EDIO 68 | R$ 14,95

Guia definitivo daUma coleo de dicas para trabalhar melhor e mais rpido com os principais programas e servios do dia a dia

produtividadeTextosDomine as ferramentas do Word, do Writer e do Google Docs

ImpressoDuas maneiras de pr sua impressora para trabalhar na web

ExcelCompartilhe planilhas na internet sem perder recursos

FotosD um trato em vrias imagens ao mesmo tempo

0 0 0 6 8>

BACKUP | BROWSER | E-MAIL

9 771807 924004

contedo

Guia definitivo daPACOTES

produtividade06 10 12 20 22 24 28 32 34 39 40 42 44 46Escritrio mais afinado Trabalho com software livre

PROCESSADORES DE TEXTOPerito em documentos Domine o Writer

PLANILHASAssim na web como no Excel Vrias formas de enxergar Dados em um s grfico Distribua as macros Experto em planilhas Tabelas e grficos na web Com a ajuda do Calc

IMPRESSO

69 48 50 52 59 62 66Aposte sempre nas listas

A impressora vai web

STREAMING

72 74

YouTube ao vivo no trabalho

SERVIOSVai um atalho a?

INTERNETNavegue com tranquilidade

SISTEMAS OPERACIONAIS APRESENTAESFique fera no PowerPoint Arrase no Windows 7 Vista dominado Em harmonia com o Mac OS

DISCO

77 79 80

Partio s para dados

E-MAILCheque seu Gmail Dite as regras no Outlook

BACKUP FOTOGRAFIAFotos tratadas no atacado O melhor prevenir Cpias com a ajuda do Vista

D I C AS I NFO I

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recado da redao

NO PERCA SEU TEMPOiante do computador o tempo voa. s vezes, voc comea a escrever um texto, burilar uma apresentao, elaborar uma planilha, editar fotos e, quando percebe, passaram-se horas. E olha que nem sequer entrou no YouTube para conferir os ltimos vdeos. assim mesmo. O computador e os programas tornaram mais simples a realizao de tarefas antigas, mas inovaram tanto em recursos que ningum se contenta em fazer ou receber um trabalho mais ou menos. Ou seja, o tempo ganho usado para que se produza mais e melhor. Alm de conhecer muito bem o trabalho, dominar as ferramentas fundamental para manter o rendimento em alta. Seu negcio clculo? S indo a fundo no Excel para se sair bem. Vai escrever um livro, um manual, uma tese de mestrado? Sem estar por dentro das manhas do Word ou do processador de textos de sua escolha fica mais difcil. Executivos precisam saber muito de PowerPoint para concentrar esforos no contedo da apresentao, no na produo dos slides. para ajudar quem no quer perder tempo na hora de trabalhar, estudar ou mesmo se divertir que pensamos a Dicas INFO Guia Definitivo da Produtividade. Nesta edio, voc vai encontrar truques e sugestes de como usar o computador e alguns dos principais programas e servios de forma mais rpida e eficiente.

D

EQUIPEEDIO: MARIA ISABEL MOREIRA EDITOR DE ARTE E CAPA: Vinicius Ferreira COLABORADORES: Carlos Machado, Eric Costa, Juliano Barreto (textos), Ulysses Borges de Lima (reviso)

NOTAS10,0 9,0 a 9,9 8,0 a 8,9 7,0 a 7,9 6,0 a 6,9 5,0 a 5,9 4,0 a 4,9 3,0 a 3,9 2,0 a 2,9 IMPECVEL TIMO MUITO BOM BOM MDIO REGULAR FRACO MUITO FRACO RUIM BOMBA LIXO

MARIA ISABEL MOREIRA EDITORA DA DICAS INFODICAS INFOUma publicao mensal da Editora Abril Para contatar a redao: contateinfo@abril.com.br Para assinar a Dicas INFO: (11) 3347-2121 Grande So Paulo 0800-701-2828 Demais localidades abril.assinaturas@abril.com.br

1,0 a 1,9 0,0 a 0,9

Veja os critrios de avaliao da INFO em detalhes na web em www.info.abril.com.br/ sobre/infolab.shl. A lista das lojas onde os produtos testados podem ser encontrados est em www.info.abril.com.br/ arquivo/onde.shl.

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I DIC AS I N FO

FOTO MARCELO KURA

VICTOR CIVITA (1907-1990) Editor: Roberto Civita Presidente Executivo: Jairo Mendes Leal Conselho Editorial: Roberto Civita (Presidente), Thomaz Souto Corra (Vice-Presidente), Giancarlo Civita, Jairo Mendes Leal e Jos Roberto Guzzo Diretor de Assinaturas: Fernando Costa Diretora de Mdia Digital: Fabiana Zanni Diretor de Planejamento e Controle: Auro Lus de Iasi Diretora-Geral de Publicidade: Thais Chede Soares Diretor-Geral de Publicidade Adjunto: Rogerio Gabriel Comprido Diretor de RH e Administrao: Dimas Mietto Diretor de Servios Editoriais: Alfredo OgawaFundador: Diretor Superintendente: Alexandre Caldini Diretora de Ncleo: Sandra Carvalho

Diretora de Redao: Dbora Fortes Redator-chefe: Maurcio Grego Editor Snior: Carlos Machado Editores: Airton Lopes, Juliano Barreto, Ktia Arima, Maria Isabel Moreira, Maurcio Moraes e Renata Leal Estagirios: Leonardo Martins e Talita Abrantes Editor de Arte: Jefferson Barbato Designers: Catia Herreiro, Maurcio Medeiros e Wagner Rodrigues Colaboradores: Dagomir Marquezi e John C. Dvorak Infolab: Luiz Cruz (consultor de sistemas), Alberto Pereira, Guilherme Bragatte e Willian da Silva (estagirios) Gestor de Comunidades: Virgilio Sousa Info Online Editores-assistentes: Daniela Moreira, Fabiano Candido e Felipe Zmoginski Reprteres: Guilherme Pavarin, Marco Aurlio Zanni, Mariana Amaro e Paula Rotman Webmaster: Renata Verdasca Desenvolvedor Web: Silvio Doneg Webdesigner: Renato Del Rio Produtor Multimidia: Mrcio Alexandre Estagirio: Caio Melzer de Oliveirawww.info.abril.com.br

SERVIOS EDITORIAIS Apoio Editorial: Carlos Grassetti (Arte), Luiz Iria (Infograa) Apoio Tcnico e Difuso: Bia Mendes Dedoc e Abril Press: Grace de Souza Treinamento Editorial: Edward Pimenta PUBLICIDADE CENTRALIZADADiretores: Marcos Peregrina Gomez, Mariane Ortiz, Robson Monte, Sandra Sampaio Executivos de Negcio: Ana Paula Teixeira, Daniela Seram, Eliane Pinho, Emiliano Hansenn, Karine Thomaz, Luciano Almeida, Marcelo Cavalheiro,

Marcelo Pezzato, Marcio Bezerra, Maria Lucia Strotbek, Pedro Bonaldi, Renata Mioli, Rodrigo Toledo, Selma Costa, Sueli Fender, Susana VieiraPUBLICIDADE RIO DE JANEIRODiretor de Publicidade Rio de Janeiro: Paulo Renato Simes Gerente: Edson Melo Executivos de Negcios: Ailze Cunha e Leda Costa Diretor de Publicidade Regional: Jacques Baisi Ricardo

PUBLICIDADE NCLEO TECNOLOGIAGerente: Francisco Barbeiro Neto Executivos de Negcio: Andr Cecci, Andrea Balsi, Dbora Manzano, Edvaldo Silva, Fernando Srodrigues, Jorge Hidalgo, Jussara Dimes Costa, La Moreira e Thais Alfaya Coordenadora: Christina Pessoa (RJ)

CLASSIFICADOSGerente: Angelica Hamar Coordenadora: Luciane Silva PLANEJAMENTO, CONTROLE E OPERAES Gerente: Victor Zockun Consultor: Silvio Rosa Processos: Cllio Antonio, Valdir Bertholin, Wagner Cardoso MARKETING E CIRCULAO Gerente de Marketing: Viviane Ribeiro Gerente de Publicaoes: Ilona Moyss Analista de Marketing: Rafael Abicair Projetos Especiais: Patrcia Steward, Edison Diniz Gerente de Eventos: Shirley Nakasone Coordenadoras de Eventos: Bruna Veratti, Carolina Fioresi e Ligia Cano Gerente de Circulao - Avulsas: Carmen Lcia de S Gerente de Circulao - Assinaturas: Viviane Ahrens ASSINATURAS Operaes de Atendimento ao Consumidor: Malvina Galatovic RH Diretora: Claudia Ribeiro Consultora: Marizete AmbranEm So Paulo: Redao e Correspondncia: Av. das Naes Unidas, 7221, 17 andar, Pinheiros, So Paulo, SP, CEP 05425-902, tel. (11) 3037-2000 Publicidade So Paulo www.publiabril.com.br Classicados 0800-701-2066, Grande So Paulo tel. (11) 3037-2700 ESCRITRIOS E REPRESENTANTES DE PUBLICIDADE NO BRASIL: Central-SP (11) 3037-6564 Bauru Gnottos Mdia Representaes Comerciais, tel. (14) 3227-0378, Belm Midiasolution Belm tel. (91) 3222-2303; Belo Horizonte Escritrio tel. (31) 3282-0630; Tringulo Mineiro F&Campos Consultoria e Assessoria Ltda., tel. (16) 3620-2702; Blumenau M. Marchi Representaes, tel. (47) 3329-3820; Braslia Escritrio tel. (61) 3315-7554; Representante Carvalhaw Marketing Ltda., tel. (61) 3426-7342; Campinas CZ Press Com. e Representaes, tel. (19) 3251-2007; Campo Grande Josimar Promoes Artsticas Ltda., tel. (67) 3382-2139; Cuiab Agronegcios Representaes Comerciais, tel. (65) 8403-0616; Curitiba Escritrio tel. (41) 3250-8000, Representante Via Mdia Projetos Editoriais Mkt. e Repres. Ltda., tel. (41) 3234-1224; Florianpolis Interao Publicidade Ltda., tel. (48) 3232-1617; Fortaleza Midiasolution Repres. e Negoc., tel. (85) 3264-3939; Goinia Middle West Representaes Ltda., tel. (62) 3215-5158; Manaus Paper Comunicaes, tel. (92) 3656-7588: Maring Atitude de Comunicao e Representao, tel. (44) 3028-6969; Porto Alegre Escritrio tel. (51) 3327-2850, Representante Print Sul Veculos de Comunicao Ltda., telefax (51) 3328-1344; Recife MultiRevistas Publicidade Ltda., tel. (81) 3327-1597; Ribeiro Preto Gnottos Mdia Representaes Comerciais, tel. (16) 3911-3025; Rio de Janeiro tel. (21) 2546-8282; Salvador AGMN Consultoria Public. e Representao, tel. (71) 3311-4999; Vitria Zambra Marketing Representaes, tel. (27) 3315-6952

PUBLICAES DA EDITORA ABRIL: Almanaque Abril, Ana Maria, Arquitetura e Construo, Atividades, Aventuras na Histria, Boa Forma, Bons Fluidos, Bravo!, Capricho, Casa Claudia, Claudia, Contigo!, Disney, Elle, Estilo, Exame, Exame PME, Gloss, Guia do Estudante, Guias Quatro Rodas, Info, Info Corporate, Loveteen, Manequim, Manequim Noiva, Mens Health, Minha Novela, Mundo Estranho, National Geographic, Nova, Placar, Playboy, Quatro Rodas, Recreio, Revista A, Runners World, Sade!, Sou Mais Eu!, Superinteressante, Tititi, Veja, Veja Rio, Veja So Paulo, Vejas Regionais, Viagem e Turismo, Vida Simples, Vip, Viva! Mais, Voc S/A, Womens Health Fundao Victor Civita: Nova EscolaINTERNATIONAL ADVERTISING SALES REPRESENTATIVES Coordinator for International Advertising: Global Advertising, Inc., 218 Olive Hill Lane, Woodside, California 94062. UNITED STATES: CMP Worldwide Media Networks, 2800 Campus Drive, San Mateo, California 94403, tel. (650) 513-4200, fax (650) 513-4482. EUROPE: HZI International, Africa House, 64-78 Kingsway, London WC2B 6AH, tel. (20) 7242-6346, fax (20) 7404-4376. JAPAN: IMI Corporation, Matsuoka Bldg. 303, 18-25, Naka 1- chome, Kunitachi, Tokyo 186-0004, tel. (03) 3225-6866, fax (03) 3225-6877. TAIWAN: Lewis Intl Media Services Co. Ltd., Floor 11-14 no 46, Sec 2, Tun Hua South Road, Taipei, tel. (02) 707-5519, fax (02) 709-8348 DICAS INFO GUIA DEFINITIVO DA PRODUTIVIDADE, edio 68, (ISSN 18079245) uma publicao da Editora Abril S.A. Distribuda em todo o pas pela Dinap S.A.

