriedades > Alterar Período de Trabalho: na caixa “Calendário para”, selecionar o recurso desejado; ou

• duplo clique sobre o recurso: abrirá a janela “Informações sobre o recurso”. Clicar em “Alterar Período Útil”

ATRIBUIR RECURSOS A TAREFAS• Dica: Você pode deixar

esta janela aberta e visível enquanto trabalha na janela de fundo

FORMAS DE DISTRIBUIÇÃO (RATEIO) DAS HORAS DE

TRABALHO• No MS Project é possível

observar como o trabalho de um determinado recurso é distribuído ao longo do tempo. Normalmente este trabalho é distribuído de forma uniforme no tempo.

• Através do modo de exibição Uso da Tarefa ou Uso do Recurso poderemos constatar esta distribuição.

• [Demonstração]

CONTROLE DE ALOCAÇÕES DE RECURSOS

• Alocação se aplica apenas a recursos do tipo “Trabalho”, estados possíveis:

• Subalocado• Totalmente alocado• Superalocado > Necessário o Nivelamento

• menu Exibição > Visões de Recurso > Outros Modos de Exibição > Mais Modos de Exibição > Gráfico de Recursos

CONTROLE DE ALOCAÇÕES DE RECURSOS

• Visualizar de forma geral (lista) em quais tarefas e projetos o recurso está alocado:

• Exibição > Visões de Recurso > Formulário de Recursos

NIVELAMENTO DE RECURSOS

NIVELAMENTO DE RECURSOS

• Inspetor de Recursos• Tarefa > Tarefas > Inspecionar

ESTUDO DE CASO

Qual a melhor seqüência para completar as atividades de forma a acabar no menor tempo e como menor custo?

ESTUDO DE CASO – APÓS NIVELAMENTO

Duração: de 69 para 128 dias

ESTUDO DE CASO – APÓS NIVELAMENTO COM PRIORIZAÇÃO

Duração: de 69 para 128 114 diasPriorização da tarefa #13

5. MONITORA-MENTO E CONTROLE

LINHAS DE BASE• A linha de base é uma “fotografia da situação” do

projeto.• Um projeto sem linha de base nunca estará atrasado.

Pois não há como enxergar desvios se não foram definidos parâmetros para que seja possível realizar as comparações.

• São cinco os campos copiados:• Início, Término, Duração, Trabalho, Custo

LINHAS DE BASE• Para criar uma linha de base, basta acessar o menu

Projeto > Cronograma > Definir Linha de Base > Definir Linha de Base

VISUALIZANDO A LINHA DE BASE

• clique no botão “Adicionar Coluna” no Gráfico de Gantt e escolha, a coluna “Duração da Linha de Base”.

• Isso também aconteceu para os outros 4 campos que são copiados para a linha de base (Início, Término, Trabalho e Custo).

• Para comparar a duração das tarefas com a duração da linha de base (através da visualização da barra de tarefa), clique na guia Formato e em seguida no botão Linha de Base (dentre as linhas de base apresentadas, selecione a que indicar que o salvamento foi realizado, que é a que estam

• os trabalhando):• Gantt de Controle • Exibir > Tabelas > Mais Tabelas > Linha de Base

ATUALIZAÇÃO DE TAREFAS (APONTAMENTO DO REALIZADO)

CONFIGURAÇÕES• Opções >

Cronograma > Opcões de Cálculo deste projeto >

• Opções > Cronograma > Opcões de agendamento deste projeto >

CONFIGURAÇÕES• Opções > Avançado >• Mover o final de partes concluídas após a data de

status para antes da data de status

• Mover o início das partes restantes anteriores à data de status para depois da data de status

CONFIGURAÇÕES• Alterar os tipos de todas as tarefas para “Unidades

Fixas” e desmarcando opção “Controlada pelo empenho”.

• Em uma medição (apontar o passado), as Unidades de Recurso são conhecidas e não devem ser alteradas.

