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Dicas sobre como preparar sua empresa para

o evento Empreenda Caraguatatuba 2018

Resumo e check-list de tudo que você precisa preparar antes de ir para

o evento e gerar mais negócios.

10 de outubro de 2018

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CONQUISTE NOVOS CLIENTES

Conquistar mais clientes, tornar o nome da empresa e sua marca conhecidos, aprender sobre as tendências de

mercado ou fechar parcerias - estas são apenas algumas das vantagens de participar como expositor do evento Empreenda

Caraguatatuba 2018.

Atualmente, é cada vez mais comum que empresas se reúnam com o objetivo de melhorar seus negócios, trocar

informações e se apresentar para o seu público-alvo em eventos de negócios. E aqui em Caraguatatuba não é diferente, pois

nesta primeira edição do evento, ele já nasce com o objetivo de incentivar a capacidade empreendedora do município,

fortalecer empresas locais e ser vitrine de negócios para região.

Mas em paralelo a tantas vantagens, pode ser que você e sua empresa tenham dificuldades ou se sintam

desconfortáveis na hora de se preparar para o evento. Por isso, é importante conhecer algumas dicas para aproveitar os

benefícios da melhor forma e garantir futuros negócios.

Eventos como o Empreenda Caraguatatuba 2018 são frequentados por um público específico que realmente está à

procura de comprar e conhecer novos produtos. Portanto, essa é uma excelente oportunidade para que sua empresa realize

futuras vendas de produtos ou serviços e divulgue a marca, tornando-a uma referência.

Uma boa ideia para melhorar sua performance é orientar os seus funcionários ou colaboradores com o que você vai

aprender aqui. Você verá seu relacionamento empresarial e a lista de potenciais clientes crescer muito!

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POR QUE SE PREPARAR PARA O EMPREENDA CARAGUATATUBA 2018?

Como todo projeto de uma empresa, participar de um evento de negócios também exige planejamento. Isso,

porque feiras e eventos são estratégias onde o objetivo principal é apresentar a marca da empres a e conquistar mais

clientes. Portanto, ser um expositor no Empreenda Caraguatatuba 2018 sem um preparo antes, é correr o risco de

passar uma imagem negativa ao seu público.

Além disso, entre os expositores, muitos já estarão preparados para atender seus visitantes. Assim, se s ua

empresa não se planejar, então sua marca poderá não aparecer em meio as demais. Para se preparar, são

recomendadas as seguintes ações:

Promova o marketing pré-evento se sua empresa pretende ter uma boa performance. Para isso, é

fundamental incentivar a participação do seu público-alvo para que eles possam comparecer e visitar o seu

estande. O uso de redes sociais, e-mail marketing, newsletter, entre outros recursos, poderá ajudar no

convite de seus atuais clientes e leads para que conheçam de perto o trabalho da sua empresa. Divulgue

esse evento, incentive todos a participarem!

Faça o plano das despesas e dos gastos, pois pode parecer bobagem, mas pequenos gastos com transporte,

despesas, mão de obra, comunicação visual, alimentação extra ou até mesmo hospedagem precisam ser

previstos. Quando está tudo na ponta do lápis fica mais fácil tomar decisões.

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Para que todas as vantagens da participação se concretizem, é essencial que antes do evento seja feito um

planejamento cuidadoso e atento.

ANTES DO EVENTO

CINCO PASSOS PARA COMEÇAR

1. Planeje suas ações de marketing avaliando, por exemplo, se serão ofertados brindes para os clientes e interessados

e quais serão. Defina como os produtos serão apresentados no local e quantos funcionários serão necessários.

Escolha bem o local onde seu estande estará disposto no evento – para isso, utilize o mapa que a organização do

evento disponibilizou.

2. Estude o Manual do Expositor com atenção e antecedência! Entre no site www.empreendacaraguatatuba.com.br

evento antes de começar, veja a programação e as notícias, siga o evento nas redes sociais e compartilhe os posts.

Assim será possível você prever sua participação, os dias específicos, horários, regras, requisitos, o procedimento

para expor, além de dar informações corretas sobre o evento.