Distribuidora Nacional de Publicaes, So PauloIMPRESSA NA DIVISO GRFICA DA EDITORA ABRIL S.A.

Av. Otaviano Alves de Lima, 4400, Freguesia do , CEP 02909-900, So Paulo, SP

Roberto Civita Giancarlo Civita Vice-Presidentes: Arnaldo Tibyri, Douglas Duran, Marcio Ogliara e Sidnei BasilePresidente do Conselho de Administrao: Presidente Executivo: www.abril.com.br

pacotes I Microsoft Office

ESCRITRIO MAIS AFINADOTruques para ganhar tempo e produzir melhor com o Office 2007POR CARLOS MACHADO E MARIA ISABEL MOREIRA

A

edio atual do Office mudou em relao s verses anteriores. Sumiram os menus tradicionais e a maioria das caixas de dilogo para dar lugar s abas e s faixas de opes. Nessa nova interface, os comandos esto organizados

de forma mais lgica, agrupados segundo tarefas. Mesmo assim, os programas exigem um aprendizado. Com as dicas a seguir, voc vai aprender a se virar melhor com os principais aplicativos do pacote de escritrio da Microsoft.

FERRAMENTAS MOComo seu nome diz, a Barra de Ferramentas de Acesso Rpido deixa mais ao alcance as ferramentas de uso frequente. Inicialmente, essa barra s traz os botes Salvar, Desfazer e Refazer, mas pode ser personalizada para incluir outras ferramentas. Para isso, clique em Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rpido e marque, no menu que surgir, os itens que deseja inserir. De cara, voc pode acrescentar botes como Novo, Abrir e Impresso Rpida. Se voc quiser incluir itens que no esto nesse menu, selecione a opo Mais Comandos. Surge a tela Opes do programa aberto no item Personalizar. esquerda esto todos os comandos disponveis e, direita, os que j esto na barra de acesso rpido. Clique no comando desejado esquerda e pressione o boto Adicionar. Dica: a caixa Escolher Comandos Em permite selecionar grupos que aparecem embaixo, na caixa de comandos. Voc pode escolher Todos os Comandos ou um subconjunto especfico.

MAIOR REA TILPara trabalhar bem, nada melhor do que ter espao. Se voc quiser aumentar a rea til na tela do seu computador, clique no boto Personalizar e selecione Minimizar a Faixa de Opes. o que basta para que desapaream. Para operar com uma faixa de opes, clique em seu ttulo. Para voltar a exibir a faixa de opes, clique novamente em Personalizar e desmarque o comando Minimizar ou, ento, ganhe tempo e d um duplo clique em qualquer uma das guias.

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I DIC AS IN FO

NOVO LOCALPor padro, o Word, o Excel e o PowerPoint armazenam seus arquivos na pasta Documentos (Meus Documentos, se o sistema operacional em uso for o XP). Se voc aceitar a sugesto dos aplicativos, nenhum problema: sempre que precisar procurar um documento, uma planilha ou uma apresentao nessa pasta que ter de vasculhar em primeiro lugar. Mas e se voc preferir escolher outro lugar para guardar suas produes? Clique no Boto Office e clique em Opes do programa em uso (se for o Word, clique em Opes do Word, por exemplo) e escolha a categoria Salvar. Na linha Local Padro do Arquivo, clique no boto Procurar e localize uma nova pasta de armazenamento.

NO FORMATO ANTIGOOs aplicativos do Office 2007 trabalham com novos formatos de arquivo. Se voc vai enviar seu trabalho para ser aberto em verses antigas do programa por pessoas que no instalaram o pacote de compatibilidade do Office (www.info.abril.com.br/downloads/microsoft-officecompatibility-pack) h a opo de salv-lo no formato anterior. Quando essa regra precisa ser seguida sempre, no entanto, tedioso ter de localizar o formato antigo na lista Tipo da janela Salvar. A melhor sada mudar o formato padro de salvamento. Clique no Boto Office e em Opes do programa aberto. Na categoria Salvar, clique na seta ao lado da linha Salvar Arquivos Neste Formato e escolha a opo desejada na lista.

CHECAGEM DE COMPATIBILIDADEAlguns recursos disponveis nas verses 2007 dos aplicativos do Office no podem ser salvas nos formatos antigos. Para saber se o documento contm itens incompatveis com verses anteriores, acione Boto Office > Preparar > Executar Verificador de Compatibilidade. O verificador lista os itens e as perdas que tero no formato antigo.

PRONTO PARA ENVIOComentrios, revises, anotaes, informaes pessoais, textos ocultos... Antes de enviar um arquivo, interessante conferir se no h nenhum desses itens que precisa ser eliminado. No Office 2007, pressione o Boto Office > Preparar > Inspecionar Documento. Na sequncia, marque os itens que quer examinar e clique em Inspecionar mais uma vez. Se o Office encontrar metadados ou informaes pessoais, ele mostra em um relatrio e voc tem a opo de remov-los.

DIC A S INFO I

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MUDANA DE ESTILO possvel mudar a aparncia de um documento com um simples clique. Basta selecionar o texto e, na guia Incio, clicar numa opo do grupo Estilo. Na caixa de Estilos Rpidos, voc j sabe, tambm se pode visualizar o formato antes de aplic-lo. Clique com o boto direito num estilo rpido. No menu, voc encontra opes para modificar ou renomear o estilo ou ainda remov-lo da galeria de estilos rpidos. Voc tambm pode adicionar a galeria barra de ferramentas de acesso rpido.

SALVAR EM QUE FORMATO?Uma dica sobre o comando Salvar Como: se voc clicar nele, abre-se a janela correspondente. Nela, voc tem de abrir a caixa Tipo para escolher o formato desejado. Para escolher o tipo de arquivo antes de abrir a janela Salvar Como, clique na seta ao lado de Salvar Como (ou deixe o mouse sobre a opo por alguns segundos) e escolha um item direita. Quando voc est trabalhando com um formato antigo (DOC, XLS ou PPT) o programa exibe na barra de ttulo a informao [Modo de Compatibilidade] ao lado do nome do arquivo.

TUDO PELO TECLADONo Office 2007, continuam vlidos todos os atalhos de teclado que j existiam em verses anteriores. Assim, para abrir um arquivo, voc pode acionar Ctrl + A. Para salvar, Ctrl + B. Ctrl + P abre a caixa Imprimir e assim por diante. Tambm no preciso usar o mouse para abrir as guias e acionar as ferramentas e os recursos das faixas de opes. Quando se pressiona a tecla Alt, o Office exibe o nmero correspondente a cada faixa e boto da caixa de ferramentas de acesso rpido. Basta digitar o nmero ou a letra indicado para acionar o comando ou abrir a faixa de opes desejada.

MAIS LONGE OU MAIS PERTOQuer ampliar ou reduzir um documento para enxergar melhor um detalhe ou avaliar o todo? Use o controle deslizante de zoom. Para a direita, ele permite um aumento de at 500%. Para a esquerda, reduz a visualizao a at 10% do original, deixando que voc observe o documento como vrias pginas na mesma tela. O controle de zoom est disponvel nos trs programas principais do Office 2007.

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I DIC AS IN FO

APROVEITE OS MODELOSComo j acontecia nas verses anteriores, voc no precisa comear um documento do zero no Office 2007. Clique no Boto Office e escolha Novo. A janela Novo Documento oferece dezenas de opes prontas que voc pode usar como ponto de partida e ganhar muito tempo de trabalho. Quando a tela exibe o boto Baixar, isso significa que o modelo se encontra na web.

Troca de eixosO boto Alternar Linha/Coluna troca as posies das sries de dados que aparecem no eixo X e no eixo Y. Basta clicar nele para fazer a alterao. Mas aqui h uma pegadinha: o boto s fica disponvel quando a janela do Excel, com os dados, est aberta.

FORMATAO EXPRESSAEscreveu um texto e precisa apenas mudar a cor, a fonte, o alinhamento ou aplicar um negrito? Para formataes rpidas, no preciso recorrer s ferramentas da guia Incio. Simplesmente clique com o boto direito do mouse no objeto, que pode ser um texto, uma caixa de texto, uma clula de planilha etc., para abrir o menu de contexto e a minibarra de ferramentas. Se a minibarra mais atrapalhar do que ajudar, possvel desabilit-la. Para isso, clique no Boto Office e abra as opes do programa. Selecione a categoria Mais Usados e desmarque a opo Mostrar Minibarra de Ferramentas Aps Seleo. preciso repetir a operao para cada programa do pacote.

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pacotes I OpenOffice

TRABALHO COM SOFTWARE LIVREUse melhor e mais rapidamente os programas do pacote OpenOfficePOR ERIC COSTA

A

pesar de estar espremido entre a boa verso 2007 do Microsoft Office e o avano dos pacotes de escritrio online, o OpenOffice vem ganhando timos recursos nas ltimas verses, consolidando-se como o melhor pacote gratuito de aplicativos para escritrio. Para quem quiser embrenhar-se nas opes de

configurao e nos ajustes escondidos no Open Office, h diversas surpresas legais, como a gerao automtica de PDFs e um sistema de backup de documentos. Separamos aqui cinco truques interessantes para empregar o OpenOffice de novas maneiras ou simplesmente usar o software de forma mais produtiva.

PDFs 1 EDIO DE OpenOffice pode contar com um recurso A nova verso dobastante til, mesmo para usurios do Microsoft Office: a edio de PDFs. Para isso, preciso instalar a extenso PDF Import (www.info. abril.com.br/downloads/pdf-import-extension). Clique duas vezes no arquivo baixado para instalar a extenso. Depois, s abrir o PDF como um arquivo qualquer, acessando Arquivo > Abrir. Para manter a formatao do PDF, a extenso abre o contedo no software de desenho Draw ou no gerador de apresentaes Impress e permite a edio de textos e grficos no arquivo.

MAIS 2 MACROS ou gruposFCEIS ter um conjunto unificado de macros pode aumentar a produtividade e a Para empresas de trabalho,padronizao de textos e planilhas. A extenso BasicAddonBuilder (www.info.abril.com.br/downloads/basicaddonbuilder) permite criar uma nova extenso, com as macros desejadas empacotadas e com instalao rpida. Instale-a acessando a opo Gerenciador de Extenses, do menu Ferramentas. Na janela que surge, clique em Adicionar e localize o BasicAddonBuilder na pasta em que ele foi baixado. Depois do reincio do OpenOffice, acesse o Gerenciador de Extenses, localize o BasicAddonBuilder e pressione Ativar. Depois, acesse Ferramentas > Macros > Organizar Macros > OpenOffice.org Basic. Execute a macro BasicAddonBuilder > Main > Run Wizard. Da, s seguir as instrues do assistente para gerar a extenso.

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AUTOMTICO 3 BACKUPpouco explorado do OpenOffice o de criao automatizada de backups. Ao Um recursosalvar um texto ou planilha, o OpenOffice pode criar uma cpia de backup em uma pasta separada. As principais configuraes a serem feitas so definir a pasta de backups e ligar o recurso para todos os arquivos. Para isso, no Writer, acesse o menu Ferramentas > Opes. Depois, abra Carregar/Salvar > Geral. Marque a opo Sempre Criar Cpia de Backup. No feche a janela ainda. Acesse OpenOffice.org > Caminhos. Clique no item Backups e depois em Editar. Escolha, ento, a pasta onde ficaro os backups e clique em OK.