PREPARAR A INTERFACE PARA A ATUALIZAÇÃO

• Data de Status (data de medição):

• Exibir > Gantt de Controle• Tabela: Controle• Atalhos

PREPARAR A INTERFACE PARA A ATUALIZAÇÃO

• Formato > Linhas de Grade > Linhas de Andamento

• Ou; botão direito sobre o Gráfico de Gantt

ATUALIZANDO O PROJETO• Duração Real: Quantidade de dias entre a data de início e a data

de status • Duração Restante : Quantos dias a mais serão necessários para

terminar a tarefa.• % Concluído - É o % de alcance de data da atividade, é

calculado em relação a “duração Real” e “duração Restante”. • Ao lançar 2 das 3 informações o Project calcula a terceira baseado

na data de status. Em geral se atualiza a a “duração Real”; “duração restante” e o sistema calcula automaticamente o “% concluído”.

ATUALIZANDO O PROJETO

% FÍSICO CONCLUÍDO• “% físico concluído” - É um campo para se digitar o % físico

propriamente dito, conhecido também como “progresso físico”. Esta coluna tem um bug que não mostra o % físico das atividades resumo, podendo resolver criando uma coluna personalizada qualquer indica a formula “= % físico concluído” e marcando a opção que faz com que na atividade resumo seja feita uma média.

ATUALIZANDO O PROJETO• Os apontamentos devem ser digitados e serão gravados pelo

Project nos campos:• Início Real, Término Real, Duração Real, Trabalho Real, Custo

Real, % Concluído, % Físico Concluído• Milestones também devem ser atualizados para 100%

• Situação 1: Tarefa foi concluída conforme planejado• Situação 2: Tarefa está em andamento conforme planejado• Situação 3: Tarefa está em andamento mas atrasada

(desempenhou abaixo do previsto)• Situação 4: Tarefa em andamento está dentro do

planejado MAS demorará mais tempo ou menos tempo• Situação 5: Tarefa iniciou ANTES ou DEPOIS do planejado

PREVISTO X REALIZADO• Chama-se variação quando uma tarefa inicia ou

termina antes ou depois do planejado• Exibição > Modos de Exibição de Tarefa > Gráfico

de Gantt > Gantt de Controle. O que está em cinza é o planejado e o que está em azul ou vermelho é o real;

• Exibição > Modos de Exibição de Tarefa > Outros Modos de exibição > Mais modos de exibição > Gantt detalhado;

• Exibição > Dados > Tabelas > Variação;• Projeto > Propriedades > • Informações do Projeto > botão “Estatísticas...”:

RELATÓRIOS E CAMPOS PERSONALIZADOS

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6. EXTRAS

MACROS• Objetivo: evitar o trabalho repetitivo • Exibição > Macros

PERSONALIZAÇÃO DO PROJECT

• Uso do arquivo Global.MPT• Uso do Organizador

ANÁLISE DE VALOR AGREGADO

INTRODUÇÃO AO ASSUNTO

Você contratou 1 pedreiro para construir um muro de 5 metros de extensão. O prazo acordado foi de 5 dias e o valor total de R$ 500,00 pela empreitada (R$ 100,00/metro construído) incluindo mão-de-obra e material. Ao final do 3 dia você resolve ligar para o seu pedreiro para obter informações sobre o andamento dos serviços. O pedreiro informa que está tudo bem, que vem trabalhando todos os dias e que já foram gastos R$ 250,00 até então.

Posso ficar tranquilo com as informações que tive?