3. O seu estande deve ser o mais bem apresentável possível para atrair o público. Invista em uma estrutura bonita e

que represente bem seus produtos e sua marca.

4. Além disso, selecione os seus colaboradores ou funcionários e reforce com eles o objetivo da empresa na

participação do Empreenda Caraguatatuba 2018. Certifique-se de que eles entenderam, que não tem dúvidas e

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que são capazes de executar a abordagem mais conveniente para o sucesso da sua exposição. Nada disso adiantará

se a sua equipe não estiver bem treinada.

5. Faça o check-list com todos os itens que você poderá precisar providenciar para garantir o sucesso na participação

da sua empresa.

Veja o exemplo abaixo e marque a caixinha quando você já tiver providenciado o item correspondente.

Check-list para ANTES do evento

☐ Definir quais serão os serviços e/ou produtos que serão oferecidos e apresentados no evento;

☐ Ter estoque de produtos para atender, sem atrasos, a demanda do evento;

☐ Convidar seus clientes e parceiros para participarem do Empreenda Caraguatatuba 2018, informando que sua

empresa estará lá como expositora. Você pode, desde já, informar sobre promoções, lançamentos e descontos exclusivos

que serão oferecidos durante o evento. Para convidar, use e-mail, telefone, redes sociais ou faça presencialmente

dependendo do relacionamento que você tem com o cliente;

☐ Estande

☐ Decoração do estande;

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☐ Telefonia e internet;

☐ Móveis;

☐ Equipamentos multimídia;

☐ Limpeza;

☐ Logística;

☐ Serviço de buffet (alimentos e bebidas);

☐ Vigilância;

☐ Elétrica e hidráulica.

☐ Hospedagem

☐ Compra de passagem;

☐ Despesas com táxi;

☐ Despesas com hotel.

☐ Material de divulgação e apoio

☐ Convite para os clientes;

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☐ Listar os prospectos;

☐ Informar o que será ofertado e lançado no evento;

☐ Divulgar horários do evento;

☐ Informar a localização do estande;

☐ Cartões de visita;

☐ Anúncios no Facebook e em demais redes sociais;

☐ Anúncios no site da empresa;

☐ Anúncios em revistas, jornais, rádio e outros meios que existam na cidade;

☐ Folders, cartazes, flyers;

☐ Material de escritório (lápis, caneta, cadernos, blocos de anotações).

☐ Equipe (pessoas envolvidas)

☐ Treinamento dos consultores, recepcionistas e vendedores;

☐ Definir uma escala e rodízio de pessoas para saída de almoço;

☐ Fazer o credenciamento prévio de todos;

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☐ Verificar questões ligadas ao estacionamento;

☐ Certificar-se de que todos têm os crachás (credenciais);

☐ Definir o tipo de vestuário para sua equipe;

☐ Como se dará o transporte de materiais para o evento;

☐ Alugar ou comprar o leitor de código de barras para facilitar a coleta de visitantes;

☐ Avaliar os detalhes referentes a notas fiscais de entrada;

☐ Avaliar os detalhes referentes ao retorno de materiais expostos.

DURANTE O EVENTO

Ao expor seus produtos, serviços ou soluções é necessário estar atento às primeiras impressões que serão

passadas ao público-alvo. Assim, é fundamental ter um estande bem estruturado e uma equipe receptiva para o

atendimento.

Na hora de expor seus produtos e serviço recomenda-se que você invista em seus profissionais, pois além de ter

pessoas mais receptivas e adequadas para atender o público, é fundamental estar atento em suas qualificações.

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Mantenha seu estande organizado, equipado e atrativo para chamar a atenção do público no evento. Materiais

informativos, cartões de visitas, folders explicativos e panfletos, precisam estar sempre à mão para serem entregues

ou facilmente acessíveis aos visitantes.

Para aumentar ainda mais a experiência do público, vale a pena optar por recursos tecnológicos como

apresentações em tablets, notebooks, projetores, entre outros.