4 PDFs EM BLOCO no OpenOffice o de converter um lote de arquivos para PDF. Curiosamente, essa Um recurso bastante tilopo fica escondida no assistente de pginas web. Primeiro, acesse Arquivo > Assistentes > Pgina da Web. Clique em Avanar e depois em Adicionar. Escolha os arquivos que sero convertidos. Depois, para cada um deles, selecione no campo Exportar Para Formato de Arquivo o item PDF Impresso Otimizada. V clicando em Avanar at chegar ao item Visualizao. Marque Em Uma Pasta Local e clique no boto com reticncias. Escolha uma pasta vazia para os PDFs e clique em Concluir. Da, basta copiar os PDFs e deletar os outros itens.

LOTE 5 IMPRESSO EMuma s vez, o OpenOffice Alm de gerar PDFs detambm pode imprimir vrios documentos com um s comando. Para isso, abra a linha de comando, navegue para a pasta com os documentos e tecle: C:\Arquivos de Programas\OpenOffice.org 2.3\program\soffice.exe -p nome_do_arquivo1 O caminho da pasta pode ser diferente, conforme o escolhido na instalao do OpenOffice. O exemplo acima imprime s um arquivo, mas basta listar todos os que forem desejados, separando-os com um espao. Vale a pena tambm ver todas as opes de linha de comando, teclando C:\Arquivos de Programas\ OpenOffice.org 2.3\program\soffice.exe -?

D I C AS I NFO I 11

processadores de texto I Word

PERITO EM DOCUMENTOSUma coleo de 23 dicas para trabalhar mais rpido e melhor com o Word

M

uita gente usa a dupla computador/processador de textos como uma mquina de escrever, mas a combinao entre esses dois recursos tem muito mais a oferecer do que a simples

capacidade de registrar letras, palavras e frases. No caso do Word, as possibilidades de explorao so imensas. Quem sabe usar todo o potencial do programa produz trabalhos melhores e muito mais rapidamente.

O TEXTO 1 SOMENTE no Word 2007, toda a formatao original mantida, o que pode ser um problema. H algumas Ao colar textosformas de mudar esse comportamento. Uma delas usar o comando Colar Especial e, em seguida, selecionar a opo Texto No Formatado. Outro jeito criar um novo atalho de teclado para colar o texto puro, sem formatao. Para isso, comece clicando em Exibio > Macros. Depois, tecle ColaSemFormatacao em Nome da Macro e pressione o boto Criar. Digite, antes de End Sub, o texto abaixo:

Selection.PasteSpecial DataType:=wdPasteTextFeche a janela de cdigo e acesse o Boto Office > Opes do Word. Clique na seo Personalizar e pressione o boto Personalizar, no item Atalhos de Teclado. Em Categorias, clique em Macros e, do lado direito, escolha a macro ColaSemFormatacao. Clique no campo Pressione a Nova Tecla de Atalho e digite Ctrl+Shift+V (ou o atalho que preferir). Pressione o boto OK e pronto.

Voc j percebeu que ao digitar uma URL no Word ela automaticamente transformada em um link funcional. Tambm j sabe que, em determinados documentos, esse recurso intil e apenas incomoda. Existem duas formas de se livrar dele. Uma delas teclar Ctrl+Z quando a URL convertida, fazendo com que o texto retorne ao original. A outra alternativa, que definitiva, pressionar o Boto Office e, depois, Opes do Word. Clique em Reviso de Texto > Opes de AutoCorreo. Acesse a guia Autoformatao ao Digitar e desmarque a opo Internet e Caminhos de Rede por Hiperlinks.

CHUTE OS LINKS DO WORD 2

12 I DIC AS IN FO

3 TUDO NUMERADO no Word 2007? Fcil: na guia Inserir, acione Nmero de Pgina e escolha se Como inserir nmeros de pginasdeseja o nmero no incio, no fim ou nas margens da pgina. O nmero tambm pode ser inserido onde estiver o cursor. Quer numerar seu documento com a frmula Pgina X de Y? Comande: Inserir > Nmero de Pgina. Escolha Incio da Pgina ou Fim da Pgina. Use a barra de rolagem para ir ao fim da galeria. L, voc encontra opes de numerao desse tipo alinhada esquerda, direita ou centralizada.

Muitos documentos contam com regras especficas de numerao de pginas, que devem estar presentes em alguns trechos do texto e em outros no. Uma forma de resolver esse problema no Word 2007 usar sees. Ao terminar cada bloco de texto, acesse Layout da Pgina > Quebras > Quebras de Seo > Prxima Pgina. Depois do texto pronto, adicione nmeros de pgina, acessando Inserir > Nmero de Pgina. Note que, navegando pelo documento, o boto Vincular Seo estar ligado. Acesse as sees que no sero numeradas, desmarque o boto e apague manualmente o nmero de pgina.

NUMERE O WORD DO SEU JEITO 4

5 DIFERENTE DE 1 Voc pode numerar umdocumento comeando com outro nmero, diferente de 1. Acione Inserir > Nmero de Pgina e inclua um nmero. Clique nele e, na subguia Ferramentas de Cabealho e Rodap, acione Nmero de Pgina > Formatar Nmeros de Pginas. Marque Iniciar Em e indique o nmero de partida.

DIC A S INFO I 13

CONSTRUO 6 BLOCOS DEfcil criar documentos usando elementos de layout prontos. Para isso, na aba No Word 2007, Inserir, acione Partes Rpidas > Organizador de Blocos de Construo. Nessa caixa, voc encontra modelos prontos para itens como cabealhos, folhas de rosto, calendrios, marcas-dgua e tabelas. s escolher e clicar em Inserir. Voc tambm pode criar seus prprios blocos de construo para documentos. Crie o objeto e selecione-o. O objeto pode ser texto, imagem, caixa de texto etc. Em seguida, na guia Inserir, clique em Partes Rpidas > Salvar Seleo na Galeria de Partes Rpidas. D um nome ao objeto e acione OK. Feito isso, ele aparece no menu Partes Rpidas.

RODAPS RPIDOS 7 CABEALHOS Edo Word, a criao de cabealhos Em verses anteriorese rodaps era uma tarefa quase sempre manual. Agora, na guia Inserir, voc pode clicar em Cabealho ou Rodap e escolher um formato pronto. Observe: h cabealhos (ou rodaps) e folhas de rosto com o mesmo motivo.

Para estudantes e professores de cincias exatas, o editor de equaes do Word 2007 um recurso muito fcil de usar. Ele aparece numa subguia quando se aciona Inserir > Equao. Voc pode salvar a equao como um bloco de construo. Clique na seta direita do objeto e escolha Salvar Como Nova Equao. O objeto equao se mantm vivo. Clique nele e edite-o, quando necessrio. Tambm possvel copi-lo e col-lo em outro documento. Mas ateno: esse objeto s funciona em documento com formato novo. Colado num arquivo DOC, ele perde a capacidade de ser editado e passa a ser uma imagem bitmap.

EQUAES VIVAS 8

14 I DIC AS IN FO

A 9 SUMA COM queTABELA Voc j observou quando querapagar completamente uma tabela no adianta selecion-la clicando na ala e apertar a tecla Del? Um truque simples para dar um fim tabela selecionar, alm dela, uma parte do documento antes e depois. Feito isso, pressione Del e a tabela excluda.

Voc est bolando o layout de um documento e precisa de algum texto falso s para preencher o espao. fcil obter isso: na pgina, digite: =rand(p,f) e d Enter. Nesse texto digitado, p deve ser substitudo pelo nmero de pargrafos desejado e f, o de frases em cada pargrafo. Os textos, alis, so dicas de uso do Word. H outra forma de criar texto falso no Word. Em vez da frmula com rand, use =lorem(p,f) e d Enter. O texto falso, agora, o clssico Lorem Ipsum, um texto em latim usado internacionalmente na criao de layouts. Os parmetros p e f continuam sendo o nmero de pargrafos e o de frases em cada pargrafo.

CONTEDO FALSO 10

PADRO 11 NOVO2007 tem uma DE FONTE Calibri. Como O Word nova fonte-padro:mudar essa fonte? Na guia Incio, clique na caixa no canto inferior direito do grupo Fonte. Na janela Fonte, escolha o tipo de letra e tamanho desejados e clique em Padro. Em seguida, responda Sim. Pronto. A fonte escolhida o novo padro geral para os documentos. O pargrafo-padro no Word 2007 tambm diferente nos espaamentos. Quer modific-lo? Na guia Incio, clique na caixa no canto inferior direito do grupo Pargrafo. Na janela Pargrafo, ponha, por exemplo, 0 em Espaamento Depois e escolha a opo Simples em Espaamento Entre Linhas. Clique no boto Padro e confirme.

DIC A S INFO I 15

12 REMOO DA

FORMATAO

Voc recebe um documento do Word e precisa us-lo num trabalho que est desenvolvendo. O problema que os formatos usados no documento no combinam com os que voc est usando. J vimos anteriormente que possvel usar o recurso Colar Especial > Texto No Formatado ou mesmo criar uma macro para no inserir um texto com o formato original. Outra opo selecionar o texto e, na barra Incio, clicar em Limpar Formatao. Depois disso, aplique os formatos desejados.

DA PGINA 13 NO Pincluem notas de rodap no Word 2007? Coloque o cursor no ponto onde deve ser Como seincluda a nota e, na guia Referncias, acione Inserir Nota de Rodap. O nmero aparece no ponto indicado e o cursor passa para o rodap, onde voc deve digitar a nota. Clique na caixa no canto direito do grupo Notas de Rodap para fazer outras configuraes.

possvel criar um marcador personalizado, usando, por exemplo, o logotipo de sua empresa. Em Incio, clique em Marcadores e escolha Definir Novo Marcador. Na nova tela, clique em Imagem. Acione Importar e aponte a figura a ser usada como marcador. Feito isso, s escolher o novo marcador.

MARCADORES PRPRIOS 14

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LETRAS GRANDES 15 Use letras capitulares pararealar o incio do documento ou de captulos num texto longo. Acione Inserir > Letra Capitular e escolha: letra embutida no texto ou colocada margem. Aps incluir a capitular, clique nela e comande Letra Capitular > Opes de Letra Capitular. Nesta caixa, voc pode mudar fonte, altura da letra (em linhas de texto) e a distncia do texto.

NO TEXTO 16 CAMPOScampos no documento? Como incluirCampo, voc sabe, uma rea especial que contm data, hora, informaes sobre o documento etc. Acione Inserir > Partes Rpidas > Campo. Surge nova janela. Os campos so apresentados em grupos e podem exibir diferentes formatos. Embaixo, a explicao do que significa a opo selecionada.

Existe um truque simples, mas muito eficiente, para dividir sees em textos longos no Word. Ponha o cursor no ponto de diviso e, na guia Incio, clique na seta do boto Sombreamento e escolha uma cor. O Word aplica uma barra a toda a extenso da linha. Voc tambm pode incluir nessa barra o ttulo do captulo.

SEO COM COR 17

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OBJETOS NO CONTGUOS 18 O Word XP incorporou um recurso comque o Excel j trabalhava h bastante tempo: selecionar itens no contguos. Agora, por exemplo, voc pode selecionar somente o ttulo e o segundo pargrafo de um texto, deixando de fora o pargrafo que est entre os dois itens. Isso utilssimo se, por exemplo, voc quiser aplicar um formato, de uma s vez, a vrios trechos no vizinhos. Para isso, faa o seguinte: selecione o primeiro item (bloco de texto, clula de tabela ou pargrafo etc.) e, depois, fixe a tecla Ctrl e selecione os outros itens.