TÉCNICA DO VALOR AGREGADO


Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 9 Mês 10

Mês 11

Mês 12

-

5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

30,000

35,000

40,000

PV

PV - Valor Planejado ou Planned ValueO custo planejado (orçado) para o Projeto

MêsCusto

Planejado Acumulado

PV

Mês 1 1.000,00

Mês 2 2.000,00

Mês 3 3.000,00

Mês 4 6.000,00

Mês 5 11.000,00

Mês 6 18.000,00

Mês 7 24.000,00

Mês 8 31.000,00

Mês 9 34.000,00

Mês 10 35.000,00

Mês 11 35.500,00

Mês 12 36.000,00

BACOrçamento

Total Planejado36.000,00

TÉCNICA DO VALOR AGREGADOAC - Custo Real ou Actual CostO custo desembolsado para o avanço atual do projeto


Mês 11

Mês 12

-

5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

30,000

35,000

40,000

PV AC

MêsCusto

Planejado Acumulado

PV

Custo Real Acumulado

AC

Mês 1 1.000,00 1.300,00

Mês 2 2.000,00 2.600,00

Mês 3 3.000,00 3.900,00

Mês 4 6.000,00

8.700,00

Mês 5 11.000,00

15.950,00

Mês 6 18.000,00

17.000,00

Mês 7 24.000,00

Mês 8 31.000,00

Mês 9 34.000,00

Mês 10 35.000,00

Mês 11 35.500,00

Mês 12 36.000,00

TÉCNICA DO VALOR AGREGADOEV - Valor Agregado ou Earned Value

O custo orçado para o trabalho efetivamente realizado


Mês 11

Mês 12

-

5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

30,000

35,000

40,000

PV AC EV

MêsCusto

Planejado Acumulado

PV

Custo Real Acumulado

AC

Valor Agregado -

EV

Mês 1 1.000,00 1.300,00 3.000,00

Mês 2 2.000,00 2.600,00 6.000,00

Mês 3 3.000,00 3.900,00 9.000,00

Mês 4 6.000,00

8.700,00 12.000,00

Mês 5 11.000,00

15.950,00 13.500,00

Mês 6 18.000,00

17.000,00 14.250,00

Mês 7 24.000,00

Mês 8 31.000,00

Mês 9 34.000,00

Mês 10 35.000,00

Mês 11 35.500,00

Mês 12 36.000,00

Ponto de Mediçãode Desempenho do Projeto

(mês 6)


Com estes indicadores nós poderemos responder questões importantes e bem frequentes relativas ao progresso do projeto

1.Estamos adiantados ou atrasados (cronograma)? 2.Estamos dentro ou estouramos o orçamento ?

3.Finalizaremos dentro ou estouraremos o orçamento ?

TÉCNICA DO VALOR AGREGADOSPI – Schedule Performance Index

Indicador de medida da eficiência do cronograma em um projeto


Mês 11

Mês 12

-

5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

30,000

35,000

40,000

PVACEV

SPI = EV / PVEstamos adiantados>1

<1 Estamos atrasadosSPI

1. Estamos adiantados ou

atrasados (cronograma)?

SPI = 0,79

TÉCNICA DO VALOR AGREGADOCPI – Cost Performance Index

Indicador de medida da eficiência de custos em um projeto


Mês 11

Mês 12

-

5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

30,000

35,000

40,000

PVACEV

CPI = EV / ACEstamos abaixo do orçado>1

<1 Estamos acima do orçado

CPI

2. Estamos dentro ou

estouramos o orçamento?

CPI = 0,84

Como anda o Projeto

?

Sponsor ouPatrocinadorGerente

do Projeto

O SPI está 1,2 e o CPI 1,3

TÉCNICA DO VALOR AGREGADOEAC – Estimate AT Completion

O custo total previsto do Projeto ou quanto irá custar o Projeto ao final.


Mês 11

Mês 12

-

5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

30,000

35,000

40,000

PVACEV

EAC = BAC / CPI

3.Finalizaremos dentro ou

estouraremos o orçamento?

BAC = 36.000,00Orçamento Total

Planejado EAC = 42.947,37

VAC

GUIA DE MELHORES PRÁTICAS USO DO EVM

GUIA DE MELHORES PRÁTICAS PARA ELABORAÇÃO DE CRONOGRAMAS

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Curso Microsoft Project 2010 / 2013

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