No decorrer do evento, recomenda-se estudar o comportamento de seus visitantes e descobrir quais são as

necessidades e problemas que seu produto ou serviço pode resolver. Coletando essas informações, sua empresa será

capaz de atender cada visitante de maneira única com abordagens personalizadas e assim, terá mais chances de

sucesso nas negociações.

UMA ÓTIMA PRIMEIRA IMPRESSÃO NO SEU CLIENTE

O visual merchandising é o caminho para causar uma boa primeira impressão no seu cliente, principalmente no ponto no estande.

Utilizar o aspecto visual como uma ferramenta para fechar negócios é completamente eficiente, já que o processo de atração e compra envolvem fatores racionais e emocionais – cores, formas e experiências sensoriais também ajudam o cliente tomar a decisão de fechar o negócio. É isso que o visual merchandising faz.

Mas como aplicar esta técnica no seu negócio? Como utilizar o visual merchandising para impactar os visitantes do seu estande e oferecer uma primeira experiência marcante?

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CONHEÇA SEU PÚBLICO-ALVO

Antes de pensar em como organizar seu estande, tenha em mente quem são seus principais clientes ou qual o público você tem interesse de chamar a atenção. Se, por exemplo, seu estande tem como base o público jovem, pense em como atrai-lo para não errar.

OS CINCO SENTIDOS

O marketing sensorial tem ganhado muito espaço nas estratégias de visual merchandising, justamente por envolver os clientes com suas percepções de todos os sentidos. É possível trabalhar o visual, olfato, audição, paladar e tato e, com isso, ficar na mente do seu consumidor.

USE LUZ DE MOVIMENTO

Painéis, TVs ou letreiros luminosos são muito utilizados para chamar a atenção das pessoas que passam. Nossos olhos são atraídos de forma espontânea por luzes e movimentos, e as TVs cumprem muito bem essa função com um vídeo sobre sua empresa.

SEJA DINÂMICO

Ainda pensando em movimento, é possível pensar em detalhes que mudam todos os dias. Isso fará com que o público que passar com regularidade em frente ao seu estande perceba que tem sempre algo novo ou que há continuidade no que você está propondo.

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INDUZA O OLHAR

Direcione o olhar dos visitantes para aqueles produtos ou soluções que você tem mais interesse que sejam vistos. Pense na organização do seu estande de forma clara e agradável, utilize focos de luz para algumas peças ou produtos, dando mais destaque a eles. Ou, ainda, distribua os itens de forma que garanta os olhos de quem parar para ver seu estande tenha um movimento contínuo e consiga ver tudo de forma harmoniosa.

USE CORES E SEUS CONTRASTES

Chame a atenção de quem estiver passando com cores harmoniosas. Se sua empresa é de confecção, por exemplo, pense em montar uma vitrine que faça referência à estação do ano do momento. Por exemplo, na primavera, abuse de cores, temas florais e objetos cênicos que façam sentido com aquele contexto.

A arte de planejar e elaborar uma boa arrumação para seu estande vai muito além de apenas colocar as coisas no lugar certo. É preciso manter uma relação com o seu visitante e potencial cliente, por isso, as estratégias de visual merchandising são tão importantes para manter os bons resultados nos negócios.

MATERIAIS GRÁFICOS, ACESSÓRIOS E PROMOCIONAIS

O Empreenda Caraguatatuba 2018 é uma ótima oportunidade para divulgar sua empresa. O fluxo de visitantes, potenciais clientes, costuma ser alto em qualquer evento de negócios e a possibilidade de estabelecer novos contatos atrai empresários de todos os setores.

Para ter sucesso é essencial investir também em materiais gráficos específicos. Isso porque a dinâmica das interações entre o público e as empresas é um pouco diferente nessas ocasiões.

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Para personalizar o estande: os materiais mais indicados para essa tarefa são banners, faixas, cartazes e adesivos. É

importante que eles não sejam usados em excesso, pois o acúmulo de informação pode deixar o ambiente pesado. A

comunicação visual deve ser construída de forma que identifique facilmente a empresa, respeite a sua identidade e seja

atraente aos consumidores.

Identificação da equipe: usar crachá da empresa com nome visível, uniforme da empresa (se for adequado, senão

pode-se confeccionar camisetas) ou roupa para o evento que identifique o seu colaborador no meio de tantos outros.