19 QUANTAS PALAVRAS? escrevem, precisam contar o nmero de palavras, linhas ou Alguns profissionais, medida quecaracteres j produzidos. Na verso XP do Word, pode-se usar a barra de ferramentas chamada Contar Palavras para chegar rapidamente a essa informao. Para us-la, acione Exibir > Barras de Ferramentas > Contar Palavras, o que torna a barra visvel. A barra tem uma pequena caixa de combinao que mostra a contagem de um item de cada vez: linhas, pargrafos, pginas, caracteres etc. Para obter o nmero atualizado, basta clicar no boto Recontar. No Word 2007, a operao mais fcil: basta selecionar o texto e ver o nmero de palavras na barra de status, na parte inferior do programa. Clicando-se nesse nmero, o Word abre a caixa Contar Palavras, que traz um resumo completo, incluindo nmero de pginas, palavras, caracteres com e sem espao, pargrafos e linhas.

20 NAVEGUE PELOS INDICADORES usar o Quem trabalha com textos longos no Word poderecurso dos indicadores para navegar mais rpido. Os indicadores so marcas ocultas inseridas no texto. Se voc sabe que precisar voltar vrias vezes a um determinado trecho do documento, v at a pgina desejada e acione Inserir > Indicador. Na janela seguinte, d um nome ao indicador algo como Captulo5 (no pode haver espaos) e clique em Adicionar. Quando precisar voltar a um dos trechos que receberam marca oculta, acione a tecla de funo F5 para abrir a caixa de dilogo Localizar e Substituir. Na guia Ir Para, selecione Indicador na lista esquerda, localize a marca desejada direita e clique no boto Ir Para.

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21 TRECHOS OCULTOS trabalha com documentos que tm um Esta uma soluo para quemtexto bsico, mas requerem a incluso de trechos alternativos. o caso de contratos e textos similares. A soluo tambm pode ser usada por professores na elaborao de provas. A ideia escrever a prova normalmente, com todas as respostas abaixo das perguntas. Depois, esconder as respostas e imprimir, para os alunos, somente as perguntas. Veja como fazer isso. O Word oferece um recurso chamado texto oculto, que uma opo de formatao de fonte, assim como o negrito, o itlico e o sobrescrito. Para aplic-lo, selecione o trecho desejado e acione Incio > Fonte (Formatar > Fonte no 2003). Na aba fonte, marque a caixa Oculto. Imediatamente, o trecho selecionado desaparece. A parte escondida tambm no passa impressora. Para faz-la reaparecer, abra o Boto do Office > Opes do Word > Exibir (Ferramenta > Opes) e marque o item Texto Oculto. Outra forma de exibir/ocultar o trecho clicar no boto Mostrar Tudo (Ctrl + Shift + *). No caso da prova, formate todas as respostas como texto oculto e imprima o documento. Para os alunos, vo as perguntas. Para o professor, fica o documento inteiro. Tambm possvel imprimir tudo, perguntas e respostas, sem reformatar o texto: acione Boto do Office > Imprimir (Arquivo > Imprimir) e clique no boto Opes. Depois, marque o item Texto Oculto.

Ao trabalhar com um texto longo, muitas vezes sente-se a necessidade de visualizar, ao mesmo tempo, duas partes do documento por exemplo, para verificar se os dois trechos no entram em contradio. Para ter essa viso dupla no Word 2007, abra na guia Exibio e clique no boto Dividir (Janela > Dividir nas verses anteriores). O cursor passa a conter uma linha horizontal. Clique na posio em que desejar repartir a janela de texto. Pronto. Seu documento agora pode ser visto e editado em duas partes independentes. Quando quiser retornar janela unificada, acione Exibio > Remover Diviso (Janela > Remover Diviso), ou arraste a linha de diviso para o lado superior ou inferior da janela.

JANELA DIVIDIDA 22

23 LINHA APS LINHA Na maioria das situaes, no necessrio numerar as linhas de um documento. Mas, em alguns casos, pode ser necessrio incluir esse recurso para tornar mais simples a referncia a determinadas partes do texto. Fazer isso no Word 2007 uma tarefa fcil. Abra a guia Layout de Pgina e clique em Nmeros de Linha. No menu que surgir, voc poder escolher o tipo de numerao desejada (contnua, com reincio a cada pgina ou a cada seo etc.).

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processadores de texto I Writer

DOMINE O WRITER

Trs dicas para explorar o editor de textos do OpenOfficePOR ERIC COSTA

A ORTOGRAFIA 1 ATUALIZADO COM em NOVAcasos, frente dos usurios do Microsoft Office por conta da agilidade Os fs do OpenOffice ficam, muitosdo mundo do cdigo aberto. Com as novas regras de ortografia da lngua portuguesa, isso se repete. J est pronto para download um pacote com as mudanas ortogrficas, junto com o corretor normal. Primeiro, baixe o arquivo em www.info.abril.com.br/downloads/verificador-ortografico-broffice-org. Clique duas vezes nele para que a instalao no OpenOffice seja iniciada. Depois, abra o Writer e acesse Ferramentas > Gerenciador de Extenso. Clique no boto Desativar, na seo Portuguese Spelling Dictionary. Ser preciso confirmar, pressionando OK. Feche o Writer e abra-o novamente. Teste a ortografia com algumas palavras que mudaram, como voo, ideia e linguista.

RPIDA 2 ASSINATURAassinatura padro, at com algum elemento Para quem usa umagrco, como um logotipo, possvel criar um atalho rpido no Writer. Comece criando a assinatura ou abrindo um arquivo com ela. Depois, selecione tudo, incluindo os elementos grcos. Acesse Editar > AutoTexto. Na janela que surge, escolha uma categoria, tecle um nome e um atalho curto. Depois, clique no boto AutoTexto e escolha Novo. Para entrar com a assinatura, tecle o atalho e depois F3.

Nem sempre preciso imprimir uma folha inteira de etiquetas. Para gerar apenas algumas manualmente, d para usar um recurso do OpenOffice. Para isso, abra o Writer e escolha Arquivo > Novo > Etiquetas. Na aba Etiquetas, escolha, na seo Formato, o tamanho e o tipo de pgina de etiquetas, conforme dados do fabricante. Na aba Opes, desmarque Sincronizar Contedo e escolha Pgina Inteira. Clique em Novo Documento e pronto. possvel preencher cada etiqueta manualmente. Se j foram geradas algumas, use o mesmo papel, preenchendo apenas as posies das etiquetas que ainda no foram usadas.

ETIQUETAS MANUAIS 3

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planilhas I compartilhamento

ASSIM NA WEB COMO NO EXCELCompartilhe planilhas na internet sem perder suas funcionalidades POR ERIC COSTA

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ara empresas que querem passar informaes a clientes ou facilitar a padronizao de clculos entre equipes de trabalho, usar a mesma planilha sempre uma boa sacada. Mas melhor do que colocar um arquivo do Excel no site ou na intranet da empresa criar uma pgina web, que protege os clculos e ainda pode ser integrada ao visual do resto do contedo online. Veja como fazer isso com a ajuda de um shareware esperto.

1 DOWNLOAD E INSTALAO Baixe o SpreadsheetConverter em www.info.abril.com.br/downloads/spreadsheetconverter. Instaleo programa, prestando ateno se a verso detectada do Excel foi a correta. Ao final, marque a opo Run Spreadsheet Converter. O Excel ser aberto com uma nova guia correspondente ao programa.

2 ESCOLHA DAS CLULASna Abra a planilha que ser publicadainternet. Marque, ento, com uma mesma cor de preenchimento, todas as clulas que sero preenchidas pelo usurio do documento a ser publicado. O restante da planilha pode ser mantido com a formatao original, que ser reproduzida no HTML resultante.

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3 CRIAO DA PGINA e Passe guia Spreadsheet Converterclique no boto Convert. Pressione o boto Next. Marque a opo Using Coloring, pressione Select Color e escolha a cor de fundo usada para marcar as clulas. Se no lembrar exatamente qual, tecle um nome de clula (por exemplo, A1) em Select Color of This Cell. Pressione OK e, depois, Next duas vezes. Escolha a pasta onde ser gravada a pgina HTML e pressione Next e Finish.

DIRETO NO EXCELBROWSER 4 TESTE NOno navegador de sua preferncia para Abra a pginatestar o resultado final da publicao. Note que a cor de fundo mantida nas clulas de entrada, ento vale a pena experimentar cores que combinem com o tema do site que receber a planilha. Apesar de a pgina estar em ingls, por padro, basta modificar o cdigo HTML para que os botes e os seus outros elementos apaream escritos em portugus. Uma forma de compartilhar planilhas entre pessoas, mantendo a possibilidade de entrada de dados, bloquear todas as clulas, exceto as que podero ser alteradas pelos usurios. Para isso, tecle Ctrl + T para selecionar todas as clulas, clique no que foi escolhido com o boto direito do mouse e selecione Formatar Clulas. Passe guia Proteo e marque a opo Bloqueadas. Depois, escolha as clulas que podero ser editadas, repita o procedimento e desmarque a opo Bloqueadas. No Excel 2007, acesse Reviso > Proteger Planilha. Tecle a senha para proteo duas vezes e pronto.

5 OUTROS TIPOS DE CLULAcom outras formas de O Spreadsheet Converter tambm contareconhecer as clulas de entrada de dados pelo usurio, sem a necessidade de cores. possvel tentar a verificao automtica, que considera como liberadas ao usurio as clulas referenciadas em frmulas. Para isso, escolha, em vez de Using Coloring, a opo Automatic Detection. Outra opo liberar apenas as clulas que no foram bloqueadas pelo usurio, pela opo Unlocked Cells Are Input Cells, mas isso exige o bloqueio prvio da planilha.

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planilhas I formatao condicional

NOVAS MANEIRAS DE ENXERGAROito dicas para explorar bem os recursos de formatao condicional da verso 2007 do Excel POR ERIC COSTA

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m dos recursos que ganharam mais inovaes no Excel 2007 foi a formatao condicional. Na nova verso do programa, possvel criar grficos dentro das clulas, alm de mostrar cones, tudo com base nos valores da pla-

nilha. Isso evita, em muitos casos, a necessidade de criar grficos para ilustrar os dados. Mas, alm dos recursos automticos, h muitos truques para explorar ao mximo a formatao condicional. Conhea, a seguir, oito deles.

MAIOR 1 MENOR OUessenciais da formatao condicional no Office 2007 o de marcar clulas Um dos recursoscom base em seu valor. Para isso, h um comando prontinho. Para us-lo, selecione as clulas desejadas e acesse Incio > Formatao Condicional > Realar Regras das Clulas > Menor do Que. Ser aberta uma janela para teclar o valor limitante. Digite o nmero desejado e todas as clulas com valores abaixo dele sero coloridas. O segundo campo da janela permite mudar a cor aplicada s clulas, incluindo uma formatao prpria, escolhendo o item Formato Personalizado.

2 REGRAS MANUAIS para Alm de usar os comandos prontosformatao condicional, possvel criar novas regras, com opes diferentes de visual das clulas. Para isso, acesse Incio > Formatao Condicional > Nova Regra. aberta a janela Nova Regra de Formatao, com vrias opes de criao de regras. A primeira, Formatar Todas as Clulas com Base em Seus Respectivos Valores, aplica as mudanas para todas as clulas, permitindo definir limites inferiores e superiores que interferem no visual.

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NA FORMATAO 3 DE OLHOnas regras ou adicionar mais condies para a formatao? Acesse Incio > Formatao Quer mexerCondicional > Gerenciar Regras. Na janela que surge, possvel visualizar as regras existentes em toda a planilha, alm de edit-las e mudar sua ordem de aplicao. O boto Editar Regra leva janela de edio manual e o comando Excluir Regra remove a formatao condicional correspondente regra que foi eliminada. Se, antes de acessar o comando Incio > Formatao Condicional > Gerenciar Regras houver um conjunto de clulas selecionadas, possvel clicar o comando Nova Regra e definir manualmente uma nova formatao condicional. No entanto, no possvel adicionar esse intervalo de clulas posteriormente.

4 CONEosSIM, CONE NOformatao condicional, so usados cones para todas as clulas. Em Usando atalhos normais paramuitas situaes, interessante mostrar os cones apenas em alguns itens, sem poluir o visual da planilha. Isso interessante, por exemplo, para facilitar a localizao de alguns dados que fujam do normal. Aqui, por exemplo, vamos criar uma regra para aplicar cones somente a valores abaixo de um patamar. Para fazer isso, devemos personalizar as regras de exibio de cones. Comece escolhendo o conjunto de cones desejado, acessando Incio > Formatao Condicional > Conjuntos de cones. Depois, acesse Incio > Formatao Condicional > Gerenciar Regras. Pressione Nova Regra. Escolha a opo Formatar Apenas Clulas Que Contenham, escolha as opes Valor da Clula e Maior Que, alm de teclar o valor desejado, pressionando OK. Marque, ento, no primeiro item das regras, a opo Parar Se Verdadeiro e clique em OK. Com isso, ao satisfazer a primeira regra (ser maior do que o valor teclado), a formatao condicional para e no so aplicados cones.

5 CONDICIONAL POR VBA condicional usando macros. Para isso, h vrios comandos possveis. Tambm possvel definir uma formataoUm exemplo simples usar o comando: Range(D2:D4).FormatConditions.AddDatabar. Ele cria uma formatao condicional de barra para a faixa de clulas indicada. Tambm possvel adicionar cones com o comando Range(D2:D4). FormatConditions.AddIconSetCondition. Pelo editor de cdigo, possvel visualizar todas as opes de adio ao teclar o comando FormatConditions, em ambos os exemplos acima. Tambm possvel remover a formatao condicional usando o comando Range(D2:D4).FormatConditions.Delete. Por fim, ao criar uma formatao condicional, possvel acessar as configuraes internas dela. Por exemplo, ao rodar o primeiro comando desta dica, pode-se usar o comando Range(D2:D4). FormatConditions(1).BarColor.ColorIndex = 3, que muda a cor das barras de azul para vermelho. Cada regra de formatao recebe um nmero, que deve ser referenciado trocando-se o valor entre parnteses aps o comando FormatConditions.

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Ao montar uma tabela de itens, pode ser interessante mostrar o total somente quando todas as linhas forem preenchidas. possvel fazer isso com a formatao condicional. Comece tornando o texto da linha de total invisvel, selecionando a cor da fonte em Incio igual do fundo da clula. Depois, selecione a clula do total e acesse Incio > Formatao Condicional > Nova Regra. Clique no item Usar Uma Frmula Para Determinar Quais Clulas Devem Ser Formatadas. Tecle no campo da descrio da regra a frmula =CONT.VALORES(B2:C4)=6, considerando, claro, que os itens que no devem estar vazios estejam na regio delimitada por B2 e C4, que somam seis clulas. Clique em Formatar, defina a regra de formatao quando todos os valores estiverem preenchidos (como simplesmente mudar a cor da fonte) e pronto.

TOTAL CONDICIONAL 6

7 LOCALIZE A FORMATAO com formatao Encontrar rapidamente todas as clulascondicional pode ser um problema, especialmente em planilhas bastante coloridas. Essa localizao pode ser til para montar uma verso personalizada do arquivo em outro formato (como o do Excel 2003 ou do OpenOffice), com tratamento diferenciado da formatao condicional, no somente eliminando-a. Para isso, h duas formas. A mais simples acessando Incio > Localizar e Selecionar > Formatao Condicional. Outra forma acessando Incio > Localizar e Selecionar > Ir para Especial. Na janela que surge, marque o item Formatos Condicionais. Note que possvel selecionar tambm Tudo e Mesmos. Neste segundo caso, so encontradas somente as clulas com a mesma regra de formatao condicional da clula selecionada anteriormente.

8 DESLIGUEa OS GRFICOS h algumas opes. Se a ideia desabilitar Para desligar formatao condicional,algumas clulas especficas, selecione o grupo desejado e acesse Incio > Formatao Condicional > Limpar Regras > Limpar Regras das Clulas Selecionadas. Para limpar a formatao condicional de toda a planilha, use o mesmo comando, somente substituindo o ltimo item por Limpar Regras da Planilha Inteira. Outra forma de fazer isso abrir a janela de gerenciamento de regras, acessando Incio > Formatao Condicional > Gerenciar Regras, e remover todas as regras, clicando no boto Excluir Regra.

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planilhas I grfico dinmico

DADOS EM UM S GRFICOCom o uso de funes avanadas, possvel usar uma nica visualizao para muitas informaes POR ERIC COSTA

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m dos segredos dos usurios avanados do Excel est no uso de referncias dinmicas. Esse recurso permite acessar uma tabela de forma incremental, ou seja, indicar, com base em uma referncia inicial, um deslocamento de um nmero de colunas ou linhas, para frente ou para trs. Pode parecer complicado, mas no , especialmente quando se pega

o jeito de usar as funes. Para mostrarmos o funcionamento das referncias dinmicas, vamos montar uma planilha que cria um grfico que varia conforme o item selecionado em um controle. Em nosso exemplo, o grfico dinmico mostra, com base no vendedor escolhido, um grfico com seu desempenho nos meses do ano. Confira o passo a passo a seguir.

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ORIGEM 1 DADOS DEdevemos teclar os dados que sero a base do grfico. Em nosso exemplo, Antes de tudo,usamos uma tabela simples, com a primeira coluna indicando o nome de cada vendedor e as colunas seguintes mostrando as vendas a cada ms. Caso voc queira primeiro testar as funes da forma exata mostrada aqui, basta seguir o modelo da imagem, renomeando a planilha para Vendas.

2 ESCOLHA DO NOME seu Passe a uma nova planilha e troquenome para Grfico. Agora, devemos criar um controle para escolher o vendedor que servir de base para o grfico. Para isso, clique na clula A2 e depois acesse Dados > Validao de Dados > Validao de Dados. Na janela que aparece, escolha, no campo Permitir, a opo Lista. Depois, tecle, no campo Fonte, a lista de clulas que traz os nomes dos vendedores que, no exemplo dado aqui, obtida pela frmula =Vendas!$A$3:$A$6. Clique em OK e observe que foi criado um controle que lista os vendedores existentes.

DADOS GRFICO 3 Para facilitar aPARA Odo grfico, vamos montar uma tabelinha na planilha Grfico. Para isso, construosiga o modelo da imagem, preenchendo os meses na primeira linha. Com isso, no precisaremos fazer ajustes no grfico para importar os nomes de coluna da planilha Vendas e a criao dele ser praticamente automtica, depois de, claro, importarmos os dados de vendas de cada ms do vendedor escolhido.

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DE INFORMAES 4 BUSCAusarmos uma funo para trazer os dados da planilha Vendas. Para isso, vamos usar a funo PROCV, hora deque busca um dado de forma vertical e retorna o valor de uma coluna, na linha onde a informao foi encontrada. Em outras palavras, ao encontrar o nome do vendedor, a funo pode retornar s colunas seguintes, que sero usadas em nosso grfico. Em nosso exemplo, usamos, na clula B2 da planilha Grfico, a frmula =PROCV($A$2;Vendas!$A$3:$M$ 6;2;FALSO). Aqui, o item a ser procurado o primeiro parmetro, com valor A2 (a clula com o nome do vendedor). Os limites da busca esto no segundo parmetro e so as clulas de dados (na planilha Vendas). O terceiro parmetro indica a coluna a ser retornada, no caso, o valor das vendas em janeiro e, por fim, o quarto parmetro indica que queremos um resultado idntico (em relao ao nome do vendedor) e no o mais prximo. Repita a frmula para as clulas C2 a M2, trocando o terceiro parmetro por 3, 4, 5, ..., at 13.

O GRFICO 5 MONTANDOpronta, podemos Com nossa tabelamontar o grfico. Para isso, selecione as clulas de A1 a M2. Acesse o item Inserir > Colunas e escolha o primeiro tipo de grfico de colunas 3D (colunas 3D agrupadas). O grfico deve surgir prontinho. Agora, aproveite para aumentar o tamanho dele, alm de trocar as cores, se preferir. Tambm clique com o boto direito do mouse na legenda com o nome do vendedor e escolha Excluir. Essa informao desnecessria, j que o nome do vendedor est como ttulo do grfico.

6 TESTE FINALde funcionamento do grfico dinmico, abra as opes no campo A2, Para fazer o testecom o nome do vendedor, e escolha outro item. O grfico deve ser modificado automaticamente. Caso seja necessrio aumentar o nmero de vendedores posteriormente, basta clicar na clula A2, acessar Dados > Validao de Dados > Validao de Dados e trocar os limites no campo Fonte.

DADOS DINMICOSCONHEA AS FUNES PARA REFERENCIAR DADOS DE FORMA INDIRETA NAS PLANILHAS CORRESP Retorna posio relativa de um item em uma lista de clulas. Assim, por exemplo, se buscarmos na lista (Carlos, Antnio, Juca, Marcos) o texto Juca, a funo CORRESP retorna como resultado o nmero 3. Devolve uma clula com base em uma referncia e um deslocamento. Por exemplo, DESLOC(A1, 0, 2) retorna o valor de A3, pois toma como base A1 e desloca zero linha e 2 colunas. Busca uma clula com base em um item procurado, como a funo CORRESP, mas retorna no a posio, mas o contedo de outra clula, na mesma linha (PROCV) ou coluna (PROCH) da que tem o contedo desejado.

DESLOC

PROCH / PROCV

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planilhas I macros

DISTRIBUA SUAS MACROSMonte um suplemento do Excel para distribuir funes para uso por vrias pessoas POR ERIC COSTA

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ara quem trabalha com funes personalizadas nas planilhas, uma forma prtica de distribu-las criar um suplemento do Excel. Para isso, no preciso nenhum co-

nhecimento avanado, bastando usar alguns dos recursos do prprio Excel. Confira o passo a passo a seguir, que utiliza uma funo bem simples como exemplo.

PLANILHA 1 CRIAO DAcriar uma planilha e adicionar as funes desejadas. Neste exemplo, Primeiro, devemoscomo o foco a criao do suplemento, vamos usar apenas uma funo bem simples, que calcula uma mdia ponderada, com pesos 3, 3 e 4. Ento, tecle Alt+F11. Acesse Inserir > Mdulo e tecle a funo abaixo:

Function CalculaMedia(P1, P2, P3 As Long) CalculaMedia = P1 * 3 + P2 * 3 + P3 * 4 End FunctionClique no boto Salvar e acesse Ferramentas > Propriedade de VBAProject. Acesse a aba Proteo e, se quiser, crie uma senha para evitar que outras pessoas mexam no cdigo de suas funes. Depois de fazer isso, clique em OK e feche a janela do Visual Basic.

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DO SUPLEMENTO 2 PROPRIEDADESpropriedades da planilha, que sero usadas no suplemento, para Agora, vamos teclar asdefinir seu nome na lista que aparece no Excel, assim como a descrio. Para isso, acesse o Boto do Office > Salvar Como > Outros Formatos (no Excel 2003, use Arquivo > Salvar Como). Tecle um nome curto em Ttulo e uma definio mais detalhada do suplemento em Comentrios. Clique no X para fechar a janela.

Agora, devemos gravar o suplemento. Para isso, acesse o Boto do Office > Salvar Como > Outros Formatos (no Excel 2003, use Arquivo > Salvar Como). Na janela Salvar Como, escolha, em Salvar Como Tipo, a opo Suplemento do Excel. Note que a pasta de gravao muda automaticamente para C:\ Documents and Settings\usurio\Dados de aplicativos\ Microsoft\Suplementos, em que usurio o login usado no Windows. Tecle um nome para o arquivo e clique em Salvar. Lembre-se do caminho da pasta acima, pois para distribuir o suplemento preciso copiar o arquivo gravado l. Feche o Excel.

GRAVAO 3

4 VERIFICAO E HABILITAORode novamente o Excel e acesse o Boto do Office > Opes do Excel. Na janela que surge, acesse a seo Suplementos e pressione o boto Ir (no Excel 2003, acesse Ferramentas > Suplementos). Marque a opo com o nome dado anteriormente e clique em OK. Com isso, o suplemento passa a funcionar para as planilhas em edio.