Cartão de visitas: para o momento das negociações e apresentações o cartão de visitas é um recurso fundamental que todos os colaboradores presentes devem ter. Nesse caso, é importante imprimir uma quantidade suficiente de material para que os funcionários estejam abastecidos ao longo de todos os dias do evento.

Folder: para divulgar sua empresa de maneira prática e eficiente, o folder é uma ótima opção. Ele é fácil de produzir e pode trazer todas as informações que clientes e funcionários precisam para realizar as negociações.

Blocos: outros itens muito úteis nas feiras de negócios são os blocos de anotações. Eles podem servir tanto para os funcionários realizarem os atendimentos quanto para presentear os clientes. Além disso, se o orçamento permitir, investir em cadernos corporativos é outra boa ideia para chamar a atenção dos visitantes.

Brindes: entregar pequenos brindes aos clientes pode ser muito interessante. Essa estratégia é comum em feiras de negócios e ajuda a levar o nome da empresa para perto do cliente. As sacolas personalizadas com logotipo e informações empresa, fazem sucesso nesses eventos. Mas, dependendo do orçamento, pode-se optar por itens mais em conta, como marca páginas, por exemplo.

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Veja abaixo alguns exemplos de estandes bem aproveitados, parcialmente aproveitados ou mal aproveitados visualmente. Todos eles são modelos com ideias e sugestões para você pensar como adaptar-se melhor ao formato de estande do Empreenda Caraguatatuba 2018, às suas condições e aos seus objetivos.

Aqui o excesso de informação em texto e imagens polui o ambiente visualmente. Para quem passa no corredor, fica difícil a leitura do conteúdo dos banners - comunicação ineficaz. Cabos e fios à mostra sugerem descuido, desorganização, perigo e esteticamente não é bonito. Se for investir em banners ou adesivos, use pouco texto e mais imagens. Prepare seu representande para falar com o visitante com propriedade no assunto em vez de por muito texto.

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Boas imagens dizem muito sobre seu negócio. Aqui um exemplo simples de como elas podem falar do seu serviço, produto ou solução apenas usando o resultado dele em um antes-durante-depois. Design leve da estrutura e dos móveis valoriza o ambiente. A iluminação atrai o olhar e a TV é um ótimo recurso para exibir sua empresa.

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Seja qual for o ramo da sua empresa, adapte o estande ao tipo de público que você deseja atrair e à mensagem que sua marca tem - branding. O uso das cores deve estar coerente com sua marca e é um ótimo recurso para atrair o visitante. A organização e a originalidade farão sua empresa ser lembrada.

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Na falta de espaço, aposte na adesivagem com uma proposta bem criativa e que fale sobre seu negócio, onde o seu público vai se reconhecer. Lembre-se dos cinco sentidos que você pode explorar e capriche na qualidade e bom gosto do mobiliário. Detalhes bem colocados revelam o cuidado que você tem com a sua imagem e para o visitante mostra que você cuidará bem dele também.

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Aqui o ambiente passa ideia de improviso – não há cuidado com o visual, nem o ambiente consegue receber os visitantes adequadamente. Os banners têm textos com letras muito pequenas, além de não valorizarem as imagens. Algo importante a destacar é que os representantes estão vestidos iguais e usam crachá para identificar sua empresa. Você não quer que seu cliente pense que você improvisa no seu atendimento, correto? Capriche.

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Iluminação agradável, cores em harmonia com a logomarca da empresa, imagens adesivadas que mostram exatamente o seu produto, e algumas peças para mostrar (sem encher o local) tudo isso valoriza o ambiente. O visitante entende o que você está oferecendo e pode ser recebido com conforto e atenção – isso atrai o olhar de quem passa no corredor.

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Não importa se o seu negócio é muito específico ou uma solução mais abstrata. Você precisa dar destaque ao que você propõe para o seu cliente. Há várias formas: se for um produto, coloque-o lugar de mais destaque com uma iluminação específica para apontar exatamente o que você tem de melhor. Se for uma solução, mostre o resultado dela. Mas não deixe tudo igual, sem destacar algo, seu cliente pode demorar para entender o que você faz.