Para concluir o tutorial, devemos apenas fazer o teste de funcionamento do suplemento usando a funo definida. Para isso, crie uma nova planilha acessando o Boto do Office > Novo (Arquivo > Novo, no Excel 2003), e escolha o modelo Normal. Ento, tecle em uma clula qualquer a frmula =CalculaMedia(6,5,8). O resultado, que de valor 6,3, deve ser mostrado, indicando que o suplemento est funcionando. Para passar o suplemento para outras pessoas, basta copiar o arquivo XLAM ou XLA na pasta indicada anteriormente.

TESTE DO SUPLEMENTO 5

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planilhas I Excel

EXPERTO EM CLCULOS13 truques para se sair bem no uso do Excel POR CARLOS MACHADO

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uem usa o Excel para dar conta das tarefas dirias est sempre em busca de um macete para contornar uma dificuldade, economizar tempo ou conseguir realizar uma tarefa qualquer.

Tambm no para menos. A planilha eletrnica da Microsoft tem recursos de monto, alguns ocultos at para mestres dos clculos. As dicas a seguir ajudam a usar melhor a verso 2007 do programa.

No Excel tambm existe a funo =rand() do Word. S que ela tem nome em portugus ALEATRIO() e retorna, em vez de palavras, um nmero casual entre 0 e 1. H tambm a funo ALEATRIOENTRE (inferior, superior). Ela fornece um nmero randmico entre dois nmeros indicados. Nos dois casos, os nmeros mudam a cada reclculo.

NMEROS ALEATRIOS 1

INCLINADO 2 TEXTO mudar o ngulo de possvelinclinao do texto numa clula. Digite o texto. Depois, na guia Incio, grupo Alinhamento, clique no boto Orientao e aplique uma das opes h cinco possibilidades predefinidas. Se voc clicar em Formatar Alinhamento de Clula, vai poder indicar o ngulo de inclinao do texto do seu interesse.

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AJUDA NA ESCOLHA3 QUEBRAS FCEIS mas se tornou muito mais Uma funo que no nova,simples na verso 2007 do Excel, a quebra de linhas quando o texto maior que a largura da clula. Nas edies anteriores, o melhor jeito era posicionar o cursor no local desejado e pressionar as teclas Alt e Enter. No Excel 2007, escreva o texto e, na guia Incio, clique no comando Quebrar Texto Automaticamente. Torta ou barra? Nem todo mundo sabe escolher o grfico do Excel mais indicado para cada caso. Uma sada para facilitar a deciso usar o Chart Chooser ( http://

chartchooser.juiceanalytics. com). Basta escolhero tipo de relao que dever ser mostrada nos dados, como, por exemplo, comparao ou distribuio. O site ainda usa, nos exemplos, um visual bacana. Escolhido o tipo de grfico, s clicar nele para baixar um modelo pronto, como arquivo do Excel ou do PowerPoint.

4 ACERTOSdoDE MARGENS de margens da planilha Um destaque Excel 2007 o acertoantes de imprimir, que est muito mais prtico e eficiente. Na guia Layout da Pgina, clique em Margens e escolha uma opo. Tambm possvel alterar as quebras de pgina, arrastando-as com o mouse. Na guia Exibio, clique em Visualizao da Quebra de Pgina e ponha o mouse para funcionar.

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5 APROVEITE OS ESTILOS de clulas predefinidos, que podem ser O Excel 2007 vem recheado de estilosusados para incrementar de forma rpida as planilhas. Para mudar a aparncia da clula, v guia Incio e clique no comando Estilos de Clula. Antes de aplicar o estilo, passe o cursor sobre ele e veja a previso ao vivo na clula desejada. Quando encontrar a melhor combinao, clique nela.

SEM GRADE? 6 COM OUocultar as linhas de Sabe comograde de uma planilha? Acione Boto Office > Opes do Excel. Na tela de Opes, item Avanado, localize o bloco Exibir Opes para Esta Planilha. L, desligue a caixa Mostrar Linhas de Grade. D OK. O ajuste vale apenas para a planilha ativa. Se em vez de eliminar as linhas voc preferir trocar sua cor, clique na seta ao lado do item Cor da Linha de Grade, logo abaixo, e selecione uma nova opo.

ABUSE DAS FORMAS 7 As formas, ex-autoformas, soobjetos de desenho que podem ser usados para enriquecer a informao da planilha. Para traar uma forma, simplesmente d o comando Inserir > Formas e escolha uma opo h uma infinidade delas na galeria que se abre. No grfico ao lado, usamos um balo contendo texto explicativo.

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Quando um grfico se baseia em dados complexos, til apresentar os nmeros com o grfico. Assim, grfico e dados formaro um item nico. Os passos para isso so os seguintes: selecione o grfico e, na subguia Ferramentas de Grfico, grupo Layout de Grfico, escolha a opo que mostra uma tabela abaixo do grfico.

DADOS NO GRFICO 8

DESPERDCIO 9 SEMde imprimir a Antesplanilha, use a previso de impresso. Acione Boto Office > Imprimir > Visualizao de Impresso. Assim voc evita gastar papel com impresses malfeitas. No visualizador, voc pode ajustar as margens do documento, trocar a orientao da pgina e at reduzir porcentualmente o tamanho do documento. Tudo para que caiba na pgina.

Dar nome a um valor fixo, uma clula ou conjunto de clulas um timo recurso para facilitar os clculos. Vamos nomear uma clula. Primeiro, selecione-a. Depois, na guia Frmulas, acione Definir Nome. Na caixa de dilogo, digite um nome para a clula e d OK. Observe: o nome aparece na Caixa de Nome. Agora, uma aplicao para a clula nomeada. Voc tem uma planilha com preos de produtos importados, em dlar. Como fazer para que ela esteja sempre atualizada, em reais? Vamos usar a clula Valor_dlar. O preo em reais vai ser o preo em dlares vezes o contedo da clula Valor_dlar.

NOMES PARA AS CLULAS 10

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OS DADOS CHEGAM PELA WEBQue tal buscar o valor atual dlar, usado no passo 10, na web? Em uma planilha, ponha o cursor em A1. Na guia Dados, clique em Da Web. Abre-se a tela Nova Consulta Web, que um browser. Digite o endereo da fonte de dados aqui, usamos o Banco Central e clique em Ir. Clique na seta para marcar a tabela de cmbio e acione Importar. A tabela do Banco Central est na planilha. Pegue o valor PTAX a taxa calculada ao nal de cada dia. Est na Planilha Plan6, clula C3. Volte clula Valor_dlar e dena: ela igual a Plan6!C3. A planilha est pronta. Salve-a. Amanh, se o valor do dlar variar, ela se atualizar automaticamente. Volte planilha trazida da web, selecione-a e clique nela com o boto direito. No menu, acione Atualizar, se quiser refazer a consulta e trazer os ltimos dados. Clique em Propriedades e, na nova tela, faa mais ajustes. Dena o intervalo de atualizaes, em minutos, e indique se deseja atualizar os dados ao abrir o arquivo.

11 EDIO NO LAYOUT tipos principais de No Excel 2007, voc tem doisvisualizao do documento. A primeira a visualizao Normal. A outra Layout da Pgina, na qual se v a planilha da forma como ser impressa, inclusive com cabealho e rodap. Detalhe: voc edita a planilha nesse modo. Para trocar as visualizaes, v guia Exibio.

11 CABEALHOS E RODAPSno Excel 2007, acione Para definir um cabealho (ou rodap)Inserir > Cabealho e Rodap. A planilha passa para a visualizao Layout de Pgina. Para exibir o rodap, clique em Ir para Rodap. A subguia Ferramentas de Cabealho e Rodap oferece itens como nmero de pgina, data, hora e nome da planilha.

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planilhas I GoogleDocs

PLANILHAS E GRFICOS NA WEBVai de Google Docs? Ento confira estes truquesNo preciso nem sair da planilha para car informado. Se quiser inserir as ltimas notcias de seu feed preferido diretamente num documento criado no editor de planilhas do Google voc precisa apenas digitar a funo =ImportFeed(URL) em uma clula e fornecer o endereo do feed RSS desejado.

NOTCIAS EMBUTIDAS 1

2 CHEIA DE GADGETSdo Google Docs o de usar Um recurso pouco conhecidogadgets nas planilhas. Por enquanto, o servio oferece apenas 15 widgets. Mas muitos deles so bastante interessantes, como o Medidas, que mostra velocmetros com base nos valores de uma clula e o Grco de Movimento, que anima uma progresso de valores. Para adicionar um widget, clique no link Inserir > Gadget e escolha o item desejado. O widget pode ser publicado numa pgina da web ou no iGoogle, clicando na seta em seu canto superior direito e escolhendo a opo apropriada. O objeto exibido dinmico, mudando conforme os dados da planilha so alterados.

O editor de planilhas do Google tambm ajuda voc a fazer uma pesquisa rpida de opinio. Quer ver? Abra uma nova planilha, acione a aba Formulrios e escolha Criar um Formulrio. Na nova janela que se abrir, voc denir detalhes como o ttulo da pesquisa, as questes, o tipo de resposta e que destinatrios a recebero. O Google Docs tambm fornece um cdigo que permite incorporar a enquete em blogs ou sites pessoais.

RESPONDA RPIDO 3

4 A BOLSAdoCAIU?Docs podem exibir valores trazidos diretamente do servio GoogleFinance. Como? Digite a As planilhas Googlefuno =GoogleFinance(smbolo;atributo), incluindo as aspas. Alm do preo, que o atributo-padro, h outras 38 opes disponveis. Entre os mais teis esto os atributos high (maior cotao do dia) e volume (volume de transaes).

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planilhas I Calc

COM A AJUDA DO CALCEXPRESSES REGULARES 1 A planilha Calc conta com o recurso deexpresses regulares para ajudar na seleo de clulas com base em seu contedo. Os principais caracteres usados nas expresses so o ponto, o asterisco e o sinal de mais. O ponto substitui qualquer caractere, com o asterisco indicando uma repetio de zero ou mais vezes do que lhe antecede e o sinal de mais, o mesmo que o asterisco, mas sem a sequncia vazia. Por exemplo, a frmula COUNTIF(A1:A10; ..) retorna o nmero de clulas no intervalo com s dois caracteres de texto. J COUNTIF(A1:A10; INFO.*) retorna s clulas com texto iniciado por INFO.

Trs truques da planilha de clculos do pacote OpenOffice

UMA 2 NOMES DE planilhasS VEZ criar nomes Quem fera nas sabe queajuda bastante ao montar frmulas complexas. A planilha Calc conta com um recurso que cria automaticamente nomes correspondentes s colunas de uma tabela de dados. Para fazer essa operao, comece selecionando toda a tabela (incluindo a linha com os cabealhos). Depois, acesse o menu Inserir > Nomes > Criar. Na janela que aparece, marque o item Linha Superior e clique em OK. Depois, s usar os nomes em novas frmulas ou acessar as clulas correspondentes escolhendo a Caixa de Nome (canto superior esquerdo da janela).

3 GRADE MODIFICADA ao grco ou planilha? Muitas vezes, retirar as linhas de grade pode ajudar. Quer conferir um visual mais eleganteAbra o menu Ferramentas > Opes. No painel esquerdo, clique no sinal + ao lado do item BrOfce.org Calc, caso ele no esteja expandido, e selecione Exibir. Para eliminar as linhas de grade, desmarque a opo correspondente na rea Ajuda Visual. Se preferir, deixe a opo marcada e altere a cor das linhas, selecionando outra no menu.

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apresentaes I truques

FIQUE FERA NO POWERPOINTCinco dicas para incrementar e ganhar tempo nas apresentaes com o PowerPoint POR ERIC COSTA E MARIA ISABEL MOREIRA

O

PowerPoint tem uma oferta respeitvel de recursos para a criao de apresentaes de impacto. Mas voc pode gastar horas a fio para produzir

um trabalho e obter dele o que precisa. Alguns truques, como esses que apresentamos a seguir, podem ajudar a acelerar um pouco mais esse processo de criao.

SLIDE VIRA JPGPara usar somente um ou alguns slides em um documento ou pgina web pode ser interessante grav-los como arquivos de imagens. Fazer isso no difcil. Comece clicando duas vezes no slide desejado para visualiz-lo no PowerPoint. Depois, acesse Exibio > Anotaes. Ser mostrado o slide junto com as anotaes dele. D um duplo clique no slide com o boto direito do mouse e selecione Salvar Como Imagem. Tecle um nome e escolha o formato desejado em Salvar Como Tipo.

D O CRDITOUm efeito bacana para concluir uma apresentao mostrar o nome de todos os participantes em um projeto como os crditos de um filme. Por sorte, o PowerPoint conta com um recurso feito para esse fim. Comece adicionando uma caixa de texto e teclando nela o texto dos crditos. Depois, acesse Animaes > Animao Personalizada. Clique em Adicionar Efeito > Entrada > Mais Efeitos. Na janela que surge, acesse a seo Empolgante e escolha o item Crditos e clique em OK. Depois, na seo Incio, em Personalizar Animao, escolha Com o Anterior para que os crditos comecem a rolar assim que o slide mostrado.

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FOLHETOS PERSONALIZADOSUm recurso pouco conhecido do PowerPoint, mas til em muitas situaes, o que permite criar folhetos das apresentaes. Imagine, por exemplo, que voc v apresentar um novo plano para sua equipe. Com o folheto, eles tero o contedo que est sendo exposto e podero fazer anotaes durante a explanao. Para criar um folheto, depois de terminar a elaborao da apresentao, acesse o Boto do Office > Publicar > Criar Folhetos no Microsoft Office Word. Na caixa de dilogo seguinte, escolha um layout. Clique em OK para que o Word seja automaticamente aberto, apresentando o folheto no layout selecionado. Voc deve ter notado na parte inferior da caixa de dilogo Enviar Para o Microsoft Office Word a presena de dois botes: Colar e Colar Vnculo. De acordo com a ajuda do programa, se voc marcar a segunda opo qualquer alterao na apresentao no PowerPoint automaticamente refletida no documento do Word. Nos testes que fizemos em dois computadores, no entanto, o vnculo no funcionou. H outra forma de criar folhetos de apresentaes. Clique no Boto do Office e selecione Imprimir > Visualizao de Impresso e, em seguida, no boto Imprimir na nova faixa de opes que surgir. Na caixa de dilogo seguinte, abra o menu Imprimir e selecione Folheto. Ao lado, em Slides por Pgina, escolha o nmero 3. Essa opo de layout permite a apresentao do contedo e desenha linhas ao lado para anotaes. Voc pode escolher outro nmero se preferir, mas no ter esse espao delimitado para notas. Caso queira os slides em preto-e-branco ou em tons de cinza, selecione a opo desejada no menu Cor/ Escala de Cinza. Quando concluir, clique em Imprimir.

TEXTO DIRETO DO WORDMuitas vezes, tem-se um texto pronto que precisa ser apresentado. Uma forma rpida de comear o trabalho usar o prprio documento como base da apresentao. Felizmente, o PowerPoint permite importar diretamente o documento do Word, desde que ele esteja formatado com base em algumas regrinhas. Considerando o modelo Normal do Word, cada texto formatado com o estilo Ttulo 1 vira um slide. Os trechos formatados com Ttulo 2 tornam-se listas de itens, com os textos formatados com Ttulo sendo os itens. E, para criar a apresentao, o caminho bem simples. Clique no Boto do Office > Abrir. Na janela que aparece, escolha, em Arquivos do Tipo, a opo Todas as Estruturas de Tpicos, e pressione Abrir.

APROVEITE O TEXTO DA APRESENTAODepois de uma apresentao pronta, voc pode querer usar o texto contido nos slides em um relatrio ou outro documento qualquer. Em vez de copiar e colar o contedo de cada slide no processador de textos, no PowerPoint 2007 acesse o Boto do Office e acione o comando Salvar Como > Outros Formatos. Em seguida, selecione a opo Estrutura de Tpicos/RTF na lista Tipos. D um nome para o arquivo ou use o mesmo da apresentao. Depois, abra o arquivo RTF criado no seu editor de textos preferido. Essa soluo, no entanto, funciona apenas para textos inseridos nos espaos reservados do PowerPoint. Informaes adicionadas em formas, smart arts e caixas de textos no so exportadas para documentos RTF. A dica funciona tambm com verses anteriores do gerador de apresentaes.

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e-mail I Gmail

CHEQUE SEU GMAILO webmail do Google oferece bastante espao e cada vez mais recursosPOR ERIC COSTA E MARIA ISABEL MOREIRA

O

Gmail garante 7 GB de espao de armazenamento a custo zero. Mas no apenas o espao virtual que torna o servio de webmail do Google atraente. Em recursos, ele tambm supera muitos de seus concorrentes. E as novidades no servio no param de surgir. Com essas cinco dicas voc poder explorar um pouco mais o que o Gmail tem de melhor.

USE O SERVIO OFFLINEO Gmail traz um sistema prtico para permitir a leitura de mensagens quando o servio est fora do ar ou ainda quando no h conexo internet. Trata-se do Google Gears, que instalado no browser e baixa as mensagens para leitura offline. Para instal-lo, basta clicar no link Offline, no topo da pgina, ao acessar o Gmail. Depois da instalao, as mensagens sero baixadas automaticamente. Se o download afetar sua velocidade de conexo e navegao, clique no link Go Into Flaky Connection Mode. Tambm possvel parar o download temporariamente, clicando em Show Actions e, depois, em Pause Sync For The Next Hour. Outra providncia importante criar um atalho para acessar o Gmail em modo offline. Para isso, clique em Offline Settings e, depois, em Create a Desktop Shortcut. Com isso, se o Gmail estiver fora do ar, basta usar o atalho e ler as mensagens guardadas.

UM HD VIRTUALPor que no usar os folgados 7 GB de espao de armazenamento do Gmail como disco virtual? O Gmail Drive (www.info.abril.com.br/downloads/gmaildrive-1-0-13) faz isso. Quando instalado, ele cria um disco na rea Computador (Meu Computador no XP), para onde os arquivos podem ser armazenados e de onde podem ser resgatados. O Gmail Drive tambm cria um boto de acesso no menu de contexto para facilitar as transferncias. Sempre que um arquivo colocado no disco virtual, uma nova mensagem chega caixa postal da sua conta do Gmail. Uma sugesto do prprio desenvolvedor para organizar os arquivos e a caixa de entrada criar um filtro no Gmail para arquivar essas mensagens e seus anexos. Marque, para isso, uma das mensagens recebidas do Gmail Drive e, no menu Mais Aes, selecione Filtrar Mensagens Assim e siga as instrues fornecidas pelo Gmail. O Gmail Drive transfere arquivos de at 20 MB.

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COMPARTILHE OS FILTROSVoc administra vrias contas no seu Gmail? possvel compartilhar os filtros de mensagens entre elas (ou at entre seus amigos). Com isso, eles podem, por exemplo, usar aquele filtro antispam que voc foi criando durante anos. Para experimentar esse recurso, clique no cone de Erlenmeyer (o balo de laboratrio) na barra superior do Gmail (o cone fica ao lado do seu nome de usurio). Localize a opo Importao/Exportao de Filtro (Filter Import/Export na verso em ingls) e marque Ativar (Enable). Clique em Salvar Alteraes (Save Changes) no final da pgina. Depois, acesse Configuraes > Filtros (Settings > Filters). Marque os filtros desejados e pressione Exportar (Export). Ser gerado um arquivo XML com todos os itens escolhidos, que podem ser importados em outra conta do Gmail, acessando Configuraes > Filtros > Importar (Settings > Filters > Import Filters).

CONTA EXTRA PARA BACKUPQuem usa Gmail, mas tem outra conta de e-mail, como a do provedor de acesso internet, pode us-la como backup do servio do Google. Para isso, basta encaminhar as mensagens recebidas no Gmail, com um pequeno ajuste. Basta clicar na opo Configuraes (ou Settings, em ingls) e acessar a aba Encaminhamento e POP/IMAP (Forwarding and POP/ IMAP). Marque a caixa Encaminhar Uma Cpia Dos E-mails Recebidos Para (Forward a Copy Of Incoming Mail To), e indique o e-mail que servir de backup. Na outra conta, vale a pena configurar o endereo de resposta (Reply to, em ingls) para o e-mail do Gmail. Assim, se o Gmail estiver fora do ar, voc pode usar a segunda conta e as respostas sero recebidas pelo e-mail do Google quando ele voltar a funcionar.

EXE VIRA JPGPor motivos de segurana, o Gmail no envia nem recebe mensagens com arquivos executveis anexados. Documentos com extenso .EXE, mesmo quando esto compactados em um documento zipado, so barrados impiedosamente. Mas fcil burlar essa limitao. Se voc precisa mesmo enviar o executvel, renomeie a extenso do arquivo para JPG que o Gmail no percebe... Depois s renomear mais uma vez, voltando para a extenso antiga.

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e-mail I filtros

DITE REGRAS NO OUTLOOKCrie regras para eliminar mensagens indesejadas e envie outras para pastas especficas POR CARLOS MACHADO

A

s regras de mensagens no Outlook so um recurso para a organizao das caixas postais. Ao criar regras, voc pode definir, por exemplo, que as edies de uma newsletter fiquem todas numa pasta. Voc pode tambm criar outra pasta para armazenar as mensagens vindas de uma pessoa. Como se faz isso no Outlook 2007? Confira as instrues a seguir.

1 NOVAS PASTAS armazenar em pastas Admita que voc desejaseparadas a newsletter Correio INFO e as mensagens de sua chefe, Cludia. Crie duas pastas novas. Clique com o boto direito no item Pastas Particulares e acione Nova Pasta. Na tela Criar Nova Pasta, digite o nome e d OK. Faa isso duas vezes. Uma para criar uma pasta Correio INFO; a outra com o nome da chefe, Cludia.

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Agora, vamos ver como direcionar as mensagens para essas pastas. Acione Ferramentas > Regras e Alertas. Na caixa de dilogo, na guia Regras de E-mail, clique em Nova Regra. Surge o Assistente de Regras. Vamos ao caso da newsletter. Ela contm, no assunto, o nome Correio INFO. Vamos ento escolher a opo Mover as Mensagens Com Palavras Especficas no Assunto Para Uma Pasta. Embaixo, clique no link Palavras Especficas. Na tela Texto de Pesquisa, digite Correio INFO. Depois, clique em Adicionar e d OK.

REDIRECIONE A MENSAGEM 2

AES POSSVEIS 3 Feito isso, clique no link da pasta especificada. Na lista depastas, clique em Correio INFO e d OK. Avance duas vezes. Observe que h uma ampla lista de aes possveis: apagar a mensagem (ou seja, mand-la para a pasta de excludos), apag-la definitivamente, fazer uma cpia, imprimir etc. Avance mais uma vez. Veja que tambm possvel definir uma enorme variedade de excees. Agora, conclua. L est a regra Correio INFO.

Passemos ao caso das mensagens da sua chefe Cludia. Clique em Nova Regra. Aqui, a opo correta Mover As Mensagens de Algum Para Uma Pasta. Embaixo, clique no link Pessoas ou Lista de Distribuio. Na tela Endereo da Regra, marque o endereo de Cludia e clique no boto De. Acione OK. Clique no link Pasta Especificada. Indique a pasta Cludia e d OK. Conclua. O endereo da pessoa includo como uma regra. A partir da, todas as newsletters Correio INFO e todos os e-mails de Cludia sero transferidos para as pastas indicadas.

ENDEREO COMO REGRA 4

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e-mail I listas de distribuio

APOSTE SEMPRE NAS LISTASRecurso torna mais gil o envio de e-mails para pessoas de um mesmo departamento ou equipe POR CARLOS MACHADO

N

o preciso selecionar, um a um, todos os membros de uma equipe ou de um grupo na hora de enviar uma mensagem coletiva. Muito mais prtico criar uma lista de distribuio. Desse modo, quando preciso mandar um e-mail, basta selecionar a lista como destinatrio para que todos os integrantes fiquem a par dos acontecimentos. Veja como criar e usar essas listas no Outlook 2007.