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Jamais coloque o nome da sua empresa e deixe seu espaço vazio ou quase vazio. Isso vai mostrar que você não dá importância às pessoas que vão visitar o evento, ao evento em si. É uma atitude que pode comprometer negativamente sua marca e o nome da sua empresa, pois o público quer ser bem recebido e atendido.

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Deixe materiais de divulgação ao alcance das pessoas - providencie folders, cartões de visitas, prospectos de alta qualidade na comunicação e brindes para os visitants. Porém, não esqueça de deixar sua equipe bem alinhada, com uniforme ou vestuário padronizado, crachás, além de caprichar no estande.

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Cuidado com os excessos! Se você tem muita coisa para mostrar, escolha o que você vai dar destaque e priorize alguns itens. Deixe para falar de tudo que você pode fazer pelo cliente quando o visitante se mostrar interessado em conhecer mais. Esse será o momento da sua equipe agir, falando com conhecimento, educação e clareza sobre tudo que a empresa oferece.

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COMO GERAR MAIS NEGÓCIOS NO EVENTO

É importante estar atento na maneira correta de abordar seu público para gerar mais negócios. A melhor

abordagem inicial acontece quando sua descobre dados do seu visitante como: nome, cidade, cargo e necessidades

que ele está buscando. Assim será possível iniciar uma interação rápida e entender o perfil do seu público com

facilidade.

Dê liberdade aos visitantes quando eles entrarem no estande da sua empresa, é fundamental deixar que eles

experimentem a sensação de estar à vontade para conhecer seus produtos e serviços com mais detalhes. Assim, é

interessante ter amostras para que eles possam tocar, sentir, experimentar, provar, ouvir e até mesmo presenciar o

uso de seus produtos ao vivo.

Esta prática é muito eficiente, pois tende a aguçar os sentidos do público e assim, sua empresa terá maiores

chances de concretizar mais negociações. Portanto, se você deseja gerar mais negócios, não deixe seus produtos

intactos no estande.

Check-list DURANTE o evento

☐ Trabalhe sua recepção: Certifique-se de que sua equipe está sendo receptiva;

☐ Evite ser inconveniente: não ofereça diretamente seus produtos e serviços para não parecer desesperado para conquistar mais clientes;

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☐ Seja um bom ouvinte: conheça melhor quais são as necessidades de cada público para então poder analisar como sua empresa irá ajudá-los;

☐ Anote: tenha sempre em mãos recursos para anotar informações importantes para o seu negócio, como um

simples bloco de notas ou um tablet;

☐ Personalize suas abordagens: aborde cada empresa ou pessoa de maneira única;

☐ Mantenha a ética: evite assuntos polêmicos ou falar mal da concorrência.

APÓS O EVENTO

Se engana quem pensa que após o evento a empresa deve simplesmente voltar a sua rotina normal! É justamente

após o evento que muitas negociações se iniciam. Portanto, após a participação no Empreenda Caraguatatuba 2018, sua

empresa poderá praticar a seguinte ação:

Dê continuidade ao networking e envie um e-mail de agradecimento a todos que visitaram seu estande e deixaram

seu contato. Esta atitude demonstra que você esteve atento a todos que tiveram interesse por seu negócio. Além

disso, esta é uma ótima oportunidade para retomar um contato e enviar seu portfólio de produtos e serviços e

assim iniciar uma negociação. Manter o contato com a sua lista de visitantes é importante mesmo que você não

feche negócios imediatamente.

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Check-list APÓS o evento

☐ Fazer o agradecimento aos visitantes após o evento;

☐ Envie informações adicionais ao visitante;

☐ Crie campanhas de e-mail e mala direta com a base de contatos do evento;

☐ Elencar as visitas com clientes prospectados;

☐ Fazer um levantamento final dos custos que envolveram o evento;

☐ Avaliar a possibilidade de atuação na próxima edição do Empreenda Caraguatatuba;

☐ Fazer um balanço dos resultados provenientes do evento;

☐ Visite os clientes prospectados durante o evento.