A LISTA 1 PREPAREe-mails a uma lista de Como enviarcontatos selecionados? fcil. Primeiro, prepare uma lista de distribuio. Acione Arquivo > Novo > Lista de Distribuio. Ou, ento, clique na seta do boto Novo e, no menu, escolha Lista de Distribuio. Abre-se a tela para a confeco da lista.

Clique em Selecionar Membros. Abre-se o catlogo de endereos de contatos. Com a tecla Ctrl pressionada, use o mouse para selecionar os contatos que vo integrar a lista. Clique no boto Participantes. D OK. Os endereos aparecem na tela Lista de Distribuio. Na caixa Nome, digite um nome para essa lista. Clique em Salvar e Fechar.

SELECIONE OS MEMBROS 2

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hora de enviar a mensagem. Clique em Novo, escreva a mensagem. Aqui, vale lembrar que o texto pode conter formataes, tabelas e outros recursos. Digite o assunto. Clique no boto Conta para escolher com qual conta voc vai enviar o e-mail. Se voc no fizer essa indicao, valer sempre a conta-padro. Agora, clique no boto Para. Na tela de Contatos, selecione a lista de distribuio.

ENVIE A MENSAGEM 3

DE ENVIO 4 TIPOnum dos botes Para, Cc ou Cco a fim de definir a forma de envio. A opo Para Cliqueremete a mensagem e todos vero a lista dos destinatrios. Cc (com cpia) normalmente usado quando voc j incluiu os destinatrios principais na linha Para. Por fim, Cco envia a mensagem com a lista de destinatrios oculta. Clique em Para, por exemplo, se voc est enviando informaes a um grupo de trabalho. importante que todos saibam quem recebeu o documento. D OK. Agora, s clicar no boto Enviar.

Se voc acabou de instalar o Outlook, naturalmente no tem uma lista de contatos. Mas possvel importar listas de outra instalao do Outlook, do Outlook Express, do Windows Live Mail e de vrios outros programas. Para isso, acione Arquivo > Importar e Exportar.

LISTAS EXTERNAS 5

AS LISTAS 6 IMPORTEpara Importao e No assistenteExportao, escolha a opo Importar de Outro Programa ou Arquivo. Avance. Se as informaes vm de um arquivo Outlook, escolha Arquivo de Pasta Particular (.pst). Se vm do Outlook Express ou do Windows Mail, selecione a opo correspondente. Clique em Avanar. O Outlook pergunta se voc deseja executar a importao. Responda Sim. Pronto! Os endereos foram importados.

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servios I web 2.0

VAI UM ATALHO A?No so s os programas para desktop que contam com atalhos de teclado. Vrios servios, em especial os do Google, podem ser usados sem que voc encoste no mouse ou no touchpad do notebook. Na maioria dos casos, no preciso configurar nada para que os atalhos funcionem. A exceo o Gmail. Para habilitar os atalhos nele, clique em Settings (ou Configuraes, em portugus) e marque a opo Keyboard Shortcuts On (Atalhos de Teclado Ativados). Confira, a seguir, as combinaes de teclado mais teis dos servios mais populares na internet.

Use os principais servios da internet s pelo tecladoPOR ERIC COSTA

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GOOGLE READER GMAILC Cria uma nova mensagem C+Shift Cria nova mensagem em uma nova janela Tab+Enter Envia uma mensagem depois de sua digitao / Vai ao campo de pesquisa J Vai ao prximo e-mail K Vai ao e-mail anterior Enter Entra na mensagem N Acessa mensagens mais novas na mesma conversa P Acessa mensagens mais antigas na mesma conversa Y Se estiver na caixa de entrada, arquiva a mensagem. Na lista de mensagens com estrela, retira essa marca R Responde a um contato A Responde para todos Esc+A Muda de resposta simples para responder a todos F Encaminha uma mensagem S Adiciona uma estrela a um item L Adiciona uma tag mensagem ! Marca um e-mail como spam # Move o e-mail para a lixeira M Faz com que e-mails de uma conversa sejam automaticamente arquivados, salvo se o destinatrio o prprio usurio G+S Acessa e-mails com estrela G+A Abre a lista com todas as mensagens G+I Volta caixa de entrada *+A Seleciona todos os e-mails *+R Seleciona mensagens lidas *+U Seleciona mensagens no lidas *+S Seleciona e-mails com estrela *+T Seleciona e-mails sem marca de estrela *+N Remove as selees Z Desfaz a ltima ao, se for possvel 1 Mostra as notcias de forma expandida 2 Mostra somente os ttulos J Vai prxima notcia K Vai notcia anterior V Abre a pgina original da notcia em uma nova aba ou janela - Diminui o zoom nas notcias = Aumenta o zoom nas notcias S Marca uma notcia com estrela Shift+S Marca uma notcia para compartilhamento Shift+A Marca todos os itens do canal atual como lidos Shift+N Seleciona o prximo canal Shift+P Seleciona o canal anterior Shift+O Abre o canal selecionado G+S Acessa os itens com estrela G, seguido por Shift+S Acessa os itens compartilhados

Tudo vira atalhoPara quem quer virar o s do teclado, o Autohotkey (www.info.abril.com.br/downloads/ autohotkey)

GOOGLE CALENDARC Cria um novo compromisso E Abre os detalhes do novo compromisso Alt+S Grava o compromisso D Muda para a visualizao diria W Passa visualizao semanal M Mostra os compromissos do ms J,K Passa ao prximo ms/semana/ dia, ou ao anterior, respectivamente e conforme o modo de visualizao

FLICKR (NO MODO SLIDESHOW)Barra de espao D pausa em um show de slides Seta para esquerda e para direita Volta e avana uma foto, respectivamente. Seta para cima e para baixo Liga e desliga a exibio de informaes sobre as imagens, respectivamente P Abre a pgina do Flickr relativa foto atual

mais do que um programa, uma linguagem de programao capaz de rodar comandos, mudar o comportamento de teclas, entre outros recursos. Quer uma amostra? Crie um novo arquivo do programa e tecle nele o comando Capslock:: Control. S com isso, a tecla Caps Lock passa a funcionar como Control.

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sistemas operacionais I prximo Windows

PARA ARRASAR NO WINDOWS 7Como usar bem alguns dos novos recursos do novo sistema operacional da Microsoft POR ERIC COSTA

C

om chegada s lojas marcada para 22 de outubro, o Windows 7 j recebe elogios em relao interface, mais bonita e funcional, e velocidade, bastante superior do Windows Vista. Mas, alm dessas mudanas, o novo sistema conta com inovaes interessantes, nem

sempre detectveis primeira vista. Confira, a seguir, 21 dicas para explorar ao mximo o novo sistema operacional, que pode ser baixado para testes na verso Release Candidate (www.info.abril. com.br/downloads/windows-7), e utilizado at maro de 2010 sem limitaes.

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INSTALAO PELO PEN DRIVEQuer instalar o Windows 7 em seu netbook, mas no tem um drive de DVD externo? Uma sada mandar o sistema para um pen drive. Ser preciso ter um modelo com, no mnimo, 4 GB de espao e formatado no padro FAT32. Conecte o pen drive ao PC. No Windows XP ou Vista, abra o Prompt de Comando ou a caixa Executar e tecle diskpart. Na janela que surge, digite list disk. Localize o nmero correspondente ao pen drive e digite os comandos abaixo, substituindo K pelo nmero do pen drive:

select disk K clean create partition primary select partition 1 active format fs=NTFS assign exitDepois, abra o Prompt de Comando e navegue pasta boot no DVD do Windows 7. Rode o comando bootsect /nt60 K:, substituindo K pela letra que identifica o pen drive. Depois, s copiar o contedo do DVD do Windows 7 para o pen drive e fazer o boot por meio dele no netbook.

MODO WINDOWS XPO Windows 7 tem boa compatibilidade com os programas atuais, mas no roda diretamente os que tambm no rodam no Vista. Para contornar essa limitao, a Microsoft criou o modo Windows XP (www.info.abril.com.br/downloads/windows-xp-modo-for-windows-7). Trata-se de uma mquina virtual prontinha para rodar o XP no Windows 7. preciso fazer o download do Virtual PC e do XP Mode, que basicamente uma mquina virtual com o Windows XP SP3. Esse recurso est disponvel para o Release Candidate do Windows 7. Mas vale lembrar que, na verso final do sistema operacional, s quem comprar as edies Ultimate, Professional e Enterprise contar com o recurso.

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CONHEA OS ATALHOSO Windows 7 trabalha muito bem com o mouse, exibindo amostras das janelas quando o cursor posicionado sobre um dos itens na Barra de Tarefas. Mesmo assim vale a pena aprender alguns atalhos de teclado. Eles podem agilizar muitas operaes comuns. Veja os mais interessantes: Tecla Windows+Home Minimiza todas as janelas, menos a que est em uso. Tecla Windows+Espao Deixa todas as janelas transparentes, mostrando o desktop (o mesmo efeito obtido movendo o cursor ao canto inferior direito da tela). Tecla Windows + Setas esquerda e direita Move a janela para a esquerda e a direita da tela (use com Shift para mover a janela para um segundo monitor). Tecla Windows+G Mostra os widgets adicionados ao desktop. Tecla Windows+T Alterna entre os itens na barra de tarefas. Tecla Windows+P Em micros com mais de um monitor modifica os modos de exibio. Tecla Windows+Sinais de mais e menos Controla o recurso de zoom no desktop. Tecla Windows+nmero de 1 a 5 Escolhe um aplicativo conforme a ordem na barra de tarefas. Tecla Windows+X Num notebook, carrega o Windows Mobility Center, que exibe informaes sobre bateria, rede sem fio etc. Shift + Clique num item da barra de tarefas Abre uma nova instncia do programa (o mesmo efeito obtido clicando com o boto do meio do mouse).

Seu PC est pronto para o 7Apesar de o Windows 7 ser mais leve do que o Vista importante verificar se o hardware est pronto para receber o novo sistema. Como sempre, a Microsoft preparou uma ferramenta para isso, o Windows 7 Upgrade Advisor (www.info.abril.com.br/downloads/ windows-7-upgrade-advisor).

s rodar o programa.

BIBLIOTECAS COMO VOC QUERO novo recurso de bibliotecas do Windows 7 muito til para quem tem muitos HDs. Com ele fica fcil visualizar documentos, msicas e imagens dispersos pelo PC. Mas preciso, para que ele localize tudo, configurar as pastas que sero vasculhadas, em cada caso. Para isso, clique com o boto direito do mouse numa das bibliotecas e escolha Propriedades. Na janela que surge, pressione o boto Incluir Uma Pasta e selecione a pasta com os itens a ser adicionados. Essa janela tambm mostra o tamanho total da biblioteca, o que pode ajudar no planejamento de backups.

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COMPUTADOR COMO PADROPara os usurios que perambulam mais pelos drives do computador pode ser interessante mostrar o item Computador como padro no Windows Explorer. Para isso, acesse o menu Iniciar > Acessrios, e clique com o boto direito do mouse no Windows Explorer. Escolha a opo Propriedades e, na janela que surge, mude o texto em Destino para o contedo abaixo:

%SystemRoot%\explorer.exe /root,::{20D04FE0-3AEA1069-A2D8-08002B30309D}Isso funciona para acesso ao Windows Explorer pelo menu Iniciar e pelo atalho Tecla Windows+E. O boto do Windows 7 na Barra de Tarefas abrir o Windows Explorer de forma normal.

COMPARTILHE OS TEMASUm recurso bacana do novo Windows a personalizao dos temas, que podem ser gravados e distribudos para qualquer um. Para fazer isso, abra o Painel de Controle. Na seo Aparncia e Personalizao, escolha a opo Alterar o Tema. Use os atalhos na parte inferior da janela para mudar a tela de fundo, o padro das janelas e outros detalhes visuais do sistema. Depois, clique no item Tema No Salvo com o boto direito do mouse e escolha a opo Salvar Tema Para Compartilhamento. Esc